ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VNF1
ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Công ty Cổ phần VNF1 là Công ty kinh doanh thương mại dịch vụ trong lĩnh vực phân phối- bán lẻ với mặt hàng chủ yếu là gạo do Công ty trực tiếp thu mua nguyên liệu từ Đồng bằng Sông Cửu Long rồi vận chuyển bằng đường thủy ra Miền Bắc sau đó tự chế biến sản xuất theo quy trình công nghệ đạt tiêu chuẩn ISO của Vương Quốc Anh tại các kho chế biến của Công ty ở Hà Nội, Hưng Yên và Bắc Ninh Do mặt hàng gạo mà Công ty đang kinh doanh là mặt hàng đa dạng, phong phú về chủng loại, ngoài ra còn có một số ít các mặt hàng nhỏ lẻ khác được bày bán tại hệ thống siêu thị, cửa hàng bán lẻ của Công ty vì vậy hệ thống sổ kế toán mà Công ty đang sử dụng rất gọn nhẹ, không hoàn toàn giống như biểu mẫu quy định mà chủ yếu căn cứ vào điều kiện cụ thể của công tác tổ chức quản lí tài chính kế toán của Công ty và dựa trên kinh nghiệm thực tế của kế toán
Bên cạnh đó do đặc thù kinh doanh của Công ty thực hiện trên nhiều địa bàn, tỉnh thành khác nhau, có các đơn vị trực thuộc, có cả hạch toán báo sổ nên đòi hỏi Công ty phải luôn luôn hoàn thiện bộ máy quản lí nhằm thoả mãn đến mức tối đa nhất các mục đích kinh doanh Để đạt được điều đó thì kế toán Công ty nói chung đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình và sự biến động hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại trong quá trình nhập kho, xuất kho.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu (nếu có) Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả.
- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, chi phí quản lí doanh nghiệp để phân bổ chính xác và kết chuyển chi phí cho hàng hóa tiêu thụ trong kì xác định kết quả kinh doanh.
- Tính toán, xác định kết quả kinh doanh chính xác, xác định số thuế phải nộp cho Nhà nước trong một kì kinh doanh.
PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
1.2.1 Phương thức bán hàng tại công ty
Hiện tại Công ty bán hàng theo các phương thức sau:
+ Bán hàng theo hợp đồng (tiêu thụ nội địa và cung ứng xuất khẩu): Đối với phương thức bán hàng theo hợp đồng, tùy theo trường hợp bán hàng cho các tổ chức kinh doanh trong nước hay cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty Lương thực Miền Bắc và Hiệp hội Lương thực Việt Nam mà cách thức tiến hành khác nhau Nhưng cả hai hoạt động bán hàng này đều được thực hiện theo phương thức bán buôn
+ Bán lẻ tại các cửa hàng tiện ích, cửa hàng chuyên doanh gạo, siêu thị…với đầy đủ các mặt hàng khác nhau
1.2.2 Phương thức thanh toán tại công ty
Tùy theo từng hình thức bán hàng mà Công ty có những hình thức thanh toán cụ thể, phù hợp:
+ Đối với hình thức bán hàng theo hợp đồng:
* Với hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty thì sau khi ký hợp đồng bán gạo cho Tổng công ty, Công ty sẽ ký hợp đồng mua gạo với các nhà cung cấp để thu mua đủ số lượng gạo và yêu cầu nhà cung cấp chuyển gạo đến địa điểm của Tổng công ty Sau khi các bên lập biên bản nghiệm thu xác định chất lượng và số lượng gạo đúng như yêu cầu của hợp đồng Công ty sẽ thanh toán tiền cho các nhà cung cấp Với Tổng công ty, căn cứ vào biên bản giao nhận kế toán hàng hóa của Công ty phát hành hóa đơn GTGT(3 liên) trước ngày kí vận đơn (hóa đơn phải có chữ kí của người mua hàng) và giao Liên 2 cho Tổng công ty Khoảng 90% -95% tiền bán gạo sẽ được thanh toán trong thời gian từ 3 – 5 ngày kể từ ngày Tổng công ty nhận được hóa đơn bán hàng, bản quyết toán xác nhận hàng đã giao xuống tàu Kết thúc giao hàng, khi thanh lý hợp đồng, trừ tiền phí làm hàng và các chi phí khác (nếu có), số còn lại hai bên thanh toán dứt điểm Thực chất ở đây là hình thức bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Tuy hoạt động bán hàng này được thực hiện không qua kho, nhưng kế toán vẫn hạch toán qua kho (TK 156 ) để dễ quản lý
* Với hoạt động bán hàng cho các tổ chức kinh doanh thì được thực hiện theo hình thức bán buôn qua kho Sau khi ký hợp đồng kinh tế, Công ty VNF1 sẽ xuất kho chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu Hình thức thanh toán (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ), thời gian thanh toán và số tiền hàng phải thanh toán được thực hiện trên cơ sở hóa đơn GTGT và các thỏa thuận đã ký trong hợp đồng kinh tế.
Tại Công ty thì hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán được các bên thỏa thuận và ghi rõ trên hợp đồng kinh tế Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (đối tác chiến lược, khách hàng truyền thống hay là khách hàng mới), quy mô hợp đồng mà các điều khoản thanh toán sẽ được điều chỉnh phù hợp trên cơ sở đồng thuận giữa các bên.
Ngoài ra Công ty cũng có quy định đối với các khách hàng không thanh toán đúng hạn (quy định rõ trong hợp đồng giữa hai bên) Thông thường, các khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ phải chịu mức lãi suất tiền chậm trả theo theo lãi suất ngân hàng quy định trong hợp đồng tại thời điểm phát sinh và cũng không được thanh toán chậm quá 15 ngày kể từ ngày hết hạn thanh toán.
+ Đối với hình thức bán lẻ tại các cửa hàng tiện ích, cửa hàng chuyên doanh gạo, siêu thị…
Với hoạt động bán lẻ, hàng ngày kế toán tại Công ty sẽ nhận bảng kê bán lẻ hàng hóa và tiền hàng của các cửa hàng bán được vào ngày hôm trước và kiểm tra đối chiếu bảng kê chi tiết bán hàng với dữ liệu bán hàng trên máy (dữ liệu này truyền từ cửa hàng về thông qua hệ thống mạng máy tính) và số tiền cửa hàng nộp lên nếu khớp kế toán tiến hành lập phiếu thu thành 3 liên cho kế toán (người lập phiếu), thủ quỹ, người nộp tiền kí và mỗi người giữ một liên, làm căn cứ tính và kê khai thuế GTGT hàng tháng Khi thanh toán, khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ thanh toán do các ngân hàng cung cấp, mua thẻ mua hàng do Công ty cấp sử dụng trong chuỗi bán lẻ của VNF1 với nhiều ưu đãi, hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt.Khách hàng sẽ nhận hóa đơn bán lẻ, trường hợp khách yêu cầu viết hóa đơn GTGT(hiện tại các cửa hàng chưa được phát hành hóa đơn GTGT) cửa hàng sẽ fax hóa đơn bán lẻ cùng đề nghị viết hóa đơn GTGT do cửa hàng lập lên phòng kế toán.Căn cứ vào đó, phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và trả lại cho khách chậm nhất vào ngày hôm sau.
QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
1.3.1 Quá trình lên kế hoạch bán hàng
- Phòng kinh doanh (chuyên về kinh doanh lương thực):
+ Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ trong tháng, lượng hàng hiện có, nhu cầu của khách hàng và khả năng thu mua lương thực của Công ty, phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh và thảo hợp đồng với khách hàng và trình phó tổng giám đốc chuyên trách ký duyệt (có tham gia ý kiến của phòng kế toán về chuyên môn), phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng, tuần cho các khách hàng phù hợp với hợp đồng đăng ký.
+ Dựa vào kế hoạch bán hàng, cán bộ phòng kinh doanh thông báo cho khách hàng để khách hàng có kế hoạch thực hiện (thông báo bằng điện thoại).
- Phòng phân phối (chuyên trách về hàng hóa tại siêu thị, cửa hàng tiện ích…) + Mỗi nhân viên của phòng phụ trách một hay nhiều nhóm ngành hàng (hiện tại ở hệ thống bán lẻ của VNF1 đang có 10 nhóm ngành hàng như đã trên ) và sẽ khảo sát thị trường các mặt hàng mình phụ trách Dựa vào các tiêu chí điều tra về sức tiêu thụ mặt hàng tại khu vực bán (nơi đặt cơ sở bán lẻ của VNF1), mức sống, sức tiêu thụ tại khu vực đó, lợi nhuận dự kiến… nhân viên của phòng sẽ lập phương án kinh doanh và thảo hợp đồng đưa lên cho Trưởng phòng và Phó tổng giám đốc chuyên trách mảng siêu thị xem xét ký duyệt và đưa vào bày bán trong hệ thống.
- Đối với khách hàng thường xuyên của Công ty:
+ Căn cứ yêu cầu mặt hàng của khách hàng bằng fax, giấy giới thiệu phù hợp với kế hoạch bán hàng và đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng đã quyết định, phòng kinh doanh chuyển các chứng từ cần thiết về phòng kế toán (một bộ hồ sơ gồm Hợp đồng, phiếu nhập, xuất kho, biên bản giao nhận…) Nếu đủ điều kiện về thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT, lãnh đạo phòng kế toán ký, hoá đơn sau đó chuyển cho Phó tổng giám đốc chuyên trách ký hoá đơn theo uỷ quyền của Tổng giám Đốc hoặc trực tiếp Tổng giám đốc sẽ ký (với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng quan trọng )
+ Cán bộ phụ trách cùng viết giấy đề nghị vận chuyển gửi cho đơn vị vận chuyển do Công ty thuê, yêu cầu vận chuyển cho từng khác hàng và chuyển hoá đơn bán hàng cho thủ kho.
+ Thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn tiến hành xuất hàng, lưu biên lai giao nhận hàng hoá.
Căn cứ mặt hàng khách mua, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán lẻ giao cho khách, giao hàng và nhận tiền thanh toán, trường hợp khách yêu cầu viết hóa đơn GTGT (hiện tại các cửa hàng chưa được phát hành hóa đơn GTGT) cửa hàng sẽ fax hóa đơn bán lẻ cùng đề nghị viết hóa đơn GTGT do cửa hàng lập lên phòng kế toán Căn cứ vào đó, phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và trả lại cho khách chậm nhất vào ngày hôm sau.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY VNF1
KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN
2.1.1 Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng
- Tài khoản Công ty sử dụng là tài khoản 156 – Hàng hoá Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản con là :
+ TK 1561 – Giá mua hàng hoá + TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá
Kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty sử dụng tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này trong Công ty không lập tài khoản cấp 2.
- Đối với hính thức bán buôn Công ty sử dụng các chứng từ :
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Đối với hình thức bán lẻ Công ty sử dụng các chứng từ:
+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa.
+ Bảng kê chi tiết bán hàng từ máy tính của Cửa hàng chuyển về Công ty. + Hóa đơn GTGT nếu khách hàng yêu cầu lập.
2.1.2 Thủ tục kế toán giá vốn hàng bán
Việc tính toàn giá vốn hàng bán trong kỳ được thực hiện ngay khi kế toán hàng hoá căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng (hoá đơn GTGT (Liên 3)) nhập số liệu vào trong máy theo hoá đơn GTGT
Phần mềm VCSOFT sẽ tự động tính giá vốn hàng bán khi có nghiệp vụ bán hàng trong kỳ phát sinh và áp giá vốn bình quân trong kỳ vào phần giá vốn trong màn hình cập nhật hoá đơn bán hàng Đến cuối kỳ kế toán làm thao tác tính lại giá vốn trong kỳ hoặc cho từng nhóm, loại hàng hoá thao tác thực hiện tính giá vốn bình quân như sau:
Vào màn hình tính giá trung bình :
Vào Giao dịch hàng hoá tính giá trung bình:
+ Chọn kỳ để tính giá trung bình
+ Chọn mã kho để tính giá (nếu bỏ qua chương trình sẽ tính cho tất cả các kho).
+ Nhập mã nhóm hàng hoá nếu muốn tính theo mã nhóm
+ Gõ mã hàng hoá , vật tư vào nếu muốn tính giá cho từng hàng hoá (việc tính giá là hoàn toàn do máy tự động tính dựa trên những công thức tính giá mà Công ty sử dụng được mặc định trong phần mềm).
Tính năng trong giao diện tính giá của phần mềm:
– Tính giá trung bình trong kỳ
– Chuyển giá trung bình kỳ vừa tính vào giá xuất trong kỳ
– Cập nhật giá trên cột giá xuất trong kỳ và phiếu xuất hoá đơn.
Phần mềm còn cho phép chuyển giá của kỳ trước vào kỳ này Chức năng này được sử dụng vào đầu kỳ khi chưa có giá xuất trong kỳ
Thông thường khi có nghiệp vụ bán hàng trong kỳ của một loai hàng nào đó thì giá vốn hàng bán được máy tính tự động áp giá vốn bình quân của những lần nhập loại hàng đó trước đó Đến cuối kỳ sau khi kế toán làm thao tác tính giá trung bình trong kỳ thì giá vốn hàng bán sẽ được áp giá ngược trở lại vào phần giá vốn mà máy đã tự áp giá trước đây và giá vốn này cũng chính là giá vốn tính cho các lẫn xuất hàng trong kỳ đó.
2.1.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Hàng ngày căn cứ vào Liên 3 của hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán hàng hóa cập nhật vào màn hình nhập liệu “Hoá đơn bán hàng hoá” :
Biểu số 1: Hóa đơn GTGT hàng bán ra
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ
0011199 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1 Địa chỉ: Tầng 11- Tòa nhà TID- số 04 Liễu Giai- Ba Đình- Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Tổng công ty Lương thực Miền Bắc Địa chỉ: Số 6 – Ngô Quyền – Hà Nội
Số tài khoản: 0681 00000125 tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam
Hình thức thanh toán: CK MS: 0 1 0 0 1 0 2 6 0 1 0 8 – 1
Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Gạo 15% tấm xuất khẩu Kg 923.600 9148,56 8.449.521.129
Hợp đồng số 233/08/HĐMB ngày 25/12/2010
Bản quyết toán giao gạo ngày 29/12/2010
Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 422.476.056
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.871.997.185
Số tiền bằng chữ: Năm tỷ, bẩy trăm chín tám triệu, năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn /.
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)Nhập vào màn hình nhập liệu
Vào Giao dịch Hàng hoá Hoá đơn bán hàng hoá:
Màn hình 1: Màn hình nhập liệu Hóa đơn GTGT hàng bán ra
Kế toán hàng hoá nhập vào màn hình:
+ Mã chứng từ: HHAV – Hoá đơn bán hàng, tiền VN, giá trung bình.
+ Mã ĐT (mã đối tượng): 4001
+ Ô diễn giải: Bán 500.000 kg gạo 15% tấm HĐ 233/08
+ Ô số lượng: nhập 500.000 KG sau khi nhập xong ô này thì giá vốn trong kỳ sẽ được máy tự động kết chuyển cho mặt hàng GAOMN15 (gạo Miền Nam 15% tấm) ở ô giá vốn sẽ xuất hiện giá: 8.148,56đ đồng thời ô Tiền vốn sẽ là: 6.846.000đ + Ô giá bán: nhập 9148,56đ sau khi nhập xong ô này thì tại ô tiền bán sẽ tự động xuất hiện số tiền bán hàng là: 8.000.000đ
+ Đồng thời với việc tính được tiền bán hàng thì máy tính cũng làm thực hiện việc tính thuế GTGT xuất hiện dòng thuế màu đỏ ở phần bảng dưới của màn hình nhập liêu “Thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ” số tiền là 400.000đ
Sau khi nhập liệu xong kế toán nhấn nút “Ghi” để kết thúc việc nhập liệu.
Số liệu sẽ được kết chuyển vào các tài khoản, các sổ liên quan tuỳ theo yêu cầu quản lý mà kế toán có thể in ra Sổ chi tiết, Sổ cái, Báo cáo tổng hợp… theo đối tượng khách hàng, theo nhóm hàng hóa hay theo từng loại hàng hoá … muốn thế kế toán phải làm thao tác tổng hợp cuối tháng hàng hoá và tổng hợp số liệu cuối tháng, bằng việc chọn tháng muốn tổng hợp.
Cuối kỳ thực hiện thao tác kết chuyển giá vốn hàng bán ở TK 632 sang bên
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Xem Sổ chi tiết tài khoản 632, Chứng từ ghi sổ tài khoản 632, Sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.1.1 Tài khoản, chứng từ sử dụng Để theo dõi các khoản doanh thu bán hàng Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 511 được chi tiết thành 3 tài khoản :
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm.
+ TK 5112: Doanh thu từ hoạt động thuê kho, bến bãi.
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác.
Ngoài ta Công ty còn sử dụng các Tài khoản khác có liên quan: 131, 331,
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và các hàng hóa của Công ty đều thuộc diện chịu thuế GTGT nên Công ty sử dụng hóa đơn GTGT khi xuất bán hàng hóa Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 3: Làm căn cứ để thủ kho xuất kho và chuyển lại phòng kế toán
Ngoài ra kế toán còn dử dụng các chứng từ kế toán khác: nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng là phiếu thu, nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì chứng từ sử dụng là giấy báo Có của ngân hàng và chứng từ kèm theo như phiếu xuất kho.
2.2.1.2 Thủ tục kế toán doanh thu bán hàng
Căn cứ ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty là hoá đơn GTGT (liên 3) kế toán bán hàng sau khi nhận được hoá đơn GTGT kiểm tra và nhập các số liệu vào máy theo định khoản đã cài đặt sẵn.
Các số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán: Sổ chi tiết TK 511,Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 511, Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đối tượng, Sổ chi tiết công nợ
2.2.1.3 Kế toán doanh thu bán hàng
Việc cập nhật số liệu từ hoá đơn vào máy giúp cho việc khối lượng công việc kế toán đơn giản hơn thay vì từ hoá đơn GTGT (liên 3) ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, cuối tháng lại căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào Sổ cái TK 511 thì công việc này do máy tính hoàn toàn tự động kết chuyển vào các tài khoản và sổ sách liên quan, cuối kỳ hay bất kỳ lúc nào mà kế toán muốn xem sổ sách báo cáo thì chỉ cần vào màn hình “Báo cáo kế toán” để xem và in là được:
Màn hình 2: Màn hình Báo cáo kế toán
Như xem Chứng từ ghi sổ, sau khi nhập chứng từ vào máy ta có thể xem Sổ chi tiết tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, xem Chứng từ ghi sổ tài khoản 511, xem Sổ cái tài khoản 511 Theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng ta có thể xem Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đối tượng, xem Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng.
Cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sang bên Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
2.2.2 Kế toán các khoản giảm từ doanh thu
Hiện tại, Công ty chưa có các hoạt động xuất khẩu nên chưa phát sinh thuế xuất khẩu Các mặt hàng của Công ty đang kinh doanh hiện tại chưa có loại thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nên cũng chưa phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (2 loại thuế gây giảm doanh thu)
- Đối với hoạt động bán buôn và cung ứng xuất khẩu:
Do đặc điểm của hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1 là: Sau khi đại diện bên mua và bên bán lập biên bản giao nhận để xác định số lượng hàng hóa đã giao cũng như chất lượng của hàng thì kế toán hàng hóa tại Công ty mới lập hóa đơn GTGT Số lượng và đơn giá ghi trên hóa đơn được căn cứ vào biên bản giao nhận, vì thế tại Công ty không có các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Mặt khác, Công ty chủ yếu bán buôn theo lô với khối lượng lớn và giá bán là theo thỏa thuận giữa hai bên (bên mua và bên bán) nên tại Công ty cũng không có khoản chiết khấu thương mại.
- Đối với hoạt động bán lẻ (hàng hóa siêu thị, hàng sản xuất tại Bần):
Giảm giá hàng bán hiện chưa phát sinh do hàng gạo chất lượng cao sản xuất tại Bần hiện chỉ bày bán tại hệ thống của VNF1 nên nếu có hàng kém phẩm hoặc sai quy cách…các đơn vị trong hệ thống sẽ xuất trả về Bần- Hưng Yên đưới dạng điều chuyển nội bộ Đối với chiết khấu thương mại chưa có trong hoạt động bán lẻ.
KẾ TOÁN THUẾ TIÊU THỤ HÀNG HÓA
2.3.1 Tài khoản, chứng từ sử dụng
Do đặc điểm hoạt động chủ yếu của Công ty là mua và bán các mặt hàng lương thực và một số mặt hàng khác nên kế toán thuế trong Công ty chỉ là thuế GTGT Vì vậy tài khoản Công ty sử dụng hạch toán thuế GTGT là TK 133 và TK 3331
Các mặt hàng của Công ty đề thuộc diện chịu thuế GTGT và Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên các chứng từ mà kế toán thuế sử dụng là các hóa đơn GTGT: đối với quá trình mua hàng là Liên 2, đối với quá trình bán hàng làLiên 3.
2.3.2 Thủ tục kế toán thuế tiêu thụ
Khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 2) mua hàng kế toán nhập số liệu vào máy tính quá trình nhập liệu vào máy tính các số liệu liên quan đến quá trình mua hàng thì đồng thời thuế GTGT đầu vào cũng được nhập vào máy và được tự động kết chuyển vào các tài khoản và sổ sách liên quan như vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”
Tương tự khi cập nhật hoá đơn bán hàng (liên 3) vào trong máy tính thì thuế giá trị gia tăng đầu ra cũng được kết chuyển vào các tài khoản và sổ, sách báo cáo liên quan như vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm theo tờ khai thuế GTGT)”
Dựa vào 2 bảng kê đó mà kế toán xác định được số thuế GTGT được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp, tất cả sẽ được tập hợp vào bảng kê khai thuế.
2.3.3 Kế toán thuế tiêu thụ hàng hóa
Khi cập nhật hoá đơn bán hàng (liên 3) vào trong máy tính thì thuế giá trị gia tăng đầu ra được kết chuyển vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm theo tờ khai thuế GTGT)”
Biểu số 2: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Cuối tháng để xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp trong tháng kế toán thực hiện thao tác kết chuyển thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ vào màn hình nhập liệu sau:
Màn hình 3: Màn hình thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Cuối tháng kế toán thực hiện thao tác xem và kiểm tra các bảng kê và tờ khai thuế trước khi thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, kế toán vào màn hình xem báo cáo để xem và in các bảng cần thiết Xem phần phụ lục tờ khai thuế GTGT và bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra
Biếu số 3: Tờ khai thuế GTGT
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI - BÁN LẺ VNF1
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY VNF1
Mặc dù mới đi vào hoạt động chưa lâu (tháng 7 năm 2008) nhưng Công ty
Cổ Phần Phân Phối – Bán Lẻ VNF1 đã lớn mạnh không ngừng về mọi mặt, không chỉ về cơ sở vật chất (Hiện Công ty đã có 3 cửa hàng tiện ích, 4 cửa hàng chuyên doanh gạo, một siêu thị trên 1000m2 tại Hà Nội và phụ cận, ngoài ra còn tại nhiều địa phương khác trong thời gian gần) mà trình độ của cán bộ công nhân viên nói chung trong toàn Công ty cũng không ngừng nâng cao và hoàn thiện Thành lập và phát triển trong quá trình đất nước đang trên đường đổi mới về mọi mặt, phấn đấu để hội nhập với kinh tế thế giới và đặc biệt là trong bối cảnh thị trường bán lẻ đang rất sôi động và khắc nghiệt, mặt khác tuy là trực thuộc của Tổng công ty lương thực Miền Bắc nhưng việc sản xuất kinh doanh của Công ty phần lớn là phải tự thân vận động, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình, Công ty đã gặp phải rất nhiều khó khăn.
Tuy nhiên do sớm nắm bắt được quy luật hoạt động của nền kinh tế thị trường, cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo Công ty, Công ty đã chủ động, mạnh dạn từng bước đưa ra những giải pháp cơ bản, sáng tạo về kinh tế - kỹ thuật, cạnh tranh có hiệu quả, khắc phục được những khó khăn ban đầu, hòa mình vào nhịp sống của thị trường Chính vì thế mà chỉ trong thời gian ngắn vừa qua, Công ty vẫn ngày thêm phát triển, tiến những bước vững chắc trên thị trường bán lẻ và ngày càng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng Để đạt được những kết quả đáng khích lệ như vậy trong sản xuất kinh doanh,trong sự phấn đấu nỗ lực chung của toàn Công ty phải kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán Công tác kế toán và phân tích là một bộ phận đắc lực để hạch toán các chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị cho lãnh đạo và thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu của Công ty.
Trong công tác kế toán thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng Nắm được tầm quan trọng đó, bộ phận kế toán bán hàng nói riêng và phòng kế toán nói chung của công ty đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đồng thời vẫn đảm bảo tốt các yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán.
Với lượng kiến thức đã được tiếp thu ở trường, và qua một thời gian tìm hiểu, nghiên cứu thực tế của Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một vài nhận xét về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty như sau:
3.1.1 Những ưu điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
Nhìn chung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty trong thời gian qua đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý đặt ra.
Hàng hoá trong Công ty luôn luôn được quản lý chặt chẽ theo cả chỉ tiêu về số lượng chất lượng và giá trị Giá trị của hàng hoá luôn được theo dõi một cách thường xuyên, liên tục; khi có sai sót kịp thời phản ánh lên cấp trên, đảm bảo cho công tác kế toán thành phẩm được thực hiện tốt hơn trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy.
Việc hạch toán doanh thu, giá vốn về cơ bản đúng theo nguyên tắc, chế độ hiện hành Doanh thu được phản ánh đầy đủ, phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền đơn giản, dễ làm, dễ tính Việc hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện khá chặt chẽ Doanh nghiệp luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế phải nộp cho Nhà nước đồng thời doanh nghiệp cũng sử dụng đầy đủ tất cả các mẫu biểu kê khai thuế GTGT do Nhà nước quy định.
Kế toán bán hàng đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ (về giá trị) mà Công ty đã đề ra Giá trị hàng hoá tiêu thụ và tình hình thanh toán của khách hàng được theo dõi và phản ánh kịp thời Kế toán doanh thu bán hàng có thể cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các thông tin về giá cả, doanh thu, thuế …
Nhờ các đặc điểm ưu việt của phần mềm kế toán máy Công ty đang ứng dụng, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có thể cung cấp thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh vào bất cứ thời điểm nào, việc này được máy tính làm tự động Do đó việc kết quả họat động kinh doanh của Công ty thường được tiến hành vào cuối quý Bên cạnh đó, việc phản ánh và theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện cụ thể hơn, chi tiết và chính xác hơn cũng là cơ sở cho việc tiến hành xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được nhanh chóng và chính xác hơn.
3.1.2 Những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
Bên cạnh những mặt tích cực và ưu điểm đã nêu trên, thì tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng còn một số mặt hạn chế cần được khắc phục như sau: + Chính sách bán hàng:
Trong Công ty tuy có thực hiện chính sách giảm giá cho khách hàng khi họ mua số lượng hàng hoá lớn và phải vận chuyển xa nhưng trường hợp này rất ít xảy ra Còn đối với chính sách chiết khấu thì Công ty chưa thực hiện nên không khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, gắn bó lâu dài với Công ty hơn.
Hiện tại, ở các cửa hàng, siêu thị của VNF1 vẫn chưa được phép viết hóa đơn GTGT mà chỉ viết hóa đơn bán lẻ, nếu khách có yêu cầu viết hóa đơn GTGT cửa hàng phải chuyển về Công ty yêu cầu viết hóa đơn và giao cho khách vào ngày hôm sau điều này là khá bất tiện với khách và có thể dẫn tới mất khách hàng.
Công ty hạch toán doanh thu của cả 2 mảng bán buôn (chủ yếu là của phòng kinh doanh với mặt hàng gạo và nông sản) và bán lẻ (chủ yếu là của phòng phân phối với hàng hóa trong chuỗi bán lẻ) qua tài khoản cấp 2 là: Tk 5111 – doanh thu bán hàng điều này làm cho việc theo dõi quản lý chi tiết về doanh thu từng mảng bán buôn và bán lẻ gặp khó khăn cho nên hiện chưa có những chính sách phù hợp, hợp lý để điều chỉnh và làm tăng doanh thu từng mảng, không nắm được hoạt động của từng mảng kinh doanh.
+ Về phần mềm kế toán VCSOFT:
Phần mềm kế toán này không hỗ trợ những định khoản nhiều loại ngoại tệ, không hỗ trợ cho việc tính tự động chênh lệch tỷ giá, không hỗ trợ các nghiệp vụ tính lương…điều này gây khó khăn khi có các nghiệp vụ liên quan tới nhiều loại ngoại tệ, cũng như chưa tiện lợi trong công tác tính lương.
Hệ thống sổ sách của VCSOFT chưa được cập nhật đầy đủ theo quy định mới của bộ tài chính Cụ thể như, các sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái…vẫn theo mẫu quy định tại Quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của
