XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC NOVALAND

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐHQG TP.HCM KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC BÀI TẬP GIỮA KÌ - QUẢN LÝ HỒ SƠ NHĨM 1: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC NOVALAND Thành viên: Nguyễn Ngọc Dịu Dịu Đặng Minh Nguyệt Phan Bá Nghị Nguyễn Hửu Lân Nguyễn Trần Nhu Mỹ Tp HCM, ngày 30 tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC I Tổng quan: Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần địa ốc Novaland: Mục đích chương trình quản lý hồ sơ: Chính sách: Yêu cầu công ty chương trình quản lý hồ sơ: 5 Trách nhiệm: II 5.1 Trách nhiệm Trưởng phịng Hành chính: 5.2 Trách nhiệm cá nhân: 5.3 Trách nhiệm phận Lưu trữ Hệ thống phân loại: Phân loại hồ sơ Novaland: Phân loại theo tính chất nội dung hồ sơ: 1.1 Hồ sơ Hành - văn phịng: 1.2 Hồ sơ Khối nguồn Nhân lực 1.3 Hồ sơ Khối Thương mại: 1.4 Hồ sơ Khối Đầu tư & Phát triển dự án: 1.5 Hồ sơ Khối Tài - Kế toán: 1.6 Hồ sơ khối Phát triển mua bán & Khai thác tài sản: Phương thức quản lý: Kết hợp phương pháp: quản lý hồ sơ theo chủ đề, quản lý hồ sơ theo vùng địa lý 2.1 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Hành - văn phịng, Khối Tài - Kế tốn 2.2 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối nguồn nhân sự: 10 2.3 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối Thương mại, Đầu tư & Phát triển dự án, Phát triển mua bán & Khai thác tài sản: 10 III Địa điểm lưu giữ hồ sơ: 12 Kho bảo quản hồ sơ giấy: 12 Trang thiết bị bảo quản: 13 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản: 14 Phương thức lưu trữ: 15 4.1 Lưu giữ hồ sơ giấy: 15 4.2 Lưu giữ hồ sơ điện tử: 17 IV Quy trình lưu giữ hồ sơ: 20 Xử lý hồ sơ trước nhập kho: 20 Xếp hồ sơ lên giá: 20 Phân loại xếp hồ sơ: Như mục II 20 Lập danh mục quản lý hồ sơ: Tạo danh mục cụ thể, đưa sơ đồ vào máy tính để cần tìm ta tra nhanh biết hồ sơ nằm tủ tài liệu nào, ngăn số 20 Lưu trữ hồ sơ: 20 Theo dõi cập nhật hồ sơ: 21 Diễn giải quy trình lưu giữ hồ sơ: 21 V Lịch trình lưu giữ hồ sơ: 25 Giới thiệu: 25 1.1 Mục đích phạm vi áp dụng: 25 1.2 Cơ sở pháp luật tài liệu viễn dẫn hồ sơ: 25 1.3 Một số định nghĩa sử dụng lịch trình: 25 Quy định lịch trình lưu giữ: 26 2.1 Tiêu đề hồ sơ: 26 2.2 Thời gian trì thành phần hồ sơ, tài liệu: 26 Lịch trình lưu giữ: 27 Biểu mẫu: 31 Mẫu đơn: 31 5.1 Danh mục hồ sơ: 31 5.2 Mục lục hồ sơ: 33 5.3 Biên hủy hồ sơ: 34 5.4 Phiếu yêu cầu sử dụng liệu: 35 VI Xử lý, loại bỏ hồ sơ: 36 Sắp xếp hồ sơ: 36 Duy trì hồ sơ: 36 Loại bỏ hồ sơ: 36 VII Đánh giá chương trình quản lý hồ sơ: 38 VIII Kế hoạch phục hồi sau thảm họa: 38 Mục tiêu: Giảm tới mức tối đa tác động thảm họa tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hoạt động quan trọng Trung tâm doanh nghiệp Các mục tiêu cụ thể bao gồm: 38 Chính sách: 38 Quy định – Quy trình: 39 Đánh giá kết 39 Kế hoạch phục hồi sau thiên tai, thảm họa 39 I Tổng quan: Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần địa ốc Novaland: - NovaGroup Tập đoàn kinh tế gồm trụ cột: Novaland Group, Nova Service Group, Nova Consumer Group; hoạt động lĩnh vực Bất động sản, Thương mại - Dịch vụ, Nông nghiệp - Novaland nhân tố hệ sinh thái NovaGroup, Thương hiệu uy tín hàng đầu lĩnh vực đầu tư phát triển Bất động sản Việt Nam - Trên quỹ đất có khoảng 5.400 ha, Novaland phát triển 03 dòng sản phẩm chủ lực, gồm: Bất động sản Đô thị, Bất động sản Đô thị Du lịch, Bất động sản Công nghiệp - Trải qua hành trình 29 năm hình thành phát triển, Novaland sở hữu danh mục 50 dự án Bất động sản; không dừng lại dự án Bất động sản Đô thị, Tập đồn cịn đầu tư mạnh mẽ loạt dự án Bất động sản Đô thị Du lịch quy mô lớn, với cơng trình sản phẩm dẫn đầu xu hướng, tác động tích cực đến q trình phát triển thị phát triển du lịch tỉnh thành phía Nam - Novaland Cơng ty niêm yết nhóm VN30, niêm yết trái phiếu Sở Giao dịch Chứng khốn Singapore Mục đích chƣơng trình quản lý hồ sơ: - Kiểm soát việc tạo phát triển hồ sơ: kiểm soát phát triển hồ sơ, từ tối ưu khơng gian lưu trữ - Lấy xử lý hồ sơ hiệu quả: xếp bố trí hồ sơ hợp lý, tránh dành nhiều thời gian cho việc tìm kiếm truy xuất hồ sơ - Bảo vệ hồ sơ: hệ thống quản lý hồ sơ trì tính toàn vẹn đầy đủ hồ sơ bảo vệ theo quy tắc đặt Điều không cho phép người dùng sử dụng trái phép giả mạo hồ sơ bí mật quan trọng - Cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian nhân lực: tiết kiệm chi phí cho khơng gian lưu trữ, in ấn, thời gian cho nhân - Ra định quản lý tốt hơn: làm cho liệu có liên quan dễ dàng truy cập, cho phép công ty đưa định nhanh - Giữ cho nhân viên có động lực: hồ sơ quản lý kém, hệ thống lưu trữ tổ chức thường xuyên bị tài liệu quan trọng tạo môi trường làm việc kém, có ảnh hưởng trực tiếp đến động lực nhân viên - Chuẩn bị phương án phòng chống thiên tai, thảm họa: xây dựng quy trình bảo vệ phục hồi cho hồ sơ - Tạo sách thủ tục để hủy hồ sơ hết hạn: hồ sơ cần nên lưu giữ vĩnh viễn Chúng bị hủy sau khoảng thời gian theo quy định Chính sách: - Thống quản lý hồ sơ, tài liệu cơng ty - Xác định tồn hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động công ty tài sản chung công ty, thành viên cần tuân thủ quy định tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ tiết lộ - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải phận (đứng đầu nhân viên chuyên trách) đảm nhiệm đặt đạo trực tiếp lãnh đạo Bộ phận giúp lãnh đạo quản lý toàn hồ sơ, tài liệu cơng ty, có thay đổi nhân việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải thực nghiêm túc, quy định - Phải xây dựng quy định cụ thể mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: Chế độ lập phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ… - Thường xuyên hay định kỳ tổ chức họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu cơng ty, từ góp phần thiết thực vào hoạt động cơng ty nói chung phận nói riêng - Quy định quản lý tài liệu lập nhằm kiểm soát tài liệu, bao gồm tài liệu nội tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi đưa vào áp dụng Công ty Yêu cầu cơng ty chƣơng trình quản lý hồ sơ: - Thiết lập lịch trình lưu giữ hồ sơ: Mơi trường kỹ thuật số ngày phát triển với nhịp độ nhanh, tạo thơng tin nhanh chóng nhiều định dạng khác Lịch trình lưu giữ hồ sơ nêu rõ thời gian lưu giữ hồ sơ theo quan điểm hoạt động pháp lý, hồ sơ lỗi thời xử lý kịp thời, có hệ thống  Thực kiểm kê hồ sơ tất hồ sơ vật lý điện tử  Thiết lập hệ thống phân loại hồ sơ tiêu chuẩn hóa  Tiến hành nghiên cứu tất yêu cầu pháp lý Bằng cách xây dựng lịch trình lưu giữ hồ sơ, tổ chức quản lý tài sản thơng tin, kiểm sốt chi phí lưu trữ, cải thiện việc truy xuất hồ sơ loại bỏ rủi ro pháp lý - Tuân thủ sách thủ tục: Các sách thủ tục quản lý hồ sơ phải truyền đạt rõ ràng áp dụng qn tồn tổ chức Tính đồng quán động lực để tạo tảng cho hệ thống quản lý hồ sơ thành cơng Cơng ty có sách riêng lưu giữ hồ sơ, tệp hoạt động, tệp không sử dụng, email số lĩnh vực quản lý thông tin khác - Khả truy cập, lập mục lưu trữ: Một yếu tố góp phần cho chương trình quản lý hồ sơ thành công khả truy cập thông tin cần Các thông số lập mục, bao gồm ngày tháng, chủ đề, người tạo vị trí hồ sơ, điều cần thiết để truy xuất thông tin kịp thời hiệu Tùy thuộc vào loại thông tin - cho dù điện tử hay vật lý - vị trí lưu trữ khác - Kiểm tra tuân thủ: Kết thành công hệ thống quản lý hồ sơ doanh nghiệp không đạt nhân viên không tuân thủ sách thủ tục quản lý hồ sơ công ty Để đảm bảo tuân thủ nhân viên, chương trình quản lý hồ sơ nên đánh giá thường xuyên Các thành phần đánh giá quản lý hồ sơ bao gồm:  Lịch trình lưu giữ tuân thủ luật quy định cập nhật  Lập mục độ xác khả truy cập tài liệu  Đào tạo giao tiếp nhân viên phận  Bảo vệ lưu giữ hồ sơ  Tiêu hủy kịp thời quán tệp không hoạt động - Loại bỏ hồ sơ không hoạt động: Khi xếp hồ sơ xác định sách lưu giữ phù hợp, đến lúc loại bỏ tài liệu không cần thiết Các doanh nghiệp gặp rắc rối lưu giữ tài liệu lâu thời gian yêu cầu, bao gồm vi phạm liệu vi phạm khác Kết hợp việc tiêu hủy kịp thời hồ sơ hết vòng đời vào kế hoạch quản lý hồ sơ làm giảm khả xảy rủi ro pháp lý chi phí lưu trữ - Các yêu cầu khác:  Áp dụng sách lưu giữ cho ghi vật lý ghi kỹ thuật số  Bảo vệ hồ sơ điện tử khỏi việc bị xóa ngẫu nhiên cố ý  Chỉ cho phép nhân viên có thẩm quyền thiết lập lịch trình lưu giữ  Quản lý lưu thông hồ sơ vật lý tổ chức  Ghi lại tất hoạt động hồ sơ chứng minh việc xử lý hồ sơ cách Trách nhiệm: 5.1 Trách nhiệm Trƣởng phịng Hành chính: Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ phận lưu trữ Cụ thể: - Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ công ty - Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào phận lưu trữ Tham mưu cho người đứng đầu công ty việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cấp 5.2 - Trách nhiệm cá nhân: Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào phận lưu trữ theo hướng dẫn - Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu cơng ty đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho phận lưu trữ Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển cơng tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận 5.3 Trách nhiệm phận Lƣu trữ - Giúp người đứng đầu công ty hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu: + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải + Hồn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ: Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thơng tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu công ty II Hệ thống phân loại: Phân loại hồ sơ Novaland: Phân loại theo tính chất nội dung hồ sơ: 1.1 Hồ sơ Hành - văn phịng: - Cơng văn, văn quy phạm pháp luật, quy định thị Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị - Hồ sơ việc thành lập doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin định thành lập,…) - Tài liệu hội nghị, đại hội - Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp theo năm - Tài liệu mua sắm thiết bị văn phịng, hàng hóa,… - Các loại văn giấy tờ khác 1.2 Hồ sơ Khối nguồn Nhân lực - Các định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo - Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động - Hồ sơ nhân viên doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, cấp, hợp đồng lao động,…) - Các định khen thưởng kỷ luật nhân viên - Các tài liệu, giấy tờ BHXH, lương, thưởng, phụ cấp người lao động 1.3 Hồ sơ Khối Thƣơng mại: - Hồ sơ, hợp đồng mua bán, cho thuê, kinh doanh dự án bất động sản - Hồ sơ khách hàng - Báo cáo kinh doanh - Kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thương mại - Hồ sơ quản trị rủi ro 1.4 Hồ sơ Khối Đầu tƣ & Phát triển dự án: - Tài liệu, sách Quan hệ đầu tư, đối tác - Tài liệu giá cổ phiếu thông tin thị trường - Hồ sơ chiến lược phát triển dự án - Hồ sơ dự án bất động sản đô thị - Hồ sơ dự án bất động sản đô thị du lịch - Hồ sơ dự án bất động sản công nghiệp - Hồ sơ thiết kế, kế hoạch quy hoạch dự án 1.5 Hồ sơ Khối Tài - Kế tốn: - Các văn quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn hoạt động tài kế tốn - Dự tốn, tốn kinh phí - Báo cáo tài chính, kế hoạch tài - Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán - Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu kiểm kê tài sản kiểm tra tài hàng năm Hồ sơ khối Phát triển mua bán & Khai thác tài sản: 1.6 - Hồ sơ, tài liệu tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp doanh nghiệp - Hồ sơ đăng kí sở hữu tài sản thuộc doanh nghiệp - Hồ sơ, tài liệu máy móc, thiết bị, quy trình cơng nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật cơng nghệ,… quy trình khai thác tài sản Phƣơng thức quản lý: Kết hợp phương pháp: quản lý hồ sơ theo chủ đề, quản lý hồ sơ theo vùng địa lý 2.1 Đối với hồ sơ thuộc nhóm Hành - văn phịng, Khối Tài - Kế toán Quản lý hồ sơ theo chủ đề: - Kiểm tra, lập mục cho hồ sơ - Lập tiêu đề chủ đề hồ sơ, chia nhỏ chủ đề chủ đề lớn xếp chủ đề theo trật tự bảng chữ - Sắp xếp hồ sơ vào chủ đề (hồ sơ xếp theo thời gian) - Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách tiêu đề chủ đề Ví dụ: Chủ đề Chủ đề Tên hồ sơ Báo cáo tổng kết công tác Báo cáo tổng kết hoạt động Novaland Novaland năm 2019 Báo cáo tổng kết công tác Novaland năm 2020 Hành - … văn phịng Biên họp Đại hội đồng cổ Biên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên đông thường niên năm 2019 Biên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 … Báo cáo tài quý I năm 2020 Tài - Kế tốn Báo cáo tài Báo cáo tài quý II năm 2020 … Thời gian 25/12/2019 26/12/2020 … 19/01/2019 15/01/2020 … 31/03/2020 31/06/2020 … Kế hoạch tài năm 2019 26/12/2018 Kế hoạch tài năm 2020 23/12/2019 … … … … … … … … Kế hoạch tài … Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối nguồn nhân sự: 2.2 Quản lý hồ sơ theo chủ đề: - Kiểm tra, lập mục cho hồ sơ - Lập tiêu đề chủ đề hồ sơ, chia nhỏ chủ đề chủ đề lớn xếp chủ đề theo trật tự bảng chữ - Sắp xếp hồ sơ vào chủ đề (hồ sơ xếp theo chức vụ) - Tạo bảng tra tên chủ đề: Danh sách tiêu đề chủ đề Ví dụ: Chủ đề Chủ đề Nhân ban Tổng giám đốc Nhân khối Tài Khối nguồn - kế toán Nhân Nhân khối Thương mại … 2.3 Tên hồ sơ Chức vụ Nguyễn Ngọc A Tổng giám đốc Trần Thị C Phó tổng giám đốc … … Lưu Ngọc T Giám đốc khối Trịnh Thị B Phó giám đốc khối … … Bùi Văn K Giám đốc khối Hồng Văn P Phó giám đốc khối … … … … Đối với hồ sơ thuộc nhóm Khối Thƣơng mại, Đầu tƣ & Phát triển dự án, Phát triển mua bán & Khai thác tài sản: Quản lý hồ sơ theo vùng địa lý kết hợp chủ đề: Novaland doanh nghiệp phát triển, kinh doanh bất động sản nên việc quản lý hồ sơ theo vùng địa lý điều cần thiết - Kiểm tra, lập mục cho hồ sơ - Tổng hợp hồ sơ có vùng địa lý 10 thời gian lưu giữ phản ánh quy định từ trước dựa kinh nghiệm phòng ban để đáp ứng nhu cầu công ty Trong số trường hợp, yêu cầu lưu giữ theo pháp luật quy định áp dụng Khoảng thời gian lưu giữ hồ sơ bắt đầu sau tài liệu hồ sơ đóng Thơng tin chi tiết khoảng thời gian lưu trữ quy trình lên lịch có sẵn bên Lịch trình lưu giữ hồ sơ Lịch trình xem xét định kỳ cập nhật theo yêu cầu 2.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu: Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào phận lưu trữ gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách - nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ công việc chưa giải xong - Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 2.2.3 Xử lý hồ sơ: Tất tài liệu hồ sơ chuyên viên quản lý xem xét dựa yêu cầu sau kết thúc thời hạn lưu trữ gắn thẻ để xử lý giữ lại thời gian tiếp theo, lần tối đa năm Các thư mục điện tử đến hạn kiểm tra năm cụ thể xác định phận, phòng ban nội ghi lại sổ sách Hồ sơ bị tiêu hủy vụ kiện, khiếu nại, thương lượng, kiểm toán, yêu cầu mở hồ sơ,… liên quan đến hồ sơ bắt đầu trước hết thời hạn lưu trữ Lịch trình lƣu giữ: CLASSES OF RECORDS TRIGGER RETENTION FINAL PERIOD ACTION NOTE HỒ SƠ HÀNH CHÍNH - VĂN PHỊNG Tập văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến Đến văn Sử dụng hành quý, tháng, tháng phòng ban Hủy bỏ lực thi hành quan Kế hoạch, hoạt động hết hiệu Kết thúc hoạt động quý 10 năm Hồ sơ nguyên tắc Hủy bỏ 27 Quy định thị Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị Hồn thiện sách Hồ sơ việc thành lập Sau công bố doanh nghiệp thành lập Tài liệu hội nghị, Sau họp/hội đại hội nghị Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp theo năm Tài liệu mua sắm thiết bị văn phịng, hàng hóa,… Kết thúc báo cáo tài năm Cho đến thay Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Hồ sơ nguyên tắc Xem lại để 10 năm chuyển lưu trữ hủy bỏ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Theo tuổi thọ thiết bị/ hàng Hủy bỏ hóa HỒ SƠ KHỐI NGUỒN NHÂN LỰC Các định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo Hoàn thành yêu cầu đánh giá nội Xem lại để 70 năm chuyển lưu trữ hủy bỏ Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển Hết hạn thỏa thuận 05 năm Hủy bỏ lao động Hồ sơ nhân viên doanh nghiệp Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng Đến văn Sau nghỉ việc hết hiệu Đưa vào lưu trữ lực thi hành Hoàn thành yêu cầu đánh giá nội Các định khen Kết luận trình thưởng kỷ luật nhân kiểm tra kỷ luật/ khen viên thưởng Hồ sơ nâng lương Hoàn thành yêu cầu 20 năm Hủy bỏ 70 năm Hủy bỏ 20 năm Hủy bỏ 28 đánh giá nội nhân viên Các tài liệu, giấy tờ BHXH, lương, Hết hạn điều thưởng, phụ cấp khoản thỏa thuận 70 năm Hủy bỏ người lao động HỒ SƠ KHỐI THƢƠNG MẠI Hồ sơ, hợp đồng mua bán, cho thuê, Cho đến thay kinh doanh dự Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ 70 năm Đưa vào lưu trữ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ án bất động sản Hết hạn điều khoản Hồ sơ khách hàng thỏa thuận Báo cáo kinh doanh Kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thương Kết thúc báo cáo tài năm Hồn tất chiến lược đóng hồ sơ mại Hồ sơ quản trị rủi ro Kết luận sử dụng hệ thống Xem lại để 20 năm chuyển lưu trữ hủy bỏ 20 năm Hủy bỏ HỒ SƠ KHỐI ĐẦU TƢ & PHÁT TRIỂN DỰ ÁN Tài liệu, sách Quan hệ đầu tư, đối tác Tài liệu giá cổ phiếu thông tin thị trường Hồ sơ chiến lược phát triển dự án Hồ sơ dự án bất động sản đô thị Cho đến thay đóng hồ sơ Cho đến thay đóng hồ sơ Xem 20 năm để chuyển lưu trữ hủy bỏ 20 năm 50 năm Hồ sơ nguyên tắc Hủy bỏ Xem Kết thúc dự án lại lại để chuyển lưu trữ hủy bỏ Kết thúc dự án Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ 29 Hồ sơ dự án bất động sản đô thị Kết thúc dự án Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ du lịch Hồ sơ dự án Hết hạn thỏa thuận/ Kết bất động sản công thúc dự án nghiệp Hồ sơ thiết kế, kế hoạch quy hoạch Đến đóng hồ sơ dự án HỒ SƠ KHỐI TÀI CHÍNH - KẾ TỐN Các văn quy phạm pháp luật, quy định Cho đến hướng dẫn hoạt thay động tài kế tốn Dự tốn, tốn kinh phí Hồn thành dự tốn Báo cáo tài chính, kế hoạch tài Kết thúc báo cáo tài năm Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu kiểm kê tài sản kiểm tra tài hàng năm Kết thúc dự án Hồn thiện sách Đến văn hết hiệu lực thi hành 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Xem lại để chuyển lưu Hồ sơ trữ hủy nguyên tắc bỏ Hủy bỏ Đưa vào lưu trữ Hủy bỏ Đưa vào lưu trữ HỒ SƠ KHỐI PHÁT TRIỂN MUA BÁN & KHAI THÁC TÀI SẢN Hồ sơ, tài liệu tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp Xem lại để Hồn thiện sách 70 năm chuyển lưu trữ hủy bỏ Hồ sơ đăng kí sở hữu tài sản nghiệp thuộc doanh Xem lại để Hoàn thiện hồ sơ 50 năm chuyển lưu trữ hủy 30 bỏ Hồ sơ, tài liệu máy móc, thiết bị, quy trình cơng nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công Cho đến thay Vĩnh viễn Đưa vào lưu trữ nghệ,… quy trình khai thác tài sản Biểu mẫu: TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu QT.VP.006.A01 Danh mục hồ sơ phòng, đơn vị QT.VP.006.A02 Mục lục hồ sơ quan QT.VP.006.A03 Biên giao nhận hồ sơ tài liệu QT.VP.006.A04 Hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị QT.VP.006.A05 QT.VP.006.A06 Khai thác, cung cấp hồ sơ; tài liệu lưu trữ công ty, phòng ban trực thuộc, Khai thác, cung cấp hồ sơ; tài liệu lưu trữ nhân viên, chuyên viên phòng ban Mẫu đơn: 5.1 Danh mục hồ sơ: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NO VA PHÒNG………… DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 20… NGƢỜI TT TÊN LOẠI HỒ SƠ MÃ SỐ QUẢN GHI CHÚ LÝ 31 Ngày tháng năm 20 Trƣởng phòng QT.VP.006.A01 32 5.2 Mục lục hồ sơ: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NO VA PHÒNG………… TT MỤC LỤC HỒ SƠ TÊN HỒ SƠ :………………………………………………… Ngày cập Tên văn hồ sơ Số tờ Ghi nhật … ,Ngày tháng năm 20 Chuyên viên Lƣu trữ QT.VP.006.A02 33 5.3 Biên hủy hồ sơ: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ĐẦU TƢ ĐỊA ỐC NO VA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHÒNG………… BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ TT Tên hồ sơ, tài liệu Ký hiệu Phƣơng pháp hủy Ghi Ngƣời đạo Kết hủy: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Xác nhận Thủ trƣởng đơn vị ……., ngày… tháng… năm … Ngƣời hủy QT.VP.006.A03 34 5.4 Phiếu yêu cầu sử dụng liệu: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƢ ĐỊA ỐC NO VA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ PHÒNG………… PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Họ tên ngƣời sử dụng:……………………………………………………… Đơn vị:…………………………………………………………………………… Mục đích sử dụng:……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… STT Số ký hiệu văn Trích yếu văn Số lƣợng văn Số trang ……, ngày … tháng … năm20 NGƢỜI YÊU CẦU (Ký, ghi rõ họ, tên) TRƢỞNG PHÒNG CÁN BỘ KHAI THÁC QT.VP.006.A06 35 VI Xử lý, loại bỏ hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ: - Kiểm kê tất loại giấy tờ/hồ sơ vật lý cho khu vực làm việc văn phòng - Phân loại, xác định hồ sơ công khai bảo mật - Áp dụng phương thức xếp: theo chữ cái, chủ đề, chữ số, vùng địa lý Duy trì hồ sơ: - Đóng gói hồ sơ: Sau hồ sơ, tài liêu, giấy tờ phân loại rõ ràng, bắt đầu đóng gói hồ sơ Có thể dùng nilon bao bọc bên để tránh bị thấm nước Sau chọn thùng carton phù hợp với kích thước hồ sơ, tài liệu cho vào thùng, dùng băng keo dán kín thùng lại - Dán nhãn hộp hồ sơ: giúp tránh nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian xếp lại kho lưu giữ Sau đóng gói xong, ghi cẩn thận tên, loại hồ sơ, hồ sơ cần thiết, hồ sơ không dùng đến, hồ sơ quan trọng, dán nhãn lên thùng hồ sơ - Chuyển hồ sơ: chuyển hồ sơ không hoạt động sang khu vực khác, hồ sơ chuyển đến kho lưu trữ lâu dài bị hủy Di chuyển hồ sơ điện tử đơn giản, dễ dàng di chuyển hồ sơ giấy - Truy hồi hồ sơ: + Nhận yêu cầu truy hồi hồ sơ lưu trữ + Kiểm tra mục cho vị trí hồ sơ lưu trữ + Tìm kiếm hồ sơ chuỗi hồ sơ + Truy xuất hồ sơ chuỗi hồ sơ + Lấy hồ sơ khỏi vị trí + Lập hồ sơ mượn (lấy) hồ sơ cho người yêu cầu: Chèn báo OUT thay cho hồ sơ bị lấy khỏi vị trí; ghi nhận vào nhật ký quản lý + Gửi hồ sơ cho người yêu cầu + Theo dõi hồ sơ mượn + Nhận hồ sơ để lưu trữ lại + Lưu trữ lại hồ sơ, loại bỏ báo OUT, cập nhật nhật ký Loại bỏ hồ sơ: Quy trình loại bỏ hồ sơ: Bƣớc 1: Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Danh mục tài liệu hết giá trị lập trình chỉnh lý liệu, tài liệu phải đảm bảo phân loại thành tập, có phần tóm tắt tiêu đề, có bảng thời hạn để bảo quản hồ sơ có phương án phân loại xếp 36 Những tài liệu phép tiêu huỷ phải đảm bảo tài liệu hết thời gian bảo quản Bƣớc 2: Lập Hội đồng tra xét hồ sơ, tài liệu Ngồi vấn đề lập danh mục cần viết thêm thuyết minh tài liệu hết giá trị Một Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu phải lập Mục đích để tham mưu cho người đứng đầu vấn đề lựa chọn tài liệu, xác định lại thời hạn bảo quản… Bƣớc 3: Xác nhận hủy hồ sơ Nộp yêu cầu hủy hồ sơ trực tiếp cho Giám đốc người ủy quyền thẩm định tài liệu phải huỷ Việc xác nhận cần phải bao gồm chi tiết hồ sơ bị hủy mô tả, ủy quyền tiêu hủy ngày đến hạn tiêu hủy Người đứng đầu quan, tổ chức ký Quyết định thức Bƣớc 4: Hủy hồ sơ, tài liệu Việc tiêu hủy hồ sơ phải thực cách bảo mật Phương pháp thích hợp phụ thuộc vào định dạng phân loại bảo mật hồ sơ Việc tiêu hủy hồ sơ phải diễn sớm tốt sau có xác nhận Phƣơng pháp hủy bỏ: Hồ sơ vật lý Hồ sơ điện tử  Ghi đè: phần mềm mã nguồn mở thương mại có  Băm nhỏ: nên sử sẵn để ghi đè liệu cách an toàn dụng để hủy hồ sơ lưu trữ  Thanh lọc: sử dụng tính 'xóa an tồn' tích ngắn hạn tạm thời  Nghiền nát: phương pháp hợp số thiết bị để xóa hồn tồn thơng tin khỏi thiết bị tiêu hủy an toàn  Degaussing: việc tẩy dầu mỡ nên tiến hành thực cách thích hợp nhân viên đào tạo có thẩm quyền  Đốt cháy: hồ sơ  Hủy hoại vật chất: Điều thường liên quan đến đốt lị đốt cơng nghiệp việc phân hủy vật lý nghiền thành bột, tiêu hủy tùy theo điều kiện mơi trường hóa học thiêu hủy Việc phá hủy vật lý phương tiện địa phương kỹ thuật số nên tiến hành nhân viên đào tạo có thẩm quyền Bƣớc 5: Lập hồ sơ cho việc tiêu hủy hồ sơ Phải lập hồ sơ việc tiêu hủy hồ sơ, phải giữ thông tin để làm chứng chúng bị phá hủy hợp pháp Nó yêu cầu để đáp ứng yêu cầu, thủ tục tịa án kiểm tốn 37 Nếu sử dụng dịch vụ tiêu hủy thương mại, phải cần lấy chứng việc tiêu hủy an toàn từ nhà cung cấp dịch vụ Thời hạn tối thiểu 20 năm, tính từ lúc hủy tài liệu VII Đánh giá chƣơng trình quản lý hồ sơ: Để xác định tuân thủ quan chương trình quản lý hồ sơ biểu mẫu, Bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành đánh giá định kỳ chương trình quản lý hồ sơ có quan - Xử lý hồ sơ hàng năm: xem xét nhật ký xử lý hồ sơ để xác định xem quan hoàn thành việc giải hồ sơ hàng năm họ hay chưa Nhà phân tích quản lý hồ sơ xem xét tệp hoạt động không hoạt động quan để xác định xem liệu hồ sơ có thực xử lý theo báo cáo xử lý hồ sơ hay khơng - Lịch trình lưu giữ hồ sơ có mơ tả: xem xét lịch trình lưu giữ hồ sơ có mơ tả với quan để xác định xem tài liệu có cịn hay khơng hồ sơ có cần bổ sung, xóa thay đổi hay không - Hệ thống lưu trữ: đánh giá hệ thống lưu trữ sử dụng để lưu trữ hồ sơ hoạt động không hoạt động hiệu - Quản lý biểu mẫu: đánh giá biểu mẫu quan sử dụng để xác định việc tuân thủ tiêu chuẩn thiết kế biểu mẫu VIII Kế hoạch phục hồi sau thảm họa: Mục tiêu: Giảm tới mức tối đa tác động thảm họa tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hoạt động quan trọng Trung tâm doanh nghiệp Các mục tiêu cụ thể bao gồm: - Thiết lập biện pháp vận hành thay lẫn nhau; - Đào tạo nhân lực để vận hành quy trình phục hồi thảm họa; - Giảm thiểu tình trạng gián đoạn quy trình vận hành thơng thường; - Tạo điều kiện cho trình phục hồi diễn nhịp nhàng nhanh chóng Chính sách: - Thơng tin tài sản giống tài sản kinh doanh quan trọng khác, có giá trị cốt yếu hoạt động kinh doanh Cơng ty, thơng tin cần bảo vệ - Bảo mật thông tin bảo vệ thông tin khỏi đe dọa tầm rộng để đảm bảo liền mạch kinh doanh, giảm thiểu rủi ro kinh doanh làm tăng hội kinh doanh Công ty - Ban lãnh đạo Cơng ty xây dựng sách an tồn thơng tin theo đặc tính kinh doanh dịch vụ mà Công ty cung cấp sau: 38  Tuân thủ yêu cầu pháp luật yêu cầu ràng buộc Hợp đồng  Thông tin bảo vệ khỏi truy cập trái phép  Mọi thông tin bên liên quan (Nhân viên, Khách hàng, Đối tác, Cổ đơng, Tập đồn) giữ bí mật  Thơng tin đảm bảo đầy đủ, xác, khơng bị sửa đổi trái phép  Tất thông tin, tài sản, dịch vụ đảm bảo sẵn sàng có yêu cầu  Đào tạo bảo mật thông tin thực cho tất CBCNV  Các vi phạm bảo mật thông tin (có thật nghi ngờ) phải thơng báo cho Bộ phận phụ trách An tồn thơng tin, điều tra nghiêm túc xử lý theo quy định kỷ luật Công ty Quy định – Quy trình: - Cơ cấu tổ chức, cơng tác hậu cần, quy trình tài liệu xác định đặt chỗ, thử nghiệm vận hành theo thứ tự - Mọi thay đổi liên quan đến nội dung nêu phải phản ánh Kế hoạch dự phòng thảm họa phải cập nhật cách phù hợp thơng qua quy trình kiểm soát thay đổi nội dung kế hoạch - Cam kết quản lý chiến lược khôi phục liệu hoạt động lập kế hoạch dự phòng thảm họa - Đào tạo đào tạo lại cán vận hành Kế hoạch dự phòng thảm họa - Thử nghiệm, tập dượt trì liên tục Kế hoạch dự phòng thảm họa - Liên tục cập nhật Kế hoạch dự phịng thảm họa thơng qua hệ thống kiểm sốt biến động Đánh giá kết - Hồ sơ giấy: Kéo dài tuổi thọ bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ kho - Hồ sơ điện tử: Tránh giảm thiệt hại hệ thống thông tin thảm họa xảy đảm bảo liệu phục hồi sau thảm họa Kế hoạch phục hồi sau thiên tai, thảm họa Hồ sơ điện tử: Giải pháp Khôi phục liệu thảm họa (Disaster Recovery – DR) VDO – Trung tâm liệu ( Data center – DC ): Bao gồm hệ thống thiết bị máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ – Backup, thiết bị kết nối, kênh truyền dẫn Cáp quang, Kênh thuê riêng, hệ thống mạng LAN, SAN (Storage Area Network), v.v – Bộ phần mềm quản lý điều hành: Cho phép thiết lập chế nhân liệu, quản lý điều hành phiên giao tiếp hai sites ( DC DR ), lập lịch cho phép tự động nhân 39 phục hồi hệ thống sau thảm họa – Trung tâm dự phòng liệu từ xa ( Disaster Recovery – DR ): Xây dựng Data Center Disaster recovery từ xa với đầy đủ trang thiết bị hệ thống trung tâm liệu chính, lưu – Backup, bảo vệ toàn liệu hệ thống, trì tính liên tục hệ thống thơng tin cho tổ chức, doanh nghiệp – Hệ thống kết nối WAN sites: Hệ thống WAN kết nối hai site yếu tố định cách thức nhân liệu từ xa Cơ sở hạ tầng - Biện pháp Dự phòng thiên tai, thảm họa Mật tài khoản quan trọng ● Xây dựng công cụ xác thực, xác nhận thiết bị truy cập bị thiếu ● Sắp xếp an toàn cho thiết bị lưu trữ vật lý lưu trữ mật chứng nhận SSL với bên thứ ba Thực thu hồi sử dụng phần kế hoạch khắc phục thảm họa Không tiếp cận địa liên lạc ● Đảm bảo đủ số lượng địa liên lạc để bảo vệ điểm khôi phục hệ thống thời gian phục hồi hoạt động ● Email thông báo văn đến thành viên chủ chốt phải thực thơng qua tài khoản an tồn Rủi ro địa lý yếu tố khác ● Kiểm tra tình trạng thiết bị động đất, ngập lũ, hỏa hoạn ● Mô thiên tai - thực hành diễn tập Phục hồi máy tính cá nhân Trong q trình khơi phục liệu, máy tính cá nhân tài sản công ty máy chủ nơi lưu trữ (SAN NAS), cần phải hoạt động trở lại Thực hành khắc phục thảm họa giải vấn đề liên quan việc 40 cung cấp truy cập máy tính để bàn máy tính xách tay cho cán chủ chốt q trình phục hồi Khơng đủ nguồn điện phương tiện thực chế độ phục hồi Tìm kiếm đủ nguồn điện dự phòng phương tiện Phương án phục hồi - Thời gian khôi phục (RTO – Recovery Time Objective) Lỗi nhỏ: (nửa ngày làm việc) Lỗi lớn: (1 ngày làm việc)… - Đánh giá điểm khôi phục (RPO- Recovery Point Objective ): Tính theo thời gian Ví dụ RPO = 10 phút có nghĩa khoảng tổn thất 10 phút (mất liệu/hệ thống 10 phút) - Tính sẵn sàng hoạt động Trung tâm liệu dự phòng với vai trò trung tâm liệu xử lý thứ hai - Tính sẵn sàng dịch vụ viễn thơng suốt q trình xảy thảm họa nhằm đảm bảo công tác truyền thông phận liên quan người sử dụng - Thời gian vận hành tối thiểu Trung tâm liệu dự phịng (Trong trường hợp Trung tâm liệu bị phá hủy hồn tồn phải thiết lập Trung tâm liệu xử lý khoảng thời gian vận hành Trung tâm liệu dự phòng không bị giới hạn) - Thời gian để quay trạng thái hoạt động bình thường, tức chuyển Trung tâm liệu xử lý 41 ... chƣơng trình quản lý hồ sơ: Để xác định tuân thủ quan chương trình quản lý hồ sơ biểu mẫu, Bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành đánh giá định kỳ chương trình quản lý hồ sơ có quan - Xử lý hồ sơ hàng... Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần địa ốc Novaland: Mục đích chương trình quản lý hồ sơ: Chính sách: u cầu cơng ty chương trình quản lý hồ sơ: 5 Trách nhiệm:... xuất hồ sơ chuỗi hồ sơ + Lấy hồ sơ khỏi vị trí + Lập hồ sơ mượn (lấy) hồ sơ cho người yêu cầu: Chèn báo OUT thay cho hồ sơ bị lấy khỏi vị trí; ghi nhận vào nhật ký quản lý + Gửi hồ sơ cho người