QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ ỨNG DỤNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL

Quản trị nhân lực Q TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC VÀ ỨNG DỤNG CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL Người hướng dẫn: PGS TS Phạm Thuý Hương Các thành viên nhóm 2: - Nguyễn Hồng Quân - CH230851 - Trần Hoài Nam - CH230845 - Mai Thế Huynh - CH230673 - Tạ Minh Đức - CH230660 - Lê Thị Thanh Hương - CH230836 - Nguyễn Thị Tân Huyền - CH230838 Lớp: CH23G Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực MỤC LỤC I Tổng quan Tập đồn Viễn thơng Qn đội Viettel Tổng cơng ty mạng lưới Viettel Giới thiệu chung Kết hoạt động .4 Đặc điểm nhân II Q trình phân tích cơng việc Tổng cơng ty mạng lưới Viettel Phân tích cơng việc gì? Phân tích cơng việc nào? Quy trình phân tích cơng việc III 3.1 Cơ cấu tổ chức chức danh .7 3.2 Thực phân tích cơng việc “nhân viên khai thác truyền dẫn” 3.3 Các văn phân tích cơng việc 10 Ứng dụng phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực .11 Đối với người lao động 11 1.1 Bản mô tả công việc (+ khung lực) 11 1.2 Bản Tiêu chuẩn thực công việc 11 Đối với người quản lý .12 Các kiến nghị .13 Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực I Tổng quan Tập ðoàn Viễn thông Quân ðội Viettel Tổng công ty mạng lýới Viettel Giới thiệu chung Tập đồn viễn thơng quân đội (Viettel) doanh nghiệp quân đội kinh doanh lĩnh vực bưu viễn thơng cơng nghệ thông tin Là doanh nghiệp với 100% vốn Nhà nước, đầu tư nỗ lực phát triển khơng ngừng, Viettel tập đồn viễn thông CNTT lớn Việt Nam Không đầu tư nước, Viettel có đầu tư quốc gia châu lục gồm Châu Á, Châu Mỹ Châu Phi Viettel đánh giá cơng ty viễn thơng có tốc độ phát triển nhanh giới nằm top 15 cơng ty Viễn thơng Tồn cầu số lượng thuê bao Tổng công ty Mạng lưới Viettel cơng ty thành viên Tập đồn Viễn thông quân đội (Viettel) Tổng công ty Mạng lưới Viettel có hoạt động chủ yếu:  Kinh doanh hạ tầng mạng lưới viễn thông  Hoạch định, quy hoạch, thiết kế kiến trúc mạng lưới viễn thông, truyền tải, CNTT  Quản lý, khai thác hiệu hạ tầng mạng lưới viễn thông, truyền tải CNTT Viettel toàn quốc  Xây dựng phát triển hạ tầng mạng lưới theo định hướng Tập đoàn đảm bảo tài nguyên cho kinh doanh  Xây dựng đào tạo đội ngũ lao động chất lượng cao cho thị trường nước ngồi nước Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel cơng ty có hạ tầng viễn thơng lớn nước Đơng Dương, có vùng phủ cáp quang lớn Việt Nam, xuống đến huyện xã Do vậy, tổng công ty mạng lưới Viettel cơng ty thành viên nịng cốt, giữ vai trò đặc biệt quan trọng trình phát triển tạo dựng vị Viettel Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực Kết hoạt ðộng Là doanh nghiệp sinh sau đẻ muộn lĩnh vực điện tử viễn thông Công nghệ thông tin, với số vốn đầu tư ban đầu 2-3 tỉ đồng năm 1995 Đến năm 2012, Viettel thức giữ vị trí số thị trường viễn thơng tập đồn kinh tế nhà nước hàng đầu doanh thu, lợi nhuận đóng góp vào ngân sách Viettel số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam tiến quân nước Hiện Viettel có đầu tư nước: Lào, Campuchia, Đông Timor, Mozambique, Cameroon, Haiti, Peru với tổng thị trường 110 triệu dân, lớn thị trường nước Đặc biệt với dự án Movitel đầu tư vào Mozambique, Viettel có lãi sau sau tháng thức kinh doanh Đây coi dự án đầu tư hiệu Viettel vào Châu Phi kể từ năm 2008 đến Tới năm 2013, dự án đầu tư nước đạt doanh thu tỉ USD, tăng 30% so với năm 2012 đạt mức lợi nhuận 150 triệu USD Tập đồn Viettel cán đích mức doanh thu tỉ USD năm 2007 dự kiến mục tiêu đạt mức 15 tỉ vào năm 2015 Tính riêng đến tháng 6/2014, Viettel đạt 90.000 tỉ VNĐ, tương đương 4,3 tỉ USD Trong tình hình kinh tế tại, mục tiêu 15 tỉ USD mục tiêu khó, với doanh nghiệp nhà binh Viettel, khơng khơng thể Viettel “quả đấm thép” kỳ vọng đạt doanh thu 15 tỉ USD năm 2015 để đưa ngành Công nghệ thông tin Việt Nam bước lên tầm cao Ðặc ðiểm nhân Với lớn mạnh không ngừng, đặc biệt gia tăng quy mô mạnh mẽ thị trường nước ngoài, Nguồn nhân lực Viettel ngày lớn mạnh Tính đến cuối năm 2013 tổng số nhân viên Viettel 25000 người Một số khổng lồ phản ánh phần vị tập đoàn kinh tế hàng đầu Việt Nam Trong khn khổ phân tích để nghiên cứu vấn đề sâu hơn, nhóm xin phân tích đăng trưng nguồn nhân lực Trung tâm kỹ thuật – đơn vị thuộc Tổng công ty Mạng lưới Viettel (Công ty thành viên Tập đồn Viettel) Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực Bảng 1.1 Phân loại lao động theo giới tính (Số liệu năm 2013) Giới tính Nam Nữ Tổng Số lượng 420 81 501 Tỷ trọng 83,8% 16,2% 100% Nguồn: Ban hành – Phịng kế hoạch tổng hợp Là đơn vị phụ trách vấn đề kỹ thuật như: khiển khai xây dựng hạ tầng, quản lý, bảo hành sửa chữa vấn đề liên quan đến viễn thông công nghệ thông tin… Các công việc yêu cầu cần lao động có sức khỏe tốt, có khả làm việc điều kiện môi trường phức tạp, phải thị trường… Do nhân Trung tâm chủ yếu Nam giới (chiếm 83,8%) Mặt khác, để có phát triển vị ngày hơm nay, Tập đồn Viettel nói chung cơng ty thành viên tập đồn hay phận nói riêng đầu tư đặc biệt trọng phát triển nguồn lực Quá trình tuyển chọn đầu vào Viettel khắt khe phải người thực xuất sắc vào Bảng 1.2 Phân loại lao động theo trình độ (Số liệu năm 2013) Trình độ Đh Đại học Số lượng 340 Tỷ trọng 67,9% Cao Đẳng 47 9,4% Trung cấp Trung cấp 114 22,7% Các phận Ban quản lý, kỹ thuật Ban hỗ trợ, kiểm tra… Ban hành chính, bảo vệ, đội xe… Nguồn: Ban hành – Phịng kế hoạch tổng hợp Qua bảng 1.2 ta thấy phận ban quản lý, phận liên quan trực tiếp đến kỹ thuật Trung tâm, người lao động phải có trình độ Đại học trở lên Vào tập đồn khó, để làm việc môi trường chuyên nghiệp, với đội ngũ lao động trình độ cao, người lao động phải trải qua kỳ thi chuyên môn hàng tháng, quý để đánh giá xếp loại nhân viên trung tâm có kế hoạch tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực II Quá trình phân tích cơng việc Tổng cơng ty mạng lưới Viettel Phân tích cơng việc gì? Phân tích cơng việc q trình:  Thu thập tổ chức thông tin liên quan đến công việc  Xác định nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ cần có để thực cơng việc cách thành cơng Phân tích cơng việc nào? - Ngay từ ngày đầu thành lập Tổng Công ty Viễn thơng Qn đội (nay Tập đồn Viễn thơng Quân đội), công việc cụ thể (cả kinh doanh kỹ thuật) xây dựng, đưa vào mơ tả cơng việc, nhằm mục đích nhiệm vụ đơn vị, phịng ban, dịng chảy cơng việc không chồng chéo - Ngày nay, tổ chức phình to, Tập đồn phân tách thành Tổng cơng ty hạch tốn phụ thuộc độc lập Trong đó, có tổng Cơng ty phụ thuộc: + Tổng Công ty Cổ phần đầu tư quốc tế thực nhiệm vụ đầu tư thị trường nước + Tổng Công ty Viễn thông Viettel thực nhiệm vụ kinh doanh nước + Tổng Công ty Mạng lưới Viettel thực nhiệm vụ triển khai khai thác hạ tầng mạng lưới nước nước ngoài, đảm bảo mục tiêu sản xuất kinh doanh (kỹ thuật) Do đó, số lượng cơng việc thực nhiều lên, cơng việc chung chun mơn hóa, cụ thể hóa thành đầu việc nhỏ Các mơ tả cơng việc lúc trước khơng cịn phù hợp tình hình mới, cịn chung chung, chưa đầy đủ, chưa kể cơng việc phát sinh theo địi hỏi thực tiễn Như cần phân tích để đưa thêm bảng mô tả công việc - Bên Viettel có câu:”Hãy thay đổi trước bị buộc phải thay đổi”, đó, cấu tổ chức liên tục thay đổi, phòng ban phân tách, sát nhập, nhiệm vụ cơng việc nhiều thay đổi theo Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực - Một cơng việc, có đặc thù, việc phát sinh nhiệm vụ hồn tồn có Ngay từ đầu xây dựng bảng mô tả công việc nắm bắt hết nhiệm vụ Do cần định kỳ xem xét cập nhật thông tin, bổ sung thêm yêu cầu, nhiệm vụ để mô tả công việc phù hợp với yêu cầu thực - Ngành viễn thơng có đặc thù cơng nghệ thay đổi ngày, giờ, xu hướng công nghệ, thời gian không xa trước thịnh hành, khơng cịn phù hợp hay khơng cịn đáp ứng nhu cầu người, đó, liên tục có chuyển dịch cơng nghệ bắt kịp xu hướng tồn cầu Mà cơng nghệ thay đổi, người vận hành, khai thác cơng nghệ phải học hỏi để bắt kịp mới, hôm qua anh làm việc nay, hơm cơng việc khác Và đương nhiên, cần phải thay đổi mơ tả cơng việc Quy trình phân tích công việc 3.1 Cơ cấu tổ chức chức danh Mơ hình Tổng Cơng ty BAN GIÁM ĐỐC TCT Các trung tâm chức Các phòng ban Tổ chức lao động Chính trị Hành TT.KT KV1 TT.KT KV2 TT.KT KV3 Tài Đầu tư Quản lý Tài sản TT.DHVT TT.QHT KHT TT.TD KHCN Kế hoạch TT.TKTU TT.CNTT TT.TD IP Kiểm sốt nội Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực Mơ hình tổ chức Trung tâm Kỹ thuật khu vực BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM KHU VỰC NOC - LĐ phòng - Truyền dẫn - Vô tuyến - IP - Hỗ trợ tỉnh Tổng hợp - TCLĐ - Kế hoạch - Hành - Chính trị - Tổ xe Thiết kế tối ưu - LĐ phòng - Tối ưu 2G - Tối ưu 3G - Tổ bảo vệ Truyền dẫn Hạ tầng - LĐ phòng - Quy hoạch thiết kế - Quản lý tác động - LĐ phòng - Cáp quang - Nhà trạm Quản lý tài sản - Thiết bị mạng KT khai thác Các tổng trạm - LĐ phòng - Truyền dẫn quang - Dịch vụ có dây - Vơ tuyến - Trưởng đài - Truyền dẫn - Thiết bị - IP - Quản lý tác động - Vơ tuyến Mỗi phịng lại gồm nhiều ban (hình trên), ban bao gồm chức danh trưởng ban nhân viên ban Do phân chia theo vùng miền, trung tâm kỹ thuật khu vực (miền trung), trung tâm kỹ thuật khu vực (miền nam), có mơ hình tổ chức trung tâm kỹ thuật khu vực (miền bắc) Do đó, chức nhiệm vụ nhân viên, lãnh đạo vị trí tương đồng trung tâm 3.2 Thực phân tích công việc chức danh “nhân viên khai thác truyền dẫn” 3.2.1 Các thơng tin cần thiết để phân tích cơng việc - Thơng tin tình hình thực cơng việc: + Nhiệm vụ (chính/phụ) chức danh, kèm theo hướng dẫn thực nhiệm vụ đó, xây dựng sở quy trình, quy định phịng, cơng ty theo thực tế cơng tác Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực + Tần suất thực nhiệm vụ: theo ngày/tuần/tháng Trên sở đó, chia ca trực, quy định thời gian thực đảm bảo công việc thông suốt + Quyền hạn, trách nhiệm, mối liên hệ với đơn vị ngành dọc trung tâm, phịng ban cơng ty, tập đoàn đối tác cung cấp thiết bị bên + Chế độ báo cáo: định kỳ/theo yêu cầu, hình thức email nội bộ/văn - Thơng tin u cầu nhân sự: trình độ (đại học), giới tính (nam/nữ, ưu tiên nam), kinh nghiệm (đa số phải đào tạo lại đặc thù), kỹ khác (ngoại ngữ: tiếng Anh, tin học), thể chất (tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe) - Thông tin điều kiện thực cơng việc: cơng cụ lao động (máy móc trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ công việc, tài liệu nghiệp vụ) - Thơng tin văn hóa, kiến thức, kỹ năng: + Hiểu vận dụng văn hóa Viettel + Kiến thức chuyên môn: mạng GSM, SDH, DWDM, CNTT (hệ điều hành, sở liệu) + Kiến thức nghiệp vụ: xử lý cố, lập kế hoạch, vận hành khai thác, lắp đặt thiết bị, tài nguyên + Kỹ làm việc nhóm, tiếng anh, tin học, giao tiếp 3.2.2 Phương pháp thu thập thông tin trách nhiệm bên Ban tổ chức lao động thuộc phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm với ngành dọc cấp nội dung chức danh mà họ giao nhiệm vụ thu thập thông tin xây dựng mơ tả cơng việc Do đó, ban tổ chức lao động phân công người phụ trách mảng cơng việc gồm nhóm chức danh cụ thể Người họ áp dụng phương pháp sau để thu thập thông tin: - Phương pháp chuyên gia: hầu hết chức vụ quản lý (cấp cao cấp trung) bên Viettel lên từ kỹ thuật, thuộc lớp hệ đầu, trải qua am hiểu cơng việc Do đó, thơng tin yêu cầu công việc họ đưa phần lớn phản ánh Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page Quản trị nhân lực - Phương pháp vấn tới cá nhân thực cấp quản lý trực tiếp nhiệm vụ công việc giao, quyền hạn trách nhiệm thực công việc đặc thù công việc - Qua báo cáo, sổ ghi chép: + Có loại báo cáo sau: báo cáo ca trực, báo cáo tuần, tháng, q, năm Ngồi cịn báo đột xuất theo yêu cầu cấp + Sổ ghi chép: sổ nhật ký công việc cá nhân, sổ bàn giao, sổ theo dõi thiết bị, sổ cấp phát tài ngun - Do mơ hình tổ chức Tổng cơng ty Mạng lưới liên tục thay đổi, phòng ban trung tâm liên tục phân tách, sát nhập, lập theo yêu cầu nhiệm vụ nên văn phân tích cơng việc định kỳ bổ sung lược bỏ thơng tin cịn thiếu, đảm bảo sát với tình hình cơng việc thực tế Các bên liên quan cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhân viên tổ chức lao động để nhân viên hồn thành cơng việc 3.3 Các văn phân tích cơng việc Mời người xem phụ lục văn bản: + Với chức danh mô tả công việc yêu cầu công việc + Bản tiêu chuẩn thực công việc Với chức danh cơng việc cụ thể, ví dụ mô tả công việc Nhân viên khai thác truyền dẫn đưa phụ lục áp dụng thị trường nước mà Viettel đầu tư Nhưng đặc thù thị trường mà có điều chỉnh phù hợp với yêu cầu thị trường chức nhiệm vụ khơng thay đổi Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page 10 Quản trị nhân lực III ỨNG DỤNG CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Đối với người lao động 1.1 Bản mô tả công việc (+ khung lực) Bản mô tả công việc nêu chi tiết rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, giúp người lao động dễ dàng thực kiểm soát nội dung cần thực hiện, tránh trùng lặp công việc không làm Việc kết hợp mô tả công việc yêu cầu công việc giúp cho người lao động dễ dàng xem xét mức độ phù hợp lực so với cơng việc, có điều chỉnh cơng việc u cầu cơng việc người lao động có kế hoạch thực phấn đấu Mặt khác, kết hợp giúp nhà quản lý đánh giá phù hợp ứng viên so với yêu cầu công việc trình tuyển dụng Gắn liền với cơng việc cụ thể theo quy trình, hướng dẫn riêng, tạo điều kiện cho nhân viên chủ động thực công việc, đồng thời giúp nhân viên tiếp thu công việc nhanh Tăng động lực làm việc cho nhân viên: nhân viên thấy cịn thiếu gì, cần cố gắng thêm để hồn thành cơng việc giao Hạn chế: + Không nêu rõ điều kiện thực công việc, người lao động tuyển khó hình dung lượng thời gian làm bên cơng ty hay làm bên ngồi thị trường 1.2 Bản Tiêu chuẩn thực công việc - Xét tiêu chí:  Kết cơng việc: Kết công việc Tiêu chuẩn thực công việc khơng đề cập đến số lượng cơng việc hồn thành đến đâu mà có “Hồn thành” hay “Khơng hồn thành” cơng việc Chất lượng cơng việc Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page 11 Quản trị nhân lực đánh giá chủ quan Người quản lý: “tốt hay không tốt”, Người quản lý đánh giá dựa nhiều vào “sự kiện bật” tuần người để đánh giá xếp loại cho người -> Mang nặng tính chủ quan  Kỹ năng/Năng lực: không đề cập, đánh giá đến tiêu chuẩn thực công việc  Thái độ/Ý thức chấp hành kỷ luật: Đã đề cập đến Tiêu chuẩn thực công việc “Chấp hành tốt kỷ luật đơn vị”, “chủ động thực cơng việc”… -> Những yếu tố tích cực thái độ ý thức làm việc người lao động đề cập tiêu chuẩn có tác dụng tạo động lực, khuyến khích người lao động làm việc chủ động nhiệt tình - Sự phản hồi: Bản Tiêu chuẩn công khai, TCTHCV công khai có tác dụng việc tạo động lực thi đua từ người lao động để đánh giá cao người lao động - Tính khách quan: Vì đánh giá chủ yếu người quản lý nên đánh giá mang tính chủ quan, thiếu xác nhiều trường hợp - Khơng có thang điểm đánh giá việc hồn thành theo nhiệm vụ nhân viên, dẫn đến việc đánh giá khơng sát - Khơng có tiêu cho điểm cho nhiệm vụ quan trọng Đối với người quản lý - Lập kế hoạch NNL : Người quản lý có nhìn cụ thể qua thời kỳ, giai đoạn thay đổi công ty để định biên người - Tuyển dụng: dựa vào kết định biên tuyển dụng đủ nhu cầu sử dụng (tuy nhiên thường không tuyển đủ nhân sự) - Đánh giá thực công việc (điểm trừ nhiều điểm thưởng) + Trừ điểm phối hợp không suôn sẻ, lỗi cố chủ quan, khơng hồn thành cơng việc giao Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page 12 Quản trị nhân lực + Thưởng điểm kế hoạch đột xuất, quan trọng, điểm sáng kiến ý tưởng giúp nâng cao suất lao động, tăng hiệu công việc, xử lý case kỹ thuật khó - Đào tạo: dựa vào yêu cầu nhiệm vụ mô tả công việc, người quản lý đề xuất yêu cầu đào tạo nhằm giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc - Trả công: người quản lý đánh giá mức độ hồn thành cơng việc dựa theo u cầu, chức năng, nhiệm vụ chức danh để đánh giá Qua lương thưởng nhân viên tính từ việc đánh giá Ki, có mức A, B, C, D, đồng thời tập thể đánh giá mức độ hồn thành cơng việc qua Ki từ Tập đồn, TCT, TT, phịng ban Do đó, lương nhân viên đánh giá chung qua cá nhân tập thể - Quan hệ lao động: người quản lý người phân chia trách nhiệm thực có cơng việc chung liên quan đến nhiều phịng ban Việc phân chia dựa chức nhiệm vụ phịng ban đó, nhân viên - Thuyên chuyển, bổ nhiệm: Việc thuyên chuyển nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc phận khác nhau, người thuyên chuyển giao nhiệm vụ dựa theo mô tả công việc Tương tự với việc bổ nhiệm Các kiến nghị - Với mô tả công việc yêu cầu thực công việc: Công ty cần bổ sung phần điều kiện làm việc với chức danh công việc cụ thể Nhiệm vụ , công việc phải thực môi trường nào, địa bàn phụ trách Với nhiệm vụ (chính/phụ) đưa ra, bên cạnh hướng dẫn thực hiện, đề xuất bổ sung thêm cột sản phẩm kết cần có nhiệm vụ - Với Tiêu chuẩn THCV:  Công khai tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại lao động  Nên có phương pháp đánh giá khách quan VD: đánh giá người có cơng việc liên quan, Tham khảo ý kiến chuyên gia để xây dựng tiêu Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page 13 Quản trị nhân lực chuẩn đánh giá hồn chỉnh, tạo cơng mang tính khách quan giúp người lao động yên tâm chủ động phấn đấu công việc  Thu thập phản hồi từ người lao động để xây dựng tiêu chuẩn hoàn chỉnh trình đánh giá khách quan  Cần xây dựng bảng đánh giá tiêu chuẩn cho điểm nhân viên theo thang điểm hồn thành cơng việc, loại A: từ 90 -100 điểm, đó: Chấp hành tốt kỷ luật đơn vị: đến 30 điểm, Hồn thành cơng việc: đến 30 điểm, Chủ động công việc: đến 30 điểm Nếu có thành tích tốt: +10 điểm, bị lỗi/ cố: -10 điểm Phân tích cơng việc ứng dụng phân tích cơng việc Page 14