Tiểu luận cuối kỳ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (erp)

Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi OCM Khi triển khai ERP Enterprise Resource Planning, việc tái cấu trúc mô hình quản trị doanh n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA KINH TẾ

MÔN HỌC: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

GVHD: Nguyễn Văn Chiến

Mã lớp học: ERPS431208_22_2_07

Nhóm thực hiện: 08

1 Đoàn Ngọc Thảo Nguyên 2 Lâm Thiên Thanh Trúc

ĐH SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM KHOA KINH TẾ- 

PHIẾU CHẤM ĐIỂM BÁO CÁO PROJECT

MÔN HỌC: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

ý nghĩa của việc triển khai và quản trị dự án ERP nhưng chưa đầy đủ, thông tin chưa giải quyết bài toán kinh doanh phức tạp Các phân tích,

điểm nổi bật của báo cáo luận nhưng chưa chi

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

THÔNG TIN PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

STT Họ và tên MSSV Chức Vụ Nhiệm vụ giá (%) Đánh 5 Phạm Huỳnh Hương 21132079 Thành viên module Nhân sự Câu 2, câu 5, 100 6 Trần Dư Ngọc 21132135 Thành viên module CRM Câu 4, câu 5, 100 7 Trần Mỹ Quyên 21132279 Thành viên Câu 4, câu 5,

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Chi phí đầu tư ERP On - Premise 32

Hình 2 Chi phí đầu tư ERP SaaS 32

Hình 3 Cách tính ERP On Premise trên excel 33–

Hình 4 Cách tính ERP SaaS trên excel 33

Hình 5 Sơ đồ tổ chức đại lý ABCD 35

Hình 6 Quy trình hoạt động của Đại lý ABCD theo tình huống 40

Hình 7 Quy trình hoạt động của Module Tuyển dụng 41

Hình 8 Quy trình hoạt động của Module Marketing 41

Hình 9 Quy trình hoạt động của Module Thương mại điện tử 42

Hình 10 Quy trình của hoạt động bán hàng cho khách hàng và mua hàng từ nhà cung cấp Vinamilk của đại lý ABCD 43

Hình 11 Quy trình kế toán mua hàng 43

Hình 12 Quy trình kế toán bán hàng 44

Hình 13 Quy trình kế toán nhập kho 44

Hình 14 Quy trình kế toán xuất kho 45

Hình 15 Quy trình chăm sóc khách hàng 45

Hình 16 Báo cáo Recruitment Analysis 46

Hình 17 Báo cáo Source Analysis 46

Hình 18 Báo cáo Time In Stage Analysis 47

Hình 19 Báo cáo Team Performance 47

Hình 25 Bảng báo cáo tài chính (1) 50

Hình 26 Bảng báo cáo tài chính (2) 51

Hình 27 Số lượng khách hàng khiếu nại về đại lý 51

DANH MỤC BẢNG B ng 3.1ả Tổng hợp các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP 19

MỤC LỤC

CÂU 1 TRÌNH BÀY CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP, CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP, TÁI CẤU TRÚC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP VỚI

QUẢN TRỊ CỦA SỰ THAY ĐỔI (OCM) 1

1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP 1

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 2

1.3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) 3

CÂU 2 QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ, THÀNH TỰU, KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN TIÊN PHONG (TPBANK) 6

2.1 Quá trình chuyển đổi số của ngân hàng TPBank 6

2.1.1 Giới thiệu về ngân hàng TPBank 6

2.1.2 Quá trình chuyển đổi số của Ngân hàng TPBank 7

2.2 Thành tựu và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số của TPBank 11

2.2.1 Thành tựu đạt được của TPBank 11

2.2.2 Khó khăn của TPBank 13

2.3 Giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP của TPBank 14

CÂU 3 CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP VỚI CÁC TRÍCH DẪN ĐẦY ĐỦ 19

3.1 Tổng hợp các bài báo nghiên cứu 19

3.2 Tái cấu trúc trong doanh nghiệp 21

3.3 Đào tạo nhân viên 21

3.4 Hỗ trợ của nhà quản lý 22

3.5 Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp 23

3.6 Quản lý dự án 24

CÂU 4 LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ERP CHO CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 25

4.1 Lựa chọn và đánh giá phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP On Premise 25

4.1.1 Phương pháp ERP SaaS 25

4.1.2 Phương pháp ERP on Premise 27

4.2 Tính toán và lựa chọn chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) cho công ty cổ phần Mondelez Kinh Đô 28

4.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần Mondelez Kinh Đô 29

4.2.2 Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại 29

4.2.3 Tính toán Chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm - NPV 31

4.2.4 Hiệu quả vốn đầu tư của hai phương pháp trong 5 năm - ROI 32

CÂU 5 THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG MINI-ERP CỦA ĐẠI LÝ ABCD

5.4.3 Quy trình của Đại lý ABCD trên Odoo 40

5.4.4 Báo cáo hoạt động của đại lý ABCD thông qua Odoo 45

5.4.5 Ưu, nhược điểm của hệ thống Odoo 51

KẾT LUẬN 54

PHẦN TRÍCH DẪN CÁC BÀI NGHIÊN CỨU 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

CÂU 1 TRÌNH BÀY CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP, CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP, TÁI CẤU

TRÚC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP VỚI QUẢN TRỊ CỦA SỰ THAY ĐỔI (OCM)

1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động kinh doanh khác nhau như tài chính, nhân sự, sản xuất và bán hàng Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng Dưới đây là một số phương pháp thường được sử dụng để triển khai dự án ERP:

• Phương pháp Big Bang: Triển khai toàn bộ các chức năng của ERP vào một lần duy nhất Phương pháp này tốc độ triển khai nhanh nhưng đòi hỏi nhiều tài nguyên và nguy cơ thất bại khi xảy ra lỗi vì quá phức tạp

• Phương pháp Phân tán: Triển khai ERP theo từng bước, từng phần mềm khác nhau phụ thuộc vào các mức độ ưu tiên đặt ra Phương pháp này đòi hỏi nhiều thời gian và đánh giá các dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp

• Phương pháp Trung bình: Triển khai ERP vào 1 vài khu vực, được liên kết với các quy trình và dữ liệu hệ thống hiện tại

• Phương pháp Agile: Phương pháp này giúp cho dự án nhanh hơn và linh hoạt hơn Nó tập trung vào việc phát triển các tính năng quan trọng trước và liên tục cập nhật các tính năng khác Ưu điểm của phương pháp này là giúp dự án linh hoạt hơn đối với thay đổi trong yêu cầu, nhưng nhược điểm là khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng và tránh được lỗi

• Phương pháp Hybrid: Phương pháp này kết hợp hai phương pháp trên để tạo ra một quá trình triển khai đủ linh hoạt và đảm bảo chất lượng Thông thường, nó sử dụng phương pháp Agile để triển khai các tính năng quan trọng và sử dụng phương pháp truyền thống để triển khai các tính năng khác Ưu điểm của phương pháp này là một sự kết hợp tốt giữa sự linh hoạt và đảm bảo chất lượng

• Phương pháp triển khai song song (Parallel) Phương án triển khai này áp dụng : vận hành song song cả hệ thống phần mềm cũ và giải pháp ERP, sau đó chuyển dần từng bước từ phần mềm cũ sang hệ thống mới Phương pháp triển khai tốn thời gian và

tiền bạc nhất, nhưng rủi ro mà nó mang lại là vừa phải vì người dùng có thể tiếp cận một cách từ từ để làm quen dần hệ thống mới trước khi bỏ hẳn hệ thống cũ

Tóm lại, triển khai dự án ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra lựa chọn phương pháp phù hợp để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong dự án Từ việc sử dụng các phương pháp triển khai ERP này, có thể tùy thuộc vào các mục đích hoạt động của tổ chức, ngân sách, tiến độ triển khai và nhu cầu của họ Tuy nhiên, làm việc với một nhà cung cấp ERP kinh nghiệm có thể giúp các tổ chức nắm vững phương pháp triển khai phù hợp với mục đích hoạt động của mình

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp, bao gồm các chức năng quản lý về tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, quản lý dự án, kho hàng và cung ứng Việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp là rất quan trọng để giúp tăng hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp Dưới đây là một số bước đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu doanh nghiệp

Trước khi chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP, các doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình Việc này giúp đảm bảo rằng phần mềm ERP sẽ đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp

• Bước 2: Nghiên cứu và so sánh các giải pháp phần mềm ERP trên thị trường Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều giải pháp phần mềm ERP khác nhau Doanh nghiệp cần nghiên cứu và so sánh các giải pháp này để tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình Có thể tham khảo các trang web cung cấp thông tin về các giải pháp phần mềm ERP Việc này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ giải pháp nào trong thị trường

• Bước 3: Đánh giá thực tế

Khi đã có danh sách các nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá thực tế về các nhà cung cấp này như chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi, uy tín và độ tin cậy của các nhà cung cấp

Kiểm tra đánh giá của các khách hàng hiện tại: Một trong những cách tốt nhất để đánh giá một nhà cung cấp phần mềm ERP là kiểm tra đánh giá của các khách hàng

hiện tại của họ Doanh nghiệp có thể tham khảo các trang web cung cấp đánh giá và phản hồi của khách hàng như Trustpilot, G2, hoặc Capterra

• Bước 4: Kiểm tra hệ thống demo

Các doanh nghiệp cần kiểm tra và thử nghiệm hệ thống demo của nhà cung cấp phần mềm ERP để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động ổn định và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

• Bước 5: Xem xét chi phí

Việc chọn nhà cung cấp phần mềm ERP còn phụ thuộc vào chi phí, vì vậy doanh nghiệp cần xem xét chi phí để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của mình

• Bước 6: Chọn nhà cung cấp

Sau khi đã tiến hành phân tích, đánh giá doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ tiến hành hợp tác để triển khai hệ thống ERP của mình

Sau khi đã hoàn tất các bước, doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu của mình Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP không chỉ dừng lại ở việc chọn nhà cung cấp, mà còn liên quan đến việc cài đặt, hỗ trợ và phát triển sau khi triển khai Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng phần mềm ERP sẽ được triển khai thành công

1.3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM)

Khi triển khai ERP (Enterprise Resource Planning), việc tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự thành công của dự án Tuy nhiên, sự thay đổi này không chỉ xoay quanh việc chuyển đổi hệ thống công nghệ mà còn bao gồm cả quản trị của sự thay đổi (OCM - Organizational Change Management).

Trước khi triển khai ERP, các nhà lãnh đạo cần đưa ra một kế hoạch tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp rõ ràng và cụ thể Kế hoạch này bao gồm việc xác định các vấn đề hiện tại trong mô hình quản trị, phát triển một mô hình mới, đào tạo nhân viên và đưa ra các chính sách hỗ trợ Không chỉ cần sự phù hợp với các điều kiện kinh doanh hiện tại, mô hình quản trị mới cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của hệ thống ERP Điều này bao gồm việc xác định các quy trình hoạt động và thông tin cần phải

được đưa vào hệ thống, cũng như việc phân phối và quản lý nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban khác nhau

Tuy nhiên, tái cấu trúc mô hình quản trị chỉ là một phần trong quá trình triển khai ERP Quản trị của sự thay đổi (OCM) là quá trình quản lý và tuân thủ các quy trình, hướng dẫn và chiến lược nhằm đảm bảo rằng một sự thay đổi được triển khai và thực hiện thành công trong một tổ chức Công việc của Quản trị của sự thay đổi bao gồm nhiều khía cạnh và cần phải được thực hiện rất chi tiết, chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả của sự thay đổi

Trước khi triển khai sự thay đổi, Quản trị của sự thay đổi cần phải đánh giá hiện trạng của tổ chức để tìm ra những thay đổi cần thiết và xác định mục tiêu cụ thể Sau đó, họ sẽ phát triển một kế hoạch thay đổi chi tiết bao gồm các bước cần thiết để triển khai sự thay đổi trong tổ chức

Trong quá trình triển khai, Quản trị của sự thay đổi phải đảm bảo rằng nhân viên trong tổ chức được được giáo dục về sự thay đổi và nhận được sự hỗ trợ cần thiết Họ cũng cần tạo ra những Câu trình đào tạo và các công cụ để giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi

Bên cạnh đó, Quản trị của sự thay đổi cần thiết phải liên tục theo dõi, đánh giá và chỉnh sửa kế hoạch của họ để đảm bảo rằng sự thay đổi đang thu được kết quả như mong đợi Điều này bao gồm việc quản lý rủi ro, đảm bảo tính liên tục và tính đồng nhất trong cách triển khai và đánh giá các bước thực hiện

Những kỹ năng quản trị dự án như sự lãnh đạo, quản lý thời gian và tài nguyên cũng là rất quan trọng trong công việc Quản trị của sự thay đổi Khoa học quản lý sự thay đổi đòi hỏi sự am hiểu về chiến lược, khả năng phân tích dữ liệu, và tinh thần hợp tác với nhân viên và các bộ phận trong tổ chức

Doanh nghiệp cần tập trung vào các vấn đề sau khi quản trị sự thay đổi của tổ chức khi triển khai ERP:

• Đưa ra đánh giá về mức độ thay đổi cũng như thiết kế và quy trình khi ứng dụng hệ thống ERP

• Đánh giá năng suất và tối ưu hệ thống ERP khi hoàn thành

• Xác định, phân tích từ đó đề ra các nội dung phù hợp cho các buổi huấn luyện về sử dụng hệ thống mới

• Tổ chức các hoạt động sau huấn luyện để nhân viên, những người trực tiếp sử dụng hệ thống ghi nhớ và quen dần với hệ thống mới

• Lên kế hoạch và tiến hành cho nhân viên tiếp cận hệ thống

• Những kỹ năng quản trị sự thay đổi cần có khi ứng dụng ERP: Lên kế hoạch và xây dựng các Câu trình huấn luyện, đào tạo nhân viên về những thay đổi khi ứng dụng hệ thống ERP mới

• Cung cấp các nguồn tài liệu tham khảo cho nhân viên như video, bài giảng, tài liệu, để nhân viên có thể chủ động truy cập và tìm hiểu Để nhân viên tiếp cận hệ thống và thực hành trong công việc hàng ngày Và để họ đưa ra đánh giá sau khi sử dụng hệ thống

Vì vậy, Quản trị của sự thay đổi là một công việc rất quan trọng, cần sự quan tâm và tập trung vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của một tổ chức Các chuyên gia về OCM luôn cập nhật kiến thức và công nghệ mới nhất để đảm bảo hiệu quả trong việc triển khai sự thay đổi của mình

Về cơ bản, việc triển khai ERP và tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp là một dự án đòi hỏi sự quan tâm chú ý và nỗ lực của toàn bộ công ty Tuy nhiên, với kế hoạch tái cấu trúc mô hình quản trị và quản trị của sự thay đổi, công ty có thể đảm bảo sự thành công của dự án và tối đa hóa lợi ích từ việc triển khai ERP

CÂU 2 QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ, THÀNH TỰU, KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP CỦA

NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN TIÊN PHONG (TPBANK)

Những thành tựu của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực đời sống, xã hội ở mọi quốc gia trên thế giới Xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ và rõ ràng hơn bao giờ hết trong ngành tài chính ngân hàng Đã có sự gia tăng đáng kể trong hoạt động chuyển đổi số trong lĩnh vực ngân hàng, đặc biệt ở các nước phát triển với nền tảng công nghệ mới nhất Tại Việt Nam cũng vậy, quá trình chuyển đổi số của những ngân hàng thương mại cũng diễn ra rất nhanh chóng, đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận trong thời gian đầu Nhưng để quá trình chuyển đổi số của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam có thể diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn Việc học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm của các ngân hàng của các nước đang phát triển trên thế giới là rất cấp thiết để quá trình chuyển đổi số ở Việt Nam diễn ra thuận lợi Chuyển đổi số cho đến nay được coi là một chủ đề quan trọng, phức tạp và được triển khai trong các khuôn khổ sau: tạo giá trị, thay đổi cơ cấu, sử dụng công nghệ và khía cạnh tài chính Chuyển đổi số có thể được xem như một khái niệm tổng thể, gồm các yếu tố công nghệ, cũng như những thay đổi về tổ chức và chiến lược Chuyển đổi số được xem là động lực nhằm thúc đẩy và đưa ra giải pháp cho những thách thức mà các ngân hàng đang phải đối mặt trong thời đại số Vài năm trở lại đây, hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam đã và đang có nhiều sự thay đổi tích cực rất đáng kể trong quá trình thực hiện chuyển đổi số Hầu như, các ngân hàng thương mại đều nhận thức được tầm quan trọng của những chiến lược chuyển đổi số và từ đó tích cực nghiên cứu, đầu tư ứng dụng công nghệ số trong hoạt động kinh doanh ngân hàng Bài viết này tập trung phân tích quá trình chuyển đổi số của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong (TPBank)

2.1 Quá trình chuyển đổi số của ngân hàng TPBank 2.1.1 Giới thiệu về ngân hàng TPBank

TPBank - Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong được thành lập từ ngày 05/05/2008 hiện là một ngân hàng lớn có mạng lưới rộng khắp toàn quốc với hơn 65 chi nhánh/PGD tại 16 tỉnh thành trên cả nước Cụ thể, có 25 chi nhánh/ PGD tại Hà Nội và 19 tại TP.HCM Các quy định, quy chế do Ngân hàng Nhà nước quản lý TPBank thừa

hưởng những thế mạnh về công nghệ mới nhất, kinh nghiệm thị trường và tiềm lực tài chính của các cổ đông chiến lược bao gồm: Tập đoàn Vàng bạc Đá quý DOJI, Tập đoàn Công nghệ FPT, Tổ chức Tài chính quốc tế (IFC), Tổng Công ty Tái bảo hiểm VN (Vinare) và SBI Ven Holding Pte Ltd., Singapore

TPBank luôn cố gắng nỗ lực hết mình để cung cấp các giải pháp, sản phẩm tài chính ngân hàng hiệu quả nhất hướng tới phân khúc khách hàng trẻ, năng động Được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến và trình độ quản lý chuyên sâu, TPBank luôn tiên phong đón đầu các xu hướng dịch vụ mới nhất Hướng tới mục tiêu trở thành Ngân hàng số số 1 tại Việt Nam TPBank đã phát triển theo các hướng đột phá sau: đầu tư công nghệ, LiveBank – ngân hàng không bao giờ ngủ, Savy ứng dụng tiết kiệm vạn năng - hay ứng dụng trợ lý ảo T’aio với các kỹ thuật AI và máy học Machine Learning thông minh,

Sự nỗ lực đã mang lại cho TPBank một số thành tựu nổi bật như được Thủ tướng Chính phủ, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước trao tặng bằng khen và đạt giải “Ngân hàng Số sáng tạo nhất Việt Nam” hai năm liên tiếp 2014, 2015, được Tạp chí Global Financial Market Review trao tặng thành tích Năm 2015 và 2016, TPBank đạt giải Best Internet Banking “Ngân hàng điện tử tốt nhất” do The Asian Banker trao tặng và nằm trong top 10 Ngân hàng thương mại Việt Nam uy tín nhất (2016) theo báo cáo đánh giá của Vietnam Report Cùng cố gắng không ngừng, TPBank được Moody xếp hạng tín nhiệm B2 vào tháng 10/2016 _ đây được xem là mức cao nhất trong các Ngân hàng TMCP tại Việt Nam

“Vì chúng tôi hiểu bạn” đây chính là câu slogan nổi tiếng của TP Bank Với khẩu hiệu này, TPBank mong muốn thấu hiểu khách hàng và giải quyết các vấn đề của họ bằng dịch vụ tốt nhất Nền tảng của “thấu hiểu” là chia sẻ để thấu hiểu, thấu hiểu để sát cánh cùng khách hàng, tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có giá trị và tối ưu nhất cho khách hàng Đó được xem là nền tảng đồng thời cũng là kim chỉ nam mà TPBank hướng đến cho sự phát triển bền vững

2.1.2 Quá trình chuyển đổi số của Ngân hàng TPBank

Nói đến các điển hình về chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng, Ngân hàng TMCP Tiên Phong (hay còn gọi là TPBank) là một đại diện tiêu biểu của Việt Nam Hoạt động kinh doanh chính của TPBank là cung cấp hàng hóa và dịch vụ tài

chính TPBank theo đuổi các chiến lược số hoá từ còn rất sớm, đầu tư mạnh vào công nghệ bài bản Đến nay, có rất nhiều ứng dụng vào công nghệ và các sản phẩm dịch vụ tại TPBank sử dụng Al và những công nghệ hiện đại như máy học (Machine Learning), học sâu (Deep Learning) và nhận dạng ký tự quang học (ORC) Chính điều này đã giúp cho ngân hàng từng bước hoàn thiện sản phẩm và những trải nghiệm khách hàng từng bước trở thành một ngân hàng số đứng đầu Việt Nam.

Chuyển đổi số trong quá trình vận hành của TPBank

Các ngân hàng và tổ chức tài chính càng ngày bị ép phải giảm chi phí đồng thời tăng chất lượng Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) như một giải pháp khả thi cho các vấn đề khác của ngành ngân hàng, bao gồm tối ưu nguồn năng lực có trình độ, nhu cầu cải thiện hiệu quả quy trình (RPA)

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) trong ngành ngân hàng là hỗ trợ xử lý công việc ngân hàng có tính chất lặp đi lặp lại, giúp các ngân hàng và tổ chức tài chính tăng năng suất bằng cách thu hút khách hàng theo thời gian thực và tận dụng những lợi ích to lớn của rô-bốt như làm việc liên tục 24/7

Khi được thiết lập và triển khai đúng cách, các robot ngân hàng dựa trên RPA này có thể kiểm soát hoàn toàn các hành động của hệ thống (chuột và bàn phím), bao gồm nhấp và mở ứng dụng, gửi email và sao chép thông tin từ hệ thống ngân hàng này sang hệ thống ngân hàng khác Ở TPBank, RPA đã được sử dụng với khoảng 300 robot tự động hóa quy trình xử lý và thu thập dữ liệu giúp hợp lý hóa các quy trình nội bộ, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và giải phóng sức lao động cho nhân viên

Tại TPBank, 90% quy trình được thông qua các kênh kỹ thuật số Điều này bao gồm các hoạt động liên quan đến nguồn nhân sự vốn được coi là bí mật tuyệt đối và tế nhị… chỉ được dùng ở giấy tờ, thì ngày nay cũng được dùng trên nền tảng kỹ thuật số.

Cơ cấu nhân sự và quản lý

Cơ cấu nhân sự bên trong của mỗi ngân hàng cũng góp phần lãnh đạo và đề ra chiến lược hiệu quả để nhân viên làm việc trong quá trình chuyển đổi số của ngân hàng Ngoài ra ban quản lý cũng là một bộ phận theo dõi, hỗ trợ và đo lường năng suất hoạt động của các nhân viên để từ đó nâng cao được chất lượng làm việc cũng như thúc đẩy quá trình chuyển đổi số Ở TPBank cơ cấu nhân sự khá gắn kết và chặt chẽ với nhau ở các phòng ban để có thể hỗ trợ và hợp tác một cách nhanh chóng nhất.

Hệ thống quản lý thông tin và bảo mật

Các dịch vụ thanh toán điện tử đang ngày càng được ưa chuộng hơn Tuy nhiên, việc thực hiện thanh toán qua Internet lại đang tạo cơ hội cho các hacker tấn công vào tài khoản của khách hàng dễ dàng hơn Do đó, nâng cao tính bảo mật trong các dịch vụ ngân hàng là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu Ngoài ra các ngân hàng chuyển đổi số cần quản lý được thông tin khách hàng hiệu quả để tăng cường sự kết nối đến với khách hàng nhằm tạo nên sự tin tưởng giữa ngân hàng với khách hàng.

TPbank luôn liên tục cập nhật và phát triển tính mới để hỗ trợ khách hàng, nâng cao sự thuận tiện trong giao dịch Mới đây TPBank vừa cho ra mắt tính năng nhận diện khuôn mặt trên ngân hàng tự động Livebank chỉ trong vòng 3 giây mà không cần khách hàng phải đem theo thẻ CMND, CCCD hay thậm chí khách hàng có thể không cần phải nhớ bất kỳ một thông tin nào như số thẻ và mã PIN Công nghệ này đã giúp cho TPBank đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin khách hàng và hạn chế tối đa việc mở tài khoản ảo hay dùng các loại giấy tờ giả

Chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ trong việc chuyển đổi số cũng là một yếu tố đáng được quan tâm nó giúp cho các ngân hàng giải quyết các dịch vụ thiết yếu của khách hàng một cách nhanh chóng mà không cần phải đến trực tiếp các chi nhánh của ngân hàng Nếu như trước kia, khách hàng không hài lòng vì phải đứng chờ vài giờ đồng hồ để nhân viên ngân hàng có thể sắp xếp, kiểm tra, đối chiếu và xử lý thông tin đăng ký mở tài khoản, chứng từ hồ sơ vay vốn, tờ khai thẻ thanh toán… thì ngày nay dịch vụ ngân hàng số có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề này chỉ trong vài phút

Giao diện sử dụng cũng như các tính năng tiện ích cũng là một trong những dịch vụ mà ngân hàng số có thể đem lại cho người dùng bằng sự trải nghiệm Với các ngân hàng chuyển đổi số rất cần quan tâm đến giao diện khi người dùng sử dụng dịch vụ giao diện đẹp mắt và dễ dàng thao tác sử dụng sẽ khiến cho khách hàng đánh giá tốt về sản phẩm dịch vụ mà bạn mang lại hơn nữa việc tích hợp các tính năng tiện lợi hỗ trợ cho khách hàng giải quyết các vấn đề gặp phải ngoài ra các ngân hàng khi chuyển đổi số cũng cần phải quan tâm đến việc đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của khách hàng như là chuyển tiền, thanh toán, đặt lịch với ngân hàng, tra cứu thông tin tài khoản

Điểm nổi bật trong quá trình chuyển đổi số của TPBank trong dịch vụ khách hàng là chuỗi giao dịch tự động đầu tiên tại Việt Nam TPBank LiveBank, cho phép sử dụng sinh trắc học cho phép khách hàng toàn toàn có thể giao dịch 24/7 Nhờ ứng dụng Al, LiveBank có thể xác định danh tính hàng triệu khách hàng một cách đáng tin cậy chỉ vỏn vẹn trong 3 giây, xuất thẻ chỉ sau 5 phút đăng ký và loại bỏ việc phải mang theo các loại giấy tờ tùy thân và thẻ ngân hàng hay ghi nhớ mật khẩu khi thực hiện giao dịch

Sản phẩm và dịch vụ đa dạng

Sản phẩm và dịch vụ đa dạng sẽ khiến cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn trong nhu cầu sử dụng của mình từ đó có thể sử dụng dịch vụ của ngân hàng một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất Hơn nữa việc hợp tác giữa ngân hàng với các ví điện tử như Momo, Zalo Pay, VN pay… cũng sẽ giúp người dùng dễ dàng thanh toán điện tử từ đó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của người dùng

TPBank là ngân hàng đi đầu khi triển khai sử dụng hệ thống Livebank – Hệ thống diễn ra hoàn toàn tự động hoá với nhiều công nghệ tích hợp hiện đại: Sinh trắc học, công nghệ OCR, ứng dụng QR Code,

Đối với trải nghiệm khách hàng

Điểm nổi bật trong quá trình chuyển đổi số của TPBank trong dịch vụ khách hàng là chuỗi giao dịch tự động đầu tiên tại Việt Nam TPBank LiveBank, cho phép sử dụng sinh trắc học cho phép khách hàng giao dịch 24/7 Nhờ ứng dụng Al, LiveBank có thể xác định danh tính hàng triệu khách hàng một cách đáng tin cậy chỉ trong 3 giây, xuất thẻ sau 5 phút đăng ký và loại bỏ việc phải mang theo giấy tờ tùy thân, thẻ ngân hàng hay ghi nhớ mật khẩu khi giao dịch

Ngoài ra, ngân hàng có góc nhìn tổng quát về khách hàng nhờ vào phân tích dữ liệu hàng năm bằng AI, cho phép TPBank tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ tiếp theo dựa trên sự đánh giá kỹ lưỡng các giao dịch trong quá khứ vì các hành vi của người dùng đều được lưu lại và phân tích Điều này giúp việc dự đoán khách hàng nào sắp rời ngân hàng và xác định phương pháp tốt nhất để chăm sóc và giữ chân họ

Nhờ công nghệ eKYC (quy trình định danh điện tử), khách hàng có thể dễ dàng chọn một số tài khoản biệt hiệu đặc biệt hoặc thực hiện tìm kiếm bằng giọng nói trực tiếp trong ứng dụng TPBank Mobile

Tóm lại, mục đích của chuyển đổi số doanh nghiệp là tái cấu trúc hệ thống hiện có để có giảm tải sức lực, rút ngắn thời gian cần thiết để phát triển sản phẩm và nâng cao khả năng sử dụng của ngân hàng dịch vụ trên nhiều kênh Cuối cùng, nắm lấy một nền tảng bền vững hơn cho tương lai của ngân hàng Điều này có nghĩa là khách hàng của TPBank sẽ được một trải nghiệm đa kênh không giống ai và ngân hàng có thế giới thiệu các sản phẩm sáng tạo hơn, lấy khách hàng làm trung tâm Để có chỗ đứng trong ngành ngân hàng đang cạnh tranh mạnh mẽ như hiện tại thì các ngân hàng phải cập nhật công nghệ liên tục để chúng có mức độ bảo mật thích hợp Quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp là vô tận khi các công nghệ tiếp tục cải tiến mỗi ngày, do đó, điều quan trọng là phải luôn cập nhật

2.2 Thành tựu và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số của TPBank 2.2.1 Thành tựu đạt được của TPBank

Nhờ sớm theo đuổi chiến lược số hóa với sự đầu tư nhất quán cho công nghệ Hơn nữa, mục tiêu sử dụng AI như một công nghệ mũi nhọn để làm nền tảng cho những đổi mới đột phá đã mang những kết quả đáng mong đợi cho TP Bank:

✓ Lễ trao Giải thưởng "Chuyển đổi số Việt Nam - Vietnam Digital Awards" (VDA) do Hội Truyền thông số Việt Nam tổ chức năm 2021 Giải thưởng "Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc" lần thứ 3 trong vòng 3 năm liên tiếp cho thấy những nỗ lực không ngừng trong đổi mới số của Ngân hàng TMCP Tiên Phong (TPBank)

✓ Với hàng loạt các quy trình đã được cải thiện nhằm rút ngắn thời gian, đem lại những trải nghiệm tốt nhất đến khách hàng: như hoạt động mở thẻ, mở tài khoản chỉ mất vài phút và có thể sử dụng ngay với các bước thực hiện dù bạn ở bất kỳ đâu chỉ cần một chiếc điện thoại công nghệ thông minh trong vòng vỏn vẹn 5 phút; việc ứng dụng robot tự động với trí tuệ nhân tạo vào quá trình xử lý các hóa đơn thuế đã giúp TPBank tối các bước vận hành, tiết kiệm đến 70% nguồn nhân lực và 50% thời gian tìm kiếm và quá trình xử lý hóa đơn thuế cho các doanh nghiệp, ngành hàng, khách hàng

✓ Hiện nay, tại TPBank 97% các giao dịch của các khách hàng luôn được hoàn thành qua kênh chuyển đổi số, 90% các nghiệp vụ ngân hàng luôn cho phép khách hàng có thể thực hiện trên các nền tảng chuyển đổi số và 90% các hồ sơ tín dụng đã được lưu trữ và xử lý ở môi trường số, với 90% các hồ sơ giấy bị cắt giảm và hơn 500

những quy trình về nghiệp vụ đã được tự động hóa, hơn 450 robot đã được vận hành toàn bộ các bước vận hành

✓ Ở TPbank, câu chuyện về chuyển đổi số được diễn ra vô cùng mạnh mẽ với từng lộ trình rõ ràng, có công cụ đo lường tiến độ hoàn thành từng giai đoạn cho đến hiện nay Thứ nhất, là những thay đổi trong hệ thống ngân hàng lõi (Core Banking System) vào đầu năm 2020 đã đưa TPBank lên tầm cao mới với công việc đẩy nhanh tiến độ thời gian giao dịch và ứng dụng tối đa công nghệ thông tin vào từng sản phẩm và dịch vụ, cũng như những dự án chuyển đã được đổi mới hiện nay

✓ Năm 2020, lượng tài khoản và thẻ mở mới thông qua hệ thống LiveBank tăng gấp 4 lần so với năm 2019, CASA cũng tăng gấp 5 lần, và máy LiveBank đã xử lý hơn 7 triệu lượt giao dịch, tăng hơn 130% Lượng khách hàng mới tăng mạnh trong nhiều năm, tổng số khách hàng giao lịch của ngân hàng TPBank lên gần 3,6 triệu

✓ Trong suốt năm 2020, TPBank đã rất nỗ lực, vượt qua muôn vàng khó khăn và thách thức để giữ vững đà tăng trưởng, ngoài ra còn đi đầu trong việc sẻ chia những khó khăn, đồng hành cùng người dân bằng việc hỗ trợ giảm lãi hơn 10.000 khách hàng với tổng số tiền 213 tỷ đồng Tổng dư nợ sau giảm lãi vượt 40 nghìn tỷ đồng nhưng ngân hàng vẫn giữ vững đà tăng trưởng trên 11% nhờ việc tiết kiệm và cắt giảm các chi phí không cần thiết

✓ Cuối năm 2020, tổng tài sản ngân hàng đạt đến 206.316 tỷ đồng và tăng 24,47% so với năm 2019, vượt 14% kế hoạch của năm Tổng huy động 184.953 tỷ đồng, tăng 25,15% so với năm ngoái, đồng thời dư nợ cũng ở mức tăng trưởng khá tốt, đây là mức khá cao so với toàn ngành Tổng thu nhập hoạt động năm 2020 của TPBank ghi nhận 10.368 tỷ đồng, tăng 22,4% so với cùng kỳ năm trước

✓ Vào năm 2022, chủ tịch của hội đồng quản trị TPBank chính là ông Đỗ Minh Phú với tổng giá trị tài sản là 292.827 tỷ đồng và với vốn điều lệ đạt 15.818 tỷ đồng

✓ Ngoài ra còn các giải thưởng tiêu biểu như: Giải thưởng Ngân hàng số xuất sắc nhất Việt Nam bởi The Asian Banker tháng 4/2021; Ngân hàng có sản phẩm/ dịch vụ tiêu biểu (Nickname/ Shopname) tháng 3/2022; Sao Khuê dành cho Ứng dụng ngân hàng số TPBank dành cho nhóm Doanh nghiệp Digital Corporate Banking (Digital

CB) - Giải thưởng được đánh giá 5 sao - đứng đầu trong nhóm ngành bởi Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam vào tháng 4/2022

Ông Nguyễn Hưng, Tổng Giám đốc Ngân hàng Tiên phong (TPBank) cho biết, mô hình LiveBank (giao dịch trực tuyến) của TPBank hiện có thể đảm đương khoảng 90% dịch vụ cho khách hàng so với phòng giao dịch truyền thống (trừ cho vay) Ước tính cứ 3 máy tự động LiveBank có thể thay thế một chi nhánh ngân hàng Hiện TPBank có 330 máy LiveBank hoạt động, giúp ngân hàng mở rộng mạng lưới trên cả nước nhưng vẫn đảm bảo tiết giảm chi phí Nhờ chuyển đổi số, TPBank từ ngân hàng thua lỗ đã vươn lên, lợi nhuận trước thuế năm 2022 ước đạt trên 8.000 tỷ đồng Cùng với đó, số lượng khách hàng từ con số khoảng 50.000 vào năm 2012 nay đã tăng lên hơn 5 triệu

2.2.2 Khó khăn của TPBank

✓ Khung pháp lý ngân hàng số còn khá chậm so với tốc độ phát triển của công nghệ hay những quy định phức tạp còn tồn đọng ở ngân hàng 20 - 30 năm nay.

✓ Chi phí đầu tư cho công nghệ số lớn đòi hỏi tiềm lực tài chính phải đủ mạnh

✓ Thói quen dùng tiền mặt và những hiểu biết hạn chế về ngân hàng số từ khách hàng, khó khăn trong việc bảo mật thông tin.

✓ An toàn thông tin mạng trong bối cảnh Cách mạng 4.0 sự bùng nổ công - nghệ là một trong những thách thức lớn nhất của các ngân hàng Việt Nam nói chung và TPBank nói riêng Đặc biệt là việc bảo mật thông tin Đây là một trong những mối quan tâm quan trọng nhất đối với việc chuyển đổi số trong lĩnh vực ngân hàng Nhiều công ty và tổ chức đã nhận thấy an ninh mạng là mối lo ngại mà họ chưa thể khắc phục hoàn toàn Việc sử dụng phần mềm tinh vi nhằm mục đích bảo vệ dữ liệu không thể cung cấp bảo mật 100% khỏi lừa đảo, tin tặc…

✓ Để thực hiện các giao dịch phức tạp, khách hàng có thể phải có mặt trực tiếp tại các chi nhánh ngân hàng Hơn nữa, các giao dịch quốc tế vẫn chưa thể thực hiện được với tất cả các ngân hàng số

✓ Khó khăn nhất cần vượt qua trên con đường số hóa trong lĩnh vực ngân hàng là các hệ thống kế thừa và thách thức tích hợp hệ thống Trên thực tế, ngay cả một số ngân hàng lớn vẫn đang sử dụng hệ thống đã được xây dựng cách đây 35 năm Vì

vậy, không thể phủ nhận đây là yếu tố then chốt cản đường chuyển đổi số thành công của các ngân hàng

✓ Hệ thống ngân hàng cung cấp dịch vụ ngân hàng trực tuyến phải được cập nhật liên tục để chúng có mức độ bảo mật thích hợp Quá trình chuyển đổi số là vô tận khi các công nghệ tiếp tục cải tiến mỗi ngày, do đó, điều quan trọng là phải luôn cập nhật

✓ Chuyển đổi số ngân hàng mới diễn ra mạnh mẽ ở các dịch vụ thanh toán, còn lại cho vay và các dịch vụ liên quan khác vẫn chưa triển khai được nhiều Khách hàng mong muốn vay tiền chỉ cần nộp hồ sơ qua ứng dụng điện thoại thông minh và nhận được tiền ngay vài phút sau khi hồ sơ được duyệt, giống như ngân hàng ở nhiều quốc gia khác đã làm, nhưng đến nay vẫn chưa thành hiện thực Rồi các hệ sinh thái chưa phát triển được nhiều, mới chỉ là bước đầu Bởi hoạt động ngân hàng khá đa dạng với nhiều bộ phận khác nhau có mục tiêu khác nhau Tức là có rất nhiều điểm “chạm” với khách hàng Với từng điểm “chạm” riêng lẻ có thể không có vấn đề gì Nhưng việc tích hợp tất cả trong tổng thể không hề dễ dàng

2.3 Giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP của TPBank

TPBank muốn chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP của TPBank có thể thực hiện giải pháp sau: Trước tiên, TPBank cần xác định rõ mục tiêu và nắm vững được những lợi ích của việc triển khai ERP vào doanh nghiệp của mình Lúc này TPBank cần đưa ra một kế hoạch rõ ràng cho việc triển khai phần mềm ERP, xác định rõ mục tiêu cần đạt được và lợi ích mang lại cho tổ chức Đây là giải pháp cơ bản và quan trọng để đạt được sự thành công trong chuyển đổi số khi triển khai phần mềm ERP Việc xác định rõ mục tiêu và lợi ích mang lại giúp TPBank định hướng rõ ràng, tập trung các nguồn lực và triển khai đúng hướng, đạt được hiệu quả kinh tế cao

Tính khả thi:

▪ Việc xác định rõ mục tiêu và lợi ích của việc triển khai ERP đòi hỏi sự tham gia và hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức TPBank để định nghĩa được các mục tiêu, phân tích và thiết kế hệ thống ERP

▪ TPBank cần có sự cam kết cao từ tất cả các bên liên quan và đầu tư thời gian và nguồn lực để xác định rõ các mục tiêu và lợi ích của việc triển khai ERP

Tuy nhiên, nếu TPBank đầu tư đúng chỗ và triển khai đúng cách, việc xác định rõ mục tiêu và lợi ích của việc triển khai ERP sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp Tính hiệu quả:

▪ Xác định rõ mục tiêu và lợi ích của việc triển khai ERP sẽ giúp TPBank định hướng rõ ràng cho dự án triển khai ERP, giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai, đồng thời giúp quản lý dự án hiệu quả hơn

▪ Việc triển khai ERP cũng giúp TPBank tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh, giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động quản trị và tăng năng suất lao động

▪ Ngoài ra, việc triển khai ERP cũng giúp TPBank cải thiện quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài chính, tăng tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính

Tiếp theo, TPBank cần phải đảm bảo rằng các bộ phận liên quan trong tổ chức đều hiểu và ủng hộ việc triển khai phần mềm ERP Các bộ phận này cần được đào tạo về sử dụng phần mềm ERP và tạo sự đồng thuận trong quá trình triển khai, tránh trường hợp xung đột dẫn đến việc triển khai ERP trong doanh nghiệp gặp phải khó khăn, kém hiệu quả và tổn kém về thời gian lẫn chi phí thực hiện Việc tạo sự đồng thuận và hỗ trợ giữa các bộ phận trong tổ chức giúp đảm bảo tính thống nhất trong quá trình triển khai phần mềm ERP, tăng khả năng thành công và giảm thiểu rủi ro

Tính khả thi:

▪ Để triển khai thành công hệ thống ERP, TPBank cần đảm bảo sự hỗ trợ và đồng thuận từ các bộ phận liên quan

▪ Tạo sự đồng thuận và hỗ trợ đòi hỏi sự chủ động trong việc tiếp cận và giải quyết các vấn đề, nắm bắt được nhu cầu và mục tiêu của các bộ phận liên quan và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận này trong quá trình triển khai

Tính hiệu quả:

▪ Việc tạo sự đồng thuận và hỗ trợ từ các bộ phận liên quan sẽ giúp TPBank đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh khác nhau của các bộ phận ▪ Ngoài ra, việc hỗ trợ tốt từ các bộ phận liên quan cũng giúp tăng tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu, giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc nhập liệu và xử lý dữ liệu sai lệch

Hơn nữa, việc tạo sự đồng thuận và hỗ trợ từ các bộ phận liên quan cũng giúp TPBank đạt được hiệu quả cao hơn trong việc triển khai ERP, giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình triển khai

Sau đó là đến việc TPBank cần phải chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu và khả năng của công ty Việc này đòi hỏi TPBank nên tìm hiểu kỹ các giải pháp ERP có sẵn trên thị trường, thảo luận với các nhà cung cấp và thực hiện đánh giá chi tiết để đưa ra quyết định cuối cùng Chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của TPBank giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng dịch vụ

Tính khả thi:

▪ Việc chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của TPBank đòi hỏi sự nghiên cứu và đánh giá kỹ lưỡng về các giải pháp ERP có sẵn trên thị trường

▪ TPBank cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của mình, bao gồm các quy trình kinh doanh, quy mô tổ chức, mục tiêu triển khai ERP, và khả năng tài chính để tìm ra giải pháp ERP phù hợp nhất

▪ Cần có sự cam kết và hỗ trợ từ các nhà cung cấp giải pháp ERP để đảm bảo tính khả thi của việc triển khai

Tính hiệu quả:

▪ Việc chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của TPBank sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh

▪ Giải pháp ERP phù hợp cũng sẽ giúp TPBank tăng tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu, giảm thiểu các lỗi và rủi ro trong hoạt động kinh doanh, và tăng khả năng ra quyết định dựa trên thông tin chính xác

▪ Hơn nữa, giải pháp ERP phù hợp cũng có thể tạo điều kiện cho sự mở rộng và phát triển của TPBank trong tương lai

Ngoài ra, để chuyển đổi số diễn ra thành công khi triển khai ERP thì TPBank còn cần đảm bảo tính liên kết giữa các hệ thống khác trong tổ chức như hệ thống quản lý tài chính, quản lý khách hàng và các hệ thống khác để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc Đảm bảo tính liên kết giữa các hệ thống giúp tối ưu hóa quy

trình làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng dịch vụ

Tính khả thi:

▪ Việc đảm bảo tính liên kết giữa các hệ thống là khả thi vì hiện nay đã có nhiều giải pháp công nghệ đang được sử dụng để kết nối các hệ thống với nhau, chẳng hạn như API, Web Service, Enterprise Service Bus (ESB), v.v

▪ Tuy nhiên, việc tích hợp các hệ thống khác nhau có thể gặp phải một số thách thức như độ phức tạp của quá trình tích hợp, sự không tương thích giữa các hệ thống, Do đó, cần có một kế hoạch tích hợp chặt chẽ để đảm bảo tính khả thi của giải pháp Tính hiệu quả:

▪ Việc đảm bảo tính liên kết giữa các hệ thống trong triển khai ERP sẽ giúp tăng tính hiệu quả của dự án Điều này bởi vì khi các hệ thống được kết nối với nhau, thông tin có thể được chia sẻ và quản lý một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu và nâng cao tính chính xác của dữ liệu

▪ Tính liên kết giữa các hệ thống còn giúp cho quy trình kinh doanh được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn Chẳng hạn, việc tích hợp hệ thống thanh toán của ngân hàng với hệ thống ERP sẽ giúp cho việc thanh toán và thu tiền của khách hàng được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí

Bên cạnh đó, TPBank cần đảm bảo tính bảo mật của hệ thống ERP và các dữ liệu được lưu trữ trên đó Các biện pháp phòng chống rủi ro và kiểm soát truy cập cần được đưa ra để đảm bảo an toàn thông tin và tránh các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin Tính khả thi:

▪ Đảm bảo tính bảo mật và chống lại rủi ro là một yếu tố rất quan trọng trong việc triển khai ERP, vì nếu hệ thống không được bảo mật đúng cách, sẽ dễ dàng bị tấn công và gây thiệt hại cho doanh nghiệp

▪ Việc đảm bảo tính bảo mật yêu cầu sự đầu tư về kỹ thuật và tài chính, cần phải có sự hiểu biết sâu rộng về an ninh mạng và các kỹ thuật bảo mật thông tin

▪ Tuy nhiên, nếu TPBank đầu tư đúng chỗ và triển khai đúng cách, việc đảm bảo tính bảo mật và chống lại rủi ro sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp

Tính hiệu quả:

Việc đảm bảo tính bảo mật và chống lại rủi ro sẽ giúp TPBank tránh được các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của tổ chức

▪ Tính bảo mật cao sẽ giúp tăng niềm tin của khách hàng vào TPBank, đồng thời tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính có thể xảy ra nếu thông tin khách hàng bị lộ ra

▪ Việc đầu tư vào bảo mật thông tin và chống lại rủi ro cũng sẽ giúp TPBank giảm thiểu sự cố và chi phí phát sinh do các vấn đề bảo mật

Giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP của TPBank nữa là điều chỉnh lại quy trình kinh doanh: TPBank cần điều chỉnh lại quy trình kinh doanh để phù hợp với việc triển khai phần mềm ERP Việc này đòi hỏi TPBank cần xây dựng lại các quy trình

Tính khả thi:

▪ Điều chỉnh lại quy trình kinh doanh yêu cầu TPBank phải đầu tư thời gian và nguồn lực để nghiên cứu, phân tích và thiết kế lại quy trình kinh doanh

▪ Việc điều chỉnh quy trình kinh doanh cũng đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức, do đó TPBank cần có sự cam kết cao từ tất cả các bên liên quan

▪ Tuy nhiên, nếu TPBank đầu tư đúng chỗ và triển khai đúng cách, việc điều chỉnh lại quy trình kinh doanh sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp

Tính hiệu quả:

▪ Điều chỉnh lại quy trình kinh doanh sẽ giúp TPBank tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện có, giảm thiểu các hoạt động không hiệu quả, đồng thời tăng cường tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh

▪ Việc điều chỉnh quy trình kinh doanh cũng có thể giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và tăng doanh số bán hàng

▪ Ngoài ra, việc điều chỉnh quy trình kinh doanh cũng giúp TPBank tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi trên thị trường và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh

CÂU 3 CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP VỚI CÁC TRÍCH DẪN ĐẦY ĐỦ

3.1 Tổng hợp các bài báo nghiên cứu

Triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp và có rất nhiều yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến việc đảm bảo triển khai thành công Các yếu tố này có thể có tác động tích cực đến kết quả của dự án triển khai ERP, trong khi việc bỏ qua các yếu tố này có thể gây ra những cản trở trong quá trình triển khai ERP Sau khi khảo lược 20 bài báo nghiên cứu đã cho thấy rằng một số yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP được đề cập nhiều trong các bài nghiên cứu như là: Tái cấu trúc trong doanh nghiệp, Đào tạo nhân viên, Hỗ trợ của nhà quản lý, Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp và

3.2 Tái cấu trúc trong doanh nghiệp

Yếu tố tái cấu trúc trong doanh nghiệp được đề cập nhiều trong các nghiên cứu về triển khai dự án ERP vì nó là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án Bhatti, T R (2005) định nghĩa tái cấu trúc trong doanh nghiệp là “tư duy lại cơ bản và thiết kế lại triệt để các quy trình kinh doanh để đạt được những cải tiến đáng kể trong các biện pháp quan trọng, hiện đại về hiệu suất, chẳng hạn như chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ” Tái cấu trúc trong doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét lại cấu trúc tổ chức của mình, các quy trình làm việc và quản lý dữ liệu để đảm bảo sự tương thích với hệ thống ERP mới Các doanh nghiệp nên sẵn sàng thay đổi hoạt động kinh doanh của mình để phù hợp với phần mềm ERP nhằm giảm thiểu mức độ tùy chỉnh cần thiết

Theo Liang Zhang và cộng sự (2003), một trong những lý do chính khiến ERP và các hệ thống công nghệ phức tạp lớn khác thất bại là do các tổ chức đơn giản đánh giá thấp mức độ mà họ phải thay đổi và tái thiết kế các quy trình kinh doanh hiện có để phù hợp với việc mua hàng của họ Hệ thống ERP được xây dựng dựa trên các phương pháp hay nhất được áp dụng trong ngành Tất cả các quy trình trong một công ty phải phù hợp với mô hình ERP

Những điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phải xác định lại các quy trình làm việc của mình và điều chỉnh chúng để phù hợp với hệ thống ERP Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các quy trình làm việc đã được tiêu chuẩn hóa và được thực hiện đồng nhất trong toàn bộ doanh nghiệp Các quy trình này sẽ được tích hợp vào hệ thống ERP, giúp cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn Việc này giúp cho các thông tin được quản lý và cập nhật một cách đồng bộ và chính xác, góp phần đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP

3.3 Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc triển khai dự án ERP Việc triển khai hệ thống ERP thường liên quan đến nhiều quy trình và chức năng, và đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức và kỹ năng để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả Để đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đến hệ thống ERP đều hiểu được cách sử dụng hệ thống một cách chính xác và đầy đủ thì việc đào tạo nhân viên trong quá trình triển khai dự án ERP là yếu tố cần thiết và bắt buộc Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu được nhập và xử lý đúng cách, đồng thời giảm thiểu các sai sót trong quá trình sử dụng hệ thống

Elisabeth J Umble và cộng sự (2003) cho rằng đào tạo nhân viên có lẽ là yếu tố thành công quan trọng được công nhận rộng rãi nhất, bởi vì sự hiểu biết và đồng ý của người dùng là điều cần thiết, việc triển khai ERP đòi hỏi một khối lượng kiến thức quan trọng để cho phép mọi người giải quyết các vấn đề trong khuôn khổ của hệ thống Còn theo Shahin Dezdar và Sulaiman Ainin (2011) thì việc đào tạo đầy đủ có thể làm tăng khả năng thành công của việc triển khai hệ thống ERP, trong khi việc thiếu đào tạo phù hợp có thể cản trở việc triển khai ERP là một hệ thống phức tạp, do đó phải cung cấp đào tạo và giáo dục đầy đủ để cho phép người dùng sử dụng chúng một cách hiệu quả và hiệu quả

Để đào tạo nhân viên, có thể sử dụng nhiều phương pháp, bao gồm đào tạo trực tiếp, đào tạo trực tuyến, hoặc sử dụng các tài liệu hướng dẫn Việc đào tạo nhân viên nên được thực hiện trước khi triển khai hệ thống ERP, và tiếp tục trong quá trình sử dụng để đảm bảo rằng nhân viên luôn có kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả Quá trình đào tạo cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc, lý thuyết phải đi đôi với việc thực hành trên máy tính thì như vậy mới đảm bảo được thành công khi triển khai dự án ERP

3.4 Hỗ trợ của nhà quản lý

Sự hỗ trợ của nhà quản lý rất quan trọng trong việc triển khai ERP Nhà quản lý là người có trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả việc triển khai hệ thống ERP Sự hỗ trợ từ nhà quản lý có thể bao gồm việc đưa ra quyết định quan trọng về việc triển khai hệ thống ERP, cung cấp nguồn lực và tài chính để triển khai dự án, tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên được tham gia và hỗ trợ trong quá trình triển khai dự án Ngoài ra, nhà quản lý cần đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch

triển khai dự án ERP được thiết lập một cách rõ ràng và cụ thể, giúp đội ngũ triển khai dự án có thể làm việc hiệu quả hơn

Theo T Ramayah và cộng sự (2007) thì sự hỗ trợ của nhà quản lý là sự sẵn lòng cung cấp các nguồn lực và kinh phí hoặc quyền lực cần thiết cho sự thành công của dự án Sẵn sàng cung cấp các nguồn lực cần thiết là một yếu tố quan trọng về cam kết của quản lý đối với việc triển khai thành công các dự án ERP Việc thực hiện có thể bị cản trở nghiêm trọng nếu một số nguồn lực quan trọng, chẳng hạn như con người, kinh phí, thiết bị, không có sẵn

Sự hỗ trợ và tham gia từ nhà quản lý cũng cần được duy trì trong suốt quá trình sử dụng hệ thống ERP, để đảm bảo rằng hệ thống được duy trì và cập nhật đầy đủ và chính xác

3.5 Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công trong việc triển khai dự án ERP Điều này đặc biệt quan trọng vì không có hệ thống ERP nào phù hợp cho tất cả các loại doanh nghiệp, mà phải tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và ngành nghề hoạt động Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp giúp cho doanh nghiệp sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai Để lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp, doanh nghiệp nên nghiên cứu các tính năng, chức năng, giá cả, hỗ trợ kỹ thuật, tính mở rộng và tính tương thích của các hệ thống ERP trên thị trường Hiện nay có một số phần mềm ERP nổi tiếng như Odoo, SAP, Misa, Microsoft Dynamics, Oracle, Các khác biệt giữa các sản phẩm phần mềm ERP này có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến việc triển khai thành công dự án ERP

Bài nghiên cứu của Elisabeth J Umble và cộng sự (2003) ước tính có khoảng 50– 75% doanh nghiệp Hoa Kỳ gặp thất bại ở một mức độ nào đó trong việc triển khai công nghệ mới vì hệ thống ERP về bản chất sẽ áp đặt logic của riêng nó lên chiến lược, tổ chức và văn hóa của công ty, nên quyết định lựa chọn ERP bắt buộc phải được tiến hành hết sức thận trọng Các lỗi triển khai hệ thống doanh nghiệp lớn nhất dường như xảy ra khi các khả năng và nhu cầu của công nghệ mới không phù hợp với các quy trình và thủ tục kinh doanh hiện tại của tổ chức Chính vì vậy việc lựa chọn một hệ thống ERP phù

với từng doanh nghiệp là một yếu tố hết sức quan trọng để có thể đảm bảo được thành công khi triển khai dự án này

3.6 Quản lý dự án

Việc triển khai dự án ERP là một dự án lớn và phức tạp, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và hiệu quả Do đó, quản lý dự án là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP Các nhà quản lý dự án cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp để giám sát, định hướng và điều hành các hoạt động của dự án ERP Các hoạt động cần được quản lý bao gồm lập kế hoạch dự án, xác định các nhiệm vụ, quản lý rủi ro, giám sát tiến độ, quản lý nguồn lực, giải quyết các vấn đề phát sinh, đánh giá và báo cáo tiến trình dự án

T Ramayah và cộng sự (2007) cho rằng mức độ phức tạp của việc triển khai ERP là rất lớn, liên quan đến tất cả các chức năng kinh doanh và thường đòi hỏi nỗ lực từ 1 đến 2 năm Do đó, các công ty nên có một chiến lược quản lý dự án hiệu quả để kiểm soát quá trình thực hiện, tránh vượt ngân sách và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ Olivier Francoise và cộng sự (2009) cũng cho rằng sự hiện diện của các kỹ năng liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát các giai đoạn của dự án là rất quan trọng Người quản lý dự án phải có khả năng đứng đầu dự án và vượt qua những khó khăn trong quá trình triển khai Năng lực của người quản lý dự án là một tiêu chí hàng đầu trong việc triển khai dự án ERP thành công, thậm chí còn quan trọng hơn cả kinh nghiệm, vai trò trong tổ chức hoặc là người khởi xướng dự án

Có thể thấy, nếu việc quản lý dự án được thực hiện tốt, và được giám sát chặt chẽ sẽ giúp cho việc triển khai dự án ERP được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả, đảm bảo diễn ra thành công hơn