Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGBÁO CÁO THỰC TẬPNGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGLỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2019-2023CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH G
Tính cấp thiết của đề tài
Trong xã hội ngày nay, bất kỳ ai trong chúng ta với tư cách cá nhân hầu như không thể có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định quan trọng Để lấy được ý kiến của nhiều cá nhân cùng một lúc, phương pháp tốt nhất là tổ chức các cuộc hội họp Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội để các thành viên trong công ty thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định. Hội họp, hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người bày tỏ quan điểm thảo luận, đóng góp ý kiến giúp người lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của toàn bộ công ty Doanh nghiệp cũng dựa vào các thành viên để cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét Qua hội họp, hội nghị một số quyết định mới được ban hành, một số quan điểm và ý tưởng sáng tạo mới được thừa nhận Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quá trình quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng vào công tác tổ chức hội họp nên vẫn còn những tồn tại hạn chế Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp, tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức hội họp văn phòng của công ty cổ phần Uni HoàngYến”.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu về lý luận và thực tiễn công tác tổ chức hội họp Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân trong công tác tổ chức hội họp của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức hội họp của Công ty Cổ phầnUni Hoàng Yến
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức các cuộc hội họp trong Công ty
Cổ phần Uni Hoàng Yến
+ Không gian: Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
+ Thời gian: Từ năm 2023 đến nay.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Hiểu được tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến nói chung và các phòng ban của công ty nói riêng, thấy được vai trò của việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Từ đó, rút ra những phản hồi và đánh giá về ưu và nhược điểm của việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Đề xuất các giải yếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp tại Công ty Cổ phần UniHoàng Yến.
Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
Công tác văn phòng và nghiệp vụ văn phòng từ lâu đã được nhiều tác giả nghiên cứu như: Quản trị học (1998) của tác giả Nguyễn Hải Sản- Nxb thống kê; Mike Harvey “Quản trị hành chính văn phòng” (Cao Xuân Đỗ dịch)- Nxb thống kê (1996); “Quản lý hành chính” (2004)- Nxb Lý luận chính trị đã đề cập đến việc quản lý hành chính nhà nước, cơ cấu tổ chức cũng như chức năng và nhiệm vụ của bộ máy hành chính.
Tác giả Vương Hoàng Tuấn “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (2000) - Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính văn phòng Trong cuốn “Lý luâ ̣n và phương pháp công tác văn phòng” - Nxb Đại học Quốc gia Hà Nô ̣i đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức
Ngoài ra, còn có nhiều bài khóa luận, tiểu luận khác đề cập về vấn đề này như: “Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Lạng Sơn”; Luận văn thạc sĩ “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác hành chính văn phòng tại công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam”; Bài tiểu luận khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty sản xuất thương mại HàNội; Khóa luận tốt nghiệp “Công tác tổ chức các cuôc hội họp tại văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” và nhiều bài nghiên cứu khác.
Phương nghiên cứu
Để thực hiện báo cáo, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu lịch sử: Phương pháp này được vận dụng để tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
- Điều tra khảo sát lấy ý kiến: Lấy ý kiến của các thành viên để thấy được thực trạng tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan.
- Thu thập tài liệu: phân tích các nguồn tài liệu của cơ quan và các nguồn tài liệu có liên quan
- Phương pháp quan sát: quan sát thực tiễn để thu thập các thông tin cần thiết, thấy được quá trình hội họp của cơ quan.
Cấu trúc của đề tài
Bài làm gồm có: Phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, ngoài ra đề tài còn có cấu trúc 3 chương:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
Khái niệm
Họp là một hình thức giao tiếp, đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan tập hợp một đám đông để bàn bạc, thảo luận, nghị sự về một vấn đề nào đó.
Hội họp được hiểu là một cuộc gặp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm để đưa ra quyết định về vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ ý kiến Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên ở bất cứ đơn vị, tổ chức nào.
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường hợp có quy định thành phần tham dự.
Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành,quản lý xã hội Hội họp là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội.
Vai trò của hội họp
- Thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt Tạo ra sự phố hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao.
- Phát huy quyền làm chủ, sự tham gia rộng rãi của các cán bộ, công chức vào công việc của cơ quan, đơn vị, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận Là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân, là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
- Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, thể hiện tác phong, hình ảnh, văn hóa làm việc chuyên nghiệp.
Các loại hội họp
- Các cuộc họp nội bộ, không nghi thức:
Các cuộc họp này hầu hết thường do các cấp quản trị triệu tập diễn ra trong tổ chức, doanh nghiệp Đó là cuộc hội họp nội bộ bình thường không có nghi thức Thông thường gồm có:
+ Các cuộc họp nhân viên: Thông thường cuộc họp nhân viên nhằm mục đích để nhân viên toàn tổ chức biết được chủ trương chính sách và mục tiêu và kế hoạch hoạt động của đơn vị, thông qua cuộc họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời thu thập những ý kiến mang tính sáng tạo, đổi mới trong việc tiến hành tổ chức thực hiện kể hoạch chung của tổ chức
+ Cuộc họp của các bộ phận phòng ban: Cuộc họp diễn ra trong nội bộ từng phòng, ban và giữa các phòng ban với nhau Nội dung của từng cuộc họp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động của từng bộ phận và giữa các bộ phận có mối quan hệ với nhau.
+Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.
- Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị)
+ Hội nghị bàn bạc ra quyết định: Hội nghị bàn về những kế hoạch cho hoạt động của tổ chức.
+ Hội nghị kiểm tra, đôn đốc: hội nghị được thực hiện trên cơ sở đã có sự kiểm tra việc thực hiện Trong quá trình thực hiện gặp phải những vấn đề vướng mắc có thể là do chưa hiểu đúng tinh thần, nội dung hoặc chưa tích cực thực hiện và phát huy sáng tạo trong qúa trình thực hiện kế hoạch Thông thường tổ chức hội nghị này nhằm giải quyết các vần đề sau:
- Nghe báo kết quả thực hiện của các đơn vị.
- Trao đổi những kinh nghiệm của các đơn vị điển hình.
- Chấn chỉnh, uốn nắn những lệch lạc để thực hiện tốt.
Phân loại các cuộc hội họp
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức mà có các cuộc họp khác nhau a Căn cứ vào quy mô
- Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
- Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan triệu tập
- Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập
- Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập
- Hội nghị tổng kết năm
Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng, vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí.
- Cuộc họp thường kì của ban lãnh đạo
- Cuộc họp của các lãnh đạo đơn vị
- Họp tham mưu, tư vấn
- Họp chuyên môn Đặc điểm chung của cuộc họp là số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ Vì vậy, việc đầu tư kinh phí và thời gian không quá lớn Nội dung chủ yếu là giải quyết vấn đề cụ thể của cơ quan, tổ chức. b Căn cứ vào quy trình quản trị
- Hội họp bàn bạc ra quyết định
- Hội họp phổ biến, triển khai, quán triệt các tư tưởng và quan điểm, chủ trương, xây dựng kế hoạch
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra
- Hội họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm c Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề d Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính nội bộ với nội dung bí mật.
Các phương pháp tổ chức hội họp, hội nghị
- Phương pháp truyền thống: Mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường
- Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.
- Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN
Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến
2.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến
Tên giao dịch: HOANG YEN UNI COMPANY LIMITED
Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần
Mã số thuế: 0107129711 Địa chỉ: Số 47, ngõ 255, phố Vọng, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Nguyễn Hoàng Yến
Ngày hoạt động: 20/11/2015 (Đã hoạt động gần 8 năm) Điện thoại trụ sở:
Trạng thái: Đang hoạt động
Uni Hoàng Yến là chuỗi các trung tâm đào tạo Anh ngữ toàn diện với các khóa học như 4Skills, Giao tiếp, TOEIC, IELTS theo tiêu chuẩn quốc tế.
• Tự hào đã giúp đỡ hơn 21.000 học viên chinh phục môn Tiếng Anh và sở hữu rất nhiều thành tích cao của học viên với chứng chỉ đáng mơ ước IELTS6.5 -75 và TOEIC 550 - 980
• Với mong muốn mang lại chất lượng cao, trung tâm cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất cho từng bạn học viên
• Lộ trình học rõ ràng, hiệu quả, đem lại kết quả cao trong thời gian ngắn nhất
• Kiểm tra, đánh giá trình độ học viên thường xuyên vào giữa khoả và cuối khoá cùng các bài minitest đầu giờ
• Hợp tác cùng IDP, học viên được hỗ trợ đăng kí thi trực tiếp tại Hội đồng IDP nhanh nhất và dễ dàng nhất
• Với phương châm cam kết mang lại những phương pháp giảng dạy hiện đại, hiệu quả nhất đến từng học viên, đội ngũ giảng viên của trung tâm không ngừng học hỏi từng ngày cùng Với sự nhiệt huyết và kinh nghiệm nhiều năm.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến
-Trung tâm ngoại ngữ là cơ sở giáo dục thường xuyên thuộc hệ thống giáo dục quốc dân
-Trung tâm ngoại ngữ tư thục do tổ chức, cá nhân trong nước đầu tư thành lập và đảm bảo Điều kiện hoạt động theo quy định của pháp luật có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài Khoản riêng.
-Trung tâm ngoại ngữ có chức năng đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ Nhằm góp phần nâng cao dân trí, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ cho mọi tầng lớp nhân dân, đáp ứng nhu cầu nâng chất lượng nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
-Đội nghũ nhân viên được đào tạo đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao.
Nhiệm vụ và quyền hạn
-Tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu của người học.
-Tuyển sinh và quản lý người học.
-Tổ chức biên soạn hoặc lựa chọn tài liệu dạy học đáp ứng chuẩn đầu ra của các chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đối tượng người học.
-Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cấp giấy xác nhận hoàn thành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ do trung tâm tổ chức Tổ chức thi, cấp chứng chỉ ngoại ngữ của hệ thống giáo dục quốc dân khi đủ Điều kiện theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
-Thực hiện các công việc có liên quan như biên dịch, phiên dịch.
-Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, giáo viên của trung tâm.
-Tổ chức các hoạt động nghiên cứu phát triển trung tâm, nâng cao chất lượng giáo dục.
-Được xác định và công khai mức thu học phí theo khóa học của người học Phù hợp với chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.
-Xây dựng nội quy, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc trung tâm Quản lý, tuyển dụng, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên theo chiến lược phát triển của trung tâm.
-Quản lý tài chính, tài sản của trung tâm và được hưởng chính sách hỗ trợ ưu đãi theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến (phụ lục 1)
2.1.4 Vị trí việc làm và nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Hành chính – Nhân sự
Phòng Hành chính: Là một trong những phòng ban quan trọng của phụ trách các mảng hành chính, nhân sự của tổ chức và tổ chức các hoạt động.
Hành chính: Đảm nhiệm các nhiệm vụ hậu cần của tổ chức.
Xin giấy phép, thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của Tổ chức. Đón tiếp khách hàng, thực hiện các thủ tục đăng ký.
Tiến hành tuyển dụng và sử dụng nhân lực theo luật pháp của Việt Nam và theo quyết định riêng của Tổ chức.
Giải quyết thủ tục, quyền lợi trách nhiệm của nhân viên phúc lợi theo luật pháp Việt Nam và quyết đinh riêng của Tổ chức.
Tổng hợp, báo cáo tình hình Tổ chức của các dự án, công trình, bộ phận để trình lên cấp trên, lãnh đạo, các nhà tài trợ, chính quyền, đảm bảo sự minh bạch về tài chính Kiểm soát mọi chi tiêu về hoạt động của tổ chức.
2.1.5 Giới thiệu khái quát về phòng Hành chính – Nhân sự Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến
Tại Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến văn phòng chính là phòng Hành chính - Nhân sự, vì thế em xin dùng phòng Hành chính - Nhân sự để tiện xưng hô.
*Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính - Nhân sự
- Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính - Nhân sự là đơn vị thuộc Công ty cổ phần Uni Hoàng
Yến, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc, ban lãnh đạo quản lý và tổ chức thực hiện công việc tổ chức, cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, Thi đua, khen thưởng, tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng và quản lý điều hành hành chính.
- Nhiệm vụ và quyền hạn
Phòng Hành chính - Nhân sự thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn thuộc lĩnh vực phụ trách, bao gồm:
- Hướng dẫn thực hiện chiến lược, chương trình, kế hoạch, các văn bản liên quan về tổ chức tác nghiệp, quản lý hành chính, thi đua, khen thưởng và tài chính.
- Thực hiện công tác quản trị hành chính: đảm nhiệm công tác tổ chức hội họp, lễ tân, công tác tổ chức, phục vụ các hội nghị, tổng kết, hội thả, tập huấn,
- Thực hiện công việc quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển; quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, lao động hợp đồng; thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp cấp ưu đãi nghề và chế độ bảo hiểm xã hội; Thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với công việc và lao động hợp đồng theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hằng năm cho các công nhân viên trong công ty; phối hợp với các cơ sở, phòng ban bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với người làm công tác hành chính, nhân sự.
- Hướng dẫn, xây dựng, đánh giá thực hiện kế hoạch công tác và biên soạn báo cáo sơ kết, tổng kết hằng năm.
- Thường trực hướng dẫn triển khai, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và sáng kiến.
- Hướng dẫn, lập dự án, tổ chức thực hiện dự toán và quyết toán theo từng năm theo định hướng của Công ty; quản lý tài chính, tài sản và các dự án đầu tư xây dựng được giao, mua sắm trang bị, quản lý, bảo dưỡng, thay thế, sửa chữa tài sản, nhà cửa, máy móc thiết bị văn phòng máy tính.
Thực trạng công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công
2.2.1 Các hình thức hội họp
2.2.1.1 Các hình thức hội họp của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất quan trọng trong hoạt động đối nội, đối ngoại của công ty Bởi nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty với các hình thức tổ chức kinh tế xã hội, đồng thời quyết định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng kinh doanh của công ty.
Theo quy định của pháp luật các doanh nghiệp khi được thành lập phải tổ chức các cuộc họp thường niên và bất kỳ, nước ta đã đưa ra quy định cụ thể về các hình thức họp của Công ty Cổ phần đó là: Họp hội đồng quản trị và họp đại hội đồng cổ đông, trong đó có Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến.
Trên thực tế tại Công ty Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến thường có các hình thức hội họp sau: Các cuộc họp nội bộ không có nghi thức và có nghi thức như:
+ Cuộc họp giao ban của các bộ phận phòng ban để nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và giải quyết những vấn đề tồn đọng.
+ Hội nghị bàn bạc ra quyết định; Hội nghị phổ biến, triển khai, hội nghị khách hàng; hội nghị chuyên đề
+ Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang bỏ dở,
+Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi dua và đề ra phương hướng cho năm kế tiếp
+ Họp làm việc, họp hội nghị khách hàng, đối tác;
+ Họp hội nghị cán bộ, công nhân viên;
Ngoài ra, để thể hiện sự dân chủ trong quản lý Công ty cũng thường có các cuộc họp với hình thức trực tiếp và các cuộc hop online.
2.2.1.2 Các hình thức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
*Trong phạm vi quy chế và hoạt động của phòng thì hiện nay phòng hành chính nhân sự phải tổ chức các loại hội nghị sau:
- Hội nghị tổng kết năm;
- Một số hội nghị khác được lãnh đạo phân công hoặc phối hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc công ty.
* Các cuộc họp do phòng Hành chính – Nhân sự chủ trì
- Họp, hội nghị ban lãnh đạo thường kỳ;
- Họp giao ban hàng tuần, tháng, quý, năm;
- Họp làm việc với đối tác;
- Các cuộc họp do các lãnh đạo tổ chức để giải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác.
2.2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính –
Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
2.2.2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Đây là một bước không thể thiếu và rất quan trọng trong việc tổ chức cuộc họp nếu không có nó thì cuộc họp không thể thành công và hiệu quả Bất kì việc gì cũng phải chuẩn bị sẵn sàng, bởi vì nắm vững vấn đề này, Công ty
Cổ phần Uni Hoàng Yến luôn hết sức chú trọng khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp.
Công tác tổ chức hội họp toàn cơ quan được giao cho phòng Hành chính – Nhân sự đảm nhiệm Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chính trong công tác này
*Những điều cần chuẩn bị: Điều quan trọng nhất để chuẩn bị cho cuộc họp là đặt mục tiêu rõ ràng, mang tính thực tế và chuẩn bị các chủ đề cụ thể để thảo luận.
Chủ đề được thảo luận là điểm trọng tâm mà mọi cuộc họp cần phải đạt được Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng dự thảo cuộc họp Sắp xếp thời gian hợp lý cho từng vấn đề, gửi cho các thành viên để họ biết và có thể sắp xếp thời gian thảo luận cụ thể.
Người thư ký có vai trò quan trọng, khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, thư ký sẽ làm theo các bước đã vạch sẵn như sau:
+ Nắm rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp.
+ Dự thảo chương trình họp trình người chủ trì cuộc họp thông qua Trong chương trình, cuộc họp cần được chia theo nội dung với thời gian cụ thể.
+ Nắm được thành phần dự họp để soạn thảo và gửi giấy mời đến các phòng ban Bộ phận nào có báo cáo tại cuộc họp cần được nhắc lại trong giấy mời họp Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chỉnh sửa báo cáo rồi báo cáo trực tiếp tại cuộc họp Việc lập báo cáo đòi hỏi tính tổng hợp cao và kỹ năng quản lý tốt.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp (Gửi tới các thành viên dự họp trước khi diễn ra cuộc họp).
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký cuộc họp phải đi kiểm tra lại mọi thứ để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành công.
+ Thư mời đối với cuộc họp rất quan trọng, bởi vì có thể chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị ổn thỏa và hợp lý nhất.
Căn cứ vào kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của công ty, phòng Hành chính – Nhân sự công ty cổ phần Uni Hoàng Yến xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp cho từng tháng, quý, năm
Trong kế hoạch hội họp bao gồm các vấn đề sau:
- Mục đích, yêu cầu nội dung của cuộc họp
- Đối tượng, thành phần tham dự cuộc họp
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp
- Phân công chịu trách nhiệm cụ thể.
Phòng Hành chính – Nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức Sau khi soạn thảo kế hoạch, cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ trình Trưởng phòng phê duyệt về nội dung và thể thức Sau khi phê duyệt, Trưởng phòng trình Giám đốc ký.
Bản kế hoạch này được phòng Hành chính – Nhân sự xây dựng và gửi các phòng, ban khác, các cá nhân có liên quan.
*Những vấn đề cần chú trọng cho một cuộc họp của công ty cổ phần Uni Hoàng Yến
- Đầu tiên, phải xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi đạt được trong cuộc họp.
- Xác định tính chất của vấn đề cần giải quyết để quyết định có cần thiết tổ chức các cuộc hội họp hay không, hoặc có thể thay thế bằng các hoạt động khác như gọi điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp để tránh phải tổ chức 1 cuộc họp không có trọng điểm, vô bổ làm mất thời gian và chi phí tổ chức.
- Chuẩn bị một số phương án dự phòng khác tránh rủi ro có thể sảy ra trước khi cuộc họp được bắt đầu.
- Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân Hiểu rõ, muốn đạt được điều gì thông qua các cuộc thảo luận này.
- Ước lượng thời gian cho cuộc họp Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
- Sau khi họp xong cần đánh giá lại sự thành công hay thất bại của cuộc họp và rút kinh nghiệm.
2.2.2.2 Công tác điều hành hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến
* Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi vào cuộc họp
+ Xác định mục đích của cuộc họp
+ Xác định những nội dung cần giải quyết
+ Xác định thành phần tham gia
+ Xác định thời gian diễn ra cuộc họp
+ Xác định địa điểm họp
- Trách nhiệm của thư ký và lãnh đạo công ty
+ Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ đó quyết định thành phần tham dự hội nghị.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN
Luôn chú trọng đến các khâu từ đầu đến cuối trong quá trình hội họp
Khi một cuộc họp được tiến hành Phòng Hành chính – Nhân sự cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó Để các khâu diễn ra suôn sẻ cần có người giám sát, theo dõi đôn đốc, chỉ đạo công việc hiệu quả, như vậy quá trình diễn ra hội họp sẽ đạt hiệu quả cao nhất, không bị khúc mắc hay bị một vấn đề nào cản trở trong quá trình thực hiện. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết phải quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường để cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc cần tổng hợp thông tin
Người điều hành chủ yếu dựa vào vấn đề cốt lõi cần bàn bạc của cuộc họp để xây dựng đề cương cho cuộc họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả.
Tổng hợp cuộc họp là điều cực kỳ quan trọng Trước khi kết thúc cuộc họp hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.
Xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức để tìm ra nguyên nhân rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc.
Giảm bớt các thủ tục rườm rà trong cuộc họp, như là việc đọc quá nhiều diễn văn, phát biểu khi khai mạc hội nghị, như là việc đọc các báo cáo đã được in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời để dành thời gian tập trung thảo luận các nội dung chủ yếu trong cuộc họp.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khoa học, hợp lý, khả thi Duy trì nghiêm túc việc cập nhật đầy đủ, kịp thời tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phục vụ đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo Chỉ tiến hành cuộc họp theo chương trình, kế hoạch và thực sự cần thiết.
Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, không hình thức, phô trương và không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực hiện nhiệm vụ và việc giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức.
Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự đúng thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí.
Phân định trách nhiệm trong công tác tổ chức
Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến cần phân định rõ trách nhiệm khi thực hiện công việc, tránh được sự ỷ vào người khác, nếu có vấn đề nào xảy ra có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan.
Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu, số liệu minh hoạ cho cuộc họp giúp người tham dự cuộc họp có đầy đủ cơ sở dữ liệu để tham gia chất vấn, phản biện để đưa ra các giải pháp giải quyết dứt điểm vấn đề một cách khoa học Bên cạnh đó là việc lựa chọn thời gian, không gian tổ chức các cuộc họp hợp lý.
Đào tạo đội ngũ công nhân viên để nâng cao trình độ
Đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng với nhu cầu của việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc của mình, có khả năng làm việc đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc Cán bộ nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự cần nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhịp nhàng trong công việc với các bộ phận khác để tổ chức hội nghị Có kế hoạch cụ thể tổ chức các khóa học đào tạo nâng cao về các kiến thức nghiệp vụ công tác văn phòng trong đó nên chú ý bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ tổ chức hội nghị Đẩy mạnh thực hiện thanh tra, kiểm tra đối với công tác tổ chức hội họp để các quy định về hội họp bảo đảm thực hiện nghiêm túc.
Trong chương này, em đã đưa ra một số giải pháp để đưa vào thực tiễn khắc phục những hạn chế, giúp phát triển hoàn thiện công tác tổ chức hội họp của Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.