Cơ cấu tổ chức- Hệ thống được chia ra cơ cấu tổ chức bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận quản lý đào tạo, bộ phận kế toán.2 Bộ phận kế toán - Nhận thông báo thông tin các môn, sinh viên đăng ký t
Khảo sát hệ thống
Mô tả hệ thống
Hệ thống quản lý thu học phí sẽ được chia ra làm 2 chức năng chính:
- Quản lý danh sách sinh viên trong lớp học.
- Quản lý hóa đơn, thông tin học phí.
- Hệ thống được chia ra cơ cấu tổ chức bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận quản lý đào tạo, bộ phận kế toán.
STT Tên bộ phận Chức năng
1 Bộ phận quản lý đào tạo
- Gửi danh sách sinh viên đăng ký học xuống bộ phận Kế toán
- Đưa ra biện pháp xử lý đối với những sinh viên chưa hoàn thành đóng học phí
2 Bộ phận kế toán - Nhận thông báo thông tin các môn, sinh viên đăng ký từ bộ phận quản lý đào tạo.
- Lập hóa đơn học phí bao gồm các môn học và đơn giá cho từng môn
- Gửi thông tin biên lai hóa đơn đến từng sinh viên thông qua hệ thống.
- Thu học phí và xác nhận thông tin sinh viên đã hoàn thành học phí trong thời hạn.
- Lập danh sách thông tin các sinh viên nộp học phí muộn đến bộ phận quản lý đào tạo để có những bước xử lý tiếp theo đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí.
1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.
● Quá trình thu học phí:
- Bộ phận kế toán sau khi nhận được thông tin về danh sách các lớp đã duyệt
[MB03] [1] và thông tin các sinh viên đã đăng ký [MB04] thì bắt đầu lập danh sách hóa đơn biên lai học phí , trong đó: [2] o Một bản sẽ là hóa đơn học phí [MB01] thông báo yêu cầu nộp học phí tới sinh viên với đầy đủ các thông tin về danh sách lớp đã đăng ký, giá tiền, [3] tổng tiền cần đóng và hạn nộp. o Một bản sẽ là danh sách tổng hợp thông tin học phí của tất cả các sinh viên cùng với đầy đủ các thông tin tương tự như trên để báo cáo danh sách tổng hợp học phí cho bộ phận quản lý đào tạo [4]
- Tiếp đến, sau khi nhận thông báo, sinh viên sẽ dựa vào thời gian đã đề ra để nộp tiền vào tài khoản ngân hàng , hoặc trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận, văn phòng [5] của trường để nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt [6] theo số tín chỉ, số môn mà mình đã đăng ký.
- Đến đúng thời hạn, bộ phận kế toán bắt đầu thực hiện việc trừ học phí , xác nhận [7] thông tin cho các sinh viên [8]
- Sau cùng, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo tình hình học phí của sinh viên bao [9] gồm danh sách cách sinh viên đã hoàn thành học phí đúng hạn và danh sách các sinh viên vẫn chưa hoàn thành học phí Sau đó bộ phận kế toán sẽ thông báo tình hình học phí [10] đến bộ phận quản lý đào tạo danh sách này Lúc này sẽ được chia làm hai trường hợp: o Trường hợp đầu tiên là sinh viên hoàn thành học phí đúng và đủ so với thời hạn thì sinh viên đó sẽ được thanh toán học phí và xác nhận thông tin hoàn thành học và sau đó quá trình học tập của sinh viên vẫn diễn ra bình thường. o Trong trường hợp sinh viên chưa nộp tiền, nộp học phí muộn thì bộ phận quản lý sẽ dựa vào danh sách tổng hợp các sinh viên nộp học phí muộn [MB02] đã lập và thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn theo quy trình nộp [11] học phí muộn Nếu sinh viên hoàn thành việc nộp học phí muộn đúng theo quy định thì học phí của sinh viên sẽ được trừ Sau đó việc học tập, thi học kỳ của sinh viên đó sẽ diễn ra bình thường trở lại Còn nếu sinh viên đó vẫn không hoàn thành học phí đúng quy định và trong thời gian yêu cầu thì bộ phận quản lý đào tạo sẽ và xem xét việc cấm thi hoặc đình chỉ việc học tập của sinh [12] viên [13] đó.
Biên lai hóa đơn học phí [MB-01]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
Khoa Công nghệ Thông tin
BIÊN LAI THU HỌC PHÍ
Họ tên: Phạm Thị Yến Nhi Ngày sinh: 26/11/2000 Hệ: Chính quy Mã sinh viên: 18A10010213 Khoa: Công nghệ Thông tin Ngành: Công nghệ thông tin
Danh sách các học phần:
T Lớp Môn Số tín chỉ Đơn giá Thành tiền
2 AAZ5192021.004 Chuyên đề thực tập ngành 4 378.000 1.512.000
3 AAN0082021.001 Mạng máy tính nâng cao 2 378.000 756.000
4 AAS7182021.004 Phân tích và thiết kế hệ thống TT 4 378.000 1.512.000
Giảm trừ 0 Đã thanh toán 4.914.000
Người lập phiếu Người nộp tiền Đinh Thị Việt Nga (Ký, ghi rõ họ tên)
Danh sách sinh viên nộp học phí muộn [MB-02]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
Khoa Công nghệ Thông tin Mã danh sách: M2021
Danh sách sinh viên chưa hoàn thành học phí
STT Mã sinh viên Họ tên Ngày sinh Lớp hành chính Ghi chú
Ký gửi Đinh Thị Việt Nga
Danh sách lớp môn [MB-03]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
Khoa Công nghệ Thông tin
STT Môn học Mã lớp Giảng viên phân công
1 Giải tích 1 AAN0102021.001 Phạm Văn A 55
2 Giải tích 2 AAN0102021.002 Nguyễn Thị B 45
3 Quản trị mạng AAN0102021.003 Phạm Thị C 50
4 Chuyên đề ngành AAN0102021.004 Nguyễn Thị D 65
5 Toán rời rạc AAN0102021.005 Nguyễn Văn E 40
Người lập Đơn đăng ký học trực tiếp [MB-04]
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐĂNG KÝ HỌC
Kính gửi: Ban Quản lý đào tạo khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Mở Hà Nội
Tên em là: Phạm Thị Yến Nhi
Em làm đơn này kính mong ban quản lý khoa cho phép em được đăng ký các môn học có trong danh sách sau đây:
STT Tên môn học Mã lớp tín chỉ Số tín chỉ
Hà Nội, ngày …/…/… Sinh viên Nhi Phạm Thị Yến Nhi
- Bộ phận quản lý đào tạo quản lý thông tin sinh viên
- Bộ phận quản lý đào tạo quản lý các lớp học
- Bộ phận quản lý đào tạo xử lý nộp học phí muộn
- Bộ phận kế toán gửi thông tin hóa đơn học phí của sinh viên
- Bộ phận kế toán thu học phí
- Bộ phận kế toán xác nhận thông tin hoàn thành học phí
Yêu cầu phi chức năng:
- Tính bảo mật, an toàn
1.1.6 Ma trận thực thể chức năng.
Quản lý đào tạo Quản lý thu học phí
Danh sách các lớp đã duyệt C R U R Danh sách hóa đơn biên lai học phí R C R U
Báo cáo thông tin học phí R C R U
Danh sách sinh viên hoàn thành học phí R C R U
Danh sách sinh viên nộp học phí muộn R C R U
1.1.7 Quy định để hệ thống hoạt động (Non Function)
Khi lớp tín chỉ mở ra, được tổ chức học tập và giảng dạy trong 2 tuần đầu, nếu:
- Không có vấn đề gì về phía sinh viên và giảng viên
- Không có vấn đề gì về phía cơ sở vật chất
Thì được gọi là mở lớp thành công, lớp tín hoạt động ổn định Bộ phận đào tạo sẽ gửi danh sách lớp tín chỉ và danh sách sinh viên đăng ký lớp tín chỉ cho bộ phận kế toán Khi đó tiến trình của pha thu học phí mới diễn ra.
Mô hình hoá hệ thống
1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ (TTNV). a Ký hiệu sử dụng:
● Bộ phận trong hệ thống:
● Tác nhân tác động vào hệ thống:
● Luồng thông tin: b Vẽ mô hình:
1.2.2 Biểu đồ hoạt động. a Ký hiệu sử dụng.
● Luồng dữ liệu: b Vẽ biểu đồ.
●Biểu đồ thu học phí
Phân tích hệ thống
Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1 Xác định các chức năng chi tiết
- Bước 1: Gạch chân tất cả các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống: o Quy trình thu học phí:
- Bộ phận kế toán sau khi nhận được thông tin về danh sách các lớp đã duyệt [1] [MB03]và thông tin các sinh viên đã đăng ký [MB04] thì bắt đầu lập danh sách hóa đơn biên lai học phí [2] , trong đó:
+, Một bản sẽ là hóa đơn học phí [MB-02] thông báo yêu cầu nộp học phí tới sinh viên [3] với đầy đủ các thông tin về danh sách lớp đã đăng ký, giá tiền, tổng tiền cần đóng và hạn nộp.
+, Một bản sẽ là danh sách tổng hợp thông tin học phí của tất cả các sinh viên cùng với đầy đủ các thông tin tương tự như trên để báo cáo danh sách tổng hợp học phí [4] cho bộ phận quản lý đào tạo.
- Tiếp đến, sau khi nhận thông báo, sinh viên sẽ dựa vào thời gian đã đề ra để nộp tiền vào tài khoản ngân hàng [5] , hoặc trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận, văn phòng của trường để nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt [6] theo số tín chỉ, số môn mà mình đã đăng ký.
- Đến đúng thời hạn, bộ phận kế toán bắt đầu thực hiện việc trừ học phí [7] , xác nhận thông tin cho các sinh viên [8]
- Sau cùng, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo tình hình học phí [9] của sinh viên bao gồm danh sách cách sinh viên đã hoàn thành học phí đúng hạn và danh sách các sinh viên vẫn chưa hoàn thành học phí Sau đó bộ phận kế toán sẽ thông báo tình hình học phí [10] đến bộ phận quản lý đào tạo danh sách này Lúc này sẽ được chia làm hai trường hợp:
● Trường hợp đầu tiên là sinh viên hoàn thành học phí đúng và đủ so với thời hạn thì sinh viên đó sẽ được thanh toán học phí và xác nhận thông tin hoàn thành học và sau đó quá trình học tập của sinh viên vẫn diễn ra bình thường.
● Trong trường hợp sinh viên chưa nộp tiền, nộp học phí muộn thì bộ phận quản lý sẽ dựa vào danh sách tổng hợp các sinh viên nộp học phí muộn [MB-03] đã lập và thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn [11] theo quy trình nộp học phí muộn Nếu sinh viên hoàn thành việc nộp học phí muộn đúng theo quy định thì học phí của sinh viên sẽ được trừ Sau đó việc học tập, thi học kỳ của sinh viên đó sẽ diễn ra bình thường trở lại Còn nếu sinh viên đó vẫn không hoàn thành học phí đúng quy định và trong thời gian yêu cầu thì bộ phận quản lý đào tạo sẽ xem xét việc cấm thi [12] hoặc đình chỉ việc học tập của sinh viên [13] đó.
Danh sách các cụm từ gạch chân:
(1) thông báo danh sách các lớp đã duyệt và danh sách sinh viên đã đăng ký
(2) lập danh sách hóa đơn biên lai học phí.
(3) yêu cầu nộp học phí tới sinh viên.
(4) báo cáo danh sách tổng hợp học phí.
(5) nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.
(6) nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt.
(8) xác nhận thông tin cho các sinh viên.
(9) lập báo cáo tình hình học phí.
(10) thông báo tình hình học phí.
(11) thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn.
(12) xem xét việc cấm thi.
(13) đình chỉ việc học tập của sinh viên.
- Bước 2: Gom nhóm những chức năng đơn giản ở bước 1 lại:
Danh sách các chức năng cần gom nhóm
Lý do gom nhóm Tên nhóm chức năng
(1) nhận thông tin danh sách các lớp đã duyệt
(2) lập danh sách hóa đơn biên lai học phí
Các chức năng này đều là các bước trong quy trình xét duyệt lớp học
Lập hóa đơn học phí
(3) yêu cầu nộp học phí tới sinh viên.
(3) báo cáo danh sách tổng hợp học phí
(8) lập báo cáo tình hình học phí
(9) thông báo tình hình học phí
(10) thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn
Bốn chức năng này đều thực hiện để báo cáo thông tin học phí
Báo cáo thông tin học phí
(4) nộp tiền vào tài khoản ngân hàng
(5) nộp học phí trực tiếp bằng tiền mặt
Cả hai đều thực hiện công việc nộp học phí
(7) xác nhận thông tin cho các sinh viên
Hai chức năng này là các bước trong quy trình thanh toán học phí cho sinh viên
(11) xem xét việc cấm thi
(12) đình chỉ việc học tập của sinh viên
2 chức năng này thực hiện việc đình chỉ học tập của sinh viên Đình chỉ học tập
- Dựa vào cơ cấu tổ chức ta bao gồm 2 bộ phận là: bộ phận quản lý đào tạo và bộ phận kế toán, ta có thể gom nhóm các chức năng chi tiết thành 2 nhóm chức năng là: quản lý đào tạo và quản lý thu học phí.
(4) thông báo danh sách các lớp đã duyệt
(10) thông báo yêu cầu thực hiện nộp học phí muộn
(11) Đình chỉ việc học tập
Quản lý thu học phí trường đại học
(1) lập danh sách hóa đơn biên lai học phí
(2) yêu cầu nộp học phí tới sinh viên
(3) báo cáo danh sách tổng hợp học phí
(7) xác nhận thông tin cho các sinh viên
(8) lập báo cáo tình hình học phí
(9) Báo cáo thông tin học phí
Quản lý thu học phí
2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
- Vẽ sơ đồ phân rã chức năng (BFD):
2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
- Giới hạn bên trong hệ thống:
2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh
- Sơ đồ DFD mức dưới đỉnh “tiến trình quản lý đào tạo”
- Sơ đồ DFD mức dưới đỉnh “tiến trình quản lý thu học phí”
2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ.
● Đặc tả tiến trình “Thông báo danh sách các lớp đã duyệt”.
- Đầu vào: danh sách các lớp đã được duyệt.
- Đầu ra: thông báo danh sách.
Nếu danh sách đã được duyệt và thông qua
Thì thông báo danh sách đến bộ phận kế toán.
Không thì xem xét và duyệt lại danh sách.
● Đặc tả tiến trình “Lập hóa đơn học phí”.
- Đầu vào: danh sách các lớp sinh viên đã đăng ký.
- Đầu ra: hóa đơn học phí.
Nếu sinh viên có lớp môn học.
Thì lập hóa đơn học phí.
Không thì không lập và đưa vào danh sách riêng và yêu cầu đăng ký bắt buộc nếu cần.
● Đặc tả tiến trình “Trừ học phí”.
- Đầu vào: hóa đơn học phí
- Đầu ra: thanh toán hóa đơn cho sinh viên.
Nếu sinh viên đã nộp đầy đủ tiền vào tài khoản.
Thì thực hiện trừ học phí cho sinh viên.
Không thì đưa sinh viên vào danh sách nộp học phí muộn.
● Đặc tả tiến trình “Lập báo cáo tình hình học phí”.
- Đầu vào: thông tin học phí của sinh viên.
- Đầu ra: báo cáo tình hình học phí.
Nếu sinh viên đã được trừ học phí.
Thì xác nhận thông tin hoàn thành học phí cho sinh viên.
Không thì đưa sinh viên vào danh sách nộp học phí muộn.
● Đặc tả tiến trình “Thông báo nộp học phí”.
- Đầu vào: thông tin học phí của sinh viên.
- Đầu ra: thông báo thực hiện nộp học phí
Nếu sinh viên đã đăng ký học và có hóa đơn học phí.
Thì thông báo nộp học phí tới sinh viên.
Không thì đưa sinh viên vào diện đăng ký bắt buộc nếu cần.
Phân tích dữ liệu nghiệp vụ
2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu
2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính
* Xác định kiểu thực thể
- Tài sản (bên trong hệ thống): MÔN HỌC, LỚP MÔN HỌC
- Có mẫu biểu: Hóa đơn học phí, Danh sách nộp học phí muộn,
- Không có mẫu biểu: Không có
* Xác định kiểu thuộc tính
● Đối với kiểu thực thể có nguồn từ mẫu biểu:
- HÓA ĐƠN HP [MB1](Mã phiếu, ngày lập, mã sinh viên , tên sinh viên, ngày sinh, khoa, lớp hành chính, mã lớp tín chỉ, tên môn học, số tín chỉ, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập phiếu).
- DS NỘP HP MUỘN [MB2](Mã danh sách, mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, lớp hành chính, ngày lập, người lập, kỳ học, năm học).
- ĐƠN ĐĂNG KÝ HỌC [MB4](Mã đơn, mã sinh viên, họ tên, tên môn học, mã lớp tín chỉ, số tín chỉ, lịch học, học kỳ, năm học)
● Đối với kiểu thực thể từ nguồn khác:
- LỚP TÍN CHỈ(Mã lớp tín chỉ, tên môn học, sĩ số, giảng viên, lịch học, phòng học).
- MÔN HỌC(Mã môn học, tên môn học, số tín chỉ).
- SINH VIÊN(Mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp hành chính, khoa).
2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết
Kiểu thực thể Tên kiểu liên kết/bản số Kiểu thực thể
SINH VIÊN HÓA ĐƠN HỌC PHÍ
SINH VIÊN DS HỌC PHÍ MUỘN
SINH VIÊN ĐƠN ĐĂNG KÝ
LỚP TÍN CHỈ ĐƠN ĐĂNG KÝ
LỚP TÍN CHỈ SINH VIÊN
HÓA ĐƠN HỌC PHÍ LỚP TÍN CHỈ
2.2.1.3 Mô hình thực thể liên kết mở rộng
2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển
● Đánh dấu thuộc tính đa trị
● Xác định khóa cho kiểu thực thể chính:
KIỂU THỰC THỂ KHÓA CHÍNH
HÓA ĐƠN HP Mã phiếu (Có trong mẫu biểu)
DS NỘP HP MUỘN Mã danh sách (Có trong mẫu biểu) ĐƠN ĐĂNG KÝ Mã đơn (Thêm vào)
LỚP TÍN CHỈ Mã lớp tín chỉ (Thêm vào)
MÔN HỌC Mã môn học (Thêm vào)
SINH VIÊN Mã sinh viên (Có trong mẫu biểu)
- Mô hình ERD kinh điển được vẽ như sau:
2.2.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế
(Không có kiểu liên kết n-n)
- Xác định kiểu thuộc tính kết nối
STT KIỂU THỰC THỂ KHÓA CHÍNH KHÓA NGOẠI Đối với kiểu thực thể chính
1 HÓA ĐƠN HP Mã phiếu
2 DS NỘP HP MUỘN Mã danh sách
3 LỚP TÍN CHỈ Mã lớp Mã môn học
4 MÔN HỌC Mã môn học
5 SINH VIÊN Mã SV Mã danh sách
6 ĐƠN ĐĂNG KÝ Mã đơn Đối với kiểu thực thể phụ thuộc
1 SINH VIÊN – MUỘN HP Mã danh sách Mã danh sách
2 D_HÓA ĐƠN HP Mã phiếu
Mã lớp tín chỉ Mã phiếu
3 D_ĐƠN ĐĂNG KÝ Mã đơn
Mã lớp tín chỉ Mã đơn
- Mô hình ERD hạn chế:
+ Khóa chính: In đậm gạch chân+ Khóa ngoại: In đậm gạch chân và in nghiêng
2.2.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ
Chuyển kiểu thực thể thành bảng quan hệ: Mỗi thực thể ở mô hình ERD hạn chế sẽ thành một bảng quan hệ ở mô hình quan hệ Mã hóa tên kiểu thực thể thành tên bảng quan hệ:
Thực thể Bảng quan hệ
HÓA ĐƠN HP HD_HP
DS NỘP HP MUỘN DS_NOPMUON_HP
LỚP TÍN CHỈ LOP_TC
SINH VIÊN SINHVIEN ĐƠN ĐĂNG KÝ DON_DKY
SINH VIEN - MUỘN HP SV_MUON_HP
D_ĐƠN ĐĂNG KÝ D_DON_DKY
● Chuyển kiểu thuộc tính thành trường dữ liệu
+, Thuộc tính kết xuất được từ thuộc tính khác
Thành tiền = Số tín chỉ * đơn giá -> bỏ thành tiền.
Tổng tiền = Tổng (Số tín chỉ * đơn giá) -> bỏ tổng tiền.
+, Thuộc tính xuất hiện ở nhiều kiểu thực thể
(tên sinh viên, ngày sinh, khoa, lớp hành chính) – giữ lại trong bảng SINHVIEN.
(tên môn học, số tín chỉ) – giữ lại trong bảng MONHOC.
(lịch học) – giữ lại trong bảng LOP_TC.
+, Các bảng quan hệ của bài toán
HD_HP (idmaphieu, ngaylap, masv, nguoilap).
DS_NOPMUON_HP (idmads, nguoilap, ngaylap, kyhoc, namhoc). LOP_TC (idmaloptc, siso, gv, lichhoc, phonghoc, mamh).
SINHVIEN (idmasv, tensv, ns, gt, khoa, lophc, mads, maphieu, madon).
SV_MUON_HP (idmads, idmasv).
DON_DKY (idmadon, masv, hocky).
● Vẽ mô hình quan hệ
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
1 x idmaloptc C(6) Mã lớp tín chỉ
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
2 X X idmaloptc C(20) Mã lớp tín chỉ
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
2 X idmaloptc C(20) Mã lớp tín chỉ
Thiết kế hệ thống
Thiết kế tổng thể
3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống
STT TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ STT TIẾN TRÌNH HỆ THỐNG
1 Danh sách lớp học Mở form danh sách lớp
2 Kiểm soát dữ liệu nhập
3 Kiểm tra thông tin lớp môn
4 Lưu thông tin lớp môn
5 Tìm kiếm và hiển thị thông tin lớp môn
6 Gửi danh sách các lớp đã duyệt
2 Lập hóa đơn học phí
7 Mở form tạo hóa đơn học phí Kiểm soát dữ liệu nhập
8 Tính tổng tiền và hóa đơn học phí
9 Lưu thông tin hóa đơn
3 Thông báo nộp học phí
Mở form tạo hóa đơn học phí
11 Tìm kiếm thông tin học phí
12 Gửi thông báo thu học phí
4 Xác nhận hoàn thành học phí
13 Mở form thanh toán hóa đơn học phíTìm kiếm thông tin học phí
15 Lưu thông tin thanh toán
5 Lập báo cáo tình hình học phí
16 Mở form lập báo cáo hóa đơn học phí
17 Lọc danh sách theo tình hình học phí
18 In báo cáo tình hình học phí
3.1.2 Xác định bảng dữ liệu
BẢNG QUAN HỆ TƯƠNG ỨNG KHO DỮ
STT Tên kho dữ liệu hệ thống STT Tên tiến trình hệ thống
1 HD_HP Hóa đơn học phí 8 Tính tổng tiền và hóa đơn học phí
11 Tìm kiếm thông tin học phí
17 Lọc danh sách theo tình hình học phí
2 LOP_TC Lớp tín chỉ 4 Lưu thông tin lớp môn
5 Tìm kiếm và hiển thị thông tin lớp mô
Thiết kế kiểm soát
3.2.1 Xác định nhóm người dùng.
- Các nhóm người dùng nghiệp vụ: dựa theo cơ cấu tổ chức thì các nhóm người dùng nghiệp vụ sẽ được chia ra làm 2 nhóm đó là: quản lý đào tạo và kế toán.
- Các nhóm người dùng quản trị: chỉ cấu thành một nhóm quản trị duy nhất là quản trị viên
STT Tên nhóm người dùng Tên bộ phận tương ứng Chức năng
1 Nhóm người dùng nghiệp vụ
- Lập kế hoạch đào tạo cho học kỳ.
- Xem xét mở các lớp môn học phù hợp, sắp xếp lịch giảng dạy, giảng viên đứng lớp, số lượng sinh viên cho các môn.
- Xác nhận thông tin và duyệt thông tin đăng ký môn học.
- Xử lý việc nộp học phí muộn của sinh viên.
- Nhận thông báo thông tin các môn, sinh viên đăng ký từ bộ phận quản lý đào tạo.
- Lập hóa đơn học phí bao gồm các môn học và đơn giá cho từng môn.
- Gửi thông tin biên lai hóa đơn đến từng sinh viên thông qua hệ thống.
- Thu học phí và xác nhận thông tin sinh viên đã hoàn thành học phí trong thời hạn.
- Lập danh sách thông tin các sinh viên nộp học phí muộn đến bộ phận quản lý đào tạo để có những bước xử lý tiếp theo đối với sinh viên chưa hoàn thành học phí.
2 Nhóm người dùng quản trị
- Tạo tài khoản người dùng.
- Sửa thông tin người dùng.
- Xóa tài khoản người dùng.
- Tìm kiếm tài khoản người dùng.
- Kích hoạt tài khoản người dùng.
- Cấp quyền cho tài khoản người dùng.
- Cập nhật dữ liệu hệ thống.
3.2.2 Phân định quyền hạn về nhóm người dùng.
- Ký hiệu: C: Create, E: Edit, R: Read, D: Delete.
- Ký hiệu: A: Active, nA: Not Active.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.1 Đánh giá nhu cầu bảo mật:
● Thêm bảng dữ liệu bảo mật:
Mỗi người dùng trước khi thực hiện các thao tác trên hệ thống cần được đăng nhập vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu đã được cấp Hệ thống sẽ kiểm tra tài khoản và mật khẩu người dùng và quyền sử dụng từ đó lọc ra những chức năng mà người đó được dùng Từ đó ta xác định được các bảng dữ liệu đáp ứng nhu cầu bảo mật như sau:
- Bảng TAIKHOAN: lưu trữ thông tin đăng nhập và các thông tin liên quan của người dùng.
+ TAIKHOAN (idtaikhoan, tennguoidung, sdt, tendn, matkhau, chucvu, idnhom). TAIKHOAN
- Bảng NHOMTAIKHOAN: lưu trữ thông tin của nhóm người dùng như tên nhóm và quyền hạn.
Bảng HD_HP là bảng chứa thông tin biên lai hóa đơn học phí của các sinh viên Trong đó, thông tin hóa đơn học phí cần được xác định ai là người lập hóa đơn học phí Ở đây, việc xác định người lập (thuộc bộ phận kế toán) sẽ được thông qua tài khoản người dùng và cụ thể là trường idtaikhoan trong bảng TAIKHOAN sẽ thay thế cho trường nguoilapphieu (là duy nhất) trong bảng HD_HP.
Tương tự như bảng HD_HP, thì bảng DS_NOPMUON_HP là bảng danh sách liệt kê các sinh viên nộp muộn học phí cũng cần được xác định ai là người lập phiếu Để xác định thì chúng ta sẽ sử dụng trường idtaikhoan của bảng TAIKHOAN để thay thế cho trường nguoilap (là duy nhất) trong bảng DS_NOPMUON_HP.
3.3.2 Đánh giá nhu cầu cải thiện tính hiệu quả.
- Bảng DS_NOPMUON_HP và bảng SV_MUON_HP thường được truy xuất cùng nhau
=> gom nhóm thành bảng DS_NOPMUON_HP.
- Bảng HD_HP và bảng D_ HDHP thường được truy xuất cùng nhau => gom nhóm thành bảng HD_HP.
- Thêm trường thanhtien = (sotc * dongia) vào bảng HD_HP.
- Thêm trường tongtien = Tổng(thanhtien) vào bảng HD_HP.
3.3.3 Mô hình dữ liệu hệ thống.
3.3.4 Đặc tả bảng dữ liệu.
4 mô tả: lưu trữ tổng hợp các tài khoản của người dùng hệ thống
5 mô tả chi tiết các cột
STT Tên cột Mô tả Kiểu dữ liệu Khuôn dạng N
1 idnhom mã nhóm C(20) chữ cái + số v
2 tennhom tên nhóm C(100) chữ cái v
4 mô tả: lưu trữ thông tin tài khoản từng người dùng hệ thống
5 mô tả chi tiết các cột
STT Tên cột Mô tả Kiểu dữ liệu Khuôn dạng N
1 idtaikhoan mã tài khoản C(20) chữ cái + số v
2 tennguoidung tên người dùng C(100) chữ cái v
3 sdt Số điện thoại N(10) Số nguyên
4 tendn Tên đăng nhập C(50) Chữ cái + số v
5 matkhau Mật khẩu C(50) Trừ ký tự đặc biệt v
6 chucvu Chức vụ C(50) Chữ cái
Số Tên Cột khóa ngoài quan hệ với bảng
4 mô tả: lưu trữ thông tin danh sách các sinh viên nộp muộn học phí
5 mô tả chi tiết các cột
STT Tên cột Mô tả Kiểu dữ liệu khuôn dạng N
1 idmads Mã danh sách C(20) chữ cái + số v
2 ngaylap Ngày lập D(10) dd/mm/yyyy
4 kyhoc Kỳ học C(20) Chữ cái v
5 namhoc Năm học C(10) Chữ cái v
Số Tên Cột khóa ngoài quan hệ với bảng
4 mô tả: lưu trữ thông tin hóa đơn học phí của sinh viên
5 mô tả chi tiết các cột
STT Tên cột Mô tả Kiểu dữ liệu khuôn dạng N
1 idmaphieu Mã phiếu C(20) chữ cái + số v
2 idmaloptc Mã lớp tín chỉ C(20) chữ cái + số v
3 ngaylap Ngày lập D(10) dd/mm/yyyy
Số Tên Cột khóa ngoài quan hệ với bảng
4 mô tả: lưu trữ thông tin của sinh viên
5 mô tả chi tiết các cột
STT Tên cột Mô tả Kiểu dữ liệu Khuôn dạng N
1 Idmasv Mã sinh viên C(30) chữ cái + số v
2 Tensv Tên sinh viên C(100) chữ cái v
3 Ns Ngày sinh D(10) Ngày tháng
4 Gt Giới tính C(3) Chữ cái
6 Mads Mã danh sách C(20) Chữ cái + số
7 Maphieu Mã phiếu C(20) Chữ cái + số
Số Tên Cột khóa ngoài Quan hệ với bảng
01 idmads mads DS_NOPMUON_HP
Thiết kế giao diện người – máy
3.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn
3.4.2.1 Xử lý nghiệp vụ (Quy trình thu học phí).
1 Tên giao diện: giao diện trừ học phí cho sinh viên.
2 Người sử dụng: nhân viên kế toán.
3 Nhiệm vụ: tiến hành thanh toán học phí cho sinh viên.
4 Tiền điều kiện: đã đăng nhập với quyền nhân viên kế toán.
5 Hậu điều kiện: trở về màn hình chính.
Bảng dữ liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng
Hoten Gioitinh Ngaysinh LopHC Khoa
9 Quy trình, công thức xử lý
- cbbKhoa: cho phép lọc danh sách sinh viên theo Khoa
- cbbLopHC: cho phép lọc danh sách sinh viên theo lớp hành chính
- txtMaSV: cho phép tìm kiếm sinh viên theo mã sinh viên
- txtHoten: cho phép tìm kiếm theo họ tên sinh viên
- dtpNgayTT: cho phép chọn ngày thanh toán cụ thể.
- btnTimkiem: cho phép thực hiện chức năng lọc danh sách, tìm sinh viên theo các tiêu chí đã chọn Nếu chưa có tiêu chí nào Nhấn chọn sẽ thông báo cần nhập các thông tin tìm kiếm Nếu đã có thông tin thì sẽ thực hiện chức năng lọc và tìm kiếm thông tin danh sách sinh viên.
- btnThanhtoan: cho phép xác nhận thanh toán học phí của các sinh viên trước khi nhấn btnThanhtoan ta cần chọn một sinh viên trong bảng danh sách các sinh viên được hiển thị ở dgvDanhsach Sau khi chọn và nhấn thanh toán thì bảng thông báo hiển thị lên xác nhận việc thanh toán nếu đồng ý thì thông tin thanh toán học phí của sinh viên được xác nhận Ngược lại thì thông tin xác nhận thanh toán bị hủy.
- btnXoa: cho phép xóa một sinh viên ra khỏi danh sách khi nhấn btnXoa thì một bảng thông báo sẽ hiện lên hỏi xác nhận việc xóa Nếu xác nhận thì sinh viên đó sẽ bị xóa khỏi danh sách Nếu không thì hủy việc xóa sinh viên
- btnInDS: cho phép in thông tin danh sách tình hình thanh toán hóa đơn của các sinh viên sau khi trừ học phí.
3.4.3.1 Báo cáo nghiệp vụ - Biên lai hóa đơn học phí [MB-01].
1 Tên báo cáo: hóa đơn học phí
2 Tên người lập: nhân viên kế toán
3 Nhiệm vụ: báo cáo thông tin học phí của từng sinh viên
4 Môi trường: sinh viên, nhân viên kế toán
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
Khoa Công nghệ Thông tin
BIÊN LAI THU HỌC PHÍ
Họ tên: Phạm Thị Yến Nhi Ngày sinh: 26/11/2000 Hệ: Chính quy Mã sinh viên: 18A10010213 Khoa: Công nghệ Thông tin Ngành: Công nghệ thông tin
Danh sách các học phần:
T Lớp Môn Số tín chỉ Đơn giá Thành tiền
2 AAZ5192021.004 Chuyên đề thực tập ngành 4 378.000 1.512.000
3 AAN0082021.001 Mạng máy tính nâng cao 2 378.000 756.000
4 AAS7182021.004 Phân tích và thiết kế hệ thống TT 4 378.000 1.512.000
Giảm trừ 0 Đã thanh toán 4.914.000
Người lập phiếu Người nộp tiền Đinh Thị Việt Nga (Ký, ghi rõ họ tên)
Bảng dữ liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng
Hoten Gioitinh Ngaysinh LopHC Khoa
7 Trường dữ liệu tính toán:
- Tongtien = Tổng(sotc*dongia) - giamtru
3.4.3.2 Báo cáo thống kê - Danh sách tổng hợp sinh viên nộp học phí muộn [MB- 02].
1 Tên báo cáo: Danh sách tổng hợp sinh viên nộp học phí muộn
2 Người lập: nhân viên kế toán
3 Nhiệm vụ: lập danh sách thống kê các sinh viên chưa hoàn thành học phí theo thời gian quy định
4 Môi trường: Sinh viên, nhân viên kế toán
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
Khoa Công nghệ Thông tin Mã danh sách: M2021
Danh sách sinh viên chưa hoàn thành học phí
STT Mã sinh viên Họ tên Ngày sinh Lớp hành chính Ghi chú
Ký gửi Đinh Thị Việt Nga
Bảng dữ liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng
7 Trường dữ liệu tính toán.
9 Số lượng phiên bản: 01. Đánh giá công việc và kết luận.
- Qua quá trình thực hiện đề tài này đã giúp nhóm em nắm rõ được hơn các quy trình khi thực hiện một dự án Cụ thể với đề tài “Quản lý thu học phí tại trường đại học” này giúp nhóm em hiểu hơn về quy trình từ lúc các sinh viên đăng ký học tới quá trình lập hóa đơn học phí, thông báo học phí tới sinh viên cho đến việc thu học phí… Và qua đó, cũng thấy được một vài thiếu sót của cả nhóm khi thực hiện đề tài này.
- Một số thiếu sót nhóm em tự nhận thấy khi thực hiện đề tài:
+, Các tiến trình, nghiệp vụ còn chưa đầy đủ, chưa chi tiết.
+, Các mô hình còn sơ sài, chưa hoàn toàn chính xác.
+, Giao diện thiết kế chưa thực tế…
- Tóm lược, đề tài sau khi hoàn thành đã có thể giải quyết được các công việc chính trong một quy trình quản lý thu học phí của trường đại học Tuy nhiên, do kiến thức thực tế cũng như hiểu biết còn hạn chế mà đề tài chưa giải quyết hoàn toàn các vấn đề yêu cầu thực tế.
- Một lần nữa nhóm chúng em xin được cảm ơn thầy Trương Tiến Tùng đã tận tình giúp chúng em thực hiện được những đề tài bài tập lớn và giúp chúng em hoàn thành môn học một cách tốt nhất
- Chúng em xin chân thành cảm ơn!