NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH HOẠT ĐỘNG KHO THÀNH PHẨM TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN “QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG”

NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANHHOẠT ĐỘNG KHO THÀNH PHẨM

TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Giảng viên hướng dẫn: Đặng Quý Nhân

Lớp: LG2101Nhóm 14

Họ và tên sinh viên thực hiện:

TP HỒ CHÍ MINH, NGÀY 22, THÁNG 12, NĂM 2022

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

I.CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 4

1.Kho hàng là gì? 4

1.1 Vai trò của kho 4

 1.2 Chức năng của kho 4

1.3 Nhiệm vụ của kho 5

2 Khái niệm thành phẩm 5

3 Kho thành phẩm 7

4 Tầm quan trọng của kho thành phẩm 7

5 Quy trình quản lý kho thành phẩm 9

5.1 Vì sao cần quản lý kho thành phẩm 9

5.2 Quy trình quản lý kho thành phẩm cho doanh nghiệp: 10

5.2.1 Quy trình nhập kho thành phẩm 10

5.2.2 Quy trình quản lý kho hàng thành phẩm 11

5.2.3 Quy trình xuất kho thành phẩm 12

    5.2.3a Quy trình xuất kho thành phẩm do nhu cầu của thị

3.2 Nhà kho thông minh 18

3.2.1 Khái niệm kho truyền thống và kho thông minh 18

3.2.2 So sánh kho truyền thống và kho thông minh 19

3.2.3 Ứng dụng robot vào quy trình quản lý, vận chuyển thành

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cạnh tranh là một trong những quy luật tất yếu của nền kinh tế thị trường, là động lực thúc đẩy nền kinh tế Đối với mỗi chủ thể kinh doanh, cạnh tranh tạo ra sức ép kích thích doanh nghiệp phát triển, ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào quy trình sản xuất, làm việc, nâng cao năng lực quản lý nhằm tạo ra sản phẩm tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường Bên cạnh đó, hàng hóa, thành phẩm yếu tố chính tạo ra sự khác biệt của doanh nghiệp trong việc cạnh tranh Để quản lý thành phẩm của mình thì doanh nghiệp cần có cho mình những kho thành phẩm để giúp cho quá trình quản lý này đạt được hiệu quả tốt hơn.

Do đó, công tác quản lý kho thành phẩm giữ vai trò quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp Công tác quản lý kho thành phẩm tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được nhiều chi phí Điều đó cho thấy việc nâng cao năng lực cạnh tranh của hoạt động kho thành phẩm trong quản lý chuỗi cung ứng có vai trò rất lớn để giúp cho doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển, nâng cao được lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về kho thành phẩm Hai là, phân tích về tầm quan trọng về kho thành phẩm và sơ lược về quản lý kho thành phẩm.

Ba là, đánh giá thực trạng hiện nay về kho thành phẩm tại Việt Nam Bốn là, đưa ra các giải pháp để nâng cao năng lực cạnh tranh của hoạt động kho thành phẩm.

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

 Đối tượng nghiên cứu: hoạt động kho thành phẩm của các doanh nghiệp Việt Nam.

 Phạm vi nghiên cứu: cơ sở lý luận về kho thành phẩm, thực trạng và giải pháp giúp nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động kho thành phẩm.

4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu.

NỘI DUNG

I.CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN1.Kho hàng là gì?

Kho là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.

Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.

1.1 Vai trò của kho

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp vậy vai trò của kho là:

 Đảm bảo duy trì nguồn cung ứng hàng hóa ổn định.

 Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng - hóa, là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống.

 Góp phần giảm chi phí sản xuất vận chuyển phân phối Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho  Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông

qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái là hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm  Tạo nên sự khác biệt, cạnh tranh của các doanh nghiệp với nhau.

 1.2 Chức năng của kho

Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lý kho hàng càng cao Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm cùng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lý đòi hỏi ngày càng lớn Nhiều nhà phân phối đã từng phải trả chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lý vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng Sự không phù hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lý một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho

 Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến - nơi sử dụng

1.3 Nhiệm vụ của kho

 Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định về số lượng chất lượng, cơ cấu thời gian.

 Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối  Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ.

 Bảo vệ hàng hóa.

2 Khái niệm thành phẩm

Thành phẩm hay Finished Goods (Finished Product) được hiểu chính là những sản phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất, chế biến do các bộ phận sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong và tất cả những thành phẩm này đều đã được kiểm nghiệm và đánh giá một cách kĩ càng để đạt tiêu chuẩn nhập kho Thành phẩm khi hoàn thành cần phải đảm bảo đã đạt đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng cũng như kỹ thuật theo quy định. 

Thành phẩm là mặt hàng tồn kho duy nhất của các nhà sản xuất Thông thường các nhà bán lẻ đều mua hàng tồn kho từ nhà sản xuất ở dạng các sản phẩm hoàn thiện, vì vậy thao tác phân loại hoặc phân đoạn hàng tồn kho là không cần thiết Những thành phẩm và sản phẩm đã được mua và sẵn sàng để bán thì được gọi là hàng hóa.

Các mặt hàng được mua dưới dạng “nguyên liệu thô” sẽ được sử dụng để sản xuất thành phẩm Nếu sản phẩm chỉ được hoàn thành một phần, nó được gọi là "thành phẩm đang trong quá trình xử lý” Một khi sản phẩm không còn cần thêm bất cứ công đoạn chế biến nào nữa và sẵn sàng được tiêu thụ hoặc phân phối, nó sẽ trở thành “thành phẩm”.

Bên cạnh đó còn có khái niệm bán thành phẩm tức chỉ những sản phẩm chỉ mới hoàn thành xong một công đoạn nào đó trong quy trình sản xuất Những thành phẩm này đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định nhập kho để hoàn thiện hoặc có thể bán những phần nhỏ ra ngoài.

Phân biệt hàng hóa và hàng thành phẩm

Hàng thành phẩm là sản phẩm có được ngay khi sản xuất xong và kết thúc quy trình công nghệ và sau đó được kiểm tra về chất lượng Những sản phẩm này sẽ được gọi là hàng hóa khi chúng được bán đi.

Sự khác nhau giữa thành phẩm và sản phẩm

Ví dụ về thành phẩm

Ví dụ 1: Một nhà máy sản xuất cà phê hòa tan, họ mua cà phê dưới dạng thô từ người sản xuất và sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm là những gói cà phê hòa tan có thể uống liền sau khi pha với nước Sau đó, những gói cà phê hòa tan này có thể bán cho các quán nước để họ pha chế tạo ra các loại thức uống khác Đối với quán nước thì những gói cà phê hòa tan này được sử dụng để sản xuất ra hàng thành phẩm của họ là những ly bạc xỉu, trà sữa vị cà phê…

Ví dụ 2: Một nhà máy sản xuất dầu đậu nành, họ mua những hạt đậu nành từ người sản xuất dưới dạng thô và sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm là những chai dầu đậu nành Sau đó, những chai dầu đậu nành có thể được bán cho những quán ăn để họ nấu ra những món ăn Đối với quán ăn thì những chai dầu đậu nành được sử dụng để sản xuất ra hàng thành phẩm của họ là những món ăn.

Ví dụ 3: Một nhà máy sản xuất vải sợi tơ tằm, họ mua tơ tằm từ người sản xuất dưới dạng thô và sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm của họ là hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ phẩm đã hoàn thành xong giai đoạn cuối cùng của quy trình trong doanh nghiệp, đã được kiểm nghiệm đầy đủ về các tiêu chuẩn chất lượng cũng như là tiêu chuẩn kỹ thuật và sẵn sàng nhập kho

Sản phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ.

những tấm vải sợi tơ tằm Sau đó, những tấm vải này có thể được bán cho những công ty may mặc để họ tạo ra những bộ quần áo Đối với công ty may mặc thì những tấm vải sợi tơ tằm được sử dụng để sản xuất ra thành phẩm của họ là những bộ quần áo.

4 Tầm quan trọng của kho thành phẩm

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của việc sản xuất, kinh doanh kéo theo đó là sự phát triển của hệ thống logistics, kho bãi Kho hàng là một thành phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, nó đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp nói chung và các công ty logistics nói riêng – là nơi lưu trữ hàng hóa và hầu như liên quan đến các công đoạn từ lúc nhận nguồn nguyên liệu thô đến lúc thành phẩm Trong những năm tới, tiêu dùng tại Việt Nam sẽ tiếp tục tăng trong nhiều lĩnh vực Sự phát triển rộng rãi của các mô hình bán lẻ hiện đại cùng với đó là sự tăng lên về số lượng của các hệ thống cửa hàng tiện lợi là những yếu tố chính làm cho nhu cầu về nhà kho ngày càng tăng lên Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động hay phát triển kinh doanh thì đều cần cho mình những kho bãi riêng hoặc phải tìm đến những công ty cung cấp các dịch vụ về kho bãi, lưu trữ hàng hóa.

 Sự phát triển về kho bãi nói chung ở các doanh nghiệp cũng kéo theo đó là sự phát triển của các kho thành phẩm Đây là nơi lưu trữ các sản phẩm là thành phẩm trong quá trình sản xuất của công ty Nhờ có kho thành phẩm mà công ty có thể lưu trữ, bảo quản một cách tối ưu hơn, tiết kiệm được nhiều loại chi phí, cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Không chỉ vậy, kho thành phẩm mang lại nhiều lợi ích, cụ thể như:

 Giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc kiểm tra thành phẩm kiểm soát hàng hóa trong kho: giúp dễ dàng theo dõi và quản lý lượng lớn hàng tồn kho nhằm đảm bảo được tính liên tục trong quá trình sản xuất và phân phối Đảm bảo được nguyên vẹn về số lượng và chất lượng Cung cấp nguồn nguyên vật liệu đúng thời điểm  bởi khi có kho lưu trữ, người quản lý có thể dễ dàng ghi nhận về số lượng, kích cỡ, trọng lượng của thành phẩm, tiết kiệm được thời gian di chuyển, giám sát vì các thành phẩm luôn được tập trung tại kho thành phẩm.

Từ đó giúp cho thành phẩm được quản lý một cách chặt chẽ hơn, đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách tối đa.

 Khi một doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu mong đợi của khách hàng thì nó sẽ được coi là có chất lượng cao và khi đó khách hàng sẽ yêu cầu các mặt hàng đặc biệt với số lượng cáo khi đặt hàng Trong khi các doanh nghiệp sẽ thường sản xuất sản phẩm của họ theo lô Trong trường hợp này, việc có sự lưu trữ tại kho thành phẩm sẽ giúp doanh nghiệp có cho mình một số lượng hàng có sẵn nhất định, giảm thiểu được tình trạng thiếu hàng để cung cấp, đảm bảo việc hoàn thành đơn hàng một cách hiệu quả, khắc phục được sự thay đổi nhanh chóng của nhu cầu khách hàng Việc lưu trữ trong các kho thành phẩm cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được sự tác động của các sự cố bất ngờ như nhà cung cấp hết hàng, chậm chế vận chuyển, đình công.

 Giúp cho doanh nghiệp dự trữ được hàng hóa, hạn chế được sự tác động của các sự cố bất ngờ như nhà cung cấp hết hàng, chậm chế vận chuyển, đình công Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẵn sàng sản xuất ra nhiều thành phẩm hơn bình thường để họ chuẩn bị theo như những dự báo về lượng cầu có thể tăng lên Việc có kho thành phẩm để lưu trữ thành phẩm sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường Khi lượng cầu tăng lên, doanh nghiệp đã có sẵn trong kho thành phẩm những mặt hàng và có thể nhanh chóng đưa ra thị trường để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Bên cạnh đó, khi nhu cầu thị trường đi xuống, doanh nghiệp cũng có thể giữ lại thành phẩm của mình trong kho để chờ cho đến khi thích hợp thì mới đưa hàng ra thị trường Dịch vụ trở nên chuyên nghiệp hơn: hàng hoá luôn đảm bảo được nguồn cung khi xảy ra biến động, từ đó giữ được trạng thái giá bình ổn, vận chuyển nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn Điều này giúp cho doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro của thị trường, đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp một cách bền vững, ổn định Đảm bảo được tính liên tục: duy trì nguồn cung ổn định để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trên thị trường luôn biến động Tối ưu được chi phí sản xuất: kho hàng giúp cho việc xác định các lô hàng có quy mô kinh tế khi quá trình sản xuất và phân phối bắt đầu, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu kho và quản lý kho.

 Việc lưu trữ thành phẩm trong các kho thành phẩm cũng giúp cho doanh nghiệp có thể phối hợp hàng hóa một cách dễ dàng hơn, đáp ứng tốt những yêu cầu của đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng Lúc này, kho thành phẩm với nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra phối hợp và ghép loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có cho quá trình bán hàng Việc lưu trữ tập trung tại kho thành phẩm cũng giúp cho doanh nghiệp thuận tiện

hơn trong việc phân phối hàng hóa của mình Điều này cũng làm giảm chi phí vận chuyển liên quan đến doanh nghiệp vì nhân viên tại kho có thể sắp xếp hàng hóa ngay từ cơ sở, bao gồm xác định, phân loại và điều chuyển.

 Kho thành phẩm còn giúp cho việc quản lý thông tin về số lượng thành phẩm mà doanh nghiệp đã sản xuất ra và được đưa vào trong kho một cách chính xác Bên cạnh đó, kho thành phẩm cũng giúp cho doanh nghiệp biết được số lượng hàng hóa của mình đang có và lưu trữ trong kho, số lượng hàng hóa đã chuyển ra khỏi kho và đến tay khách hàng Ngoài ra, bất kỳ thông tin nào liên quan đến kho cũng được lưu trữ Dữ liệu được hệ thống thông tin trong kho thu thập sau đó được chuyển cho cấp quản lý cao hơn để giúp họ có thể đưa ra các quyết định tốt hơn.

5 Quy trình quản lý kho thành phẩm5.1 Vì sao cần quản lý kho thành phẩm

Một quy trình quản lý đạt chuẩn trong kho thành phẩm là điều cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó giúp cho kho hàng vận hành một cách ổn định, mang lại hiệu quả và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, việc sở hữu một quy trình quản lý kho thành phẩm chuyên nghiệp giúp các kho hàng có thể hoạt động liên tục, trơn tru, xuyên suốt và không xảy ra sai sót hoặc sự cố Quy trình mang lại cho chủ doanh nghiệp, nhà kho, quản lý kho có thể giám sát được tình hình xuất nhập kho một cách dễ dàng Bảo đảm chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ, từ đó đưa ra báo cáo cụ thể cũng như kiểm soát được hàng hóa trong kho Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi sát sao thành phẩm Nhanh chóng phát hiện ra những sai sót cũng như  sự cố để xử lý kịp thời. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng hàng tồn kho, xuất kho để đưa ra các phương án giải quyết tránh tình trạng dư thừa hàng hóa quá nhiều Bên cạnh đó giúp kiểm soát chất lượng của thành phẩm xuyên suốt thời gian lưu trữ, đảm bảo hàng hóa được xuất ra ngoài luôn đạt tiêu chuẩn tốt nhất.

Có thể nói quy trình quản lý kho thành phẩm rất quan trọng đối với doanh nghiệp sở dĩ vì thành phẩm đóng vai trò chủ chốt trong quy trình sản xuất, tiêu dùng Có thành phẩm tốt thì mới có sản phẩm cung cấp ra thị trường Đây cũng là một trong những cơ sở chính để đánh giá đối với doanh nghiệp Vì vậy công tác quản lý kho thành phẩm vô cùng quan trọng về số lượng cũng như chất lượng.

Nói tóm lại quản lý kho thành phẩm đóng vai trò lớn góp phần quản lý dòng sản phẩm nhập xuất một cách nhanh gọn, chính xác và tối ưu nhất nguồn nhân lực, sản phẩm và các yếu tố hiện có.

5.2 Quy trình quản lý kho thành phẩm cho doanh nghiệp:

5.2.1 Quy trình nhập kho thành phẩm

Khi hàng hóa được sản xuất ra, với rất nhiều số lượng thành phẩm, cần phải có vị trí để lưu trữ và chờ thời điểm thích hợp để bán ra thị trường, để vận chuyển cho đối tác vv Tất cả những hàng hóa thành phẩm đó phải được lưu vào kho vào thời điểm ban đầu, sau đó dựa theo chính sách của doanh nghiệp, nhu cầu của thị trường, nhu cầu của bạn hàng và đối tác là như thế nào mà doanh nghiệp có chính sách kinh doanh phù hợp.  Và tất cả các quy trình nhập kho thành phẩm cũng như quản lý hàng hóa được thực hiện trình tự theo các bước như sau:

    1 - Hàng hóa vừa mới "ra lò" từ quy trình sản xuất: Tất cả các hàng hóa thành phẩm vừa mới được tạo ra sẽ được tập trung và di chuyển về kho chứa để tập kết, bộ phận sản xuất hoặc giám sát sản phẩm sản xuất hay người có liên quan trực tiếp phải tháp tùng giám sát để chuyển hàng hóa giao tận nơi cho thủ kho và bộ phận kho trữ để bắt đầu làm thủ tục nhập kho.

    2 - Kiểm điếm hàng hóa: Khi thủ kho và bộ phận kho trữ nhận hàng thành phẩm từ bộ phận sản xuất hoặc có liên quan sẽ cùng nhau kiểm đếm số lượng hàng hóa và có sự kiểm tra, giám sát của người có thẩm quyền Khi việc kiểm đếm được hoàn tất, thủ kho dựa trên sơ đồ quản lý định sẵn cho từng loại hàng hóa và tập kết lại cho đúng nơi quy định     3 - Lập phiếu nhập kho: Việc chuyển giao hàng hóa thành phẩm nội bộ giữa bộ phận sản xuất và bộ phận kho trữ có sự giám sát thực tế của kế toán Sau khi việc kiểm đếm số lượng hàng hóa cũng như công tác bàn giao giữa 2 bên được tiến hành, kế toán sẽ dựa trên con số thực tế mà lập phiếu nhập kho Sau khi phiếu nhập kho được hoàn thành, kế toán buộc các bên có liên quan phải ký xác nhận lên phiếu.

    4 - Trình phiếu nhập kho: Sau khi phiếu nhập kho nội bộ đã được kế toán tiến hành lập và có sự ký tên xác nhận của các bên liên quan tại hiện trường giao nhận, kiểm đếm và sắp xếp hàng, phiếu nhập kho sẽ được trình lên cấp trên, thường là kế toán trường cùng ban giám đốc, để theo dõi, xem xét và phê duyệt Phiếu nhập kho bắt buộc phải có chữ ký đầy đủ cần thiết của những người có thẩm quyền.

    5 - Sau khi phiếu nhập kho đã được bạn lãnh đạo xem qua và có tất cả những chữ ký phê duyệt cần thiết, phiếu nhập kho này sẽ được chuyển xuống lại cho thủ kho, thủ kho sẽ tiếp tục cập nhật chứng từ vào thẻ kho.

Tất cả các số liệu phải được ghi chép cẩn thận và trùng khớp để sau này tiện việc đối chiếu.

    6 - Cuối cùng, thủ kho sẽ cho hàng hóa được sắp xếp vào đúng vị trí, đúng nơi quy định đã lên kế hoạch sẵn và được ghi chép trong sơ đồ quản lý, lưu các chứng từ lại cẩn thận và chuyển lên phòng kế toán để kết thúc quy trình nhập kho thành phẩm.

Như vậy, quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm 6 bước căn bản và rõ rệt, Thủ kho và các bên liên quan sẽ theo trình tự cụ thể để thực hiện Như vậy, khi quy trình được thực hiện đúng sẽ không có bất cứ sự thất thoát nào cho doanh nghiệp, đảm bảo nguyên vẹn số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã sản xuất Ở một vài doanh nghiệp vừa và nhỏ, do bị hạn chế về nhân lực và tài chính, một người, một bộ phận có thể kiêm nhiệm nội dung công việc của nhiều bên, ví dụ, kế toán kho kiêm nghiệm thủ kho Việc kiêm nhiệm, thiếu chốt kiểm soát chéo có thể phát sinh sai sót hoặc gian lận làm thiếu hụt, mất mát thành phẩm nhập kho Vì vậy, một quy trình nhập kho sản phẩm hoàn thành rõ ràng, có đầy đủ chốt kiểm soát, phê duyệt là một phần không thể thiếu đảm bảo công tác quản lý kho hiệu quả. 

5.2.2 Quy trình quản lý kho hàng thành phẩm

1 Khi thành phẩm được đưa về kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho, nhập số lượng thành phẩm nhập về vào phiếu nhập kho và lưu lại Tiếp đến, xuất phiếu nhập kho giao cho người quản lý.

2 Khi xuất thành phẩm ra khỏi kho, nhân viên thủ kho sẽ tạo phiếu xuất kho thành phẩm theo số lượng yêu cầu Tiếp đến, xuất phiếu xuất kho giao cho người quản lý và người nhận thành phẩm.

3 Khi có nhu cầu vận chuyển thành phẩm giữa các kho nội bộ trong doanh nghiệp Căn cứ vào tình hình tồn kho của các mặt hàng trong các kho, người quản lý sẽ có lệnh điều chuyển hàng giữa các kho thành phẩm trong doanh nghiệp với nhau.

Kế toán kho lập phiếu chuyển kho, chọn kho cần xuất đi và kho cần nhập đến.

Nhập số lượng thành phẩm cần chuyển kho vào phiếu và lưu lại.

4 Sau một thời gian nhập xuất kho thành phẩm Số lượng trong phần mềm quản lý kho ERP (Enterprise Resource Planning) và số lượng hàng hóa thực tế sẽ có chênh lệch với nhau Ban lãnh đạo công ty hoặc bộ phận kế toán sẽ yêu cầu kiểm kê kho Nếu có sự chênh lệch thì ban kiểm kê sẽ đưa ra hướng xử lý và điều chỉnh kho cho phù hợp với số lượng thực tế Để hỗ trợ cho quá trình quản lý kho thành phẩm một cách hiệu quả, các doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp cho việc