3.1. Nâng cao nhận thức cho CBCC về bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng
Để áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 một cách có hiệu quả, thì mỗi cá nhân trong UBND huyện Hương Sơn nói chung và Văn phòng UBND nói riêng cần có nhận thức đúng đắn về vai trò và lợi ích khi ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng.
Lãnh đạo UBND nên thành lập một đội ngũ giàu kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch, chương trình tư vấn về ISO trong công tác văn phòng, giúp cho cán bộ văn phòng được hiểu chi tiết hơn, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của Văn phòng.
Bên cạnh đó, UBND huyện Hương sơn cần đưa ra những văn bản, quy định liên quan đến việc hướng dẫn ứng dụng ISO trong công tác văn phòng nhằm hướng dẫn cho cán bộ nhân viên văn phòng hiểu rõ hơn về nội dung, quy trình của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng.
3.2. Thực hiện đồng bộ các yêu cầu trong ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Đảm bảo đầy đủ, kịp thời các nguồn lực phục vụ cho việc thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương. Trước hết đảm bảo kinh phí cho việc triển khai thực hiện đồng bộ, toàn diện các quy trình ISO, thường xuyên kiện toàn Ban chỉ đạo cải cách hành chính, Ban Chỉ đạo ISO của huyện khi có thay đổi nhân sự theo yêu cầu nhiệm vụ, thành lập tổ chức, bố trí đủ số lượng, chất lượng cán bộ, công chức chuyên trách giúp việc Ban chỉ đạo cải
cách hành chính, Ban Chỉ đạo ISO của huyện .
Cần có cơ chế, chính sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm và tính chủ động của bộ phận Thường trực Ban Chỉ đạo ISO cũng như các đơn vị, cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính theo Đề án 30 để đẩy nhanh việc đưa các thủ tục hành chính này vào phạm vi HTQLCL của cơ quan, đơn vị;
Huyện Hương Sơn đẩy mạnh tuyên truyền các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 mà huyện và tỉnh đang triển khai để người dân biết, tự thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ. Duy trì có hiệu quả các điểm hỗ trợ người dân đăng ký thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính, rà soát quy chế, quy trình làm việc, tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, doanh nghiệp và phấn đấu đạt tỷ lệ hài lòng của người dân trên 90% góp phần xây dựng nền hành chính mang tính phục vụ, chuyên nghiệp, hiệu lực, hiệu quả.
3.3. Hoàn thiện ban hành quy chế, quy định về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng
Mặc dù đã áp dụng và xây dựng các quy trình về một số các công tác văn phòng như: Văn thư – lưu trữ, công tác nhân sự, …nhưng xét về tổng thể và sự hiểu quả thì vẫn chưa tối ưu.
Quy chế, quy định chính là công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý cũng như thực hiện, quy định những yêu cầu cần phải thực hiện để tránh sai sót.
Việc xây dựng và hoàn thiện quy trình, quy chế sẽ nâng cao được trách nhiệm cho các cán bộ văn phòng. Đây là một trong những việc làm cấp thiết cần được triển khai khẩn trương để hoàn thiện làm cơ sở định hướng cho mọi hoạt động của cán bộ công chức văn phòng trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
PHẦN KẾT LUẬN
Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn có thể thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng, có thể coi đây là sự cải tiến mang tính cấp thiết với mỗi cơ quan. Với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh tế, khoa học công nghệ thì hoạt động ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng cũng luôn cần phải được đổi mới sao cho phù hợp với điều kiện mới.
UBND huyện Hương Sơn dần coi công tác này là mấu chốt để Văn phòng hoạt động có hiệu quả hay không. Qua đó đòi hỏi các công tác này cần tự hoàn thiện hơn nữa từ khâu ban hành quy trình, quy chế đến khâu thực hiện.
Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Hương Sơn bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn một số những khó khăn và hạn chế. Có thể khẳng định việc hoàn thiện và nâng cao hoạt động này một cách toàn diện là yêu cầu cấp thiết và có ý nghĩa quan trọng.
Chủ đề tác giả thực hiện trên đây là một trong những ý kiến đóng góp để lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo UBND huyện Hương Sơn có một góc nhìn khác về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong văn phòng, hy vọng rằng sẽ có những định hướng mới trong công cuộc cải cách và nâng cao chất lượng công tác văn phòng nói riêng và toàn bộ hoạt động của UBND huyện Hương Sơn nói chung.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TCVN ISO 9001:2015
2. PGS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, Nxb Thống kê.
3 .Nguyễn Hữu Trí (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội
4. Nguyễn Văn Công Thành ( 2017), Khóa luận tốt nghiệp “ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội
5. Đinh Thị Hải Yến (2015), Bài giảng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng
6. Website Cổng thông tin điện tử huyện Hương Sơn