Tìm hiểu nghiệp vụ nhân viên chứng từ bộ phận hàng nhập tại chi nhánh công ty cổ phần vinafreight tại hải phòng hãng tàu pan continental

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAMKHOA KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNHTÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN

HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦNVINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG - HÃNG TÀU PAN

1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận bằng đường biển 4

1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận bằng đường biển 4

1.2 Giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container 5

1.2.1.Đặc điểm giao nhận hàng hóa nguyên container 5

1.2.2.Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container 5

1.3 Một số chứng từ, quy trình liên quan trong nghiệp vụ nhân viên chứng từ hàng nhập 6

1.3.1 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest) 6

1.3.2 Lệnh giao hàng (Delivery Order) 8

1.3.3 Phiếu cược container 8

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL 9

2.1 Công ty Cổ phần Vinafreight 9

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 9

2.1.2 Thông tin đăng ký kinh doanh 9

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính 10

2.1.4 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị 11

2.2 Giới thiệu về Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental tại chi nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng – Hãng tàu Pan Continental 12

2.2.1 Một số thông tin về hãng tàu Pan Continental 12

2.2.2 Bộ phận hàng nhập tại hãng tàu Pan Continental 13

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL 17

3.1 Sơ lược về bộ phận hàng nhập 17

3.1.1 Chức năng, vai trò của bộ phận hàng nhập 17

3.1.2 Yêu cầu đối với bộ phận hàng nhập 17

3.2 Quy trình của bộ phận chứng từ hàng nhập 17

Kết luận chung về bộ phận hàng nhập 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

PHỤ LỤC 28

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

FIATA Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời đại ngày nay

Hình 2.3 Một số hãng tàu hợp tác với PANCON

Hình 3.1 Khai Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia Hình 3.2 Khai Eport trên website của cảng

DANH MỤC BẢNG

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng đang ngày càng khẳng định được vị thế quan trọng trong guồng quay kinh tế của các quốc gia trên toàn thế giới khi ngành này có thể cung cấp cho người quản trị một bức tranh bao quát về hệ thống và cách vận hành kinh doanh của một doanh nghiệp, từ đó đưa ra những chiến lược phát triển hoạt động sản xuất một cách hiệu quả nhất, giúp gia tăng khả năng cải thiện kinh tế.

Với vị trí chủ chốt như vậy, không khó để khẳng định ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng thu hút rất nhiều tiềm năng nhân công theo đuổi trên thế giới, bao gồm Việt Nam Tuy sở hữu một nguồn nhân lực dồi dào, nhưng ngành Logistics tại Việt Nam vẫn chưa thể khẳng định vị thế của mình do một số nguyên nhân như cơ sở hạ tầng, công nghệ quản lý và các chính sách còn gặp nhiều hạn chế Những khó khăn, thử thách này còn có thể được gia tăng khi trong thời điểm toàn cầu hoá với sự xuất hiện của những hiệp định thương mại tự do thế hệ mới, dự báo yêu cầu về nguồn lao động của ngành Logistics sẽ tăng trưởng đáng kể Mặc dù đã được cải thiện trong những năm vừa qua, chất lượng nguồn nhân lực vẫn cần được tiếp tục đẩy mạnh, phát triển để có thể bắt kịp với các nước đối tác và đối thủ cạnh tranh trong khu vực.

Nhận thức rõ được nhu cầu đó, Trường Đại học Hàng hải Việt Nam đã tạo điều kiện tổ chức kì thực tập cho sinh viên có cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics để có thêm nhiều góc nhìn rõ nét hơn về cách vận hành của ngành Logistics hiện nay, phương thức hoạt động cũng như những yêu cầu về kĩ năng cơ bản của vị trí công việc thực tập cụ thể.

Trải qua các buổi thực tập đầy bổ ích, em xin phép tổng hợp lại những kiến thức, nội dung quan trọng mà bản thân đã đúc kết được thông qua những buổi làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp thực tập Với đề tài “Tìm hiểu nghiệp vụ nhân viên chứng từ bộ phận

hàng nhập tại chi nhánh Công ty cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng - hãng tàu Pan Continental”, báo cáo của em gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng nhập khẩu

Chương 2: Giới thiệu về chi nhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại HảiPhòng – Hãng tàu Pan Continental

Chương 3: Tìm hiểu nghiệp vụ nhân viên chứng từ bộ phận hàng nhập tại chinhánh Công ty Cổ phần Vinafreight tại Hải Phòng – Hãng tàu Pan Continental

Em xin cảm ơn tất cả sự hướng dẫn tận tình của thạc sĩ Nguyễn Hữu Hưng của khoa Kinh tế, các anh chị nhân viên từ doanh nghiệp thực tập đã giúp em hoàn thành được bài báo cáo này Trong quá trình tìm hiểu, do thời gian thu thập dữ liệu còn nhiều hạn chế cũng như lần đầu bước vào thực tế nên sẽ không thể tránh khỏi một bỡ ngỡ và sai sót nhất định Em rất mong được sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo này có thể trở nên hoàn thiện nhất.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU

1.1 Hoạt động giao nhận1.1.1 Khái niệm

a) Dịch vụ giao nhận

Hình 1.2 Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời đại ngày nay

Dịch vụ giao nhận là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán,

thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo FIATA).

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của

chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhân khác (Theo điều 163 LuậtThương mại Việt Nam 2005).

b) Người giao nhận hàng hoá

Người giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

về dịch vụ giao nhận hàng hoá (Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam 2005).

Người giao nhận chính là người đảm nhận thực hiện các công việc, nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá…

Người giao nhận có thể là:

- Chủ hàng: Khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình.

- Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận.

- Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Phạm vi dịch vụ của người giao nhận hàng hoá:

Đại diện cho người gửi hàng (Người xuất khẩu)

- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người vận tải thích hợp Nhận hàng và cung cấp các chứng từ liên quan.

- Chuẩn bị kĩ các chứng từ cần thiết dựa theo các điều khoản trong Thư tín dụng (L/ C), theo các điều khoản qui định luật pháp của nước xuất, nhập khẩu.

- Đóng gói, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa; mua bảo hiểm hàng hóa (nếu người gửi hàng có yêu cầu).

- Vận chuyển hàng tới cảng, làm các thủ tục thông quan, giao hàng cho người vận tải Thanh toán các khoản cước phí Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu.

- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích thông qua các hợp đồng vận tải với người chuyên chở.

Đại diện cho người nhận hàng (Người nhập khẩu)

- Thay mặt cho người nhận hàng làm thủ tục và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa khi người nhận hàng là người có quyền vận tải hàng hóa.

- Nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước phí (nếu có) - Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.

- Làm thủ tục gửi hàng vào kho hoặc vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận hàng.

Các dịch vụ khác

Ngoài các dịch vụ trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ gia tăng giá trị khác như: gom hàng; tư vấn các chính sách về thị trường xuất nhập khẩu, logistics, chuỗi cung ứng, các điều kiện incoterms phù hợp, thông tin về thương mại quốc tế,…

Vai trò của người giao nhận:

- Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.

- Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.

- Người gom hàng: Người thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải.

- Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức.

1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận bằng đường biển

Hoạt động giao nhận bằng đường biển có năng lực vận chuyển lớn: phương tiện

vận chuyển là các tàu có sức chở lớn, có thể chạy nhiều tàu trong cùng một tuyến đường, cùng một thời gian.

Hoạt động giao nhận bằng đường biển có thể vận chuyển hầu hết các loại hànghóa trong thương mại quốc tế Đặc biệt thích hợp và hiệu quả với các loại hàng hóa có

khối lượng lớn và giá trị thấp.

Các tuyến đường biển đều là đường giao thông tự nhiên trừ các cảng biển và kênh

đào nhân tạo Do vậy đòi hỏi không nhiều về vốn cũng như sức lao động để xây dựng và bảo dưỡng các tuyến đường này dẫn đến giá thành vận chuyển giao nhận thấp.

Tốc độ của các loại phương tiện đường biển tương đối thấp.

1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận bằng đường biển

Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển có vai trò quan trọng với hoạt động thương mại quốc tế được thể hiện ở các điểm sau:

- Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận hàng hóa.

- Giao nhận hàng hóa không những làm cầu nối cho mậu dịch quốc tế diễn ra, còn kích thích thương mại quốc tế phát triển.

- Giao nhận hàng hóa góp phần mở rộng thị trường trong kinh doanh quốc tế, đóng vai trò như cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa đến nơi nhận hàng theo đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra.

1.2 Giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container1.2.1.Đặc điểm giao nhận hàng hóa nguyên container

Giao nhận hàng hóa bằng container thường được vận chuyển bằng hình thức tàu chợ hoặc tàu chuyến.

Lịch trình tàu chuyên chở hàng bằng container thường linh hoạt, ghé vào hầu hết các cảng biển trên thế giới như: Singapore, Hamburg, Hong Kong, Tokyo, New York,…

Khối lượng hàng hóa giao nhận linh hoạt khi khối lượng hàng hóa lớn, đủ hàng để

đóng nguyên một hay nhiều container (FCL); hay khối lượng hàng nhỏ không đủ đóng container thì người giao nhận có thể gửi hàng lẻ (LCL).

Giá cước vận chuyển hàng hóa bằng container hợp lý hơn so với những phương thức vận chuyển khác như đường hàng không, đường bộ,…

1.2.2.Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container

Giao nhận hàng hóa đường biển bằng container được chia thành 4 phương thức:

 Nhận nguyên – giao nguyên (FCL/FCL)

Hàng nguyên container là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container

Người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao nguyên container đó cho người nhận hàng ở nơi đến.

 Nhận lẻ – giao lẻ (LCL/LCL)

Hàng lẻ là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container

Người chuyên chở nhận lẻ hàng hóa từ người gửi hàng ở nơi đi, đóng vào container và giao hàng hóa lẻ đó cho người nhận hàng ở nơi đến.

 Nhận nguyên – giao lẻ (FCL/LCL)

Người chuyên chở sẽ cấp nhiều B/L tương ứng số người nhận hàng sau khi nhận nguyên container từ người gửi và giao lẻ cho từng người nhận tại kho CFS ở nơi đến.

 Nhận lẻ – giao nguyên (LCL/FCL)

Người chuyên chở sẽ nhận hàng lẻ từ nhiều chủ hàng cần gửi cho một người nhận tại điểm đến, hàng sẽ được đóng đầy vào một container và sẽ giao nguyên container cho người nhận ở nơi đến nếu là trường hợp nhận lẻ.

1.3 Một số chứng từ, quy trình liên quan trong nghiệp vụ nhân viên chứng từhàng nhập

1.3.1 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)

Bản lược khai hàng hoá được hiểu là một tài liệu chứa thông tin chi tiết về các hàng hoá được vận chuyển bởi một phương tiện vận tải như tàu, máy bay hoặc xe tải Thông tin trong bản lược khai hàng hoá bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ và điểm đến của hàng hoá.

Bản lược khai hàng hoá thường được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng như hải quan hoặc các tổ chức kiểm tra an ninh hàng hải để đảm bảo việc vận chuyển hàng hoá diễn ra một cách an toàn và hợp pháp Nó cũng là một phần quan trọng trong quá trình đối soát và kiểm tra hàng hoá khi vận chuyển qua biên giới quốc tế.

Bản lược khai hàng hóa được chuẩn bị bởi người gửi hàng hoá hoặc đại diện của họ và phải được đưa vào phương tiện vận tải trước khi bắt đầu hành trình Thông tin trong bản lược khai hàng hoá cần phải chính xác và đầy đủ để tránh bất kỳ sự cố hoặc vi phạm nào trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

Bản lược khai hàng hoá cung cấp thông tin chi tiết về các hàng hoá được vận chuyển bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ, điểm đến và các

thông tin khác liên quan đến hàng hoá Thông tin này cần phải chính xác và đầy đủ để tránh các sự cố liên quan đến vận chuyển hàng hoá và các quy định pháp lý

Ngoài các yêu cầu của cơ quan chức năng, các bên liên quan khác như các đối tác kinh doanh, bảo hiểm và ngân hàng cũng yêu cầu bản lược khai hàng hoá để xác định các hàng hoá được vận chuyển và quản lý rủi ro liên quan đến vận chuyển.

Đặc điểm của bản lược khai hàng hoá

Đầy đủ thông tin: bản lược khai hàng hóa cung cấp các thông tin chi tiết về các

hàng hoá được vận chuyển bao gồm tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ và điểm đến của hàng hoá.

Phải có trước khi vận chuyển: bản lược khai hàng hoá phải được chuẩn bị trước

khi phương tiện vận tải bắt đầu hành trình Việc này đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến hàng hoá đã được xác nhận và được chấp nhận trước khi hàng hoá được vận chuyển.

Chứng nhận hợp pháp: bản lược khai hàng hoá là một chứng nhận hợp pháp cho

việc vận chuyển hàng hoá Nó có giá trị pháp lý và được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng như hải quan hoặc các tổ chức kiểm tra an ninh hàng hải để đảm bảo việc vận chuyển hàng hoá diễn ra một cách an toàn và hợp pháp.

Giúp quản lý rủi ro: bản lược khai hàng hoá cũng giúp các bên liên quan như các

đối tác kinh doanh, bảo hiểm và ngân hàng quản lý rủi ro liên quan đến vận chuyển hàng hoá.

Đảm bảo an toàn và bảo mật: bản lược khai hàng hoá chứa thông tin nhạy cảm về

các hàng hoá được vận chuyển, do đó nó phải được bảo mật và chỉ được tiết lộ cho những người có quyền truy cập Điều này đảm bảo an toàn và bảo mật cho các hàng hoá được vận chuyển và ngăn chặn các hoạt động giả mạo hoặc trộm cắp hàng hoá.

Chức năng của bản lược khai hàng hoá

- Đăng ký thông tin vận chuyển - Kiểm soát hàng hoá

- Đảm bảo an ninh hàng hoá - Thuế và quản lý hải quan - Quản lý chuỗi cung ứng

- Đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hoá

1.3.2 Lệnh giao hàng (Delivery Order)

Là chứng từ trong vận tải quốc tế do hãng tàu phát hành cho chủ hàng hoặc shipper trình lên hải quan để có thể lấy hàng khỏi bãi hàng, container,

Nhân viên sẽ tiến hành khai Eport trước khi tàu cập cảng ít nhất 1 ngày để phát lệnh cho khách hàng hoặc forwarder…

1.3.3 Phiếu cược container

Cược cont là việc chủ hàng đặt cọc một khoản tiền để hãng tàu đồng ý cho mượn container về kho riêng của chủ hàng để dỡ hàng Việc cược cont thường được thực hiện khi làm thủ tục lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu, khoản tiền cược cont sẽ được thanh toán cùng phí LCC và một số phí phát sinh khác.

Hãng tàu quy định cược cont vì container là tài sản có giá trị cao Nếu không đặt cược cont sẽ xảy ra các rủi ro:

- Khách hàng không trả lại container hoặc trả không đúng thời hạn quy định.

- Container bị hư hỏng nặng do sử dụng không đúng cách hoặc gặp tai nạn trong quá trình dỡ hàng.

- Container bị mất cắp hoặc thất lạc do sai sót trong việc quản lý hoặc do yếu tố khách quan.

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦNVINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL

2.1 Công ty Cổ phần Vinafreight

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh (VINATRANS), chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển từ những năm đầu thập niên 90.

Trước tình hình sôi động của nền kinh tế thị trường, công ty Vinafreight được thành lập vào năm 1997 và nhanh chóng nổi lên là một trong những doanh nghiệp thành công về dịch vụ giao nhận, hậu cần và đại lý hàng hải Công ty đã được cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động vào đầu năm 2002 Vinafreight hiện điều hành các chi nhánh của mình tại Hà Nội, Hải Phòng và văn phòng tại Nha Trang, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Cần Thơ.

2.1.2 Thông tin đăng ký kinh doanh

- Tên quốc tế: VINAFREIGHT JOINT STOCK COMPANY

Hình 2.1 Logo công ty

- Tên giao dịch: VINAFREIGHT

- Loại hình: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước - Ngày thành lập: 10/12/1997

- Ngày hoạt động: 16/01/2002

- Địa điểm trụ sở chính: Lầu 1, Block C, Tòa nhà văn phòng WASECO, số 10 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM, Việt Nam

Công ty Cổ phần Vinafreight là đại lý độc quyền cho hãng tàu Pan Continental Shipping Co Ltd (Hàn Quốc) ngay từ những ngày đầu đến Việt Nam vào cuối năm 2015, đến nay, công ty đã cùng đối tác xây dựng mạng lưới vận chuyển container rộng khắp từ Việt Nam đi đến các cảng biển lớn.

Công ty cung cấp chuỗi dịch vụ logistics, tập trung chủ yếu vào: - Khai thác, quản lý, môi giới vận tải hàng rời trong nước và quốc tế.

- Cung cấp các dịch vụ đại lý tàu biển; đại lý lưu cước, đại lý quản lý container cho các hãng tàu; cung ứng tàu biển Đại lý giao nhận cho các hãng vận tải giao nhận nước ngoài.

- Kinh doanh vận tải hàng hoá công cộng, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.

- Dịch vụ các thủ tục hải quan và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện,…

- Kinh doanh vận tải đa phương thức.