Đề tài Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phân hệ quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Hóa – Dược phẩm Mekophar

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGKHOA: KẾ TOÁN

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM

Đề tài: Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phân hệquản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Hóa – Dược phẩm Mekophar

Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Uyên Nhi

Nguyễn Tuấn Anh Lê Tự Thục Đoan Nguyễn Đăng Dũng Phan Hồ Thu Thảo Nguyễn Hà Bảo Uyên Dương Thị Thúy Vân

Đà Nẵng, tháng 11 năm 2023

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNGHOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 9

I Tổng quan về công ty cổ phần Mekophar 9

II Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 9

II Phân hệ bán hàng của Odoo 14

PHẦN 3: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANHNGHIỆP 16

I Quy trình bán hàng công ty Mekophar 16

1 Khó khăn trước khi xây dựng quy trình kinh doanh 16

2 Ưu nhược điểm của quy trình kinh doanh 16

II Sự chuyển biến trước và sau khi triển khai hệ thống 16

1 Khó khăn trước khi triển khai hệ thống: 16

III Giải pháp Odoo quy trình bán hàng tại Mekophar 18

1 Khởi tạo danh mục sản phẩm 18

2 Khởi tạo đơn hàng 19

3 Xuất kho 19

4 Chuyển đổi thành hóa đơn 20

5 Bán hàng và thanh toán 22

IV So sánh quy trình kinh doanh với quy trình phần mềm 24

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm xin được gửi cảm ơn chân thành đến GVHD TS.Nguyễn Thị Uyên Nhi vì những kiến thức bổ ích mà chúng em nhận được trong học phần Hệ thống thông tin quản lý Nhờ sự chỉ dạy tận tình cùng kiến thức cô truyền đạt, chúng em phần nào có thể hiểu và vận dụng để thực hiện bài báo cáo của mình, xa hơn nữa là phục vụ cho việc học tập, làm việc sau này

Một lần nữa, chúng em cảm ơn cô rất nhiều khi đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo cơ hội cho chúng em được trau dồi và nghiên cứu các kiến thức liên quan đến Hệ thống thông tin quản lý nói chung và Hệ thống ERP - Phân hệ bán hàng nói riêng.

Mặc dù nhận được sự chỉ bảo tỉ mẩn từ cô, nhưng do vốn kiến thức và khả năng tiếp thu còn hạn chế, nên bài báo cáo này khó có thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý từ cô để khắc phục và rút kinh nghiệm trong tương lai.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

-Nhóm

1-DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTKý hiệu từ

HRM Human Resources Management Quản lý nhân sự

API Application Programming Interface Giao diện lập trình ứng dụng

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Mekophar Logo 7

Hình 2 Quy trình kinh doanh 14

Hình 3 Khởi tạo danh mục sản phẩm 16

Hình 4 Khởi tạo sản phẩm mới 16

Hình 5 Khởi tạo đơn hàng mới 17

Hình 11 Ghi nhận thanh toán 20

Hình 12 Tạo thanh toán 21

Hình 13 Tạo đối chiếu 21

Hình 14 Thanh toán thành công 22

Hình 15 Đối chiếu giao dịch 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung và mạng Internet nói riêng đã góp phần tác động không nhỏ đến hoạt động bán hàng và kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp Điều này đã thúc đẩy các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc sử dụng tiến bộ của công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh và tạo ra những khả năng mới Từ đó, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được ra đời, trở thành một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả Việc quản lý bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo việc cung cấp sản phẩm đúng chất lượng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên, với lượng khách hàng đa dạng, việc quản lý bán hàng trong công ty vẫn còn nhiều khó khăn và thách thức, như việc theo dõi lượng hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, và quản lý thông tin khách hàng Vì thế, việc hệ thống một doanh nghiệp bằng một công cụ trực tuyến sẽ giữ một vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết Điều này là một tiền đề đặt ra cho doanh nghiệp để sở hữu một hệ thống có thể hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất Do đó, nhóm chúng em quyết định lựa chọn đề tài “Ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Phân hệ: Quản lý bán hàng cho công ty Hoá - Dược phẩm Mekophar” để nghiên cứu kỹ về các phân hệ bán hàng, nắm bắt các đối tượng, chủ thể, các hành vi và khai thác tối ưu chức năng liên quan của hệ thống phần mềm

Mục tiêu chính của chúng em qua bài dự án này nhằm tìm hiểu về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bằng việc vận dụng các kiến thức đã học từ bộ môn; xây dựng một quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hệ thống giúp doanh nghiệp phát triển và triển khai trên phần mềm Odoo, hoàn thiện hệ thống bán hàng của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hoá quy trình bán hàng.

Bài báo cáo “ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY HOÁ - DƯỢC PHẨM

Ø Chương 3: Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo vào công ty Mekophar.

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNGHOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

I.Tổng quan về công ty cổ phần Mekophar

Công ty Cổ phần Hoá - Dược phẩm Mekophar (viết tắt là Mekophar) là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm, dược liệu, hóa chất, nguyên phụ liệu cho ngành dược, dụng cụ y tế và đông dược.

Mekophar chuyên kinh doanh các sản phẩm dược phẩm, bao gồm mỹ phẩm, thuốc ức chế ho và long đờm, các loại thuốc kháng sinh, và các sản phẩm y tế

khác Công ty đã phát triển một loạt các sản phẩm chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người dân.

II.Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)1.Định nghĩa:

Có nhiều cách trình bày khác nhau và cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP ERP là một giải pháp phần mềm được cài đặt trên máy tính viết tắt từ E (Enterprise), R (Resource), P (Planning), giải pháp hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp Trong đó: Resource (tài nguyên) của doanh nghiệp bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị) và tài lực (tài chính) Như vậy, giải pháp phần mềm ERP giúp tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên, giúp quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được các nguồn lực của mình Từ đó đưa ra các kế hoạch khai thác tài nguyên một các hợp lý từ các quy trình nghiệp vụ đã xây dựng trong hệ thống, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

2.Lợi ích khi triển khai ERP tại doanh nghiệp:

- Tích hợp thông tin tài chính: Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ

vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau.

- Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng: Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo

dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Hình 1 Mekophar Logo

- Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP đem đến những phương

pháp tiêu chuẩn để tự động hóa các bước đi của quy trình sản xuất Việc tiêu chuẩn hóa các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc → Giảm chi phí cho doanh nghiệp.

- Giảm bớt lượng hàng tồn kho: ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy, dẫn

tới việc giảm lượng nguyên liệu tồn kho và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phần tồn kho.

- Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả

các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

3.Các phân hệ thường gặp:

Trong Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP), có các phân hệ thông thường mà một hệ thống ERP bao gồm Dưới đây là một số phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP:

1 Phân hệ Quản lý tài chính (Financial Management): Quản lý các hoạt động tài

chính, bao gồm quản lý kế toán tổng hợp, quản lý tài sản, quản lý ngân sách, quản lý công nợ và quản lý thuế.

2 Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management): Quản lý thông

tin liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý thông tin cá nhân, quản lý tiền lương, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo và phát triển nhân viên.

3 Phân hệ Quản lý khách hàng (Customer Relationship Management - CRM): Quản

lý thông tin và tương tác với khách hàng, bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng và quản lý chiến dịch tiếp thị.

4 Phân hệ Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM): Quản lý các

hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý vận chuyển và quản lý dịch vụ hậu mãi.

5 Phân hệ Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Quản lý quy trình sản

xuất và hoạt động liên quan, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu, quản lý công đoạn sản xuất và quản lý chất lượng.

6 Phân hệ Quản lý dự án (Project Management): Quản lý các dự án trong doanh

nghiệp, bao gồm lập kế hoạch dự án, quản lý nguồn lực, quản lý tiến độ và quản lý chi phí.

Đây chỉ là một số phân hệ phổ biến trong hệ thống ERP, và các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và thích nghi với các phân hệ khác nhau tùy theo nhu cầu của họ.

4.Phân hệ bán hàng trong ERP

Phân hệ quản lý bán hàng trong ERP bao gồm những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng Mô-đun bán hàng xử lý toàn bộ quy trình bán hàng, bao gồm quản lý yêu cầu của khách hàng, tạo đơn đặt hàng, quản lý giá và giảm giá, theo dõi lô hàng, tạo hóa đơn và theo dõi hiệu suất bán hàng Mọi dữ liệu, thông tin được thu thập, giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm hoặc kiểm nghiệm hiệu quả của chiến lược marketing Hệ thống ERP sẽ đưa ra những thống kê theo dạng biểu đồ, dashboard một cách trực quan, nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đánh giá nhân viên và cải thiện chất lượng sản phẩm Phân hệ này còn giúp thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch mà không hề bị bỏ sót đơn và tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán.

 Phân hệ bán hàng tạo ra các dữ liệu quan trọng: - Thu thập thông tin bán hàng

- Kiểm tra tình trạng tồn kho

- Lựa chọn hàng, phân loại và đóng gói - Vận chuyển hàng hoá

- Lập hoá đơn

- Hoàn tất thanh toán

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ODOOI.Tổng quan về Odoo

Odoo là một phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa là khả năng tùy

chỉnh và phát triển các tính năng của phần mềm này là vô hạn Cụ thể hơn, ngoài các phân hệ hay module cơ bản của Odoo như POS (Point of Sale - quản lý bán hàng), CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), quản lý kho, HRM (Human Resources Management - quản lý nhân sự), thì Odoo cho phép bạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt những tính năng sao cho phù hợp hoặc tạo ra các phân hệ mới mà bạn mong muốn.

Ngoài ra, hệ thống Odoo còn cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng bảo mật cho các cộng đồng hoạt động trong lĩnh vực công nghệ kinh doanh & phát triển phần mềm trên phạm vi toàn thế giới Hiện nay, Odoo ERP có hơn 7 triệu người dùng trên toàn thế giới.

1.Ưu điểm

 Phần mềm ERP toàn diện cùng kho ứng dụng đa dạng

Phần mềm Odoo ERP có một kho hệ thống đa dạng hỗ trợ từng bộ phận trong công ty từ kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, cho đến quản lý nhà kho, nguyên liệu sản xuất,…

Đặc biệt hệ thống Odoo được xây dựng theo cấu trúc module, người dùng có thể tùy ý lựa chọn các ứng dụng phù hợp trên kho apps và cài đặt về tài khoản của công ty Hơn 10.000 mô-đun hỗ trợ chính là điểm nổi bật của hệ thống Odoo Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn những chức năng phù hợp, loại bỏ được các chức năng thừa thãi không cần thiết.

Không nhiều ứng dụng có khả năng tích hợp mạnh mẽ như Odoo Thông thường, các phần mềm ERP thường là close source, tức là mã nguồn đóng Việc này khiến bạn muốn liên kết với các phần mềm của bên thứ ba trở nên khó khăn, đặc biệt khi bạn sử dụng rất nhiều phần mềm để quản lý từng bộ phận khác nhau.

Hoặc, một số phần mềm ERP khác thì cho phép bạn tích hợp một số phần mềm bên thứ ba nhất định chứ không được tích hợp với các phần mềm bạn mong muốn

Phần mềm Odoo sở hữu thiết kế giao diện trực quan, đơn giản với các module được sắp xếp hiển thị một cách hợp lý, khoa học, tạo nên sự thân thiện và thoải mái khi sử

người dùng tiết kiệm thời gian, công sức khi làm việc trên phần mềm, đặc biệt là đối những người lần đầu tìm hiểu và sử dụng hệ thống.

 Tính linh hoạt cao

Nhờ vào việc kho ứng dụng đa dạng được đề cập ở trên, Odoo có tính linh hoạt cao phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp (đặc biệt dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ)

 Dễ dàng tích hợp

Odoo cung cấp API miễn phí, cho phép bạn hoàn toàn có thể tích hợp với bất kỳ một phần mềm nào mà không giới hạn Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tích hợp Odoo để phục vụ các quy trình riêng, làm cầu nối để kết nối và thống kê hoạt động của từng phần mềm riêng biệt của các phòng ban lại với nhau

 Khả năng tùy chỉnh cao

Doanh nghiệp sử dụng Odoo có thể tiến hành tùy chỉnh các chức năng theo mục tiêu, đặc điểm và nhu cầu của quá trình kinh doanh Khả năng tùy chỉnh này đem lại rất nhiều lợi ích có giá trị cho các Shop Online, vì chúng ta có thể dễ dàng tùy chỉnh phần mềm quản lý theo ý mình mà không cần phải thay đổi phương thức kinh doanh

 Giá thành hợp lý

Odoo phù hợp với mọi loại doanh nghiệp khác nhau từ những doanh nghiệp nhỏ và vừa đến các doanh nghiệp lớn Lí do là bởi nếu doanh nghiệp bạn chỉ có nhu cầu sử dụng các module cơ bản thì chi phí thật sự không cao Ngoài ra, Odoo cho phép trả phí theo module tức bạn muốn sử dụng chức năng nào thì trả phí chức năng đó

Ngoài ra, nếu bạn chỉ sử dụng một chức năng của Odoo thì chi phí bạn phải trả là 0 đồng và sử dụng trọn đời Còn nếu bạn muốn sử dụng thử ít nhất 2 chức năng trở lên thì Odoo cho phép bạn sử dụng thử 15 ngày trên Odoo.com.

Chi phí Odoo bắt đầu tăng khi bạn muốn sửa đổi hay lập trình thêm các module riêng lẻ theo mô hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn

 Dễ dàng sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng

Thiết kế đã được tối giản hóa, các module được sắp xếp đơn giản để người dùng dễ dàng quản lý

 Tính phân quyền và bảo mật cao

Phần mềm Odoo sở hữu một hệ thống phân quyền, theo dõi và kiểm soát chặt chẽ lịch sử truy cập và hoạt động của người dùng, giúp tránh thất thoát rò rỉ thông tin – dữ liệu

nội bộ ra bên ngoài Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong việc quản lý an toàn, bảo mật thông tin – dữ liệu từ phía nội bộ của mình.

 Đa dạng phương thức thanh toán

Phần mềm Odoo hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán khi doanh nghiệp triển khai một Website thương mại điện tử Chúng ta có thể xem xét nhu cầu và sự thuận tiện của khách hàng để có thể lựa chọn tích hợp các phương thức thanh toán phù hợp nhất, chẳng hạn như thẻ ghi nợ quốc tế, thẻ tín dụng, Visa, PayPal,…

2.Nhược điểm

 Khó khăn trong việc thiết lập

Việc thiết lập và lắp đặt Odoo không hề dễ dàng Bạn cần đòi hỏi kĩ năng lập trình để có thể hiểu được Odoo này.

(Điều này có thể gây cản trở tới doanh nghiệp khi vừa mất thời gian vừa mất công sức và quan trọng nhất tiền bạc cho các nhân sự của doanh nghiệp bạn chỉ để xử lý vấn đề cài đặt.)

 Thiếu sự hỗ trợ từ Odoo

Điều này có thể dễ hiểu bởi số lượng người dùng lên tới 7 triệu người sử dụng trên toàn thế giới, Odoo sẽ không thể hỗ trợ được toàn bộ các vấn đề.

 Khó khăn trong việc duy trì hệ thống

Một số chức năng không thể đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng Đồng thời, việc yêu cầu kĩ năng lập trình nhằm duy trì hệ thống đã tạo ra không ít khó khăn đối với tổ chức, doanh nghiệp.

 Khả năng tương thích ngược chưa quá cao

Khả năng tương thích ngược (còn gọi là Backward Compatible) hệ thống Odoo chưa có chức năng này Mỗi khi một phiên bản mới được phát hành hoặc cập nhật, doanh nghiệp sẽ phải tự cập nhật toàn bộ mã và dữ liệu hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của các lập trình viên Odoo

II.Phân hệ bán hàng của Odoo

Quản lý bán hàng với Odoo sẽ giúp cho doanh nghiệp tập trung quản lý khách hàng và các nghiệp vụ liên quan tới bán hàng như báo giá, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, liên lạc với khách hàng, POS, thương mại điện tử,

Lợi ích phân hệ bán hàng Odoo mang lại: