Chínhvì vậy, nhóm em sẽ trình bày mục đích kiểm soát, các rủi ro trọng yếu cũng như là cácthủ tục kiểm soát để giảm thiểu rủi ro đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán giúpdoanh nghiệp
Mục đích kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, các đơn vị cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phức tạp Mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho là đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình vận động hàng hóa.
Xác định mức tồn kho hợp lý là yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu sản xuất cho nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ, đồng thời đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cho thị trường Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn hạn chế lãng phí do tồn kho quá mức.
Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và lỗi thời do hàng tồn kho quá lâu, đồng thời tiết kiệm vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- Đảm bảo chất lượ ng hàng tồn kho trong suốt quá trình tồn tr ữ.
- Đảm bảo r ằng đơn vị luôn tiế p cận đượ c vớ i những nguồn hàng tốt nhất vớ i giá
Để đảm bảo hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích, cần bảo vệ vật chất của hàng tồn kho, ngăn chặn thất thoát, sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc mất cắp Đồng thời, cần hạn chế tối đa hao mòn cả hữu hình lẫn vô hình đối với hàng tồn kho.
Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp và phân bổ chi phí liên quan đến hàng tồn kho là rất quan trọng Đồng thời, cần theo dõi sự vận động của hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính.
Những rủi ro trọng yếu và thủ tục kiểm soát tương ứng đối với hàng tồn
Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chi phí liên quan đến việc mua sắm hoặc sản xuất sản phẩm để tiêu thụ trong kỳ Nó chịu ảnh hưởng từ giá trị hàng tồn kho, tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa hai khoản mục này Bất kỳ sai sót nào trong việc quản lý hàng tồn kho đều có thể tác động đến giá vốn hàng bán và ngược lại.
Nội dung Rủi ro Thủ tục
Các sai sót về giá vốn hàng tồn kho
• Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho
Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, như nhập sau xuất trước, có thể dẫn đến tình trạng âm kho và sai lệch giá vốn Việc hạch toán chứng từ không đúng kỳ cũng gây ra những sai sót nghiêm trọng trong quản lý kho.
• Thống nhất phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp quản lý hàng hóa trên nhiều kho
Sử dụng phần mềm kế toán kho giúp tự động hóa các bút toán kế toán cho các nghiệp vụ như nhập hàng, hàng tạm nhập và xử lý sai sót số liệu tồn kho trong kỳ.
Hạch toán sai tài khoản và nghiệp vụ có thể xảy ra trong nhiều tình huống, như khi hàng hóa về trước hóa đơn hoặc ngược lại Các trường hợp hàng gửi bán, hàng xuất thẳng không qua kho, và thiếu biên bản, giấy tờ hay hợp đồng hợp lệ cũng dễ dẫn đến sai sót trong hạch toán.
Khi áp dụng phương pháp bình quân gia quyền, giá vốn xuất kho không được tính lại trong kỳ, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong việc tính giá xuất kho, đặc biệt khi doanh nghiệp quản lý nhiều kho hàng Những tình huống như hàng về trước hóa đơn về sau hay hàng gửi bán sẽ được phần mềm tự động hạch toán dựa trên chứng từ nhập vào, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán.
Để đảm bảo hạch toán chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán chứng từ đúng thời điểm nhập xuất, kiểm tra thứ tự hạch toán và giá vốn cuối kỳ, nhằm tránh tình trạng nhập sai thứ tự hoặc thiếu chứng từ Sử dụng phần mềm sẽ giúp cảnh báo các sai sót, từ đó kiểm soát tình trạng âm kho và sai giá vốn cuối kỳ Bên cạnh đó, việc tính lại giá xuất kho cũng được tự động hóa khi kết chuyển cuối kỳ để giảm thiểu sai sót trong số liệu kế toán.
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đối vớ i doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại
Đố i v ớ i doanh nghi ệp thương mạ i
Rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm soát
Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được
Phiếu đề nghị đặt hàng cần có chữ ký của người có thẩm quyền và phải được đối chiếu với tài khoản trên sổ cái, đảm bảo người đề nghị mua hàng chịu trách nhiệm về ngân sách chi tiêu Mua hàng chỉ được thực hiện khi có sự uỷ quyền cho phiếu đề nghị mua hàng.
Hàng tồn kho đã giảm xuống mức tối thiểu, dẫn đến việc áp dụng chính sách phê duyệt chung cho các đề nghị mua hàng Khi lượng hàng tồn kho giảm đến mức dự trữ tối thiểu và người phê duyệt không có mặt tại công ty, thủ kho sẽ tự động lập phiếu đề nghị mua hàng mà không cần phê duyệt cụ thể.
Phiếu đề nghị mua hàng bị thất lạc
Công ty cần chuẩn hóa và đánh số các phiếu đề nghị mua hàng từ từng phòng ban để kiểm soát hiệu quả hơn Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được đặt và nhận một cách chính xác Người đặt hàng cũng sẽ đảm nhận nhiệm vụ nhận hàng, tạo sự liên kết trong quy trình mua sắm.
Phân chia trách nhiệm Hai bộ phận này phải được tổ chức độc lập với nhau
Khâu đặt hàng nên được giao cho một cá nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ
Nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp
Giám sát chặt chẽ quá trình lựa chọn nhà cung cấp
Nhân viên mua hàng có thể gian lận bằng cách đặt hàng cho mục đích cá nhân và sau đó trình hóa đơn để được thanh toán cho các giao dịch không có thật.
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng để đảm bảo quy trình mua sắm hiệu quả Tất cả hoạt động mua hàng cần được thực hiện bởi phòng thu mua, và phòng này phải hoạt động độc lập với các phòng ban khác trong tổ chức.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng khi đã nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn được phê duyệt Đơn đặt hàng cần được đánh số và liên kết với phiếu đề nghị, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả và quy cách Các bản sao của đơn đặt hàng nên được gửi đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để hỗ trợ trong việc kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau này.
Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp không phải là người bán hàng hóa hoặc dịch vụ tốt nhất, hoặc không phải là người có mức giá thấp nhất, do họ nhận hoa hồng không hợp pháp từ nhà cung cấp.
Công ty nên yêu cầu ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập cho mỗi lần mua hàng hoặc đối với các khoản chi tiêu vượt quá một ngưỡng nhất định Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính cạnh tranh trong giá cả mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm mà công ty nhận được.
Công ty nên thực hiện việc hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để ngăn chặn tình trạng một cá nhân duy trì mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung cấp nhất định Việc này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch trong quy trình mua sắm mà còn giảm thiểu rủi ro từ việc phụ thuộc vào những mối quan hệ cá nhân.
Các thủ tục pháp lý
Bộ phận mua hàng bỏ qua các thủ tục pháp lý vì cho rằng không cần thiết
Công ty cần yêu cầu bộ phận mua hàng thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết nhằm bảo vệ quyền lợi của đơn vị trong trường hợp xảy ra tranh chấp sau này Đồng thời, cần đào tạo kỹ lưỡng cho nhân viên để họ nắm vững kiến thức về pháp luật và các yêu cầu pháp lý liên quan đến hợp đồng.
Nhân viên bộ phận mua hàng mới cần được đào tạo kỹ lưỡng để nâng cao hiểu biết về pháp luật và các yêu cầu pháp lý liên quan đến hợp đồng Việc này không chỉ giúp họ thực hiện công việc hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết.
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng, Chẳng hạn như hàng hóa sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đú p
Nên tách biệt chức năng nhận hàng và đề nghị mua hàng, trong đó nhân viên nhận hàng chỉ tiếp nhận hàng khi có đơn đặt hàng hợp lệ từ phòng thu mua Cần thực hiện các biện pháp đo lường hàng hóa để đảm bảo sự đồng nhất giữa hàng thực nhận và đơn đặt hàng Nếu quy cách quá phức tạp, một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng Sau khi hoàn thành và ký biên bản nhận hàng, cần gửi một bản đến phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và một bản cho phòng đề nghị mua hàng làm bằng chứng quy trình mua hàng đã hoàn tất.
Khi công ty nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, việc đánh số các hóa đơn theo thứ tự là rất quan trọng Điều này giúp kiểm tra tính liên tục của các số hóa đơn, từ đó xác định rằng tất cả các hóa đơn đã được ghi nhận đầy đủ.
HTK được ghi nhận không đúng với hàng hoá xuất kho
Kiểm tra, đối chiếu hoá đơn với các chứng từliên quan thực tếxácđịnh sai giá tr ị khi mua hàng
Thông tin trên hóa đơn cần được đối chiếu với các chứng từ liên quan như phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng và bảng giá bán Nếu phát hiện sai lệch vượt mức cho phép, hóa đơn phải được điều tra và xử lý trước khi ghi sổ kế toán.
Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán
Kế toán hàng tồn kho là quá trình ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng vào sổ kế toán chi tiết, giúp theo dõi và quản lý tình hình hàng hóa một cách hiệu quả.
Cập nhật số liệu sai vào sổ cái Đối chiếu chi tiết HTK , Nợ phải trảvới sổ cái
Cuối tháng, k ế toán lập bảng đối chiếu với số dư nợHTK, nợ phải trả trên sổ chi tiết với số dư tr ên sổ cái Mọi sai lệch
(nếucó) phải được theodõi, xử lý Bảng đối chiếunàyđược kiểm tra bở i giámđốc tài chính
Đối với doanh nghiệp sản xuất
Rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm soát
Sản xuất thừa khiến hàng tồn kho tăng, ảnh hưởng khả năng thu hồi vốn; hoặc sản xuất thiếu ảnh hưởng đến
Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất
Xem xét lại và phê duyệt các quy trình sản xuất và đơn đặt hàng
Hoạt động lập kế hoạch sản xuất doanh thu và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
Hạn chế tiếp cận vào quy trình sản xuất và đơn đặt hàng là cần thiết để đảm bảo tính chính xác Để tránh sai sót trong quá trình sản xuất, cần định dạng trước các mã sản phẩm cần sản xuất một cách rõ ràng và cụ thể.
Xây dựng các kế hoạch sản xuất không phù hợp với tiêu chí đã đề ra hoặc không theo kịp sự thay đổi của thị trường
Tìm hiểu rõ thị trường, xây dựng kế hoạch dựa trên nguồn lực, nhu cầu của khách hàng và thị yếu
Yêu cầu cung cấp vật liệu
Vật liệu được yêu cầu mua quá nhiều
Xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp
Có sự phê duyệt của cấp trên về yêu cầu mua vật liệu
Nhân viên kho và bộ phận mua nguyên vật liệu thông đồng để lấy cắp, tuồn hàng ra ngoài
Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kho và người lập yêu cầu mua vật liệu
Yêu cầu mua vật liệu cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền Đơn vị cần tổ chức kho riêng để lưu trữ nguyên vật liệu, và phiếu yêu cầu vật liệu đóng vai trò là chứng từ quan trọng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có nguy cơ xảy ra sai sót thông tin liên quan đến số lượng, chủng loại và tên vật liệu.
Phân chia trách nhiệm giữa người yêu cầu và người phê duyệt
Yêu cầu bộ phận kho kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu yêu cầu
Thông tin trên phiếu xuất kho khác so với vật liệu được xuất thực tế
Phân chia trách nhiệm giữa người lập phiếu xuất kho và người nhận hàng
Người tiếp nhận vật liệu
Cần lập phiếu thông tin đơn hàng đã nhận (để đối chiếu thông tin với phiếu xuất kho)
Giá trị nguyên vật liệu bịghi nhận sai => ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán
Kiểm tra và rà soát giá trị vật liệu là rất quan trọng, yêu cầu kế toán viên thống nhất phương pháp tính giá vật liệu để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, cần đánh số thứ tự trên phiếu xuất kho trước khi ghi nhận thông tin vật liệu để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng
Hàng tồn kho bị mất cắp, ghi nhận sai giá trị sau mỗi lần nhập, xuất kho…
Bộ phận giám sát sản xuất sẽ tạo thẻ theo dõi chi phí sản xuất cho từng lô hàng, và thẻ này cần được đánh số thứ tự liên tục.
Thẻ theo dõi cần ghi nhận đầy đủ số lượng, giá trị và các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất Công ty phải thực hiện kiểm kê hàng tháng để đối chiếu với sổ kho và sổ kế toán Mọi sai lệch phải được điều tra và làm rõ.
Lập báo cáo cảnh báo về các mặt hàng cần duy trì tồn kho an toàn nhằm đặt hàng kịp thời, giúp tránh lãng phí tài nguyên Đồng thời, cảnh báo về hàng hóa sắp hết hạn sử dụng để thực hiện thanh lý kịp thời, từ đó giảm thiểu tổn thất không cần thiết.
Hàng tồn kho tồn đọng trong thời gian dài có thể d ẫn tới tình tr ạng hư hỏng hoặc lỗi thời
Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, cần ghi nhận các sản phẩm bị hư hỏng hoặc lỗi thời trên bảng kiểm kê Biên bản kiểm kê phải được kiểm tra và phê duyệt bởi quản lý kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
Lập bảng đối chiếu HTK thực tế và HTK theo sổ sách (HTK bị hư hỏng hoặc lỗi phảiđược ghi chúđể xử lý
Giá tr ị thuần có thể thực hiện được của HTK thấp hơn giá gốc
Xem xét trích lập dự phòng giảm giá HTK
Hàng tháng, kế toán HTK lập báo cáo tài chính về tình hình luân chuyển hàng tồn kho Các bộ phận tài chính, bán hàng và mua hàng cùng xem xét để xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của những mặt hàng chậm luân chuyển Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp sẽ đề ra mức trích lập dự phòng phù hợp.
Thành phẩm kém chất lượng, không đạt yêu cầu
Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động sản xuất
Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù hợp Đào tạo nhân sự có chất lượng và trình độ chuyên môn tốt
Trong quá trình nhập kho, việc mất hàng có thể xảy ra do nhân viên thông đồng để bán hàng ra ngoài Để ngăn chặn tình trạng này, cần đánh số thứ tự phiếu nhập kho trước khi ghi thông tin nhập hàng.
Chia tách phân chia nhiệm vụ giữa thủ kho và bộ phận sản xuất
Hệ thống kế toán chi phí
Dữ liệu chi phí không chính xác
Tự động hóa dữ liệu nguồn
Để kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu, đơn vị cần thiết kế và tổ chức các chứng từ, sổ sách nhằm tập hợp chi phí phát sinh theo từng lô hàng hoặc chu trình sản xuất.
Việc phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất Do đó, đơn vị cần tập hợp và định kỳ phân bổ các chi phí phát sinh liên quan Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản xuất dựa trên hoạt động là cần thiết để quản lý hiệu quả.
Sai sót trong quá trình ghi nhận chi phí,
Thực hiện các thủ tục kiểm tra bao gồm đối chiếu số liệu từ hệ thống với các sổ cái tương đương, xác minh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp với sổ chi tiết nguyên vật liệu, và tính toán lại chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng lô hàng hoặc quy trình.
Ngoài ra đơn vị có thể áp dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn để kế toán chi phí
Báo cáo sai lệch Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện
Nhận xét quy trình
Ví d ụ 1
Hình 1 Sơ đồ nhập kho NVL từ Biên Hoà đã giám định
(1) Phòng thương mại thông tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa
Thủ kho có trách nhiệm nắm rõ số lượng hàng hóa và lập kế hoạch nhập hàng từ Biên Hòa về kho nhập Bộ phận nhập kho sẽ tiếp nhận biên bản giao nhận, phiếu chuyển kho và Parking list, sau đó tiến hành nhập hàng theo số lượng và trọng lượng ghi trên Parking list Quá trình này được giám sát bởi nhân viên bảo vệ; nếu có thiếu sót về số kiện, sai trọng lượng hoặc bất thường, cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của các bên liên quan, bao gồm đơn vị vận chuyển, bảo vệ và kho Cuối cùng, thông tin sẽ được gửi đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT 2 qua file scan để xử lý vấn đề.
(3) Sau khi nhập hàng xuống thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ đã ký xác nhận vào kế toán kho
(4) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập kho và lưu trữ chứng từ
Nhận xét quy trình: o Ưu điểm:
Quy trình giao nhận hàng hóa bao gồm nhiều bước nhằm đảm bảo tính chính xác, với sự phân công rõ ràng giữa các nhân viên Mỗi giai đoạn đều có khu vực riêng để lưu trữ hàng hóa, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và hạn chế sai sót.
-Chưa thực hiện đầy đủ các yêu cầu nhập kho như cân đếm và bóc tách kiểm tra thô hàng hóa
-Chưa có kế hoạch về nhập vị trí NVLkhu vực chờ, công tác giám định vượt quá thời gian quy định
Khu vực hàng chờ hiện đang thiếu biện pháp kiểm soát hiệu quả, dẫn đến thông tin về đơn vị nhập hàng và các đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa chưa được cập nhật chính xác và kịp thời Để cải thiện tình hình này, cần áp dụng một số giải pháp phù hợp.
- Cần có sự phối hợp giữa kho và bộ phận giám định để đảm bảo quy trình nhanh và kịp thời
Hệ thống kho bãi hiện tại tuy lớn nhưng chưa đáp ứng đủ yêu cầu về việc lưu trữ nguyên vật liệu (NVL) nhập kho Cần xem xét và điều chỉnh chính sách nhập kho để đảm bảo rằng tất cả NVL đều có vị trí lưu trữ hợp lý, tránh tình trạng NVL phải để trên các lối đi.
Bộ phận kho cần kiểm tra lại số lượng tồn kho ngoài sản xuất để thông báo cho bộ phận thương mại, từ đó có kế hoạch sản xuất hoặc thanh lý phù hợp.
Ví dụ 2
Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình xuất kho tại Tổng Công ty Cổ Phần Dệt May Hòa
Thọ đượ c thể hiện như trong Hình 2 và Hình 3
Nhận xét quy trình o Ưu điểm:
Quá trình xuất kho tại công ty được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ xuất kho, ghi chép chính xác số liệu hàng tồn kho và tài khoản liên quan Quy trình phê duyệt được thực hiện đúng đắn, đồng thời hàng hóa xuất kho cũng được kiểm tra chất lượng đầy đủ để đảm bảo tiêu chuẩn.
- C hưa theo dõi hàng gửi đi bán dẫn đến việc ghi nhận nghiệ p vụ xuất kho thành phẩm là sai thời điểm
Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho chỉ dựa vào phiếu xuất kho do phòng Kinh doanh May lập mà không có chứng từ khác để đối chiếu sẽ thiếu căn cứ, dễ dẫn đến sai sót Để khắc phục tình trạng này, cần thiết lập quy trình kiểm tra và xác nhận các chứng từ liên quan, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý xuất kho.
Mở tài khoản theo dõi hàng gửi đi bán là cần thiết để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giảm thiểu gian lận và sai sót.
- Đề xuất thêm chứng từ, đó là “Phiếu yêu cầu xuất vật tư”.
Ví d ụ 3
Tại Công ty TNHH Phát Đạt, quy trình nhập kho diễn ra khi công ty nhận hàng từ các nhà sản xuất đối tác Trước khi tiến hành bán hàng, quy trình này được thực hiện một cách bài bản và hiệu quả.
Hình 4:Quy trình nhậ p kho Công ty Trách nhiệm hữ u hạn Phát Đạt Quy trình cụ thể diễn ra như sau:
Bước 1: Khi mua hàng về, bộ phận mua hàng sẽ có yêu cầu nhập kho, yêu cầu này có thể có mẫu hoặc bằng lời nói
Bước 2: Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho, sau đó chuyển hàng cho bộ phận nhận hàng trong kho Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên để đảm bảo quản lý chính xác.
1 lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng liên 2, 3 để tiếp tục làm thủ tục nhập kho
Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng sẽ giao hàng cho bộ phận kiểm nghiệm
Hàng hóa sẽ được kiểm nghiệm và nhập kho Nếu phát hiện có sự chênh lệch về số lượng hàng hóa, thủ kho cần lập biên bản và nhanh chóng báo cáo với người có trách nhiệm để tiến hành xử lý theo quy định.
Sau khi hàng hóa được nhập kho, thủ kho cần ký nhận và ghi lại số lượng cùng ngày nhập vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản và chuyển bản còn lại cho kế toán Dựa trên phiếu nhập kho, kế toán sẽ hoàn thiện đơn giá, ghi chép vào sổ và thực hiện hạch toán hàng nhập trong hệ thống kế toán.
Nhận xét quy trình o Ưu điểm:
Việc ghi chép và nhập liệu dữ liệu một cách đầy đủ là rất quan trọng, vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu Điều này giúp đảm bảo hạch toán chính xác kết quả kinh doanh.
Công việc được phân chia cho từng cá nhân, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ riêng biệt nhưng vẫn liên quan đến nhau, giúp dễ dàng trong việc phân công và truy cứu trách nhiệm khi xảy ra sự cố Tuy nhiên, việc này cũng có những hạn chế nhất định.
- Nhận thông tin đơn hàng trễ, bên cạnh đó việc lưu trữ thôn tin một cách thủ công excel có thể gây ra những sai sót nhất định
- Khó khăn trong việc theo dõi hàng trả về từ thị trường
- Việc nhớ vị trí, nhãn hiệu các mặt hàng phụ thuộc vào kinh nghiệm và thâm niên làm việc của thủ kho o Một số giải pháp
Khi nhập kho, nhân viên cần lập báo cáo nhận hàng chi tiết về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hóa thực nhận Báo cáo này được lập thành ba liên và gửi cho các bộ phận liên quan: bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán Để đảm bảo tính chính xác, báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và lưu trữ cẩn thận Trong trường hợp phát hiện mất báo cáo, nhân viên nhận hàng cần thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
Để ngăn chặn việc kiểm nhận hàng cẩu thả và bỏ sót các chi tiết quan trọng, doanh nghiệp cần thiết kế bảng kiểm tra toàn diện Bảng kiểm này nên bao gồm tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng hóa như số lượng, quy cách và chất lượng Đồng thời, bảng kiểm này cần được gửi kèm với báo cáo nhận hàng đến bộ phận mua hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quá trình kiểm nhận.
Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận đến vị trí lưu trữ đã xác định hoặc đến nơi cần sử dụng ngay lập tức để tránh việc phải đề nghị mua hàng lần thứ hai cho hàng hóa đã nhận.
Ví d ụ 4
Công ty TNHH DHL Capital đã xuất hóa đơn bán hàng cho các công ty liên kết với giá thấp hơn giá mua vào, dẫn đến việc lỗ trong sản xuất kinh doanh Trong quá trình kiểm tra của cơ quan thuế, có nghi ngờ rằng giá bán của công ty không phản ánh đúng giá trị giao dịch thông thường trên thị trường, và có khả năng công ty chủ động bán lỗ nhằm mục đích chuyển giá và tối ưu hóa thuế.
Nguyên nhân công tybán hàng thấp hơn giá vốn:
- Khi thanh l hàng hoá lỗi thời, tồn kho chậm luân chuyển, cuối chu kỳ hàng, để tránh tồn kho, doanh nghiệp cần phải bán hàng với giá thấp
- Hàng hoá thuộc hàng dễ hết hạn sử dụng với giá thấp hơn giá bán kế hoạch
- Giá thành sản xuất đột biến cao hơn giá bán
- Doanh nghiệp chủ động bán lỗ vì các mục đích chuyển giá, tối ưu thuế, …
Bất lợi khi bán hàng thấp hơn giá vốn:
Việc bán hàng dưới giá vốn thường thu hút sự chú ý của cơ quan Thuế, dẫn đến nghi ngờ về tính hợp lệ của giá bán so với giá trị giao dịch thông thường trên thị trường Điều này có thể khiến cơ quan thuế bác bỏ doanh thu kê khai, ấn định thuế và áp dụng xử phạt đối với doanh nghiệp.
Để chuẩn bị phương án giải trình, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cần thiết khi muốn giảm giá hàng bán, chẳng hạn như trong trường hợp thanh lý hàng tồn kho Việc này bao gồm thực hiện thủ tục khuyến mãi để đảm bảo tuân thủ các quy định và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Công ty cần đảm bảo có đầy đủ căn cứ pháp lý để chứng minh rằng giá bán của mình phù hợp với giá thị trường và tình hình kinh doanh hiện tại Việc lưu trữ các văn bản, biên bản họp và trình bày lý do hạ giá bán dưới giá vốn là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
PHẦN 3: KẾT THÚC Trên đây là những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ đối vớ i hàng tồn kho và giá vốn hàng bán và những ví d ụ minh hoạ thực tế về kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệ p tại Việt Nam Nhóm em nhận thấy r ằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối vớ i HTK và GVHB thể có thể giúp doanh nghiệp có ngăn ngừa đượ c việc thất thoát tài sản cũng như không ảnh hưởng đến những mục tiêu khác của doanh nghiệ p vậy nên doanh nghiệ p“Đừng để mất bò mớ i làm chuồng” Mặc dù nhómem đã có cố gắng hết sứcnhưng bài viết này không thể tránh khỏi thiếu sót Em r ất mong sự đóng góp ý kiến nhận xét của cô và mong cô bỏ qua những thiếu sótấy.
Em xin chân thành cảm ơn!