kế hoạch tổ chức sự kiện ngày hội trải nghiệm văn hóa việt nhật kizuna

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGHỘI SINH VIÊN VIỆN VJCCĐề án vòng 2: TeamworkKẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀY HỘI TRẢI NGHIỆM VĂN HÓA VIỆT – NHẬT: KIZUNA Đội thi: Meo Meo Đội 4 Thành viên: Nguyễ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

HỘI SINH VIÊN VIỆN VJCC

=====000=====

Đề án vòng 2: Teamwork

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀY HỘI TRẢI NGHIỆM VĂN HÓA VIỆT – NHẬT: KIZUNA

Đội thi: Meo Meo (Đội 4)

Thành viên : Nguyễn Phương Anh

Nguyễn Hoàng Uyên Thư Trương Đức Minh Quang

Vũ Thuỳ Linh

Nguyễn Quỳnh Chi

Nguyễn Mai Phương

Lê Vũ Nhật Quang

Nguyễn Phương Anh

Trịnh Hà Uyên

Hà Nội – 10/2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG ĐỀ ÁN 1

PHẦN 1: Tổng quan sự kiện 1

1.1 Mục đích 1

1.2 Ý tưởng sự kiện 1

1.3 Nội dung 1

1.3.1 Đối tượng 1

1.3.2 Thời gian 1

1.3.3 Địa điểm 1

1.3.4 Nội dung 1

1.4 Khung chương trình 1

1.5 Sơ đồ dựng trại 1

PHẦN 2: Công việc Ban Tổ chức 1

2.1 Masterplan 1

2.2 Timeline chi tiết 1

2.3 Dự trù chi phí 1

2.4 Dự trù rủi ro 1

2.5 Quy trình chạy sự kiện 1

2.6 Quản lý đội thi 1

2.7 Form feedback 1

PHẦN 3: Công việc Ban Truyền thông 1

3.1 Kế hoạch truyền thông 1

3.2 Chiến lược truyền thông 1

3.3 Timeline truyền thông chi tiết 1

3.4 Ấn phẩm 1

PHẦN 4: Công việc Ban Nhân sự 1

4.1 Tuyển dụng CTV 1

4.2 Truyền thông nội bộ 1

4.3 Gắn kết thành viên 1

PHẦN 5: Công việc Tiểu ban Đối ngoại 1

5.1 Kế hoạch xin tài trợ 1

5.2 Hồ sơ tài trợ 1

5.3 Email gửi nhà tài trợ 1

LỜI KẾT 1

2

PHẦN 3: Công việc Ban Truyền thông

3.1 Kế hoạch truyền thông

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Sự kiện: Ngày hội trải nghiệm văn hóa Việt - Nhật

I PHÂN TÍCH TỔNG QUAN

3.1.1 Tổng quan về VJSA - Hội Sinh Viên Viện VJCC ĐH Ngoại Thương

Về VJSA - Hội Sinh Viên Viện VJCC ĐH Ngoại Thương

Sứ mệnh của VJSA là: luôn nỗ lực hết mình để hỗ trợ sinh viên Viện VJCC phát triển toàn diện trên tổng thể ba lĩnh vực: học tập, thể thao, giải trí và đưa thương hiệu sinh viên Viện VJCC vươn lên trong cộng đồng sinh viên Với những mục tiêu lớn, VJSA hướng tới tầm nhìn trong 5 năm: Nỗ lực trở thành đại diện chuyên nghiệp và có tầm ảnh hưởng của sinh viên Viện VJCC và trong cộng đồng sinh viên và nâng cao thương hiệu sinh viên Viện VJCC trên thị trường tuyển dụng

Về hoạt động truyền thông của VJSA - Hội Sinh Viên Viện VJCC ĐH Ngoại Thương

- Kênh truyền thông chính:

+ Fanpage Hội sinh viên viện VJCC - VJSA

+ Tiktok Hội sinh viên viện VJCC - VJSA

- Sứ mệnh:

+ Quảng bá hình ảnh của VJSA tới các bạn sinh viên VJCC, hình ảnh của sinh viện VJCC tới các bạn sinh viên trong trường

+ Đưa thông tin về VJSA tới cộng đồng sinh viên một cách nhanh, hiệu quả và ấn tượng nhất, thu hút sự chú ý, quan tâm của sinh viên cả trong và ngoài viện VJCC,

3.1.2 Tổng quan về sự kiện Ngày hội trải nghiệm văn hóa Việt - Nhật

Tổng quan sự kiện

- Là một sự kiện mang tính chất giáo dục, văn hóa nhằm giúp các sinh viên và giáo viên tại viện VJCC hiểu rõ hơn về nền văn hóa truyền thống và cuộc sống tại hai quốc gia Việt Nam và Nhật Bản

- Để đạt được mục đích này, các hoạt động trong ngày hội sẽ bao gồm các gian hàng trải nghiệm:

ẩm thực, trang phục, trò chơi dân gian, sản phẩm truyền thống đặc trưng cho từng nước và phần hội thao giao lưu, nơi sẽ diễn ra trận đấu các môn thể thao đại diện cho hai nước

- Những hoạt động này sẽ giúp các bạn sinh viên và giáo viên có cơ hội trải nghiệm và tìm hiểu sâu hơn về nền văn hóa, truyền thống và tập quán Việt Nam - Nhật Bản, đồng thời mang lại không khí vui tươi, thư giãn và tràn đầy sáng tạo

3.1.3 Tên sự kiện

- Tên sự kiện: Kizuna

- Ý nghĩa tên sự kiện: Sợi dây kết nối Lấy tên sự kiện là “Kizuna” mang ý nghĩa là sợi dây kết nối, sự kiện mong muốn truyền tải thông điệp về về sự kết nối, hòa nhập giữa con người với con người và con người với nền văn hóa

3.1.4 Đề xuất tổng quan kế hoạch truyền thông

- Phương tiện truyền thông: online và offline

- Hình thức truyền thông offline: Thông qua bàn trực được đặt trong không gian sinh hoạt chung viện VJCC

- Hình thức truyền thông online: Sản xuất các ấn phẩm online và triển khai trên hai kênh truyền thông của VJSA: Facebook và Tiktok Thông tin về sự kiện qua Gmail

3

3.1.5 Thời gian thực hiện kế hoạch

- Kế hoạch sẽ được thực hiện xuyên suốt trước, trong và sau chương trình, diễn ra trong vòng 16 ngày

- Xuyên suốt thời gian thực hiện kế hoạch sẽ có các đợt đánh giá, rút kinh nghiệm và sửa đổi Thành viên ban Truyền thông sẽ cùng nhận xét, thảo luận các mặt tích cực và hạn chế của kế hoạch để từ đó chỉnh sửa và xây dựng các hoạt động tiếp theo sao cho phù hợp

II KẾ HOẠCH CHI TIẾT

3.1.6 Xác định đối tượng truyền thông

Toàn bộ sinh viên 04 khóa của viện VJCC

3.1.7 Xác định thông điệp truyền thông

Insight Truth: Sinh viên viện VJCC đều đã biết tới văn hóa Nhật Bản, có thể qua anh chị, qua thầy

cô,

Tension: Tuy vậy không phải bạn nào cũng yêu thích và tìm hiểu nhiều về văn hóa Nhật, có những bạn chưa biết nhiều hay có những bạn còn có cái nhìn chưa hay về văn hóa Nhật Bản Các bạn sẽ băn khoăn không biết mình sẽ có được gì từ sự kiện hay mình có phù hợp với sự kiện không

Motivation: Bởi vậy kế hoạch truyền thông sẽ hướng tới việc kết nối các bạn với nhau và kết nối các bạn tới gần hơn với văn hóa Nhật Bản

Big idea Các bạn đều được hòa mình vào các trải nghiệm, hoạt động cùng nhau

Key

message

“Immerse from within”

3.1.8 Xác định mục tiêu truyền thông

Xây dựng mối quan tâm của các bạn sinh viên với sự kiện

Cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện

Thuyết phục các bạn sinh viên đăng ký tham gia

Đạt KPIs về các thông số đo lường truyền thông đã đề ra

Tiếp tục thực hiện sứ mệnh xây dựng hình ảnh cộng đồng sinh viên Viện VJCC gắn bó, đoàn kết 3.1.9 Dự trù kinh phí

STT Hạng

mục

lượng

Đơn giá (VND)

Thành tiền (VND)

Note

1 Booth Voucher giảm giá khóa

học Tiếng Nhật Nhà tài trợ Riki Nihongo

Poeme

trên bìa

2 Quản lý

rủi ro Quà (Gấu bông) 1 21.900 21.900 Khảo giá tại đây

4

Tổng 191.000

3.1.10 Quản lý rủi ro

1 Không đạt KPIs đơn

đăng ký Đăng story thông báo: Tặng quà cho người thứ …đăng ký Truyền thông

2 Tương tác thấp Seeding lại các bài sau 3-4 ngày đăng Toàn bộ thành

viên

3.2 Chiến lược truyền thông

CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG

Giai

Thời

gian 03/03/2024 -05/03/2024 06/03/2024 -14/03/2024 15/03/2024 -16/03/2024 17/03/2024 -18/03/2024

Mục

tiêu

Giới thiệu về ngày

hội

Thuyết phục các bạn sinh viên đăng ký tham gia thông qua việc cung cấp thêm các thông tin về sự kiện

- Chốt số lượng sinh viên tham gia

- Nhắc lại về thời gian, địa điểm

- Cập nhật tình hình

sự kiện

- Nhận ý đóng góp

từ người tham gia

- Gửi lời tri ân tới nhà tài trợ Kênh

truyền

thông

Facebook

- Online: Facebook, Tiktok

- Offline: Booth

Facebook, Gmail Facebook

Hoạt

động

chủ

chốt

Đăng tải các bài viết

trên nền tảng

Facebook

Đăng tải các bài viết trên nền tảng Facebook

Đăng tải các bài viết trên nền tảng Facebook

Đăng tải bài viết Recap + Form feedback trên Facebook, mã qr feedback sau chương trình

Hoạt

động

bổ trợ

- Chia sẻ bài đăng

vào các group sinh

viên của viện

- Đăng tải các video ngắn trên nền tảng Tiktok

- Lập booth trong không gian chung (đăng story)

- Chia sẻ bài đăng vào các group sinh viên của viện

- Gửi email xác nhận tham gia

- Đăng story cập nhật tình hình chuẩn

bị sự kiện

- Chia sẻ bài đăng vào các group sinh viên của viện

- Đăng story trong ngày diễn ra sự kiện

- Gửi mail nhận feedback

- Chia sẻ bài đăng vào các group sinh viên của viện

KPIs Reach: React: 100 - 120

Số đơn: 180-200 đơn

React: 60 - 80 reacts

Đơn xác nhận tham gia: 160-180 đơn

Số lượng người tham gia: 160 - 180 người

5

3.3 Timeline truyền thông

TIMELINE TRUYỀN THÔNG

ST

T

Gia

i

đoạ

n

Th

ời

gia

n

Nội dung

Kênh truyề n thông

Hạ n nộ p

Phân công

Chi tiết

Tiế n độ

Sản phẩm

No te

Nội dun g

Ấn phẩ m

Duy ệt và đăn g bài

Nội dung

Ấn phẩ m

1

Nhậ

n

biết

21h

|

03/0

3

Coming soon

Faceb ook post

01/

Bài đăng caption ngắn thông báo về

sự xuất hiện của một sự kiện mới trong thời gian sắp tới

2

21h

|

04/0

3

Avatar + Cover Facebook 02/03   

Caption ngắn liên quan đến tên

và chủ

đề sự kiện

Đan g

tiến

hàn h

 Ản

3

21h

|

05/0

3

Tổng quan +

Mở đơn

Faceb ook post

03/

Giới thiệu tổng quan về

sự kiện

và thông báo mở đơn

Đã

duy ệt

Capti on

Ản

4 Cân

nhắ

c

21h

|

06/0

3

Giới thiệu các gian hàng + nhà tài trợ (nếu có)

Faceb ook post

04/

03

thiệu về các gian hàng và nhà tài trợ cho các gian hàng (nếu có) trong sự kiện

Bài

6

đăng gồm 01 caption tổng và các caption nhỏ cho từng gian hàng

Ấn phẩm là ảnh chụp các sản phẩm có trong từng gian hàng +

vẽ doodle cho các ảnh

5

21h

|

07/0

3

Video

tiktok

bắt

trend

Tiktok 05/03   

Lấy ý tưởng từ trend test personal color để giới thiệu về

sự kiện

Đã

duy

ệt 

Vid eo

6

08/0

3

-09/0

3

Q&A

Faceb ook story

N/

Đăng tải sticker Q&A trên story và trả lời các câu hỏi

|

08/0

3

Fact về

văn hóa

Nhật

Bản

Faceb ook post

06/

03

   Bài viết

gồm 01 caption tổng và

04 caption nhỏ cho

04 văn hóa đặc biệt về Nhật

7

Bản

Ấn phẩm là

04 ảnh nhỏ, khi ghép lại

là một ảnh to tổng thể

8

21h

|

09/0

3

Giới

thiệu về

hội thao

Faceb ook post

07/

Giới thiệu các hoạt động có trong hội thao, thể lệ và giải thưởng

9

21h

|

10/0

3

Giới

thiệu

Booth

Faceb ook post

09/

Giới thiệu về bàn trực sắp có mặt trong không gian chung của viện

Nhấn mạnh vào các trò chơi

và quà tặng có tại bàn trực

Ấn phẩm là ảnh chụp, vẽ doodle

3

-14/0

3

Booth Offlin

e, story recap

N/

A

Hàng ngày đăng tải story cập nhật tình hình bàn trực và các hoạt

8

11

21h

|

12/0

3

Bài viết

bắt

trend

Faceb ook post

10/

Lấy ý tưởng từ một trend nổi bật trong thời điểm này để xây dựng bài viết phù hợp với

sự kiện

12

21h

|

13/0

3

Recap

booth

Faceb ook post

11/

Recap hình ảnh các hoạt động diễn ra tại bàn trực trong 03 ngày vừa qua

và thông báo còn

01 ngày

để ghé thăm bàn trực + điền đơn đăng ký

13

19h

|

14/0

3

Còn 3

tiếng

đóng

đơn

Faceb ook post

12/

Thông báo còn

3 tiếng đóng đơn

14

22h

|

14/0

3

Thông

báo

đóng

đơn

Faceb ook post

12/

Thông báo đóng đơn

15

22h

|

14/0

3

Thông

báo

đóng

đơn

Faceb ook story

12/

Thông báo đóng đơn

16 Quy

ết

định

9h |

15/0

3

Gửi

email

xác

nhận

tham gia

Gmail 13/

03

   Email

thông báo lại

về thời gian, địa điểm và

9

nhắc nhở người đăng ký confirm khả năng có mặt tại

sự kiện

17

21h

|

15/0

3

Những

điều cần

chuẩn bị

khi

tham gia

sự kiện

Faceb ook post

13/

Bài viết thông báo lại

về thời gian địa điểm và những điều người tham gia nên chuẩn bị

để có trải nghiệm tốt nhất

VD: Có mặt đúng giờ check-in,

18

Sán

g |

16/0

3

Cập

nhật

tình

hình

chuẩn bị

sự kiện

+

Countdo

wn

Faceb ook story

N/

Quay video về tình hình chuẩn bị

sự kiện + gắn sticker countdo wn

19

21h

|

16/0

3

Countdo

wn ngày

mai diễn

ra sự

kiện

Faceb ook post

14/

Bài viết thông báo ngày mai diễn

ra sự kiện

20 Chă

m

sóc

8h3

0

-17h

|

18/0

3

Cập

nhật

thông

tin hội

trại +

hoạt

Faceb ook story

N/

A

   Đăng tải

story cập nhật tình hình sự kiện

10

động thể

21

16h

|

17/0

3

Mã QR

feedbac

k trước

khi ra về

Offlin

e 15/03   

Nhắc người tham gia feedbac

k bằng cách quét mã

QR trên standee tại bàn check-out

22

19h

|

17/0

3

Gửi

email

form

feedbac

k

Gmail 15/

Gửi lại form feedbac

k qua mail + cảm ơn người tham gia

23

21h

|

17/0

3

Recap

Faceb ook post

17/

Recap các hoạt động có trong sự kiện

Ấn phẩm:

ảnh chụp

24

12h

|

18/0

3

Recap Tiktok 17/03   

Recap video các hoạt động trong sự kiện Caption ngắn

|

18/0

3

Lời cảm

ơn Facebook

post

17/

03

   Cảm ơn

sự tham

dự của các bạn sinh viên và thầy cô, xin lỗi nếu có

sự trục trặc nào

11

xảy ra trong quá trình diễn ra

sự kiện

26

21h

|

19/0

3

Lời cảm

ơn Nhà tài trợ

Faceb ook post

16/

Cảm ơn tới nhà tài trợ

và các đơn vị đồng hành

Nhận thông tin giới thiệu từ nhà tài trợ để viết các caption nhỏ

Ấn phẩm:

Logo/

Sản phẩm của các

tổ chức

3.4 Bộ nhận diện

BỘ NHẬN DIỆN

Sự kiện: Ngày hội trải nghiệm văn hóa Việt - Nhật

I BẢNG MÀU

12

1 Tổng quan về bảng màu

Bảng màu đơn giản với hai màu sắc chủ đạo chiếm phần lớn thiết kế là xanh lục và đỏ

2 Ý nghĩa màu sắc

- Xanh lục là màu sắc của hòa bình nhấn mạnh về sự kết nối, hòa nhập như thông điệp chính của

kế hoạch truyền thông

- Đỏ là màu sắc chung giữa hai lá cờ Việt Nam - Nhật Bản, thể hiện mối quan hệ hợp tác giữa hai đất nước và sự giao thoa giữa hai nền văn hóa

- Trắng tạo ra khoảng tĩnh trên các ấn phẩm khi xanh - đỏ là hai màu sắc đã trái ngược nhau Trắng còn mang ý nghĩa vè sự khởi đầu, cởi mở với mong muốn mỗi bạn sinh viên tới đây sẽ có thêm cho mình nhiều góc nhìn mới mẻ

=> Sự tổng hòa của ba màu sắc đã tái hiện được thông điệp truyền thông chính

II TYPOGRAPHY

Font tiêu đề chính: Kapsalon Brush

Font nội dung: Montserrat

III KEY VISUAL

Bên cạnh những hình ảnh liên quan tới văn hóa Nhật (Cá chép Nhật, hoa anh đào, ) các ấn phẩm có hình ảnh xuyên suốt là những mảnh ghép

Từng mảnh ghép tuy khác nhau về hình dạng tượng trưng cho các bạn sinh viên thích hay chưa thích hoặc biết hay chưa biết về văn hóa nhật bản nhưng tất mảnh ghép khi đến gần nhau và

13

ghép lại thì sẽ ra một bức tranh tổng thể Cũng như hai nền văn hóa sẽ có nhiều điểm khác biệt nhưng nếu biết cách sắp xếp, chúng sẽ bổ trợ lẫn nhau hài hòa, toàn diện

Ấn phẩm tổng quan sự kiện

14

Cover

15