Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên: Võ Khánh Linh Mã Sinh viên: 1905QTVB032 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN
Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng, cung cấp những luận cứ khoa học cho xây dựng các hiện đại hóa công tác văn phòng ở UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh
- Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh từ năm 2018 đến 2021 Từ đó chỉ ra thành tựu, hạn chế, nguyên nhân của quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trên các nội dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm công tác văn phòng, Nghiệp vụ hành chính.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng và hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh trong những thời gian tới
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên
- Nội dung đề tài: là hiện đại hóa công tác văn phòng và các giải pháp tập trung đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cơ quan khác
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh trong giai đoạn từ năm 2018-2021
- Về không gian: Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tìm hiểu các sách báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học về lý luận quản trị hành chính văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng.
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh và các mặt hoạt động trong công tác văn phòng Khảo sát, tìm hiểu thực trạng sự đổi mới trong công tác văn phòng, từ đó đánh giá nhận xét được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự bất cập đó
- Tìm hiểu về những mô hình văn phòng hiện đại trong và ngoài nước có thể ứng dụng tại cơ quan Đề xuất một số giải pháp mang tính hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng.
Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
Bước vào thế kỷ XXI, công cuộc cải cách công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chú trọng Nghiên cứu về Quản trị hành chính văn phòng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn Ở những góc độ khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu thuộc hành chính văn phòng và hiện đại hóa văn phòng như sách, bài đăng tạp chí, kỷ yếu đề tài, báo cáo,…
5.1 Nghiên cứu về lý luận quản trị hành chính văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng
Giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về văn phòng, quản trị văn phòng, những chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và thực hiện công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức có thể kể tên một số giáo trình
- Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng Từ đó, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức.
- GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, cuốn sách khái quát nội dung chính trong hai phần gồm phần 1 là những vấn đề chung về văn phòng, tổ chức văn phòng và phần 2 là các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng Qua mỗi phần, mỗi chương của cuốn sách, chúng ta sẽ được và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện công việc của mình phù hợp với các loại hình tổ chúc khác nhau
- Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Tác giả đã trình bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ.
- “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Học viện Hành chính, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009” Cuốn sách đã đề cập đến các nghiệp vụ của quản trị văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước nói chung Trong đó, công tác hiện đại hóa văn phòng cũng đã được đề cập một cách khá chi tiết Người đọc sẽ nhìn nhận được các vấn đề quản trị văn phòng cụ thể nhất
- Cùng nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, Cuốn sách Quản trị Hành chính văn phòng của GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, NXB Thống kê, năm 2009 cũng đã cho bạn đọc những kiến thức về các nghiệp vụ hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Hiện đại hóa công tác văn phòng được tác giả khái quát hóa qua các khái niệm và từng nội dung nghiệp vụ
- Nghiêm Kỳ Hồng (2003) “Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, đã tập hợp và tuyển chọn một số công trình nghiên cứu đã được công bố trên các tạp chí khoa học và một số công trình từ năm
1996 đến khoảng năm 2003 – thời gian cuốn sách ra đời.
5.2 Nghiên cứu về thực tiễn hiện đại hóa công tác văn phòng tại các cơ quan
Một số đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại một số cơ quan nhà nước và doanh nghiệp
- Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và
Xã hội” Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thương binh và xã hội, trên cơ sở đó đánh giá được những ưu điểm và hạn chế và đưa gia những đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng
Ngoài ra, những công trình nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng nói chung, nhiều công trình nghiên cứu từng nội dung của hiện đại hóa văn phòng đó là:
- Đề tài Văn phòng điện tử (E-Office) và những ứng dụng hệ điều hành, quản lý trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” tác giả Trần Thị Dịu, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2011 Đề tài mang đến cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô hình Văn phòng điện tử E-Office, nhưng lợi ích mà E-Office đã mang lại cho người dùng Qua đó, khẳng định được vài trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin
- Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”, do Nguyễn Thị Thu Hương, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013 Đề tài tìm hiểu và đánh giá được những thuận lợi khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn phòng thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
- Cũng trên khía cạnh về về việc ứng dụng nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng, Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” của Lê Thị Thuận đã chỉ ra được hiệu quả và bất cập của quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm điện tử tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn thành phố Từ đó xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm giải quyết được bất cập mà các cơ quan đã và đang gặp phải Qua đây cũng là một góc nhìn mới để lãnh đạo văn phòng và cơ quan có những sự quan tâm hơn nữa trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc Cùng với quản trị văn phòng nói chung, hiện đại hóa công tác văn phòng cũng là một chủ đề đang rất cần được các nhà khoa học, nhà quản lý tập trung nghiên cứu để công tác văn phòng ngày càng hiện đại hơn đáp ứng kịp xu thế phát triển của xã hội
Tuy nhiên, viết về hiện đại hóa công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức hiện nay lại chưa có nhiều nguồn tài liệu phong phú để bạn đọc tìm hiểu và học tập Có một số
- Các bài báo liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng được đăng trên tạp chí nhà nước:
Tạp chí tổ chức nhà nước số 1/2013, TS Nguyễn Mạnh Cường có bài viết "Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam Tác giả cho bạn đọc một góc nhìn mới về một mô hình văn phòng hiện đại, tiết kiệm năng lượng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi ích của Chương trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện
Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
* Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung
* Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh về các vấn đề về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng
* Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của trong công tác văn phòng, những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng
* Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND huyện Cẩm
Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục Kết cấu nội dung bài gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng
Nội dung của chương là khái quát những lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Đây là tiền đề để khảo sát và đánh giá thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh
Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND huyệnCẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh.
Từ những cơ sở lý luận đã trình bày tại chương 1, chương 2 tiếp tục với tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh
Hà Tĩnh Qua đó khảo sát tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trong từng khía cạnh của vấn đề và có những đánh giá về ưu điểm và hạn chế và nguyên nhân của những kết quả đạt được của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh.
Dựa trên những đánh giá về thực trạng tại chương 2, trong chương cuối của đề tài, tôi xin đề xuất 1 số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh trong thời gian tới.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ở bất cứ một cơ quan nhà nước, tổ chức hay doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có bộ phận làm công tác văn phòng giấy tờ hành chính và trợ giúp lãnh đạo trong quản lý điều hành đó là văn phòng
Theo cách hiểu thông thường và chung nhất “ văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan ” Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về kháo việm văn phòng, tuy nhiên cơ bản nhất văn phòng được hiểu theo hai cách khái quát sau:
Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viện, luật sư…)
Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo Với nghĩa đó, có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau:
1) Về phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức;
2) Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu mang tính tổng hợp cho nhà quản lý;
3) Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý
Như vậy, văn phòng là bộ máy xử lý điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 .Chức năng của văn phòng
Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau về chức năng của văn phòng Cụ thể như:
- Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ phận chuyên môn
- Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp;
- Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin
- Văn phòng có 3 chức năng cơ bản:
1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức năng hậu cần và 3) chức năng đại diện
Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy nhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức
Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:
1) Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý, lãnh đạo
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quả nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động trong công việc có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
Thực tiễn gần đây cho thấy của toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọi mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạng khoa học - kỹ thuật - công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lực mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóa văn phòng Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, các trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong công việc xử lý thông tin Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng Bên cạnh đó xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động
1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những năm gần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt Trong xu thế tất yếu của thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới, hiện đại hóa công tác văn phòng
Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức, văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả.
- Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chính
- Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý
- Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức
- Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính Nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết
- Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
- Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
1.2.3.Nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng
Trong giai đoạn hiện nay, đổi mới làm việc trong công tác hành chính chính văn phòng là một trọng tâm chủ yếu của nhiều cơ quan, tổ chức Bởi lẽ công tác văn phòng cần được luôn luôn nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước Điều này đem lại những hiệu quả nhất định trong công tác văn phòng Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng đã xây dựng được mô hình văn phòng hiện đại từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và hậu cần Tuy nhiên, xét trên phương diện tổng thể về đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng chủ yếu trên 3 mặt đó là: Cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng, Yếu tố con người và Nghiệp vụ hành chính
1.2.3.1 Về điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng
Bố trí nơi làm việc là tổ chức những con người làm việc với nhau trong một không gian nhất định một cách khoa học hợp lý Với quan điểm con người là nhân vật trung tâm, là chủ thể sáng tạo trong cơ quan văn phòng thì việc bố trí sắp xếp nơi làm việc với một chuỗi các yếu tố tạo nên điều kiện làm việc làm cho con người lao động văn phòng thoải mái hơn
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động được tăng lên
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học Đây là vấn đề đặt ra trong để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
1) Tạo dựng môi trường văn hóa, nhận thức về hiện đại hóa công tác văn phòng
Thực hiện môi trường văn hoá công sở chính là một phần của yêu cầu cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác văn phòng Để đạt được mục tiêu xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ mà từng cán bộ, công chức cần nhận thức và xác định đúng đắn vai trò và trách nhiệm của bản thân mình trong quá trình này.
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM XUYÊN
Giới thiệu chung UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh
Huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh là huyện được tách ra từ huyện Kỳ Hoa năm
1837 có tên gọi là Hoa Xuyên và đến 1841 đổi tên thành huyện Cẩm Xuyên, huyện nằm giữa khu kinh tế Vũng Áng và Thành phố Hà Tĩnh Có diện tích hơn 635km2; dân số gần 15 vạn người Toàn huyện có 21 xã và 2 Thị trấn có mạng lưới giao thông cơ bản đồng bộ với tuyến đường quốc lộ 1A, quốc lộ 15B, quốc lộ 8C và tuyến đường đường ven biển đi qua Với 938 km đường bộ, 18km bờ biển và 65 km đường sông, cách cảng hàng không Vinh và cảng hàng không Đồng Hới, Quảng Bình chỉ cách từ 70 - 100km, Cẩm Xuyên rất thuận lợi cho giao thương buôn bán Đây cũng chính là một trong những lợi thế, là cầu nối giao thương thuận lợi giữa các miền Nam, Bắc
Cẩm Xuyên cũng là một huyện giàu tiềm năng về du lịch, với những điểm đến hấp dẫn như biển Thiên Cầm, hồ Kẻ Gỗ, Khu lưu niệm cố Tổng Bí thư Hà Huy Tập…
Du lịch Cẩm Xuyên thực sự là một quần thể phong phú, đa dạng với nhiều cảnh quan hấp dẫn Với những ưu đãi do thiên nhiên ban tặng, Cẩm Xuyên trở thành điểm đến đầy hấp dẩn, là nơi tụ hội, giao lưu, giải trí của du khách sống, làm việc tại Khu kinh tế Vũng Áng, Thành phố Hà Tĩnh và các thành phố lớn; là điều kiện đáp ứng cho kết nối các tour du lịch của tỉnh và trong nước Cẩm Xuyên hiện có hệ thống nhà hàng, khách sạn với hàng trăm phòng ngủ, trong đó có 2 khách sạn 3 sao, có nhiều phòng ngủ đủ điều kiện đón khách quốc tế Cẩm Xuyên có nhiều ngân hàng thương mại của nhà nước và cổ phần đang hoạt động kinh doanh trên địa bàn; ngoài việc huy động vốn và cho vay vốn, dịch vụ gửi tiền thì dịch vụ phone Banking, home banking; dịch vụ rút tiền tự động ATM cũng đã được triển khai Hệ thống điện, cấp nước và thông tin liên lạc đồng bộ, các trục đường đã được đầu tư rộng khắp, an ninh trật tự, an toàn giao thông được đảm bảo, môi sinh môi trường được đảm bảo, không khí trong lành
Cách Hà Tĩnh 20km về phía Nam theo quốc lộ 1A, khu du lịch biển Thiên Cầm nổi tiếng với bãi biển đẹp, cát trắng mịn màng, nước biển trong xanh, hải sản tươi ngon Khu du lịch Thiên Cầm được quy hoạch với diện tích 1500 ha kéo dài từ xã Cẩm Lĩnh đến xã Cẩm Dương Huyện Cẩm Xuyên kêu gọi các dự án đầu tư kinh doanh tại các thái, du lịch cuối tuần, dịch vụ ăn uống, giải trí, tham quan tìm hiểu văn hóa lịch sử, tâm linh, dịch vụ lữ hành
Với diện tích rộng lớn, trong đó có 12.500 ha đất nông nghiệp; 31.000 ha đất lâm nghiệp; 1.000 ha đất nuôi trồng thủy sản Với địa hình có nhiều sông, suối, hồ, đập lớn Vùng đồi núi chiếm 2/3 diện tích tự nhiên nên phù hợp phát triển lâm sinh, chăn nuôi Trữ lượng đất, đá, cát, sỏi lớn, là nguồn vật liệu Xây dựng và có thể làm nguyên liệu sản xuất công nghiệp.Đất đai rộng lớn; màu mỡ, khí hậu nhiệt đới gió mùa; trữ lượng nước ngọt dồi dào, Cẩm Xuyên trở thành nơi hội tụ nhiều thế mạnh cho phát triển các loại sản phẩm hàng hóa trên các lĩnh vực nông – Lâm nghiệp và thủy sản Là cửa ngõ phía Nam thành phố Hà Tỉnh và chỉ cách khu kinh tế Vũng Áng 40 km, Cẩm Xuyên trở thành một vùng năng động về phát triển thương mại-dịch vụ và thu hút đầu tư Với hơn 58% dân số trong độ tuổi lao động, Cẩm Xuyên là huyện có nguồn lao động dồi dào cho phát triển kinh tế - xã hội
Là huyện có lợi thế về cả 3 vùng địa hình trong đó vùng đồi núi có trữ lượng lớn các loại vật liệu xây dựng Bên cạnh đó với sự phát triển mạnh về nông nghiệp – thủy sản, du lịch, Cẩm Xuyên trở thành địa phương có là nguồn nguyên liệu sẵn có và là điều kiện quan trọng cho phát triển các ngành công nghiệp phụ trợ, tiểu thủ công nghiệp, chế biến Cẩm Xuyên cũng là huyện có bề dày truyền thống cách mạng, giàu bản sắc văn hóa lịch sử, tại các miền quê ở Cẩm Xuyên còn lưu giữ nhiều nét văn hóa, lễ hội truyền thống đặc sặc, tốt đẹp Toàn huyện có 37 di tích được xếp hạng, trong đó có 05 di tích cấp Quốc Gia, 32 di tích cấp tỉnh Đây luôn là tiềm năng động lực lớn cho sự phát triển của huyện nhà…
Giới thiệu về Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh - 27 2.3 Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh
Hà Tĩnh được quy định tại Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND về việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
2.3 Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên
2.3.1 Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
2.3.1.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh đã xây dựng tòa nhà gồm 4 tầng tại địa chỉ Thị trấn Cẩm Xuyên, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh Đây là một vị trí giáp trung tâm kinh tế chính trị của huyện, thuận lợi về giao thông đi lại khi nhân dân có việc tiếp xúc với cơ quan
Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh đã tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức bố trí phòng làm việc của từng đơn vị trong cơ quan phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan Tổ chức mua sắm, sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại đảm bảo cho các hoạt động được hiệu quả Các đơn vị được bố trí theo phòng, vụ chia từng tầng Trong đó, do đặc điểm về những mặt hoạt động của đơn vị, Văn phòng đặt ở tầng 1, trong đó Phòng Văn thư gồm các các bộ phận được bố trí phòng làm vệc riêng như phòng công văn đi, phòng văn thư đến, phòng phô tô
Trước đây việc bố trí phòng làm việc của văn phòng theo kiểu khép kín nhưng sau khi nghiên cứu và ứng dụng các trang thiết bị mới, văn phòng được bố trí theo kiểu hỗn hợp Do vậy, diện tích văn phòng được mở rộng khi bố trí văn phòng có vách ngăn giữa các cán bộ nên thuận lợi cho trao đổi thực hiện công việc Phòng làm việc của Lãnh đạo văn phòng được bố trí riêng để phù hợp với tính chất công việc
Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc Số trang thiết bị văn phòng hiện nay bao gồm: 07 cái máy vi tính để bàn, 15 máy tính xách tay phục vụ cho CBCC đi công tác, 02 máy quét (máy scan), 2 chiếc máy in, 02 chiếc máy sao chụp (máy photo), 01 chiếc máy hủy tài liệu Ngoài ra còn có các hệ thống và máy móc phục vụ công tác an ninh như bình chữa cháy, máy kiểm soát ra vào, hệ thống chưa cháy tự động, bộ đàm của bảo vệ… Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như giá tài liệu, máy thông gió, máy điều hòa, giá di động
- Công tác an ninh trật tự: văn phòng đã xây dựng được camera phục vụ các mục đích như kiểm soát ra/vào phòng thiết bị, kĩ thuật… Đây là một trong những đổi mới đáng chú ý nhất trong công tác hiện đại hóa công tác văn phòng của UBND huyện
Hình 2.1: Thiết bị Camera quan sát an ninh
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, văn phòng đã áp dụng các được trang thiết bị hiện đại trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động được tăng lên
2.3.1.2 Tổ chức mua sắm và quản lý sử dụng trang thiết bị
Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh thực hiện công tác mua sắm và quản lý sử dụng trang thiết bị theo đúng qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị theo đúng quy định nhà nước Văn phòng UBND đã xây dựng được nội quy, quy chế khi sử dụng các trang thiết bị văn phòng như: Nội quy photo tài liệu, nội quy về sử dụng các trang thiết bị văn phòng…
2.3.2 Con người làm công tác văn phòng
2.3.2.1 Nhận thức về công tác Văn phòng
Trước đây, hệ thống Văn phòng UBND luôn chỉ được coi là công việc phục vụ đơn thuần Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của xã hội và trong công cuộc hiện đại hóa nền hành chính Văn phòng UBND còn giữ thêm một chức năng quan trọng đó là tham mưu, giúp việc Ngoài công tác hậu cần, một trong những nhiệm vụ chính của Văn phòng cụ thể là tham mưu về tất cả các lĩnh vực nghiệp vụ trong văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng Chính vì vậy, trách nhiệm về nhận thức của CBCC trong đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng đã dần được chú ý hơn
Với sự quan tâm của lãnh đạo UBND và lãnh đạo văn phòng, CBCC làm công tác văn phòng đã được tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm trong công việc Do vậy, nhận thức về trách nhiệm trong công việc và các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng đã được nâng cao hơn trước Từ những nhận thức đúng đắn về công việc và yêu cầu của sự phát triển, mỗi cá nhân trong tập thể văn phòng tự ý thức trước yêu cầu về trình độ về tư duy công việc để có hướng phấn đấu bổ sung những kiến thức chưa có, chưa đáp ứng đủ
Ngày 8-1-2010, tại Hà Nội, Văn phòng Chính phủ tổ chức hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính nhà nước toàn quốc với chủ đề "Tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước" Phát biểu ý kiến tại hội nghị, Phó Thủ tướng Thường trực Nguyễn Sinh Hùng biểu dương thành tích mà văn phòng đã làm được trong những năm qua, đồng thời nhấn mạnh, trong bối cảnh hiện nay, tình hình thực tế luôn có sự thay đổi, biến động, lãnh đạo văn phòng và người làm công tác văn phòng phải phân tích, đánh giá, dự báo để lựa chọn những vấn đề đưa ra giải quyết, tổ chức chỉ đạo quyết liệt với trách nhiệm cao, để giải quyết công việc thắng lợi, thành công cao Đội ngũ văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, từng bước chuyên sâu, chuyên nghiệp cao và kiến thức hiểu biết toàn diện, có đủ năng lực tham mưu, điều phối công việc, có khả năng sử dụng công nghệ cao trong công việc Văn phòng các cấp phải đi đầu trong cải cách hành chính ngay tại cơ quan, đơn vị mình, với mục tiêu giải quyết công việc phải kịp thời, chính xác, hiệu quả, hiện đại Đẩy mạnh đấu tranh chống tiêu cực và từng bước chuẩn mực hóa tác phong, văn hóa công sở của đội ngũ văn phòng
Tiếp thu sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo Trung ương, nhận thức về hiện đại hóa công tác văn phòng CBCC tại Văn phòng UBND đã và đang được đổi mới và thay dần nhưng tư duy cũ Chính nhờ vậy, công tác văn phòng ngày càng được hiện đại hóa đáp ứng được nhu cầu công việc của cơ quan, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
2.3.2.2 Xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng
Dưới góc nhìn nhận khi chưa có sự hiện đại hóa công tác văn phòng, việc xây dựng và tổ chức nhân sự làm công tác văn phòng của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên vẫn còn nhiều thiếu sót
- Văn thư lưu trữ hầu hết là cán bộ làm công việc văn thư được đào tạo tại các trường,
- Công tác bảo vệ: được phân công làm theo ca, theo công việc cụ thể, hầu hết không qua các trường lớp học về bảo vệ chuyên sâu, kiến thức giao tiếp, nắm bắt thông tin hay tâm lý con người hạn chế
- Công tác tuyên truyền: Hết sức quan trọng đối với sự phát triển của ngành, các cán bộ làm ở bộ phận này là những người chuyên nghiệp trong công việc, có kiến thức sâu, rộng ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là phải hiểu sâu về hoạt động nghiệp vụ của ngành, mối quan hệ tốt trong công tác với các cơ quan truyền thông, báo đài, và phải có kiến thức tổng hợp và có kỹ năng viết, truyền đạt thông tin.
Đánh giá chung
1) Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng được tổ chức mua sắm hợp lý, công tác sửa chữa các thiết bị khi có sự cố, lỗi, hỏng hóc được triển khai nhanh chóng, không mất nhiều thời gian đảm bảo cho thực hiện công việc không bị gián đoạn quá lâu
Tại UBND huyện Cẩm Xuyên công tác bảo vệ an ninh ngày càng được quan tâm và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này với việc đầu tư hàng loạt các thiết bị như: Camera an ninh (Camera quan sát, camera văn phòng), thiết bị báo cháy, báo khói, cửa tự động,…Nhờ vậy, việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả và hoàn toàn tự động Hệ thống phòng cháy chữa cháy thông minh đảm bảo an toàn cơ sở vật chất cho toàn cơ quan.
2) Con người làm công tác văn phòng
CBCC văn phòng đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn phòng do vậy việc thích ứng với các yêu cầu đổi mới trong công tác văn phòng được thực hiện nhanh chóng
Văn hóa giao tiếp ứng xử của CBCC trong văn phòng đã được nâng cao, trang phục đến cơ quan làm việc được thực hiện đúng nội quy, quy định Nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc của đội ngũ cán bộ công chức đã được tăng lên Trình độ cán bộ công chức về tin học đã được nâng lên do nhiều phương thức tự đào tạo, tự học, học thêm để nâng cao trình độ áp dụng cho công việc Các cấp lãnh đạo địa phương, đơn vị trực thuộc đã có sự quan tâm đến việc ứng dụng tin học hóa quản lí hành chính nhà nước trong đơn vị mình
Văn phòng xây dựng đội ngũ công chức có đủ năng lực, kinh nghiệm công tác, có cơ cấu hợp lý, bố trí đúng người, đúng việc theo chế độ vị trí việc làm; có tiêu chuẩn, tiêu chí đối với từng vị trí việc làm; quy định cụ thể chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng để làm căn cứ cho việc tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đánh giá, thực hiện chính sách, khen thưởng, kỷ luật và quản lý đội ngũ công chức Phát huy tinh thần đoàn kết, truyền thống của cơ quan, xây dựng và tổ chức thực hiện quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, phòng chống tham nhũng, lãng phí, xây dựng cơ quan phát triển vững mạnh
Công tác đào tạo bồi dưỡng CBCC văn phòng đã được quan tâm Việc cử CBCC tham gia các lớp bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ đã góp phần trong việc nâng
3) Quy trình, nghiệp vụ hành chính
Có thể nói, trong các năm qua Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan Công tác văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ rõ rệt, nhiều mặt công tác đi vào chiều sâu Chất lượng tham mưu, tổng hợp được nâng lên; việc thực hiện Quy chế làm việc có tiến bộ; thông tin báo cáo thực hiện khá nền nếp; hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, công tác tuyên truyền được quan tâm, chú ý; công tác văn thư-lưu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính được chú trọng, công tác hậu cần đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đề ra
- Công tác văn thư, lưu trữ:
Công tác Văn thư được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả Những văn bản quan trọng được mẫu hóa tạo nên sự thống nhất trong soạn thảo văn bản của các đơn vị thuộc UBND huyện Cẩm Xuyên
- Việc quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên đều được văn thư thực hiện theo quy định của Nhà nước đúng quy trình, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc và tính bí mật của văn bản trong hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu Đặc biệt, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong việc quản lý văn bản trên mạng TD Ofice giúp cho việc quản lý văn bản được thống nhất thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như theo dõi số lượng văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan một cách đầy đủ và chính xác nhất Tính đến tháng 02/12/2021văn phòng đã tiếp nhận, xử lý và chuyển giao 10.675 số văn bản đến (tăng 12.25% so với cùng kỳ năm 2018); đóng dấu phát hành 14.858 số văn bản đi (tăng 13% so với cùng kỳ năm 2018) Đối với công tác lưu trữ, thực hiện tốt thu thập và chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu để xác định thời hạn bảo quản căn cứ theo danh mục thời hạn bảo quản của UBND Trên nhu cầu thực tế tiến hành các đợt giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh để quản lý lâu dài, đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng Đặc biệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quản đáng kể đến:
+ Với việc thiết kế phần mềm giao diện quản lý văn bản tiện dụng, dễ sử dụng có thể cho phép đăng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư
+ Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản Chương trình có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, tra tìm và thống kê văn bản của UBND Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ.
+ Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ, viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin văn bản thông qua hệ thống mạng LAN Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
+ Với những tính năng như vậy, chương trình đã hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư của UBND góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng của công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo
- Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học công nghệ vào trong hoạt động văn phòng nhằm hiện đại hóa văn phòng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động
- Tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý: Công tác tham mưu tổng hợp và công tác hậu cần đã được thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho các hoạt động văn phòng ngày một khoa học và công nghệ hóa hơn Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại hỗ trợ xử lý.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HOÁ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM XUYÊN, TỈNH HÀ TĨNH
Nhóm giải pháp về thể chế
Nhóm giải pháp về thể chế là nhóm giải pháp về xây dựng hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn để tạo một môi trường thống nhất cho cơ quan, tổ chức Dưới đây là 05 giải pháp về thể chế mà tôi đưa ra nhằm hoàn thiện văn bản quy định của UBND huyện Cẩm Xuyên nói chung và Văn phòng nói riêng
Thứ nhất, cần hoàn thiện hệ thống, văn bản tài liệu làm cơ sở pháp lý cho các công tác phục vụ hoạt động của UBND huyện Cẩm Xuyên
Thứ hai, đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục, đào tạo nâng cao nhận thức của cán bộ về vai trò, ý nghĩa của việc hiện đại hóa công tác văn phòng Cán bộ, công chức cần tìm hiểu, học tập, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, nắm vững kiến thức về CNTT, thay đổi lề lối làm việc cũ kỹ, thủ công
Thứ ba, tăng cường kiểm tra giám sát thủ tục hành chính
Nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây dựng thể chế là nhiệm vụ quan trọng, có tính chất khởi đầu và quyết định hiệu quả của nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính ở các giai đoạn thực thi pháp luật UBND đã chỉ đạo thành lập và duy trì hoạt động của Văn phòng Kiểm soát văn bản hành chính được đặt tại phòng Văn thư, tăng cường nhân lực và vật lực nhằm bảo đảm hoàn thiện các quy định về thủ tục hành chính, đặc biệt là giúp cơ quan chủ trì soạn thảo thiết kế các quy định thủ tục hành chính một cách rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện nhất
Thứ tư, Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm hơn nữa đến việc hiện đại hóa văn phòng, đặc biệt cần nghiêm túc thực hiện kỷ luật kỷ cương hành chính trong thực thi công vụ Nhiệm vụ là đến tháng 06 năm 2023 toàn thể CBCC đeo thẻ khi thực thi công vụ, lao động hợp đồng đeo phù hiệu khi làm việc.
Thứ năm, việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, thực chất là một phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định tại nhiều VBQPPL và quy định, quy chế trong cơ quan Đây cũng là lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc
3.2 Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng
Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn phòng ở các vị trí làm việc phải được phù hợp với nội dung công việc Có kế hoạch tổ ĐTBD, nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn phòng chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Trường đào tạo Cán bộ công chức chủ trì ĐTBD CBCC, người lao động có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật những kiến thức cần thiết về quản lý nhà nước, CCHC, kiến thức về hội nhập và kỹ năng thực thi công việc để phục vụ yêu cầu của công dân, tổ chức ngày càng tốt hơn Thông qua đó, giúp họ nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm được giao, đồng thời hoàn thiện các tiêu chuẩn của ngạch và của từng vị trí chức danh đang đảm nhiệm
Thông qua các khóa ĐTBD, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ CBCC, người lao động ở các phòng ngày càng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của nhiệm vụ trong tình hình mới Đội ngũ CBCC đã làm tốt hơn nhiệm vụ tham mưu, đề xuất nhiều giải pháp để thực thi có hiệu quả nhiệm vụ, công cụ Các kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, khoa học quản lý, chính trị, pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, đạo đức thực thi công vụ cùng với các kỹ năng mềm như: kỹ năng lãnh đạo, kiểm tra, giám sát, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, kỹ năng quản lý và phát triển nhân sự, kỹ năng giải quyết công vụ, kỹ năng giải quyết tình huống đã được vận dụng vào giải quyết công việc, bước đầu tạo được niềm tin của công dân và tổ chức vào cơ quan nhà nước.
Nhóm giải pháp về công nghệ
Về trang thiết bị kỹ thuật:
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò là trợ thủ đắc lực, đem lại hiệu quả cho hoạt động của văn phòng Trang thiết bị văn phòng ngày càng cải tiến với nhiều chủng loại phong phú và đa dạng, giá thành hợp lý, Tuy nhiên việc lựa chọng các trang thiết bị văn phòng cho cơ quan cần dựa trên tiêu chí cơ bản sau:
- Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn của từng cán bộ, nhân viên văn phòng
- Kinh tế: việc mua sắm trang thiết bị phải đảm bảo giá thành phù hợp, tiết kiệm điện, tiết kiệm nhiên liệu Trên thị trường có rất nhiều loại trang thiết bị, nhiều hãng sản xuất Việc mua sắm trang thiết bị phải phù hợp với nguồn kinh phí được cấp của cơ quan Khi mua cần phải thử vận hành trước, đảm bảo yếu tố dễ sử dụng trong cách dùng và cách sửa chữa khi có sự cố xảy ra
- Bảo mật: một số thiết bị cần thiết phải có chức năng bảo mật thông tin như : máy tính bàn, máy tính xách tay
- Hiện đại: Văn phòng cần tư vấn cho Lãnh đạo khi mua các thiết bị có tính năng tích hợp nhiều chức năng như: máy scan có thêm chức năng photocopy và fax Máy photocopy tích hợp chế độ in mầu, máy tính công nghệ hiện đại
Về công nghệ thông tin:
Công nghệ thông tin đang được ứng dụng một cách sâu rộng trong lĩnh vực quản lý hành chính của các cơ quan nhà nước
Sau một thời gian vận hành sử dụng phần mềm Văn điện tử phiên bản cũ, phần mềm đã phát sinh nhiều bất cập và hạn chế Trên cơ sở tiếp thu những ý kiến đóng góp của các CBCC của các đơn vị, nhằm khắc phục những nhược điểm, bất cập của phần mềm Văn phòng UBND đã triển khai xây dựng phiên bản mới của phần mềm văn phòng điện tử
2017, hoạt động trên nền tảng Sharepoint 2015
Phần mềm phiên bản mới được thiết kế trên cơ sở kế thừa phiên bản cũ nên về quy trình, vận hành của các Module của hệ thống phần mềm không thay đổi Cái khác của phiên bản mới so với phiên bản cũ là xây dựng trên nền tảng công nghệ từ Share point 2013 lên Sharepoint 2015 nên giao diện của phần mềm sẽ có nhiều đổi mới, tiện ích, tối ưu hóa các thao tác sử dụng phần mềm của người sử dụng hơn so với phiên bản cũ Nhằm giúp người sử dụng thao tác thuận tiện hơn, dễ sử dụng phần mềm hơn
Số hóa tài liệu lưu trữ có thể cho là nhiệm vụ mới, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và phục vụ công tác lưu trữ, tra tìm tài liệu Đó được xem là công việc nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân Hiểu đơn giản thì số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang file điện tử lưu trữ trong phần mềm máy tính Giảm bớt khối lượng kho lưu trữ, phần mềm tiện ích, nhỏ gọn Khicần tìm dữ liệu chúng ta chỉ cần gõ từ khóa để tìm kiếm, công tác này tiết kiệm thời gian tối đa và giảm bớt công sức tra tìm thủ công
Hình 3.1 Mô hình số hóa tài liệu lưu trữ
Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
3.4.1 Làm tốt việc tổ chức thực hiện trên cơ sở các quy định của từng lĩnh vực công tác cụ thể; thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO : 9001-2000
- Trên cơ sở Quy chế làm việc của Văn phòng, các đơn vị xây dựng các quy định cụ thể cho bộ phận công tác, quy trình hoá các công việc thường xuyên, làm cơ sở để xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch;
- Lãnh đạo Văn phòng cụ thể hoá chương trình công tác của các lĩnh vực, làm tốt vai trò người đứng đầu, giao việc, chỉ đạo, quản lý sâu sát việc thực hiện của các đơn vị, kịp thời phát hiện và tháo gỡ vướng mắc; đảm bảo lập lịch công tác tuần đầy đủ, đúng hạn.
- Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo các đơn vị xây dựng và tổ chức thực hiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị thuộc Văn phòng, giữa Văn phòng với các đơn vị thuộc Bộ trong các lĩnh vực CCHC, tham mưu tổng hợp, quản trị, kế toán và các hoạt động khác có liên quan Làm rõ đầu mối và phương thức phối hợp
- Thủ trưởng đơn vị căn cứ Khung Kế hoạch công tác năm 2019 và các biện pháp thực hiện chung của Văn phòng xây dựng kế hoạch công tác cụ thể của đơn vị, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực Lập kế hoạch tháng, tuần, phân công, giao việc đến từng cá nhân có sự tham gia của CBCC và tổ chức thực hiện Tăng cường kiểm tra, giám sát, đôn đốc tiến độ, kịp thời phát hiện, báo cáo, tháo gỡ vướng mắc Thực hiện việc xây dựng và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, thực hiện kế hoạch công tác tuần, tháng của Lãnh đạo Phòng và chuyên viên quản lý trên Văn phòng điện tử.
- Tiếp tục cải tiến, hoàn thiện chương trình và phương pháp giao ban tháng của Văn phòng trên văn phòng điện tử theo hướng phát huy tính chủ động và trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị Coi việc thực hiện chương trình giao ban là một phương tiện chính để giao, nhận, kiểm tra đôn đốc, báo cáo kết quả công tác của đơn vị
- Phối hợp chặt chẽ giữa cấp uỷ Đảng, chính quyền, tổ chức Công đoàn, Đoàn TNCS HCM ở Văn phòng và các đơn vị, để phát huy tốt nhất vai trò từng tổ chức, đoàn thể trong lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao
3.4.2 Thực hiện tốt Quy chế dân chủ, có cơ chế thiết thực khuyến khích từng cá nhân và tập thể phát huy năng động, sáng tạo, làm hết trách nhiệm, làm vượt khối lượng, làm thêm công việc do Văn phòng yêu cầu
- Có biện pháp thích hợp nâng cao hiệu quả thực hiện đầy đủ các nội dung đảm bảo quy chế dân chủ Mở rộng dân chủ bàn bạc, tập hợp các sáng kiến cải tiến của CBCC, người lao động, nghiêm túc nghiên cứu ứng dụng các giải pháp hữu ích
- Hạn chế làm ngoài giờ do tổ chức sắp xếp công việc không khoa học Những việc bắt buộc phải làm thêm giờ, thêm việc, cần được tổ chức theo dõi để kịp thời biểu dương và thực hiện chế độ bồi dưỡng phù hợp với quy định chung, đồng thời có phương thức thanh toán kịp thời những công việc có tính chất thuê khoán Nghiên cứu phương án mở rộng khoán kinh phí cho các đơn vị thuộc Văn phòng để chủ động tiết kiệm, trực tiếp bồi dưỡng CBCC.
3.4.3 Nâng cao ý thức tự giác, ý thức tổ chức kỷ luật của từng CBCC, người lao động; tăng cường kỷ luật kỷ cương hành chính ở mỗi đơn vị
- CBCC phải nắm kỹ và thực hiện đúng các quy định liên quan đến vị trí làm việc, tính chất công việc và các mối quan hệ công tác của mình Nghiêm chỉnh chấp hành giờ giấc làm việc, chế độ báo cáo, nghỉ việc, đi công tác, các quy định về quy chế văn hoá công sở và các quy định khác của cơ quan
- Thủ trưởng đơn vị duy trì chế độ giao ban, kiểm tra đôn đốc; kịp thời nhắc nhở, chấn chỉnh, tập trung chỉ đạo, hỗ trợ các vị trí làm việc còn yếu kém
- Các công việc có sử dụng kinh phí, ngân sách nhà nước đều phải chấp hành đúng các quy định về tài chính Coi việc chấp hành các quy định này là thực hiện Luật phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
3.4.4 Đảm bảo điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn cho CBCC
- Sắp xếp ổn định phòng làm việc, đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho CBCC, nhất là hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị tin học
- Thường xuyên phòng ngừa, khắc phục nhanh các sự cố về các phần mềm tin học phục vụ tổng hợp báo cáo, giao ban, quản lý văn bản và các công tác chuyên môn khác của Văn phòng
- Trang bị các công cụ làm việc cho CBCC, người lao động để nâng cao năng suất, chất lượng các công việc dịch vụ, phục vụ cơ quan