GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ DỰ ÁN
Chủ đầu tư
Công ty cổ phần Trà Phí được thành lập theo quyết định số 372/QĐ – CT ngày
28/06/2001 của UBND tỉnh Tây Ninh cho phép cổ phần hóa xí nghiệp bao bì thuộc công ty Mía đường Tây Ninh Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ( lần 6 ) số
4503000005 do Sở Kế hoạch & đầu tư cấp ngày 07/12/2007.
Tên công ty: Công ty cổ phần Trà Phí
Địa chỉ trụ sở : km 00, đường 785, ấp Ninh Trung , xã Ninh Sơn , thị xã Tây Ninh , tỉnh Tây Ninh
Ngành nghề kinh doanh : Bao bì…
Các đặc điểm về qui hoạch phát triển kinh tế xã hội
- Thuận lợi về địa lí : vị trí dự án đặt tại công ty cổ phần Trà Phí, cơ sở vật chất sẵn có đường điện, hệ thống nhà xưởng, văn phòng Mặt bằng hiện tại còn trống khoảng 0,5ha đủ cho xây dựng nhà xưởng mới.
- Thuận lợi về giao thông : nằm trên trục đường 785 giao thông chính nối liền các đầu mối cung cấp nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm
- Dự án nằm ở ngoại vi thị xã, tiếp nhận nguồn nhân lực từ các xã Bình Minh, Ninh Sơn, Tân Bình…xung quanh là nơi đang phát triển công nghiệp hoá.
Định hướng và phân tích thị trường
nghệ nên không sản xuất được các loại sản phẫm mới cao cấp theo nhu cầu của thị trường Sau khi đầu tư mới xong, xưởng cũ sẽ chuyển sang sản xuất các loại bao cấp thấp.
Thực tế trong tỉnh đã có hơn 60 doanh nghiệp chế biến bột mì, xay xát gạo, thức ăn gia súc, phân bón, xi măng …đang và sẽ sử dụng bao bì với xu hướng ngày càng tăng Các tỉnh lân cận và đồng bằng sông Cửu Long có tốc độ phát triển các nhà máy thức ăn tôm cá rất cao cũng là đối tượng khách hàng tiềm năng Ngoài ra thị trường xuất khẩu, nhất là thị trường Campuchia cũng có triển vọng tiêu thụ bao bì cao cấp tăng lên.
Điều kiện và hình thức đầu tư
Thành lập một xưởng sản xuất bao bì mới thuộc công ty cổ phần Trà Phí, nhằm sản xuất ra sản phẩm cao cấp cung cấp cho thị trường nội địa và xuất khẩu
Các máy móc được nhập ngoại có công nghệ mới, một số máy lẽ và nhà xưởng, công cụ mua trong nước.
Mục đích đầu tư
Nâng cao năng lực, mở rộng qui mô sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng bao bì của khách hàng ngày càng tăng Đổi mới công nghệ hiện đại nhằm sản xuất ra các loại bao bì có phẩm cấp cao mà thiết bị hiện tại không sản xuất được như: bao ghép màng phức hợp, bao xi măng, bao jumbo.
Qui mô dự án
Dự án sẽ đầu tư với công suất 1200T/SP/năm
Trong giai đoạn sau nếu có thị trường, công ty sẽ đầu tư bổ sung thêm máy dệt để tăng công suất lên 1500T/SP năm.
Các nhu cầu đầu vào và giải pháp đảm bảo
Nhu cầu nguyên liệu : các nguyên liệu chính để sản xuất là hạt nhựa đều phải nhập ngoại của các nước châu Á như Hàn Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Ả Rập… Công ty có thể nhập trực tiếp số lượng lớn để dự trữ hoặc mua lại qua các công ty thương mại số lượng vừa đủ duy trì sản xuất Nhìn chung nguồn cung cấp luôn sẵn có dồi giàu Các nguyên liệu phụ được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong nước luôn có sẵn đáp ứng nhu cầu người mua Tất cả các nguồn cung cấp nầy đang có mối quan hệ tốt với công ty
Nước để sản xuất : trong dây chuyền sản xuất chỉ sử dụng nước để làm nguội khép kín, nhu cầu không lớn, chỉ cần lắp một bồn Inox 2m3 là đủ phục vụ.
Điện sản xuất : trên vị trí dự định xây dựng xưởng sản xuất đã có sẵn đường dây trung thế 22 KV và một biến áp 320 KVA đủ cho nhu cầu sản xuất Khi triển khai dự án chỉ phải xây dựng phần mạng phía hạ thế
Đặc điểm mặt bằng
Vị trí xây dựng nhà xưởng mới là một nhà xưởng cũ đã xuống cấp ( trong vòng rào công ty ) thuộc ấp Ninh Trung, xã Ninh Sơn , thị xã Tây Ninh.
Xung quanh đã có các nhà xưởng cũ đang sản xuất
Hệ thống điện nước đang sử dụng, có đủ cung cấp cho dự án mới.
Tổng diện tích mặt bằng là 44.990.2m2
Diện tích đã sử dụng khoảng 35.000m2
Diện tích dự án triển khai 2500m2.
Giải pháp kiến trúc và bố trí
Giải pháp kiến trúc dạng nhà xưởng thông thường, khung nhà kết cấu thép tiền chế, tường bao , nền bê tông xi măng, khu vực thành phẩm lót gạch men.
Kích thước xưởng 25m x 80m cao 6m có nóc gió.
Xung quanh xưởng có đường nội bộ thuận tiện cho việc vận chuyển nguyên liệu , thành phẩm đi về.
Có mương thoát nước mưa vào mương chung.
Hệ thống chống sét, đường nước phòng chống cháy được bố trí thuận tiện , an toàn Cấp phòng cháy chữa cháy cấp II.
Cơ cấu tổ chức
Dự án là phần mở rộng sản xuất của công ty, là một xưởng sản xuất mới trực thuộc công ty Do vậy bộ phận quản lí và công nhân vận hành do công ty bố trí gồm có :
- Trưởng ka sản xuất 3 người
- Thống kê, lao động tiền lương 1 người
- Công nhân vận hành máy 117 người
- Công nhân bảo trì 6 người
- Tổng cộng 130 người ( trong đó có khoảng 105 vị trí nữ )
Dự kiến thời gian thực hiện(trong 7 tháng)
1 Lập báo cáo đầu tư 10 ngày
2 Thẩm định dự án đầu tư 5 ngày
3 Trình duyệt báo cáo đầu tư và xin chủ trương đầu tư 40 ngày
4 Mời tư vấn và thầu 15 ngày
5 Thiết kế xây dựng 30 ngày
6 Phê duyệt hồ sơ thiết kế và xin phép xây dựng 30 ngày
8 Thi công nhà xưởng 45 ngày
9 Thuê nhân viên kỹ thuật 10 ngày
13 Bố trí khu vực và lao động 5ngày
14 Đào tạo lao động 30 ngày
15 Chạy thử xưởng sản xuất 15 ngày
Nguồn vốn thực hiện dự án
Công ty sẽ phát hành cổ phiếu tăng vốn thêm 5.000.000.000đồng cho dự án Phần vốn còn thiếu sẽ vay ngân hàng thương mại
- Tổng vốn đầu tư tài sản : 13.002.300.000 đ
- Nhu cầu vay thuê mua 70% : 9.101.610.000 đ
- Lãi suất trung hạn : 10,5% năm.
- Trả trong vòng 5 năm bắt đầu từ năm 2 (trả đều cả gốc lẫn lãi)
Tổng mức đầu tư
STT DANH MỤC ĐẦU TƯ ĐVT GIÁ TRỊ
II Lãi vay trong quá trình xây dựng - 424.304.300
Hiệu quả kinh tế của dự án
Khi hoạt động chính thức, xưởng sản xuất tạo công ăn việc làm ổn định cho 130 người lao động Trong đó có khoảng 105 vị trí có thể bố trí lao động nữ Số lao động nầy có 117 vị trí là lao động phổ thông sẽ được công ty đào tạo thành công nhân vận hành máy Các lao động nầy sẽ tuyển dụng vùng nông thôn các xã quanh công ty,Bình quân thu nhập của người lao động là 1.640.740 đồng/người /tháng năm thứ 1 và 2.012.045 đồng/người/tháng từ năm thứ 2.
Đóng góp cho ngân sách tỉnh khoảng 1.500 triệu đồng/ năm,
Tăng thêm lợi nhuận cho công ty 2.213 triệu đồng/ năm
Tăng khả năng xuất khẩu hàng hoá (nông sản)
Kết luận và kiến nghị
Qua phân tích cho thấy dự án có tính khả thi cao Sản phẩm có chất lượng cao sẽ nhanh chóng được thị trường chấp nhận , và hơn thế còn thúc đẩy hàng hoá dể dàng xuất ra thế giới
Về hiệu quả, với cách tính toán tương đối chính xác, dự án có tỉ suất lợi nhuận bình quân năm/vốn đầu tư ban đầu 16,53% cho thấy dự án mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty và cho xã hội
Dự án thuộc nhóm sản xuất sạch, không tạo ra chất thải gây ô nhiễm môi trường.
Nếu được cấp thẫm quyền phê duyệt, hàng năm dự án đóng góp cho kinh tế xã hội tỉnh nhà :
-Tạo việc làm ổn định cho 130 lao động chính,
-Đóng góp cho ngân sách tỉnh khoảng 1.500 triệu đồng/ năm,
-Tăng thêm lợi nhuận cho công ty 2.213 triệu đồng/ năm
-Tăng khả năng xuất khẩu hàng hoá (nông sản)
Công ty cổ phần Trà Phí là chủ đầu tư dự án, xin kiến nghị : UBND tỉnh, UBND Thị xã, sở Kế hoạch và đầu tư và các sở ban ngành liên quan cho phép :
-Công ty cổ phần Trà Phí được triển khai dự án xưởng sản xuất bao bì.
Rất mong quý cấp lãnh đạo tỉnh, thị xã, và lãnh đạo các ban ngành xem xét chấp thuận và phê duyệt để dự án sớm được thực hiện
CÔNG TY CP TRÀ PHÍ
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Lập và thẩm định lại về mặt tài chính của DA
1.Các giả thiết ban đầu của dự án. a.Vốn đầu tư ban đầu.
II Lãi vay trong quá trình xây dựng - 424.304.300
Công ty sẽ phát hành cổ phiếu tăng vốn thêm 5.000.000.000đồng cho dự án Phần vốn còn thiếu sẽ vay ngân hàng thương mại
Công ty sẽ phát hành cổ phiếu tăng vốn 5.000.000.000đồng cho dự án Phần vốn còn thiếu sẽ vay ngân hàng thương mại
- Tổng vốn đầu tư tài sản : 13.002.300.000 đ
- Nhu cầu vay thuê mua 70% : 9.101.610.000 đ
- Lãi suất trung hạn : 10,5% năm.
- Trả trong vòng 5 năm bắt đầu từ năm 2 (trả đều cả gốc lẫn lãi) b.Cơ cấu tổ chức:
Dự án là phần mở rộng sản xuất của công ty, là một xưởng sản xuất mới trực thuộc công ty Do vậy bộ phận quản lí và công nhân vận hành do công ty bố trí gồm có :
- Trưởng ka sản xuất 3 người
- Thống kê, lao động tiền lương 1 người
- Công nhân vận hành máy 117 người
- Công nhân bảo trì 6 người
- Tổng cộng 130 người ( trong đó có khoảng 105 vị trí nữ ) c.Kết quả sản xuất kinh doanh
-Phần doanh thu trong 1 năm: 28.200.000.000 đồng.
-Phần chi phí trong 1 năm:24.654.455.000 đồng.
2.Phân tích các yếu tố tài chính của dự án.(Kết quả từ Excel) (ĐVT:1000 đ)
2.1:Lịch trình trả nợ. ĐVT:1000đ
Số dư nợ đầu năm 8.486.086,00 9.377.740,55 7.856.900,83 6.176.372,94 4.319.389,62 2.267.423,06
Số dư nợ cuối năm 8.486.086,00 9.377.740,55 7.856.900,83 6.176.372,94 4.319.389,62 2.267.423,06 -
2.2 Kế hoạch đầu tư. ĐVT:1000đ
Lãi vay trong quá trình xây dựng 424.304 424.304
Giá trị còn lại 11.702.070,00 10.401.840,00 9.101.610,00 7.801.380,00 6.501.150,00 Đầu tư tăng thêm
Giá trị ban đầu 6.501.150,00 5.200.920,00 3.900.690,00 2.600.460,00 1.300.230,00 Khấu hao 1.300.230,00 1.300.230,00 1.300.230,00 1.300.230,00 1.300.230,00 Khấu hao tích lũy 7.801.380,00 9.101.610,00 10.401.840,00 11.702.070,00 13.002.300,00 Giá trị còn lại 5.200.920,00 3.900.690,00 2.600.460,00 1.300.230,00 Đầu tư tăng thêm
2.4 Ước lượng doanh thu (trong 10 năm) ĐVT:1000đ
2.5 Ước lượng chi phí sản xuất ĐVT:1000đ
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp 300.000,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00
Cộng CP gián tiếp 639.000,00 738.750,00 738.750,00 738.750,00 738.750,00TỔNG CỘNG 24.854.255,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00
Cộng CP gián tiếp 738.750,00 738.750,00 738.750,00 738.750,00 738.750,00 TỔNG CỘNG 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00
2.6 Ước lượng vốn hoạt động. ĐVT:1000đ
Tiền mặt (CB) 846.000,00 1.057.500,00 1.057.500,00 1.057.500,00 1.057.500,00 Khoản phải thu (AR) 1.410.000,00 1.762.500,00 1.762.500,00 1.762.500,00 1.762.500,00 Khoản phải trả (AP) 2.017.130,74 2.537.465,86 2.537.465,86 2.537.465,86 2.537.465,86 Vốn khoản động 238.869,26 282.534,14 282.534,14 282.534,14 282.534,14
Thay đổi trong tiền mặt CB 846.000,00 211.500,00 - - -
Thay đổi trong khoản phải thu
Thay đổi trong khoản phải trả AP 2.017.130,74 520.335,12 - - -
Thay đổi trong vốn hoạt động 4.273.130,74 1.084.335,12 - - -
Thay đổi trong tiền mặt CB - - - -
Thay đổi trong khoản phải thu
Thay đổi trong khoản phải trả AP - - - -
Thay đổi trong vốn hoạt động - - - -
Khoản phải thu 5% doanh số
Khoản phải trả 8.33% chi phí mua hàng
2.7 Báo cáo thu nhập. ĐVT:1000đ
Doanh thu 28.200.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 Chi phí hàng bán (chi phí trực tiếp
+ khấu hao) 25.515.485,00 31.762.005,00 31.762.005,00 31.762.005,00 31.762.005,00 Lợi nhuận gộp 2.684.515,00 3.487.995,00 3.487.995,00 3.487.995,00 3.487.995,00
Thuế thu nhập doanh nghiệp 572.744,20 494.083,03 538.795,72 588.203,24 642.798,55
6 7 8 9 10 Doanh thu 35.250.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 35.250.000,00 Chi phí hàng bán (chi phí trực tiếp
+ khấu hao) 31.762.005,00 31.762.005,00 31.762.005,00 31.762.005,00 31.762.005,00 Lợi nhuận gộp 3.487.995,00 3.487.995,00 3.487.995,00 3.487.995,00 3.487.995,00 Chi phí bán hàng 397.500,00 397.500,00 397.500,00 397.500,00 397.500,00
EBT 2.511.165,58 2.749.245,00 2.749.245,00 2.749.245,00 2.749.245,00Thuế thu nhập doanh nghiệp 703.126,36 769.788,60 769.788,60 769.788,60 769.788,60Lợi nhuận sau thuế 1.808.039,22 1.979.456,40 1.979.456,40 1.979.456,40 1.979.456,40
2.8 Xây dựng dòng tiền tài chính của dự án.( Theo quan điểm tổng đầu tư) ĐVT:1000đ
- Thay đổi khoản phải thuAR (-) -1410000,00 -352500,00 0,00 0,00 0,00
Giá trị còn lại của tài sản
Dòng ra 12.547.284,00 24.562.444,26 30.891.689,88 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 Chi phí đầu tư 12.547.284,00 879.320,00
Chi phí quản lý doanh nghiệp 300.000,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00
Thay đổi khoản phải trả AP (-) -2.017.130,74 -520.335,12 0,00 0,00 0,00
Thay đổi tiền mặt CB (+) 846.000,00 211.500,00 - - -
Dòng tiền ròng trước thuế -12.547.284,00 2.227.555,74 4.005.810,12 4.049.475,00 4.049.475,00 4.049.475,00
Dòng tiền ròng sau thuế -12.547.284,00 1.654.811,54 3.236.021,52 3.279.686,40 3.279.686,40 3.279.686,40
- Thay đổi khoản phải thuAR (-) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Giá trị còn lại của tài sản 1.300.230,00
Dòng ra 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 31.200.525,00 Chi phí đầu tư
Chi phí quản lý doanh nghiệp 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00 341.250,00
Thay đổi khoản phải trả AP (-) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Thay đổi tiền mặt CB (+) - - - - -
Dòng tiền ròng trước thuế 4.049.475,00 4.049.475,00 4.049.475,00 4.049.475,00 5.349.705,00
Dòng tiền ròng sau thuế 3.279.686,40 3.279.686,40 3.279.686,40 3.279.686,40 4.579.916,40
Trình bày phương pháp lựa chọn dự án
1 Dự án và mục tiêu của doanh nghiệp
- Đầu tư mở rộng sản xuất: Để tạo nguồn thu nhập ổn định và thu hút lao động, công ty cổ phần Trà Phí quyết định xây dựng cơ sở sản xuất bao bì 2, áp dụng công nghệ mới, mở rộng qui mô sản xuất để đáp ứng được nhu cầu hiện nay.
- Tạo chỗ làm việc mới, thu hút lao động vào làm việc, góp phần tăng thu nhập cho người dân, giúp họ ổn định đời sống.
2 Lựa chọn mô hình đánh giá
2.1 Xây dựng danh sách các mục tiêu của danh nghiệp
- Vì mục đích xã hội, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động ở địa phương
- Mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh
- Nâng cao chất lượng sản phẩm
- Nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn
- Đóng góp vào ngân sách địa phương
2.2 Đánh giá mức độ quan trọng của các mục tiêu
- Nâng cao chất lượng cuộc sống vì cộng đồng
- Tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
- Nâng cao vị thế cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp
2.3 Ước lượng phần đóng góp
- Bộ phận sản xuất đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Thời gian hoàn thành dự án đúng kế hoạch
- Sử dụng trang thiết bị và nguyên vật liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm
- Sử dụng lao động một cách hợp lý và an toàn
3 Lựa chọn mô hình định lượng(phân tích các chỉ tiêu tài chính).
Thời gian hoàn vốn t=tổng vốn đầu/(LN ròng bình quân+khấu hao bình quân)
= 13.426.604,300/( 1.702.004,27+1.300.230,00) Như vậy thời gian hoàn vốn của dự án là 4,47 năm
3.2 Giá trị hiện tại ròng( NPV).
Với F 0 là vốn đầu tư ban đầu
F t là ngân quỹ ròng thu được
T là số năm tiến hành phân tích hiệu quả dự án t
=> dự án có NPV >0 do nên đầu tư vào dự án này
3.3 Tỷ suất sinh lợi nội bộ(IRR).
Từ Excel ta có kết quả IRR %.
đầu tư vào dự án này.
Lập Hiến chương và Báo cáo phạm vi dự án
1.Hiến chương dự án. a) Tên dự án: XÂY DỰNG XƯỞNG SẢN XUẤT BAO BÌ 2 b) Thời gian bắt đầu và kết thúc:bắt đầu vào tháng 3 năm 2009. c) Giám đốc dự án: ông Nguyễn Mạnh Hùng (phó giám đốc công ty cổ phần Trà Phí). Địa chỉ trụ sở : km 00, đường 785, ấp Ninh Trung , xã Ninh Sơn , thị xã Tây Ninh , tỉnh Tây Ninh Điện thoại: 0663822426 d) Mục tiêu của dự án:
- Nâng cao năng lực, mở rộng qui mô sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng bao bì của khách hàng ngày càng tăng
- Đổi mới công nghệ hiện đại nhằm sản xuất ra các loại bao bì có phẩm cấp cao mà thiết bị hiện tại không sản xuất được như: bao ghép màng phức hợp, bao xi măng, bao jumbo. e) Mô tả khát quát về kết quả cuối cùng:
-Tạo việc làm ổn định cho 130 lao động chính,
-Đóng góp cho ngân sách tỉnh khoảng 1.500 triệu đồng/ năm,
-Tăng thêm lợi nhuận cho công ty 2.213 triệu đồng/ năm
-Tăng khả năng xuất khẩu hàng hoá (nông sản.vv) f) Khách hàng của dự án:
Các công ty sản xuất vật liệu xây dựng,xuất khẩu hàng hóa nông sản,thức ăn o Về sản phẩm:đạt chất lượng cao,đáp ứng được yêu cầu về tiêu chuẩn của hàng hóa của khách hàng,phù hợp với điều kiện thời tiết,chịu được điều kiện vận chuyển xa.v.v. o Giá cả phải phù hợp,có khuyến mãi giảm giá cho khách hàng mua nhiều. o Về phân phối: đáp ứng nhanh nhất theo yêu cầu của khách hàng khi họ cần.
Nhu cầu của khách hàng: o Tạo ra các loại bao bì phù hợp với các loại hàng hóa mà khách hàng sản xuất. o Chất lượng tốt nhất,không gây hại cho hàng hóa. g) Các nhóm hữu quan:
Ban giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm điều hành dự án.
Các tổ chức bảo vệ môi trường: Giám sát doanh nghiệp trong quá trình sản xuất bao bì,xem xét việc xử lý rác thải.
Cơ quan chính quyền:giám sát pháp lý cho dự án.
Ngân hàng: Hỗ trợ tài chính cho hoạt động xây dựng của dự án.
Các cổ đông : giám sát thực hiện dự án. h) Nhân sự:
Giám đốc dự án: Điều hành dự án.
Trợ lý: Giúp đỡ giám đốc dự án.
Cán bộ kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trong quá trình xây dựng và sử dụng máy móc thiết bị.
Công nhân xây dựng: Chịu trách nhiệm xây dựng.
Công nhân kỹ thuật: Giám sát và vận hành máy móc thiết bị i) Thời gian hoàn thành 220 ngày j) Giới hạn về nhân sự.
Nhân sự để hoàn thành dự án phải thõa mãn chi phí thấp nhất có thể.Không để xảy ra dư thừa nhân lực k) Giới hạn về ngân sách.
Không vượt qua giới hạn về vốn cố định và khả năng vay ngoài của doanh nghiệp. l) Các ràng buộc khác về mặt tổ chức.
Khả năng điều hành dự án còn phụ thuộc vào điều kiện hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. m)Các giả định.
Các dự đoán về doanh thu và các chi phí là gần chính xác
Các rủi ro có thể kiểm soát được trong quá trình thực hiện dự án. n) Các ưu tiên.
Về thời gian hoàn thành dự án
Về chất lượng o) Phần kí thông qua của cấp trên. Đã ký duyệt thông qua báo cáo nghiên cứu khả thi dự án.
2.Báo cáo phạm vi DA. a.Tính cấp thiết.
Hiện tại xưởng sản xuất bao bì của công ty vẫn đang hoạt động , tuy nhiên công suất không đủ để cung cấp cho khách hàng Mặt khác máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu về công nghệ nên không sản xuất được các loại sản phẩm mới cao cấp theo nhu cầu của thị trường Sau khi đầu tư mới xong, xưởng cũ sẽ chuyển sang sản xuất các loại bao cấp thấp.
Thực tế trong tỉnh đã có hơn 60 doanh nghiệp chế biến bột mì, xay xát gạo, thức ăn gia súc, phân bón, xi măng …đang và sẽ sử dụng bao bì với xu hướng ngày càng tăng Các tỉnh lân cận và đồng bằng sông Cửu Long có tốc độ phát triển các nhà máy thức ăn tôm cá rất cao cũng là đối tượng khách hàng tiềm năng Ngoài ra thị trường xuất khẩu, nhất là thị trường Campuchia cũng có triển vọng tiêu thụ bao bì cao cấp tăng lên b.Mô tả sản phẩm.
Sản phẩm bao bì chất lượng cao.
Đa dạng về chủng loại
Loại lớn,nhỏ,vừa,dùng cho xuất khẩu,dùng đựng xi măng.v v. c.Các kết quả chính.
Khi xây dựng xong xưởng sản xuất đi vào hoạt động với Công suất sản xuất trung bình của xưởng bao bì 2 theo dự án là 1200 tấn sản phẩm/năm, đạt khoảng 80% công suất lắp đặt Các năm tiếp theo sẻ sản xuất 1500 tấn/năm. Tạo việc làm cho 130 người,trong đó có 117 người công nhân địa phương. d.Tiêu chuẩn thành công.
Sau 1 năm hoạt động doanh thu của dự án sẻ là :28.200.000 đồng.
- Lợi nhuận thu được là: Qua hai năm thực hiện dự án, chúng tôi thanh toán toàn bộ tiền vay(vốn lẫn lãi) cho nhà nước, đồng thời những năm tiếp theo dự án sẽ đem lại nguồn thu cao hơn.
Thu hút và ổn định việc làm cho 130 lao động
Sử dụng nguồn vốn đúng mục đích.
Thực hiện chế độ bảo hiểm người lao động một cách đầy đủ.
Lợi nhuận năm 1: 1.472.770.8 đồng. e.Ước lượng thời gian và chi phí.
Dự kiến thời gian hoàn thành dự án là.220 ngày
Chính thức Đưa vào hoạt động đầu năm 2010.
Chi phí đầu tư : 13.426.604.000 đ trong đó o Chi phí : 250.000.000 đ o Lãi vay trong quá trình xây dựng : 424.304.000 đ g.Giả định.
Vốn vay bên ngoài được cung cấp đầy đủ và đúng hạn.
Các thiết bị máy móc,nhân công đều có đầy đủ và đúng thời gian.
Các rủi ro là có thể kiểm soát.
Tình hình thị trường không biến động nhiều,lãi suất vay ổn định,(chưa tính lạm phát).
Các chi phí đã dự tính gần với chi phí thực tế nhất và khoản chênh lệch là không đáng kể. h.Ràng buộc.
Các khoản chi phí được trả đầy đủ và đúng thời hạn.
Nguồn nhân lực phải được cung cấp đầy đủ.
Máy móc thiết bị được cung cấp đúng yêu cầu về chất lượng, tiến độ.
Nguyên vật liệu: Phải được cung cấp đúng chất lượng và số lượng.
Lập Bảng hạng mục công việc và vẽ sơ đồ PERT
1.Bảng hạng mục công việc.
STT Công việc Hạng mục công việc Công việc trước
Thời gian Thời gian thực hiện Phương sai to tm tp t 2
1 A Lập báo cáo dự án đầu tư - 8 10 12 10 0.44
4 D Mời tư vấn và thầu C 13 15 17 15 0.44
6 F Phê duyệt hồ sơ thiết kế D,E 26 30 34 30 1.78
9 I Thuê nhân viên kỹ thuật G 6 10 14 10 1.78
11 L Vận hành thử nghiệm máy K 4 5 6 5 0.11
13 N Bố trí khu vực lao động M 4 5 6 5 0.11
15 P Chạy thử xưởng sản xuất N,0 11 15 19 15 1.78
Tiến trình tới hạn là A-B-C-E-F-H-K-L-O-P"0 ngày
2.Sơ đồ mạng dự án. a.Sơ đồ mạng AOA.
SƠ ĐỒ PERT(VẼ TRÊN PHẦN MỀM MS PROJECT) b.Sơ đồ mạng AON.
Theo sơ đồ ta thấy để hoàn thành dự án phải mất tối thiểu 220 ngày
Thời gian tiến trình dự án và xác định tiến trình tới hạn
Bảng lịch trình thực hiện công việc
Công việc t/gian khởi công sớm (ES j ) t/gian khởi công muộn (LS j ) t/gian hoàn thành sớm (EF j ) t/gian hoàn thành muộn (LF j )
Tiến trình tới hạn là A-B-C-E-F-H-K-L-O-P"0 ngày
TT Tiến trình Tổng thời gian
Tính thời gian nhàn rỗi của dự án
STT Công việc Hạng mục công việc T/gian dự trữ (S j )
1 A Lập báo cáo dự án đầu tư 0
4 D Mời tư vấn và thầu 15
6 F Phê duyệt hồ sơ thiết kế 0
9 I Thuê nhân viên kỹ thuật 20
11 K Vận hành thử nghiệm máy 0
13 N Bố trí khu vực lao động 20
15 P Chạy thử xưởng sản xuất 0
Thời gian nhàn rỗi của dự án là 95 ngày
Lập phương án phân bổ nguồn lực dự án
1.Nguồn lực mà dự án sử dụng.
Nguồn lực Tuyển chọn Max units
1.Giám đốc dự án Bên trong 120%
2.Nhân viên kỹ thuật Thuê ngoài 110%
3.Công Nhân xây dựng Thuê ngoài 100%
4.Giám Sát Thi Công Thuê ngoài 150%
5.Tư Vấn Thiết Kế Thuê ngoài 140%
6.Trợ lý giám đốc dự án Bên trong 110%
8.Hội đồng thẩm định Bên trong 130%
STT Công việc Hạng mục công việc PHÂN BỔ NGUỒN LỤC Thời gian
1 A Lập báo cáo dự án đầu tư Giám đốc DA,Trợ lý 10
2 B Thẩm định dự án Hội đồng thẩm định 5
3 C Xin phép đầu tư Giám đốc,trợ lý 40
4 D Mời tư vấn và thầu Giám đốc 15
5 E Thiết kế xây dựng Tư vấn thiết kê 30
6 F Phê duyệt hồ sơ thiết kế Giám đốc,trợ lý 30
7 G Mua thiết bị Trợ lý,giám đốc 60
Công nhân xây dựng,Giám sát thi công,máy móc thiết bị 45
9 I Thuê nhân viên kỹ thuật Trợ lý 10
Công nhân xây dựng,nhân viên kỹ thuật,giám sát thi công 10
11 L Vận hành thử nghiệm máy
Nhân viên kỹ thuật,giám sát 5
12 M Tuyển dụng lao động Giám đốc,trợ lý 10
13 N Bố trí khu vực lao động Giám đốc,trợ lý 5
14 O Đào tạo lao động Giám đốc,trợ lý,nhân viên kỹ thuật 30
15 P Chạy thử xưởng sản xuất Nhân viên kỹ thuật,giám sát 15
3.Dự trù chi phí cho các nguồn lực.
Tên nguồn lực Lương Lương làm ngoài giờ
5.500.000 đ/tháng 4.500.000 đ/tháng 3.500.000 đ/tháng 150.000 đ/giờ 2.500.000 đ/tháng 4.000.000 đ/tháng 20.000.000 đồng/1 bản 2000.000 đồng/người
300.000 đ/giờ150.000 đ/giờ150.000 đ/giờ0120.000 đ/giờ150.000 đ/giờ00
Lập phương án rút ngắn thời gian DA và tính xác suất cho mỗi lần rút ngắn
1.Phương án rút ngắn thời gian dự án
STT Công việc Hạng mục công việc (1)
T/gian bình thường (2) chi phí bình thường (3)
1 A Lập báo cáo dự án đầu tư 10 2,000,000 8 2,600,000 -2 -300,000
2 B Thẩm định dự án và chuẩn bị xin phép đầu tư 5 800,000 4 1,000,000 -1 -200,000
3 C Trình duyệt báo cáo đầu tư và xin chủ trương đầu tư 40 20,000,000 35 23,000,000 -5 -600,000
4 D Mời tư vấn và thầu 15 2,500,000 10 3,000,000 -5 -100,000
6 F Phê duyệt hồ sơ thiết kế và xin phép xây dựng 30 15,000,000 25 20,000,000 -5 -1,000,000
9 I Thuê nhân viên kỹ thuật 10 2,000,000 7 2,500,000 -3 -166,667
11 L Vận hành thử nghiệm máy 5 500,000 4 700,000 -1 -200,000
13 N Bố trí khu vực và lao động 5 500,000 3 700,000 -2 -100,000
15 P Chạy thử xưởng sản xuất 15 1,600,000 10 2,000,000 -5 -80,000
Tổng thời gian hoàn thành bình thường: 320 ngày
Tổng chi phí bình thường: 778.200.00đ
Tổng thời gian hoàn thành khi rút ngắn: 258 ngày
Tổng chi phí khi rút ngắn: 896.500.000đ
Mi: Mức rút giảm thời gian tối đa có thể của hoạt động I theo thỏa hiệp ( Mi(4) – (2)).
Ki: Chi phí phí thỏa hiệp của mỗi hoạt động theo đơn vị thời gian (Ki = ((5) – (3))/Mi).
2.Các tiến trình thỏa hiệp a.Giả thuyết của quá trình thỏa hiệp.
Ban quản lý dự án mong muốn dự án hoàn thành trong vòng 210 ngày.
Xác suất để dự án hoàn thành theo mong muốn của ban quản lý:
Vậy xác suất để dự án hoàn thành đúng mong muốn 200 ngày của ban quản lý dự án là:99,57 % b.Quá trình thỏa hiệp.
Theo yêu cầu của ban quản lý dự án, chúng ta có sự đánh đổi giữa chi phí và thời gian Yêu cầu đề ra thỏa hiệp với thời gian có chi phí nhỏ nhất Ta có đường Găng của mạng dự án A – B – C – E – F – H – K – L –O-P Tiến hành thỏa hiệp trên đường Găng để rút ngắn thời gian hoàn thành dự án từ 220 ngày xuống 209 ngày ( giảm 11 ngày), chúng ta có thể thỏa hiệp trên các công việc có chi phí thấp nhất là: A, B, K, L, O Tiến hành điều chỉnh trên mạng dự án và có kết quả như sơ đồ dưới đây:giảm công việc A(2 ngày),B(1 ngày),K(2 ngày),L(1 ngày),O(5 ngày),đường găng vẫn không đổi
Theo phương án thoả hiệp trên thì thời gian hoàn thành dự án đúng bằng 209 ngày.
Chi phí dự án khi thoả hiệp rút ngắn là: 25.900.000 đồng
Xác suất để hoàn thành dự án trong 209 ngày là 99.87 %
Vậy phương án thoả hiệp có thể được xem xét để thực hiện
Sơ đồ găng sau thỏa hiệp
Các mẫu hợp đồng thuê ngoài và mua ngoài
1 Hợp đồng mua nguyên vật liệu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tại Ủy ban nhân dân quận (huyện)……… Tỉnh TÂY NINH. (Trường hợp việc chứng thực được thực hiện ngoài trụ sở thì ghi địa điểm thực hiện chứng thực và Ủy ban nhân dân quận (huyện), chúng tôi gồm có:
Bên bán (sau đây gọi là Bên A): Ông (Bà): Sinh ngày:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
Hộ khẩu thường trú (trường hợp không có hộ khẩu thường trú thì ghi đăng ký tạm trú):
Hoặc có thể chọn một trong các chủ thể sau:
1 Chủ thể là vợ chồng: Ông : Sinh ngày:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
Hộ khẩu thường trú: Cùng vợ là bà: Sinh ngày:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
Hộ khẩu thường trú: (Trường hợp vợ chồng có hộ khẩu thường trú khác nhau, thì ghi hộ khẩu thường trú của từng người).
2 Chủ thể là hộ gia đình:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
Hộ khẩu thường trú: Các thành viên của hộ gia đình:
- Họ và tên: Sinh ngày:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
* Trong trường hợp các chủ thể nêu trên có đại diện thì ghi:
Họ và tên người đại diện: Sinh ngày:
Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại
Hộ khẩu thường trú: Theo giấy ủy quyền (trường hợp đại diện theo ủy quyền) số: ……… ngày ……….do ……… lập.
3 Chủ thể là tổ chức:
Tên tổ chức: Trụ sở: Quyết định thành lập số: ngày tháng năm do cấp.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ngày tháng năm do cấp.
Số Fax: Số điện thoại:
Họ và tên người đại diện: Chức vụ: Sinh ngày: Chứng minh nhân dân số: cấp ngày tại Theo giấy ủy quyền (trường hợp đại diện theo ủy quyền) số: ……… ngày ……….do ……… lập.
Bên mua (sau đây gọi là Bên B):
(Chọn một trong các chủ thể nêu trên)
Hai bên đồng ý thực hiện việc mua bán tài sản với các thỏa thuận sau đây: ĐIỀU 1 TÀI SẢN MUA BÁN
Mô tả cụ thể các chi tiết về tài sản mua bán và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của Bên A đối với tài sản mua bán (nếu có)
ĐIỀU 2 GIÁ MUA BÁN VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
1 Giá mua bán tài sản nêu tại Điều 1 là:
3 Việc thanh toán số tiền nêu trên do hai bên tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật. ĐIỀU 3 THỜI HẠN, ĐỊA ĐIỂM VÀ PHƯƠNG THỨC GIAO TÀI SẢN
Do các bên thỏa thuận
QUYỀN SỞ HỮU ĐỐI VỚI TÀI SẢN MUA BÁN
1 Quyền sở hữu đối với tài sản mua bán được chuyển cho Bên B kể từ thời điểm Bên B nhận tài sản (nếu không có thỏa thuận khác hoặc pháp luật không có quy định khác);
2 Đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì quyền sở hữu được chuyển cho Bên B kể từ thời điểm hoàn thành thủ tục đăng ký quyền sở hữu đối với tài sản đó; ĐIỀU 5VIỆC NỘP THUẾ VÀ LỆ PHÍ CHỨNG THỰC ĐIỀU 6 PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Trong quá trình thực hiện Hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau; trong trường hợp không giải quyết được, thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu toà án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật ĐIỀU 7 CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN
Bên A và bên B chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cam đoan sau đây:
1 Bên A cam đoan: a) Những thông tin về nhân thân, về tài sản mua bán ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật; b) Tài sản mua bán không có tranh chấp, không bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật; c) Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc; d) Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thoả thuận đã ghi trong Hợp đồng này; đ) Các cam đoan khác
2 Bên B cam đoan: a) Những thông tin về nhân thân ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật; b) Đã xem xét kỹ, biết rõ về tài sản mua bán và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu; c) Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc; d) Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thoả thuận đã ghi trong Hợp đồng này; đ) Các cam đoan khác ĐIỀU 8 ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG
1 Hai bên công nhận đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc giao kết Hợp đồng này;
2 Hai bên đã tự đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trong Hợp đồng và ký vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Người có thẩm quyền chứng thực;
Hoặc có thể chọn một trong các trường hợp sau đây:
- Hai bên đã tự đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trongHợp đồng và ký, điểm chỉ vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Người có thẩm quyền chứng thực;
- Hai bên đã tự đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trong Hợp đồng và điểm chỉ vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Người có thẩm quyền chứng thực;
- Hai bên đã nghe Người có thẩm quyền chứng thực đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trong Hợp đồng và ký vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Người có thẩm quyền chứng thực;
- Hai bên đã nghe Người có thẩm quyền chứng thực đọc Hợp đồng, đã hiểu và đồng ý tất cả các điều khoản ghi trong Hợp đồng và ký, điểm chỉ vào Hợp đồng này trước sự có mặt của Người có thẩm quyền chứng thực;
Gía trị thu được từ dự án
1 Giá trị thu được đối với doanh nghiệp.
- Mở rộng quy mô sản xuất,đáp ứng nhu cầu đang tăng
- Tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Tăng vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
2 Lợi ích đối với xã hội.
- Tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động ở địa phương.
- Đóng góp vào phúc lợi xã hội.
- Bảo vệ môi trường sống.
- Thúc đẩy phát triển kinh tế ở địa phương, thay đổi bộ mặt kinh tế của tỉnh
Các tiến trình cần thiết để kết thúc dự án
XI.1.Lý do kết thúc dự án.
Dự án đã hoàn thành và được nghiệm thu
Kết thúc để triển khai sản xuất,bàn giao cho giám đốc xưởng tiến hành các thủ tục hành chính
XI.2.Tiến trình kết thúc dự án cần thiết.
1.Kết thúc dự án về mặt hợp đồng.
1.1Xem xét đánh giá các dữ liệu về hợp đồng.
Các dữ liệu trong hợp đồng gồm có :tài sản , giao ước giữa các bên ,quyền lợi,trách mhiệm và nghĩa vụ mà các bên phải thực hiện trong quá trình kí kết hợp đồng, chứng nhận của các bên và của chính quyền địa phương các cấp Sau khi hợp đồng được kí kết mục đích của tiến trình kết thúc hợp đồng là nhằm khẳng định các yêu cầu các ràng buộc nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng đã được thực hiện đây đủ , và được đáp ứng đúng như mong đợi Do đó để kết thúc thành công một hợp đồng các chi tiết của hợp đồng cần được đánh giá Bước đánh giá này nhằm kiểm tra các sản phẩm ở đây như việc mua máy móc ,nguyên vật liệu , máy hoạt động tốt cho ra những sản phẩm đảm bảo chất lượng Ngoài ra trong quá trình xem xét,đánh giá về các dữ liệu của hợp đồng còn xem xét các yếu tố khác như:
Tiến độ của công việc được hợp đồng: Điều này đòi hỏi các việc trong hợp đồng phải được các bên thực hiện đúng những điều như họ đã cam kết Bên bán phải đưa máy móc đúng thời gian cho bên mua, máy móc phải đảm bảo chất lựong , lắp đặt phải đảm bảo về mặt kĩ thuật Bên mua phải đảm bảo thanh toán đầy đủ tiền và các chi phí phát sinh cho bên bán trong quá trình vận chuyển máy móc.
Các tài liệu mà nhà cung cấp đã xây dựng và chuyển cho dự án nếu có sau khi bên bán lắp đặt máy móc thiết bị cho bên mua thì bên bán đồng thời phải chuyển giao các tài liệu về kĩ thuật các thông số về tiến trình vận hành của máy móc cho bên mua nhằm hạn chế những sự cố trong quá trình máy đi vao hoạt động
1.2 Đánh giá toàn diện tiến trình mua ngoài.
Thành công hay thất bại của tiến trình mua sắm của dự án đã được đánh giá từ giai đoạn hoạch định mua ngoài cho đến giai đoạn quản lí hợp đồng Mục đích của quá trình đánh giá này là rút kinh nghiệm những đặc điểm tốt cũng như chưa tốt trong quá trình thực hiện quá trình mua sắm này Các bài học này có thể được áp dụng cho các bộ phận khác , hay dự án khác trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
1.3 Hoàn tất kết thúc hợp đồng.
Công tác kết thúc hợp đồng được xem như hoàn tất khi có một hồ sơ giữ liệu về hợp đồng gồm đầy đủ các dữ liệu đã được chỉ mục về tiến trình mua ngoài đã được tạo ra và đuợc tích hợp vào trong tiến trình kết thúc về mặt thủ tục hành chính của dự án Các dữ liệu này bao gồm các thông tin về tài chính cũng như các thông tin về mặt hiệu quả cũng như mức độ chấp nhận về mặt chất lượng sản phẩn cuả dự án , hay dịch vụ mua ngoài Khi đã co quyết định về việc kết thúc dự án , thì quá trình kết thúc dự án cũng phải co kế hoạch ,lập tiến độ được giám sát và kiểm soát như các công việc khác trong dự án Công việc này còn được gọi là là kết thúc hành chính của dự án Kết thúc hành chính cần dược tiến hành song song với các công việc khác đã được hoạch định nhằm hoàn tất việc tạo ra kết quả của dự án Cả hai loại kế hoặc này cần được giám sát và kiểm soát thì đảm bảo dự án hoàn tất một cách đạt hiệu quả và đúng tiến độ.
2.Tiến trình kết thúc hành chính dự án.
2.1 Lập kế hoạch hoàn tất công việc dự án.
Công việc hoàn tất dự án được chia làm hai mảng chính ,công tác hành chính và công tác hợp đồng Để đảm bảo không bỏ sót công việc các dự án nên xây dựng phiếu kiểm tra chuẩn để hổ trợ quá trình này:
Văn phòng dự án và tổ chức nhóm dự án
Các kế hoạch các ngân sách và ngân quĩ
Báo cáo cho nhà quản trị cấp cao và khách hàng
Maketing và quản lí hợp đồng.
Mở rộng kinh doanh mới.
Kiểm soát các số liệu lưu trữ của dự án.
Mua sắm và thầu phụ.
Tài liệu hoá các vấn đề về kĩ thuật.
Chấp nhận và chuyển giao cho khách hàng.
Hoạt động tại hiện trường.
Một công cụ hỗ trợ có thể dùng xem xét giai đoạn kết thúc trong mối quan hệ với các mục tiêu của dự án về phạm vi ,thời gian , chi phí , chất lượng, rủi ro , nhân sự ,mua sắm , truyền thông Câc câu hỏi cần đặt ra cho mỗi lĩnh vực là “ cần phải làm gì để đạt được mục tiêu này? “ Sau khi tất cả các công việc kết thúc đã được xác định , cần xây dựng một kề hoạch kết thúc thích hợp
2.2 Kiểm tra các kết quả của dự án.
Sự thông qua các kết quả cuối cùng của khách hàng về tất cả các kết quả là dấu hiệu cho thấy dự án đã hoàn tất Do đó cần đảm bảo rằng tất cả các kết quả đều đã dược chính thức chấp nhận và được khách hàng nghiệm thu bằng văn bản Điều này có thể diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án và tiếp tục ở giai đoạn kết thúc Nhà dự án cần chắc chắn rằng mỗi một kết quả (sản phấm dịch vụ ) đã được yêu cầu trong hợp đồng đều có văn bản chấp nhận chính thức cuối cùng Nên tránh các chấp nhận bằng miệng hoặc các chấp nhận tạm thời trong thời gian thực hiện.
2.3 Xem xét các yếu tố đánh giá kết quả.
Thời điểm dự án kết thúc cũng là lúc thành công của nhóm dự án được đo lường Một trong những đo lương về thành công là xem xet xem dự án có đạt được những mục tiêu đề ra hay không Một đo lường khác là các tiêu chuẩn về thực niện dự án (thời gian , chi phí , phạm vi, chất lượng… ) có đạt được hay không Các mục tiêu và các chỉ tiêu về thực hiện thường được thành lập trong giai đoạn xác định dự án Ở đay cần phân tích các lợi ích mà các tiêu chuẩn thực hiện Sự khác biệt cơ bản là nhà quản trị dự án chỉ chịu trách nhiệm giải trình về sự hoàn tất của dự án chứ không chịu trách nhiệm về những gì xảy ra sau khi dự án kết thúc Do đó ở đây chúng ta cần phải chú ý rằng các mục tiêu và đo lường thành tích có liên quan cụ thể đến các kết quả của dự án Tình hình thực hiện dự án sẽ được đánh giá căn cứ vào các tiêu chuẩn và từ đó xây dựng các báo cáo cuối cùng đành giá tình hình thực hiện Đây sẽ là công việc thực hiện trong bước đánh giá sau khi triển khai việc kết thúc dự án.
Khi dự án kết thúc cần phái giải phóng các nguồn lực thiết bị , nguyên vật liệu và đặc biệt là nhân sự Ngoài ra tất cà những người quản lí nguồn lực cần phải thông báo rằng họ đã hoàn tất các cam kết đối với dự án
Các trang thiết bị và nguyên liệu có thể được trả lại cho các nhà cung cấp , song nhân sự đòi hỏi có sự quan tâm đặc biệt bởi vì thiết bị và các nguyên liệu không thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai song nhân sự thì ngược lại Câc thành viên của dự án có thể có những đóng góp rất quan trọng , thậm chí là sự hi sinh cho thành công củ dự án Nếu điều này không được coi trong thì dự án sẽ kết thúc trong không khí không vui vẻ , hoặc ít nhât gây ra sự bất bình lan toả sang các dự án tiếp Sụ bất bình sẽ phát sinh nếu việc xử lí các vấn đề không khéo léo và công bằng.
2.5 Các phương diện hợp đồng và kế toán
Các nhà quản trị cần đảm bảo rằng tất cả các phương diện về hợp đồng đã được giải quyết và quyết toán cuối cùng đã hoàn tất Tất cả các cam kết mang tính hợp đồng với khách hàng , người bán , nhà cung cấp cần được tính toán cà xem xét một cách kĩ lưỡng và hoàn tất Điều này đòi hỏi cần có sự trao đổi các báo cáo và chi trả các khoàn thanh toán cuối cùng Quyết toán về dự án cũng được thực hiện ,quyết toán này bao gồm phần tổng kết về chi phí và doanh thu các báo cáo và đánh giá cuối cùng về chi phí thanh toán tất cả các tài khoản và kết sổ Các tài liệu về hợp đồng và chi phí kế toán được sử dụng trong giai đoạn đánh giá sau khi dự án kết thúc.
2.6 Hoàn tất các tài liệu
Dự án có thể tạo ra các tấn tài liệu và điều tấ yếu là các tài liệu này cần được tập hợp và được sắp xếp để sử dụng trong tương lai Một số tài liệu như báo cáo chi phí cuối cùng , các hợp đồng và các tài liệu thanh toán … chỉ có thể có được trong giai đoạn kết thúc và bước này trong tiến trình nhằm đảm bảo rằng các tài liệu này đã được hoàn thành và tập hợp lại Giai đoạn hoàn tất tài liệu của dự án là vô cùng cần thiết vì đây là cơ sở để giải quyết bất kì các câu hỏi ,cac tranh chấp trong tương lai có thể nảy sinh từ dự án Các tài liệu này cũng được sử dụng như tài liệu hướng dẫn cho cac nhà quản trị khác và là nguồn thông tin cho các dự án khác tương tự trong tương lai.
2.9 Tiến hành đánh giá sau dự án
Quản trị dự án tốt phải có đánh giá sau khi thực hiện dự án để xác định điểm tốt và chưa tốt trong quá trình thực hiện đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm từ dự án Ngoài ra những đánh giá sau này cũng xem xét có thực sự đạt được lợi ích mà dự án mong muốn đem lại cho doanh nghiệp hay không Đánh giá sau dự án còn giúp cho tổ chức mẹ tích luỹ và phát triển các thực tiễn quản lí dự án tốt hơn vì đây là cơ hội tốt nhất để rút kinh nghiệm Do đó Đây là công việc cuối cùng của nhà quản lí dự án phải thực hiện trước khi kết thúc dự án để viết báo cáo cuối cùng tóm tắt lịch sử của dự án và đánh giá tình hình thực hiện Đây là nhiệm vụ của nhà quản trị dự án và không thể giao quyền cho một người khác Hầu hết các thông tin của dự án đã có sẵn trong hệ thống tài liệu của dự án hoặc đã có từ trước đó trong tiến trình kết thúc Hầu hết các nội dung còn lại của báo cáo sẽ phản ánh cái nhìn trung thực và thẳng thắn của nhà quản trị dự án về dự án đã hoàn tất Do đó báo cáo cần được viết càng sớm càng tốt ngay trước khi dự án kết thúc.
2.11 Kết thúc và hoàn tất dự án
Dự án được công bố là đã kết thúc và tất cả các tài liệu dã hoàn tất Sự kết thúc của dự án cần phải được truyền thông cho tất cả những ai tham gia vào dự án Khi đó ,dự án chính thức chấm dứt Sau khi công bố chấm dứt nhà quản trị dự án nên từ chối bất kì về dự án được yêu cầu vì các mục tiêu của dự án đã được kết thúc, các khoản mục nêu ra trong phạm vi đã được hoàn tất Bất kỳ yêu cầu nào khác là một bộ phận của dự án mới hoặc chuyển đến cho những người có trách nhiệm tích hợp các sản phẩm của dự án và hoạt động của người sở hữu.
