Quy trình bán hàng và hạch toán kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần phân phối bán lẻ VNF

Quá trình bán hàng

Nếu đủ điều kiện về thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT, lãnh đạo phòng kế toán ký, hoá đơn sau đó chuyển cho Phó tổng giám đốc chuyên trách ký hoá đơn theo uỷ quyền của Tổng giám Đốc hoặc trực tiếp Tổng giám đốc sẽ ký (với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng quan trọng.). Căn cứ mặt hàng khách mua, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán lẻ giao cho khách, giao hàng và nhận tiền thanh toán, trường hợp khách yêu cầu viết hóa đơn GTGT (hiện tại các cửa hàng chưa được phát hành hóa đơn GTGT) cửa hàng sẽ fax hóa đơn bán lẻ cùng đề nghị viết hóa đơn GTGT do cửa hàng lập lên phòng kế toán.

Phương thức tính giá đối với hàng hóa nhập kho

+ Cán bộ phụ trách cùng viết giấy đề nghị vận chuyển gửi cho đơn vị vận chuyển do Công ty thuê, yêu cầu vận chuyển cho từng khác hàng và chuyển hoá đơn bán hàng cho thủ kho. + Thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn tiến hành xuất hàng, lưu biên lai giao nhận hàng hoá.

Phương thức tính giá hàng hóa xuất kho

Căn cứ mặt hàng khách mua, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán lẻ giao cho khách, giao hàng và nhận tiền thanh toán, trường hợp khách yêu cầu viết hóa đơn GTGT (hiện tại các cửa hàng chưa được phát hành hóa đơn GTGT) cửa hàng sẽ fax hóa đơn bán lẻ cùng đề nghị viết hóa đơn GTGT do cửa hàng lập lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và trả lại cho khách chậm nhất vào ngày hôm sau. động…), áp dụng phương pháp kiểm kê định kì với hàng hóa siêu thị và tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Ví dụ như Công ty nhận được hợp đồng cung ứng Gạo xuất khẩu cho Tổng công ty với phí làm gạo do Công ty chịu, nhưng khi Công ty ký kết hợp đồng mua gạo để cung ứng cho Tổng công ty với các doanh nghiệp ở Miền Nam thì chi phí làm gạo lại do họ chịu nên thực chất Công ty chỉ chuyển giao khoản phí này giữa bên mua gạo của Công ty và bên bán gạo cho Công ty chính vì thế mà nó không được hạch toán vào trong giá vốn cung như không phân bổ cho hàng bán ra.

KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN .1 Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng

+ Gừ mó hàng hoỏ , vật tư vào nếu muốn tớnh giỏ cho từng hàng hoỏ (việc tính giá là hoàn toàn do máy tự động tính dựa trên những công thức tính giá mà Công ty sử dụng được mặc định trong phần mềm). Đến cuối kỳ sau khi kế toán làm thao tác tính giá trung bình trong kỳ thì giá vốn hàng bán sẽ được áp giá ngược trở lại vào phần giá vốn mà máy đã tự áp giá trước đây và giá vốn này cũng chính là giá vốn tính cho các lẫn xuất hàng trong kỳ đó.

Nội bộ

• KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
• KẾ TOÁN THUẾ TIấU THỤ HÀNG HểA .1 Tài khoản, chứng từ sử dụng
• KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG .1 Kế toán chi phí bán hàng

Số liệu sẽ được kết chuyển vào các tài khoản, các sổ liên quan tuỳ theo yêu cầu quản lý mà kế toán có thể in ra Sổ chi tiết, Sổ cái, Báo cáo tổng hợp… theo đối tượng khách hàng, theo nhóm hàng hóa hay theo từng loại hàng hoá … muốn thế kế toán phải làm thao tác tổng hợp cuối tháng hàng hoá và tổng hợp số liệu cuối tháng, bằng việc chọn tháng muốn tổng hợp. Việc cập nhật số liệu từ hoá đơn vào máy giúp cho việc khối lượng công việc kế toán đơn giản hơn thay vì từ hoá đơn GTGT (liên 3) ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, cuối tháng lại căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào Sổ cái TK 511 thì công việc này do máy tính hoàn toàn tự động kết chuyển vào các tài khoản và sổ sách liên quan, cuối kỳ hay bất kỳ lúc nào mà kế toán muốn xem sổ sách báo cáo thì chỉ cần vào màn hình “Báo cáo kế toán”. Do đặc điểm của hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1 là: Sau khi đại diện bên mua và bên bán lập biên bản giao nhận để xác định số lượng hàng hóa đã giao cũng như chất lượng của hàng thì kế toán hàng hóa tại Công ty mới lập hóa đơn GTGT.

Khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 2) mua hàng kế toán nhập số liệu vào máy tính quá trình nhập liệu vào máy tính các số liệu liên quan đến quá trình mua hàng thì đồng thời thuế GTGT đầu vào cũng được nhập vào máy và được tự động kết chuyển vào các tài khoản và sổ sách liên quan như vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”. Tương tự khi cập nhật hoá đơn bán hàng (liên 3) vào trong máy tính thì thuế giá trị gia tăng đầu ra cũng được kết chuyển vào các tài khoản và sổ, sách báo cáo liên quan như vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm theo tờ khai thuế GTGT)”. Mặc dù Công ty có mở các tài khoản cấp 2, 3 liên quan đến chi phí bán hàng nhưng từ các đặc điểm của phương thức bán hàng trên ở Công ty ta thấy hình thức mua bán chủ yếu của Công ty là thông qua các hợp đồng kinh tế nên các khoản được tính vào chi phí bán hàng chủ yếu là từ các khoản như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí mua bao PP đóng gạo và phí làm gạo … đã được thoả thuận trong từng hợp đồng.

Hạch toán chi phí như trên là do điều khoản trong từng hợp đồng quy định như đối với hợp đồng bán hàng thì các khoản chi phí này thường do bên mua chi hộ cho Công ty đến khi thanh lý hợp đồng thì khoản chi hộ này sẽ được trừ vào tiền thanh toán của bên mua cho bên bán. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, sau khi kiểm tra chứng từ (đối với các chứng từ cần có sự phê duyệt của kế toán trưởng thì kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán trưởng), kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào các giấy đề nghị thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ … để nhập vào màn hình nhập liệu.