1.1. Khái niệm và bản chất của lãnh đạo
1.1.1. Khái niệm lãnh đạo
Sau khi đã lập kế hoạch, đã xác định cơ cấu tổ chức bộ máy của tổ chức, thì vấn đề tiếp theo là phải làm tổ chức hoạt động. Đó chính là chức năng lãnh đạo của các nhà quản trị.
Nói về khái niệm lãnh đạo, có thể dẫn ra một số quan niệm của các nhà nghiên cứu về lãnh đạo như sau:
- "Lãnh đạo là cách cư xử cá nhân khi anh ta chỉ đạo các hoạt động của một nhóm để đạt tới mục tiêu chung" ( Hemphill & Coons, 1957 ).
- "Lãnh đạo là sự khởi xướng và duy trì cấu trúc trong sự mong đợi và sự tương tác ( Katz & Kahn, 1978 ).
- "Lãnh đạo là qúa trình ảnh hưởng tới những hoạt động của nhóm có tổ chức để đạt tới mục tiêu" ( Rauch & Behling, 1984 ).
* Khái niệm mang tính toàn diện nhất:
- Lãnh đạo được xem như một nghệ thuật hay một quá trình tác động đến con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước.
- Lãnh đạo là sự dẫn đường, chỉ lối con người đi tới mục đích chung của hệ thống.
1.1.2. Bản chất của lãnh đạo a. Năm cơ sở phát sinh quyền hành
- Mc Gregor đưa ra giả thiết về 2 bản chất của con người: bản chất X của người ù lì, lười biếng trong lao động và bản chất Y của người năng động, sáng tạo, có tinh thần tự nguyện và trách nhiệm trong lao động. Cơ sở của quyền hành một phần dựa trên 2 bản chất này.
+ Với giả thiết về bản chất X, quyền hành cần phải áp đặt, khống chế để buộc mọi thành viên trong tổ chức làm việc tốt.
+ Với giả thiết về bản chất Y, quyền hành trong tổ chức được xây dựng trên cơ sở hợp tác giữa cấp quản trị và các tác viên hoặc thuộc viên, đồng thời quyền hành được phát sinh do sự thừa nhận của hệ thống bị quản trị đối với hệ thống quản trị.
- Tập kết các quyền hành trong tổ chức, một số tác giả cho rằng có 5 cơ sở chính hay 5 nguồn gốc chính:
+ Quyền khống chế. + Quyền thưởng phạt.
+ Quyền luật định hoặc pháp định. + Quyền chuyên môn.
+ Quyền tác động tôn phục: do sự bất bình đẳng quyền hành giữa cấp quản trị và thuộc viên hoặc nhân viên.
76
b. Ba khảo hướng lý thuyết khác nhau về lãnh đạo b1. Khảo hướng lý thuyết về tính cách người lãnh đạo
-Từ thời Hy Lạp và La Mã cổ đại người ta đã tin rằng “nhà lãnh đạo là người được sinh ra, chứ không phải được tạo ra”.
- Harold Koontz và tác giả khác, trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, cho rằng “lãnh đạo là do tố chất bẩm sinh gồm các đặc điểm về thể chất (sức lực, ngoại hình, chiều cao), về tri thức và khả năng, về nhân cách (thích nghi, năng động, tự tin) và một số đặc điểm về tâm lý xã hội khác (tính hợp tác, kỹ năng giao tiếp, nghệ thuật tác động).
- Các tác giả khác như Ghiselli và Keith David cho rằng nhà lãnh đạo phải hơn người về các mặt: sự thông minh, khả năng giám sát, sáng kiến, lòng tự tin và nhất là cá tính trong cách làm việc.
b2. Khảo hướng lý thuyết động thái hoặc tác phong người lãnh đạo
* Các phong cách (cách thức) lãnh đạo:
- Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền: được thể hiện tập quyền và áp đặt các mục tiêu quản trị, từ cấp cao nhất của hệ thống quản trị, và nhấn mạnh đến việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện. Phong cách này giải quyết nhanh chóng những tình huống đặt ra nhưng nó sẽ làm triệt tiêu tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới.
- Phong cách lãnh đạo dân chủ: dành nhiều quyền chủ động trong công việc cho nhân viên. Nhà quản trị cùng tập thể nhân viên và các quản trị viên khác thảo luận về công việc sắp làm để tạo sự nhất trí chung trong xây dựng mục tiêu tổ chức lẫn trong hành động. Nhiều nhà nghiên cứu ở Harvard, Michigan và Ohio đã đề cao dân chủ trong lãnh đạo và cho rằng đây là cách tốt nhất để đạt hiệu quả quản trị. Phong cách này phát huy được tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới nhưng trong những tình huống cấp bách phong cách này sẽ không phù hợp.
- Phong cách tự do: nhà quản trị sử dụng rất ít quyền hành trong tay tạo cho nhân viên cấp dưới quyền tự chủ, chủ động trong công việc. Nhà quản trị đóng vai trò là nhà cung cấp những thông tin, những tài liệu và hướng dẫn nhân viên khi họ yêu cầu. Chỉ nên áp dụng phong cách này và các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, văn hóa nghệ thuật. Nếu áp dụng phong cách này vào trong kinh doanh sẽ làm mất đi tác dụng của phương tiện liên kết, không có sự liên kết giữa các bộ phận, mạnh ai nấy làm sẽ làm vỡ kế hoạch.
* Bốn hệ thống quản trị.
Rất ít Rất nhiều
MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA CẤP DƯỚI (Tăng dần từ trái qua phải)
Hệ thống 1 Hệ thống 2 Hệ thống 3 Hệ thống 4 ¾ Hệ thống 1: Lãnh đạo kiểu quyết đoán - áp chế.
Đây là hệ thống lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền cao độ. Mọi quyết định xuất phát từ cấp quản trị cấp cao, áp đặt chỉ tiêu buộc cấp dưới thực hiện và chú trọng đến việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ.
¾ Hệ thống 2: Lãnh đạo kiểu quyết đoán - nhân từ.
Hệ thống này vẫn chú trọng việc kiểm tra chặt chẽ về đường lối chính sách, nhưng với mức độ “nhân từ” hơn: tin tưởng vào cấp dưới, tiếp thu một số quyền hạn cho cấp dưới hành xử, nhưng vẫn phải báo cáo định kỳ lên trên.
77
Hệ thống này chú trọng thông tin hai chiều: cấp trên truyền đạt cho cấp dưới, và cấp dưới phản hồi thông tin lên trên, đồng thời bàn bạc thảo luận giữa các cấp quản trị để lấy ý kiến chung, nhưng các quyết định tối hậu vẫn do cấp trên phát động.
¾ Hệ thống 4: Lãnh đạo kiểu tham gia theo nhóm (hiệu quả nhất).
Với hệ thống này, cấp trên hầu như hy vọng và tin tưởng hoàn toàn vào cấp dưới ở mọi vấn đề. Cấp trên thường xuyên ghi nhận các ý kiến đóng góp của cấp dưới, nhất là trong việc xây dựng các mục tiêu chung của tổ chcws, và đánh giá các thành tựu theo các mục tiêu đó.
* Lãnh đạo theo dạng ô cờ quản lý: do Robert Blake và Jane Môutn đề xuất: 4 phong cách cực đoan và 1 phong cách khả thi hữu hiệu nhất.
1.9 9.9
5.5
1.1 9.1
b3. Khảo hướng lý thuyết tình huống ngẫu nhiên trong lãnh đạo
Xuất phát từ quan niệm cho rằng, sự thành công trong lãnh đạo phụ thuộc vào sự phù hợp giữa hành vi của nhà lãnh đạo với các nhân viên thuộc quyền và tình huống cụ thể, đã thúc đẩy sự ra đời các lý thuyết tình huống ngẫu nhiên.
Khảo hướng này cho rằng lãnh đạo là một quá trình tác động, không chỉ do bản sắc hoặc tính cách và hành vi tác phong của người lãnh đạo, nhưng còn phụ thuộc vào các yếu tố tình huống khác nhau chi phối, mà tác động hỗ tương giữa người lãnh đạo và tình huống mới là điều quyết định.
1.2. Nội dung lãnh đạo
Để lãnh đạo, người lãnh đạo thường phải thực hiện các nội dung sau:
1.2.1. Hiểu rõ con người trong hệ thống
Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chọn đúng các phương pháp lãnh đạo. Mỗi con người là một thực thể, một tế bào của hệ thống, họ có những đặc điểm và hoàn cảnh sống riêng để từ đó tạo nên một hệ thống các nhu cầu và động cơ làm việc của mình, cũng như để xử lý các mối quan hệ của mình trong tập thể, trong hệ thống. Hiểu rõ con người đã là một điều khó, nhưng đáp ứng hợp lý các đòi hỏi của con người lại càng khó khăn hơn. Lý do là:
- Trước hết do tính đa dạng về các nhu cầu của con người. - Thứ hai là khả năng có hạn của người lãnh đạo, của hệ thống.
- Thứ ba là việc đáp ứng các nhu cầu của từng người lại bị ràng buộc bởi các chi phối nhu cầu chung của cả hệ thống và của các hệ thống bên ngoài có liên quan.
Quan tâm đến con người
78
- Thứ tư, con người trong hệ thống lại bị phân tách theo những nhóm có tính độc lập tương đối trong hệ thống, chính sự tác động trong nhóm cũng làm cho nhu cầu và động cơ của mỗi người bị tác động nhất định, rất khó lường hết để xử lý có hiệu quả.
1.2.2. Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp
Sản phẩm của người lãnh đạo suy tới cùng là các quyết định. Quyết định là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định.
Có nhiều cách phân loại quyết định:
¾ Theo tốc độ phản ứng khi ra quyết định có:
- Quyết định trực giác: xuất phát từ trực giác của người ra quyết định mà không cần tới lý trí và sự phân tích can thiệp vào. Đôi khi các quyết định này được căn cứ vào các quyết định trước đó, nghĩa là chúng làm lại điều mà người ta đã làm trước đây trong những trường hợp tương tự. Việc ra quyết định trực giác khá dễ dàng nhưng nó dễ phạm sai lầm vì các quyết định trực giác thường giữ chân con người lại trong quá khứ và chỉ cung cấp cho con người ít khả năng đề ra được cái mới hay cải tiến những phương pháp hiện có.
- Quyết định lý giải: dựa trên sự nghiên cứu và sự phân tích có hệ thống một vấn đề. Các sự việc diến ra, các giải pháp khác nhau được đem so sánh và người ta đi tới các quyết định hoàn hảo nhất, dựa theo tất cả các yếu tố trong tất cả các trường hợp có thể xảy ra, vì nó buộc người ra quyết định phải vận dụng tất cả các khả năng tâm trí để lựa chọn. Nó làm nổi bật các trạng thái sáng tạo về việc giải quyết các vấn đề và cho phép cân nhắc các vấn đề với một phương pháp suy nghĩ logic, nhờ đó mà giảm bớt được các nhầm lẫn.
¾ Theo thời gian thực hiện, có quyết định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và tức thời.
¾ Theo tính chất quan trọng, có quyết định chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp.
Chất lượng của mỗi quyết định, hiệu quả và hiệu lực của mỗi quyết định là các tiêu thức đánh giá chất lượng và uy tín của người lãnh đạo.
Trong các quyết định lãnh đạo, một loại quyết định rất quan trọng để tiến hành lãnh đạo là việc lựa chọn phương pháp lãnh đạo.
1.2.3. Xây dựng nhóm làm việc
Trong điều kiện hoạt động với qui mô đông người, việc phân cấp và phân công quản lý là một tất yếu khách quan, đây là nguyên tắc chuyên môn hoá trong quản lý. Trong mỗi hệ thống thông thường đều được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này bao gồm một số người hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nghiệp vụ. Mỗi nhóm, mỗi phân hệ này nếu không được tổ chức tốt và không được hình thành mối dây liên hệ chặt chẽ với các nhóm và phân hệ khác, thì khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống.
1.2.4. Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt
Quá trình lãnh đạo hệ thống hoạt động là quá trình hướng tới mục tiêu, viễn cảnh trong tương lai; mà tương lai thì người lãnh đạo khó có thể tự khẳng định được, vì nó còn tuỳ thuộc vào diễn biến xảy ra trong nội bộ hệ thống cũng như môi trường đầy biến động ở bên ngoài. Cho nên điều có thể thực hiện là người lãnh đạo phải tỉnh táo vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra, đối chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn, căn cứ vào thực tế khả năng, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đối phó với mọi tình huống.
1.2.5. Giao tiếp và đàm phán
Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con người thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán, cho nên người lãnh đạo không thực hiện tốt nội dung này thì khó có thể đưa hệ thống giành lấy các mục tiêu mong muốn.
79
Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. Hiệu quả = Kết quả - Chi phí. Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp:
- Tăng kết quả với chi phí không đổi. - Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả.
Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp.
Việc lãnh đạo giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển.
Thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con người. Tất cả các chức năng của quản trị kinh doanh như lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu được và không phát huy được yếu tố con người, vì suy cho cùng con người với tư cách vừa là chủ thể vừa là đối tượng của quản trị kinh doanh là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức.
Với hệ thống các biện pháp khác nhau tác động lên những động cơ và hành vi con người, với phong cách lãnh đạo (cứng,mềm)công tác điều hành giúp cho người lao động phát huy năng lực và nhiệt tình đóng góp vào mục tiêu chung.
Chức năng lãnh đạo tạo điều kiện để các bộ phận của bộ máy liên kết lại với nhau, để tập thể đoàn kết, hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó thực hiện được nhiệm vụ, mục tiêu chung.
Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh.