Khảo sát,đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhânsự tại công ty cổ phần gốm sứ thanh hà

Vì vậy, vai trò của Nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trongcông tác hoạch định nhân sự của tổ chức.Qua quá trình kiến tập tại Công ty thì tôi thấy được trong những năm gần đâyCông ty

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 3

1.1 Hệ thống khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm về nhân sự 3

1.1.2 Khái niệm hoạch định nhân sự 3

1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự 3

1.3 Phân loại hoạch định nhân sự 4

1.4 Căn cứ hoạch định nhân sự 5

1.5 Nội dung hoạch định nhân sự 6

1.5.1 Mục tiêu về số lượng nhân sự 6

1.5.2 Mục tiêu về trình độ nhân sự 11

1.5.3 Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp 12

1.5.4 Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp 12

1.5.5 Mục tiêu về độ tuổi, giới tính 13

Tiểu kết chương 1 13

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM SỨ THANH

HÀ 14

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà 14

2.1.1 Giới thiệu vài nét về Công ty 14

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 15

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà và phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp 16

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà 16

2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 16

2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 17

2.2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 18

2.2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 18

2.2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự 19

2.2.3.3 Bố trí, sử dụng nhân sự 20

2.2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 21

2.2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 22

2.2.4 Vai trò tổ chức thực hiện mục tiêu 24

Tiểu kết chương 2 25

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 26

3.1 Nhận xét, đánh giá 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Hạn chế 27

3.1.3 Nguyên nhân 27

3.2 Giải pháp 28

Tiểu kết chương 3 31 PHẦN KẾT LUẬN 32 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại hiện nay, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp có thểđược quyết định bởi nguồn nhân lực Bởi nguồn nhân lực có vai trò đặc biệt quantrọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt với sự thay đổi, mở rộng vềquy mô sản xuất, phát triển thêm những sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ thì nhucầu nhân lực của doanh nghiệp cũng thay đổi theo Chính vì thế, doanh nghiệp phải cónhững hoạch định để có thể xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với chính doanhnghiệp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự Để có thể cải thiện tình trạngnhân sự trong cơ quan, tổ chức thì phải đưa ra được những phương án, kế hoạch chonguồn nhân sự về cả ngắn hạn và dài hạn Phải quan tâm đến công tác hoạch định của

tổ chức bởi sự tồn vong và phát triển của tổ chức được đánh giá qua kết quả hoạt độngcủa tổ chức qua nhiều thời kỳ, mà trong đó khâu hoạch định là bước đi tiền đề để tạonên sự thành công đó Văn phòng có chức năng tham mưu giúp việc, đảm bảo hậu cầncho lãnh đạo tổ chức Vì vậy, vai trò của Nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trongcông tác hoạch định nhân sự của tổ chức

Qua quá trình kiến tập tại Công ty thì tôi thấy được trong những năm gần đâyCông ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà đã thực hiện triển khai nhiều chương trình, kế

hoạch liên quan đến phát triển nhân sự của tổ chức Vì vậy, tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân

sự tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà” để làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu

luận này

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sự tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà, để từ đó đánh giá tình hình thựchiện công tác và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị vănphòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty

Về phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà

- Thời gian: Giai đoạn 2018 - 2022

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Bài tiểu luận này tập trung nghiên cứu và khảo sát về công tác hoạch định nhân

sự, đồng thời đánh giá thực trạng vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổphần Gốm sứ Thanh Hà Để thấy được vai trò quan trọng của Nhà quản trị văn phòngcũng như công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Từ đó đưa ra những giải pháp giúpnâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng

4 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Trong đề tài này, tôi tập trung sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp tư liệu (nghiên cứu tài liệu sưu tầm trên mạng Internet, sách, )

- Phương pháp khảo sát thực tế (khảo sát tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà, PhúThọ trong thời gian kiến tập)

- Phương pháp so sánh, phân tích và tổng hợp để làm rõ các nội dung trong đề tài

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự

Chương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tạiCông ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

1.1 Hệ thống khái niệm

1.1.1 Khái niệm về nhân sự

*Khái niệm “nhân sự”

- Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân “Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá

nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì”

- Theo tác giả Hương Huy “Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả mọi ngườithực hiện các hoạt động của tổ chức”

*Khái niệm “Nhân sự trong văn phòng”

“Nhân sự của văn phòng bao gồm toàn bộ các cá nhân tham gia thực hiện các côngviệc và nằm trong cơ cấu tổ chức của văn phòng”

1.1.2 Khái niệm hoạch định nhân sự

Hoạch định nhân sự là một quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu

về nhân sự Nhằm đưa ra những kế hoạch để đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúngviệc, đúng thời điểm”

Từ đây chúng ta có thể hiểu khái niệm về hoạch định nhân sự trong văn phòng

=> Hoạch định nhân sự trong văn phòng là tiến trình xây dựng, triển khai thực hiệnhàng loạt các kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo rằng văn phòng sẽ có đúng số lượng,chất lượng nhân sự được bố trí đúng chỗ và đúng thời điểm

1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự

- Công tác hoạch định nhân sự giúp tổ chức thấy được nhu cầu nguồn nhân sự phục vụcho hoạt động sản xuất kinh doanh dài hạn, từ đó đảm bảo mục đích sắp xếp đúngngười đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết, giúp tổ chức luôn sẵn sàng có đủ nhânlực phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với mọi thayđổi trên thị trường

- Hoạch định nhân sự còn có tác dụng gắn bó, xây dựng mối quan hệ tốt giữa nguồnnhân sự và tổ chức.

- Hoạch định nhân sự giúp tổ chức luôn ở trong trạng thái chủ động, gắn kết các hoạtđộng quản trị nhân sự lại với nhau: liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, đãingộ,…

- Hoạch định nhân sự cho phép dự tính được hiệu quả kinh tế của tiến trình đầu tư vàonguồn nhân sự Gắn với một nội dung, công đoạn hoạch định là một chính sách trongtương lai, tương ứng với việc đã tăng thêm hoặc giảm đi một khoản chi phí và đồngthời với việc thêm hay giảm đi một phần lợi nhuận

- Hoạch định nhân sự giúp cho tổ chức chủ động đánh giá thấy được các khó khăn vàtìm giải pháp khắc phục đúng đắn; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại vàđịnh hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lýtrực tiếp vào quá trình hoạch định chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồnnhân lực bên trong tổ chức

- Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến độngnhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp

- Hoạch định nguồn nhân sự ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp

1.3 Phân loại hoạch định nhân sự

Hoạch định nguồn nhân lực có thể tiếp cận với các mức thời hạn khác nhau:

- Hoạch định dài hạn: Còn gọi là hoạch định chiến lược nhân lực hay hoạch định theo

xu hướng lâu dài, là xác định nhu cầu nhân lực trên 5 năm (ví dụ như các tổ chức cóqui mô lớn, đặc thù; kế hoạch nguồn nhân sự của các trường đại học, bệnh viện…)

- Hoạch định trung hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với một sự biến động mà

chúng ta có thể tiên đoán được xu hướng xảy ra trong khoảng thời gian từ trên 1 nămđến dưới 5 năm (ví dụ như kế hoạch sản phẩm theo đơn đặt hàng, dự án công trìnhgiao thông, xây dựng, cầu đường, sự biến động của kinh tế, chính trị…)

- Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với những thay đổi có thể tiênđoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong khoảng thời gian dưới một năm (ví dụ

như Tết Nguyên Đán, Trung Thu, mùa thu hoạch nguyên liệu như rau quả, lương thực,thực phẩm…)

1.4 Căn cứ hoạch định nhân sự

Trước khi đưa ra các quyết định về hoạch định nhân sự, Nhà quản trị văn phòng

có thể dựa vào các căn cứ hoạch định nhân sự để có thể xác định nhân sự cho doanhnghiệp của mình Có một số căn cứ để hoạch định nhân sự như sau:

- Căn cứ qua xác định số lượng nhân sự trong văn phòng

Để có thể xác định số lượng nhân sự trong văn phòng, có thể dựa vào các yếu tố sau:+ Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của văn phòng

+ Căn cứ vào định mức biên chế được giao

+ Căn cứ vào khối lượng công việc trong thực tế và tương lai

+ Căn cứ vào chất lượng nguồn nhân sự

- Căn cứ để xác định trình độ nhân sự trong văn phòng

Để xác định trình độ nhân sự thì chúng ta có thể căn cứ vào các yếu tố sau: Căn

cứ vào vị trí công tác; căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc; căn cứ vào địnhhướng phát triển của cơ quan, tổ chức, căn cứ vào quy định của Nhà nước (đối vớikhối cơ quan Nhà nước), căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc

+ Căn cứ để xác định kỹ năng nhân sự trong văn phòng cần có:

 Vị trí công tác (quản lý hay nhân viên)

 Tính chất công việc

Kỹ năng nghề nghiệp lại là một yêu cầu khác đối với nhân sự, kỹ năng nghềnghiệp và trình độ đào tạo nhiều khi không đồng nhất với nhau vì kỹ năng nghề nghiệp

có nhiều điểm chung với kinh nghiệm công tác Kỹ năng chính là khả năng thực hành,

xử lý công việc Người có kỹ năng tốt là người xử lý công việc chính xác, hiệu quả vànhanh chóng

Mục tiêu kỹ năng nghề nghiệp đỏi hỏi người lao động có kinh nghiệm thực tếtốt phù hợp với vị trí công tác – đáp ứng tốt yêu cầu và mang lại hiệu quả cao trongcông việc – nâng cao khả năng hoàn thành tốt nhất công việc

Ở nhiều vị trí công tác khác nhau, cơ quan khác nhau yêu cầu về kỹ năng cũngkhác nhau, thông thường kỹ năng nghề nghiệp được đánh giá ngay khi tiến hành làmbài test trong quá trình tuyển dụng nhân sự.

- Căn cứ hoạch định nhân sự thông qua thái độ, ý thức nghề nghiệp:

+ Căn cứ vào thành tích rèn luyện trong quá trình học tập;

+ Căn cứ vào thành tích làm việc tại các cơ quan trước;

+ Căn cứ vào đánh giá của các cơ quan đã từng sử dụng nhân sự;

- Căn cứ để xác định độ tuổi, giới tính của nhân sự trong văn phòng

+ Quy định của pháp luật

+ Vị trí đảm nhiệm (quản lý hay nhân viên);

+ Tính chất, đòi hỏi của công việc;

+ Tính phù hợp với văn hoá tổ chức

1.5 Nội dung hoạch định nhân sự

1.5.1 Mục tiêu về số lượng nhân sự

- Số lượng thực tại của cán bộ văn phòng là bao nhiêu?

- Số lượng thực tại có phù hợp với quy mô của văn phòng, quy mô của cơ quan haychưa?

- Số lượng hiện tại có đáp ứng được công việc của văn phòng hay không?

- Trong thời gian tới, nếu tổ chức phát triển về quy mô thị số lượng cán bộ của vănphòng phải là bao nhiêu?

- Trong thời gian tới, nếu cơ quan sáp nhập hay thu nhỏ về quy mô thì số lượng cán bộcủa văn phòng phải là bao nhiêu?

Ví dụ: Trong thời gian tới Học viện Hành Chính quốc gia sát nhập với Trường Đại họcNội vụ Hà Nội thì quy mô cơ quan sẽ được thay đổi, khi đó nhân sự trong văn phòngcũng sẽ có sự xáo trộn và việc chúng ta sẽ phải bố trí nhân sự như thế nào cho hợplý?

a) Xác định cầu nhân sự

*Cơ sở xác định cầu nhân sự

Kỹ thuật để xác định cầu nhân sự cần phải dựa vào phân tích môi trường trong

và ngoài tổ chức Những thông tin đó có được sẽ cho thấy:

- Những dự đoán về kinh tế thị trường trong tương lai ảnh hưởng đến mức độ cầu củathị trường về sản phẩm của tổ chức, những yêu cầu mới đối với sản phẩm hàng hóa,dịch vụ mà tổ chức cung ứng từ đó dự đoán về khối lượng công việc cần thực hiệntrong các giai đoạn khác nhau

- Những dự đoán về mức độ trang bị trang thiết bị, những thay đổi về công nghệ, kỹ

thuật; những thay đổi trong cải tiến bộ máy tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu

quả công việc; những kế hoạch đầu tư (cải tiến công nghệ, thù lao và phúc lợi laođộng, các chế độ động viên, tạo động lực, thu hút nhân tài…)

- Ngoài ra là những dự đoán mức lao động tiên tiến dự kiến được xây dựng và áp

dụng; các chế độ sử dụng thời gian lao động được áp dụng và tỷ lệ thời gian lao độngcủa người lao động có thể cung ứng cho tổ chức… Những thông tin có thể cho thấykhả năng thay đổi của năng suất lao động ở các thời điểm trong tương lai

Có nhiều phương pháp xác định khác nhau nhưng thông thường các phươngpháp phân tích định lượng được chú ý nhiều hơn như là phương pháp phân tích xuhướng hay phương pháp phân tích tương quan

*Các phương pháp xác định cầu nhân sự

1 Phương pháp dự đoán của chuyên gia:

Phương pháp này dựa vào, kinh nghiệm, suy đoán và sự cảm nhận và đánh giácủa các chuyên gia hoặc một nhóm các chuyên gia Cơ sở cho sự đánh giá đó là căn cứvào các chỉ số kinh tế và lực lượng lao động của doanh nghiệp, cơ quan hiện tại

Các bước thực hiện như sau:

- Vấn đề được đưa ra cho một nhóm chuyên viên dưới dạng bảng vấn lục, yêu cầu họcho biết các giải pháp

- Mỗi chuyên viên điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức

- Kết quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo bảng vấn lụcmới được hiệu đính lại và rõ ràng hơn

- Các chuyên gia sẽ điền vào bảng vấn lục thứ hai Tiến trình cử như thế tiếp tục chođến khi họ đạt được sự nhất trí

- Ưu điểm của phương pháp này là các chuyên gia không được tiếp xúc trực tiếp vớinhau nên tránh được sự chi phối ý kiến của nhau, nể nang, ngại bất đồng quan điểm.Tuy nhiên phương pháp này trong nhiều trường hợp phải mất nhiều thời gian mới thuđược kết quả mong muốn;

- Bên cạnh phương pháp Delphi, người ta còn thường áp dụng phương pháp là kỹ thuậtnhóm trên danh nghĩa, có nghĩa là, ý kiến đánh giá của từng cá nhân được hướng dẫnbởi cả nhóm nhằm tìm ra được một quyết định chung nhất tổng hợp từ những ý kiến cánhân Phương pháp này loại bỏ vai trò độc tôn của một cá nhân trong dự đoán

2 Phương pháp xác định xu hướng

- Đây là phương pháp dự kiến dựa vào mối quan hệ sẵn có giữa các nhân tố liên quanđến công việc và chính công việc đó, ví dụ, mối liên quan giữa doanh số bán hàng vànhân viên bán hàng; giữa khối lượng sản phẩm và năng suất lao động và tổng số laođộng…

- Tuy nhiên, như chúng ta biết, tốc độ tăng của nguồn nhân lực không thể tăng cùngvới tốc độ tăng của doanh thu bán hàng hoặc khối lượng sản phẩm sản xuất mà phảităng ở tốc độ chậm hơn vì lý do: trình độ lành nghề của người lao động được nâng lên,môi trường sản xuất được cải thiện, năng suất lao động cao hơn

3 Phương pháp phân tích tương quan

- Thực chất của phương pháp này là xác định nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ

số giữa một đại lượng về qui mô công việc (ví dụ: số lượng sản phẩm hàng hóa – dịchvụ) và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng

- Phương pháp này ít chính xác do chưa tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng

nhân viên cũng như sự thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật, điều kiệnthực hiện công việc…

b) Xác định cung nhân sự

*Xác định cung nhân sự trong nội bộ tổ chức

- Cung nhân sự trong nội bộ tổ chức là lượng nhân sự tương ứng với mỗi chức danh

nhân sự mà tổ chức đã và đang có, hiện đang làm việc hoặc sẵn sàng làm việc cho tổchức khi cần

- Xác định cung nhân sự trong nội bộ tổ chức là việc làm cần thiết trước khi tiến hànhcân đối cung cầu nhân sự, kết hợp với phân tích cung cầu nhân sự từ bên ngoài để sẵnsàng hoạch định các chính sách nhân sự, đảm bảo cân bằng cung cầu nhân sự – đủnhân sự cho mọi kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Cơ sở xác định cung nhân sự trong nội bộ tổ chức: những thông tin phân tích hiệntrạng quản trị nhân sự, thông tin từ hồ sơ nhân sự, sơ đồ phản ánh khả năng thuyênchuyển, hồ sơ nhân viên cũ, lao động vệ tinh, lao động không thường xuyên…, thống

kê về tỉ lệ nghỉ việc hàng năm, về xu hướng nghỉ việc, lượng lao động đến tuổi nghỉhưu hàng năm, kế hoạch cán bộ nguồn, sơ đồ định vị nhân lực từng thời kỳ, kế hoạchphát triển sự nghiệp của nhân viên

- Phương pháp xác định cung nhân sự trong nội bộ tổ chức được áp dụng phổ biến làphương pháp thống kê phân tích Một số phương pháp khác được nhắc đến nhưphương pháp ước đoán, phương pháp biểu đồ thay thế hay phương pháp ma trậnchuyển đổi xác suất (mô hình Markov)… Mức độ chính xác của xác định cung nhânlực nội bộ phụ thuộc vào chất lượng quản lý thông tin nhân lực

*Xác định cung nhân lực bên ngoài cơ quan, tổ chức

- Cung nhân sự từ bên ngoài là lượng nhân sự ứng với mỗi chức danh nhân sự mà tổ

chức có thể thu hút từ thị trường lao động tương ứng với các nỗ lực từ các hoạt độngquản trị nhân lực có liên quan và một mực chi phí nhân công nhất định

- Cung nhân sự từ bên ngoài phụ thuộc vào mức độ sẵn có và đa dạng của loại lao

động cần tìm trên thị trường lao động, mức độ hoàn hảo của thị trường lao động, mức

độ phát triển của các dịch vụ hỗ trợ tìm việc làm hay tìm kiến nhân sự, các chính sách

về lao động của chính phủ, mức độ phát triển của ngành tạo sự khan hiếm của một loạilao động đặc thù nào đó, khả năng thu hút nhân lực từ các đổi thủ tiềm năng, khả năngcạnh tranh của cơ quan, tổ chức trong việc thu hút nhân lực (thù lao lao động, các chế

độ phúc lợi, vị thế của tổ chức, môi trường văn hóa của cơ quan,tổ chức…)

- Xác định cung nhân sự bên ngoài khó hơn nhiều so với xác định cung nhân sự nội

bộ Vì không những đối tượng xác định thường xuyên thay đổi mà phạm vi các yếu tốảnh hưởng lại nhiều hơn và khó nắm bắt hơn Phương pháp xác định chủ yếu vẫntương tự như xác định cung nhân sự nội bộ và có sử dụng kết hợp với phương phápphân tích tương quan

- Phân tích cung nhân sự từ bên ngoài sẽ giúp cho cơ quan, doanh nghiệp hoạch định

tốt hơn các chính sách để duy trì nguồn nhân lực sẵn có (ổn định cung nhân sự nội bộ)cũng như các chính sách đảm bảo cung nhân sự từ bên ngoài khi xảy ra tình trạng thiếuhụt lao động

Các trường hợp sau khi dự báo số lượng nhân sự

- Cung nhỏ hơn cầu

+ Đây là tình trạng mà lượng nhân sự cần có ở một, một số hoặc toàn bộ các chứcdanh công việc đang nhiều hơn lượng nhân sự có thể thực hiện công việc mà tổ chứcsẵn có Không có chức danh công việc nào đang thừa người thực hiện

+ Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là tổ chức cần duy trì lượng cung nhân sự hiện

có đồng thời thu hút bổ sung một lượng nhân sự tương ứng với yêu cầu đặt ra từ mỗicông việc để lấp chỗ thiếu hụt

+ Các hoạt động quản trị nhân sự được nhắc đến lúc này bao gồm: tuyển dụng, hợp

đồng lao động phụ, làm thêm giờ, sử dụng lao động thời vụ hay những hoạt động thiên

về thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc (thúc đẩy hơn so với khả năng đã xácđịnh), các hoạt động làm duy trì nhân lực như tiền lương – tiền công, phúc lợi laođộng, quan hệ nhân lực, văn hóa tổ chức

- Cung vượt quá cầu

+ “Cung vượt quá cầu” là tình trạng mà lượng nhân sự của tổ chức hiện đang có đang

nhiều hơn so với lượng nhân sự của tổ chức để thực hiện công việc ở một, một số hoặctoàn bộ các chức danh công việc Không có công việc nào thiếu người thực hiện.+ Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là xử lý như thế nào đối với lực lượng lao động

dư thừa để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hợp pháp, đồng thời duy trì thái độ tốt đẹp trongquan hệ đôi bên sau khi chấm dứt quan hệ lao động và đảm bảo sự yên tâm công táccho những người ở lại

+ Các hoạt động quản trị nhân sự được nhắc đến nhiều nhất lúc này là: tinh giản biênchế, giảm giờ làm, về hưu sớm, cho thuê (hợp đồng lao động phụ), nghỉ không lương.

Có nhiều hoạt động để tổ chức có thể lựa chọn, tuy nhiên đối đầu với trạng thái dưthừa nhân lực đòi hỏi tổ chức hết sức thận trọng và khôn khéo trong lựa chọn cũng nhưtriển khai thực hiện

1.5.2 Mục tiêu về trình độ nhân sự

Việc xác định mục tiêu về trình độ nhằm mục đích xác định trình độ và chuyênngành người lao động phù hợp với yêu cầu và tinh chất của công việc Ví dụ: Cónhững công việc chỉ yêu cầu trình độ trung cấp, cao đẳng đúng chuyên ngành, nhưngcũng chính những công việc đó ở một cơ quan khác lại đòi hỏi trình độ đại học hoặccao hơn Trình độ nhân sự cũng liên quan mật thiết đến lương và các phụ cấp nghề.Chính vì vậy cần xác định chính xác trình độ để tránh lãng phí nguồn nhân sự và bấtcông với người lao động

Mục tiêu về chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng:

- Mục tiêu về trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng

- Mục tiêu về trình độ học văn

- Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp

- Mục tiêu về kinh nghiệm làm việc

- Mục tiêu về thái độ, phong cách làm việc

Quá trình xác định các mục tiêu về chất lượng và trình độ của cán bộ văn phòngcần đảm bảo các mục tiêu trên phá phù hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan, vănphòng phải phù hợp với đặc điểm về ngành, lĩnh vực mà cơ quan hoạt động.

Trình độ nhân sự trong văn phòng được hiểu bao gồm cả trình độ học vấn vàtrình độ chuyên môn của người lao động Trình độ này phụ thuộc vào yêu cầu của vịtrí công tác trong văn phòng Mục tiêu: Văn phòng phải đảm bảo trình độ nhân sự đápứng tốt nhất yêu cầu của công việc, mang tới hiệu quả cao trong mọi hoạt động củavăn phòng

1.5.3 Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp

Kỹ năng nghề nghiệp là khả năng làm việc của một người đối với một lĩnh vực

cụ thể nào đó

Phát triển kỹ năng của nghề nghiệp được hiểu là phương châm và biện phápmang tính toàn diện, hệ thống về việc đào tạo lực lượng lao động Với những biểu hiệncủa kỹ năng, kỹ thuật trình độ nhất định Và nghề nghiệp trong đòi hỏi phát triển côngnghệ hay khoa học cần đến những kỹ năng phù hợp Đảm bảo với tính sáng tạo, hiệuquả và chuyên nghiệp Để họ có thể tiếp cận với công việc trong thị trường lao động.Cũng như mang đến các giá trị đóng góp khác biệt

1.5.4 Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp

a) Khái niệm:

Thái độ là cách mà bạn nghĩ, cảm nhận về ai đó, và thứ gì đó, cách mà bạn ứng

xử với ai đó, điều gì đó, cho thấy cách mà bạn nghĩ và cảm nhận

Vậy, thái độ nghề nghiệp có thể hiểu là cách mà bạn suy nghĩ, cảm nhận và ứng

xử với công việc Thái độ nghề nghiệp bao hàm đạo đức nghề nghiệp và bản chất conngười lao động

Trong các yêu cầu về nhân sự có lẽ yêu cầu về thái độ, và ý thức nghề nghiệpđược đánh giá cao nhất vì đây là yếu tố phản ánh nhiều bản chất của con người, còncác yếu tố như trình độ và kỹ năng nghề nghiệp có thể học tập và sửa đổi dễ dàng

Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp liên quan đến yếu tố đạo đức nghềnghiệp của người lao động Nó giúp người lao động luôn làm đúng với chức tránh, bổn

phận và lương tâm nghề nghiệp Bên cạnh đó, thái độ nghề nghiệp quyết định sự thăngtiến trong trình độ và cấp bậc – thành công với nghề nghiệp trong tương lai của ngườilao động.

1.5.5 Mục tiêu về độ tuổi, giới tính

Độ tuổi, và giới tính có ảnh hưởng tới:

- Sức lao động, thời gian công tác, khả năng thăng tiến của nhân sự;

- Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm làm việc của nhân sự;

- Tính phù hợp đối với mỗi vị trí công việc khác nhau trong văn phòng;

- Ngoại hình của người lao động

Mục tiêu: Văn phòng hướng tới đội ngũ nhân sự hiệu quả, năng động, giàu kinhnghiệm, nhiệt huyết và khả năng cống hiến lâu dài cho tổ chức

Độ tuổi và giới tính của người lao động rất quan trọng, với từng vị trí, loại hình

cơ quan khác nhau trong văn phòng đòi hỏi một lứa tuổi cũng có sự khác nhau Lứatuổi liên quan đến vẻ bề ngoài; liên quan đến kinh nghiệm làm việc; liên quan đến khảnăng hoàn thành công việc; liên quan tới khả năng hoà nhập với văn hoá doanhnghiệp; liên quan tới khả năng học tập và tiếp thu cái mới

Mục tiêu về độ tuổi, giới tính nhằm tìm kiếm sự phù hợp cao nhất giữa ngườilao động và vị trí công tác nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong qúa trình thực hiện côngviệc Điều này có lợi cho cả người lao động và đơn vị tuyển dụng

Ví dụ: Tuyển nhân viên cho vị trí lễ tân thì đòi hỏi ứng viên phải có ngoại hình ưanhìn, chiều cao 1m60 đổ lên, độ tuổi từ 20 đến 30 tuổi; còn đối với các công việc vệsinh, lái xe thì yêu cầu ứng viên phải khỏe mạnh tuổi dao động từ 30 – 55 tuổi, nam nữđều được

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, tôi đã trình bày và phân tích rõ về cơ sở lý luận của hoạch địnhnhân sự với nội dung trọng tâm là các khái niệm, vai trò, phân loại, căn cứ và nội dungcủa hoạch định nhân sự Đây là cơ sở để tôi triển khai nghiên cứu cho chương 2 của đềtài

CHƯƠNG 2

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM SỨ THANH HÀ

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà

2.1.1 Giới thiệu vài nét về Công ty

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM SỨ THANH HÀ

Mã số thuế: 2600322355

Địa chỉ: phố Phú Hà, phường Phong Châu, thị xã Phú Thọ, tỉnh Phú Thọ

Tên giao dịch: Thanh Ha Porcelain Joint Stock Company

Ngày cấp giấy phép: 16/12/2004

Ngày bắt đầu hoạt động: 06/12/2004

Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Thị xã Phú Thọ

Số điện thoại: (0210) 3821 318/ 382

Giám Đốc: Điêu Mạnh Hà (từ 2020 – đến nay)

Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà là doanh nghiệp tư nhân với vốn điều lệban đầu là 35 tỷ đồng Công ty được thành lập vào năm 1977 với tiền thân là Xínghiệp sứ Thanh Hà do UBND tỉnh Vĩnh Phú nay là tỉnh Phú Thọ quản lý Năm 1978,

xí nghiệp đầu tư xây nhà máy chuyên sản xuất sứ dân dụng, sản xuất chính là bát đĩa,

Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà”

Sau đó không lâu, Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà có tên giao dịch tiếngAnh là THANH HA CONSTREXIM JOINT STOCK COMPANY (Viết tắt: TH

CONSTREXIM) chính thức xuất hiện trên thị trường Hiện tại, lĩnh vực hoạt động củaCông ty chủ yếu là sản xuất, kinh doanh gạch Ceramic.

*Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà (Phụ lục 1)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty

Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà có một số chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn sau:

- Chức năng:

+ Tổ chức mua bán, sản xuất, phân phối sản phẩm: gạch Ceramic

+ Công ty còn có chức năng hợp tác đầu tư với các Công ty khác nhằm mở rộng thịtrường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh nhằm hướng tới mục đích: lợinhuận Công ty

+ Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động trong Công ty, từ đó đóng gópcho nguồn ngân sách nhà nước

+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế, nộpthuế,

- Quyền hạn:

+ Tự do tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký hợp đồng

+ Kinh doanh xuất, nhập khẩu

+ Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo quy định của pháp luật về lao động+ Khiếu nại, tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà và phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp

Cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 2)

Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp (Phụ lục 3)

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà

2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp thì thông tin đóng vai trò vô cùngquan trọng, nó làm ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của toàn Công ty Nhà quản trịvăn phòng như là một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt động của Công ty Làdoanh nghiệp kinh doanh, việc cung cấp thông tin quản lý cho lãnh đạo Công ty là rấtquan trọng, bởi nó quyết định đến doanh thu, đến sự phát triển chung của toàn Công ty.Chính vì thế công tác thu thập thông tin làm căn cứ cho hoạch định có tác động không

hề nhỏ đến hoạt động của Công ty, thông tin đầy đủ thì lãnh đạo có những chiến lượcđúng đắn, thông tin thiếu chính xác thì ảnh hưởng đến quyết định quản lý của lãnh đạorất nhiều Để làm tốt công tác thu thập thông tin cho lãnh đạo, Nhà quản trị văn phòngcần tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việcđảm bảo mọi yêu cầu của công tác nhân sự đáp ứng chất lượng hiệu quả công việc củaCông ty

Tại Công ty Cổ phần Gốm sứ Thanh Hà, không có phòng nhân sự riêng, chứcnăng quản lý nhân sự Công ty được phân công cho phòng Hành chính Nhân sự Tổnghợp Bởi vậy, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Tổng hợp có vai trò thu thập thôngtin làm căn cứ hoạch định nhân sự trong Công ty, tham mưu cho Ban Giám đốc tronghoạt động quản lý của Công ty Trưởng phòng sẽ giao cho nhân viên HCNS phụ trách

về vấn đề cán bộ, lao động để thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến các vấn

đề về nhân sự của Công ty như số lượng, chất lượng, tuổi tác, giới tính, trình độchuyên môn của nhân sự trong toàn Công ty Sau khi thu thập, phân tích, xử lý thôngtin liên quan tới nhân sự của các phòng ban, xưởng sản xuất của công ty, Trưởng

phòng sẽ trình lên cho Ban Giám đốc Công ty để phục vụ cho hoạt động quản lý nhân

sự của lãnh đạo nhằm hoàn thiện mục tiêu hoạch định nhân sự của Công ty Đồng thờiTrưởng phòng tiếp nhận các thông tin từ Ban Giám đốc, các thông tin này sẽ đượcTrưởng phòng truyền đạt phổ biến tới các phòng ban, nhân viên trong Công ty có liênquan để các cá nhân, đơn vị trong Công ty dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ củamình

2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Sau khi nghiên cứu kỹ càng cũng như nguồn như nguồn nhân lực hiện tại trongtoàn Công ty, việc đầu tiên mà Trưởng phòng cần phải làm là tổ chức thiết lập mụctiêu cho nguồn nhân sự sao cho phù hợp với Công ty, để đảm bảo hiệu quả công việc,tránh gây xáo trộn trong quá trình hoạt động

Trong mục tiêu hoạch định về số lượng nhân sự thì Trưởng phòng cần:

- Xác định được số lượng nhân sự được yêu cầu của công việc

- Dự kiến được thay đổi về quy mô cơ quan

- Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay thế

Trong mục tiêu hoạch định công tác tuyển dụng nhân sự thì Trưởng phòng cần:

- Lựa chọn được những nhân sự có chất lượng

- Lựa chọn được đủ số lượng người theo yêu cầu của cơ quan, có tính đến những biếnđộng về quy mô

Trong mục tiêu về hoạch định chất lượng, trình độ nhân sự:

- Đảm bảo trình độ học vấn và kỹ năng nghề nghiệp

- Đáp ứng được yêu cầu của công việc

- Có tác phong thái độ làm việc khoa học

Trên cơ sở các mục tiêu đã đưa ra Trưởng phòng cần xác định được các phươngpháp để đạt được các mục tiêu đó Khi xây dựng các kế hoạch, biện pháp để đạt đượcmục tiêu trong hoạch định nhân sự của Công ty, lãnh đạo phòng cần có sự phân côngcông việc và phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong Công ty với nhau Các kếhoạch có thể là ngắn hạn, dài hạn nhưng đều phải phù hợp với thực tế, đảm bảo tính