Vì vậy, vai trò của Nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trongcông tác hoạch định nhân sự của tổ chức.Qua quá trình kiến tập tại Công ty thì tôi thấy được trong những năm gần đâyCông ty
lOMoARcPSD|38594337 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .2 4 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng .2 5 Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .3 1.1 Hệ thống khái niệm 3 1.1.1 Khái niệm về nhân sự 3 1.1.2 Khái niệm hoạch định nhân sự 3 1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự .3 1.3 Phân loại hoạch định nhân sự .4 1.4 Căn cứ hoạch định nhân sự 5 1.5 Nội dung hoạch định nhân sự 6 1.5.1 Mục tiêu về số lượng nhân sự 6 1.5.2 Mục tiêu về trình độ nhân sự 11 1.5.3 Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp 12 1.5.4 Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp .12 1.5.5 Mục tiêu về độ tuổi, giới tính 13 Tiểu kết chương 1 13 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM SỨ THANH HÀ 14 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà .14 2.1.1 Giới thiệu vài nét về Công ty 14 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà và phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp 16 2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà 16 2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 16 2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu .17 2.2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp .18 2.2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 18 2.2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự .19 2.2.3.3 Bố trí, sử dụng nhân sự 20 2.2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 21 2.2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự .22 2.2.4 Vai trò tổ chức thực hiện mục tiêu 24 Tiểu kết chương 2 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .26 3.1 Nhận xét, đánh giá .26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Hạn chế 27 3.1.3 Nguyên nhân 27 3.2 Giải pháp .28 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Tiểu kết chương 3 31 PHẦN KẾT LUẬN 32 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Chú thích HCNS Hành chính Nhân sự CNH - HĐH Công nghiệp hóa hiện đại hóa Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Trong thời đại hiện nay, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp có thể được quyết định bởi nguồn nhân lực Bởi nguồn nhân lực có vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt với sự thay đổi, mở rộng về quy mô sản xuất, phát triển thêm những sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ thì nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp cũng thay đổi theo Chính vì thế, doanh nghiệp phải có những hoạch định để có thể xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với chính doanh nghiệp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự Để có thể cải thiện tình trạng nhân sự trong cơ quan, tổ chức thì phải đưa ra được những phương án, kế hoạch cho nguồn nhân sự về cả ngắn hạn và dài hạn Phải quan tâm đến công tác hoạch định của tổ chức bởi sự tồn vong và phát triển của tổ chức được đánh giá qua kết quả hoạt động của tổ chức qua nhiều thời kỳ, mà trong đó khâu hoạch định là bước đi tiền đề để tạo nên sự thành công đó Văn phòng có chức năng tham mưu giúp việc, đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo tổ chức Vì vậy, vai trò của Nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công tác hoạch định nhân sự của tổ chức Qua quá trình kiến tập tại Công ty thì tôi thấy được trong những năm gần đây Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà đã thực hiện triển khai nhiều chương trình, kế hoạch liên quan đến phát triển nhân sự của tổ chức Vì vậy, tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà” để làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận này 2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà, để từ đó đánh giá tình hình thực hiện công tác và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty Về phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà - Thời gian: Giai đoạn 2018 - 2022 1 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Bài tiểu luận này tập trung nghiên cứu và khảo sát về công tác hoạch định nhân sự, đồng thời đánh giá thực trạng vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà Để thấy được vai trò quan trọng của Nhà quản trị văn phòng cũng như công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Từ đó đưa ra những giải pháp giúp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng 4 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng Trong đề tài này, tôi tập trung sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp tư liệu (nghiên cứu tài liệu sưu tầm trên mạng Internet, sách, ) - Phương pháp khảo sát thực tế (khảo sát tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà, Phú Thọ trong thời gian kiến tập) - Phương pháp so sánh, phân tích và tổng hợp để làm rõ các nội dung trong đề tài 5 Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được kết cấu gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự Chương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 1.1 Hệ thống khái niệm 1.1.1 Khái niệm về nhân sự *Khái niệm “nhân sự” - Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân “Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì” - Theo tác giả Hương Huy “Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả mọi người thực hiện các hoạt động của tổ chức” *Khái niệm “Nhân sự trong văn phòng” “Nhân sự của văn phòng bao gồm toàn bộ các cá nhân tham gia thực hiện các công việc và nằm trong cơ cấu tổ chức của văn phòng” 1.1.2 Khái niệm hoạch định nhân sự Hoạch định nhân sự là một quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân sự Nhằm đưa ra những kế hoạch để đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng thời điểm” Từ đây chúng ta có thể hiểu khái niệm về hoạch định nhân sự trong văn phòng => Hoạch định nhân sự trong văn phòng là tiến trình xây dựng, triển khai thực hiện hàng loạt các kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo rằng văn phòng sẽ có đúng số lượng, chất lượng nhân sự được bố trí đúng chỗ và đúng thời điểm 1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự - Công tác hoạch định nhân sự giúp tổ chức thấy được nhu cầu nguồn nhân sự phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh dài hạn, từ đó đảm bảo mục đích sắp xếp đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết, giúp tổ chức luôn sẵn sàng có đủ nhân lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với mọi thay đổi trên thị trường 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 - Hoạch định nhân sự còn có tác dụng gắn bó, xây dựng mối quan hệ tốt giữa nguồn nhân sự và tổ chức - Hoạch định nhân sự giúp tổ chức luôn ở trong trạng thái chủ động, gắn kết các hoạt động quản trị nhân sự lại với nhau: liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, đãi ngộ,… - Hoạch định nhân sự cho phép dự tính được hiệu quả kinh tế của tiến trình đầu tư vào nguồn nhân sự Gắn với một nội dung, công đoạn hoạch định là một chính sách trong tương lai, tương ứng với việc đã tăng thêm hoặc giảm đi một khoản chi phí và đồng thời với việc thêm hay giảm đi một phần lợi nhuận - Hoạch định nhân sự giúp cho tổ chức chủ động đánh giá thấy được các khó khăn và tìm giải pháp khắc phục đúng đắn; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tiếp vào quá trình hoạch định chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực bên trong tổ chức - Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp - Hoạch định nguồn nhân sự ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp 1.3 Phân loại hoạch định nhân sự Hoạch định nguồn nhân lực có thể tiếp cận với các mức thời hạn khác nhau: - Hoạch định dài hạn: Còn gọi là hoạch định chiến lược nhân lực hay hoạch định theo xu hướng lâu dài, là xác định nhu cầu nhân lực trên 5 năm (ví dụ như các tổ chức có qui mô lớn, đặc thù; kế hoạch nguồn nhân sự của các trường đại học, bệnh viện…) - Hoạch định trung hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với một sự biến động mà chúng ta có thể tiên đoán được xu hướng xảy ra trong khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm (ví dụ như kế hoạch sản phẩm theo đơn đặt hàng, dự án công trình giao thông, xây dựng, cầu đường, sự biến động của kinh tế, chính trị…) - Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với những thay đổi có thể tiên đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong khoảng thời gian dưới một năm (ví dụ 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 như Tết Nguyên Đán, Trung Thu, mùa thu hoạch nguyên liệu như rau quả, lương thực, thực phẩm…) 1.4 Căn cứ hoạch định nhân sự Trước khi đưa ra các quyết định về hoạch định nhân sự, Nhà quản trị văn phòng có thể dựa vào các căn cứ hoạch định nhân sự để có thể xác định nhân sự cho doanh nghiệp của mình Có một số căn cứ để hoạch định nhân sự như sau: - Căn cứ qua xác định số lượng nhân sự trong văn phòng Để có thể xác định số lượng nhân sự trong văn phòng, có thể dựa vào các yếu tố sau: + Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của văn phòng + Căn cứ vào định mức biên chế được giao + Căn cứ vào khối lượng công việc trong thực tế và tương lai + Căn cứ vào chất lượng nguồn nhân sự - Căn cứ để xác định trình độ nhân sự trong văn phòng Để xác định trình độ nhân sự thì chúng ta có thể căn cứ vào các yếu tố sau: Căn cứ vào vị trí công tác; căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc; căn cứ vào định hướng phát triển của cơ quan, tổ chức, căn cứ vào quy định của Nhà nước (đối với khối cơ quan Nhà nước), căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc + Căn cứ để xác định kỹ năng nhân sự trong văn phòng cần có: Vị trí công tác (quản lý hay nhân viên) Tính chất công việc Kỹ năng nghề nghiệp lại là một yêu cầu khác đối với nhân sự, kỹ năng nghề nghiệp và trình độ đào tạo nhiều khi không đồng nhất với nhau vì kỹ năng nghề nghiệp có nhiều điểm chung với kinh nghiệm công tác Kỹ năng chính là khả năng thực hành, xử lý công việc Người có kỹ năng tốt là người xử lý công việc chính xác, hiệu quả và nhanh chóng Mục tiêu kỹ năng nghề nghiệp đỏi hỏi người lao động có kinh nghiệm thực tế tốt phù hợp với vị trí công tác – đáp ứng tốt yêu cầu và mang lại hiệu quả cao trong công việc – nâng cao khả năng hoàn thành tốt nhất công việc 5 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Ở nhiều vị trí công tác khác nhau, cơ quan khác nhau yêu cầu về kỹ năng cũng khác nhau, thông thường kỹ năng nghề nghiệp được đánh giá ngay khi tiến hành làm bài test trong quá trình tuyển dụng nhân sự - Căn cứ hoạch định nhân sự thông qua thái độ, ý thức nghề nghiệp: + Căn cứ vào thành tích rèn luyện trong quá trình học tập; + Căn cứ vào thành tích làm việc tại các cơ quan trước; + Căn cứ vào đánh giá của các cơ quan đã từng sử dụng nhân sự; - Căn cứ để xác định độ tuổi, giới tính của nhân sự trong văn phòng + Quy định của pháp luật + Vị trí đảm nhiệm (quản lý hay nhân viên); + Tính chất, đòi hỏi của công việc; + Tính phù hợp với văn hoá tổ chức 1.5 Nội dung hoạch định nhân sự 1.5.1 Mục tiêu về số lượng nhân sự - Số lượng thực tại của cán bộ văn phòng là bao nhiêu? - Số lượng thực tại có phù hợp với quy mô của văn phòng, quy mô của cơ quan hay chưa? - Số lượng hiện tại có đáp ứng được công việc của văn phòng hay không? - Trong thời gian tới, nếu tổ chức phát triển về quy mô thị số lượng cán bộ của văn phòng phải là bao nhiêu? - Trong thời gian tới, nếu cơ quan sáp nhập hay thu nhỏ về quy mô thì số lượng cán bộ của văn phòng phải là bao nhiêu? Ví dụ: Trong thời gian tới Học viện Hành Chính quốc gia sát nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì quy mô cơ quan sẽ được thay đổi, khi đó nhân sự trong văn phòng cũng sẽ có sự xáo trộn và việc chúng ta sẽ phải bố trí nhân sự như thế nào cho hợp lý? a) Xác định cầu nhân sự 6 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 *Cơ sở xác định cầu nhân sự Kỹ thuật để xác định cầu nhân sự cần phải dựa vào phân tích môi trường trong và ngoài tổ chức Những thông tin đó có được sẽ cho thấy: - Những dự đoán về kinh tế thị trường trong tương lai ảnh hưởng đến mức độ cầu của thị trường về sản phẩm của tổ chức, những yêu cầu mới đối với sản phẩm hàng hóa, dịch vụ mà tổ chức cung ứng từ đó dự đoán về khối lượng công việc cần thực hiện trong các giai đoạn khác nhau - Những dự đoán về mức độ trang bị trang thiết bị, những thay đổi về công nghệ, kỹ thuật; những thay đổi trong cải tiến bộ máy tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc; những kế hoạch đầu tư (cải tiến công nghệ, thù lao và phúc lợi lao động, các chế độ động viên, tạo động lực, thu hút nhân tài…) - Ngoài ra là những dự đoán mức lao động tiên tiến dự kiến được xây dựng và áp dụng; các chế độ sử dụng thời gian lao động được áp dụng và tỷ lệ thời gian lao động của người lao động có thể cung ứng cho tổ chức… Những thông tin có thể cho thấy khả năng thay đổi của năng suất lao động ở các thời điểm trong tương lai Có nhiều phương pháp xác định khác nhau nhưng thông thường các phương pháp phân tích định lượng được chú ý nhiều hơn như là phương pháp phân tích xu hướng hay phương pháp phân tích tương quan *Các phương pháp xác định cầu nhân sự 1 Phương pháp dự đoán của chuyên gia: Phương pháp này dựa vào, kinh nghiệm, suy đoán và sự cảm nhận và đánh giá của các chuyên gia hoặc một nhóm các chuyên gia Cơ sở cho sự đánh giá đó là căn cứ vào các chỉ số kinh tế và lực lượng lao động của doanh nghiệp, cơ quan hiện tại Các bước thực hiện như sau: - Vấn đề được đưa ra cho một nhóm chuyên viên dưới dạng bảng vấn lục, yêu cầu họ cho biết các giải pháp - Mỗi chuyên viên điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức - Kết quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo bảng vấn lục mới được hiệu đính lại và rõ ràng hơn 7 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)