SEMINAR HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN TRONG ERP

Kế toán tài chính Financial accounting là vị trí kế toán thực hiện các công việcliên quan đến thu thập, phân tích, đánh giá và cung cấp những dữ liệu thông tinkinh tế để lập thành báo cá

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINHTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

SEMINAR HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP

ĐỀ TÀI: NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH –

KẾ TOÁN TRONG ERP

Giảng viên hướng dẫn: ThS Huỳnh Đức Huy

Lớp: IS336.N21.HTCL

Sinh viên thực hiện: Nhóm 01

Lê Thị Ngọc Hảo 20521292Huỳnh Thị Hồng Nhi 19521961

Trần Thanh Minh Tú 21521618

Lê Gia Bảo 20521101

TP Hồ Chí Minh, tháng 03 năm 2023

1 Tổng quan nghiệp vụ quản lý tài chính – kế toán

1.1 Kế toán tài chính là gì?

Kế toán tài chính (Financial accounting) là vị trí kế toán thực hiện các công việcliên quan đến thu thập, phân tích, đánh giá và cung cấp những dữ liệu thông tinkinh tế để lập thành báo cáo tài chính phục vụ cho đối tượng có nhu cầu sử dụng.Đồng thời, kế toán tài chính còn đảm nhận vai trò quan trọng trong việc phân tích,phản ánh tình trạng biến động về tài sản và dòng tiền vốn của doanh nghiệp

Nói ngắn gọn thì kế toán sẽ ghi nhận và tổng hợp thông tin từ tất cả các giao dịchlàm nền tảng để tạo ra các báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng liên quan.Trong doanh nghiệp, bộ phận tài chính kế toán thường được phân thành kế toántổng hợp và kế toán số liệu, mỗi bên sẽ được phân chia công việc rõ ràng, minhbạch nhằm đảm bảo hiệu quả công việc

+ Phân loại hệ thống kế toán

Kế toán tài chính tập trung vào việc báo cáo thông tin tài chính của một tổ chức,

bao gồm cả việc lập báo cáo tài chính, cho những người sử dụng thông tin bên ngoài, chẳng hạn như các nhà đầu tư, cơ quan quản lý và nhà cung cấp

Kế toán quản trị tập trung vào việc đo lường, phân tích và báo cáo thông tin để

quản lý sử dụng nội bộ Việc ghi chép các giao dịch tài chính, để các bản tóm tắt tài chính có thể được trình bày trong các báo cáo tài chính, được gọi là kế toán ghi

sổ, trong đó phương pháp ghi sổ kép là hệ thống phổ biến nhất

1.2 Vai trò của kế toán tài chính trong hệ thống ERP

Kế toán tài chính phản ánh thực trạng và các biến động về vốn và tài sản của doanhnghiệp dưới dạng tổng quát hay phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trongmối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài

Kế toán tài chính là lõi, là xương sống gắn kết tất cả các Module khác lại với nhau

Xử lý kế toán trên ERP thông thường là khâu cuối cùng và mang tính kế thừa dữliệu từ các phòng ban phía trước Với khả năng liên kết dữ liệu đồng nhất, xử lýthông tin trong doanh nghiệp mang tính chặt chẽ, chính xác và tức thời từ mọiphòng ban doanh nghiệp Từ đó tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên

hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịpthời về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

1.3 Lợi ích của việc quản lý tốt nghiệp vụ tài chính – kế toán

+ Tính giá thành sản phẩm nhanh chính xác:

Phân hệ tài chính – kế toán được kết nối hữu cơ và kế thừa dữ liệu từ cácphân hệ khác trong phần mềm như: HRM, sản xuất, mua hàng, giúp hỗ trợ tựđộng tính giá thành sản phẩm một cách chính xác

+ Tiết kiệm 70% thời gian nhập liệu cho kế toán

Module kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như: kho, bán

hàng, sản xuất trên một giao diện hệ thống đồng nhất đảm bảo tính nhất quán,chính xác và nhanh chóng Nhờ vậy hỗ trợ kế toán thiên về kiểm soát thay vì nhậpliệu

+ Giảm lỗi trong làm việc

Luồng dữ liệu trong tổ chức được cập nhật theo thời gian thực, sau đó đượctăng cường phân tích chuyên sâu các vấn đề trước khi hiển thị trên giao diện.Điềunày cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp, loại bỏ các lỗi kinh doanhtiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai

+ Tích hợp kế hoạch và phân tích tài chính trong một giải pháp duy nhất

ERP cho phép phân tích tài chính doanh nghiệp dựa trên các trung tâm chiphí hay chiều phân tích chuyên sâu, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sảnxuất kinh doanh Cung cấp các báo cáo tức thời và chính xác xoay quanh hoạt độngtài chính trong tổ chức Từ đó tạo ra một bức tranh đa chiều cho mọi hoạt độngtrong doanh nghiệp theo từng giai đoạn

+ Tối ưu hóa các hoạt động tài chính – kế toán trong tổ chức

Phần mềm ERP hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tài chính trongdoanh nghiệp: Cost center; Budget về lợi nhuận; tài sản cố định; kế hoạch thanhtoán; theo dõi các chu kỳ kinh doanh; đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽcác tiêu chuẩn về tài chính, hợp nhất việc quản lý và pháp lý Từ đó tạo ra một nềntảng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển

1.4 Các thuật ngữ cơ bản cần nắm trong kế toán tài chính

+ Công nợ

Công nợ phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi,mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc một cá nhân, tổ chức có phát sinh nghĩa vụthanh toán tiền trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tổ chức khác Số tiền mà một

cá nhân, tổ chức có trách nhiệm phải thanh toán khi phát sinh các nghiệp vụ nêutrên khi chưa thể thanh toán trong kỳ mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau thì sốtiền đó được gọi là công nợ

Người đảm nhận việc theo dõi công nợ này với khách hàng được gọi là kế toáncông nợ

Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.

- Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụcho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính Kếtoán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phânloại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp,khách hàng, nhân viên )

- Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụdụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thanh toántiền Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trảtheo từng đối tượng

+ Tài khoản:

Tài khoản kế toán là phương tiện giúp kế toán phân loại các đối tượng kế toán đểphản ánh, kiểm tra và giám sát một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tìnhhình hiện có và sự vận động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng nhưcác quá trình sản xuất kinh doanh khác nhau trong các doanh nghiệp

Trong đó:

Debit: là khoảng nợ

Credit: là khoảng có

Hiện nay theo thông tư 133 và 200 – có 9 loại tài khoản

Loại 1,2 Tài sản

Loại 3 Nợ phải trả

Loại 4 Vốn chủ sở hữu

Loại 5 Doanh thu

Loại 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh

Loại 7 Thu nhập khác

Loại 8 Chi phí khác

Loại 9 Xác định kết quả kinh doanh

+ Bút toán:

Bút toán là một thuật ngữ kế toán ghi nhận giao dịch vào sổ kế toán Một bút toán

có thể gồm nhiều hạng mục mà mỗi hạng mục có thể là một định khoản nợ hoặcđịnh khoản có Tổng giá trị định khoản nợ phải bằng tổng giá trị định khoản có,nếu không thì bút toán sẽ được coi là không "cân" Các bút toán có thể ghi nhậncác hạng mục duy nhất hoặc các hạng mục lặp đi lặp lại như khấu hao tài sản cốđịnh hay khấu hao vốn

+ Hoạch toán:

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinhdoanh xảy ra trong quá trình sản xuất nhằm thu thập, cung cấp thông tin phục vụcho công tác giám sát, quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ, đem lại kết quảcao

Phân loại hoạch toán gồm hoạch toán nghiệp vụ, hoạch toán thống kế, hoạch

toán kế toán

- Hoạch toán nghiệp vụ: Là sự quan sát, phản ánh và quản lý trực tiếp từngnghiệp vụ kinh tế kỹ thuật cụ thể, để chỉ đạo thường xuyên và kịp thời cácnghiệp vụ đó

- Hoạch toán thống kế: Là khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối liên hệmật thiết với mặt chất các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiệnthời gian và địa điểm cụ thể Mục tiêu của hạch toán thống kê là rút ra đượcbản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó

- Hoạch toán kế toán: Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tàisản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tàisản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó

Nguyên tắc ghi tài khoản kế toán:

Ghi Nợ hoặc Có của 1 tài khoản: Sẽ ghi trực tiếp số tiền vào bên Nợ hoặc Có của

Sổ cái: Tập hợp các tài khoản, nơi các giao dịch được thực hiện và ghi lại.

● Sổ, thẻ kế toán chi tiết:

Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết

Phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí

+ Định khoản kế toán:

Định khoản kế toán là cách xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toántài chính Được phát sinh vào bên nợ bên có của các Tài khoản KT có liên quan

Ví dụ: Ngày 01/01/2009 Doanh nghiệp A trả tiền thuê văn phòng 1

năm cho công ty B là 60 triệu VAT 10% > 6 triệu., tại công ty B kế toán địnhkhoản như sau:

Định khoản giản đơn là khi chúng ta định khoản mà chỉ liên quan tới 2

loại tài khoản KTTH Còn định khoản phức tạp là khi chúng ta định khoản liênquan tới 3 tài khoản KTTH trở lên

1.5 Các loại báo cáo tài chính

+ Balance Sheet – Bảng cân đối kế toán:

Là bản tóm tắt các số dư tài chính của một cá nhân hoặc tổ chức, cung cấp cái nhìnnhanh về tình hình tài chính của doanh nghiệp

Bảng cân đối kế toán bao gồm tài sản và nguồn vốn ( tức là nợ phải trả và vốn chủ

sở hữu) và được lập dựa trên nguyên tắc:

Tổng TS = Nợ + Vốn chủ sở hữu.

Assets ( tài sản ): Cái mà công ty có, bao gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn

Liabilities ( nợ ): cái mà công ty nợ, bao gồm nợ ngắn hạn và dài hạn

Equity ( vốn chủ sở hữu ) = Assets-Liabilities

+ Income Statement – Báo cáo Doanh thu lợi nhuận

Thể hiện doanh thu và chi phí của một tổ chức cho một khoảng thời gian (ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm)

Doanh thu - Revenues đơn giản được hiểu là dòng tiền vào do hoạt động bán

hoặc xử lý tài sản của công ty

Chi phí - Expenses đơn giản được hiểu là dòng tiền mặt hoặc việc tạo ra nợ phải

trả để hỗ trợ hoạt động của công ty

Nguyên tắc: Doanh thu – Chi phí = Thu nhập ròng trước thuế

+ Statement of Cash Flows - Báo cáo dòng tiền ( openerp missing )

Thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ chức trong khoảng thời gian nhấtđịnh ( tháng, quý, năm)

Dòng tiền vào Dòng tiền ra

+ Các khoản thanh toán của khách hàng

cho việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ

+ Lãi tiền gửi từ ngân hàng

+ Lãi tiết kiệm và lợi tức đầu tư

+ Đầu tư của cổ đông

+ Chi mua cổ phiếu, nguyên nhiên vật liệu thô,hàng hóa để kinh doanh hoặc cáccông cụ

+ Chi trả lương, tiền thuê và các chi phí hoạt động hàng ngày

+ Chi mua tài sản cố định – máy tính cá nhân, máy móc, thiết bị văn phòng, + Chi trả lợi tức

+ Chi trả thuế thu nhập, thuế doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các thuế

và phí khác

+ General Ledger – Sổ cái chung

2 So sánh nghiệp vụ trên 2 nền tảng Fast Accounting và Odoo

● Về ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm - Đầy đủ nghiệp vụ đáp

ứng tốt nhu cầu quản lý

- Tích hợp với kho hàng, bán hàng, sản

của từng loại hìnhdoanh nghiệp (cập nhậpnhanh các thông tư,nghị định của Bộ TàiChính, Tổng cục thuếban hành)

- Báo cáo quản trị đadạng (Thông tin nhanh,gần 20 báo cáo tổngquan giúp người quản

lý có cái nhìn tổng thể

về doanh nghiệp)

- Công nghệ tiên tiến

- Tiện ích khi nhập dữliệu, truy xuất dữ liệu

dễ dàng

- Cho phép quản lý sốliệu liên năm (Người sửdụng có thể lên các báocáo công nợ, các báocáo liên quan đến cáchợp đồng, công trìnhxây dựng… của nhiềunăm mà không phải inriêng từng năm rồi sau

đó ghép các báo cáo lạivới nhau)

xuất

- Phân quyền chi tiết theo vai trò người dùng

- Đơn giản, dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh

- Giảm thiểu tối đa chi phí quản lý

- Quản lý công nợ khách hàng, NCC hiệu quả

- Ghi ngầm các bút toándựa theo các hoạt động

- Kết xuất báo cáo theo thời gian thực

- Dễ dàng quản lý ở mọi nơi, vào mọi thời điểm

Nhược điểm

- Tính bảo mật chưa cao trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ-Dung lượng lớn

- Tính năng đa dạng nhưng chưa tối ưu

- Quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp Điều này sẽ tạo nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp

● Sự khác biệt trong nghiệp vụ kế toán giữa SAP B1 và Odoo

1 Kế toán kho Lập phiếu nhập kho

Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa

Tự động tính giá xuất kho theo quy định của doanh nghiệp.In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản

Kết xuất các báo cáo liên quan

và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp

Kế toán Odoo cung cấp cho bạn 2 phương pháp hoạch định tồn kho bao gồm: Kê khai thường xuyên và kiểmtra định kỳ Kết hợp cùng với các phương pháp tính giá tồn kho như: FIFO, bình quân gia quyền, thực tế đíchdanh hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chi tiếthàng tồn kho đến từngloại mặt hàng trong từng kho, tổng hợp theo từng nhóm hàng Cho phép phân tích tồn

kho theo từng thời điểm, cảnh báo số lượng tồn kho cho từng mặt hàng trên hoặc dưới định mức, cảnh báo hàng tồn khoquá hạn

2 Kế toán bán

hàng

Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu

Quản lý nhiều hóa đơn: cho phép người dùng tạo công nợ, quản lý công nợ của

Theo nhiều phương thức thanh

toán khác nhau (tiền mặt,

chuyển khoản )

Theo dõi công nợ theo nhiều

ngoại tệ khác nhau

Kết xuất các báo cáo liên quan

và theo nghiệp vụ quản lý của

doanh nghiệp

từng nhà cung cấpQuản lý hoàn trả: cho phép người dùng quản

lý hóa đơn hoàn trả tiền của nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn hoàn tiền ở các giai đoạn (nháp, mở, đã thanh toán hoặc quá hạn)Quản lý các thanh toán: ghi nhận thanh toán của khách hàngQuản lý thanh toán hàng

loạtTheo dõi báo cáo đượctổng hợp tự độngQuản lý sản phẩm: dễ dàng tạo mới/sửa/xóa sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm thông qua

bộ lọc tiện íchQuản lý thông tin khách

hàng: tạo mới/sửa/xóathông tin khách hàng, tìm kiếm khách hàng nhanh chóng thông qua bộ lọc tiện ích

3 Kế toán mua

hàng

Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản

Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản )

Kết xuất các báo cáo liên quan

và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp

Quản lý nhiều hóa đơn: cho phép người dùng tạo công nợ, quản lý công nợ của từng nhà cung cấpQuản lý hoàn trả: cho phép người dùng quản

lý hóa đơn hoàn trả tiền của nhà cung cấp, theo dõi hóa đơn hoàn tiền ở các giai đoạn (nháp, mở, đã thanh toán hoặc quá hạn)Quản lý các thanh toán: cụ thể các các chi nhận thanh toán của nhà cung cấpQuản lý thanh toán hàng loạt

Quản lý sản phẩm: chophép tạo mới/sửa/xóa sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm thông qua

bộ lọc tiện íchQuản lý nhà cung cấp:cho phép tạo mới/sửa/xóa thông tin nhà cungcấp, tìm kiếm nhanh chóng thông tin của nhà cung cấp thông qua bộ lọc tiện ích

Báo cáo quỹ tiền mặtNhật ký thu tiềnNhật ký chi tiềnBáo phát sinh nợ ngânhàng

5 Kế toán tổng

hợp

Ủy nhiệm chi

Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng

6 Hệ thống báo

cáo

Sổ cái tổng hợp

Sổ cái chi tiết các tài khoản

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào

Bảng kê hóa đơn VAT đầu ra

Bảng kê hàng hóa dịch vụmua vào không có hóa đơn, chứng từ

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Báo cáo tờ khai thuế GTGT, báo cáo lãi lỗBáo cáo sổ cái (tổng hợp các đầu tài khoản,tra cứu các đầu tài khoản bằng công cụ tìm kiếm nhanh)Báo cáo bảng cân đối tài khoản, báo cáo nhật ký tổng hợp.Báo cáo bút toán sổ nhật ký theo kỳ, báo cáo hóa đơn

Báo cáo phân tích ngân sách, báo cáo biên lợi nhuận sản phẩm

Báo cáo tài sản, báo cáo doanh thu trả trước

3 Các bài toán trong quản lý kho