Bài thảo luận đề tài nghiên cứu về chức năng hoạch định của một doanh nghiệp

Từ các khái niệm trên: “Hoạch định được hiểu là quá trình các nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu”.. Việc thực hiện chức

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCHĐỊNH CỦA MỘT DOANH NGHIỆP

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 3 MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 5

Chương 1: Cơ sở lý thuyết 5

1.1 Khái niệm, tầm quan trọng của hoạch định 5

1.1.1 Khái niệm hoạch định 5

1.1.2 Vai trò của hoạch định 6

1.2 Phân loại, các nguyên tắc của hoạch định 6

1.2.1 Phân loại hoạch định 6

1.2.2 Các nguyên tắc của hoạch định 7

1.3 Nội dung hoạch định 7

1.3.1 Hoạch định sứ mệnh, tầm nhìn 7

1.3.2 Hoạch định mục tiêu 7

1.3.3 Hoạch định kế hoạch chiến lược 8

1.3.4 Hoạch định kế hoạch hành động: chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình 8

1.3.5 Hoạch định ngân sách 9

1.4 Các công cụ về kế hoạch hoạch định 1 0 Chương 2: Thực trạng thực hiện chức năng hoạch định của Công ty

2.2.3 Hoạch định chiến lược 14

2.2.4 Hoạch định kế hoạch hoạt động 21

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị học là một trong những ngành học cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị tổ chức Đây là ngành khoa học nghiên cứu về các quy tắc, quy luật, phương pháp quản trị, sau đó thực hành, vận dụng vào thực tế để đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề quản trị trong tổ chức.

Ngành quản trị học đang thu hút rất nhiều người, bởi nó cũng mang tính khoa học Các tri thức đã có sẵn qua nhiều thời kỳ, từ đó thế hệ sau thừa kế và hưởng kết quả nghiên cứu từ nhiều ngành khác như kinh tế học, tâm lý học, xã hội học Hoạt động quản trị chỉ xảy ra khi có sự kết hợp giữa người với người Đây được xem như một nghệ thuật quản trị, có nghĩa rằng bạn phải dùng các kỹ năng, bí quyết để đạt mục tiêu chung.

Nhà quản trị đưa ra những hoạch định đúng đắn sẽ làm thay đổi cục diện của cả doanh nghiệp Ở đâu cần có một hệ thống quản lý bài bản, chuyên nghiệp được vận hành tốt, ở đó không thể thiếu một người quản trị giỏi trong tất cả đặc biệt là việc thực hiện chức năng hoạch định Vì vậy mà nhiệm vụ hàng đầu của bất kỳ một nhà quản trị nào phải hiểu rõ và nhận thức đúng đắn về công việc này để không mắc những sai lầm mà đôi khi chúng ta phải trả bằng cả sự sống còn của doanh nghiệp Để chuẩn bị cho hành trang đó, chúng tôi đã quyết định lựa chọn tìm hiểu đối tượng là công ty Vinamilk để hoàn thành đề tài: “Nghiên cứu việc thực hiện chức năng hoạch định của công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk)”.

NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

1.1 Khái niệm, tầm quan trọng của hoạch định 1.1.1 Khái niệm hoạch định

Trước khi ra quyết định, trước khi hành động, ai cũng đều phải xác định mụctiêu của hành động, từ đó suy nghĩ cân nhắc, đưa ra kế hoạch để kết quả hành động được tốt nhất.

Xác định mục tiêu và soạn thảo một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu, đó là hoạch định Hoạt động của một tổ chức bao gồm những con người với quy mô lớn, tính phức tạp cao hơn nên kết quả cũng lớn hơn nên càng cần thiết phải có hoạch định.

Có nhiều cách hiểu về hoạch định Theo Harold Koontz, Cyril

J.O’Donnell và Heinz Weihrich: “Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm, ai làm cái đó để đạt được mục tiêu”.

Còn theo Thwo R.Kreitner cho rằng: “Hoạch định là sự đối phó với sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra”.

Từ các khái niệm trên: “Hoạch định được hiểu là quá trình các nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu”.

Việc thực hiện chức năng hoạch định để đối phó với sự không chắc chắn, liên quan đến tư duy và ý chí của con người.

1.1.2 Vai trò của hoạch định

Vai trò của hoạch định được thể hiện qua những hiểu hiện sau:

Trước hết qua hoạch định, nhà quản trị định hướng được hoạt động của tổ chức,xác định mục tiêu và các kế hoạch hoạt động giúp nhà quản trị phối hợp được hoạt động, thống nhất được suy nghĩ và hành động của các cá nhân, bộ phận từ đó đảm bảo được sự tập trung vào thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ.

Thứ hai, hoạch định là cơ sở phân quyền, ủy quyền, làm rõ quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, bộ phận trong quá trình lao động, tạo thuận lợi cho hoạt động điều hành tác nghiệp của nhà quản trị, đồng thời làm tăng tính chủ động sáng tạo của các bộ phận, cá nhân, phản ứng nhanh nhạy, kịp thời trước những biến động của môi trường.

Hoạch định chỉ rõ các chỉ tiêu cần thực hiện, đó là cơ sở vào tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động từ đó có các biện pháp điều chỉnh.

Cuối cùng, hoạch định giúp làm tăng sự thành công của nhà quản trị và tổ chức nhờ những hoạt động của tư duy, tính toán, cân nhắc thận trọng trong phân tích, dự báo được thời cơ, thách thức, thuận lợi và những khó khăn từ phía môi trường.

1.2 Phân loại, các nguyên tắc của hoạch định 1.2.1 Phân loại hoạch định

Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác nhau được phân chia dựa theo những tiêu thức khác nhau, cụ thể là:

Theo lĩnh vực: bao gồm hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật tư, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ, hoạch định kinh doanh, hoạch định marketing, ….

Theo mức độ hoạt động:

Hoạch định chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn bộ doanh nghiệp, nó thiết lập nên những mục tiêu chung của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp đối với môi trường Trong hoạch định này nhà quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể để đạt được mục tiêu trên cơ sở những nguồn lực hiện có và những nguồn lực này có thể huy động được.

Hoạch định tác nghiệp: Là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả ở các đơn vị cơ sở, ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định rõ nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành Trong hoạch định tác nghiệp, người ta trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra trong hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện hoạch định chiến lược.

Theo sản phẩm tạo ra: Hoạch định mục tiêu, chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân sách.

1.2.2 Các nguyên tắc của hoạch định

Tập trung dân chủ: kết hợp giữa vai trò chủ đạo, tính quyết đoán và trách nhiệm của nhà quản trị với việc phát huy trí tuệ, sức mạnh tập thể trong tiến trình hoạch định.

Tính hệ thống: Đảm bảo bao quát các hoạt động, các nguồn lực, đảm bảo tính đầy đủ, tính logic, đồng bộ của các yếu tố có liên quan trong quá trình hoạch định.

Tính khoa học thực tiễn: Nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy luật kinh tế, vận dụng các phương pháp khoa học và các môn khoa học có liên quan; phải xuất phát từ môi trường, thị trường và khả năng của tổ chức.

Tính hiệu quả: Các phương án kế hoạch phải được lựa chọn theo tiêu chí đảm bảo hiệu quả.

Tính định hướng: Định hướng hoạt động của tổ chức bằng những mục tiêu cụ thể song không cố định, cứng nhắc mà mang tính dự báo, hướng dẫn Tính linh hoạt: Mục tiêu, kế hoạch cần phải linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường.

1.3 Nội dung hoạch định

1.3.1 Hoạch định sứ mệnh, tầm nhìn

Sứ mệnh là mục đích hay lý do tồn tại của tổ chức

Hoạch định sứ mệnh là xác định mục đích hay lý do tồn tại của tổ chức Bản công bố sứ mệnh:

Mô tả hàng hóa, dịch vụ, thị trường

Mô tả kế hoạch trong

Nhu cầu khách hàng mục tiêu

- Mô tả hàng hóa - Mô tả kế hoạch tương lai - Nhu cầu khách hàng mục tiêu

Việc lựa chọn sứ mệnh của tổ chức có thể chịu ảnh hưởng từ các yếu tố: - Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức/doanh nghiệp - Những năng lực đặc biệt, cốt lõi của doanh nghiệp - Môi trường hoạt động của tổ chức

Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức/doanh nghiệp Những năng lực đặc biệt, cốt lõi của doanh nghiệp Môi trường hoạt động của tổ chức

Tầm nhìn là tuyên bố mô tả nơi công ty mong muốn đạt được trong tương lai Do biến đổi từ môi trường thì tầm nhìn, sứ mệnh có thể thay đổi

1.3.2 Hoạch định mục tiêu

Mục tiêu là kết quả hay chính là cái đích mà những nhà quản trị mong muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ.

Mục tiêu là một tuyên bố dứt khoát về việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai.

Mục tiêu có thể là điểm kết thúc của một hành động hay nhiệm vụ của tổ chức.

Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mệnh, tầm nhìn và nhằm thực hiện sứ mệnh, tầm mệnh của tổ chức.

Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức Phân loại mục tiêu:

+ Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận + Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng + Mục tiêu kinh tế và mục tiêu xã hội + Mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn

Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng Mục tiêu kinh tế và mục tiêu xã hội Mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

S: cụ thể, rõ ràng M: đo lường được A: tính khả thi R: tính thực tế T: thời hạn

1.3.3 Hoạch định kế hoạch chiến lược

Chiến lược là bản kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết và dài hạn được soạn thảo nhằm đảm bảo thực hiện sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức Hoạch định kế hoạch chiến lược: là việc xây dựng một bản kế hoạch tổng hợp, toàn diện, chi tiết và dài hạn nhằm định hướng cho sự phát triển lâu dài cũng như sự thay đổi về chất cho tổ chức.

Xây dựng chiến lược là một quá trình gồm các giai đoạn có mối quan hệ lẫn nhau:

Xây dựng mục tiêu + Xây dựng mục tiêu

+ Phân tích và đánh giá môi trường bên ngoài

+ Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của môi trường bên trong + Xây dựng các phương án, phân tích và đánh giá chiến lược + Lựa chọn và thực thi chiến lược

1.3.4 Hoạch định kế hoạch hành động: chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình

Chính sách

Chính sách là đường lối chỉ đạo tổng quát quan điểm, phương hướng và cách thức chung hay chỉ dẫn để ra các quy định thực hiện chiến lược và được hình thành bởi các nhà quản trị cấp cao.

Hoạch định chính sách là xây dựng kế hoạch hướng dẫn, triển khai chiến lược, tạo hành lang cho việc thực hiện các hoạt động của tổ chức.

Chính sách có nhiều loại: chính sách tổng quát và chính sách cụ thể Một chính sách hiệu quả thường có các đặc điểm sau đây: Tính linh hoạt Tính toàn diện

Tính phối hợp Tính đồng bộ, hệ thống Tính rõ ràng Tính đạo đức

Thủ tục

Thủ tục là những việc cụ thể phải thực hiện theo một trật tự nhất định để tiến hành công việc có tính chất chính thức hay một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị để thực hiện một công việc cụ thể Hoạch định thủ tục là việc xây dựng kế hoạch hướng dẫn chi tiết, chuỗi các hoạt động/ thao tác để thực hiện, triển khai trong một tình huống cụ thể Cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những việc thường xảy ra, giúp người thực hiện biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình

Quy tắc xác định chính xác những gì được làm hay không được làm trong một hoàn cảnh nhất định Quy tắc chính là quy định chung bắt buộc mọi người phải tuân theo không để cho người thực hành làm theo ý riêng của họ.

Hoạch định quy tắc là xây dựng những quy định được hay không được làm, những chỉ tiêu cần tuân thủ.

Chương trình

Chương trình bao gồm một số mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ và các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố cần thiết khác để nhằm thực hiện một mục tiêu của tổ chức.

Hoạch định chương trình là xây dựng một kế hoạch hành động cụ thể, triển khai ngay cho một giai đoạn, thời điểm nào đó.

Chương trình có thể có phạm vi lớn hoặc nhỏ, dài hạn hoặc ngắn hạn: chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình quảng cáo một sản phẩm mới, Chương trình cần được hỗ trợ bằng những ngân sách cần thiết.

Chương trình được xem như một kế hoạch đơn dung hay thường chỉ sử dụng một lần trong một thời điểm nhất định.

1.3.5 Hoạch định ngân sách

Ngân sách là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số hay được gọi là một bản kế hoạch được số hóa.

Hoạch định ngân sách là xây dựng phương pháp phân bổ các nguồn lực tối ưu để thực hiện các mục tiêu đề ra.

Quá trình lập ngân sách gồm 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhà quản trị cấp cao tuyên bố mục tiêu

Giai đoạn 2: Các nhà quản trị bộ phận trực thuộc soạn thảo kế hoạch hành động và xác định chi phí

Giai đoạn 3: Các nhà quản trị cấp cao xem xét đề nghị và chỉ dẫn các điều chỉnh cần thiết

Giai đoạn 4: Nhà quản trị phê duyệt ngân sách 1.4 Các công cụ về kế hoạch hoạch định

Mô hình SWOT

SWOTNhững cơ hội (O)Những nguy cơ (T)Những điểm mạnh (S) Chiến lược (SO)

- Đánh giá môi trường bên trong, bên ngoài - Xác định cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh, điểm yếu - Xác định phương án chiến lượcMô hình BCG: - Xây dựng ma trận phát triển và tham gia thị trường

- Áp dụng trong hoạch định chiến lược tại các tổ chức có nhiều chi nhánh, nhiềuđơn vị kinh doanh chiến lược (SBU)

Mô hình kinh tế lượng: - Vận dụng lý thuyết kinh tế lượng - Dự báo biến động của môi trường

Thực trạng thực hiện chức năng hoạch định của Công ty Vinamilk

2.1 Tổng quan về Vinamilk

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Công ty được thành lập vào ngày 20/8/1976, dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại, đó là: nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, nhà máy sữa bột Dielac

Đến nay Vinamilk đã trở thành công ty hàng đầu Việt Nam về chế biến và cung cấp về sữa, được xếp trong Top 10 thương hiệu mạnh của Việt Nam Vinamilk không những chiếm lĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà còn xuất

khẩu các sản phẩm của mình ra nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada… Vinamilk còn là thương hiệu tiên phong mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam, với các sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ Công ty Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa và sản phẩm về sữa như: sữa đặc, sữa bột cho trẻ em và người lớn, bột dinh dưỡng, sữa tươi, sữa chua uống, sữa đậu nành, kem, nước ép trái cây, nước tinh khiết, trà … tất cả các sản phẩm đều phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.

Vinamilk cũng đã thiết lập được hệ thống phân phối sâu và rộng, xem đó là xương sống cho chiến lược kinh doanh dài hạn Hiện nay công ty có trên 240 nhà phân phối, hơn 140.000 điểm bán lẻ phủ rộng khắp toàn quốc Giá cả cạnh tranh cũng là thế mạnh của Vinamilk bởi các sản phẩm cùng loại trên thị trường đều có giá cao hơn của Vinamilk Vì thế, trong bối cảnh có trên 40 doanh nghiệp đang hoạt động, hàng trăm nhãn hiệu sữa các loại, trong đó có nhiều tập đoàn đa quốc gia, cạnh tranh quyết liệt, Vinamilk vẫn đứng vững và khẳng định vị trí dẫn đầu trên thị trường sữa Việt Nam.

Về vùng nguyên liệu: Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng như chăn nuôi bò sữa, sản xuất thức ăn cho gia súc, trồng trọt Vinamlik rất chú trọng vào việc đầu tư các thiết bị công nghệ Tất cả hệ thông truồng trại chăn nuôi, đều được công ty xây dựng theo tiêu chuẩn hiện đại nhất của thế giới Để đảm bảo việ clamf chủ được các thiết bị hiện đại, công ty còn thường xuyên đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Các Giám đốc và Trưởng bộ phận đều được công ty cử đi học tập kinh nghiệm thực tế của các trang trại chăn nuôi bò sữa ở Mỹ, Úc

Về cơ cấu tổ chức: Các cấp trong công ty được phân tầng theo thứ tự cấp quản trị tối cao, cấp quản trị trung gian, cấp quản trị cơ sở và công nhân viên Mỗi phòng ban lại có những nghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau Viễ phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý giúp cho công ty Vinamilk hoạt động một cách hiệu quả giúp các phòng ban phối hợp với nhau một cách chặt chẽ