Báo cáo thực hành môn thiết kế và phân tích công việc

Báo cáo thực hành môn Thiết kế và Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT năm 2023 môn Chuyên ngành Quản trị văn phòng + Quản trị nhân lực. Nhóm 2 lớp Quản trị nhân lực 1 2 k15 trường đại học Công nghiệp Hà Nội..................................................................

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH -***** - BÁO CÁO THỰC HÀNH MƠN THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Đề tài THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT Giáo viên hướng dẫn : Gv Nguyễn Phương Tú Sinh viên thực hành : Nhóm Lớp : 202221603181002 Hà Nội, Tháng 03-2023 ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, cho phép chúng em bày tỏ lòng biết ơn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên mơn “Thiết kế phân tích cơng việc” Gv Nguyễn Phương Tú dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học thầy,chúng em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Bộ môn “Thiết kế phân tích cơng việc” mơn học thú vị, vơ bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù cố gắng chắn báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác,chúng em mong nhận lời nhận xét, ý kiến đóng góp phê bình thầy để báo cáo hoàn thiện Chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy Trường Đại học Cơng nghiệp nói chung khoa Quản lí kinh doanh nói riêng truyền đạt kiến thức tạo điều kiện để chúng em hồn thành mơn học Lời cuối chúng em xin chúc quý thầy cô thật nhiều sức khỏe đạt nhiều thành công công việc! Chúng em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN FPT .5 1.1 Giới thiệu chung 1.1.1 Giới thiệu công ty FPT 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.1.3 Cơ cấu tổ chức FPT .7 1.1.4 Mục tiêu phát triển, tầm nhìn sứ mệnh .7 1.1.5 Tình hình kinh doanh .9 1.2 Sự cần thiết thiết kế phân tích cơng việc doanh nghiệp .10 1.2.1 Đối với công ty cổ phần FPT .10 1.2.2 Đối với người lao động 11 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP VÀ KĨ THUẬT PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI FPT 12 2.1 Cơ sở lý luận phương pháp kỹ thuật phân tích cơng việc 12 2.1.1 Quan sát .12 2.1.2 Nhật ký công việc 12 2.1.3 Bản câu hỏi 13 2.1.4 Phỏng vấn .13 2.1.5 Tình cấp thiết bất ngờ .14 2.1.6 Hội thảo chuyên gia .14 2.2 Thực trạng phương pháp phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần FPT .15 2.2.1 Các phương pháp phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần FPT 15 2.2.2 Các bước tiến hành phân tích cơng việc FPT 18 LỜI MỞ ĐẦU Thiết kế phân tích cơng việc xem tảng quản lý nhân điểm khởi đầu nhiều hoạt động nhân sự, công cụ cần thiết chương trình quản trị nguồn nhân lực, điều kiện để triển khai chiến lược nguồn nhân lực tổ chức Phân tích cơng việc có vai trò định nhân tổ chức Đây công việc mà nhà quản trị nhân cần phải biết Trong tổ chức nay, việc bố trí người có chun mơn trình độ phù hợp với cơng việc vấn đề quan trọng Cơng việc địi hỏi người lãnh đạo, người quản lý phải xếp cơng việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao Ngồi ra, thiết kế phân tích cơng việc cịn cho việc trả công, trả lương, thưởng cách công hợp lý Vì nói, phân tích cơng việc có vai trị quan trọng phần thiếu tổ chức Phân tích cơng việc giúp cho tổ chức có hướng giải đắn vấn đề liên quan đến quản trị nhân vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực công việc, trả công lao động Để thực cách tốt công việc phân tích cơng việc phải làm tốt hay nói cách khác phân tích cơng việc chìa khố quản trị nhân lực, cơng cụ quan trọng tổ chức Nếu khơng có hoạt động phân tích cơng việc tổ chức doanh nghiệp người lao động khơng nắm rõ phải làm cơng việc gì? Phải có trách nhiệm quyền hạn sao? Liệu có khả đáp ứng u cầu địi hỏi cơng việc cơng việc có phù hợp với hay khơng? Ngồi việc trả lương hay tuyển dụng khơng nằm ngồi phạm vi phân tích cơng việc phân tích cơng việc khơng thể thiếu tổ chức Phân tích cơng việc tổ chức quan trọng vấn đề quản trị nhân lực Điều giúp cho doanh nghiệp có hướng giải đắn nhân Khi công cơng nghiệp hóa, đại hóa ngày diễn mạnh mẽ cơng việc xuất ngày đa dạng hoạt động phân tích cơng việc ln vấn đề quan trọng hàng đầu Mỗi công việc có đặc trưng riêng đầu cơng việc có yêu cầu khác theo đặc trưng riêng biệt Trong xu chung ngày chuyển từ quản lý theo chức sang quản lý theo q trình nên ranh giới cơng việc không rõ ràng Trong nội tổ chức có nhiều cơng việc tính chất gần giống nhau, cần có lựa chọn phần việc đặc trưng, đặc điểm then chốt để thực phân tích nhằm giảm bớt thời gian chi phí tiết kiệm việc phân tích cơng việc tương tự Chính thế,bài tiểu luận Nhóm chúng em nghiên cứu cơng tác thiết kế phân tích cơng việc Công ty Cổ phần FPT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN FPT CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung CHƯƠNG 2: Giới thiệu công ty FPT Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Viễn thông FPT Tên tiếng Anh: FPT GROUP Hình ảnh 1: Logo FPT FPT có tên gọi đầy đủ Cơng ty cổ phần Viễn thông FPT (“Food Processing Technology”) công ty dịch vụ công nghệ thông tin Công ty FPT hoạt động lĩnh vực gồm: cơng nghệ, viễn thơng giáo dục FPT sở hữu hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh thành Việt Nam không ngừng mở rộng hoạt động thị trường toàn cầu Hiện cơng ty có 46 văn phịng 22 quốc gia vùng lãnh thổ bên Việt Nam Trải qua 30 năm phát triển, FPT công ty CNTT hàng đầu Việt Nam nằm Top 100 toàn cầu Dịch vụ ủy thác Theo thống kê Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc, doanh nghiệp lớn thứ 14 Việt Nam vào năm 2017 Hiện Tập đồn FPT đứng vị trí thứ 17 Top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn Việt Nam, theo VNReport đánh giá bình chọn FPT Group có công ty công ty liên kết, trụ sở đặt Tịa nhà FPT, phố Duy Tân, Hà Nội Liệt kê công ty thành viên trực thuộc FPT bao gồm:     Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software) Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT ( FPT Information System) Công ty cổ phần Viễn thông FPT ( FPT Telecom) Công ty cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT ( FPT Online)    Công ty TNHH Giáo dục FPT ( FPT Education) Công ty Đầu tư FPT ( FPT Investment) Công ty TNHH FPT Smart Cloud ( FPT Smart Cloud) Công ty liên kết với FPT bao gồm:     Công ty cổ phần Chứng khốn FPT (FPT Securities) Cơng ty cổ phần Quản lý quỹ đầu tư FPT (FPT Capital) Công ty cổ phần Synnex FPT ( Synnex FPT) Công ty cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT ( FPT Retail) CHƯƠNG 3: Quá trình hình thành phát triển Điểm qua dấu mốc quan trọng lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần FPT         Ngày 13/9/1988: FPT thành lập với tên gọi ban đầu là Công ty cổ phần chế biến Thực phẩm hoạt động lĩnh vực công nghệ sấy, công nghệ thông tin cơng nghệ tự động hóa Ngày 27/10/1990 : Đổi tên thành Công ty Đầu tư phát triển Công nghệ với hoạt động kinh doanh cốt lõi công nghệ thông tin Tháng 4/2002: Công ty Đầu tư Phát triển công nghệ trở thành công ty cổ phần Ngày 01/01/2007: FPT thành lập Công ty TNHH Bán lẻ FPT với mơ hình Cơng ty TNHH thành viên Ngày 13/3/2007: Thành lập Công ty cổ phần Quảng cáo FPT ( FPT Promo JSC) Công ty phần mềm Châu Á Thái Bình Dương đặt Singapore Năm 2014: FPT mua lại công ty CNTT RWE IT Slovakia ( đơn vị thành viên Tập đoàn lượng Châu Âu, RWE) Ngày 12/9/2017: FPT ký kết thỏa thuận hợp tác với nhà đầu tư Synnex Technology International Corporation Năm 2019: Đạt tổng doanh thu 27.717 tỷ đồng, tăng trưởng 19,8% Hình ảnh 2: Doanh nghiệp FPT CHƯƠNG 4: Cơ cấu tổ chức FPT Hình ảnh 3: Cơ cấu tổ chức máy FPT CHƯƠNG 5: Mục tiêu phát triển, tầm nhìn sứ mệnh A Giá trị cốt lõi: "Tôn, Đổi, Đồng - Chí, Gương, Sáng" xem phần khơng thể thiếu kiến tạo nên GEN FPT, Tinh thần FPT, sức mạnh thúc đẩy lãnh đạo, CBNV Tập đồn khơng ngừng nỗ lực, sáng tạo lợi ích chung cộng đồng, khách hàng, cổ đơng bên liên quan khác 01 TÔN TRỌNG  Khơng phân biệt vị trí cao thấp, quan hệ thân sơ  Chấp nhận người họ vốn có  Tạo điều kiện tối đa để thành viên 02 ĐỔI MỚI  Khơng ngừng học hỏi  Nỗ lực dẫn đầu công nghệ mới, sản phẩm  Tiếp thu phương thức quản trị/kinh doanh 03 ĐỒNG ĐỘI   Đồng tâm, Tập thể Chân tình Chung mục tiêu chung "vì thành cơng khách hàng phát triển trường tồn cơng ty" 04 CHÍ CƠNG  Nền tảng quan trọng để lãnh đạo xây dựng niềm tin nhân viên 05 GƯƠNG MẪU  Lãnh đạo phải người thể rõ nét Tinh thần FPT 06 SÁNG SUỐT  Tầm nhìn xa tính đốn B Tầm nhìn sứ mệnh FPT tiếp tục theo đuổi mục tiêu lớn dài hạn trở thành doanh nghiệp số đứng Top 50 công ty hàng đầu giới cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số toàn diện vào năm 2030 Trong giai đoạn 2021-2023, FPT mong muốn trở thành đồng minh tin cậy doanh nghiệp, tổ chức đem lại trải nghiệm số xuất sắc thông qua quản trị, vận hành dựa liệu gần thời gian thực Để đạt mục tiêu trên, FPT xây dựng chương trình hành động cân tồn diện ba khía cạnh kinh doanh, cơng nghệ người - Kinh doanh:  Với khách hàng doanh nghiệp lớn, Tập đoàn tập trung mở rộng/thúc đẩy cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số toàn diện từ khâu tư vấn đến triển khai   Với khách hàng doanh nghiệp vừa nhỏ, FPT tiếp tục phát triển mở rộng nhóm giải pháp Made by FPT hướng tới tảng quản trị tất có khả kết nối mở rộng với giải pháp, dịch vụ bên thứ nhằm tối ưu vận hành Với khách hàng cá nhân, FPT mong muốn đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt dựa giải pháp tảng quản trị - Công nghệ:   FPT tập trung phát triển công nghệ theo hai hướng phát triển tảng, công nghệ lõi gia tăng trải nghiệm khách hàng, hiệu vận hành dựa công nghệ Trong đó, Tập đồn tiếp tục đẩy mạnh nghiên cứu, phát triển chuyên sâu giải pháp dựa công nghệ Blockchain, Lowcode, AI, Cloud với Nền tảng liệu (Người dùng/Khách hàng/Dữ liệu nội bộ) đem lại giải pháp kinh doanh hiệu quả, đáng tin cậy cho tổ chức/ tập đoàn lớn, doanh nghiệp vừa nhỏ trải nghiệm đột phá cho khách hàng cá nhân - Con người:   Tài sản lớn FPT người Do đó, Tập đồn ln trọng xây dựng sách đãi ngộ theo hướng cạnh tranh, khuyến khích đổi mới, sáng tạo, đồng thời triển khai chương trình đào tạo để xây đắp nên hệ nhân viên không ngừng học hỏi phấn đấu Với triết lý đem lại cho thành viên điều kiện phát triển tài tốt nhất, FPT cam kết xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch, không phân biệt đối xử CHƯƠNG 6: Tình hình kinh doanh - Năm 2020: Kết kinh doanh Tập đoàn FPT năm 2020 đạt 445,15 tỷ đồng tăng trưởng 13,23% so với năm 2019 vượt 14,14% so với kế hoạch đặt Tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương (APAC) đạt 450 tỷ đồng, đóng góp 16% vào tổng doanh thu công ty Tại thị trường Mỹ tăng trưởng 28%, đạt doanh thu 675 tỷ đồng Cuối cùng, thị trường Nhật Bản Châu Âu có mức tăng trưởng đạt 19% 17% - Năm 2021: Trong tháng đầu năm 2021 đơn FPT ghi nhận doanh thu 16.228 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế 2.936 tỷ đồng, tăng 19,2% 20,9% so với kỳ năm ngối Ngồi ra, giá trị đơn hàng ký mảng công nghệ FPT tăng 43,9% so với quý II/2020, đạt 5.848 tỷ đồng Doanh thu chuyển đổi số FPT đạt 2.116 tỷ đồng, tăng 19,3% so với tháng đầu năm 2020 - Năm 2022: Kết thúc năm 2022, FPT ghi nhận doanh thu 44.017 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế 7.654 tỷ đồng, tăng 23,4% 20,8% so với kỳ năm ngối, hồn thành 104% mục tiêu doanh thu 100% lợi nhuận thông qua Đại hội đồng Cổ đông 2022 EPS (Earning Per Share) đạt 4.421 đồng/cổ phiếu, tăng trưởng 22,2% so với năm trước, cho thấy nỗ lực không ngừng nghỉ đội ngũ lãnh đạo cán bộ, Tập đoàn FPT việc hoàn thành mục tiêu tăng trưởng bền vững 20%, với ưu tiên cao đảm bảo quyền lợi cho cổ đông bên liên quan CHƯƠNG 7: Sự cần thiết thiết kế phân tích cơng việc doanh nghiệp CHƯƠNG 8: Đối với cơng ty cổ phần FPT Phân tích cơng việc q trình thu thập xử lý thông tin công việc cách hệ thống Khi phân tích cơng việc cần nghiên cứu quan sát, thu thập công việc sau: - Nội dung công việc - Các trách nhiệm doanh nghiệp - Các điều kiện lao động Bên cạnh đó, phân tích cơng việc nhằm: - Phân tích cơng việc có vai trị quan trọng, cơng cụ để thực nội dung công tác quản trị nhân lực doanh nghiệp, phân tích cơng việc giúp cho nhà quản trị - Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả: giúp cho cơng ty FPT dự báo trước số lượng chất lượng lao động cần thiết để hồn thành cơng việc nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh Việc phân tích công việc giúp cho phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hồn thành cơng việc tốt, tránh tình trạng thừa thiếu lao động ảnh hưởng tới hiệu công việc - Tuyển dụng nguồn nhân lực: giúp cho FPT tuyển dụng người, việc, nơi, lúc Phân tích cơng việc giúp cho nhà quản lý biết công việc mà người lao động cần phải thực hiện, kiến thức, kỹ phẩm chất liên quan đến công việc mà người lao động cần có Từ đó, giúp cho q trình tuyển dụng đạt hiệu cao - Đào tạo phát triển nhân lực: giúp cho cơng ty FPT xây dựng chương trình đào tạo thiết thực hiệu Phân tích cơng việc giúp cho 10 cơng ty đưa chương trình xây dựng liên quan đến kiến thức, kỹ mà người lao động thiếu công việc để cải thiện hiệu làm việc - Đánh giá thành tích: FPT đánh giá hiệu làm việc nhân viên tốt Từ việc phân tích cơng việc, cơng ty xây dựng tiêu chuẩn kết phù hợp giúp đánh giá hiệu làm việc nhân viên công bằng, xác tạo động lực cho nhân viên phát triển - Đãi ngộ nhân lực: giúp FPT xây dựng chế độ lương, thưởng công Phân tích cơng việc giúp nhà quản lý nhận diện vị trí cơng việc, chức cơng việc, nhiệm vụ cơng việc vị trí khác từ làm sở để xây dựng hệ thống tiền lương thưởng phù hợp với đóng góp người lao động - Bên cạnh đảm bảo phân cơng cơng việc rõ ràng, xác, tránh chồng chéo phận, cá nhân doanh nghiệp, hoàn thiện biện pháp cải thiện lao động, bảo vệ sức khỏe khả làm việc lâu dài cho nhân viên với đặc tính cơng việc phức tạp Cuối việc phân tích cơng việc cho Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc cho vị trí doanh nghiệp CHƯƠNG 9: Đối với người lao động - Biết khả phù hợp thân với cơng việc từ giúp cho người lao động động ứng tuyển đưa đề xuất mức lương phù hợp với trình độ lực - Nắm rõ nội dung cơng việc để q trình làm việc trở nên hiệu quả, nhanh chóng, linh hoạt mang đến kết tốt - Người lao động nắm phần nhiệm vụ, nội dung công việc làm từ có trách nhiệm với phần cơng việc giao - Có phối hợp thống trình làm việc với đồng nghiệp cấp - Dựa vào bảng phân tích cơng việc cố gắng phấn đấu, trau dồi hồn thiện trình độ chun mơn để phù hợp với cơng việc giao, đồng thời giúp người lao động có thêm động lực để phấn đấu nhận mức lương, trợ cấp cao 11 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP VÀ KĨ THUẬT PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI FPT 2.1 Cơ sở lý luận phương pháp kỹ thuật phân tích cơng việc 2.1.1 Quan sát - Quan sát phương pháp người phân tích cơng việc nghiên cứu, tiến hành quan sát ghi chép đầy đủ hoạt động người hay nhóm người lao động thực công việc - Đối tượng áp dụng: Các cơng việc đo lường, dễ quan sát thấy, cơng việc khơng mang tính chất tình huống, tính tốn, chủ yếu cơng việc chân tay - Ưu điểm: • Quan sát trực tiếp cơng việc • Thu thập thơng tin phong phú thực tế • Tránh lỗi người thực cơng việc bỏ sót thổi phồng vấn phiếu trả lời câu hỏi - Nhược điểm: • Thơng tin thu thiếu xác hội chứng Hawthone • Tốn thời gian cơng sức • Khơng thể áp dụng cho công việc không dễ dàng quan sát, không biểu lộ hết hành vi bên ngồi 2.1.2 Nhật ký cơng việc - Phương pháp này, người thực công việc điền vào nhật ký công việc nhiệm vụ, cơng việc tiến hành, tính thường xun nhiệm vụ nhiệm vụ hoàn tất - Đối tượng áp dụng: Thích hợp việc mô tả xây dựng tiêu chuẩn thực công việc Ưu điểm: • Cung cấp thơng tin xác cơng việc • Đánh giá việc thực cơng việc cách thường xun • Hữu dụng phân tích cơng việc khó quan sát Nhược điểm: 12 • Người viết ngại viết trung thực lỗi sai cá nhân • “Thổi phồng” hoạt động mà họ thực 2.1.3 Bản câu hỏi - Bản câu hỏi phương pháp mà người thực điền vào phiếu câu hỏi thông tin công việc - Đây phương pháp hữu hiệu để thu thập thơng tin phân tích cơng việc Bản câu hỏi liệt kê câu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước gửi cho đối tượng có liên quan để tìm hiểu thơng tin cho việc phân tích công việc - Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho vị trí cơng việc - Ưu điểm: • Hỏi nhiều người, nhiều câu hỏi • Thơng tin lượng hóa, dễ dàng cập nhật • Nhanh tiết kiệm chi phí - Nhược điểm: • Người trả lời ngại điền vào bảng câu hỏi chi tiết • Khơng thu thập nhiều hỏi 2.1.4 Phỏng vấn - Phỏng vấn đối thoại có chủ đích hai nhiều người, người vấn người vấn - Phương pháp sử dụng hữu hiệu mục đích phân tích cơng việc xây dựng yêu cầu chuyên môn, xác định nhu cầu đào tạo xác định giá trị công việc - Đối tượng áp dụng: Công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chun mơn, kĩ thuật,…) - Ưu điểm: • Phát nhiều thơng tin hoạt động mối quan hệ quan trọng • Tạo hội để giải thích yêu cầu chức cơng việc - Nhược điểm: • Thơng tin thu thập bị sai lệch người vấn không trả lời đầy đủ 13 2.1.5 Tình cấp thiết bất ngờ - Phương pháp kết hợp kỹ quan sát vấn - Phương pháp tập trung vào tình cấp thiết bất ngờ quan sát đóng vai trò quan trọng việc thực công việc, định ranh giới thực công việc thành cơng thất bại - Ưu điểm: • Thơng tin xác thực, tính xác tương đối cao • Đảm bảo đủ khía cạnh thực tế • Nhận biết thêm kiến thức, kỹ cần thiết cho cơng việc - Nhược điểm: • Khơng phải lúc tình xảy • Thường phát sinh áp dụng phương pháp quan sát 2.1.6 Hội thảo chuyên gia - Hội thảo chuyên gia việc tổ chức buổi hội thảo để thảo luận vấn đề quy định cho công việc cụ thể với tham gia chuyên gia am hiểu cơng việc - Đối tượng áp dụng: Mọi vị trí cơng việc mà phương pháp không thu thập thông tin - Ưu điểm: • Thu thập đầy đủ thơng tin • Tránh mâu thuẫn, tranh cã khơng đáng có • Đảm bảo tính đồng thuận, khả thi sử dụng kết phân tích cơng việc - Nhược điểm: • Tốn thời gian, kinh phí • Phải lên kế hoạch cho hội thảo • Ảnh hưởng yếu tố chủ quan 14 2.2 Thực trạng phương pháp phân tích cơng việc Công ty Cổ phần FPT 2.2.1 Các phương pháp phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần FPT Tại FPT, phân tích cơng việc coi trình quan trọng cho hệ thống quản trị nhân Có thể thấy, dù hoạt động nhiều lĩnh vực khác với số lượng lớn nhân viên FPT hoạt động tốt nhờ vào phân tích cơng việc Căn vào mục đích phân tích cơng việc, biểu mẫu tình hình thực tế cơng ty, giám đốc chi nhánh, trưởng phịng, ban, công ty FPT lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với hồn cảnh Một số phương pháp thu thập thơng tin mà doanh nghiệp áp dụng : • Phương pháp quan sát Các trưởng phòng, ban, cơng ty FPT người có kiến thức trực tiếp tiếp xúc với nhân viên phòng, giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho nhân viên vị trí cơng việc, yêu cầu người lao động thực yêu cầu để đạt kết cao Phương pháp công ty sử dụng để phân tích cơng việc dễ dàng quan sát, đánh công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng, Ví dụ cơng ty tiến hành quan sát trình làm việc nhân viên bán hàng từ lúc bắt đầu làm việc, ca làm việc kết thúc công việc -Bắt đầu công việc: người nhân viên tập huấn xếp quy trình hàng, qua người quản lý quan sát đưa câu hỏi để tự tin kiến thức nhân viên - Trong thời gian làm việc: quản lý quan sát xem nhân viên có chăm làm việc hay khơng, thái độ với khách hàng nào, mức độ hứng thú nhân viên công việc - Khi kết thúc ca làm việc: quản lý quan sát xem mức độ thực cơng việc có tốt khơng, ngày hơm người nhân viên bán hàng có đạt tiêu đề hay khơng • Phương pháp ghi chép kiện quan trọng Trong trình làm việc người quản lý FPT ( người đưa phân tích cơng việc phịng, ban, ) ghi chép lại hoạt động nhân viên lao động xuất sắc người làm việc hiệu quả, từ đề khái quát phân loại đặc trưng, địi hỏi cơng việc cần mơ tả • Phương pháp hội thảo chun gia : 15 Khi cần tiến hành phân tích cơng việc vị trí thuộc cấp cao doanh nghiệp quản trị, FPT thường mở hội thảo mời chuyên gia lĩnh vực đến từ tập đoàn FPT, FSB hay chuyên gia nước để tiến hành phân tích cơng việc, lấy ý kiến thu thập thông tin trao đổi với người tham dự trách nhiệm, quyền hạn, kỹ cần thiết để đảm nhiệm vị trí cơng việc • Phương pháp bảng câu hỏi - FPT tập trung tiến hành khảo sát để thu thập thơng tin cách nhanh chóng dễ dàng Phương pháp FPT áp dụng thường xuyên từ câu hỏi khảo sát mang tính chất cơng việc đến câu hỏi khảo sát mức độ gắn bó với cơng việc đồng nghiệp nhân viên - Ví dụ câu hỏi phân tích cho vị trí nhân viên kinh doanh: 16 17 18 2.2.2 Các bước tiến hành phân tích cơng việc FPT - Bước 1: Lựa chọn công việc cần phân tích Phân tích cơng việc thuộc nhiệm vụ trực tiếp ban tổng giám đốc công ty FPT phòng tổ chức nhân sự, trước hết họ phải nhận nhiệm vụ định từ đại hội đồng cổ đông hội đồng quản trị, với phối hợp phòng ban khác công ty để đảm bảo phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm NLĐ, giúp họ hiểu cần thực Thực đạo hội đồng quản trị cơng ty tới ban giám đốc, phối hợp với phịng nhân có cơng văn đề nghị tới ban tổng giám đốc công ty thành viên tới giám đốc phận, trưởng phòng, ban, chi nhánh khác…thực cơng tác phân tích cơng việc cho tất cơng việc phịng ban Trong có hướng dẫn, cơng việc cần nêu rõ NLĐ cần phải thực nhiệm, trách nhiệm quyền hạn Các trưởng phòng, ban chủ yếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức, kinh nghiệm thân kết hợp với việc quan sát q trình làm việc họ để có trao đổi, thảo luận cơng việc họ Có thể nói, phịng, ban, tổ…bản phân tích cơng việc, nhiệm vụ…của phòng, ban viết cho trưởng, phó phịng tổ… Sau giám đốc phận, chi nhánh, trưởng phòng, ban xây dựng phân cơng cơng việc/nhiệm vụ, văn đưa cho NLĐ đọc đề xuất ý kiến đóng góp Nhưng thực tế phịng ban gần không làm công việc này, đặc biệt công nhân phân xưởng để họ hiểu rõ công việc Các trưởng phịng, ban giao phân tích cơng việc/nhiệm vụ cho phịng tổ chức nhân sự, sau trình lên tổng giám đốc công ty duyệt Khi thông qua gửi tới phòng, ban lưu lại tổ chức nhân - Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Tùy thuộc vào vị trí cơng việc cụ thể mà FPT sử dụng phương pháp phân tích cơng việc khác để thu thập thơng tin Tuy nhiên, doanh nghiệp kết hợp nhiều phương pháp với để mang lại thông tin cách tốt Hiện nay, FPT chủ yếu sử dụng phương pháp: Phương pháp quan sát, phương pháp ghi chép kiện quan trọng (nhật ký công việc) phương pháp vấn + Phương pháp quan sát: Ưu điểm: Tránh bỏ sót thổi phồng vấn phiếu trả lời câu hỏi Hạn chế: Thông tin thu thiếu xác hội chứng Hawthorne + Phương pháp ghi chép kiện quan trọng: 19