BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HỌC pptx

BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HỌC   MỤC LỤC Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ 1 1.1. Quan niệm về quản trị 1 1.2. Bản chất của quản trị 3 1.3. Nhà quản trị 4 2. VĂN HOÁ TỔ CHỨC VÀ MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ 7 2.1. Văn hoá tổ chức 7 2.2. Môi trường quản trị 10 3. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT QUẢ N TRỊ 14 3.1. Các trường phái quản trị cổ điển 14 3.2. Trường phái quản trị hành vi (hay trường phái tâm lý xã hội) 18 3.3. Lý thuyết định lượng về quản trị 19 3.4. Học thuyết quản trị hiện đại 21 Chương 2. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 32 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 32 1.1. Khái niệm 32 1.2. Phân loại hoạch định 32 1.3. Vai trò của việc hoạch định 33 2. MỤC TIÊU, CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ TI ẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 33 2.1. Mục tiêu của hoạch định 33 2.2. Cơ sở khoa học của hoạch định 36 2.3. Tiến trình của hoạch định 37 3. HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC VÀ HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP 38 3.1. Hoạch định chiến lược 38 3.2. Hoạch định tác nghiệp 43 Chương 3. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 53 1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 53 1.1. Khái niệm và tầm quan trọng của công tác t ổ chức 53 1.2. Mục tiêu của công tác tổ chức 53 1.3. Các nguyên tắc của tổ chức quản trị 54 2. MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 54 2.1. Tầm hạn quản trị 54 2.2. Quyền hành trong quản trị 55 2.3. Phân cấp quản trị 56 3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 58 3.1. Khái niệm 58 3.2. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị 59 3.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị 59 3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 65 4. TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỎ CHỨC 67 4.1. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 67 4.2. Chuyên môn hoá (hay phân chia công việc) 67 4.3. Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu 68 4.4. Thể chế hoá cơ cấu tổ chức 68 Chương 4. CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 75 1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 75 1.1. Khái niệm và bản chất của lãnh đạo 75 1.2. Nội dung lãnh đạo 77 1.3. Vai trò của chức lãnh đạo trong tổ chức 78 2. CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 79 2.1. Lý thuyết cổ điển 79 2.2. Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ con người 79 2.3. Lý thuyết hiện đại 80 3. PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 81 3.1. Các phương pháp lãnh đạo 81 3.2. Các phong cách lãnh đạo 83 Chương 5. CHỨC NĂNG KIỂM TRA 86 1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ HÌNH THỨC CỦA KIỂM TRA 86 1.1. Khái niệm và bản chất của kiểm tra 86 1.2. Mục đích của kiểm tra 87 1.3. Các hình thức kiểm tra 87 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA 88 3. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 88 3.1. Kiểm tra phải theo kế hoạch 88 3.2. Kiểm tra phải mang tính đồng bộ 89 3.3. Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác 89 3.4. Kiểm tra phải phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống 89 3.5. Kiể m tra phải linh hoạt, đa dạng 89 3.6. Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm 89 4. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 89 4.1. Xây dựng các tiêu chuẩn 90 4.2. Đo lường và đánh giá việc thực hiện 91 4.3. Điều chỉnh các sai lệch 92 5. CÁC LOẠI KIỂM TRA 93 5.1. Kiểm tra hành vi 93 5.2. Kiểm tra tài chính 94 Chương 6. MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI 100 1. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 100 1.1. Thông tin quản trị 100 1.2. Quy ết định quản trị 102 2. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 106 2.1. Thay đổi và lý do cần phải thay đổi 106 2.2. Nội dung của sự thay đổi tổ chức 106 2.3. Những hình thức thay đổi tổ chức 107 2.4. Yếu tố thời gian đối với sự thay đổi 107 2.5. Phản ứng đối với sự thay đổi 108 3. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 108 3.1. Khái niệm 108 3.2. Nguồn gốc của xung đột trong tổ chức 109 3.3. Các hình thức xung đột 109 3.4. Các biện pháp giải quyết và loại trừ xung đột 110 4. QUẢN TRỊ RỦI RO 110 4.1. Quan niệm về rủi ro và quản trị rủi ro 110 4.2. Các loại rủi ro 110 4.3. Tiến trình quản trị rủi ro 111 4.4. Các phương pháp phòng ngừa quản trị rủi ro 111  1 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu và học tập chương này, sinh viên có thể: - Nhận thức được khoa học quản trị không có giới hạn về sự hiểu biết, do đó phải phấn đấu không ngừng trong mọi môi trường quản trị nhằm đưa ra các quyết định quản trị luôn thích ứng với tình hình thực tế. - Nắm được đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu môn quản trị học. - Trên c ơ sở những nhận thức trên, các em sinh viên có thể phấn đấu rèn luyện để trở thành những nhà quản trị giỏi trong tương lai. 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ 1.1. Quan niệm về quản trị 1.1.1. Khái niệm Quản trị, tiếng Anh là management , vừa có ý nghĩa là quản lý, vừa có ý nghĩa là quản trị, nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Về thực chất, quản trị và quản lý đều là sự tác động dưới dạng điều khiển. Cho đến nay có thể tạm gọi quản lý là thuật ngữ được dùng để chỉ sự điều khiển của Nhà nước trong việc quản lý xã hội nói chung và quả n lý kinh tế nói riêng còn quản trị là thuật ngữ để chỉ sự điều khiển ở cấp cơ sở trong đó có các tổ chức kinh doanh - các doanh nghiệp. Quản trị và quản lý có điểm chung là lôgíc giống nhau nhưng điểm khác là ở nội dung và quy mô cụ thể của nó. Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có m ột quan niệm thống nhất về quản trị. - Theo quan điểm của Koontz và O ’ Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định. - Theo Stoner và Robbins : Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó. - Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet , một triết gia quản trị hàng đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Định nghĩa này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt động có mục đích và mang tính tập thể. Từ những quan niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đố i tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, quản trị bao gồm 5 yếu tố thành phần như sau: - Chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị. - Có mục tiêu quản trị rõ ràng. - Kết qu ả và hiệu quả. - Có nguồn tài nguyên hạn chế. - Môi trường quản trị luôn thay đổi. Các yếu tố trên không thể tách rời nhau mà có mối quan hệ ràng buộc với nhau trong quản trị. Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động. Tác động này có thể là một lần nhưng cũng có thể là nhiều lần. Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quả n trị. Thông thường chủ thể là một hoặc nhiều người còn đối tượng có thể là máy móc 2 thiết bị, tiền vốn, vật tư hay con người. Căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động là mục tiêu của quản trị. 1.1.2. Mục đích của quản trị Thực chất quản trị chính là sự kết hợp được mọi nỗ lực chung của con người trong tổ chức và sử dụng tốt của cải của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất. Quản trị ra đời chính là để tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ của một nhóm người khi họ tiến hành các công việc có mục tiêu chung gần gũi với nhau. Nói một cách khác, thực chất của quản trị là quản tr ị con người trong tổ chức, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức. 1.1.3. Tầm quan trọng của quản trị - Nhiệm vụ của quản trị là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động để giảm chi phí đầu vào và nâng cao kết quả sản xuất ở đầu ra. - Sức mạnh kinh tế của một nước, một tổ chức do 5 yếu tố tạo thành: + Tài nguyên, nguyên vật liệu (M1). + Tiền vốn (M2). + Kỹ thuật công nghệ (M3). + Lao động (M4). + Quản trị (Năng lực quản trị) (M5). Hiện nay, quản trị là nhân tố cơ bản được xếp hàng đầu, quyết định sự tồn tại, phát triển hay trì trệ hoặc diệt vong củ a mọi tổ chức. Qua phân tích về những nguyên nhân thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và của các doanh nghiệp, cũng như thất bại trong hoạt động của các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị kém hoặc yếu .Nghiên cứu các công ty kinh doanh của Mỹ trong nhiều năm, đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản trị tốt. Ngân hàng châu Mỹ đã nêu trong bả n công bố Báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị”. Sự cần thiết khách quan và vai trò của quản trị xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất. - Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị. - Từ những yếu tố làm tăng vai trò c ủa quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại. - Từ những yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế và xã hội trong quá trình đổi mới chuyển sang nền kinh tế thị trường và tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ở Việt Nam. Tăng cường xã hội hoá lao động và sản xuất – một quá trình mang tính qui luật của sự phát triển kinh tế và xã hội. Ta biết rằng để tạ o ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của đời sống và phát triển kinh tế, nhất thiết phải tiến hành phân công lao động và hiệp tác sản xuất. Sự xuất hiện của quản trị như là kết quả tất nhiên của việc chuyển các quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành các quá trình lao động phải có sự phối hợp. Sản xuất và tiêu thụ mang tính tự cấp, t ự túc do một cá nhân thực hiện không đòi hỏi quản trị. Ở một trình độ cao hơn, khi sản xuất và kinh tế mang tính xã hội rõ nét và ngày càng sâu rộng hơn, khi đó quản trị là điều không thể thiếu. Theo C. Mác, “Bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên một qui mô khá lớn đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân. Sự 3 chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ sở sản xuất với sự vận động cá nhân của những khí quan độc lập hợp thành cơ sở sản xuất đó. Một nhạc sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhưng một dàn nhạc thì cần ph ải có nhạc trưởng”. Do đó, quản trị là thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội, bất kể trong hình thái kinh tế xã hội nào, nếu không thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của quản trị, không thể thực hiện được các quá trình hợp tác lao động, sản xuất, không khai thác sử dụng được các yếu tố của lao động sản xuất có hiệu quả. Quản tr ị có khả năng sáng tạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người và về vật chất kỹ thuật như nhau nhưng quản trị lại có thể khai thác khác nhau, đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau . Nói cách khác, với những điều kiện về nguồn lực như nhau, quản lý tốt sẽ phát huy có hiệu quả những yếu tố nguồn l ực đó, đưa lại những kết quả kinh tế - xã hội mong muốn, còn quản lý tồi sẽ không khai thác được, thậm chí làm tiêu tan một cách vô ích những nguồn lực có được, dẫn đến tổn thất. Có thể nói quản trị tốt suy cho cùng là biết sử dụng có hiệu quả những cái đã có để tạo nên những cái chưa có trong xã hội. Vì vậy, quản trị chính là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển của mỗi quốc gia và các tổ chức trong đó. Khi con người người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng nếu ngườ i ta biết tổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. 1.2. Bản chất của quản trị Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị thì quản trị chính là sự kết hợp mọi nỗ lực của con người trong một tổ chức nào đó để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và hiệu quả nhất. Nói cách khác, thực chất củ a quản trị là quản trị con ngơời trong doanh nghiệp, thông qua đó, sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động theo mục tiêu đã định. Xét về mặt kinh tế, xã hội của quản trị, quản trị là vì mục tiêu, lợi ích của doanh nghiệp, bảo đảm cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài, trang trải vốn và lao động, đảm bảo tính độc lập và cho phép thỏa mãn những đòi hỏi của chủ doanh nghiệp và mọi thành viên khác trong doanh nghiệp. 1.2.1. Quản trị là một khoa học Tính khoa học của quản trị thể hiện các đòi hỏi sau: - Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần. Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v.v cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử - Ph ải dựa trên các nguyên tác tổ chức quản trị (về xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị; về vận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị). - Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ) và biết sử dụng các kỹ thuật quản 4 trị (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính). - Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn. Tóm lại , khoa học quản trị cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản trị trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu. Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phả i tính toán đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó là nghệ thuật). 1.2.2. Quản trị là một nghệ thuật Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản trị; hơn nữa còn xuất phát từ bản chấ t của quản trị. Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt. Tính nghệ thuật của quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v Nghệ thuật quản trị là việc sử dụng có hiệ u quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại, ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói cách khác, nghệ thuật quản trị kinh doanh là tổng hợp nhữ ng “bí quyết”, những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản trị không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì nó là bí mật kinh doanh và rất linh hoạt. Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản trị khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể. Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ thuật quản trị kinh doanh là: - Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ. - Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn. - Nghệ thuậ t cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao). - Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết). - Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời ) và tổ chức thực hiện quyết định. - Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị. - Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới ). - v.v 1.2.3. Mối quan hệ gi ữa khoa học và nghệ thuật Thực ra phân loại như trên để tiện cho việc nghiên cứu, trong thực tế khoa học và nghệ thuật trong quản trị không bao giờ tách rời nhau. Bởi khoa học là sự hiểu biết có hệ thống còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức. Như vậy, quản trị với tư cách thực hành nó là nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức làm cơ sở cho nó coi như là khoa học. Một nhà quản trị giỏi là người phải trang bị cho mình những kiến thức khoa học đồng thời phải có nghệ thuật vận dụng những kiến thức khoa học đã lĩnh hội vào những hoàn cảnh, những tình huống cụ thể nhất định. Hay nhà quản trị giỏi là người phải có cái chính xác, mau lẹ của vị tướng khi ra quyết định, vừa phải có cái linh hoạt, uy ển chuyển, sáng tạo của nhạc trưởng khi chỉ huy dàn nhạc. 1.3. Nhà quản trị 1.3.1. Khái niệm và phân loại 5 Các nhà quản trị làm việc ở các tổ chức. Mặc dù mỗi tổ chức đều có những mục tiêu và nội dung công việc thực hiện khác nhau nhưng đều có chung đặc điểm: Sản phẩm của quản trị là các quyết định trong các lĩnh vực khác nhau. Các nhà quản trị ở trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Hoạt động quản trị liên quan đến sự phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định… để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì vậy, các thành viên trong tổ chức thường được chia làm hai loại theo đặc thù công việc đó là: người thừa hành và nhà quản trị. Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện một công việc cụ thể, họ không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát ho ạt động của những người khác. Còn nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát…hoạt động của những người khác. Hoạt động quản trị là một hoạt động xã hội nên nó phải được chuyên môn hoá. Trong mỗi tổ chức, các công việc quản trị không chỉ được chuyên môn hóa mà còn được sắp xếp một cách có trật tự, có thứ bậc rõ ràng. Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức có thể có nhiều hay ít nhà quản trị. Các nhà quản trị thường được chia làm 3 cấp chủ yếu như sau: - Cấp quản trị viên cao cấp: Bao gồm các thành viên trong Ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp các hoạt động chung của tổ chức, hoạch định đường lối chiến lược phát triển tổ chức: + Xác đị nh các mục tiêu và biện pháp lớn cho quá trình hoạt động. + Tạo dựng bộ mỏy, phờ duyệt cơ cấu tổ chức và phờ duyệt nhân sự. + Phối hợp hoạt động giữa các lĩnh vực quản trị. + Quyết định các biện pháp lớn về tổ chức quản lý, sử dụng nguồn lực. + Báo cáo trước lãnh đạo cấp trên của tổ chức. - Cấp quản tr ị viên thừa hành: Là cấp quản trị viên trung gian tiếp nhận các chiến lược và chính sách chung từ các quản trị gia cấp cao và biến chúng thành những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến các quản trị gia cấp cơ sở thực hiện chúng. Nhiệm vụ chủ yếu của cấp quản trị này là: + Nghiên cứu và phân tích nhiệm vụ được giao để tổ chức thực hiện một cách có hi ệu quả trong bộ phận mình. + Đề nghị với cấp hàng đầu về kế hoạch hành động, đề bạt bổ nhiệm cán bộ ở đơn vị mình. + Giao việc cho nhân viên và phối hợp hoạt động giữa các nhân viên dưới quyền. + Dự trù kinh phí hoạt động và tổ chức sử dụng có hiệu quả nó. + Báo cáo thường xuyên về kết quả hoạt động của bộ phận mình vớ i cấp quản trị cấp cao. + Tìm hiểu và xác định mối liên hệ với các nhân viên dưới quyền ở các đơn vị khác. - Cấp quản trị viên thực hiện: Là cấp quản trị thừa hành, hàng ngày họ trực tiếp nhận các mệnh lệnh và triển khai thực hiện những mệnh lệnh đó để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Phần lớn thời gian của các nhà quản trị này được sử dụng vào việc giám sát, điều hành nhân viên thuộc quyền và đưa ra những quyết định hàng ngày. Phần thời gian còn lại dành cho gặp gỡ, báo cáo, hội họp với cấp trên hoặc quan hệ với các đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác. Yêu cầu đối với cấp quản trị này là: + Hiểu và nỗ lực với công việc được giao. + Cải tiến phương pháp làm việc, rèn luyện các đức tính củ a người quản trị. + Liên hệ kịp thời với cấp quản trị viên cao hơn và tạo lập tinh thần đồng đội tốt 1.3.2. Vai trò và kỹ năng của nhà quản trị 6 Để thực hiện tốt 04 chức năng quản trị, theo Robert Katz thì nhà quản trị cần có 03 loại kỹ năng quản trị như sau: a. Vai trò của nhà quản trị Để làm rõ các công việc của các nhà quản trị, cũng như các cách ứng xử khác nhau của họ đối với mọi người và mọi tổ chức khác, Henry Mentzberg đã đưa ra 10 loại vai trò khác nhau như sau mà nhà quản trị phải thực hiện và chia chúng thành 03 nhóm lớ n: * Nhóm vai trò quan hệ với con người (gồm 03 vai trò) - Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức : Có nghĩa là bất cứ một tổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đó nhằm thực hiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Ngay cả từng bộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu b ộ phận đó để lĩnh hội các ý kiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên. - Vai trò lãnh đạo: Vai trò này phản ảnh sự phối hợp và kiểm tra của nhà quản trị đối với cấp dưới của mình. - Vai trò liên lạc: Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người khác cả bên trong và bên ngoài tổ chức * Nhóm vai trò thông tin (gồm 03 vai trò) - Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ ch ức : Nhà quản trị phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chức nhằm xác định môi trường tạo ra những cơ hội gì cho tổ chức, cũng như những mối đe dọa nào đối với tổ chức. Vai trò này được thực hiện thông qua việc đọc sách báo, văn bản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi người… - Vai trò phổ biến thông tin : Có những thông tin cần tuyệt đối giữ bí m ật, nhưng cũng có những thông tin mà các nhà quản trị cần phổ biến đến cho các bộ phận, các thành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đến cho những người đồng cấp hay cấp trên của mình nhằm làm cho mọi người cùng được chia sẻ thông tin để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. - Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài: Tức nhà quản trị thay mặt cho tổ chức của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài nhằm để giải thích, bả o vệ hay tranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó. * Nhóm vai trò quyết định (gồm 04 vai trò) - Vai trò doanh nhân : Đây là vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm mọi cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệu quả. Chẳng hạn điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức đang áp dụng hay áp dụng một kỹ thuật mới nào đó… - Vai trò gi ải quyết xáo trộn: Bất cứ một tổ chức nào cũng có những trường hợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như sự đình công của công nhân sản xuất, sự mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên, bộ phận ….Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó để đưa tổ ch ức sớm trở lại sự ổn định - Vai trò phân phối các nguồn lực: Nếu các nguồn lực dồi dào (tiền bạc, thời gian, quyền hành, máy móc, nguyên vật liệu, con người …) thì nhà quản trị sẽ tiến hành phân phối một cách dễ dàng; Nhưng ngày nay, khi các nguồn lực ngày càng cạn kiệt đòi hỏi nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực đó cho các thành viên, từng bộ phận sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộ phận hoạt động một cách ổn định và hiệu quả. - Vai trò thương thuyết : Tức phản ảnh việc thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên ngoài. Ví dụ đàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế… b. Kỹ năng của nhà quản trị [...]... chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ Hình 1.1 sau diễn tả kỹ năng quản trị của các cấp như sau:   Kỹ năng   tư duy             Kỹ năng nhân sự Kỹ năng kỹ thuật Nhà quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp cao Hình 1.1 Các kỹ năng của các cấp quản trị 2 VĂN HOÁ TỔ CHỨC VÀ MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ 2.1 Văn hoá tổ chức 2.1.1... tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị trong lý luận và thực hành, cho hiện tại và cho cả tương lai 23 CÂU HỎI THẢO LUẬN 1 Vì sao mọi hoạt động đều cần có sự quản trị? Mục đích của quản trị là gì? 2 Quản trị dựa trên cơ sở nào? Mối quan hệ giữa kinh nghiệm, khoa học, nghệ thuật quản trị? 3 Quản trị kinh doanh là gì? Có các đặc điểm gì? 4 Vì sao thực chất của quản trị là quản trị con người?... quản trị kinh doanh, quản trị tác động vào các nhân tố nào? 5 Nêu thực chất bản chất của quản trị? Hiểu thực chất và bản chất của quản trị có ý nghĩa gì? 6 Vì sao quản trị mang tính khoa học, tính nghệ thuật và là một nghề? Ý nghĩa của việc hiểu những khái niệm này 7 Quản trị một trường đại học và quản trị một doanh nghiệp giống và khác nhau như thế nào? 8 Ông V sau một đợt đi học ở nước ngoài về quản. .. sản đồ sộ và phong phú về quản trị mà các nhà quản trị ngày nay đang thừa hưởng Chính vì thế mà việc nghiên cứu sự tiến triển của tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị trong lý luận và thực hành, cho hiện tại và cho cả tương lai 3.1 Các trường phái quản trị cổ điển Lý thuyết cổ điển về quản trị là thuật ngữ được dùng để chỉ những quan điểm về tổ chức và quản trị được đưa ra ở Châu âu... trọng để quản trị Trường phái này có các tác giả sau: 3.2.1 Mary Parker Follett (1863 - 1933) Là nhà nghiên cứu quản trị ngay từ những năm 20 của thế kỷ XX đã chú ý đến tâm lý trong quản trị, bà có nhiều đóng góp có giá trị về nhóm lao động và quan hệ xã hội trong quản trị 3.2.2 Donghlas Mc Gregor (1906 - 1964) Mc Gregor cho rằng các nhà quản trị trước đây đã tiến hành các cách thức quản trị trên... ít nhà quản trị Các nhà quản trị thường được chia làm ba cấp chủ yếu là: Cấp quản trị viên cao cấp, cấp quản trị viên thừa hành, cấp quản trị viên thực hiện - Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn hoá nhưng giữa những quan niệm ấy đều có điểm chung ở chỗ coi văn hoá là nguồn lực nội sinh của con người, là kiểu sống và bảng giá trị của các tổ chức, cộng đồng người, trung tâm là các giá trị chân... quyết định quản trị Kết quả từ những cố gắng này của họ đã làm nảy sinh một lý thuyết nữa về quản trị ra đời Lý thuyết quản trị mới này được gọi bằng nhiều tên khác nhau như: lý thuyết hệ thống (system theory), lý thuyết định lượng về quản trị (quantitative management), lý thuyết khoa học quản trị (management science) Tất cả tên gọi này chẳng qua nhằm để biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản trị mới này... của quản trị là quản trị con người, thông qua quản trị để sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và ngày càng phát triển, đáp ứng được những mong muốn và nguyện vọng của tập thể người lao động trong tổ chức đó - Quản trị có thể diễn ra trên nhiều lĩnh vực và hoạt động nhưng tựu chung lại thì đó là quản trị về tài sản, về thời gian lao động và quản trị. .. nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó 3.2 Trường phái quản trị hành vi (hay trường phái tâm lý xã hội) Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, còn gọi là lý thuyết hành vi, là những quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị do... thể đưa ra hai dòng lý thuyết quản trị cổ điển chính: 3.1.1 Trường phái quản trị kiểu thư lại (Bureaucretic Management) Quản trị kiểu thư lại là một hệ thống dựa trên những nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, sự phân công lao động rõ ràng và những quy trình hoạt động của doanh nghiệp Người sáng lập ra trường phái quản trị này là nhà xã hội học người Đức, chuyên nghiên cứu về quản trị văn phòng của các cơ quan . BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HỌC   MỤC LỤC Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ 1 1.1. Quan niệm về quản trị. NHÀ QUẢN TRỊ 1.1. Quan niệm về quản trị 1.1.1. Khái niệm Quản trị, tiếng Anh là management , vừa có ý nghĩa là quản lý, vừa có ý nghĩa là quản trị, nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. . Chương 6. MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI 100 1. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 100 1.1. Thông tin quản trị 100 1.2. Quy ết định quản trị 102 2. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC