PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUỐC CHO HIỆU THUỐC

Có hai nhân viên trong cửa hàng gồm thủ kho – chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, quản lý và bảo quản hàng hóa trong cửa hàng, thứ hai là dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng sẽ cung cấp tư vấ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THUỐC CHO HIỆU THUỐC

Giảng viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

ThS Trần Mai Hương

1 - Đoàn Thị Thùy Linh - 2121051094

2 – Hồ Viết Trà - 2121051113

3 – Dương Văn Mạnh - 2121051081

7080703 - 22

Hà Nội – 2023

MỤC LỤC

2

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay các hiệu thuốc thường xuyên phải đối mặt với thách thức trong việc duy trì lượng tồn kho, theo dõi các đơn đặt hàng, và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi chính xác Cần phải giảm thiểu sai sót trong quá trình bán thuốc và đảm bảo tính minh bạch đối với khách hàng Vì vậy chúng em tạo ra một hệ thống quản lý thuốc độc lập hoặc tích hợp với hệ thống thanh toán hiệu quả nhằm tăng cường khả năng theo dõi lịch sử giao dịch, tồn kho, và thông tin về thuốc để giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý thuốc

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN

1.1 Hiện trạng hệ thống

Ngày nay vẫn còn nhiều hiệu thuốc sử dụng quy trình thủ công trong việc bán thuốc nên việc liên kết giữa các khâu trong chuỗi cung ứng còn thuốc còn nhiều yếu kém, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin, gây khó khăn cho công tác quản lý Hệ thống bán thuốc bao gồm chủ cửa hàng, nhân viên, quầy thuốc, dụng cụ y tế và chăm sóc sức khỏe, quầy thanh toán và giao dịch, khu vực tư vấn và hỗ trợ khách hàng, khu vực lưu trữ và quản lý hàng hóa Chủ của hàng là người sở hữu và quản lý tổng quan của hàng thuốc, chịu trách nhiệm về quản lý kinh doanh, lựa chọn hàng hóa, tuyển dụng nhân viên và cách nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động hàng ngày của cửa hàng Có hai nhân viên trong cửa hàng gồm thủ kho – chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, quản lý và bảo quản hàng hóa trong cửa hàng, thứ hai

là dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng sẽ cung cấp tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm thuốc và dịch vụ chăm sóc sức khỏe Nhưng vẫn còn nhiều cơ sở kinh doanh thuốc chưa có đủ điều kiện về cơ

sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực để quản lý thuốc theo quy định Việc sử dụng phần mềm quản lý thuốc còn chưa phổ biến, dẫn đến việc quản lý thuốc còn thủ công, thiếu hiệu quả Để khắc phục những vấn đề trên chúng ta cần phải có một hệ thống quản lý thuốc cho các nhà thuốc giúp giảm thiểu các rủi

ro trên

1.2 Phạm vi và mục tiêu dự án

 Hoàn thành bài toán phân tích và thiết kế hệ thống cho cửa hàng thuốc Dương Trà Linh

 Mục tiêu cụ thể

 Nâng cao hiệu quả quản lý thuốc tại nhà thuốc, đảm bảo thuốc được quản lý chặt chẽ, khoa học, an toàn và hiệu quả

 Nâng cao chất lượng dịch vụ bán thuốc, phục vụ khách hàng tốt hơn

 Tăng doanh thu và lợi nhuận cho nhà thuốc Dương Trà Linh

 Hệ thống sẽ chỉ được triển khai tại của hàng thuốc Dương Trà Linh

 Hệ thống sẽ quản lý tất cả các loại thuốc được bán tại nhà thuốc

 Hệ thống bao gồm các chức năng chính:

o Quản lý bán hàng

o Quản lý tồn kho

o Báo cáo thống kê

1.3 Các phương pháp quan sát

1.3.1 Phỏng vấn:

1.3.1.1 Phỏng vấn nhân viên:

4

 Mục đích:

o Hiểu rõ quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ

o Đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc

o Xác định vấn đề, khó khăn trong công việc

o Dược sĩ: "Anh/chị có thể chia sẻ về kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng sử dụng thuốc đặc trị không?"

o Nhân viên bán hàng: "Bạn thường gặp phải những vấn đề gì khi giải đáp thắc mắc của khách hàng?"

o Quản lý: "Theo anh/chị, nhà thuốc cần cải thiện những gì để nâng cao chất lượng dịch vụ?"

 Cách thức thực hiện:

o Chuẩn bị bảng câu hỏi

o Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại

o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung

o Đảm bảo tính khách quan

o Khuyến khích chia sẻ ý kiến cởi mở

1.3.1.2 Phỏng vấn khách hàng:

o Đánh giá mức độ hài lòng với dịch vụ

o Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng

o Xác định điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh

o "Anh/chị có hài lòng với chất lượng dịch vụ của nhà thuốc chúng tôi không?"

o "Anh/chị thường gặp phải những vấn đề gì khi mua thuốc tại nhà thuốc?"

o "Theo anh/chị, nhà thuốc cần cải thiện những gì để nâng cao chất lượng dịch vụ?"

 Cách thức thực hiện:

o Phân phối bảng khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp

o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung

o Đảm bảo tính khách quan của bảng câu hỏi.

o Phân tích dữ liệu thu thập một cách khoa học

1.3.2 Nghiên cứu tại chỗ:

1.3.2.1 Quan sát quy trình làm việc:

o Quan sát trực tiếp cách thức nhân viên thực hiện công việc

o Ghi chép điểm yếu, mảng tối trong quy trình

o Quan sát cách thức tiếp nhận đơn thuốc, tư vấn, thanh toán và giao thuốc

o Ghi chép thời gian chờ đợi của khách hàng tại mỗi khâu

 Cách thức thực hiện:

o Tham quan nhà thuốc vào các thời điểm khác nhau

o Ghi chép nhật ký quan sát

o Chụp ảnh hoặc quay phim để lưu lại dữ liệu

o Tuân thủ quy định của nhà thuốc

o Tránh ảnh hưởng đến hoạt động của nhà thuốc

1.3.2.2 Quan sát cách thức quản lý:

o Đánh giá hiệu quả hoạt động

o Xác định điểm mạnh, điểm yếu trong cách thức quản lý

o Quan sát cách thức quản lý kho thuốc, kiểm kê hàng hóa, nhập xuất kho

o Quan sát cách thức quản lý nhân viên, đào tạo và phát triển năng lực

 Cách thức thực hiện:

o Phỏng vấn nhân viên quản lý

o Tham khảo tài liệu, sổ sách ghi chép

o Đảm bảo tính khách quan

o Giữ bí mật thông tin nhạy cảm

1.3.3 Phân tích dữ liệu:

o Xác định xu hướng, điểm bất thường, hiệu quả hoạt động

 Cách thức thực hiện:

6

o Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel, Power BI.

o Phân tích dữ liệu bán hàng theo từng loại thuốc

o Phân tích thời gian chờ đợi của khách hàng

1.3.4 Tham khảo tài liệu:

o Tìm hiểu các mô hình quản lý nhà thuốc hiệu quả

o Tham khảo các bài báo, nghiên cứu khoa học về quản lý nhà thuốc

 Cách thức thực hiện:

o Tìm kiếm tài liệu trên các trang web, thư viện, hoặc các nguồn uy tín khác

o Đọc và ghi chép các thông tin quan trọng

o Phân tích và tổng hợp các thông tin thu thập được

o Đọc các bài báo về mô hình quản lý nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP

o Tham khảo các nghiên cứu khoa học về hiệu quả của các chương trình tư vấn thuốc

o Sử dụng các tài liệu có nguồn gốc rõ ràng và uy tín

o Phân tích thông tin một cách cẩn thận và khách quan

1.3.5 Lựa chọn phương pháp phù hợp:

o Nguồn lực sẵn có

o Nếu muốn nghiên cứu về quy trình làm việc, có thể sử dụng phương pháp quan sát trực tiếp

o Nếu muốn nghiên cứu về mức độ hài lòng của khách hàng, có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn hoặc khảo sát

o Kết hợp nhiều phương pháp để có cái nhìn toàn diện

o Lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích và phạm vi nghiên cứu

1.4 Phân tích mô hình nghiệp vụ:

1.4.1 Nghiệp vụ quản lý khách hàng:

 Mục tiêu của chức năng:

o Tăng doanh số bán hàng

o Nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng

o Cải thiện trải nghiệm khách hàng

o Đảm bảo tuân thủ các quy định

 Quy trình thực hiện:

o Nhân viên thu thập thông tin khách hàng, lấy thông tin khách hàng và triệu chứng bệnh khi họ đến mua thuốc

o Phân tích triệu chứng mà khách hàng đưa ra để cung cấp loại thuốc phù hợp nhất

o Ghi hóa đơn thuốc và xuất hóa đơn cho khách hàng

 Các tài liệu và dữ liệu liên quan:

o Hóa đơn: Ghi lại thông tin về các giao dịch bán hàng, bao gồm sản phẩm đã bán, số lượng, giá cả, tổng số tiền, chiết khấu…

o Báo cáo doanh số: Tóm tắt doanh số bán hàng theo sản phẩm, khách hàng, nhân viên bán hàng…

o Dữ liệu sản phẩm: Bao gồm thông tin về các sản phẩm thuốc được bán tại nhàthuốc Dương Trà Linh, chẳng hạn như tên sản phẩm, nhà sản xuất, hoạt chất, giá cả, tồn kho…

Dữ liệu này được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho, đặt hàng mới và phân tích doanh số bán hàng

o Dữ liệu bán hàng: Bao gồm thông tin về các giao dịch bán hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, hiệu suất bán hàng… Dữ liệu này có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên, đánh giá hiệu suất

1.4.2 Nghiệp vụ quản lý tồn kho:

 Mục tiêu của chức năng:

o Đảm bảo nguồn cung ứng thuốc đầy đủ và kịp thời

o Giảm thiểu chi phí lưu kho

o Nâng cao hiệu quả hoạt động

 Quy trình thực hiện:

o Nhân viên theo dõi lượng thuốc tồn kho: Ghi chép số lượng thuốc nhập vào, xuất kho và tồn kho hiện tại

o Lên kế hoạch đặt hàng: Xác định số lượng thuốc cần đặt hàng đựa trên như cầu dư kiến

và mức tồn kho hiện tại

o Đặt hàng: Đặt hàng thuốc từ nhà cung cấp, theo dõi tình trạng đơn hàng và nhận hàng

o Quản lý kho thuốc: Sắp xếp, bảo quản và kiểm tra chất lượng thuốc trong kho

o Báo cáo tồn kho: Lập báo cáo về tình trạng tồn kho theo định kì để cung cấp cho chủ nhà thuốc

 Các tài liệu và dữ liệu liên quan:

o Báo cáo tồn kho: Tóm tắt tình trạng tồn kho theo các loại thuốc, nhà cung cấp, hạn sử dụng…

o Kế hoạch đặt hàng: Xác định số lượng thuốc cần đặt hàng dựa trên nhu cầu dự kiến và mức tồn kho hiện tại

o Dữ liệu tồn kho: Bao gồm thông tin về số lượng tồn kho của từng loại thuốc tại mỗi thời điểm, hạn sử dụng, giá cả, vị trí lưu kho Dữ liệu này có thể được sử dụng để theo dõi

xu hướng tồn kho, xác định các mặt hàng cần đặt hàng và tối ưu hóa việc sử dụng kho 8

o Dữ liệu nhà cung cấp: Bao gồm thông tin về các nhà cung cấp thuốc, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, giá cả, chất lượng sản phẩm… Dữ liệu này có thể được sử dụng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đàm phán giá cả tốt nhất

1.4.3 Nghiệp vụ chức năng báo cáo thống kê:

o Cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng

o Theo dõi hiệu quả hoạt động

o Hỗ trợ đưa ra các quyết định về việc nhập thuốc, định giá sản phẩm, chiến lược phát triển…

 Quy trình thực hiện:

o Thống kê thuốc trong kho, kiểm tra số lượng thực tế của từng loại thuốc, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trong hệ thống quản lý kho, Cập nhật số liệu trong hệ thống quản lý kho

o Thu thập thông tin từ các hóa đơn, thu thập hóa đơn bán thuốc, phân loại hóa đơn, trích xuất thông tin từ hóa đơn

o Lưu cơ sở dữ liệu

o Lập báo cáo thống kê doanh thu lợi nhuận theo tháng, quý hoặc năm

 Các tài liệu và dữ liệu liên quan:

o Báo cáo thống kê: Bao gồm các báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho Báo cáo có thể được lập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm

o Dữ liệu tồn kho: Bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm có trong kho, giá trị kho và ngày hết hạn Dữ liệu tồn kho có thể được thu thập từ hệ thống quản lý kho hoặc các nguồn khác

o Dữ liệu sản phẩm: Bao gồm thông tin về các sản phẩm được bán, chẳng hạn như tên, mô

tả, giá bán, nhà cung cấp và danh mục sản phẩm Dữ liệu sản phẩm có thể được thu thập

từ hệ thống quản lý sản phẩm hoặc các nguồn khác

o Dữ liệu khách hàng: Bao gồm thông tin về khách hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và lịch sử mua hàng

1.5 Các giải pháp và tính khả thi

1.5.1 Giải pháp đề xuất

 Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp

o Tự động hóa các quy trình quản lý

o Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

o Có khả năng tích hợp với các thiết bị khác như máy pos, máy in hóa đơn

 Nâng cấp máy tính, máy pos nếu cần thiết

 Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc

 Nâng cao kiến thức về quản lý nhà thuốc cho nhân viên

1.5.2 Đánh giá tính khả thi

 Tính khả thi về mặt kỹ thuật:

 Có nhiều phần mềm quản lý nhà thuốc trên thị trường đáp ứng được yêu cầu

 Hệ thống nhà thuốc có đủ khả năng để triển khai phần mềm

 Tính khả thi về mặt kinh tế:

o Chi phí cho phần mềm, phần cứng và đào tạo nằm trong ngân sách dự kiến

 Tính khả thi về mặt thời gian:

o Dự án có thể hoàn thành trong thời gian dự kiến

1.6 Dự trù và kế hoạch triển khai dự án

1.6.1 Dự trù kinh phí

 Chi phí mua phần mềm: 10 triệu đồng

 Chi phí bảo trì phần mềm: 2 triệu đồng/năm

 Nâng cấp máy tính: 5 triệu đồng/máy

 Máy pos: 3 triệu đồng/máy

 Chi phí đào tạo: 1 triệu đồng/người

1.6.2 Lập kế hoạch triển khai

 Thành lập ban chỉ đạo dự án

 Phân công nhiệm vụ cho các thành viên dự án

 Giai đoạn thiết kế:

 Xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống

 Thiết kế giao diện hệ thống

 Giai đoạn phát triển:

 Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

 Giai đoạn thử nghiệm:

 Cho nhân viên sử dụng thử hệ thống

 Sửa lỗi, hoàn thiện hệ thống

 Giai đoạn triển khai:

 Triển khai hệ thống chính thức

 Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

1.6.3 Phân công nhiệm vụ

 Ban chỉ đạo dự án:

 Phụ trách chung dự án

 Ra quyết định các vấn đề quan trọng

 Phụ trách lập trình, phát triển hệ thống

 Phụ trách kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

10

 Nhóm đào tạo:

 Phụ trách đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

2.1 Mô tả bài toán

Một hệ thống bán thuốc có ba bên: Nhà cung cấp, Nhân viên và Khách hàng

 Nhân viên – Khách hàng: Khi khách hàng đến mua thuốc, khách hàngcung cấp đơn thuốc hoặc triệu chứng bệnh Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên sẽ ghi thông tin khách hàng, triệu chứng và đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất, kiểm tra thuốc trong kho Khách hàng sẽ tiếp nhận thuốc và thanh toán Nhân viên sẽ ghi và xuất hóa đơn xuất vào hệ

thống

 Nhà cung cấp – Nhân viên: Thống kê thuốc trong kho từ báo cáo thống kê, nhân viên sẽ ghi

danh sách mua gửi về nhà cung cấp Từ danh sách mua đó, nhà cung cấp sẽ cung cấp những

loại thuốc cho nhân viên và gửi hóa đơn nhập vào hệ thống Nhân viên nhận và ghi hóa đơn

nhập vào hệ thống từ nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn nhập vào hệ thống

 Nhân viên sẽ thu thập thông tin hóa đơn và lưu vào cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu và đưa

ra báo cáo thống kê theo tuần.

2.1 Bảng phân tích xác định chức năng và tác nhân

Ghi thông tin, triệu chứng khách hàng (tác nhân)

đưa ra loại thuốc trong kho =

kiểm tra thuốc trong kho hồ sơ dữ liệu

ghi và xuất hóa đơn xuất hệ thống hồ sơ dữ liệu

thống kê thuốc trong kho hồ sơ dữ liệu

ghi danh sách mua bản thống kê hồ sơ dữ liệu

gửi danh sách mua nhà cung cấp (tác nhân)

nhận và ghi hóa đơn nhập hệ thống hồ sơ dữ liệu

thanh toán hóa đơn nhập nhà cung cấp (tác nhân)

thu thập thông tin hóa đơn bản thống kê hồ sơ dữ liệu

lưu cơ sở dữ liệu hệ thống hồ sơ dữ liệu

đưa ra báo cáo thống kê bản thống kê hồ sơ dữ liệu

12

2.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng

Ghi thông tin khách hàng

HÀNG

QUẢN LÝ NHÀ THUỐC

Đưa ra các loại thuốc phù

hợp nhất Ghi và xuất hóa đơn xuất

Kiểm tra thuốc trong kho

QUẢN LÝ TỒN KHO

Nhận báo cáo thống kê,

ghi danh sách mua và gửi

cho nhà cung cấp Nhận thuốc và ghi hóa

đơn nhập Thanh toán hóa đơn nhập

Thống kê thuốc trong kho

BÁO CÁO THỐNG KÊ

Thu thập thông tin từ các

hóa đơn Lưu cơ sở dữ liệu

Lập báo cáo thống kê

hàng tuần Báo cáo doanh thu và lợi

nhuận

2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá

 Quản lý khách hàng:

Ghi thông tin khách hàng:

 Tên khách hàng

 Địa chỉ

 Số điện thoại

 Triệu chứng

Đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất:

 Xác định bệnh của khách hàng dựa trên triệu chứng

 Tìm kiếm các loại thuốc phù hợp với bệnh

 Đưa ra các lựa chọn cho khách hàng

Ghi và xuất hóa đơn:

 Ghi thông tin khách hàng, thuốc và số lượng

 Tính toán tổng giá tiền

 In hóa đơn

 Quản lý tồn kho:

Kiểm tra thuốc trong kho:

 Xem số lượng thuốc còn lại

 Xem hạn sử dụng của thuốc

Nhập báo cáo thống kê, ghi danh sách mua và gửi cho nhà cung cấp:

 Thống kê số lượng thuốc đã bán

 Lập danh sách các loại thuốc cần nhập

 Gửi danh sách mua cho nhà cung cấp

Nhận thuốc và ghi hóa đơn nhập:

 Kiểm tra số lượng và chất lượng thuốc

 Ghi hóa đơn nhập

Thanh toán hóa đơn nhập:

 Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

 Báo cáo thống kê:

Thống kê thuốc trong kho:

 Thống kê số lượng thuốc theo từng loại

 Thống kê giá trị thuốc theo từng loại

Thu thập thông tin từ các hóa đơn:

 Thu thập thông tin về khách hàng, thuốc và số lượng

 Thu thập thông tin về doanh thu

Lưu cơ sở dữ liệu:

 Lưu thông tin hoá đơn vào cơ sở dữ liệu

Lập báo cáo thống kê hàng tuần:

 Báo cáo số lượng thuốc bán ra

 Báo cáo doanh thu

 Báo cáo lợi nhuận

Báo cáo doanh thu và lợi nhuận:

 Báo cáo doanh thu theo tháng, quý, năm

 Báo cáo lợi nhuận theo tháng, quý, năm

14