ĐỀ BÀICâu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cungcấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản t
Các phương pháp triển khai dự án ERP
ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là giải pháp phần mềm đa chức năng, giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhiều bộ phận hiệu quả và tiết kiệm chi phí Hệ thống ERP có thể được sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, bán hàng, thanh toán đến nhân sự, kế toán, kho bãi Hệ thống này có thể tích hợp thông tin từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất nhưng có thể phục vụ cho nhu cầu riêng lẻ của các bộ phận khác nhau Cùng với các ưu điểm nổi trội là thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao và chi phí thấp, ERP đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp hiện nay
Triển khai ERP giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý thông tin của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Việc này còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng các hoạt động của mình Giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, là một trong những lợi ích vô cùng thiết thực mà việc triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp. Để triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần chọn cho mình phương pháp triển khai phù hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất 3 phương pháp triển khai ERP doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn gồm:
Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang): phương pháp này triển khai tổng thể cho toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp một cách đồng thời Tuy nhiên, chiến lược này yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ về nguồn lực của doanh nghiệp.
Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased): phương pháp này chia dự án thành nhiều giai đoạn để triển khai và mở rộng từ từ các giải pháp ERP cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Phương pháp triển khai song song (Parallel): đây là phương pháp cho phép sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại mà doanh nghiệp đang có song song với triển khai giải pháp ERP a Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang) Đúng như tên gọi, phương pháp này triển khai đồng loạt tất cả các chức năng của doanh nghiệp và các phân hệ ERP trong một hệ thống duy nhất Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng sang hệ thống ERP mới phải được lên kế hoạch cụ thể Đây là một hoạt động triển khai lớn trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp, do đó, bên cạnh việc lên kế hoạch triển khai hệ thống mới cần có thêm các kế hoạch dự phòng cho trường hợp việc chuyển đổi hệ thống thất bại Trong trường hợp việc chuyển đổi xảy ra vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
Phương pháp đem lại lợi thế khá lớn về thời gian triển khai và chi phí cho doanh nghiệp. Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung thực hiện trong một thời gian ngắn do các thay đổi, chuyển đổi đều được thực hiện trong một lần Đồng thời, tổng chi phí để triển khai là khá thấp so với các phương pháp khác
Tuy nhiên, phương pháp này cũng mang lại rủi ro cao do các thay đổi được thực hiện chỉ trong một lần trên toàn bộ doanh nghiệp, do đó, khi có bất kì một sai sót nhỏ ở một bộ phận, chức năng nào đó cũng có thể ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp Phương pháp triển khai này cũng yêu cầu các chuyển đổi lên hệ thống ERP mới phải chính xác ngay lần đầu bởi một khi đã chuyển đổi thì không thể thay đổi lại các thông tin, dữ liệu
Khi áp dụng phương pháp triển khai tổng lực cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, mọi dữ liệu cần chuyển đổi phải được làm một cách chi tiết và phải được giám sát chặt chẽ để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu
Thông thường, phương pháp này sẽ được lựa chọn triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn doanh nghiệp gặp phải dịch Covid. b Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased)
Phương pháp này tập trung vào việc phân chia dự án ra thành nhiều giai đoạn, việc triển khai dự án sẽ được thực hiện lần lượt với mỗi giai đoạn cho một hoặc nhiều quy trình kinh doanh Chiến lược này sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng mức độ rủi ro mà nó mang lại sẽ thấp hơn so với phương pháp Big Bang Bên cạnh đó, việc kéo dài thời gian khi thực hiện phương pháp này cũng là một ưu điểm, với thời gian dài, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh việc triển khai kế hoạch giai đoạn sau sao cho phù hợp khi đã có kinh nghiệm thực hiện giai đoạn trước.
Trong quá trình triển khai theo từng giai đoạn, hệ thống ERP có thể được chia theo các cách khác nhau như theo phân hệ ERP, theo đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp, theo mức độ ưu tiên kinh doanh của doanh nghiệp hoặc theo vị trí địa lý Để có thể lựa chọn sử dụng cách phân chia phù hợp phải dựa trên các mục tiêu kinh doanh chiến lược, dòng thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp
Phân chia theo phân hệ: đây là cách triển khai phổ biến nhất Cấu trúc của hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, trong đó mỗi phân hệ sẽ tự động hóa các quy trình trong một số chức năng nhất định của doanh nghiệp Các phân hệ cơ bản có thể kể đến như kế toán, nhân sự, quản lý kho, Các phân hệ cốt lõi sẽ được tích hợp đầu tiên, tiếp theo là các phân hệ khác.
Phân chia theo đơn vị kinh doanh: cách triển khai này có thể thực hiện cho một hoặc nhiều chi nhánh của doanh nghiệp trong cùng một thời điểm Cách này thường được sử dụng bởi các tập đoàn Cách triển khai này đem lại rủi ro thấp hơn nhưng mất thời gian lâu hơn.
Phân chia theo mức độ kinh doanh ưu tiên: cách triển khai này phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Dựa trên mức độ ưu tiên của các quy trình, hoạt động kinh doanh của mình mà doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch xác định thứ tự giai đoạn để triển khai hệ thống ERP Cách phân chia này thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.
Phân chia theo vị trí địa lý: đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có nhiều công ty con nở các địa điểm khác nhau trên thế giới thì đây là cách triển khai thường được áp dụng.
Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, do đó, việc lựa chọn, đánh giá là bước vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khi muốn triển khai hệ thống ERP Dự án triển khai hệ thống ERP thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp phần mềm ERP Để đầu tư một hệ thống ERP doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cũng như bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ, chính vì vậy cần phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP một cách cẩn thận và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất
Doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện các bước đánh sau để tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình
Bước 1: Xác định yêu cầu của doanh nghiệp
Trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp cần phải tự đánh giá hiện trạng của chính doanh nghiệp mình Việc xem xét lại các quy trình, hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp xác định được một cách chính xác các chức năng mà hệ thống ERP cần phải có để thực hiện các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp
5 Ở bước này, doanh nghiệp cần phác thảo một bức tranh tổng quát về các hoạt động của mình và các hoạt động đó có thể được cải thiện như thế nào
Bước 2: Lập các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí được đề xuất dưới đây để tiến hành đánh giá các nhà cung cấp:
Khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp phải xem xét lựa chọn nhà cung cấp có thể đáp ứng được nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp Nhà cung cấp cũng phải hiểu được các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải thì mới có thể cung cấp được giải pháp tối ưu nhất
Khả năng công nghệ: đây là tiêu chí quan trọng khi doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà cung cấp Trong trường hợp quy mô cũng như số lượng người dùng hệ thống ERP tăng lên, nhà cung cấp giải pháp phần mềm phải có năng lực công nghệ tốt mới có thể ứng phó với tình huống này Với năng lực công nghệ cao, nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp khả năng mở rộng hệ thống đồng thời tích hợp thêm nhiều tiện ích trong hệ thống.
Các chính sách hỗ trợ: khi quyết định hợp tác với một nhà cung cấp để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các chính sách hỗ trợ kèm theo các dịch vụ mà bên đối tác cung cấp Tư vấn, hỗ trợ triển khai và bảo hành là các chính sách cơ bản mà nhà cung cấp phần mềm ERP buộc phải có
Rủi ro và chi phí: nhà cung cấp phải đưa ra được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống cũng như phải thống kê được toàn bộ các loại chi phí để thực hiện dự án này một cách rõ ràng, chi tiết.
Chất lượng dịch vụ khách hàng: phản hồi của khách hàng chính là tài liệu tham khảo chân thực nhất cho doanh nghiệp khi quyết định hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp nào. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ các đánh giá của các khách hàng trong cùng lĩnh vực đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp này để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.
Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách và thời gian biểu
Nah và cộng sự (2007) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi, bắt đầu từ giai đoạn dự án và tiếp tục trong toàn bộ vòng đời Văn hóa và các cấu trúc của doanh nghiệp phải được quản lý, điều này bao gồm con người, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức và quy trình ban đầu ở hầu hết các công ty không tương thích với các công cụ và thông tin của hệ thống ERP (Umble và cộng sự, 2003) Do đó, các công ty buộc phải thiết kế lại quy trình kinh doanh chính hoặc phải triển các quy trình kinh doanh mới để có thể hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Quản lý rủi ro liên quan đến việc phát triển các công cụ khắc phục sự cố, các kỹ năng hoặc kỹ thuật liên quan và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp khi có sự cố xảy ra trong hệ thống Chen và cộng sự (2009) chỉ ra rằng có hai yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của dự án: bên ngoài (mô hình kinh doanh, người tham gia…), nội bộ (quy mô dự án, thời lượng, mức độ phức tạp, việc thuê ngoài), những khía cạnh này có thể gây ra rủi ro đối với dự án Do đó, các nhà quản lý cần xem xét việc thực hiện xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro phù hơp để có thể thấy được các rủi ro.
Sự cam kết từ ban lãnh đạo
Sự cam kết từ ban lãnh đạo đề cập đến sự tận tâm của các cấp quản lý Việc triển khai ERP thành công phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia tích cực và bền bỉ của các cấp lãnh đạo.
Harrison (2004) lập luận rằng khi một số công ty giao trách nhiệm triển khai ERP cho bộ phận kỹ thuật, họ đã mắc phải một sai lầm nghiêm trọng dẫn đến dự án thất bại Việc sử dụng và thành công công nghệ thông tin trong các tổ chức nên bao gồm sự tham gia của các cấp lãnh đạo cao nhất làm việc tích cực cùng với phần còn lại của công ty nhằm hướng tới việc triển khai hệ thống thành công.
Giao tiếp Để triển khai dự án ERP một cách thành công, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có sự giao tiếp với những người dùng hệ thống Giao tiếp là hoạt động rất quan trọng trong hệ thống ERP, việc thực hiện giao tiếp thường xuyên giữa ban lãnh đạo và người dùng sẽ giúp cập nhật được thông tin và các tiến trình đã đạt được trong hệ thống, bên cạnh đó, việc giao tiếp sẽ giúp cho việc gắn kết giữa các phòng ban và bộ phận liên quan lại với nhau.
Không đạt được việc giao tiếp cởi mở giữa lãnh đạo cao nhất và người sử dụng hệ thống là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong việc triển khai hệ thống ERP (Huang và cộng sự,
ERP tại TADA
Tada là một doanh nghiệp nhỏ chuyên kinh doanh các loại bánh ngọt.
Hệ thống thông tin quản lý của Tada được xây dựng trên nền tảng ERP Tada tập trung sử dụng 3 phần mềm triển khai ERP chính là Oracle EBS 11i, SAP CRM và Microsoft Dynamics
5.1.1 Giải pháp ERP Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11i
Nâng cao hiệu quả quản lý quá trình mua và bán ở 2 đầu ra Tada đã và đang sử dụng phương án quản lý kinh doanh ERP tổng thể EBS 11i của Oracle, đưa vào vận hành và kết nối tại các điểm: Nhà máy, trung tâm lưu trữ và phân phối, văn phòng kinh doanh Hệ thống ERP được triển khai dựa trên loại mô-đun Các chức năng của mô-đun được chia thành các hoạt động kinh doanh riêng biệt như phân phối, tài chính, sản xuất và kế toán
+ Trường hợp báo giá từ nhà cung cấp hợp lý, bộ phận mua hàng sẽ xác nhận đơn hàng để nhà cung cấp giao sản phẩm.
+ Ngược lại, giá báo không hợp lý, bộ phận mua hàng sẽ gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp phù hợp khác.
Bước 2: Nhà cung cấp nhận được xác nhận cung ứng hàng từ công ty TADA sau đó sẽ tiến hành xuất hàng về kho của Công ty TADA
Bước 3: Khi nhận được hàng hóa, bộ phận kho vận sẽ đánh giá và kiểm tra chát lượng hàng hóa:
+ Sản phẩm được giao đạt chuẩn sẽ tiến hành, bộ phận kế toán sẽ tạo hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp
+ Ngược lại, sản phẩm chưa đạt chất lượng, TADA sẽ trả lại hàng lại cho nhà cung cấp
Bước 4: Bộ phận kế toán hoàn tất thủ tục thanh toán sẽ lập phiếu nhập kho gửi cho kho vận
Bước 5: Kho vận nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập kho và ghi nhận số lượng tồn kho vào sổ kho.
Bước 1: Nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng
Bước 2: Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu, báo giá cho khách hàng
Sau đó khách hàng nhận được báo giá
Khách hàng không chấp nhận giá => kết thúc quá trình bán hàng
Khách hàng chấp nhận giá và chốt số lượng => đặt hàng
Bước 3: Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng, bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho
Số lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Số lượng sản phẩm trong kho không đủ => Kho sẽ báo với nhà máy để sản xuất thêm sản phẩm oNhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm, sau đó kiểm tra nguyên liệu oSau khi sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho oSố lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Bước 4: Nhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm
Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho
Bước 6: Số lượng đủ => kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Bước 7: Ấn tạo hoá đơn để xác lập đơn hàng.
Bước 8: Ghi nhận thanh toán cho khách hàng
Bước 9: Bảng mô tả chi tiết xuất hiện, ấn xác nhận và kết thúc quá trình thanh toán của bán hàng.
5.5.Quy trình khách hàng trả hàng
Bộ phận CSKH tiếp nhận yêu cầu trả hàng:
+ Bộ phận CSKH tiến hành kiểm tra hoá đơn, phiếu bảo hành sản phẩm
+ Nếu hoá đơn, phiếu bảo hành hợp lệ thì chuyển sang bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng.
+ Nếu hoá đơn, phiếu bảo hành không hợp lệ thì từ chối trả hàng và kết thúc quy trình
Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng:
+ Nếu hàng hoá lỗi do nhà sản xuất thì lập hoá đơn và chuyển sang bộ phận kho.
+ Nếu hàng hoá không bị lỗi do nhà sản xuất thì từ chối trả hàng và kết thúc
Bộ phận kho tiếp nhận hoá đơn trả hàng => nhập hàng vào kho và cập nhật số lượng hàng trong kho => lập hoá đơn cho kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí
Chuyển sang bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí, sau đó kết thúc quy trình.
Các bước trả hàng như sau:
Bước 1: Vào lại đơn hàng và ấn trả hàng.
Bước 2: Chọn sản phẩm sẽ trả hàng.
Bước 3: Nếu trên đơn sản phẩm biến mất thì ấn vào xác nhận
5.6 Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bước 1: Để lập bảng cân đối kế toán trên Odoo, ta vào ứng dụng kế toán
Bước 2: Trỏ vào khu vực báo cáo và chọn bảng cân đối kế toán
Bước 3: Tương tư ta cũng được bảng báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh
Bước 4: Ấn vào lệnh in PDF hay xuấy file Excel ở góc bên trái là kết thúc.
KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, có thể đến như: loại bỏ các quy trình dư thừa, tăng độ chính xác trong từng quy trình từ đó nâng cao năng suất công việc cũng như giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp Nhờ hệ thống ERP, các công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp được đồng bộ hóa, các thông tin, dữ liệu của tất cả các hoạt động đều được lưu trữ và truy xuất một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
Việc triển khai ERP hiện nay đã không còn quá khó khăn đối với doanh ngiệp Tuy nhiên, để đảm bảo hệ thống ERP được triển khai thành công và ứng dụng có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, đánh giá một cách cẩn thận thực trạng doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất Ngoài ra, để có thể triển khai một hệ thống thông tin mới, yêu cầu về năng lực công nghệ thông tin cũng như quản trị, đặc biệt là quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng Do đó, doanh nghiệp phải nâng cao năng lực nếu muốn triển khai hệ thống ERP
Bài tiểu luận đã nêu ra các phương pháp triển khai ERP mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cùng với các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và các yếu tố giúp đảm bảo một hệ thống ERP được triển khai thành công một cách rõ ràng, cụ thể Bên cạnh đó, để giúp người đọc có thể hiểu rõ hơn và có cái nhìn trực quan hơn về việc ứng dụng thành công một hệ thống ERP, nhóm cũng đã đưa ra ví dụ về trường hợp triển khai ERP của PepsiCo cùng với các phân tích Ngoài ra, nhóm cũng mô phỏng cách triển khai một số tính năng của ERP trên phần mềm Odoo.
Thông qua bài tiểu luận, nhóm mong rằng các nội dung được nêu ra có thể trở thành một trong những cơ sở giúp doanh nghiệp có thể tham khảo để triển khai hệ thống ERP thành công giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt
1.Các phương pháp triển khai ERP thành công Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://toperp.vn/blog/erp-chuyen-doi-so-1/cac-phuong-phap-trien-khai-erp-thanh-cong-4
2.6 tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ERP tốt Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://geso.us/6-tieu-chi-de-danh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-erp-tot
3.Quản trị thay đổi khi triển khai ERP & CRM Truy cập vào ngày 6/5/2022, từ: https://bsdinsight.com/quan-tri-thay-doi-khi-trien-khai-erp-crm/
4.Hướng "Đổi mới sáng tạo" của ông lớn ngành nước giải khát Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://www.suntorypepsico.vn/product/activity/huong doi-moi-sang-tao cua-ong- lon-nganh-nuoc-giai-khat
5.Chuyển đổi số trong nông nghiệp – khi Pepsi trồng khoai Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://hocvienagile.com/chuyen-doi-so-trong-nong-nghiep-khi-pepsi-trong-khoai/
6.7 yếu tố cốt lõi triển khai thành công dự án ERP Truy cập vào ngày 5/5/2022, từ: https://www.citek.vn/kinh-nghiem-trien-khai-thanh-cong-du-an-erp/?fbclid=IwAR3Zv4-60- 38rBmVBEdEaFMkYeYy1-PXP8ilYBIhLvnFWkfFPQdQiGcdoW4
7.Quy trình xử lý đơn hàng từ Bán hàng, Mua hàng, Nhập kho, Xuất kho trong Odoo Truy cập vào ngày 2/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch?v=oXdWaR-eG3U&t#8s
8.Minh họa quy trình bán hàng trên phần mềm Odoo ERP_Nhóm3 Truy cập vào ngày 3/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch?v=T-vkZMdr6U0&tX1s
9.Quy trình trả hàng trên Odoo từ A-Z dành cho 3 bộ phận Kho vận, Bán hàng (or Mua hàng) và Kế toán Truy cập vào ngày 2/5/2022, từ: https://www.youtube.com/watch? v=KdJ4xm9N5wI
Quy trình bán hàng
Bước 1: Nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng
Bước 2: Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu, báo giá cho khách hàng
Sau đó khách hàng nhận được báo giá
Khách hàng không chấp nhận giá => kết thúc quá trình bán hàng
Khách hàng chấp nhận giá và chốt số lượng => đặt hàng
Bước 3: Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng, bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho
Số lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Số lượng sản phẩm trong kho không đủ => Kho sẽ báo với nhà máy để sản xuất thêm sản phẩm oNhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm, sau đó kiểm tra nguyên liệu oSau khi sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho oSố lượng đủ => nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Bước 4: Nhà máy nhận yêu cầu sản xuất sản phẩm
Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng sản phẩm, Bộ phận kho kiểm tra số lượng đơn hàng có trong kho
Bước 6: Số lượng đủ => kiểm tra chất lượng sản phẩm => sau đó bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng => tiếp đến giao cho bên vận tải để giao đến địa điểm khách hàng yêu cầu, kết thúc quá trình bán hàng.
Bước 7: Ấn tạo hoá đơn để xác lập đơn hàng.
Bước 8: Ghi nhận thanh toán cho khách hàng
Bước 9: Bảng mô tả chi tiết xuất hiện, ấn xác nhận và kết thúc quá trình thanh toán của bán hàng.
Quy trình khách hàng trả hàng
Bộ phận CSKH tiếp nhận yêu cầu trả hàng:
+ Bộ phận CSKH tiến hành kiểm tra hoá đơn, phiếu bảo hành sản phẩm
+ Nếu hoá đơn, phiếu bảo hành hợp lệ thì chuyển sang bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng.
+ Nếu hoá đơn, phiếu bảo hành không hợp lệ thì từ chối trả hàng và kết thúc quy trình
Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng:
+ Nếu hàng hoá lỗi do nhà sản xuất thì lập hoá đơn và chuyển sang bộ phận kho.
+ Nếu hàng hoá không bị lỗi do nhà sản xuất thì từ chối trả hàng và kết thúc
Bộ phận kho tiếp nhận hoá đơn trả hàng => nhập hàng vào kho và cập nhật số lượng hàng trong kho => lập hoá đơn cho kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí
Chuyển sang bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí, sau đó kết thúc quy trình.
Các bước trả hàng như sau:
Bước 1: Vào lại đơn hàng và ấn trả hàng.
Bước 2: Chọn sản phẩm sẽ trả hàng.
Bước 3: Nếu trên đơn sản phẩm biến mất thì ấn vào xác nhận
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bước 2: Trỏ vào khu vực báo cáo và chọn bảng cân đối kế toán
Bước 3: Tương tư ta cũng được bảng báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh
Bước 4: Ấn vào lệnh in PDF hay xuấy file Excel ở góc bên trái là kết thúc.