Tiểu luận cuối kỳ môn hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (erp)

ĐỀ BÀICâu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cungcấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TPHCMKHOA KINH TẾ

-TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

MÔN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Giảng viên hướng dẫn:

Mã LHP: ERPS431208_05Sinh viên thực hiện:

TP Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2022

ĐỀ BÀI

Câu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung

cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị

của sự thay đổi (OCM) (2.0 điểm)

Câu 2: Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó,

đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn.

(1.5 điểm)

Câu 3: Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầyđủ (1.5 điểm)

Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phươngpháp triển khai ERP (2.0 điểm)

a) Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương

pháp ERP SaaS và ERP on Premise (1.0 điểm)

b) Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa

chọn phương pháp nào tại sao? (1.0 điểm)

Câu 5: Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể (hư cấu): giới

thiệu sơ lược về hệ thống đó, những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, những áp lực trong quản trị doanh nghiệp, từ đó đưa ra các mục tiêu cần thiết để xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, đặc tả các tính năng, quy trình nghiệp vụ cần thiết của phần mềm ERP, xây dựng các quy trình bằng sơ đồ flowchart và diễn tả các quy trình nghiệp vụ đó Mô phỏng 1 số tính năng cơ bản bằng cách xây dựng các quy trình Sales & marketing, Accounting & Finance, Supply Chain Management, Human Resource, Quản lý nguyên vật liệu material management, lập kế hoạch sản xuất, các báo cáo như bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho, kết quả hoạt động kinh doanh… thông qua tương tác các chức năng trên phần mềm Odoo ERP và chia sẻ dữ liệu tập trung có ảnh chụp màn hình (phần demo không bắt buộc nhưng nếu có sẽ được thêm điểm) Demo 1 số tính năng cơ bản có ảnh chụp màn hình (phần demo không bắt

buộc nhưng nếu có sẽ được thêm điểm) (3.0 điểm)

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC HÌNH ẢNH ii LỜI MỞ ĐẦU 1 Câu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) 2 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP 2 1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 5 1.3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) 8 Câu 2: Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó, đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn 10 Câu 3: Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ 12 Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP 16 a) Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise 16 b) Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa chọn phương pháp nào tại sao? 16 Câu 5: Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể (hư cấu): giới thiệu sơ lược về hệ thống đó, những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, những áp lực trong quản trị doanh nghiệp, từ đó đưa ra các mục tiêu cần thiết để xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, đặc tả các tính năng, quy trình nghiệp vụ cần thiết của phần mềm ERP, xây dựng các quy trình bằng sơ đồ flowchart và diễn tả các quy trình nghiệp vụ đó Mô

phỏng 1 số tính năng cơ bản bằng cách xây dựng các quy trình Sales & marketing, Accounting & Finance, Supply Chain Management, Human Resource, Quản lý nguyên vật liệu material management, lập kế hoạch sản xuất, các báo cáo như bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho, kết quả hoạt động kinh doanh… thông qua tương tác các chức năng trên phần mềm Odoo ERP và chia sẻ dữ liệu tập trung có ảnh chụp màn hình (phần demo không bắt buộc nhưng nếu có sẽ được thêm điểm) Demo 1 số tính năng cơ bản có ảnh chụp màn hình (phần demo không bắt

buộc nhưng nếu có sẽ được thêm điểm) 26

5.1 ERP tại TADA 26

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) CNTT Công nghệ thông tin

CRM Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) CSKH Chăm sóc khách hàng

i

DANH MỤC HÌNH ẢNH

ii

LỜI MỞ ĐẦU

Nắm bắt xu hướng phát triển nhanh chóng và không ngừng của Internet và hệ thống thông tin, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang dần “điện tử hóa” quy trình kinh doanh của mình Đây là việc không thể thiếu đối với từng doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường Do đó, hầu như tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô đều nghiên cứu, xem xét ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp.

ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - là lựa chọn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp khi muốn “điện tử hóa” quy trình kinh doanh Triển khai ERP trong doanh nghiệp được đánh giá là giải pháp mang lại nhiều hiệu quả trong việc tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có thể phát huy hết khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực của mình

Trong bài tiểu luận này, nhóm xin được phép làm rõ một vài vấn đề xoay quanh ERP bao gồm các phương pháp triển khai ERP; các phương pháp, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP; các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai hệ thống ERP và đưa ra phân tích về một doanh nghiệp thực tế đã chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP nhằm giúp đem lại cái nhìn tổng quát khi doanh nghiệp bước đầu tìm hiểu và lên kế hoạch triển khai hệ thống để việc triển khai hệ thống ERP mang lại hiệu quả tốt nhất Bên cạnh đó, bài tiểu luận này cũng xin được đưa ra một mô hình mini-ERP do nhóm đề xuất và demo thực hiện, qua dự án mô phỏng này, mong rằng có thể giúp cho người đọc có cái nhìn trực quan hơn và hiểu hơn về cách thực hiện một dự án ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp.

1

Câu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhàcung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERPvới quản trị của sự thay đổi (OCM).

1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là giải pháp phần mềm đa chức năng, giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhiều bộ phận hiệu quả và tiết kiệm chi phí Hệ thống ERP có thể được sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, bán hàng, thanh toán đến nhân sự, kế toán, kho bãi Hệ thống này có thể tích hợp thông tin từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất nhưng có thể phục vụ cho nhu cầu riêng lẻ của các bộ phận khác nhau Cùng với các ưu điểm nổi trội là thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao và chi phí thấp, ERP đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp hiện nay

Triển khai ERP giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý thông tin của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Việc này còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng các hoạt động của mình Giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, là một trong những lợi ích vô cùng thiết thực mà việc triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.

Để triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần chọn cho mình phương pháp triển khai phù hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất 3 phương pháp triển khai ERP doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn gồm:

 Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang): phương pháp này triển khai tổng thể cho toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp một cách đồng thời Tuy nhiên, chiến lược này yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ về nguồn lực của doanh nghiệp.

 Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased): phương pháp này chia dự án thành nhiều giai đoạn để triển khai và mở rộng từ từ các giải pháp ERP cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.

2

 Phương pháp triển khai song song (Parallel): đây là phương pháp cho phép sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại mà doanh nghiệp đang có song song với triển khai giải pháp ERP

a Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang)

Đúng như tên gọi, phương pháp này triển khai đồng loạt tất cả các chức năng của doanh nghiệp và các phân hệ ERP trong một hệ thống duy nhất Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng sang hệ thống ERP mới phải được lên kế hoạch cụ thể Đây là một hoạt động triển khai lớn trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp, do đó, bên cạnh việc lên kế hoạch triển khai hệ thống mới cần có thêm các kế hoạch dự phòng cho trường hợp việc chuyển đổi hệ thống thất bại Trong trường hợp việc chuyển đổi xảy ra vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.

Phương pháp đem lại lợi thế khá lớn về thời gian triển khai và chi phí cho doanh nghiệp Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung thực hiện trong một thời gian ngắn do các thay đổi, chuyển đổi đều được thực hiện trong một lần Đồng thời, tổng chi phí để triển khai là khá thấp so với các phương pháp khác

Tuy nhiên, phương pháp này cũng mang lại rủi ro cao do các thay đổi được thực hiện chỉ trong một lần trên toàn bộ doanh nghiệp, do đó, khi có bất kì một sai sót nhỏ ở một bộ phận, chức năng nào đó cũng có thể ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp Phương pháp triển khai này cũng yêu cầu các chuyển đổi lên hệ thống ERP mới phải chính xác ngay lần đầu bởi một khi đã chuyển đổi thì không thể thay đổi lại các thông tin, dữ liệu

Khi áp dụng phương pháp triển khai tổng lực cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, mọi dữ liệu cần chuyển đổi phải được làm một cách chi tiết và phải được giám sát chặt chẽ để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu

Thông thường, phương pháp này sẽ được lựa chọn triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn doanh nghiệp gặp phải dịch Covid.

b Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased)

3

Phương pháp này tập trung vào việc phân chia dự án ra thành nhiều giai đoạn, việc triển khai dự án sẽ được thực hiện lần lượt với mỗi giai đoạn cho một hoặc nhiều quy trình kinh doanh Chiến lược này sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng mức độ rủi ro mà nó mang lại sẽ thấp hơn so với phương pháp Big Bang Bên cạnh đó, việc kéo dài thời gian khi thực hiện phương pháp này cũng là một ưu điểm, với thời gian dài, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh việc triển khai kế hoạch giai đoạn sau sao cho phù hợp khi đã có kinh nghiệm thực hiện giai đoạn trước.

Trong quá trình triển khai theo từng giai đoạn, hệ thống ERP có thể được chia theo các cách khác nhau như theo phân hệ ERP, theo đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp, theo mức độ ưu tiên kinh doanh của doanh nghiệp hoặc theo vị trí địa lý Để có thể lựa chọn sử dụng cách phân chia phù hợp phải dựa trên các mục tiêu kinh doanh chiến lược, dòng thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp

 Phân chia theo phân hệ: đây là cách triển khai phổ biến nhất Cấu trúc của hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, trong đó mỗi phân hệ sẽ tự động hóa các quy trình trong một số chức năng nhất định của doanh nghiệp Các phân hệ cơ bản có thể kể đến như kế toán, nhân sự, quản lý kho, Các phân hệ cốt lõi sẽ được tích hợp đầu tiên, tiếp theo là các phân hệ khác.

 Phân chia theo đơn vị kinh doanh: cách triển khai này có thể thực hiện cho một hoặc nhiều chi nhánh của doanh nghiệp trong cùng một thời điểm Cách này thường được sử dụng bởi các tập đoàn Cách triển khai này đem lại rủi ro thấp hơn nhưng mất thời gian lâu hơn.

 Phân chia theo mức độ kinh doanh ưu tiên: cách triển khai này phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Dựa trên mức độ ưu tiên của các quy trình, hoạt động kinh doanh của mình mà doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch xác định thứ tự giai đoạn để triển khai hệ thống ERP Cách phân chia này thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.

 Phân chia theo vị trí địa lý: đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có nhiều công ty con nở các địa điểm khác nhau trên thế giới thì đây là cách triển khai thường được áp dụng.

4

Cách phân chia này chủ yếu được sử dụng để tiêu chuẩn hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng hệ thống ERP để kết nối các khía cạnh tổ chức, chính trị và văn hóa của hoạt động kinh doanh Việc triển khai ERP toàn cầu theo khu vực địa lý mang nhiều rủi ro và thách thức hơn nhiều so với việc triển khai trong nước hoặc tại một địa điểm Hơn nữa, triển khai toàn cầu cũng cần đáp ứng các yêu cầu về pháp lý của từng quốc gia, khu vực

c Phương pháp triển khai song song (Parallel)

Phương án triển khai này áp dụng vận hành song song cả hệ thống phần mềm cũ và giải pháp ERP, sau đó chuyển dần từng bước từ phần mềm cũ sang hệ thống mới Phương pháp triển khai tốn thời gian và tiền bạc nhất, nhưng rủi ro mà nó mang lại là vừa phải vì người dùng có thể tiếp cận một cách từ từ để làm quen dần hệ thống mới trước khi bỏ hẳn hệ thống cũ.

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, do đó, việc lựa chọn, đánh giá là bước vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khi muốn triển khai hệ thống ERP Dự án triển khai hệ thống ERP thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp phần mềm ERP Để đầu tư một hệ thống ERP doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cũng như bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ, chính vì vậy cần phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP một cách cẩn thận và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất

Doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện các bước đánh sau để tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình

Bước 1: Xác định yêu cầu của doanh nghiệp

Trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp cần phải tự đánh giá hiện trạng của chính doanh nghiệp mình Việc xem xét lại các quy trình, hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp xác định được một cách chính xác các chức năng mà hệ thống ERP cần phải có để thực hiện các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp

5

Ở bước này, doanh nghiệp cần phác thảo một bức tranh tổng quát về các hoạt động của mình và các hoạt động đó có thể được cải thiện như thế nào

Bước 2: Lập các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí được đề xuất dưới đây để tiến hành đánh giá các nhà cung cấp:

 Khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp phải xem xét lựa chọn nhà cung cấp có thể đáp ứng được nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp Nhà cung cấp cũng phải hiểu được các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải thì mới có thể cung cấp được giải pháp tối ưu nhất

 Khả năng công nghệ: đây là tiêu chí quan trọng khi doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà cung cấp Trong trường hợp quy mô cũng như số lượng người dùng hệ thống ERP tăng lên, nhà cung cấp giải pháp phần mềm phải có năng lực công nghệ tốt mới có thể ứng phó với tình huống này Với năng lực công nghệ cao, nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp khả năng mở rộng hệ thống đồng thời tích hợp thêm nhiều tiện ích trong hệ thống.

 Các chính sách hỗ trợ: khi quyết định hợp tác với một nhà cung cấp để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các chính sách hỗ trợ kèm theo các dịch vụ mà bên đối tác cung cấp Tư vấn, hỗ trợ triển khai và bảo hành là các chính sách cơ bản mà nhà cung cấp phần mềm ERP buộc phải có

 Rủi ro và chi phí: nhà cung cấp phải đưa ra được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống cũng như phải thống kê được toàn bộ các loại chi phí để thực hiện dự án này một cách rõ ràng, chi tiết.

 Chất lượng dịch vụ khách hàng: phản hồi của khách hàng chính là tài liệu tham khảo chân thực nhất cho doanh nghiệp khi quyết định hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp nào Doanh nghiệp nên xem xét kỹ các đánh giá của các khách hàng trong cùng lĩnh vực đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp này để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách và thời gian biểu

6

Quản lý thay đổi

Nah và cộng sự (2007) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi, bắt đầu từ giai đoạn dự án và tiếp tục trong toàn bộ vòng đời Văn hóa và các cấu trúc của doanh nghiệp phải được quản lý, điều này bao gồm con người, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức và quy trình ban đầu ở hầu hết các công ty không tương thích với các công cụ và thông tin của hệ thống ERP (Umble và cộng sự, 2003) Do đó, các công ty buộc phải thiết kế lại quy trình kinh doanh chính hoặc phải triển các quy trình kinh doanh mới để có thể hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro liên quan đến việc phát triển các công cụ khắc phục sự cố, các kỹ năng hoặc kỹ thuật liên quan và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp khi có sự cố xảy ra trong hệ thống

Chen và cộng sự (2009) chỉ ra rằng có hai yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của dự án: bên ngoài (mô hình kinh doanh, người tham gia…), nội bộ (quy mô dự án, thời lượng, mức độ phức tạp, việc thuê ngoài), những khía cạnh này có thể gây ra rủi ro đối với dự án Do đó, các nhà quản lý cần xem xét việc thực hiện xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro phù hơp để có thể thấy được các rủi ro.

Sự cam kết từ ban lãnh đạo

Sự cam kết từ ban lãnh đạo đề cập đến sự tận tâm của các cấp quản lý Việc triển khai ERP thành công phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia tích cực và bền bỉ của các cấp lãnh đạo.

Harrison (2004) lập luận rằng khi một số công ty giao trách nhiệm triển khai ERP cho bộ phận kỹ thuật, họ đã mắc phải một sai lầm nghiêm trọng dẫn đến dự án thất bại Việc sử dụng và thành công công nghệ thông tin trong các tổ chức nên bao gồm sự tham gia của các cấp lãnh đạo cao nhất làm việc tích cực cùng với phần còn lại của công ty nhằm hướng tới việc triển khai hệ thống thành công.

14

Giao tiếp

Để triển khai dự án ERP một cách thành công, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có sự giao tiếp với những người dùng hệ thống Giao tiếp là hoạt động rất quan trọng trong hệ thống ERP, việc thực hiện giao tiếp thường xuyên giữa ban lãnh đạo và người dùng sẽ giúp cập nhật được thông tin và các tiến trình đã đạt được trong hệ thống, bên cạnh đó, việc giao tiếp sẽ giúp cho việc gắn kết giữa các phòng ban và bộ phận liên quan lại với nhau.

Không đạt được việc giao tiếp cởi mở giữa lãnh đạo cao nhất và người sử dụng hệ thống là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong việc triển khai hệ thống ERP (Huang và cộng sự, 2004) Motwani và cộng sự (2005) lập luận rằng một công ty khuyến khích nhân viên tham giao vào việc giao tiếp một cách tích cực sẽ thành công hơn là một công ty không làm điều đó Việc giao tiếp liên tục với toàn công ty sẽ cho người dùng hệ thống biết được điều gì đang xảy ra, và nếu có bất trắc xảy ra, họ sẽ được thông báo trực tiếp và tham gia giải quyết vấn đề (Dezdar và Alinin, 2011).

15

Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phươngpháp triển khai ERP.

a)Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theophương pháp ERP SaaS và ERP on Premise.

b)Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV)lựa chọn phương pháp nào tại sao?

Tập đoàn đa quốc gia Pepsi đang triển khai hệ thống ERP với chi phí thấp

Doanh nghiệp Pepsi đang cân nhắc việc thực hiện triển khai hệ thống ERP theo phương pháp SaaS và On-Premise.

4.1 Ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERPSaaS và ERP On-premise

4.1.1 Phương pháp SaaS

4.1.1.1 Ưu điểm  Chi phí thấp:

Vì SaaS chạy trên trang web của nhà cung cấp nên không cần cài đặt hoặc phát triển cơ sở dữ liệu trên phần cứng của riêng bạn Không giống như phần mềm truyền thống, thường được cung cấp dưới dạng giấy phép vĩnh viễn với chi phí trả trước (và phí bảo trì liên tục tùy chọn), các nhà cung cấp SaaS thường tính phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm Do đó, chi phí thiết lập ban đầu cho SaaS thường thấp hơn so với phần mềm doanh nghiệp tương đương Tuy nhiên, vì dữ liệu của khách hàng được lưu trữ bởi nhà cung cấp SaaS, nên có khả năng tính phí cho mỗi giao dịch, sự kiện hoặc đơn vị giá trị khác, chẳng hạn như số bộ phải được xử lý

 Tiết kiệm thời gian:

Với mô hình SaaS thì nhà cung cấp dịch vụ sẽ có bộ phận hỗ trợ đến trực tiếp công ty và thiết lập tài khoản, training nhân viên Thời gian này chưa tới 2 ngày (Đối với triển khai hệ thống on-premise phải tạm ngưng hoạt động của một số bộ phận)

16

 Khả năng cập nhật:

Việc sử dụng máy chủ của nhà cung cấp sẽ thường xuyên được tự động cập nhật các tính năng mới, cao cấp hơn hoặc tối ưu các tính năng cũ (miễn phí) Không bắt buộc phải có bộ phận CNTT riêng để giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành phần mềm.Nhân viên IT của nhà cung cấp sẽ đảm bảo hệ thống hoạt động trong tình trạng tốt nhất, các tính năng bảo mật và lỗi phần mềm.

 Tiện dụng:

Mô hình dịch vụ SaaS triển khai dịch vụ qua internet nên chỉ cần có kết nối mạng, người dùng có thể truy cập phần mềm Để giúp trải nghiệm người dùng thuận tiện hơn, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm SaaS đều phát triển ứng dụng cho tất cả các hệ điều hành (Windows, Android, Mac OS, iOS) và các trình duyệt khác nhau

 Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng:

Dễ dàng thêm nhiều tài khoản hoặc tích hợp thêm các phần mềm khác mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu

4.1.1.2 Nhược điểm

Trong một số trường hợp, có một số hạn chế khi sử dụng SaaS:

 Bảo mật dữ liệu trở thành một vấn đề vì dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp.

 Các ứng dụng SaaS được lưu trữ trên những điện toán đám mây,ở khoảng cách rất xa so với người dùng ứng dụng Điều này sẽ gây ra độ trễ trong môi trường; ví dụ, mô hình SaaS không lý tưởng cho các ứng dụng yêu cầu thời gian phản ứng mili giây Dữ liệu từ nhà cung cấp SaaS ERP được truyền với tốc độ Internet thay vì tốc độ nhanh hơn của mạng công ty.

 Một số ứng dụng kinh doanh yêu cầu quyền truy cập hoặc tích hợp với dữ liệu hiện tại của khách hàng Việc tích hợp dữ liệu đó với phần mềm được lưu trữ từ xa, đặc biệt khi

17

dữ liệu đó rất lớn hoặc nhạy cảm (ví dụ: thông tin cá nhân của người dùng cuối), có thể tốn kém hoặc không an toàn và cũng có thể vi phạm các yêu cầu quản lý dữ liệu  Chuyển đổi các nhà cung cấp SaaS có thể là một quá trình tốn thời gian và đầy thách

thức liên quan đến việc chuyển các tệp dữ liệu lớn qua Internet.

 Sử dụng SaaS có thể bị buộc phải áp dụng các phiên bản mới, điều này có thể dẫn đến chi phí đào tạo không lường trước, tăng khả năng người dùng có thể mắc lỗi hoặc mất ổn định từ các lỗi trong phần mềm mới hơn

 Nếu nhà cung cấp phần mềm không hoạt động, người dùng có thể bị mất quyền truy cập vào phần mềm của họ một cách bất ngờ, điều này có thể làm mất ổn định các dự án hiện tại và tương lai của tổ chức của họ, cũng như khiến người dùng không thể truy cập dữ liệu cũ hơn.

 Internet là yếu tố bắt buộc phải có để sử dụng ứng dụng

4.1.2 Phương pháp On-premise

4.1.2.1 Ưu điểm

Người được cấp phép có toàn quyền kiểm soát và quản lý tài sản của họ trong các tình huống tại chỗ Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người hoạt động trong các khu vực được quản lý cao, nơi tính bảo mật là tối quan trọng.

Bảo mật dữ liệu: Bên được cấp phép lưu trữ tất cả dữ liệu trong trung tâm dữ liệu của riêng mình với mô hình Tại chỗ; bên thứ ba không có quyền truy cập vào dữ liệu này Vì máy chủ đám mây thường được sử dụng, điều này giúp bạn dễ dàng tuân thủ các quy tắc bảo vệ dữ liệu theo luật định được đặt ở các quốc gia có các quy tắc bảo vệ dữ liệu khác nhau.

 Phí một lần: Người được cấp phép tại chỗ trả phí một lần bao gồm việc mua phần mềm cũng như sử dụng vô hạn Tuy nhiên, chi phí đầu tư cũng sẽ tốn kém hơn so với các mô hình dựa trên đăng ký

 Tích hợp: Phần mềm được cấp phép có thể được tích hợp sâu hơn vào cơ sở hạ tầng của khách hàng và được liên kết với các chương trình khác

4.1.2.2 Nhược điểm

18

 Application Server: Doanh nghiệp đầu tư máy chủ ứng dụng để kết nối hệ thống doanh nghiệp với mạng nội bộ, quản lý người sử dụng, bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp lẫn khách hàng Lựa chọn gói WebSphere Application Server Family edition của IBM với giá 365$/VPC/tháng Cộng với chi phí phần cứng để lưu trữ với 3 máy chủ ban đầu giá 3.000$ Như vậy, giá máy chủ ứng dụng theo năm là 7.380$/năm.

 10 PCs: Đầu tư PC để sử dụng cho nhân viên bao gồm 3 PCs cho bộ phận Marketing và bán hàng, 2 PCs cho phận quản lý, 3 PCs cho bộ phận sản xuất và kho, 1 PC cho bộ phận mua hàng và 1 PC cho bộ phận kế toán và tài chính Cho phí tổng thể ước tính cho 1 PC là 750$ (bao gồm RAM, HDD, bản quyền Windows, CPU, ) Như vậy, 10 PCs là 7.500$ Sang năm thứ 3, thuê thêm 1 nhân viên Marketing, 1 nhân viên mua hàng và 1 nhân viên bộ phận sản xuất, do đó sẽ tăng 2.250$ vào năm 3 Năm thứ 4, tuyển thêm 1 nhân viên kế toán và 1 nhân viên bán hàng, tăng 1.500$ Năm thứ 5 tuyển thêm 1 nhân viên sản xuất tăng 750$

 Software: Lựa chọn phần mềm ERP của Odoo với chi phí rẻ và phù hợp với quy trình kinh doanh không quá phức tạp của doanh nghiệp Tổng chi phí phải trả hàng năm trung bình là 1.776$ (có hỗ trợ cài đặt, cập nhật và phát triển phần mềm theo từng năm từ nhà cung cấp) Năm thứ 3 tăng thêm 3 nhân viên giá 1.992$ Năm thứ 4 tăng 2 nhân viên giá 2.136$ Năm thứ 5 tăng 1 nhân viên giá 2.208$.

20

21