Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGCHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨNISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆNHƯƠNG SƠN, TỈ
lOMoARcPSD|38592384 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN, TỈNH HÀ TĨNH BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng Mã phách: Hà Nội - 2023 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 LỜI CẢM ƠN Bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu quan trọng, thể hiện sự quan sát, tìm hiểu và sự sáng tạo của mỗi sinh viên trong việc ứng dụng kiến thức lý luận vào thực tế Tuy nhiên, để hoàn thiện công trình này đòi hỏi phải có sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn của thầy cô giáo chuyên ngành, các cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ Để hoàn thành đề tài này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia nói chung và thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường Và tập thể cán bộ công chức tại UBND huyện Hương Sơn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây bài làm của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên Đinh Thị Hải Yến Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố bằng bất kì hình thức nào trước đây Các số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét, đánh giá đều do tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn Nếu không đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình 1 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN -1 LỜI CAM ĐOAN 1 MỤC LỤC -2 PHẦN MỞ ĐẦU 5 1 Lý do chọn đề tài 5 2 Lịch sử nghiên cứu -5 3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu -6 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6 5 Phương pháp nghiên cứu -7 6 Cấu trúc đề tài -7 PHẦN NỘI DUNG -8 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000- - -8 1.1 Một số khái niệm cơ bản -8 1.1.1 Khái niệm chất lượng -8 1.1.2 Khái niệm Quản lý chất lượng -8 1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng 9 1.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.2.1 Vài nét về tổ chức ISO 9 1.2.2 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 -10 1.2.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 -11 1.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn phòng -13 2 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 1.3.1 Vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng -13 1.3.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng -14 1.3.3 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng -14 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN -16 2.1 Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Hương Sơn -16 2.1.1 Khái quát huyện Hương Sơn -16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Hương Sơn -17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Hương Sơn -19 2.2 Tình hình ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn 20 2.2.1 Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20 Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn -20 2.2.2 Trong công tác quản lý văn bản 23 2.2.3 Trong công tác đào tạo công chức, viên chức 24 2.3 Nhận xét tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn 26 2.3.1 Ưu điểm -26 3 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 2.3.2 Hạn chế 27 2.3.3 Nguyên nhân -28 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 29 3.1 Nâng cao nhận thức cho CBCC về bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng -29 3.2 Thực hiện đồng bộ các yêu cầu trong ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 29 3.3 Hoàn thiện ban hành quy chế, quy định về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng -30 PHẦN KẾT LUẬN -31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -32 PHỤ LỤC -33 4 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Trong một cơ quan, tổ chức văn phòng có được vị trí gần như là không thể thay thế, vì văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ các hoạt động của văn phòng được xem là yếu tố cấu thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan đó Đặc biết trong thời kỳ hội nhập và đổi mới của đất nước ta hiện nay, công tác văn phòng càng nắm vai trò trọng yếu Điều này cũng đặt ra một sự thách thức với văn phòng của các cơ quan khi mà văn phòng cần cải tiền, cần thay đổi mới bắt kịp sự thay đổi của thời đại Và việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng chính là một trong những cách để cải tiến hoạt động của văn phòng Là một cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện Hương Sơn đã và đang áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO ở nhiều hoạt động và trong đó không thể nào không có công tác văn phòng Tuy nhiên, việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng ở nơi đây chưa được phát huy tối đa hiệu quả, hay nói cách khác là chưa áp dụng một cách triệt để Xuất phát từ nhu cầu học tập và nghiên cứu thực tiễn tại UBND huyện Hương Sơn, tác giả quyết định lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn” để nghiên cứu 2 Lịch sử nghiên cứu Đề tài nghiên cứu đã có nhiều các luận văn, đề tài tốt nghiệp, bài nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chính nhà nước, cụ thể như: Nguyễn Trung Thông (1995), ISO: 9000 trong dịch vụ hành chính Đây là tài liệu hướng dẫn thực hiện ISO trong các CQHCNN trong việc cung cấp dịch vụ hành chính 5 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 công; Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính nhà nước, thực tiễn tại Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội; - Bùi Thu Trang(2013), Đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong quản lý hành chính nhà nước tại UBND quận qua thực tiễn của Quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội - Cù Ngọc Tuấn (2013), Hoàn thiện việc giải quyết thủ tục hành chính tại UBND các quận, huyện thành phố Hà Nội theo tiêu chuẩn ISO, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội…Tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào về “Khảo sát đánh giá nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Hương Sơn” 3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Một là, nghiên cứu lý luận về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Hai là, trên cơ sở lý luận, nghiên cứu đánh giá thực trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn Ba là xuất phát từ thực trạng trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ bản của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn - Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Đề tài nghiên cứu trong giai đoạn năm 2021 - 2023 Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng UBND huyện Hương Sơn 5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung - Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát văn bản, công việc, nhiệm vụ của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan ứng dụng ISO trong công tác văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại BUND huyện Hương Sơn để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của việc ứng dụng 6 Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Kết cấu nội dung bài bao gồm 3 chương: Chương 1 Lý luận chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 7 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 Chương 2 Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm chất lượng Có rất nhiều khái niệm định nghĩa về chất lượng, như: “ Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu” Hay: “Chất lượng sự tuyệt hảo của sản phẩm” Còn có “ Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra và nhu cầu tiềm ẩn.” Như vậy, có thể hiểu rằng chất lượng là khả năng tập hợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng 1.1.2 Khái niệm Quản lý chất lượng Đây là khái niệm được nhiều chuyên gia phân tích và đưa ra quan điểm Theo Kaoru Ishikawa, quản trị chất lượng là quá trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO cho rằng Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất 8 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com) lOMoARcPSD|38592384 lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống nhất định Có thể hiểu đơn giản rằng Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp của một tổ chức nhằm định hướng và kiểm soát về chất lượng 9 Downloaded by Huyen DO (tailieuso.16@gmail.com)