2 mối quan hệ giữa các chức năng

Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chứ

1.3 Chức năng điều khiển - phối hợp 10

1.4 Chức năng kiểm tra 13

2 Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý 16

III PHẦN LIÊN HỆ THỰC TIỄN 16

1 Đặc điểm tình hình UBND xã Hua Bum 17

2 Thực tiễn, giải pháp thực hiện chức năng tổ chức quản lý tại UBND xã

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc diệt vong của mọi tổ chức Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản lý thành công.

Thực tế cho thấy, có những quốc gia đương ở vị trí các cường quốc nhưng chỉ vì quan điểm, chủ trương, đường lối quản lý đất nước sai lầm đã dẫn đến sự đổ vỡ, suy thoái và lu mờ vị trí Ngược lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không lớn nhưng có chủ trương, đường lối đúng đắn đã đưa đất nước tiến lên các bước phát triển mới Nước ta trong sự nghiệp đổi mới với đường lối, chủ trương đúng đắn của Đảng cũng đã bước đầu thu được những thành quả hết sức quan trọng và cơ bản.

Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng được mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn.

Quản lý là hoạt động sống còn của mọi người trong thời đại ngày nay, thể hiện qua các chức năng vốn có của nó Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý Là tập hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý Như vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý do tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này Chức năng quản lý bao gồm các chức năng cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp, kiểm tra vá các mối quan hệ giữa các chức năng.

Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề chính: 1 Các chức năng quản lý

2 Mối quan hệ giữa các chức năng II CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2

1 Các chức năng quản lý

1.1 Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) a Định nghĩa.

Trong việc thiết lập một môi trường để các cá nhân đang làm việc với nhau trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của người quản lý là phải biết rõ mọi người có hiểu được nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và các phương pháp để đạt được mục tiêu đó hay không Để sự cố gắng của nhóm có hiệu quả, các cá nhân phải biết họ được yêu cầu hoàn thành cái gì Đây là chức năng của việc lập kế hoạch Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa của các chức năng khác Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ thống sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo được tất cả các mục tiêu thông qua kế hoạch đã có để đạt được mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó Kế hoạch được ví như cây cầu bắc qua các khoảng trong để đi tới đích Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.

Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được mục tiêu Như vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trước và đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.

b Vai trò của việc lập kế hoạch.

- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ thống của mình cũng như của môi trường bên ngoài Vì việc này đòi hỏi phải thực hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tương lai mà tương lại là rất ít khi xảy ra chắc chắn, tương lai càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng kém chính xác Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì các nhà quản lý vẫn phải

3

tìm cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã đóng góp như thế nào vào công việc phải làm.

- Đưa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.

- Việc hoạch định được xem xét toàn diện sẽ thống nhất được những hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.

- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống Nó thay sự hoạt động manh mún, không được phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ lực theo định hướng với những quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng.

- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ thống bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp dưới nếu khoong có các mục tiêu đã được xác định làm chuẩn mực để đo lường

c Các loại kế hoạch cơ bản * Kế hoạch chiến lược.

- Chiến lược: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt được các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.

- Kế hoạch chiến lược là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các chiến lược của hệ thống.

Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực hiện để qua đó lãnh đạo hệ thống từng bước tiến lên.

- Nội dung của công tác hoạch định chiến lược: Bao gồm các mục đích, mục tiêu, các chính sách, chương trình và ngân sách Nội dung của hoạch định chiến lược.

* Mục đích:

Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong muốn riêng của mỗi người trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.

4

Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của hệ thống Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.

* Mục tiêu:

Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra Như vậy mục tiêu là các hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lường trong lượng hoá được kết quả Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhưng điều phục vụ

Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng, các yếu tố và các phương tiện cần phải có để thực hiện một ý đồ, một mục đích nhất định nào đó, nhưng thường gắn liền với ngân sách cần thiết.

* Ngân sách:

Là một bản chương trình các kết quả mong muốn và bảo đảm nguồn lực cần có, được biểu thị bằng các con số, đó là một chương trình đã được số hoá, các ngân sách Chính là đảm bảo vật chất cho các chương trình đã vạch ra được thực hiện có kết quả và là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống ở mỗi giai đoạn phát triển của mình.

* Các kế hoạch:

Là bản tường trình chi tiết của các chương trình, nói cách khác kế hoạch chính là các chương trình được viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành động giữa các bộ phận của hệ thống Kế hoạch trong chương trình đều là việc quyết định trước khi hành động nhưng kế hoạch chưa nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự

5

nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn chương trình là vạch rõ trình tự các công việc phải làm và mục tiêu thực hiện đã được khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.

* Kế hoạch chiến thuật:

- Chiến thuật: Là những giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực hiện từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lược, là sự cụ thể hoá chiến lược.

Chiến thuật bao gồm:

+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng + Các mục tiêu cụ thể cần đạt.

Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: Nếu các chiến lược vạch ra đúng mà không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lược cũng chỉ là mong muốn hão huyền.

- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt được các mục tiêu của chiến lược.

- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bước cụ thể hoá chiến lược cho nên nội dung của hoạch định chiến thuật tương tự như chiến lược nhưng phạm vi hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp kế hoạch và ngân sách.

1.2 Chức năng tổ chức

Công việc của mỗi người có một mục đích và mục tiêu nhất định sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc cụa họ ăn khớp như thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Chính các điều đó nảy sinh chức năng của hệ thống.

a Các vấn đề chung và tổ chức quản lý

- Tổ chức quản lý: Là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy tắc quản lý của hệ thống.

6

- Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý cùng các mối quan hệ giữa chúng Đây là nhiệm vụ quan trọng thứ hai của các nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch.

- Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:

- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với phương hướng mục đích của hệ thống: phương hướng và mục đích sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu hệ thống có mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tương xứng và phải phù hợp với đội ngũ trình độ người lao động.

* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công các phân hệ trong hệ thống chuyên ngành với những con người được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu cầu sau:

- Cơ cấu tch phải được phân phối dựa theo nhiệm vụ được giao chứ không phải phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu theo phạm vi công việc thực hiện thì công việc sẽ chồng chéo và nhiều tổ chức cùng làm một việc.

* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường:

Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để người đứng đầu các phân hệ đó được phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế người đứng đầu các phân hệ cấp trên khi cần thiết.

* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:

7

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Cơ cấu tổ chức là cơ cấu hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất - Cơ cấu phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham gia.

- Cơ cấu phải tương ứng với khả năng kiểm soát của người điều hành c Các kiểu cơ cấu tổ chức.

Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhưng mỗi kiểu có ưu điểm, nhược điểm khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể:

* Cơ cấu trực tuyến + Đặc điểm:

- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp) - Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng - Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trưởng) + Các yêu cầu:

- Số lượng các cấp vừa đủ (để bao quát được) - Thông tin được truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh - Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)

- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và người thừa hành.

- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dưới phát huy được tính chủ động sáng tạo

- Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý (theo dõi và phân tích tình hình, chuẩn bị các quyết định quản lý hướng dẫn cấp dưới thi hành)

- Áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Kết hợp quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp công tác (phối hợp cùng phục tùng)

- Phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định, các ngành đòi hỏi chuyên môn hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động hẹp.

+ Các yêu cầu:

- Tổng hợp các yêu cầu của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng - Có thể phân chia thành một số “cụm” bộ máy chức năng do từng phó giám đốc phụ trách chung Giám đốc phụ trách một vài bộ phận trọng yếu nhất (tổ chức -

- Tạo sự liên kết theo chiều sâu

- Quan hệ giữa trung tâm và chi nhánh là quan hệ “công ty mẹ, công ty con” - Công ty mẹ vừa là quản lý bao quát, vừa trực tiếp kinh doanh một số mặt hàng chủ lực, các chi nhánh có sự chủ động, linh hoạt.

+ Nhược điểm:

- Sự phát triển không đồng đều giữa các chi nhánh có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ các nguồn lực chung.

- Việc giải quyết những vấn đề chung có thể có sự trùng lặp giữa các chi nhánh - Việc đào tạo nhân viên có trình độ cao thiếu cơ sở chung.

- Để có xu hướng phân tán (linh hoạt quá mức, làm yếu hiệu lực quản lý thống nhất).

* Cơ cấu ma trận + Phạm vi áp dụng:

- Các ngành đòi hỏi sự phối hợp phát triển với chuyên môn đa dạng và các nguồn lực có thể dễ dàng chuyển sang các dự án khác.

- Kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng với cơ cấu theo mặt hàng - khách hàng thị trường.

+ Ưu điểm:

- Đồng thời thoả mãn hai yêu cầu: công nghệ cao và nhu cầu của khách hang - Đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin.

- Cấu trúc năng động, linh hoạt có thể khai thác tối đa các nguồn lực (nhân lực) - Tạo sự ổn định của tổ chức doanh nghiệp song có thể điều chỉnh cho dự

- Mỗi khâu chịu sự chỉ đạo của hai trung tâm hiệu lực điều hành tập trung thống nhất bị hạn chế.

- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ khó khăn - Việc thiết kế đòi hỏi kiến thức chuyên sâu 1.3 Chức năng điều khiển - phối hợp

Chức năng hoạch định và tổ chức dù đã được thực hiện tốt nhưng nếu nó không được đưa vào vận hành thực tiễn thì cũng không có giá trị gì cả Việc điều khiển cơ cấu tổ chức quản lý để thực hiện lập kế hoạch tổ chức do đó, trở thành vấn đề hết sức cần thiết Người thực hiện việc điều khiển tổ chức là người phải thực sự nắm được quyền lực quản lý và có tri thức, kỹ năng lãnh đạo nhất định.

a Điều khiển hệ thống

Là một trong những chức năng của quản lý, đó là quá trình chủ thể điều khiển sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con người một cách có chủ đích để họ tự nguyên và nhiệt tình phấn đấu đạt được mục tiêu đề ra.

Gồm có quá trình quyết định, nếu không có sự quyết định tức là người lãnh đạo tự tước bỏ vai trò điều khiển của mình Công việc ra quyết định là công việc thường xuyên nhưng không phải bao giờ cũng được thực hiện một cách dễ dàng vì nó liên quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, thậm chí sự tồn tại hay phá sản của

- Kiểm tra việc thực hiện

+ Lan truyền tâm lý: hiện tượng phổ biến trong tập thể Sự lan truyền tâm lý mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động, quán tính trong tập thể Nó có thể gây ảnh hưởng xấu cho tập thể.

Tâm trạng tập thể: Nó được hình thành một cách tự phát, thể hiện tương đối bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh.

Tâm trạng có thể là tích cực nhờ đó mà hiệu suất lao động cao.

Tâm trạng có thể là tiêu cực thì ảnh hưởng rất lớn đến tập thể (năng lực làm việc kém, hiệu quả giảm xút, công việc trì trệ )

+ Dư luận tập thể.

Là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tượng, cá nhân hay nhóm người Dư luận tập thể có sức mạnh rất lớn trong việc tác động đến tâm lý chung hay tâm lý của từng cá nhân (biểu hiện tích cực hay tiêu cực).

c Truyền thông của hệ thống

Là phương tiện chủ yếu để người lãnh đạo hệ thống thực hiện năng lực điều khiển của mình Hoạt động truyền thông bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết định, các chuẩn mực, nhiệm vụ, các hướng dẫn ) của lãnh đạo và thủ lĩnh đến toàn bộ hệ thống, nó được diễn ra theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang Theo chiều dọc, thông tin được truyền xuống theo cấp độ của hệ thống, các thông tin mệnh lệnh từ trên xuống và các thông tin phản hồi từ dưới lên.

12