Nâng cao hình ảnh của trường Đại học Thăng Long; Nâng cao hình ảnh, các hoạt động của bộ môn Du lịch;Nâng cao tinh thần, niềm yêu thích đối với trường Thăng Long đối với những sinh viên
SẢN PHẨM SỰ KIỆN
Thông tin của công ty
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Tổ chức sự kiện
Tên công ty viết bằng tiếng Anh: Royal Event Management Limited
Logo: Địa chỉ trụ sở: Tầng 10, Tòa nhà TLU, Đường Nghiêm Xuân Yêm, Phường Đại Kim, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
Số điện thoại liên hệ: 0326051441
Email: REC.co@gmail.com
Người đại diện công ty (Giám đốc): Nguyễn Phương Anh.
Chủ đề
Tên chương trình: TLU XIN CHÀO K34.
Tên chủ đề: Bùng nổ đam mê- nâng cao tinh thần
Mục đích
Nâng cao hình ảnh của trường Đại học Thăng Long;
Nâng cao hình ảnh, các hoạt động của bộ môn Du lịch;
Nâng cao tinh thần, niềm yêu thích đối với trường Thăng Long đối với những sinh viên mới sẽ học ở trường Đại học Thăng Long
Mang lại cái nhìn thực tế về môi trường đại học nói chung và trường Đại học Thăng Long nói riêng
Truyền động lực, năng lượng tích cực,đam mê, háo hức của sinh viên mới
Tạo được sự vui vẻ, không khí hân hoan, sôi động;
Thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp, nhiệt tình của nhà trường;Giúp nhà đầu tư tiết kiệm được chi phí tổ chức sự kiện.
Nội dung sự kiện
Chủ đầu tư: Thầy Phan Huy Phú. Địa điểm tổ chức: Quảng Trường Tri Thức, Trường Đại học Thăng Long, đường Nghiêm Xuân Yêm, Hoàng Mai, Hà Nội.
Thời gian tổ chức: 15h-22h ngày 10/10/2022
Khách tham dự: Sinh viên mới k34 và sinh viên, giảng viên toàn trường Thành phần tham gia:
Chủ đầu tư: Thầy Phan Huy Phú – Hiệu trưởng Đại học Thăng Long; Đại diện thay mặt chủ đầu tư: cô Bùi Cẩm Phượng
Cán bộ giảng viên, sinh viên đang theo học tham gia thực hiện chương trình;
Cựu sinh viên, nhà báo.
THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM MÔ TẢ NGƯỜI THỰC HIỆN Ý TƯỞNG MỤC
1 Liên hệ với chủ đầu tư
Tiếp nhận các yêu cầu của chủ đầu tư về chương trình
Soạn trước hợp đồng các điều khoản, yêu cầu mà chủ đầu tư đã trao đổi, liên hệ trước đó
Thầy Phan Huy Phú, trưởng phòng Kinh doanh – Marketing REC
Có sự bàn kỹ lưỡng nhất, cẩn giữa hai b
2 Gặp mặt và làm việc với chủ đầu tư
Nhân viên REC bàn bạc, thống nhất với chủ đầu tư ngày tổ chức, khung kịch bản chương trình, bản thiết kế thiệp mời, phong cách trang trí, các tiết mục văn nghệ, danh sách mời, vấn đề về nhân sự,
REC ghi nhận thêm ý kiến khách hàng để bổ sung, chỉnh sửa hợp đồng, ký hợp
Thầy Phan Huy Phú, trưởng phòng Kinh doanh – Marketing REC, trưởng phòng Tài chính REC
Thay vì tuyển nhân lực bên ngoài thì sẽ lấy
SV CLB Du lịch đang theo học tại trường là lực lượng chủ yếu để cùng thực hiện chương trình kỹ lưỡn đến thố mang l hài lòn đáp ứn đủ các của chủ nhà nh
3 đồng và nhận tiền cọc tiết kiệ phí cao hoạ của Bộ
Quán cà phê Highland- 23 BT2 Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
Bàn bạc, đưa ra bản kế hoạch phối hợp điều hành chương trình cùng với REC cho trưởng CLB Du lịch Trưởng CLB Du lịch sẽ có trách nhiệm truyền đạt lại kế hoạch điều hành cho các
SV có tham gia thực hiện chương trình
Trưởng CLB Du lịch, Trưởng phòng Điều hành REC
Nâng cao động của môn Du l
4 Quay video giới thiệu về trường Đại học
Thăng Long, về các chương trình chào Tân
Sinh viên các năm trước.
Trường Đại học Thăng Long
Video mô tả khái quát về trường Đại học Thăng Long và các thế hệ sinh viên tại trường.
Cộng Studio Mang đế nhìn tổng về nhà trư cho khác
5 Tìm hiểu và 9h00 13h00 Văn phòng Liên hệ ca sỹ khách mởi để đặt Trưởng phòng Kỹ thuật-
4 tìm ca sỹ khách mời phục vụ cho phần ca nhạc của chương tình
REC lịch biểu diễn hậu cần
6 Chuẩn bị sân khấu, hậu cần sự kiện
Dựng sân khấu, chuẩn bị âm thanh ánh sáng chuẩn bị cho chương trình
Trưởng phòng và nhân viên của phòng Hậu Cần REC,các SV CLB Du lịch tham gia thực hiện chương trình
Chuẩn bị thận, chi chắc chắn tránh rủi chương tr
7 Chương trình tổng duyệt lần cuối cùng trước khi diễn ra 01 ngày
Trường Đại học Thăng Long
Tập duyệt chương trình theo khung kế hoạch đã sắp xếp
Thầy Phan Huy Chú, Trưởng phòng Điều hành REC, các SV CLB
Du lịch tham gia thực hiện chương trình Để chươn diễn ra m tốt đẹp, tr hạn chế n rủi ro khô đáng có
THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM MÔ TẢ NGƯỜI THỰC HIỆN Ý TƯỞNG MỤC
Toàn bộ các khu vực được lắp đặt
Sắp xếp, tập duyệt mọi việc theo kế hoạch trước đó để chuẩn bị cho chương trình
Trưởng phòng Điều hành REC, bộ phận Kĩ thuật – hậu cần REC và Để chươn diễn ra m mà, trơn
2022 2022 và trang trí tại Đại học Thăng Long
Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình, video trình chiếu, trang trí, xem có gì trục trặc hay không và điều hành nhân lực làm việc các SV Du lịch có tham gia thực hiện chương trình thành côn
7 Đón sinh viên vào Quảng trường Tri
Lối vào Đại học Thăng Long, trước nhà A
Khách mời check-in và tập trung ở Quảng trường Tri Thức
SV CLB Du Lịch đón tiếp sinh viên mới từ cổng vào
SV CLB Du lịch, 03 hậu cần REC, 1 quay phim,
2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, 2 nhà báo
SV CLB Du lịch có trách nhiệm hướng dẫn sinh viên di chuyển từ khu vực này sang khu vực khác sẽ mặc đồng của CLB
SV CLB đứng lễ tân mặc đồng phục nghiệp vụ của khoa soát đư lượng k mời hiện sự đáo của trường cao hoạ của sin bộ môn lịch
MC thông báo mời khách và cán bộ giảng viên của trường tham gia thực hiện chương trình thưởng thức tiệc ngọt
PG hướng dẫn khách ra khách khu vực Teabreak đã setup sẵn
MC, PG, cán bộ giảng viên của trường tham gia thực hiện chương trình, 1 quay phim, 2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo
Thể hiệ chu đáo nhà trư
Sân khấu Quảng trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng)
MC xuất hiện giữa sân khấu thông báo khách mời ổn định vị trí, gửi lời chào đến toàn bộ khách mời, giới thiệu thành phần tham dự và tuyên bố lý do của chương trình
1 quay phim, 2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo
Cuộc thi “TLU photo contest” diễn ra từ lúc bắt đầu chương trình đến hết ngày 10/10/2022 (phụ lục)
Sân khấu Quảng trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm
MC mời đại diện Ban giám hiệu nhà trường lên phát biểu
02 nhân viên REC bê bục phát biểu lên sân khấu Thầy Phan Huy Phú –
MC, 2 nhân viên hậu cần REC, 1 quay phim,
2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo Đại diện hình ảnh nhà trườn
Hiệu trưởng trường Đại học Thăng Long lên phát biểu
11 Chiếu video giới thiệu về trường Đại học
Sân khấu Quảng trường Tri thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng)
MC dẫn dắt để thu hút khách mời hướng lên màn hình LED xem video ngắn khái quát về trường Đại học Thăng Long
1 quay phim, 2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo Đem lại c tổng quan Đại học T Long
13 Chia sẻ của cựu sinh viên
03 cựu SV lên chia sẻ, phát biểu cảm nghĩ của mình trong quá trình học tập ở trường
Thầy Hiệu trưởng lên cảm ơn và chúc cho lịch trình buổi chiều diễn ra tốt đẹp
MC gửi lời chào đến khách mời và mở ra buổi diễn ca nhạc cho sinh viên
MC, 03 cựu SV, 1 quay phim, 2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện, bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo
01 cựu SV chia sẻ cuối cùng sau khi phát biểu sẽ trình bày một tiết mục văn nghệ (chương trình phụ lục 3) để mở đầu buổi ca nhạc
Giúp khá hiểu rõ v học Thăn hơn
Sân khấu Quảng Trường Tri thức (đã
5 tiết mục văn nghệ ca nhạc SV từ 3 CLB của trường, ca sỹ khách mời,
1 quay phim, 2 chụp ảnh, 2 giám sát sự kiện,
Tạo khí vu thu hú khách
8 chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc) bộ phận Kĩ thuật REC, 2 nhà báo
Thể được năng sinh v Thăng
Cổng Đại học Thăng Long
SV Du lịch và nhân viên REC tập trung lại khách mời, hướng dẫn, tiễn khách mời ra về
SV Du lịch, hậu cần REC
Thể hiện đáo, tận t trường Đ Thăng Lo
THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM MÔ TẢ NGƯỜI THỰC HIỆN Ý TƯỞNG MỤC
16 Tiến hành thu dọn hiện trường
Toàn bộ các khu vực được lắp đặt và trang trí tại Đại học Thăng Long Đảm bảo khách mời ra về hết, nhân viên REC cùng lao công trường tiến hành thu dọn, dọn dẹp sạch sẽ
Thầy Phan Huy Phú, trưởng phòng kinh doanh - marketing DK, bộ phận kỹ thuật – hậu cần REC
Thể hiện tín, chuyê nghiệp, c của REC
17 Trả file, video về chương trình “TLU
Nhân viên REC liên hệ với các nhiếp ảnh gia đã thuê hôm tổ chức sự kiện để lấy tất cả các file hình ảnh, video đã quay chụp xuyên suốt chương
Trưởng phòng kỹ thuật – hậu cần REC, thầy Phan Huy Phú
Lưu lại h của trườn chương tr đồng thờ sử dụng l
9 trình Cộng Studio bàn giao video cho nhân viên REC Sau đó, nhân viên REC chuyển file ảnh, video qua gmail cho chủ đầu tư xem đã ưng ý hay chưa Cung cấp ảnh cho một số nhà báo khác để viết bài về chương trình công tác thông
02 nhân viên REC lấy phản hồi của chủ đầu tư về dịch vụ của REC, trao đổi thống nhất về khoản chi phí tổ chức sự kiện và tiến hành thanh toán hợp đồng Cảm ơn chủ đầu tư và chúc nhà trường có chương tình chào tân sin viên thành công, tốt đẹp
Thầy Phan Huy Phú, Trưởng phòng Tài chính REC
Thể hiện minh bạc ràng về tà chính, sự chuyên n uy tín tro chức sự k REC
TT NỘI DUNG THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM NGƯỜI THỰC HIỆN
1 Hát “ Vì tôi còn sống”
Sân khấu Quảng trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc) Kiều Chinh- cựu sinh vi
2 Nhảy hiện đại “Handclap + Boom”
Sân khấu Quảng trường tri thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc) CLB TLDC
TT NỘI DUNG THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM NGƯỜI THỰC HIỆN
1 Hát “ Bài Ca Tuổi Trẻ”, “ Một Nhà”,
Sân khấu Quảng Trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc) Ca sỹ khách mời- Da La
2 Hát “YÊU”, “Tình yêu màu nắng”
Sân khấu Quảng trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc) CLB Guitar
3 Nhảy popping “ The quick and the dead” 20h35 ngày 10/10/
Sân khấu Quảng trường Tri Thức (đã chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng, âm nhạc)
Các dịch vụ bao gồm giá cả
T NỘI DUNG CHI PHÍ ĐƠN
(VNĐ) NHÓM GHI CHÚ KHUYẾ
4 Quay phim, chụp ảnh Gói
6 Phí quản lý toàn bộ sự kiện Gói
8 Băng rôn bằng gỗ Cái
20 Ảnh về nhà trường Cái
600,000 Nhân lực Tuổi trẻ, Kenh14
27 Ca sỹ khách mời Nhóm
Bảng dự toán trên không bao gồm hệ thống âm thanh và ánh sáng và máy chiếu do trường Đại học Thăng Long đã nên chỉ cần xin giấy phép sử dụng.
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Ban tổ chức
Giám đốc: Định hướng chiến lược và mục tiêu của công ty;
Trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty; Quản lý, điều phối nhân sự;
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyền và nhiệm vụ được giao Phòng kinh doanh – marketing:
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
Giám đốc Nguyễn Phương Anh (0326051441)
Trưởng phòng Tài chính Nguyễn Thị
- hậu cần Trần Thị D(0324687689) Đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện;
Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện.
Quản trị tài chính, vốn và tài sản của công ty trong mỗi sự kiện; Thực hiện, quản lý các khoản thu chi, báo cáo thuế;
Dự trù chi phí và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính trong tổ chức sự kiện.
Tuyển dụng, tìm kiếm nhân sự, quản lý, lưu trữ hồ sơ của nhân viên trong công ty; Đào tạo, hướng dẫn và phát triển chất lượng nhân sự theo yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp; Đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên và đưa ra các quyết định khen, phạt thúc đẩy tinh thần làm việc.
Phòng kỹ thuật – hậu cần:
Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
Bảo quản, giữ gìn trang thiết bị của công ty trong mỗi sự kiện; Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện.
Kế hoạch
2.2.1 Bảng kế hoạch tổng thể
Thời gian thực hiện: Ngày 15/08/2022 – 16/10/2022. Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Hoàng Gia.
Thời gian Địa điểm Mô tả hoạt động
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
REC01.1 Thủ tục hành chính
Văn phòng REC, UBND thành phố
Thảo thuận với chủ đầu tư Chuẩn bị và công chứng các giấy phép liên quan đến tổ chức sự kiện Đăng ký tổ Điện thoại, laptop, bút, giấy tờ liên quan đến tổ chức chương trình, xe máy
Ký kết hợp đồng thuận lợi Cần xin giấy phép tổ chức sự kiện đúng thời hạn
- Soạn thảo và ký kết
- Hai bên không thống nhất được các điều lệ để ký kết hợp đồng
18 chức sự kiện hợp đồng chức sự kiện không được cấp đúng thời hạn REC01.2 Mời khách
Lên bài đăng trên trang cá nhân của trường, thu hút sinh viên đến tham dự Điện thoại, laptop,
Số lượng khách mời không như dự kiến, lỗi mạng
REC01.3 Địa điểm tổ chức
Trường Đại học Thăng Long
Trang trí, lắp đặt cho địa điểm tổ chức và kiểm tra hoàn tất công tác về địa điểm
Hàng hóa để trang trí, xe máy, điện thoại
Văn A 091234567 0 Đảm bảo danh sách, số lượng khách mời đúng
Trang trí không được như yêu cầu chủ chủ đầu tư REC01.4 Nhân sự
Ngoài nhân sự là SV CLB Du lịch, phải tuyển thêm các cộng tác viên khác vào các vị trí Điện thoại
Du lịch tham gia thực
Nâng cao hoạt động của khoa Du lịch nên nhân sự chủ yếu là sinh viên của
Nhân sự đến muộn, quên trang phục
19 còn trống hiện chương trình khoa
Chuẩn bị hàng hóa, quà tặng, tai liệu, dịch vụ ăn uống cho sự kiện Điện thoại, laptop
Hàng hóa, các dịch vụ ăn uống đạt chất lượng đảm bảo và vận chuyển đúng hẹn
Hàng hóa lỗi, hỏng hóc
- 23 BT2 Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội, Đại học Thăng Long
- Nắm rõ kịch bản chương trình
- Bao quát và điều hành nhân lực làm việc
- Xử lý được các sự cố xảy ra trong sự kiện
Thầy Phan Huy Phú, các SV CLB
Du lịch tham gia thực hiện chương trình
Tổ chức điều hành và xử lý tốt các sự cố để chương trình diễn ra thành công, trơn tru
Một số bộ phận chưa được giám sát kỹ càng gây ra sự cố không đáng có
REC01.7 Tài Ngày Ngày Văn Quản lý, điều Laptop, 1 Nguyễn Thị Thầy Rành mạch, Sai sót một
2022 phòng REC phối nguồn tiền, lập bảng dự toán cho chương trình Thanh toán với chủ đầu tư máy tính, kịch bản, giáy bút, điện thoại
Phan Huy Phú rõ ràng trong tài chính số mục chi phí khiến chủ đầu tư thấy không thỏa đáng to th li k rà
Kế hoạch thủ tục hành chính:
Thời gian thực hiện: Ngày 15/08/2022 - 29/09/ 2022
Người phụ trách: Nguyễn Phương Anh( Giám đốc)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường
21 động chủ đầu tư sự kiện) gặp
Hợp đồng thỏa thuận với chủ đầu tư
Liên lạc trước, soạn thảo hợp đồng sau đó đến gặp mặt trực tiếp trao đổi và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư
Laptop, giấy bút, điện thoại
Cam kết mang lại sự hài lòng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chủ đầu tư
Không đưa ra được ý kiến thống nhất để đi đến ký kết chung
Chuẩn bị các giấy tờ để tổ chức sự kiện
Văn phòng REC, văn phòng công chứng
Công chứng giấy phép kinh doanh, xin giấy phép sử dụng trang thiết bị, địa điểm, xin giấy phép yều cầu phối hợp với các bên liên quan
Laptop, giấy bút, điện thoại, xe máy
Cần cho việc tổ chức chương trình
Thiếu giấy tờ hoặc thông tin bị sai Giấy phép không được cấp đúng hạn REC01.1.
3 Đăng ký tổ chức sự kiện
UBND thành phố Hà Nội
Làm đơn xin phép tổ chức sự kiện Nộp hồ sơ đăng ký làm sự kiện
Laptop, giấy bút, điện thoại, xe máy
Cần cho việc tổ chức chương trình Đơn đăng ký bị cấp muộn
Thời gian thực hiện: Ngày 26/08/2022 - 29/09/2022
Người phụ trách: Nguyễn Văn A (0912345670)
Thời gian Địa điểm Mô tả hoạt động Trang thiết bị
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
.2.1 Đăng bài trên trang facebook trường
Văn phòng REC Đăng bài trên Facebook của trường thu hút sinh viên
SV trong CLB Du Lịch chia sẻ bài để lan tỏa đến nhiều sinh viên hơn
Laptop , điện thoại, giấy bút
Bài đăng cần có tính sáng tạo, độc đáo, thu hút
Lỗi mạng, bài đăng không kịp lên trang, bị bóp tương tác, không thu hút được nhiều sinh viên
Lên số lượng SV tham gia và số
Xác định được số lượng sinh viên tham dự
SV không thể tham dự, khách mời không đến
24 khách mời dự kiến và xác nhận lại lần cuối bút của
Kế hoạch địa điểm tổ chức:
Thời gian thực hiện: Ngày 08/10/2022 – 10/10/2022
Người phụ trách: Nguyễn Văn A (0912345670)
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
REC01.4.1 Chuẩ n bị các khu vực chính
Quảng trường Tri Thức, lối vào cổng
Nhận hàng hóa được vận chuyển đến và tiến hành trang trí khu sân khấu (Trải thảm đỏ) Điện thoại, hàng hóa được vận
Phong cách trang trí phải đúng với yêu cầu của chủ đầu tư
Lối trang trí không đúng yêu cầu, tông màu không hài hòa
25 của sự kiện trường và lối đi vào cổng (Dựng cổng chào) chuyển đến
REC01.4.2 Chuẩ n bị các khu vực bổ trợ
Vườn sinh viên, Quảng trường Tri thức
Nhận hàng hóa được vận chuyển đến và tiến hành trang trí vườn sinh viên (Trưng bày ảnh), Quảng trường (Bày tiệc teabreak) Điện thoại, hàng hóa được vận chuyển đến
Phong cách trang trí phải đúng với yêu cầu của chủ đầu tư
Lối trang trí không đúng yêu cầu, tông màu không hài hòa
REC01.4.3 Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm
Trường Đại học Thăng Long
Rà soát lại các đầu việc lớn và nhỏ.
Kiểm tra lại các thiết bị lắp ráp đã đủ và an toàn hay chưa. Điện thoại
Hoàn tất khâu kiểm tra hệ thống các trang thiết bị, các vấn đề địa điểm để chương trình diễn ra mượt mà
Các thiết bị lắp đặt không chắc chắn có thể rơi đổ vào người
Thời gian thực hiện: Ngày 10/09/2022 – 02/10/2022
Người phụ trách: Lê Phương T (0987345268)
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
REC01.4.1 Thuê nhiếp ảnh gia
Liên hệ Cộng studio thuê nhiếp ảnh gia uy tín và đặt gói quay phim, chụp Điện thoại, laptop
Liên hệ Hòa Bình Event thuê
MC tầm trung Điện thoại, laptop
Yêu cầu có ngoại hình khả ái, sáng sân khấu REC01.4.3 Thuê
Liên hệ Hòa Bình Event thuê Điện thoại,
Yêu cầu có ngoại hình
REC PG laptop trẻ trung, có kinh nghiệm REC01.4.4 Mời nhà báo
Liên hệ với bên nhà báo Tuổi trẻ, Kenh14 Điện thoại, laptop
Nhà báo thường cập nhật tin tức nhanh REC01.4.5 Mời cựu SV
Tìm và liên hệ với cựu sinh viên Đại học Thăng Long Điện thoại, laptop, giấy, bút
Tìm và liên hệ được với
Không thể liên hệ được
Liên hệ với quản lý nhóm nhạc để đặt lịch biểu diễn Điện thoại, laptop
Thời gian thực hiện: Ngày 03/09/2022 – 15/10/2022
Người phụ trách: Trần Thị D (0324687689)
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
Chuẩn bị hàng hóa, trang thiết bị trang trí
Liên hệ hoặc đến trực tiếp cửa hàng đặt chọn băng rôn, cổng chào, hoa,
Laptop, điện thoại, giấy, bút
Hàng hóa phải đạt chất lượng và vận chuyển đúng hẹn
Bị hỏng hóc, lỗi, phải trác mất thời gian
Chuẩn bị nguồn cung thực phẩm cho sự kiện
- Tìm hiểu, liên hệ với các nhà cung ứng thực phẩm
- Lựa chọn ra nhà cung cấp có giá tốt và đảm bảo chất lượng
Laptop, điện thoại, giấy, bút
Nguồn cung thực phẩm đảm bảo sạch và đủ số lượng
Không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
Chuẩn bị tài liệu cho sự
- Liên hệ Cộng Studio lấy video quay
29 kiện khái quát về trường
- Xin nhà trường các file hình ảnh nổi bật của từng năm in ra trang trí giấy, bút
Tìm hiểu, liên hệ cơ sở đặt in sổ tay, móc khóa có logo, hình ảnh trường Đại học Thăng Long
Laptop, điện thoại, giấy, bút
Khảo sát và chọn lựa ra dịch vụ Teabreak uy tín Cùng bên cung ứng setup khu teabreak
Laptop, điện thoại, giấy, bút
Liên lạc với Cộng studio lấy
30 video 2022 / 2022 REC, gửi qua email file ảnh, video ngày khai trương rồi gửi trả qua email cho nhà đầu tư và cung cấp cho một số nhà báo khác thoại
Thời gian thực hiện: Ngày 01/10/2022 – 10/10/2022
Người phụ trách: Trần Văn B (0374456888)
Thời gian Địa điểm Mô tả hoạt động
Người tham gia (từ chủ đầu tư sự kiện)
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
REC01.6.1 Gặp Ngày Ngày Quán cà Bàn bạc kỹ Giấy 1 Trần Văn B SV CLB Nâng cao
- 23 BT2 Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội lưỡng về khung chương trình bút, laptop, điện thoại
0374456888 Du lịch tham gia thực hiện chương trình hoạt động của Bộ môn du lịch
Trường Đại học Thăng Long
Tổng duyệt theo khung kịch bản chương trình
Bộ đàm, điện thoại, bút
Thầy Phan Huy Chú, SV CLB Du lịch tham gia thực hiện chương trình
Tránh xảy ra sai sót không đáng có
Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng không đạt yêu cầu, nhân sự đến muộn
Lối vào Đại học Thăng Long, Điều phối nhân lực đón và hướng dẫn khách từ cổng
Bộ đàm, điện thoại, bút
Du lịch tham gia thực
Kiểm soát và cập nhật số lượng
Quảng trường Tri thức vào cho đến hội trường hiện chương trình khách
REC01.6.4 Chạy thử chương trình
Trường Đại học Thăng Long
Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị trên khu vực sân khấu hội trường
Bộ đàm, điện thoại, bút, mic, hệ thống âm thanh – ánh sáng
Thầy Phan Huy Chú, SV CLB Du lịch tham gia thực hiện chương trình Để chương trình trơn tru, mượt mà
Loa rè, ánh sáng chập chờn, các file nhạc, video trình chiếu bị lỗi
REC01.6.5 Điều hành chương trình
Sân khấu Quảng trường Tri thức Điều phối nhân lực làm việc, giám sát và kiểm tra theo kịch bản
Bộ đàm, điện thoại, bút, mic, hệ thống âm thanh – ánh sáng
Thầy Phan Huy Chú, SV CLB Du lịch tham gia thực hiện chương
Tạo được chương trình thành công, để lại ấn tượng cho khách mời
Cổng Đại học Thăng Long Điều phối nhân lực hướng dẫn và tiễn khách ra về
Du lịch tham gia thực hiện chương trình
Chu đáo với khách mời
REC01.6.7 Thu dọn hiện trường sau khi kết thúc sự kiện
Trường Đại học Thăng Long Điều phối nhân viên thu dọn hiện trường
Bộ đàm, điện thoại, bút
Thời gian thực hiện: Ngày 25/08/2022 - 16/10/2022
Người phụ trách: Nguyễn Thị C (0896754346)
Người tham gia (từ chủ đầu
Các ý tưởng cần truyền đạt
Các sự cố, các lỗi thường gặp
REC01.7.1 Lập bảng dự toán
Khi nhận được báo giá của sự kiện, lập ngay bảng dự toán phù hợp với chất lượng sự kiện và và túi tiền của chủ đầu tư
Kịch bản, giấy bút, máy tính, điện thoại
Bảng dự toán không vượt quá ngân sách chủ đàu tư đề ra
Bị vượt quá rất nhiều so với ngân sách ban đầu đề ra
REC01.7.2 Lập phương án dự phòng
Dự phòng các tình huống xấu ảnh hưởng đến tài chính, không được để vượt quá ngân sách
Kịch bản, giấy bút, máy tính, điện thoại
Tìm ra phương án giải quyết các tình huống xấu
REC01.7.3 Thanh toán hợp đồng với các bên
Thanh toán lương cho cho các nhân lực đi thuê
REC01.7.4 Liệt kê các khoản cần thanh toán với nhà đầu tư
Sau khi sự kiện kết thúc, gửi lại cho chủ đầu tư bảng chi phí sự kiện cuối cùng (bổ sung hoặc bỏ bớt trong bản dự kiến) kiểm tra lại toàn bộ các khoản
Kịch bản, giấy bút, máy tính, điện thoại
Liệt kê đầy đủ rõ ràng các khoản chi phí
Có thể có một số chi phí chủ đầu tư cảm thấy không thỏa đáng
REC01.7.5 Thanh toán toàn bộ chi phí
Sau khi thống nhất về toàn bộ chi phí, tiến hành
Thể hiện sự rõ ràng trong tài chính, uy
36 cho sự kiện với chủ đầu tư quyết toán toàn bộ số tiền với chủ đầu tư
Chủ đầu tư có thể thanh toán qua hai hình thức (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
Sau đó hai bên ký xác nhận đã thanh lý hợp đồng máy tính, điện thoại, hợp đồng tín, chuyên nghiệp của REC
2.2.3 Thiết kế bài đăng Facebook trên trang cá nhân trường Đại học Thăng Long
GALA CHÀO TÂN SINH VIÊN K34 “TLU XIN CHÀO K34”
Các em Tân sinh viên chắc hẳn đang rất nóng lòng chờ đón Chương trình Chào Tân sinh viên, đúng không nào?
Nếu vậy, các em hãy cùng đếm ngược đến với GALA CHÀO TÂN SINH VIÊN K34 “siêu to khổng lồ” sẽ diễn ra vào tháng 10 tới nhé.
Dự kiến, Chào Tân sinh viên K34 sẽ là chương trình Chào Tân sinh viên có quy mô hoành tráng nhất từ trước đến nay.
Thời gian: Thứ 3 (08/10/2022) Địa điểm: Quảng trường Tri Thức - Đại học Thăng Long
Hãy cùng theo dõi Thang Long University để không bỏ lỡ những tin tức mới nhất về chương trình, các em nhé,
Danh sách các giấy tờ cần thiết đối với thủ tục hành chính
Các giấy phép kinh doanh;
Giấy phép sử dụng trang thiết bị của Đại học Thăng Long;
Giấy phép sử dụng địa điểm trường Đại học Thăng Long;
Giấy phép yêu cầu phối hợp với các bên liên quan;
Hồ sơ đăng ký tổ chức sự kiện
Lập bảng các trang thiết bị
THIẾT BỊ ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG NHÓM
1 Bàn chữ nhật Cái 3 Dịch vụ
2 Thảm đỏ Cái 1 Dịch vụ
3 Cổng chào Cái 1 Hàng hóa
4 Băng rôn bằng gỗ Cái 1 Hàng hóa
5 Sổ lưu niệm Quyển 100 Hàng hóa
6 Móc khóa Chiếc 100 Hàng hóa
7 Bình giữ nhiệt Chiếc 5 Hàng hóa
8 Túi vải Chiếc 5 Hàng hóa
Mô tả bố cục và thiết kế địa điểm tổ chức
2.5.1 Sơ đồ trường Đại học Thăng Long
TẠ QUANG BỬU GIẢNG ĐƯỜNG G
2.5.2 Mô tả thiết kế địa điểm ngày tổ chức sự kiện
Lối vào trường: Dựng cổng chào hơi màu đỏ
Treo băng rôn bằng gỗ nâu có tiêu đề “TLU xin chào K34” màu vàng; Trưng bày các hình ảnh nổi bật về cơ sở vật chất, hoạt động của nhà trường, sinh viên ĐHTL trong những năm qua.
Trải thảm đỏ từ cửa hội trường
Ngay khi khách mời bước vào hội trường, màn hình LED đã trình chiếu slide có tên chương trình và chủ đề
Liệt kê các chương trình bổ trợ và quà tặng
Cho khách mời đến sớm nhất:100 phần quà gồm:
