Đề tài hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (erp) trong marketing và bán hàng

Phạm vi áp dụng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Hệ thống áp dụng cho tất cả các bộ phận của doanh nghiệp như: kế toán, quản lý mua hang, quản lý tồn kho, hoạch định và

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TRONG MARKETING VÀ BÁN HÀNG

Phan Tấn Đồng

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2022.

DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA VIẾT TIỂU LUẬN HỌC KÌ I NĂM HỌC 2022 – 2023

LỚP: ERPS431208_04CLC

Tên đề tài: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) về mảng marketing và bán hàng của tập đoàn suntory pepsico.

Mục lục

A Lời mở đầu

Môi trường kinh doanh mới với sức ép cạnh tranh ngày càng cao đòi hỏi DN phải có khả năng cung ứng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thậm chí tối ưu hơn đối phương Để đạt được điều trên, DN phải đ ể cải thiện năng lực quản trị nhằm tận dụng tốt nhất mọi cơ hội cho việc x ản xuất kinh doanh

Với sự hỗ trợ của CNTT các doanh nghiệp đã có công cụ hiệu quả là xây dựng hệ thống phần mềm quản lý DN Việc sử dụng những phần mềm quản trị càng ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp Một giải pháp mà ngày càng được nhà quản lý chú ý đến khi vận hành công ty và hiện nay có không ít đơn vị đã, đang và sẽ áp dụng đó là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp Đây là giải pháp tiên tiến nhất áp dụng hiện nay đ ể quản trị toàn bộ mọi tài nguyên của tổ chức (nhân sự, vốn, thiết bị và tư liệu sản xuất ) Nhưng vì nhiều lý do, các tổ chức đã không phát huy hết hiệu quả sẵn có của công cụ ERP và ngược lại cũng gây ra nhiều trở ngại Ngoài việc quản trị thì ERP cũng kiêm thêm chức năng giám sát và kiểm tra tình hình các tài nguyên với mọi cấp độ cập nhật thích hợp theo nhu cầu của người sử dụng.

PHẦN 1: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP)

1.1 Khái niệm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm quản trị nguồn lực của doanh nghiệp, cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây ERP quản lý tích hợp các chu trình kinh doanh cốt lõi, thường là theo thời gian thực, được thực hiện với sự trợ giúp trung gian của công nghệ và phần mềm

ERP được tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa tất cả các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp

1.2 Vai trò của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của doanh nghiệp, bao gồm: kế toán, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…

1.3 Phạm vi áp dụng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Hệ thống áp dụng cho tất cả các bộ phận của doanh nghiệp như: kế toán, quản lý mua hang, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, phân tích tài chính, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…

1.4 Các giải pháp của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Giúp doanh nghiệp giảm lượng hàng tồn kho

- Tiếp cận các thông tin quản trị chính xác và đáng tin cậy - Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin nhân sự - Công tác kế toán chính xác và minh bạch hơn - Tích hợp được các thông tin đặt hàng của khách hàng - Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

- Xác định rõ ràng hơn quy trình kinh doanh

- Tăng hiệu quả làm việc khi các quy trình được sắp xếp hợp lý, giảm chi phí và cải thiện hoạt động

1.5 Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) với các doanh nghiệp

- Quản lý toàn diện doanh nghiệp trên một phần mềm: Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày Nhà quản trị không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi bảng báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp ngay tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực

- Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho: Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, vì vậy giảm tồn kho và chi phí liên quan đến tồn kho.

- Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự: Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

- Công tác kế toán chính xác hơn: việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ khiến kế toán thường phải nhập liệu thủ công từ các bộ phận khác vào phần mềm, điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, kế toán phải mất thời gian để chỉnh sửa và kiểm tra lại thông tin Phần mềm ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống - Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên

sâu: theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai.

1.6 Sự phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Lịch sử ERP bắt đầu với hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) vào những năm 1960, khi J.I Case đã làm việc với IBM để phát triển hệ thống MRP đầu tiên Sau đó, các nhà sản xuất lớn đã tự xây dựng các giải pháp MRP này, các hệ thống MRP ban đầu cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho và sản xuất Điều đó đã giúp các nhà sản xuất quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để họ có thể lập kế hoạch vận hành sản xuất tốt hơn

Mặc dù việc áp dụng các hệ thống MRP đã đạt được sức hút vào những năm 1970, nhưng công nghệ này vẫn bị giới hạn ở các công ty lớn có ngân sách và

nguồn lực để phát triển nội bộ Cuối cùng, một số nhà cung cấp phần mềm lớn, bao gồm Oracle và JD Edwards, đã đặt ra để làm cho phần mềm này có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn.

Lịch sử của ERP trong sản xuất thập niên 80 đánh dấu một mốc quan trọng trong lịch sử của hệ thống ERP khi hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) đầu tiên xuất hiện Các giải pháp phức tạp hơn này đã hỗ trợ các quy trình sản xuất ngoài hàng tồn kho và mua nguyên liệu Hệ thống MRP II cho phép các bộ phận khác nhau liên quan đến sản xuất phối hợp và họ có khả năng lập lịch trình sản xuất tiên tiến hơn.

Đến năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đặt ra thuật ngữ “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Cái tên mới đã công nhận rằng nhiều doanh nghiệp - không chỉ sản xuất - hiện đang sử dụng công nghệ này để tăng hiệu quả của toàn bộ hoạt động của họ.

Hệ thống ERP tiếp tục phát triển trong suốt những năm 90 Một bước đột phá lớn là sự ra đời của ERP đám mây, được NetSuite cung cấp lần đầu tiên vào năm 1998 Với ERP đám mây, được nhiều người coi là cải tiến so với các hệ thống tại chỗ (on-premises – Hệ thống cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp hoặc thuê máy chủ)

Mô hình ERP điện toán đám mây này đã làm cho các hệ thống ERP có thể tiếp cận được với các công ty nhỏ hơn thiếu vốn để khởi chạy và hỗ trợ một giải pháp tại chỗ sử dụng nhiều tài nguyên

Trong tương lai, các xu hướng công nghệ chính, như trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), sẽ định hình tương lai của hệ thống ERP Các giải pháp ERP có thể tận dụng AI để loại bỏ các tác vụ thủ công và dự đoán xu hướng kinh doanh trong tương lai 65% CIO dự đoán sẽ tích hợp AI vào ERP của họ vào năm 2022.

1.7 Các loại Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nước ngoài: hiện nay các phần mềm ERP nổi tiếng thế giới đã vào Việt Nam và triển khai của các đối tác Việt Nam Tuy phần mềm ERP của nước ngoài có nhiều ưu điểm nhưng vẫn có nhiều hạn chế khi triển khai tại thị trường Việt Nam Nếu nắm rõ được các vấn đề này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp với yêu cầu quản lý của mình

+ Ưu điểm: Phần mềm ERP nước ngoài được cung cấp bởi những đơn vị công nghệ dày dặn kinh nghiệm và được ứng dụng thành công tại nhiều tập đoàn lớn trên khắp thế giới Thêm vào đó, giải pháp ERP của những tập đoàn công nghệ nước ngoài có quy trình chuẩn quốc tế, sự ổn định

cao, người sử dụng hoàn toàn tuân thủ và thực hiện công việc theo quy trình đã có trên hệ thống.

+ Nhược điểm:

Khó tương thích và kết nối với hệ thống kế toán của Việt Nam: Trong phần mềm ERP thì phân hệ Kế toán – Tài chính là đầu mối trung tâm của dữ liệu Tuy nhiên phần mềm quản lý ERP ngoại tuân thủ chế độ, quy định kế toán của nước ngoài Do đó, các giải pháp ERP từ nước ngoài không tương thích như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí,… của Việt Nam Để có thể triển khai tiếp, nhiều đơn vị sẽ phải mua thêm một phần mềm kế toán khác bổ sung thực hiện báo cáo theo đúng quy định Do đó, sẽ mất đi tính vẹn toàn, kiểm soát và hoàn chỉnh của hệ thống ERP

Chi phí triển khai giải pháp ngoại cao: Chi phí phần mềm ERP nước ngoài rất cao Ngoài chi phí triển khai, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm các chi phí về dịch vụ đi kèm như: tư vấn; chi phí tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình chuẩn; Chi phí bảo trì, sửa đổi; chi phí thêm user mới cũng rất lớn.

Khả năng tùy biến, mở rộng: đối với phần mềm nước ngoài, hệ thống core ban đầu từ nhà cung cấp được xây dựng theo một quy trình chuẩn mang tính quốc tế Khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam, sự tương thích thấp, khả năng tùy chỉnh kém Do đó, để đáp ứng hệ thống, đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tái cấu trúc, có đội kỹ thuật hệ thống và thay đổi quy trình vận hành - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Việt Nam: Phần mềm ERP

nội có ưu điểm đó là tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước Bên cạnh đó, sản phẩm có thể chỉnh sửa tùy biến các chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp

+ Ưu điểm:

Hệ thống biểu mẫu báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Khả năng tùy biến cao, đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và bài toán đa ngành nghề;…

Chi phí triển khai thấp hơn so với hệ thống ERP ngoại + Nhược điểm:

Tính chuẩn hóa chưa cao: So với các phần mềm nước ngoài, nhiều đơn vị phần mềm chưa có sự liên kết với quy trình vận hành tại doanh nghiệp Trong khi đó, quy trình vận hành vốn chưa được chuẩn hóa Do đó, khi đưa vào triển khai, người dùng sẽ gặp nhiều khó khăn dẫn đến chỉnh sửa hệ thống thường xuyên

Nhiều phần mềm mới chỉ phát triển mở rộng thêm so với phần mềm kế toán: Nhiều phần mềm Việt Nam chưa đạt được tiêu chuẩn của phần mềm ERP, và chưa đáp ứng được các yêu cầu quản trị trên quy mô tổng thể doanh nghiệp, khả năng tùy biến còn hạn chế Nhiều hệ thống ERP của Việt Nam mới chỉ là phát triển mở rộng thêm một chút so với phần mềm kế toán Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn những đơn vị uy tín để triển khai giải pháp ERP.

1.8 Thời điểm doanh nghiệp cần triển khai và ứng dụng giải pháp ERP - Khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển và

có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp.

- Có quá nhiều phần mềm được sử dụng trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.

- Khi phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiêp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.

- Kế thừa và nâng cấp hệ thống: hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng

- Doanh nghiệp muốn cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.

- Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý

1.9 Hạn chế của phần mềm hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp (ERP) - Chi phí đầu tư lớn: Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích

- Thời gian triển khai giải pháp ERP dài: Một phần mềm ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian, công sức Có thể mất đến 6 tháng đến 1 năm để triển khai dự án ERP thành công.

1.10 Quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Quy trình triển khai hệ thống ERP có thể kết hợp giữa mô hình Waterfall (Thác nước) và Mô hình Agile Cụ thể, quy trình triển khai công nghệ ERP sẽ được

thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các bài toán của doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, lập trình, kiểm thử sản phẩm (Test), triển khai, đào tạo, cuối cùng là quy trình bảo hành sản phẩm Doanh nghiệp có thể tương tác với đơn vị phát triển phần mềm trong suốt quá trình thực hiện dự án

Quy trình triển khai phần mềm ERP thực hiện theo 6 bước: (1) Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, hiểu nhu cầu và bài toán và các yêu cầu của từng bộ phận

(2) Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Sau quá trình khảo sát là bước phân tích thiết kế hệ thống Trong giai đoạn này, đội ngũ BA sẽ viết tài liệu URD (User Requirements Document – Tài liệu mô tả yêu cầu người dùng) Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên ký biên bản thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình thiết kế hệ thống

(3) Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả từ URD Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp

(4) Bước 4: Test hệ thống ERP

Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống (Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi Đến khi không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng (5) Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi hoàn thiện việc lập trình hệ thống ERP (ERP Systems), nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user và nhập dữ liệu để vận hành hệ thống Mặc dù phần mềm ERP đã được các đơn vị cung cấp kiểm tra trước đó, tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp thời Để quá trình triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, nhà quản lý cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và các nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với nhu cầu và yêu cầu sản xuất kinh doanh (6) Bước 6: Nghiệm thu hệ thống ERP Sau thời gian Go-Live (thường từ 1-2 tháng), nếu quy trình không gặp bất kỳ trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành tổng kết, nghiệm thu và kết thúc dự án.

1.11 Một số phần mềm ERP phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng - Phần mềm SAP Hana, tốc độ trích xuất thông tin nhanh, cho phép doanh

nghiệp xử lý một lượng lớn dữ liệu với tốc độ trễ rất nhỏ, bảo mật thông tin tối đa, SAP Hana có nền tảng đám mây cho phép truy cập tất cả các dữ liệu ứng dụng của SAP và các bên thứ ba, giúp giảm trùng lặp dữ liệu, quản trị và bảo mật tập trung trên một hệ thống duy nhất Có rất nhiều doanh nghiệp lớn của nhiều lĩnh vực dử dụng hệ thống ERP của SAP Hana và đạt được những thành công lớn, như: Unilever, Suntory Pepsico, Toyota, Vinamilk, Công ty TNHH Lotteria Việt Nam, Công ty TNHH Vinacosmo, Công ty TNHH NABATI Việt Nam.

- Amis - một trong những phần mềm ERP được cung cấp bởi công ty phát triển phần mềm uy tín MISA Là giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

- ERP Oracle - giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây - Open ERP được đánh giá là một trong những phần mềm ERP tốt nhất

trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay và được xây dựng trên mã nguồn mở.

CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TRONG KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP

2.1 Khái niệm kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, kế toán đảm nhận công việc ghi chép, thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin phản ánh tình hình hoạt động tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước, cơ sở kinh doanh tư nhân,…

Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý kinh tế, từ phạm vi quản lý ở từng đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp cho đến phạm vi quản lý của toàn bộ nền kinh tế Đối tượng của kế toán chính là sự hình thành và biến động của tài sản mà kế toán cần phản ánh, được thể hiện ở 02 mặt là tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức.

Mỗi doanh nghiệp tùy theo quy mô mà số lượng nhân viên kế toán từ một người cho đến hàng chục người Tùy theo mỗi doanh nghiệp với quy trình kế toán riêng mà bộ phận kế toán được phân chia thành các phần hành như: kế toán tổng hợp, kế toán quản trị, kế toán thuế, kế toán nội bộ, kế toán công nợ,…

2.2 Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp

- Kế toán cung cấp thông tin tài chính: Kế toán không chỉ cung cấp thông tin tài chính cho nội bộ doanh nghiệp (Ban quản trị doanh nghiệp, các phòng ban,…) mà còn cung cấp thông tin tài chính bên ngoài doanh nghiệp (cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, ) Việc kế toán cung cấp thông tin tài chính định kỳ và đột xuất rất cần thiết cho nhà quản trị, giúp nhà quản trị đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh Bộ phận kế toán cần cung cấp báo cáo về tình hình tài chính rõ ràng và đảm bảo chính xác.

- Kế toán cung cấp số liệu giúp quản trị doanh nghiệp:

+ Kế toán theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các số liệu về chi phí, doanh thu, góp phần phát hiện các bất thường về mặt tài chính và đồng thời có thể đưa ra các đánh giá và kế hoạch kinh doanh phù hợp trong tương lai.

+ Bộ phận kế toán góp phần thực hiện quản lý các chi phí dựa trên việc lập kế hoạch ngân sách.

+ Kế toán góp phần giám sát, quản lý hoạt động và quản lý các rủi ro của doanh nghiệp Kế toán giúp hoạch định tài chính doanh nghiệp

+ Dữ liệu tài chính từ bộ phận kế toán làm cơ sở hoạch định phương án hoạt động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ.

+ Kế toán đưa ra kế hoạch tài chính trong tương lai như huy động vốn từ nhà đầu tư, vay vốn ngân hàng,

+ Kế toán thực hiện việc lập kế hoạch thuế để hạn chế rủi ro về thuế, tối ưu chi phí thuế dựa trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.

- Kế toán là cầu nối của doanh nghiệp với các đối tác:

+ Bộ phận kế toán là cầu nối của doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp về mặt tài chính như nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, khách hàng, nhà cung cấp,

+ Bộ phận kế toán giúp doanh nghiệp cập nhật các chính sách bên ngoài về thuế, chế độ kế toán, cũng như các chính sách ưu đãi, hỗ trợ của Nhà nước dành cho doanh nghiệp

2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 2.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Hình 1 Sơ đồ bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Tùy vào quy mô cũng như nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà bộ máy kế toán được xây dựng phù hợp Có những doanh nghiệp chỉ sử dụng 1 kế toán duy nhất để thực hiện và hoàn thiện tất cả các phần hành kế toán, tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp xây dựng cả hệ thống kế toán như trên 2.3.2 Khái niệm, nhiệm vụ của các loại kế toán trong doanh nghiệp

(1) Kế toán trưởng

Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ phận kế toán, giám sát công việc của các kế toán và làm việc dưới quyền quản lý của Giám đốc tài chính (CFO) trong các doanh nghiệp hay tổ chức Vai trò của kế toán trưởng là quản lý các chính sách và đảm nhiệm phụ trách, chỉ đạo thực hiện các chiến lược tài chính của công ty Đồng thời, định hướng và tham mưu các ban lãnh đạo trong việc phát triển các vấn đề tài chính, giúp cấp trên nắm rõ tình hình kinh tế của công ty và đưa ra các kế hoạch phát triển doanh nghiệp (2) Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp, phản ánh, ghi chép và thống kê một cách tổng quát các số liệu, dữ liệu, thông tin trên các tài khoản, sổ sách kế toán, báo cáo lãi lỗ và báo cáo tài chính theo các kỳ kế toán của doanh nghiệp

(3) Kế toán thu – chi

Kế toán thu chi là người quản lý vấn đề thu/chi đầu vào – đầu ra của doanh nghiệp Các chứng từ là cơ sở để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phí phát sinh liên quan đến các cơ quan khác

(4) Kế toán thuế

Kế toán thuế phải thu thập, xử lý hóa đơn phát sinh để làm căn cứ kê khai, hạch toán Những thông tin hóa đơn được đưa vào hệ thống để tổng hợp kết quả kinh doanh Các công việc hàng ngày cần được xử lý bao gồm: Kiểm tra tính hợp lệ của những thông tin trên hóa đơn

(5) Kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập người lao động,…

(6) Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu cầu

(7) Kế toán công nợ

Kế toán công nợ là người đảm nhận các công việc kế toán về quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc chi trả Việc kiểm soát tốt hoạt động công nợ sẽ góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả (8) Kế toán kho, tài sản cố định

Kế toán kho là người làm việc thường xuyên trong kho hàng, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho Kế toán tài sản cố định sẽ tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước Lập các báo cáo về tài sản cố định của đơn vị phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.

(9) Kế toán giá thành

Kế toán giá thành là nhân sự đảm nhận việc xác định một cách đầy đủ và chính xác các loại chi phí, giá thành thực tế của sản phẩm, để từ đó làm cơ sở cho việc xác định giá bán hàng hóa phù hợp, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp Kế toán giá thành luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với kế toán chi phí

2.4 Quy trình kế toán trong doanh nghiệp ở Việt Nam 2.4.1 Khái niệm quy trình kế toán

Quy trình kế toán là sự tổng hợp các bước tương ứng với các công việc kế toán được thực hiện liền kề nhau Bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh tại

doanh nghiệp đều nảy sinh quy trình kế toán kèm theo Kế toán tại mọi vị trí công việc đều phải nắm bắt, tiếp cận và thực tế thực hiện các quy trình kế toán để hoàn thành công việc

Do quy trình kế toán gắn liền với tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc xây dựng quy trình kế toán là điều cần thiết để các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp sẽ được xử lý theo một quy trình chung Bên cạnh đó, quy trình kế toán đảm bảo mối liên hệ giữa các phòng ban nên sẽ giúp ích cho hoạt động của phòng kế toán

2.4.2 Quy trình kế toán trong doanh nghiệp tại Việt Nam

(1) Bước 1: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại từng phòng ban của doanh nghiệp, các phòng ban sẽ tiến hành lập chứng từ gốc sau đó ký tá và chuyển chứng từ gốc cho phòng kế toán Chứng từ không chỉ là bằng chứng mà còn căn cứ pháp lý để kế toán thực hiện việc ghi nhận các giao dịch vào các phương tiện nhất định sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ

(2) Bước 2: Chứng từ gốc sẽ được chuyển đến phòng kế toán để kiểm tra và xử lý chứng từ gốc trước khi trình lên để kế toán trưởng xét duyệt, và việc kiểm tra để có thể kịp thời phát hiện những sai phạm đầu tiên, hạn chế sai sót theo dây chuyền sau này

(3) Bước 3: Nếu chứng từ gốc được chấp nhận thì tiến hành lập chứng từ kế toán để ghi sổ (sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết,…), còn nếu không được chấp thuận thì trả lại để hoàn thiện lại chứng từ gốc.

(4) Bước 4: Sắp xếp bộ chứng từ kế toán theo thứ tự từ trước đến sau: chứng từ kế toán lập tới chứng từ gốc kèm theo sau được sắp xếp theo trình tự thời gian

(5) Bước 5: Dựa vào chứng từ kế toán lập, kèm theo chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ (NKC, sổ cái, sổ chi tiết) Lưu ý là lấy chứng từ kế toán để đánh ký hiệu chứng từ sổ khi ghi sổ, đây là công việc ghi sổ hàng ngày

(6) Bước 6: Cuối tháng, kế toán phải thực hiện ghi vào sổ những nghiệp vụ cuối tháng trước khi khóa sổ và lập báo cáo cho ban lãnh đạo Đây là công việc bắt buộc phải làm của kế toán

(7) Bước 7: Khóa sổ, xác định số dư từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9 Sau khi hoàn thiện bút toán cuối kỳ Chứng từ đã được kiểm tra, tổng hợp lại cụ thể thông tin trên sổ cái sẽ được khóa, không thể sửa đổi Đây được coi là căn cứ chính xác để lập cáo tài chính cuối cùng.

(8) Bước 8: Trước khi lập Báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh được lập để kế toán đánh giá được tổng quan về toàn bộ sổ cái phát sinh Bao gồm những loại sổ cái nào và đã đúng hay chưa Nếu đã hoàn thiện và không cần sửa đổi kế toán sẽ thực hiện bút toán mở sổ cái, sổ chi tiết Kết hợp với bảng cân đối số phát sinh tiến hành thực hiện báo cáo tài chính.

(9) Bước 9: Sau khi kiểm tra đúng số liệu của từng tài khoản thì tiến hành lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế

Đối với các quy trình kế toán thì bút toán lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế là quan trọng nhất Kế toán sẽ dựa vào sổ cái và sổ chi tiết để tiến hành lập báo cáo tài chính Cần phải lập theo 4 biểu mẫu chính là: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính

2.5 Sự khác nhau giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chuẩn mực kế toán của quốc tế (IAS/IFRS) - Chuẩn mực kế toán là những quy định về cách thức ban hành trong việc lập cũng như giải thích các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính Đây là quy định được các tổ chức có trách nhiệm nghiên cứu và ban hành Ở Việt Nam, Bộ Tài Chính là cơ quan chịu trách nhiệm ban hành.

Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS/IFRS) Từ năm 2000 đến 2005 Bộ Tài chính đã ban hành 26 chuẩn mực theo nguyên tắc vận dụng có chọn lọc thông lệ quốc tế Phù hợp với đặc điểm kinh tế và trình độ quản lý của doanh nghiệp Việt Nam tại thời điểm ban hành.

Về cơ bản, chuẩn mực kế toán Việt Nam đã đáp ứng được nhu cầu lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, với xu thế đầu tư nước ngoài gia tăng trong điều kiện hội nhập, các tập đoàn đa quốc gia có cơ sở tại Việt Nam thường yêu cầu các chi nhánh hoặc công ty con tại Việt Nam trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với Chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế (IFRS).

- Sự khác nhau giữa VAS và IAS/IFRS:

+ Hiện tại, chuẩn mực Kế toán Quốc tế có tổng cộng 41 IAS và 16 IFRS Về hình thức, IAS không bị áp đặt về hình thức như: hệ thống tài khoản (Chart of Account) biểu mẫu báo cáo (Accounting form), hình thức sổ kế toán (Ledgers) IAS/IFRS hầu hết không quy định về các biểu mẫu kế toán Hơn nữa, doanh nghiệp sử dụng IAS/IFRS đều được tự do sử dụng hệ thống tài khoản cũng như các biểu mẫu kế toán phù hợp và thuận lợi với đặc thù của

Hình 2 Sơ đồ quy trình kế toán

doanh nghiệp Ví dụ như những doanh nghiệp áp dụng VAS thì tiền mặt sẽ phải có số tài khoản là 111, còn những doanh nghiệp áp dụng IAS/IFRS thì có thể tự do đặt số cho tài khoản này.

Việc bắt buộc đối với doanh nghiệp về hệ thống tài khoản đôi khi gây ra những bất lợi cho những doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam vì các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong chuyển đổi và làm giảm tính thống nhất giữa các công ty trong cùng tập đoàn.

+ VAS hiện chưa có quy định cho phép tài sản và nợ phải trả được đánh giá lại theo giá trị hợp lý tại thời điểm báo cáo Việc chưa có chuẩn mực liên quan làm suy giảm tính trung thực và hợp lý của BCTC và chưa phù hợp với IAS/IFRS.

VAS quy định báo cáo tài chính không bắt buộc phải có báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu như chuẩn mực IAS 01 Như vậy theo IAS có năm cấu phần gồm: Statement of Financial Position, Statement of Comprehensive Income, Statement of Cashflow, Statement of Changes in Equity, và Notes to Financial Statement Trong khi VAS có bốn cấu phần, riêng báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu sẽ được coi như một phần của thuyết minh báo cáo tài chính Các chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IFRS) chưa có chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tương đương mặc dù chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được soạn thảo dựa trên khung của chuẩn mực kế toán Quốc Tế (IAS/IFRS) nhưng VAS chỉ có 26 chuẩn mực, trong khi có tới 41 chuẩn mực IAS và 16 chuẩn mực IFRS ( Các chuẩn mực kế toán Quốc tế về trình bày báo cáo tài chính và các vấn đề liên quan, các chuẩn mực kế toán về các khoản mục trên báo cáo tài chính kết quả kinh doanh và báo cáo tình hình tài chính/ bảng cân đối kế toán, các chuẩn mực kế toán về ngành nghề hoặc hoạt động đặc thù, các chuẩn mực kế toán về sự kiện hoặc giao dịch cụ thể, các chuẩn mực kế toán về đo lường, các chuẩn mực kế toán về hợp nhất, công ty con hoặc hợp nhất các đơn vị khác).

2.6 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong kế toán 2.6.1 Lý do doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong kế toán

Hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm kế toán nhằm tối ưu hóa các hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp Trong số đó, giải pháp kế toán ERP được đánh giá cao bởi khả năng đồng bộ hoá dữ liệu, cũng như tự động hoá quy trình phân tích và xử lý dữ liệu Hơn nữa, nhiều giải pháp ERP còn có khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng với nhu cầu của mọi doanh nghiệp.

Phần mềm ERP trong kế toán có chức năng kế nối bộ dữ liệu chung, tự động hóa tối đa các quy trình Từ đó người kế toán dễ dàng kiểm soát và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu tối đa sai số trong hệ thống, dễ dàng hơn cho doanh nghiệp trong việc nhập liệu và báo cáo, quản lý các hoạt động

Có nhiều bài nghiên cứu khoa học trên thế giới đã chỉ ra được ứng dụng và lợi ích của ERP đối với kế toán Theo Peter Booth và cộng sự (2008) khi nghiên cứu về kinh nghiệm của các công ty Úc trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), bằng cách kiểm tra mức độ tích hợp của hệ thống thông tin và các lợi ích liên quan mà các công ty tin rằng họ đã đạt được và tác động của hệ thống ERP đối với việc áp dụng các thông lệ kế toán mới Kết quả cho thấy những người sử dụng ERP báo cáo mức độ tích hợp thông tin cao cho nhiều chức năng, mô hình Ngoài ra, các hệ thống ERP dường như hoạt động tốt hơn trong xử lý giao dịch và quyết định đặc biệt, hỗ trợ quyết định phức tạp, báo cáo và hệ thống ERP có ít ảnh hưởng đến việc sử dụng các thông lệ kế toán mới.

Trong một nghiên cứu khác của Anders Rom và cộng sự (2006) khi nghiên cứu về mức độ mà các hệ thống thông tin tích hợp là ERP và SEM (Strategic enterprise management systems) có ảnh hưởng đến khả năng giải quyết các nhiệm vụ kế toán khác nhau như thế nào, bằng cách khảo sát 349 người và phân tích bằng mô hình hồi quy tuyến tính, kết quả cho thấy các hệ thống ERP hỗ trợ thu thập dữ liệu và quy mô tổ chức của kế toán quản trị tốt hơn so với các hệ thống SEM

2.6.2 Xây dựng một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP cho kế toán là một phân hệ (module) riêng, nằm trong bộ tổng thể nhiều giải pháp ERP được phát triển riêng hướng đến quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp Dưới đây là các chức năng và đặc điểm quan trọng của từng chức năng để xây dựng nên một hệ thống ERP trong kế toán 2.6.2.1 Chức năng phát hành các hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp, dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử

- Phần mềm ERP cho phép sử dụng thông tin chi tiết của các phiếu bán hàng đã tạo trên phần mềm để phát hành thành hóa đơn điện tử, điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng sai sót hóa đơn

- Mô tả đặc điểm của chức năng:

+ Cho phép phát hành hóa đơn điện tử bằng phiếu bán hàng đã nhập + Cung cấp đầy đủ chức năng cần cho việc phát hành HĐĐT từ đăng ký tờ khai sử dụng, phát hành hóa đơn, điều chỉnh, thay thế và hủy bỏ HĐĐT + Cho phép phát hành và xử lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối Internet.

- Tính năng quan trọng: + Phát hành HĐĐT:

Có thể phát hành HĐĐT bằng phiếu bán hàng đã tạo ở phần mềm Có thể phát hành hóa đơn hàng loạt.

Có thể tạo ký hiệu HĐĐT và cho hiển thị ở HĐĐT khi phát hành + Kiểm tra quá trình phát hành hóa đơn điện tử:

Có thể theo dõi quá trình phát hành của nhiều HĐĐT dễ dàng ở cũng một màn hình.

Có thể kiểm tra lịch sử tạo phiếu, các điểm chú ý theo từng bước phát hành, trạng thái nhận email của khách hàng,…

+ Sử dụng được ở mọi nơi, mọi lúc chỉ cần có kết nối internet, có thể phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử bất cứ lúc nào, nơi nào

+ Cung cấp đa dạng các loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hình thức hóa đơn có mã xác thực của Cơ quan Thuế, hình thức hóa đơn không có Mã xác thực của Cơ quan Thuế.

+ Được tuân thủ đầy đủ và chặt chẽ các quy định về giao dịch điện tử và hóa đơn điện tử

Hình 3 Mô hình minh họa chức năng hóa đơn điện tử

2.6.2.2 Chức năng kiểm soát chi phí

- Doanh nghiệp cần phải quản lý được rõ rang nguồn tiền, mục đích sử dụng và minh bạch từ bước đề xuất đến giai đoạn duyệt chi tiền - Mô tả đặc điểm của chức năng kiểm soát chi phí:

+ Các chi phí đã được thông qua bằng tính năng phê duyệt điện tử sẽ tự động cập nhật vào sổ sách kế toán.

+ Kiểm soát và giới hạn được ngân sách doanh nghiệp theo từng hạng mục chi phí

+ Có thể đề nghị thanh toán đến chức năng phê duyệt điện tử của phần mềm để giảm tải thao tác nhập liệu nhiều lần.

- Tính năng quan trọng:

+ Kiểm soát được hoạt động chi tiền của doanh nghiệp bằng phê duyệt điện tử:

Số liệu tự động cập nhật vào sổ sách kế toán sau khi người có thẩm quyền đã phê duyệt các đề nghị thanh toán

Tính năng xác nhận những chứng từ được phép phản ánh lên báo cáo, và có thể phân quyền xác nhận theo từng ID người dùng.

+ Quản lý tình hình sử dụng ngân sách:

Có thể cài đặt hạn mức cho ngân sách theo từng tài khoản chi phí, theo dự án hoặc phòng ban

Cung cấp chức năng cảnh báo hoặc khóa giao dịch khi số tiền chi ra vượt quá ngân sách giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn.

+ Phê duyệt điện tử:

Khi soạn thảo phê duyệt điện tử thì có thể đính kèm chứng từ ERP để tham khảo.

Nếu hoàn tất phê duyệt thì chứng từ liên kết được cập nhật vào sổ cái kế toán

Có thể thiết lập hệ thống xác nhận giữa bộ phận phê duyệt và bộ phận đề xuất.

Hình 4 Mô hình minh họa chức năng kiểm soát chi phí

Hình 5 Mô hình minh họa chức năng kiểm soát chi phí