Ngồi ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thìtrước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để cóthể á
Trang 1Nhóm 2 – QTNL – K15
BÁO CÁO THỰC HÀNH MÔN: THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Đối Tượng Nghiên Cứu: Công ty TNHH Nước Giải Coca-Cola Việt Nam
Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Phương Tú
Lớp: QTNL – K15Sinh viên thực hiện: Nhóm 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
- -Hà Nội, ngày tháng năm 2023
Trang 2Nhóm 2 – QTNL – K15
BÁO CÁO THỰC HÀNH MÔN: THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Đối Tượng Nghiên Cứu: Công ty TNHH Nước Giải Coca-Cola Việt Nam
Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Phương Tú
Lớp: QTNL – K15Sinh viên thực hiện: Nhóm 2
Trang 3MỤC LỤC
MỤC LỤC 6LỜI MỞ ĐẦU 9CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT COCA-COLA VIỆT NAM _111.1 Lý do chọn doanh nghiệp 111.2 Giới thiệu khái quát về công ty Coca-Cola 121.2.1 S l ơ ượ c chung vềề doanh nghi p ệ _12 1.2.2 L ch s hình thành và phát tri n c a công ty Coca-Cola ị ử ể ủ _12 1.2.3 Th c tr ng kinh doanh c a công ty ự ạ ủ 14
1.3 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp _151.3.1 S đôề c cấấu t ch c ơ ơ ổ ứ 15 1.3.2 Ch c năng nhi m v c a các phòng ban ứ ệ ụ ủ 16
1.4 Sự cần thiết của việc thiết kế và phân tích công việc tại doanh nghiệp _19CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 212.1 Cơ sở lý luận về phương pháp và kĩ thuật phân tích công việc _212.1.1 Ph ươ ng pháp thu th p thônng tn phấn tch công vi c ậ ệ _21 2.1.2 Kyỹ thu t phấn tch công vi c ậ ệ 25
2.2 Thực trạng về phương pháp và kĩ thuật phân tích công việc _272.2.1 Ph ươ ng pháp phấn tch công vi c t i Coca Cola Vi t Nam ệ ạ ệ _27 2.2.2 Kyỹ thu t phấn tch công vi c t i Coca Cola ậ ệ ạ _30
2.3 Đánh giá về phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc 332.3.1 Ư u đi m ể _33 2.3.2 Nh ượ c đi m ể 35
2.4 Đề xuất hoàn thiện phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc _362.4.1 Đềề xuấất hoàn thi n ph ệ ươ ng pháp thu nh p thông tn ậ 37 2.4.2 Đềề xuấất hoàn thi n kyỹ thu t thu nh p thông tn ệ ậ ậ 38 2.4.3 Đềề xuấất khác 39
Trang 4CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY COCA-COLA _403.1 Cơ sở lý luận: _403.1.1 Căn c phấn tch công vi c cho v trí qu n lý c a doanh nghi p ứ ệ ị ả ủ ệ : 40 3.1.2 Phấn tch công vi c cho v trí qu n lý: ệ ị ả _42
3.2 Thực trạng phân tích công việc cho vị trí quản lý của công ty Coca – Cola: _483.2.1 Th c tr ng xấy d ng b n mô t công vi c cho v trí qu n lý: ự ạ ự ả ả ệ ị ả _48 3.2.2 Th c tr ng xấy d ng b n tều chu n công vi c cho v trí qu n lý: ự ạ ự ả ẩ ệ ị ả _52
3.3 Kết quả phân tích công việc cho vị trí quản lý: _553.4 Đánh giá chung công tác phân tích công việc cho vị trí quản lý: 603.4.1 Ư u đi m: ể _61 3.4.2 Nh ượ c đi m: ể 61
3.5 Đề xuất hoàn thiện: _62CHƯƠNG 4 : PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TẠI DOANH NGHIỆP _644.1 Cơ sở lý luận 644.1.1 Khái ni m ệ 64 4.1.2 Vai trò c a phấn tch công vi c đôấi v i nhấn viền ủ ệ ớ _64 4.1.3 Phấn tch công vi c cho v trí nhấn viền ệ ị _65 4.1.4 Các yều cấều vềề công vi c ệ _69
4.2 Thực trạng công tác phân tích công việc cho vị trí nhân viên 724.2.1 Th c tr ng xấy d ng b n mô t công vi c cho v trí nhấn viền ự ạ ự ả ả ệ ị _72 4.2.2 Th c tr ng xấy d ng b n tều chu n công vi c cho v trí nhấn viền ự ạ ự ả ẩ ệ ị _84
4.3 Kết quả phân tích công việc cho vị trí nhân viên 904.4 Đánh giá chung công tác phân tích công việc cho vị trí nhân viên 934.4.1 Ư u đi m ể _95 4.4.2 Nh ượ c đi m ể 95
4.5 Đề xuất hoàn thiện _96KẾT LUẬN _98
Trang 5Danh mục tài liệu tham khảo 100BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 _101
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với công việccủa mình là một vấn đề hết sức quan trọng Nó đòi hỏi mỗi người lãnh đạo, người quản lý sắp xếp côngviệc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độchuyên môn cao Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thìtrước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để cóthể áp dụng các vấn đề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính làmột phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào Phân tích công việc giúp cho các tổ chức cóđược những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các vấn đề:
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao động
Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơnhay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trọngnhất của tổ chức
Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm
rõ được mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao liệu mình có khảnăng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không.Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nênphân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào
Nhằm nâng cao hiểu biết về công tác thiết kế và phân tích công việc cho một công việc cụ thể trên
lý thuyết dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc cũng như việc áp dụng nó vào quá trình hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả, nhóm chúng em đã lựa chọn công ty TNHH Coca-Cola làm đề tài nghiên cứu Coca-Cola là một trong những thương hiệu quốc tế nổi tiếng nhất tại Việt Nam Coca-Cola Việt Nam hiện có các nhà máy đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hà Nội vớikhoảng 3500 nhân viên, trong đó 99% là người Việt Nam Với sự tiến bộ của khoa học công nghệ và sự bùng nổ của thời đại công nghệ 4.0 thì công ty cần có đội ngũ nhân sự chất lượng cao nên việc thiết kế
và phân tích công việc thực sự cần thiết
Bằng những kiến thức đã được học và sự hiểu biết của bản thân về công ty, chúng em đã tìm hiểu, xây dựng và thực hiện bài thực hành như sau Bài thực hành môn thiết kế và phân tích công việc cho
Trang 7Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Nước giải khát Coca-Cola Việt Nam
Chương 2: Phương pháo và kỹ thuật thiết kế phân tích công việc tại công ty Coca-cola Việt Nam Chương 3: Phân tích công việc cho vị trí quản lý tại công ty Coca-cola
Chương 4: Phân tích công việc cho vị trí nhân viên tại công ty Coca-cola
Nhóm 2 hi vọng bài thực hành thiết kế và phân tích công việc này sẽ giúp mọi người hiểu cụ thể hơn về môn học một cách thực tế nhất Mặc dù nhóm đã có nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về trình độ nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm 2 rất mong nhận được những đóng góp của quý thầy cô để bài thực hành được hoàn thiện hơn
Xin trân trọng cảm ơn!
Trang 8Với hơn 20 năm gia nhập thị trường Việt Nam, Coca-Cola đã có những đóng góp tích cực vào nền kinh tế và hỗ trợ phát triển xã hội bền vững thông qua các hoạt động đầu tư kinh doanh, chuỗi cung ứng, mạng lưới phân phối, nguồn nhân lực và các hoạt động cộng đồng Trong năm 2017, Coca-Cola đãđóng góp vào nền kinh tế Việt Nam với việc tạo ra 2.500 việc làm trực tiếp và từ đó tạo ra 6-10 lần việc làm gián tiếp từ chuỗi cung ứng.
Coca-cola đã tạo được thương hiệu và uy tín trong lòng người tiêu dùng nên thông tin về công ty nhiều đồng nghĩa với việc cơ hội tiếp cận thông tin về công ty, về công việc lớn tạo điều kiện thuận tiện cho việc nghiên cứu Ngoài ra, công ty Coca-cola là một công ty phát triển nên các vị trí về công việc
đa dạng, phù hợp nghiên cứu thiết kế và phân tích công việc để chúng ta có thể hiểu sâu hơn nội dung lýthuyết về phân tích công việc và áp dụng vào thực tế.Nghiên cứu về công tác thiết kế và phân tích công việc ở công ty Coca-cola làm nền tảng cho nghiên cứu các hoạt động khác về quản trị nhân lực, phù hợpvới ngành học là quản trị nhân lực
Vì vậy, công tác thiết kế và phân tích công việc của các nhà quản trị tại công ty Coca Cola cần được phát huy tốt nhất để đem lại lợi ích cho người lao động và doanh nghiệp Để đáp ứng cũng như thực hiện tốt các mục tiêu ngắn hạn- trung hạn- dài hạn của công ty thì công tác thiết kế và phân tích công việc càng được chú trọng, hoàn thiện và ứng dụng đồng bộ với các hoạt động quản trị nhân lực khác Đặc biệt, công tác thiết kế và phân tích công việc của Trưởng phòng kinh doanh góp phần quan
Trang 9Nhóm 2 – QTNL – K15
trọng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng cho công ty Chính vì vậy, sự cần thiết của việc làm bàithực hành là kết hợp giữa lý thuyết với thực tế để hiểu sâu, hiểu rõ và biết áp dụng lý thuyết vào thực tế hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp nên nhóm lựa chọn công ty Coca-cola để nghiên cứu
về công tác thiết kế vào phân tích công việc
1.2 Giới thiệu khái quát về công ty Coca-Cola
1.2.1 Sơ lược chung về doanh nghiệp
Tập đoàn Coca-Cola được sáng lập từ năm 1982 tại Hoa Kỳ, hoạt động trên 200 quốc gia trên thế giới Tại Việt Nam, công ty Coca-Cola hoạt động sản xuất kinh doanh trên 10 năm với những mặt hàng nổi tiếng như: Coca-Cola, Fanta, Sprite, nước cam ép Splash, nước uống đóng chai Joy, nước tăng lực Samurai, Schweppes, bột giải khát Samurai, bột Sunfill với các hương Cam, dứa, dâu
Tên giao dịch: Công ty TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT COCA-COLA VIỆT NAM
Tên nước giao dịch nước ngoài: Cola Indochine Pte.Ltd., Singapore Tên viết tắt: Cola
Coca-Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và đóng chai nước giải khát
có gas mang nhãn hiệu Coca-Cola
Địa chỉ: Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức – TP.Hồ Chí Minh
Website: www.coca-cola.vn
Số điện thoại: 84 8961 000
Số fax: 84 (8) 8963016
Hình thức đầu tư: 100% vốn nước ngoài
Tổng vốn đầu tư: 358.611.000 USD
Vốn pháp định: 163.836.000 USD
Mục tiêu: sản xuất các loại nước giải khát Coca-Cola, Fanta, Sprite,
1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Coca-Cola
Năm 1960, Coca Cola hiện diện tại Việt Nam
Năm 1994, công ty này bắt đầu chính thức kinh doanh
Tháng 8/1995, Coca Cola Đông Dương và công ty nông nghiệp và thực phẩm Vinafimex thành lập liên doanh đặt trụ sở tại miền Bắc Tuy nhiên phía Vinafimex đã bán lại 30% cổ phần cho Coca Cola sau nhiều năm thua lỗ triền miên với giá khoảng 2 triệu USD
Hình ảnh 1: Logo Coca - Cola
Trang 10Nhóm 2 – QTNL – K15
Tháng 9/1995: Một Liên Doanh tiếp theo tại miền Nam mang tên Công ty
Nước Giải Khát Coca-Cola Chương Dương cũng ra đời do sự liên kết giữa Coca-Cola và công ty Chương Dương của Việt Nam
Tháng 1/1998, tập đoàn Coca Cola lập thêm một liên doanh với công ty nước giải khát Đà Nẵng đặt tên Coca Cola Non Nước đặt tại miền Trung Ngoài ra còn một liên doanh khác của Coca Cola đặt tại miền Nam là Coca Cola Chương Dương
Tháng 10/1998, Chính phủ cho phép các công ty Liên doanh trở thành công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, các liên doanh này này lần lượt thuộc sở hữu hoàn toàn của Coca-Cola Đông Dương khi công ty này lần lượt mua lại cổ phần của đối tác Việt Nam khi hoạt động kinh doanh thua lỗ triền miên
Từ tháng 3 đến tháng 8/1999, 3 liên doanh lần lượt chuyển hình thức sở hữu Đến tháng 6/2001, 3 công ty này hợp nhất thành một và quản lý bởi Coca-Cola Việt Nam Việc hợp nhất 3 nhà máy thuộc 3 công ty này có tổng công suất khổng lồ gần 400 triệu lít
Tháng 6/2001: Do sự cho phép của Chính phủ Việt Nam, ba Công ty Nước Giải Khát Cola tại ba miền đã hợp nhất thành một và có chung sự quản lý của Coca-Cola Việt Nam, đặt trụ sở tại quận Thủ Đức – Thành phố Hồ Chí Minh
Coca- Từ ngày 1/3/2004: Coca-Cola Việt Nam đã được chuyển giao cho Sabco, một trong những Tập đoàn đóng chai danh tiếng của Coca-Cola trên thế giới
Năm 2004 - 2012: Sau khi trở thành công ty 100% vốn nước ngoài, Công ty TNHH Nước giải khát Coca-Cola Việt Nam liên tục báo lỗ trong suốt nhiều năm liền dù doanh thu tăng đều hàng năm Cụ thể, năm 2004 doanh thu của Coca-Cola Việt Nam chỉ đạt 728
tỷ đồng thì đến năm 2010 con số này tăng lên 2.529 tỷ đồng, gần gấp 3,5 lần trong 7 năm Tuy nhiên, công ty vẫn báo lỗ
Năm 2012: Coca Cola Việt Nam đã tiếp quản trở lại hoạt động đóng chai từ Sabco tại thị trường này
Năm 2013, 2014: Sau khi dư luận xôn xao về việc Coca Cola báo lỗ, cùng nghi vấn chuyển giá, trốn thuế thì đây là năm đầu tiên Coca-Cola báo lãi sau nhiều năm liền lỗ liên tiếp Cụ thể, lợi nhuận năm 2013 và 2014 là 150 và 357 tỷ đồng theo số liệu công bố của cục thuế TP HCM
Trang 111.2.3 Thực trạng kinh doanh của công ty
Trong 28 năm hiện diện tại thị trường Việt Nam, Công ty TNHH Nước giải khát Coca-Cola Việt Nam đã trải qua 19 năm báo lỗ triền miên mới phát sinh lợi nhuận và đã từng bị cơ quan thuế phạt, Coca-Cola là một trong những doanh nghiệp ngoại xuất hiện sớm tại Việt Nam với khoản đầu tư ban đầu khoảng 163 triệu USD vào năm 1994 Sau khoảng 28 năm, doanh nghiệp này đã đầu tư trên 1 tỷ USD
Trên thực tế, ngay cả khi báo lãi, biên lợi nhuận ròng của doanh nghiệp này tương đối thấp bất chấp việc thu về hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm Tính đến cuối năm 2012, lỗ lũy kế được nhà sản xuất nước giải khát chấp nhận khoảng 3.768 tỷ đồng, vượt quá vốn chủ sở hữu 2.950 tỷ đồng Phải cho đến năm 2013, sau khi doanh nghiệp lần đầu tiên báo lãi (150 tỷ đồng), khoản lỗ lũy kế mới có cơ hội được thu hẹp
Năm 2015, Coca-Cola Việt Nam bắt đầu đóng thuế thu nhập doanh nghiệp Tuy nhiên, dù báo lỗ nhiều năm liền, công ty vẫn liên tục mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Đây đồng thời là giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu chứng kiến sự bùng nổ doanh thu Năm 2019, doanh thu công ty lập đỉnh, đạt 9.297 tỷ đồng, trước khi sụt giảm và chấm dứt chuỗi tăng trưởng do sự ảnh hưởng của COVID-19
1.3 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Trang 12Nhóm 2 – QTNL – K15
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Nước giải khát Coca-cola sử dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến trong việc điều hành
và phát triển công ty Mô hình cơ cấu tổ chức này gồm những ưu điểm sau:
Đảm bảo được hiệu lực điều hành của thủ trưởng: Bởi thủ trưởng là người duy nhất trực tiếp và ra quyết định và chỉ đạo xuống cấp dưới, vì vậy nghĩa vụ của người chấp hành được xác định một cách chính xác và cụ thể
Thông tin mệnh lệnh được truyền theo chiều dọc của cơ cấu tổ chức: Đảm bảo nguồn thôngtin được truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời
Việc phân công cán bộ quản lý cấp cao gắn và sát với công nghệ hơn
Đảm bảo số đầu mối quản lý một cách hợp lý mà không quá nhiều hoặc quá ít
Cán bộ quản lý từng hệ thống có điều kiện đi sâu vào từng nghiệp vụ và không chỉ đạo trung trung
Bên cạnh đó, trong tổ chức, người lãnh đạo phải giải quyết những nhiệm vụ hết sức phức tạp và phải chỉ thị cho những người phụ thuộc về mọi vấn đề trong công tác Đòi hỏi người lãnh đạo phải có
Hình ảnh 2: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Nước giải khát Coca-cola Việt Nam
Trang 13+ Quyết định hoạt động kinh doanh.
+ Xây dựng và quản lý cơ cấu công ty
+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác
⮚ Chức năng và nhiệm vụ:
+ Quyết định hoạt động kinh doanh
+ Cố vấn chiến lược cho chủ tịch
+ Xây dựng, quản lý cơ cấu doanh nghiệp và duy trì các mối quan hệ hợp tác
+ Phát triển kế hoạch kinh doanh phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiê ̣p
+ Điều chỉnh hành lang pháp lý và các quy định trong công ty để đảm bảo doanh nghiê ̣p đi đúng với giá trị cốt lõi và văn hóa, duy trì kỷ luâ ̣t để tiến tới mục tiêu kinh doanh
⮚ Chức năngvà nhiệm vụ:
+ Quản lý sự luân chuyển của dòng tiền
+ Xây dựng những “mối quan hệ” Tài chính
+ Quản lý vốn lưu động và huy động vốn
+ Kiểm soát tài chính của công ty
+ Thiết lập các chính sách kế toán và các thủ tục về tín dụng và thu mua, thanh toán hóa đơn
và các nghĩa vụ tài chính
+ Thiết lập và thực hiện các chiến lược để quản trị vốn do công ty yêu cầu
Trang 14Nhóm 2 – QTNL – K15
+ Nắm rõ các kế hoạch dài hạn của công ty,đánh giá các yêu cầu tài chính tiềm ẩn
⮚ Chức năng và nhiệm vụ:
+ Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối;
+ Nghiệp vụ bán hàng và quản lý chất lượng sản phẩm;
+ Thống kê tổng hợp
+ Xây dựng chiến lược, định hướng phát triển ngắn, trung và dài hạn
+ Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đăng ký và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm
+ Tổ chức giám sát, đánh giá năng lực Nhà phân phối và kênh phân phối
+ Lập báo cáo phân tích tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, chương trình hành động
+ Xây dựng các chính sách, quy chế, quy định về tổ chức quản lý nguồn nhân lực
+ Đề xuất mô hình tổ chức hoạt động của Công ty và quy định chức năng, quyền hạn, nhiệm
Trang 15Nhóm 2 – QTNL – K15
⮚ Chức năng và nhiệm vụ:
+ Tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu
+ Nghiên cứu, mở rộng và phát triển thị trường
+ Nâng cao chất lượng và phát triển sản phẩm
+ Thực hiện các chương trình marketing do Ban Giám đốc duyệt
+ Tổ chức quản lý và chăm sóc khách hàng với các chương trình hậu mãi, bảo hành sản phẩm
● Phòng sản xuất tác nghiệp
⮚ Chức năng và nhiệm vụ:
+ Đảm bảo duy trì quá trình sản xuất
+ Đảm bảo về số lượng, chất lượng của các mặt hàng
+ Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất tại các phân xưởng
+ Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra
+ Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng
● Bộ phận công nghệ thông tin
⮚ Chức năng và nhiệm vụ:
+ Tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin + Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động marketing, sales, trong từng giai đoạn phát triển
+ Đảm bảo hạ tầng CNTT hoạt động ổn định phục vụ cho công việc tại doanh nghiệp
+ Quản lý vận hành các phần mềm nghiệp vụ (ERP, Kế toán, Nhân sự, Quản lý công văn,
…) trong công ty
+ Quản trị cổng thông tin, website, cập nhật nội dung, phụ trách triển khai chiến lược
Maketing trên website
+ Phát triển phần mềm nghiệp vụ trong công ty
1.4 Sự cần thiết của việc thiết kế và phân tích công việc tại doanh nghiệp
Trang 16Nhóm 2 – QTNL – K15
Phân tích công việc chính là quá trình tiến hành nghiên cứu về nội dung công việc cho một vị trí nào đó trong công ty Thông qua đó có thể xác định cụ thể về các điều kiện thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn và kỹ năng, cũng như phẩm chất để hoàn thành nó Phân tích công việc cần có thờigian và cả một quá trình lâu dài Trong đó người quản lý có vai trò rất quan trọng khi là là người ghi chúlại những thông tin liên quan đến bản chất của công việc Sau đó tiến hành phân tích để đưa ra những đánh giá chuẩn xác nhất cho nội dung công việc được triển khai, thực hiện các nội dung tiếp theo trong công tác quản trị nhân lực tại công ty Coca- cola Việt Nam
Có thể nói rằng các thông tin từ quá trình phân tích công việc là công cụ giúp nhà quản lý:
Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả: doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân
lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh
Quá trình phân tích công việc giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết
để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, tránh tình trạng thừa lao động dẫn tới tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thây mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao
Tuyển dụng nhân lực: giúp cho doanh nghiệp tuyển được đúng người, đúng việc, đúng nơi,
đúng lúc.
Hình ảnh 3: Vai trò của phân tích công việc
Trang 17Nhóm 2 – QTNL – K15
Phân tích công việc giúp cho nhà quản lý biết được những công việc mà người lao động cần phải thực hiện, những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng, phẩm chất liên quan đến công việc mà người lao động cần có để đáp ứng công việc Từ đó, giúp cho quá trình tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao
Đào tạo và phát triển nhân lực: Doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực, hiệu quả hơn.
Khi tiến hành phân tích công việc, doanh nghiệp sẽ biết được người lao động trong doanh nghiệp cần những kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo gì trong quá trình thực hiện công việc Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, nội dung đào tạo liên quan đến kiến thức, kỹ năng mà người lao động còn thiếu trong công việc để cải thiện hiệu quả làm việc, giúp cho các chương trình đào tạo trở nên thiết thực đối với người lao động
Đánh giá thành tích: Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Qua quá trình phân tích công việc, doanh nghiệp có thể xây dựng những tiêu chuẩn kết quả công việc phù hợp, từ đó đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên công bằng hơn, chính xác hơn, tạo ra động lực để nhân viên phát triển
Đãi ngộ nhân lực: doanh nghiệp có thể xây dựng chế độ lương, thưởng công bằng.
Phân tích công việc, nhà quản lý nhận diện được vị trí công việc, chức năng công việc, nhiệm vụ công việc của các vị trí khác nhau để làm cơ sở xây dựng hệ thông tiền lương, thưởng sao cho phù hợp với sự đóng góp của người lao động vào quá trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp
Bên cạnh đó, đảm bào phân công công việc rõ ràng, chính xác, tránh sự chồng chéo giữa các bộ phân, các cá nhân trong doanh nghiệp, hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sứckhoẻ và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên với đặc tính công việc phức tạp
Trang 18Nhóm 2 – QTNL – K15
CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.1 Cơ sở lý luận về phương pháp và kĩ thuật phân tích công việc
2.1.1 Phương pháp thu thập thônng tin phân tích công việc
a) Quan sát:
- Khái niệm: là phương pháp trong đó người phân tích công việc nghiên cứu, tiến hành quan sát
và ghi chép đầy đủ các hoạt động của một người hay một nhóm người lao động đang thực hiện công việc
-Ưu, Nhược điểm:
Quan sát được trực tiếp công việc
Thu thập được các thông tin phong phú và
thực tế
Tránh được lỗi do người thực hiện công
việc bỏ sót hoặc thổi phồng khi phỏng vấn
hoặc phiếu trả lời câu hỏi
Xác định được môi trường lamg việc,
trang thiết bị sử dụng, mối quan hệ với
những người khác khi thực hiện công việc
Thông tin thu được có thể thiếu chính xác do hội chứng Hawthone
Tốn thời gian và công sức
Không thể áp dụng cho các công việc không dễ dàng quan sát, không biểu lộhết hành vi ra bên ngoài
Ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người quan sát
- Phân loại:
+ Quan sát chủ động, quan sát bị động
+ Quan sát chuẩn mực và quan sát tự do
+ Quan sát tham dự và không tham dự
+ Quan sát ngẫu nhiên và quan sát hệ thống
- Tiến trình quan sát:
+ Thiết lập mục tiêu quan sát
+ Chuẩn bị cho phiên quan sát
Trang 19Nhóm 2 – QTNL – K15
+ Tiến hành quan sát
+ Xác nhận và trình bày kết quả quan sát
- Để quan sát có hiệu quả:
+ Trước quá trình quan sát: Giải thích lý do quan sát; trấn an tâm lý,; khuyến khích họ chia sẻ, đặt câu hỏi;…
+ Trong quá trình quan sát: Chăm chú lắng nghe, ghi chép lại những thông tin cần thiết, đặt câu hỏi thăm dò,…
- Lưu ý
+ Nghiên cứu trước tài liệu liên quan đến quá trình Thiết kế & Phân tích công việc
+ Khi quan sát cần đảm bảo theo mục tiêu, mục đích nhất tình của tài liệu Phân tích công việc.+ Khi quan sát cần xác định rõ thời gian và địa điểm cụ thể
+ Những thông tin thu thập được từ quan sát cần ghi vào bảng hỏi, nhất kí,… theo một cách thức nhất định
+ Quan sát kết hợp với phương tiện kĩ thuật như quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong quá trình thực hiện công việc
+ Thông tin từ quan sát cần được kiểm tra với người thực hiện công việc, người quản lý trực tiếp
để đảm bảo tính chính xác
b) Nhật kí công việc
Khái niệm: Phương pháp này, người thực hiện công việc điền vào cuốn nhật ký công việc những nhiệm vụ, công việc và đang tiến hành, tính thường xuyên của những nhiệm vụ và khi nào nhiệm vụ được hoàn tất
- Ưu, nhược điểm:
Cung cấp các thông tin chính xác về công việc
Người viết ngại viết trung thực các lỗi sai cá nhân
Trang 20- Đối tượng áp dụng: thích hợp trong việc mô tả và xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc.c) Bản câu hỏi
- Khái niệm: Là phương pháp mà người thực hiện sẽ điền vào phiếu câu hỏi những thông tin về công việc
Đây là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và gửi cho các đối tượng có liên quan để tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc
- Ưu, nhược điểm:
Hỏi được nhiều người,nhiều câu hỏi
Thông tin được lượng hóa, dễ dàng cập nhật
Nhanh và tiết kiệm chiphí
Người trả lời ngại điền vào bảng câu hỏi chi tiết
Không thu thập được nhiều bản hỏi
d) Phỏng vấn:
- Khái niệm: Là cuộc đối thoại có chủ đích giữa hai hoặc nhiều người, người phỏng vấn và người được phỏng vấn
- Có 3 loại phỏng vấn thu thập thông tin khi phân tích công việc:
+ Phỏng vấn cá nhân với từng người thực hiện công việc
+ Phỏng vấn một nhóm người thực hiện cùng một loại công việc
+ Phỏng vấn với người giám sát hoặc những người có kiến thức vững vàng trong công việc
Trang 21Nhóm 2 – QTNL – K15
Phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ quan trọng
Tạo cơ hội để giải thíchcác yêu cầu và chức năng của công việc
Thông tin thu thập có thể bị sai lệch do người được phỏng vấn không trả lời đầy đủ
e) Tình huống cấp thiết bất ngờ
- Khái niệm: Phương pháp này kết hợp kỹ năng quan sát và phỏng vấn Phương pháp này tập trungvào những tình huống cấp thiết bất ngờ có thể quan sát được và đóng vai trò quan trọng đối với việc thực hiện công việc, quyết định ranh giới giữa thực hiện công việc thành công hoặc thất bại
Thông tin xác thực, tính chính xác tương đối
cao
Đảm bảo đủ các khía cạnh trên thực tế
Nhận biết thêm được các kiến thức, kỹ năng
cần thiết cho công việc
Không phải lúc nào tình huống cũng xảy ra
Thường phát sinh khi đang áp dụng phương pháp quan sát
- Phương pháp này cũng giúp xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc ở các mức độ khác nhau: Mức đạt yêu cầu, mức tốt, mức xuất sắc
f) Hội thảo chuyên gia
- Khái niệm: Là việc tổ chức những buổi hội thảo để thảo luận những vấn đề quy định cho mỗi công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia am hiểu về công việc đó Những người tham gia bàn luận đóng góp ý kiến có thể là những công nhân lành nghề, những người am hiểu công việc, những người phụ trách công việc đó
Thu thập được đầy đủ thông tin
Tốn thời gian, kinh phí
Phải lên kế hoạch cho
Trang 22Nhóm 2 – QTNL – K15
Tránh được mâu thuẫn, tranh cã không đáng có
Đảm bảo tính đồng thuận, khả thi khi sử dụng kết quả phân
tích công việc
hội thảo
Ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan
2.1.2 Kỹ thuật phân tích công việc
a) Xác định mục đích phân tích công việc
Trước khi tiến hành phân tích công việc, doanh nghiệp cần phải xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? Với mỗi mục đích sử dụng khác nhau, nội dung và phương pháptiếp cận thông tin thu thập để phân tích công việc khác nhau Từ đó, giúp người phân tích có thể thiết kếbiểu mẫu thu thập thông tin phù hợp, tiết kiệm thời gian, chi phí cho quá trình phân tích công việc
- Mục đích:
+ Tuyển dụng một vị trí mới
+ Sắp xếp lại cơ cấu nhân lực
+ Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
+ Xác định nhu cầu đào tạo
+ Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
+ Xác định mức lương thưởng phù hợp
+ Cải thiện môi trường và điều kiện làm việc
+…
- Lưu ý: Doanh nghiệp cần phải thông báo mục đích của việc phân tích công việc tới những người
có liên quan, nhất là những người tham gia trực tiếp để tránh hiểu nhầm và thái độ bất hợp tác
b) Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan
- Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc, người tiến hành phân tích công việc cần tìm hiểu các thông tin có liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích như nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan
Trang 23c) Lựa chọn đối tượng thực hiện công việc để phân tích
- Đối với công việc do nhiều người khác nhau thực hiện, doanh nghiệp sẽ không có đủ thời gian đểthu thập thông tin từ tất cả họ hoặc nếu có thể cũng không nên tiến hành vì những người giống nhau sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin giống nhau về công việc Do đó, để tích kiệm chi phí và thời gian, khi phân tích công việc cần bám sát vào mục đích phân tích công việc nhằm lựa chọn đối tượng phù hợp để thu thập thông tin về công việc
- Mục đích: Nhằm xác định yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và thái độ cần có để thực hiện công việc Vì vậy, để có các thông tin phù hợp với mục đích này, doanh nghiệp cần chọn lựa những người tiêu biểu là những người thực hiện ở mức đạt yêu cầu
d) Thu thập thông tin về công việc
Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
Căn cứ vào mục đích phân tích công việc, doanh nghiệp xác định những thông tin nào về công việc cần được thu thập
Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ giúp người phân tích công việc thu thập các thông tin về công việc một cách có tổ chức để tránh bỏ sót các thông tin cần thu thập
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Khi lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, người phân tích công việc cần căn cứ vào:
✔ Bản chất của công việc được phân tích
✔ Đặc điểm của người thực hiện công việc
✔ Ngân quỹ và thời gian
e) Thẩm định kết quả phân tích
Trang 24Nhóm 2 – QTNL – K15
- Sau khi phân tích công việc, doanh nghiệp cần phải thẩm định những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác và người quản lý công việc này
- Mục đích:
+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
+ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch
+ Nhận được sự nhất trí của người thực hiện những thông tin và kết luận phân tích công việc
f) Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc
Sau khi phân tích và thẩm định có thể hoàn thiện các tài liệu về công việc như
+ Bản mô tả công việc
+ Bản yêu cầu chuyên môn công việc
+ Bản tiêu chuẩn kết quả công việc
2.2 Thực trạng về phương pháp và kĩ thuật phân tích công việc
2.2.1 Phương pháp phân tích công việc tại Coca Cola Việt Nam
Bản câu hỏi: Công ty sử dụng bản câu hỏi để phân tích các công việc mang tính chất dựa trên trình độ hiểu biết của người thực hiện
VD: Mẫu bản câu hỏi công ty đang sử dụng cho vị trí Nhân viên Nhân sự
BẢN CÂU HỎI VỀ VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG
(Công ty TNHH Coca Cola Việt Nam)
1 Thông tin chung:
- Họ và tên:
- Tuổi:
- Phòng ban:
- Chức vụ:
2 Nội dung công viê ̣c
- Tiếp nhận kế hoạch tuyển dụng từ Trưởng phòng và triển khai các hình thức đăng tuyển phù hợp
- Thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên; sắp xếp lịch phỏng vấn và hướng dẫn ứng viên tham gia phỏng vấn; chuẩn bị hồ sơ và phòng phỏng vấn; thông báo lịch phỏng vấn đến các Phòng/BP chuyên môn và chuyển hồ sơ ứng viên theo yêu cầu phát sinh;
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn; thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên
Trang 25Nhóm 2 – QTNL – K15
- Lập và quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên
- Sơ vấn ứng viên theo phân công của Trưởng phòng
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Các công việc HCNS khác theo chỉ đạo của cấp trên
3 Yêu cầu công việc:
- Có kinh nghiệm 1 năm trờ lên trong lĩnh vực Tuyển dụng
- Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng các chuyên nganh liên quan đến Quản trị nhân lực, Marketing,
…
- Có tinh thần cầu tiến trong công việc, nhiệt tình, chịu đựng được áp lực
4 Điều kiện làm việc:
- Công ty đảm bảo hỗ trợ các thiết bị làm việc, cơ sở vật chất đầy đủ
5 Quyền lợi của ứng viên:
- Thu nhập: 12-15tr/tháng (Lương cứng+hoa hồng)
- Đóng BHXH, BHYT theo quy định
- Được tham gia các hoạt động nghỉ mát, team building,…
- Được cung cấp đầy đủ các khóa học đào tạo nâng cao kiến thức và tay nghề làm việc
6 Thời gian và địa điểm làm việc:
- Thời gian: 8h30-17h từ thứ 2 đến thứ 6 (nghỉ trưa 1h30p)
- Địa điểm: Tầng 3 Tòa nhà Trung Yên 1, số 1A Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA MỘT NGƯỜI TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH (KIẾN
THỨC, KỸ NĂNG, KHẢ NĂNG)
- KINH NGHIỆM VÀ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN
Những kinh nghiê ̣m cần thiết phải có để thực hiê ̣n thành công công viê ̣c này
Chi tiết về trình đô ̣ chuyên môn, trình đô ̣ học vấn và/hoă ̣c viê ̣c đào tạo chuyên ngành cần phải có
để thực hiê ̣n thành công công viê ̣c này
Khả năng đánh giá phân tích
Hiẻu rõ tâm lý khách hàng
Lắng nghe và phản hồi
Định hướng dịch vụ
Lập kế hoạch và tổ chức
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG TỔ CHỨC
Liệt kê chức danh người giám sát trực tiếp của Trưởng phòng kinh doanh, các chức danh khác báo cáo cho người giám sát của họ và những chức vụ báo cáo của họ Liệt kê những lĩnh vực trách nhiệm của các cá nhân do họ chỉ huy
Trang 26Nhóm 2 – QTNL – K15
Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm vụ công việc
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị an tồn Máy phân loại Tổng đài điện thoại
Chương trình xử lý văn bản
Các thiết bị khác:
Cảm ơn ý kiến của bạn!
Chữ ký của người thực hiện (ký và ghi rõ họ tên)
2.2.2 Kỹ thuật phân tích công việc tại Coca Cola
a) Vai trò của phòng Nhân sự trong công tác Phân tích công việc:
+ Dự báo về số lượng và chất lượng Nhân sự cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêusản xuất kinh doanh
+ Tiến hành công tác Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp cho hoạt động của công ty
+ Phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc
cá nhân trong doanh nghiệp
+ Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện các chương trình đào tạo thiết thực về kiến thức, kĩ năng,kinh nghiệm cho nhân viên mới và cũ trong công ty
+ Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Trang 27- Đối với mục đích xác định mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên công ty cần thu thập các thông tin định lượng, như số lượng các nhiệm vụ chính cần thực hiện và thời gian phân bổ cho việc thực hiện từng nhiệm vụ, mức độ áp dụng các kiến thức và kỹ năng, mức độ an toàn của điều kiện làm việc để làm cơ sở so sánh các công việc khác.
- Các thông tin cơ bản có liên quan:
+Cơ cấu tổ chức: trực tuyến
+Lựa chọn đối tượng thực hiện công việc tiêu biểu: người hoàn thành đạt yêu cầu công việc
+Công ty sử dụng nhóm đối tượng trên bởi họ có đầy đủ kiến thức, kỹ năng cơ bản cần thiết để hoàn thành công việc đúng thời gian và yêu cầu của công việc mà mọi cá nhân có thể dễ dàng noi theo
● Tiến hành phân tích:
- Thu thập thông tin, dữ liệu về công việc:
- Thông tin cần thu thập: nhiệm vụ cụ thể , yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực
- Công ty tiến hành thu thập thông tin bằng cách sử dụng bản câu hỏi điều tra về ý kiến của nhân viên
về nội dung công việc cần phân tích
- Biểu mẫu thu thập thông tin: Bảng câu hỏi (vd: cho vị trí Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng nhân sự, )
- Thẩm định kết quả phân tích: công ty thẩm định kết quả phân tích với người quản lý trực tiếp công việc và người thực hiện công việc để có cái nhìn trực quan và toàn diện đối với vị trí công việc cần phântích
● Kết quả phân tích
Kết thúc quá trình phân tích, công ty đưa ra bản mô tả cho vị trí công việc và bản yêu cầu chuyên môn công việc
Trang 28Nhóm 2 – QTNL – K15
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh công việc: Nhân viên Tuyển dụng
2. Mục đích công việc:
- Tìm nguồn ứng viên tốt, phù hợp với mục tiêu của tổ chức
- Đảm bảo các hoạt động Tuyển chọn, Đánh giá thực hiện công việc, Đãi ngộ Nhân lực diễn ra đầy đủ, phù hợp
3. Nhiệm vụ của công việc:
- Thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên; sắp xếp lịch phỏng vấn và hướng dẫn ứng viên tham gia phỏng vấn; chuẩn bị hồ sơ và phòng phỏng vấn; thông báo lịch phỏng vấn đến các Phòng/BP chuyên môn và chuyển hồ sơ ứng viên theo yêu cầu phát sinh
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn; thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên
- Lập và quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên
- Sơ vấn ứng viên theo phân công của Trưởng phòng
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Các công việc HCNS khác theo chỉ đạo của cấp trên
4. Quan hệ của công việc
Bộ phận kế toán Thiết kế thang bảng lương
phù hợp cho nhân sự
Các ứng viên tiềm
năng
Kết nối với các vịtrí tuyển dụng ởhiện tại và tương
lai
Bộ phận Marketing Lên kế hoạch Truyền
thông cho từng vị tríTuyển dụng
Các cộng tác viên Phối hợp để thực
hiện kế hoạchTuyển dụng, đảmbảo đáp ứng đúng
số lượng ứngviên cần có
Bộ phận Đào tạo Lên kế hoạch đào tạo nhân
sự mới phù hợp với thựctrạng năng lực của từng
người
Các công ty tuyểndụng oursoure Liên hệ, hợp tácđể đảm bảo tìm
được ứng viênphù hợp nhất
5. Quyền hạn
- Được quyền sử dụng các nguồn lực của công ty cho việc kết nối, liên hệ ứng viên
- Có quyền hạn trong việc thực hiện công việc: Lựa chọn ứng viên, kết thúc quá trình thử việc, cắt giảm nhân sự,…
6. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8h30 đến 17h từ thứ 2 đến thứ 6
Trang 29Nhóm 2 – QTNL – K15
- Công ty trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc
BẢN MÔ TẢ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
1 Chức danh: Nhân viên Tuyển dụng
2 Bộ phận: Tuyển dụng
3 Tiêu chuẩn công việc:
4 Cần đảm bảo đủ số lượng ứng viên cần có theo đúng tiến độ cho các dự án, bộ phận phòng ban trong công ty
- Không được thiếu KPI quá 2 ứng viên/tháng
- Các ứng viên được tuyển chọn và công ty phải đảm bảo đầy đủ về kiến thức, kĩ năng chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành tốt công việc
- Có cách thức chăm sóc ứng viên trong và sau phỏng vấn một cách cẩn thận, hợp lý…
2.3 Đánh giá về phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc
2.3.1 Ưu điểm
2.3.1.1 Về phương pháp phân tích công việc
Mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm riêng mang đến nhiều lợi ích cho việc phân tích công việc tại doanh nghiệp
Bên cạnh đó, không những chỉ sử dụng riêng lẻ các phương pháp mà doanh nghiệp còn sử dụng kết hợp các phương pháp lại với nhau sao cho phù hợp với từng hoàn cảnh công việc đem lại nhiều hiệuquả cao trong công tác phân tích công việc Như khi tiến hành phân tích công việc, doanh nghiệp
thường kết hợp phương pháp phỏng vấn kết hợp với phương pháp nhật ký công việc hay phương pháp hội thảo chuyên gia với phương pháp nhật ký công việc… Việc kết hợp này có nhiều lợi ích như:
-Ban giám đốc cũng đã quan tâm đến công tác phân tích công việc của công ty
-Quản lý cấp cao, quản lý phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác đảm bảo phân công rõ ràng giúp cho quá tình quản lý được thống nhất và dễ dàng thực hiện, mang lại hiệu quả cao trong công việc
-Công ty đã thiết kế được danh sách công việc cho một số vị trí quản lý quan trọng, điều này đã giúp cho cá nhân, cán bộ quản lý phòng ban chức năng hình dung được công việc mà phòng mình đảm nhận, hiểu hơn về công việc và vị trí quản lý mình làm
-Giữa phòng nhân sự và phòng ban khác có mối quan hệ biện chứng với nhau Quá trình phân tích công việc được thực hiện tuần tự, từ phòng nhân sự sẽ có công văn hướng dẫn đề nghị các phòng ban
Trang 30mô và có hệ thống giúp các phòng ban làm việc tốt hơn.
2.3.1.2 Về kỹ thuật phân tích công việc
Kỹ thuật phân tích công việc được tiến hành gồm 6 bước như vậy đã giúp cho quá trình phân tích công việc diễn ra một cách hợp lý, rõ ràng và đạt được hiệu quả công việc cao
Mỗi bước mà doanh nghiệp thực hiện đều đem lại nhiều ưu điểm tốt như:
● Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Việc xác định mục đích trước khi tiến hành phân tích công việc tại CocaCola đã mang lại nhiều ưuđiểm trong việc dễ dàng trong việc thu thập các thông tin về nhiệm vụ công việc mà doanh nghiệp đangcần phải làm , không lãng phí thời gian…
● Bước 2: Xem xét các thông tin có liên quan tới công việc
Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc, người tiến hành phân tích công việc tại doanh nghiệp đã thực hiện tốt việc tìm hiểu các thông tin có liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích như nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, Khi muốn có đầy đủ các thông tin này thì người phân tích công việc phải xem xét các thông tin từ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp và quy trình của công việc tại doanh nghiệp để giúp cho việc xác định các thông tin cần thiết và phù hợp với công việc
● Bước 3: Lựa chọn đối tượng thực hiện công việc để phân tích:
Lựa chọn đối tượng để thực hiện công việc phân tích là điều quan trọng Do đó khi tiến hành phân tích công việc công ty CocaCola đã bám sát vào mục đích phân tích công việc nhằm lựa chọn đối tượng phù hợp để thu thập thông tin về công việc Nó giúp cho doanh nghiệp đi đúng hướng giải quyết vấn đề,mang lại nhiều thông tin hữu ích, tiết kiệm chi phí và thời gian
● Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc:
Trang 31Nhóm 2 – QTNL – K15
Doanh nghiệp tiến hành thu thập thông tin về công việc bằng việc thiết kế biểu mẫu thu thập thôngtin kết hợp với việc lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin Điều này mang lại ưu điểm vô cùng lớn trong việc ghi nhớ và lưu trữ dữ liệu quan trọng khi thu thập được
● Bước 5: Thẩm định kết quả phân tích:
✔ Việc thẩm định kết quả phân tích giúp khẳng định tính chính xác và đầy đủ thông tin về công việc
✔ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch
✔ Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc
● Bước 6: Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc:
Là bước giúp tổng hợp lại tất cả nội dung cần phân tích, giúp cho người tiến hành phân tích cũng như người khác dễ hiểu và dễ thực hiện
2.3.2 Nhược điểm
2.3.2.1 Về phương pháp phân tích công việc
Bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp phân tích công việc mà doanh nghiệp áp dụng cũng có một số khuyết điểm như:
Chưa có một công trình phân tích công việc cụ thể, công tác phân tích công việc chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ phận, kết quả phân tích công việc chưa thực sự hiệu quả và khá là mờ nhạt.Các phòng ban cũng chưa xây dựng được đầy đủ các văn bản phân tích công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện chưa cụ thể
Bản mô tả công việc chủ yếu miêu tả tên tuổi chức danh, mỗi người mỗi nhóm có trách nhiệm, nghĩa vụ gì, miêu tả thực hiện như thế nào chứ chưa đề cập đến quyền hạn của người quản lý
Sự phân loại thông tin trong bản mô tả công việc còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin không tránh khỏi những lộn xộn thiếu hợp lý và không phân biệt rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền hạn của người lao động
Nguyên nhân: Lãnh đạo còn chủ quan trong vấn đề phân tích công việc Công ty chưa có đội ngũ làm quản trị nhân lực chuyên nghiệp mà công việc lại bàn giao từ trên xuống các phòng ban khiến công tác phân tích công việc mờ nhạt và khó khăn với nhân lực làm công tac phân tích công việc Hơn nữa
Trang 32Nhóm 2 – QTNL – K15
việc phân tích công việc của vị trí quản lý lại là một công việc khó khăn hơn so với các vị trí làm công việc giản đơn, vị trí quản lý yêu cầu cao và bao hàm nhiều hơn…
2.3.2.2 Về kỹ thuật phân tích công việc
Cùng với những ưu điểm đạt được khi thực hiện 6 bước phân tích công việc mà doanh nghiệp đã
và đang áp dụng thì bên cạnh đó việc áp dụng chúng vào thực tế vẫn khiến doanh nghiệp còn những mặthạn chế ở một số bước như sau:
● Về Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc:
Mục đích của phân tích công việc chưa được doanh nghiệp xác định ngay từ đầu dẫn đến việc phân tích công việc còn gặp nhiều khó khăn ngay từ những bước đầu tiên
● Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc:
Những thông tin thu thập được còn chưa chính xác, không được doanh nghiệp chú trọng cao, nhânviên lơ là trong việc thu thập những thông tin thực tế chính xác khiến cho việc điều tra phân tích còn gặp nhiều khó khăn
● Bước 6: Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc:
Các phòng, ban chưa xây dựng đầy đủ các văn bản phân tích công việc, bản tiêu chuẩn công việc
và yêu cầu công việc đối với người thực hiện chưa được cụ thể và rõ ràng
Sự phân loại thông tin trong bản mô tả công việc còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin không tránh khỏi những lộn xộn thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền hạn của người lao động
2.4 Đề xuất hoàn thiện phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc
Hiện tại, công tác Phân tích công việc đã được triển khai tại Công ty, tuy nhiên còn nhiều hạn chế trong công tác chuẩn bị, triển khai và ứng dụng kết quả PTCV trong hoạt động quản trị nhân sự Do đó,
về quan điểm hoàn thiện bao gồm hệ thống các giải pháp tác động toàn diện đến PTCV về cả nội 70 dung và phương thức thực hiện Để PTCV hiệu quả, Nhóm 6 sử dụng một số luận điểm chính sau làm căn cứ hoàn thiện Phân tích công việc tại CocaCola:
Một là, Bộ máy triển khai PTCV đóng vai trò quan trọng để PTCV có hiệu quả PTCV chỉ được thực hiện hiệu quả khi bộ máy nhân sự triển khai được kiện toàn cả về số lượng, cơ cấu, kiến thức kỹ
Trang 33Nhóm 2 – QTNL – K15
năng và phân định trách nhiệm Phòng HCNS có trách nhiệm chính trong tất cả các nghiệp vụ QTNL, vìvậy Trưởng phòng HCNS cần thể hiện vai trò của mình trước ban lãnh đạo về kết quả PTCV và là người chủ trì triển khai thực hiện PTCV Triển khai PTCV không phải là quá trình đơn giản, vì vậy việc đào tạo kiến thức và kỹ năng về PTCV một cách bài bản cho người PTCV là rất quan trọng Bên cạnh
đó cũng nên khuyến khích các cá nhân liên quan tự sắp xếp thời gian tìm hiểu những kiến thức cơ bản
về nội dung, yêu cầu và cách thức PTCV; chủ động tham gia cung cấp thông tin phản hồi tổ chức và kiểm soát chất lượng thông tin phản hồi cá nhân Trách nhiệm của các cá nhân có liên quan trong việc tổchức thực hiện PTCV cần phân định rõ ràng; cần phối hợp chặt chẽ với P.HCNS và định kỳ cập nhật thông tin về tình hình thực hiện để có những chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho người lao động tham gia;kịp thời ra quyết định khen thưởng những cá nhân, bộ phận có thành tích và xử phạt những cá nhân, bộ phận vi phạm quy định để đảm bảo chất lượng và tiến độ thực hiện dự án như kế hoạch đã đề ra
Hai là, xây dựng quy trình phân tích công việc, hệ thống các biểu mẫu, phiếu hỏi bài bản, thống nhất, cách thức triển khai PTCV tại Công ty chưa bài bản
Ba là, Xây dựng cơ cấu tổ chức-cơ cấu chức danh phù hợp chiến lược nhân sự và kế hoạch sản xuất kinh doanh
Bốn là, Nâng cao năng lực của người tham gia phân tích công việc
Năm là, Xây dựng quy trình Phân tích công việc
2.4.1 Đề xuất hoàn thiện phương pháp thu nhập thông tin
Cần tiến hành thu thập thông tin phân tích bằng cách kết hợp các phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp, khi kết hợp các thông tin phân tích sẽ giúp cho quá trình thu thập thông tin chính xác hơn, trách việc phải kiểm tra đi kiểm tra lại các thông tin thu thập được
Nên cho thêm phương pháp nhật ký công việc vào việc thu thập thông tin phân tích vì nhật
ký công việc cập nhật theo ngày, có thể cung cấp các thông tin chính xác cho côg việc, giảm thời gian quan sát đối với công việc phân tích
Loại bỏ phương pháp tình huống cấp thiết bất ngờ để tránh mất thời gian trong khi phương pháp đó có sự kết hợp của quá trình quan sát và phỏng vấn rồi
Trang 34Nhóm 2 – QTNL – K15
2.4.2 Đề xuất hoàn thiện kỹ thuật thu nhập thông tin
1 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình phân tích công việc:
Điều kiện tiên quyết để công tác phân tích công việc được hiệu quả thì cán bộ nhân sự cần được đào tạo các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng cần thiết như giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm… Ngoài ra cán bộ nhân sự cũng cần hiểu biết các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 1400 Công ty cóthể tiến hành đào tạo nhân sự như cử đi học tại các trường chính quy, mở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về các phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc hoặc mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm
2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực hiện công việc :
Cách thức thực hiện: Cán bộ phòng nhân sự cần có trách nhiệm kiến nghị với lãnh đạo cấp cao tổ chức buổi nói chuyện giữa nhân viên toàn công ty, lãnh đạo các phòng ban chức năng, với cán bộ phòng
Tổ chức – Hành chính và lãnh đão cấp cao nhằm phổ biến về công tác phân tích công việc nói riêng và các hoạt động quản trị nhân lực nói chung Qua đó, người lao động có thể nói lên nguyện vọng và khó khăn của công việc để tìm ra giải pháp khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan
3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại Công ty cổ phần CocaCola:
- Công ty nên xây dựng một quy trình phân tích công việc rõ ràng, có hệ thống để đảm bảo hiệu quả trong tổ chức quản trị nhân lực
- Các bước tiến hành trong quy trình phân tích công việc còn nhiều thiết sót như:
+ Mục đích của phân tích công việc chưa được xác định ngay từ đầu khiến cho việc phân tích công việc còn gặp nhiều khó khăn từ những bước đầu tiên Vì vậy điều đầu tiên chúng ta cần làm chính
là xác định đúng mục đích của phân tích công việc là làm những gì từ đó mới có những điều chỉnh cũngnhư các kế hoạch hành động đúng đắn cho việc phân tích đạt hiệu quả cao
+ Những thông tin thu thập được còn chưa chính xác hoặc cũng có thể nói là làm qua loa , không chú trọng nội dung phân tích, làm cho có nên thực sự việc thu thập thông tin không đúng thực tế khiến cho việc phân tích bị sai lệch
+ Bản phân tích công việc còn chưa có đầu tư riêng biệt, khi đưa vào sử dụng thì ít được theo dõi
Vì vậy, công ty nên chú trọng hơn nữa vào xác định mục đích phân tích công việc tại Bước 1 và bước
Trang 35Nhóm 2 – QTNL – K15
kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, bước xử lý thông tin cần phải cụ thể thành bước viết các bản kết quả của phân tích công việc và bước chuẩn đoán kết quả phân tích công việc, đưa vào sử dụng , cần phải kiểm tra xem xét định kỳ
2.4.3 Đề xuất khác
- Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban để phù hợp với điều kiện sản xuất thực của công ty
- Tinh giảm, sắp xếp lại lực lượng lao động, cân đối lực lượng lao động
- Khuyến khích và có chính sách hỗ trợ người lao động trong việc học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ
- Cán bộ chuyên trách cần có chuyên môn tốt để có thể khai thác tốt thông tin của người lao động khiến cho việc phân tích công việc được trở nên dễ dàng, xác thực và đạt kết quả tốt hơn
Trang 36Nhóm 2 – QTNL – K15
CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
COCA-COLA
3.1 Cơ sở lý luận:
3.1.1 Căn cứ phân tích công việc cho vị trí quản lý của doanh nghiệp:
3.1.1.1 Chiến lược phát triển của doanh nghiệp:
Chiến lược phát triển của doanh nghiệp Khi chiến lược phát triển của doanh nghiệp thay đổi thì công việc của nhân viên không còn giữ nguyên như trước nữa Chắc chắn sẽ có những công việc trước đây không còn cần thiết nữa và những công việc mới sẽ xuất hiện Điều này đòi hỏi tổ chức/doanh nghiệp phải tiến hành phân tích lại công việc để xác định những kiến thức và kỹ năng mới nào cần có đểthực hiện công việc mới
3.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:
Khi thành lập tổ chức/ doanh nghiệp, chúng ta cần phải xây dựng cơ cấu tố chức/doanh nghiệp, trong đó quy định các công việc, chức danh, vị trí việc làm cụ thể Tổ chức/ doanh nghiệp cần mô tả cụ thể công việc của các chức danh này để có thể thấy sự tồn tại các chức danh đó là cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh
Ngoài ra tìm hiểu cơ cấu tổ chức, sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo,
đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược phát triển của doanh nghiệp đã xác định
Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị cấu thành trong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức Nói chung người ta thường sử dụng các ô để biểu thị các vị trí của cá nhân và đường nối giữa chúng để biểu thị cơ cấu báo cáo
Trong tổ chức, vị trí quản lý là vị trí có ảnh hưởng lớn tới sự phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Các vị trí quản lý ( chức danh công việc quản lý) như Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự,
* Cơ cấu tổ chức:
Trang 37Nhóm 2 – QTNL – K15
Hình ảnh 4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Coca-cola của toàn cầu
Hình ảnh 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Coca-Cola tại Việt Nam
Ta thấy, công ty đã và đang áp dụng mô hình quản lý theo khu vực Là công ty lớn khi áp dụng môhình này sẽ có một số ưu và nhược điểm
Trang 38Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận Để thực hiện được từng
chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng
là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ
Người viết bản mô tả công việc cần phải có sự hiểu biết rõ ràng về các chức năng của vị trí quản lý
đó Người viết cần biết tại sao vị trí công việc quản lý lại quan trọng đối với công ty và vị trí này hỗ trợ cho sứ mạng, mục tiêu của tổ chức như thế nào
3.1.2.3 Nhiệm vụ của nhà quản lý:
Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu Dưới đây là một số ví dụ nhiệm vụ mà một người quản lý cần phải thực hiện tại Coca Cola
- Huấn luyện nhân viên: Mục đích của huấn luyện là phát triển doanh nghiệp bằng cách nâng cao
tiềm năng nhân lực trong doanh nghiệp
Trang 39Nhóm 2 – QTNL – K15
- Lập kế hoạch: Là một trong những chức năng quản lý cũng như là công việc quan trọng hằng
ngày của mọi nhà quản lý
- Tác nhân thay đổi: Quá trình thay đổi phải được lên kế hoạch và kiểm soát nếu như bạn muốn
mang lại những kết quả cao Nhà quản lý cùng lúc phải đảm bảo rằng công ty liên tục đạt những thành quả như hiện tại và chuẩn bị sự thay đổi để đem lại những thành công trong tương lai
- Dự báo tương lai: Dự báo là khâu nhiệm vụ quan trọng khác giúp các nhà quản lý vẽ lên viễn
cảnh tương lai của doanh nghiệp
- Tạo động lực cho nhân viên: Tất cả nhân viên đều mong muốn được tạo động lực để đóng góp
vào thành công của doanh nghiệp, mỗi nhân viên sẽ có những cách tạo động lực khác nhau
- Tổ chức: Tổ chức là một trong những khâu quản lý bên cạnh việc lập kế hoạch và tạo động lực
- Tuyển chọn nhân tài: Con người là tài nguyên quan trọng của tổ chức Tuyển chọn nhân sự phù
hợp cho doanh nghiệp là điểm mấu chốt tạo nên thành công của doanh nghiệp trong tương lai
- Theo dõi, giám sát: là một trong công việc của nhà quản lý, nếu không có giám sát hay buông
lỏng giám sát sẽ đem đến những kết quả thực tế không như kế hoạch ban đầu
- Đàm phán: Trong kinh doanh có hai loại đàm phán: đàm phán nội bộ và đàm phán bên ngoài
Kỹ năng đàm phán của nhà quản hiệu quả hơn sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp
- Trao quyền: Nhà quản lý thành công sẽ biết làm cách nào để giao đúng người đúng việc Việc
trao quyền cho nhân viên cũng là cách chúng ta thấy được sự khác biệt giữa người quản lý thành công với quản lý kém
- Đại diện: Nhiệm vụ cuối cùng đó là đóng vai trò đại diện của doanh nghiệp Nhà quản lý chính là
đại diện của công ty họ đang quản lý
3.1.2.4 Quyền hạn, trách nhiệm:
Trong cơ cấu tổ chức, quyền hạn của một vị trí/chức danh có thể hiểu là khả năng ra quyết định được giao hợp pháp/ chính thức cho vị trí/chức danh Quyền hạn của người quản lý trong cơ cấu tổ chức
có thể được chia thành ba loại:
(1) Quyền hạn trực tuyến (line authority): Là quyền hạn mà người quản lý có thể thực hiện với cấp
dưới trong cùng tuyến Họ giám sát nhân viên sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, chịu toàn
bộ trách nhiệm về hoạt động toàn bộ tổ chức
Trang 40Nhóm 2 – QTNL – K15 (2) Quyền hạn tham mưu (Staff authority): Là quyền hạn mà người quản lý có thể có trong việc
đưa ra các khuyến cáo, thể hiện ở quyền tham dự các cuộc họp bàn về các phương án phát triển, cải tổ
tổ chức có liên quan tới tổ chức, quyền phát biểu, giải thích, thuyết phục, tư vấn, cho lời khuyên đối với các cán bộ quản lý và lãnh đạo về tất cả những vấn đề có liên quan đến tổ chức
(3) Quyền hạn chức năng (functional authority): Người quản lý chức năng giữ quyền đưa ra các
tiêu chuẩn, phương pháp, thủ tục để các bộ phận/ cá nhân trong doanh nghiệp phải tuân thủ Ngoài ra quyền hạn chức năng còn thể hiện ở quyền nhận, thu thập các tài liệu, thông tin từ bộ phận khác trong tổchức có liên quan đến xử lý các vấn đề nguồn nhân lực, quyền tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhân viên khác trong doanh nghiệp, cũng như các cán bộ, chuyên gia ngoài doanh nghiệp để nghiên cứu, phổ biến các vấn đề nguồn nhân lực hoặc thực hiện các biện pháp, phương án quản lý nguồn nhân lực
Bên cạnh đó, quyền hạn cũng có thể bao gồm:
- Quyền liên quan đến quản lý con người: Bao gồm việc quy định rõ quyền quyết định hay quyền
đề xuất
- Quyền liên quan đến ra quyết định về tài chính: Mỗi vị trí tương xứng với nhiệm vụ được giao các nhà quản trị có thể phân quyền để người thực hiện công việc đó được phép sử dụng nguồn lực tài chính trong phạm vi hữu hạn
- Quyền liên quan đến sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp: Liên quan đến quyền sử dụng các trang thiết bị, máy móc chuyên dùng để thực hiện công việc được giao
- Quyền khác: Ví dụ quyền liên quan đến hệ thống thông tin quản lý
3.1.2.5 Quan hệ báo cáo:
Tất cả các nhà quản lý đều cần xây dựng các mối quan hệ công việc hữu hảo với những người có thể hỗ trợ mình tại công sở Không chỉ là quan hệ với cấp trên trực tiếp mà cả những đồng nghiệp trong phòng, các nhà cung cấp, phân phối và khách hàng
Những mối quan hệ này sẽ bảo đảm sự liên kết và hợp tác hiệu quả khi xuất hiện nhu cầu giải quyết các vấn đề phát sinh hay trục trặc trong công việc Mối Môi quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm các quan hệ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Cân chỉ rõ bộ phận/ cơquan phối hợp, nội dung công việc phối hợp