Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Phát triển hệ thống thông tin quản lý công việc cho phần mềm Moola

Trang 1

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN

VIEN CÔNG NGHỆ THONG TIN VÀ KINH TE SO

Dé tai: PHAT TRIEN HE THONG QUAN LY CONG VIEC CHO PHAN MEM QUAN LY DOANH NGHIEP.

Ho tén sinh vién : Nguyễn Dinh Nam

Mã sinh viên : 11163529

Lớp : Hệ thống thông tin quản lý 58

Giảng viên hướng dẫn : TS Đoàn Quang Minh

Hà Nội, tháng 02 năm 2020

Trang 2

MUC lỤC - Ăc QQQ Q20 re 1

Danh mục từ Viét tat.c.c.ccccccccccssesecsssesececsesescecsesucscsesesecsesvsucacsesusecaravsucacavansucacanenees 3

Data Flow D1aðTATH 7G 1 0112101191011 1 901191 HH Hư n 3

Damnh MmUuc Cac DANG T7 a 4

Danh muc so đồ, hình VE woe eeececececececececsesescsescsescecscscecscscsesvscsesussasscacscsesescaveveeeees 5

LOI (967.1000077 | I Mục đích nghiên cứu dé tài 2 252 <+EE+EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEkerkerreee 2

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài . -2 5¿©5zcxz2ssc++ 3

3 Phuong phap nghién 1 3

A, Kết cấu để tai cc eccccccccccssesssessesssessesssessusssecsusssecsuscsecsuecsessuecsecsuecssessecseeeseeaes 3 CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE DON VỊ THUC TẬP VA DE TÀI NGHIÊN CỨU 5 1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập -2- 5c ©5z+c2+£++£++zxerxerxerseee 5

1.1.1 Các thông tin cơ bản về đơn vị thực CAD oeeeeccesceseceseceseeeeeeeeeeeseeesees 5

1.1.2 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty - 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban -2- 5z=52¿ 8

1.1.4 Định hướng phát triển của công ty - ¿2 s+cs+c+xerxsrssrszree 10

1.1.5 Linh vực kinh doanh .- ¿+ + << + + +22 *#*+++zeeeeeeeeeeezees 11

1.2 Giới thiệu về đề tài -c-cc tt tk SE E111 1151111212 EEEEerkrree 12 1.2.1 Tổng quan về tính năng quản lý công vIỆC -«<+<<<+ 12

1.2.2 Các quy trình, nghiệp vụ cơ bản trong quản lý công việc 13

1.2.3 Lý do chọn đề tài -:- 55+ 211211215 1111211211 2111111 xe 14

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHAP VA CÔNG CỤ CAN THIẾT ĐỀ THUC

HIEN DE 5ã0102277 7 ::‹::1 15

2.1 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý 2-5-5: l5

2.1.1 Định nghĩa chung - + +3 E1 EEkEsseksreeerrrerrsreerree 15

2.1.2 Những đặc điểm chung của hệ thống thông tin quản lý 15

2.1.3 Các loại HTTT trong một tổ cÌhức -5c©5c©5eccc+ccccerxereered 17 2.1.4 Các giai đoạn trong quá trình phân tích hệ thống, 18 2.3 Một số khái niệm và nguyên tắc trong quản lý công việc 24 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Nam

Trang 3

2.3.1 Khái niệm giao việc hay phân công công vIỆC: - -«- 24

2.4 Những yếu tố cốt lõi trong xây dựng quy trình quản lý công việc 25 2.4.1 Xác định nhu cầu quản lý công việc chung của các doanh nghiệp 25

2.4.2 Xác định mục đích chung - ¿c5 3c ** + £ + SvEEeeeeeeerseesrss 25

2.4.3 Xác định nguồn lực chung ¿2 s5 x>x2E£EzEezxerxerxervees 26

2.5 Khảo sát quy trình quan lý công việc chung của các doanh nghiệp 262.5.1 Quy trình giao việc cho nhân vIÊn 5+ 5+ ++s£++se++sesseeseess 262.5.2 Quy trình giám sát quá trình làm việc của nhân viên - 27

2.5.3 Quy trình báo cáo tiến độ công viỆc -¿-¿cs+cs+rxerxerseee 28 CHUONG 3: PHAN TÍCH VÀ THIET KE HỆ THONG QUAN LÝ CÔNG VIEC 29

3.1 Phân tích hệ thống quản lý công Vi6C eeeeeesesseeseessessessesseesestessesseeseesees 29

3.1.1 Tìm hiểu bài toán - -¿ +++c2++ttEExxtttrktrrrttktrrrrtrtrrrrrtrerrrieg 29 3.1.2 Sơ đồ luồng thông tin -2- ¿©2252 22++EE+2EEtEEzrxerxeerxerxrerxee 30 3.1.3 Sơ đồ chức năng BFTD - 2-2 2+Es‡ExeEESEEEEEEEE2E1221271 1E crkeeg 32 3.1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFPD - 2-52 sSE+EE2E2EE2EE2EEEEEerkerkerreee 33 3.2 Phân tích thiết kế hệ thống - ¿2 2 2 £+EE+EE+£E£E££EE2EE2EEzEErrxrrseei 36 3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu - -ccvcccccttttttktrrrrtttrrrrttirrrrrrrerrries 36

3.3 Thiết kế các thủ tỤC c St kSEEE SE EEEEkSEEEEEEkEkrErkrkrkrrrree 46

3.3.1 Giải thuật “Tao công VIỆC ”” - c6 tt HH HH như 46

3.3.2 Giải thuật “lọc thông tITi”” - -ó- 6 tt E*vEEEEEEEkEskeskerkrrkrrkrrke 48

3.3.3 Giải thuật “kiểm tra quyền nhân viên” -2- 2s s+s+zx+zszex 49 3.5 Thiết kế giao điện người dùng - 2-52 2+EeEEeEEeEEzEEEerkerkererree 50

3.5.1 Màn hình chính quản lý công VIỆC: -+-<<<++<<+++sec<s+ 503.5.2 Giao diện giao việc cho nhân vIÊn 55+ +++<++see+sseeess 523.5.3 Giao diện lọc thông tITI - 5 2< 3+2 1 33351 EEEESrrirerreererreeree 573.5.4 Giao diện cập nhật thông tin cho công VIEC -+<-<<+>5 60

KET LUẬN (k3 SE E1 E1E1111111111 1111111111111 11111111 Txce 65 IV 1001200927 9)80.4 015 66

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Nam

Trang 4

Danh mục từ viết tắt

STT Ký hiệu chữ viết tắtChữ viết đầy đủ

1 TNHH Trach nhiém hitu han

2 HTTT Hệ thong thông tin

3 DSS Decision Support System

4 MIS Management Information System5 TPS Transaction Processing System

6 ES Expert System

7 ISCA Information System Competitive Advantage

8 CNTT Công nghệ thông tin

9 DFD Data Flow Diagram

10 BFD Business Function Diagramlãi IFD Information Flow Diagram

Trang 5

Danh mục các bảng

Bảng 3 1: Thiết kế dữ liệu danh mục CONG VIỆC - s6 *ssvesee 44 Bang 3 2: Thiết kế dit liệu danh mục nhân viên -. 2- 2+: 44

Bảng 3 3: : Thiết kế dữ liệu danh mục hóa đơn - 2s +5 zs+szzsss 44

Bang 3 4: : Thiết kế dit liệu danh mục giao việc . s- 5 5+: 45 Bang 3 5: : Thiết kế dit liệu danh mục khách hàng - +: 45

Bảng 3 6: Thiết kế dữ liệu danh mục tài liệu 2-2-2 2 s2 45

Bảng 3 7: Thiết kế dữ liệu danh mục tài liệu — công việc 45

Trang 6

Danh mục sơ đồ, hình vẽ

Hình 1 1: Tóm tắt quá tinh thành lập và phát triển công ty TNHH phần mềm Moola 6 Hình 1 2: Sơ đồ cơ cau tổ chức của công ty TNHH phần mềm Moola 8

Hình 2 1: Tổng quan hệ thống thông tin quản LY -<++ 15

Hình 3 1: Sơ đồ luồng thông tin mô tả quy trình giao việc - 30

Hình 3 2: Sơ đồ luéng thông tin mô tả quy trình cập nhật trang thái, giám

IRNv0:1502I 1211107 31

Hình 3 3: Sơ đồ chức năng BFD 2-2 2+E++EeEESEE2EEZErEerkerkrreee 32 Hình 3 4: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh (mức () 5+ +<ss+s++essx 33

Hình 3 5: Sơ đồ luồng dit liệu mức một 2 2 22 s+zs+zxzszzs+ 35

Hình 3 6: Mô hình quan hệ giữa các bảng - «- «+ x++sex+ses+ 36

Hình 3 7: Sơ đồ giải thuật “ tạo CONG VIỆC ” - sccssssssesreersreree 47 Hình 3 8: Sơ đồ giải thuật “Lọc thông tin”” -¿-¿s s+cs+cx+rxezxee 48 Hình 3 9: Sơ đồ giải thuật kiểm tra quyền nhân viên - 49

Hình 3 10: Màn hình quản lý công việc khi không có công việc 50Hình 3 11: Màn hình quan lý công việc khi có công việc 51

Hình 3 12: Man hình giao việc cho nhân viÊn - . - 5-5 << <++<<<>+<<s 52Hình 3 13: Màn hình chọn công vIỆC - «+ Sc S12 *krreerrsrserree 53Hình 3 14: Màn hình thêm công VIỆC 5625 + £+*skE+sesseeese 54

Hình 3 15: Man hình chọn nhân viên << << << c+++++++ssccces 55Hình 3 16: Màn hình chọn khách hàng - «+ +«£+s£++e+s+ 56Hình 3 17: Giao diện lọc thông tine ce eeesseceseeeeeseeesseeeesneeesseeeseees 57Hình 3 18: Giao diện lọc thông tin theo tên công viỆc - 58Hình 3 19: Giao diện lọc thông tin theo tên nhân viên 59Hình 3 20: Màn hình cập nhật thông tin cho công viỆc 60

Hình 3 21: Màn hình bắt đầu công việc -¿- 2 2 s+cs+zxerxeze+ 61

Hình 3 22: Giao diện cap nhật tài liệu cho công vIỆc «‹ 62

Hình 3 23: Giao diện câp nhật phản hồi công việc - 5 63

Hình 3 24: Màn hình hoàn thành công vIỆC - «+ ++sx++sx++sx+2 64

Trang 7

LỜI MỞ ĐẦU

Thế giới nói chung và nước ta nói riêng dang có những bước chuyền mình mạnh mẽ trong nền công nghiệp 4.0, sự phát triển không ngừng của công nghệ giúp nén kinh tế của nước ta có những bước tiến vượt bậc Do đó,

Mỗi doanh nghiệp đều đã và đang trang bị cho mình những HTTT để bắt kịp

xu hướng phát triển chung của nền kinh tế thé giới, dé có thé tồn tai, phát

triển, cạnh tranh và đứng vững trong nền kinh tế đầy thách thức, cơ hội cũng

như rủi ro hiện nay Với mọi doanh nghiệp, việc thực hiện tốt các công tác trong quản lý luôn là vấn đề được chú trọng, không chỉ chú trọng về con người, mà cần cả những công cụ quản lý mạnh mẽ hỗ trợ cho quản lý doanh nghiệp Trên thị trường phần mềm hiện nay, không khó dé các doanh nghiệp

có thể tìm và trang bị cho mình một hệ thống phần mềm quản lý, nhưng hiện

tại các phần mềm trên thị trường hiện nay đều có những ưu nhược điểm, đó

là chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc của các doanh nghiệp, vì vậy việc phát triển một hệ thong quản lý công việc là một trong những điều mà các doanh nghiệp mong muốn ở mỗi phần mềm quản lý Việc được trang

bị hệ thống quản lý công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được bài toán về quản lý giám sát công việc diễn ra thường nhật, đồng thời tiết kiệm được thời gian, nguồn lực, giảm thiéu các quy trình, thủ tục phức tạp mà vẫn đạt được độ chính xác, hiệu quả tuyệt đối Công ty TNHH phần mềm Moola

là một đơn vị chuyên về phát triển và cung cấp giải pháp phần mềm quản lý

doanh nghiệp, được trang bị những công nghệ mới và hiện đại, Moola hoàn

toàn có thể phát triển và giải quyết mọi bài toán quản lý, và bài toán quản lý

công việc cũng vậy.

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ mang lại nhiều thay đổi về suy

nghĩ, tư duy, tầm nhìn và nhận thực của mỗi con người, nhất là những nhà

quản lý, luôm tìm cách tối ưu hóa mọi thứ cho doanh nghiệp của mình bằng

Trang 8

cách tìm kiếm và tận dụng triệt để công nghệ nghệ phù hợp, ứng dụng công

nghệ thông tin với mục đích gia tăng hiệu quả hoạt động, sản xuất, kinh doanh, Trong bối cảnh thuận lợi đó, việc trang bị tính năng quản lý công việc sẽ giúp Moola hoàn thiện hơn phần mén, giải quyết được triệt dé hơn các

nhu câu quản lý của các doanh nghiệp.

Quản lý công việc yêu cầu người quản lý cần có những kĩ năng nghiệp vụ cũng như có góc nhìn, đánh giá con người mới có thể thực hiện tốt được

việc quản lý, giám sát công việc, cũng như dé cho công việc diễn ra trong

doanh nghiệp luông đúng kế hoạch, đạt hiệu quả cao Thấy được tầm quan trọng cũng như những van đề khó khăn của khâu quan lý công việc, do đó

em quyết định thực hiện đề tài: “Phát triển hệ thống thông tin quản lý công

việc cho phân mêm Moola”

1 Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm ra phương án tối ưu dé giải quyết van

đề quản lý công việc, giúp hoàn thiện phần mềm Moola cũng như đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý, góp phần đơn giản hóa quy trình quản lý

công việc.

Hệ thống giúp cho các doanh nghiệp dé dàng thực hiện quản lý công việc, giảm thiéu thời gian quản lý, giám sát quá trình một cách hiệu quả mà không tạo ra tâm lý bị giám sát, không ảnh hưởng đến quá trình làm việc Hệ thong

quản lý công việc sẽ là công cụ giúp cho doanh nghiệp quản lý, giám sát,

đánh giá công việc, đảm bảo công việc luôn được hoàn thành theo kế hoạch

Cụ thê, tính năng quản lý công việc nhăm mục đích giải quyêt các vân đê

như sau:

v Tin học hóa các quy trình trong quản lý công việc

Y Quản lý giao việc, lịch thực hiện công việc, tài liệu công việc trạng

thái công việc

Trang 9

v Giúp các nhà quản lý theo dõi, giám sát được công việc đã giao

Có thé nhìn trên các báo cáo công việc dé đánh giá hiệu quả của công

việc cũng như năng xuất của nhân viên, có công cụ để cân nhắc khi

giao việc, đánh giá nhân viên.

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài.

¢ Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong nội bộ Công ty TNHH phan

mềm Moola và khách hàng của công ty.

s* Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

* Đối tượng nghiệp vụ: Hệ thống quản lý công việc

Y Đối tượng công nghệ: Một số công nghệ và các nền tảng hiện tại

có liên quan của Moola.3 Phương pháp nghiên cứu

Một số phương pháp nghiên cứu được áp dụng:

* Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thu thập thông tin liên

quan từ phía các khách hàng của Moola, từ đó hiểu được quy trình cũng như hiểu mong muốn của họ trong vấn đề quản lý công việc

* Phương pháp quan sát thực tiễn: Trong quá trình làm việc, quan sát và

ghi chép lại những thông tin liên quan đến quy trình quản lý công việc,

xem xét các nhu cầu phản hồi từ khách hàng.

* Phương pháp mô hình hóa: Phương pháp thực hiện mô hình hóa dé có

cái nhìn trực quan về quy trình;

* Phương pháp tiếp cận hệ thống: Phương pháp này dựa trên các hệ thong hiện có trong các đơn vị doanh nghiệp, chỉ ra những hạn chế,cân nhắc dé dé xuất và đề ra phương án giải quyết phù hợp và tối ưu nhất.

4 Kết cấu đề tài

Ngoài các phần chung như lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo,

phụ lục, báo cáo chuyên đề bao gồm 3 chương như sau:

> Chương 1 - Tổng quan về đơn vị thự tập và đề tài nghiên cứu Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Nam

Trang 10

Chương này sẽ giới thiệu tổng quát các về đơn vị thực tập và đề

tài nghiên cứu

> Chương 2 - Cơ sở phương pháp luận và những công cụ sử dụng

dé thực hiện đề tài

Chương này sẽ trình bày về các lý thuyết, cơ sở, nền tảng, các phương pháp luận về hệ thống và xây dựng hệ thống hỗ trợ cho quá

trình thực hiện đề tài.

> Chương 3 - Xây dựng phần mềm chăm sóc khách hàng cho Công ty TNHH phần mềm Moola.

Chương 3 sẽ căn cứ vào lý luận, những nền tảng và công cụ đã

nêu ở chương hai đề tiễn hành phân tích, thiết kế và phát triển hệ thong

cho bài toán quản lý công việc của các doanh nghiệp

Trang 11

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE DON VỊ THUC TẬP VÀ DE

TAI NGHIEN CUU 1.1 Giới thiệu chung về don vi thực tập

1.1.1 Các thông tin cơ bản về don vị thực tập

Tên doanh nghiệp: CONG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HAN PHAN MEM MOOLA.

Tên giao dịch của công ty: MOOLA CO., LTD.Ngày hoạt động: 22/10/2018.

Giám đốc: Trần Thanh Hai.

Logo của công ty:

Entemrse Resource Planning

—-Logo của công ty

Trụ sở chính: Tầng 3 - Tòa B - Tòa Sông Đà, đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, Quận Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

1.1.2 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty

Trang 12

Tóm tắt quá trình thành lập của MOOLA CO., LTD

- Giai đoạn pháttrien dự án “Sale

Logistic” - tiên

than sản phẩmMoola Pro của ông

Bob Robert Brim

- Phat triển và đưa

Moola Pro lan toa

Ông Robert Brim

sang Việt Nam, ket

hợp với những

nhà phát triên hệthông tại Hà Nội,

tạo ra Moola Pro

Hình 1 1: Tóm tắt quá trình thành lập và phát triển công ty TNHH phan

mêm Moola

Vào những năm 1974, những bat cập trong Lĩnh vực bán lẻ hình thành

lên ý tưởng xây dựng một phần mềm quản lý doanh nghiệp Moola - Phần

mềm quản lý doanh nghiệp ra đời từ đó Tại thời điểm đó, Tại các công ty

nhỏ, việc trang bị các máy tính hầu như chưa được thực hiện Tuy nhiên, cũng trong thời điểm đó, một đại lý nhỏ hoạt động trong lĩnh vực cung cấp

kinh doanh máy móc thiết bị cải tiến cho nông nghiệp, đi đầu trong ứng dụng các nghiệp vụ quản lý, cụ thể là quản lý hàng tồn kho một cách tự động trên nên tảng hệ thong IBM3 Chi bay năm sau, đại lý đó đã phát triển thành một hệ thống lớn các doanh nghiệp phân phối bán lẻ Nhờ sự phát trién mạnh mẽ

đó, hệ thong đã thi hut được sự quan tâm cua Ford Mortor Company, do đó Ford Mortor Company quyết định áp dụng hệ thống này cho hệ thống phân phối của mình, đồng thời xây dựng những kết nỗi giữa phần mềm quản lý

trên các hệ thông lớn với phần mềm bán lẻ Thấy được điều đó, Bob Robert Brim - một trong những nhà phát triển đầu tiên của ngành HTTT quản lý đã

Trang 13

thành lập Tập đoàn Dealer Information Systems(DIS), sau nhiều năm phát

triển đến nay đã từng trở thành 1 trong top 30 Tap đoàn lớn tại Mỹ.

Sau khi thành lâp, Tập đoàn DIS đã có sự phát triển mạnh mẽ lúc này, các nhà sản xuất, kinh doanh day mạnh ứng dụng những hệ thống tự động hóa cho việc sản xuất phân phối trong doanh nghiệp của mình Mặc dù đang trên đà phát triển mạnh mẽ, xong Bob Robert Brim vẫn cảm thấy chưa hài lòng về hệ thong hiện tại Từ đó, Bob liên tục nghiên cứu, thử nghiệm trên

các nền tảng công nghệ mới nhất đề tìm ra những phương pháp chính xác và mạnh mẽ hơn, dé có thé tự động hóa moi quy trình nghiệp vụ trong một dai lý bán lẻ Với niềm đam mê công nghệ của Bob, năm 2014, Bob chính thức

nghỉ hưu tại tập đoàn DIS, lúc này ô đầu tư nhiều thơi gian hơn cho dự án phát triển hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ của mình Bob đã có những người đồng hành là một nhóm những kỹ sư phát triển phần mềm trẻ, tài năng và đầy tham vọng ở Hà Nội, phát triển dự án bán lẻ, xây dựng nên phần mềm

quản lý doanh nghiệp Moola — một ứng dụng sử dụng dịch vụ lưu trữ đám

mây hiện đại và an toàn tuyệt đối, đồng thời sử dụng các nền tảng công nghệ

di động mạnh mẽ, phổ biến hiện nay đó là nền tảng Android và IOS Với các mốc thời gian quan trọng trong lịch sử hình thành và phát triển của Moola

đó là:

- Năm 2014: ra mắt phần mềm Moola — Pro, ý tưởng được hình thành

từ dự an “Sales Logistic” của tập đoàn DIS

- Nam 2015: Triển khai ứng dụng thành công quy trình của Moola — pro

cho Head Honda, đánh dấu sự hoàn thiện cũng như đột phá của phần mềm.

- Nam 2017: Moola-pro hoàn thiện các chức năng chính trong việc

quản lý doanh nghiép.

- Nam 2018: Dua Moola — 4U lên CH Play và App Store, ra mat phan

mềm trên thị trường.

Trang 14

- Nam 2019: “Công ty nghiên cứu thành công và cho ra mắt công nghệ chấm công ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI, đó là tính năng chấm công băng

hình thức nhận diện khuôn mặt.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 1.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Phòng kinh doanh Phòng Hỗ trợ & Triển Khai Phong Phát triển sản phẩm

Hình 1 2: So đồ cơ cau tổ chức của công ty TNHH phần mềm Moola

1.1.3.2 Chức năng cua các phòng ban

> Ban lãnh đạo công ty: Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm cân nhắc đưa

ra mọi phương hướng chiến lược, kế hoạch sản xuất và kinh doanh,

chính sách chi trả hay những phương hướng chiến lược phát triển của

công ty Hàng tháng, ban lãnh đạo luôn có những cuộc họp dé tổng kết đánh giá kết quả kinh doanh hoạt động và phát triển, nhờ đó mà ban lãnh đao luôn sát sao được trong việc điều hành và đưa ra những chiến lược hoạt động, quyết đinh đúng đắn cho công ty

Trang 15

> Phòng Kế toán, Quản lý tổng hợp: không chỉ chịu trách nhiệm xử lý, tong kết báo cáo các khoản thu chi của công ty, quản lý nhân sự, đề bạt bố nhiệm và khen thưởng Bằng nghiệp vụ vững vàng tong lĩnh

vực tài chính kế toán, phòng còn đóng vai trò là cô vẫn trong lĩnh vực

tài chính kế toán giúp cho việc phát triển phan mềm luôn đúng với các nghiệp vụ thực tế, phù hợp với chính sách nhà nước cũng như thuận lợi nhất cho doanh nghiệp sử dụng

> Phong Kinh doanh: Tìm kiếm và khoanh vùng đối tượng, các nhóm khách hàng tiềm năng dé tiếp cận và giới thiệu sản pham phần mềm Moola tới khách hang Đồng thời trong quá trình hoạt động, không ngừng tìm kiếm thị trường mới, các lĩnh vực và nhóm khách hàng mới, dé tăng doanh thu, lợi nhuận mang về cho công ty

> Phong Phát triển sản phẩm: Giải quyét các bài toán thực tế của mọi doanh nghiệp, triển khai các ý tưởng đó trên phần mềm Moola Luôn phát trién không ngừng dé đưa phần mềm Moola ngày càng hoàn thiện

hơn với những nghiệp vụ thông minh, công nghệ mới phù hợp với

nhiều đối tượng khách hàng nhất có thê.

> Phòng Ho trợ và Triển Khai: Chịu trách ứng dụng quy trình của Moola cho khách hàng, phòng có nhiệm vụ cài đặt phần mềm cho

khách, hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng sử dụng các chức năng, các

nghiệp vụ của ứng dụng, giúp khách hàng khai thác tối đa những tính

năng của phần mềm.

> Phòng Tư vấn và Chăm sóc khách hang: Tư vẫn quy trình, giải pháp quản lý cho khách hàng Giúp khách hàng nhận ra các vấn đề cần thay đổi trong doanh nghiệp của khách hàng Đồng thời chăm sóc khách

hàng định kì (theo mốc thời gian tùy thuộc vào kế hoạch và thời điểm) Ghi nhận các phản hồi của khách hàng về phần mềm, sản phẩm dé

chuyền tới bộ phận có trách nhiệm xử lý.

Trang 16

1.1.4 Định hướng phát triển của công ty Sứ mệnh

Thấy được sự phát triển của nền tảng di động, công ty đã day công nghiên cứu phát triển các phần mềm của mình trên nên tảng di động, ứng dụng các thành tựu công nghệ nỗi trội và mong muốn xu hướng hóa hình

thức quản lý của các phần mềm từ máy tính lên các thiết bị di động, giải

phóng không gian làm việc gò bó trong văn phòng, giúp con người có thể là

việc tại bất cứ đâu, bất cứ lúc nào mà vẫn đạt đưuọc hiệu quả cao nhất trong

công việc

Tâm nhìn

Dé hướng tới mục tiêu lâu dài, Moola đã xây dựng và phát triển cho

mình một hệ sinh thái mạnh mẽ là công nghệ (Ecosystem) thông qua việc

xây dựng phát triển đồng thời hai ứng dụng là Moola - Pro và Moola - 4U Đây là hai phần mềm hoạt động song song với mục tiêu trở thành cầu nối liên kết doanh nghiệp với khách hàng, cung cấp những công cụ marketing

giúp đem sản phẩm đến với người tiêu, dem khách hàng đến với các doanh

nghiệp một cách dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng Với kì vọng trong tương

lai sắp tới, xu hướng mobile phát trién mạnh mẽ sẽ thay thé máy tính công

Chiến lược phát triển

Moola luôn mong phát triển dé có thé là một trong những don vị cung

cấp phần mềm lớn nhất tại thị trường phần mềm ở Việt Nam, đặc biệt đi đầu về xu hướng moobile Moola luôn mong muốn gia tăng khả năng cạnh trạnh trong từng sản phẩm bằng nhiều phương pháp tìm tòi, nghiên cứu và ứng dụng những công nghệ tiên tiến nhất của thời đại, bên cạnh đó cũng chú trọng đến sự đơn giản, hiệu quả trong từng sản pham dich vu.

Trang 17

Mục tiêu tổ chức nhân sự: Moola đặt vấn đề con người lên hàng đầu Việc

đây mạnh phát triển nguồn nhân lực được chú trọng, vì vậy công ty luôn đầu

tư và được định hướng đúng đắn ngay từ đầu một cách bền vững, do yếu tố

con người được công ty đặc biệt trú trọng nên Moola đã và đang không

ngừng đào tao, gia tăng nguồn nhân lực ở moi vị trí như triển khai, phát triển,

kinh doanh, hỗ trợ khách hàng

Mục tiêu doanh số: Moola đặt mục tiêu về doanh số tăng trưởng bình

quân khoảng từ 30% cho đến 50 % / năm.

1.1.5 Lĩnh vực kinh doanh.

Hai sản phẩm chính được công ty tung ra thị trường chính là

Moola4U và Moola-Pro

- Moola Pro: là phần mềm quản trị doanh nghiệp- một công cu đắc lực

hỗ trợ cho các quy trong trình quản lý của mọi doanh nghiệp.

- Moola-4U: Phần mềm đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp va khách hàng, mang sản phẩm dich vụ của doanh nghiệp đến người khách hàng

một cách gân nhât, nhanh nhat.

Bên cạnh hai sản phâm chính, công ty còn cung câp các dịch vụ sau:

* Phát triển phần mềm: Phân tích thiết kế và Xây dựng ứng dụng với nền

tảng di động Androi và IOS cho mọi lĩnh vực như dịch vụ, giáo dục, giải trí,

du lịch, y tế, vận chuyền

* Tư vấn, cung cấp giải pháp phần mềm:

- Tu vấn và hỗ trợ quy trình quản lý cho các doanh nghiệp khác.

Trang 18

- Tuvan cho khách hàng vê những van đê liên quan dén an toàn thông

tin trong việc ứng dụng phân mêm di động trong công tác quản tri của các tô

chức, doanh nghiép.

* Kiểm thử các phần mềm di động: Kết hợp quy trình manual - testing, auto - testing trên các công cụ giả lập các thiết bị di động trên dé kiểm định

các ứng dụng hoạt động dat tiêu chuẩn.

* Kết hop các thiết bị di động cùng với các thiết bị khác như máy quét, máy in, Cung cấp các giải pháp đa dạng, tiện lợi, đơn giản, chính xác và

linh hoạt dé có thé tích hợp nhiều ứng dụng, nhiều công cụ trong quan trị của

doanh nghiệp.

» Phan tích dữ liệu: thực hiện phân tích thông tin, dữ liệu từ mọi thói quen

sử dụng của người dùng ứng dụng, nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra

những phương án tối ưu trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và kinh

doanh, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp.

1.2 Giới thiệu về đề tài.

1.2.1 Tổng quan về tính năng quản lý công việc

Công việc là những phát sinh thường xuyên, liên tục trong một Doanh

nghiệp, tồn tại ở mọi Bộ phận, Phòng ban của công ty Do vậy, Quản lý công

việc là một trong những tính năng quan trong mà bat kỳ một Doanh nghiệp

nào từ các câp quản lý đên đội ngũ nhân viên cũng đêu cân đên.

Hiện nay, công tác quản lý của phần lớn các doanh nghiệp còn đang tồn tại rất nhiều hạn chế, khiến cho sự phát triển của doanh nghiệp bi kìm hãm cũng như giảm đi khả năng cạnh tranh Một số khó khăn trong quản lý công

việc mà hiện nay các doanh nghiệp đang gặp phải:

NHÂN VIÊN

Trang 19

‹« Khó theo dõi, kiểm soát được tiến độ dự án, công việc

‹_ Phân bổ và sử dụng nguồn lực không hop lý, gây lãng phí

« Thiéu công cụ đánh giá một cách khách quan hiệu suat làm việc.

QUẢN LÝ

« Quên việc, bỏ sót việc, thường xuyên cham deadline

+ Khó khăn trong việc cộng tác, trao đôi thông tin và nhận hỗ trợ trong

công việc

+ Mat thời gian tổng hợp, làm báo cáo

« Năng suất giảm, trì trệ trong công việc

Đề khắc phục tình trạng nêu trên thì việc lựa chọn sử dụng Phần mềm quản lý có tính năng quản lý công việc là điều tất yêu mà mỗi Doanh nghiệp cần phải thực hiện dé bat kịp xu hướng phát triển của thời đại Công nghệ 4.0

— thời dai Công nghệ Chuyén đổi số, hay nói cách khác, tính năng quản lý công việc là một trong những tính năng quan trọng của một phần mềm quản

lý doanh nghiệp, dé đảm bảo sự đa năng, toàn diện va đáp ứng mọi yêu cầu

cần thiết của doanh nghiệp

Môi trường làm việc trên một nền tảng thống nhất, tăng tính tương tác,

giúp người quản lý có thé lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện một cách tự nhiên, khoa học và

hiệu quả Người nhân viên cũng dễ dàng nhận được công việc được giao,

biết được việc gì cần phải làm ngay, giảm thiểu tình trạng quá hạn, bỏ sót

công việc

1.2.2 Các quy trình, nghiệp vụ cơ bản trong quản lý công việc

+ Quản lý đồng bộ dữ liệu hệ thống: đám bảo thông tin trong toàn hệ thông doanh nghiệp đồng đều, không có sự sai lệch hay chama thông tin giữ các đối tượng trong hệ thống.

Trang 20

+ Giaoviệc: Người quản lý giao việc cho nhân viên của mình dưới nhiều hình thức, tuy nhiên đều phải thông báo được cho nhân viên đó đầy đủ thông tin,

yêu câu của công việc đó như làm gì, làm cho ai, làm ở đâu, thời gian nao

+ Giám sát: công việc khi được giao sẽ có nhiều giai đoạn, có thể quy về 1 số giai đoạn chính như đang chờ, đang thực hiện, đã hoàn thành hay đã hủy, đồng thời các trạng thái công việc được thay đổi sẽ gắn với các mốc thời

gian, qua đó người quản lý sẽ năm bat được tiên độ công việc.

+ Báo cáo: Nhân viên khi thực hiện môi giai đoạn công việc sẽ cân báo cáolại cho quan lý đê năm bat tình hình công việc, từ đó cân đôi va tôi ưu đượcnguôn lực khi giao việc cũng như hạn chê tình trạng bỏ sót công việc hay

chậm thời hạn

1.2.3 Lý do chọn đề tài.

Trong thời buôi kinh tế hội nhập, các công việc, các lĩnh vực kinh tế ngày càng đa dạng và phát triển, trên xu hướng đó, một doanh nghiệp bắt

buộc phải lựa chọn cho mình những phương pháp quản lý thuận tiện và

tối ưu nhất, trên thực tế, mặc dù nhiều doanh nghiệp đã sử dụng CNTT vào quản lý tuy nhiên, vấn đề quản lý công việc vẫn chưa được các công ty phần mềm trú trọng đến, các doanh nghiệp chưa có được công cụ quản

lý hiệu quả nhất, việc bố xung thêm tinh năng quan lý công việc vào trong phần mềm quản lý sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, cũng cấp cho

khách hang một trong những tính năng giúp doanh nghiệp quản lý được

tiễn trình công việc triệt dé, hiệu quả Đồng thời cũng là hoàn thiện hon

phần mềm quản lý Moola của công ty, hướng phần mềm trở thành một

trong nhưng phần mềm thông minh, hoàn thiện và dẫn đầu về xu hướng

quản lý.

Trang 21

Đề phân tích một hệ thống, việc đầu tiên là phải khảo sát hệ thống đó.

Người ta xem “Hệ thống là tập hợp các phần tử có kết nỗi lẫn nhau và liên kết với yếu tố bên ngoài” Hệ thống đảm nhận vai trò kết nối con người và thiết bị công nghệ với chức năng lưu trữ, thu thập, truyền nhận va xử lý dữ liệu tạo ra các thông tin thỏa mãn nhu cầu của con người trong việc quản lý và hỗ trợ ra quyết định Vậy nên, khi tạo lập một hệ thống mới, cần cân nhắc

nhiều yếu tố, phân tích kĩ lưỡng những đặc thù chung, xem xét kĩ các yêu

cầu và mục tiêu để đảm bảo hệ thống mang lại lợi ích tin học hóa tốt nhất 2.1.2 Những đặc điểm chung của hệ thống thông tin quản lý

Kho dữ liệu

Hình 2 1: Tổng quan hệ thống thông tin quan lýSinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Nam

Trang 22

HTTT quản lý có tính phân cấp từ trên xuống dưới Hệ thống phân

thành các cấp bậc từ trung ương đến don vị trực thuộc nham tạo sự thuận lợi

cho việc quản lý theo chiều dọc, thông tin được lưu chuyền từ trên xuống

dưới và ngược lại từ dưới lên trên.

Y Luong thông tin vào

Dữ liệu đầu vào trong HTTT được chia thành cá phân nhóm sau: e Nhóm thông tin đầu vào bat biến, cố định.

e Nhóm thông tin đầu vào liên tục biến đổi, phải cập nhật thường

e - Nhóm thông tin đầu vào thay đổi đồng bộ, được tổng hợp từ nhóm thông tin cấp dưới, phải liên tục xử lý theo định kỳ.

* Luong thông tin ra

Thông tin ra chính là sự kết xuất, tổng hợp của các thông tin đầu vào, tùy tường trường hợp cụ thể

Đặc biệt các thông tin báo cáo là sự tổng hợp các thông tin đầu vào cà cho ra kết quả Những thông tin này trực tiếp hỗ trợ cho nhà quản lý từ

Trang 23

viéc nam bat thông tin cho đên việc ra quyết định Do đó, các báo cáo cânphải nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính chính xác, có độ tin cậy cao.

Y Quy trình quản lý

Quy trình quản lý ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu xuất của người quản lý Đối với các phương pháp quản lý cô điển, thường có những quy trình ko tối ưu như thống kê số liệu bằng số sách, bảng tính hay báo cáo tay cho từng khâu, Những quy trình thủ công đó không chỉ gây tốn thời gian mà tính

chính xác cũng không cao, dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt đối với khối lượng

công việc lớn.

2.1.3 Các loại HTTT trong một tổ chức

Việc phân loại các mức hệ thống tùy thuộc vào các tiếp cận vấn đề

cũng như mục đích dé có thé tương thích với từng loại HTTT khác nhau Dựa vào các yêu cầu hay mục dich của đối tượng người dùng, có thé chia HTTT thành năm loại hệ thống như sau:

e Hệ thống xử lý giao dich (TPS): Hệ thống nhằm mục đích giải quyết các giao dịch đã hoàn thành, hệ thống sẽ tông quát lại các thông tin cũ và cho ra cái nhìn tổng quan lại những nghiệp vụ trước đó của doanh nghiệp, hệ thong này có vai trò trợ giúp cho các hoạt động ở mức độ

tác nghiệp.

e Hệ thống thông tin quản ly (MIS): Hệ thống này có vai trò dé hỗ trợ quá trình vận hành của doanh nghiệp, tô chức ở mức độ quản lý điều hành và tác nghiệp, hay thiếp lập các mục tiêu kế hoạch cho doanh nghiệp Hệ thống được thiết kế dựa trên cơ sở những dữ liệu sinh ra

từ hệ thống các giao dịch trước đó cũng như nghững nguồn dữ liệu có sẵn bên ngoài Hệ thống sẽ có những đầu ra là các báo cáo, nguồn

thông tin phù hợp với nhu cầu của người quản lý Do hệ thống có cơ

Trang 24

sở dit liệu là các nguồn thông tin trước đó nên chất lượng dau ra cũng

phụ thuộc tương đối vào sự hoạt động của HTTT trước đó

e Hệ thống hỗ trợ ra quyết dinh (DSS): Hệ thong nay ra doi nhằm mục

tiêu cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin, căn cứ giúp cho họ đưa ra được những quyết định chiến lược, gải pháp Cơ chế hoạt động của hệ thống là việc xác định van đề, mô hình hóa nó, tạo lập các

phương án và so sánh đưa ra phương án tối ưu nhất.

e Hệ thống chuyên gia (ES): Hệ thống này bắt nguồn và tận dung những tính năng, điểm mạnh từ những nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo (AD), và kết quả là nhưng thông tin được phân tích, chiết xuất dựa vào các kiến thức của chuyên gia về các lĩnh vực, khía cạnh nào đó

e Hé thong thong tin tang loi thé cạnh tranh (ISCA): Nếu như các HTTT trên nhằm mục đích hỗ trợ, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì hệ thống này nhằm mục đích gia tăng khả năng cạnh

2.1.4 Các giai đoạn trong quá trình phân tích hệ thống

2.1.4.1 Tìm hiểu bài toán

Tìm hiéu bài toán là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của quá trình phân

tích Bước náy đòi hỏi các chuyên viên thực hiện phân tích phải tương tác

với đối tượng người sử dụng một cách trực tiêó dé hiéu chi tiết hơn về quy trình hoạt động, mục tiêu và mong muốn của người dùng với phân mềm cần

xây dựng duqj vào nhưng kết quả phân tích hệ thống cũng như quy trình

làm việc hiện tại, các van đề còn tồn tại, từ đó làm sáng tỏ những yêu cầu

của bài toán và diễn giải các yêu cầu theo logic hệ thống.

Các giai đoạn chính gồm:

- Lập kê hoạch: Ban đâu, việc cân làm là phải làm quen, hiéu vê hệ

thông, xác định được nguồn thông tin chính cũng như phương án thực hiện.

Trang 25

- Lam rõ yêu câu: Xác định rõ ràng, chính sac các yêu câu, mong muôncủa người sử dụng, xác định các quy cách, mô hình nghiên cứu.

- Đánh giá khả thi: Phân tích, đánh giá hệ thống và xác định các yếu tố đang làm giảm hiệu quả hoạt động của hệ thống, đánh giá và đưa ra các phương án phù hợp về thời gian, kỹ thuật, quá trình, tài chính

- Lua chon phương án: dựa trên các phan tích, lựa chon ra phương ánkhả thi nhât vê mọi mặt và đưa ra báo cáo.

2.1.4.2 Giai đoạn phân tích chỉ tiết

Phân tích chỉ tiết là giai đoạn giúp các chuyên viên nắm được chỉ tiết

về dự án, hiểu rõ đâu là van đề của hệ thong cũng nhu nhu cầu thay đổi bên cạnh đó là lựa chọn các những công cụ cần thiết để có thé thực hiện theo

phương hướng mà dự án đê ra

Ở gai đoạn này, công việc chủ yêu bao gôm:

= Tạo ra bản kế hoạch phân tích chi tiết = Nghiên cứu, phân thích hệ thống cũ

= Đềra các phương án sau đó phân tích tinh kha thi dé đề xuất = Sửa đôi các phương án được dé xuất sao cho phù hợp

" Lập báo cáo.

Những công cụ thường được sử dụng trong giai này:

Dé có được cái nhìn tổng quát hơn, các chuyên viên phân tích

thường tiễn hành mô hình hóa các hệ thống băng các biểu diễn chúng dưới

dạng mô hình, sơ đồ, giúp hỗ trợ cho người dùng dễ dàng nắm bắt.

Sơ đồ luông thông tin (IFD)

Trang 26

- Các xử lý

Thủ công Thao tác người - máy Tin học hóa toàn phần

- Kho di liệu

Thủ công Tin học hóa

- Dong thông tin

Tai liéu id

- Điều khiến

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Trang 27

- Nguôn hoặc đích

~ Dong di liệu Tên dong dữ liệu

———— =>

- Tiến trình xử lý

- Kho đữ liệu Tệp dữ liệu

2.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic

Mục tiêu bước này nhăm xác định và hiêu rõ mục tiêu, chiên lược và

các bước cân thực hiện đê giải quyêt những mục tiêu và mong muôn đê ra.Kêt quả cuôi cùng của giai đoạn này là tạo ra các sơ đô luông dữ liệu(DFD), sơ đô tra cứu, các phich logic, sơ đô tra cứu.

Các công viêc chính:

- _ Thiết kế cơ sở dữ liệu.

- _ Thiết kế các tiến trình xử lý - _ Khởi tạo, thiết kế luồng vào.

- Hoan các chỉnh tài liệu về logic.

- Hop thức hóa các mô hình logic.

- Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Khởi tạo và thiết kế cơ sở dữ liệu là một trong các bước quan trọng và

khó khăn nhất của giai đoạn thiết kế logic bởi nó đòi hỏi sự gặp gỡ trao đôi

kỹ càng với người sử dung, cân phải hiêu rõ mong muôn, những gi mà người

Trang 28

sử dụng cần Thực tế việc gặp gỡ trực tiếp người sử dụng cũng thường làm

cho hệ thống có những dữ liệu kém chat lượng, chưa đạt yêu cầu, vi vậy đòi hỏi nhà phân tích phải đánh giá kỹ lưỡng mọi dit liệu của hệ thống, và cần

thiết kế sao cho chúng có khả năng hoạt động đơn độc ở mọi hoàn cảnh 2.1.4.4 Dé xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn nay đưa ra các phương án, giải pháp dap ứng những yêu

cầu của người sử dụng Những công việc chính trong giai đoạn này gồm:

- Xac định, làm rõ những ràng buộc về tin học và tô chức.

- _ Xây dựng các phương án, giải pháp đáp ứng yêu cau.

- _ Đánh giá sự khả thi của từng phương án hay giải pháp.

- Chuan bị báo cáo, phân tích về phương án được chọn.

Giai đoạn này cần được chú trọng tỏng quy trình đánh giá phương án cũng như giải pháp được lựa chọn, bởi nó liên quan đến chi phí, lợi ích của

người dùng, kết quả đưa ra sẽ quyết định sự tồn tại của dự án, dự án có

thê thực hiện được đến cùng hay phải thay đổi bang một dự án khác 2.1.4.5 Thiết kế vật lý ngoài

Kết quả cuối cùng ở giai đoạn này sẽ tác động trưc tiếp tới người sử dụng, giao diện ưa nhìn, thân thiện, dễ thao tác, dé hiểu sẽ là các yếu tố đánh

giá sản phâm

Những công việc mà nhà phân tích phải thực hiện:

Ở giai đoạn cần thực hiện:

= Thiét kế, xây dựng kế hoạch: xây dựng các luồng vào ra và phương

tiện là các dữ liệu mà nhà phân tích đã lựa chọn, sàng lọc kỹ càng.

Ngoài ra, người thiết kế cần phải xác định các phương thức giao tiếp với phần tin học hóa.

= Thiết kế chỉ tiết cac giao diện vào ra: Trình bay mô phỏng cách thức

thao tác của giao diện vào ra cho người sử dụng, lay ý kiến dé hoàn

thiện thiết kế.

Trang 29

= Thiết kế các cách thức thao tác tin học hóa: Công việc này thiết kế cách thức giao tiếp giữa người dùng và thiết bị (Máy) Những sai lầm trong giai đoạn này sẽ dan đến các hạn chế trong quá trình sử dụng,

khai thác hệ thống của người dùng.

= Thiết kế các thủ tục thủ công: thiết kế, xây dựng các thủ tục mang tính

thủ công.

= Báo cáo : Chuyén bị trình bày thiết kế.

2.1.4.6 Triển khai kỹ thuật

Ở giai đoạn này, mục tiêu chính là xây dựng, triển khai hệ thống, đảm

bảo hệ thống sẽ hoạt động ồn định, đúng với mục tiêu.

Các công việc trong gia đoạn này gồm:

= Xây dựng và xác định kế hoạch triển khai.

=» Xây dựng kế hoạc triển khai.

= Thực hiện khởi tạo thiết kế vật ly trong.

= Lap trình

= Chạy và kiểm thử

= Hoàn thiện phần mềm và những tài liệu của hệ thống.

= Hướng dan, dao tạo người dùng và các dồi tượng liên quan 2.1.4.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thong

Giai đoạn này mục tiêu nhằm bảo đảm hệ thống, phần mềm hoạt động

một cách ôn định, trơn chu va không phát sinh lỗi Quá trình này, việc chuyền

đổi giữa con người va kỹ thuật cần được đặt lên hàng đầu.

Khi triển khai một hệ thống mới trong một tô chức không thé tránh

được sự sáo trộn về quy trình tổ chức, bởi nó tạo ra sự thay đổi lớn trong quá trình vận hành của tô chức đó, và dé hạn chế những sáo trộn và tổn thất gây

ra, người ta tiễn hành một số phương pháp cài đặt sau:

= Cài đặt song song.

Trang 30

= Cài đặt trực tiếp

= Chuyên đôi theo giai đoạn.

= Cài đặt thí điểm cục bộ.

2.3 Một số khái niệm và nguyên tắc trong quản lý công việc

2.3.1 Khái niệm giao việc hay phân công công việc:

Giao việc, hay phân công công việc là giao cho ai đó công việc, quyênhạn và trách nhiệm thực hiện một công việc hay nhiệm vụ nào đó.

Cùng với sự phân công đó, người qunả lý cân cung câp cho người thực

hiện những công cụ, tài liệu để hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi giúp cho

người được giao dễ dàng hoàn thành tốt công việc.

e Phan công công việc hay giao việc với các nhà quản lý:

Điều phối được công việc của đơn vị mình.

Sắp xếp công việc hợp lý, tiết kiệm thời gian dé làm các công

việc khác.

Giúp bản thân giảm được áp lực công việc.

Dần tạo được nguồn nhân lực tốt.

Tạo sức ảnh hưởng cũng như uy tín với.

Thể hiện được năng lực quản lý, điều hành tập thê ‹ Y nghĩa của phân công hay giao việc với tập thé:

Tăng hiệu xuất hoạt động Tiết kiệm các nguồn lực

Tao sự sắn kết, tăng tinh thần làm việc nhóm

« - Nguyên tac giao VIỆC:

Giao đúng người đúng việc

Công khai, rõ ràng, minh bạch.

Trang 31

o Giao việc là dun đây công việc.o Giao việc là sự trù dập.

o Giao việc là hêt nhiệm vu.

o Giao việc phải giao quyền

2.4 Những yếu tổ cốt lõi trong xây dựng quy trình quản lý công việc

2.4.1 Xác định nhu cau quan lý công việc chung của các doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, công việc luôn phát

sinh liên tục, ngày càng đa dạng, hầu hết các doanh nghiệp đều đã chọn cho

mình những cách quản lý riêng, xong hầu hết những cách quản lý đó chưa thực sự khiến doanh nghiệp hài lòng, hay nói cách khác là các doanh nghiệp

chưa có được phương pháp, công cụ phù hợp đề quản lý công việc, dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Nhu cầu quản lý công việc được cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ quan tâm đến, vì tất cả họ nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý công việc cũng như tầm quan trọng của CNTTtrong quản lý, do đó, việc lựa chọn một phần mềm quản lý có tính năng quản lý công việc sẽ là một trong những

lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, giúp họ đáp ứng nhu cầu cấp bách

2.4.2 Xác định mục đích chung

Cũng giống như việc ứng dụng CNTT vào quản lý, việc ứng dụng CNTT để quan lý công việc cũng nhằm một mục dich chung là tối ưu hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, giảm thiểu chi phí và nguồn lực phải bỏ ra, cũng như mang lại sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh sản xuất, giảm thiểu các sai sót như bỏ sót

công việc, chậm deadline, cung cấp thông tin đầy đủ, hồ sơ tài liệu công việc bị thất lạc giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm tra, cập nhật tình trạng

công việc một cách tông quan, dé dàng đánh giá, giao việc một cách hợp lý Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Nam

Trang 32

nhất Đối với người được giao việc, họ cũng nắm bat được day đủ thông tin về công việc được giao, dễ dàng cập nhật, báo cáo công việc Tóm lại mục

đích chung chính là giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa nguồn lực bỏ ra trong quá trình hoạt động băng cách xiết chặt quy trình quản lý công việc.

2.4.3 Xác định nguồn lực chung

Việc trang bị kiến thức, kỹ năng về CNTT đã và đang được các doanh nghiệp chú trọng hơn, mặt khác nguồn lao động hiện nay, đặc biệt là lao

động trẻ, hầu hết đề đã được trang bị các kĩ năng về tin học nên việc ứng

dụng CNTT đề quản lý không hề khó.

Ngoài vấn đề con người, cơ sở hạ tầng cũng không kém sự quan trọng.

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp nói chung đều đã trang bị cho mình đầy đủ hệ thống máy móc, internet nên việc ứng dụng công nghệ dé quản lý công việc là hoàn toàn thuận lợi, không có khó khăn gì lớn, kế cả với các

doanh nghiệp vừa và nhỏ

2.5 Khảo sát quy trình quản lý công việc chung của các doanh nghiệp

2.5.1 Quy trình giao việc cho nhân viên

Khi quyết định giao việc cho một hay một nhóm nhân viên thực

hiện, người quản lý cần cân nhắc xem ai là người có thể đủ chuyền môn để hoàn thành nhiệm vụ, cần những công cụ, sự hỗ trợ nào, và cân nhắc xem thời gian thực hiện công việc là bao lâu, sau khi cân nhắc các yêu tố trên,

nhà quản lý mới bắt đầu giao việc cho nhân viên bằng một hình thức nào đó

để thông báo và cung cấp đầy đủ thông tin cũng như tài liệu, lưu ý, thời hạn

của công việc

Đánh giá: viéc quyét định giao việc cho một nhân viên nào đó rat quan

trọng, người quản lý cần nắm bắt được tình hình thực hiện, hay hoàn thành

Trang 33

công việc của người đó cũng như nắm rõ đưuọc năng lực của nhân viên đó dé chắc chắn rang công việc sẽ được hoàn thành theo kế hoạch Tuy nhiên,

né chỉ thực hiện một cách thủ công, không có công cụ nào dé giúp người quản lý thực hiện việc đánh giá, ra quyết định thì đôi khi sẽ có những quyết

định không tối ưu, ví dụ như giao việc cho một nhân viên ma nhân viên đó chưa hề có kinh nghiệp cho công việc này, hoặc nhân viên đó vẫn còn đang thực hiện một công việc khác chưa hoản thành, việc này có thé dẫn đến nhân

viên đó có thé khiếu nại về tình trạng công việc và khả năng thực hiện, hoặc

vân sẽ thực hiện công việc tuy nhiên sẽ không mang lại hiệu quả công việc

như mong muốn Ngoài ra, với mỗi một công việc, đặc thù và tính chất công

việc cần có những công cụ, tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn dé giúp cho nhân

viên viên hoàn thành tôt công việc nêu như hoàn toàn lưu trữ2.5.2 Quy trình giám sát quá trình làm việc của nhân viên

Việc giám sát nhân viên làm việc là một quy trình quan trọng, không

phải người quản lý nào cũng thực hiện tốt được quy trình này bởi nó liên

quan đến nhiều vấn dé, đặc biệt là vấn đề con người Hiện tại hầu hết các doanh nghiệp đều đang giám sát quá trình làm việc của nhân viên mình băng cách giám sát trực tiếp nhờ vào quan sát, giao tiếp với nhiều hình thức như trao đổi, nhận báo cáo từ nhân viên, việc giám sát diễn ra xuyên suốt quá

trình làm việc của nhân viên, tuy nhiên chỉ kiểm tra khi phát hiện các sai sót

hay van dé nào đó trong quá trình làm việc

Đánh giá: Với quy trình giám sát nhưu trên sẽ khiên người quản lý vôcùng ban don, khó năm bat và kiêm tra giám sát công việc Ngoài ra các giámsát này cũng khiên cho nhân viên có tâm lý không thoải mái trong quá trìnhlàm việc, dân đên việc giảm hiệu quả làm việc.