Đề tài Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phân hệ quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Hóa – Dược phẩm Mekophar

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGKHOA: KẾ TOÁN BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM Đề tài: Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phân hệ quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Hóa –

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA: KẾ TOÁN

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM

Đề tài: Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phân hệ quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Hóa – Dược phẩm Mekophar

Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Uyên Nhi

Nguyễn Tuấn Anh

Lê Tự Thục ĐoanNguyễn Đăng DũngPhan Hồ Thu ThảoNguyễn Hà Bảo UyênDương Thị Thúy Vân

Đà Nẵng, tháng 11 năm 2023

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5

DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 9

I Tổng quan về công ty cổ phần Mekophar 9

II Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 9

1 Định nghĩa: 9

2 Lợi ích khi triển khai ERP tại doanh nghiệp: 9

3 Các phân hệ thường gặp: 10

4 Phân hệ bán hàng trong ERP 11

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ODOO 12

I Tổng quan về Odoo 12

1 Ưu điểm 12

2 Nhược điểm 14

II Phân hệ bán hàng của Odoo 14

PHẦN 3: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 16

I Quy trình bán hàng công ty Mekophar 16

1 Khó khăn trước khi xây dựng quy trình kinh doanh 16

2 Ưu nhược điểm của quy trình kinh doanh 16

II Sự chuyển biến trước và sau khi triển khai hệ thống 16

1 Khó khăn trước khi triển khai hệ thống: 16

III Giải pháp Odoo quy trình bán hàng tại Mekophar 18

1 Khởi tạo danh mục sản phẩm 18

2 Khởi tạo đơn hàng 19

3 Xuất kho 19

4 Chuyển đổi thành hóa đơn 20

5 Bán hàng và thanh toán 22

IV So sánh quy trình kinh doanh với quy trình phần mềm 24

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm xin được gửi cảm ơn chân thành đến GVHD TS.Nguyễn Thị UyênNhi vì những kiến thức bổ ích mà chúng em nhận được trong học phần Hệ thống thôngtin quản lý Nhờ sự chỉ dạy tận tình cùng kiến thức cô truyền đạt, chúng em phần nào

có thể hiểu và vận dụng để thực hiện bài báo cáo của mình, xa hơn nữa là phục vụ choviệc học tập, làm việc sau này

Một lần nữa, chúng em cảm ơn cô rất nhiều khi đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo cơ hộicho chúng em được trau dồi và nghiên cứu các kiến thức liên quan đến Hệ thống thôngtin quản lý nói chung và Hệ thống ERP - Phân hệ bán hàng nói riêng

Mặc dù nhận được sự chỉ bảo tỉ mẩn từ cô, nhưng do vốn kiến thức và khả năng tiếpthu còn hạn chế, nên bài báo cáo này khó có thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng emrất mong nhận được sự đánh giá và góp ý từ cô để khắc phục và rút kinh nghiệm trongtương lai

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

-Nhóm

1-DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ký hiệu từ

nghiệp

HRM Human Resources Management Quản lý nhân sự

API Application Programming Interface Giao diện lập trình ứng dụng

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Mekophar Logo 7

Hình 2 Quy trình kinh doanh 14

Hình 3 Khởi tạo danh mục sản phẩm 16

Hình 4 Khởi tạo sản phẩm mới 16

Hình 5 Khởi tạo đơn hàng mới 17

Hình 6 Xuất kho 17

Hình 7 Khởi tạo hóa đơn nháp 18

Hình 8 Xác nhận hóa đơn 18

Hình 9 Chuyển đổi thành hóa đơn 19

Hình 10 Hóa đơn bán hàng 19

Hình 11 Ghi nhận thanh toán 20

Hình 12 Tạo thanh toán 21

Hình 13 Tạo đối chiếu 21

Hình 14 Thanh toán thành công 22

Hình 15 Đối chiếu giao dịch 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ thông tinnói chung và mạng Internet nói riêng đã góp phần tác động không nhỏ đến hoạt độngbán hàng và kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp Điều này đã thúc đẩy cácdoanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc sử dụng tiến bộ của công nghệ thông tin đểđạt được lợi thế cạnh tranh và tạo ra những khả năng mới Từ đó, hệ thống hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp được ra đời, trở thành một yếu tố quan trọng giúp các doanhnghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả Việcquản lý bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, nhằm đảm bảo việc cung cấp sản phẩm đúng chất lượng và đáp ứng nhanhchóng nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên, với lượng khách hàng đa dạng, việc quản

lý bán hàng trong công ty vẫn còn nhiều khó khăn và thách thức, như việc theo dõilượng hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, và quản lý thông tin khách hàng Vì thế, việc

hệ thống một doanh nghiệp bằng một công cụ trực tuyến sẽ giữ một vai trò vô cùngquan trọng và cần thiết Điều này là một tiền đề đặt ra cho doanh nghiệp để sở hữu một

hệ thống có thể hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất Do đó, nhóm chúng em quyết định lựachọn đề tài “Ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Phân hệ:Quản lý bán hàng cho công ty Hoá - Dược phẩm Mekophar” để nghiên cứu kỹ về cácphân hệ bán hàng, nắm bắt các đối tượng, chủ thể, các hành vi và khai thác tối ưu chứcnăng liên quan của hệ thống phần mềm

Mục tiêu chính của chúng em qua bài dự án này nhằm tìm hiểu về Hệ thống hoạchđịnh nguồn lực doanh nghiệp bằng việc vận dụng các kiến thức đã học từ bộ môn; xâydựng một quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hệ thống giúp doanh nghiệp phát triển

và triển khai trên phần mềm Odoo, hoàn thiện hệ thống bán hàng của doanh nghiệp, từ

đó tối ưu hoá quy trình bán hàng

Bài báo cáo “ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANHNGHIỆP PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY HOÁ - DƯỢC PHẨMMEKOPHAR” gồm:

Ø Chương 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệp và hệ thống hoạch định nguồn lựcdoanh nghiệp

Ø Chương 2: Phân tích hệ thống Odoo

Ø Chương 3: Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo vào công

ty Mekophar

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

I Tổng quan về công ty cổ phần Mekophar

Công ty Cổ phần Hoá - Dược phẩm Mekophar (viết tắt

là Mekophar) là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản

xuất kinh doanh dược phẩm, dược liệu, hóa chất,

nguyên phụ liệu cho ngành dược, dụng cụ y tế và đông

dược

Mekophar chuyên kinh doanh các sản phẩm dược

phẩm, bao gồm mỹ phẩm, thuốc ức chế ho và long

đờm, các loại thuốc kháng sinh, và các sản phẩm y tế

khác Công ty đã phát triển một loạt các sản phẩm chất lượng cao để đáp ứng nhu cầuchăm sóc sức khỏe của người dân

II Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1 Định nghĩa:

Có nhiều cách trình bày khác nhau và cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệmERP ERP là một giải pháp phần mềm được cài đặt trên máy tính viết tắt từ E(Enterprise), R (Resource), P (Planning), giải pháp hoạch định tổng thể nguồn lựcdoanh nghiệp Trong đó: Resource (tài nguyên) của doanh nghiệp bao gồm nhân lực(con người), vật lực (tài sản, thiết bị) và tài lực (tài chính) Như vậy, giải pháp phầnmềm ERP giúp tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên, giúp quản lý tổngthể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được các nguồn lựccủa mình Từ đó đưa ra các kế hoạch khai thác tài nguyên một các hợp lý từ các quytrình nghiệp vụ đã xây dựng trong hệ thống, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạtđộng và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp

2 Lợi ích khi triển khai ERP tại doanh nghiệp:

- Tích hợp thông tin tài chính: Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ

vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻthông tin với nhau

- Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng: Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo

dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giaohàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm

Hình 1 Mekophar Logo

- Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP đem đến những phương

pháp tiêu chuẩn để tự động hóa các bước đi của quy trình sản xuất Việc tiêu chuẩnhóa các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt cóthể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc → Giảm chi phí chodoanh nghiệp

- Giảm bớt lượng hàng tồn kho: ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy, dẫn

tới việc giảm lượng nguyên liệu tồn kho và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn

kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phần tồn kho

- Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả

các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự

và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót vàgian lận trong hệ thống tính lương

3 Các phân hệ thường gặp:

Trong Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EnterpriseResource Planning - ERP), có các phân hệ thông thường mà một hệ thống ERP baogồm Dưới đây là một số phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP:

1 Phân hệ Quản lý tài chính (Financial Management): Quản lý các hoạt động tài

chính, bao gồm quản lý kế toán tổng hợp, quản lý tài sản, quản lý ngân sách, quản

lý công nợ và quản lý thuế

2 Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management): Quản lý thông

tin liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý thông tin cá nhân, quản lý tiền lương,quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo và phát triển nhân viên

3 Phân hệ Quản lý khách hàng (Customer Relationship Management - CRM): Quản

lý thông tin và tương tác với khách hàng, bao gồm quản lý thông tin khách hàng,quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng và quản lý chiến dịch tiếp thị

4 Phân hệ Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM): Quản lý các

hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý mua hàng, quản lý kho,quản lý vận chuyển và quản lý dịch vụ hậu mãi

5 Phân hệ Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Quản lý quy trình sản

xuất và hoạt động liên quan, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu, quản

lý công đoạn sản xuất và quản lý chất lượng

6 Phân hệ Quản lý dự án (Project Management): Quản lý các dự án trong doanh

nghiệp, bao gồm lập kế hoạch dự án, quản lý nguồn lực, quản lý tiến độ và quản lýchi phí

Đây chỉ là một số phân hệ phổ biến trong hệ thống ERP, và các doanh nghiệp có thểtùy chỉnh và thích nghi với các phân hệ khác nhau tùy theo nhu cầu của họ

4 Phân hệ bán hàng trong ERP

Phân hệ quản lý bán hàng trong ERP bao gồm những nghiệp vụ liên quan đến bánhàng, nhân viên và khách hàng Mô-đun bán hàng xử lý toàn bộ quy trình bán hàng,bao gồm quản lý yêu cầu của khách hàng, tạo đơn đặt hàng, quản lý giá và giảm giá,theo dõi lô hàng, tạo hóa đơn và theo dõi hiệu suất bán hàng Mọi dữ liệu, thông tinđược thu thập, giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bán hàng, quản lý số lượnghàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm hoặc kiểm nghiệm hiệu quả củachiến lược marketing Hệ thống ERP sẽ đưa ra những thống kê theo dạng biểu đồ,dashboard một cách trực quan, nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnhkịp thời, đánh giá nhân viên và cải thiện chất lượng sản phẩm Phân hệ này còn giúpthống kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch mà không hề bị bỏ sót đơn vàtình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán

 Phân hệ bán hàng tạo ra các dữ liệu quan trọng:

- Thu thập thông tin bán hàng

- Kiểm tra tình trạng tồn kho

- Lựa chọn hàng, phân loại và đóng gói

- Vận chuyển hàng hoá

- Lập hoá đơn

- Hoàn tất thanh toán

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ODOO

I Tổng quan về Odoo

Odoo là một phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa là khả năng tùy

chỉnh và phát triển các tính năng của phần mềm này là vô hạn Cụ thể hơn, ngoài cácphân hệ hay module cơ bản của Odoo như POS (Point of Sale - quản lý bán hàng),CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), quản lýkho, HRM (Human Resources Management - quản lý nhân sự), thì Odoo cho phépbạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt những tính năng sao cho phù hợp hoặc tạo racác phân hệ mới mà bạn mong muốn

Ngoài ra, hệ thống Odoo còn cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng bảo mật chocác cộng đồng hoạt động trong lĩnh vực công nghệ kinh doanh & phát triển phần mềmtrên phạm vi toàn thế giới Hiện nay, Odoo ERP có hơn 7 triệu người dùng trên toànthế giới

1 Ưu điểm

 Phần mềm ERP toàn diện cùng kho ứng dụng đa dạng

Phần mềm Odoo ERP có một kho hệ thống đa dạng hỗ trợ từng bộ phận trong công ty

từ kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, cho đến quản lý nhà kho, nguyên liệusản xuất,…

Đặc biệt hệ thống Odoo được xây dựng theo cấu trúc module, người dùng có thể tùy ýlựa chọn các ứng dụng phù hợp trên kho apps và cài đặt về tài khoản của công ty Hơn 10.000 mô-đun hỗ trợ chính là điểm nổi bật của hệ thống Odoo Doanh nghiệp chỉcần lựa chọn những chức năng phù hợp, loại bỏ được các chức năng thừa thãi khôngcần thiết

Không nhiều ứng dụng có khả năng tích hợp mạnh mẽ như Odoo Thông thường, cácphần mềm ERP thường là close source, tức là mã nguồn đóng Việc này khiến bạnmuốn liên kết với các phần mềm của bên thứ ba trở nên khó khăn, đặc biệt khi bạn sửdụng rất nhiều phần mềm để quản lý từng bộ phận khác nhau

Hoặc, một số phần mềm ERP khác thì cho phép bạn tích hợp một số phần mềm bênthứ ba nhất định chứ không được tích hợp với các phần mềm bạn mong muốn

Phần mềm Odoo sở hữu thiết kế giao diện trực quan, đơn giản với các module đượcsắp xếp hiển thị một cách hợp lý, khoa học, tạo nên sự thân thiện và thoải mái khi sử

người dùng tiết kiệm thời gian, công sức khi làm việc trên phần mềm, đặc biệt là đốinhững người lần đầu tìm hiểu và sử dụng hệ thống.

 Tính linh hoạt cao

Nhờ vào việc kho ứng dụng đa dạng được đề cập ở trên, Odoo có tính linh hoạt caophù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp (đặc biệt dành cho các doanh nghiệp vừa vànhỏ)

 Khả năng tùy chỉnh cao

Doanh nghiệp sử dụng Odoo có thể tiến hành tùy chỉnh các chức năng theo mục tiêu,đặc điểm và nhu cầu của quá trình kinh doanh Khả năng tùy chỉnh này đem lại rấtnhiều lợi ích có giá trị cho các Shop Online, vì chúng ta có thể dễ dàng tùy chỉnh phầnmềm quản lý theo ý mình mà không cần phải thay đổi phương thức kinh doanh

 Giá thành hợp lý

Odoo phù hợp với mọi loại doanh nghiệp khác nhau từ những doanh nghiệp nhỏ vàvừa đến các doanh nghiệp lớn Lí do là bởi nếu doanh nghiệp bạn chỉ có nhu cầu sửdụng các module cơ bản thì chi phí thật sự không cao Ngoài ra, Odoo cho phép trả phítheo module tức bạn muốn sử dụng chức năng nào thì trả phí chức năng đó

Ngoài ra, nếu bạn chỉ sử dụng một chức năng của Odoo thì chi phí bạn phải trả là 0đồng và sử dụng trọn đời Còn nếu bạn muốn sử dụng thử ít nhất 2 chức năng trở lênthì Odoo cho phép bạn sử dụng thử 15 ngày trên Odoo.com

Chi phí Odoo bắt đầu tăng khi bạn muốn sửa đổi hay lập trình thêm các module riêng

lẻ theo mô hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn

 Dễ dàng sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng

Thiết kế đã được tối giản hóa, các module được sắp xếp đơn giản để người dùng dễdàng quản lý

 Tính phân quyền và bảo mật cao

Phần mềm Odoo sở hữu một hệ thống phân quyền, theo dõi và kiểm soát chặt chẽ lịch

sử truy cập và hoạt động của người dùng, giúp tránh thất thoát rò rỉ thông tin – dữ liệu

nội bộ ra bên ngoài Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong việc quản

lý an toàn, bảo mật thông tin – dữ liệu từ phía nội bộ của mình

 Đa dạng phương thức thanh toán

Phần mềm Odoo hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán khi doanh nghiệp triển khaimột Website thương mại điện tử Chúng ta có thể xem xét nhu cầu và sự thuận tiện củakhách hàng để có thể lựa chọn tích hợp các phương thức thanh toán phù hợp nhất,chẳng hạn như thẻ ghi nợ quốc tế, thẻ tín dụng, Visa, PayPal,…

2 Nhược điểm

 Khó khăn trong việc thiết lập

Việc thiết lập và lắp đặt Odoo không hề dễ dàng Bạn cần đòi hỏi kĩ năng lập trình để

có thể hiểu được Odoo này

(Điều này có thể gây cản trở tới doanh nghiệp khi vừa mất thời gian vừa mất công sức

và quan trọng nhất tiền bạc cho các nhân sự của doanh nghiệp bạn chỉ để xử lý vấn đềcài đặt.)

 Thiếu sự hỗ trợ từ Odoo

Điều này có thể dễ hiểu bởi số lượng người dùng lên tới 7 triệu người sử dụng trêntoàn thế giới, Odoo sẽ không thể hỗ trợ được toàn bộ các vấn đề

 Khó khăn trong việc duy trì hệ thống

Một số chức năng không thể đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng Đồng thời, việc yêucầu kĩ năng lập trình nhằm duy trì hệ thống đã tạo ra không ít khó khăn đối với tổchức, doanh nghiệp

 Khả năng tương thích ngược chưa quá cao

Khả năng tương thích ngược (còn gọi là Backward Compatible) hệ thống Odoo chưa

có chức năng này Mỗi khi một phiên bản mới được phát hành hoặc cập nhật, doanhnghiệp sẽ phải tự cập nhật toàn bộ mã và dữ liệu hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của các lậptrình viên Odoo

II Phân hệ bán hàng của Odoo

Quản lý bán hàng với Odoo sẽ giúp cho doanh nghiệp tập trung quản lý khách hàng vàcác nghiệp vụ liên quan tới bán hàng như báo giá, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, liênlạc với khách hàng, POS, thương mại điện tử,

Lợi ích phân hệ bán hàng Odoo mang lại: