Báo cáo thực hành thiết kế và phân tích công việc đề tài phân tích và thiết kế công việc công ty cổ phần sữa th truemilk

Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC HÀNH MÔN: THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆCĐề tài: Phân tích và thiết kế cơng việc Công ty cổ phần sữa TH t

Giới thiệu khái quát về Công ty TH True Milk

1.2.1 Sơ lược chung của doanh nghiệp

Loại hình Công ty cổ phần tư nhân

Ngành nghề Lương thực, thực phẩm

Thành lập 2008; 11 năm trước Nghệ An, Việt Nam

Trụ sở chính 166, đường Nguyễn Thái Học, phường Quang

Trung, TP Vinh, tỉnh Nghệ An, Việt Nam

Sản phẩm Sữa và các chế phẩm từ sữa (kem, sữa chua, )

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TH True Milk

TH True Milk bắt đầu được gây dựng vào năm 2008 Ý nghĩa của cái tên TH được doanh nghiệp giải thích là True Happy (sang tiếng Việt: Hạnh phúc đích thực).

Tuy nhiên, cũng có người lý giải rằng đó là từ viết tắt của tên bà Thái Hương – người sáng lập công ty.

Dự án sữa tươi TH True Milk được khởi động năm 2009 với việc nhập khẩu công nghệ chăn nuôi bò sữa của Israel và hàng ngàn con bò từ New Zealand Từ thời điểm đó, doanh nghiệp đó bắt đầu phát triển nhanh chóng Hiện nay, doanh nghiệp trở thành đơn vị đi đầu trong việc sản xuất sữa tươi “sạch”, với đàn bò lên đến 45.000 con được nhập khẩu và chăm sóc theo chế độ đặc biệt.

Tháng 12/2010, sản phẩm sữa TH True Milk chính thức được giới thiệu ra thị trường Đến năm 2013, công ty này đã đạt được doanh thu lũy kế xấp xỉ 6.000 tỷ đồng.

Riêng doanh thu của năm 2013 đạt 3.000 tỷ đồng.

Cũng trong năm 2010, bà Thái Hương đã tuyên bố: “Đến năm 2015, nhà máy TH

True Milk sẽ đạt doanh số 3.700 tỷ đồng và khi đó TH True Milk sẽ chiếm 50% thị phần sữa tươi” Đây được xem là tuyên bố khá “ngạo mạn” của nhà lãnh đạo TH True

Milk, bởi thị phần sữa tại Việt Nam đang bị Vinamilk chiếm lĩnh Tuy nhiên, với sự phát triển “thần tốc” của mình, TH True Milk cũng rất có tiềm năng làm được những điều bà Thái Hương tuyên bố.

Từ thành công của Dự án sữa TH True Milk, công ty liên tục đầu tư thêm nhiều dự án khác Một số dự án đầu tư của công ty bao gồm: trồng dược liệu chế biến thức uống cao cấp (TH herbals) bán tại Mỹ; tạo ra thương hiệu rau củ quả sạch FVF; thành lập trường quốc tế TH School.

Ngày 31/1/2018, Công ty TH True Milk đã khánh thành trang trại bò sữa cao sản đầu tiên tại Moscow, Nga Đây là dự án nằm trong khuôn khổ Tổ hợp chăn nuôi bò sữa, chế biến sữa công nghệ cao và một số dự án về thực phẩm với tổng số vốn đầu tư lên đến 2,7 tỷ USD của công ty tại Liên Bang Nga.

Dự án này là bước khởi đầu cho quá trình đưa thương hiệu TH True Milk ra thị trường quốc tế của công ty Bước đi này tương đối “mạo hiểm” nhưng nếu thành công, công ty sẽ thu về nguồn lợi nhuận “khổng lồ” từ nước ngoài.

Doanh nghiệp đã xây dựng tầm nhìn,sứ mệnh,những giá trị cốt lõi cụ thể

Tầm nhìn và sứ mệnh

Tập đoàn TH mong muốn trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam trong ngành hàng thực phẩm sạch có nguồn gốc từ tự nhiên.Với sự đầu tư nghiêm túc và dài hạn kết hợp với công nghệ hiện đại nhất thế giới,chúng tôi quyết tâ trở thành thương hiệu thực phẩm đẳng cấp thế giới được mọi nhà tin dùng,mọi người yêu thích và quốc gia tự hào.

Với tinh thần gần gũi với thiên nhiên,Tập đoàn TH luôn nỗ lực hết mình để nuôi dưỡng thể chất và tâ hồn Việt bằng cách cung cấp những sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên – sạch,an toàn,tươi ngon và bổ dưỡng.

Tập đoàn TH cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc về chất lượng,luôn đảm bảo tính chân thực,nghiêm túc và nhất quán,tạo được niềm tin mạnh mẽ cho người tiêu dùng cũng như các đối tác khác của TH

Không chỉ mang đến nguồn sức khỏe dồi dào cho mọi người,Tập đoàn TH mong muốn tột độ những nỗ lực và phát triển của TH sẽ thúc đẩy mọi cá nhân,mọi tổ chức cùng nhau xây dựng một cộng đồng vui tươi,hạnh phúc và thịnh vượng hơn.

Tập đoàn TH cam kết không ngừng cải tiến và sáng tạo công nghệ cũng như chất lượng dịch vụ,từ đó cung cấp những sản phẩm “ 100% made in Viet Nam” sánh ngang với những sản phẩm quốc tế khác.Và đó cũng chính là niềm tự hào quốc gia mà TH muốn hướng đến.

1.2.3 Thực trạng kinh doanh của Công ty TH True Milk

Dù xuất hiện trên thị trường thời gian chưa lâu, nhưng TH True Milk ngày càng chứng tỏ được sự vượt trội của mình trên phân khúc sữa Việt Nam Công ty đã giới thiệu ra thị trường hơn 70 sản phẩm trên nền tảng sữa tươi Công ty luôn hướng đến đường đi là các sản phẩm sữa tươi sạch, thực phẩm sạch, đồ uống sạch.

Theo số liệu đo lường bán lẻ toàn thị trường trong tháng 11 năm 2018, sữa TH True Milk tăng trưởng gần 22% về sản lượng và 30% về doanh thu Tới nay thị phần của TH True Milk trong phân khúc sữa tươi tại các kênh bán lẻ thành thị đạt 40%.

Cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP chuỗi thực phẩm TH (phân phối)

 Công ty đang sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

 Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận

- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

- Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN

CÁC CHI NHÁNHCÁC NHÀ MÁY

- Hình thành các giải thể dễ dàng và nhanh chóng

- Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa các lãnh đạo và các bộ phận

- Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn

- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình độ nhất định

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội cổ đông có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty, trong đó có xem xét và phê duyệt các báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh, các phương án sản xuất kinh doanh, đầu tư và chiến lược phát triển của công ty, sửa đổi và bổ sung điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của công ty.

Hội đồng quản trị: Có chức năng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, giám sát giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý, quyết định các kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các chiến lược Đại hội cổ đông đưa ra.

Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra nhằm quản lý kiểm tra và giám sát Hội đồng quản trị và ban giám đốc, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ quy chế và kiểm soát hoạt động tài chính của công ty.

Ban giám đốc: Thực hiện các Nghị quyết, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính.

Phòng hành chính: Có nhiệm vụ quản lý chung về mặt nhân sự của công ty.

Phòng kỹ thuật: Quản lý và giám sát kỹ thuật cho toàn bộ hệ thống sản xuất và thông tin liên lạc của công ty.

Phòng kế toán: Lập kế hoạch thu chi, quản lý thu chi trong công ty Kiểm soát các chi phí hoạt động của công ty, quản lý vốn, tài sản, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty, thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

Phòng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo ứng viên mới, đánh giá hiê ̣u quả, thúc đẩy các nhân viên, truyền thông nô ̣i bô ̣, các vấn đề liên quan đến an toàn lao đô ̣ng và nhiều hơn nữa.

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển sản phẩm.Thực hiện việc nghiên cứu, phát triển công nghệ, đưa ra các sản phẩm mì mới phục vụ nhu cầu của khách hàng.

Phòng Marketing: Thực hiện việc quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp đến với người tiêu dung

Sự cần thiết của việc nghiên cứu TK & PTCV tại Doanh nghiệp

Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống Khi phân tích công việc cần nghiên cứu quan sát,thu thập về công việc như sau :

Các trách nhiệm đối với doanh nghiệp

Các điều kiện lao động

Bên cạnh đó, phân tích công việc nhằm:

- Phân tích công việc có vai trò quan trọng, là công cụ để thực hiện các nội dung tiếp theo trong công tác quản trị nhân lực tại doanh nghiệp, phân tích công việc giúp các nhà quản trị

- Hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả: doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để nhằm hoàn thành công việc nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh

- Tuyển dụng nhân lực: giúp cho doanh nghiệp tuyển được đúng người,đúng việc,đúng nơi,đúng lúc

- Đào tạo và phát triển nhân lực: doanh nghiệp có thê xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn

- Đánh giá thành tích: doanh nghiêp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn

- Đãi ngộ nhân lực: doanh nghiệp có thể xấy dựng chế độ lương thưởng công bằng

Phân tích công việc, nhà quản lí xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc Bảo đảm thành công hơn việc sắp xếp, thuyên chuyển và lương thưởng cho nhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn người lao động Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc Giảm bớt một số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ Cuối cùng việc phân tích công việc sẽ cho ra

Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong Doanh nghiệp

Qua nghiên cứu công tác thiết kế và phân tích công việc của công ty còn nhiều bất cập và lợi ích của hoạt động thiết kế, phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nhân lực và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên cần hoàn thiện công tác thiết kế và phân tích công việc

PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TH-TRUE MILK

Cơ sở lý luận phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc tạicông ty cổ phần TH-TRUE MILK

2.1.1 Phương pháp thu thập thông tin

Khái niệm phương pháp phân tích công việc

Là các phương pháp giúp thu thập thông tin về công việc đầy đủ, chính xác khi phân tích

Công việc như: quan sát, nhật kí công việc, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn, tình huống cấp thiết bất ngờ

Phân tích và những ràng buộc về thời gian và tiền bạc để có thể lựa chọn những phương

Khái niệm: Là phương pháp trong đó người phân tích công việc nghiên cứu, tiến hành quan sát và ghi chép đầy đủ các hoạt động của một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ: Các hoạt động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào… Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống, tính toán, chủ yếu là các công việc thực hiện bằng chân tay. Ưu điểm: Phương pháp này giúp các nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin phong phú và thực tế về công việc Đồng thời cũng tránh được lỗi do ngườithực hiện công việc bỏ sót hoặc thổ phồng khi được phỏng vấn hoặc phiếu trả lời câu hỏi.

Nhược điểm: Thông tin thu thập được có thể thiếu chính xác do hội chứng

Hawthonne và yếu tố chủ quan của người quan sát Ngoài ra nó rất tốn thời gian và công sức và không thể áp dụng được với những công việc lao động trí óc.

Nhật ký công việc (Tự ghi chép)

Khái niệm: Người thực hiện công việc điền vào cuốn nhật ký công việc những nhiệm vụ, công việc đã và đang được tiến hành, tính thường xuyên của những nhiệm vụ và khi nào nhiệm vụ được hoàn tất.

Ghi chép các sự kiện quan trọng: Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không hiệu quả; từ đó khái quát, phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và đòi hỏi của công việc. Điều kiện áp dụng: Mỗi cá nhân phải có thói quen và được rèn luyện đủ để lưu trữ thông tin như nhật kí ngày làm việc. Ưu điểm: Rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như các công việc sử dụng trí óc nhiều: kĩ sư, nhà khoa học

Nhược điểm: Hầu hết các cá nhân đều không quen hoặc không được rèn luyện đủ để lưu trữ những thông tin như nhật ký ngày làm việc.

Khái niệm: Là cuộc trò chuyện, trao đổi thông tin giữa người nghiên cứu và người lao động nhằm thu thập các thông tin cần thiết Cuộc đối thoại này giữa hai người hoặc nhiều người, người phỏng vấn và người được phỏng vấn.

Phỏng vấn là một phương pháp được áp dụng phổ biến để phân tích công việc. Phương pháp này cho phép người phân tích công việc có thể trò chuyện trực tiếp với người được phỏng vấn Người được phỏng vấn có thể yêu cầu người phân tích công việc trả lời những câu hỏi, thắc mắc của mình. Điều kiện áp dụng: có thể áp dụng cho hầu hết mọi trường hợp Ưu điểm: Đơn giản và nhanh chóng có được thông tin Cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra.

Nhược điểm: Thu thập thông tin có thể bị sai lệch do người được phỏng vấn không trả lời đầy đủ hoặc sai lệch do họ không hiểu hết công việc mà họ đang làm hoặc quan trọng hóa công việc của mình, đồng thời làm giảm mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác.

Khái niệm: Các chuyên gia được mời dự 1 cuộc họp để thảo luận về những việc cần tìm hiểu Các ý kiến trao đổi sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu thập được từ các phương pháp trên. Điều kiện áp dụng: phải có nhiều chuyên gia am hiểu về lĩnh vực đó. Ưu điểm: Đảm bảo thu thập được đầy đủ những thông tin cần thiết cho công việc.

Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian, kinh phí, cần phải chuẩn bị tốt những nội dung cho hội thảo bàn bạc

Khái niệm: Là phương pháp mà người thực hiện công việc sẽ điền vào phiếu câu hỏi những thông tin về công việc Đây là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin phân tích câu hỏi Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và gửi cho các đối tượng có liên quan để tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng trong hầu hết mọi trường hợp. Ưu điểm: Hỏi được nhiều người, hỏi được nhiều câu hỏi, thông tin được lượng hóa, dễ dàng cập nhật, nhanh và tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm: Người trả lời không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ hoặc không thu lại được nhiều bản hỏi.

Tình huống cấp thiết bất ngờ

Khái niệm: Kết hợp giữa kĩ năng quan sát và phỏng vấn Phương pháp này tập trung vào những tình huống cấp thiết bất ngờ có thể quan sát được và đóng vai trò rất quan trọng đối với việc thực hiện công vệc, quyết định ranh giới giữa thực hiện công việc thành công hay thất bại. Điều kiện áp dụng: áp dụng ở hầu hết mọi trường hợp Ưu điểm: Giúp người phân tích công việc có thể biết thêm các thông tin về kĩ năng, kiến thưc mà nhân viên cần có và các điều kiện tiến hành công việc 1 cách hiệu quả.

Nhược điểm: Khó áp dụng được với những công việc khó quan bằng mắt thường cũng như phụ thuộc vào tính trung thực của người được phỏng vấn.

2.1.2 Kỹ thuật phân tích công việc

Khái niệm kỹ thuật phân tích công việc

- Theo Desler, kỹ thuật phân tích công việc gồm 6 nội dung được chia làm 3 giai đoạn là chuẩn bị phân tích, tiến hành phân tích và hoàn thiện kết quả phân tích

 Xác định mục đích phân tích công việc

Trước khi tiến hành phân tích công việc, doanh nghiệp cần phải xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? Với mỗi mục đích sử dụng khác nhau, nội dung và phương pháp tiếp cận thông tin thu thập để phân tích công việc khác nhau

Doanh nghiệp thường tiến hành phân tích công việc cho những mục đích sau:

 Tuyển dụng vị trí mới

 Sắp xếp lại cơ cấu nhân lực

 Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

 Xác định nhu cầu đào tạo

 Xem xét các thông tin cơ bản liên quan

Trước khi tiến hành phân tích công việc, người tiến hàng phân tích cần tìm hiểu các thông tin liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích như nhiệm vụ, quyền lợi trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan giữa công việc đó với công việc khác, tiêu chuẩn kết quả hoàn thành công việc, yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc

Muốn đầy đủ các thông tin người tiến hành phân tích công việc phải tìm hiểu thông tin từ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp và ưuy trình công việc tại doanh nghiệp

+) Hệ thống tổ chức: hệ thống tổ chức trực tuyến, theo chức năng, theo trực tuyến-chức năng, theo trực tuyến- tham mưu,

+) Để lập 1 sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp , cần phải:

 Liệt kê tát cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc

 Nhóm các vị trí có nhiệm vụ công việc với nhau để tạo ra các “nhóm công việc”

 Vẽ các đường nối giữa các nhóm để chỉ mối quan hệ báo cáo

 Những yếu tố đầu vào nào( thông tin, nguyên vật liệu, tài chính ) cần phải cung cấp để thực hiện tốt công việc

 Ai ( cá nhân hay bộ phận nào) sẽ là người cung cấp những yếu tố đầu vào này?

 Công việc sẽ tạo ra các yếu tố đầu vào nào?

 Ai sẽ là người sử dụng các yếu tố đầu vào

 Lựa chọn đối tượng phân tích công việc.

Thực trạng phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc tại công ty cổ phần TH-TRUE MILK

2.2.1 Phương pháp thu thập thông tin tại công ty cổ phần TH-TRUE MILK

Nhà lãnh đạo tiến hành quan sát quá trình làm việc cấp dưới và người lao động Thành lập ra các bộ phận như thanh tra kiểm tra công tác làm việc của các bộ phận và cách tổ chức hệ thống bộ máy nội bộ trong công ty Các thông tin quan sát được đều được ghi chép lại một cách tỉ mỉ và chi tiết Qua đó có thể khắc phục được những sai sót trong quá trình làm việc của người lao động Việc quan sát được diễn ra hằng ngày và liên tục Cấp trên sẽ quan sát hoạt động của toàn bộ hệ thống nhân viên trong công ty qua hệ thống camera hiện đại hoặc có thể cử những người có chuyên môn cao quản lý, quan sát những công nhân kĩ sư phụ trách vận hành dây chuyền sản xuất hay những công nhân đóng gói sản phẩm, kiểm tra nguyên liệu Từ đó có thấy được những thiếu sót cần khắc phục, hoạt động làm việc có ổn định không, máy móc thiết bị trong doanh nghiệp sử dụng có tốt không và hiệu quả công việc mà nhân viên đạt được.

TH True Milk chia nhỏ các bộ phận để dễ dàng quan sát Ví dụ như có một bộ phận chuyên quan sát và ghi chép quá trình làm việc của bộ phận sản xuất chính là sản xuất trực tiếp sữa tươi Một bộ phận khác chuyên quan sát về các khâu trung gian Bên cạnh đó, có bộ phận quan sát, tiếp quản các chất lượng sản phẩm đầu vào và quá trình đóng gói sản phẩm của doanh nghiệp trước khi tới tay người tiêu dùng Và bộ phận chuyên về sửa chữa, quan sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị trong doanh nghiệp để đáp ứng hiệu suất công việc.

Một ví dụ cụ thể về quá trình quan sát của công ty cổ phần TH tại cửa hàng về quy trình bán hàng tại của hàng

Quy trình của công việc bán hàng

Hình 2.4 Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng gồm 7 giai đoạn:

- Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch và xác định chỉ tiêu:

 Về sản phẩm của TH: cần hiểu về sản phẩm, về chất lượng, về hình thức, mẫu mã bao bì sản phẩm để có thể tư vấn được cho khách hàng.

 Xác định khách hàng tiềm năng

 Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bán hàng bao gồm: báo giá, giới thiệu, hình ảnh mẫu mã

 Lên kế hoạch bán hàng: trang phục, cách tư vấn bán hàng, cách phục vụ khách hàng khi đến cửa hàng

- Bước 2: tìm kiếm khách hàng tiềm năng

 Tìm kiếm, ghi lại, thống kê các khách hàng , nhằm mục đích tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, loại bỏ những khách hàng không phù hợp và không có triển vọng.

- Bước 3: giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

 Nhân viên bán hàng cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về đối tượng, đề ra mục tiêu của cuộc trao đổi và thuyết phục khách hàng

 Nhất thiết phải có chiến lược để tiếp cận đối với từng khách hàng cụ thể dựa trên đặc điểm tính cách và nhu cầu chủ yếu của họ

- Bước 4: giới thiệu về sản phẩm của công ty, dịch vụ phục vụ khách hàng.

 Nhân viên bán hàng cần phải thật khéo léo khi đưa thông tin về sản phẩm dịch vụ của cửa hàng.

 Bươc 5: thuyết phục khách hàng và gải quyết khúc mắc của khách hàng.

 Bước 6: thống nhất và bán hàng, mang sản phẩm đến cho khách hàng.

 Bước 7: chăm sóc khách hàng khi khách hàng sử dụng sản phẩm của cônng ty

 Chăm sóc khách hàng giúp cho khách hàng có thể quay trở lại tiếp tục sử dụng sản phẩm của cửa hàng, của công ty

 Ngoài ra chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm, sẽ biết được sản phẩm cần thay đổi gì để phù hợp với nhu cầu của khách hàng khi có sự biến đổi

Cứ 6 tháng một lần doanh nghiệp sẽ phát mối phiếu câu hỏi cho từng nhân viên ở từng bộ phận phòng ban khác nhau như: bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh, bộ phận bán hàng, bộ phận kĩ thuật nhằm giúp họ có thể bày tỏ được những mong muốn, nguyện vọng cũng như những điều thuận lợi cần phát huy, những hạn chế cần khắc phục Sử dụng bảng hỏi là công cụ giúp TH True Milk thu thập được nhiều thông tin cần thiết từ khách hàng để cải thiện sản phẩm hoặc khảo sát độ thỏa mãn về công việc của nhân viên Ngoài ra, TH True Milk còn sử dụng bảng hỏi để đánh giá nhân viên ví dụ: đánh giá để bỏ phiếu kín để lựa chọn vị trí thích hợp cho nhân viên, khen thưởng…

- TH True Milk xây dựng bản câu hỏi dựa theo những tiêu chí đánh giá về công việc đối với người lao động.

Bản câu hỏi bao gồm những thông tin cơ bản về những về trong doanh nghiêp như sau:

+ Thông tin về vị trí công việc, tên công việc, mã công việc

+ Tên tuổi, phòng ban, chức vụ người thực hiện

+ Giám sát, chịu sự giám sát

+ Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

+ Sử dụng thị giác và các giác quan khác

+ Các quyết định quản lý và kinh doanh

+ Các quan hệ nội bộ và bên ngoài

+ Các cuộc họp mà bạn tham dự hoặc làm chủ tọa

+ Các hoạt động thể chất

+ Sử dụng thiết bị máy móc và công cụ

+ Môi trường điều kiện làm việc

+ Mức độ phức tạp của công việc

+ Thời gian thực hiện công việc

+ Các đặc tính khác của công việc

Việc thiết kế bản câu hỏi định kì 6 tháng 1 lần thường được áp dụng ở những phòng ban trong tổ chức hay những công việc khó quan sát Ví dụ như:

 Bộ phận kế toán, kiểm toán

 Bộ phận quản lý bán hàng

 Bộ phận tổ chức hành chính- quản lý

 Và một số bộ phận khác trong doanh nghiệp

Ngoài ra, TH True Milk còn tiến hành thập dữ liệu bằng cách sử dụng kênh trực tiếp và kênh gián tiếp. Đối với kênh trực tiếp, tiến hành gặp đối tượng khảo sát và yêu cầu họ trả lâu câu hỏi mà mình đưa ra Ví dụ đối với nhân viên marketing thì việc đặt một số câu hỏi như (Bạn đã làm gì để đưa sản phẩm của doanh nghiệp mình ra bên ngoài thị trường hay trong quá trình thì có những khó khăn hay hạn chế gì mà doanh nghiệp chưa thể đáp ứng được nhu cầu của bạn…) Việc đặt câu hỏi trực tiếp sẽ thu được những kết quả chính xác và câu trả lời chân thực nhất từ người lao động, nhưng cũng rất tốn thời gian và công sức Nhưng hiệu quả thu lại có tính chính xác và người trả lười có thể hỏi những thắc mắc trong câu hỏi để trả lời tốt nhất. Đối với kênh gián tiếp thì tiến hành qua các trang điện tử online như gmail, diễn đàn xã hội để thu thập thông tin Nhưng đối với kênh gián tiếp, tuy tiết kiệm thời gian và công sức nhưng kết quả mang lại không được như mong đợi Bởi đơn giản, người điền phiếu sẽ có những câu hỏi chưa hiểu hoặc có thể thổi phồng thông tin, thông tin không được chính xác

Việc kết hợp 2 kênh thông tin trong phương pháp xây dựng bản câu hỏi giúp cho nhà quản trị hiểu được những chế độ, những thiếu sót trong quá trình làm việc Từ đó có những biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động và có thể đáp ứng nhu cầu của nhân viên, tạo điều kiện, không gian làm việc tốt nhất cho nhân viên Và có thể đánh giá được mức độ hài lòng về công việc của các vị trí đang đảm nhiệm của nhân viên. Mặc dù đối với phương pháp này cần mất thời gian để chuẩn bị câu hỏi sao cho phù hợp và hợp lý.

Ví dụ: MỘT SỐ CÂU HỎI KHẢO SÁT Ý KIẾN NGƯỜI TIÊU DÙNG VỀ SẢN PHẨM SỮA TƯƠI TH TRUE MILK

PHẦN CÂU HỎI CHI TIẾT:

1 Xin anh/chị vui lòng cho biết giới tính

2 Anh /chị vui lòng cho biết nghề nghiệp hiện tại?

3 Thu nhập hàng tháng của anh/dchị trong khoảng bao nhiêu

4 Trong 1 tháng trở lại đây anh/ chị có sử dụng sữa tươi không?

5 Khi nó về tần suất sử dụng sữa tưa anh/chị chọn phương án nào?

6 Khi mua sữa tươi những yếu tố nào anh/chị thường quan tâm đến những yếu tố nào?

7 Những nhãn hiệu sữa tươi nào anh/ chị đã từng sử dụng qua

8 Anh/ chị biết đến sữa tươi TH TRUE MILK qua phương tiện nào?

Tình huống cấp thiết bất ngờ: Với quy trình sản xuất công nghệ sản phẩm với quy mô lớn thì có khả năng găp trục trăc về máy móc thiết bị và những tình huống có thể xảy ra Vì vậy việc sử dụng phương pháp này cũng quan trọng trong việc phân tích công việc

-Với bộ phận sản xuất trực tiếp sản phẩm, TH True Milk cho nhân viên học một số kỹ năng về phòng chống cháy nổ trong doanh nghiệp để có thể phản ứng kịp thời trong trường hợp cháy nổ xảy ra Bên cạnh đó, xây dựng bộ phận chuyên sửa chữa máy móc thiết bị trong trường hợp xảy ra sự cố hay trục trặc thiết bị sản xuất.

- Với những bộ phận chuyên đầu vào và đầu ra sản phẩm, TH True Milk cũng cho nhân viên về cách nhận biết nguyên liệu sạch để sản xuất sữa tươi phải hợp vệ sinh an toàn thực phẩm và luôn được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào sản xuất

- Và bộ phận chuyên trách về đầu ra sản phẩm phải đảm bảo quy trình đóng gói sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và tiến hành đóng gói để sản phẩm tới tay người tiêu dùng.

TH True Milk tiến hành phương pháp này đối với bộ phận marketing để xem cách giải quyết tình huống bất ngờ khi khách hàng có thái độ không tốt về sản phẩm.Với phương pháp này thường được áp dụng ở quy trình sản xuất chính của doanh nghiệp Qua đó có những đánh giá chính xác về tiêu chuẩn thực hiện công việc của từng bộ phận qua mức độ Song cũng có một vài tình huống xảy ra đối với thương hiệu sản phẩm hay chất lượng sản phẩm.

Tất cả các bộ phận đặc biệt là bộ phận truyền thông cần có những kỹ năng và hướng giải quyết phù hợp và hướng đi đúng đắn.

Phương pháp có vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công hay thất bại trong doanh nghiệp Từ các tình huống bất ngờ, cách xử lý tình huống khi được trang bị các kỹ năng cần có, có thể quan sát được mức độ chuyên nghiệp trong công việc.

2.2.2 Kỹ thuật phân tích công việc tại công ty cổ phần TH-TRUE MIlk

Xác định mục tiêu phân tích công việc.

Đánh giá chung về phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc tại công ty cổ phần TH-TRUE MILK

Phương pháp và kỹ thuật phân tích giúp cho quá trình phân tích công việc trở nên dễ ràng hơn

Giúp cho của hàng truemart của TH-TRUE MILK có bản mô tả công việc rõ ràng, giúp cho cửa hàng tuyển dụng được nhân viên bán hàng phù hợp với cửa hàng.

Toàn Nguyễn Văn Toàn Trưởng phòng nhân

Phương pháp thu thập thông tin hợp lý giúp cho các thông tin mà bộp phận nhân sự hay người phân tích công việc ở TH có thể xây dựng được bản mô tả công việc một cách hợp lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên bán hàng, tránh dùng người không hợp với việc, việc không hợp với người

Dựa vào kỹ thuật phân tích công việc thì bộ phận nhân sự tiếp nhận phân tích công việc cho các vị trí trong công ty sẽ dễ dàng hơn, tránh các sai sót và làm giảm những thiếu sót khi đưa ra bản mô tả công việc cho các vị trí cần phân tích. Đồng thời sử dụng các phương pháp phân tích kết hợp với kỹ thuật phân tích sẽ tìm ra được những cách để thu thập thông tin một cách chính xác và ít tốn thời gian hơn điều này tác động làm giảm các chi phí liên quan khi thiết kế và phân tích công việc và cũng lựa chọn được đối tượng phù hợp hơn khi thực hiện công việc. Đồng thời sử dụng các phương pháp và kỹ thuật phân tích công việc sẽ đưa ra bản mô tả công việc một cách hợp lý nhất Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên bán hàng hiểu rõ được nhiệm vụ của mình là làm gì và làm như thế nào đồng thời giúp nhân viên bán hàng có tinh thần nỗ lực, thái độ chăm chỉ đối với công việc Từ đó tạo doanh thu cho cửa hàng, góp phần xây dựng công ty trở nên uy tín, lớn mạnh trên thị trường Việt Nam cũng như trên thị trường thế giới sau này.

Phương pháp thu thập thông tin

Công ty cổ phần TH-TRUE MILK đã sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như phương pháp quan sát, bảng câu hỏi, tình hướng cấp thiết bất ngờ.

Phương pháp quan sát: với phương pháp này người phân tích công việc có thể quan sát trực tiếp công việc được thực hiện như thế nào trên thực tế Việc quan sát cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, các thông tin về điều kiện làm việc, các yếu tố cần thiết để thực hiện công việc Phương pháp này giúp thu thật được các thông tin phong phú và thực tế về công việc.

Phương pháp bảng câu hỏi:

 bảng câu hỏi giúp thu thập các thông tin hưu hiệu về thông tin phân tích công việc.

 Phương pháp liệt kê các câu hỏi kỹ lưỡng giúp cho việc thu thập thông tin trở nên dẽ dàng hơn trong phân tích vị trí công việc.

 Bảng câu hỏi có thể điều tra ngẫu nhiên cho các chức danh công việc làm giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn đảm bảo độ chính xác cho phép

Phương pháp tình huống cấp thiết bất ngờ

 Vừa kết hợp phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn, từ các tình huống cấp thiết bất ngờ sẽ giúp thu thập các thông tin về các kỹ năng, kiến thức mà nhân viên cần có và điều kiện tiến hành phân tích công việc một cách hiệu quả

 Giúp xác định được hoàn thành công việc ở mức độp nào

Kỹ thuật phân tích công việc.

Mục đích phân tích công việc:

 Khi tiến hành phân tích công việc, công ty tiến hành xác định rõ mục đích phân tích công việc, thông báo đến các bộ phận liên quan, yêu cầu các bộ phận phối hợp để tiến hành phân tích công việc

 Xác định rõ mục đích pjaan tích công việc giúp quy trình phân tích công việc trở nên dẽ dàng, tiết kiệm thời gian hơn

Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc

 Giúp cho người phân tích công việc có thể trả lời rõ được các nhiệm vụ của công việc, các kỹ năng , quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc và mối tương quan giữa công việc này với công việc khác giúp cho hoạt động thu thập thông tin chính xác và tiết kiệm thời gian, bám đúng với mục đích phân tích công việc. Lựa chọn người thực hiện công việc

 Đối với các công việc bán hàng di nhiều người khác nhau thực hiện, công ty không vó đủ thời gian để thu thập tất cả các thông tin từ họ nếu có thể thì tiến hành khá tốn chi phí vì vậy mà lựa chọn người thực hiện công việc là vô cùng ần thiết, giúp làm giảm thời gian thu thập thông tin mà cũng phân tích được công việc ở mức độ cho phép.

Thu thập thông tin, dữ liệu từ công việc

 Xác định thông tin, dữ liệu về công việc giúp cho người phân tích công việc biết rằng công việc đó phải làm gì, thực hiện như thế nào và tiến hành như thế nào?

 Đồng thời xác định được các thông tin dữ liệu từ công việc sẽ làm giảm khả năng thực hiện sai đối với công việc thực hiện

Thẩm định thông tin phân tích công việc.

 Thẩm định thông tin phân tích công việc giúp cho người phân tích nhận thấy đâu là thông tin đúng, đâu là thông tin chưa chính xác và đưa ra một số thống tin khi bị sai, kịp thời sửa chữa các thông tin phân tích.

Viết các tài liệu liên quan về công việc

 Các tài liệu là kết quả của quá trình phân tích công việc, sử dụng các phương pháp thu thập thông tin và kỹ thuật phân tích công việc điều này sẽ giúp cho bản mô tả công việc trở nên sát sao đối với việc thực hiện công việc

 Nó xác định rõ, ngắn gọi các công việc cần làm của người thực hiện công việc, giúp người thực hiện công việc có thể thực hiện theo yêu cầu một cách tốt nhất

 Ngoài ra các bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn công việc giúp cho nhà quản trị có thể tuyển dụng được người phù hợp với yêu cầu và tránh sai xót trong quá trình thực hiện công việc.

Phương pháp thu thập thông tin.

- Các phòng ban chưa có mỗi liên hệ chặc chẽ với nhau

- Đối với phương pháp quan sát

 không thể quan sát đối với các công việc có thể đo lường, quan sát được

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Cơ sở lý luận

3.1.1 Căn cứ phân tích công việc cho vị trí quản lý của doanh nghiệp

3.1.1.1 Chiến lược phát triển của doanh nghiệp

Chiến lược phát triển của doanh nghiệp Khi chiến lược phát triển của doanh nghiệp thay đổi thì công việc của nhân viên không còn giữ nguyên như trước nữa. Chắc chắn sẽ có những công việc trước đây không còn cần thiết nữa và những công việc mới sẽ xuất hiện Điều này đòi hỏi tổ chức/doanh nghiệp phải tiến hành phân tích lại công việc để xác định những kiến thức và kỹ năng mới nào cần có để thực hiện công việc mới.

3.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Khi thành lập tổ chức/ doanh nghiệp, chúng ta cần phải xây dựng cơ cấu tố chức/doanh nghiệp, trong đó quy định các công việc, chức danh, vị trí việc làm cụ thể.

Tổ chức/ doanh nghiệp cần mô tả cụ thể công việc của các chức danh này để có thể thấy sự tồn tại các chức danh đó là cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Bên cạnh đó tìm hiểu cơ cấu tổ chức, sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược phát triển của doanh nghiệp đã xác định

Người phân tích công việc phải có một cái nhìn tổng thể về tổ chức và công việc.

Sự nhìn nhận tống quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng, đơn vị và công việc Thêm vào đó, điều này cũng giúp cho nhà phân tích thấu đáo về dòng công việc trong tổ chức/doanh nghiệp

Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị cấu thành trong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức Nói chung người ta thường sử dụng các ô để biểu thị các vị trí của cá nhân và đường nối giữa chúng để biểu thị cơ cấu báo cáo

Trong tổ chức, vị trí quản lý là vị trí có ảnh hưởng lớn tới sự phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Các vị trí quản lý ( chức danh công việc quản lý) như Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự,

Stt Chức danh Phòng/Ban

1 Tổng giám đốc/Giám đốc Ban Giám đốc

3 Trưởng phòng kinh doanh Kinh doanh

4 Trưởng phòng nhân sự Nhân sự

5 Trưởng phòng hành chính Hành chính

3.1.2 Phân tích công việc cho vị trí quản lý

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ của do

Người viết bản mô tả công việc cần phải có sự hiểu biết rõ ràng về các chức năng của vị trí quản lý đó Người viết cần biết tại sao vị trí công việc quản lý lại quan trọng đối với công ty và vị trí này hỗ trợ cho sứ mạng, mục tiêu của tổ chức như thế nào.

Các câu hỏi then chốt là:

Tại sao lại có vị trí này?

 Tại sao vị trí này lại quan trọng đối với công ty?

 Vị trí này hỗ trợ cho sứ mạng và các mục đích của doanh nghiệp như thế nào?

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì" chứ không mô tả “làm như thế nào?

Nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Dưới đây là một số nhiệm vụ mà nhà quản lý cần có:

 Tạo động lực cho nhân viên

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về quyền hạn Trong cơ cấu tổ chức, quyền hạn của một vị trí/chức danh có thể hiểu là khả năng ra quyết định được giao hợp pháp/ chính thức cho vị trí/chức danh Quyền hạn của người quản lý trong cơ cấu tổ chức có thể được chia thành ba loại:

Bên cạnh đó quyền hạn cũng có thể bao gồm

Quyền liên quan đến quản lý con người

Quyền liên quan đến ra quyết định tài chính

Quyền liên quan đến sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp

Tất cả các nhà quản lý đều cần xây dựng các môi quan hệ công việc hữu hảo với những người có thể hỗ trợ mình tại công sở Không chỉ là quan hệ với cấp trên trực tiếp mà cả những đồng nghiệp trong phòng, các nhà cung cấp, phân phối và khách hàng

Những mối quan hệ này sẽ bảo đảm sự liên kết và hợp tác hiệu quả khi xuất hiện nhu cầu giải quyết các vấn đề phát sinh hay trục trặc trong công việc Mối Môi quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm các quan hệ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Cân chỉ rõ bộ phận/ cơ quan phối hợp, nội dung công việc phối hợp

3.1.2.5 Yêu cầu đối với nhà quản lý

 Sự hiểu biết và ham học hỏi

 Tầm nhìn và sự quyết đoán

 Dũng cảm và kiên trì

 Óc sáng tạo, trí thông minh

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách công việc thường làm của một vị trí Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản và chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nahan sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

Thực trạng phân tích công việc cho vị trí quản lý của Công ty TH True Milk

3.2.1 Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí quản lý

Các chức danh quản lý và chức năng quản lý của công ty TH True Milk

4 Tổng Giám Đốc - Tổng giám đốc chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

- Giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc.

- Chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.

Giám đốc khu vực( bắc, trung, nam)

- Giám đốc Kinh doanh khu vực là người chịu trách nhiệm mở rộng tập khách hàng và quản lí đội ngũ kinh doanh nhằm đạt chỉ tiêu doanh tại khu vực cụ thể: Bắc, Trung, Nam

- Trưởng phòng kỹ thuật thực hiện giám sát, thiết kế kỹ thuật máy móc, sản phẩm cho hoạt động vận hàng, sản xuất của công ty.

- giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tham mưu cho ban giám đốc, lãnh đạo cấp cao về kỹ thuật, công nghệ, đánh giá định mức, chất lượng sản phẩm.

- Phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.

Trưởng phòng sản xuất - Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi suôn sẻ

5 Phòng Hành chính-Nhân sự

- Tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.

- Thực hiện các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, quản lý kho hàng cùng với công tác nghiên cứu thị trường, điều độ sản xuất, xây dựng các kế hoạch kinh doanh và các chiến lược marketing.

- Thực hiện các chức năng hạch toán, kế toán, hoạt động tài chính và thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế.

 Nhiệm vụ của các nhà quản lý của nhà quản lý công ty TH true milk

-Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.

- Quyết định hoạt động kinh doanh - Cố vấn chiến lược cho chủ tịch - Xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp - Xây dựng và duy tr椃 các mối quan hệ hợp tác

-Phó Giám Đốc Marketing sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc mang lại khách hàng mới, xác định và phát triển các nguồn và mạng lưới có thể giới thiệu khách hàng mới đến cho công ty

Phó TGĐ Nhân sự gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty

- Đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ.

- Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.

- Hoạch định chiến lược tài chính của Doanh nghiệp.

- Đánh giá các chương trình hoạt động của Doanh nghiệp trên phương diện tài chính.

- Lập kế hoạch dự phòng ngân quỹ theo những hình thức phù hợp nhằm đáp ứng những nhu cầu ngân quỹ đột xuất.

Giám đốc khu vực( bắc, trung, nam)

- Lập kế hoạch kinh doanh theo khu vực và chỉ tiêu doanh số khu vực phù hợp với mục tiêu kinh doanh chung

- Hỗ trợ các Quản lý cửa hàng trong việc vận hành cửa hàng, đánh giá kết quả hoạt động của các cửa hàng và cá nhân

- Báo cáo kết quả kinh doanh theo khu vực

- Dự báo lợi nhuận hàng quý và hàng năm

- Lên kế hoạch tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên kinh doanh mới

- Chuẩn bị và rà soát ngân sách hàng năm cho khu vực

- Phân tích các xu hướng thị trường của khu vực và xác định các cơ hội kinh doanh mới

- Đề xuất các dịch vụ / sản phẩm mới và các kỹ thuật bán hàng sáng tạo để tăng sự hài lòng của khách hàng

-Người quản lý phòng kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế, triển khai, chỉ đạo thi công sản phẩm ở các giai đoạn sản xuất -Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật, danh mục, hạng mục cung cấp cho cho các Phòng ban liên quan Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện sản xuất sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn.

-Trưởng phòng kỹ thuật cũng làm công tác lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu, hồ sơ dự thầu, chuẩn bị ngân sách, đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm hoặc hỗ trợ phòng kinh doanh lập giá thầu, giá thành sản phẩm.

-Nhận chỉ thị trực tiếp từ ban lãnh đạo về nhu cầu sản xuất

-Trực tiếp lên kế hoạch sản xuất với đầy đủ yếu tố liên quan đến nguyên vật liệu, máy móc vận hành, điều phối nhân lực…

-Đảm bảo chất lượng hàng hóa sản xuất đúng yêu cầu chất lượng, số lượng với mức tiêu hao nguyên vật liệu tối thiểu.

- Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp - Quản lý các công tác hành chính

- Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp - Quản lý các vấn đề pháp lý

- Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

-Quản lý, điều hành và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty

-Nghiên cứu, đánh giá và phát triển thị trường

-Tham mưu và tư vấn cho Ban lãnh đạo về chiến lược, kế hoạch và phương án hoạt động kinh doanh.

-Huấn luyện, đào tạo các hoạt động kinh doanh của đội ngũ nhân viên kinh doanh

-Thu thập và phân tích số liệu nhằm đánh giá và xây dựng mục tiêu kinh doanh

Trưởng Phòng Tài chính –Kế toán

- Điều hành, quản trị toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán của công ty Chỉ đạo, giám sát và kiểm tra mọi hoạt động thuộc phòng kế toán.

- Kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ của kế toán viên hàng ngày, đảm bảo tính trung thực, chính xác số liệu các khoản mục doanh thu, chi phí…

- Phân tích, quản lý và kiểm soát ngân quỹ, các dòng tiền, sự vận động của dòng tiền, tình hình lưu chuyển tiền tệ.

- Đánh giá được tình hình tài chính của Công ty tại mọi thời điểm để đưa ra tham mưu phù hợp cho Giám đốc.

Mối quan hệ của nhà quản lý công ty TH true milk

- Công ty TH true milk luôn trú trọng tới xây dựng và giữ gìn các mối quan hệ công việc hữu hảo với đồng nghiệp, đối tác, các nhà cung cấp, phân phối và khách hàng.

- Mối quan hện trong thực hiện công việc bao gồm các quan hệ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Ví dụ: Công ty TH True Milk thông báo tuyển dụng vị trí trưởng phòng nhân sự.

Công ty đưa ra các mối quan hệ trong và ngoài như sau:

1 Phối hợp các đơn vị trong công ty

Bộ phận phối hợp Công việc phối hợp

Các phòng ban Thu thập thông tin về nhân sự đầy đủ, kịp thời và chính xác

Ban lãnh đạo Báo cáo tình hình nhân sự

2 Phối hợp vói các đơn vị ngoài công ty

Stt Đơn vị quan hệ Lý do

1 Cơ quan nhà nước Nắm bắt nhanh các vấn đề về các quy định, chính sách

2 Công ty cung cấp nguồn lực chất lượng cao Tìm

Nắm bắt linh hoạt các quy định về BHXH, các văn bản pháp lý, nghị định của luật lao động,

Trách nhiệm, quyền hạn của nhà quản lý công ty TH true milk

- Đối với các vị trí tại Công ty đều có các trách nhiệm và quyền hạn cụ thể được thể hiện rõ ràng trên bản mô tả công việc.

Ví dụ: Quyền và trách nhiệm công việc của vị trí Trưởng phòng nhân sự tại Công ty TH True Milk

- Được làm việc trong công ty có quy trình chuyên nghiệp và quy mô lớn

- Thu nhập hấp dẫn, xứng đáng với năng lực, thưởng theo hiệu quả công việc lương tháng 13,14

- Được tham gia khóa đào tạo nâng cao kỹ năng trong công việc Được cung cấp các trang thiết bị cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc.

- Được hưởng đầy đủ các chính sách BHXH, BHYT, các phúc lợi khác theo đúng quy định của Luật lao động và các chế độ đãi ngộ của Công ty

- Được làm việc trong môi trường trẻ, tôn trọng ý kiến cá nhân, nhiều hoạt động văn hóa sôi nổi và quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên

2 Trách nhiệm: thực hiện tốt các công việc mà lãnh đạo giao phó.

3.2.2 Thực trạng xây dựng bản tiêu chuẩn công việc cho vị trí quản lý

Các tiêu chuẩn Công ty TH True Milk đưa ra cho vị trí quản lý tại công ty

St t Tiêu chuẩn Cụ thể

- là năng lực tổ chức

- có khả năng nắm bắt tình hình thị trườn, các thay đổi của cơ chế quản lý

- có kiến thức sử dụng người

- giáo sục động viên tư tưởng cho nhân viên

- có kiến thức sâu rộng và năng lực thực tiễn về quản trị và điều hafnnh doanh nghiệp các lĩnh vực cụ thể chuyên phụ trách

- có sự hiểu biết và ham học hỏi

- Có tầm nhìn và sự quyết đoán

 Điều kiện làm việc mà công ty trang bị cho các nhà quản lý ở trong Công ty

- Văn phòng làm việc được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc, ánh sáng tốt , môi trường trong lành sạch sẽ đảm bảo các nhà quản lý có tập trung làm việc

- Xấy dụng môi trường làm việc lý tưởng: Nơi làm việc hạnh phúc

Đánh giá chung về công tác phân tích công việc cho vị trí quản lý

3.3.1 Bản mô tả công việc cho vị trí quản lý công ty TH True Milk

Công tác phân tích công việc của công ty TH truemilk:

Bước 1: Xác định chính sách của công ty, mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Chính sách của công ty:

+ Mang lại sự hài lòng, niềm vui và sự an tâm cho người tiêu dùng thông qua những sản phẩm tiện lợi, chất lượng thơm ngon, an toàn thực phẩm với quy trình sản xuất sữa tươi sạch từ hệ thống trang trại bò sữa tập trung ứng dụng công nghệ cao tại Nghệ An.

+Chú trọng xây dựng nguồn nhân lực bền vững bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, phúc lợi tốt để người lao động an tâm làm việc và cống hiến lâu dài.

+ Cam kết tuân thủ luật pháp, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và thân thiện môi trường.

+ Tích cực hoạt động nâng cao chất lượng cuộc sống, đem đến nhiều niềm vui, nụ cười cho mọi người và góp phần phát triển xã hội.

Mục đích của phân tích công việc: đưa ra các yêu cầu và công việc của vị trí quản lý

Bước 2: Thông qua bản câu hỏi thu thập các thông tin cơ bản về yêu cầu của nhà quản lý:

- Người quản lý phải biết điều khiển và dẫn hướng tất cả các bộ phận của một tổ chức, thông qua việc thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí thực và giá trị vô hình)

- Có kinh nghiệm trong vị trí quản lý

- Nhiệm vụ của nhà quản lý:

STT Nhiệm vụ Diễn giải nhiệm vụ

1 Quản lý nhân viên Đề xuất tuyển dụng các chức danh cho bộ phận công ty

Tham gia tuyển chọn và đào tạo NV mới.

Tổ chức hướng dẫn, kèm cặp nhân viên theo đúng tiêu chuẩn của công ty

Tổ chức đánh giá kết quả đào tạo và thử việc.

Lên lịch công việc cho NV hàng tuần và điều chỉnh phát sinh.

Sắp xếp điều động nhân viên thực hiện công việc. Đánh giá kết quả công việc và năng lực của

Tổ chức thực hiện theo các quy định về quản lý nhân sự của công ty.

Trực tiếp theo dõi số lượng tiền TIP hàng ngày.Trực tiếp ký và theo dõi lượng thu nhập đầu ra và đầu vào.

3 Quản lý hàng hoá, tài sản

– Trực tiếp ký duyệt mua thực phẩm hàng ngày liên quan đến bộ phận trực thuộc.

– Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho.

– Theo dõi số lượng công cụ dụng cụ tài sản hàng tháng, giải trình cho tổng quản lý số lượng hư hỏng, mất mát.

– Trực tiếp xử lý các loại món ăn bị hư hỏng.

– Ký các phiều điều chuyển tài sản, thực phẩm, món ăn.

Giải quyết sự cố và khiếu nại của khách

–Trực tiếp giải quyết các khiếu nại của người tiêu dùng

–Tổ chức việc theo dõi đánh giá sự thoả mãn của khách theo quy trình công ty.

– Báo cáo Tổng quản lý kết quả giải quyết.

– Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan hàng ngày.

–Điều động nhân viên thực hiện công việc.

–Tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho NV.

– Tổ chức việc thực hiện theo các yêu cầu, chỉ thị của Tổng quản lý.

– Xây dựng kế hoạch hoạt động tháng, tuần cho bộ phận nhà hàng và tổ chức thực hiện.

– Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc.

6 Quản lý tiêu chuẩn phục vụ

–Tổ chức cơ chế giám sát và trực tiếp giám sát việc thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy trình hướng dẫn của công ty

– Báo cáo kết quả các sự việc hàng ngày cho tổng quản lý.

– Đề xuất cải tiến các hoạt động của công ty.

Hoạch định: Xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai và lên các kế hoạch hành động.

Tổ chức: Sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch.

Bố trí nhân lực: Phân tích công việc, tuyển mộ và phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp.

Lãnh đạo, động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).

Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch

Bước 3: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát

Phương pháp quan sát và phỏng vấn được sử dụng ở công ty acecook cho vị trí quản lý

Bước 4: Viết nháp bản mô tả công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.

- Chức danh vị trí công việc.

- Bộ phận của vị trí công việc.

- Mục đích vị trí công việc (lý do tồn tại)

- Cấp báo cáo trên và dưới.

- Yêu cầu về bằng cấp, năng lực, kinh nghiệm.

Bước 5: Hoàn thiện cuối cùng

BẢNG YÊU CẦU CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ

Chức danh Quản lý Thời gian làm việc:

Bộ phận Công ty Ca

Quản lý trực tiếp Tổng quản lý Ngày nghỉ:

II/ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:

Quản lý toàn bộ các hoạt động, nhân sự, tình hình tài chính, tại chi nhánh được phân công.

III/ NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

IV/ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY:

Stt Giờ Nội dung công việc

1 Đầu giờ -Kiểm tra hình thức cá nhân.

-Xem báo cáo, đề nghị của ngày hôm trước.

-Giải quyết các công việc phát sinh.

-Thực hiện công việc theo bản mô tả, lịch công tác tuần và các kế hoạch, công việc liên quan.

-Đi 1 vòng để kiểm tra toàn bộ hoạt động của nhà hàng vào mỗi đầu ca sáng và chiều.

-Xem xét các công việc trong ngày, các việc còn tồn đọng

-Đi 1 vòng kiểm tra các bộ phận 1 lần cuối.

-Làm báo cáo gửi giám đốc điều hành.

-Tổng kết biên bản đánh giá công việc trong ngày.

Theo quy định chế độ báo cáo của công ty.

Phòng HCNS Quản lý nhà hàng xác nhận Giám đốc

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng người quản lý cần thiết phải có để thực hiện công việc Phân tích công việc cho vị trí quản lý là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của vị trí này, xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc quản lý Đối với các doanh nghiệp, với từng chức danh tham gia vào công việc rất cần làm rõ mục đích công việc của từng chức danh để định hướng cho người thực hiện công việc trong quá trình làm việc. Đối với công ty chức danh công việc là sự đảm nhiệm một vai trò, địa vị nào đó trong một tổ chức, một tập thể đó chính là giám đốc, trưởng phòng, nhân viên,… Mỗi chức danh trong công ty đều gắn với từng phòng ban: Kế toán viên ở phòng ban kiểm toán tài chính, nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên giao hàng ở phòng kinh doanh, nhân viên hành chính ở phòng hành chính,…

Ví dụ: Đối với vị trí quản lý

-Cần phải có tầm nhìn, tầm hiểu biết về nguồn gốc, các thành phần chính về các sản phẩm của công ty

-Theo dõi quản lý nhân viên

-Đánh giá năng lực, thưởng phạt đối với nhân viên

-Đưa ra những giải pháp cần thiết cho các sự cố xảy ra

-Quản lí được số liệu thông tin

-Có các kỹ năng cần thiết như kĩ năng quản lý, xử lý tình huống,…

Chức danh:trưởng phòng nhân sự

Thời gian làm việc: Giờ hành chính

Bộ phận làm việc:Phòng nhân sự

Quản lí trực tiếp:Giám đốc nhân sự

II Mục đích vị trí công việc:

Chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng và điều chỉnh kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của cấp trên để đảm bảo nguồn lực cho doanh nghiệp.

III.Nhiệm vụ công việc:

1.Lập kế hoạch tuyển dụng,đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kì tháng, quý, năm.

2.Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.

3.Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

4.Lập ngân sách nhân sự.

5.Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuấtkinh doanh và chiến lược của công ty.

6.XD quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.

7.Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và theo yêu cầu của BGĐ

8.XD các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty

9.Xd KH và tổ chức giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự,an toàn lao động, vệ sinh lao động,phòng chống cháy nổ

10 Nghiên cứu,soạn thảo và trình duyệt các quy chế, quy trình, quy định áp dụng trong công ty và giám sát việc chấp hành.

11.Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức, cơ cấu tổ chức,điều hành hoạt động của công ty.

12.Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lí các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức-hành chính-nhân sự

13.Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo, tuyển dụng trong công ty.

14 Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương thưởng, các chế độ phúc lợi cho người lao động.

15.Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.

16.Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự, là cầu nối giữa BGĐ và người lao động trong công ty.

IV.Quyền hạn và trách nhiệm:

+Quyền hạn thể hiện, quyền đề xuất, phủ quyết quyết định trong công việc của vị trí

+Tổ chức thực hiện các quyết định của TGĐ

+Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động KD hàng ngày của công ty trong chức năng, nhiệm vụ, quyền được giao

+Khởi xướng quá trình tuyển dụng của các đơn vị trong công ty

+Phủ quyết công việc của các nhân viên thuộc quyền và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

+Đình chỉ tạm thời công việc của nhân viên thuộc quyền và báo cáo với lãnh đạo trong 24h.

+Đề xuất danh sách cán bộ, CNV được điều chỉnh lương

+Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỉ luật toàn công ty.

1.Tham mưu, tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về chính sách quản lí, chiến lược,kế hoạch tổ chức nhân sự

2.Nghiên cứu, đánh giá thị trường lao động

3.Báo cáo tình hình nhân sự tháng, quý, năm cho GĐ nhân sự

4.Chịu trách nhiệm đào tạo, phát triển, hướng dẫn đội ngũ nhân viên nhân sự.

5.Phối hợp với các phòng ban khác trong việc đảm bảo nguồn lực để thực hiện công việc.

6.Xây dựng, triển khai kế hoạch về nhân sự để đảm bảo nguồn lực,kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đã đề ra theo tháng,quý, năm.

7.Chịu trách nhiệm với các quyết định đã đưa ra.

8 Xd, triển khai, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch về nhân sự.

V.Mối quan hệ báo cáo:

Quan hệ bên trong Quan hệ bên ngoài

Cá nhân/tổ chức Nội dung Cá nhân/tổ chức Nội dung

Báo cáo Cơ quan nhà nước

Nắm bắt nhanh các vấn đề ra quyết định, chính sách của chính phủ ban hành

Sở lao động Nắm bắt linh hoạt các quyết định được ban hành, các văn bản pháp luật của Sở lao động

Các nhân viên phòng nhân sự

Tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra công việc

Công ty cung ứng nguồn nhân lực chất lượng cao

Tìm hiểu nguồn nhân lực chất lượng cao

VI.Yêu cầu cho vị trí công việc

Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành kinh tế (Quản trị nhân sự, hành chính, luật….)

Nắm rõ các kiến thức về hành chính nhân sự

Hiểu biết về luật pháp, thị trường lao động

 Khả năng quản lí tốt

 Làm việc độc lập và làm việc nhóm

+Có trách nhiệm trong công việc

+Trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình

+Chịu được áp lực trong công việc

+Sẵn sàng đi công tác xa khi được yêu cầu

+ Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính nhân sự

+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

6 Điều kiện thể chất, điều kiện làm việc.

+ Đủ sức khỏe để làm việc.

* Điều kiện làm việc:Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng.

(Ký,ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc (Ký, đóng dấu)

Chức danh: Giám đốc điều hành

Thời gian làm việc: Giờ hành chính

Bộ phận làm việc: Hội đồng quản trị

Quản lí trực tiếp:Giám đốc điều hành

III Mục đích vị trí công việc:

Xây dựng, quản lý và phát triển hoạt động bán hàng của công ty.

III.Nhiệm vụ công việc:

1 Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty

2 Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất,kiến nghị

3 Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty

4 Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp Công ty theo quy định của Công ty

5 Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng

6 Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác

7 Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam

8 Phê duyệt phương án kinh doanh của nhóm

9 Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi công ty bán lẻ

10 Đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho chuỗi công ty bán lẻ trong phạm vi phụ trách

11 Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng

12 Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho Công ty bán lẻ; Lên kế hoạch bán hàng định kỳ năm/quý/tháng chuỗi Công ty

13 Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của Công ty với hệ thống chất lượng

14 Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN

15 Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty

16 Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.

17 Đánh giá nhân viên dưới quyền

18 Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan

19 Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Ban Tổng Giám đốc

IV.Quyền hạn và trách nhiệm:

+Quyền hạn thể hiện, quyền đề xuất, phủ quyết quyết định trong công việc của vị trí.

+Tổ chức thực hiện các quyết định của TGĐ.

+Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động KD hàng ngày của công ty trong chức năng, nhiệm vụ, quyền được giao.

+Khởi xướng dự án kinh doanh của các đơn vị trong công ty

+Phủ quyết công việc của các nhân viên thuộc quyền và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

+Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỉ luật toàn công ty.

1.Tham mưu, tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về chính sách quản lí, chiến lược,kế hoạch tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.Nghiên cứu, đánh giá thị trường

3.Báo cáo tình hình nhân sự tháng, quý, năm cho Ban GĐ

4.Phối hợp với các phòng ban khác trong việc đảm bảo nguồn lực để thực hiện công việc.

5.Chịu trách nhiệm với các quyết định đã đưa ra.

6 Xây dựng, triển khai, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch về kinh doanh.

V.Mối quan hệ báo cáo:

Quan hệ bên trong Quan hệ bên ngoài

Cá nhân/tổ chức Nội dung Cá nhân/tổ chức Nội dung

Báo cáo Cơ quan nhà nước

Nắm bắt nhanh các vấn đề ra quyết định, chính sách của chính phủ ban hành

Các phòng ban Thu thập thông tin Đối tác

Tạo dựng và duy trì qối quan hệ với các đơn vị sản xuất kinh doanh

Các nhân viên phòng nhân sự

Tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra công việc Đại lý, kênh phân phối

Phối hợp thực hiện phân phối, ký các Hợp đồng với đại lý

VI.Yêu cầu cho vị trí công việc

Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành kinh tế (Quản trị kinh doanh, Marketing…)

Nắm rõ các kiến thức về thị trường, sản phẩm của doanh nghiệp.

Hiểu biết về luật pháp.

 Khả năng quản lí tốt

 Làm việc độc lập và làm việc nhóm

+Có trách nhiệm trong công việc

+Trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình

+Chịu được áp lực trong công việc

+Sẵn sàng đi công tác xa khi được yêu cầu

+ Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị kinh doanh

+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

6 Điều kiện thể chất, điều kiện làm việc.

+ Đủ sức khỏe để làm việc.

* Điều kiện làm việc:Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng.

(Ký,ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc(Ký, đóng dấu)

Đánh giá chung về công tác phân tích công việc của vị trí quản lý

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng người quản lý cần thiết phải có để thực hiện công việc Phân tích công việc cho vị trí quản lý là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của vị trí này, xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc quản lý Đối với các doanh nghiệp, với từng chức danh tham gia vào công việc rất cần làm rõ mục đích công việc của từng chức danh để định hướng cho người thực hiện công việc trong quá trình làm việc. Đối với công ty chức danh công việc là sự đảm nhiệm một vai trò, địa vị nào đó trong một tổ chức, một tập thể đó chính là giám đốc, trưởng phòng, nhân viên,… Mỗi chức danh trong công ty đều gắn với từng phòng ban: Kế toán viên ở phòng ban kiểm toán tài chính, nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên giao hàng ở phòng kinh doanh, nhân viên hành chính ở phòng hành chính,…

Ví dụ: Đối với vị trí quản lý

-Cần phải có tầm nhìn, tầm hiểu biết về nguồn gốc, các thành phần chính về các sản phẩm của công ty

-Theo dõi quản lý nhân viên

-Đánh giá năng lực, thưởng phạt đối với nhân viên

-Đưa ra những giải pháp cần thiết cho các sự cố xảy ra

-Quản lí được số liệu thông tin

-Có các kỹ năng cần thiết như kĩ năng quản lý, xử lý tình huống,…

3.4.1 Ưu điểm, nhược điểm a/ Quan sát.

+ Chức danh công việc: công ty đã tiến hành xác định đầy đủ các chức danh công việc, chức danh công việc phản ánh đúng chức năng người quản lý và khả năng của người quản lý.

+ Mục đích và nhiệm vụ rõ ràng.

+ Các yêu cầu công việc đầy đủ

+ Trong bản mô tả công việc vị trí quản lý mới chỉ đưa ra mô tả công việc.

+ Thông tin chung về công việc chưa đầy đủ.

+ Mục đích công việc còn dài dòng và chưa ngắn gọn.

+ Chưa xác định được rõ mối quan hệ báo cáo.

+ Quyền và trách nhiệm cũng chưa nêu ra rõ ràng b/ Phỏng vấn vị trí công việc và trưởng bộ phận.

+ Ưu điểm: Rất hiệu quả khi xác định giá trị công việc hay nhu cầu đào tạo cho người giữ vị trí.

+ Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian công sức để sắp xếp gặp gỡ phỏng vấn người giữ vị trí hay trưởng bộ phận Có thể nhận được những thông tin sai lệch do người phỏng vấn tự đánh giá cao

Đề xuất người thực hiện

Một bản mô tả công việc cho một vị trí quản lý trong các bộ phận của hệ thống công ty để tuyển dụng được những người quản lý tốt nhất điều hành nội bộ Ứng viên sẽ tự đánh giá được mức độ phù hợp của bản thân khi ứng tuyển vào vị trí quản lý đó, là cơ sở để người quản lý hiểu rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc, trách nhiệm mình có thể đảm nhiệm được không và các quyền hạn có phù hợp với yêu cầu bản thân mình đề ra không.

Bản mô tả công việc cần dựa trên các nguyên tắc:

1 Mục tiêu công việc Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

2 Chức năng và nhiệm vụ: Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”. Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang.

3 Quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định.

Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ

4 Yêu cầu năng lực: Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN

Cơ sở lí luận

 Nhân viên là một cá nhân đã được tuyển dụng bởi một người sử dụng lao động để làm một công việc cụ thể.

 Người lao động là người làm công ăn lương, có thể là:

• Lao động phổ thông: công nhân, thợ, nông dân làm thuê, người giúp việc

• Lao động trí thức: nhân viên ( công chức, công viên chức…), cán bộ, chuyên gia….

 Như vậy, Nhân viên trong doanh nghiệp đóng góp lao động và chuyên môn để nỗ lực tạo ra sản phẩm cho người chủ (người sử dụng lao động) và thường được thuê với hợp đồng làm việc (giao kèo) để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được đóng góp vào một công việc hay chức năng

4.1.2 Vai trò của phân tích công việc đối với nhân viên

• Cầu nối của doanh nghiệp với khách hàng

• Là người canh giữ uy tính của doanh nghiệp

• Là đội ngũ đóng góp trí tuệ, công sức vào sự phát triển của công ty

• Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có bộ phận nhân viên, đó là lực lượng cốt yếu tạo ra của cải cho doanh nghiệp

4.1.3 Phân tích công việc cho vị trí nhân viên

- Chức danh nhân viên : Nhân viên nhân sự

- Chức năng của nhân viên : Thực hiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong công ty

- Nhiệm vụ của nhân viên

 Thực hiện các hoạt động trong công tác tuyển dụng

 Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty

 Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc, nghỉ phép…

 Thực hiện việc đào tạo của công ty

 Mua, quản lý, sử dụng văn phòng phẩm của công ty

 Quản lý và phân phát các biểu mẫu hành chính

 Soạn thảo các văn bản, thông báo… ….theo yêu cầu

 Tiếp nhận các loại công văn đến, vào sổ, chuyển đến bộ phận liên quan.

 Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, giấy tờ thuộc phân việc được giao

 Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký Hc tổ chức chuẩn bị cuộc họp

 Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi, tổ chức tiếp khách

 Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công

- Quyền hạn, trách nhiệm của nhân viên

 Quyền truy cập vào hệ thống thông tin doanh nghiệp ( phạm vi truy cập, phạm vi được tác động đến hệ thống….)

 Quyền sử dụng cơ sở vất chất, máy móc thiết bị trong doanh nghiệp để thực hiện công việc

 Quyền sử dụng ngân sách trong phạm vi công việc

- Quan hệ báo cáo của nhân viên

 Nhân viên nhân sự cần thiết lập các mối quan hệ bên trong với bên ngoài để đảm bảo thực hiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. ã- Yờu cầu đối với nhà quản lý ( kiến thức, kỹ năng, thỏi độ) của nhõn viờn

• Kiến thức về văn hóa doanh nghiệp: Hiểu sâu sắc về văn hóa và phong cách quản lý của Việt nam để có được những việc làm hiệu quả

• Có hiểu biết sâu sắc về luật và các quy định của chính phủ Việt Nam, đặc biệt là Luật lao động

• Có hiểu biết chung về các mức lương truyền thống và chương trình đảm bảo lợi ích của người lao động

• Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với các hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và quan hệ với môi trường xung quanh

 Có sáng tạo trong công việc

 Biết chăm sóc khách hàng

 Biết giải quyết vấn đề

 Tổ chức và sắp xếp thời gian khoa học

 Vận dụng làm việc nhóm hiệu quả.

 Biết lắng nghe và chấp nhận

 Sáng suốt, bình tĩnh trong việc ra quyết định

 Linh hoạt, chủ động trong dàn xếp các vấn đề, các xung đột mâu thuẫn về tính cách giữa các nhân viên

 Kiến thức rộng về chuyên môn và các lĩnh vực liên quan

 Tầm nhìn chiến lược về định hướng phát triển của công ty, nhạy bén trong việc phát hiện, đầu tư phát triển nhân tài.

 Thưởng phạt đúng lúc với các chế độ và chính sách khen thưởng rõ ràng

 Có tư chất thu phục nhân tâm

Thực trạng phân tích công việc cho vị trí nhân viên của doanh nghiệp

4.2.1 Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên

Công tác phân tích công việc tại Công ty TH True Milk được thực hiện theo quy trình sau đây:

Tổng Giám đốc Công ty TH TRue Milk chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì. Để phù hợp với hoàn cảnh mới, với yêu cầu của thực tế nên tất yếu dẫn đến các công việc của Công ty cũng có những đối mới, phòng Tổ chức Nhân sự xác định công tỏc phõn tớch cụng việc cần được thực hiện cho tất cồ cỏc cụng việc trong Cụng ty để mỗi người lao động năm rõ được mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có những quyền hạn nào, ngoài ra có thể làm cơ sở phi vụ cho các công tác khác của quản lý nhân sự trong Công ty

Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức Nhân sự đã có công văn đề nghị các Trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho các công việc quản lý trong phòng, ban mình.

Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào.

Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiêm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phân kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao từ đó các Trưởng phòng viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc nhiệm vụ.

Có thể nói mỗi phòng, ban bao gồm Trưởng phòng ban, Phó phòng ban và các tổ bản phân công công việc/nhiệm vụ của mỗi phòng, ban được viết cho chính Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ của phòng, ban đó

Theo lý thuyết, sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ, văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và để xuất ý kiến đóng góp Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này.

Các Trưởng phòng, ban giao bản phần công việc/nhiệm vụ cho phòng Tổ chức Nhân sự, sau đó phòng Tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc/nhiệm được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại tổ chức nhân sự Nhận xét

Công tác phân tích công việc đã được các phòng, ban thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc thông qua phòng Tổ chức Nhân sự, với mục đích của phân tích công việc là giúp người lao động năm được minh có những nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn gì Ngoài ra, phòng Tổ chức Nhân sự chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả

Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng Tổ chức Nhân sự giao cho các Trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Công ty.

Các Trưởng phòng, ban thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình.

Họ là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao, hàng ngày Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình

4.2.2 Thực trạng xây dựng bản tiêu chuẩn công việc cho vị trí nhân viên

TH True milk, một trong những doanh nghiệp thành công hàng đầu tại Việt Nam trong những năm trở lại đây Trong chiến lược nhân sự của TH True milk, sự thành công chính là lựa chọn giải pháp SAP SuccessFactors Điểm đầu tiên khi nhắc đến chiến lược nhân sự của TH True milk chính là đầu tư vào con người, được coi là đầu tư cốt lõi.

Tại TH, họ ý thức được rằng, con người là tài sản quý giá và cũng là yếu tố để quyết định sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Chính vì thế, TH luôn chú trọng đầu tư cốt lõi và con người Tại đây, môi trường làm việc luôn được chuyên nghiệp hóa bằng một đội ngũ đạt đẳng cấp quốc tế, cùng sự giao lưu giữa nhiều chuyên gia trong và ngoài nước Khi làm việc tại TH, sẽ là cơ hội để bạn được học tập rèn luyện và tích lũy. Đối với công ty TH True milk, với từng chứ danh tham gia vào công việc cần làm rõ mục đích công việc của từng chức danh để định hướng cho người thực hiện công việc trong quá trình làm việc Cụ thể mục tiêu của nhân viên nhân sự của công ty

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng

- Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty

- Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty

- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định

- Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty

- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty

- Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên. Định vị ví trí công việc trong cơ cấu tổ chức Chức danh Thời gian Phòng /Ban Người quản lí

Phòng hành chính nhân sự

Kết quả phân tích cho vị trí nhân viên cho công ty TH True milk

TH True Milk là một doanh nghiệp khép kín có rất nhiều phòng ban và bộ phận phục vụ cho việc sản xuất và bán hàng Trong đó một trong những bộ phận quan trọng không thể thiếu đó là bộ phận nhân sự Và nhóm 4 chúng em sẽ đi sâu vào việc phân tích cũng như xây dựng bản mô tả cho vị trí nhân viên nhân sự của công ty TH True Milk.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN NHÂN SỰ

Vị trí Nhân viên nhân sự Thời gian làm việc

Bộ phận Phòng hành chính nhân sự

II/ Mục đích công việc

Trực tiếp thực hiện hoạt động nhân sự, phục vụ tốt nhất cho mục tiêu kinh doanh của công ty.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1 Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng:

 Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký

 Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký hành chính đăng báo

 Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình Trưởng phòng/Giám Đốc

 Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu Trưởng phòng, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho Trưởng phòng, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư

 Lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.

2 Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.

3 Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn công ty: lưu hồ sơ công nhân viên trong file theo bộ phận Lập danh sách công nhân viên công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.

4 Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.

5 Quản lý hồ sơ công nhân viên nghỉ việc: tất cả công nhân viên nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, công nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách công nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách công nhân viên nghỉ việc tương tự như danh sách công nhân viên hiện thời.

6 Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho công nhân viên đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của công nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.

7 Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất văn phòng phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm.

8 Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.

9 Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động và tổ chức thực hiện.

10 Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.

11 Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho công nhân viên ký tên, chuyển trưởng phòng duyệt, chuyển phòng kế toán để tính lương cho nhân viên Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý.

12 Quản lý nghỉ phép của công nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp công nhân viên nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho trưởng phòng hành chính nhân sự.

13 Quản lý nghỉ việc của công nhân viên, cụ thể là:

 Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển ký, trưởng phòng lưu đơn xin nghỉ việc

 Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình trưởng phòng xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả công nhân viên trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi trưởng phòng xác định phương án trả lương nghỉ việc cho công nhân viên, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương.

14 Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển)đến các bộ phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.

15 Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận.

16 Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

17 Quản lý tổng đài theo qui định của công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho công nhân viên ông ty theo yêu cầu.

Đánh giá chung về công tác phân tích công việc cho vị trí nhân viên của TH

- Là cơ sở giúp cho các nhà quản trị hoạch định nguồn nhân lực tốt hơn, từ đó sẽ dẫn đến các hoạt động sản xuất cũng như bán hàng của công ty tốt hơn Nó góp một phần nhỏ làm nên tiếng tăm của TH True Milk như bây giờ.

- Việc xác định đúng từng chức danh, nhiệm vụ cho từng nhân viên sẽ phản ánh được chức danh và vai trò của từng người trong tổ chức làm cho việc thực hiện công việc trở nên rõ ràng và có kết quả hơn.

- Các nhân viên trong công ty sẽ nắm rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình từ đó hoàn thành công việc tốt hơn Tránh hao phí thời gian cho những công việc không cần thiết Đặc biệt với một công ty vừa sản xuất vừa bán hàng như TH True Milk thì phân tích công việc cho vị trí nhân viên là hết sức cần thiết.

- Tạo dựng mối quan hệ cũng như liên kết với các phòng ban khác trong công ty

=> Từ những ưu điểm trên của việc phân tích công việc cho vị trí nhân viên ta có thể thấy rằng TH True Milk đã có những kết quả nhất định khi xây dựng bản mô tả như giảm thời giann hao phí, tăng năng suất lao động, quá trình làm việc của nhân viên cũng trở nên khoa học và hiệu quả hơn Có được những điều này là do công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác phân tích công việc trong quản trị nhân lực Từ đó góp phần làm cho quá trình làm việc hiệu quả hơn.

- Việc phân tích công việc chưa chuyên sâu cho một số bộ phận trong công ty, chưa thực sự khoa học.

- Sự phân loại thông tin trong bản mô tả công việc còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin không tránh khỏi những cho lon xon thiểu hợp lí vì không phân biệt rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền hạn của người lao động

- Nhiệm vụ đưa ra cho các vị trí còn dườm dà và chưa trọng tâm vào những nhiệm vụ chính.

- Việc phân tích chỉ dừng lại ở việc nhìn nhân khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của người phân tích, nó ảnh hưởng đến đánh giá chất lượng công việc Đó chính là việc dẫn đến tình trạng một số cán bộ trong công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non kém, chưa thực sự đáp ứng được các nhiệm vụ của công việc.

- Bản yêu cầu chuyên môn công việc cũng đòi hỏi khá nhiều kiến thức và kỹ năng.

Đề xuất hoàn thiện

- Việc phân tích công việc nên đi sâu vào từng bộ phận của công ty bà tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp, khoa học Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban để phù hợp với điều kiện sản xuất thực của công ty

- Tinh giảm, sắp xếp lại lực lượng lao động, cần đối lực lượng lao động trong các phòng ban để làm việc hiệu quả hơn Nếu cần thiết có thể thuyên chuyển nhân viên đi hỗ trợ những phòng ban cần sự trợ giúp.

- Các thông tin trong bản mô tả cần sắp xếp đúng Về nhiệm vụ, quyền hạn, cần nêu rõ thông tin của nó tránh nhầm lẫn thông tin của mục này lẫn mục này làm cho nhân viên có thể hiểu sai.

- Các nhiệm vụ trong bản mô tả cần được nêu tập trung vào vị trí mà nhân viên đang đảm nhận Những nhiệm vụ chính nên đặt ở đầu ở phần nhiệm vụ rồi những nhiệm vụ sẽ ở phía sau Từ đó giúp cho nhân viên bớt hoang mang trong việc xác định công việc chính mình cần làm và sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu công việc cần làm.

- Trong khi xây dựng bản mô tả công việc thì nên nhìn nhận nhân viên của mình xem họ có làm những nhiệm vụ trong bản mô tả hay không bởi sẽ có những nhân viên họ sẽ không đủ khả năng để làm hết những nhiệm vụ đó Vì vậy cần tìm hiểu lí do mà họ không làm được do công việc không phù hợp hay chưa đủ kiến thức.

+) Nếu như công việc sắp xếp cho nhân viên không phù hợp với khả năng thì thuyên chuyển sang vị trí phù hợp hơn.

+) Nếu như họ không đủ kiến thức thì có thể tiến hành đào tạo nhân sự như cử đi học tại các trường chính quy mở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về phân tích công việc hoặc mòn các chuyên gia đến nói chuyện và cử các nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm.

- Bản yêu cầu chuyên môn công việc có thể chia ra 2 phần một phần như công ty đã thực hiện ở trên một phần có thể giảm bớt các yêu cầu về chuyên môn và kĩ năng để có thể tạo cơ hội làm việc cho những người trẻ như sinh viên mới ra trường, thực tập để có thể tiếp xúc với văn hóa cũng như cách làm việc của công ty Giúp công ty có thể tạo nên tiếng tăm hơn trên thị trường.