ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TINKHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN
SEMINAR HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANHNGHIỆP
ĐỀ TÀI: NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH –KẾ TOÁN TRONG ERP
Giảng viên hướng dẫn: ThS Huỳnh Đức Huy
Trang 21.Tổng quan nghiệp vụ quản lý tài chính – kế toán1.1.Kế toán tài chính là gì?
Kế toán tài chính (Financial accounting) là vị trí kế toán thực hiện các công việc liên quan đến thu thập, phân tích, đánh giá và cung cấp những dữ liệu thông tin kinh tế để lập thành báo cáo tài chính phục vụ cho đối tượng có nhu cầu sử dụng Đồng thời, kế toán tài chính còn đảm nhận vai trò quan trọng trong việc phân tích, phản ánh tình trạng biến động về tài sản và dòng tiền vốn của doanh nghiệp
Nói ngắn gọn thì kế toán sẽ ghi nhận và tổng hợp thông tin từ tất cả các giao dịch làm nền tảng để tạo ra các báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng liên quan Trong doanh nghiệp, bộ phận tài chính kế toán thường được phân thành kế toán tổng hợp và kế toán số liệu, mỗi bên sẽ được phân chia công việc rõ ràng, minh bạch nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
+Phân loại hệ thống kế toán
Kế toán tài chính tập trung vào việc báo cáo thông tin tài chính của một tổ chức,
bao gồm cả việc lập báo cáo tài chính, cho những người sử dụng thông tin bên ngoài, chẳng hạn như các nhà đầu tư, cơ quan quản lý và nhà cung cấp
Kế toán quản trị tập trung vào việc đo lường, phân tích và báo cáo thông tin để
quản lý sử dụng nội bộ Việc ghi chép các giao dịch tài chính, để các bản tóm tắt tài chính có thể được trình bày trong các báo cáo tài chính, được gọi là kế toán ghi sổ, trong đó phương pháp ghi sổ kép là hệ thống phổ biến nhất
1.2 Vai trò của kế toán tài chính trong hệ thống ERP
Kế toán tài chính phản ánh thực trạng và các biến động về vốn và tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài.
Kế toán tài chính là lõi, là xương sống gắn kết tất cả các Module khác lại với nhau Xử lý kế toán trên ERP thông thường là khâu cuối cùng và mang tính kế thừa dữ liệu từ các phòng ban phía trước Với khả năng liên kết dữ liệu đồng nhất, xử lý thông tin trong doanh nghiệp mang tính chặt chẽ, chính xác và tức thời từ mọi phòng ban doanh nghiệp Từ đó tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên
Trang 3hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
1.3 Lợi ích của việc quản lý tốt nghiệp vụ tài chính – kế toán+Tính giá thành sản phẩm nhanh chính xác:
Phân hệ tài chính – kế toán được kết nối hữu cơ và kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác trong phần mềm như: HRM, sản xuất, mua hàng, giúp hỗ trợ tự động tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.
+Tiết kiệm 70% thời gian nhập liệu cho kế toán
Module kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như: kho, bán hàng, sản xuất trên một giao diện hệ thống đồng nhất đảm bảo tính nhất quán, chính xác và nhanh chóng Nhờ vậy hỗ trợ kế toán thiên về kiểm soát thay vì nhập liệu.
+Giảm lỗi trong làm việc
Luồng dữ liệu trong tổ chức được cập nhật theo thời gian thực, sau đó được tăng cường phân tích chuyên sâu các vấn đề trước khi hiển thị trên giao diện.Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
+Tích hợp kế hoạch và phân tích tài chính trong một giải pháp duy nhất
ERP cho phép phân tích tài chính doanh nghiệp dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích chuyên sâu, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh Cung cấp các báo cáo tức thời và chính xác xoay quanh hoạt động tài chính trong tổ chức Từ đó tạo ra một bức tranh đa chiều cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp theo từng giai đoạn.
+Tối ưu hóa các hoạt động tài chính – kế toán trong tổ chức
Phần mềm ERP hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp: Cost center; Budget về lợi nhuận; tài sản cố định; kế hoạch thanh toán; theo dõi các chu kỳ kinh doanh; đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về tài chính, hợp nhất việc quản lý và pháp lý Từ đó tạo ra một nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển
Trang 41.4 Các thuật ngữ cơ bản cần nắm trong kế toán tài chính+ Công nợ
Công nợ phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc một cá nhân, tổ chức có phát sinh nghĩa vụ thanh toán tiền trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tổ chức khác Số tiền mà một cá nhân, tổ chức có trách nhiệm phải thanh toán khi phát sinh các nghiệp vụ nêu trên khi chưa thể thanh toán trong kỳ mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau thì số tiền đó được gọi là công nợ.
Người đảm nhận việc theo dõi công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ.
Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên )
- Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.
+ Tài khoản:
Tài khoản kế toán là phương tiện giúp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các quá trình sản xuất kinh doanh khác nhau trong các doanh nghiệp
Trong đó:
Trang 5Debit: là khoảng nợ Credit: là khoảng có
Hiện nay theo thông tư 133 và 200 – có 9 loại tài khoản
Loại 1,2 Tài sản
Loại 3 Nợ phải trả Loại 4 Vốn chủ sở hữu Loại 5 Doanh thu
Loại 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh Loại 7 Thu nhập khác
Loại 8 Chi phí khác
Loại 9 Xác định kết quả kinh doanh
+ Bút toán:
Trang 6Bút toán là một thuật ngữ kế toán ghi nhận giao dịch vào sổ kế toán Một bút toán có thể gồm nhiều hạng mục mà mỗi hạng mục có thể là một định khoản nợ hoặc định khoản có Tổng giá trị định khoản nợ phải bằng tổng giá trị định khoản có, nếu không thì bút toán sẽ được coi là không "cân" Các bút toán có thể ghi nhận các hạng mục duy nhất hoặc các hạng mục lặp đi lặp lại như khấu hao tài sản cố định hay khấu hao vốn.
+ Hoạch toán:
Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh doanh xảy ra trong quá trình sản xuất nhằm thu thập, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giám sát, quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ, đem lại kết quả cao.
Phân loại hoạch toán gồm hoạch toán nghiệp vụ, hoạch toán thống kế, hoạch
toán kế toán
- Hoạch toán nghiệp vụ: Là sự quan sát, phản ánh và quản lý trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật cụ thể, để chỉ đạo thường xuyên và kịp thời các nghiệp vụ đó.
- Hoạch toán thống kế: Là khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối liên hệ mật thiết với mặt chất các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể Mục tiêu của hạch toán thống kê là rút ra được bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó.
- Hoạch toán kế toán: Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.
Nguyên tắc ghi tài khoản kế toán:
Ghi Nợ hoặc Có của 1 tài khoản: Sẽ ghi trực tiếp số tiền vào bên Nợ hoặc Có của
Trang 7Sổ cái: Tập hợp các tài khoản, nơi các giao dịch được thực hiện và ghi lại ● Sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết.
Phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí
+ Định khoản kế toán:
Định khoản kế toán là cách xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính Được phát sinh vào bên nợ bên có của các Tài khoản KT có liên quan.
Ví dụ: Ngày 01/01/2009 Doanh nghiệp A trả tiền thuê văn phòng 1
năm cho công ty B là 60 triệu VAT 10% > 6 triệu., tại công ty B kế toán định khoản như sau:
Định khoản giản đơn là khi chúng ta định khoản mà chỉ liên quan tới 2
loại tài khoản KTTH Còn định khoản phức tạp là khi chúng ta định khoản liên quan tới 3 tài khoản KTTH trở lên.
1.5 Các loại báo cáo tài chính
+ Balance Sheet – Bảng cân đối kế toán:
Là bản tóm tắt các số dư tài chính của một cá nhân hoặc tổ chức, cung cấp cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán bao gồm tài sản và nguồn vốn ( tức là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu) và được lập dựa trên nguyên tắc:
Tổng TS = Nợ + Vốn chủ sở hữu.
Assets ( tài sản ): Cái mà công ty có, bao gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn
Trang 8Liabilities ( nợ ): cái mà công ty nợ, bao gồm nợ ngắn hạn và dài hạn Equity ( vốn chủ sở hữu ) = Assets-Liabilities
+ Income Statement – Báo cáo Doanh thu lợi nhuận
Thể hiện doanh thu và chi phí của một tổ chức cho một khoảng thời gian (ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm).
Doanh thu - Revenues đơn giản được hiểu là dòng tiền vào do hoạt động bán
hoặc xử lý tài sản của công ty.
Trang 9Chi phí - Expenses đơn giản được hiểu là dòng tiền mặt hoặc việc tạo ra nợ phải
trả để hỗ trợ hoạt động của công ty.
Nguyên tắc: Doanh thu – Chi phí = Thu nhập ròng trước thuế
+ Statement of Cash Flows - Báo cáo dòng tiền ( openerp missing )
Thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ chức trong khoảng thời gian nhất định ( tháng, quý, năm)
Dòng tiền vào Dòng tiền ra + Các khoản thanh toán của khách hàng
cho việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ + Lãi tiền gửi từ ngân hàng
+ Lãi tiết kiệm và lợi tức đầu tư + Đầu tư của cổ đông
+ Chi mua cổ phiếu, nguyên nhiên vật liệu thô,hàng hóa để kinh doanh hoặc các công cụ
+ Chi trả lương, tiền thuê và các chi phí hoạt động hàng ngày
+ Chi mua tài sản cố định – máy tính cá nhân, máy móc, thiết bị văn phòng, + Chi trả lợi tức.
+ Chi trả thuế thu nhập, thuế doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các thuế và phí khác.
+ General Ledger – Sổ cái chung
2.So sánh nghiệp vụ trên 2 nền tảng Fast Accounting và Odoo
●Về ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm - Đầy đủ nghiệp vụ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý
- Tích hợp với kho hàng, bán hàng, sản
Trang 10- Báo cáo quản trị đa dạng (Thông tin nhanh, cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình xây dựng… của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau)
- Phân quyền chi tiết theo vai trò người dùng dựa theo các hoạt động - Kết xuất báo cáo theo cao trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ
Trang 11●Sự khác biệt trong nghiệp vụ kế toán giữa SAP B1 và Odoo
1 Kế toán kho Lập phiếu nhập kho
Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa
Tự động tính giá xuất kho theo quy định của doanh nghiệp.In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán Odoo cung cấp cho bạn 2 phương pháp hoạch định tồn kho bao gồm: Kê khai thường xuyên và kiểm doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu
Quản lý nhiều hóa đơn: cho phép người dùng tạo công nợ, quản lý công nợ của
Trang 12Theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản ).
Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau.
Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
từng nhà cung cấp Quản lý hoàn trả: cho phép người dùng quản lý hóa đơn hoàn trả tiền của nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn hoàn tiền ở các giai đoạn
Trang 133 Kế toán mua hàng
Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản.
Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản ).
Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Quản lý nhiều hóa đơn: cho phép người lý hóa đơn hoàn trả tiền của nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn hoàn tiền ở các giai đoạn cho phép tạo mới/sửa/ xóa thông tin nhà cung
Phiếu thu tiền Phiếu chi tiền
Trang 14Báo cáo quỹ tiền mặt
Ủy nhiệm chi
Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
6 Hệ thống báo cáo
Sổ cái tổng hợp.
Sổ cái chi tiết các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Bảng kê hóa đơn VAT đầu
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Báo cáo tờ khai thuế GTGT, báo cáo lãi lỗ Báo cáo sổ cái (tổng hợp các đầu tài khoản, tra cứu các đầu tài khoản bằng công cụ tìm kiếm nhanh) Báo cáo bảng cân đối tài khoản, báo cáo nhật ký tổng hợp Báo cáo bút toán sổ nhật ký theo kỳ, báo cáo hóa đơn.
Báo cáo phân tích ngân sách, báo cáo biên lợi nhuận sản phẩm.
Báo cáo tài sản, báo cáo doanh thu trả trước
3 Các bài toán trong quản lý kho
Trang 153.1 Bảng cân đối kế toán3.1.1 Khái niệm
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính doanh nghiệp tổng hợp, phản ánhtổng quát được toàn bộ tài sản hiện có, nợ, nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời
điểm nhất định.
+ Tài sản: Phần công ty sở hữu như tiền tệ, cơ sở vật chất,…+ Nợ: Phần công ty phải trả như thuế, tiền mua hàng,…+ Vốn chủ sở hữu: Hiệu giữa tài sản và nợ.
3.1.2 Kết cấu bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần bao gồm: Phần tài sản và phần nguồn vốn
theo nguyên tắc cân đối (Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn và Tổng tài sản = tổng nguồn
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu
- Các quỹ không chia trích lập từ lợi
Trang 16- Đầu tư xây dựng cơ bản dở dang
- Đầu tư tài chính dài hạn nhuận- Lợi nhuận chưa phân phối
Trong phần tài sản: Các tài sản được sắp xếp theo trật tự tính thanh khoản giảmdần.
Trong phần nguồn vốn: Được sắp xếp theo tính cấp bách về yêu cầu hoàn trả.Nguồn vốn nợ bao gồm nguồn vốn chiếm dụng và nguồn vốn vay.
Nguồn vốn nợ sắp xếp theo trật tự lần lượt là: Các khoản nợ ngắn hạn, các khoảnnợ trung và dài hạn.
3.1.3 Ý nghĩa của bảng cân đối tài chính3.1.3.1 Đối với phần tài sản
Về mặt pháp lý: Phần tài sản phản ánh giá trị của toàn bộ tài sản hiện có thời điểmlập báo cáo, thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp.
Về mặt kinh tế: Các số liệu ở phần tài sản phản ánh quy mô và kế toán các loại
vốn, tài sản của doanh nghiệp hiện có tại thời điểm lập báo cáo, tồn tại dưới hình thái vậtchất hoặc phi vật chất Ví dụ như Vốn bằng tiền, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sảncố định…
Thông qua đó, có thể đánh giá một cách tổng quát quy mô vốn và mức độ phân bổsử dụng vốn của doanh nghiệp.
3.1.3.2 Đối với phần nguồn vốn
Về mặt pháp lý: Phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản hiện có của doanhnghiệp tại thời điểm báo cáo Qua đó cho biết doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý phảitrả đối với khoản nợ.
Về mặt kinh tế: Số liệu ở phần nguồn vốn thể hiện quy mô và cơ cấu các nguồnvốn được đầu tư và huy động vào hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư củadoanh nghiệp Thông qua đó có thể đánh giá một cách khái quát mức độ tự chủ về tàichính và khả năng rủi ro tài chính của doanh nghiệp.
3.1.4 Hạn chế của bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán giúp phản ánh giá trị sổ sách các tài sản, được lập theonguyên tắc giá gốc nên khá khó để có được sự ăn khớp giữa giá trị tài sản theo sổ sáchvới giá trị tài sản trên thị trường.
Bảng cân đối kế toán chỉ phản ánh số liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính(thường là đầu kỳ hoặc cuối kỳ), nếu chỉ dựa vào các con số trên bảng cân đối kế toán sẽrất khó đánh giá sự vận động của các loại tài sản và nguồn vốn trong cả thời kỳ hay giaiđoạn.
3.1.5 Một số hình ảnh của bài toán bảng cân đối trên odoo