Thế nhưng tình hình dịch bệnh cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, nguồn nhân lực chất lượng ngày càng khan hiếm, việc tuyển dụng của nhiều công ty gặp nhiều khó khăn.Nắm bắt t
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm mục đích phân tích thực trạng trong việc tổ chức quy trình tuyển dụng nhân sự và tình hình thuê ngoài lao động của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL để đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng thực tế và tìm ra những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong việc tìm và triển khai việc thuê ngoài lao động Từ đó tìm ra những kiến nghị và giải pháp tối ưu hóa nhằm phát huy thế mạnh của công ty, khắc phục điểm yếu và hoàn thiện hơn quy trình tuyển dụng của quy trình tuyển dụng.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện bằng các phương pháp như quan sát, so sánh, ghi chép, phân tích và tổng hợp từ các nguồn tài liệu tham khảo, tham khảo ý kiến cũng như trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty.
Bố cục nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo thực tập được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Sức Bật SPIRAL. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng tuyển dụng và dịch vụ cho thuê ngoài lao động của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Chương 3: Giải pháp, kiến nghị.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SỨC BẬT (SPIRAL) 3
Giới thiệu tổng quát về công ty Sức Bật SPIRAL
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Nguồn: Công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SỨC BẬT.
- Ngày thành lập công ty: 23-09-2010.
- Ngành kinh doanh: Hoạt động tư vấn quản lý- Mã ngành 7020.
- Đại diện pháp luật: Huỳnh Văn Đồng - SĐT: 0822202051.
- Trụ sở chính: Tầng 2, Tòa C, 27B Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận.1, TP HCM, Việt Nam.
- Văn phòng đại diện: VP - TP HCM, VP - Hà Nội.
- Website: www.spiral.com.vn.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Spiral chuyên tuyển dụng PCs/PGs/Salesmen trên toàn nước Việt Nam cho các thương hiệu lớn về những mảng ngành khác nhau (Không thu bất cứ khoản phí nào từ ứng viên).
- Với nhiều trải nghiệm trong dịch vụ tư vấn cũng như các dịch vụ thuê ngoài,các thành viên sáng lập đã chính thức thành lập Công ty Spiral vào năm 2009.
- Từ ngày thành lập đến nay, Spiral luôn được điều hành bởi những thành viên giàu kinh nghiệm thực tế tại các Tập đoàn lớn, và luôn ứng dụng các tiện ích công nghệ hiện đại trong trong quản trị & điều hành, với hàng ngàn nhân viên trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Với kinh nghiệm thực tế về phương pháp và hệ thống, Spiral sẽ trở thành công ty dẫn đầu về các dịch vụ nhân sự thuê ngoài, đồng thời sẽ tạo ra chuẩn mực mới trong ngành công nghiệp thuê ngoài và vận hành một cách chuyên nghiệp.
- Là đơn vị tiên phong về các giải pháp nhân sự tại Việt Nam.
- Là cầu nối nguồn lực trong nước, cung cấp dịch vụ cho các tập đoàn quốc tế. Nhiệm vụ: Luôn áp dụng phương pháp tiên tiến trong công nghệ thông tin và thu hút nhân tài nhằm phục vụ khách hàng, đối tác của công ty một cách hiệu quả nhất trong mọi hoạt động hàng ngày.
- Với Khách hàng: Chúng tôi cam kết sẽ là đối tác kinh doanh chiến lược dựa trên nền tảng trung trực, hỗ trợ, chia sẻ và công bằng.
- Với Nhân viên: Thành công của nhân viên là thành công của chúng tôi.Bạn sẽ nhận được sự hài lòng hoàn toàn từ việc thuê ngoài các chuyên gia của Spiral,với nhiều công cụ quản lý hoạt động hàng ngày của chuyên gia đánh giá hiện trường.Bạn cũng có thể thuê ngoài một nhóm nhỏ và hàng trăm kiểm toán viên hoặc nhân viên bán hàng trên toàn quốc từ Spiral Bạn sẽ được giải tỏa gánh nặng về thời gian quản lý cũng như đội ngũ nội bộ tốn kém khi sử dụng nhân viên của Spiral, cho phép bạn tập trung hơn vào các hoạt động chiến lược của mình.
Hình 1.2 Giá trị cốt lõi công ty SPIRAL.
Nguồn: Công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
- Con người: Thành công của bạn chính là thành công của chúng tôi.
- Sáng tạo: Luôn tìm cách đổi mới, cập nhật, đón đầu các xu hướng mới về phương pháp, công nghệ, để cải thiện hoạt động của cá nhân cũng như Công ty.
- Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
- Chính trực: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty.
- Chuyên nghiệp: Thể hiện tính chuyên nghiệp nâng cao giá trị bản thân với đồng nghiệp, lãnh đạo và với khách hàng, đối tác.
1.1.5 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Về cơ cấu công ty:
Hình 1.3 Cơ cấu công ty SPIRAL.
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Công ty được thành lập dưới sự đại diện pháp luật của tổng giám đốc Huỳnh Văn Đồng Đại hội đồng sẽ được quản lý trực tiếp bởi tổng giám đốc và phó tổng giám đốc Hai người sẽ điều hành trực tiếp các phòng ban khác nhau kết hợp với phòng ban C&B để quản lý nhân viên và điều hòa hoạt động công ty.
- Tổng giám đốc và phó giám đốc: là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp
- Bộ phận quản lý nhân sự (HRM): bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên, truyền thông nội bộ, an toàn lao động, và nhiều hơn nữa.
- Bộ phận tài chính – kế toán: thanh toán và giữ các hóa đơn đã thanh toán, xử lý các khoản thanh toán đến, đảm bảo mọi người được thanh toán (bao gồm cả chính phủ), chuẩn bị báo cáo tài chính, kiểm soát tài chính để tránh các lỗi, gian lận và trộm cắp.
- Bộ phận IT: đảm bảo hạ tầng CNTT, hệ thống kết nối internet, wifi, quản lý vận hành các phần mềm nghiệp vụ,quản trị cổng thông tin, website, cập nhật nội dung, tiếp nhận yêu cầu và xử lý sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng, thống kê, tổng hợp các loại rủi ro, các trường hợp lỗi trong hệ thống công nghệ thông tin, đề xuất hướng phòng ngừa, xử lý và khắc phục,
- Bộ phận marketing: nghiên cứu xác lập chiến lược marketing, nghiên cứu dự báo thị trường, nghiên cứu sản phẩm và tổ chức triển khai chương trình phát triển dịch vụ mới, nghiên cứu giá cả, nghiên cứu các biện pháp yểm trợ marketing
Cơ cấu phòng tuyển dụng:
Hình 1.4 Cơ cấu phỏng tuyển dụng công ty SPIRAL.
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Về phòng tuyển dụng, đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ hướng dẫn, đưa ra các chính sách cải thiện phù hợp với tình hình của doanh nghiệp Tiếp đó là các trưởng nhóm từ
3 vùng miền bắc – trung – nam quản lý đội nhóm tuyển dụng và chăm sóc ứng viên Song song là các phòng ban về Employee Branding và Back Office hỗ trợ trong công việc đào tạo và tuyển dụng cho các vị trí khác nhau, tìm kiếm nguồn ứng viên mới.
1.1.6 Đặc điểm văn hóa doanh nghiệp
Hình 1.5 Tinh thần open – Minded.
Nguồn: Truy cập trên Internet.
Sơ lược về hoạt động kinh doanh của công ty SPIRAL
1.2.1 Các sản phẩm và dịch vụ kinh doanh
Outsource: là (thuê) nguồn nhân lực từ bên ngoài công ty.
Dịch vụ thuê ngoài nhân sự: Human resources outsourcing (HRO) là dịch vụ được thực hiện dưới hình thức thuê một doanh nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự thay thế đảm nhiệm cho doanh nghiệp các công việc mang tính thực thi có liên quan như tiến hành các thủ tục hợp đồng lao động, tính toán việc chi trả lương hằng tháng, đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tính toán thuế thu nhập cá nhân, chi trả thuế thu nhập cá nhân,…Trong những năm qua, các công ty đã bắt đầu mở rộng phạm vị hoạt động nhân sự và chuyển giao cho tổ chức bên ngoài Do đó, dịch vụ thuê ngoài nhân sự đã có thêm các chức năng khác như tuyển dụng, đào tạo, tư vấn, hoạch định chiến lược nhân sự.
Spiral là đơn vị cung cấp nguồn nhân sự chuyên biệt cho thị trường (PG/SR/Mer/Sale man…) và nhân viên văn phòng.
Nguồn: Truy cập trên Internet.
Một trong những năng lực của Spiral là khả năng đáp ứng nhiều vị trí khác nhau trong các ngành khác nhau hàng ngày với ứng viên phù hợp Cho dù là giải pháp tuyển dụng CNTT, viễn thông, công nghiệp, văn thư, tổng hợp hay sản xuất: Spiral có thể thực hiện hầu hết mọi loại thử thách tuyển dụng.
Khi bạn đang cần thiết lập lực lượng lao động như bán hàng, lực lượng hiện trường hay lực lượng sản xuất,… trên toàn quốc hoặc cho một khu vực nào đó tại Việt Nam, hãy liên hệ với Spiral để đáp ứng các vị trí tuyển dụng Hoặc bạn muốn chúng tôi cung cấp cho bạn lực lượng nhân sự lành nghề, trong đó nhân viên là người của Spiral một cách hợp pháp, chúng tôi chắc chắn có thể đáp ứng yêu cầu này Chúng tôi chuyên tuyển dụng hàng loạt, không săn lùng một số cá nhân.
1.2.1.2 Dịch vụ SPIRAL cung cấp.
Hình 1.7 Dịch vụ SPIRAL cung cấp.
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Các dịch của Spiral bao gồm: Các dịch vụ nhân sự thuê ngoài, Tư vấn nhân sự, chiến lược, sản xuất, cùng các dịch vụ đào tạo & tính lương…
Spiral, chúng tôi phát triển mạnh với loại thử thách này Chúng tôi sử dụng đội ngũ nhân viên và các nguồn lực của mình để đạt được mục tiêu của khách hàng Chiến dịch xoắn ốc được thiết kế để đảm bảo quản lý khối lượng, chất lượng và tỷ lệ giữ chân Mục tiêu của chúng tôi là luôn vượt quá mong đợi của khách hàng bằng cách tiếp tục cung cấp các giải pháp tuyển dụng hàng đầu, cũng như các giải pháp tuyển dụng và thuê ngoài tùy chỉnh, cho phép khách hàng của chúng tôi chỉ tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ.
Hiểu được yêu cầu của khách hàng là một trong những điều quan trọng nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh giải pháp tuyển dụng Sự phát triển và thành công của Spiral phần lớn là kết quả của việc hiểu và dự đoán nhu cầu tuyển dụng của khách hàng của chúng tôi Chúng tôi kết hợp kiến thức thu được từ các cuộc họp thường xuyên với khách hàng, các thành viên trong nhóm dịch vụ nội bộ của chúng tôi.
Các chiến dịch tuyển dụng của Spiral được thiết kế để thu hút các bộ kỹ năng mong muốn, những ứng viên đủ tiêu chuẩn và đủ số lượng ứng viên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng của chúng tôi Các chương trình tuyển dụng của chúng tôi sử dụng nhiều nguồn khác nhau để thu hút các ứng viên Sau đây tóm tắt một số nguồn ứng viên của chúng tôi:
- Tuyển dụng Internet, mạng xã hội –và một số bảng việc làm hàng đầu thu hút một lượng lớn ứng viên.
- Các Chương trình Giới thiệu - Hơn bảy mươi phần trăm lực lượng lao động của chúng tôi đến với chúng tôi qua mạng lưới giới thiệu của chúng tôi.
- Hội chợ việc làm - chúng tôi có thể tuyển dụng và phỏng vấn số lượng lớn ứng viên trong thời gian ngắn.
- Về Tuyển dụng trong khuôn viên - Các trường cao đẳng, đại học, trung tâm đào tạo và tổ chức nghề nghiệp địa phương giúp chúng tôi kết nối với các nguồn nhân tài năng động.
SPIRAL áp dụng đúng theo các bước tuyển dụng nhân tài một cách chuyên nghiệp, chi tiết đáp ứng đầy và đủ nhu cầu của khách hàng đề ra theo các bước sau:
- Tìm kiếm ứng viên tiềm năng.
- Theo dõi và ký hợp đồng lao động với nhân viên.
- Tham gia chính sách phúc lợi cho nhân viên.
- Hỗ trợ các hoạt động chính sách khi nhân viên nghỉ việc.
- Báo cáo về tình hình nhân sự định kỳ.
1.2.2 Các đối tác kinh doanh
Hình 1.8 Khách hàng chính của SPIRAL.
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL. Đối tác của SPIRAL là các tập đoàn lớn như Coca Cola, Heineken, HP, LG, họ luôn tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi bởi những lợi ích khi hợp tác cùng với công ty TNHH Sức Bật SPIRAL:
- Giảm chi phí vận hành và tuyển dụng.
Chúng tôi giảm chi phí quảng cáo mỗi khi một nhân viên rời khỏi công ty hoặc nếu công ty cần một nhân viên mới, do đó chi phí tuyển dụng và hoạt động có thể được giảm thiểu đến mức đáng kể Đây là một trong những lợi thế hàng đầu của việc thuê ngoài.
- Đảm bảo sự vận hành liên tục.
Các giai đoạn thay đổi nhân viên cao sẽ tạo thêm sự không chắc chắn và không nhất quán cho các hoạt động Nhiệm vụ của chúng tôi là thay thế những nhân viên đó bằng những người có kỹ năng cao và giàu kinh nghiệm, do đó cung cấp mức độ liên tục cho công ty và giảm rủi ro mà mức hoạt động không đạt tiêu chuẩn sẽ mang lại cho công ty Ví dụ:Giám đốc nhân sự và một trợ lý hành chính nghỉ việc để làm công việc mới trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Nó linh hoạt vì khách hàng luôn có thể yêu cầu thay thế trong trường hợp nhân viên hiện tại không thực hiện theo các tiêu chuẩn yêu cầu, điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc thay đổi một nhân viên toàn thời gian của công ty.
- Giảm gánh nặng phỏng vấn.
Gia công phần mềm giúp mang lại những ứng viên phù hợp với trình độ và kinh nghiệm cần thiết, tránh dồn hết công việc còn lại để tập trung tuyển dụng, ví dụ sau khi quảng cáo sẽ có một số lượng lớn người đến xin việc, do đó tạo gánh nặng toàn bộ cho bộ phận nhân sự nhóm sẽ tạm dừng tất cả công việc của mình và tập trung vào việc tuyển dụng có thể cho một hoặc hai công việc.
Các công ty có thể giảm thời gian vào quá trình tuyển dụng, phỏng vấn và đào tạo ứng viên từ đó có thêm thời gian tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của mình và quan trọng hơn là tránh mọi rủi ro pháp lý liên quan đến quan hệ lao động, cũng như tài sản có thể bị mất.
1.2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021.
Bảng 1.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021. Đơn vị: nghìn đồng
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Doanh thu qua các năm từ 2019 đến 2022 có sự biến động đáng kể Từ năm 2019 đến
2020 doanh thu tăng gấp 1,06 lần chứng tỏ hoạt động kinh doanh của bộ phận tuyển dụng công ty SPIRAL ngày càng hoàn thiện và đạt kết quả cao Nhưng bắt đầu từ những tháng cuối năm 2020 tình hình thế giới và cả nước có sự thay đổi bất ngờ bởi sự lan rộng của dịch Covid Từ năm 2020 đến năm 2021 doanh thu có sự suy giảm từ 920 tỷ xuống 880 tỷ ( giảm
THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY
Thực trạng về việc tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng tại SPIRAL
Hình 2.1 Công tác tạo nguồn.
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp.
Tạo thông báo tuyển dụng
Sau khi ký kết hợp đồng với đối tác, xác định rõ yêu cầu của bên công ty muốn ứng tuyển, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch, tạo thông báo tuyển dụng tới các trung tâm tuyển dụng việc làm, đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng và các trang web tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
Các thông báo tuyển dụng sẽ ưu tiên sử dụng dịch vụ đăng tuyển trên trang web của công ty Gồm có các nội dung sau:
+ Vị trí của công việc cần tuyển.
+ Số lượng lao động cần tuyển.
+ Yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm.
+ Phúc lợi của công ty ban hành như bảo hiểm, cơ hội thăng tiến, ngày nghỉ lễ, phép, thưởng lễ,
+ Các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
Hình 2.2 Ví dụ mô tả công việc của sale thị trường Coca Cola.
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp.
Phòng nhân sự chuẩn bị nội dung thông báo và quảng cáo tuyển dụng và trình ban giám đốc phê duyệt nội dung trước khi tiến hành đăng bài. Để thu hút ứng viên, thông báo cần có sự thu hút, hấp dẫn về hình ảnh, sáng tạo thông tin mà vẫn đưa đủ các thông tin cần đến cho ứng viên Đặc biệt, đối với việc đăng tin cần phải có sự duy trì, cập nhập liên tục cùng với sự tương tác giữa người đăng và ứng viên quan tâm Điều này sẽ giúp bài đăng không bị trôi và tiếp cận được nhiều ứng viên hơn.
Hình 2.3 Ví dụ quảng cáo tuyển dụng của SPIRAL.
Nguồn: Fanpage của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Tuỳ vào vị trí và yêu cầu công việc, phòng nhân sự sẽ có các đề xuất thông báo khác nhau và làm đa dạng quảng cáo tuyển dụng hơn từ nhiều hình thức sau:
Bảng 2.1 Tỷ lệ nguồn tuyển dụng của công ty SPIRAL.
STT Nguồn tuyển dụng Tỷ lệ %
1 Kênh do người đang làm việc trong doanh nghiệp giới thiệu 8%
3 Kênh tuyển dụng từ các trường học 12%
4 Kênh đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng 38%
5 Kênh trung tâm dịch vụ việc làm 17%
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
- Kênh do người đang làm việc trong doanh nghiệp giới thiệu (8%)
Kênh tuyển dụng này chiếm thấp nhất trong nguồn tuyển dụng, chỉ chiếm 8% Do chủ yếu dựa vào mối quan hệ của những người đã và đang làm việc và hiểu rõ công việc trong môi trường SPIRAL Họ có người thân, bạn bè hay người quen đang có nhu cầu tìm việc và biết rõ trình độ, thái độ của mỗi người như thế nào thì nhân viên sẽ giới thiệu trực tiếp công việc tới người thực sự cần Điều này bắt buộc người tuyển dụng cần có cái nhìn khách quan hơn, công bằng hơn trong việc xem xét hồ sơ ứng tuyển của ứng viên.
Sự phát triển của khoa học công nghệ dẫn đến mọi thứ đều trở nên hiện đại hóa Mọi người có nhu cầu tìm kiếm điều mình cần qua Internet, giao lưu bạn bè, và tìm việc trên các trang web cũng diễn ra rất phổ biến, chiếm 25% tại SPIRAL và đứng thứ hai trong việc tạo nguồn ứng viên SPIRAL tích cực đẩy mạnh các hoạt động tuyển dụng trên các trang Web như: Vieclam24h, vietnamworks, timviecnhanh, careerbuilder, myworks, và mang lại những kết quả đáng mong đợi.
- Kênh tuyển dụng từ các trường học (12%).
Một nơi cung cấp nguồn nhân lực mới tiềm năng, chất lượng cao không thể bỏ qua là từ các trường đại học, cao đẳng ngày nay Hầu hết tại các doanh nghiệp, đặc biết SPIRIT đang ưu tiên các chính sách liên kết với các trường học để tìm kiếm, thu hút nhân tài và bổ sung vào nguồn nhân lực đang còn thiếu đáp ứng nhu cầu trên thị trường
- Kênh đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng (38%).
Tại SPIRIT phổ biến nhất, chiếm 38% là các kênh đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như Facebook, Linkedin, internet, báo đài, trong đó mạng xã hội facebook là chiếm thị phần cao nhất và mang lại nhiều kết quả tối ưu nhất trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.
- Kênh trung tâm dịch vụ việc làm (17%).
Dịch vụ việc làm ngày càng phát triển, các trung tâm dịch vụ ngày càng xuất hiện nhiều hơn, hỗ trợ cho các doanh nghiệp tìm kiếm các ứng viên phù hợp hơn SPIRIT đã tạo lên mối liên minh kết hợp với các trung tâm trên toàn quốc để cùng nhau xây dựng một hệ thống tin tức, dữ liệu ứng viên tiềm năng, đáp ứng mọi nhu cầu doanh nghiệp mong muốn Tuy nhiên với số lượng khổng lồ của dữ liệu nên cần phải có một bộ phận riêng để xử lý và lọc lại dữ liệu cho phù hợp với tình hình và nhu cầu của cả hai bên ứng viên và doanh nghiệp.
Bước 4: Sơ vấn vòng hai với giám sát đối tác
Gửi thông tin ứng viên đạt yêu cầu cho khách hàng
Kết thúc quá trình phỏng vấn với chuyên viên tuyển dụng, những ứng viên sáng giá, thích hợp với vị trí công sẽ được lập danh sách và chuẩn bị các thủ tục để gửi qua cho khách hàng Chuyên viên tuyển dụng sẽ tiến hành thực hiện báo cáo ứng viên (Candidate Report) trong đó thể hiện rõ những kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, các kỹ năng khác và những điểm mạnh của ứng viên, đặc biệt nhất là sự nhận xét của chuyên viên tuyển dụng về ứng viên sau quá trình phỏng vấn Tuy nhiên những thông tin cá nhân vẫn sẽ được bảo mật tốt như số điện thoại, email, địa chỉ thì sẽ không được đề cập đến trong “Candidate report” khi gửi tới khách hàng.
Chuyên viên tuyển dụng của SPIRAL sẽ trở thành trung gian giữa khách hàng và ứng viên Với các công việc cụ thể như: Liên lạc với các ứng viên, nhắc nhở thời gian, địa điểm gặp khách hàng và một vài thông tin khác như tên người phụ trách phỏng vấn, trang phục khi tham gia phỏng vấn, Tất cả thông tin sẽ được gửi đến ứng viên qua mail và yêu cầu họ xác nhận lại nhằm tránh trường hợp nhầm lẫn và lạc mail. Ứng viên phỏng vấn trực tiếp với khách hàng
Trong cuộc phỏng vấn trực tiếp với khách hàng, chuyên viên có thể tham gia cùng hoặc không tùy vào yêu cầu của khách Sau khi kết thúc phỏng vấn, nhân viên tuyển dụng cần chủ động liên hệ với khách để nhận kết quả phản hồi để nắm được tình hình về ứng viên của mình Nếu trong trường hợp khách có phản ứng không tốt về ứng viên thì cần có một cuộc gọi hoặc đối thoại giữa nhân viên SPIRAL và khách về vấn đề thiếu sót, nguyên nhân để có thể có những thay đổi trong quá trình tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn.
Bước 5: Thông báo kết quả
Khi có quyết định tuyển chọn, chuyên viên tuyển dụng thông báo đến ứng viên:
- Nếu ứng viên đạt: Thông báo bằng điện thoại và gửi thư mời nhận việc.
- Nếu ứng viên không đạt: Gửi thư từ chối bằng email (xem phụ lục).
Bộ phận hành chính sẽ tiến hành thu thập các thông tin cá nhân của ứng viên như CMND, sổ hộ khẩu, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, giấy xác nhận hạnh kiểm, bằng cấp, danh sách người phụ thuộc (nếu có), sổ bảo hiểm (nếu có) Sau đó tiến hành soạn và gửi cho ứng viên thư mời nhận việc, hợp đồng dịch vụ (với vị trí ngắn hạn) hoặc hợp đồng lao động (với vị trí dài hạn), sổ bảo hiểm, cũng như tạo mã số nhân viên trên hệ thống.
Bước 6: Theo dõi học việc và nhận việc.
Trong quá trình trao đổi công việc, chuyên viên và khách cũng sẽ phổ biến khái quát về quá trình học việc hoặc thử việc tại công ty/ địa bàn mình đã đăng ký Ứng viên cần nắm rõ thời gian học việc, quy trình làm việc, mức lương thời kỳ học việc và các chính sách phúc lợi như thế nào, sau bao lâu thì đăng ký lên nhân viên chính thức, các thủ tục xin nghỉ, nghỉ phép, để không ảnh hưởng trong quá trình học việc.
Tùy mỗi công việc mà có khoảng thời gian học và thử việc khác nhau Trong quá trình đó, ứng viên sẽ được học hỏi lại từ đầu, làm công việc như một nhân viên chính thức dưới sự hỗ trợ của các nhân viên lâu năm hoặc giám sát khu vực Đây là quy trình quan trọng để cân nhắc lên vị trí chính thức, vì vậy mỗi ứng viên cần hết sức tập trung, thái độ cầu tiến,tinh thần ham học hỏi, để tạo ấn tượng tốt với khách hàng và có tiền đồ mở rộng trong tương lai.
Tình hình cho thuê ngoài lao động tại công ty TNHH Sức Bật SPIRAL
Năm 2019-2021 là năm có nhiều biến động nhất bởi tác động của dịch Covid Nhiều doanh nghiệp phải điều chỉnh lại chính sách, cắt giảm nhân sự, thậm chí đối diện với nguy cơ “phá sản” Tuy nhiên, với SPIRAL, tuy có sự thay đổi về chính sách nhưng nhân sự và đối tác thì ngày một tăng lên, giúp công ty ngày càng củng cố địa vị trong điều kiện dịch bệnh hiện nay.
Bảng 2.2 Số lượng nhân sự và đối tác của SPIRAL giai đoạn 2019 – 2021.
Nguồn: Bộ phận nhân sự của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Về nhân sự, từ năm 2019 – 2021, công ty TNHH Sức Bật SPIRAL đã bổ sung một nguồn nhân lực đáng chú ý Từ năm 20219 đến 2021 tăng hơn 5000 nhân sự có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản trước khi nhận việc, đáp ứng được nhu cầu nhân sự của bộ phận tuyển dụng, mở rộng quy mô tìm kiếm và thu hút ứng viên tài năng trên khắp đất nước.
Công ty SPIRAL ngày càng được đánh giá cao trên thị trường cho thuê ngoài nhân sự không chỉ vì doanh thu mà còn được thể hiện qua sự tin tưởng và hợp tác của các đối tác có tiềm lực trên thị trường hiện nay như Coca Cola, Vinamilk, Số lượng đối tác qua các năm có sự tăng dần (tăng thêm 8 đối tác lớn từ 2019 đến 2021) Tuy số lượng không đáng kể nhưng trong dịch bệnh hiện nay, thực trạng khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế biến đổi liên tục, thì con số này còn cho thấy được sự phổ biến của việc thuê ngoài lao động và thương hiệu của SPIRAL trên thị trường.
Bảng 2.3: Tỉ lệ ứng viên Bộ phận dịch vụ cho thuê lại lao động của SPIRAL cung cấp cho một đối tác hợp tác từ năm 2019 – 2021.
Số lượng ứng viên khách hàng yêu cầu 45000 55000 60000
Số lượng ứng viên SPIRAL cung cấp được 40000 50000 56000
Tỉ lệ ứng viên SPIRAL cung cấp được cho khách hàng 88.89% 90.91% 93.33%
Nguồn: Bộ phận nhân sự của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL Từ bảng số liệu cho thấy, tỉ lệ số lượng ứng viên SPIRAL cung cấp cho khách hàng tăng dần qua từng năm và ngày càng tốt hơn (năm 2019-2020 tăng
2,02%, từ năm 2020-2021 tăng 2,42%, từ năm 2019-2021 tăng 4,35%), qua đó cho thấy SPIRAL vẫn đang tăng cường mở rộng nguồn ứng viên của mình để theo kịp số lượng mà khách hàng yêu cầu.
Tuy nhiên, đối với các dự án mass recruitment - tuyển số lượng ứng viên nhiều trong thời gian ngắn ngày một nhiều vì tình hình dịch và nhu cầu của các doanh nghiệp đối tác Vì vậy làm thế nào để có thể cung cấp đầy đủ ứng viên trong thời gian nhanh nhất luôn là một vấn đề nan giải cho các chuyên viên tuyển dụng tại SPIRAL Đặc biệt là tình trạng một số ứng viên sau quá trình phỏng vấn đã được bên đối tác nhận nhưng sau đó từ chối ký hợp đồng, dẫn đến tình trạng mất ứng viên một cách rất đáng tiếc Dưới đây là một minh chứng về những khó khăn trong quá trình tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên của năm 2021.
Hình 2.8 Tỉ lệ kết quả phỏng vấn ứng viên năm 2021
Nguồn: Bộ phận nhân sự công ty TNHH Sức Bật SPIRAL.
Quá trình tuyển dụng nhân sự của công ty được xây dựng một cách rất khoa học dựa trên các lý thuyết quản trị nhân lực về tuyển dụng nhân sự Nhìn chung số lượng ứng viên
“pass” qua vòng phỏng vấn chiếm hơn 70%, còn lại 30% là không liên lạc được và ứng viên bị “fail” trong quá trình phỏng vấn và thu hồ sơ Tuy nhiên trong quá trình tuyển dụng, số lượng ứng viên nhận việc chỉ chiếm 80% bởi các tác động của bên ngoài ảnh hưởng đến quyết định nhận việc của ứng viên như vấn đề sức khỏe, bận việc gia đình hoặc đang mong muốn một công việc tốt hơn,
Nhìn chung, số lượng ứng viên pass và nhận việc tương đối ổn cùng với các chính sách hỗ trợ đi kèm Chu trình tuyển dụng ngày càng khoa học, hợp lý và đầy đủ trình tự của một chu trình tuyển dụng cơ bản, có sự liên kết chặt chẽ với nhau nhằm tạo ra sự liên kết trôi chảy giữa các bộ phận với nhau và xây dựng mối quan hệ giữa người với người ngày càng tốt hơn Trong các bước tuyển dụng, đều có sự quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan Việc lưu trữ hồ sơ, các biểu mẫu tuyển dụng đều thống nhất theo một trình tự nhất định. Đặc điểm nổi bật trong dịch vụ cho thuê lại lao động của SPIRAL là có thêm dịch vụ tính lương và quản lý tiền lương cũng như các chế bộ phúc lợi cho ứng viên Với dịch vụ này, khách hàng sẽ tiết kiệm được chi phí hơn SPIRAL cung cấp dịch vụ tính lương với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp có thể đảm trách từng công đoạn hoặc cả quy trình tính lương.Với dịch vụ này, SPIRAL sẽ:
Theo dõi tình hình ứng viên và lên bảng lương đúng hạn và chính xác nhờ phần mềm tính lương.
Giảm tải khối lượng công việc giấy tờ nặng nề để khách hàng tập trung vào các mục tiêu kinh doanh, đặc biệt vào các mùa cao điểm như cuối tháng hoặc cuối năm.
Bất cứ bút toán hành chính hay dữ liệu nào có liên quan đến công việc tính lương cũng đều được hoàn thành Đồng thời dịch vụ này cũng giúp khách hàng tránh được các xung đột về chính sách lương.
Biến chi phí lao động cố định thành chi phí có hoá đơn.
Tuyệt đối giữ bí mật các thông tin nhạy cảm về lương.
Công ty SPIRAL nắm khá rõ các quy định, luật lệ liên quan đến tiền lương do các cơ quan nhà nước ban hành SPIRAL cam kết cung cấp dịch vụ tính lương hoàn hảo nhất với chi phí cạnh tranh nhất Với công tác này, công ty có thể giúp khách hàng thực thi các vấn đề liên quan đến việc chi trả lương phù hợp với quy định của pháp luật.
Đánh giá về công tác tuyển dụng của công ty SPIRAL
2.3.1 Những mặt đạt được trong công tác tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng trong công ty tương đối chặt chẽ, có sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty, các bước tuyển dụng được đánh giá cẩn thận.
Công ty đã tính toán và đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho các bước tuyển dụng để thu nhận một số lượng hồ sơ hợp lý cho các bước chuyển Công việc này giúp cho việc tuyển dụng dễ dàng hơn, không gây tình trạng thiếu hụt lượng hồ sơ cần thiết hay có quá nhiều hồ sơ khiến cho các công đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng mất nhiều thời gian.
Công tác thu hút tuyển chọn tại công ty được quản lý một cách chặt chẽ, rõ ràng và chi tiết về trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, bộ phận trong phỏng vấn cũng như nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động trong công ty.
Công ty luôn tạo cơ hội cho nhân viên trong công ty thăng tiến, thể hiện bản thân mình, vì vậy người lao động trong công ty sẽ thêm gắn bó với công ty Lao động từ nguồn nội bộ đã qua đào tạo, họ có tay nghề, có kinh nghiệm, có sự hiểu biết về công ty, nên họ sẽ nhanh chóng thích nghi với công việc mới, dễ hòa nhập vào môi trường mới và việc tuyển dụng cũng giảm bớt được chi phí cho công tác tuyển dụng.
Bảng 2.4 Phân tích điểm mạnh và điểm yếu, nguy cơ và thách thức (ma trận
SWOT) của công ty TNHH Sức Bật SPIRAL. Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W)
- Có nguồn nhân lực dồi dào
- Có đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm trong ngành
- Có danh tiếng trong thị trường cung cấp các dịch vụ về tuyển dụng ngoài
- Có hệ thống xử lý thông tin ứng viên nhanh gọn, hiệu quả cao
- Có nhiều mối quan hệ với các khách hàng lớn
- Có nguồn ứng viên lớn khắp cả nước
- Chưa thực sự có tiếng tăm với ứng viên
- Mô hình công ty còn nhỏ
- Trụ sở công ty còn khuất, không dễ tìm
- Trụ sở còn ít (2 chi nhánh)
- Làm việc với các đối tác lớn giúp tạo danh tiếng với các đối tác, nhãn hàng lớn khác
- Thị trường tuyển dụng ngoài đang dần phát triển mạnh tại Việt Nam, là cơ hội để phát triển bền vững hơn
- Bị giành giật khách hàng từ đối thủ cạnh tranh
- Các đối thủ cạnh tranh trong nước ngày càng nhiều
- Đối thủ cạnh tranh nước ngoài gia nhập thị trường có nền tảng dịch vụ, uy tín, nguồn vốn mạnh mẽ.
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp.
- Chiến lược S-O: sử dụng những điểm mạnh về nguồn ứng viên, đội ngũ nhân viên dồi dào, giàu kinh nghiệm để cung ứng cho đối tác, tạo ra những đối tác mới hay củng cố thêm niềm tin với đối tác cũ
- Chiến lược W-O: cải thiện các yếu tố về quy mô công ty để tạo dựng niềm tin với ứng viên và từ đó củng cố niềm tin với đối tác
- Chiến lược S-T: nhờ những điểm mạnh của công ty có sẵn, cùng với 10 năm kinh nghiệm trong ngành thì những đối thủ cạnh tranh mới sẽ khó có thể cạnh tranh lại
- Chiến lược W-T: khắc phục những yếu tố về quy mô công ty và tạo dựng thêm niềm tin với ứng viên từ đó ứng viên càng dồi dào thì đối tác cũng từ đó mà hài lòng thì sẽ chẳng còn lo lắng về các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
2.3.2 Những mặt còn hạn chế trong công tác tuyển dụng.
Trong quá trình thực tập tại công ty tôi đã phát hiện ra một số vấn đề vẫn còn tồn đọng tại công ty:
Về vấn đề tạo nguồn:
- Hệ thống dễ sử dụng, không quá phức tạp nhưng vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng quá tải gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Việc tạo nguồn tuyển dụng chủ yếu thông quá các trang mạng xã hội, internet nên khi đường truyền có vấn đề thì công việc sẽ bị trì trệ theo tốc độ của đường truyền mạng.
- Facebook là nơi để tạo nguồn ứng viên chủ yếu nhưng thường xuyên bị checkpoint, xác nhận danh tính, bảo mật nên gây ảnh hưởng trong quá trình tạo nguồn.
- Chưa khai thác hết các nguồn lực trong tổ chức Hình thức thông báo tuyển dụng chưa đa dạng, phong phú Điều này ảnh hưởng đến kết quả thông báo tuyển dụng đó là số lượng người biết thông tin để đến nộp đơn xin việc tại công ty không nhiều, dẫn đến ít cơ hội và khả năng lựa chọn người phù hợp với vị trí tuyển dụng hơn.
Về quy trình tuyển dụng:
- Quy trình tuyển dụng còn rườm rà, nhiều bước, đôi khi tạo ra sự khó chịu cho ứng viên.
- Công ty chưa tối ưu hóa việc đa dạng hóa nguồn tuyển dụng và chưa thể hiện sự tương tác tốt giữa ứng viên và chuyên viên tuyển dụng.
- Quy trình tuyển dụng còn rườm rà, phức tạp Giữa các bộ phận với nhau còn nhiều vấn đề bất cập, dẫn đến những sai sót trong quá trình làm việc.
-Kế hoạch nhân sự còn khá bị động và không được cải thiện thường xuyên nên khi có trường hợp bất cập phát sinh dễ dẫn đến tình trạng “tắc nghẽn”, làm giảm khả năng thu hút ứng viên giỏi Về quy trình đánh giá và đào tạo:
- Lao động ứng tuyển thường là lao động phổ thông, nên sau khi tuyển dụng công ty phải mất một thời gian dài để đào tạo, chiếm một phần lớn trong ngân sách công ty.
- Đánh giá thử việc công việc đối với nhân viên thử việc ở công ty chưa được tốt Bởi công tác đánh giá của ứng viên phụ thuộc vào đánh giá của cán bộ quản lý dựa trên cơ sở đánh giá của nhân viên mới Nên việc đánh giá này chỉ là tương đối, không nhận xét được chính xác khả năng của ứng viên trong vài trường hợp.
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT
Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
Phát huy truyền thống vẻ vang 10 năm qua, tập thể cán bộ công nhân viên thế hệ ngày nay quyết tâm nỗ lực phấn đấu lập nhiều thành tích hơn nữa, xây dựng Công ty TNHH SPIRAL tiếp tục không ngừng phát triển toàn diện và phát triển bền vững Để thực hiện mục tiêu đó, toàn thể cán bộ, công nhân viên, người lao động của Công ty đã xác định rõ hướng đi và xây dựng chiến lược phát triển trong giai đoạn tiếp theo: Tiếp tục xây dựng, phát triển nền tảng văn hóa doanh nghiệp, phát huy những giá trị truyền thống của Công ty. Trong đó chú trọng tăng cường sự lãnh đạo, đẩy mạnh và từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội để không ngừng củng cố sự đoàn kết, thống nhất và duy trì sự đồng thuận trong tập thể cán bộ công nhân viên, phát huy sức mạnh tập thể, khơi nguồn tiềm năng sáng tạo trong mỗi cá nhân, tạo dựng niềm tin, động lực phấn đầu cho sự phát triển của Công ty cổ phần TNHH SPIRAL.
Về phát triển nguồn nhân lực: Công ty luôn xác định chất lượng nguồn nhân lực là nhân tố quan trọng và có tính quyết định đến sự phát triển của công ty Vì vậy, công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực phải được đặc biệt quan tâm của các cấp lãnh đạo Trước xu thế và tốc độ phát triển của khoa học - công nghệ, đặt ra cho công tác phát triển nguồn nhân lực của công ty còn nhiều thách thức phía trước Để bắt nhịp cùng xu thế chung đó, chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty cần được điều chỉnh, đổi mới một cách phù hợp, cụ thể cho giai đoạn tiếp theo đó là:
+ Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ và năng lực quản trị doanh nghiệp cho đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, quản lý các cấp Đặc biệt, quan tâm đến công tác đào tạo, không ngừng nâng cao trình độ lý luận cho đội ngũ cán bộ kế cận, đồng thời trang bị những kiến thức hiện đại về khoa học lãnh đạo và quản trị cần thiết… để đội ngũ cán bộ có đủ điều kiện cần thiết, sẵn sàng kế tục các thế hệ đi trước, đảm bảo cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
+ Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng kiến thức để không ngừng nâng cao trình độ, kỹ năng, rèn luyện ý thức và tác phong công nghiệp hiện đại cho người lao động… để đội ngũ lao động của công ty luôn xứng đáng là những gương mặt vàng trong làng tuyển dụng + Thường xuyên không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản trị nguồn nhân lực Tiếp tục đổi mới cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng nhân lực theo hướng khoa học và ngày một hợp lý, tạo động lực và cơ hội phát triển cho mọi cá nhân, phát huy năng động, sáng tạo… góp phần không ngừng nâng cao năng suất lao động, cải thiện thu nhập và chất lượng cuộc sống cho người lao động của công ty Phát huy những truyền thống tốt đẹp, tập thể cán bộ, công nhân viên, các lớp thế hệ người lao động của công ty hôm nay quyết tâm thực hiện thành công những mục tiêu chiến lược trên, để tiếp tục ghi thêm những thành tích vào truyền thống vẻ vang, để Công ty TNHH SPIRAL trở thành công ty tuyển dụng ngoài hàng đầu cả nước.
- Định hướng chung của công ty giai đoạn 2021-2025:
+ Tích cực khai thác hiệu quả các dự án về chiều sâu, nâng cao năng lực tuyển dụng theo xu hướng hiện đại hoá công nghệ và hạ tầng một cách có đồng bộ và có trọng điểm.+ Phát triển sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,đảm bảo nhịp độ tăng trưởng ổn định, vững chắc.
+ Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty theo tiêu chí đoàn kết, kỷ cương, cần cù, sáng tạo, văn minh, phát huy được truyền thống văn hóa của tổ chức, có nề nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp vững tiến vào thế kỷ mới.
+ Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng vào các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa. + Tạo sự thống nhất, đồng bộ giữa các đơn vị thành viên cũng như các phòng ban chức năng với nhau để tạo điều kiện trong việc điều hành sản xuất kinh doanh, chấm dứt tình trạng chồng chéo trong giải quyết công việc.
- Các mục tiêu cụ thể:
+ Công ty cam kết là đối tác tin cậy của khách hàng.
+ Chất lượng dịch vụ luôn ổn định và ngày càng được nâng cao.
+ Về thị trường tiêu thụ: hiện nay thị trường chính của công ty là các đối tác, tập đoàn lớn đang có nhu cầu về nguồn nhân lực…trên toàn quốc, vì vậy trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng thêm thị trường.
+ Về các mục tiêu kinh tế: đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng trong những năm tới, đạt khoảng 30%/ năm. Để đạt được những nhiệm vụ này đòi hỏi công ty phải huy động mọi nguồn lực kể cả nguồn lực sẵn có và nguồn lực còn tiềm ẩn, trong đó nguồn lực quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty Vì vậy, cần có sự gắn bó đoàn kết, năng động,sáng tạo, không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết, lĩnh hội tri thức mới đối với tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, góp phần làm nên thành công của công ty.
Các giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH SPIRAL
3.2.1 Hoàn thiện các bước trong quy trình tuyển dụng.
Lập kế hoạch tuyển dụng một cách chi tiết.
Việc lập kế hoạch tuyển mộ nên được thực hiện một cách cụ thể và chi tiết Tùy từng đợt tuyển mộ khác nhau mà việc xác định số lượng cần tuyển, số hồ sơ cần thu hút và tỷ lệ sàng lọc là khác nhau Thường thì theo từng vị trí nên sẽ có các tỷ lệ sàng lọc khác nhau Công ty nên xây dựng tỷ lệ sàng lọc chuẩn cho các vị trí cần tuyển, có được tỷ lệ sàng lọc trong tuyển chọn như vậy công tác tuyển mộ sẽ có cơ sở để xác định được số lượng ứng viên mà quá trình thu hút là bao nhiêu.
Trong trường hợp tuyển mộ không thu hút được như yêu cầu thì tỷ lệ sàng lọc cũng cần thay đổi, việc thay đổi này có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp công ty kịp thời có đủ ứng viên đáp ứng yêu cầu cần tuyền của Công ty mình.
Xây dựng nội dung thông báo tuyển mộ hấp dẫn và chi tiết hơn. Để tăng sự thu hút với các ứng viên trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì Công ty nên đưa ra những hình thức kích thích hấp dẫn tuyển được những người phù hợp. Thực tế người nộp hồ sơ thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao, ngoài ra còn các chế độ, phúc lợi của công ty với các ứng viên.
Thông báo tuyển mộ cần được trình bày đầy đủ, ngắn gọn và độc đáo để tăng hiệu quả trong quá trình tiếp nhận thông tin của người xin việc.
Trong thông báo tuyển mộ cần nếu chi tiết nội dung của công việc dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm và các kỹ năng Các yêu cầu đưa ra phải rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc sàng lọc hồ sơ và việc hạn chế những người không đạt yêu cầu nộp hồ sơ dự tuyển.
Tìm kiếm người xin việc.
Công ty TNHH SPIRAL là một doanh nghiệp tuyển dụng cho các công ty lớn như Coca Cola, X men, LG, Panasonic, Chính vì vậy mà mức thù lao người lao động nhận được cũng khá cao Đây là một lợi thế mà Công ty thu hút được ứng viên.
Hoàn thiện quy trình tạo nguồn, tìm kiếm các ứng viên phù hợp.
Hiện tại SPIRAL đã tìm kiếm dữ liệu ứng viên trên nhiều kênh khác nhau Tuy nhiên vẫn chưa tận dụng hết hiệu quả mà nó mang lại Việc phân chia ở các kênh khác nhau cũng dẫn đến việc “rối loạn thông tin”, gây khó khăn cho việc tuyển dụng Vậy nên SPIRAL cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng một cách linh hoạt, tùy vào yêu cầu công việc mà đối tác yêu cầu và dựa trên dữ liệu đang có để đưa ra các biện pháp tốt hơn để hoàn thiện bước tạo nguồn Tích cực đa dạng hóa nguồn tuyển dụng, mở rộng và phát huy hết công dụng của các kênh. Đánh giá quá trình tuyển mộ.
Hiện tại, trong quy trình của công ty chưa đề cập tới bước này Vì vậy, để hoàn thiện công tác tuyển mộ thì cần phải thực hiện công tác này Nội dung yêu cầu sau khi kết thúc tuyển mộ, tổ chức cần đánh giá theo các tiêu chí sau:
- Số ứng viên được thu hút có đảm bảo yêu cầu hay không?
- Mức độ phù hợp giữa các ứng viên và công việc?
- Mức độ hiểu biết về công việc và tổ chức của ứng viên sau tuyển mộ
- Kinh phí cho tuyển mộ có quá cao hay không?
- Việc quảng cáo tuyển mộ đã thực sự hiệu quả chưa?
3.2.2 Hoàn thiện các bước trong quy trình tuyển chọn.
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ:
Công ty nên coi trọng hoạt động này, nếu chỉ căn cứ vào thông tin ghi trong hồ sơ thì có thể dẫn tới việc thiếu chính xác trong xét tuyển Vì vậy, để nâng cao tính chính xác trong quá trình tiếp nhận hồ sơ công ty nên kết hợp với việc phỏng vấn sơ bộ các ứng viên Việc này vừa giúp cho công ty kiểm tra được tính chính xác thông tin đưa ra trong hồ sơ, những ứng viên sẽ được sàng lọc nhanh hơn và chính xác hơn, vừa giảm bớt được thời gian cũng như chi phí cho quá trình tuyển chọn.
Việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển chọn phải xây dựng các tiêu chí cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính khách quan, công bằng trong tuyển chọn Tuy có mẫu đánh giá hồ sơ nhưng tiêu chí đánh giá lại chung cho tất cả các vị trí công việc.
Bước này yêu cầu chuyên viên tuyển chọn phải kiểm tra được tính trung thực mà ứng viên cung cấp trong quá trình tham gia dự tuyển.
Trước hết, công tác chuẩn bị địa điểm thi cũng như cơ sở vật chất cần thiết phải được thực hiện chu đáo và đầy đủ theo kế hoạch đã định.
Công ty phải xây dựng đề thi hợp lý phù hợp với vị trí công việc và đảm bảo tính bí mật Nội dung đề thi cần bám sát với các yêu cầu công việc (có được từ quá trình phân tích công việc) bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực tế áp dụng trong công ty.
Công ty nên áp dụng một số hình thức thi trắc nghiệm nhanh để phát hiện và đánh giá năng lực, tâm lý, tính cách của ứng viên sao cho phù hợp với công việc yêu cầu Hạn chế tuyển những người không mong muốn, đồng thời tránh mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc của công ty, các bài trắc nghiệm điển hình như:
- Trắc nghiệm cá tính: Đánh giá tính cách ứng viên.
- Trắc nghiệm tâm thần: Đánh giá năng lực, thể chất và tinh thần của ứng viên.
- Trắc nghiệm trung thực: Thường áp dụng cho những vị trí tuyển dụng cần đảm bảo tính tuyệt mật hoặc liên quan đến sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ (kế toán, lập trình phần mềm…) Hoặc có thể áp dụng trắc nghiệm trung thực thông qua các câu hỏi mang tính chất “cài bẫy” để tìm được sự trung thực qua lời nói. Quá trình thi tuyển phải thực hiện kỷ luật phòng thi một cách chặt chẽ, không để xảy ra hiện tượng gian lận trong thi cử, đảm bảo không có sự ưu ái của cán bộ coi thi đối với ứng viên…
Công tác phỏng vấn chuyên môn: Để đảm bảo công bằng giữa các ứng viên, hạn chế sự ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan của cán bộ phỏng vấn thì hội đồng phỏng vấn nên đưa ra tiêu chí chung để loại bỏ ứng viên trong vòng phỏng vấn Dựa vào các tiêu chí đó thì cán bộ phỏng vấn sẽ đánh giá khách quan hơn, hạn chế được việc cho điểm ứng viên theo cảm tính của người phỏng vấn như hiện nay.
Một số đề xuất, kiến nghị
Những năm gần đây có rất nhiều Công ty về lĩnh vực cho thuê ngoài nhân sự xuất hiện, dẫn đến tình trạng cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực này Nên công ty phải nhạy bén với thời cuộc để có thể nắm bắt được cơ hội đến với mình. Đối với doanh nghiệp :
Thứ nhất, Công ty cần hoàn thiện các chính sách đãi ngộ, chính sách lương, thưởng, bảo hiểm…để thu hút được lao động có trình độ và tay nghề cao Hoàn thiện chính sách này cũng góp phần hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực của Công ty.
Thứ hai, không ngừng trang bị và nâng cao kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác tuyển dụng Xây dựng một đội ngũ chuyên môn cao, đáp ứng đầy và đủ nguồn nhân lực chất lượng cao trong tương lai.
Thứ ba, Công ty cần dành thời gian ưu tiên hơn nữa cho công tác tuyển dụng nhất là việc chuẩn bị địa điểm thi tuyển Hiện tại, công ty vẫn chưa có một địa điểm cố định cho công tác tuyển dụng nên chất lượng tuyển dụng bị ảnh hưởng.
Thứ tư, trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng, nên để ứng viên thể hiện hết năng lực bản thân mình, ban tuyển dụng không nói quá nhiều, dành thời gian khai thác thông tin,năng lực của ứng viên Bởi vì giáo dục ở Việt Nam còn rất nhiều bất cập, học vẫn chưa đi đôi với hành, còn quá nặng về lý thuyết nên sau quá trình học tập trong nhà trường học sinh, sinh viên ra trường vẫn không đáp ứng đủ các yêu cầu của công việc, nghề nghiệp từ đó ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng và hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Hoặc đối với các ứng viên đã có kinh nghiệm, chuyên viên nên có cái nhìn tổng quan hơn trong việc đánh giá thái độ, kinh nghiệm, thái độ của ứng viên hơn là chỉ xem xét qua những bản CV cứng nhắc.
Thứ năm, đối với các khu vực khó tuyển ứng viên thì cần đưa thêm các chính sách hỗ trợ hoặc hỗ trợ cộng tác viên giới thiệu việc làm tại địa phương Việc làm này không chỉ giúp nhà tuyển dụng tạo mối quan hệ với mọi người xung quanh, tìm kiếm ứng viên phù hợp dễ dàng hơn mà cũn xỳc tiến và tạo cơ hội ô cụng ăn việc làm ằ cho mọi người. Đối với Nhà nước :
Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến hệ thống giáo dục và đào tạo để nâng cao dân trí, nâng cao ý thức xã hội, đồng thời cung cấp cho xã hội đặc biệt là doanh nghiệp những lao động có năng lực thực sự Để đảm bảo được điều này thì phải nâng cao hệ thống giáo dục cả về cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên nhằm đào tạo con người cả về chất lượng và kiến thức chuyên môn Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ sinh viên tiếp xúc với thực tế tại các Công ty ngay từ năm thứ 2, thứ 3 để sớm làm quen với công việc thực tế, để sau khi tốt nghiệp ra trường họ không lúng túng và có thể dễ dàng tiếp thu công việc. Đặc biệt, Nhà nước cũng nên quản lý chặt chẽ hơn các trung tâm giới thiệu việc làm, để các trung tâm này thực sự là cầu nối hiệu quả giữa người lao động và các doanh nghiệp để khi 2 bên cần, không phải lo lắng về hiện tượng những trung tâm lừa đảo kiếm tiền,chuộc lợi… Có rất nhiều những trung tâm làm ăn chân chính, bên cạnh đó cũng không ít những trung tâm lừa đảo Vì vậy, các cơ quan Nhà nước cần tìm hiểu và kiểm soát các trung tâm này trong quá trình cấp phép và hoạt động.
