CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN CẨM XUYÊN
2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính
Nói đến công tác văn phòng, thì phải hình dung ngay đến khối lượng văn bản phải xử lý hàng ngày. Văn phòng Tổng cục là đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác văn thư - Lưu trữ trong toàn cơ quan đúng nguyên tắc, thủ tục hành chính. Đảm bảo tiếp nhận, chuyển tài liệu công văn đúng nơi, đúng người và kịp thời. Công tác văn thư
không chỉ đơn thuần là hoạt động nhận và gửi văn bản mà đã tổ chức khoa học và áp dụng các thành quả của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin trong việc xử lý văn bản. Việc phân luồng xử lý, theo dõi chính xác địa chỉ văn bản đi, đến, thời gian thực hiện, kết quả thực hiện… là những đóng góp không nhỏ của văn phòng trong công tác quản lý điều hành vĩ mô của UBND
Trước đây, do chưa có ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ nên mọi hoạt động được diễn ra đơn thuần chủ yếu thủ công trên sổ sách. Do vậy công việc hạn chế trong việc thống kê, lập mục lục phân loại văn bản đi - đến trong cơ quan, gây khó khăn trong việc theo dõi chỉ đạo công việc cơ quan của lãnh đạo. Hạn chế trong việc tra tìm thông tin: dùng các sổ đăng ký để tra tìm văn bản thực hiện chậm, tốn nhiều thời gian, công sức và độ tin cậy thiếu chính xác khi cần tổng hợp, báo cáo.
Việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã được đổi mới và hiện đại hơn khi văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ. Với việc ứng dụng CNTT những hạn chế trên đã được khắc phục và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Trong đó ứng dụng phần mềm SELAB tiêu chuẩn ISO 9001:2008. UBND huyện Cẩm Xuyêntriển khai việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Từ đây, mọi hoạt động trong công tác này đã được đổi mới, mang lại hiệu quả công việc cao.
Việc lập hồ sơ điện tử UBND huyện Cẩm Xuyên được thực hiện dựa trên hệ thống quản lý điều hành tập trung (Net – Offic 5.0) và thao tác chủ yếu với chức năng
“Làm việc với văn bản”. Văn bản đến Tổng cục Hải quan từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký. Tất cả văn bản đến trừ văn bản mật đều được cập nhật trên hệ thống tại mục “Công văn đến”, văn bản sẽ được Scan và gắn tệp phụ lục, lập hồ sơ công việc và khai thác sử dụng.
Hình 2.3: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Hệ thống đưa ra các trạng thái màu sắc để hiện tình trạng văn bản:
Màu đỏ: Công văn chưa được duyệt. Tức là công văn chưa được chính thức hóa hệ thống. Văn thư nhập công văn còn có thể sửa được nội dung đã nhập.
Màu xanh lá cây: Công văn đã được duyệt. Tức là công văn đã được chính thức hóa trên hệ thống. Lúc này không ai có thể sửa được nội dung công văn trừ khi công văn được hủy duyệt.
Màu xanh nước biển : Công văn đã được xử lý. Tức công văn được lập thành hồ sơ công việc để xử lý.
Màu ghi nhạt: Công văn đã được xử lý xong, tương đương hồ sơ công việc xử lý công văn này đã được kết thúc.
Căn cứ vào các trạng thái biểu hiện trên hệ thống, việc theo dõi tiến độ xử lý công việc được quản lý chặt chẽ. Văn bản quá hạn xử lý đều được hiển thị, cảnh báo bằng dòng chủ đỏ chạy , nhấp nháy bất kể bạn đang ở chức năng khi bạn đăng nhập hệ thống và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tuwngc chuyên viên, đơn vị. Trường hợp văn bản thực tế đã được xử lý bằng hồ sơ giấy nhưng không được phân luồng xử lý, không cập nhật thông tin xử lý trên hệ thống thì mặc nhiên được coi là chưa xử lý và chưa hoàn thành công việc.
Qua số liệu tìm hiểu tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên, số lượng văn bản đến và băn bản đi từ năm 2018-2021 như sau:
Năm
Số lượng VB 2018 2019 2020 2021
Văn bản đi 11.452 12.634 13.893 14.858
Văn bản đến 8.713 10.967 9.676 10.675
(Nguồn Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên)
Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng, số lượng văn bản đến và văn bản đi UBND huyện Cẩm Xuyên qua các năm tăng nhanh. Chính vì vậy. tập trung nghiên cứu ứng dụng CNTT hiện đại trong công tác quản lý văn bản là một trong các yếu tố quan trọng để hoàn thành các mục tiêu đề ra trong công tác này.
Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở các quy định của pháp luật ngay từ khi chuyển về trụ sở mới, phòng lưu trữ của cơ quan đã được đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hiện đại. Phòng lưu trữ được bố trí riêng nằm trên tầng số 02, các trang thiết bị làm việc bao gồm: máy tính, máy photo, máy in, máy scan, phần mềm soạn thảo văn bản…khá đầy đủ và đáp ứng được nhu cầu của công việc cũng như làm việc của các cán bộ lưu trữ. Hệ thống trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu hiện đại và đổi mới hơn, hệ thống cứu hỏa thông minh được bố trí khoa học. Hiện nay, tổng diện tích kho lưu trữ là 30m2.
Bảng số liệu thống kê số lượt khai thác tài liệu lưu trữ năm 2018-2021
Theo số liệu thống kê cho thấy số lượt khai thác tài liệu lưu trữ tăng tăng đột biến, điều này cho thấy việc sử dụng tài liệu lưu trữ cho công việc ngày càng cao. Do đó, tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Cẩm Xuyên cần được quan tâm đổi mới để phụ công tác tra tìm tài liệu phục vụ cho công tác của cơ quan.
Tuy hệ thống kho lưu trữ đã được đáp ứng về yêu cầu điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ nhưng công tác ứng dụng CNTT vào quản lý tài liệu vẫn theo truyền thống.
Số lượng tài liệu được chỉnh lý còn ít, mới chỉ dừng lại ở việc lập hồ sơ và sắp xếp phục vụ khai thác của cơ quan trong giai đoạn hiện hành.
Để từng bước đưa hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, Văn phòng các cấp đã tiến hành kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ trong toàn cơ quan, góp phần không nhỏ vào việc đưa công tác này được thực hiện thống nhất trong toàn ngành.
Công tác số hóa tài liệu và xây dựng công tác lưu trữ điện tử đang được nghiên cứ để triển khai trong thời gian tới.
2.3.2.2. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
Trong quá trình lãnh đạo, quản lý của văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên luôn có nội dung thông tin chính xác có chất lượng cao và kịp thời đã tạo điều kiện để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu quả của lãnh đạo, quản lý. Các thông tin, dữ liệu có chất lượng cao giúp cấp lãnh đạo, quản lý xây dựng được chủ trương, đường lối, chính sách sát đáng đáp ứng yêu cầu công việc, được ban hành kịp thời giải quyết tốt các nhiệm vụ trọng tâm của UBND.
Năm 2013 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2021
268 460 960 1126
Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại Văn phòng UBND luôn quan tâm chú trọng, mọi thông tin được phản ánh chính xác, kịp thời. Đối với những thông tin mang tính bí mật, đảm bảo cho công tác điều tra và công tác phục vụ công việc được đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối. Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong văn phòng được thực hiện theo cấp, thông tin từ trên xuống dưới và thông tin từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin giữa các với nhau luôn được đảm bảo chính xác, rõ ràng, nguồn tin có độ tin cậy cao.
So với việc tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo theo kiểu truyền thống (thông tin qua chủ yếu văn bản giấy tờ, qua báo cáo, trao đổi trực tiếp khi gặp mặt...) thì hiện nay công tác thông tin đã được đổi mới căn bản khi văn phòng đã tham mưu và xây dựng cho UBND huyệnthực hiện ứng dụng CNTT vào công tác này.
Việc tổ chức cuộc họp trực tuyến trong công tác thông tin cũng được đổi mới khi cơ quan đã bước đầu xây dựng họp trực tuyến. Từ đây, nguồn thông tin được đa dạng và khách quan hơn, giảm thiểu được chi phí và lạm phát giấy tờ.
Hình 2.4: Hình ảnh họp truyền thống
Hình 2.5: Sáng ngày 9/9 Đồng chí Hà Văn Bình – Phó bí thư huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện chủ trì đã tổ chức cuộc họp trực tuyến với các phòng, ngành, các xã, thị trấn để triển khai các nhiệm vụ ứng phó với bão số 5.
Để đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhà nước, UBND huyện Cẩm Xuyên yêu cầu tăng cường sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trong toàn cơ quan. Trong đó, phải thường xuyên rà soát việc triển khai sử dụng các ứng dụng dùng chung tại các cơ quan địa phương và hỗ trợ kỹ thuật, đề xuất các giải pháp xử lý các sự cố liên quan để đảm bảo việc sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung thống nhất, thông suốt, thuận lợi. Do đó, công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý luôn kịp thời và chính xác.
Trong những năm qua, Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là một trong những đơn vị có chức năng thông tin về tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo đạt thành tích cao và là tấm gương cho các đơn vị toàn ngành biểu dương.
2.3.3.3. Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng 1) Tổ chức bộ máy văn phòng
Bộ máy văn phòng được xây dựng theo yêu cầu tinh gọn và đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Cách thức tổ chức bộ máy văn phòng của Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là hợp lý, đã có sự phân chia rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể của mỗi phòng ban, tránh được tình trạng chồng chéo trong thực hiện các công việc, nhiệm vụ của công tác văn phòng.
2) Xây dựng và tổ chức quy chế làm việc của cơ quan.
Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên đã xây dựng nội quy, lề lối làm việc trong cơ quan: tổ chức lực lượng thường trực bảo vệ, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, phòng chống dịch bệnh trong cơ quan, phối hợp chặt chẽ giữa chính quyền với các tổ chức đoàn thể trong công tác cán bộ, thanh niên, nữ công…. đã tạo mọi điều kiện về cơ sở vật chất, thời gian để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.
- Văn phòng đã xây dựng và ban hành các nội quy quy chế như : Quy chế công tác văn thư lưu trữ toàn cơ quan, Nội quy photo tài liệu tại Văn phòng, Nội quy sao chép tài liệu lưu trữ, Nội quy phòng cháy chữa cháy. Các quy định trên là cơ sở để cán bộ văn phòng thực hiện và chấp hành mọi hoạt động của cơ quan trong công tác văn phòng.
Bên cạnh đó,Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo những nhu cầu cho hoạt động bình thường của UBND huyện Cẩm Xuyên. Phục vụ chu đáo các yêu cầu về phương tiện đi lại của CBCC, tổ chức nơi ăn nghỉ để đón tiếp khách về công tác tại UBND được chu đáo, thuận tiện và an toàn. Chú trọng đến việc xây dựng, sửa chữa nhà làm việc, bố trí sắp xếp phòng làm việc cho các đơn vị trong UBND, đảm bảo các nhu cầu thiết yếu cho hoạt động hàng ngày của cơ quan về điện nước và vệ sinh chung.
Nhận thấy được vai trò to lớn của mình, UBND huyện Cẩm Xuyên đã đóng góp cho xã hội nhiều những kết quả mong đợi trong thời gian gần đây, trong đó công tác văn phòng đóng góp quan trọng trong công tác cải cách hành chính và xây dựng cơ chế một cửa hiện đại, hiệu quả tối ưu về các thủ tục hành chính. Có thể khẳng định rằng, hiện đại hóa văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là một yêu cầu tất yếu để văn phòng ngày càng thực hiện các nhiệm vụ của mình được tốt hơn.
* Công tác tổng hợp
- Trong công tác tổng hợp Văn phòng đã thực hiện tốt việc nắm bắt, tổng hợp thông tin và xây dựng các loại báo cáo định kỳ, đột xuất; báo cáo công tác cải cách hành chính và các báo cáo chuyên đề cụ thể theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan.
- Xây dựng kế hoạch, phối hợp chuẩn bị tài liệu và tổ chức thực hiện thành công các Hội nghị quan trọng của cơ quan. Phối hợp với các đơn vị khác để hoàn thành tốt các nhiệm vụ trọng tâm văn phòng đã được giao.
- Rà soát, đôn đốc các đơn vị trong toàn ngành thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tại các thông báo, kết luận nhằm đảm bảo hoàn thành các công việc của các đơn vị theo đúng tiến độ.
3) Công tác tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng a) Công tác tham mưu và giúp việc
Văn phòng đã tổng hợp tài liệu hội nghị, hội thảo, giao ban tháng, quý, tài liệu phục vụ các cuộc họp đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Công tác giúp việc cho lãnh đạo UBND có nhiều chuyển biến và đổi mới, từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng được nhiệm vụ, phục vụ tốt cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành. Cụ thể, các cán bộ, công chức đã chủ động lập kế hoạch chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý và năm theo mảng công tác được phân công; Thông báo và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tới các đơn vị trực thuộc một cách chính xác, kịp thời.
Bên cạnh đó còn tổng hợp đề xuất, kiến nghị của các đơn vị đến lãnh đạo cơ quan để giải quyết theo quy định.
- Trình và được lãnh đạo phê duyệt phương án ứng dụng công nghệ mới để hỗ trợ công tác giúp việc cho lãnh đạo.
b) Công tác hành chính
- Thứ nhất, công tác chỉ đạo, hướng dẫn
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra công tác Văn phòng đối với các đơn vị cơ quan nhằm đảm bảo thực hiện nền nếp, thống nhất, đúng quy định về công tác văn phòng trong toàn cơ quan; tham gia Đoàn Kiểm tra công tác văn thư lưu trữ của UBND tỉnh kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các đơn vị thuộc hệ thống Dự trữ quốc gia tại tỉnh.
+ Thực hiện công tác chuẩn bị nội dung và tham gia phục vụ Đoàn kiểm tra của Công an kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật nhà nước của UBND đạt kết quả tốt.
+ Phối hợp Trường tổ chức các lớp tập huấn công tác văn phòng cho cán bộ công chức làm công tác văn phòng trong toàn cơ quan; Tham mưu trình Lãnh đạo Văn phòng đánh giá công tác quản lý và sử dụng sản phẩm mật mã không do cơ yếu trực tiếp sử dụng; rà soát, kiểm kê, kiểm tra máy mã thoại-fax trong toàn cơ quan.
+ Tham mưu cho lãnh đạo ký ban hành một số văn bản hướng chỉ đạo, chấn chỉnh hoạt động công tác hành chính trong cơ quan như: công tác bảo vệ bí mật nhà nước, các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ…
- Thứ hai, tổ chức thực hiện công tác hành chính tại cơ quan UBND
Công tác văn thư, lưu trữ đã được quan tâm sát sao. Cơ quan đã xây dựng thành công phần mềm TD Office trong công tác quản lý văn bản, bên cạnh đó đã ứng dụng được công nghệ thông tin vào một số lĩnh vực hành chính phục vụ cho công tác hiện đại hóa văn phòng và giảm thiểu thủ tục hành chính, áp dụng đổi mới cơ chế một cửa UBND huyện Cẩm Xuyên.
2.3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Hiện nay, văn phòng đang triển khai sử dụng 6 hệ thống thông tin dùng chung gồm: hệ thống quản lý văn bản và điều hành; một cửa điện tử; kiểm soát thủ tục hành chính; các cổng/trang thông tin điện tử; thư điện tử công vụ và hệ thống quản lý cán bộ, công chức.
Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên đã áp dụng ứng dụng CNTT phục vụ cho công tác văn phòng như: Phần mềm Selab 5.0 theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản hồ sơ trong môi trường mạng, tổ chức hội họp trực tuyến trong một số hội nghị, hệ thống camera quan sát an ninh. Trong đó, đáng chú ý hơn cả khi có sự hiện đại hóa việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là “bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Văn phòng UBND huyện. Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất các loại giấy tờ về hải quan mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân.
Quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” tại Văn phòng đã có sự thay đổi căn bản về quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế “một cửa”, trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả… Chính vì vậy, yêu cầu về công tác văn thư cũng đã có nhiều thay đổi để đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Có