Khái niệma Dịch vụ giao nhậnHình 1.2 Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời đại ngày nayDịch vụ giao nhận là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom h
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
Hoạt động giao nhận
1.1.1 Khái niệm a) Dịch vụ giao nhận
Hình 1.2 Hoạt động giao nhận vận tải là hoạt động phổ biến trong thời đại ngày nay
Dịch vụ giao nhận là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo FIATA).
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhân khác (Theo điều 163 LuậtThương mại Việt Nam 2005). b) Người giao nhận hàng hoá
Người giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hoá (Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam 2005).
Người giao nhận chính là người đảm nhận thực hiện các công việc, nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá…
Người giao nhận có thể là:
- Chủ hàng: Khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình.
- Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận.
- Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Phạm vi dịch vụ của người giao nhận hàng hoá: Đại diện cho người gửi hàng (Người xuất khẩu)
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người vận tải thích hợp Nhận hàng và cung cấp các chứng từ liên quan.
- Chuẩn bị kĩ các chứng từ cần thiết dựa theo các điều khoản trong Thư tín dụng (L/ C), theo các điều khoản qui định luật pháp của nước xuất, nhập khẩu.
- Đóng gói, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa; mua bảo hiểm hàng hóa (nếu người gửi hàng có yêu cầu).
- Vận chuyển hàng tới cảng, làm các thủ tục thông quan, giao hàng cho người vận tải Thanh toán các khoản cước phí Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích thông qua các hợp đồng vận tải với người chuyên chở. Đại diện cho người nhận hàng (Người nhập khẩu)
- Thay mặt cho người nhận hàng làm thủ tục và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa khi người nhận hàng là người có quyền vận tải hàng hóa.
- Nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước phí (nếu có).
- Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
- Làm thủ tục gửi hàng vào kho hoặc vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận hàng.
Ngoài các dịch vụ trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ gia tăng giá trị khác như: gom hàng; tư vấn các chính sách về thị trường xuất nhập khẩu, logistics, chuỗi cung ứng, các điều kiện incoterms phù hợp, thông tin về thương mại quốc tế,…
Vai trò của người giao nhận:
- Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
- Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
- Người gom hàng: Người thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải.
- Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận bằng đường biển
Hoạt động giao nhận bằng đường biển có năng lực vận chuyển lớn: phương tiện vận chuyển là các tàu có sức chở lớn, có thể chạy nhiều tàu trong cùng một tuyến đường, cùng một thời gian.
Hoạt động giao nhận bằng đường biển có thể vận chuyển hầu hết các loại hàng hóa trong thương mại quốc tế Đặc biệt thích hợp và hiệu quả với các loại hàng hóa có khối lượng lớn và giá trị thấp.
Các tuyến đường biển đều là đường giao thông tự nhiên trừ các cảng biển và kênh đào nhân tạo Do vậy đòi hỏi không nhiều về vốn cũng như sức lao động để xây dựng và bảo dưỡng các tuyến đường này dẫn đến giá thành vận chuyển giao nhận thấp.
Tốc độ của các loại phương tiện đường biển tương đối thấp.
1.1.3 Vai trò hoạt động giao nhận bằng đường biển
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển có vai trò quan trọng với hoạt động thương mại quốc tế được thể hiện ở các điểm sau:
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container
1.2.1.Đặc điểm giao nhận hàng hóa nguyên container
Giao nhận hàng hóa bằng container thường được vận chuyển bằng hình thức tàu chợ hoặc tàu chuyến.
Lịch trình tàu chuyên chở hàng bằng container thường linh hoạt, ghé vào hầu hết các cảng biển trên thế giới như: Singapore, Hamburg, Hong Kong, Tokyo, New York,…
Khối lượng hàng hóa giao nhận linh hoạt khi khối lượng hàng hóa lớn, đủ hàng để đóng nguyên một hay nhiều container (FCL); hay khối lượng hàng nhỏ không đủ đóng container thì người giao nhận có thể gửi hàng lẻ (LCL).
Giá cước vận chuyển hàng hóa bằng container hợp lý hơn so với những phương thức vận chuyển khác như đường hàng không, đường bộ,…
1.2.2.Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container
Giao nhận hàng hóa đường biển bằng container được chia thành 4 phương thức:
Nhận nguyên – giao nguyên (FCL/FCL)
Hàng nguyên container là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container
Người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao nguyên container đó cho người nhận hàng ở nơi đến.
Nhận lẻ – giao lẻ (LCL/LCL)
Hàng lẻ là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container
Người chuyên chở nhận lẻ hàng hóa từ người gửi hàng ở nơi đi, đóng vào container và giao hàng hóa lẻ đó cho người nhận hàng ở nơi đến.
Nhận nguyên – giao lẻ (FCL/LCL)
Người chuyên chở sẽ cấp nhiều B/L tương ứng số người nhận hàng sau khi nhận nguyên container từ người gửi và giao lẻ cho từng người nhận tại kho CFS ở nơi đến.
Nhận lẻ – giao nguyên (LCL/FCL)
Người chuyên chở sẽ nhận hàng lẻ từ nhiều chủ hàng cần gửi cho một người nhận tại điểm đến, hàng sẽ được đóng đầy vào một container và sẽ giao nguyên container cho người nhận ở nơi đến nếu là trường hợp nhận lẻ.
GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
Công ty Cổ phần Vinafreight
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh (VINATRANS), chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển từ những năm đầu thập niên 90.
Trước tình hình sôi động của nền kinh tế thị trường, công ty Vinafreight được thành lập vào năm 1997 và nhanh chóng nổi lên là một trong những doanh nghiệp thành công về dịch vụ giao nhận, hậu cần và đại lý hàng hải Công ty đã được cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động vào đầu năm 2002 Vinafreight hiện điều hành các chi nhánh của mình tại Hà Nội, Hải Phòng và văn phòng tại Nha Trang, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Cần Thơ.
2.1.2 Thông tin đăng ký kinh doanh
- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần
- Tên quốc tế: VINAFREIGHT JOINT STOCK COMPANY
- Loại hình: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước
- Địa điểm trụ sở chính: Lầu 1, Block C, Tòa nhà văn phòng WASECO, số 10 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM, Việt Nam
- Người đại diện: Nguyễn Huy Diệu – Tổng giám đốc
- Email: mngt@vinafreight.com.vn
- Chi nhánh: VINAFREIGHT Hà Nội, VINAFREIGHT Hải Phòng
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính
Công ty Cổ phần Vinafreight là đại lý độc quyền cho hãng tàu Pan Continental Shipping Co Ltd (Hàn Quốc) ngay từ những ngày đầu đến Việt Nam vào cuối năm 2015, đến nay, công ty đã cùng đối tác xây dựng mạng lưới vận chuyển container rộng khắp từ Việt Nam đi đến các cảng biển lớn.
Công ty cung cấp chuỗi dịch vụ logistics, tập trung chủ yếu vào:
- Khai thác, quản lý, môi giới vận tải hàng rời trong nước và quốc tế.
- Cung cấp các dịch vụ đại lý tàu biển; đại lý lưu cước, đại lý quản lý container cho các hãng tàu; cung ứng tàu biển Đại lý giao nhận cho các hãng vận tải giao nhận nước ngoài.
- Kinh doanh vận tải hàng hoá công cộng, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
- Dịch vụ các thủ tục hải quan và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện,…
- Kinh doanh vận tải đa phương thức.
- Kho bãi và lưu giữ hàng hoá. Định hướng phát triển: Xây dựng triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy hoạt động hướng đến khách hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh “Chúng ta cùng thắng”.
Hòa mình vào kỷ nguyên công nghệ số - kỷ nguyên của sự tiến bộ và cải cách, Vinafreight luôn sẵn sàng thay đổi để thích nghi với những cái mới trong ngành vận tải. Công ty không ngừng nỗ lực cải thiện chất lượng cũng như là đa dạng hóa dịch vụ kinh doanh Bên cạnh yếu tố nguồn nhân lực tươi trẻ và nhiệt huyết sẵn có, công ty luôn tăng cường mở rộng quy mô và ứng dụng khoa học công nghệ vào kinh doanh để đạt kết quả tốt nhất, qua đó có thể phát triển bền vững và ổn định, trở thành một doanh nghiệp tiêu biểu không chỉ ở trong nước mà còn trong phạm vi quốc tế.
2.1.4 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Kho lạnh: 1500m 2 , sức chứa khoảng 1800 tấn
Bảng 1 Thiết bị bổ trợ
Tên Số lượng Kích thước, trọng lượng
TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN HÀNG NHẬP TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT TẠI HẢI PHÒNG – HÃNG TÀU PAN CONTINENTAL
Sơ lược về bộ phận hàng nhập
3.1.1 Chức năng, vai trò của bộ phận hàng nhập
Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập của các lô hàng được chở trên tàu do Công ty khai thác và Forwarder như:
- Yêu cầu chủ tàu/đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác.
- Tập hợp, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần.
- Gửi thông báo tàu đến (AN), phát hành lệnh giao hàng điện tử (eDO), phát hành vận đơn (BL), lược khai hàng hóa (Manifest),…
3.1.2 Yêu cầu đối với bộ phận hàng nhập
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, bộ phận chứng từ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Thực hiện công việc theo phân công của Trưởng bộ phận.
- Có trách nhiệm theo dõi quá trình làm thủ tục và lấy hàng của khách hàng đến khi hoàn tất và báo cáo Trưởng bộ phận.
- Đảm bảo được tính chính xác của bộ chứng từ về hàng hoá trên tàu trước khi trình lên hải quan.
- Đảm bảo quá trình làm hàng của khách hàng tuân thủ đúng quy trình và thủ tục pháp lý, theo dõi và làm báo cáo hàng nhập tồn lâu ngày tại Hải Phòng
- Phối hợp với các bộ phận liên quan (kế toán, đại lý, forwarder,…) để khai thác tàu/hàng một cách tối ưu và hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc của bộ phận chứng từ cũng như công việc chung của công ty.
Quy trình của bộ phận chứng từ hàng nhập
Quy trình tổng quan của bộ phận chứng từ hàng nhập bao gồm:
Giải thích quy trình các bước
Quy trình 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng và các bộ phận liên quan, từ head office, giao dịch với đại lý qua email và điện thoại
Ngay khi nhận được thông báo/ lịch tàu từ head office, nhân viên hàng nhập tiến hành thu thập các chứng từ liên quan đến tàu để làm chứng từ khai báo lược khai hàng hoá, chuẩn bị cho việc gửi giấy thông báo hàng đến cũng như phát hành lệnh giao hàng, giấy cung cấp mượn cont để giao hàng cho khách.
Cargo Manifest (bản lược khai hàng hoá), vận đơn được cung cấp từ phía chủ tàu ngay khi tàu chạy Thời gian thông thường để nhận chứng từ quy chuẩn là 72 tiếng trước khi tàu cập cầu Tuy nhiên, nếu muộn hơn thời gian cho phép, nhân viên chứng từ phải liên lạc với bộ phận liên quan tại bên đại lý hoặc văn phòng tại cảng xuất để yêu cầu gửi chứng từ và cập nhật thông tin trong chứng từ cho khách hàng.
Tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng và các bộ phận liên quan, từ head office, giao dịch với đại lý qua email và điện thoại.
Gửi Arrival Notice và Debit Note cho khách hàng mỗi lô hàng.
Khai báo, phân quyền Manifest, gửi cho khách hàng và forwarder mỗi hãng tàu, gửi cho cảng list container nhập và DG, RF documents, list container rỗng.
Tiếp nhận Bill gốc từ khách hàng, phát hành EDO, làm
Eport lưu thông tin theo dõi lô hàng.
Thu cước, thu phí các công tác xử lý khi giao lệnh EDO và các chi phí khác.
Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan tới hàng hoá (hỏng hóc, đổ vỡ, vệ sinh sửa chữa,…)
Trên cơ sở B/L, nhân viên chứng từ hàng nhập phải đối chiếu và kiểm tra các dữ liệu trên B/L đã nhận được để tìm ra các sai sót nếu có Dữ liệu bộ phận cần đặc biệt chú ý kiểm tra bao gồm các mục sau:
- Tên tàu, số chuyến, số vận đơn
- Tên/địa chỉ nguời gửi hàng, người nhận hàng
- Tên/địa chỉ người nhận thông báo
- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng cuối cùng
- Tất cả các dữ liệu liên quan trong phần mô tả hàng hoá như tên hàng, shipping marks, trọng lượng,…
Quy trình 2: Gửi Arrival Notice và Debit Note cho khách hàng mỗi lô hàng a) Đối với Arrival Notice
Sau khi xử lý chứng từ, nhân viên hàng nhập có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào bản khai mẫu và kiểm tra dữ liệu dựa trên bộ bill, sau đó tiến hành in Giấy báo hàng đến (Arrival Notice – AN) Giấy báo hàng được gửi cho khách hàng ít nhất 1 ngày trước khi tàu vào.
Trên Giấy báo hàng đến phải có đủ thông tin về chủ hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng lô hàng; tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến tàu cập cảng, cảng xếp, cảng dỡ… Các thông tin này phải được kiểm tra, đối chiếu với bộ Bill chủ tàu gửi trước khi gửi đến khách hàng Nếu tàu đến nhanh hoặc chậm hơn so với ngày tàu đã báo cho khách hàng phải có trách nhiệm thông báo lại ngày tàu đến cho khách hàng.
Các hình thức gửi giấy báo hàng cho khách: bằng email hoặc fax và có thể gọi điện cho khách hàng.
Bộ phận hàng nhập phải đảm bảo toàn bộ khách hàng đều nhận được Giấy báo hàng đến trước khi tàu cập cảng Nếu thiếu sót hoặc sai địa chỉ Email của khách hàng,nhân viên hàng nhập phải chịu trách nhiệm. b) Đối với Debit Note (Hoá đơn Giá trị gia tăng)
Bộ phận chứng từ phối hợp với bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra trên hệ thống các chi phí liên quan (phí chứng từ, phí xếp dỡ, phí vệ sinh…) để gửi đến khách hàng, trong đó cần chú ý tính chính xác của các thông tin sau:
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Tên phương tiện, số hợp đồng/vận đơn
Quy trình 3: Khai báo, phân quyền Manifest, gửi cho khách hàng và forwarder mỗi hãng tàu, gửi cho cảng list container nhập và DG, RF documents, list container rỗng
Sau khi dữ liệu nhập vào đã được kiểm tra với bộ bill để đảm bảo tính chính xác của các thông tin hàng về, nhân viên chứng từ hàng nhập tiến hành khai E-manifest và phân quyền khai manifest cho bộ phận đại lý tàu, forwarder trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để làm thủ tục và khai báo hải quan từ 1 đến 2 ngày trước khi tàu cập cảng làm hàng.
Cargo Manifest/E-Manifest được lập theo mẫu của hải quan được tổng hợp bằng file excel, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin: mã hồ sơ, năm đăng ký hồ sơ, tên chuyến, số chuyến, tổng số kiện và loại kiện, số vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng, người nhận thông báo, mô tả hàng hóa, mã hàng, net weight, gross weight, số khối,đơn vị tính trọng lượng, cảng xếp hàng, cảng dỡ, cảng đích.
Hình 3.1 Khai Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia
Chú ý về phân quyền khai manifest: Khi phân quyền, lựa chọn mục “Gán quyền khai bổ sung” và kiểm tra liệu đã tách Master B/L và House B/L chưa, nếu không kiểm tra, hải quan sẽ mặc định là Master B/L và không hiển thị được rõ thông tin lô hàng.
Chú ý khi khai manifest bằng cách upload file excel: Kiểm tra kĩ file excel, đưa dữ liệu về đúng định dạng của hệ thống, nếu file có B/L đã được gán quyền, hệ thống sẽ báo lỗi cho đến khi nhân viên chứng từ sửa nội dung thông tin về B/L lô hàng đó.
Nhân viên chứng từ hàng nhập phải đảm bảo độ chính xác khi khai manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, nếu làm sai, hải quan sẽ không thể tiếp nhận thông tin lô hàng và sẽ mất thời gian và chi phí để điều chỉnh manifest.
Sau khi khai báo và phân quyền manifest, bộ phận hàng nhập sẽ gửi thông báo phân quyền và thời gian khai Manifest tới khách hàng hoặc forwarder các hãng tàu để tiến hành khai báo qua email và điện thoại (Chú ý gửi thời gian khai Manifest cho các bộ phận liên quan).
Một số trường hợp và chứng từ khác cần chú ý
Trong quá trình làm bộ chứng từ hàng nhập, hãng tàu sẽ gửi cho bộ phận hàng nhập một số chứng từ như list container nhập, DG (Dangerous Goods) và RF (Reefer Container) documents và list container rỗng trước khi tàu cập cảng. Đối với DG documents: cần chú ý các thông tin như số hiệu lô hàng, thông tin về lô hàng như số lượng, trọng lượng, nhóm phân loại hàng nguy hiểm,…
Một số trường hợp khách hàng đặc biệt: