Bài tập lớn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đề tài quản lý thu học phí trường đại học

Cơ cấu tổ chức- Hệ thống được chia ra cơ cấu tổ chức bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận quản lý đào tạo, bộ phận kế toán.2 Bộ phận kế toán - Nhận thông báo thông tin các môn, sinh viên đăng ký t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-BÀI TẬP LỚN

MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài: QUẢN LÝ THU HỌC PHÍ TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Giảng viên: Trương Tiến Tùng Nhóm 8:

- Nguyễn Quang Hợp - 1810A01 - Đỗ Thị Liên - 1810A04 - Nguyễn Thị Lĩnh - 1810A05 - Nguyễn Thị Mai - 1810A05 - Phạm Thị Yến Nhi - 1810A05 - Vũ Lam Nhi - 1610A01 - Lê Minh Quang - 1810A05

Hà Nội – 10/2021

MỤC LỤC

Lời nói đầu 5

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 6

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ 19

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ 19

2.1.1.1 Xác định các chức năng chi tiết 19

2.1.1.2 Gom nhóm chức năng 22

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 23

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 24

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 27

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ 28

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu 28

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 28

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết 29

2.2.1.3 Mô hình thực thể liên kết mở rộng 30

2.2.2 Chuẩn hoá dữ liệu 30

2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển 30

2.2.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế 33

2.2.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ 37

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 50

3.3.1 Đánh giá nhu cầu bảo mật: 50

3.3.2 Đánh giá nhu cầu cải thiện tính hiệu quả 52

3.3.3 Mô hình dữ liệu hệ thống 54

3.3.4 Đặc tả bảng dữ liệu 54

3.4 Thiết kế giao diện người – máy 60

3.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 61

3.4.2 Giao diện nhập liệu 61

3.4.2.1 Xử lý nghiệp vụ (Quy trình thu học phí) 61

3.4.3 Báo cáo đầu ra 64

3.4.3.1 Báo cáo nghiệp vụ - Biên lai hóa đơn học phí [MB-01] 64

3.4.3.2 Báo cáo thống kê - Danh sách tổng hợp sinh viên nộp học phí muộn [MB-02] 67

Đánh giá công việc và kết luận 68

Tài liệu tham khảo 69

4

Lời nói đầu

Hiện nay, rất nhiều các lĩnh vực đang được áp dụng công nghệ, thay đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa hay đơn giản là đưa công nghệ vào thay thế một số khâu trong công việc của chúng ta Những sự thay đổi đó đã thực tế giúp chúng ta có thể làm ngắn gọn các quy trình và tăng năng suất lao động lên một tầm cao mới Cụ thể trong các lĩnh vực thay đổi giảm thiểu sức lao động trong công cuộc quản lý là một lĩnh vực đang được chúng ta áp dụng khá nhiều Từ các mảng quản lý nhà hàng, công ty doanh nghiệp hay quản lý cơ quan hành chính, trường học…

Trong bài tập này, em chọn thực hiện đề tài tìm hiểu và xây dựng “hệ thống quản lý thu phí trường đại học” Việc thực hiện đề tài này nhằm mục đích hiểu được những nội dung trong quy trình thiết kế mà em học được thông qua các bài học, sau đó là áp dụng để có thể cá nhân hóa nó và thấy được những vấn đề gặp phải và giải quyết bài toán ra sao trong các tình huống thực tế Qua đề tài này giúp em có thể hiểu hơn về quy trình nộp/ thu học phí trong một trường đại học và mở rộng hơn và trong các dịch vụ khác Các nội dung được thiết kế dựa trên tìm hiểu, trải nghiệm của bản thân em được sử dụng và quan sát ngay tại môi trường mà em đang học.

Trong quá trình phân tích hệ thống, do kiến thức hạn chế và thời gian có hạn nên bài của em có thể còn nhiều hạn chế, vậy em mong thầy cô góp ý để em có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm thông qua môn học này.

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

3 Mô hình hóa hệ thống (mô hình tiến trình nghiệp vụ, biểu đồ

II Chương 2: Phân tích hệ thống

5 Mô hình hóa chức năng nghiệp

6 Phân rã chức năng của hệ thống

(sơ đồ phân rã chức năng BFD) P 7 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

11 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ P

III Chương 3: Thiết kế hệ thống

15 Thiết kế giao diện P

IV Kết luận và tài liệu tham khảo P

Chương 1: Khảo sát hệ thống

1.1.Mô tả hệ thống1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống quản lý thu học phí sẽ được chia ra làm 2 chức năng chính: - Quản lý danh sách sinh viên trong lớp học.

- Quản lý hóa đơn, thông tin học phí.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

- Hệ thống được chia ra cơ cấu tổ chức bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận quản lý đào tạo, bộ phận kế toán.

2 Bộ phận kế toán - Nhận thông báo thông tin các môn, sinh viên đăng ký từ bộ phận quản lý đào tạo.

- Lập hóa đơn học phí bao gồm các môn học và đơn giá cho từng môn

- Gửi thông tin biên lai hóa đơn đến từng sinh viên thông qua hệ thống.

- Thu học phí và xác nhận thông tin sinh viên đã hoàn thành học phí trong thời hạn.

- Lập danh sách thông tin các sinh viên nộp học phí muộn đến bộ phận quản lý đào tạo để có những bước xử lý tiếp theo đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí.

8

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.

● Quá trình thu học phí:

- Bộ phận kế toán sau khi nhận được thông tin về danh sách các lớp đã duyệt[MB03][1]và thông tin các sinh viên đã đăng ký [MB04] thì bắt đầu lập danh sách hóa đơn biên lai học phí , trong đó:[2]

o Một bản sẽ là hóa đơn học phí [MB01] thông báo yêu cầu nộp học phí tới sinh viên với đầy đủ các thông tin về danh sách lớp đã đăng ký, giá tiền,[3]

tổng tiền cần đóng và hạn nộp.

o Một bản sẽ là danh sách tổng hợp thông tin học phí của tất cả các sinh viên cùng với đầy đủ các thông tin tương tự như trên để báo cáo danh sách tổng hợp học phí cho bộ phận quản lý đào tạo.[4]

- Tiếp đến, sau khi nhận thông báo, sinh viên sẽ dựa vào thời gian đã đề ra để nộp tiền vào tài khoản ngân hàng , hoặc trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận, văn phòng[5]

của trường để nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt[6] theo số tín chỉ, số môn mà mình đã đăng ký.

- Đến đúng thời hạn, bộ phận kế toán bắt đầu thực hiện việc trừ học phí , xác nhận[7]

thông tin cho các sinh viên [8]

- Sau cùng, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo tình hình học phí của sinh viên bao[9]

gồm danh sách cách sinh viên đã hoàn thành học phí đúng hạn và danh sách các sinh viên vẫn chưa hoàn thành học phí Sau đó bộ phận kế toán sẽ thông báo tình hình học phí[10] đến bộ phận quản lý đào tạo danh sách này Lúc này sẽ được chia làm hai trường hợp:

o Trường hợp đầu tiên là sinh viên hoàn thành học phí đúng và đủ so với thời hạn thì sinh viên đó sẽ được thanh toán học phí và xác nhận thông tin hoàn thành học và sau đó quá trình học tập của sinh viên vẫn diễn ra bình thường o Trong trường hợp sinh viên chưa nộp tiền, nộp học phí muộn thì bộ phận quản

lý sẽ dựa vào danh sách tổng hợp các sinh viên nộp học phí muộn [MB02]

đã lập và thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn theo quy trình nộp[11]

học phí muộn Nếu sinh viên hoàn thành việc nộp học phí muộn đúng theo quy định thì học phí của sinh viên sẽ được trừ Sau đó việc học tập, thi học kỳ của sinh viên đó sẽ diễn ra bình thường trở lại Còn nếu sinh viên đó vẫn không hoàn thành học phí đúng quy định và trong thời gian yêu cầu thì bộ phận quản lý đào tạo sẽ và xem xét việc cấm thi hoặc đình chỉ việc học tập của sinh[12]

viên[13] đó.

10

1.1.4 Mẫu biểu

Biên lai hóa đơn học phí [MB-01]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Khoa Công nghệ Thông tin

BIÊN LAI THU HỌC PHÍ 15/10/2021 Mã phiếu: 39587

Thông tin sinh viên:

Họ tên: Phạm Thị Yến Nhi Ngày sinh: 26/11/2000 Hệ: Chính quy Mã sinh viên: 18A10010213 Khoa: Công nghệ Thông tin Ngành: Công nghệ thông 3 AAN0082021.001 Mạng máy tính nâng cao 2 378.000 756.000 4 AAS7182021.004 Phân tích và thiết kế hệ thống TT 4 378.000 1.512.000

Giảm trừ 0

Người lập phiếu Người nộp tiền Đinh Thị Việt Nga (Ký, ghi rõ họ tên)

Danh sách sinh viên nộp học phí muộn [MB-02]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

Khoa Công nghệ Thông tin Mã danh sách: M2021

Danh sách sinh viên chưa hoàn thành học phí

Ký gửi Đinh Thị Việt Nga

Danh sách lớp môn [MB-03]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Khoa Công nghệ Thông tin

4 Chuyên đề ngành AAN0102021.004 Nguyễn Thị D 65

Người lập

Đơn đăng ký học trực tiếp [MB-04]

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐĂNG KÝ HỌC

(Học kỳ I năm học 2021 – 2022)

Kính gửi: Ban Quản lý đào tạo khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Mở Hà Nội

Tên em là: Phạm Thị Yến Nhi Mã sinh viên: 18A10010213 Ngày sinh: 26/11/2000 Lớp hành chính: 1810A05

Em làm đơn này kính mong ban quản lý khoa cho phép em được đăng ký các môn học có trong danh sách sau đây:

14

Hà Nội, ngày …/…/… Sinh viên Nhi Phạm Thị Yến Nhi

1.1.5 Xác định yêu cầu.

Yêu cầu chức năng:

- Bộ phận quản lý đào tạo quản lý thông tin sinh viên - Bộ phận quản lý đào tạo quản lý các lớp học - Bộ phận quản lý đào tạo xử lý nộp học phí muộn

- Bộ phận kế toán gửi thông tin hóa đơn học phí của sinh viên - Bộ phận kế toán thu học phí

- Bộ phận kế toán xác nhận thông tin hoàn thành học phí Yêu cầu phi chức năng:

Danh sách các lớp đã duyệt C R U R Danh sách hóa đơn biên lai học

Danh sách sinh viên hoàn

Danh sách sinh viên nộp học

1.1.7 Quy định để hệ thống hoạt động (Non Function)

Khi lớp tín chỉ mở ra, được tổ chức học tập và giảng dạy trong 2 tuần đầu, nếu: - Không có vấn đề gì về phía sinh viên và giảng viên

- Không có vấn đề gì về phía cơ sở vật chất

Thì được gọi là mở lớp thành công, lớp tín hoạt động ổn định Bộ phận đào tạo sẽ gửi danh sách lớp tín chỉ và danh sách sinh viên đăng ký lớp tín chỉ cho bộ phận kế toán Khi đó tiến trình của pha thu học phí mới diễn ra.

● Luồng thông tin:

● Luồng công việc:

Công việc nghiệp vụ

Kho dữ liệu

Chương 2: Phân tích hệ thống2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ2.1.1.1 Xác định các chức năng chi tiết

- Bước 1: Gạch chân tất cả các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ

o Quy trình thu học phí:

- Bộ phận kế toán sau khi nhận được thông tin về danh sách các lớp đã duyệt

[MB03]và thông tin các sinh viên đã đăng ký [MB04] thì bắt đầu lập danh sáchhóa đơn biên lai học phí[2], trong đó:

+, Một bản sẽ là hóa đơn học phí [MB-02] thông báo yêu cầu nộp học phí tớisinh viên[3] với đầy đủ các thông tin về danh sách lớp đã đăng ký, giá tiền, tổng tiền cần đóng và hạn nộp.

+, Một bản sẽ là danh sách tổng hợp thông tin học phí của tất cả các sinh viên

cùng với đầy đủ các thông tin tương tự như trên để báo cáo danh sách tổng hợphọc phí[4] cho bộ phận quản lý đào tạo.

- Tiếp đến, sau khi nhận thông báo, sinh viên sẽ dựa vào thời gian đã đề ra để nộptiền vào tài khoản ngân hàng[5], hoặc trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận, văn phòng của trường để nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt[6] theo số tín chỉ, số môn mà mình đã đăng ký.

- Đến đúng thời hạn, bộ phận kế toán bắt đầu thực hiện việc trừ học phí[7], xácnhận thông tin cho các sinh viên[8].

- Sau cùng, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo tình hình học phí[9] của sinh viên bao gồm danh sách cách sinh viên đã hoàn thành học phí đúng hạn và danh sách các

sinh viên vẫn chưa hoàn thành học phí Sau đó bộ phận kế toán sẽ thông báo tìnhhình học phí[10] đến bộ phận quản lý đào tạo danh sách này Lúc này sẽ được chia làm hai trường hợp:

● Trường hợp đầu tiên là sinh viên hoàn thành học phí đúng và đủ so với thời hạn thì sinh viên đó sẽ được thanh toán học phí và xác nhận thông tin hoàn thành học và sau đó quá trình học tập của sinh viên vẫn diễn ra bình thường ● Trong trường hợp sinh viên chưa nộp tiền, nộp học phí muộn thì bộ phận quản

lý sẽ dựa vào danh sách tổng hợp các sinh viên nộp học phí muộn [MB-03] đã lập và thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn[11] theo quy trình nộp học phí muộn Nếu sinh viên hoàn thành việc nộp học phí muộn đúng theo quy định thì học phí của sinh viên sẽ được trừ Sau đó việc học tập, thi học kỳ của

20

sinh viên đó sẽ diễn ra bình thường trở lại Còn nếu sinh viên đó vẫn không hoàn thành học phí đúng quy định và trong thời gian yêu cầu thì bộ phận quản lý đào tạo sẽ xem xét việc cấm thi[12] hoặc đình chỉ việc học tập của sinhviên[13] đó.

Danh sách các cụm từ gạch chân:

(1) thông báo danh sách các lớp đã duyệt và danh sách sinh viên đã đăng ký (2) lập danh sách hóa đơn biên lai học phí.

(3) yêu cầu nộp học phí tới sinh viên (4) báo cáo danh sách tổng hợp học phí (5) nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.

(11) thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn (12) xem xét việc cấm thi.

(13) đình chỉ việc học tập của sinh viên.

- Bước 2: Gom nhóm những chức năng đơn giản ở bước 1 lại:

(3) yêu cầu nộp học phí tới sinh

- Dựa vào cơ cấu tổ chức ta bao gồm 2 bộ phận là: bộ phận quản lý đào tạo và bộ phận

kế toán, ta có thể gom nhóm các chức năng chi tiết thành 2 nhóm chức năng là: quản lý đào tạo và quản lý thu học phí.

22

(4) thông báo danh sách các lớp đã duyệt (10) thông báo yêu cầu thực hiện nộp học (1) lập danh sách hóa đơn biên lai học phí

(2) yêu cầu nộp học phí tới sinh viên (3) báo cáo danh sách tổng hợp học phí

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)- Ký hiệu sử dụng:

- Vẽ sơ đồ phân rã chức năng (BFD):

24

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ

2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

2.1.2.3 DFD mức đỉnh

26

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh

- Sơ đồ DFD mức dưới đỉnh “tiến trình quản lý đào tạo”

- Sơ đồ DFD mức dưới đỉnh “tiến trình quản lý thu học phí”

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ.

● Đặc tả tiến trình “Thông báo danh sách các lớp đã duyệt”.

- Đầu vào: danh sách các lớp đã được duyệt.- Đầu ra: thông báo danh sách.

- Nội dung xử lý:

Nếu danh sách đã được duyệt và thông qua Thì thông báo danh sách đến bộ phận kế toán.Không thì xem xét và duyệt lại danh sách.

● Đặc tả tiến trình “Lập hóa đơn học phí”.

- Đầu vào: danh sách các lớp sinh viên đã đăng ký.- Đầu ra: hóa đơn học phí.

- Đầu vào: hóa đơn học phí

- Đầu ra: thanh toán hóa đơn cho sinh viên.- Nội dung xử lý:

Nếu sinh viên đã nộp đầy đủ tiền vào tài khoản.Thì thực hiện trừ học phí cho sinh viên.

Không thì đưa sinh viên vào danh sách nộp học phí muộn.

● Đặc tả tiến trình “Lập báo cáo tình hình học phí”.

- Đầu vào: thông tin học phí của sinh viên.- Đầu ra: báo cáo tình hình học phí.- Nội dung xử lý:

Nếu sinh viên đã được trừ học phí.

Thì xác nhận thông tin hoàn thành học phí cho sinh viên.Không thì đưa sinh viên vào danh sách nộp học phí muộn.

28

● Đặc tả tiến trình “Thông báo nộp học phí”.

- Đầu vào: thông tin học phí của sinh viên.- Đầu ra: thông báo thực hiện nộp học phí- Nội dung xử lý:

Nếu sinh viên đã đăng ký học và có hóa đơn học phí Thì thông báo nộp học phí tới sinh viên.

Không thì đưa sinh viên vào diện đăng ký bắt buộc nếu cần.

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính* Xác định kiểu thực thể

● Từ nguồn Tài nguyên:

- Tài sản (bên trong hệ thống): MÔN HỌC, LỚP MÔN HỌC - Con người: SINH VIÊN

- Kho bãi: Không có ● Từ nguồn Giao dịch:

- Có mẫu biểu: Hóa đơn học phí, Danh sách nộp học phí muộn, - Không có mẫu biểu: Không có

* Xác định kiểu thuộc tính

● Đối với kiểu thực thể có nguồn từ mẫu biểu:

sinh, khoa, lớp hành chính, mã lớp tín chỉ, tên môn học, số tín chỉ, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập phiếu).

hành chính, ngày lập, người lập, kỳ học, năm học).

- ĐƠN ĐĂNG KÝ HỌC [MB4](Mã đơn, mã sinh viên, họ tên, tên môn học, mã lớp tín chỉ, số tín chỉ, lịch học, học kỳ, năm học)

● Đối với kiểu thực thể từ nguồn khác:

- LỚP TÍN CHỈ(Mã lớp tín chỉ, tên môn học, sĩ số, giảng viên, lịch học, phòng

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết

Kiểu thực thểTên kiểu liên kết/bản sốKiểu thực thể

30

2.2.1.3 Mô hình thực thể liên kết mở rộng

2.2.2 Chuẩn hoá dữ liệu

2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển

● Đánh dấu thuộc tính đa trị

● Tách đa trị

32

● Xác định khóa cho kiểu thực thể chính:

DS NỘP HP MUỘN Mã danh sách (Có trong mẫu biểu)

- Mô hình ERD kinh điển được vẽ như sau:

2.2.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế● Khử liên kết 1-1

34