Tìm hiểu hoạt động tổ chức hướng dẫn du lịch tại khách sạn công đoàn quảng bá

Trong quá trình thực tập tại Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá, em đã có cơ hội tham gia tìm hiểu sâu sắc hơn về ngành du lịch đặc biệt là hoạt động tổ chức hướng dẫn cho du khách.. Em cũng x

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN QUẢNG BÁ 41.1 Giới thiệu sơ lược về Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Khách sạn 5

1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá 6

CHƯƠNG II NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN QUẢNG BÁ 9

2.1 Nội dung công việc được phân công trong quá trình thực tập 9

2.2 Quy trình làm việc tại phòng hướng dẫn 10

2.2.1 Trước khi thực hiện chương trình 11

2.2.2 Trong và sau khi thực hiện chương trình 12

2.3 Sự liên hệ giữa lý thuyết nghiệp vụ hướng dẫn và thực tế: 14

2.4 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập 21

3.2.1 Đối với công ty du lịch: 24

3.2.2 Đối với khoa Du lịch học – trường CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI .24

KẾT LUẬN 26

LỜI MỞ ĐẦU

Du lịch đã trở thành nhu cầu phổ biến của con người khi chất lượng cuộc sống ngày càng được nâng cao Đặc biệt, khi xã hội ngày càng phát triển, thời gian rỗi của con người tăng lên, cùng với đó là các dịch vụ vui chơi giải trí và các hoạt động du lịch ngày càng phát triển Việt Nam cũng như rất nhiều các nước khác trên thế giới đã coi du lịch là ngành kinh tế mũi nhọn, ngành công nghiệp không khói đứng thứ hai thế giới sau ngành công nghiệp dầu khí

Việt Nam là nước có tài nguyên du lịch phong phú với nhiều thắng cảnh núi non sông biển đẹp nổi tiếng, có lịch sử phát triển lâu đời có nhiều dân tộc với những đặc sắc về văn hóa… Đó là nền tảng quan trọng, một tiềm năng to lớn, là cơ sở để chúng ta khai thác và phát triển du lịch Đặc biệt, du khách biết đến Việt Nam ngày càng nhiều bởi quá trình hội nhập và phát triển kinh tế.

Ngày 07/11/2006, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) Hiện nay, cả thế giới đang bầu chọn 7 kỳ quan thiên nhiên mới của thế giới và vịnh Hạ Long – điểm du lịch hấp dẫn khách quốc tế luôn chiếm được số phiếu cao trong cuộc bầu chọn Đó là niềm tự hào và cũng đặt ra nhiều thách thức cho du lịch Việt Nam.

Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình hội nhập nhưng Việt Nam đã xác định đúng đắn con đường phát triển bền vững cho du lịch và đã có nhiều chính sách ưu tiên cho phát triển ngành kinh tế mũi nhọn này

Cùng với đất nước, tất cả các ngành hoạt động trong lĩnh vực du lịch phải cùng nhau hợp tác xây dựng ngành du lịch Việt Nam vững mạnh, ngày càng phát triển bằng các biện pháp khai thác và sử dụng tài nguyên du lịch hợp lý, chú trọng đào tạo nguồn nhân lực du lịch.

Là sinh viên khoa du lịch trường Cao Đẳng Du Lịch Hà Nội thì việc nghiên cứu về quá trình hoạt động và phát triển của ngành du lịch là hết sức cần thiết và có ý nghĩa Tổ chức hoạt động hướng dẫn du lịch có vai trò quan trọng trong việc giới thiệu, quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam tới bạn bè năm châu.

Trong quá trình thực tập tại Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá, em đã có cơ hội tham gia tìm hiểu sâu sắc hơn về ngành du lịch đặc biệt là hoạt động tổ chức hướng dẫn cho du khách Qua đó, em có cơ hội được vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực tiễn Đồng thời, em đã tự rút ra được những kinh nghiệm và bài học cho bản thân cũng như nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của một hướng dẫn viên – nghề mà em theo đuổi trong tương lai

Vì công việc và nghề nghiệp em hướng tới trong tương lai là trở thành một hướng dẫn viên du lịch Vì vậy, em đã chọn thực tập tại một công ty lữ hành

và ở bộ phận hướng dẫn của công ty Đề tài báo cáo thực tập của em là “ Tìmhiểu hoạt động tổ chức hướng dẫn du lịch tại Khách sạn Công Đoàn QuảngBá” Trên cơ sở phân tích đánh giá thực tế, đối chiếu với những lý luận đã học

nhằm tìm ra những điểm cần phát huy, những điểm cần khắc phục để có những phương hướng rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ cho bản thân.

Có thể hoàn thành được kỳ thực tập của mình, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình, chu đáo của quý công ty và cô giáo trực tiếp hướng dẫn em Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các anh chị trong Phòng hướng dẫn Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo hướng dẫn - người đã chỉ bảo tận tình em trong quá trình em thực tập và làm báo cáo

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Khánh Nguyên

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN QUẢNG BÁ

1.1 Giới thiệu sơ lược về Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá.

KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN QUẢNG BÁ98 Tô Ngọc Vân, Tây Hồ , Hà NộiĐiện thoại(84-4) 38293812

(84-4) 38291377FAX:(84-4) 38293825

Nằm trọn trong khu vực Quảng Bá về phía Đông Bắc Hồ Tây, Khách sạn Công đoàn Quảng Bá đem đến cho Quý khách một không gian sống thoáng đãng, vừa gần gũi với thiên nhiên vừa hiện đại Chỉ mất khoảng 15 phút đi bằng ô tô đến khu vực Phố cổ Từ Khách sạn Quý khách rất dễ dàng đi đến Ngân hàng, các cửa hàng, khu vui chơi giải trí và các nhà hàng.

Tọa lạc trên khuôn viên rộng trên 30.000 m2 sát cạnh Hồ Tây, xung quanh là đầm sen xanh tươi, thơ mộng, khách sạn Công Đoàn Quảng Bá náu mình trong một không gian ngập tràn nắng, gió và mùi hương cây trái trong vườn Nơi đây bạn sẽ khỏa thích ngắm nhìn sương thu bảng lảng trên mặt Hồ Tây , đón hương sen nồng nàn cuối hạ, nghe tiếng chuông chùa gióng giả ngân xa Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá nằm rất gần chợ hoa đêm Hà Nội, Phủ Tây Hồ, cách sân bay quốc tế Nội Bài 10 phút và cách trung tâm thành phố chỉ 10 phút ô tô

Tiền thân là Nhà nghỉ Công Đoàn Quảng Bá được thành lập từ năm 1960, công ty TNHH nhà nước một thành viên Du lịch Công Đoàn Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc Liên Đoàn lao động Thành Phố Hà Nội, hoạt động theo luật doanh nghiệp và qui định của Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam Kinh doanh các ngành nghề sau:

* Nhà hàng, khách sạn * Lữ hành quốc tế, nội địa

* Dịch vụ y tế, xoa bóp, bấm huyệt, xông hơi * Dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí.

* Chuyên cung cấp đồ dùng, trang thiết bị cho nhà hàng, khách sạn * Quản lý kinh doanh nhà hàng, biệt thự, khu căn hộ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Khách sạn

Chức năng:

Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá kinh doanh các dịch vụ lữ hành và tất cả các hoạt động có liên quan tới du lịch: Bán vé máy bay; cho thuê xe ô tô; đặt phòng khách sạn; làm hộ chiếu; nghiên cứu thị trường khách cao cấp trong nước và khách du lịch quốc tế; trực tiếp ký kết hợp đồng với các tổ chức, các hãng du lịch nước ngoài thu hút khách du lịch quốc tế vào Việt Nam; tổ chức các tour du lịch cho khách nước ngoài tham quan Việt Nam và khách du lịch trong nước đi tham quan du lịch trong nước và ngoài nước.

Với các ngành nghề được phép kinh doanh như trên công ty có quyền tự chủ trong các hoạt động kinh doanh, được phép liên doanh, liên kết với các cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ của mọi thành phần kinh tế khác nhau trong nước và nước ngoài để tận dụng và phát huy hết tiềm lực và khả năng hiện có của công ty nhằm phát triển sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty:

Nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế Lập kế hoạch khai thác thị trường du lịch hàng năm và dài hạn.

Xây dựng các sản phẩm, chương trình du lịch, xác định giá bán các sản phẩm du lịch phù hợp với từng khu vực, phù hợp với các giá cả dịch vụ trong nước và các khu vực trên thế giới.

Trực tiếp ký kết hoặc tham mưu cho việc ký kết các hợp đồng đưa đón khách du lịch của công ty, tổ chức du lịch trong nước và ngoài nước.

Trực tiếp tổ chức thực hiện các hợp đồng đưa đón khách đã ký kết: Lập chương trình chi tiết cho từng đoàn, tổ chức cung cấp các dịch vụ cho khách hàng theo đúng chương trình.

Trực tiếp ký kết các hợp đồng cung cấp các dịch vụ cho khách với các cơ sở kinh doanh du lịch trong nước.

Bố chí hướng dẫn, phương tiện vận chuyển một cách phù hợp với từng đoàn khách, bao gồm cả việc xác nhận tại chỗ, mua vé máy bay, kế hoạch và chương trình.

Giải quyết mọi thủ tục liên quan đến khách ( khai báo đăng ký…) với các cơ quan chức năng (hải quan, công an…) theo quy định.

Theo dõi quản lý chặt chẽ lịch trình từng đoàn, lập hóa đơn thanh toán,theo dõi thanh toán với khách và với các bộ phận khác.

Trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng đưa đón khách.

Đề xuất nội dung chương trình, thành phần tham gia hội nghị, hội chợ quốc tế và trong nước về du lịch, lữ hành.

Nghiên cứu đề xuất việc liên hệ phối hợp với các cơ quan hữu quan thống nhất, điều chỉnh, bổ sung tài liệu tuyến điểm cho hướng dẫn viên du lịch.

Giúp ban giám đốc công ty về nội dung và tổ chức các cuộc đàm phán tiếp khách quốc tế.

Ngoài ra công ty luôn luôn phối hợp chặt chẽ với các hãng lữ hành trong và ngoài nước, các nhà cung cấp dịch vụ, để xây dựng chương trình nhận gửi khách với mục đích thu hút ngày càng nhiều khách, đem lại hiệu quả kinh doanh cao.

1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá.

Cơ cấu tổ chức và nhân lực của công ty bao gồm: các bộ phận hành chính, kế toán, bộ phận sale – marketing, bộ phận inbound, bộ phận outbound và domestic, bộ phận điều hành hướng dẫn.

Sơ đồ cơ cấu chức năng của Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá.

Giám đốc Phó giám đốc

Bộ phận hành chính, Bộ phận Inboun Bộ phận Outb Bộ phận Sale và MBộ phận điều hành hướng dẫn

Chức năng các bộ phận trong công ty:

Bộ phận hành chính, kế toán: Tổ chức kế hoạch kinh doanh, nhân sự và các vấn đề về cơ cấu tổ chức của công ty Tổ chức hạch toán, quản lý tài chính, tài sản của công ty, công tác giá cả, tiếp thị.

Bộ phận điều hành hướng dẫn: Đứng đầu là ông Nguyễn Quang Vinh Bộ phận có nhiệm vụ thực hiện giao dịch các dịch vụ và tiến hành thực hiện tour Điều hành sắp xếp các hướng dẫn viên du lịch vào các tour theo chương trình tour đã định sẵn.

Bộ phận Sale – marketing: Nghiêm cứu thị hiếu, nhu cầu của khách quốc tế và nhu cầu của khách nội địa, để xây dựng các chương trình du lịch, các dịch vụ đa dạng, phù hợp với từng đối tượng khách.

Bộ phận Inbound – hay còn gọi là bộ phận thị trường quốc tế là phòng có chức năng đón tiếp, cung cấp các tour du lịch lữ hành cho khách du lịch nước ngoài vào Việt Nam.

Bộ phận Outbound – Hay còn gọi là phòng thị trường du lịch nước ngoài có chức năng là cung cấp các tour du lịch ra nước ngoài cho khách du lịch Việt Nam.

Bộ phận nội địa (Domestic): có chức năng là cung cấp các tour du lịch trong nước cho khách du lịch nội địa, xây dựng các gói sản phẩm du lịch cho khách trong nước muốn đi du lịch Tính giá các gói sản phẩm, dịch vụ dự định đề xuất Kết hợp với phòng điều hành – hướng dẫn tiến hành giao dịch, đặt trước các dịch vụ sẽ cung cấp cho khách du lịch.

Cơ cấu nhân sự trong công ty:

Tổng số cán bộ nhân viên trong công ty hiện tại tính đến ngày 28/12/2015 là 27 người, có 19 nam và 8 nữ.

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại học và Cao đẳng có 21 người Trung cấp có 6 người

Cơ sở vật chất kỹ thuật và vốn kin doanh:

Vốn điều lệ của công ty là 14.500.000.000 đ (Mười bốn tỷ năm trăm triệu đồng)

Công ty hiện có trụ sở chính tại 107 Hào Nam – Đống Đa – Hà Nội, trên bề mặt rộng 120 met vuông với tòa nhà cao năm tầng.

Tất cả các phòng, bộ phận đều được trang bị bàn làm việc với hệ thống máy tính kết nối internet tốc độ cao và hệ thống chiếu sáng, điều hòa hoàn thiện, mỗi nhân viên tại văn phòng đều có máy tính cá nhân để làm việc.

Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá đã hoàn thiện bộ máy tổ chức của công ty và đang ngày càng củng cố, nâng cao chất lượng cơ sở vật chất cũng như trình độ, kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên Công ty luôn chú trọng việc đào tạo và tái đào tạo nguồn nhân lực để đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất Trong quá trình thực tập, em nhận thấy đây là môi trường tốt cho các thành viên trong công ty phát huy hết khả năng cũng như sáng kiến trong công việc, đây cũng là doanh nghiệp tốt có môi trường rèn luyện học hỏi kinh nghiệm cho những sinh viên thực tập tại đây.

CHƯƠNG II NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀNQUẢNG BÁ

2.1 Nội dung công việc được phân công trong quá trình thực tập

Sau khi đã hoàn thành khóa học lý thuyết tại trường, em bước vào kỳ thực tập của mình Trong thời gian đó, em đã trực tiếp được sự hướng dẫn chỉ dậy của các anh chị trong công ty ở nhiều lĩnh vực tại văn phòng du lịch Công việc của em đã làm trong thời gian thực tập tại Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá là:

Trực lễ tân:

Công việc chủ yếu là trực điện thoại và tiếp khách hàng đến tham khảo các tour du lịch hoặc liên lạc với khách hàng qua điện thoại, gọi điện cho các nhà cung ứng các dịch vụ xác định lại dịch vụ đã đặt Ngoài ra, còn góp phần tư vấn cho khách hàng về các thông tin đặt tour, thông tin làm thủ tục visa các chương trình tour và khuyến mại khách hàng Ngoài ra, còn có nhiệm vụ gọi điện cho các hướng dẫn viên đang thực hiện tour để xem xét tình hình và báo cho điều hành những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết Gọi điện hỏi ý kiến khách hàng sau khi đã kết thúc tour ( ý kiến về dịch vụ lưu trú, đi lại, thái độ cũng như kiến thức của hướng dẫn viên,…), và cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty

Đặt vé tầu, vé máy bay:

Chủ yếu là đặt vé tầu cho khách đi sapa, và vé máy bay cho các chuyến bay vào Đà Nẵng, Nha Trang, TP Hồ Chí Minh.

Làm tờ gấp và gửi thư ngỏ tới khách hàng:

Công việc chính của em ở phần việc này là đánh máy tên các công ty, doanh nghiệp, văn phòng, khối văn phòng… để dán vào nơi gửi đến mời họ tham gia các chương trình du lịch của công ty ( đặc biệt cho chương trình du lịch biển cho mùa hè) Vì trong thời gian này công ty đang xúc tiến cho việc quảng bá sản phẩm du lịch cho mùa hè mà đối tượng chính là công nhân viên chức nhà nước.

Ngoài ra, em còn tham gia vào việc đóng góp ý kiến và xây dựng đồng phục của nhân viên và đội ngũ hướng dẫn viên của công ty Cũng như việc thêu cờ của công ty trong việc sử dụng khi dẫn khách đoàn và việc góp ý kiến bổ xung cho các trò chơi tập thể, các dụng cụ trong dẫn khách đoàn, việc hoạt náo của công ty…

Trong thời gian thực tập tại công ty bộ phận chính mà em thực tập là hướng dẫn viên, theo nguyện vọng được xin vào thực tập của em từ ban đầu Vì thế, em nhận được sự chỉ bảo tận tình, chu đáo và chân thành từ các anh chị làm điều hành cũng như các anh chị làm hướng dẫn viên Trong thời gian thực tập, em được sự ưu đãi khá lớn về mặt thời gian và sự truyền đạt kinh nghiệm nhiệt tình từ các anh chị trong công ty Vì đã có cộng tác riêng cho công ty từ trước nên việc làm quen với công việc khá thuận lợi Em được trực tiếp dẫn tour, tự mình thuyết minh, lo ăn ở và liên lạc dịch vụ cung ứng trong tour mà mình đảm nhận Các tour chủ yếu em tham gia:

City tour ( thăm quan các điểm như Văn Miếu - Quốc Tử Giám, chùa Trấn Quốc, lăng Bác, phố cổ, chợ đêm, làng lụa Vạn Phúc, lang gốm Bát Tràng, ).

Tour Hà Nội – Yên Tử - Hạ Long Hà Nội – Bắc Ninh ( chùa Phật Tích) Hà Nội – Hà Tây (Chùa Hương)

Hà Nội – Đền Hùng ( Phú thọ)

Đoàn khách em đã hướng dẫn trong quá trình thực tập là: 01 đoàn khách của công đoàn công ty Cầu Đường 1 TP Hồ Chí Minh, còn lại là khách Việt Kiều ( Úc, Mỹ, Canada) Trong thời gian thực tập em đã tiến bộ nhiều về kỹ năng, nghiệp vụ của một hướng dẫn viên Luôn được sự đánh giá cao của các anh chị trong công ty đồng thời luôn được khách quý mến.

2.2 Quy trình làm việc tại phòng hướng dẫn.

Căn cứ vào đội ngũ và hoạt động của tổng công ty, của công ty tại Hà Nội, công ty đã đề ra quy trình hoạt động tại phòng hướng dẫn như sau:

2.2.1 Trước khi thực hiện chương trình.

Hướng dẫn phải kiểm tra đủ các giấy tờ sau: Chương trình (hướng dẫn + lái xe) + bảng tên khách + Bản đồ tặng khách (Nếu có) + Danh bạ điện thoại, tóm tắt để liên lạc khi cần thiết + Giấy tờ liên quan (Bản nhận xét của khách theo các ngoại ngữ, giấy thăm Lăng Bác, Công văn xin nhập cảnh kèm giấy giới thiệu + CMTND + ) và các loại vé do Khách sạn Công Đoàn Quảng Bá mua (Vé máy bay, rối nước, xe lửa, tàu thuỷ ).

Đối với các đoàn trong chương trình có tiêu chuẩn nước khoáng và quà tặng phục vụ khách thì hướng dẫn mang “Phiếu nhận nước khoáng/quà tặng/bản đồ” có chữ ký của phòng hướng dẫn xuống phòng Hành chính để nhận Yêu cầu nhận trước 16h00 hàng ngày Nếu các đoàn đi vào cuối tuần yêu cầu hướng dẫn lấy vào thứ 6 Khi gặp khách, hướng dẫn phải giải thích rõ cho khách biết tiêu chuẩn nước suối/ngày.

Hướng dẫn phải kiểm tra lại giờ hạ cánh qua cửa khẩu Việt Nam số 8320320 hoặc 8840231 theo số hiệu chuyến bay và phải có mặt tại Công ty trước 1giờ 30 phút so với giờ hạ cánh để đi lên sân bay Trường hợp do trục trặc (tắc đường, tai nạn, các lý do cá nhân khác ) mà không đến kịp giờ qui định thì hướng dẫn phải liên lạc ngay với anh Thắng (0913.229024) hoặc lái xe để giải quyết tiếp Nếu hướng dẫn gọi ra Hàng không Việt Nam kiểm tra lại giờ hạ cánh mà máy bay bị hạ cánh chậm so với giờ dự kiến thì phải báo ngay cho anh Dũng (Phòng vé miền Bắc) biết và xử lý.

+ Nếu máy bay hạ cánh chậm chưa đến 1 giờ so với qui định thì hướng dẫn vẫn lên sân bay theo giờ trong máy tính.

+ Nếu máy bay hạ cánh chậm hơn 1 giờ so với qui định thì hướng dẫn tính toán và lên sân bay trước 1giờ 30 phút như qui định Ai vi phạm bất kể qui định gì liên quan đến phòng Vé máy bay sẽ bị phạt.

Khi nhận được tin nhắn của phòng Hướng dẫn yêu cầu hướng dẫn phải nháy điện thoại xác nhận lại ngay (không cần trả lời hoặc nhắn tin) Trường hợp di động hết tiền đề nghị nhắn tin qua 141 hoặc bằng các cách khác.

2.2.2 Trong và sau khi thực hiện chương trình.

Khi đón được khách hướng dẫn phải thu ngay vé máy bay (nếu vé của hàng không Việt Nam) hoặc bản photocopie (hàng không nước ngoài) và gửi về ngay cho phòng Vé máy bay (Liên hệ với anh Nghĩa bất kể ngày hoặc đêm) để xác nhận Ngoài giờ làm việc, đặc biệt vào các ngày thứ 7, chủ nhật và ngày lễ thì hướng dẫn giao cho Bảo vệ có xác nhận hai bên Trường hợp hướng dẫn hoặc khách tự làm cũng phải báo lại cho phòng vé máy bay biết Hướng dẫn phải lấy lại vé máy bay trước khi tiễn hai ngày để kiểm tra lại và giao cho khách.

Các đoàn đi tầu hoả tuyến Hà Nội - Lào Cai và ngược lại (kể cả hướng dẫn đi hoặc không đi cùng khách) xe đều đưa hoặc đón khách tại ga Lê Duẩn, hướng dẫn phải giải thích rõ cho khách biết trong trường hợp hướng dẫn không đi cùng khách.

Phòng nội bộ ở các địa phương chỉ dành cho hướng dẫn Hướng dẫn nhớ mang theo tờ xác nhận đặt phòng nội bộ ở địa phương để đối chiếu với khách sạn Trường hợp không có phòng thì hướng dẫn báo Điều hành có ý kiến mới chuyển khách sạn khác.

Khi các hướng dẫn đổi đoàn cho nhau phải báo lại cho phòng biết và được sự đồng ý mới được đổi để điều hành tiếp Đồng thời, các hướng dẫn phải bàn giao tình hình đoàn cho nhau và giải thích cho khách rõ lý do thay đổi hướng dẫn Ai không thực hiện trừ 10% lương.

Trường hợp không thấy có khách trên chuyến bay, hướng dẫn phải kiểm tra danh sách khách tại thương vụ sân bay và báo về cho chị Nguyệt xin ý kiến trước khi về Hà Nội.

Khi tiễn khách đi Quốc tế, hướng dẫn phải hẹn đón khách tại khách sạn 3 giờ trước khi máy bay cất cánh và đi nội địa là 2 giờ Khi tiễn mà Khách sạn phải trả lệ phí sân bay quốc tế (14$/khách) cho khách hướng dẫn phải mang theo Giấy xác nhận (mẫu in sẵn) đã đưa tiền cho khách (có chữ ký của khách) để về thanh toán khi kết thúc đoàn.

Trong chương trình nếu khách có ăn ở nhà hàng ngoài (hay dọc đường)