Tổng quan về khoa học tổ chức

Nguoàn goác xuaát hieän toå chöùc cuûa XH : + Söï toàn taïi, phaùt trieãn + Söï Ñoøi hoûi vaø phaân coâng XH Ñònh nghóa : + Moät taäp hôïp caùc thaønh phaàn + Mang tính chaát heä thoáng + Coù chuû yù nhaèm vaøo muïc tieâu chuyeân bieät. + Thoõa maõn caùc nhu caàu nhaát ñònh cuûa XH

TỔNG QUAN

VỀ KHOA HỌC TỔ CHỨC

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

Nguồn gốc xuất hiện tổ chức của XH :

+ Sự tồn tại, phát triễn

+ Sự Đòi hỏi và phân công XH

Định nghĩa :

+ Một tập hợp các thành phần

+ Mang tính chất hệ thống

+ Có chủ ý nhằm vào mục tiêu chuyên biệt + Thõa mãn các nhu cầu nhất định của XH

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

 Theo Chester I Barnard : “ Tổ chức là một hệ

thống , của những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người, kết hợp với nhau một cách có ý thức

“

 Theo Edgar Schein thì một tổ chức có các điểm

sau : “ Kết hợp nỗ lực của mọi người – Có mục

đích và mục tiêu chung – Có sự phân công hành

động – Có hệ thống thứ bậc quyền lực “

“ Bệnh viện là một bộ phận không thể tách rời của tổ chức xã hội và ngành y tế, chức năng của nó là chăm sóc sức khỏe toàn diện cho người dân, cả phòng bệnh và chữa bệnh ,… Bệnh viện còn là trung tâm đào tạo cán bộ y tế và nghiên cứu

khoa học “

Tổ chức y tế thế giới

I Ư

N

O

NÔ

AO

A M

B U

R Â

THÀNH PHẦN CỦA TỔ CHỨC

CON NGƯỜI

Cấu trúc bộ máy

Hoạt động

Cấu trúc ?

Cơ cấu bộ máy

Chức năng, nhiệm vụ

Quyền hạn, trách nhiệm

Hoạt động ?

Tổ chức SX, KD, PV Thỏa

mãn nhu cầu XH

Con người ?

Khả năng trình độ

Thái độ, hành vi, …

CẤU TRÚC BỘ MÁY TỔ CHỨC BV

Định nghĩa :

- Sự tập hợp các bộ phận.

- Được thiết lập các mối quan hệ rỏ ràng

- Được chuyên môn hóa

- Có trách nhiệm quyền hạn nhất định

- Bố trí theo từng cấp, bộ phận khác nhau

- Thực hiện các chức năng quản lý, kỹ thuật.

- Phục vụ mục đích chung đã xác định.

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

NGUYÊN TẮC

1 Gắn với phương hướng,mục đích tổ chức.

2 Khả năng phù hợp, linh hoạt, năng động

3 Mang tính hiệu qủa.

YẾU TỐ CƠ BẢN

1 Chuyên môn hóa,

2 Tiêu chuẩn hóa,

3 Quan hệ phối hợp,

4 Hệ thống quyền lực.

HOẠT ĐỘNG CỦA BỆNH VIỆN

 Hoạt động chuyên ngành :

+ Cấp cứu, khám chữa bệnh nội/ngoại trú

+ NCKH, Đào tạo, Phòng bệnh, hợp tác

 Hoạt động Quản lý :

+ Các nguồn lực.

+ Tổ chức điều hành

+ Giám sát, Theo dõi - Đánh gía.

+ Quan hệ, liên kết, chỉ đạo …

CON NGƯỜI TRONG TỔ CHỨC

 Con người chung :

+ Thành phần / Trình độ

+ Hôn nhân gia đình / nơi cư trú

CHỨC NĂNG BỆNH VIỆN

Chức năng chuyên môn : Khám chữa

bệnh – Nghiên cứu khoa học – Đào tạo – Chỉ đạo tuyến dưới – Tham gia phòng chống dịch và các bệnh xã hội – Hợp tác quốc tế

Chức năng quản lý : Định hướng,Tổ chức - điều hành, Quản lý các

nguồn lực, đặc biệt là quản lý kinh

tế, tài chính

MÔI TRƯỜNG BỆNH VIỆN

Văn hoá tổ chức

Kinh tế Chính trị VH-XH

KH-KT Địa lý Khí hậu Tài nguyên

Nhà nước, Pháp luật

Edward Tylor (1871) :

“Văn hĩa là một tổng thể phức tạp bao gồm tri thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, tập

quán, và các khả năng, các thĩi quen khác mà con

đạo, con người và các giá trị, vẻ bên ngồi và

những biểu lộ cĩ thể quan sát được trong các vấn

đề mà những người trong tổ chức làm việc ra sao và

cư xử với nhau như thế nào”

VĂN HÓA TỔ CHỨC

VĂN HÓA TỔ CHỨC

Sự tập hợp các gía trị, kinh nghiệm,

cá tính, bầu không khí… của các

thành phần tổ chức, qua đó hình

thành :

“ Các Phương thức, mà con người

trong tổ chức đó : nhận thức, hành

động, tiến hành thực hiện nhiệm

vụ, và hoàn thành công việc chung

của tổ chức cũng như riêng của từng cá nhân “

Biểu hiện

PHÁT TRIỂN VĂN HÓA TỔ CHỨC

ORGANISATIONAL CULTURE

Rule 20 / 80

4 NHÓM VĂN HÓA TỔ CHỨC

“Failure to take culture into account will result

in just that – failure !”

Influence: everyone

Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ

chức

1. Yếu tố con người.

2. Yếu tố phong cách của người lãnh đạo.

3. Yếu tố trình độ của cá nhân và tổ chức.

4. Yếu tố hệ thống quan hệ, giao tiếp.

5. Yếu tố cấu trúc, cơ cấu các mối quan hệ.

6. Yếu tố gía trị và nề nếp.

7. Yếu tố định hướng, Kế hoạch phát triễn.

(Theo Mc Kinsey )

Điều chỉnh với nếp văn hóa của tổ chức

Kết qủa :

* Thực hiện

* Hội nhập

* Thay thế

“Một người biết lo bằng cả kho người

hay làm”

“Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao

động chung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý”

CÁC LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC

Lý thuyết Cổ điển : chú trọng cấu trúc chính thức của

tổ chức : Phân công - Tầm hạn quyền lực - Chức năng & dây truyền hoạt động - Hệ thống kiểm soát.

Max Weber (ng ười Đức, 1864-1920) Đức, 1864-1920) i c, 1864-1920) ,Mô hình bàn

giấy Thuyết quản lý TC : Hợp lý hóa tổ chức, Phân

công lao động, quyền hạn và trách nhiệm rỏ ràng - Hệ thống chỉ huy, trật tự - Hệ thống các văn bản, điều lệ, thủ tục - Luật lệ thống nhất và công bằng.

Frederick Taylor ,Tổ chức khoa học : Xây dựng định

mức - Hệ thống tiêu chuẩn & huấn luyện - Khen thưởng

- Lập kế hoạch & tổ chức các hoạt động

Henri Fayol (1841 – 1925) 14 nguyên tắc về quản lý

1 Phân công phù hợp, rõ ràng, tạo được sự liên kết

2 Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ, đúng mức

3 Duy trì kỷ luật, đảm bảo quy củ và tinh thần phục vụ

4 Thống nhất chỉ huy, mệnh lệnh từ một trung tâm

5 Chỉ đạo nhất quán (một kế hoạch, một đầu mối)

6 Xử lý hài hòa lợi ích, đ.bảo lợi ích chung cao nhất

7 Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng

8 Tập trung quyền lực trong hệ thống tổ chức quản lý

9 Xác định và ổn định cấp bậc với chức trách rõ ràng.

10 Đảm bảo trật tự trong hệ thống với vị trí xác định

11 Thực hiện công bằng trong quan hệ đối xử

12 Ổn định đội ngũ nhân sự và được bổ sung kịp thời

13 Khuyến khích sáng tạo, chủ động của mọi người

14 Xây dựng bầu không khí đồng thuận, đoàn kết

Lý thuyết Tân Cổ điển :

Elton Mayo :

Trường phái quan tâm đến các mối quan hệ của con người Mục tiêu là phải làm sao hài hòa giữa các mối quan hệ tâm lý, xã hội

không chính thức với cấu trúc và các mối

quan hệ chính thức trong tổ chức.

Theo A Maslow, 5 bậc thang nhu cầu, chính là động lực thôi thúc con người hành động

nhằm thỏa mản những nhu cầu

Nhu cầu cá nhân theo Maslow và Herzberg

TỰ HOÀN THIỆN ĐƯỢC TÔN TRỌNG

QUAN HỆ - XÃ HỘI

AN TOÀN BẢN THÂN

SINH LÝ CƠ BẢN

Ưùng xử, giao tiếp, Oån định, chế độ, CS Lương bổng, việc làm

YẾU TỐ THỰC HIỆN

YẾU TỐ THÚC ĐẨY

Tạo cơ hội, điều kiện, phát hiện, khuyếnh khích

Lý thuyết hệ thống :

L.P.Bertalafly (người Áo) từ thập kỷ 40 thế kỷ XX

Quan điểm hệ thống tương tác giữa các bộ phận

trong và ngoài tổ chức Bất kỳ sự thay đổi nào

của một bộ phận đều có những ảnh hưởng nhất định đến các bộ phận khác, đến toàn bộ hệ

thống và ngược lại

Quan điểm này cho rằng tổ chức là một hệ

thống mở có cơ cấu định hướng theo mục tiêu, và các thành phần từ khi vào đến khi ra khỏi tổ chức

- Tổ chức là một hệ thống con (subsystem) hệ thống

hợp lực phối sinh (synergy) thành (2+2>4)

- Mỗi thành phần sẽ tạo ra giá trị riêng gấp bội khi

tương tác với cả hệ thống mở (Open system) Ranh

giới tương đối co giãn, linh động

- Mỗi hệ thống có những Đầu vào - Quá trình biến đổi bên trong hệ thống - Đầu ra của hệ thống Thông tin

phản hồi là chìa khóa để kiểm soát hệ thống phục vụ

việc đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết

Thuyết quản lý hệ thống : năng động + tương tác + nhiệm vụ quản lý Có chương trình hành động Dự liệu trước kết quả gần và xa Duy trì cân đối : nhu

cầu và mục tiêu của toàn bộ tổ chức.

- Đạo : Định hướng.

- Thể : Bộ máy.

- Tài : Con người.

- Thuật : Điều hành

THUẬT TRỊ TRONG TỔ CHỨC QUẢN LÝ

TAM VỊ NHẤT THỂ , TỨ TRỤ

TRONG QUẢN LÝ

Thông tin / đánh giá

Chính xác,Hiệu qủa Điều hành phối hợp, hợp tác hiệu qủa

Vị trí vai trò, chức năng nhiệm vụ

YẾU TỐ TAM THỂ - TAM TỰ CỦA CON NGƯỜI LAO ĐỘNG

KURT LEWIN

DIAMOND

THAY ĐỔI & PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Nguồn gốc của sự thay đổi

 Các yếu tố bên ngoài :

+ Nhu cầu XH, Thị trường

+ Chính sách, Pháp luật Nhà nước.

+ Điều kiện kinh tế.

 Các yếu tố bên trong :

+ Con người

+ Trang thiết bị, công nghệ

+ Năng lực quản lý, chất lượng DV

s.o.s

CHU KỲ SỐNG VÀ THOÁI HÓA CỦA TỔ CHỨC

Hình thành Tăng trưởng Phát triễn Thoái hóa

Kế hoạch

thăm dò

Kế hoạch ngắn hạn xác định

Kế hoạch dài hạn xác định

Kế hoạch ngắn hạn đối phó

Mù

SUY THOÁI TỔ CHỨC VÀ CÁC GIẢI PHÁP

KHÔNG GIẢI PHÁP

KHÔNG LỰA CHỌN

CẢI TỔ HIỆU QỦA

KHỦNG HOẢNG

HÀNH ĐỘNG ĐÚNG

HÀNH ĐỘNG

SAI

HÀNH ĐỘNG TỨC THỜI

KHÔNG HÀNH ĐỘNG

THÔNG TIN

TỐT

MÙ

Viễn cảnh thay đổi

 Thay đổi là không thể tránh được.

 Thay đổi luôn là thách thức và cơ hội.

 Thay đổi luôn bị mọi người phản đối.

 Thay đổi luôn phức tạp và rắc rối.

 Thay đổi cần có kế hoạch & vai trò lãnh đạo.

Trong thế giới luôn bi n ến động động ng , thì chỉ có con đường

kiên trì và thực hiện thay đổi.

THAY ĐỔI CẦN CÓ VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VÀ CÓ KẾ

HOẠCH / CHƯƠNG TRÌNH THAY ĐỖI

5 lĩnh vực thay đổi cần tập trung

Tầm nhìn - Tập hợp những giá trị nòng cốt

“Mọi thứ đều thay đổi khi chúng ta thay đổi”

Phát triển xoắn ốc

Phân tích các lực trong thay đổi

Kỹ thuật và QL thông tin

Aùp lực môi trường/Chính trị

Thiếu thời gian Aùp lực giá cả

Văn hóa tổ chức

Thiếu động viên

Can thiệp của CQ

Áp lực Dân số

KHCN mới

Truyền thông kém

Lo sợ thay đổi

Chính sách nội bộ

Lãnh đạo kém

Đòi hỏi của bệnh nhân

YT & XH

Hệ thống cơ bản của nguyên lý đổi mới

Các yêu cầu của sự thay đổi

người cùng tham gia

có điểm khởi đầu

đầu tạo niềm tin cho cả hệ thống

hiện

Đánh giá và cải thiện các thay đổi

THAY ĐỔI LÀ TIẾN TRÌNH LIÊN TỤC PHÁT

TRIỂN TỔ CHỨC KHÔNG NGỪNG.

HÃY LÀM CHO SỰ THAY ĐỔI TRỞ THÀNH LẺ SỐNG BÌNH THƯỜNG, THỰC TẾ QUEN THUỘC HẰNG NGÀY CỦA MỖI CÁ NHÂN

VÀ TỔ CHỨC

CÁC BƯỚC CHẨN ĐOÁN VẤN ĐỀ

Tập trung xác định khu vực thực

sự của vấn đề

Kiểm tra lại dữ kiện Cần thêm dữ kiện

CHẨN ĐOÁN LỰC CẢN - LỰC ĐẨY

Lực cản trở thay đổi

Lực thúc đẩy thay đổi

Thăng bằng hiện tại

Môi trường tốt, hấp dẫn

Gánh nặng công việc / nhà Khí hậu xấu

Kiểm soát tuyến Tr.tiếp kém

Không có lợi

Tiêu chuẩn phép thấp

Khung chi trả lương

Chủ trương thúc đẩy

Lo sợ mất việc

Sự hứng thú trong công việc 6%

3%

CÁC KỸ THUẬT TRONG THAY ĐỔI

1.Kỹ thuật nhận diện lĩnh vực có vấn đề :

+ Vật chất - Tinh thần.

+ Kỹ thuật – Tổ chức quản lý.

2 Kỹ thuật phân tích nguyên nhân của vấn đề :

+ Cây vấn đề.

+ Fish-bone and Why

+ Phân tích Weisbord

Phân tích Weisbord

1 Mô tả chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.

2 Mô tả và phân tích vấn đề có quan hệ với ? :

- Sự lãnh đạo của tổ chức.

- Nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức.

- Cấu trúc và các bộ máy của tổ chức.

- Các mối quan hệ trong và ngoài tổ chức.

- Hệ thống thưởng phạt của tổ chức.

- Chính sách và cơ chế của tổ chức.

- Khả năng nguồn lực của tổ chức.

- Văn hóa và các gía trị của tổ chức.

Phân tích Weisbord (tt)

3 Rút ra các nguyên nhân làm phát sinh vấn đề.

4 Thảo luận và thoả thuận với nguyên nhân gốc rể của vấn đề

những yêu cầu : nó giải thích được lý do nẩy sinh các biểu hiện tiêu cực - nguyên nhân này có thể giải quyết được bởi chính nguồn lực của tổ chức - nguyên nhân này trong phạm vi kiểm soát của tổ chức – Có các biện pháp giải quyết nguyên nhân này với kết qủa ổn định lâu dài.

Kỹ thuật phân tích các giải pháp

Các giải pháp được chọn để hành động phải đáp ứng các yêu cầu sau :

- Giải quyết được nguyên nhân gốc rể và vấn đề

- Giải quyết được những vướng mắc và xung đột

- Thỏa mãn đòi hỏi và thúc đẩy được mọi người.

- Kế hoạch thực hiện giải pháp có thể thực thi.

- Có đủ thời gian để thực hiện giải pháp.

- Các nguồn lực sẳn sàng để thực hiện giải pháp.

- Ngăn chặn được vấn đề dã xãy ra và tái xãy ra.

- Cân nhắc được hệ qủa khi thực hiện giải pháp.

SƠ ĐỒ CỦA DỰ ÁN THAY ĐỔI

TÌNH HUỐNG CÓ VẤN ĐỀ

QUYẾT ĐỊNH THAY ĐỔI ?

KHÔNG

Nhập cuộc và can thiệp

ĐÃ CÓ CÁC CỐ VẤN ?

KHÔNG

Thống nhất với các Cố vấn

CÁC DỮ KIỆN CẦN THIẾT ?

Thu thập số liệu

PHẠM VI VẤN ĐỀ ?

XEM LẠI

chẩn đoán chuyên biệt

TỔ CHỨC THỰC HIỆN ?

Hệ thống giám sát

SAI SÓT ? TIẾP TỤC SỮA CHỮA ?

QUYẾT ĐỊNH KẾT THÚC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁI MỚI

Xem xét nhu cầu thay đổi

Thực hiện chu trình mới

1

2

3 4