BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI QUÁN SPACE COFFEE & TEA

Mục tiêu chọn đề tài

- Mục tiêu tổng quát: Ứng dụng được ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Mục tiêu chi tiết: Xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng Space Coffee & Tea với một quy trình kinh doanh được cải tiến hơn nhằm tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí và quản lý hiệu quả hơn nguồn lực và doanh thu.

Đối tượng và phạm vi của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là phân hệ bán hàng Và áp dụng ứng dụng ERP lên quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Space Coffee & Tea.

Bố cục đề tài

Đề tài bao gồm 3 chương, bên cạnh các chương chính còn có Phần đầu là Lời mở đầu và Phần kết thúc là Phần kết luận và Hướng phát triển:

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Tổng quan doanh nghiệp

Hình 1 Quán Space Coffee & Tea - 26 Trần Hưng Đạo, Quảng Nam

- Space Coffee & Tea tại địa chỉ 26 Trần Hưng Đạo, Quảng Nam là một phong cách cổ điển pha trộn nét Tây Âu với màu chủ đạo là nâu và trắng vừa ấm cúng vừa sang trọng kết hợp với ánh đèn vàng và âm nhạc dịu nhẹ Hiện nay, Space Coffee & Tea đã cho ra đời nhiều dòng sản phẩm khác nhau để khách hàng lựa chọn chẳng hạn như:

 Cà phê: Món đặc biệt như cà phê muối, ngoài ra còn có cà phê đen, bạc xỉu,

 Trà sữa: Truyền thống, thái xanh,

 Trà trái cây: Dâu, ổi,

- Bên cạnh đó, Space Coffee & Tea cũng đặt ra những mục tiêu phải đạt được: Tăng cường tiếp thị để thu hút khách hàng trong giai đoạn tới Đạt doanh thu theo mức yêu cầu đề ra Loại bỏ và khắc phục những đánh giá không tốt Gia tăng và hoàn thiện tốt nhất các dịch vụ của quán.

- Cùng với mục tiêu phát triển thị trường cà phê đến với khách hàng. Space Coffee & Tea cũng đang tiếp tục hướng tới tạo ra những loại thức uống ngon, hấp dẫn khách hàng và dịch vụ đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng Có thể mở rộng thêm các chi nhánh ở nhiều nơi, tăng lợi nhuận nhưng cũng không quên đảm bảo chất lượng.

- Space Coffee & Tea quyết tâm mang lại cho bạn không gian thoải mái, tĩnh lặng với những tách cà phê tuyệt vời Sáng tạo, năng động,nhiệt tình của đội ngũ nhân viên là giá trị cốt lõi là nền tảng tạo ra dịch vụ tốt nhất góp phần đưa cà phê Space Coffee & Tea có vị thế trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong tổ chức và doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức.

Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ, vv.….

- Tính phân hệ và tích hợp: Tích hợp nhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được.

- Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin: Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị CSDL→ giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lặp, không mâu thuẫn, được sử dụng hiệu quả cao.

- Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp: Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

- ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh: Nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện.

1.2.3 Lợi ích của ERP trong doanh nghiệp

- Tích hợp thông tin tài chính: Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

- Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng: Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận sản xuất, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

- Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất➔ Giảm chi phí SX cho doanh nghiệp.

- Giảm bớt lượng hàng tồn kho: ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho.

- Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

1.2.4 Những thách thức khi áp dụng ERP

- Đòi hỏi những khoản đầu tư lớn

- Thay đổi phương thức hoạt động của doanh nghiệp

- Đòi hỏi những phần mềm phức tạp và đầu tư lớn về thời gian, công sức và tiền bạc

- Khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay thế sẽ càng khó khăn và tốn kém

- Khuyến khích hình thức quản lý tập trung

- Cần tích hợp và chuẩn hóa chức năng trong kinh doanh

- Việc duy trì hệ thống phụ thuộc vào khả năng của người quản lý(khả năng sử dụng công nghệ thông tin, các phần mềm liên quan đến IT)

Hình 3 Các phân hệ chính trong hệ thống ERP

1.2.5 Các phân hệ chính trong hệ thống ERP

1.2.6 Phân hệ bán hàng trong ERP

- Phân hệ bán hàng là một trong các phân hệ trong ERP mà các doanh nghiệp nên có, là công đoạn tất yếu để nâng cao lợi nhuận. Quản lý bán hàng tốt sẽ thu hút nhiều khách hàng tin mua, sử dụng cũng như nâng cao doanh số của công ty.

- Một số tính năng ưu việt của phân hệ quản lý bán hàng bao gồm:

 Quản lý marketing: Thiết lập và đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing dựa trên số lượng khách hàng mục tiêu đã liên lạc và mua sản phẩm Tạo các báo giá chuyên nghiệp: Chỉ với vài giây, nhân viên có thể gửi ngay báo giá cho khách hàng hoặc chuyển thành các file PDF chuyên nghiệp

 Tích hợp các thông tin hoàn chỉnh: Mọi thông tin về khách hàng, sản phẩm liên quan đều được xuất hiện tự động theo thông tin nhân viên tra cứu, từ đó giúp tạo báo giá dễ dàng và tiết kiệm thời gian của 2 bên.

 Theo dõi toàn bộ hợp đồng: Cho phép tạo các bản hợp đồng từ báo giá trước đó, tự động thông báo cho quản lý thời gian cần gia hạn (đối với các hợp đồng thỏa thuận theo tính chu kỳ/ thuê bao).

 Hệ thống báo cáo, thống kê các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Hệ thống ERP sẽ tự động thiết lập các báo cáo dưới dạng sơ đồ, dashboard một cách trực quan, giúp quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng, chia sẻ báo cáo với các đồng nghiệp được phân quyền truy cập liên quan.

 Các lựa chọn về giao hàng, thiết lập hóa đơn từ báo giá trước đó.

Hình 4 Quản lý bán hàng hiệu quả với ERP

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI QUÁN SPACE COFFEE & TEA

Khảo sát về hệ thống

Mô tả quy trình bán hàng và Quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp:

Hiện nay cửa hàng đang tổ chức mua bán trực tiếp tại một cơ sở chính và duy nhất ở số 26 Trần Hưng Đạo.

Quy trình bán hàng hiện có của cửa hàng như sau:

Hình 5 Quy trình bán hàng hiện có của doanh nghiệp

Phân tích hệ thống bán hàng

2.2.1 Ưu, nhược điểm của quy trình bán hàng hiện có

Bảng 1 Ưu, nhược điểm của quy trình bán hàng hiện có Ưu điểm Nhược điểm

- Quy trình không phức tạp, dễ thực hiện và vận hành trong quá trình hoạt động

- Chủ động kiểm soát, phát hiện sửa lỗi nhanh chóng, quản lý thay đổi , xử lý vướng mắc với khách hàng

- Không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm và sự hiểu biết về công nghệ đối với nhân viên

- Chi phí ít tốn kém và dễ dàng quản lý

- Quy trình hoạt động không được xác định rõ ràng

- Nắm bắt thông tin chậm : không dự báo trước được lượng hàng hóa trong kho khi nào cần nhập hoặc tồn kho để bảo đảm dây chuyền luôn hoạt động

- Khó khăn trong việc xử lý thông tin khách hàng: Nếu một lượng lớn khách hàng mua hàng nhưng không lưu lên hệ thống sẽ khó tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

- Chưa có tính minh bạch trong quản lý : Mỗi quy trình có một nhiệm vụ riêng và cách thức hoạt động khác nhau.

- Khó phát hiện những quy trình bị sai lỗi kém hiệu quả để tăng lợi nhuận.

- Dễ dàng thất thoát hàng hóa, tiền bạc.

- Cần lượng lớn nhân lực phục vụ.

2.2.2 Quy trình bán hàng đề xuất

Hình 6 Quy trình bán hàng đề xuất

Sau khi triển khai hệ thống odoo vào quản lý bán hàng, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

2.3 So sánh quy trình bán hàng hiện tại và quy trình đề xuất

Bảng 2 So sánh quy trình bán hàng hiện tại và quy trình đề xuất

Quy trình bán hàng hiện tại Quy trình đề xuất

 Quy trình không được xác định rõ ràng

 Tính liên kết giữa các bộ phận chưa cao

 Hệ thống kế toán chưa có sự hiệu quả cao

 Tốc độ thanh toán, tốc độ ra món của quán chưa được nhanh chóng

 Độ chính xác của món order chưa cao, dễ sai sót trong quá trình làm món

 Dễ mắc sai sót trong thống kê hàng hóa, tiền bạc

 Cần lượng lớn nhân lực phục vụ

=> Quy trình đơn giản, dễ thực hiện và vận hành, không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về công nghệ, đồng thời ít tốn kém chi phí nhưng tính liên kết giữa các bộ phận không cao, quy trình bán hàng không đạt được hiệu quả cao.

 Quy trình thông qua phần mềm vô cùng rõ ràng, khoa học, chuyên nghiệp

 Các bộ phận được liên kết với nhau thông qua phần mềm

 Hệ thống kế toán được kiểm soát một cách chặt chẽ, chính xác và thường xuyên, tránh những sai sót không đáng có

 Tăng nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ ra món -> tiết kiệm thời gian, công suất

 Món order chính xác hơn so với quy trình bán hàng hiện tại

 Phòng tránh thất thoát hàng hóa, tiền bạc

 Giảm được nhân lực phục vụ

=> Quy trình đề xuất tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu những sai sót không đáng có Việc quy trình bán hàng được tự động hoá hơn giúp năng suất bán hàng tăng lên một cách đáng kể, bên cạnh đó việc bán hàng cũng trở nên chuyên nghiệp hơn.

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Ứng dụng phần mềm Odoo vào quản lý bán hàng của Space Coffee & Tea

Hình 7 Bắt đầu quy trình bán hàng - Bước 1

Hình 9 Khởi tạo sản phẩm - Bước 3Hình 8 Khởi tạo sản phẩm - Bước 2

Hình 10 Khởi tạo sản phẩm - Bước 4

Hình 11 Khởi tạo sản phẩm - Bước 5

Hình 12 Mở danh mục để dễ tìm kiếm sản phẩm - Bước 6

3.1.2 Tạo thông tin khách hàng

Hình 13 Tạo thông tin khách hàng

Hình 14 Tạo thông tin khách hàng - Bước 1

3.1.3 Tạo đơn hàng - Xuất hóa đơn

Hình 17 Tạo đơn hàng - xuất hóa đơn

Hình 18 Tạo đơn hàng - xuất hóa đơn - Bước 1

Hình 20 Tạo đơn hàng - xuất hóa đơn - Bước 3.1

3.1.4 Báo cáo, phân tích số liệu

Hình 29 Báo cáo, phân tích số liệu

Hình 30 Báo cáo, phân tích số liệu

Hình 31 Báo cáo, phân tích số liệu - Bước 1

Hình 34 Báo cáo, phân tích số liệu - Bước 3 - Ví dụ

Hình 35 Báo cáo, phân tích số liệu - Bước 3 - Ví dụ

Ưu, nhược điểm của hệ thống bán hàng Odoo

3.2.1 Ưu điểm của hệ thống bán hàng Odoo

- Giúp liên kết được các bộ phận trong doanh nghiệp: Bộ phận tài chính - kế toán, hành chính nhân sự, marketing, quản trị chiến lược,…

- Thống kê được các hạng mục “BEST” như: BEST PRODUCT, BEST SELLER, BEST CUSTOMER,

- Có thể nhắn tin, trao đổi, hội họp trực tuyến ngay trên nền tảng ứng dụng.

- Báo giá linh hoạt: Tạo báo giá chuyên nghiệp, bán hàng hiệu quả và nhanh chóng Giá cả hợp lý, duy trì sản phẩm và giá thành Tạo mã giảm giá, áp dụng, ẩn hoặc hiện chiết khấu.

- Quản lý đơn hàng và hợp đồng một cách dễ dàng, kiểm soát thông tin chặt chẽ.

- Báo cáo tự động thu thập dữ liệu báo cáo thông minh, dễ dàng theo dõi KPI chi tiết rõ ràng.

- Tối ưu hoá bán hàng gia tăng: Bằng các đề xuất bổ sung như khuyến mãi, giảm giá, v.v…

- Lưu thông tin khách hàng dễ dàng để thuận tiện cho các lần giao dịch khác

- Tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng, khách VIP, khách VVIP,…

3.2.2 Nhược điểm của hệ thống bán hàng Odoo

- Vẫn chưa tùy chỉnh sâu các nội dung trong Hoá đơn

- Chưa có trợ lý ảo

- Thời gian chờ hỗ trợ: Khi phần mềm này bị lỗi, người dùng phải chờ khá lâu để nhận được hỗ trợ

- Chưa có phần Thêm giỏ hàng

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN

Kết quả đạt được của đề tài

- Ưu và nhược điểm của đề tài

 Ứng dụng hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, có thể kể đến như: cắt giảm các quy trình dư thừa, tăng độ chính xác trong từng quy trình, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định có hiệu quả nhất từ đó nâng cao năng suất công việc cũng như giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp Nhờ hệ thống ERP, các bộ phận trong doanh nghiệp được đồng bộ hóa, các thông tin, dữ liệu của tất cả các hoạt động đều được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.

 Hiện nay, việc ứng dụng ERP vào công tác kinh doanh đã không còn là một việc quá khó khăn đối với các doanh nghiệp Tuy nhiên, để triển khai hệ thống ERP thành công và ứng dụng có hiệu quả còn đang là một vấn đề khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp và trên thực tế thì có rất ít doanh nghiệp làm được điều này Để đạt được thành công đó thì doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, đánh giá một cách chính xác thực trạng doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất Ngoài ra, để có thể triển khai một hệ thống thông tin mới, đòi hỏi về năng lực công nghệ thông tin cũng như yêu cầu về năng lực quản trị của doanh nghiệp đặc biệt phải được chú ý Do đó, doanh nghiệp phải đảm bảo được có đủ khả năng về năng lực,nhân lực và vật lực chất lượng cao nếu muốn triển khai hệ thống ERP Đây chính là thách thức lớn nhất mà hệ thống ERP đặt ra cho từng doanh nghiệp.

Kết quả đạt được của nhóm

 Bài báo cáo của nhóm đã vận dụng được lý thuyết về tính năng bán hàng và đã áp dụng được tính năng đó của phần mềm Odoo Thông qua việc áp dụng Odoo, nhóm đã đề xuất được quy trình kinh doanh mới cho cửa hàng Space Coffee & Tea, từ đó điều chỉnh được những khuyết điểm trong quy trình kinh doanh cũ Cũng đồng thời nhóm đã rút ra được những ưu, nhược điểm khi ứng dụng phần mềm vào thực tiễn

 Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn có những tồn tại phải kể đến đầu tiên đó chính là chỉ trong một thời gian nghiên cứu khá ngắn nên nhóm chưa thể đánh giá một cách hoàn toàn chính xác cũng như truyền tải được đầy đủ và chi tiết nhất về đề tài.Cũng bởi vì thời gian ngắn nên số liệu về doanh thu cũng như các thông tin về doanh nghiệp mà nhóm thu thập được cũng chưa được chính xác và đầy đủ nhất, và còn rất nhiều thông tin chưa được khai thác một cách tối đa.

Hướng phát triển của đề tài

Dựa trên những kết quả đã đạt được sau khi áp dụng thành công hệ thống ERP với ví dụ rõ ràng là triển khai áp dụng phần mềm Odoo trong quá trình kinh doanh của Space coffee & tea thì nhóm mong đây có thể trở thành một trong những cơ sở giúp doanh nghiệp có thể tham khảo để triển khai trực tiếp hệ thống ERP trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đây chỉ là một phần nhỏ trong cả hệ thống ERP lớn nhưng đã thấy được hiệu quả vượt trội mà hệ thống đem lại Hy vọng trong tương lai các doanh nghiệp sẽ có cơ sở để lựa chọn cho mình một hệ thống ERP hiệu quả nhất để phát triển hoạt động kinh doanh.

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	7,7 MB