Khái niệm Kiểm toán BCTC là hoạt động của các kiểm toán viên độc lập và có năng lực tiến hành thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán về các BCTC được kiểm toán nhằm kiểm tra và bá
KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN BCTC
KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Kiểm toán BCTC là hoạt động của các kiểm toán viên độc lập và có năng lực tiến hành thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán về các BCTC được kiểm toán nhằm kiểm tra và báo cáo về mức độ trung thực hợp lý của BCTC được kiểm toán với các tiêu chuẩn, chuẩn mực đã được thiết lập
*Từ khái niệm cần lưu ý:
- Chủ thể cuộc kiểm toán: Kiểm toán viên
- Đối tượng của kiểm toán BCTC: Các báo cáo tài chính
- Bằng chứng kiểm toán: gồm cả những bằng chứng liên quan đến các nghiệp vụ, các số dư tai khoản và cả những bằng chứng khác như những bằng chứng về HTKSNB, tình hình kinh doanh, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh…
- Cơ sở của kiểm toán BCTC: Các quy định về kế toán gồm các quy định về pháp lý như Luật kế toán, CMKT, chế độ kế toán và các quy định về kế toán tại đơn vị
- Kết quả kiểm toán BCTC: Các báo cáo kiểm toán, trong đó nêu rõ ý kiến kiểm toán
*Ôn tập lại các khái niệm:
Trọng yếu là một khái niệm chỉ độ lớn (tầm cỡ), bản chất của sai phạm (kể cả việc bỏ sót thông tin kinh tế tài chính) hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm mà trong bối cảnh cụ thể, nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc đưa ra những KL sai lầm
Mức trọng yếu/ Tính trọng yếu là ngưỡng để xét sai phạm có thể chấp nhận được hay không
- Gian lận và sai sót
Kniem Là một Hvi cố ý được thực hiện bởi 1 người
/ 1 số người Hậu quả làm sai lệch thông tin trên BCTC
Là hành vi VÔ Ý / KHÔNG CÓ CHỦ Ý được thực hiện bởi…
Mđộ ả/h Cả 2 đều có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC
Khó phát hiện => GL thường được che dấu một cách tinh vi
Nhận dạng - Ghi chép các NV không có thật (Ghi khống)
- Cố ý che dấu, bỏ sót thông tin
- Cố ý sửa chữa dữ liệu hoặc đ/c chứng từ
- Cố ý áp dụng sai chuẩn mực
- Cố ý tính toán sai về mặt số học
- Bỏ sót thông tin do quên, nhầm lẫn
- Áp dụng sai CM do thiếu hiểu biết
- Tính toán sai, ghi chép sai do nhầm lẫn
- Các vấn đề liên quan đến tính chính trực và năng lực của các nhà quản lý ĐV
- Các sức ép bất thường đối với đơn vị: trong – ngoài
- Các nghiệp vụ sự kiện bất thường
- Những khó khoăn liên quan đến việc thu thập bằng chứng thích hợp
- Những tác động từ MT tin học…
*Ví dụ minh họa: Công ty kiểm toán Văn Lang đang thực hiện kiểm toán BCTC cho nien độ kế toán kết thúc ngày 31/12/N của CTCP thủ sản Fresh – Seafood, một công ty chuyên nuôi trồng, chế biến và
XK thủy sản, đang có dự định niêm yết CP trên TTCK vào năm tới Nhóm kiểm toán của bạn được giao phụ trách Kiểm toán HTK của Fresh – Seafood Thông qua tìm hiểu về khách hàng, nhóm kiểm toán thu được một số thông tin sau
- Công ty có 1 dây chuyền chế biến thủy sản công suất 10.000 tấn cá thành phẩm/năm; sản phẩm chế biến được XK được khoảng 40 nước tập trung chủ yếu EU, Mỹ, Trung Đông, Châu Á, Úc tuy nhiên phần lớn nhân công tham gia là các lao động phổ thông và ký hợp đồng thời vụ
- Cuối tháng 9/N một thủ kho nghỉ thai sản theo chế độ nên cử một nhân viên kế toán thay thế tạm thời
Sai sót: có thể là kiểm kê số lượng hàng tồn kho thiếu/thừa khi đi xuất khẩu sang các quốc gia khác; nhân viên kế toán thay thế tạm thời có thể chưa có kinh nghiệm quản lý ghi sai số liệu
Gian Lận: lao động phổ thông, ký hợp đồng thời vụ thì kế toán có thể ghi khống ăn chênh lệch về số tiền lương…
Khái niệm: Cơ sở dẫn liệu (Theo VSA 315 đoạn 04) là các khẳng định của Ban giám đốc đơn vị được kiểm toán một cách trực tiếp hoặc dưới hình thức khác về các khoản mục và thông tin trình bày trong BCTC và được kiểm toán viên sử dụng để xem xét các loại sai sót có thể xảy ra
CSDL của một chỉ tiêu và bộ phận trên BCTC bao gồm các căn cứ cho nhiều khía cạnh khác nhau của thông tin và bộ phận này, tuy nhiên CSDL phải bao gồm các căn cứ để giải trình trên các khía cạnh chủ yếu sau (yếu tố dẫn liệu):
Hiện hữu – quyền và nghĩa vụ - phát sinh – tính toán và đánh giá – Phân loại và hạch toán (hạch toán đầy đủ, đúng kỳ và đúng đối tượng) – tổng hợp và công bố (cộng dồn và trình bày, công bố)
CSDL có thể được phân biệt để xem xét cho các TH: quá trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (a), quá trình tính toán, tổng hợp số liệu để lập BCTC (b), quá trình trình bày và thuyết minh thông tin (c)
✓ RR KT có thể chấp nhận được
Ví dụ: Công ty kiểm toán Hoa Lư đang thực hiện kiểm toán BCTC cho niên độ kế toán kết thúc ngày 31/12/N cho CTCP giấy BB – công ty SX và TM trong ngành CN in ấn Đây là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của công ty bạn Thời điểm kiểm toán là 20/2/N+1, nhóm kiểm toán của bạn được giao phụ trách kiểm toán HTK của BB Thông qua kiểm tra, thu thập được
- HTK của công ty thường được để tại kho đi thuê cua công ty Freight Mark – 1 đơn vị có trên 15 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ kho bãi cho nhiều KH lớn lĩnh vực in ấn Tuy nhiên do ảnh hưởng của dịch Covid, kết quả kinh doanh giảm nên công ty tiết kiệm CP thuê kho bằng cách giảm diện tích thuê và thực hiện cải tạo nhà xe
- Công ty thực hiện kiểm kê theo quý vào ngày cuối mỗi quý và để tiết kiệm thời gian thủ kho chỉ thực hiện kiểm kê các mặt hàng có phát sinh nhập xuất trong kỳ Riêng đối với kho thuê, công ty ghi nhận theo SL Freight Mark cung cấp
Nội dung kiểm toán báo cáo tài chính
Kiểm toán BCTC theo PP kiểm toán trực tiếp Theo phương pháp này KTV kiểm toán BCTC theo các chỉ tiêu hoặc các nhóm chỉ tiêu:
- Kiểm toán Vốn bằng tiền;
- Kiểm toán Hàng tồn kho;
- Kiểm toán Tài sản cố định ;
- Kiểm toán nợ phải trả;
- Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu;
- Kiểm toán kết quả và phân phối KQ;
Kiểm toán BCTC theo PP kiểm toán theo chu kỳ Theo PP này, những chỉ tiêu có liên quan đến cùng một loại nghiệp vụ được nghiên cứu trong mối quan hệ với nhau Các nghiệp vụ, chỉ tiêu có thể khái quát thành các chu kỳ:
- Kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền;
- Kiểm toán chu kỳ mua vào và thanh toán;
- Kiểm toán chu kỳ TSCĐ và các khoản đầu tư dài hạn;
- Kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự;
- Kiểm toán chu kỳ hàng tồn kho, chi phí và giá thành;
- Kiểm toán chu kỳ huy động vốn và hoàn trả;
- Kiểm toán các thông tin khác;
Nguyên tắc cơ bản và quy trình kiểm toán BCTC
Tuân thủ pháp luật của Nhà nước;
Tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp;
- Năng lực chuyên môn và tính thận trọng
Tuân thủ chuẩn mực chuyên môn
Tuân thủ chuẩn mực kiểm toán;
Kiểm toán viên phải có thái độ hoài nghi mang tính nghề nghiệp
2 Quy trình kiểm toán BCTC
KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
1 Các thông tin tài chính liên quan chu kỳ bán hàng – thu tiền
Chu kỳ thường được bắt đầu bằng việc nhận một đơn đặt mua hàng và kết thúc là việc chuyển đổi hàng hóa cho khách hàng và ghi sổ nghiệp vụ cho các hoạt động bán hàng
Các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng là: doanh thu, các khoản phải thu, các khoản giảm trừ doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, tiền thu về, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng…
Thông tin chủ yếu mà KTV cần phải đi sâu kiểm toán và đưa ra ý kiến xác nhận là thông tin về doanh thu, phải thu, dự phòng phải thu khó đòi, các khoản giảm trừ doanh thu Các thông tin khác sẽ được đề cập chương có liên quan
- Đánh giá mức độ hieuj lực hay yếu kém của HTKSNB chu kỳ bán hàng – thu tiền
- Xác nhận độ tin cậy – tính trung thực hợp lý của các thông tin doanh thu, phải thu, tiền thu từ hoạt dộng bán hàng, các khoản giảm trừ của chu kỳ bán hàng – thu tiền
- Thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp về sự thiết kế và vận hành của các chính sách, quy chế kiểm soát nội bộ o Đánh giá việc xây dựng (thiết kế) trên các khía cạnh sự đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp; o Đánh giá việc thực hiện (vận hành) trên các khía cạnh sự tồn tại, mức độ hiệu lực và hiệu lực liên tục
- Thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp về các khía cạnh cơ sở dẫn liệu của nghiệp vụ và số dư tài khoản o Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ: Phát sinh; Đánh giá; Tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Đúng kỳ o Các thông tin liên quan số dư PTKH: Sự hiện hữu; Quyền lợi; Đánh giá; Tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Cộng dồn và Công bố
3 Căn cứ kiểm toán chu kỳ bán hàng – thu tiền
Các nguồn tài liệu cụ thể chủ yếu gồm
- Các chính sách, quy chế hay quy định về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền mà đơn vị đã áp dụng trong công tác quản lý và kiểm soát nội bộ
- Các BCTC chủ yếu liên quan (BCĐKT: Phải thu khách hàng NH – DH, người mua trả tiền trước; Tiền, hàng hóa…; BCKQHĐKD: DTBH vad CCDV, Giảm trừ DT…; Thuyết minh BCTC)
- Các sổ hạch toán liên quan nghiệp vụ bán hàng
- Các chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phát sinh là căn cứ ghi SKT: hóa đơn bán hàng (GTGT, thông thường); hóa đơn vận chuyể, Phiếu xuất kho, chứng từ thu tiền hàng, Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại…
- Hồ sơ tài liệu liên quan khác…
Khảo sát về kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng – thu tiền
1 Các bước công việc chu kỳ bán hàng và thu tiền và các chức năng kiểm soát nội bộ
??? Phân biệt hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động khảo sát về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ Khảo sát về KSNB Đối tượng chịu trách nhiệm Doanh nghiệp Kiểm toán viên
Nội dung - Kiểm soát vật chất
- Kiểm tra chi tiết về kiểm soát
*Các thủ tục kiểm soát nội bộ chủ yếu: Bảng 2.1/SGT/45
*Thực hành lập bảng các bước công việc: 7 bước
✓ Xử lý đơn đặt hàng của người mua;
✓ Kiểm soát tín dụng, phê chuẩn việc bán chịu;
✓ Chuyển giao hàng hoá (cung cấp dịch vụ);
✓ Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi sổ thương vụ;
✓ Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng;
✓ Xử lý và ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng
✓ Dự phòng phải thu khó đòi
Nội dung, các bước công việc phải thực hiện
Các chứng từ tài liệu sinh ra
Xử lí đơn đặt hàng của khách hàng
Bộ phận BH căn cứ vào đơn đặt hàng mua hàng của người mua để xém xét khả năng CCHHDV của
DN để chấp nhận (phê duyệt) đối với đơn đặ hàng đó, cụ thể về chủng loại, phẩm cấp số lượng hàng bán
Tiếp đến bộ phận BH làm việc với phòng kế hoạch, BPSX, thủ kho để xem xét KN đáp ứng nhu cầu người mua
Bộ phận BH xem xét giả cá của người đặt hàng phù hợp chính sách giá DN hay không Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ là có căn cứ hợp lý
Nhân viên bán hàng, Nhân viên xử lý đơn đặt hàng (phòng kinh doanh, phòng marketing) Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi các bên có liên quan, Hợp đồng thương mại
Kiểm tra chủng loại, quy cách, số lượng, phương thức giao hàng, thanh toán, địa điểm giao hàng, Rà soát chữ ký khách hàng và người bán
(chữ ký, ngày tháng năm)
Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu
Xem xét nhu cầu mua hàng, cân nhắc khả năng thanh toán, sự tín nhiệm đối với bên mua để phê chuẩn việc bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Nội dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm:
Cân nhắc lợi ích của hai bên, đảm bảo cho các khoản doanh thu bán hàng được
Bộ phận tín dụng, giám đốc tín dụng
Hợp đồng thương mại (kinh tế) (hợp đồng bán hàng) Đơn đặt hàng được phê chuẩn về mặt thời gian
Hồ sơ gốc của khách hàng bao gồm các thông tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả, thời hạn thanh toán
Phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín dụng trả chậm
- Ra quyết định bán hàng
- Ký kế hợp đồng phê chuẩn đúng đắn phòng TC, phòng kế toán
(kiểm soát hạn thanh toán, cho nợ KH)
Chuyển giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ
Các thủ tục về xuất HH và vận chuyển HH thuộc các quy trình xử lý phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển hoặc các hợp đồng vận chuyển
Thủ kho căn cú HĐBH hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho để xuất hàng lên các phương tiện vận tải theo đúng số lượng ghi trên hóa đơn Đối với các TH cung cấp dịch vụ (sửa chữa, xây lắp…) thì công việc này chính là thuwjchieejn CCDV cho người mua
Các chứng từ sổ sách ghi nhận và theo dõi việc chuyển giao hàng Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền ghi sổ có căn cứ hợp lý Đảm bảo việc phân loại và hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
Nhân viên bán hàng, giao hàng, Nhân viên vận chuyển của doanh nghiệp, kế toán kho
Phiếu xuất kho, bảng kê hàng hóa, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, biên bản bàn giao
Rà soát, đối chiếu, so sánh, kiểm tra số liệu, chứng từ, kiểm tra chữ ký trên hóa đơn và các chứng từ liên quan của cả bên mua và bên bán
Page 14 of 101 hóa, cung cấp dịch vụ: chứng từ xuất kho, vận chuyển, sổ theo dõi xuất kho, theo dõi vận chuyển
Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi sổ thương vụ
Lập và chuyển hóa đơn tính tiền cho người mua Đánh số chứng từ, tính liên tục của Hóa đơn bán hàng
Thực hiện ghi sổ theo dõi theo từng thương vụ: theo dõi về doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, theo dõi công nợ phải thu… Đảm bảo cho việc phân loại và hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng
Kiểm tra nội dung ghi chép trên hóa đơn và sơ đồ hạch toán có đảm bảo đúng tài khoản quan hệ đối ứng và số tiền
Xử lí và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng
Căn cứ vào hình thức thanh toán để xử lý chứng từ
- Xử lý thu TM hoặc TGNH
- Xử lý thủ tục liên quan thanh toán không dùng TM
- Xử lý phê chuẩn các TH thanh toán phức tạp như khấu trừ hay chuyển tiền trả cho bên khác
Căn cứ chứng từ để ghi sổ KT Đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, đúng kì các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
Kế toán công nợ, kế toán tiền
Giấy báo Có kèm bảng sao kê, phiếu thu
Kiểm tra tính phù hợp ngày phát sinh nghiệp vụ với ngày ghi sổ nghiệp vụ Kiểm tra sơ đồ hạch toán có đúng tài khoản, quan hệ đối ứng với số tiền
Xử lí ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng phát sinh
Xử lí và ghi sổ đầy đủ, đúng đắn, kịp thời các trường hợp phát sinh về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sau khi đã viết hóa đơn và hàng bán đã bị trả lại vì lỗi thuộc về bên bán Kiểm kê, đánh giá số sản phẩm bị trả lại Thực hiện các thủ tục, hoàn thiện bộ chứng từ để xử lí các khoản làm giảm doanh thu bán hàng Đảm bảo sự cộng dồn, đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
Nhân viên kế toán kết hợp nhân viên phòng kinh doanh
Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, công văn đề nghị giảm giá, công văn đề nghị trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh giá
Kiểm tra kết quả tính toán, so sánh số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, rà soát lời phê, chữ ký, ngày tháng phê duyệt
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dựa trên thời hạn thanh toán, và tình hình thu nợ, tình hình thực tế thu thập từ khách hàng để tiến hành trích mức dự phòng theo quy định của thông tư hiện hành Ghi sổ đầy đủ khoản dự phòng Đảm bảo trích lập đúng mức dự phòng theo quy định của thông tư hiện hành
Giảm thiểu rủi ro các khoản nợ phải thu
HĐ kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ; bản thanh lý hợp đồng (nếu có);đối chiếu công nợ (trường hợp không có đối chiếu công nợ phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do DN đã gửi (có dấu xác nhận của bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát); Bảng kê công nợ; và các chứng từ khác có liên quan (nếu có)
Kiểm tra mức trích lập dự phòng, chữ ký của người tham gia
2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ
Tên thủ tục Mục đích Thủ tục thực hiện
Thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ Đánh giá sự đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp của các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
- Yêu cầu đơn vị cung cấp các văn bản có liên quan đến KSNB như: quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, cá nhân thực hiện các chức năng trong chu kỳ và quy định về quy trình thực hiện các chức năng trong chu kỳ;
- Phỏng vấn các đối tượng có liên quan để tìm hiểu về các chính sách, quy chế KSNB mà đơn vị đã ban hành
- Đọc, nghiên cứu và đánh giá các quy chế và thông tin về kiểm soát mà đơn vị CC Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ Đánh giá sự vận hành, mức độ hiệu lực và hiệu lực liên tục của các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN
Mục tiêu kiểm toán và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán
*Đặc điểm khâu mua hàng thanh toán
- Quá trình mua HH, DV nói đến việc mua bán của doanh nghiệp với các tổ chức, đơn vị bên ngoài doanh nghiệp như vật tư, CCDC và các khoản DV khác, như: điện, nước, điện thoại, sửa chữa,…để phục vụ cho hoạt động SXKD
- Việc mua sắm này phải được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt hoặc nhu cầu sử dụng vật tư ở các bộ phận DN
- Khi mua sắm, DN có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu nhưng thông thường, việc mua sắm phải thông qua hợp đồng và được thanh toán qua ngân hàng
- Hàng hoá, vật tư mua sắm có thể về ngay kho hoặc đang đi trên đường Khi vật tư, hàng hoá về nhập kho, Doanh nghiệp phải làm thủ tục kiểm nghiệm theo đúng nguyên tắc và qui trình nhập kho
*Thông tin tài chính có liên quan
- Các TK có liên quan đến chu kỳ này như: TK 151, 152, 153, 156, 211, 212, 213, 142,
- Các thông tin liên quan đến chu kỳ này được phản ánh trên BCTC như: Hàng tồn kho, các khoản chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn, TSCĐ, phải trả cho người bán ngắn hạn và dài hạn, dự phòng phải trả ngắn hạn và dài hạn, các chỉ tiêu TSCĐ tăng, giảm trên thuyết minh BCTC…
- Thông tin cần kiểm toán chi tiết và đưa ra ý kiến xác nhận tại chu kỳ này gồm: nghiệp vụ mua hàng (vật tư, CCDC, chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn – riêng TSCĐ sẽ nghiên cứu ở chương sau), nghiệp vụ thanh toán tiền hàng, số dư phải trả nhà cung cấp
*Mục tiêu kiểm toán chu kỳ
Mục đích cuối cùng chu kỳ
- Đánh giá mức độ hiệu lực của HTKSNB chu kỳ MH-TT
- Xác định mức độ tin cậy – tính trung thực hợp lý của các chu kỳ này
Thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp về sự thiết kế và vận hành của các chính sách, quy chế KSNB, bao gồm:
- Đánh giá việc thiết kế về các khía cạnh đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp;
- Đánh giá việc vận hành về các khía cạnh sự tồn tại, mức độ hiệu lực và hiệu lực liên tục
Thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp về các khía cạnh CSDL của các nghiệp vụ và số dư tài khoản bao gồm:
- Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ trên các khía cạnh: Phát sinh; Tính toán; Đánh giá; Đầy đủ; Đúng đắn; Đúng kỳ
- Các thông tin liên quan đến số dư PTCNB trên các khía cạnh: Sự hiện hữu; Nghĩa vụ; Đánh giá; Tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Tổng hợp và Công bố
- Các nội quy, quy chế kiểm soát nội bộ của đơn vị liên quan đến quản lý và kiểm soát các bước công việc trong chu kỳ MH-TT
- BCĐKT năm, kỳ kiểm toán (các chỉ tiêu về hàng hoá, CCDC, chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn, các khoản phải trả người bán)
- Các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết của các tài khoản có liên quan đến các chỉ tiêu đã nêu ở trên
- Các chứng từ, hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm…
- Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các ĐĐH, các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng đi thuê
- Các kế hoạch SXKD, kế hoạch mua, giấy đề nghị mua hàng của bộ phận trực tiếp sử dụng có xác nhận của quản lý bộ phận và của bộ phận vật tư
- Các nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng, nhật ký chi tiền…
- Các phiếu báo giá của bên bán, giấy báo nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng
- Các tài liệu tính toán chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại
- Các biên bản đối chiếu định kỳ giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng…
- Các tài liệu khác có liên quan, như: Thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá mua vào…
Khảo sát về KSNB đối với chu kỳ mua hàng thanh toán
1 Các bước công việc chu kỳ mua hàng – thanh toán
Hoạt động KSNB của đơn vị thường gắn với các bước công việc trên Hoạt động KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ được thực hiện đúng đắn và hiệu quả Khi xây dựng các hoạt động KSNB cần xác định: mục tiêu kiểm soát, đối tượng kiểm soát, chủ thể kiểm soát, nội dung, thủ tục kiểm soát và trình tự thực hiện kiểm soát
Nội dung các bước công việc phải thực hiện Mục tiêu kiểm soát Người thực hiện Các chứng từ tài liệu sinh ra Dấu vết kiểm soát
Xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán
✓ Lập kế hoạch mua hàng hoặc đề nghị mua hàng
✓ Lập đơn đặt mua hàng trên cơ sở kế hoạch mua hàng hoặc đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê duyệt
✓ Xúc tiến công việc mua hàng: khảo sát thị trường, tổ chức đấu thầu, chọn thầu để lựa chọn nhà cung cấp
✓ Ký kết hợp đồng thương mại
✓ Thông báo về việc mua hàng cho các bộ phận liên quan
✓ Phải đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận chức năng tham gia mua hàng, không được kiêm nhiệm
✓ Việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng trình tự
✓ Quá trình mua hàng phải được thực hiện đúng trình tự với các căn cứ đầy đủ và hợp lý
Nhân viên mua hàng, nhân viên phòng vật tư, giám đốc Đơn đặt hàng, hợp đồng thương mại
Phê chuẩn kế hoạch mua hàng hoặc Giấy đề nghị mua hàng Kiểm soát đơn đặt mua hàng gửi đi
Phê chuẩn hợp đồng thương mại
Nhận vật tư, HH, dịch vụ và kiểm nghiệm
✓ Tổ chức các điều kiện (nhân sự, phương tiện, kho bãi) để nhận vật tư, hàng hóa
Tách biệt trách nhiệm đảm bảo sự độc lập giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm
Nhân viên mua hàng, nhân viên phòng vật tư
Hóa đơn, biên bản kiểm nhận vật tư hàng hóa dịch vụ,
Thông qua việc kiểm tra, kiểm nhận kiểm thu vật tư hàng hóa
✓ Nhận hàng, kiểm nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ
✓ Tập hợp chứng từ mua hàng nghiệm, tách biệt giữa kế toán và thủ kho
Chứng từ vận chuyển, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho dịch vụ: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng yêu cầu
Xử lý và ghi nhận khoản nợ phải trả người bán;
✓ Kiểm tra bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và hợp pháp (phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận, hợp đồng thương mại, đơn đặt hàng…)
✓ Ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp về vật tư và công nợ phải trả người bán
✓ Lập các báo cáo về mua hàng, báo cáo công nợ định kỳ
Phải đảm bảo tính độc lập (bất kiêm nhiệm) giữa kế toán vật tư, thủ quĩ, thủ kho và bộ phận vật tư
Kế toán công nợ, kết toán tổng hợp, kế toán mua hàng
Sổ kế toán các tài khoản, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết Tổng hợp công nợ, vật tư
Sự kiểm soát được thực hiện thông qua việc kiểm soát để ghi nhận đầy đủ, đúng đắn, kịp thời công nợp PTNB và vật tư, hàng hoá mua về
Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ
Thực hiện các thủ tục xử lý, trình lãnh đạo phê duyệt để thanh toán cho người bán (bằng tiền mặt, chuyển khoản, tiền vay, thanh toán bù trừ …)
Kiểm tra chứng từ (phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng…) và ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nợ phải trả người bán
Trong khâu này, quá trình kiểm soát được đảm bảo khi người ký duyệt phải đúng thẩm quyền, phải tách biệt chức năng kế toán với chức năng ký duyệt, quy trình thanh toán phải đúng trình tự
Kế toán tiền, kế toán công nợ
Phiếu chi, giấy báo nợ, sổ kế toán tổng hợp, biên bản đối chiếu
Sự kiểm soát được thực hiện thông qua việc kiểm soát, giám sát quá trình thực hiện các thủ tục thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ được đúng đắn và có hiệu quả
Ví dụ tự cho số 1: Tại công ty ABC là công ty sản xuất quần áo năm N có một số tài liệu sau:
1 Một số nghiệp vụ mua nguyên vật liệu không có hợp đồng mua, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê, chứng từ vận chuyển, sai đơn giá đặt mua
2.Công ty mua hàng nhập khẩu 1 lô vải cotton nhưng bên bán không có giấy chứng nhận xuất xứ, không có biên bản kiểm nghiệm Khi nhập kho lô hàng không có chữ ký xác nhận của thủ kho
3 Công ty có mua 1 lô hàng với công ty A nhưng chưa thanh toán, có Phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan để chứng minh nhưng kế toán không ghi nhận số tiền về phải trả người bán
Tình huống Bước công việc bị yếu kém CSDL nghi ngờ
1 Một số nghiệp vụ mua nguyên vật liệu không có hợp đồng mua, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê,
Vi phạm bước công việc 1:
Lập, gửi đơn đặt hàng và ký kết HĐMH
- Nghi ngờ nghiệp vụ ghi khống, không có thật do thiếu hợp đồng mua hàng, hóa đơn, pnk => nghi ngờ vi phạm CSDL “sự phát sinh”
- Xác định sai đơn giá đặt mua => nghi ngờ vi phạm CSDL tính toán, đánh giá
=> TTTC bị ảnh hưởng: Chỉ tiêu hàng tồn kho, tiền (nếu công ty đã thanh toán), phải
Page 44 of 101 chứng từ vận chuyển, sai đơn giá đặt mua trả người bán (nếu công ty chưa thanh toán), Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
2.Công ty A mua hàng nhập khẩu 1 lô vải cotton nhưng bên bán không có giấy chứng nhận xuất xứ, không có biên bản kiểm nghiệm
Khi nhập kho lô hàng không có chữ ký xác nhận của thủ kho
Bước 2: Tiếp nhận hàng hóa => Nghi ngờ nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu trên là ghi khống, không có thật do hàng hóa có nguồn gốc không rõ ràng và không được kiểm tra trước khi nhập kho
=> Nghi ngờ vi phạm CSDL “sự phát sinh”
=> TTTC bị ảnh hưởng: chỉ tiêu hàng tồn kho trên BCĐKT; chỉ tiêu tiền (nếu công ty đã thanh toán); chỉ tiêu phải trả người bán (nếu công ty chưa thanh toán)
3 Công ty ABC có mua 1 lô hàng với công ty D nhưng chưa thanh toán, có
Phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan để chứng minh nhưng kế toán không ghi nhận số tiền về phải trả người bán
Bước công việc xử lý và ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán
=> Do đã có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn để minh chứng cho việc phải trả người bán nhưng kế toán lại không ghi nhận
CSDL bị ảnh hưởng: Tính đầy đủ (do đã có thể ghi nhận PTNB nhưng kế toán lại không ghi nhận)
=> TTTC bị ảnh hưởng: ảnh hưởng đến phải trả người bán trên BCĐKT
Yêu cầu 2: Các thủ tục về khảo sát KSNB mà KTV cần thực hiện để đánh giá KSNB với chu kỳ mua hàng thanh toán của doanh nghiệp
Mục đích: đánh giá sự đầy đủ và chặt chẽ, phù hợp của các chính sách, quy chế mà công ty ABC áp dụng
+ Yêu cầu đơn vị cung cấp các quy chế kiểm soát liên quan đến khâu “ ” như: chính sách quy định, quy chế về việc tiến hành thực hiện chốt kiểm soát cho đơn vị phê duyệt
+ Đọc, nghiên cứu và đánh giá các quy chế thông tin về kiểm soát mà đơn vị cung cấp
=> Mặt thiết kế không hiệu quả: công ty có các chính sách quy định về việc “Bộ phận nhận hàng, nhận hàng khi có đầy đủ hóa đơn có chữ kí, biên bản nhận hàng của bên giao” nhưng ở tình huống 1:
Page 45 of 101 nghiệp vụ mua nguyên vật liệu không có hợp đồng mua, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê ở tình huống 2: Khi nhập kho lô hàng không có chữ ký xác nhận của thủ kho
→ KTV kết luận chính sách trên không hiệu quả mặt thiết kế, sẽ không tiếp tục kiểm khảo sát mặt vận hành
*Về vận hành: KTV đánh giá sự thích hợp, hiệu lực và hiệu quả của các chính sách quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập:
- Quan sát nhân viên có liên quan thực hiện bước công việc xem có thực hiện đúng theo quy định hay không
- Phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát và tính thường xuyên liên tục trong vận hành và áp dụng các quy chế, thủ tục kiểm soát
- Kiểm tra các dấu hiệu còn lưu lại trên chứng từ tài liệu: lời phê, chữ kí của người có thẩm quyền phê duyệt
- Yêu cầu nhân viên có liên quan thực hiện lại để KTV kiểm tra nếu có sai sót
- Kiểm tra các dấu hiệu còn lưu lại trên hồ sơ tài liệu: chữ kí, dấu, lời phê,
KIỂM TOÁN CHU KỲ HTK-CP (Tự học)
Mục tiêu và căn cứ kiểm toán
*HÀNG TỒN KHO: Hàng tồn kho là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình SXKD dở dang và nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho bao gồm:
✓ Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
✓ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
✓ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
✓ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
✓ Chi phí dịch vụ dở dang
*Đặc điểm HTK chi phối đến Kiểm toán
✓ HTK thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TSLĐ của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai phạm lớn
✓ HTK thường bao gồm nhiều loại, mỗi loại được chia thành các nhóm và thứ khác nhau HTK thường được bảo quản và lưu giữ tại nhiều địa điểm khác nhau (bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp) và do nhiều người quản lý về mặt hiện vật Do vậy, việc quản lý HTK cả về hiện vật và giá trị thường rất khó khăn và phức tạp, khả năng phát sinh các sai phạm là tương đối lớn
✓ Các nghiệp vụ liên quan đến HTK, chi phí và giá thành của doanh nghiệp thường phát sinh rất nhiều trong kỳ, thường liên quan đến một lượng lớn các Tài khoản kế toán, việc hạch toán các nghiệp vụ này cũng không đơn giản, dễ dẫn đến các sai sót, nhầm lẫn cũng như các gian lận làm ảnh hưởng đến các thông tin tài chính của doanh nghiệp;
✓ Việc tính toán và đánh giá HTK – CP – GT chịu sự chi phối của nhiều nguyên tắc kế toán, phương pháp tính cho từng loại HTK khác nhau và mang tính chất chủ quan cao
✓ Việc xác định trị giá HTK có ảnh hưởng trực tiếp đến GVHB và như vậy liên quan trọng yếu đến lợi nhuận của DN
✓ Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác -> Khó phân loại và định giá, cụ thể như: linh kiện điện tử phức tạp; các tác phẩm nghệ thuật, các loại hình như đồ cổ, vàng bạc
✓ Khoản mục HTK, chi phí, giá thành hiện diện và có liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCTC (BCĐKT, BCKQKD, BCLCTT ) o Liên quan trực tiếp tới các chỉ tiêu về HTK trên BCĐKT (HTK và dự phòng giảm giá
HTK); o Ảnh hưởng tới chỉ tiêu GVHB trên BCKQKD, từ đó ảnh hưởng tới các khoản LNTT, chi phí thuế TNDN, LNST trên BCKQKD, LN chưa phân phối trên BCĐKT của DN; o Trong trường hợp DN lập Báo cáo LCTT theo phương pháp gián tiếp thì sẽ ảnh hưởng tới chỉ tiêu tăng, giảm HTK trên Báo cáo LCTT này; o Chu kỳ HTK – CP – GT còn liên quan tới một loạt các thông tin và chỉ tiêu trên Thuyết minh BCTC của DN: các thông tin về các chính sách kế toán áp dụng cho HTK của DN; các chỉ tiêu trình bày chi tiết liên quan đến từng loại HTK và các thông tin liên quan tới việc trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK của DN trong kỳ…
Mục tiêu Đánh giá mức độ hiệu lực của kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thuộc chu kỳ
HTK-CP-GT, bao gồm:
✓ Đánh giá việc xây dựng (thiết kế) hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp;
✓ Đánh giá việc thực hiện (vận hành) hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh sự tồn tại, hiệu lực và hiệu lực liên tục
Xác nhận độ tin cậy của thông tin có liên quan, bao gồm:
✓ Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ trên các khía cạnh: Phát sinh; Đánh giá;
Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Đúng kỳ
✓ Các thông tin liên quan đến số dư trên các khía cạnh: Sự hiện hữu; Quyền và nghĩa vụ; Đánh giá; Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Cộng dồn (Tổng hợp); Công bố
✓ Các thông tin thuyết minh liên quan đén HTK – CP – GT trên các khía cạnh như:
Sự hiện hữu, quyền và nghĩa vụ; Sự đầy đủ; Sự tính toán – đánh giá, Sự phân loại và dễ hiểu
Căn cứ Các nội quy, quy chế nội bộ của đơn vị liên quan đến quản lý hàng tồn kho, chi phí và giá thành;
Các BCTC, báo cáo kế toán quản trị có liên quan
Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của các tài khoản có liên quan; Thẻ và Sổ kho
Các báo cáo kế toán tổng hợp và chi tiết các TK có liên quan, như: báo cáo HTK, báo cáo chi phí, báo cáo sản xuất, báo cáo tiêu thụ, báo cáo sản phẩm hoàn thành, báo cáo thanh toán
Các tài liệu là căn cứ phê chuẩn cho các nghiệp vụ HTK, chi phí và giá thành, như: các hợp đồng mua bán, các kế hoạch SX, các kế hoạch tiêu thụ SP…
Các chứng từ phát sinh liên quan như: hoá đơn mua bán, các chứng từ nhập xuất kho, lắp đặt, các chứng từ chi phí, các chứng từ thanh toán như: phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thu, giấy báo có
Các tài liệu kiểm kê thực tế, các Bảng kê; các tài tiệu trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK….
Khảo sát về KSNB đối với chu kỳ HTK-CP
Chu kỳ HTK-CP-GT bao gồm các bước công việc chủ yếu:
✓ Tổ chức kiểm nhận nhập kho hàng mua
✓ Tổ chức quản lý và bảo quản hàng trong kho
✓ Tổ chức xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất
✓ Tổ chức quản lý quá trình sản xuất
✓ Tổ chức nhập kho sản phẩm hoàn thành
✓ Tổ chức xuất hàng tồn kho để tiêu thụ
✓ Tổ chức ghi nhận các nghiệp vụ hàng tồn kho, chi phí và giá thành; tổ chức tập hợp chi phí,
Hoạt động KSNB trong chu kỳ HTK – CP – GT gắn với các bước (các khâu) công việc cụ thể của chu kỳ như nêu trên Hoạt động KSNB nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ này được thực thi đúng đắn và có hiệu quả
Bảng dưới đây tự làm theo chủ quan, có thể tham khảo thêm SGT trang 125 – 130 chương IV
Nội dung, các bước công việc phải thực hiện Mục tiêu kiểm soát
Người thực hiện Các chứng từ tài liệu sinh ra
Quá trình mua hàng Trình bày trong chương III
Tổ chức kiểm nhận nhập kho hàng mua
Bộ phận thực hiện mua hàng sau khi vận chuyển hàng mua về, DN sẽ tổ chức kiểm nhận và nhập kho hàng mua và bàn giao cho bộ phận quản lý hoặc sử dụng HTK Đảm bảo HTK được ghi nhận đúng đắn, hợp lý (số lượng, chủng loại)
Nhân viên mua hàng, thủ kho
Biên bản giao nhận, biên bản nhận hàng
Kiểm tra số liệu so sánh trên hóa đơn – số liệu trên chứng từ hợp đồng mua bán và thực tế nhận được
Tổ chức quản lý và bảo quản hàng trong kho
HTK được quản lý theo các quy định phù hợp với đặc thù từng lọai hàng tồn kho và DN Quá trình này là phối hợp giám sát giữa thủ kho, kế toán HTK, bộ phận quản lý HTK (vật tư, kế hoạch, kinh doanh…) Định kỳ tiến hành kiểm kê thực tế (sổ kho, sổ kế toán chi tiết) Đảm bảo căn cứ hợp lý và hàng tổn kho thực tế tồn tại tại đơn vị
Thủ kho, kế toán HTK, BP quản lý HTK (vật tư, kế hoạch, kinh doanh…)
Biên bản kiểm kê, sổ kế toán chi tiết, sổ kho
Quy định, quy trình kiểm kê, HTk được kiểm kê đánh giá định kỳ
Tổ chức xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất
Nhu cầu của bộ phận sử dụng (phiếu yêu cầu) => Phê chuẩn => Lập phiếu xuất kho, thủ tục xuất Đảm bảo nghiệp vụ được phê chuẩn đúng đắn, có căn cứ hợp lý
Bộ phận sử dụng (kinh doanh, sản xuất ), thủ kho, người phê chuẩn
Phiếu yêu cầu, chữ ký phê chuẩn, phiếu xuất kho
Quy định cụ thể chặt chẽ về việc phê chuẩn, đảm bảo nghiệp vụ được phê chuẩn
Tổ chức quản lý quá trình sản xuất
Quá trình sản xuất được thiết lập theo từng đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý của DN Đảm bảo đánh giá đúng đắn hợp lý, quy trình sản xuất diễn ra có tổ chức, vận hành tốt
Tổ chức nhập kho sản phẩm hoàn thành
Sau khi sản xuất => kiểm tra chất lượng => thủ tục nhập kho Đảm bảo quá trình kiểm kê sản phẩm dở, vật liệu không dùng hết, thành phẩm đạt chất lượng được ghi nhận
Tổ chức xuất hàng tồn kho để tiêu thụ
Tham khảo chương II: Bán hàng và thu tiền
Tổ chức ghi nhận các nghiệp vụ hàng tồn kho, chi phí và giá thành; tổ chức tập hợp chi phí,
2 Khảo soát về kiểm soát nội bộ
Tên thủ tục Mục đích Thủ tục thực hiện
Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục KSNB Đánh giá sự đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp của các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
✓ Yêu cầu đơn vị cung cấp các văn bản có liên quan đến KSNB như: quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, cá nhân thực hiện các chức năng trong chu kỳ và quy định về quy trình thực hiện các chức năng trong chu kỳ;
✓ Phỏng vấn các đối tượng có liên quan để tìm hiểu về các chính sách và quy chế KSNB liên quan đến HTK – CP – GT mà đơn vị đã ban hành
✓ Đọc, nghiên cứu và ĐG các quy chế và thông tin về kiểm soát mà đơn vị cung cấp Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ Đánh giá sự vận hành, mức độ hiệu lực và hiệu lực liên tục của các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
Phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát và tính thường xuyên liên tục trong vận hành và áp dụng các quy chế, thủ tục kiểm soát
Trực tiếp quan sát công việc của nhân viên thực hiện các khâu, các bước của hoạt động bán hàng – thu tiền như kiểm soát hồ sơ, kiểm soát hàng khi xuất ra khỏi kho…
Thực hiện lại Kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động kiểm soát còn lưu lại trên các hồ sơ tài liệu như: lời phê duyệt, chữ ký của người phê duyệt, dấu hiệu hoàn thiện chứng từ kế toán, chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán…
Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ
Xem xét việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền (đặc biệt là đầu mối giám sát)
Kiểm tra các bộ phận và phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị về việc thực hiện các công việc trong quá trình bán hàng
Kiểm tra các văn bản quy định liên quan đến thẩm quyền phê chuẩn Kiểm tra các chứng từ, tài liệu nhằm xem xét sự tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ đặc biệt là nguyên tắc phê chuẩn
3 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản a Thủ tục phân tích
Kỹ thuật phân tích ngang
So sánh số dư của các loại HTK cuối kỳ với các kỳ trước;
So sánh Tổng chi phí và từng loại chi phí kỳ này với các kỳ trước, với dự toán chi phí đã được thiết lập;
So sánh giá thành sản phẩm kỳ này với các kỳ trước, với giá thành kế hoạch, giá thành định mức;
So sánh tổng giá vốn hàng bán và giá vốn của từng loại hàng bán kỳ này với các kỳ trước;
So sánh các loại hàng tồn kho thực tế với định mức dự trữ mà đơn vị đã xác định cho từng loại hàng tồn kho…
KIỂM TOÁN TSCĐ
Khảo sát về kiểm soát nội bộ
Các bước công việc xử lý về TSCĐ (và các khoản ĐTDH)
- Xác định nhu cầu đầu tư và đưa ra quyết định đầu tư đối với TSCĐ và ĐTDH
- Tổ chức tiếp nhận các TSCĐ và các khoản ĐTDH
- Tổ chức quản lý và bảo quản TSCĐ về mặt hiện vật trong quá trình sử dụng
- Tổ chức quản lý và ghi nhận TSCĐ và ĐTDH về mặt giá trị
- Tổ chức ghi nhận các khoả nợ phải trả phát sinh trong quá trình đầu tư, mua sắm TSCĐ và các khoản ĐTDH
- Xử lý và ghi sổ các khoản chi thanh toán tiền mua sắm, đầu tư TSCĐ và các khoản ĐTDH
- Tổ chức xem xét, phê chuẩn và xử lý các nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các khoản ĐTDH…
Thủ tục khảo sát về kiểm soát nội bộ (trang bên)
- Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ
- Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ
- Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc KSNB
Tên thủ tục Mục đích Thủ tục thực hiện
Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ Đánh giá sự đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp của các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
Yêu cầu đơn vị cung cấp các văn bản có liên quan đến KSNB như: quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, cá nhân thực hiện các chức năng trong chu kỳ; Đọc, nghiên cứu và đánh giá các quy chế và thông tin về kiểm soát mà đơn vị cung cấp…
Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ Đánh giá sự tồn tại, hiệu lực và hiệu lực liên tục của các CS, quy chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập
Phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát và tính thường xuyên liên tục trong vận hành và áp dụng các quy chế, thủ tục kiểm soát
Quan sát quá trình vận hành của hệ thống Yêu cầu đơn vị thực hiện lại rồi quan sát Kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động kiểm soát còn lưu lại trên các hồ sơ tài liệu như: lời phê duyệt, chữ ký của người kiểm tra
Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc KSNB
Xem xét việc thực hiện nguyên tăc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc phân công, ủy quyền
Kiểm tra các bộ phận và Phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị về việc thực hiện các công việc trong chu kỳ TSCĐ và các khoản ĐTDH
Kiểm tra các quy định liên quan đến thẩm quyền phê chuẩn
Ví dụ tự cho (mang tính tham khảo) Đề bài: Tự cho VD về quá trình KSNB chu kỳ mua sắm và thanh lý TSCĐ một DN trong lĩnh vực kinh doanh cụ thể (KSNB của DN có một số hạn chế trong các bước kiểm soát, chỉ ra hạn chế, chỉ ra bước KSNB, CSDL, TTTC bị ảnh hưởng) Với vai trò là KTV, hãy:
Yêu cầu 1: Chỉ ra các thủ tục về khảo sát knsb mà KTV cần thực hiện để đánh giá KSNB chu kỳ mua sắm và thanh lý TSCĐ của DN này, từ đó đánh giá về KSNB chu kỳ mua sắm và thanh lý TSCĐ của DN này (thiết kế, vận hành, thực hiện ngtks)
Yêu cầu 2: Với những CSDL của các nghiệp vụ bị nghi ngờ có SP, hãy dự kiến các thủ tục khảo sát cơ bản để thu thập bằng chứng giải tỏa nghi ngờ (Lưu ý: mục tiêu kiểm toán, tài liệu cần thu thập, thủ tục sẽ thực hiện)
Các thông tin tài chính liên quan đến Tài sản cố định gồm:
✓ Các khoản chi phí có liên quan đến TSCĐ: chi phí khấu hao trong chi phí sản xuất kinh doanh
✓ Lợi nhuận, chi phí và kết quả kinh doanh
Mục tiêu kiểm toán tổng quát: Đánh giá mức độ hiệu lực hay yếu kém của KSNB đối với TSCĐ và các khoản ĐTDH
✓ Các nội quy, quy chế nội bộ của đơn vị liên quan đến viêc mua sắm, quản lý, sử dụng thanh lý nhượng bán TSCĐ
✓ Các tài liệu là căn cứ pháp lý và phê chuẩn cho các nghiệp vụ tăng, giảm, mua, bán, sửa chữa TSCĐ như: các hợp đồng mua bán, các bản thanh lý HĐ,
✓ Các chứng từ phát sinh liên quan đến TSCĐ, như: hoá đơn mua, các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa TSCĐ, các chứng từ thanh toán có liên quan như: phiếu chi, giấy báo nợ, các biên bản thanh lý nhượng bán TSCĐ
✓ Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của các TK có liên quan như: sổ chi tiết TSCĐ, Sổ cái và sổ tổng hợp các TK có liên quan…
✓ Các báo cáo kế toán tổng hợp và chi tiết của các TK có liên quan, như: báo cáo tăng giảm TSCĐ, các báo cáo sửa chữa, báo cáo thanh toán Các BCTC có liên quan
✓ Các nguồn tài liệu về quá trình xử lý kế toán chủ yếu cung cấp bằng chứng liên quan trực tiếp đến các CSDL của các thông tin tài chính đã trình bày trên BCTC được kiểm toán
Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ Mua sắm và thanh lý TSCĐ:
✓ Xác định nhu cầu đầu tư và đưa ra quyết định đầu tư đối với TSCĐ
✓ Tổ chức tiếp nhận các TSCĐ
✓ Tổ chức quản lý và bảo quản TSCĐ về mặt hiện vật trong quá trình sử dụng
✓ Tổ chức quản lý và ghi nhận TSCĐ về mặt giá trị
✓ Tổ chức ghi nhận các khoản nợ phải trả phát sinh trong quá trình đầu tư, mua sắm TSCĐ
✓ Xử lý và ghi sổ các khoản chi thanh toán tiền mua sắm, đầu tư TSCĐ
✓ Tổ chức xem xét, phê chuẩn và xử lý các nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ…
Tại doanh nghiệp sản xuất may mặc áo sơ mi nữ công ty TNHH Tràng An Công ty Tràng
An thành lập được 10 năm, công ty bán hàng theo hai hình thức bán lẻ và bán buôn Ngoài bán trực tiếp ở kho, bán hàng cho các đại lý, cung cấp đồng phục nhân viên cho các doanh nghiệp lớn với số lượng lớn và giá trị lớn Tài sản của doanh nghiệp năm N-1 là 10 tỷ đồng, LNST năm N là 800 triệu đồng
KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG
Mục tiêu kiểm toán
Đánh giá mức độ hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thuộc chu kỳ Tiền lương và Nhân sự, bao gồm:
- Đánh giá việc xây dựng (thiết kế ) hệ thống KSNB trên các khía cạnh đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp;
- Đánh giá việc thưc hiện (vận hành) hệ thống KSNB trên các khía cạnh sự hiện diện, hiệu lực và hiệu lực liên tục
Xác nhận độ tin cậy của thông tin có liên quan đến chu kỳ Tiền lương và Nhân sự, bao gồm:
- Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ trên các khía cạnh: Phát sinh; Đánh giá; Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Đúng kỳ
- Các thông tin liên quan đến số dư trên các khía cạnh: Sự hiện hữu; Quyền và nghĩa vụ; Đánh giá; Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Cộng dồn (Tổng hợp); Công bố.
Căn cứ kiểm toán
- Các chính sách, chế độ của NN mà đơn vị áp dụng và các quy định, quy chế do đơn vị ban hành như: quy chế tuyển dụng và phân công LĐ; quy định về quản lý và sử dụng LĐ, quy chế tiền lương, tiền thưởng, quy định về tính lương, ghi chép lương, phát lương cho người LĐ;
- Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến lương như: nguyên tắc phân công phân nhiệm trong việc thực hiện các chức năng của chu kỳ; Phương pháp quản lý nhân sự; quy định về quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên.v.v
- Các tài liệu về định mức LĐ, tiền lương; kế hoạch (dự toán) chi phí nhân công…
- Các chứng từ, tài liệu kế toán có liên quan như: BCĐKT, Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết (hoặc sơ đồ TK) của các TK có liên quan như TK 334, TK 338, TK 622, 6271, 6411, 6421; TK 333;
TK 111, TK112; TK 138…… ; Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng kê thanh toán tiền thưởng và các khoản khác cho CNV, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; BCC, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu hưởng BHXH, phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động…
Các bước công việc và khảo sát về KSNB
*Chu kỳ tiền lương – nhân sự bao gồm các bước công việc chủ yếu:
- Tiếp nhận và quản lý nhân sự (tuyển dụng, phê chuẩn, ký HĐLĐ);
- Theo dõi và ghi nhận thời gian LĐ, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành;
- Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách;
- Thanh toán lương và các khoản khác cho CNV;
- Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động
*Thủ tục khảo sát kiểm soát nội bộ
Tên khảo sát Thủ tục thực hiện
Thủ tục kiểm tra việc thiết kế các thủ tục và quy chế KSNB
- Thu thập và tìm hiểu (đọc, nghiên cứu) các chính sách và quy định mà đơn vị áp dụng đối với chu kỳ TL và NS như: quy chế tuyển dụng và phân công lao động, quy định về quản lý nhân sự, quy định về tiền lương, tiền thưởng; quy định về trách nhiệm và phương pháp theo dõi và xác định kết quả lao động; quy định về việc tính toán và phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; quy định về việc trả lương mà doanh nghiệp đã đặt ra
- Trao đổi với đơn vị về quan điểm trong việc ban hành các chế độ và phương pháp quản lý đối với NS;
- Ngoài ra, KTV còn có thể thực hiện kỹ thuật phỏng vấn những người có liên quan về việc thiết kế các quy chế và thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm tra việc vận hành các thủ tục và quy chế KSNB
- PV trực tiếp hoặc gửi bảng câu hỏi tới những người có liên quan đến bộ phận tiền lương và nhân sự như: bộ phận hành chính, tổ chức, bộ phận quản lý trực tiếp LĐ, BP tính toán và thanh toán lương…
- Quan sát việc chấm công hoặc quan sát việc sử dụng máy ghi giờ, quan sát việc nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, quan sát việc phát lương để thu thập bằng chứng về việc thưc hiện các quy chế và thủ tục kiểm soát
- Tìm hiểu một số dấu viết kiểm soát của các hoạt động ảnh hưởng tới tiền lương như: ký xác nhận sản phẩm hoàn thành, bảng chấm công, phê duyệt bảng thanh toán lương và phân bổ tiền lương, ký nhận lương của CBNV Thủ tục kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát
Trong quá trình kiểm tra sự thiết kế và vận hành của các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự, kiểm toán viên cần chú ý đến việc tôn trọng các nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các khâu kiểm soát nội bộ
Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
So sánh số luỹ kế trên tài khoản chi phí nhân công kỳ này với kỳ trước (các kỳ trước)
• Các TK chi phí nhân công gồm TK 622, 6271, 6411, 6421
• Kiểm toán viên cũng có thể so sánh quỹ lương sản phẩm, quỹ lương thời gian kỳ này với kỳ trước (hoặc với số kế hoạch, dự toán)
So sánh tỷ lệ chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này với các kỳ trước (hoặc với kế hoạch, dự toán):
• So sánh tỷ lệ CPNCTT trong giá thành SPSX
• So sánh tỷ lệ CPNVPX trong tổng CPSXC,
• So sánh tỷ lệ CPNVBH trong tổng CPBH,
• So sánh tỷ lệ CPNVQLDN trong tổng CPQLDN
So sánh số liệu luỹ kế trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương kỳ này với kỳ trước (các kỳ trước)
• So sánh số luỹ kế bên có trên các tài khoản 3382, 3383, 3384 kỳ này với kỳ trước
• So sánh tỷ lệ biến động của chi phí nhân công hoặc quỹ lương cơ bản kỳ này với kỳ trước, với tỷ lệ biến động của các khoản trích theo lương Thông thường các tỷ lệ này là tương đương nhau
• Ngoài ra, kiểm toán viên có thể so sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng tiền lương kỳ này với kỳ trước để phát hiện khả năng sai phạm đối với thuế thu nhập cá nhân
Khảo sát nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương
Căn cứ hợp lý Đối chiếu tên và mức lương của từng CNV trên bảng lương với tên và mức lương của CNV đó trên hồ sơ nhân viên xem có phù hợp không Đối chiếu số giờ công, ngày công dùng để tính lương thời gian của từng CNV trên bảng tính lương với số giờ công, ngày công của CNV đó trên bảng chấm công, thẻ tính giờ Đối chiếu khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành dùng để tính lương sản phẩm cho từng công nhân (từng bộ phận) với khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành của công nhân (hoặc bộ phận) đó trên phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành hoặc trên sổ theo dõi sản xuất của bộ phận đó xem có phù hợp không Đối chiếu số ngày, số tiền trên bảng thanh toán BHXH của từng CNV với số ngày, số tiền trên phiếu nghỉ hưởng BHXH của CNV đó xem có phù hợp không Đối chiếu tên, mức lương cơ bản của CNV trên phiếu nghỉ hưởng BHXH với tên và mức lương của họ trên hồ sơ nhân viên xem có trường hợp khai khống BHXH được hưởng không
So sánh tổng số tiền trên bảng thanh toán lương với tổng số tiền đã chi lương trên phiếu chi tiền mặt, séc trả lương xem có trường hợp khai man tiền lương đã trả không
Kiểm tra đối chiếu chữ ký của CNV trên bảng thanh toán lương giữa các kỳ xem có sự thay đổi không, có chữ ký lặp không Trường hợp nghi ngờ có thể so sánh với chữ ký trên hồ sơ gốc
Phê chuẩn Kiểm toán viên kiểm tra sự phê chuẩn về mức lương trên các quyết định tiếp nhận nhân sự hoặc hợp đồng lao động, sự phê chuẩn của người quản lý bộ phận trên bảng chấm công, hay phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, sự phê chuẩn trên các bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội xem có đầy đủ không?
Người phê chuẩn có đúng thẩm quyền hoặc được uỷ quyền không Tính toán và đánh giá
Tính lại số giờ công, ngày công trên BCC, thẻ tính giờ hay khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành trên các BCC, thẻ tính hay phiếu báo sản phẩm, công việc hoàn thành
So sánh mức lương, phụ cấp của từng CNV trên bảng tính lương với mức lương, phụ cấp của CNV đó trên hồ sơ nhân viên
Thực hiện tính lại số tiền lương và các khoản trích theo lương dựa trên số ngày công, giờ công hoặc khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành và mức lương, phụ cấp lương đã được kiểm tra Kiểm tra lại việc tính các khoản khấu trừ lương và các khoản lương đã tạm ứng trong kỳ; còn được lĩnh cuối kỳ của từng CNV
Ghi chép đầy đủ Đối chiếu số tiền ghi có TK 334, đối ứng nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421 trên sổ cái TK 334 và số tiền ghi có TK 338 đối ứng nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421 trên sổ cái TK 338 với các số liệu tương ứng trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH hàng tháng để kiểm tra xem việc ghi sổ các khoản tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương có đầy đủ không Đối chiếu số tiền ghi nợ TK 334 đối ứng có các TK 338, 138, 333, 111 trên sổ cái
TK 334 với các số liệu tương ứng trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH; bảng thanh toán BHXH; bảng thanh toán lương và các phiếu chi lương để kiểm tra việc ghi sổ các khoản đã thanh toán TL và các khoản khấu trừ vào tiền lương của CNV có đầy đủ không
Sự phân loại Kiểm tra lại việc tính toán phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng chịu chi phí bằng cách kiểm tra xem việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí tiền lương có hợp lý và nhất quán không, kiểm tra việc tổng hợp các tiêu thức phân bổ như thời gian làm việc, khối lượng sản phẩm hoàn thành cho từng bộ phận (đối tượng) chịu chi phí xem có đầy đủ, đúng đắn không, phép tính phân bổ có đúng không Đối chiếu số tiền lương đã phân bổ cho từng bộ phận chịu chi phí trên bảng phân bổ lương và BHXH với tiền lương phải trả cho từng bộ phận tương ứng trên bảng tổng hợp lương hàng tháng xem có phù hợp không Đối chiếu số liệu chi tiết trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH với số liệu ghi trên các sổ kế toán các TK chi phí như TK 622, 6271, 6411, 6421 hoặc sơ đồ tài khoản xem có phù hợp không
So sánh ngày trên bảng kê thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội với ngày ghi sổ nghiệp vụ thanh toán và phân bổ tiền lương và BHXH trên
Trang 93 / 101 sổ cái TK 334, sổ cái TK 338 hoặc nhật ký chung để kiểm tra việc ghi sổ nghiệp vụ tính và phân bổ tiền lương và BHXH có kịp thời không
SS ngày trên các phiếu chi lương và ngày ghi trên sổ cái, nhật ký để kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ chi lương và các khoản phải trả cho công nhân viên có đúng kỳ không
So sánh ngày rút tiền ở ngân hàng và ngày chi lương được ghi trên sổ cái, nhật ký xem doanh nghiệp có thanh toán kịp thời lương và các khoản phải trả có kịp thời không
Tổng hợp và chuyển sổ
KIỂM TOÁN TIỀN VÀ CKTĐ TIỀN
Mục tiêu và căn cứ
Mục tiêu kiểm toán vốn bằng tiền
Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý các nghiệp vụ biến động của vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền, trên các khía cạnh: sự đầy đủ, chặt chẽ và thích hợp của các quy chế kiểm soát; sự hiện diện, tính thường xuyên, liên tục và tính hữu hiệu của các quy chế kiểm soát nội bộ
Kiểm tra và xác nhận về mưc độ trung thực và hợp lý của các khoản mục về vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền trên các báo cáo tài chính (trước hết là trên Bảng cân đối kế toán và
Thuyết minh báo cáo tài chính), trên các khía cạnh cơ sở dẫn liệu
Căn cứ, nguồn tài liệu để kiểm toán vốn bằng tiền
➢ Các chính sách, chế độ liên quan đến quản lý vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền do nhà nước ban hành, như: quy định về mở tài khoản tiền gửi tại nhân hàng; quy định về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán không dùng tiền mặt; quy định về phát hành séc; quy định về quản lý và hạch toán ngoại tệ; vàng bạc, đá quý;…
➢ Các quy định của Hội đồng quản trị (hay Ban giám đốc) đơn vị về trách nhiệm, quyền hạn, trình tự, thủ tục phê chuẩn, xét duyệt chi tiêu, sử dụng vốn bằng tiền; về phân công trách nhiệm giữ quỹ, kiểm kê – đối chiếu quỹ, báo cáo quỹ;
➢ Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán; Thuyết minh báo cáo tài chính;
➢ Các sổ hạch toán, bao gồm các sổ hạch toán nghiệp vụ (sổ quỹ, sổ theo dõi ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, nhật ký ghi chép công việc) và các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan trong hạch toán các nghiệp vụ về vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền
➢ Các chứng từ kế toán về các ngiệp vụ biến động vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền, như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có (của Ngân hàng), chứng từ chuyển tiền,
➢ Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản tương đương tiền: Hồ sơ về phát hành séc; hồ sơ về phát hành trái phiếu; Biên bản về thanh toán công nợ
Kiểm toán tiền mặt
Kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt
➢ Nhân viên liên quan đến nghiệp vụ quản lý tiền mặt phải có đủ năng lực và tính liêm chính
➢ Xác định kế hoạch thu, chi ngân sách doanh nghiệp (tháng,quý)
➢ Phân chia trách nhiệm giữa chức năng xét duyệt và chức năng thực hiện thu chi, bảo quản tiền và ghi chép sổ
➢ Các quy định nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng ngay trong ngày
➢ Các quy định về quản lý về việc ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thu quỹ
➢ Phân chia chức năng bán hàng và thu tiền
➢ Sử dụng thiết bị chuyên dùng trong quản lý và sử dụng tiền (két…)
➢ Những quy định về hạn chế sử dụng tiền mặt
➢ Tách rời thu và chi, tập trung đầu mối thu tiền (Hạn chế người nắm giữ)
➢ Đánh dấu các chứng từ gốc đã lập phiếu chi tiền mặt hoặc nhìn để không bị sử dụng lại lần thứ 2.(vd: đánh dấu, đục lỗ, ký nháy)
➢ Hoàn thiện hệ thống sổ theo dõi tiền
+ Đóng dấu giáp lai + Quy định cấm ghi chèn dòng + Quy định gạch bỏ những dòng còn thừa + Quy định không bị cách dòng
+ Cộng cuối tháng, chuyển sang trang sau
➢ Đối chiếu hàng ngày giữa kế toán TM và thủ quỹ
➢ Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm kê quỹ
Khảo sát kiểm soát nội bộ (trang bên)
Mục tiêu Tài liệu Phương pháp Nội dung (tập trung các vấn đề)
Nhằm xem xét đánh giá về sự hiện diện, tính liên tục và sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát
Kiểm toán viên có thể soạn thảo bản tường thuật hoặc dùng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị, dựa trên cơ sở quan sát và đặt ra những câu hỏi liên quan đến kiểm soát nội bộ
Phương pháp sử dụng để khảo sát kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với tiền mặt là: quan sát, phỏng vấn, xem xét,
Vẽ lại quy trình KSNB bộ liên quan đến thu chi tiền thực tế tại đơn vị Khảo sát, xem xét các quy định về phân công nhiệm vụ và về trách nhiệm của các nhân viên, các bộ phận liên quan
Khảo sát, xem xét quy trình duyệt chi tiền mặt và khâu tổ chức bảo quản chứng từ thu, chi tiền mặt, tài liệu liên quan
Khảo sát, xem xét việc phân công trách nhiệm trong khâu kiểm tra, soát xét đối với các thủ tục, các chứng từ, các việc tính toán và đối với việc ghi chép kế toán (khâu kiểm soát hoàn thiện chứng từ và hạch toán)
Khảo sát, xem xét việc chấp hành quy định về kiểm tra, đối chiếu tiền mặt hàng ngày và việc nộp quỹ, tồn quỹ tiền mặt
Khảo sát, xem xét việc tổ chức bảo quản tiền mặt, kể cả việc bảo hiểm tiền mặt và vấn đề ký quỹ của thủ quỹ (nếu có)
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thu chi tiền mặt
Phát sinh Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt ghi sổ đã thực tế phát sinh và có căn cứ hợp lý
➢ Kiểm tra bằng chứng về sự phê duyệt chi tiền của người có trách nhiệm (chữ ký phê duyệt, tính hợp lý, đúng đắn của sự phê duyệt)
➢ Đối chiếu chứng từ thu, chi tiền mặt với các tài liệu, chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt Kiểm tra tên và số tiền của người nộp tiền, nhận tiền trên chứng từ thu, chi tiền mặt và trên các chứng khác có liên quan
➢ Kiểm tra, xem xét việc ghi chép nhật ký quỹ (thu, chi tiền mặt); Kiểm tra, đối chiếu việc ghi sổ kế toán tiền mặt và các sổ kế toán có liên quan (sổ mua hàng, bán hàng, thanh toán, )
➢ Kiểm tra các khoản chi tiền cho khách hàng về giảm giá, hoa hồng đại lý, có đúng chính sách bán hàng đã được quy định hay không Kiểm tra đối chiếu với việc ghi sổ kế toán các tài khoản liên quan để đảm bảo rằng khoản tiền đã thực chi và khách hàng đã thực nhận
Các khoản thu, chi tiền mặt ghi sổ kế toán đều được tính toán, đánh giá đúng đắn (đặc biệt là đối với ngoại tệ, vàng bạc, đá quý)
➢ Kiểm tra việc tính toán thu, chi tiền mặt và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với sổ của thủ quỹ Việc kiểm tra này chủ yếu áp dụng đối với thu, chi tiền mặt là ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý (kiểm tra số liệu về số lượng nguyên tệ, tỷ giá ngoại tệ; số lượng và phẩm cấp vàng bạc, đá quý, phương pháp đánh giá vàng bạc, đá quý)
➢ Cũng cần lưu ý kiểm tra việc tính toán các khoản giảm giá, hoa hồng đại lý, đã chi trả bằng tiền mặt
➢ Trong những trường hợp xét thấy cần thiết, kiểm toán viên tự tính toán lại số liệu và đối chiếu với số liệu của chính đơn vị được kiểm toán
Phân loại và hạch toán đầy đủ
Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt đều được ghi sổ kế toán đầy đủ Các thủ tục kiểm toán chủ yếu và phổ biến gồm:
➢ Kiểm tra số lượng bút toán ghi sổ với số lượng các phiếu thu hay phiếu chi tiền mặt; Đối chiếu chọn mẫu một số chứng từ thu, chi tiền mặt với sổ nhật ký quỹ và sổ kế toán liên quan khác để đánh giá sự đầy đủ trong hạch toán tiền mặt
➢ Kiểm tra STT của các chứng từ thu, chi tiền mặt ghi trên sổ kế toán cũng như trên sổ quỹ để đảm bảo không có sự ghi trùng hay bỏ sót (thiếu) trong hạch toán các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trong kỳ
➢ Tiến hành khảo sát đồng thời (hoặc tham chiếu) với các nghiệp vụ thanh toán trong chu kỳ “mua hàng và trả tiền” và chu kỳ
“bán hàng và trả tiền” để phát hiện các trường hợp ghi trùng hay bỏ sót nếu có
Phân loại và hạch toán đúng đắn
Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt được phân loại và hạch toán chính xác về số liệu, đúng tài khoản, đúng quan hệ đối ứng
Kiểm tra việc ghi chép trên các chứng từ thu, chi tiền mặt có đảm bảo đầy đủ và rõ ràng về nội dung cũng như sự chính xác về số liệu
Kiểm tra việc phân loại và hạch toán vào các sổ kế toán tương ứng (sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của tiền mặt, sổ các tài khoản đối ứng) để xác nhận sự hạch toán chính xác số liệu và đúng quan hệ đối ứng
So sánh đối chiếu giữa chứng từ thu, chi tiền mặt với bút toán ghi sổ tương ứng về số, ngay và số tiền xem có đảm bảo hạch toán chính xác từ chứng từ vào sổ kế toán không
Phân loại và hạch toán đùng kỳ
Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh được ghi sổ kế toán kịp thời, đúng kỳ
Các thủ tục kiểm toán chủ yếu và phổ biến gồm:
So sánh ngày phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt (ngày trên chứng từ) với ngày cập nhật chứng từ vào sổ kế toán để đánh giá tính hợp lý và kịp thời (đúng kỳ) Đối chiếu, so sánh ngày ghi sổ của cùng nghiệp vụ thu, chi tiền mặt giữa các sổ có liên quan như: sổ quỹ, sổ kế toán tiền mặt, sổ thanh toán với người bán, sổ thanh toán với người mua, sổ tiền gửi ngân hàng, để xem xét sự phù hợp, đầy đủ, kịp thời
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ số dư
Sự hiện hữu Số dư tài khoản tiền mặt có sự tồn tại trên thực tế, trong quỹ thực tế có tiền
Các thủ tục kiểm toán chủ yếu và phổ biến gồm:
Chứng kiến việc kiểm kê quỹ tiền mặt của đơn vị tại thời điểm khóa sổ để có cơ sở xác nhận sự tồn tại của tiền mặt tại quỹ (bao gồm tiền nội tệ, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý) Trường hợp không thể chứng kiến kiểm kê quỹ, kiểm toán viên cần kiểm tra hồ sơ, tài liệu
Kiểm toán tiền gửi ngân hàng
Kiểm soát nội bộ TGNH: (tương tự TM)
✓ Tiền gửi ngân hàng cũng là một loại vốn bằng tiền, trong đó bao gồm tiền nội tệ (tiền Việt
Nam), ngoại tệ và vàng bạc, đá quý Số dư của tiền gửi ngân hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong khoản mục “Tiền và tương đương tiền” trên bảng cân đối kế toán
✓ Kiểm soát nội bộ TGNH cũng giống như tiền mặt
✓ Ngoài ra, hoạt động liên quan đến việc thu chi TGNH còn có sự kiểm soát chặt chẽ từ phía ngân hàng
Khảo sát kiểm soát nội bộ TGNH
Tiền gửi ngân hàng cũng là một loại vốn bằng tiền, trong đó bao gồm tiền nội tệ (tiền Việt Nam), ngoại tệ và vàng bạc, đá quý Số dư của tiền gửi ngân hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong khoản mục “Tiền và tương đương tiền” trên bảng cân đối kế toán
Kiểm soát nội bộ TGNH cũng giống như tiền mặt Ngoài ra, hoạt động liên quan đến việc thu chi TGNH còn có sự kiểm soát chặt chẽ từ phía ngân hàng
=>Khảo sát về Kiểm soát nội bộ TGNH:
✓ Khảo sát, xem xét về sự tách biệt hoàn toàn trách nhiệm giữa chức năng ký phát hành séc chi tiền với chức năng thực hiện NV thanh toán xem có được đảm bảo hay không
✓ Xem xét việc quản lý chi tiêu tiền gửi ngân hàng, việc ký séc, việc sử dụng séc của đơn vị có đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý séc hay không
✓ Khảo sát về sự hoạt động KSNB của đơn vị đối với TGNH, đặc biệt là đối với việc thực hiện chức năng kiểm soát khâu duyệt chi và khâu ký séc ở đơn vị
✓ Khảo sát về hoạt động kiểm soát nội bộ trong khâu tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu có liên quan đến tiền gửi ngân hàng có đảm đảm bảo đầy đủ, chặt chẽ không
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ số dư: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư TGNH cũng giống như kiểm tra chi tiết tiền mặt Tuy nhiên, có một số thủ tục kiểm tra đặc thù mà KTV sử dụng:
✓ Lập bảng kê chi tiết TGNH và thực hiện việc kiểm tra đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán chi tiết, sổ kê toán tổng hợp, với số liệu do ngân hàng xác nhận (cung cấp) và với các chứng từ, tài liệu khác có liên quan
✓ Gửi thư xin xác nhận của ngân hàng về số dư tài khoản TGNH tại thời điểm khóa sổ kế toán lập BCTC
✓ Tiến hành việc đối chiếu số liệu giữa bảng kê chi tiết TGNH với số liệu do các ngân hàng có giao dịch xác nhận (cung cấp); đối chiếu với số dư từng loại TGNH trên sổ chi tiết và số dư