khảo sát đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại ubnd tỉnh đồng nai

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI UBND TỈN

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TÊN ĐỀ TÀI:

KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI

UBND TỈNH ĐỒNG NAI

BÀI TẬP LỚN/ BÀI TIỂU LUẬN KỂT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng Mã phách………

LỜI CAM ĐOAN

Em thực hiện đề tài: “ Khảo sát đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai” Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em trong thời gian qua Em xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trúng thực, bất kỳ sự gian lận trong bài viết của em, em xin chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình

DANH M C VIỤẾT TẮT

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN II NỘI DUNG 4

Chương I KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG UBND TỈNH ĐỒNG NAI 4

CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH ĐỒNG NAI 9

2.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị 9

2.1.1 Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác 9

2.1.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 10

2.1.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 12

2.1.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 12

2.1.5 Chuẩn bị giấy tờ 13

2.1.6 Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tác 14

2.2 Trách nhiệm văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác 15

2.3 Những c ng viôệc c a thủư ký văn phòng sau khi đoàn công tác trở về 16

Tiểu kết chương II 17

CHƯƠNG III CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH

1

PHẦN I MỞ ĐẦU 1 Lí do chọn đề tài

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (văn phòng) là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Đi công tác là một hành động tổ chức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của cơ quan tổ chức Đặc biệt tại các công ty doanh nghiệp việc đi công tác là thảo luận chiến lược kinh doanh của công ty nhằm phát triển thị trường, giới thiệu sản phẩm, cạnh tranh với nhau.Vì vậy các chuyến đi công tác cần được tổ chức kĩ lưỡng, chuyên nghiệp, an toàn và đạt hiểu quả cao nhất là vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đó là lí do mà em đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai”

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng của đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có hướng dẫn khoa học về công tác văn phòng trong uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Đặc biệt là tại văn phòng HĐND và UBND Đồng Nai

2 - Đối tượng: Trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ

các chuyến đi công tác

- Phạm vi nghiên cứu: UBND tình Đồng Nai

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhằm mục đích cụ thể

- Mục đích có thể giải quyết một công việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu của cơ quan, ký hợp đồng, dự thảo, hội nghị, giao lưu, học hỏi

4 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu

Cơ sở pháp luận:

- Căn cứ vào các văn bản quy định về chuyến đi công tác và cơ cấu của văn phòng UBND tỉnh

- Các tài liệu cơ quan và tình hình thực tiễn của cơ quan Phương pháp nghiên cứu:

- Luật duy và vật biện chứng trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán;

- Nghiên cứu tài liệu; - Điều tra, khảo sát thực tế;

- Căn cứ vào tình hình thực tiễn dựa trên quan điểm của cơ quan, trên cơ sở những công việc, trách nhiệm cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và vận dụng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp: phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát thực tế,… để hoàn thiện đề tài

5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa lý luận:

+ Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của việc phục vụ chuyến đi công tác

+ Đánh giá, khẳng định tầm quan trọng văn phòng trong việc phục vụ chuyến đi công tác

3 + Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đem lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Ý nghĩa thực tiễn:

+ Góp phần nâng cao chất lượng tổ chức phục vụ chuyến đi công tác đối với cơ quan

+ Kết quả nghiên cứu đề tài có thể dùng vào mục đích thực tiễn trong quá trình đi công tác của lãnh đạo

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND tỉnh Đồng Nai Chương II: Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của UBND tỉnh Đồng Nai

Chương III: Giải pháp nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai

4

PHẦN II NỘI DUNG

NAI

Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, gắn liền với quá trình đấu tranh cách mạng của quân và dân Đồng Nai

Giai đoạn trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 Trước Cách mạng tháng Tám năm 1945, Đồng Nai là một tỉnh thuộc Nam Kỳ, trực thuộc Trung ương Cơ quan chính quyền cấp tỉnh là Ủy ban hành chính Nam Kỳ, do thực dân Pháp lập ra

Năm 1930, Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời, lãnh đạo nhân dân Đồng Nai đấu tranh chống thực dân Pháp và phong kiến tay sai Năm 1936, Liên tỉnh ủy miền Đông được thành lập, lãnh đạo phong trào đấu tranh cách mạng trong toàn miền Đông Nam Bộ, trong đó có Đồng Nai

Giai đoạn từ Cáchmạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1975 Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, Ủy ban Hành chính Nam Kỳ được giải tán Ngày 23 tháng 9 năm 1945, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai được thành lập, do đồng chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch

Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai có nhiệm vụ lãnh đạo nhân dân đấu tranh chống thực dân Pháp xâm lược, giành độc lập dân tộc Ủy ban nhân dân tỉnh đã lãnh đạo nhân dân Đồng Nai xây dựng căn cứ kháng chiến, xây dựng lực lượng vũ trang, phát động phong trào đấu tranh vũ trang, đấu tranh chính trị, đấu tranh binh vận,

5 Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ năm 1954, Đồng Nai nằm trong vùng tập kết, chuyển quân và căn cứ địa của miền Nam Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tiếp tục lãnh đạo nhân dân đấu tranh chống Mỹ - Ngụy, giành độc lập, thống nhất đất nước

Giai đoạn từ năm 1975 đến nay Sau ngày giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tiếp tục lãnh đạo nhân dân xây dựng và phát triển tỉnh nhà Ủy ban nhân dân tỉnh đã lãnh đạo nhân dân Đồng Nai thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược: xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc

Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ và nhân dân tỉnh Đồng Nai, Ủy ban nhân dân tỉnh đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong phát triển kinh tế xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội - Đồng Nai đã trở thành một trong những tỉnh phát triển năng động của vùng Đông Nam Bộ và cả nước

Một số dấu mốc quan trọng trong lịch sử hình thành UBND Đồng Nai: • Ngày 23 tháng 9 năm 1945, Ủy ban Hành chính Nam Kỳ được giải tán

Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai được thành lập, do đồng chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch

• Ngày 27 tháng 10 năm 1945, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai ra Nghị quyết thành lập Quân khu 7

• Ngày 23 tháng 10 năm 1946, Ủy ban nhân dân Cách mạng lâm thời tỉnh Đồng Nai ra Nghị quyết thành lập Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai

• Ngày 19 tháng 5 năm 1954, Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai ra Nghị quyết về việc giải thể Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Đồng Nai

6 • Ngày 20 tháng 7 năm 1954, Ủy ban nhân dân cách mạng lâm thời tỉnh

Đồng Nai được thành lập, do đồng chí Lê Văn Đằng làm Chủ tịch • Ngày 20 tháng 7 năm 1976, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai được thành

lập, do đồng chí Đặng Văn Thơm làm Chủ tịch

Trải qua hơn 70 năm xây dựng và phát triển, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai đã có những đóng góp to lớn trong công cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước và xây dựng, phát triển tỉnh nhà Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tiếp tục phát huy truyền thống đoàn kết, năng động, sáng tạo, phấn đấu xây dựng Đồng Nai trở thành tỉnh phát triển toàn diện, bền vững, là đầu tàu kinh tế của vùng Đông Nam Bộ và cả nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND tỉnh Đồng Nai

Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1.2.1 Chức năng

• Lãnh đạo, quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai theo quy định của pháp luật

• Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thực hiện cácvăn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên

• Tham mưu, đề xuất với Hội đồng nhân dân tỉnh về quyết định các vấn đề quan trọng của tỉnh

1.2.2 Nhiệm vụ

• Quảnlý, điều hành hoạt động của các sở, ban, ngành, Ủyban nhân dân cấphuyện,cấp xã vàcácđơn vị hànhchính sự - nghiệp thuộc tỉnh • Xâydựng, trìnhHội đồng nhân dân tỉnh quyết định quy hoạch, kế hoạch

phát triển kinh tế - xã hội, ngânsách,phân bổ ngânsách,kế hoạch sử dụng đất, quy hoạch đô thị, quy hoạch xây dựng, quy hoạch sử dụng tài nguyên, qu hoạch ngành, y lĩnh vựctrênđịa bàn tỉnh

7 • Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm -

quốc phòng, anninh, đối ngoại trên địa bàn tỉnh

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục,thể thao,dulịch, tế, dân số, lao động, y việc làm,bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ môi trường, phòng, chống thiên tai, ứng phó với biến đổi khí hậu, an toàn thực phẩm, trên địa bàn tỉnh

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về nội vụ, tư pháp, kế hoạch, tài chính, ngân sách, quản lý tài sản nhà nước, đầu tư,xây dựng, giaothông,vận tải, nông nghiệp,lâmnghiệp, thủy lợi, công thương, thương mại, du lịch, trênđịa bàn tỉnh.

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo,xử lý vi phạm hành chính, bảo vệ chính quyền, bảo vệ dân phố, phòngcháy chữa cháy,phòngchống lụt bão, cứu nạncứuhộ, anninh trật tự, antoàngiaothông, trênđịa bàntỉnh.

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác về đối nội, đối ngoại, cải cách hành chính, trên địa bàn tỉnh

1.2.3 Quyền hạn

• Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh • Ban hành quyết định, chỉ thị, quy định, hướng dẫn về các lĩnh vực thuộc

phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh

• Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấptrên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm - quốc phòng, anninh, đối ngoại trên địa bàn tỉnh

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ, văn hóa,thông tin, thể dục,thể thao,dulịch, tế, dân số, lao động, y việc làm,bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ môi trường, phòng, chống thiên tai, ứng phó với biến đổi khí hậu, an toàn thực phẩm, trên địa bàn tỉnh

8 • Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về nội vụ, tư pháp, kế hoạch, tài chính, ngân sách, quản lý tài sản nhà nước, đầu tư,xây dựng, giaothông,vận tải, nông nghiệp,lâmnghiệp, thủy lợi, công thương, thương mại, du lịch, trênđịa bàn tỉnh.

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo,xử lý vi phạm hành chính, bảo vệ chính quyền, bảo vệ dân phố, phòngcháy chữa cháy,phòngchống lụt bão, cứu nạncứuhộ, anninh trật tự, antoàngiaothông, trênđịa bàntỉnh.

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác về đối nội, đối ngoại, cải cách hành chính, trên địa bàn tỉnh

Tiểu kết chương I

Tổng kết về lịch sử hình thành, trình bày khái quát các chức năng quyền hạn của từng bộ phận Đây là cơ sở triển khai chương II trách nhiệm văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Đồng Nai

9

CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

ĐỒNG NAI 2.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị

2.1.1 Liên hệ nơi đ n ti p nh n chuy n công tácế ế ậ ế

- Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác Việc liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những công tác quan trọng trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác Việc liên hệ này giúp đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.Nội dung liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác bao gồm: Thông báo về thời gian, địa điểm, thành phần đoàn công tác, lịch trình làm việc, các nội dung cần trao đổi, thảo luận, các yêu cầu về phương tiện đi lại, lưu trú, ăn uống,

• Các phương thức liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác:

- Gọi điện thoại: Đây là phương thức liên hệ nhanh chóng và thuận tiện nhất Khi gọi điện thoại, cần cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi công tác để người nhận cuộc gọi có thể nắm được tình hình và chuẩn bị chu đáo

- Gửi email: Gửi email là phương thức liên hệ được sử dụng phổ biến hiện nay Khi gửi email, cần viết email ngắn gọn, súc tích, nêu rõ nội dung cần liên hệ

- Gửi thư: Gửi thư là phương thức liên hệ truyền thống nhưng vẫn được sử dụng trong một số trường hợp Khi gửi thư, cần viết thư rõ ràng, đầy đủ thông tin và gửi thư sớm để đảm bảo người nhận có thời gian chuẩn bị

- Thời gian liên hệ: Nên liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác trước khi khởi hành ít nhất 2 tuần để đảm bảo có đủ thời gian chuẩn bị

10 - Trách nhiệm liên hệ: Trách nhiệm liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác thuộc về người đi công tác hoặc người quản lý Người đi công tác có thể tự liên hệ hoặc nhờ người quản lý liên hệ • Một số lưu khi liên hệ nơi ý đến tiếp nhận chuyến đi công tác:

- Khi liên hệ, cần cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi công tác để người nhận cuộc gọi có thể nắm được tình hình và chuẩn bị chu đáo - Nên thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn khi liên hệ

- Nên kiểm tra lại thông tin sau khi liên hệ để đảm bảo không có sai sót Với việc liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến đi công tác một cách chu đáo, chuyến đi công tác của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao 2.1.2 Chu n bẩ ị nội dung chuyến đi công tác

Chuẩn bị nội dung chuyến công tác là một trong những công tác quan trọng trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác Việc chuẩn bị nội dung chuyến công tác giúp đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra đúng kế hoạch, đạt được hiệu quả cao

Nội dung cần chuẩn bị cho chuyến công tác bao gồm:

• Mục đích chuyến công tác: Là yếu tố quan trọng nhất cần xác định trước khi chuẩn bị nội dung chuyến công tác Mục đích chuyến công tác sẽ quyết định các nội dung khác cần chuẩn bị

• Lịch trình chuyến công tác: Bao gồm thời gian, địa điểm, các hoạt động, cuộc họp, cần thực hiện trong chuyến công tác Lịch trình chuyến công tác cần được sắp xếp hợp lý, khoa học để đảm bảo chuyến đi công tác diễn ra đúng kế hoạch

• Các nội dung cần trao đổi, thảo luận: Là những nội dung quan trọng cần được chuẩn bị trước khi chuyến công tác diễn ra Việc chuẩn bị nội dung này sẽ giúp người đi công tác có thể trao đổi, thảo luận hiệu quả hơn trong chuyến công tác