Nhà quản trị có trách nhiệm đưa tổ chức mà họ phụ trách hoàn thành mục tiêu của tổ chức đó. Họ thực hiện nhiệm vụ đó thông qua nỗ lực làm việc của nhân viên mà họ phụ trách. Vì vậy, mọi nhà quản trị đều phải biết cách động viên và lãnh đạo nhân viên. Đây là một công việc khó khăn, vì con người thường phức tạp và không phải lúc nào cũng ứng xử một cách hợp lý. Đặc biệt rất khó để hiểu một cách chính xác tại sao con người hăng hái làm việc. Các lý thuyết quản trị dành nhiều công sức để giải thích các động cơ bên trong thúc đẩy con người làm việc và tuỳ theo sự giải thích các động cơ đó mà lý thuyết quản trị đã có những ý kiến khác nhau nhằm đạt được sự đóng góp tối đa của con người vào sự nghiệp chung.
2.1. Lý thuyết cổ điển
Do Taylor và các tác giả trong trường phái lý thuyết quản trị khoa học nêu lên vào đầu thế kỷ XX. Taylor cho rằng một trong những công việc quan trọng mà các nhà quản trị phải làm là bảo đảm công nhân sẽ thực hiện những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại một cách nhàm chán nhưng với hiệu quả cao nhất. Để đảm bảo điều đó, nhà quản trị phải tìm ra cách làm tốt nhất để dạy cho công nhân, và dùng các kích thích về kinh tế như tiền lương và tiền thưởng để động viên công nhân làm việc.
Quan điểm này được xây dựng trên nhận thức là bản chất chủ yếu của người lao động trong xí nghiệp là lười biếng và các nhà quản trị hiểu biết về công việc hơn công nhân; người lao động chỉ có thể được động viên bằng các phần thưởng kinh tế, và bản thân họ cũng không có gì để đóng góp cho xí nghiệp ngoài sức lao động của mình. Thực tiễn quản trị tại nhiều xí nghiệp cho thấy quan điểm này không phải là không đúng, và sự kích thích bằng tiền bạc thường cũng đưa lại làm việc tích cực. Tuy nhiên, quan điểm cổ điển về sự động viên đã được chứng minh là không phải lúc nào cũng chính xác.
80
Lý thuyết về quan hệ con người cho thấy rằng: những quan hệ xã hội trong lúc làm việc đã có tác dụng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự hăng hái làm việc của công nhân. Lý thuyết này cũng cho thấy rằng con người cũng kém sự hăng hái khi phải thường xuyên thực hiện những công việc nhàm chán và đơn điệu.
Từ nhận thức đó, các nhà lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng các nhà quản trị có thể động viên con người bằng cách thừa nhận nhu cầu xã hội của họ, và tạo điều kiện cho người lao động cảm thấy hãnh diện về sự hữu ích và quan trọng của họ trong công việc chung.
Những biện pháp mà nhà quản trị có thể động viên cho người lao động theo lý thuyết tâm lý xã hội là cho người lao động nhiều tự do hơn để làm các quyết định liên quan đến công việc được giao, quan tâm nhiều hơn đến các nhóm không chính thức trong xí nghiệp, thông tin nhiều hơn cho người lao động biết các kế hoạch và hoạt động của xí nghiệp.
2.3. Lý thuyết hiện đại
2.3.1. Lý thuyết của Maslow
Theo Maslow, trong mỗi con người đều có 5 nhu cầu: vật chất (ăn, uống, nhà ở...), nhu cầu an toàn ( yên ổn, không bị tai hoạ..), nhu cầu xã hội, nhu cầu tôn trọng và nhu cầu tự thể hiện hay hoàn thiện bản thân. Từ sự phân tích về các nhu cầu này của con người, Maslow cho rằng nếu muốn động viên con người làm việc, nhà quản trị phải hiểu rõ nhu cầu đang cần thoả mãn của con người và tạo điều kiện cho họ thoả mãn nhu cầu đó.
2.3.2. Lý thuyết về bản chất con người của Mc. Gregor
Giáo sư Douglas Mc Gregor đưa ra lý thuyết về hai bản chất khác nhau của con người để làm cơ sở cho sự động viên. Gregor cho rằng bản chất X là bản chất thứ nhất, bản chất Y là bản chất thứ hai. Người có bản chất X là người không thích làm việc, lười biếng trong công việc, không muốn nhận trách nhiệm, và chỉ làm việc khi bị người khác bắt buộc. Trái lại, người có bản chất Y là người ham thích làm việc, biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu, sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm, và có khả năng sáng tao trong công việc.
Gregor cho rằng phải tuỳ theo bản chất X hay Y của người lao động để áp dụng các biện pháp động viên. Đối với người có bản chất X, nhà quản trị nên nhấn mạnh đến các yếu tố kích thích bằng vật chất, giao phó công việc cụ thể, thường xuyên đôn đốc và kiểm tra. Ngược lại, đối với người có bản chất Y, nhà quản trị nên dành nhiều quyền quyết định trong công việc, tôn trọng sáng kiến của họ, và tạo điều kiện để họ chứng tỏ năng lực hơn là kiểm tra, đôn đốc.
Lý thuyết của Mc Gregor đã bị một giáo sư người Nhật là William Ouchi phản bác. Trong tác phẩm nhan đề là lý thuyết Z, Ouchi cho rằng trong thực tế, không có người lao động nào hoàn toàn thuộc về bản chất X hay Y một cách tự nhiên. Điều mà Mc Gregor gọi là bản chất của con người, thì chỉ có thể gọi là thái độ lao động con người, và thái độ lao động đó tuỳ thuộc vào cách thức họ được đối xử trong thực tế. Qua kinh nghiệm của người Nhật, mọi người lao động đều có thể lao động một cách hăng hái, nhiệt tình nếu họ được tham gia vào các quyết định trong xí nghiệp, và được xí nghiệp quan tâm đến các nhu cầu của họ.
2.3.3. Lý thuyết động viên của Herzberg
Herzberg đã chia các biện pháp quản trị thành hai loại: yếu tố bình thường và yếu tố động viên.
Các yếu tố bình thường là những biện pháp của nhà quản trị không đem lại sự hăng hái hơn trong khi làm việc, nhưng nếu không có, thì người lao động sẽ bất mãn và làm việc kém hăng hái. Các yếu tố đó là chính sách của xí nghiệp, sự giám sát, quan hệ với cấp trên, điều kiện làm việc, lương bổng, quyền lợi xí nghiệp...
Các yếu tố động viên là những biện pháp quản trị có tác dụng thúc đẩy người lao động làm việc hăng hái hơn, nhưng nếu không có, thì họ vẫn làm việc bình thường. Các yếu tố đó là sự thừa nhận và trân trọng sự đóng góp của nhân viên, giao phó trách nhiệm cho họ, tạo điều kiện cho họ phát triển, và cho họ được làm những công việc thích thú hoặc có ý nghĩa.
81
Từ sự phân tích đó, Herzberg lưu ý các nhà quản trị hai mức độ khác nhau của thái độ lao động mà nhân viên có thể có:
- Mức độ thứ nhất là làm việc một cách bình thường, và nếu những biện pháp được gọi là yếu tố bình thường không được thoả mãn, nhân viên sẽ bất mãn và làm việc kém hăng hái.
- Mức độ thứ hai là làm việc một cách hăng hái khi được động viên bằng những biện pháp gọi là yếu tố động viên mà nếu không có, họ sẽ làm việc một cách bình thường.
* Ý nghĩa của lý thuyết này là lưu ý các nhà quản trị đừng lẫn lộn giữa những biện pháp không có giá trị động viên và những biện pháp thực sự có tác dụng động viên con người trong lao động.