Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGBÁO CÁO THỰC TẬPNGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGLỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2019-2023CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH G
lOMoARcPSD|38594337 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2019-2023) CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN Họ tên sinh viên : BẠCH THỊ LỆ Mã sinh viên : 1905QTVB026 Tên cơ quan : Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến : Số 44 ngõ 40, Tạ Quang Bửu, Bách Địa chỉ Khoa, Hà Nội HÀ NỘI – 2023 1 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CẢM ƠN Bản thân em đã trưởng thành hơn trong thời gian thực tập vừa qua và rõ ràng hơn trong chuyên môn đã được học Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo đã cung cấp cho em những kiến thức và cơ hội để em áp dụng và hoàn thành khóa thực tập của mình Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến đã tạo điều kiện và hỗ trợ em trong suốt thời gian thực tập Giúp em tiếp thu những kiến thức mới và hình dung đầy đủ hơn về lý thuyết chuyên ngành cũng như ứng dụng vào thực tế Kinh nghiệm thực tế và kinh nghiệm tích lũy được là điều quý giá nhất tôi có được trong công ty Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới chị Nguyễn Thị Như Quỳnh, người đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty cũng như tạo điều kiện cho em tiếp xúc và thu thập những thông tin, tài liệu quý báu cho bài báo cáo này Trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo khó tránh khỏi sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy, cô giáo để báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn Em xin trân thành cảm ơn! 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan các kết quả đưa ra trong báo cáo này dựa trên kết quả thu được trong quá trình thực tập của cá nhân tôi, mọi số liệu trong báo cáo là trung thực Những kết quả và số liệu trong báo cáo đều được thực hiện tại phòng Hành chính – Nhân sự 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .2 LỜI CAM ĐOAN 3 PHẦN MỞ ĐẦU 7 1 Tính cấp thiết của đề tài 7 2 Mục tiêu nghiên cứu 7 3 Nhiệm vụ nghiên cứu 8 4 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng .8 5 Phương nghiên cứu 9 6 Cấu trúc của đề tài 9 PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP .10 1.1 Khái niệm 10 1.2 Vai trò của hội họp 11 1.3 Các loại hội họp .11 1.4 Phân loại các cuộc hội họp 12 1.5 Các phương pháp tổ chức hội họp, hội nghị 14 1.6 Quy trình tổ chức hội họp: 14 1.6.1 Chuẩn bị trước cuộc họp 14 1.6.2 Trong khi tiến hành cuộc họp 19 1.6.3 Sau cuộc họp 20 Tiểu kết 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN 21 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 21 2.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến 22 2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến .23 2.1.4 Vị trí việc làm và nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Hành chính – Nhân sự 23 2.1.5 Giới thiệu khái quát về phòng Hành chính – Nhân sự Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 24 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến .26 2.2.1 Các hình thức hội họp 26 2.2.1.1 Các hình thức hội họp của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 26 2.2.1.2 Các hình thức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 27 2.2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 27 2.2.2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 27 2.2.2.2 Công tác điều hành hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự Công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 30 2.2.2.3 Công tác tổ chức sau khi cuộc họp kết thúc của phòng Hành chính – Nhân sự công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 36 2.3 Nhận xét chung về công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 41 2.3.1 Ưu điểm 42 5 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 2.3.2 Hạn chế 43 2.3.3 Nguyên nhân 44 Tiểu kết 45 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN 46 3.1 Luôn chú trọng đến các khâu từ đầu đến cuối trong quá trình hội họp 46 3.2 Phân định trách nhiệm trong công tác tổ chức 47 3.3 Đào tạo đội ngũ công nhân viên để nâng cao trình độ 47 Tiểu kết 48 KẾT LUẬN .49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHỤ LỤC 51 6 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Trong xã hội ngày nay, bất kỳ ai trong chúng ta với tư cách cá nhân hầu như không thể có tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định quan trọng Để lấy được ý kiến của nhiều cá nhân cùng một lúc, phương pháp tốt nhất là tổ chức các cuộc hội họp Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội để các thành viên trong công ty thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định Hội họp, hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người bày tỏ quan điểm thảo luận, đóng góp ý kiến giúp người lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định đúng đắn Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của toàn bộ công ty Doanh nghiệp cũng dựa vào các thành viên để cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét Qua hội họp, hội nghị một số quyết định mới được ban hành, một số quan điểm và ý tưởng sáng tạo mới được thừa nhận Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quá trình quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng vào công tác tổ chức hội họp nên vẫn còn những tồn tại hạn chế Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp, tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức hội họp văn phòng của công ty cổ phần Uni Hoàng Yến” 2 Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu về lý luận và thực tiễn công tác tổ chức hội họp Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân trong công tác tổ chức hội họp của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức hội họp của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 7 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức các cuộc hội họp trong Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến + Thời gian: Từ năm 2023 đến nay 3 Nhiệm vụ nghiên cứu Hiểu được tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến nói chung và các phòng ban của công ty nói riêng, thấy được vai trò của việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp Từ đó, rút ra những phản hồi và đánh giá về ưu và nhược điểm của việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến Đề xuất các giải yếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp tại Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến 4 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng Công tác văn phòng và nghiệp vụ văn phòng từ lâu đã được nhiều tác giả nghiên cứu như: Quản trị học (1998) của tác giả Nguyễn Hải Sản- Nxb thống kê; Mike Harvey “Quản trị hành chính văn phòng” (Cao Xuân Đỗ dịch)- Nxb thống kê (1996); “Quản lý hành chính” (2004)- Nxb Lý luận chính trị đã đề cập đến việc quản lý hành chính nhà nước, cơ cấu tổ chức cũng như chức năng và nhiệm vụ của bộ máy hành chính Tác giả Vương Hoàng Tuấn “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (2000) - Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính văn phòng Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn phòng” - Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, còn có nhiều bài khóa luận, tiểu luận khác đề cập về vấn đề này như: “Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu 8 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 quả công tác văn phòng tại Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Lạng Sơn”; Luận văn thạc sĩ “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác hành chính văn phòng tại công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam”; Bài tiểu luận khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty sản xuất thương mại Hà Nội; Khóa luận tốt nghiệp “Công tác tổ chức các cuôc hội họp tại văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” và nhiều bài nghiên cứu khác 5 Phương nghiên cứu Để thực hiện báo cáo, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu lịch sử: Phương pháp này được vận dụng để tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến - Điều tra khảo sát lấy ý kiến: Lấy ý kiến của các thành viên để thấy được thực trạng tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan - Thu thập tài liệu: phân tích các nguồn tài liệu của cơ quan và các nguồn tài liệu có liên quan - Phương pháp quan sát: quan sát thực tiễn để thu thập các thông tin cần thiết, thấy được quá trình hội họp của cơ quan 6 Cấu trúc của đề tài Bài làm gồm có: Phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, ngoài ra đề tài còn có cấu trúc 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hội họp của phòng Hành chính – Nhân sự công ty cổ phần Uni Hoàng Yến Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp của phòng phòng Hành chính – Nhân sự công ty cổ phần Uni Hoàng Yến 9 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 10 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)