đề tài khảo sát tình hình triển khai ứng dụng cntt tại th true milk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCMKHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

-o0o -BÀI THI KẾT THÚC MÔN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNGCNTT TẠI TH TRUE MILK

MỤC LỤC

PHẦN I: GIỚI THIỆU CÔNG TY 3

1.1 Giới thiệu chung về tập đoàn TH Group 3

1.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn TH 4

PHẦN II: HIỆN TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 8

2.1 Các hệ thống thông tin được ứng dụng tại tập đoàn TH 8

2.1.1 Ứng dụng công nghệ quản lý nguồn nhân lực 8

2.1.2 Ứng dụng công nghệ quản lý phân phối 8

2.2 Mô tả hệ thống công việc Acumatica của TH True Milk 10

2.2.1 Mô tả hệ thống công việc Acutimaca sử dụng trong công ty TH True Milk 10

2.2.2 Mô hình hệ thống công việc – hệ thống đặt hàng tại TH True Mart 14

2.2.3 Sơ đồ chức năng chéo 15

PHẦN III: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 17

3.1 Hiệu quả của hệ thống thông tin mang lại 17

3.1.1 Quản lý nguồn nhân lực 17

3.1.2 Quản lý chuỗi phân phối 17

3.2 Những hạn chế của hệ thống thông tin 18

3.2.1 Hạn chế trong quản lý nhân sự 18

3.2.2 Hạn chế trong quản lý chuỗi phân phối 19

3.3 Đề xuất nâng cao trình độ số hóa của doanh nghiệp 19

PHẦN I: GIỚI THIỆU CÔNG TY

1.1 Giới thiệu chung về tập đoàn TH Group

Tập đoàn TH bắt đầu được thành lập vào năm 2008 ở Nghệ An với sự tư vấn tài chính của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bắc Á Nhà sáng lập, chủ tịch Hội đồng Chiến lược Tập đoàn TH là bà Thái Hương, đồng thời cũng là Tổng giám đốc của Ngân Hàng Đây là một thương hiệu sữa Việt 100% chuyên cung cấp các sản phẩm được sản xuất từ sữa

Với tiêu chí giữ nguyên tinh túy thiên nhiên trong từng sản phẩm, tập đoàn đã tập trung đầu tư vào các trang thiết bị và nguồn nhân lực Cùng lúc đó tập đoàn đã ứng dụng các công nghệ hệ thống quản lý hiện đại và các quy trình sản xuất từ khâu chăn nuôi đến các khâu phân phối các sản phẩm đến khách hàng Với mục đích phục vụ khách hàng những sản phẩm sạch, an toàn, bổ dưỡng và tươi ngon nhất.

Các sản phẩm hiện nay của TH: sữa tươi thanh trùng, topkid, sữa chua, sữa hạt, kem, bơ, phomat và nước uống giải khát, trà túi lọc…

1.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn TH

Công ty Cổ Phần Chuỗi Thực Phẩm TH (phân phối): là công ty phụ trách phân phối và tiêu thụ sản phẩm

Công ty Cổ phần Thực Phẩm Sữa TH: là nơi cung cấp các nguyên liệu sữa Tại đây hệ thống trang trại chăn nuôi cung cấp sữa cho nhà máy chế biến đã được xây dựng

Công Ty Cổ Phần Sữa TH (nhà máy): nơi thực hiện sản xuất ra các sản phẩm, tại đây các trang thiết bị hiện đại được nhập khẩu từ các nước G7 và châu Âu Các hệ thống được hoạt động theo chuẩn ISO 9001 và các sản phẩm phải theo chuẩn ISO 22000 với mục đích đáp ứng an toàn vệ sinh thực phẩm.

(Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần thực phẩm sữa TH-True Milk)

PHẦN II: HIỆN TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY

2.1 Các hệ thống thông tin được ứng dụng tại tập đoàn TH 2.1.1 Ứng dụng công nghệ quản lý nguồn nhân lực

Để có được một tập đoàn TH vững mạnh hiện nay, trước khi có một hệ thống ERP hoàn hảo thì toàn bộ các quy trình quản lý nguồn nhân lực đều thực hiện trên phần mềm Microsofl Excel bao

gồm các hoạt động quản lý dữ liệu, tính lương, chấm công và bảo hiểm… chính vì thực hiện toàn bộ trên phần mềm Microsofl Excel đã gây ra những khó khăn trong quá trình công tác quản lý:

- Dữ liệu lộn xộn, không có sự đồng bộ hóa các mẫu dữ liệu quản lý

- Do TH có các tệp sản phẩm đa dạng vì vậy các hệ thống báo cáo và bảng biểu biến đổi liên tục chưa được hoàn thiện

- Là một tập đoàn lớn nhưng chưa thống nhất trong quy trình chấm công, giờ làm việc, tăng ca và bù 1 đến 2 giờ làm việc cho những ngày nghỉ, điều này gây khó khăn cho phần mềm trong quá trình xử lý.

- Cơ chế tính lương của tập đoàn khá phức tạp, vì là một doanh nghiệp có nhiều ngành nghề, mỗi ngành đều có đặc thù công việc khác nhau

- Cách tính bảo hiểm khá phức tạp, chồng chéo do là tập đoàn đa ngành và có nhiều công ty FDI Nhận thấy được nhiều điều bất lợi trong công tác quản trị nguồn nhân lực bằng phần mềm Microsofl Excel, chính vì vậy tập đoàn TH đã triển khai áp dụng phần mềm công nghệ SAP để cải thiện các hoạt động về quản lý nguồn nhân lực

Các giải pháp quản lý nguồn nhân lực SAP tích hợp cùng với các công tác chính như đào taok đội ngũ nhân viên mới, hệ thống quản lý đào tạo (LMS), hệ thống tuyển dụng, quản lý hiệu suất và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên tiềm năng cùng với phân tích chỉ số nhân sự… các công cụ này đều được tích hợp hoàn toàn và tương tác với nhau trong quá trình quản lý Cùng với những ưu điểm dễ sử dụng, nhanh gọn vẫn cung cấp được đầy đủ thông tin và phát huy tối đa các bài báo cáo phân tích cần thiết mang đến một hệ thống tốt hơn cho các nhà quản lý

Hiện nay với mục đích mang lại những giá trị tốt nhất đến người tiêu dùng bằng cách cải thiện chất lượng sản phầm, năng suất và dịch vụ, tập đoàn TH đã triển khai nâng cấp hệ thống lên SAP S/4 HANA (High – performance Analytic Appliance) kết hợp giữa phần cứng và các cơ sở dữ liệu Nền tảng này giúp tập đoàn ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại và khoa học quản trị, làm cho các dịch vụ, công cụ bán hàng, năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm, cùng lúc đó đồng bộ, tối ưu hóa và phân tích đo đạc năng lượng một cách chính xác và thông minh hơn

2.1.2 Ứng dụng công nghệ quản lý phân phối

TH Milk là công ty thuộc TH Group, nhà sản xuất hàng đầu về các loại sản phẩm từ sữa tại Việt Nam

Công ty không chỉ đầu tư vào cơ sở sản xuất và nghiên cứu khoa học hiện đại mà công ty còn mở rộng hệ thống kênh phân phối toàn quốc Khi mới thành lập thì công ty chủ yếu hoạt động trên bán hàng GT, tức là nhân viên bán hàng phải tìm các cửa hàng để thực hiện các hoạt động bán hàng tiêu chuẩn và giới thiệu các săn phẩm, hầu hết các dữ liệu đều nhập bằng tay vào cuối ngày Điều này làm việc quan sát thị trường bị hạn chế và không nắm bắt được các khuyến mãi của đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm mới trên thị trường, không gian trưng bày của sản phẩm… dẫn đến việc công ty không phản ứng kịp với các chiến lược cạnh tranh của đối thủ Một khó

khăn lớn của công ty cần phải đối mặt đó là hạn sử dụng của các sản phẩm (6 tháng kể từ ngày sản xuất) công ty cần phải nắm rõ hạn sử dụng tại các cửa hàng bán lẻ như công ty đề ra các khuyến mãi kịp thời nhằm đẩy nhanh việc bán các sản phẩm.

Với nền tảng phủ sóng toàn quốc của mạng 3G, chính vì vậy mà công ty đã triển khai nâng cấp hệ thống và công việc bán hàng tiêu chuẩn bằng cách sử dụng công nghệ điện toán đám mây Acumatica tích hợp với ERP để theo dõi các hoạt động bán hàng và cập nhật thông tin trong thời gian từ các cửa hàng Điều này giúp cho công ty đo lường được năng suất bán hàng tại các nhà phân phối

Việc TH Milk quyết định sử dụng Acumatica do:

- Cho phép các hệ thống tích hợp với hệ thống phần mềm ERP là SAP hiện tại của công ty - Các thông tin được lưu trữ dữ liêu trên hệ thống đám mây

- Tối ưu hóa các hoạt động bán hàng làm tăng năng suất làm việc

- Bản quyền không giới hạn số lượng người sử dụng điều này không làm cản trở số người đang sử dụng và giúp cho sự tặng trưởng của hệ thống phân phối trong tương lai

Với ứng dụng AiM DMSpro, mạng phụ sóng toàn quốc cùng và được cung cấp các thiết bị máy tính bảng, công ty đã đào tạo nhân viên bán hàng để giúp họ bán hàng ở bất cứ nơi nào, đồng bộ hóa trong thời gian thực, đề xuất các đơn hàng và được cập nhật các thông tin dữ theo thời gian nhờ vào Digital MCP

Nhờ vào ứng dụng AiM mà nhân viên đồng bộ các dữ liệu bán hàng vào buổi sáng với máy chủ của TH Milk, điều này không tốn 30 – 60 phút so với trước đây, giúp cho họ nhận được bảng báo giá nhất hay các thông tin về chương trình khuyến mãi Họ cũng có thể đề xuất cho các cửa hàng về sản phẩm thích hợp và số lượng sản phẩm nhờ vào các thông tin mua bán chi tiết của từng cửa hàng Khi xác nhận được đơn hàng, nhân viên sẽ đăng nhập vào ứng dụng, chuyển tiếp thông tin vào máy chủ của công ty mà không cần phải đợi đến cuối ngày tổng hợp chuyển tiếp các thông tin cho bộ phận bán hàng.

Với nền tảng công nghệ trên web đã giúp cho TH Milk nhận biết được dữ liệu bán hàng tại các cửa hàng, các sản phẩm hiện có ở các cửa hàng và kho phân phối, giúp cho họ thiết lập ra các kế hoạch bán hàng và tối ưu hóa các chi phí tồn kho

Kiểm soát hiệu quả năng lực bán hàng qua ứng ứng dụng AiM giúp giám sát các hoạt động qua trực tuyến, lịch sử cửa hàng mà nhân viên bán hàng đã đi khảo sát Điều này giúp cho người quản lý xác nhận nhân viên đã hoàn thành đúng các chỉ tiêu doanh thu được giao (tăng hiệu suất bán hàng)

Có được sự hỗ trợ của nhà cung cấp DMSpro, hoạt động 24/7 của trung tâm Call Center và có 3 văn phòng ở các thành phố lớn nên các nhà phân phối gặp vấn đề đều có thế gọi đến để được hỗ trợ xử lý và các nhân viên của nhà cung cấp DMSpro sẽ đến để hỗ trợ

2.2 Mô tả hệ thống công việc Acumatica của TH True Milk

Lịch sử hình thành

Sản phẩm Acumatica ERP được giới thiệu vào năm 2008, sau đó một năm là các phiên bản tại chỗ và SaaS Acumatica là giải pháp quản lí và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning-ERP) trên công nghệ sử dụng trong môi trường điện toán đám mây Hệ thống ERP của Acumatica được xây dựng dựa trên nền tảng xRP trên web độc quyền của hãng và được cấp phép tại chỗ

Các tính năng cơ bản của Acumatica ERP

- Quản lí tài chính và kế toán: Hệ thống Acumatica ERP cung cấp các tính năng quản lý tài chính như kế toán tổng hợp, quản lý tài sản cố định, quản lý ngân sách và dự án, hạch toán công nợ và công nợ khách hàng, quản lý tiền lương, và tạo báo cáo tài chính.

- Quản lí nhân sự: Quản lý nhân sự: Hệ thống giúp quản lý thông tin nhân viên, quá trình tuyển dụng, quản lý tiến lương và các chế độ phúc lợi nhân viên Nó cũng có thể giúp tích hợp với các công cụ quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên.

- Quản lý kho và vận chuyển: Acutimaca ERP hỗ trợ quản lý quá trình nhập khẩu, xuất khẩu, lưu trữ và phân phối hàng hóa Hệ thống cung cấp các tính năng quản lý số lượng tồn kho, đặt hàng, đặt hàng tự động, theo dõi giao hàng và quản lý vận chuyển.

- Quản lý sản xuất: Hệ thống Acutimaca ERP có khả năng quản lý quy trình sản xuất, lịch trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ, quản lý nguyên vật liệu và quản lý chất lượng - Quản lý khách hàng và CRM: Acutimaca ERP cung cấp các công cụ để quản lý thông tin khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng, và quản lý quá trình bán hàng và dịch vụ sau bán hàng Hệ thống cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

- Quản lý dự án: Hệ thống có tính năng quản lý dự án, theo dõi tiến độ, phân bổ tài nguyên, quản lý công việc và lập kế hoạch dự án Nó cũng cung cấp các công cụ để theo dõi chi phí và hiệu suất dự án.

- Báo cáo và phân tích: Acutimaca ERP cho phép tạo và tùy chỉnh báo cáo về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp Hệ thống cũng cung cấp tính năng phân tích dữ liệu để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

2.2.1 Mô tả hệ thống công việc Acutimaca sử dụng trong công ty TH True Milk.

a) Tiếp nhận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Khách hàng đặt hàng thông qua trang web của công ty, thông tin của khách hàng về thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, dịch vụ yêu cầu và thông tin tài chính… đã được lưu trữ Đối với khách hàng mới bạn cũng có thể tạo và cập nhật thông tin trong hệ thống.

Đối với những khách hàng sỉ mua với số lượng lớn họ có thể yêu cầu báo giá Khi đó bạn cũng có thể sử dụng Acutimaca ERP để tạo đề xuất báo giá dựa trên các sản phẩm và dịch vụ được yêu cầu Hệ thống có thể tính toán giá cả, áp dụng các chiết khấu và thuế và tạo báo giá chính thức.

b) Xử lí đơn hàng

Khi khách hàng đồng ý với báo giá, bạn cũng có thể tạo đơn hàng trong hệ thống Acumatia ERP Đơn hàng này bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá và các yêu cầu từ khách hàng cũng như những lưu ý khác Hệ thống cũng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng, từ giai đoạn xử lý đến giao hàng.

c) Kiểm tra và soạn hàng

Sau khi hệ thống tiếp nhận đơn hàng nó sẽ đưa ra một mã đơn, bạn dùng mã này để in phiếu xuất hàng và gửi phiếu này đến kho thành phẩm Nhân viên soạn hàng sẽ kiểm tra số lượng, mã sản phẩm và tiến hành lấy hàng từ kho, đóng gói và chất lên phương tiện vận chuyển.

d) Xác nhận đơn hàng và bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Acutimaca ERP cho phép bạn lập lịch giao hàng dựa trên thông tin trong đơn hàng và tình trạng hàng tồn kho Bạn có thể xác định thời gian giao hàng, phương tiện vận chuyển và địa điểm giao hàng Khi đến ngày giao hàng, hệ thống Acutimaca ERP giúp bạn quản lý quá trình xuất kho hàng hóa từ kho và chuẩn bị cho việc giao hàng Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra hàng hóa, in nhãn và tạo các tài liệu cần thiết cho giao hàng Nhân viên đóng hàng cho phương tiện vận chuyển ra khỏi bãi, tiến hành kiểm kê số lượng và cho ra khỏi công ty bắt đầu bước giao hàng e) Quản lí thanh toán

Sau khi giao hàng, Acutimaca ERP cho phép bạn quản lý quá trình thanh toán từ khách hàng Hệ thống ghi nhận thông tin về thanh toán, xử lý các phương thức thanh toán khác nhau và cập nhật tình trạng thanh toán trong hồ sơ khách hàng.

f) Báo cáo và phân tích

Cuối cùng, hệ thống Acutimaca ERP cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích để bạn có thể theo dõi hiệu suất bán hàng, doanh số, lợi nhuận và các chỉ số quan trọng khác Bạn có thể tạo báo cáo theo nhiều tiêu chí và xem các dữ liệu phân tích để đưa ra quyết định kinh doanh.

HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG BÁN LẺ CỦA TH TRUE MILK

Tập đoàn TH sản xuất và bán nhiều dòng sản phẩm khác nhau như các loại Sữa chua, Sữa tươi, Nước tinh khiết, Nước ngọt, Nước trái cây, Phô mai, Bơ, …

Các sản phẩm của TH có mặt hầu hết trong các hệ thống cửa hàng tiện lợi, bách hóa, siêu thị trong nước, trung tâm thương mại Ngoài ra, TH còn quản lý việc bán hàng bằng cách gián tiếp thông qua đại lý, đây là hình thức bán lẻ tiện dụng vì người tiêu dùng có thế mua sắm mọi lúc mọi nơi.

TH True Milk đã thực hiện Mô hình phân phối đa kênh, nhiều cấp và bao phủ thị trường.

Phân phối sản phẩm đa kênh, nhiều cấp của TH True Milk bao gồm:

1 Flagship store “TH true mart”

TH True Milk đã mở chuỗi cửa hàng bán lẻ mang tên TH True Mart với hơn 300 cửa hàng trên toàn quốc, TH True Milk đã tiên phong về chất lượng, dịch vụ nhờ theo mô hình hiện đại.

Hệ thống TH True Mart kết nối với các kênh thương mại điện tử (shopee, lazada, …) để thực hiện xử lý các đơn hàng và đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng trong thời gian sớm nhất.

Khách hàng có thể mua hàng bằng nhiều cách, đó là mua hàng trực tiếp tại các cửa hàng TH True Mart gần nhất, hoặc đặt hàng trực tuyến trên hệ thống website của tất cả các cửa hàng và sẽ được hệ thống xử lý giao hàng tận nơi cho khách hàng.

Đối với hình thức đặt hàng trực tuyến, chỉ cần có các phương tiện như điện thoại hay máy tính là khách hàng có thể đặt hàng dễ dàng Khách hàng vào trang bán hàng của TH True Mart, lựa chọn các mặt hàng mà mình cần mua và thêm vào giỏ hàng, xác nhận đặt hàng, hình thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản Sau khi xác nhận các thông tin đã xong, đơn hàng sẽ được gửi về trung tâm điều hành hệ thống bán hàng của TH True Mart, nhân viên sẽ kiểm tra thông tin khách hàng và gọi điện thoại hoặc gửi mail đến khách hàng sớm nhất để xác nhận đơn hàng đã được đặt thành công Kế tiếp là nhân viên sẽ kiểm tra và lựa chọn cửa hàng TH True Mart