Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGCHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨNISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆNHƯƠNG SƠN, TỈ
Lịch sử nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu đã có nhiều các luận văn, đề tài tốt nghiệp, bài nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 vào hoạt động hành chính nhà nước, cụ thể như: Nguyễn TrungThông (1995), ISO: 9000 trong dịch vụ hành chính Đây là tài liệu hướng dẫn công; Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính nhà nước, thực tiễn tại
Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội; - Bùi Thu Trang(2013), Đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong quản lý hành chính nhà nước tại UBND quận qua thực tiễn của Quận Thanh Xuân,thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học việnHành chính, Hà Nội - Cù Ngọc Tuấn (2013), Hoàn thiện việc giải quyết thủ tục hành chính tại UBND các quận, huyện thành phố Hà Nội theo tiêu chuẩnISO, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, HàNội…Tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào về “Khảo sát đánh giá nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Hương Sơn”.
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Một là, nghiên cứu lý luận về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Hai là, trên cơ sở lý luận, nghiên cứu đánh giá thực trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn
Ba là xuất phát từ thực trạng trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát văn bản, công việc, nhiệm vụ của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan ứng dụng ISO trong công tác văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại BUND huyện Hương Sơn để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của việc ứng dụng.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Kết cấu nội dung bài bao gồm 3 chương:
Chương 2 Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn
Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩnISO trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn
LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
Một số khái niệm cơ bản
Có rất nhiều khái niệm định nghĩa về chất lượng, như: “ Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”.
Hay: “Chất lượng sự tuyệt hảo của sản phẩm” Còn có “ Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra và nhu cầu tiềm ẩn.”
Như vậy, có thể hiểu rằng chất lượng là khả năng tập hợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng.
1.1.2 Khái niệm Quản lý chất lượng Đây là khái niệm được nhiều chuyên gia phân tích và đưa ra quan điểm. Theo Kaoru Ishikawa, quản trị chất lượng là quá trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng.
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO cho rằng Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống nhất định.
Có thể hiểu đơn giản rằng Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp của một tổ chức nhằm định hướng và kiểm soát về chất lượng.
1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.
Hệ thống quản lý chất lượng có tác động qua lịa với các hệ thống khác.Trong mối quan hệ này, Hệ thống quản lý chất lượng vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của các hệ thống quản lý khác.
Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.2.1 Vài nét về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh là International Organization for Standardization Đây là một tổ chức phi chính phủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy
Sỹ ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý.
Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những công việc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới thông qua việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện.
ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn ISO hiện có khoảng 180 Ủy ban kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêu chuẩn trong các lĩnh vực Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho các Ủy ban kỹ thuật và đó là một phần của quá trình xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từ các chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một tiêu chuẩn Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó được công bố là tiêu chuẩn quốc tế Sau đó mỗi nước lại có thể chấp nhận một phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn quốc gia của mình Mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nước khác nhau.
1.2.2 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO
9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm.
Và được áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO
9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:
ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu
ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - cơ sở và từ vựng
ISO 9004:2018 Quản lý chất lượng – Chất lượng của một tổ chức – Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững
ISO 19011:2018 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý.
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mà tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt nhất.”
Do thực tiễn áp dụng tại UBND huyện Hương Sơn nên tác giả đề cập đến tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại cơ quan này.
1.2.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Bộ Khung chính trong Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là theo nguyên lý cải tiến liên tục PDCA tức là Plan – Do – Check – Action (Lập kế hoạch – Thực hiện theo kế hoạch – Kiểm tra việc thực hiện có đúng theo hoạch định – Hành động đánh giá, cải tiến:
3 Thuật ngữ và định nghĩa
4 Bối cảnh của tổ chức
9 Đánh giá kết quả hoạt động
Ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn phòng
1.3.1 Vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng giúp cho văn phòng và tổ chức sẽ đạt được một số kết quả như:
- Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lập các quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân. Quy trình xử lý công việc cho các cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý và đúng luật và theo cơ chế một cửa;
- Một trong những nguyên tắc khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là các cơ quan, tổ chức phải minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân (hoặc khách hàng) Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân cơ hội kiểm tra;
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó, lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệ sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức của mình để có chỉ đạo kịp thời;
- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn;
- Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng dẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc.
- Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ nâng cao chất lượng hành chính.
1.3.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với các nghiệp vụ:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đến;
Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho công tác văn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng; đấu thầu
1.3.3 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng phải trải qua gồm ba giai đoạn gồm tám bước.
Giai đoạn 1 Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện
- Chọn tổ chức tư vấn (nếu cần)
- Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện.
Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
- Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
- Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động
- Đánh giá trước chứng nhận
- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
- Duy trì, cải tiến, đổi mới.
TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Hương Sơn
2.1.1 Khái quát huyện Hương Sơn
Hương Sơn là huyện miền núi nằm ở Tây Bắc của tỉnh Hà Tĩnh Phía Bắc giáp tỉnh Nghệ An Phía Nam giáp huyện Vũ Quang Phía Tây giáp Lào. Phía Đông giáp huyện Đức Thọ.
Huyện lị của huyện là thị trấn Phố Châu Các đơn vị hành chính của huyện bao gồm thị trấn Phố Châu, thị trấn Tây Sơn và các huyện Sơn Tây, Sơn Kim 1, Sơn Kim 2, Sơn Hồng, Sơn Lĩnh, Sơn Diệm, Sơn Quang, Sơn Giang, Sơn Lâm, Sơn Hàm, Sơn Trung, Sơn Phú, Sơn Trường, Sơn Phúc, Sơn Mai, Sơn Thủy, Sơn Bằng, Sơn Ninh, Sơn Thịnh, Sơn Hòa, Sơn An, Sơn Lễ, Sơn Tiến, Sơn Châu, Sơn Bình, Sơn Hà, Sơn Trà, Sơn Long, Sơn Tân, Sơn Mỹ.
Phía Bắc và Đông Bắc, có dãy núi Thiên Nhẫn làm ranh giới với tỉnh Nghệ An Sông Ngàn Phố, từ núi Bà Mụ gần đèo Kéo Nứa cao 754m chảy theo hướng Đông đến Linh Cảm thì hợp lưu với sông Ngàn Sâu ở Hương Khê chảy về thành sông La, chảy vào sông Cả.
Huyện có quốc lộ 8 đi theo lưu vực Ngàn Phố, qua huyện lị Phố Châu sang Lào, đường ô tô nối từ Nầm qua sông Phố bằng cầu treo rồi đi sang Thanh Chương, Anh Sơn nối liền với quốc lộ 7 ở huyện Lĩnh Sơn Đường Hồ Chí Minh qua huyện lị Phố Châu vào Quảng Bình.
Huyện Hương Sơn nguyên là huyện Dương Toại, thuộc huyện Cửu Đức, đời Tấn Vũ Đế tách lập huyện Phố Dương, nay có 2 làng Phố Châu vàPhúc Dương Đời Đường là châu Phúc Lộc Thời Đinh - Tiền Lê thuộc đấtHoan Châu, tức vùng Nghệ An và Hà Tĩnh ngày nay, gọi chung là Xứ Nghệ.
Nghệ An Thời Lê Thánh Tông, là huyện Hương Sơn, thuộc phủ Đức Quang, trấn Nghệ An Sau thuộc phủ Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh Năm 1867, đời Tự Đức, tách huyện Hương Sơn thành hai huyện là Hương Sơn và Hương Khê Năm
1884, sáp nhập huyện Hương Khê vào Hương Sơn, năm 1886, lại tách ra Sau năm 1975, sáp nhập hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh thành Nghệ Tĩnh Từ năm
1991, lại tách thành hai tĩnh như cũ, huyện Hương Sơn thuộc tỉnh Hà Tĩnh cho đến nay.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Hương Sơn a) Chức năng
Văn phòng HĐND - UBND huyện Hương Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hương Sơn , có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tải khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh. b) Nhiệm vụ Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, chuyên môn, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo đúng quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện ;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện ; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực hiện theo quy chế làm việc của UBND huyện );
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ huyện , các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của Thành phố đóng trên địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện
; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND huyện , Chủ tịch UBND huyện ; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính Nhà nước của UBND huyện
Tình hình ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn
2.2.1 Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn
Stt Trách nhiệm Nội dung Tài liệu/ Biểu mẫu
-Phiếu xin ý kiến các phòng ban
UBND/người ủy quyền -Phiếu trình ký
6 Văn thư -Sổ theo dõi văn bản đi
Bước 1 Yêu cầu dự thảo văn bản
Yêu cầu dự thảo văn bản
Nhân bản, đóng dấu, lấy số văn bản
Gửi văn bản điLưu trữ
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Ban lãnh đạo Sở giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Bước 2 Phân công soạn thảo văn bản
- Căn cứ vào nội dung văn bản cần soạn thảo, Chánh văn phòng phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.
Bước 3 Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Huyện khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư Sau đó Văn phòng phải gửi Phiếu xin ý kiến các phòng ban có liên quan để chỉnh sửa dự thảo.
- Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó
- Chuyên viên soạn thảo lập phiếu trình ký trình Giám đốc Sở xem xét.
- Giám đốc Sở hoặc người được ủy quyền ký thừa lệnh xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
Bước 5 Đăng ký văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Sổ theo dõi văn bản đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc. Bước 6 Gửi văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu để gửi cho các cơ quan Văn thư còn có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
Trên đây là quy trình chung của công tác soạn thảo và ban hành văn bản khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của UBND huyện Hương Sơn.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, UBND huyện Hương Sơn còn chia quy định về công tác này theo loại hình văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử Đối với văn bản giấy: Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: xác định tên hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến góp ý để hoàn chỉnh văn bản. Đối với văn bản điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp ngay trên luồng văn bản đến trong Hệ thống QLVB, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống QLVB và cập nhật các thông tin cần thiết
2.2.2 Trong công tác quản lý văn bản
Trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện theo quy định từ Điều 14 đến Điều 24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn bản điện tử, quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Tất cả Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đi, văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mặc dù đã có chỉ đạo áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong việc giải quyết văn bản đi, đến nhưng UBND và văn phòng UBND vẫn quyết định sử dụng quy trình mà Bộ Nội vụ đã đưa ra thông qua Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Từ đó có thể thấy, không phải cứ áp dụng tiêu chuẩn ISO thì cơ quan sẽ xây dựng một quy trình mới hoàn toàn, có thể vẫn sử dụng quy trình cũ nhưng điều kiện là cải tiến phù hợp với cơ quan mình, tránh trường hợp áp dụng máy móc, sẽ dẫn đến hiệu quả ngược lại.
2.2.3 Trong công tác đào tạo công chức, viên chức
Stt Trách nhiệm Nội dung Tài liệu/
1 Trưởng các Phòng chuyên môn
4 Văn phòng, các phòng chuyên môn
Theo mẫu được yêu cầu
5 Cá nhân được đào tạo
7 Bộ phận tổ chức cán bộ
Báo cáo kết quả đào tạo, bồi dưỡng
Báo cáo thực hiện kế hoạch
Bước 1: Xác định nhu cầu
Nhận xét tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn
Việc áp dụng Hệ thống quản trị chất lượng sẽ hỗ trợ cho việc công khai, minh bạch hóa các quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của các tổ chức và công dân nhằm thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính.
Có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, và hướng dẫn thực hiện của Sở Khoa học và Công nghệ trong việc triển khai thực hiện.
- Lãnh đạo và cán bộ, công chức có sự nhất trí cao và nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và áp dụng HTQLCL và xem đó là một công cụ quản lý hữu hiệu trong công việc.
- Các công chức chuyên môn xây dựng và ban hành các quy trình đúng theo các thủ tục hành chính đã được niêm yết công khai, minh bạch nên thuận tiện, đơn giản và dễ dàng hơn trong thực hiện.
- Các quy trình xử lý công việc tại Ủy ban nhân dân huyện được chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật và theo cơ chế một cửa.
- Áp dụng ISO giúp cho lãnh đạo, cán bộ công chức thuận lợi trong việc truy cập các văn bản, các quy trình thực hiện thủ tục hành chính.
- Giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời
- Các quy trình, quy định theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tương đối phù hợp với công việc thực tế tại cơ quan và văn phòng nên việc áp dụng tương đối thuận lợi, hạn chế được sai sót.
Bên cạnh những thuận lợi trong việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân huyện còn gặp phải một số khó khăn như:
- Nhận thức về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của một số cán bộ, công chức còn hạn chế nên việc áp dụng hệ thống ISO trong việc xây dựng, cập nhật và quản lý văn bản còn chưa thường xuyên, hiệu quả chưa cao.
- Việc cập nhật các tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục.
- Quy trình xây dựng và áp dụng hệ thống ISO là một lĩnh vực mới nên vẫn còn một số cán bộ, công chức chuyên môn chưa thực sự hiểu rõ về tính hiệu quả của hệ thống, và chủ yếu thực hiện công việc theo kinh nghiệm.
Một số văn bản quy phạm pháp luật, bổ sung thay đổi về thủ tục hành chính của Nhà nước trên một số lĩnh vực tư pháp hộ tịch; đất đai thường xuyên bổ sung, điều chỉnh ảnh hưởng đến quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đòi hỏi phải rõ ràng, kịp thời, chính xác, phải có sự đầu tư về lĩnh vực này Tuy nhiên, thực tế hiện nay quá trình giải quyết hồ sơ hành chính trên một số lĩnh vực có sự liên thông ở nhiều cấp, một số lĩnh vực liên thông chưa có sự thống nhất trong hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ hoặc lưu trữ hồ sơ nên chất lượng hiệu quả của việc áp dụng hệ thống QLCL đạt chưa cao, chưa ổn định.
Kỹ năng đánh giá nội bộ, phát hiện các điểm không phù hợp, xây dựng kế hoạch khắc phục phòng ngừa còn hạn chế do không có sự hướng dẫn chi tiết cũng như kiểm tra, giám sát của cơ quan cấp trên nên việc thực hiện quy định mới này còn nhiều lúng túng.
Cán bộ, công chức huyện chưa được tập huấn kỹ về kỹ năng đánh giá nội bộ nên việc đánh giá nội bộ còn nhiều lúng túng.
Nhận thức của một số bộ phận CBCC về áp dụng quy trình QLCL còn hạn chế nên vẫn còn tình trạng thờ ơ, coi đây là nhiệm vụ của ban chỉ đạo.
Việc xây dựng quy trình áp dụng ISO được các bộ phận chuyên môn thực hiện theo quy định Tuy nhiên, trên thực tế việc thực hiện nhiệm vụ chuyên một số ít còn theo kinh nghiệm truyền thống.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN
Nâng cao nhận thức cho CBCC về bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng
Để áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 một cách có hiệu quả, thì mỗi cá nhân trong UBND huyện Hương Sơn nói chung và Văn phòng UBND nói riêng cần có nhận thức đúng đắn về vai trò và lợi ích khi ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng.
Lãnh đạo UBND nên thành lập một đội ngũ giàu kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch, chương trình tư vấn về ISO trong công tác văn phòng, giúp cho cán bộ văn phòng được hiểu chi tiết hơn, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của Văn phòng.
Bên cạnh đó, UBND huyện Hương sơn cần đưa ra những văn bản, quy định liên quan đến việc hướng dẫn ứng dụng ISO trong công tác văn phòng nhằm hướng dẫn cho cán bộ nhân viên văn phòng hiểu rõ hơn về nội dung,quy trình của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng.
Thực hiện đồng bộ các yêu cầu trong ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Đảm bảo đầy đủ, kịp thời các nguồn lực phục vụ cho việc thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương Trước hết đảm bảo kinh phí cho việc triển khai thực hiện đồng bộ, toàn diện các quy trình ISO, thường xuyên kiện toàn Ban chỉ đạo cải cách hành chính, Ban Chỉ đạo ISO của huyện khi có thay đổi nhân sự theo yêu cầu nhiệm vụ, thành lập tổ chức, bố trí đủ số lượng, chất lượng cán bộ, công chức chuyên trách giúp việc Ban chỉ đạo cải cách hành chính, Ban Chỉ đạo ISO của huyện
Cần có cơ chế, chính sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm và tính chủ động của bộ phận Thường trực Ban Chỉ đạo ISO cũng như các đơn vị, cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính theo Đề án 30 để đẩy nhanh việc đưa các thủ tục hành chính này vào phạm vi HTQLCL của cơ quan, đơn vị;
Huyện Hương Sơn đẩy mạnh tuyên truyền các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 mà huyện và tỉnh đang triển khai để người dân biết, tự thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ Duy trì có hiệu quả các điểm hỗ trợ người dân đăng ký thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính, rà soát quy chế, quy trình làm việc, tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân,doanh nghiệp và phấn đấu đạt tỷ lệ hài lòng của người dân trên 90% góp phần xây dựng nền hành chính mang tính phục vụ, chuyên nghiệp, hiệu lực, hiệu quả.
Hoàn thiện ban hành quy chế, quy định về ứng dụng bộ tiêu chuẩn
Mặc dù đã áp dụng và xây dựng các quy trình về một số các công tác văn phòng như: Văn thư – lưu trữ, công tác nhân sự, …nhưng xét về tổng thể và sự hiểu quả thì vẫn chưa tối ưu.
Quy chế, quy định chính là công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý cũng như thực hiện, quy định những yêu cầu cần phải thực hiện để tránh sai sót.Việc xây dựng và hoàn thiện quy trình, quy chế sẽ nâng cao được trách nhiệm cho các cán bộ văn phòng Đây là một trong những việc làm cấp thiết cần được triển khai khẩn trương để hoàn thiện làm cơ sở định hướng cho mọi hoạt động của cán bộ công chức văn phòng trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn có thể thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng, có thể coi đây là sự cải tiến mang tính cấp thiết với mỗi cơ quan Với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh tế, khoa học công nghệ thì hoạt động ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng cũng luôn cần phải được đổi mới sao cho phù hợp với điều kiện mới
UBND huyện Hương Sơn dần coi công tác này là mấu chốt để Văn phòng hoạt động có hiệu quả hay không Qua đó đòi hỏi các công tác này cần tự hoàn thiện hơn nữa từ khâu ban hành quy trình, quy chế đến khâu thực hiện.
Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn một số những khó khăn và hạn chế Có thể khẳng định việc hoàn thiện và nâng cao hoạt động này một cách toàn diện là yêu cầu cấp thiết và có ý nghĩa quan trọng.
Chủ đề tác giả thực hiện trên đây là một trong những ý kiến đóng góp để lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo UBND huyện Hương Sơn có một góc nhìn khác về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong văn phòng, hy vọng rằng sẽ có những định hướng mới trong công cuộc cải cách và nâng cao chất lượng công tác văn phòng nói riêng và toàn bộ hoạt động của UBND huyệnHương Sơn nói chung.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
2 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, Nxb Thống kê.
3 Nguyễn Hữu Trí (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật,
4 Nguyễn Văn Công Thành ( 2017), Khóa luận tốt nghiệp “ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội
5 Đinh Thị Hải Yến (2015), Bài giảng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong công tác văn phòng
6 Website Cổng thông tin điện tử huyện Hương Sơn