Kỷ yếu hội thảo khoa học cấp Khoa: Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI.

ITRUNG TAM THONG TIN THU VIỆN) hãy The ds j

TRƯỜNG ĐẠT HỌC LUẬT HÀ NỘI! có ng

Oo RS Khu» HO Wi

| PHÒNG BOC — |

HA NOI, THANG 6 NAM 2006

MỤC LỤC

Bàn về khái niệm kỹƒnăng Th.s.Hoàng Văn Sao

-TH Khoa Hành chính Nhà nước

Một số vấn đề lý luận về văn ban hành ‘Ts Lê Vương Long

anh thông dụng ở nước ta -_ Khoa Hanh chính Nhà nước

Khái niệm văn bản hành chính thông dụng GV Nguyễn Chi Mai

và vai trò của nó trong quản ly Nha nước — Khoa Hành chính Nhà nước

Bàn về biên bản và kỹ năng lập biên bản Ths Trần Thị Hiền

trong hoạt động ban hành văn bản áp dung Khoa Hành chính Nhà nước

Mối quan hệ giữa văn bản có giá trị pháp Ths Nguyễn Thi Thủy |

lý khác với quyết định hành chính áp dụng Khoa Hành chính Nhà nước

qui phạm pháp ludt

Kỹ năng soạn thảo tờ trình, thông báo, _ Ths Đoàn Thị Tố Uyên

công điện | Khoa Hành chính Nhà nước

Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn Ths Trần Thị Vượng

thao báo cáo hành chính — - Khoa Hành chính Nhà nước

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

BAN VỀ KHÁI NHỆM Ki NĂNG Ths Hoang Van Sao |

Khoa Hành chính - Nhà nước

Trường Đại học Luật Hà Nội

_ Bàn về ki năng, Từ điển Tiếng Việt có ghi: "Kĩ năng là khả năng vận

dụng những kiến thức thu nhận được trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế"'.

Ở đây khái niệm này nhấn mạnh hai yếu tố cấu thành là "học" và "hành".

Hai yếu tố nay có quan hệ chặt chế, bổ sung va làm tiền dé cho nhau Học không đến nơi đến chốn thì hành chắc chan sẽ rất khó, thậm chí sẽ không

hành được Học dé nắm được bản chất của vấn đề, nim được tính hệ thống

của sự vật và cả tính tương tác của nó trong tự nhiên và xã hội Phải học từ

cái nhỏ đến cái lớn, từ hiện tượng đến bản chất thì hành mới thuận Nếu học / mà chưa hiểu hay không hiểu cặn kẽ vấn đề thì không được coi là có học.

Trong trường hợp này, thuật ngữ "nghiên cứu” là thuật ngữ đầy đủ yêu cầu

đối với những người muốn hành trong thực tiễn, nhưng để nghiên cứu được thì phải học, không chi học thay, học ban, học trong trường, ngoài xã hội ma

còn phải học trong thực tiễn nữa Thông qua việc "hành" cũng có nghĩa là

chúng ta tiếp tục học trong thực tiễn "Hành" là khâu tiếp theo trong quá trình

chúng ta tự kiểm tra những kiến thức mà trước đó chúng ta đã thu lượm được Từ những kiến thức đó, bằng những hành động cụ thể của cá nhân hay của nhiều cá nhân tác động đến thực tiễn để giải quyết một hay nhiều vấn đề mà

thực tiễn đặt ra hoặc đòi hỏi.

Như vậy học tốt thì hành sẽ thuận lợi Mà hành tốt sẽ tiếp tục củng cố kiến thức của bản thân, trau dồi tri thức để tiếp tục tim hiểu những yêu cầu

cao hơn trong cuộc sống "¬

Cứ như vậy hành trình "hoc và hành " luôn luôn đồi hỏi sức lực và trí

' Viện Ngôn ngữ học: Tờ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 2002, trang 502 j 1 l

7 2 //2L(Y (¿1À (LẠC OU V/V 10V (21V 2 Cí | Vi LEONG DUNG”

tuệ của mỗi con người, tổ chức và cơ quan để chúng ta hình thành kĩ năng giải quyết vấn đề của xã hội, của công việc mà chúng ta phải đảm nhiệm '

Kí năng là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nội dung của

nên hành chính điều hành (kĩ năng hành chính, phương pháp hành chính và công nghệ hành chính) Các nhà quản lí muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của

mình phải vận dụng tốt cả 3 yếu tố nói trên Xem nhẹ yếu tố nào sẽ không mang lại hiệu quả trong quản lí Chính vì vậy, hiệu quả quản lí phụ thuộc rất lớn vào sự hiểu biết và khả năng vận dụng cả 3 yếu tố nói trên trong thực tiễn

quản lí hành chính Nhà nước hiện nay.

Bay lâu nay khi nói về cải cách hành chính, chúng ta thường nhắc tới

một yêu cầu rất quan trọng, đó là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ, công

chức có phẩm chất đạo đức "cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tu" và năng

lực điều hành Đó là những yêu cầu rất đúng, song năng lực điều hành của

cán bộ, công chức lại phụ thuộc vào vấn dé "học và hành" của họ Sở di hiệu

quả quản lí của chúng ta còn thấp vì ki năng hành chính của đội ngũ cán bộ,

công chức còn yếu Khuyết điểm này có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, chẳng hạn từ nhận thức, từ khả năng vận dụng trong thực tế, hoặc từ cơ chế

vốn đã xơ cứng từ bao năm nay

Tuy nhiên, có một điều hiển nhiên là khái niệm "ki năng" dưới góc độ

pháp lí chưa được ghi nhận một cách thống nhất Mỗi nhà quản lí, mỗi nhà

khoa học đều khái quát khái niệm kĩ năng dưới góc độ riêng của mình.

Có quan điểm cho rang "ki năng là cách thức để tiến hành hay thực hiện

một công việc nào đó trong cuộc sống hàng ngày hay trong chuyên mén , vidụ như ki năng giao tiếp, ki năng nhập vai, ki năng hùng biện, ki năng xây

dựng bài giảng theo kiểu mô hình hoá

Quan điểm khác lại cho rằng "kindng la sự hiểu biết", nhấn mạnh

người nào hiểu biết thì người ấy mới có kĩ năng vận dụng tốt kiến thức lí luận

vào thực tiễn Sự hiểu biết ở đây được đánh giá theo cả phương điện lí luận và

phương điện thực tiễn Với quan điểm này, sự đồng thuận và tương tác giữa

2

HOI THẢO KHOA HỌC “KỸ NANG SOẠN THẢO MỘT SO VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG”

sự hiểu biết và khả năng vận dung (Kĩ năng) là rất hiển nhiên Ở đây tác giả

thừa nhận nhiều về tính tích cực của nó Thế nhưng, trong thực tiễn nhiều khi

phải thông qua "sự vận đụng" nhiều lần và ở nhiều công việc, nhiều lĩnh vực

khác nhau đối với kiến thức đã học ở khắp nơi thì sự hiểu biết về cuộc sống, về con người, về xã hội và về công việc của người ấy mới tăng dân Thông

qua quá trình nêu trên, chúng ta gặp cả thành công và thất bại Cả 2 yếu tố

này đều đem lại cho chúng ta sự hiểu biết và kinh nghiệm Tất nhiên, sự hiểu

biết ở mỗi người chúng ta là không giống nhau vì nhận thức ở mỗi người, của

mỗi người là khác nhau _

Quan điểm thứ ba lại cho rằng kĩ năng chính là những thủ thuật, những tài lẻ hay những mẹo, ví dụ chữa bệnh bằng mẹo (thủ thuật gia truyền) Quan

điểm này nhấn mạnh kĩ năng là khả năng và kết quả tích luỹ kinh nghiệm

trong cuộc sống Quan điểm này chưa đủ sức thuyết phục vì trên thực tế

nhiều người giàu kinh nghiệm thực tiễn mà khi thực hành nhiệm vụ quản lí

(sau khi được đề bạt, bổ nhiệm) vẫn không hiệu quả hoặc hiệu quả rất thấp.

Ở đây, người ấy chỉ có wu điểm là giàu kinh nghiệm nhưng lại thiếu năng lực

thực hành hoặc thiếu cái nhìn tổng thể nên chỉ làm tốt công việc sự vụ mà không có khả năng khái quát hoá vấn dé Chẳng hạn, có người có khả năng

nắm bắt ý kiến của người khác rất nhanh nhạy nhưng khi tổng kết hoặc kết

luận vấn đề lại không ngắn gọn được, có khi lại sa vào sự liệt kê đài dòng,

nói lại nhưng không đầy đủ ý kiến của người khác hoặc vì sợ thiếu những"lời vàng ý ngọc” của thủ trưởng hay lãnh đạo cấp trên Vì lí do đó, ban tổng kết Hội nghị không còn là bản đánh giá toàn điện hoạt động của đơn vị

hay tập thể nữa mà chỉ còn là những lời cám ơn, khích lệ và cả những lời

tang bốc, xu nịnh mà thôi ˆ

Những quan điểm nêu trên tuy được diễn đạt ở nhiều góc độ khác nhau

nhưng đều nhấn mạnh một điểm chung, khẳng định kĩ năng là một khái

niệm mà nội dung bao gồm 2 yếu tố là "biết" và "làm" Một người được coi là biết không chỉ đơn thuần là nắm được kiến thức lí thuyết, mà phải biết đặt

3

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NANG SOẠN THẢO MỘT SO VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

nó trong những hoàn cảnh, điều kiện, quan hệ nào thì mới lột tả được bản.

chất của nó Một người biết không chỉ là hiểu biết mà còn là biết làm Từ

biết đến làm phải kèm theo một yếu tố (được coi như chất xúc tác) đó là

năng lực Ví dụ một nhà quản lí được coi là có kĩ năng phải hội đủ những

phẩm chất sau đây:

-_ Cầu thị (có tâm), am hiểu kiến thức chuyên môn mà mình quản lí.

- Chiu khó học hỏi để có kiến thức và kinh nghiệm.

- Có khả năng hiểu biết, vận dụng quy luật khách quan, vận dụng

đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước vào việc xác

định những biện pháp, giải pháp hay phương pháp thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu của hoạt động quản lí.

- Có kĩ năng tổ chức, liên kết các bộ phận, các hành vi của cá nhân để

phối hợp, cộng tác thực hiện nhiệm vụ được giao (có tầm).

- _ Biết tổng kết và rút kinh nghiệm trên cơ sở đánh giá những công việc

đã làm, chỉ rõ nguyên nhân và trách nhiệm của cá nhân, tổ chức đối

Với công việc được giao.

Như vậy, một người biết là người có năng lực thực hành thì mới được coi là người biết làm Người làm tốt công việc được giao mới chỉ được coi là hoàn thành nhiệm vu, chứ chưa phải là người có kĩ năng Người có kĩ năng là

người hiểu biết, có tri thức để vận dụng nó trong thực tiễn, tạo ra sản phẩm

với năng suất, chất lượng cao, giá thành hợp lí với chi phí thấp nhất.

Người có kĩ năng là người vì hiểu biết nên không cứng nhắc trong vận

dụng những kiến thức ấy.

Vi dụ, ki năng soạn thảo báo cáo Báo cáo là văn bản hành chính thông dụng không bắt buộc người soạn thảo phải tuân theo một công thức nhất định

mà chỉ cung cấp cho người soạn thảo những yêu cầu về hình thức, nội dung,

thể thức văn bản , trong đó phải nhấn mạnh đâu là yêu cầu bắt buộc Nắm được những điểm cốt yếu là nhiệm vụ của người soạn thảo văn bản Còn thể

4

HỘI THẢO KHOA HỌC “K¥ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

hiện thành văn bản là một quy trình phức tạp, trong đó đòi hỏi người soạn thảo phải nắm được lí thuyết, tức là những vấn dé chung về văn bản, nắm

được nghiệm vụ soạn thảo văn bản, yêu cầu đối với văn bản.

Ví dụ đối với kỹ năng soạn thảo báo cáo đòi hỏi:

a/ Người soạn thảo phải có kiến thức chung vè văn bản, về nghiệp vụ

văn thư, lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý và xử lý tài liệu; hiểu biết về đặc điểm

của báo cáo, loại hình báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo năm,

báo cáo đột xuất ) |

b/ Xác định nội dung báo cáo gồm:

+ Phần mở dau: - Nêu thể thức văn bản.

+ Phần nội dung báo cáo: Kiểm điểm những việc đã làm; ưu khuyết

điểm của quá trình thực hiện, nguyên nhân thành công, thất bai ; những việc

đột xuất cần quan tâm; những dé nghị với lãnh đạo hay thủ trưởng cơ quan; những công việc dự kiến trong thời gian tới.

+ Kết thúc báo cáo.

_MỆT Số VẤN BE LY LUAN VỀ

TS Lê Vương LongKhoa Hành chính - Nhà nước

Dai học Luật Hà Nội

Muốn bảo đảm trật tự xã hội đòi hỏi nhà nước phải ban hành các văn bản pháp luật để tạo nên cơ sở pháp lý cần thiết cho các hoạt động pháp lý-xã hội Hệ thống văn bản pháp luật đó đa dạng và do nhiều chủ thể ban hành với giá trị và hiệu lực pháp lý khác nhau Tuy nhiên, bên cạnh các loại văn bản

pháp luật thì hệ thống văn bản nhà nước còn có nhiều loại văn bản mang tính

pháp lý khác cùng tồn tại và phát huy giá trị trên thực tế - đó là hệ théng văn bản hành chính thông dung Bài viết này xin dé cập mấy vấn đề sau:

1 Hiểu như thế nào về loại văn bản hành chính thông dụng?

Có lẽ đây là điều khó có câu trả lời thoả đáng bởi lẽ quan niệm và việc sử dụng loại văn bản bày trên thực tế ở nước ta theo chúng tôi hiểu thì chưa có qui định pháp luật cụ thể, chi tiết điều chỉnh vấn đề đặt ra Về mặt khoa học

cũng chưa có công trình nào di sâu nghiên cứu và hình thành một cách nhận

thức có tính tổng thể Mặc dù vậy, loại văn bản này hiển nhiên vẫn tồn tại và

tỏ rõ hiệu lực cũng như giá trị thực tế trong đời sống pháp lý nước ta Để có

được một sự nhận thức đầy đủ và khoa học về văn bản hành chính thông dụng làm cơ sở cho việc phân loại hệ thống văn bản của nhà nước nói chung

có lẽ phải cắt nghĩa được cái gọi là tinh hành chính và thông dụng của loại `

văn bản này.

- Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản hành chính thông dung là loại văn

bẩn được mọi loại chủ thể ban hành và sử dụng

Thật vậy, di sâu phân tích nội hàm khái niệm văn bản hành chính

thông dụng nó hoàn toàn không khẳng định rằng chỉ có mỗi nhà nước mới sử

-dụng loại văn bản này Phải chăng chính vì lẽ đó mà nó được xưng danh văn.

bẩn hành chính thông dụng? tức là loại văn bản mang tính phổ thông trong

sử dung (hay được dùng phổ biến) Còn thuật ngữ hành chính ở đây có thể

được hiểu với nghĩa là hành chính sự vụ Hành chính sự vụ là thuật ngữ

chung được sử dụng theo chúng tôi hiểu là việc ban hành văn bản đó nhằm để chỉ đạo hoặc giải quyết một sự vụ nào đó Chính vì lẽ đó nó thường do chủ

thể cé thẩm quyền ban hành để giải quyết một sự vụ cụ thể nào đó theo chức

năng của mình Như vậy xét về tính chất, chủ thể ban hành và yêu cầu, mục

đích của việc ban hành văn bản này nó có đặc thù là mang tinh hành chính

với nghĩa là định hướng, yêu cầu các chủ thể có liên quan thực thi hoặc báo

cáo, trình theo thẩm quyền phân cấp và nhiệm vụ Vấn đề cơ bản cần phân biệt ở đây là tinh hành chính nhà nước hay là hành chính trong các thiết chế.

chính trị-xã hội mà thôi Thực tế cho thấy các cơ quan dang, đoàn thể, các tổ

chức xã hội khác cũng sử dụng các văn bản có tên gọi như công văn, báo

cáo, tờ trình, biên bản, công điện, điện để chỉ đạo công việc chuyên môn

của họ và đều có tính hành chính- sự vụ, đương nhiên hoàn toàn không mang (hay không phải) là tính hành chính nhà nước Bên cạnh đó cũng có ý kiến

cho rằng, hợp đồng (ví dụ: hợp đồng lắp đặt điện, cung cấp nước sạch, hợp

đồng hành chính (ví dụ, hợp đồng bảo vệ được ký giữa cơ quan công an với

một đơn vị nào đó); giấy biên nhận (chẳng hạn, giấy biên nhận về hồ sơ);

phiếu gửi (gửi hành lý), phiếu hẹn (ví dụ, phiếu hẹn của cơ quan công an hẹn

ngày trả chứng minh nhân dân, số hộ khẩu); giấy đăng ký (đăng ký kinh

doanh, xe máy ); giấy đi đường cống nên được xếp vào loại văn bản này

bởi nó liên quan đến một qui trình thủ tục pháp lý nào đó, quan hệ pháp luật nào đó nghĩa là nố cũng là một khâu, mắt xích của thủ tục hành chính có liên quan không thể thiếu được Ngoài ra, trong các tổ chức kinh tế cũng sử dụng

không ít loại văn bản có tên gọi tương tự để thực hiện quá trình quản lý của

họ Rõ ràng, nếu thừa nhận hành chính công và hành chính tư thì đương

nhiên các văn bản được ban hành ở nhóm loại chủ thể tư phải là những văn

bản mang tính hành chính và đương nhiên là thông dụng Chính vì lẽ đó,

HỘI THÁO KHOA HỌC “KY NÀNG SOẠN THẢO MOT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

chúng tôi cho rằng cách tiếp cận trên là hợp lý bởi các loại văn ban- giấy tờ

đó hoàn toàn thoả mãn với tên gọi và đặc điểm của cái gọi là văn bản hành

chính thông dụng Và, cách hiểu này thực chất đã được ghi nhận trong khoản

2 điều 4, chương H Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của.

Chính phủ về Công tác văn thư :

1 Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông

báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đê án, báo cáo, biên bản, tờ trình,

hợp đông, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời,

giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy di đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gui, phiếu chuyển;

2 Văn bản chuyên ngành

3 Văn bản của tổ chức chính tri, tổ chức chính trị xã hội.

Điều này lại đã được thể hiện trong điều 1 của Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 giữa Bộ nội vụ và Văn phòng

chính phủ "thong tu này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

qui phạm pháp luột, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng

đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã héi-nghé nghiệp, tổ chức kinh tế và don vi vũ rang nhân dân (gọi chung là cơ quan , tổ chức)".

Tuy nhiên, vì phạm vi sử dung, tên gọi của các loại văn bản hành chính

thông dụng quá đa dạng và không ít chủ thể tuỳ tiện sử dụng nên trên thực tế pháp luật thật khó có thể qui định được nội dung, kỹ năng soạn thảo hết thay

các loại văn bản đó.

- Với tính cách là loại văn bẩn của nhà nước, văn bản hành chính

thông dụng không phải là văn bản quản lý hành chính chỉ do các chủ thể quản lý hành chính nhà nước ban hành

Thiết nghĩ, đây có lẽ là nội dung mà hội thảo muốn hướng tới, di sâu nghĩa là chỉ xem xét loại văn bản có tính hành chính thông dụng của nhà

nước hoàn toàn không đề cập văn bản của các thiết chế chính trị xã hội khác.

- Và, thực tế cũng cho thấy các cơ quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyển

HỘI THẢO KHOA HOC “KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỰNG”

trong bộ máy nhà nước nói chung đều đã sử dụng loại văn bản này để điều hành, chỉ đạo, giải quyết sự vụ đối với cấp dưới Bất kể đó là cơ quan quyền lực hay cơ quan quản lý hoặc là cơ quan toà án cũng cơ quan viện kiểm sát : trong bộ máy nhà nước Chẳng hạn, các văn bản như: báo cáo của Uỷ ban

nhân dân trước Hội đồng nhân dân; của Toà án trước Quốc hội Hay, tờ trình

của Chính phủ với Quốc hội về dự án luật Điều đó có thể khẳng định là:

Không phải mọi văn ban hành chính thông dụng đêu trực tiếp làm phát sinh

quan hệ pháp luật hành chính với tính cách là quan hệ nội dung Tuy nhiên,

phải thừa nhận trong đó các chủ thể (các cơ quan, cá nhân) có thẩm quyền

quản lý hành chính nhà nước ở các cấp khác nhau như chính phủ, các bộ,

nganh,-uy ban nhân dân các cấp sử dụng loại văn bản này phổ biến nhất Như vậy, mặc dù văn bản hành chính thông dụng không hoàn toàn là san phẩm

của các chủ thể quản lý hành chính nhưng nó chủ yếu được ban hành hay

"làm ra" từ loại chủ thể đó Điều này cũng dễ hiểu bởi quản lý hành chính nhà nước rất đa dạng trong đời sống pháp lý, nó mang tính điều hành-chấp

hành và gắn liền với sự vụ.

- Văn bản hành chính thông dụng có nên được coi là văn bản pháp luật?

Lâu nay trong lý luận khoa học và thực tiễn pháp lý, văn bản pháp luật

được xác dinh*gém hai loại là văn bản qui phạm pháp luật và văn bản áp

dụng pháp luật Thực tế, một số văn bản có tính pháp lý rất cao nhưng hoàn

toàn không được coi là văn bản pháp luật, chẳng hạn các văn bản có tên gọi

như hợp đồng, điện, công điện, điện khẩn, công văn, biên bản, tờ trình, báo

cáo hành chính v.v Điều này cho đem lại một cách hiểu thông đụng ở nước

ta là từ lâu và rất khó thay đổi: mọi văn bản pháp luật déu hàm chúa tinh pháp lý nhưng không phải mọi văn bản hàm chứa tính pháp lý déu là văn

bản pháp luật Trong lúc đó, không ít (tức không hoàn toàn) văn bản hành chính thông dụng cũng có những đặc điểm tương tự văn bản pháp luật như:

a Do các cơ quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyền ban hành

b Có hiệu lực thực tế hay mang tính bắt buộc

c Hình thức, thủ tục, tên gọi cũng phù hợp với qui định chung

4

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG” d Chita đựng các nội dung sự vụ cụ thé.

-e, Đa số văn ban này được thực hiện một lần

f Là cơ sở pháp lý làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt đối

với một loại quan hệ pháp luật hoặc có liên quan đến quan hệ

pháp luật cụ thể nào đó

Theo chúng tôi, để trả lời cho câu hỏi đặt ra điểm mấu chốt là phải cắt

nghĩa được nội hàm của khái niệm pháp luật cũng như cấu tric vật chất của

pháp luật gồm những yếu tố nào Nếu pháp luật vẫn được quan niệm hay

hiểu theo nghĩa hẹp đơn thuần chi la hệ thống qui tắc sử sự mang tính bắt

buộc chung thì hoàn toàn không thể xếp các loại văn bản đó vào văn bản

pháp luật được Quan điểm này lâu nay vẫn hiện diện trong khoa học và thực tiễn pháp lý nước ta Từ vấn đề này nên chăng cần tiếp cận, nhìn nhận pháp luật với tính cách là một hiện tượng có cấu trúc vật chất lớn hơn, đa dạng

hơn gồm: các qui phạm pháp luật, nguyên tắc pháp luật, khung pháp luật, các văn bản áp dụng pháp luật, văn bản cá biệt có tính pháp lý, chính sách pháp luật, cách ứng xử pháp lý trong áp dụng tương tự pháp luật v.v ? Mặt khác, từ vai trò và giá trị pháp lý của loại văn bản hành chính thông dụng liệu có đối xử công bằng hơn với bản thân loại văn bản này bằng việc xếp nó vào nhóm văn bản pháp luật? Thiết nghĩ, việc làm này không đơn thuần chỉ ở góc

độ lý luận để nhận thức mà còn có tác dụng là kiểm soát được chính nó, giải

quyết được các vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan trên thực tế.

4 Có thể kiểm soát hệ thống văn bản hành chính thông dụng

trong đời sống pháp ly được không? ~

Đây thật sự là một khó khăn Do chưa có nhận thức thống nhất về mặt

khái niệm nên việc thống kê tên các loại văn bản hành chính thông dụng

cũng như sự kiểm soát hữu hiệu về đời sống hiện thực của nó là vấn đề phức tạp Thực tế cho thấy là không thể biết được trong một thời điểm, trên một

lĩnh vực có bao nhiêu loại văn bản hành chính thông dụng được ban hành và

giá trị, hiệu lực ra sao Hơn nữa, thủ tục, hình thức, trình tự, thẩm quyền ban

hành từng loại văn bản hành chính thông dụng có sự khác nhau cơ bản Có

111 LAY BOCA TIVO AY INAUNG 2C⁄10V IMAG MUI OO VAIN BAN HANH CHỦ NH THONG DUNG”

loại văn bản thì ban hành theo định ky (ví du: báo cáo), có loại văn bản thì

bắt buộc phải có theo luật định gắn liền với quan hệ pháp luật cụ thể (như

_' biên bản) Tuy nhiên, cũng có những loại văn bản được ban hành không định kỳ, bất chợt nếu không có sự kiểm soát rất dễ bị sử dụng sai với mục đích như công văn dé nghị, giấy uỷ thác, tờ trình, biên nhận, hợp đồng uỷ thác v.v Các vụ án tham nhũng được đưa ra xét xử gần đây đã cho thấy

không ít kẻ có chức quyền sử dụng loại văn bản này cộng với hình thức can

thiệp khác làm biến dang các quan hệ pháp luật cu thé Trong khi gây ra hậu

quả pháp lý-xã hội vô cùng lớn thì người thực hiện hành vi đó lại tìm cách

chối đẩy trách nhiệm (chẳng hạn, trong vụ án Lã Thị Kim Oanh; vụ án cấp

quota xuất khẩu hành dệt may ở Bộ thương mại; vụ án can thiệp đấu thầu ở

PMUIS thuộc Bộ giao thông vận tải v.v.) Nhìn chung, thực trang ban hành

văn bản hành chính thông dụng ở nước ta có thể nói đang hết sức tuỳ tiện và

đáng quan ngại Đặc biệt nguy hại nếu là đối với cơ quan nhà nước, cá nhân

có thẩm quyền được hoặc phải ban hành những văn bản hành chính thông dung trong những điều kiện cụ thé đã không làm đúng theo qui định pháp luật Điều này dẫn đến vi phạm qui trình tố tụng, làm biến đổi trạng thái vận động của các quan hệ pháp luật cụ thể có liên quan Nguyên nhân của thực

trạng đó thì có nhiều, chẳng hạn do non kém về chuyên môn, nghiệp vụ hoặc

vì động cơ không lành mạnh, tiêu cực và cố ý làm trái Xét về nội dung, các

chủ thể này có ngần kiểu để biến trướng, làm sai lệch, không đúng với thực

tế bằng cách như lập báo cáo, ghi biên bản không trung thực v.v Ngược lại, xét về hình thức họ có đủ mưu mẹo để hợp pháp hoá các văn bản đó cho phù hợp với sự che đậy mục đích sâu xa của mình Đối với các cá nhân công dân,

mặc đù trong đa số trường hợp là không có thẩm quyền nhưng nhìn chung ở loại chủ thể này còn nhiều lúng túng trong việc soạn thảo một văn bản thông

dụng mang tính hành chính Tình trạng này chủ yếu diễn ra đối với các cá

nhân thực hiện quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách

nhiệm hữu han v.v.

3 Những giải pháp cần thiết nhằm bảo đảm tính pháp chế của loại

văn bản hành chính thông dung trong đời sống pháp lý nước ta hiện nay Rõ tầng từ thực trạng ban hành, sử dụng và hiệu lực cũng như giá trị pháp

lý của loại văn bản hành chính thông dụng ở nước ta đã, đang đặt ra vấn đề

bức xúc là làm thế nào để có thể kiểm soát được hệ thống văn bản này Theo

chúng tôi, cần hình thành một.cơ chế pháp lý- xã hội với những giải pháp

tổng quan: |

Thứ nhất, vẻ phương điện khoa học rõ ràng cần thống nhất nhận thức về

khái niệm, đặc điểm và phân loại văn bản hành chính thông dụng nhằm làm

cơ sở cho quá trình sử dụng nó trong thực tế có hiệu quả Duong nhiên về

nhận thức cần phải phân biệt rạch ròi giữa văn bản hành chính thông dung

của nhà nước với các văn bản có tính hành chính thông dụng của các tổ chức

xã hội nói chung.

Thư hai, sớm ban hành các qui định pháp luật cần thiết xác định 16 thẩm

quyền, hình thức, tính chất, giá trị pháp lý cũng như hiệu lực của các loại

văn bản hành chính thông dụng Bằng chính việc làm này ít nhiều sẽ góp

phần hạn chế được sự tuỳ tiện trong việc sử dụng loại văn bản này trong thực

thi quyền lực nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng.

Trong đó cần lưu tâm đối với những loại văn bản mà vai trò của nó rất cao

đối với việc làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt các quan hệ pháp luật cụ thể như biên bản, báo cáo, giải trình, tờ trình, công văn v.V `

Mặc đù hiện nay đã có một số qui định pháp luật liên quan đến văn bản hành chính thông dụng (như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ về Công tác văn thư và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 giữa Bộ nội vụ và Văn phòng chính phủ) nhưng

chủ yếu các văn bản này lại giành cho công tác văn thư, lưu trữ và đặc biệt

-_ còn lẫn lộn giữa văn bản của nhà nước với văn bản của các tổ chức chính trị,

chính trị xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ

trang nhân dân Chính vì vậy việc sửa đổi hai văn bản qui phạm pháp luật này

hoặc ban hành văn bản mới nhằm tách bỏ loại văn bản có tính hành chính

thông dụng của các tổ chức xã hội là hết sức cần thiết.

Thứ ba, cần đưa nội dung kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông

dụng vào chương trình giảng dạy trong các trường đại học nói chung phù hợp

với qui trình đào tao và tính đặc thù của từng trường Đặc biệt đối với các ©

trường, cơ sở chuyên đào tạo luật cần coi việc nghiên cứu, giảng dạy nó như

là một chuyên đề bắt buộc và là một đề tài thực tế cho sinh viên thực tập cuối

khoá tại các địa phương, bộ ngành.

Thứ tư, cần thường xuyên tiến hành một cách đa dang và phù hợp các hình -thức tuyên truyền, hướng dẫn cho người dân những hiểu biết cần thiết, tối

thiểu về một số loại văn bản như báo cáo, biên bản, hợp đồng, tờ giải trình

(khác với tờ trình) để họ có thể viết, hiểu được những đặc điểm giá trị pháp

lý của nó trong các giao dịch có tính pháp lý, các quan hệ pháp luật cụ thể.

Lý do đưa ra: vì các văn bản này quá gần gõi với đời sống thực tiễn của người dân và trên thực tế rất nhiều người khi có sự vụ pháp lý vẫn phải cậy nhờ qua

các trung tâm tư vấn, dịch vụ pháp lý vừa tốn tiền và mất thời gian.

Thứ năm, tiếp tục đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính nhằm đơn giản

hoá hơn nữa các thủ tục hành chính, tránh tạo ra nhiều mối hệ luy hành chính

trong các quan hệ pháp luật nói chung Mặt khác cần xử lý nghiêm khắc đối

_ với những chủ thể ban hành những văn bản hành chính thông dụng không

đúng yêu cầu sự vụ thực tế, gây hậu quả xấu đối với nhà nước và xã hội./.

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG" KHAI NEEM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THONG DUNG

VA VAI TRO CUA NÓ TRONG QUAN LY NHÀ NƯỚC

GV Nguyén Chi Mai

Khoa Hành chính Nhà nướcTrường Đại học Luật Hà Nội

1.Khái niệm văn bản hành chính thông dụng

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị xã hội và các doanh nghiệp, văn bản hành chính _ thông dụng là phương tiện được sử dụng thường xuyên và chiếm một khối

lượng lớn trong các loại văn bản Vậy văn bản hành chính thông dụng là gì?

Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Đại học luật Hà Nội, Đại

học Huế và các cơ sở đào tạo cử nhân luật khác đều không đưa ra một định

nghĩa mà chỉ miêu tả đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng.

Trong cuốn " Soạn thảo, ban hành và quan lý văn bản quan lý nhà nước" (Nxb Chính trị quốc gia, 1999,tr.18) của tác gia Tạ Hữu ánh,Vụ

trưởng Vụ tổng kop Văn phòng chính phủ, đã đưa ra khái niệm văn bản hành

chính thông dụng như sau:

- "Văn bản hành chính thông dụng bao gém các loại văn bản mang

tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải

quyết công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghỉ chép công

việc của cơ quan nhà nước nói chung”.

Theo định nghĩa trên thì văn bản hành chính thông dụng là văn bản

của các cơ quan nhà nước Tuy nhiên, cũng theo tác giả Tạ Hữu ánh thì văn

bản hành chính thông dụng " phổ biến rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế“xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, các doanh nghiệp (sách đã dân,r.24).

HỘI THẢO KHOA HOC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THÔNG DỰNG"

Theo Th.S Bùi Thị Đào thì Văn bản hành chính thông dụng bao gồm hai loại là văn bản dùng để thông tin giao dịch ( như công văn, báo cáo, tờ

trình, thông báo, thông cáo, công điện, giấy giới thiệu ) và văn bản dùng để

ghi nhận một sự kiện ( như biên ban, văn bằng, chứng chỉ, hoá đơn, giấy

chứng nhận )!

Theo tôi, kết hợp hai quan điểm trên đây chúng ta có thể đưa ra một

khái niệm về văn bản hành chính thông đụng:

- Văn bẩn hành chính thông dụng là loại văn bản dugc sử dụng trong

các cơ quan nhà nước, don vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, kinh tế xã hội,

đơn vị lực lượng vũ trang, các doanh nghiệp nhằm để ghi nhận một sự kiện

hoặc chuyển giao các thông tin từ các cơ quan tổ chức nói trên đến các cơ

quan, tổ chức, cá nhân khác để phục vụ các quan hệ giao dich nhằm thực

hiện các công việc khác nhau liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản hành chính thông dụng thể hiện bằng các hình thức cơ bản

sau đây: công văn hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo, thông cáo, biên bản, dé án, công điện, giấy chứng nhận, giấy uy nhiệm Sau đây chúng ta sẽ

xem xét các loại văn bản hành chính thông dụng nói trên:

1.1 Công van hành chính

Công văn hành chính là hình thức văn bản hành chính được sử dụng

phổ biến nhằm mục đích thông tin về các quy định của nhà nước trong các

hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức bên ngoài,

với cấp trên và cấp dưới trực thuộc nhằm đề nghị, giải thích, phúc đáp, yêu

cầu v.v tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ.

Công văn hành chính bao gồm các loại cơ bản sau đây:

- Công văn giao địch : Thông tin cho các tổ chức bên ngoài về những

yêu cầu, đề nghị làm một công việc nào đó hoặc giải thích về một sự việc

!_ Xem Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn ban, Đại học luật Hà Nội, Nxb Công an nhân dân 2005,tr.23

2.

HỘI THẢO KHOA HOC “KY NANG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

nào đó Ví dụ: Công văn mời đấu thầu một đề tài khoa học cấp nhà nước, cấp

bộ `

- Công văn hướng dẫn: Giải thích làm sáng tỏ một quy định nào đó về

thủ tục, cách thức thực hiện, thời gian thực hiện hoặc hướng dẫn phương

pháp thực hiện một công việc nào đó Ví dụ: Công văn của Phòng tổ chức

_ cấn bộ hướng dẫn các giáo viên làm các thủ tục cần thiết để thi giảng viên

- Công văn đôn đốc: Nhắc nhở trách nhiệm, đốc thúc thực hiện một

công việc nào đó cho đúng thời hạn Ví dụ: Công văn của Phòng quản lý

khoa học của một trường đại học nhắc nhở các chủ nhiệm dé tài khoa học cấp trường, các chủ biên giáo trình hoàn thành đúng thời gian và nội dung các hợp đồng đã ký.

- Công văn phúc đáp: Giải thích hoặc trả lời một yêu cầu, một đề nghị nào đó Ví dụ: Công văn trả lời của Trường Đại học luật Hà Nội về việc mở lớp Đại học luật tại chức theo yêu cầu của Trung tâm đào tạo thường xuyên

tỉnh K,

Ngoài các hình thức công văn nói trên, trong đời sống hàng ngày

người ta còn cố thể thấy các loại công văn khác như: Giấy mời họp, Giấy triệu tập, Giấy báo thi, Giấy báo nhập học

1.2 Báo cáo

Báo cáo là loại văn bản hành chính nhằm tổng hợp các thông tin về

một sự kiện hoặc hoạt động của một chủ thể nào đó trong một lĩnh vực nhất

định trong một thời gian nhất định nhằm đưa thông tin đến cơ quan cấp trên

hoặc các chủ thể khác theo các yêu cầu, các chủ dé định trước để phục vụ mục đích tổng kết, đánh giá công việc và định ra các phương hướng, giải

pháp nhằm khắc phục các hạn chế và hoàn thiện các giải pháp nhằm làm cho

công việc tốt hơn.

HỘI THẢO KHOA HỌC “KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác của Ban giám hiệu các trường đại

học đọc ở Hội nghị cán bộ, công nhân, viên chức hàng năm |

1.3 Thông báo

Là hình thức văn bản dùng để truyền đạt các thông tin tới những cơ quan, tổ chức hoặc các cá nhân có quan hệ thuộc quyền quản lý, lãnh đạo của chủ thể ra thông báo hoặc có mối quan tâm nhất định đến nội dung

thông tin được thông báo.

Ví dụ: Thông báo họp, thông báo về cuộc thi , thông báo về việc mở

lớp học, lớp dạy nghề, thông báo về việc tuyển chọn cán bộ, công nhân, viên

chức, thông báo thời tiết, thông báo về tình hình kinh tế, chính trị, văn hoá

trong nước và nước ngoài, thông báo về tình hình an ninh chính trị về các sự kiện nổi bật đã xẩy ra

1.4 Tờ trình

Tờ trình là văn bản có nội dung chủ yếu là đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên để phê chuẩn một vấn dé nào đó như một phương án công tác, một chủ trương hoạt động, một thay đổi về tổ chức, một công trình xây

dựng, một chính sách, một dự án luật

Vi dụ: Tờ'trình của Ban giám hiệu Đại học luật Hà Nội gửi Bộ trưởng

Bộ tư pháp đề nghị phê chuẩn về việc thành lập thêm trung tâm hoặc khoa để đáp ứng công tác đào tạo và nghiên cứu trong thời kỳ mới.

1.5 Đề án

Đề án là hình thức văn bản trình bày một dự kiến, một kế hoạch thực

hiện, một nhiệm vụ công tac của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trong một

thời gian nhất định.

Ví dụ: Đề án xây dựng sân vận động phục vụ hoạt động thể dục thể

thao của tỉnh D trong thời gian từ 2007- 2010.

1.6 Thông cáo

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NĂNG SOẠN THẢO MOT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

Thông cáo là hình thức văn bản nhằm để công bố với nhân dân một văn bản pháp quy, quyết định hay một sự kiện quan trọng về đối nội cũng như đối ngoại |

Ví dụ: Thông cáo của Uỷ ban Thường vụ Quếc hội công bố với nhân

dân về chuẩn bị kỳ họp mới của Quốc hội hoặc diễn biến hàng ngày của một

kỳ họp Quốc hội.

1.7 Biên bản

Biên bản là một hình thức văn bản ghi chép lại một cách trung thực

và đầy đủ thông tin về các sự kiện thực tế đang xẩy ra trong các hoạt động

quản lý, hội hợp, giao dịch hoặc một sự kiện nào đó mà cần thiết phải được

lưu lại để làm tài liệu hoặc căn cứ phục vụ cho một công việc nào đó về sau.

Có nhiều loại biên bản khác nhau như biên bản cuộc họp bình xét thi đua , biên bản cuộc hợp xét kỹ luật cán bộ, công chức, biên bản khám

nghiệm hiện trường, biên bản bàn giao công việc, tài sản, biên bản về vụ việc

vi phạm pháp luật 1.8 Công điện

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt

một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong

những trường hợp cần kíp.

Ví dụ: Công điện của Ban phòng chống bão lũ trung ương cho các

UBND tỉnh, thông báo khẩn cấp về cơn bảo sắp đến, mức độ tàn phá của nó và yêu cầu các địa phương có biện pháp khẩn cấp phòng chống các thiệt hại

có thể xây ra.

1.9 Giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận là một hình thức văn bản do các cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền cấp cho một tổ chức hay cá nhân để xác nhận một sự

việc nào đó là có thực.

HỘI THẢO KHOA HỌC “KỸ NĂNG SOẠN THẢO MOT SO VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG"

Ví dụ: Giấy chứng nhận thời gian công tác, chứng nhận hoàn thành

nghĩa vụ quân sự, chứng nhận tình trạng chưa có hôn nhân, chứng nhận có

mặt, vắng mặt, tình trạng ốm đau, bệnh tật, thương tích 1.10 Giấy uy nhiệm

Giấy uỷ nhiệm là hình thức văn bản theo đó một cơ quan hoặc cá

nhân này trao cho một cơ quan hoặc cá nhân khác quyền đại điện cho mình

trước cơ quan hoặc người thứ bả thực hiện một công việc nhất định Trong

các giấy uỷ nhiệm thông thường phải xác định rõ nội dung và phạm vi thẩm

quyền uỷ nhiệm cho người được uỷ nhiệm.

Ví dụ: Giấy uỷ nhiệm nhận tiền, Giấy uỷ nhiệm thực hiện công vụ,

Giấy uỷ nhiệm bán xe hơi hoặc một tài sản nào đó |

1.11 Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức ởi liên

hệ giao dịch công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết công

việc cần thiết của bản thân cán bộ, viên chức.

Giấy giới thiệu được cấp trong các trường hợp sau:

- Cấp cho cán bộ, công chức di giải quyết công việc của cơ quan; - Cấp cho cán bộ, công nhân, viên chức giải quyết công việc của bản

thân trong phạm vi pháp luật cho phép :

- Cấp tiếp cho cán bộ, nhân viên một cơ quan khác đến cơ quan mình

công tác muốn đến một cơ quan trực thuộc phạm vi quản lý của cơ quan

mình để giải quyết tiếp công việc

1.12 Giấy đi đường

Giấy đi đường là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi đi

công tác ngoài cơ quan làm việc thường xuyên của mình , thông thường là ởcác tinh khác Người đi công tác phải lấy sự xác nhận có chit ký của người

có trách nhiệm và con dấu của cơ quan nơi đến công tác để chứng minh sự

HỘI THẢO KHOA HỌC “KÝ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SO VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

có mặt của mình nơi đến công tác Đây cũng là căn cứ để thành toán tiền

công tác phí cho người đi công tác.

1.13 Giấy nghỉ phép

Giấy nghỉ phép là hình thức văn bản cấp cho cán bộ , viên.chức khi đi nghỉ phép thường niên ở tỉnh ngoài Cũng như giấy đi đường, giấy nghỉ phép sau khi có sự xác nhận của cơ quan chính quyền, hoặc người có trách

nhiệm nơi cán bộ, nhân viên đến nghỉ phép là căn cứ để thanh toán tiền đi

đường trong thời gian nghỉ phép nếu người đi nghỉ phép được hưởng chế độ

nói trên.

1.14 Giấy mời

Giấy mời là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan

hoặc cá nhân tham gia một công việc nào đó như hội họp, hội thảo khoa học, nghiệm thu đề tài, thảo luận dự án pháp luật v.v.

1.14 Phiếu gửi

Phiếu gửi là hình thức văn bản kèm theo văn bản gửi đi (công văn, tài liệu) có tác dụng làm bằng chứng rằng văn bản đã được gửi đi và đã có người nhận Người nhận văn bản phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại

phiếu gửi cho cờ quan đã gửi công văn!.

1.15 Diễn văn |

Diễn văn là văn bản dùng để điễn thuyết trước cán bộ hoặc quần

chúng nhân dân trong các dịp khai mạc , bế mac các hội nghị lớn hoặc các

cuộc mít ting kỷ niệm các ngày lể lớn, các sự kiện trọng đại của quốc gia,

dân tộc hoặc của ngành của cơ quan nhân dịp có sự kiện quan trọng.

2 Phân biệt văn bản hành chính thông dụng với văn bản pháp

! Xem: Tạ Hữu ánh - Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia,

tr.33.

HOI THẢO KHOA HỌC “KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG” Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Đại học luật Hà Nội

(Nxb Công an nhân dân,2005) văn bản quản quản lý nhà nước được chia

làm hai loại là văn bản pháp luật ( bảo gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

- ban áp dụng pháp luật) và văn bản hành chính thông dụng.

Theo cuốn : " Soạn thao, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà

nước" của Tạ Hữu ánh thì văn bản quản lý hành chính nhà nước được chia

làm bốn loại: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật,văn

bản hành chính thông dụng và văn bản chuyên môn nghiệp vụ (như tài liệu về khoa học kỹ thuật, phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu về thống kê, kế hoạch ,tài vụ, tổ chức cán bộ, y tế ) Theo tôi, cách phân loại thứ hai hợp lý hơn vì

nó bao quát được tất cả các loại văn bản trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến quản lý nhà nước.

Việc phân loại các văn bản quản lý nhà nước tuy có khác nhau, tuy

nhiên các quan điểm này đều thống nhất với nhau về các đặc điểm của văn

bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường khác với

văn bản pháp luật ở những điểm sau:

- Văn bản pháp luật thể hiện ý chí của nhà nước còn văn bản hành chính thông dụng không thể hiện ý chí của nhà nước;

- Văn bản pháp luật thể hiện tính quyền lực nhà nước còn văn bản

hành chính thông dụng không thể hiện tính quyền lực nhà nước;

- Văn bản pháp luật mang tính bắt buộc thực hiện còn văn bản hành

chính thông dụng thông thường chỉ mang tính thông tin giao dịch hoặc chỉ

đơn thuần là văn bản ghi nhận một sự kiện;

- Thủ tục ban hành văn bản pháp luật rất khất khe, nghiêm ngặt, còn

thủ tục ban hành văn bản hành chính thông thường không phúc tạp, không

nghiêm ngặt, hoặc khat khe như văn bản pháp luật; |

HỘI THẢO KHOA HOC "KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SO VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỰNG”

- Hình thức văn bản pháp luật được pháp luật xác định cụ thể, còn hình thức văn bản hành chính thông thường không được pháp luật xác định

và thông thường có nhiều hình thức phong phú;

- Văn bản pháp luật chia làm hai nhóm là văn bản quy phạm pháp

luật và văn bản áp dụng pháp luật, còn văn bản hành chính thông dụng chia

làm hai nhóm là văn bản dùng để thông tin giao dịch và văn bản dùng để ghi

nhận một sự kiện thực tế.

3.Vai trò của văn bản hành chính thông dung trong quản lý nhà

Trong đời sống hàng ngày văn bản hành chính thông dụng dược sử

dụng thường xuyên, chiếm tỷ lệ lớn so với các loại hình văn bản khác vì vậy

văn bản hành chính thông dụng có vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý nhà nước Các loại văn bản hành chính thông dụng khác nhau thì có vai trò,

chức năng khác nhau Nhìn một cách tổng quát, chúng ta có thể thấy văn bản hành chính thông dụng có các vai trò cơ bản sau đây: |

3.2 Cung cấp thông tin cho người quản lý, người bị quản lý hoặc người

phối hợp thực hiện công vụ và cho mọi người dân.

Trong quản lý nhà nước việc cung cấp thông tin đầy đủ và vào thời gian phù hợp là công việc đặc biệt quan trọng Nhờ có các báo cáo mà cấp trên nắm được tình hình cấp dưới để có biện pháp kịp thời điều chỉnh Nhờ

có thông báo mà người bị quản lý hoặc người muốn tham gia vào một công

việc nào đó có thể nắm được thông tin kịp thời để có những ứng xử phù hợp.

Nếu không có những thông tin thường xuyên về giá cả thị trường khách hành có thể bị đánh lừa, nếu không có các báo cáo định kỳ,cơ quan cấp trên không thể có thông tin đầy đủ về hoạt động của các cơ quan cấp dưới Nếu không

có thông báo về thủ tục thi cử, tuyển chọn hang vạn học sinh sẽ không biết

xoay xO ra sao trong mùa thi cử, Nếu không có thông báo trước về những khu vực bị cat điện thì nhiều nhà máy, xí nghiệp, trường học sé không có

HỘI THẢO KHOA HOC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG”

biện pháp xử lý kịp thời để khắc phục hậu quả của nó Nếu không có thông

báo khẩn cấp về cơn bảo cấp 12 và trên cấp 12 sắp đổ bộ vào khu vực nào

đó thì có thể rất nhiều người đi biển sẽ bị thiệt mạng, nhiều ngôi nhà ở nông

người và tài sản sé vô cùng lớn.

3.3 Là công cụ để ghi nhận các sự kiện thực tế làm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn để giải quyết các vấn đề khác nhau của nhà nước và xã hội

Một bộ phận không nhỏ các văn bản hành chính thông dụng là biên bản các cuộc họp, hội nghị ,biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản phạm pháp quả tang, biên bản khám nhà, tịch thu tài sản hoặc các báo cáo thường niên,báo cáo theo định kỳ của cơ quan nhà nước, của ngành, lĩnh vực

là căn cứ thực tiễn có ý nghĩa pháp lý hoặc ý nghĩa chính trị trong việc

nghiên cứu và giải quyết các công việc của nhà nước và xã hội.

3.4 Là công cụ điều hoà phối hợp hoạt động giữa người quản lý và

người bị quản lý, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đối tac trong hợp

tác công vụ, giữa chính quyền và cộng đồng dân cư

Nhờ các hình thức văn bản hành chính thông dụng như thông

báo,thông cáo, công điện, giấy mời, giấy triệu tập, giấy uỷ nhiệm, giấy chứng nhận, diễn thuyết mà hoạt động của các cơ quan nhà nước khác

nhau được gắn kết với nhau, hoạt động của các bộ phận khác nhau trong hệ

thống bộ máy nhà nước được phối hợp nhịp nhàng, giữa chính quyền và cộng đồng dân cư có sự gắn bó, liên kết với nhau trong một thể thống nhất,

tạo ra sự đồng thuận cần thiết trong bộ máy nhà nước và giữa bộ máy nhà

nước với nhân dân.

3.5 Là công cụ không thể thiếu để thực hiện các đường lối chủ trương

chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước

10

HỘI THẢO KHOA HỌC “KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG" Thông qua các văn bản hành chính thông dụng mà đường lối chủ

trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đi vào đời sống thực

tiễn Nếu không có các hình thức văn bản như thông báo, thông sếp, báo cáo,

tờ trình, giấy mời, giấy uỷ nhiệm, giấy đi đường v.v thì guồng máy nhà nước khó có thể hoạt động một cách bình thường Nếu các luồng thông tin không được cung cấp đầy đủ, các căn cứ pháp lý và thực tiễn không được ghi nhận

thì khó có thể hình dung được đường lối chủ trương chính sách của Đảng và

pháp luật nhà nước được thực hiện như thế nào trong đời sống thực tiễn Như

vậy có thể thấy rằng dù có giữ vai trò bổ trợ thì văn bản hành chính thông

dụng cũng giống như muối trong thức ăn hàng ngày của con người không thể

thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước và quản lý xã hội.

11

BAN VE BIEN BẢN VA KỸ NĂNG LAP BIEN BAN TRONG HOẠT

ĐỘNG BAN HANH VĂN BAN AP DỰNG PHÁP LUAT HANH CHÍNH Th.s Trần Thị Hiền

Khoa Hành chính - Nhà nước

Rất nhiều hoạt động quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành

chính nhà nước nói riêng được thực hiện bắt buộc phải dựa trên cơ sở các

biên bản ghi lại sự việc, hiện tượng đã sảy ra trong thực tế Trong đó đặc biệt

phải kể đến hoạt động ban hành các văn bản áp dụng pháp luật Việc lập các

biên bản sai, không đúng sự thật hoặc do người lập biên bản không có kỹ năng viết biên bản dẫn đến chủ thể tiếp nhận biên bản hiểu không đúng về

bản chất của sự vật hiện tượng đã xảy ra trong thực tế mà ban hành các văn

bản áp dụng pháp luật không đúng pháp luật hiện hành, xâm hại đến quyền

và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức Trong những trường hợp nhất

định, tính đúng đắn của các văn bản áp dụng pháp luật phụ thuộc rất nhiều

vào biên bản ví dụ, xử phat vi phạm hành chính; khám người, khám phương

tiện vận tải theo thủ tục hành chính Bài viết này chúng tôi bàn một số vấn

đề về biên bản và cách viết biên bản trong hoạt động ban hành văn bản áp

dụng pháp luật hành chính 1- Khái niệm biên bản.

Thuật ngữ “biên bản” được sử dụng khá phổ biến không chỉ trong các

lĩnh vực quản lý liên quan đến hoạt động có tính quyền lực của nhà nước mà

còn được sử dụng rộng rãi trong xã hội dân sự Có thể nói rằng khi cần ghi

nhận lại những sự việc, hiện tượng đã xảy ra trong thực tế, làm cơ sở cho việc giải quyết những vấn đề có liên quan đến quyền hoặc nghĩa vụ của các chủ

thể thì hình thức biên bản được sử dụng Do quy ước hay thỏa thuận giữa các

chủ thể có liên quan khác nhau mà hình thức ghi nhận lại các sự việc, hiện tượng xảy ra trong thực tế được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau

như quay phim, chụp ảnh, băng, đĩa hình, văn bản viết, người làm chứng

Nếu biên bản chỉ hiểu theo nghĩa là hình thức ghi nhận lại những sự việc

hiện tượng đã xảy ra trong thực tế làm cơ sở giải quyết những vấn đề liên

quan đến quyền và nghĩa vụ của các chủ thể thì khái niệm biên bản bao gồm

rất nhiều hình thức như đã nêu Song, về phương diện pháp lý việc ghi nhận

lại sự vật hiện tượng đã xảy ra trong thực tế bằng hình thức văn bản viết mới :

được coi là biên bản làm cơ sở giải quyết các vấn dé pháp lý liên quan đến

quyền và nghĩa vụ của các chủ thể, còn các hình thức ghi nhận khác tuỳ

từng trường hợp cụ thể mà được sử dụng với ý nghiã khác nhau Ví dụ, được sử dụng với ý nghiã chứng cứ |

Dưới góc độ pháp lý, một văn bản được coi là biên bản làm cơ sở ban

hành văn bản áp dụng pháp luật có những đặc điểm cơ bản như sau: Thứ nhất: La văn bản thể hiện bằng ngôn ngữ viết

Quan niệm về văn bản nói chung được đa số chấp nhận đó là quan

niệm cho rằng văn bản là hình thức thể hiện nhận thức của chủ thể nào đó

bằng ngôn ngữ viết Song, hiện nay cũng có những quan niệm khác cho rằng

ngoài hình thức thể hiện ở dạng ngôn ngữ viết văn bản còn thể hiện ở dạng

nói! hoặc ở dạng khác như băng, đĩa, phim, ảnh, bản nhạc Mặt khác văn bản tồn tại ở dạng viết cũng được thể hiện khác nhau như chữ viết chính

thống, chữ viết tốc ký bằng các cụm ký tự, các nốt nhạc Về văn ban nói

chung có thể còn nhiều quan niệm khác nhau nhưng nếu một văn bản được

coi là biên bản làm cơ sở ban hành văn bản áp dụng pháp luật thì phải là văn

bản ở dạng viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt chính thống.

Thứ hai: Do chủ thể có trách nhiệm, nghĩa vụ được pháp luật quy định

thực hiện.

Đối với những trường hợp giải quyết các công việc phát sinh trong

quản lý hành chính nhà nước bằng hình thức ban hành văn bản áp dụng pháp

‘' Tap bài giảng văn bản và soạn thảo văn bản — Trường Dai học Luật Hà nội- NXB Giáo duc Hà nội 1996

luật mà buộc phải lập biên bản trước khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật

thì việc lập biên bản là một bước trong thủ tục hành chính để giải quyết công

việc Hoạt động lập biên bản phải do các chủ thể có trách nhiệm, nghĩa vụ

trong quá trình giải quyết công việc thực hiện, các chủ thể này có thể là

người có quyền ra quyết định áp dụng pháp luật trong trường hợp đó hoặc chỉ

là người có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ làm căn cứ để ban hành quyết định áp

dụng pháp luật nhằm giải quyết vụ việc Việc phi nhận lại sự việc hiện tượng đã xảy do các chủ thể không có thẩm quuyền, trách nhiệm thực hiện không

được chấp nhận là biên ban làm cơ sở giải quyết vụ việc.

Thứ ba: Mang tính khách quan không phụ thuộc vào ý chí của chủ thể

tiến hành lập biên bản.

Mục đích của biên bản là ghi nhận lại các sự việc, hiện tượng đã xảy

ra trong thực tế để chủ thể tiếp nhận biên bản có thể phân tích các sự kiện

được mô tả trong biên bản, đối chiếu với pháp luật hiện hành để ban.hành

văn bản áp dụng pháp luật giải quyết vụ việc, do đó biên bản phải là văn bản

mô tả sự kiện đã xảy ra trên thực tế một cách chính xác, khách quan, không

suy điễn theo tư duy chủ quan của chủ thể tiến hành lập biên bản.

Thứ tw: Phải được lập công khai, không áp đặt ý chi.

Đây là một đặc điểm đồng thời là một yêu cầu bắt buộc được pháp luật

qui định đối với việc lập biên bản Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính khách

quan, chân thực của biên bản Biên bản phải được lập công khai, không áp

đặt ý chí thì mới có giá trị pháp lý.Tuy nhiên cần phân biệt với trường hợp

biên bản được lập mà người bị lập biên bản không chịu ký vào biên bản Nếu biên bản được lập công khai, không áp đặt ý chí mà người bị lập biên bản

không chịu ký vào biên bản thì biên bản vẫn có giá trị pháp lý Có nhiều lý

do din đến người bị lập biên bản không ký vào biên bản như sợ sệt không

hiểu biết, chống đối người thi hành công vụ hoặc do không đồng ý với biên

bản trường hợp người bị lập biên bản từ chối không ký biên bản thì người lập biên ban cần ghỉ rõ lý do không ký biên bản _

Khác với văn bản pháp luật, biên bản không mang tính quyền lực nhà '

nước, không đặt ra các quy phạm pháp luật hay các mệnh lệnh pháp luật cụ

thể để xác định quyền và nghĩa vụ của các chủ thể, song biên bản có ý nghĩa

đặc biệt quan trọng đối với việc ban hành văn bản áp dụng pháp luật Với nội

| dung là sự mô tả chính xác, khách quan những sự việc, hiện tượng đã xảy ra

trong thực tế có liên quan đến vấn đề cần giải quyết, lập biên bản chính là

xác định cơ sở thực tế để ban hành văn bản áp dụng pháp luật trong những

trường hợp cần thiết do pháp luật quy định Biên bản được trình bày rõ ràng,

chính xác là một trong những điều kiện quan trọng quyết định tính đúng đắn

của văn bản áp dụng pháp luật Người có trách nhiệm lập biên bản cần phải có kỹ năng nhất định trong việc lập biên bản Pháp luật hiện hành chưa quy

định cụ thể về cách thức trình bày cũng như chưa đưa ra mẫu chuẩn của biên

bản trong hoạt động áp dụng pháp luật, do đó trên thực tế việc lập biên bản làm cơ sở ban hành các văn bản áp dụng pháp luật trong quản lý hành chính nhà nước chưa có sự thống nhất, ít nhiều đã ảnh hưởng không tốt đến hoạt động quản lý nhà nước Trong bài viết này chúng tôi xin đưa ra một số yêu

cầu căn bản có thể được hiểu là kỹ năng tối thiểu cần phải đáp ứng khi tiến hành lập biên bản làm cơ sở ban hành văn bản áp dụng pháp luật hành chính.

2- Kỹ năng lập biên bản trong hoạt động ban hành văn bản áp dụng pháp

luật hành chính.

Biên bản xác định cơ sở thực tế để ban hành văn bản áp dụng pháp luật

phải là một văn bản hoàn chỉnh về hình thức và nội dung, trong đó hình thức

được hiểu là cách thức trình bày và những dấu hiệu để nhận biết được loại

hình biên bản được lập ra nhằm mục đích giải quyết công việc gì, nội dung biên bản là diễn biến sự việc, hiện tượng đã xảy ra được mô tả lại một cách

chính xác, khách quan.

* Hình thức của biên bản.

- Cơ cấu biên bản: Pháp luật hiện hành mới chỉ quy định về hình thức cơ cấu của văn bản pháp luật mà không có qui định về hình thức cơ cấu của các văn bản hành chính thông dụng như biên bản, báo cáo, kiến nghị Dựa.

trên cơ sở các văn bản pháp luật quy định về hình thức đối với văn bản pháp

luật chúng tôi thấy rằng về hình thức cơ cấu biên bản nên được trình bày

thành ba phần gồm tiêu đề, nội dung, ký xác nhận.

Đối với các biên bản được lập nhằm xác định cơ sở thực tế để giải

quyết các việc liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước nói chung và để

ban hành văn bản áp dụng pháp luật hành chính nói riêng trong phần tiêu đề

cần phải có Quốc hiệu để phân biệt với các biên bản được lập nhằm phục vụ

giải quyết các công việc mang tính nội bộ của các tổ chức chính trị, tổ chức

tôn giáo và của các tổ chức xã hội khác Các biên bản loại này trong phần

tiêu dé không ghi quốc hiệu mà ghi tên hiệu của các tổ chức đó.

- Ngày tháng lập biên bản: Biên bản Phải ghi ngày, tháng, năm, địa

điểm lập biên bản một cách rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa Thực tế có

nhiều trường hợp ngày xảy ra sự việc hiện tượng không trùng với ngày lập

biên bản thì ngày tháng được thể hiện trong biên bản là ngày tháng tiến hành lập biên bản Phần ghi ngày tháng lập biên bản là yêu cầu bắt buộc đối với

người lập biên bản vì trong những trường hợp nhất định đây là mốc thời gian

để xác định nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể quản lý nhà nước được tiếp tục

thực hiện hay phải chấm dứt Ví dụ, điều 56 pháp lệnh xử lý vi phạm hành

chính năm 2002 qui định “ Thời hạn ra quyết định xử phạt là mười ngày kể

từ ngày lập biên bản về vi phạm hành chính; đối với vụ vi phạm hành chính

có nhiều tình tiết phức tạp thì hời hạnh ra quyết định xử phạt là ba mươi

ngày quá thời hạn ra quyết định xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt

không không được ra quyết định xử phạt” Có hai cách ghi ngày tháng lập

- biên bản

5”

Thứ nhất: Ngày tháng được ghi rõ ràng cụ thể phía dưới quốc hiệu,

lệch về bên trái khổ giấy.

Thứ hai: Ngày tháng được ghi sau khi đã kết thúc phần nội dung, phía

dưới biên bản :

- Tên biên ban: Thuật ngữ “biên ban” được dùng chung để chi hình

thức văn bản ghi lại các sự việc, hiện tượng đã xảy ra nhằm phân biệt với các hình thức văn bản hành chính khác như báo cáo, giấy giói thiệu, kiến nghị

do đó riêng từ biên bản chưa được hiểu là tên của biên bản Tên của biên bản phải thể hiện được nội dung và mục đích của biên bản Ví dụ, biên bản vi

phạm hành chính; biên bản khám phương tiện vi phạm; biên bản hop Hội đồng xét bồi hoàn tài sản đây là tên biên bản được xác định bằng cách

ghép tên loại văn bản và tên loại việc được lập biên bản, trường hợp muốn thể

hiện rõ nội dung của biên bản thì có thể ghi trích yếu của biên bản phía dưới

tên biên bản.

Ví dụ, BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÉT KỶ LUẬT

V/w xét ky luật đối với anh Nguyễn văn A’

- Ký xác nhận biên bản: Đây là phần khẳng định tính chân xác của

biên bản Biên bản lập xong phải được đọc cho các đối tượng cùng nghe và ký vào biên bản Trong trường hợp đối tượng bị lập biên bản không chịu kí vào biên bản thì phải ghi rõ lí do và cần có chữ kí của người làm chứng Trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì những người có quyền kí biên bản phải kí vào từng tờ biên bản Nếu là biên bản các cuộc họp, hội nghị có nhiều

thành phần tham gia thì thư ký viết biên bản và người chủ chì phiên họp, hội

nghị ký vào biên bản.

* nội dung của biên bản: Là phần mô tả lại một cách chính xác khách

quan sự việc, hiện tượng đã xảy ra trong thực tế Tuỳ thuộc vào từng loại việc

cụ thể mà biên bản có các nội dung khác nhau Thông thường đối với các

7 *

biên bản được lập để làm cơ sở ban hành văn bản áp dụng pháp luật giải

quyết các việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước thì trong phần nội

dung của biên bản ngoài việc mô tả chi tiết vụ việc đã xảy ra cần ghi rõ ngày,

tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ tên, chức vụ của người lập biên bản;

họ tên, địa chỉ, nghề nghiệp của đối tượng bị lập biên bản; giờ, ngày, tháng, năm xảy ra sự việc, hiện tượng; Nếu là biên bản các cuộc họp, hội nghị thì

cần ghi đầy đủ thành phần tham gia

Ngoài những yêu cau tối thiểu nhằm dam bảo tính chân thực của biên bản thì người lập biên bản cần có ki năng sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, có tư

duy lô gic để trình bày mạch lạc các chi tiết của sự việc đã xảy ra theo một

trình tự nhất định để người tiếp nhận biên bản có thể xử lý các thông tin của

biên bản một cách chính xác.

HOI THẢO KHOA HỌC "KY NĂNG SOẠN THẢO MOT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DỤNG"

KY NĂNG SOẠN THẢO CONG VĂN

Ths Hoàng Minh Hà

Khoa Hành chính - Nhà nước

Trường Đại học Luật Hà Nội

LKHAI NIỆM VA PHAN LOẠI CÔNG VAN

1 Khai niém 7

Công văn là loại hình văn ban được dùng phổ biến và thường xuyên

trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Về mặt thực tiễn, công văn là

phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp và ngược lại Trong quá trình giải quyết công việc có tính nội

bộ hoặc liên quanđến các cơ quan, tổ chức người ta thường sử dụng công văn

với tư cách là một phương tiện giao dịch nhằm thực hiện chức năng quản lý,

chức năng điều hành.

Nói lên điều này để thấy rằng, trong hoạt động quản lý nói chung

công văn là loại hình văn bản có tần số xuất hiện thường xuyên và đa dạng Ở

hau hết các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Hoạt động soạn thảo công văn vì thế có thể nói là một hoạt động mang tính hành chính với những qui định

tương đối thống nhất về thể thức, về chủ thể và mục đích sử dụng.

Trong quá trình giải quyết các công việc hành chính, công văn được

sử dụng với nhiều mục đích như:

- Để hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện một văn bản của cấp trên.

- Để thông báo một hoạt động sẽ diễn ra trong nội bộ cơ quan, tổ

HỘI THẢO KHOA HỌC "KY NANG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BẢN HANH CHÍNH THONG DUNG" - Để quyết định một chủ trương, một mệnh lệnh trong quản lý.

- Để đôn đốc, chấn chỉnh và nhắc nhở các hoạt động của cấp dưới.

- Để đề đạt, yêu cầu việc thực hiện một kế hoạch, một dự án

2.Phân loại công văn

Căn cứ vào nội dung và mục đích sử dụng có thể thấy công văn là loại hình văn bản được ban hành bởï chủ thể quản lý và đối tượng quan lý Day là

hình thức văn bản không qui định rõ thẩm quyên và không giới hạn thẩm

quyền Công văn ra đời tuỳ theo tính chất, yêu cầu của công việc, không

mang tính chế tài bắt buộc Chính vì vậy, khi phân loại công văn người ta thường dựa vào nội dung và mục đích sử dụng công văn để qua đó xác định chủ thể ban hành công văn Trên thực tế, công văn được chia thành các loại

2.1 Công văn của cấp trên gẩm có:

- Công văn yêu cầu (để giao nhiệm vụ)

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở thực hiện công việc

- Công văn giải thích

- Công văn chấp thuận, cho phép.

- Công văn hướng dẫn thực hiện công việc

- Công văn trả lời

- Công văn thăm hồi

2.2 Công văn của cấp dưới gồm có:

- Công văn xin ý kiến (để được chỉ đạo)

- Công văn đề nghị - Công văn đề xuất

- Công văn tiếp thu phê bình

Công văn cảm ơn

-2.3 Công văn của các chủ thể ngang cấp sôm có: - Công văn trao đổi ý kiến

- Công văn đề nghị (phối hợp, giúp đỡ, hợp tác)

- Công văn từ chối.

HỘI THẢO KHOA HOC "KY NANG SOẠN THẢO MOT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG"

Nhu vậy, xét về mat lý luận có thể thấy, công van là loại hình van bản

luôn gắn liền với hoạt động quan lý trong quá trình điều hành, chấp hành của

các cơ quan, tổ chức., Hay nói cách khác,công văn là văn bản luôn gắn với

công việc và được sử dụng để giải quyết công việc Theo đó, kết quả của

.công việc trong nhiều trường hợp thường được ghi lại trong công văn với

nhiều mục đích và quan hệ khác nhau như: Để báo cáo với cấp trên; để

truyền đạt, chỉ đạo cho các đơn vị, cơ quan cấp dưới; hoặc thông báo tới

nhân dân Vì vậy, yêu cầu chung đối với mỗi công văn là chỉ chứa đựng,

một chủ để, chỉ sử dụng để giải quyết một công việc cụ thể Trong thực tế, khó có thể tìm thấy một công văn được sử dụng để giải quyết nhiều công

việc, nhiều vấn đề Điều này có nghĩa là trong quá trình giải quyết công việc,

người ta có thể cùng lúc ban hành nhiều công văn, nhưng đó là những công

- văn được sử dụng để giải quyết nhiều công việc, nhiều vấn đề với nhiều mục

đích sử dụng khác nhau.

-_ ILKY NĂNG SOẠN THẢO CÔNG VAN

1 Khái niệm kỹ năng

Để hoạt động ban "hành công văn tại các co quan, tổ chức,doanh

nghiệp đạt hiệu quả cao, đòi hỏi chủ thể ban hành văn bản phải nắm vững

các kỹ năng cần thiết trong quá trình soạn thảo công văn.

“Trước hết, khi nói đến kỹ năng người ta thường nói đến khả năng vận

đụng những kiến thức tích luỹ được trong thực tế ở một lĩnh vực hoặc một

công việc nhất định Nếu gắn với hiệu suất công việc, kỹ năng được hiểu là

năng lực vận dụng có hiệu quả những tri thức để làm tốt một công việc hoặc

một hoạt động, nhằm đạt kết quả mong muốn Nếu xem xét dưới góc độ kỹ

thuật, kỹ năng là cách thức đặc biệt để tiến hành một công việc cụ thể.

Như vậy, từ nhiều cách lý giải về kỹ năng có thể hiểu; kỹ năng là khả

năng thực hành thành thạo những hiểu biết về một hoạt động, một công việc cụ thể" Điều này cho thấy kỹ năng bao hàm cả kiến thức lý thuyết lẫn kiến

® Xem từ điển Học sinh (cấp ID — NXB Giáo dục 1971, tr 286 3

HOI THẢO KHOA HỌC "KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG"

thức thực hành, bao hàm cả biết và làm (Tri và hành), mà việc thể hiện cuối cùng và cơ bản là làm (Hành).

Từ nhận xét trên có thể hiểu kỹ năng soạn thảo công văn là khả nang

vận dụng một cách thành thạo những kiến thức lý luận về công văn trong việc xác định đối tượng thực hiện văn bản, mục đích sử dụng văn bản, nội dung văn bản và các yêu cầu về ngôn ngữ văn bản Khả năng vận dụng ấy

xét đến cùng là việc thể hiện một cách linh hoạt, rõ ràng, cụ thể các yếu tố

tạo nên văn bản khi chúng đan xen, kết hợp với nhau hoặc khi chúng ràng

buộc, bổ sung cho nhau.

2 Một số kỹ năng soạn thảo công văn

Nhìn chung, khi soạn thảo công văn cần kết hợp và vận dụng một số kỹ năng cơ bản sau đây:

2.1 Kỹ năng định hướng

Khi xác định trong hoạt động quản lý có những công việc đòi hỏi giải

quyết bằng việc ban hành công văn, trước hết cần định hướng các vấn đề có liên quanđến văn bản, đảm bảo cho văn bản ban hành đúng thẩm quyền và

phù hợp với mục đích sử dụng Nói cách khác, đó là cách thức tiến hành và

giải quyết những vụ việc, tình huống, sự kiện phát sinh trong thực tiễn theo hướng "văn bản hoá” nội dung vấn đề.

Trong nhiều trường hợp, kỹ năng định hướng thường đóng vai trò

"khai phá” và cung cấp thông tin về diễn biến của hoạt động soạn thảo công

văn với những yêu cầu về kỹ thuật thực hiện và thủ tục ban hành Để qua đó

biết được rằng: ©

- Đây là loại công văn gì?

- Cơ sở nào đảm bảo cho công văn có giá trị pháp lý

- Thẩm quyền ban hành có hợp lý không

- Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của văn bản.

Đối với chủ thể soạn thảo công văn, hoạt động này đòi hỏi phải có sự chủ động trong việc nắm bat tình hình và diễn biến các hoạt động thực tiễn

có liên quan hoặc tác động đến nội dung công việc.Theo đó, chủ thể soạn

4

HỘI THẢO KHOA HỌC "K¥ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SO VAN BẢN HANH CHÍNH THONG DUNG"

thảo công văn phải nắm được toàn bộ diễn biến nội dung sự việc, tìm hiểu

nguyên nhân làm phát sinh các sự kiện thực tế, thu thập đầy đủ văn bản liên

quan đến các hoạt động giải thích, yêu cầu, hướng dẫn (đối với công văn

của cấp trên); Hoặc kiến nghị, đề xuất, dé nghị (đối với công văn của cấp

Mục đích của kỹ năng định hướng suy đến cùng là việc xác định chủ đề văn bản Đây là nhiệm vụ có ý nghĩa quyết định và nó chi phối những

công việc tiếp theo của hoạt động soạn thảo văn bản ở giải đoạn này, chủ

thể soạn thảo công văn cần chú ý giai quyết những vấn đề sau đây: - Thứ nhất, xác định chủ thể ban hành công văn

Công việc này được thực hiện thông qua việc xem xét phạm vi, tinh

chất và nội dung công việc.

Trên thực tế, công văn là hình thức văn bản không qui định rõ về thẩm

quyền và không giới hạn thẩm quyền Công văn được sử dụng tuỳ theo tính

chất và yêu cầu của công việc Bởi vậy, chỉ trên cơ sở tìm hiểu yêu cầu cụ

thể của nội dung công việc mới xác định được chủ thể ban hành công văn

(cấp trên, cấp dưới, cấp tương đương), để từ đó xác định loại công văn phù

hợp (đôn đốc, phê bình, hướng dẫn hay dé nghị, dé xuất ) |

- Thứ hai, xác định đối tượng thực hiện văn bản

Cấp trên, cấp dưới, cấp tương đương trong những trường hợp nhất định

đều có thể là đối tượng thực hiện công văn Xác định đúng đối tượng thực hiện công văn là cơ sở để giải quyết các vấn để thuộc yêu cầu và mục tiêu

của văn bản.Đối tượng của công văn chính là cơ sở thực hiện, đáp ứng nội

dung của văn bản trong thực tiễn (trả lời câu hỏi viết cho ai).

Trong hoạt động ban hành công văn, việc xác định đối tượng thực hiện

công văn có liên quan đến việc xác định chủ thể ban hành văn bản và ngược

lạt Đây là mối quan hệ có biểu hiện rất linh hoạt và đa dạng.Chỉ có thể căn

cứ nội dung của vấn đề hay yêu cầu của vụ việc để xác định đúng chủ thể

ban hành văn bản là cấp trên, nếu đó là công văn giải quyết các vấn đề có

nội dung hướng dẫn, đôn đốc, phê bình, giải thích Hoặc cấp dưới, nếu đó

HỘI THẢO KHOA HỌC "KY NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ VAN BAN HANH CHÍNH THONG DUNG"

là công văn đề cập vấn đề có nội dung đề xuất (dự án, kế hoạch, ý kiến), để

nghị, kiến nghị, yêu cầu; Hoặc cấp tương đương, nếu đó là công văn được

ban hành để phối hợp giải quyết công việc có liên quan ở các cấp ngang nhau |

Và như vậy, trên cơ sở xác định rõ chủ thể ban hành công văn sẽ đồng

- thời xác định được đối tượng thực hiện văn bản.

- Thứ ba, xác định mục đích sử dụng công văn

Khi soạn thảo công văn bao giờ chủ thể ban hành văn bản cũng hướng

tới những mục đích nhất định Mục đích sử dụng công văn thường chứa đựng

trong nội dung của văn bản (trả lời câu hỏi để làm gì) Mục đích đó có thể là những yêu cầu, kiến nghị, dé nghị, dé xuất, (của cấp dưới), hoặc là hoạt động hướng dẫn, giải thích, đôn đốc (của cấp trên), hoặc để trao đổi ý kiến, từ chối (cấp tương đương).

Việc xác định mục đích sử dung công văn được coi là cơ sở để các cơ

quan nhà nước cu thé hoá chức năng, thẩm quyền của minh trong hoạt động

quan lý bằng việc ban hành công văn giải quyết những công việc thuộc thẩm

quyền, nhiệm vụ.

- Thứ tư, xác định các văn ban, tài liệu liên quan.

Đây được.coi là việc buộc phải thực hiện khi soạn thảo công văn Bởi vì, các công việc trong hoạt động quản lý thường phản ánh mối quan hệ đan

xen, ràng buộc với những diễn biến linh hoạt phát sinh từ thực tiễn Do vậy, không thể không tìm hiểu các văn bản, tài liệu liên quan đến vấn đề, sự việc, sự kiện, tình huống có nhu cầu giải quyết bằng việc ban hành công văn.

Các văn bản, tài liệu liên quan này một mặt chỉ ra mối quan hệ cấp

trên, cấp dưới, cấp tương đương; giữa cơ quan ban hành văn bản với các cơquan khác có ảnh hưởng đến mục đích sử dụng văn bản và giá trị của vănbản Mặt khác, các văn bản, tài liệu còn đóng vai trò là cơ sở pháp lý banhành công văn, nhằm bảo đảm tính hợp lý, chặt chế và không chồng chéogiữa các văn bản