CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
2.2. Tình hình ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn
2.2.1. Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn
Stt Trách nhiệm Nội dung Tài liệu/ Biểu
mẫu
1. Ban lãnh đạo
2. Chánh văn phòng
3. Phòng ban liên quan
-Phiếu xin ý kiến các phòng
ban
4.
Chủ tịch UBND/người ủy
quyền -Phiếu trình ký
5.
Văn thư
6. Văn thư -Sổ theo dõi văn
bản đi
7. Văn thư
.
Giải thích lưu đồ
Bước 1. Yêu cầu dự thảo văn bản Yêu cầu dự thảo
văn bản
Dự thảo
Xin ý kiến
Phê duyệt
Nhân bản, đóng dấu, lấy số văn bản
Gửi văn bản đi Lưu trữ
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Ban lãnh đạo Sở giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Bước 2. Phân công soạn thảo văn bản
- Căn cứ vào nội dung văn bản cần soạn thảo, Chánh văn phòng phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.
Bước 3. Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Huyện khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư. Sau đó Văn phòng phải gửi Phiếu xin ý kiến các phòng ban có liên quan để chỉnh sửa dự thảo.
- Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
Bước 4. Phê duyệt
- Chuyên viên soạn thảo lập phiếu trình ký trình Giám đốc Sở xem xét.
- Giám đốc Sở hoặc người được ủy quyền ký thừa lệnh xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
Bước 5. Đăng ký văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Sổ theo dõi văn bản đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
Bước 6. Gửi văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu để gửi cho các cơ quan. Văn thư còn có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
Bước 7. Lưu trữ
- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
Trên đây là quy trình chung của công tác soạn thảo và ban hành văn bản khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của UBND huyện Hương Sơn.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, UBND huyện Hương Sơn còn chia quy định về công tác này theo loại hình văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử.
Đối với văn bản giấy: Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: xác định tên hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến góp ý để hoàn chỉnh văn bản.
Đối với văn bản điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp ngay trên luồng văn bản đến trong Hệ thống QLVB, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống QLVB và cập nhật các thông tin cần thiết.