Tiểu luận khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của ubnd huyện núi thành

Đặc biệt là công cuộc cảicách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính vănphòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quảvà

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đãtận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ởTrường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS NguyễnHữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểuluận này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhấtnhưng bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được Em rấtmong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của emhoàn thiện hơn

Tiểu luận môn học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam kết toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan

Tiểu luận môn học

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH 4

1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

1.3 Chức năng nhiệm vụ 7

1.3.1 Chức năng 7

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

Tiểu kết 10

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 11

2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 11

2.2 Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 15

2.3 Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 16

2.4 Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 18

Tiểu kết 22

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 23

3.1 Nhận xét, đánh giá 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2 Nhược điểm 24

3.1.3 Nguyên nhân 24

3.1.3.1 Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 24

3.1.3.1 Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém 25

3.2 Các giải pháp 26

3.2.1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác 26

3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ hoạt động của UBND 26

Tiểu luận môn học

3.2.4 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu 27

3.2.5 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các cơ quan liên quan 27

3.2.6 Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc 27

3.2.7 Nghiêm túc thực hiện chế độ thông tin báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp 28

3.2.8 Người làm công tác văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật 28

3.2.9 Xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định và theo hướng chuyên môn hóa Luân chuyển công chức Văn phòng luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao 28

Tiểu kết 29

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

Tiểu luận môn học

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơquan nhà nước Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận nàygọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HC-TC, Phòng HC-QT)

Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa làsản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết địnhquản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại

Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải

có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệuquả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt là công cuộc cảicách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính vănphòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả

và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị

Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng,nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơquan, tổ chức đó

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đã đặt ra trongbài tiểu luận Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận được xácđịnh và giới hạn như sau:

Tiểu luận môn học

Mục tiêu nghiên cứu: tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của

văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” làm đề tài

tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng Tôi lựa chọn đề tài nàynhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thờiđưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định củaUBND huyện Núi Thành

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuốicùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạchđịnh

Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong

phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề ra những

giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBNDhuyện Núi Thành

Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích,

 Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng xây dựngchương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thôngtin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….;

 Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch địnhcủa cơ quan

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành

Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện NúiThành

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

Tiểu luận môn học

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành

Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam - ĐàNẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong khángchiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng:

“Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”

Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyếtđịnh số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:

- Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông

- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi

- Phía Tây giáp với huyện Trà My

- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ

- Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn

- Tổng diện tích: 533.0269 Km2

- Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người Có hai dân tộcchủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam Trà).Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánhbắt và nuôi trồng thủy sản Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luôn bám đất bámbiển làm giàu cho bản thân và quê hương

Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạtđộng Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và

cả nước

Tiểu luận môn học

- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá - xã hội;

- Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sựhuyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;

- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBNDhuyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liênquan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;

- Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu

sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyềncủa của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;

- Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử và

giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBNDhuyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương

Tiểu luận môn học

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành

1.3 Chức năng nhiệm vụ

1.3.1 Chức năng

UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND,

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa bàn huyện Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;

UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 UBND huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND huyện;

UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND xem xét và quyết định.

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản

lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện Đồng thời chỉ đạo hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các

xã, thị trấn;

Tiểu luận môn học

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.

nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch

vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;

bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét, quyết định;

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cẩp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở trong huyện;

chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác;

- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế

độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của chính phủ;

Tiểu luận môn học

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Tiểu luận môn học

Tiểu kết

Chương 1 là chương nêu khái quát về cơ cấu và hoạt động của UBND huyện Núi Thành vì thế nội dung của chương này chỉ xoay quanh cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành Thông qua các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của cơ quan.

Tiểu luận môn học

Chương 2 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.

.Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và hoạch định tác vụ, tác nghiệp.

2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,

để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác

Tiểu luận môn học

liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu

tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.

Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm

vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội , với đời sống chính trị - kinh

tế của đất nước.

Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Nhiều khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Các thõng tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.

Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin.

Nguồn thu thập thông tin bao gồm:

- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn gọi là công văn đi) Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu;

internet…;

Tiểu luận môn học

- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu….

Phương pháp lấy tin:

- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;

- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;

- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.

Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi

rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm khi cần thiết.

Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:

- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:

 Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo

nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị - xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán….;

 Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có

điểm khác biệt với những thông tin trước;

- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn,

có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.

Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội

Tiểu luận môn học