Tiểu luận cuối kỳ học phần phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm đề tài xây dựng phần mềm quản lý khách sạn

Nhóm em sẽ đi sâuvào các yêu cầu đặc thù của ngành này và khám phá các phương pháp, quytrình và công cụ quan trọng trong việc tạo ra các ứng dụng phần mềm quản lýkhách sạn chất lượng cao

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN

- -TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

VÀ BẢO TRÌ PHẦN MỀM

ĐỀ TÀI: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

GIẢNG VIÊN GIẢNG DẠY: Dương Quang Triết

NHÓM: 11

TP HỒ CHÍ MINH - 2023

Nhận xét của GV

TP.HCM, Ngày … Tháng … Năm …

Giảng viên hướng dẫn

(Ký ghi rõ họ tên)

Lời Mở Đầu

Ngành du lịch và khách sạn đóng góp một phần quan trọng vào sự pháttriển kinh tế và văn hóa của một quốc gia Trong bối cảnh hiện nay, quản lýkhách sạn trở thành một thách thức đáng kể, đặc biệt khi cần đáp ứng nhu cầungày càng tăng về dịch vụ khách hàng và quản lý hiệu quả nguồn lực

Trong tiểu luận này, nhóm em tập trung nghiên cứu và khám phá quátrình xây dựng và phát triển phần mềm quản lý khách sạn Nhóm em sẽ đi sâuvào các yêu cầu đặc thù của ngành này và khám phá các phương pháp, quytrình và công cụ quan trọng trong việc tạo ra các ứng dụng phần mềm quản lýkhách sạn chất lượng cao

Nhóm em sẽ xem xét các chức năng cơ bản của một hệ thống quản lýkhách sạn, bao gồm đặt phòng, quản lý phòng, quản lý đặt chỗ, thanh toán vàbáo cáo Nhóm em sẽ tìm hiểu về các khía cạnh quan trọng như quản lý thôngtin khách hàng, quản lý đặt chỗ và quản lý tài chính để đảm bảo rằng hệ thốngphần mềm được phát triển đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của khách sạn

Ngoài ra, nhóm em sẽ khám phá các vấn đề liên quan đến tích hợp hệthống phần mềm quản lý khách sạn với các công nghệ khác như hệ thống đặtchỗ trực tuyến, kỹ thuật truyền thông và phân tích dữ liệu Nhóm em sẽ tìmhiểu về cách tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường trải nghiệm củakhách hàng thông qua phần mềm quản lý khách sạn

Cuối cùng, nhóm em sẽ xem xét các xu hướng mới và công nghệ tiêntiến trong lĩnh vực xây dựng và phát triển phần mềm quản lý khách sạn, nhưphát triển cơ sở dữ liệu và giao diện của phần mềm

M c L ụ ụ

CHƯƠNG 1 TỔNG QUÁT VỀ ĐỀ TÀI 6

1.1 Lý do chọn đề tài 6

1.2 Mục đích đề tài 6

1.3 Nội dung nghiên cứu 7

1.4 Phạm vi đối tượng 8

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 9

2.1 Nhu cầu nhân sự 9

2.2 Quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự 9

2.3 Đào tạo và phát triển nhân viên 10

2.4 Đánh giá hiệu suất nhân viên 11

2.5 Quản lý thời gian làm việc và lịch làm việc 12

2.6 Tư liệu khảo sát 13

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍC HỆ THỐNG 15

3.1 Phân tích chức năng 15

3.1.1 Quản lý nhân sự: 16

3.1.2 Quản lý phòng: 17

3.1.3 Lập báo cáo: 18

3.1.4 Quản lý dịch vụ: 19

3.1.5 Chức năng lương nhân viên: 20

3.1.6 Chức năng liên hệ: 21

3.2 Phân tích dữ liệu 22

3.2.1 Biểu đồ mức ngữ cảnh của hệ thống 22

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh hệ thống 23

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tra cứu thông tin 23

3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh lương nhân viên 24

3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý nhân sự 24

3.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý dịch vụ 25

3.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh báo cáo 25

3.2.8 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phòng khách sạn 26

3.2.9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phòng liên hệ 26

3.3 Mô hình vật lý dữ liệu 26

3.4 Mô hình quan hệ dữ liệu 29

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VẬN HÀNH – BẢO TRÌ 30

4.1 Quy trình vận hành phần mềm quản lý phần mềm khách sạn 30

4.1.1 Sơ đồ vận hành phần mềm 30

4.1.2 Triển khai và cấu hình: 30

4.1.3 Vận hành hàng ngày: 31

4.1.4 Giám sát và báo cáo: 31

4.1.5 Sửa lỗi và nâng cấp: 31

4.1.6 Hỗ trợ và tương tác với khách hàng: 31

4.2 Quy trình bảo trì phần mềm quản lý khách sạn 32

4.2.1 Sơ đồ bảo trì phần mềm 32

4.2.2 Xác định nhiệm vụ bảo trì: 32

4.2.3 Lập kế hoạch bảo trì: 32

4.2.4 Thực hiện bảo trì: 32

4.2.5 Kiểm tra và xác nhận: 32

4.2.6 Ghi nhận và báo cáo: 33

4.2.7 Liên tục cải thiện: 33

CHƯƠNG 5 THIẾT KẾ PHẦN MỀM 34

5.1 Form hệ thống 34

5.2 Form quản lý khách hàng 34

5.2.1 Form quản lý khách hàng 35

5.3 Form quản lý dịch vụ 35

5.3.1 Form chi tiết dịch vụ 35

5.4 Form quản lý phòng 36

5.4.1 Form chi tiết quản lý phòng 37

5.4.2 Form tìm kiếm phòng 37

5.5 Form báo cáo 38

5.5.1 Form báo cáo doanh thu thuê phòng 38

5.5.2 Form báo cáo doanh thu dịch vụ 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1

MỤC LỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU

Hình 2.1.Bảng chấm công ngày 14

Hình 3.1: Các chức năng chính của hệ thống quản lý khách sạn 16

Hình 3.2: Chức năng đăng nhập 16

Hình 3.3: Chức năng quản lý nhân sự 17

Hình 3.4: Chức quản lý phòng 18

Hình 3.5: Chức năng lập báo cáo 19

Hình 3.6: Chức năng quản lý dịch vụ 20

Hình 3.7: Chức năng quản lý lương nhân viên 21

Hình 3.8: Chức năng liên hệ 22

Hình 3.9: Biểu đồ mức ngữ cảnh của hệ thống 22

Hình 3.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh hệ thống 23

Hình 3.11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tra cứu thông tin 23

Hình 3.12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh lương nhân viên 24

Hình 3.13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh nhân sự 24

Hình 3.14: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý dịch vụ 25

Hình 3.15: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh báo cáo 25

Hình 3.16: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phòng khách sạn 26

Hình 3.17: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh liên hệ 26

Bảng 3.1: TblNhanVien 27

Bảng 3.2: TblKhachHang 27

Bảng 3.3: TblPhong 27

Bảng 3.4: Tbl ChiTietThuePhong 27

Bảng 3.5: TblTrangBiTienNghi 28

Bảng 3.6: TblHDThuePhong 28

Bảng 3.7: TblHDichVu 28

Bảng 3.8: TblDichVu 28

Hình 4.1: Sơ đồ mô hình quan hệ 29

Hình 4.1.Sơ đồ vận hành phần mềm 30

Hình 4.2: Sơ đồ bảo trì phần mềm 32

Hình 5.1: Form hệ thống 34

Hình 5.2: Form quản lý khách hàng 34

Hình 5.3: Form tìm khách hàng 35

Hình 5.4: Form quản lý dịch vụ 35

Hình 5.5: Form chi tiết dịch vụ 36

Hình 5.6: Form quản lý phòng 36

Hình 5.7: Form chi tiết quản lý phòng 37

Hình 5.8: Form tìm kiếm phòng 37

Hình 5.9 Form báo cáo doanh thu thuê phòng 38

Hình 5.10 Form báo cáo doanh thu dịch vụ 38

Chương 1 TỔNG QUÁT VỀ ĐỀ TÀI

1.1 Lý do chọn đề tài

1 Sự phát triển của ngành du lịch và khách sạn: Ngành du lịch và kháchsạn đang trở thành một trong những ngành phát triển nhanh nhất trêntoàn cầu Việc xây dựng phần mềm quản lý khách sạn sẽ đáp ứng nhucầu ngày càng tăng về quản lý hiệu quả, giúp các khách sạn tối ưu hóahoạt động của mình và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng

2 Quản lý tài nguyên và dịch vụ: Một hệ thống phần mềm quản lý kháchsạn sẽ giúp quản lý tài nguyên như phòng, nhân viên, thiết bị và dịch vụmột cách hiệu quả Nó cung cấp các công cụ để đặt phòng, quản lý lịchtrình, kiểm soát khoảng trống và phân bổ tài nguyên một cách thôngminh, giúp khách sạn tận dụng tối đa nguồn lực và cải thiện chất lượngdịch vụ

3 Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Phần mềm quản lý khách sạn giúptạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng Khách hàng có thể đặtphòng trực tuyến, xem thông tin về phòng, thực hiện thanh toán trựctuyến và tận hưởng các dịch vụ tiện ích khác Hệ thống cũng cho phépquản lý thông tin khách hàng, ghi nhớ lịch sử và sở thích, từ đó tạo racác trải nghiệm cá nhân hóa và tăng cường mức độ hài lòng của kháchhàng

4 Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phần mềm quản lý khách sạn giúp tối ưuhóa quy trình làm việc nội bộ của khách sạn Từ việc quản lý đặtphòng, kiểm soát khoản chi, quản lý nhân viên đến việc tạo báo cáo vàphân tích hiệu suất, hệ thống phần mềm giúp giảm thiểu công việc thủcông, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót

5 Tích hợp với công nghệ tiên tiến: Xây dựng phần mềm quản lý kháchsạn cũng cung cấp cơ hội để tích hợp với các công nghệ tiên tiến như trítuệ nhân tạo, Internet of Things (IoT) và phân tích dữ liệu Việc ápdụng những công nghệ này có thể cung cấp thông tin quan trọng vàgiúp đưa ra quyết định thông minh, từ việc dự đoán nhu cầu đặt phòngcho đến tăng cường an ninh và quản lý năng lượng tiết kiệm

Trên đây chỉ là một số lợi ích và lý do nổi bật của việc chọn đề tài phát triểnphần mềm quản lý khách sạn Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc nghiên cứu vàphát triển phần mềm trong lĩnh vực này cũng đòi hỏi kiến thức sâu rộng vềquản lý khách sạn và sự hiểu biết về quy trình kỹ thuật phần mềm

1.2 Mục đích đề tài

1 Nghiên cứu và ứng dụng kiến thức: Mục đích chính của đề tài là nghiêncứu và áp dụng các kiến thức liên quan đến xây dựng và phát triển phầnmềm quản lý khách sạn Qua đó, người nghiên cứu có thể hiểu rõ hơn

về quy trình, phương pháp và công cụ trong việc phát triển phần mềmquản lý khách sạn

2 Giải quyết thách thức trong quản lý khách sạn: Mục đích của đề tàicũng là giúp giải quyết những thách thức trong quản lý khách sạn hiệntại Phần mềm quản lý khách sạn có thể cung cấp các giải pháp hiệuquả cho việc quản lý tài nguyên, tăng cường trải nghiệm khách hàng,tối ưu hóa quy trình làm việc và tích hợp công nghệ tiên tiến

3 Cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ: Mục tiêu khác của đề tài làcải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ của các khách sạn Phần mềmquản lý khách sạn giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên và quy trình làmviệc, giúp tăng cường trải nghiệm của khách hàng và đáp ứng nhu cầungày càng đa dạng của họ

4 Khám phá và áp dụng công nghệ mới: Đề tài cũng nhằm khám phá và

áp dụng các công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực phát triển phần mềmquản lý khách sạn, như trí tuệ nhân tạo, IoT và phân tích dữ liệu Mụcđích là nắm bắt và tận dụng các tiềm năng của công nghệ mới để nângcao hiệu quả và tạo ra giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp

Tổng cộng, mục đích của đề tài phát triển phần mềm quản lý khách sạn lànghiên cứu, áp dụng và cải thiện quy trình và công nghệ để tối ưu hóa quản lýkhách sạn và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng

1.3 Nội dung nghiên cứu

1 Phân tích yêu cầu: Nghiên cứu về phân tích yêu cầu là một phần quantrọng trong việc xây dựng phần mềm quản lý khách sạn Nó liên quanđến việc tìm hiểu và hiểu rõ các yêu cầu kỹ thuật, chức năng và phichức năng của hệ thống Phân tích yêu cầu đảm bảo rằng phần mềmđược phát triển đáp ứng đúng nhu cầu và mong đợi của khách hàng vàngười sử dụng

2 Thiết kế hệ thống: Nghiên cứu về thiết kế hệ thống tập trung vào việctạo ra kiến trúc và cấu trúc tổng quan cho phần mềm quản lý khách sạn

Nó liên quan đến quyết định về cấu trúc dữ liệu, cách thức tổ chức vàquản lý các thành phần phần mềm, và việc xác định các giao diện vàtương tác giữa các thành phần

3 Quản lý thông tin khách hàng: Phần mềm quản lý khách sạn thườngchứa thông tin về khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử đặtphòng, yêu cầu đặc biệt và sở thích Nghiên cứu trong lĩnh vực này tậptrung vào việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, bảo mậtthông tin và cung cấp cách để tận dụng thông tin này để cung cấp trảinghiệm cá nhân hóa cho khách hàng.

4 Quản lý đặt phòng và phòng: Một yếu tố quan trọng của phần mềmquản lý khách sạn là quản lý đặt phòng và quản lý các phòng Nghiêncứu trong lĩnh vực này tập trung vào các quy trình quản lý đặt phòng,kiểm soát số lượng phòng trống, quản lý lịch trình và các hoạt độngliên quan đến quản lý phòng

1.4 Phạm vi đối tượng

Phần mềm quản lý khách sạn hướng tới đối tượng là các khách sạn và cơ sởlưu trú tương tự Đây là các doanh nghiệp hoặc tổ chức quản lý và vận hànhcác dịch vụ khách sạn như phòng nghỉ, nhà hàng, dịch vụ đặt tour và các tiệních khác Phạm vi đối tượng cụ thể có thể bao gồm:

1 Khách sạn: Các khách sạn độc lập hoặc chuỗi khách sạn có thể sử dụngphần mềm quản lý khách sạn để quản lý và vận hành hoạt động hàngngày của họ Điều này bao gồm quản lý đặt phòng, quản lý phòng, dịch

vụ khách hàng, quản lý tài chính và báo cáo

2 Khu nghỉ dưỡng: Các khu nghỉ dưỡng và các cơ sở lưu trú nghỉ dưỡngkhác cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý cáchoạt động liên quan đến việc cung cấp dịch vụ nghỉ dưỡng, quản lý đặtphòng, quản lý tiện ích và các hoạt động giải trí

3 Nhà nghỉ, biệt thự cho thuê: Ngoài khách sạn truyền thống, phần mềmquản lý khách sạn cũng có thể hướng tới những doanh nghiệp cho thuênhà nghỉ, biệt thự hoặc căn hộ ngắn hạn Đối tượng này bao gồm quản

lý đặt phòng, quản lý lịch trình, thanh toán và dịch vụ khách hàng

4 Các cơ sở lưu trú khác: Phần mềm quản lý khách sạn có thể áp dụngcho các loại cơ sở lưu trú khác như khu căn hộ dịch vụ, nhà trọ, khuchung cư cao cấp hoặc các cơ sở lưu trú trên địa bàn du lịch

Phạm vi đối tượng mà phần mềm quản lý khách sạn hướng tới là các doanhnghiệp hoạt động trong lĩnh vực khách sạn và cơ sở lưu trú, nhằm hỗ trợ quản

lý hoạt động và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của họ

Chương 2 KHẢO SÁT VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2.1 Nhu cầu nhân sự

Khảo sát nhằm xác định nhu cầu nhân sự cho hoạt động quản lý kháchsạn Điều này bao gồm việc xác định số lượng và loại chức danh nhân sự cầnthiết để duy trì và vận hành khách sạn một cách hiệu quả

Đánh giá nhu cầu nhân sự trong phần mềm quản lý khách sạn là quátrình xác định số lượng và loại chức danh nhân sự cần thiết để hoạt độngkhách sạn diễn ra một cách hiệu quả Đây là một bước quan trọng để đảm bảorằng đội ngũ nhân viên được tổ chức và phân công đúng mức đáp ứng nhucầu của khách hàng

Để đánh giá nhu cầu nhân sự, có thể thực hiện các bước sau:

1 Phân tích công việc: Xác định các công việc và nhiệm vụ trongphần mềm quản lý khách sạn Liệt kê và mô tả chi tiết các chứcnăng, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho mỗi công việc Điềunày giúp hiểu rõ các yêu cầu công việc và tạo cơ sở để xác địnhnhu cầu nhân sự

2 Xác định khối lượng công việc: Đánh giá khối lượng công việccần thực hiện cho mỗi công việc và đo lường sự phức tạp củacông việc đó Xem xét thời gian và nguồn lực cần thiết để hoànthành các nhiệm vụ Điều này giúp định lượng nhu cầu nhân sựdựa trên khối lượng công việc

3 Dự đoán tải công việc: Dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc các thông sốthống kê, ước tính tải công việc trong tương lai Điều này liênquan đến dự đoán sự tăng trưởng hoặc sụt giảm của công việc,đặc biệt trong các mùa cao điểm hoặc mùa thấp điểm

4 Đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ nhân sự: Xem xét sự phùhợp giữa kỹ năng và năng lực của đội ngũ nhân sự hiện tại vớiyêu cầu công việc Đánh giá liệu đội ngũ có đủ số lượng và kỹnăng cần thiết để đáp ứng nhu cầu hiện tại hay không

5 Dự báo nhu cầu tương lai: Dựa trên các yếu tố như kế hoạch pháttriển, chiến lược mở rộng, xu hướng thị trường và dự báo doanhthu, dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai Điều này giúpchuẩn bị sẵn sàng cho sự mở rộng và đáp ứng nhu cầu tăngtrưởng

Tổng hợp các thông tin trên, việc đánh giá nhu cầu nhân sự trong phầnmềm quản lý khách sạn giúp xác định số lượng và chức danh nhân sự cầnthiết để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại và tương lai của khách sạn

2.2 Quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự

Khảo sát có thể tập trung vào quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân

sự Nó có thể xác định các phương pháp và tiêu chí đánh giá ứng viên, đảmbảo việc lựa chọn nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc và mục tiêu củakhách sạn

Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự trong phần mềm quản lýkhách sạn là quá trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các ứng viên phù hợpnhằm đáp ứng nhu cầu công việc và mục tiêu của khách sạn Quy trình nàybao gồm các bước sau:

1 Xác định nhu cầu tuyển dụng: Dựa trên đánh giá nhu cầu nhân sự vàkhối lượng công việc, xác định số lượng và các vị trí cần tuyển dụng.Điều này bao gồm việc xác định yêu cầu công việc, kỹ năng, trình độ

và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vị trí

2 Đăng tin tuyển dụng: Quảng bá thông tin về việc tuyển dụng để thu hútứng viên tiềm năng Các công cụ quảng cáo trực tuyến, trang web tuyểndụng, mạng xã hội và các kênh khác có thể được sử dụng để đăng tintuyển dụng và thu hút sự quan tâm của ứng viên

3 Thu thập hồ sơ ứng viên: Tiếp nhận và xem xét hồ sơ ứng viên gửi đến.Đánh giá thông tin trong hồ sơ như quá trình học tập, kinh nghiệm làmviệc, kỹ năng và thành tích cá nhân Các hồ sơ phù hợp sẽ tiếp tục vàogiai đoạn đánh giá tiếp theo

4 Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn các ứng viên được chọn Phỏng vấn

có thể diễn ra trực tiếp, qua điện thoại hoặc video để đánh giá kiếnthức, kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng thích ứng của ứng viên vớicông việc và môi trường làm việc

5 Kiểm tra tham chiếu: Thực hiện kiểm tra tham chiếu để xác minh thôngtin và đánh giá hiệu quả của ứng viên từ các nguồn tham chiếu nhưngười đã làm việc trước, giáo viên hoặc đồng nghiệp

6 Đánh giá và lựa chọn: Đánh giá tất cả các thông tin thu thập được vàlựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng Điều này có thểdựa trên các tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, độ phù hợp với yêu cầucông việc và sự phù hợp với văn hóa và giá trị của khách sạn

7 Thương lượng và chốt hợp đồng: Tiến hành các quá trình thươnglượng, chốt hợp đồng lao động và các thủ tục cần thiết để hoàn tất quytrình tuyển dụng và tuyển chọn

Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự là một quá trình quantrọng để chọn lọc và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu vàmục tiêu của khách sạn Quy trình này giúp đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên

được xây dựng chất lượng và đáp ứng được yêu cầu công việc trong môitrường khách sạn.

2.3 Đào tạo và phát triển nhân viên

Quản lý nhân sự trong phần mềm quản lý khách sạn cần đảm bảo rằngnhân viên được đào tạo và phát triển để đáp ứng nhu cầu công việc và cungcấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng Khảo sát có thể tập trung vào việcđánh giá các chương trình đào tạo hiện có và đề xuất các cải tiến và cập nhật

Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự trong phần mềm quản lýkhách sạn là quá trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các ứng viên phù hợpnhằm đáp ứng nhu cầu công việc và mục tiêu của khách sạn Quy trình nàybao gồm các bước sau:

1 Xác định nhu cầu tuyển dụng: Dựa trên đánh giá nhu cầu nhân sự vàkhối lượng công việc, xác định số lượng và các vị trí cần tuyển dụng.Điều này bao gồm việc xác định yêu cầu công việc, kỹ năng, trình độ

và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vị trí

2 Đăng tin tuyển dụng: Quảng bá thông tin về việc tuyển dụng để thu hútứng viên tiềm năng Các công cụ quảng cáo trực tuyến, trang web tuyểndụng, mạng xã hội và các kênh khác có thể được sử dụng để đăng tintuyển dụng và thu hút sự quan tâm của ứng viên

3 Thu thập hồ sơ ứng viên: Tiếp nhận và xem xét hồ sơ ứng viên gửi đến.Đánh giá thông tin trong hồ sơ như quá trình học tập, kinh nghiệm làmviệc, kỹ năng và thành tích cá nhân Các hồ sơ phù hợp sẽ tiếp tục vàogiai đoạn đánh giá tiếp theo

4 Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn các ứng viên được chọn Phỏng vấn

có thể diễn ra trực tiếp, qua điện thoại hoặc video để đánh giá kiếnthức, kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng thích ứng của ứng viên vớicông việc và môi trường làm việc

5 Kiểm tra tham chiếu: Thực hiện kiểm tra tham chiếu để xác minh thôngtin và đánh giá hiệu quả của ứng viên từ các nguồn tham chiếu nhưngười đã làm việc trước, giáo viên hoặc đồng nghiệp

6 Đánh giá và lựa chọn: Đánh giá tất cả các thông tin thu thập được vàlựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng Điều này có thểdựa trên các tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, độ phù hợp với yêu cầucông việc và sự phù hợp với văn hóa và giá trị của khách sạn

7 Thương lượng và chốt hợp đồng: Tiến hành các quá trình thươnglượng, chốt hợp đồng lao động và các thủ tục cần thiết để hoàn tất quytrình tuyển dụng và tuyển chọn

Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự là một quá trình quantrọng để chọn lọc và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu vàmục tiêu của khách sạn Quy trình này giúp đảm bảo rằng đội ngũ nhân viênđược xây dựng chất lượng và đáp ứng được yêu cầu công việc trong môitrường khách sạn.

2.4 Đánh giá hiệu suất nhân viên

Khảo sát có thể đánh giá các phương pháp và tiêu chí đánh giá hiệusuất của nhân viên trong phần mềm quản lý khách sạn Nó có thể xác địnhcách đo lường hiệu suất, phân loại nhân viên dựa trên tiêu chí và đề xuất cácbiện pháp cải thiện hiệu suất và động lực làm việc

Đánh giá hiệu suất nhân viên trong phần mềm quản lý khách sạn là quátrình đánh giá và đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên tiêu chí

và mục tiêu đã định sẵn Mục đích của việc đánh giá hiệu suất nhân viên làcung cấp thông tin quan trọng để đo lường sự đóng góp và đánh giá khả nănglàm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu suất và độnglực làm việc Dưới đây là các bước và phương pháp thường được sử dụngtrong quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên:

1 Xác định tiêu chí đánh giá: Đầu tiên, cần xác định các tiêu chí đánh giá

cụ thể để đo lường hiệu suất nhân viên Tiêu chí này có thể bao gồmcác mục tiêu công việc, kỹ năng chuyên môn, sự sáng tạo, khả nănglàm việc nhóm, chất lượng dịch vụ khách hàng, đội ngũ dưới quyềnquản lý và sự tuân thủ quy tắc, quy trình trong công việc

2 Thu thập thông tin: Tiếp theo, thông tin về hiệu suất của nhân viênđược thu thập thông qua nhiều nguồn khác nhau Điều này có thể baogồm phản hồi từ khách hàng, đánh giá của cấp trên, đánh giá của đồngnghiệp, tự đánh giá của nhân viên và dữ liệu về kết quả công việc

3 Đánh giá và đo lường: Thông tin thu thập được được đánh giá và đolường theo tiêu chí đã xác định trước đó Các phương pháp đánh giá cóthể bao gồm đánh giá bình chọn, phiếu đánh giá, phỏng vấn đánh giá,xếp hạng, đánh giá kỹ năng hoặc sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suấtnhân viên

4 Phản hồi và thảo luận: Sau khi đánh giá và đo lường hiệu suất, cungcấp phản hồi về kết quả cho nhân viên Tạo ra một cuộc thảo luận đểthảo luận về hiệu suất và đề xuất biện pháp cải thiện Điều này giúpnhân viên hiểu rõ về điểm mạnh, điểm yếu của mình và cách để pháttriển năng lực làm việc

5 Lập kế hoạch cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất, tạo ra một

kế hoạch cải thiện cụ thể để nhân viên phát triển năng lực làm việc vàđạt được mục tiêu đề ra Kế hoạch này có thể bao gồm việc cung cấp

đào tạo và phát triển kỹ năng, thay đổi nhiệm vụ hoặc trách nhiệm, đặt

ra mục tiêu cụ thể và đề xuất biện pháp hỗ trợ

Quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên là một công cụ quan trọng đểquản lý và nâng cao chất lượng làm việc trong phần mềm quản lý khách sạn

Nó cung cấp thông tin để đánh giá sự đóng góp và đề xuất biện pháp cải thiện,đồng thời tạo động lực cho nhân viên để phát triển và đạt được mục tiêu côngviệc

2.5 Quản lý thời gian làm việc và lịch làm việc

Khảo sát có thể tìm hiểu về quy trình quản lý thời gian làm việc và lịchlàm việc của nhân viên Nó có thể đánh giá cách phân công công việc, quản lý

ca làm việc và đề xuất cải tiến để tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trongquản lý thời gian làm việc

Quản lý thời gian làm việc và lịch làm việc trong phần mềm quản lýkhách sạn là quá trình xác định, tổ chức và giám sát thời gian làm việc củanhân viên để đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra một cách hiệu quả vànhân viên có thể làm việc một cách hiệu quả Dưới đây là một số khía cạnhquan trọng liên quan đến quản lý thời gian làm việc và lịch làm việc:

1 Xác định yêu cầu công việc: Đầu tiên, cần xác định yêu cầu công việc

và khối lượng công việc cần thực hiện trong khách sạn Điều này giúpxác định số lượng và loại nhân viên cần thiết và xác định các nhiệm vụcần thực hiện trong khung thời gian nhất định

2 Lập lịch làm việc: Dựa trên yêu cầu công việc, lập lịch làm việc chotừng nhân viên Lịch làm việc bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúccông việc, các ca làm việc và các ngày nghỉ Đảm bảo lịch làm việcđược phân bổ hợp lý để đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách sạn vàđồng thời đảm bảo rằng nhân viên không quá tải công việc

3 Quản lý thời gian làm việc: Quản lý thời gian làm việc bao gồm giámsát và kiểm soát hoạt động của nhân viên trong khung thời gian làmviệc Điều này có thể bao gồm giám sát việc tuân thủ lịch làm việc,giám sát thời gian sử dụng cho từng nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất làmviệc của nhân viên

4 Ưu tiên và quản lý công việc: Đối với quản lý thời gian làm việc hiệuquả, quản lý công việc là một yếu tố quan trọng Đảm bảo nhân viênbiết ưu tiên công việc và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để hoànthành nhiệm vụ theo kế hoạch

5 Định kỳ đánh giá và điều chỉnh: Thời gian làm việc và lịch làm việccần được đánh giá định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp vớiyêu cầu công việc Cần thực hiện điều chỉnh và tinh chỉnh lịch làm việckhi cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách sạn

Quản lý thời gian làm việc và lịch làm việc trong phần mềm quản lýkhách sạn giúp tăng cường hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và quản lýcông việc hiệu quả Nó đảm bảo rằng nhân viên làm việc đúng thời gian, giúpkhách sạn hoạt động một cách trơn tru và cung cấp dịch vụ tốt cho kháchhàng.

2.6 Tư liệu khảo sát

Qua quá trình tìm hiểu và tham khảo nhóm đã khảo sát được những giấy tờsau:

Hình 2.1.Bảng chấm công ngày

Thực tế có các giấy tờ và hình thức chấm công khác nhau nhưng hiệntại chỉ thu thập được bảng chấm công chung như trên

Chương 3 PHÂN TÍC HỆ THỐNG

3.1 Phân tích chức năng

Các chức năng chính của hệ thống:

Qua khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống, nghiên cứu các nghiệp

vụ, ta thấy nổi bật 8 chức năng chính là: Hệ thống, phòng khách sạn, quản lýdịch vụ liên hệ, quản lý lương, thống kê báo cáo, quản lý nhân sự, tìm kiếm,tra cứu

- Chức năng Hệ thống có nhiệm vụ quản lý thông tin tài khoản đăngnhập, thêm mới thay đổi mất khẩu, tên đăng nhập, thoát

- Chức năng phòng khách sạn: kiểm tra phòng trống, số lượng phòngtrong khách sạn, phòng vip, phòng thường

- Chức năng Quản lý dịch vụ: thêm sửa xóa dịch vụ hiện có hoặc sốlượng dịch vụ

- Chức năng liên hệ: chỉ được áp dụng cho người trực tiếp quản lý bộphận làm lương cho nhân viên trong công ty thông qua một số thông tinnhư bảng công, danh sách làm thêm giờ để từ đó đưa ra được bảnglương cho công ty

- Chức năng quản lý lương: chỉ được áp dụng cho người trực tiếp quản lý

bộ phận làm lương cho nhân viên trong công ty thông qua một số thôngtin như bảng công, danh sách làm thêm giờ để từ đó đưa ra được bảnglương cho công ty

- Chức năng quản lý nhân sự: nhân viên được luân chuyển hoặc thôi việccủa công ty khi có yêu cầu của cấp trên chỉ được thực hiện bởi nhânviên phòng nhân sự

- Chức năng tìm kiếm, tra cứu: có thể áp dụng cho nhân viên lễ tân vàquản lý Chức năng này phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, tra cứu thôngtin của nhân viên một cách nhanh nhất bằng cách tìm theo mã nhânviên, mã phòng hay mã dịch vụ

- Chức năng thống kê báo cáo: có nhiệm vụ thống kê và lập các báo cáotheo các tiêu chuẩn khác nhau, qua đó hỗ trợ công tác quản lý, lập kếhoạch bổ sung nhân viên, dịch vụ hay các phát sinh khác

Hình 3.1: Các chức năng chính của hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị muốn quản lý, và sửdụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn của người đăng nhập(quản lý, người dùng)

- Ở đây người quản trị có thể thay đổi mật khẩu của chương trình

để đảm bảo tính bảo mật của chương trình

- Chức năng đăng ký dùng cho nhân viên được ủy quyền đăng kýtài khoản theo chức vụ (mã nhân viên) đăng ký

o Nếu thêm hoặc sửa, sau khi nhập đầy đủ thông tin về nhân viên,người quản trị click “cập nhật”, thông tin về nhân viến sẽ đượccập nhật vào bảng CSDL.

o Nếu lựa chọn xóa nhân viên, yêu cầu người quản trị nhập vào mã

NV, sau đó lựa chọn xóa, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại danhsách các nhân viên trong khách sạn

o Khi lựa chọn xóa nhân viên, hệ thống có hiện thông báo xácnhận có xóa nhân viên hay không? nếu chọn không thì nhân viên

sẽ được giữ lại, nếu chọn có thi nhân viên sẽ được giữ lại, nếuchọn có thì mới xóa

Hình 3.3: Chức năng quản lý nhân sự

o Nếu nhân viên lựa chọn xóa thì yêu cầu nhân viên nhập chínhxác mã phòng cần xóa, sau đó xác nhận, thông tin về phòng đó sẽđược xóa khỏi bảng CSDL của hệ thống.

- Dòng sự kiện phụ:

o Nếu có sau sót trong quá trình nhập (số phòng, loại, giá …), hệthống có hiện thông báo cho nhân viên biết (VD sửa hoặc xóa,khi nhập mã phòng mà phòng đó không tồn tại thì hiện thông báocho nhân viên biết)

o Nếu trong quá trình nhập thông tin phòng, nếu thiếu thông tin bắtbuộc thì hiện thông báo cho nhân viên biết

Hình 3.4: Chức quản lý phòng

3.1.3 Lập báo cáo:

- Ca cho phép người quản trị lấy thông tin, báo cáo nhỏ từ nhân viên,tổng hợp thành báo cáo hang tháng hoặc báo cáo khi có yêu cầu vềdoanh thu, tình trạng phòng, hoặc dannh sách khách hang thuê

- Dòng sự kiện chính:

o Người quản trị đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình,lựa chọn chắc năng cần thống kê, lấy bản thống kê từ nhân viên

o Lựa chọn cách tổng hợp: theo tháng, tuần hoặc theo thời gian…

o Người quản trị chọn “Lưu” và có thể in báo cáo

- Dòng sự kiện phụ: