Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Phát triển ứng dụng quản lý kho hàng của công ty TNHH quảng cáo và nội thất Design House

Mục đích của đề tài này là áp dụng phần mềm quản lý vào công tác quản lý kho hàng của công ty, từ đó tăng tính hiệu quả của công việc kinh doanh, giảm thiểu gánh nặng cho nhà quan lý, tă

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN VIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

Lép : Hệ thống thông tin quản lí k58

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Anh Phương

Hà Nội, Năm 2020

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VE SƠ DO VÀ TỪ VIET TÁẮT - ccccccc eeseccs¿ 4 LỜI NÓI ĐẦU L0 221112 1112122 1111 TH HH HH 5

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ DE TÀI NGHIÊN CỨU 7

1.1 Tổng quan về công ty Moola "¬ cece eneee en enenseneaeaseeeee teeeeeeeaee dD

1.1.1 Quá trình hình thành và các tiêu u chí hoạt động ¬— cnet nee tebe ee eeeeaeea es 7

1.1.2 Quan lý chat lượng - - c c2 1222 2125212111111 1 1111111 nese 8 1.1.3 Môi trường làm vIỆC -c2Ă eee e nae nH> Hs sen 8

1.1.4 Kết nối doanh nghiệp, khách hàng -cccc 7-2222 cen 9

1.1.5 Dịch vụ c0 0n HH ĐT ĐK nà nến ca 10

1.2 Tổng quan về Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Design House và lý dochọn CRE Q.2 20121 nnn TT HT TT TT TT n TT Hs 121.2.1 Tổng quan về cÔng ty -cc c2 1111122111 v2 rrren 12

1.2.1.1 Giới thiệu ọiiầáẢỶŸỶẢẢả

1.2.1.2 Lịch sử hình thành v và à ngành nghề kinh doanh ma ä⁄<<:

1.2.1.3 Hình thức tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp bee ede eee eeeeeeeeeeeeeaeeeenees 14

1.2.2 Bộ máy quan lý - nàn eteee en aeeaneeees 15

1.2.2.1 Hệ thong tổ chức ce cee ves cesses ss se tse net se se se sec essen 5

1.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ cua các bộ phận trong công fy 16

1.2.3 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty - 17

1.3 Tổng quan về đề tài LL c2 201112221 n HH2 nh Hy 171.3.1 Lí do chọn và tính cấp thiết của dé tài -< canes 17

1.3.2 Pham vi nghiên CỨU cence 222 2S nh HH so 18 1.3.3 Phuong pháp nghiên cứỨu -cc cv nho 18

CHUONG2 : MỘT SO PHƯƠNG PHÁP LUẬN VE QUAN LÝ KHO HÀNGTRONG DOANH NGHIỆP VÀ QUY TRÌNH HIỆN TẠI CỦA CÔNG TY

2.1 Tổng quan về xây dung phan mém 000000ccccceeseeeceeeteeeeee ees 19

2.1.1 Khái niệm 22111 1S 1111111111222 25555 5555111111 s2 tes 19

2.1.2 Các bước xây dựng phần mềm + + + ¿222722222222 s cày 192.2 Các khái niệm về quản lý kho hàng cccc << eens 222.2.1 Khái niệm về quản lý kho hàng - c7 22222 sae222.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh - c ¿c7 2212222 ues 232.3 Quy trình nhập hàng — xuất hàng, quy trình kiểm kê hàng hóa 24

2.3.1 Quy trình nhập hàng - SH nh nh nh ng 24

2.3.2 Quy trình xuất hàng - c2 11111222211 1111 11115511111 x2 sees252.3.3 Quy trình kiểm kê hàng hóa -c c2 222-2111 12222 1212511111122 ces262.3.4 Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng -<< wees272.3.5 Các yếu tố quyết định dé xây dựng quy trình quản lý kho hàng 28

2.4 Quy trình quan lý kho hàng của công ty Design House chỉ nhánh Ha Nội 29 2.4.1 Quy trình quản lý hiện nay - LH HH key 29

2.4.2 Quy trình vận chuyển hang giữa các kho nội bộ : 292.4.3 Hệ thống xử lý quản ý kho hang tại công ty Design House hiện nay 29CHƯƠNG 3 : PHAN TÍCH THIET KE UNG DUNG QUAN LÝ KHO HANGTAI CÔNG TY DESIGN HOUSE 2 2 1111111111111 1k vn cess 30

3.1 Phân tích hệ thống quản lý kho hàng - ees 30

3.1.1 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý kho hàng - 303.1.1.1 Sơ đồ luong thông tin quy trình quan lý nhập kho « «se: 303.1.1.2 Sơ đô luong thông tin quy trình quản lý xuất khO «« «+: 313.1.1.3 So đồ luong thông tin quy trình kiểm kê hàng hóa c- ee 323.1.1.4 Sơ đồ luong thông tin quy trình chuyển hàng nội bộ - 333.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý kho hàng 34

3.1.2.1 So đô NON 34

3.1.2.2 Sơ đô luông dit liệu cua hệ thống thông tin quan lý kho hàng 36

3.1.2.3 So đô phân rã mức 1 chức năng quản lý BDGD DO ờơ.ờ.ơớ.ơ.-_ờ_ 37

3.1.2.4 Sơ đô phân rã mức 1 chức năng quản lý xuất "¬ e eee ee ee ee eee eeeenee tee nae ees 38

3.1.2.5 Sơ do phân rã mức 1 chức năng quản lý tôn kho -ò 39

3.1.2.6 Sơ đô phân rã mức 1 chức năng tong hợp - báo cáo - - 39 3.1.3 Sơ đồ chức năng của phần mềm ¿+ ¿c2 222222222 sẽ 40

3.1.4 Sơ đồ 2150 D Q00 0122111 n HH TT TT TT nh nàn 41

3.2 Thiết kế phần mé@m 0 cccc cece cceeccee sees eee eeeeeneeeees 463.2.1 Thiết kế 06 sở dit HOU eee ec eeeceeeeereeeeeeteeeeeeeteteeeseneeeeeneeess 468n, 17) ee 46

8 nga 473.2.2 Thiết kế giao diện phần mềm 72-2 2222222222222 sse 48

ác T014 nến 483.2.2.2 Giao diện quản lý thông tin sản phẩm c2 và 49

3.2.2.3 Giao điện quản lý nhập khO ch vn e nts 50

3.2.2.4 Giao diện quản lý xuất khO ST 2S SE vn vớ 51

3.2.3 Giao diện nhập liệu thông tin hàng hóa - 52

3.2.4 Báo cáo xuất nhập tổn - c0 1122111112211 11111111 22k ke 53KET LUAN 000.0 ccc cece cece cccecccccee eee eceeceeuueeeeeseesuaueeeseseesaeeseeeeeeteas 54TÀI LIEU THAM KHẢO - - 2222222222221 1111111111111 k2 55

DANH MỤC HÌNH VE SƠ DO VÀ TỪ VIET TAT

Hình I.I : Sơ đồ sự kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp nhờ phần mềm Moola 9

Hình 1.2 : Hệ thống tổ chức của công ty House Design -:::5 - 15

Hình 2.1 : Quá trình xây dung phần mềm 2 2 2 E+EE£EE2 ££2E2£xzrxerxz 19 Hình 2.2 : Sơ đồ chức năng kinh doanh +22 222111 2222222xxx>+>zx 21 Hình 2.3 : Quy trình nhập hàng - eee eee ene eeeeneeneens 22 Hình 2.4 : Quy trình xuất hang c ceccccccccsesssessessssssesssessssssecssessssssessseesesesecssesseseses 23 Hình 2.5 : Quy trình kiểm kê kho + + 2 2222222222 24 Hình 3.1 : Sơ đồ luồng thông tin quy trình quan lý nhập kho 28

Hình 3.2 : Sơ đồ luồng thông tin quy trình quan lý xuất kho - - 29

Hình 3.3 : Sơ đồ luồng thông tin quy trình kiểm kê hàng hoá 30

Hình 3.4 : So đồ luồng thông tin quy trình chuyền hàng nội bộ 31

Hình 3.5 : Sơ đồ ngữ camh ccc eee cccceccccecceseeceesusesesusieeseeseeeeeeeees 34 Hình 3.6 : Sơ đồ luồng dit liệu của hệ thống thông tin quan lý kho hang 36

Hình 3.7 : Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng quản lý nhập - 37

Hình 3.8 : Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng quản lý xuất 38

Hình 3.9 : Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng quản lý tồn kho 39

Hình 3.10 : Hình 3.11 : Hình 3.12 : Hình 3.13 : Hình 3.14 : Hình 3.15 : Hình 3.16 : Hình 3.17 : Hình 3.18 : Hình 3.10 : Hình 3.20 : Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng tổng hợp - báo cáo 39

Sơ đồ chức năng phần mềm -. . :- - 40

Sơ đồ ERD Su Q nành nnnH TH HH HH Ha 4I Phiếu nhập kho ‹ ccc c2 S222 221182 22k se sees 46 Phiếu xuẤt 2 11111122 2111122111101 2222.811116 47 Giao diện tổng quan ceeeeueeeese cà c2 S2 xe 48 Giao diện quản lý thông tin sản phẩm -: 49

Giao diện quan lý nhập kho ‹ - 50

Giao diện quản lý xuất kho - ‹ - - c2 ccccccS sec 51 Form nhập liệu hàng hóa - 52

Báo cáo số lượng xuất nhập tồn - - 53

Lời nói đầu

Hiện nay thì trên thị trường có vô vàn những ngành nghề sản xuất kinh doanhkhác nhau Mỗi ngành nghề có một đặc thù riêng, đối với doanh nghiệp sản xuất thì

quản lý kho là một bài toán lớn Quản lý kho trong các doanh nghiệp là một nghiệp

vụ rất quan trọng , nhưng chưa bao giờ là dé dàng nếu không có cách thức quản lý

khoa học.

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho đã được chứng minh là một

bước tiến dài và mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích vô cùng to lớn : nâng caohiệu suất, tiết kiệm các chi phí, giảm thiêu rủi ro, Ngoài ra, việc ứng dụng phanmềm vào công tác quản lí giúp các nhà quản lí có thể xử lí các vẫn đề rắc rồi mộtcách kịp thời nhất, giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru và chuyên nghiệphơn gấp nhiều lần cách quản lí thủ công truyền thống

Quản lý kho là một trong những khâu quan trọng trong hệ thống quản lý của cácdoanh nghiệp, ngoài kho ra thì các nhà quản lý còn phải quan tâm đến rất nhiều vấn

đề như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý dịch vu, Với khối lượng côngviệc nhiều như vậy thì quản lý thủ công sẽ là một bắt tiện vô cùng lớn

Đề giúp cho công ty Design House chí nhánh Hà Nội tối ưu hoá được bài toánquản lý kho, tôi quyết định chọn đề tài “Phát triển ứng dụng quản lý kho hàng củacông ty TNHH quảng cáo và nội thất Design House” làm đề tài cho chuyên đề thựctập của mình Mục đích của đề tài này là áp dụng phần mềm quản lý vào công tác

quản lý kho hàng của công ty, từ đó tăng tính hiệu quả của công việc kinh doanh,

giảm thiểu gánh nặng cho nhà quan lý, tăng tính chính xác trong công việc cũng

như giúp bộ máy hoạt động trơn tru hơn.

Bồ cục của báo cáo thực tập tốt nghiệp :

Danh mục hình vẽ, sơ đồ

Phần mở đầu

Chương 1 : Tổng quan về cơ sở thực tập va dé tai được chọn

Chương 2 : Cơ sở phương pháp luận và những công cụ cần thiết dé thực hiện đề

tài đã chọn.

Chương 3 : Triển khai giải pháp đã chọn bằng việc áp dụng các phương pháp

luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, ngôn ngữ lập trình, các kiến thức liên

quan.

Phần kết luận : Đưa ra kết luận và kết quả đạt được sau nghiên cứu

Phụ lục và tài liệu tham khảo

Qua báo cáo thực tập tôt nghiệp này, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ

bảo tận tình của TS Nguyễn Anh Phương, người trực tiếp hướng dẫn tôi cùng thầyTran Thanh Hải — giám đốc công ty phan mềm Moola cùng toàn thé nhân viên công

ty TNHH quảng cáo và nội thất Design House đã hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợinhất dé tôi hoàn thành báo cáo này

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Đức Duy

CHƯƠNG 1 : TONG QUAN VE CÔNG TY THUC TẬP VÀ DE TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tổng quan về công ty Moola

1.1.1 Quá trình hình thành và các tiêu chí hoạt động

- Năm 2014, công ty Moola được xây dựng bởi Robert và một số nhà phát triểnphần mềm ở Hà Nội Ứng dụng Moola cho phép người dùng truy cập mọi thứ cầnthiết về doanh nghiệp ở mọi lúc mọi nới với một chiếc điện thoại thông minh hoặcmáy tính bàn có kết nối Internet Quá trình tìm kiếm doanh nghiệp phù hợp cũngnhư các thông tin mà khách hàng cần diễn ra nhanh chóng khiến cho họ ra quyếtđịnh mua hàng một cách cực kì dé dang Mô hình này sử dụng hoàn toàn Internet déthực hiện việc kinh doanh và quản lý trực tuyến Đến nay đã có rất nhiều doanhnghiệp cỡ từ nhỏ đến lớn sử dụng phần mềm và đã thu được những kết quả rất tuyệt

VỜI.

- Sản phầm chính của Moola bao gồm hai sản phẩm ( được gọi là Ecosysttôi ) :

e Ứng dung Moola - Pro : giúp người dùng quản lý các nghiệp vụ của doanhnghiệp vụ một cách khoa học và tối ưu

e Ứng dung Moola - 4U : cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, vừa giúpquá trình tìm kiếm khách hàng của doanh nghiệp diễn ra nhanh hơn, mà còn giúp

khách hàng thuận lợi hơn trong quá trình tim ra doanh nghiệp phù hợp.

- Các tiêu chí làm việc của công ty :

e “ Khách hàng là đối tác ” : Mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng là trách

nhiệm và lợi ích của Moola.

e “Chat lượng hang đầu ” : Moola luôn coi khách hàng là người quan trọng nhấttrong việc đánh giá sản pham của công ty Do vậy chất lượng sản phẩm phục vụ hokhách hàng là quan trọng số một, góp phần xây dựng chất lượng thương hiệu

e “ Chuyên nghiệp và đổi mới ” : Moola luôn ứng dụng giải pháp phần mềm mới

và phát triển theo từng ngày nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý Cácnghiệp vụ cũng như quy trình được chuyên môn hoá và chuẩn hoá theo các khâu

Có thể kế đến như công cụ “Nhận diện khuôn mặt” được áp dụng để chấm công

nhân viên Công cụ này dựa trên trí tuệ nhân tạo ( AT ).

1.1.2 Quản lý chất lượng

- Đảm bảo chất lượng sản phẩm : với tiêu chí đi đầu về chất lượng sản phẩm cũngnhư dich vụ dé cung ứng cho khách hàng, Moola luôn cam kết :

e Đặt lợi ích của khách hàng lên hàng dau

e Tạo ra các sản phâm tốt nhất và cung cấp dich vụ tốt nhất cho khách hàng

e Luôn không ngừng hoàn thiện chất lượng sản pham va dịch vụ để cung cấpnhững trải nghiệm tuyệt vời nhất cho người dùng

- Phần mềm Moola Pro là một trong những phần mềm “Quản trị doanh nghiệp4.0” Với các tiện ích của phần mềm cũng như sự nghiên cứu kĩ lưỡng nghiệp vụcủa khách hàng, các khách hàng sẽ có sự trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng Sự đơngiản, hiệu quả, chất lượng và đảm bảo quy trình khoa học luôn được đặt lên hàngđầu

- Đây là quá trình triển khai sản pham của công ty :

e Tìm hiểu quy trình làm việc của khách hàng và áp sang phần mềm Moola

e Tuy vào nhu cầu và quy mô của khách hàng mà tư van gói sản phâm phù hợp

e Tư vấn, đào tạo đội ngũ nhân viên, tiễn hàng cài đặt cũng như triển khai phần

e Cham sóc khách hàng định kì để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất

1.1.3 Môi trường làm việc

- Công ty Moola hình thành dựa trên sự đoàn kết và hợp tác toàn diện giữa cácnhân viên của công ty Công ty luôn khuyến khích sự năng động, sáng tạo của nhânviên thông qua việc trao đổi, học hỏi và trau dồi kiến thức không ngừng Nhân tốđược coi trọng hàng dau là con người Với các chính sách đãi ngộ, lương bổng vàthưởng, Moola muốn tạo điều kiện thuận lợi đề nhân viên được bộc lộ hết khả năng

của bản thân.

- Không gian làm việc tiện nghi, rông rãi Phương châm “chia sẻ để cùng pháttriển” luôn được tuyên truyền và áp dụng dé tạo sự thuận loi nhất cho nhân viêntrong việc học hỏi các kiến thức chuyên môn cũng như kĩ năng mềm.

1.1.4 Kết nối khách hàng với doanh nghiệp

- “Moola có mục tiêu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quy trình hoạt động,đồng thời có sự bảo trì sửa chữa trong khi vẫn đảm bảo sự linh động, đáp ứng chomọi cấu trúc tổ chức ”( Nguồn - Moola.com )

- “Moola-4U kết noi các doanh nghiệp và các khách hàng tiềm năng, đây là mộtphan mém tìm kiếm dich vụ và quản lý tài sản cá nhân rất năng động, mang đếnhiệu quả Marketing to lớn cho các doanh nghiệp bán lẻ cung cấp dịch vụ” ( Nguồn

Doanh nghiệp

Khách hàn

aa 5

Moola Pro - Moola -4U: ;

Quan tri doanh Kết noi giữa nguồn

nghiệp, thiết ấp ater

Khuycn mat thc doanh nghiệp phù hợp

HT HN một cách để dang

Hình 1.1: Sơ dé sự kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp nhờ phan mềm Moola

Sơ đồ hình 1.1 mô tả sự kết nối giữa doanh nghiệp va phần mềm thông qua các

sản phẩm của Moola Moola 4U giúp khách hàng tìm kiếm các doanh nghiệp phù

hợp một cách nhanh chóng mà không phải tốn quá nhiều công sức Các doanh

nghiệp sử dụng Moola 4U sẽ được hiển thị trong phan tìm kiếm, tệp khách hàng của

doanh nghiệp sẽ gia tăng Bên cạnh Moola 4U, Moola Pro đảm nhận vai trò giúp

doanh nghiệp thực hiện các tác vụ quản lý một cách khoa học và hiệu quả, thúc dayMarketing online, thiết lập các khuyến mii

1.1.5 Dịch vụ

- Hỗ trợ tư vấn phần mềm phù hợp : việc lựa chọn phần mềm phù hợp với quy

trình quản lý của doanh nghiệp là một sự lựa chọn không dễ Moola sẽ thu nhận yêu

cầu và quy trình nghiệp vụ của khach hàng, khảo sát thực tế, từ đó tư vấn gói phầnmềm phù hợp với khách hàng

- Nâng cấp gói phần mềm : thị trường biến động liên tục, hàng loạt nhu cầu vềphát triển quy mô, các phân hệ, nhận được nhiều sự quan tam Moola sé trợ giúpkhách hang bằng việc cung cấp các giải pháp tư van, triển khai, nâng cấp gói phanmềm mới

- Cài đặt, chuyển giao phần mềm :

e “Moola sẽ đưa ra các tính năng nổi bật và can thiết của ứng dụng đối với doanhnghiệp dé khách hang chọn lựa dé dàng hon”, đồng thời phần mềm cũng được pháthuy hiệu quản tối ưu nhất ( Nguồn : Moola com )

e “Khi sử dụng, Moola sẽ tiễn hành cài đặt và tạo lập di liệu trên ứng dung đểphù hợp với nhu câu của doanh nghiệp các dit liệu như ton kho, tài sản, danh sáchkhách hàng sẽ được các nhân viên của Moola tạo lập và hướng dẫn” ( Nguôn :

Moola.com )

e Đào tạo sử dụng : để giúp doanh nghiệp có thé nhanh chóng tiếp cận và áp dụnghiệu quả phần mềm, Moola có 1 đội nhân viên triển khai đến tận nơi dé hướng dẫn

và đào tạo các nhân viên sử dụng Kèm theo đó là các tư liệu, video hướng dẫn chỉ

tiết đầy đủ được gửi tới khách hàng

- Chính sách bảo hành, bảo tri va chăm sóc khách hàng.

e Chính sách bảo hành : công ty thực hiện chính sách bảo hành miễn phí từ ba đếnchín tháng tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp Chính sách bao gồm:

> Hỗ trợ khách hàng sử dụng thành thạo các chức năng cần thiết của hệ thống

e Chăm sóc khách hàng định kỳ : nhân viên công ty sẽ định kỳ gọi điện thăm hỏi

tình hình sử dụng phần mềm cũng như thu nhận phản hồi của khách hàng, từ đómang lại cho khách hàng trải nghiệm sử dụng sản phẩm tốt nhất

- Công ty có hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội cùng đội ngũ trẻtrung giàu ý tưởng và tay nghề chuyên nghiệp với trách nhiệm cung cấp và thiết kếnội that thi công cho hàng ngàn công trình lớn nhỏ khắp đường phố.

- Trụ sở chính của công ty ở 28 Phan Đình Giót, quan Thanh Xuan , Hà Nội Công

ty đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật và

đã được cấp giấy phép kinh doanh bởi Sở kế hoạch và Đầu tư với mã số thuế là

0107915994 ké từ ngày 11/07/2017 Đến thời điểm hiện tại, công ty đã hoạt độngđược gần ba năm

- Người đại điện theo pháp luật của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Design

House là ông Nghiêm Đình Hiệp, ông Hiệp sẽ là đại diện cho doanh nghiệp thực

hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty và các quyền cũng

như nghĩa vụ pháp luật khác.

1.2.1.2 Lịch sử hình thành và ngành nghề kinh doanh

- Với sự phát triển không ngừng của nên kinh tế và nhu cầu ngày càng cao của thịtrường thi van đề sở hữu cơ sở kinh doanh là chưa đủ, mà một van dé quan trọngkhông kém là việc mua sắm, thiết kế nội thất để không gian thêm tinh tế, dep mắt, đáp ứng được tính thâm mĩ, nhu cầu làm đẹp của chủ sở hữu, từ đó giúp thu hútkhách hàng và làm tăng doanh thu của doanh nghiệp Chính vì ngành cung cấp vàthiết kế nội thất luôn là một trong những ngành nghề “nóng” luôn phải sẵn sàng đápứng nhu cầu ngày một cao của xã hội nên vào tháng 7 năm 2017, công ty TNHHquảng cáo và nội thất Design House do ông Nguyễn Đình Hiệp làm giám đốc điều

hành đã được thành lập.

- Ban đầu, hầu hết các thiết kế còn đơn giản do khách hàng hồi bay giờ chủ yếu làcác công ty nhỏ lẻ và nội thất gia đình Thị trường chủ yếu là nội thành Hà Nội, lúcmới thành lập, số công nhân viên của công ty mới là 15 người, công nhân kĩ thuật là

20 người, diện tích kinh doanh khoảng 90 m2 Sau này khi đã dần 6n định đượcnhân sự cũng như tìm kiếm được những tập khách hàng nhất định, công ty bắt đầu

mở rộng đầu tư, xây dựng các công trình cơ bản như Showroom, không gian quáncafé hiện đại, backdrop, Các mẫu nội thất được thiết kế theo phong cách hiện đại,tính thâm mĩ cao, bắt kip các mẫu mã mới trên thị trường Hiện tại, hàng ngàn cơ sởkinh doanh đã và đang sử dụng nội thất và thiết kế của đội ngũ công ty SKN

Design.

- Ngành nghề kinh doanh chủ yếu hiện tại của công ty :

e Sản xuất và cung cấp nội thất

e Dịch vụ trang trí, thiết kế

e Bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa các sản phâm và không gian nội that.

1.2.1.3 Hình thức tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp

- Công ty TNHH quảng cáo va nội thất Design House hoạt động trong một lĩnhvực luôn “nóng” trên thị trường, nên việc dé ra các hình thức tô chức sản xuất rõràng là yêu cầu bắt buộc đối với ban quản trị

- Các sản phâm của công ty chủ yếu bao gồm : bàn, ghế, rèm che, cầu thang,

cửa phục vụ các quán café, văn phòng làm viéc, Mỗi một môi trường làm việc

lại có một đặc thù về nội thất riêng Ví dụ như không gian thiết kế trong phònggiám đốc có thiết kế bố trí loại bàn khác với môi trường ở quán nước, Showroom., Bàn trong không gian làm việc của nhân viên được thiết kế với kích thước phù hợp,đơn giản giúp cho công việc được tiện lợi hơn Bàn có ngăn đựng đồ, bố trí máytính xếp gần nhau, có vách ngăn dé giúp cho việc trao đổi thuận tiện, nhưng vẫn giữđược không gian làm việc riêng, tập trung và giữ được hiệu suất làm việc caonhất vV

- Các sản phẩm được đưa ra có mục tiêu đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao củakhách hàng Các nhà quản lý đã không ngừng đưa ra các chiến lược cải thiện chấtlượng, cập nhật kiểu dáng, mẫu mã trên thị trường, làm sao dé sản phẩm làm ra luôn

có sự đặc trưng về kiểu dáng, chất lượng dé tạo sự khác biệt, đồng thời cũng bám

sát xu thế thị trường

1.2.2 Bô máy quản lý

1.2.2.1 Hệ thống tổ chức

- Công ty được xây dựng theo mô hình chức năng, đứng dau là giám đốc và còn lại

là các phòng ban hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc

- Ưu điểm của mô hình này là đơn giản, giảm thiểu các chi phí điều hành, quan lý.Tuy nhiên có một nhược điểm là khi có sự không thống nhất giữa các thành viên

hay mâu thuẫn nội bộ sẽ ảnh hướng lớn tình hình chung của công ty.

Ban giám đôc

Phòng hành ` k ` tk ` : ; ` „

¿ R Phòng kê |[ | Phòng thiêt| |Phòng kinh| |Xưởng sản| |Phòng bán

chính nhân toán kê doanh xuât hàng

Hình 1.2 : Hệ thống tổ chức của công ty TNHH quảng cáo và nội thất House

Design.

1.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

- Ban giám đốc có một giám đốc cùng ba phó giám đốc :

e Tổng giám đốc : là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của

bộ máy doanh nghiệp Giám đốc đồng thời còn là người đưa ra các chỉ thị, chiến

lược và hướng đi của doanh nghiệp.

e_ Phó giám đốc giám sát hoạt động thi công

© Phó giám đốc điều hành xưởng sản xuất

e Phó giám đốc đảm nhận trách nhiệm thiết kế các sản phẩm và không gian nộithất

- Các bộ phận phòng ban :

e Phòng hành chính nhân sự : thực hiện việc quản lý bộ máy nhân sự, chịu trách

nhiệm tuyển dụng, dao tạo nhân viên, đưa ra các chế độ đãi ngộ danh cho người lao

động

e Phòng kế toán : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến kế toán, quản lý trực tiếp

tình hình tài chính của công ty, trả lương cho công nhân viên.

e Phong kinh doanh : thực hiện công tác tìm hiểu, tiếp nhận va xử lý các thông tin

từ thị trường, từ đó tìm ra phương án bán hàng tối ưu Phòng kinh doanh cũng đảmnhận công việc chăm sóc và thu thập ý kiến của khách hang dé cải thiện chất lượngsản phẩm dịch vụ

e Phòng thiết kế : thực hiện các công việc liên quan đến việc lên ý tưởng thiết kếsản phẩm theo yêu cau Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm thiết kế

e Xưởng sản xuất : lên kế hoạch mua vật tư, tổ chức sản xuất sản phẩm theo đúngyêu cầu của phòng bán hàng, quản lý công nhân, hỗ trợ việc sửa chữa kĩ thuật củasản pham,

e Phòng bán hàng : thực hiện nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng dựa trên yêu cầuđặt hàng, tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến phản hồi của khách hàng, phối hợp chặt

với phòng kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng.

1.2.3 Đánh giá hoạt đông kinh doanh của công ty

- Hoạt động của công ty khi chưa áp dụng phần mềm : trước khi có phần mềm thìviệc quản lý được thực hiện bằng phần mềm Excel và các hóa đơn giấy Điểm hạnchế ở đây là tình trạng và số lượng hàng hóa trong kho sẽ khó được nắm bắt Đồngthời cũng khó nắm bắt được lịch sử xuất nhập của các sản phẩm Điều này về lâudài sẽ ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh bởi quản lý kho là công việc vô cùng quantrọng, góp phần quyết định vào doanh thu cũng như hoạt động của các phòng ban

khác.

- Hoạt động của công ty khi đã áp dụng phần mềm : kiểm kê sản phẩm nhanhchóng, kiểm soát tình trạng xuất nhập, hàng hóa còn hay hết, tồn kho bao nhiêu? Cócần đặt thêm hàng hay lấy hàng từ kho khác về không ? Số lượng bao nhiêu, có khả

năng cung ứng hàng hóa cho khách được hay không ? Các quy trình được diễn ra

khoa học, rõ ràng, chạt chẽ và mang tính chính xác cao.

1.3 Tổng quan về đề tài

1.3.1 Lí do chọn và tính cấp thiết của đề tài

- Ngày nay với sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế cũng như nhu cầu củakhách hàng, các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi và bắt kịp xu thế của thị trườngnhằm điôi lại sản phẩm chat lượng tốt nhất cho khách hàng Do vậy chú trọng vàocông tác quản lý là yếu tố cực kì quan trọng trong bộ máy của bất kì doanh nghiệpnào Hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp và cửa hàng quản lý kho theo phươngthức thủ công, chất lượng quản lý không được cao, cũng như chất lượng không đảmbao, dé gây sai sót Do vậy, việc sử dụng phần mềm trong công tác quản lý kho alf

1 vấn đề rất đáng quan tâm

- Với kho hàng của một công ty nội thất cỡ vừa như công ty TNHH quảng cáo vànội thất Design House thì quản lý kho hàng là một công việc không thể thiếu Cácmặt hàng có số lượng rat lớn và đa dang về chủng loại, việc quản lý thủ công sẽ khóđảm bảo chất lượng, hơn nữa người quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc nắm đượctình trạng của kho, doanh nghiệp cũng bị phát sinh thêm nhiều chi phí Vì thế việcdùng phần mềm quản lý kho là điều hoàn toàn thiết thực và chắc chắn sẽ mang lại

hiệu quả cao hơn rât nhiêu.

1.3.2 Pham vi nghiên cứu

Phạm vi đề tài là những kiến thức mà tôi đã được học tập và nghiên cứu vàhướng dẫn về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trên tài liệu và cả thực tế đốitượng nghiên cứu ở đây là công ty TNHH quảng cáo và nội that Design House

1.3.3 Phương pháp nghiên cứu

- Phuong pháp thu thập thông tin :

e Nghiên cứu tài liệu.

e Phỏng van lãnh đạo và các nhân viên công ty TNHH Design House

- Phuong pháp phân tiếp cận hệ thống

- Phuong pháp thiết kế từ đỉnh xuống

Thinhnote.com )

2.1.2 Các bước xây dựng phần mềm

1 KHẢO SÁT bước 1: Khảo sát chung

ra bước 2: Đặt vấn đề/ Lấy ý kiến, thu thập thông tin (những điềukiện cần và đủ để triển khai phần mềm)

2 PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ -< bước 1: Xác định yêu cầu (các tính năng, nghiệp vụ, bố cục)

bước 2: Phân tích chỉ tiết (vẽ mô hình ERD)

3 THIẾT KẾ bước 1: Thiết kế dữ liệu, thuật toán

bước 2: Code tính năng, code hệ thống

bước 3: Code giao diện

7BƯỚC

QUY TRÌNH - XÂY DỰNG PHAN MEM <~“ 1: Test

4 KIỂM ——< bước 2: Chỉnh sửa

LL bước 1: Cài dat phần mềm

bước 2: Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

5 TRIEN KHAI/BÀN GIAO

- Việc xây dựng phần mềm đều qua các bước cơ bản sau đây :

e Khao sát : khảo sát là công việc đầu tiên khi tiến hành xây dựng phần mềm Tiếnhành đặt vấn đề, lấy ý kiến, thu nhập thông tin gọi là thu thập những điều kiệncần và đủ đề triển khai phần mềm

e Phân tích yêu cầu : “Phân tích yêu cầu là công việc bao gom các tác vụ xác địnhcác yêu cầu cho một hệ thống mới hoặc được thay đổi dựa trên cơ sở là các nhucâu trong quá trình sử dụng Việc phân tích yêu cau có ý nghĩa quan trọng doi vớithành công của một dự án Các yêu cầu phải có tinh do được, kiểm thử được, cóliên quan đến các nhu câu hoặc cơ hội doanh nghiệp đã được xác định, và phải

được định nghĩa ở một mức độ chỉ tiết đủ cho việc thiết kế hệ thống 7( nguon :

coggle.com )

e Thiết kế phần mềm : “Là một quá trình giải quyết vấn dé và lập kế hoạch chomột giải pháp phan mêm Sau khi các mục đích và đặc điểm kĩ thuật của phan mémđược quyết định, lập trình viên sẽ thiết kế hoặc thuê người thiết kế để phát triển một

kế hoạch cho giải pháp phan mém Nó bao gồm các thành phan cấp thấp, các van

dé thuật toán cũng như một khung nhìn kiến trúc ” ( nguồn : coggle.com )

e Lập trình máy tính : “Lập trình máy tính (gọi tắt là lập trình) là kỹ thuật cài đặtmột hoặc nhiêu thuật toán trừu tượng có liên quan với nhau bằng một hoặc nhiễungôn ngữ lập trình để tạo ra một chương trình máy tính Lập trình có các thành tổnghệ thuật, khoa học, toán học, và kỹ nghệ Các ngôn ngữ lập trình khác nhau hỗtrợ các phong cách lập trình khác nhau Một phan của công việc lập trình là việclựa chọn một trong những ngôn ngữ phù hợp nhất với bài toán can giải quyết Cácngôn ngữ lập trình khác nhau đòi hỏi lập trình viên phải xử lý các chỉ tiết ở các

mức độ khác nhau khi cài đặt các thuật toán Sự thống nhất trong cách xử lý sẽ tạo

thuận lợi cho việc lập trình và hiệu quả của chương trình ” ( nguồn - coggle.com )

e Kiểm thử phần mềm : “Kiém thử phân mém là một cuộc kiểm tra được tiến hành

để cung cấp cho các bên liên quan thông tin về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch

vụ duoc kiểm thử Kiểm thử có thể Cung cấp cho doanh nghiệp một quan điểm, một

cách nhìn độc lập về phan mém dé từ đó cho phép đánh giá và thấu hiểu được

những rủi ro trong quá trình triển khai phan mém Tùy thuộc vào từng phươngpháp, việc kiểm thử có thể được thực hiện bắt cứ lúc nào trong quá trình phát triểnphan mêm Theo truyền thống thì các nỗ lực kiểm thử được tiến hành sau khi cácyêu câu được xác định và việc lập trình được hoàn tất nhưng trong phương phápphát triển Agile thì việc kiểm thử được tiến hành liên tục trong suốt quá trình xâydung phan mém Như vậy, mỗi một phương pháp kiểm thử bị chỉ phối theo một quytrình phát triển phan mém nhất định ” ( nguồn : coggle.com )

e Triển khai phần mềm : “Sau khi phan mém được kiểm thử và khắc phục nhữngsai sót sẽ được triển khai đưa vào sử dung trong thực tế Đối với những phan mémthiết kế theo thỏa thuận với khách háng, việc triển khai đơn giản chỉ là hướng dẫncho khách hàng cách sử dụng đạt hiệu quả cao Với những phan mém mang tínhthông dụng, việc triển khai còn qua các chương trình giới thiệu và đưa sản phẩm rathị trường Trong quá trình triển khai cũng luôn đánh giá hiệu quả sử dụng củaphan mém, xtôi xét những nhược điểm dé lên kế hoạch thiết kế phan mêm hiệu quảhơn” ( nguồn : coggle.com )

e Bao trì phần mềm : “Bao tri phan mém bao gém điều chỉnh các lỗi mà chưa đượcphát hiện trong các giai đoạn trước của chu kỳ sống của một phan mém, nâng cấptính năng sử dụng và an toàn vận hành của phan mêm Bảo tri phan mêm có thểchiếm đến 65%-75% công sức trong chu kỳ sống của một phan mém Quá trìnhphát triển phẩm mêm bao gốm rất nhiễu giai đoạn: thu thập yêu câu, phân tích,thiết kế, xây dựng, kiểm tra, triển khai và bảo trì phan mém Nhiệm vu của giaiđoạn bảo trì phan mém là giữ cho phan mém được cập nhật khi môi trường thay đổi

và yêu cau người sử dụng thay doi.” ( nguồn : coggle.com )

e Phát triên tính năng : Lặp lại từ bước 1 đến bước 6

2.2 Các khái niệm về quản lý kho hàng

2.2.1 Khái niệm về quản lý kho hàng

- Các loại hàng hoá, phụ tùng, sản phẩm của doanh nghiệp đều được lưu trữ tại khohàng hoá Đây là một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp sản xuất và

thương mại, các cửa hàng, siêu thị, nhà máy, Các chức năng quan trọng của kho

hang có thé kể đến như : cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, giảmthiểu chi phí vận chuyển, đảm bảo quá trình buôn bán diễn ra nhanh chóng, hiệuquả, đáp ứng cầu hàng hóa cảu khách hàng trên thị trường

- Quan lý kho hàng tốt giúp giảm thiêu được chi phí vận chuyền sản phẩm Khiđang trong quá trình sản xuất, nhà máy cần cung cấp nguyên vật liệu phụ tùng ngaylập tức, nếu trong thời gian ấy không có kho dé đáp ứng nguồn cung, thì nhân viên

sẽ phải sang kho khác để chuyên hàng về Như vậy sẽ tiêu tốn rất nhiều loại phícũng như chất lượng sản pham sẽ không được dam bao do phải trải qua quá trình

vận chuyên.

- Đối với rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất thì mộttrong những mối quan tâm hàng đầu là quản ký kho hàng Đây là một nghiệp vụliên quan đến rất nhiều hoạt động như quản lý, giám sát, kiểm kê, báo cáo, đảmbảo quy trình sản xuất được liền mạch, giúp làm giảm chi phí, từ đó nâng cao đượcdoanh thu, tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp

2.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh

| Quản lý kho

ị hàng

Quản lý nhập Quản lý xuất Quản lý thông Kiểm kê hàng

kho kho tin hàng hóa hóa

kiểm tra hãng {|| tra hóa đơn bán Xuất ra báo || ó 6 à cáo tôn kho | }

Hình 2.2 : Sơ đồ chức năng kinh doanh

- Hình 2.2 mô tả sơ đồ chức năng kinh doanh của nghiệp vụ quản lý kho hàng :

e Quản lý nhập kho : khi hang hoá nhập kho sẽ được kiểm tra số lượng, chất lượng.Nếu đáp ứng đủ tiểu chuẩn thì hàng mới được nhập kho Quản lý kho sẽ lập phiếunhập kho và vào số chỉ tiết hàng hoá đã nhập

- Quản lý xuất kho : thủ kho nhận hoá đơn đồng thời kiểm tra lại hàng hoá Saukhi đã kiểm tra đầy đủ các giấy tờ, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và xuấttheo phiếu Lúc này quản lý kho sẽ vào số chi tiết hang hoá xuất ra

- Quản lý thông tin hang hóa

- Kiểm kê kho : xác định xtôi liệu số hàng trong kho thực tế với số hang trong sốsách có trùng khớp nhau không Việc kiểm kê giúp giảm thiểu được tình trạng matmát hàng hóa Các công việc được tiễn hành là xuất báo cáo tồn kho, hiệu chỉnh số

lượng nêu chênh lệch, cuôi cùng là đưa ra kêt quả kiêm kê.

đòi hỏi tính chặt chẽ và chính xác cao.

Người yêu cầu

Yêu cầu Nhập kho

Ky phiếu và chuyển hang Nhận phiéu và Nhập kho

Ghi số kế toán vật tư _— Ghi thẻ khoLap Phiểu nhập kho

2.3.2 Quy trình xuất hang

Quy trình xuất kho được trình bày trong hình 2.4 dưới đây :

Người yêu cầu

Yêu cầu Xuất kho

Ky phiểu và Nhận hang

Lập Phiéu xuất kho Nhận phiếu

Ghi sé kể toán vật tư

Hình 2.4 : Quy trình xuất hàng ( Nguôn: Ketoan68 )

2.3.3 Quy trình kiểm kê hàng hóa

- Hang tồn kho được chia làm nhiều loại : sản pham chưa hoàn thiện, sản phẩmđang chờ bán, sản phẩm chờ được xử lí do bị lỗi, công cụ dụng cụ phụ sản xuất Hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng rất lớn, do đó doanh nghiệp nào cũng dành sựquan tâm rất lớn đến nó Đi kèm với hàng tồn kho là một công việc bắt buộc đó làkiểm kê Đây là một công việc cực kì quan trọng, nhưng dé thực hiện tốt không phảiđơn giản, bởi lượng hàng hóa trong kho là rất lớn, nếu không có quy trình kiểm kêkho cụ thể, hợp lí thì sẽ gây sai sót, lãng phí, ảnh hưởng đến cả quy trình chung

Người yêu cầu

Hình 2.5 : Quy trình kiểm kê kho ( Nguồn : Ketoan68 )

- Hình 2.3.3 mô tả các bước cơ bản của quá trình kiểm kê hàng hóa :

e _ Khi nhận yêu cầu kiểm kê kho, thủ kho tiếp nhận yêu cầu và bắt đầu quy trìnhkiểm kê kho

e Thu kho tiến hành viết báo cáo kiểm kê xuất nhập tồn gửi cho người yêu cầu,sau đó báo cáo này được gửi cho bộ phận kế toán dé tiến hành ghi số kế toán

e Thu kho cũng đồng thời thực hiện việc ghi thẻ kho sau khi quá trình kiểm kê

kho hoàn thành.

2.3.4 Tầm quan trọng của việc quan lý kho hàng

- Hạn chế việc hư hỏng dẫn đến việc không tiêu thụ được hàng hoá : hàng hóa détrong kho lâu ngày sẽ bị hao mòn, hư hại dẫn đến việc không thể tiêu thụ được,doanh nghiệp cũng vì thế mà không thê tiêu thụ được hàng Điều này sẽ gây ra mộtkhoản lỗ vô cùng lớn cho doanh nghiệp Nếu có một phương pháp quản lý khoa họcthì những ton thất như vậy sẽ được hạn chế đi rất nhiều

- Giảm thiêu chi phí lưu kho : đi kèm với việc lưu trữ hàng hoá là các chi phí đi

kèm như phí điện, nước, thuê sân bãi, nhân công phục vụ, Lượng hàng hoá càng

lớn thì các chi phí này ngày càng tăng lên Chính vì thế các hàng hoá có số lượngtồn kho lớn cần được xác định, tiến hành kiêm kê, thống kê sớm để có các biệnpháp xử lý kịp thời, giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng hoá

- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động : việc thống kê và báo cáo hàng tồn khođịnh kì là cơ sở cho các quyết dịnh nhập xuất hàng Điều này giúp quản lý dong vốnlưu động hiệu quả Thống kê được số lượng rất quan trọng bởi nó liên quan trực tiếpđến kế hoạch tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng, các chương trìnhkhuyến mãi, ưu đãi, giảm giá nhằm vào mặt hàng đó, nhằm tăng lượng tiêu thụcủa mặt hàng đó lên Việc nhập kho một cách bừa bãi sẽ dẫn đến tình trạng lưu kho

số lượng lớn, ảnh hưởng đến nguồn vốn của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tình hình

kinh doanh các mặt hàng khác,

- Giảm chi phí nhập hàng : khi hàng hóa dược nhập về với số lượng phù hợp vớinhu cầu của doanh nghiệp thì hiệu quả mang lại của nó là rất lớn, vì khi đó các chỉphí như vốn dau tư kho, tồn kho được giảm thiểu

- Đảm bảo tính minh bạch của sản phâm : ở rất nhiều công ty, tình trạng nhân viêngian lận, dùng mánh khoé tuồn hàng ra thị trường bán hay tự ý nhập các mặt hàngkém chat lượng dé trục lợi cá nhân vẫn còn diễn ra rất nhiều điều này không nhữnglàm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mà còn hạ thấp

uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Chính vì thé, dé giảm thiêu đến mức tối danhững tiêu cực trên, doanh nghiệp cần quản lý kho chặt chẽ, khoa học, các báo cáo

đưa ra phải chính xác.