3. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ
3.4. Học thuyết quản trị hiện đại
Đối với các nhà quản trị học hiện đại, các nhóm học thuyết cổ điển, tâm lý xã hội về quản trị, nhóm định lượng đều mang tính cục bộ, phiến diện giống như những người mù sờ voi, mỗi lý thuyết đều chỉ thấy được một mảng nhỏ của toàn bộ các hoạt động quản trị. Tuy nhiên các nhà lý thuyết hiện đại có nhiều cách nhìn khác nhau về toàn cảnh “con voi” này, qua những khảo hướng hay cách tiếp cận sau đây:
3.4.1. Khảo hướng “Quá trình Quản trị” (Management process approach)
Thực chất khảo hướng này được đề cập từ đầu thế kỷ 20 qua tư tưởng của Henry Fayol, nhưng thực sự chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng nghiệp. Tư tưởng này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng quản trị đó là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản trị. Bất cứ lĩnh vực nào, dù đơn giản đến phức tạp, dù trong lãnh vực sản xuất hay dịch vụ thì bản chất của quản trị là không thay đổi đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị.
Từ khi được Koontz phát triển thì khảo hướng này được trở thành một khảo hướng được chú ý nhất, và được rất nhiều nhà quản trị từ lý thuyết đến thực hành ưa chuộng.
3.4.2. Khảo hướng tình huống ngẫu nhiên (Contingency approach)
Lý thuyết này cho rằng kỹ thuật quản trị thích hợp cho một hoàn cảnh nhất định tùy thuộc bản chất và điều kiện của hoàn cảnh đó . Phuơng thức quản trị đúng hay tác phong quản trị trong một tình trạng lao động nhất định phụ thuộc vào nhiều biến số. Quan điểm ngẫu nhiên lập luận rằng các hiện tượng về tổ chức xảy ra theo các hình thái mà nhà quản trị có thể hiểu được, nhưng không thể có một khuôn mẫu cho tất cả các trường hợp vì mỗi vần đề tự nó là độc đáo. Khảo hướng ngẫu nhiên muốn kết hợp vào thực tế bằng cách hội nhập những nguyên tắc quản trị vào trong khuôn khổ hoàn cảnh. Nó được xây dựng trên luận đề “ Nếu có X thì tẩ có Y nhưng phụ thuộc vào điều kiện của Z”, như vậy điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên. Những cố gắng gần đây của khảo hướng này là tìm cách cách ly biến số Z, thay bằng những yếu tố quyết định khác của hoàn cảnh.
Tổ chức Điều khiển Kiểm soát Hoạch định X Y Z Tất có Phụ thuộc Nếu có
22
Khảo hướng ngẫu nhiên được cho là hợp lý theo trực giác, vì những tổ chức thì khác biệt nhau về kích thước, mục tiêu, nhiệm vụ, nên khó có thể có những nguyên lý chung áp dụng một cách khái quát.
3.4.3. Thuyết Z và kỹ thuật quản lý của Nhật Bản
Lý thuyết Z được một giáo sư người Mỹ gốc Nhật Bản là giáo sư William Ouchi Xây dựng trên cơ sở áp dụng cách quản lý của người Nhật Bản trong các công ty Mỹ. Lý thuyết ra đời năm 1978, chú trọng đến quan hệ xã hội và yếu tố con người trong tổ chức. Lý thuyết Z có các đặc điểm sau: Công việc dài hạn, quyết định thuận hợp, trách nhiệm cá nhân, xét thăng thưởng chậm, kiểm soát kín đáo bằng các biện pháp công khai, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên...
23
TÓM TẮT LÝ THUYẾT
Trong chương này, chúng ta đã nghiên cứu các vấn đề rất khái quát về quản trị. Những vấn đề nghiên cứu chủ yếu đã được thống nhất đó là:
- Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị thì quản trị chính là sự kết hợp mọi nỗ lực của con người trong một tổ chức nào đó để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và hiệu quả nhất.
- Quản trị ra đời đã tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân độc lập. Thực chất của quản trị là quản trị con người, thông qua quản trị để sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và ngày càng phát triển, đáp ứng được những mong muốn và nguyện vọng của tập thể người lao động trong tổ chức đó.
- Quản trị có thể diễn ra trên nhiều lĩnh vực và hoạt động nhưng tựu chung lại thì đó là quản trị về tài sản, về thời gian lao động và quản trị các mối quan hệ của con người trong lao động.
- Các nhà quản trị ở trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Hoạt động quản trị liên quan đến sự phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định… để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì vậy, các thành viên trong tổ chức thường được chia làm hai loại theo đặc thù công việc đó là: người thừa hành và nhà quản trị.
- Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức có thể có nhiều hay ít nhà quản trị. Các nhà quản trị thường được chia làm ba cấp chủ yếu là: Cấp quản trị viên cao cấp, cấp quản trị viên thừa hành, cấp quản trị viên thực hiện.
- Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn hoá nhưng giữa những quan niệm ấy đều có điểm chung ở chỗ coi văn hoá là nguồn lực nội sinh của con người, là kiểu sống và bảng giá trị của các tổ chức, cộng đồng người, trung tâm là các giá trị chân - thiện - mỹ.
Văn hoá là cái thuộc tính bản chất của con người, chỉ có ở loài người và do con người sinh ra. Do đó, văn hoá giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu được đối với đời sống của con người, là nhân tố quyết định tới sự hình thành và hoàn thiện nhân cách của các cá nhân. Không chỉ vậy, văn hoá còn là mục tiêu, là động lực, là linh hồn và hệ điều tiết đối với sự phát triển của kinh tế xã hội.
- Môi trường quản trị là tổng hợp các yếu tố và điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức, nó bao gồm yếu tố môi trường vĩ mô, yếu tố vi mô bên ngoài tổ chức, yếu tố vi mô bên trong tổ chức.
- Trong lịch sử đã có nhiều lý thuyết quản trị khác nhau, trên phương diện khoa học xã hội và nhân văn mỗi một lý thuyết là một tập hợp những mối tương quan giữa những tư tưởng vừa giải thích, vừa tiên đoán các hiện tượng xã hội. Lý thuyết quản trị cũng thế, nó cũng là một hệ thống về những tư tưởng, quan niệm, đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị được thực hành trong thế giới hiện tại. Điều này cũng có nghĩa là lý thuyết quản trị cũng phải dựa vào thực tế và nó đã được nghiên cứu có hệ thống qua các thời đại, nhất là từ thế kỷ XIX. Kết quả là chúng ta có được một di sản đồ sộ và phong phú về quản trị mà các nhà quản trị ngày nay đang thừa hưởng. Chính vì thế mà việc nghiên cứu sự tiến triển của tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị trong lý luận và thực hành, cho hiện tại và cho cả tương lai.
24
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Vì sao mọi hoạt động đều cần có sự quản trị? Mục đích của quản trị là gì?
2. Quản trị dựa trên cơ sở nào? Mối quan hệ giữa kinh nghiệm, khoa học, nghệ thuật quản trị? 3. Quản trị kinh doanh là gì? Có các đặc điểm gì?
4. Vì sao thực chất của quản trị là quản trị con người? Trong quản trị kinh doanh, quản trị tác động vào các nhân tố nào?
5. Nêu thực chất bản chất của quản trị? Hiểu thực chất và bản chất của quản trị có ý nghĩa gì? 6. Vì sao quản trị mang tính khoa học, tính nghệ thuật và là một nghề? Ý nghĩa của việc hiểu những khái niệm này.
7. Quản trị một trường đại học và quản trị một doanh nghiệp giống và khác nhau như thế nào? 8. Ông V sau một đợt đi học ở nước ngoài về quản lý rất tâm đắc một điều là nếu làm một việc gì đấy mà không có kiến thức và hiểu biết kỹ lưỡng sẽ không thể làm tốt được. Từ bài học đó, ông V đưa ra một quyết định chiến lược là mở rộng học tập bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ quản trị của công ty. Ông mời nhiều chuyên gia trong và ngoài nước tiến hành bồi dưỡng kiến thức cho các cán bộ dưới quyền. Kết quả là tình hình công ty nhích lên được đôi chút nhưng sau đó vài tháng lại dậm chân tại chỗ.
Câu hỏi thảo luận:
1. Theo anh chị, ông V ra quyết định bồi dưỡng kiến thức quản trị cho nhân viên dưới quyền là đúng hay sai? Vì sao?
2. Nếu đúng thì vì sao kết quả thu được lại không đúng như mong muốn của ông V? 3. Phân tích các yếu tố của môi trường quản trị? Ý nghĩa của việc phân tích những yếu tố này?
4. Trình bày lịch sử phát triển của các lý thuyết quản trị: Tác giả tiêu biểu, quan điểm, chính sách quản trị, nguyên tắc quản trị, kết quả.
5. Trình bày khái niệm, vai trò và những thành tố cơ bản của văn hoá trong doanh nghiệp.
25
NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG Tình huống 1: TRIẾT LÝ KINH DOANH CỦA BẠCH KHUÊ
Bạch Khuê là người thời Chu, có phương châm “lạc quan thời biến” chủ trương “người bỏ ta lấy, người lấy ta đưa”, cụ thể là “phàm mùa gặt thì mua thóc lúa, bán tơ lụa, mùa tằm thì mua sợi bông, bán lương thực”. Sao Thái Âm đóng ở cung Mão là được mùa, năm sau sẽ đói kém; đóng ở cung Ngọ thì bị hạn, năm sau sẽ khá, tới cung Tý là đại hạn, sang năm sẽ khá. Bị lũ lụt mà sao Thái Âm tới cung Mão, nên tích trữ gấp đôi mọi năm. Muốn lãi nhiều thì mua thóc thường, có vốn lớn, mua gạo ngon. Bình thường ăn uống tằn tiện, đè nén ham muốn, tiết kiệm quần áo, cùng vui cùng khổ với tôi tớ trong nhà, gặp thời cơ thì chụp như thú dữ vồ chim. Bạch Khuê thường nói: “trong việc buôn bán, ta theo mưu kế Y Doan, Lã Vọng dùng binh như tôn tử, Ngô Khởi, dùng lối trị nước của Thượng ưởng…dẫu muốn học thuật của ta cũng không học được. Vì vậy người ta nói rằng Bạch Khuê là ông tổ của “thuật trị sinh”.
Thuật trị sinh của Bạch Khuê là thông qua tình hình biến đổi của thị trường, biến động của hàng hoá mà thi hành quyết sách kinh doanh. Tu tưởng “người bỏ ta lấy, người lấy ta đưa” là tư tưởng chủ đạo của Bạch Khuê. Nó cũng giống như “hàng đắt thì bán ra như đất bụi, hàng rẻ thì mua vào như châu báu” của Đào Chu Công. Vì “người bỏ ta lấy” tất nhiên là “lấy” hàng hoá rẻ. “người lấy ta đưa” thì cũng là “đưa” những hàng hoá giá cao mà mọi người tranh nhau mua vào.
Lúc mua bán hàng hoá, Bạch Khuê cũng thấy rằng việc mất mùa lương thực không có nghĩa là mất mùa về các sản phẩm nông nghiệp khác. Vì vậy, năm được mùa thì mua lương thực giá rẻ, bán tơ sợi, tầm giá cao ra; năm mất mùa thì bán lương thực tích trữ với giá cao đồng thời mua bông, tơ với giá rẻ vào. Và một khi đưa ra quyết sách thì phải làm nhanh như sét nổ, gió cuốn, không được chần chừ chớp lấy thời cơ.
Về phương pháp dùng người, Bạch Khuê yêu cầu kinh doanh phải có đủ đức tính “có thể ăn uống tằn tiện, đè nén ham muốn, tiết kiệm quần áo, cùng sướng cùng khổ với tôi tớ”. Bản thân ông cũng tiết kiệm chi tiêu cho sinh hoạt để đưa tất cả tiền bạc vào kinh doanh, trực tiếp tham gia lao động với người làm, ngày đêm làm việc vất vả khẩn trương, đưa kinh doanh tới thành công.
Về việc chọn lựa hàng kinh doanh, Bạch Khuê chủ trương “mua thóc thường” không mua thóc cao cấp bởi thị trường nhỏ hẹp, vốn quay vòng chậm, còn thóc thường dân “lấy cái ăn làm trời” nên không thể thiếu một khắc, tuy giá rẻ, lợi nhuận trên từng đơn vị nhỏ nhưng thị trường rộng lớn bán được số lượng lớn, thu được tổng số lợi nhuận lớn. Đó là nguyên tắc “lãi ít, bán nhiều, lợi lớn”.
Người đời sau khen các đại thương nhân Đào Chu Công và Bạch Khuê thời Tiên Tần, biết thuận ứng với trời, mua bán có đạo, thu nhiều lợi nhuận, lãi ít, bán nhiều, chẳng những trở nên giàu có mà còn được tiếng thơm. Triết lý kinh doanh của họ cũng được thương nhân thành công ở các đời sau coi là “thương nhân thành thật, lương thiện” - kinh doanh thành thật, hiểu được tín nghĩa, vui làm điều thiện, thích giúp đỡ người nghèo.
Câu hỏi thảo luận:
1. Qua triết lý kinh doanh ở trên, anh (chị) có thể học tập được những ý tưởng cơ bản gì trong kinh doanh của Bạch Khuê về:
- Phân tích chớp thời cơ và biến nó thành vàng. - Thuật dùng người.
- Thuật tạo vốn.
- Nguyên tắc kinh doanh “lãi ít, bán nhiều, lợi lớn”.
2. Có những nguyên tắc nào trái với quan điểm kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay không? Tại sao?
26 Mô hình 7 chữ S - 3 yếu tố cứng và 4 yếu tố mềm: - Chiến lược kinh doanh (strategy) với 3 đặc điểm:
+ Coi trọng sáng tạo trên nguyên tắc đảm bảo chiến lược kinh doanh. + Dứt khoát coi trọng thị phần.
+ Nhấn mạnh chất lượng và giá cả
- Cơ cấu tổ chức (structure) với 4 ưu điểm:
+ Các giám đốc bộ phận tự chủ trong công việc, chuyên sâu mặt hàng kinh doanh, đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của họ.
+ Thúc đẩy họ xác lập một cách vững chắc phương châm hướng về người tiêu dùng. + Các công ty lớn cũng linh hoạt, cơ động như các công ty nhỏ.
+ Các bộ phận nhỏ có thể phát triển sở trường của mình, các giám đốc bộ phận có thể thích ứng với tình thế để trưởng thành nhanh chóng.
- Chế độ (system).
+ Chế độ kiểm soát tài chính hữu hiệu.
+ Vận dụng chế độ kế hoạch của công ty Phillip.
Hai chế độ trên bổ sung cho nhau giúp cho hoạt động của một doanh nghiệp lớn rất quy củ, có phương hướng rõ ràng, chế độ kế hoạch đơn giản, dễ thực hiện nhưng đầy hiệu quả.
- Cán bộ (staff) có mấy đặc điểm đáng chú ý:
Những thành viên mới phải được huấn luyện, hiểu rõ cơ cấu tổ chức, chế độ tài chính, quan điểm quản lý của công ty.
+ Sát hạch và quản lý tập trung nghiêm ngặt đối với cán bộ.
+ Chú trọng bời dưỡng và đề bạt những nhân viên bình thường, coi trọng ý kiến của cấp cơ sở.
+ Thành phần cán bộ gồm những người quan trọng trong công ty: công trình sư, nhà kinh doanh, thạc sỹ quản lý công thương nghiệp.
- Phong cách (style): Đặc điểm hành động của người phụ trách khi thực hiện mục tiêu của tổ chức:
+ Phương pháp “tạo người kế nghiệp” - truyền thụ tinh thần của nhà doanh nghiệp cho những người quản lý ở thế hệ sau.
+ Đi sâu vào thực tế, đi sát cơ sở.
+ Xử lý các mâu thuẫn nảy sinh trong công việc một cách thực sự cầu thị.
- Chuẩn mực về giá trị tinh thần (shooting mark): Con người phải gắn kết hoạt động của họ với xã hội, chuẩn mực này được tóm tắt thành 7 điểm:
+ Thông qua sản xuất kinh doanh để phục vụ cả nước. + Công bằng, hợp lý.
+ Hoà thuận và hợp tác.
+ Nếu đã tốt rồi thì phải tốt hơn.