ĐẶC ĐIỂM KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY
Đặc điểm khoản mục chi phí hoạt động có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính tại các khách hàng do Công ty TNHH KSi Việt Nam –
1.1.1 Đặc điểm khoản mục chi phí hoạt động trong báo cáo tài chính
Chi phí hoạt động là chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, gồm hai loại chi phí chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng ( CPBH ) là những chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển
Chi phí bán hàng có 7 yếu tố:
- Chi phí nhân viên bán hàng: là tất cả các khoản tiền phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ sản phẩm và các khoản trích theo lương
- Chi phí vật liệu bao bì: bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho nhân viên bán hàng, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng,…
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo đong đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay, phục vụ cho bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phần bnas hàng (nhà cửa, kho bãi, phương tiện vận chuyển…)
- Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian bảo hành theo hợp đồng.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài cho sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, hoa hồng cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu….
- Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chi phí hội nghị khách hàng…
Chi phí quản lý doanh nghiệp ( CPQLDN ) là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp CPQLDN được phản ánh qua TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “.
Theo quy định của chế độ hiện hành, CPQLDN có các yếu tố sau :
- Chi phí quản lý nhân viên : gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho Ban Giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định
- Chi phí vật liệu quản lý : trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu dùng cho hoạt động quản lý của Ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ… dùng chung của doanh nghiệp
- Chi phí đồ dùng văn phòng : chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp
- Chi phí khấu hao tài sản cố định : khấu hao của những tài sản cố định dùng chung trong doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho,…
- Thuế, phí và lệ phí : các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài, … và các khoản phí như phí giao thông, cầu, phà,…
- Chi phí dự phòng : khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Chi phí dịch vụ mua ngoài : các khoản chi về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần ( không đủ tiêu chuẩn TSCĐ ), chi phí trả cho nhà thầu phụ
- Chi phí bằng tiền khác : các khoản chi phí bằng tiền khác như chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác, chi trả đào tạo cán bộ và các khoản chi khác
❖ Vai trò của chi phí hoạt động trong chi phí sản xuất kinh doanh
Chi phí hoạt động có một đặc điểm quan trọng đó là đây là loại chi phí gián tiếp đối với quá trình sản xuất nhưng lại là chỉ tiêu trực tiếp để xác định thu nhập chịu thuế Chính vì đặc điểm đó mà nảy sinh nhiều vấn đề trong công tác kế toán cũng như kiểm toán đối với khoản mục này
Trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chi phí hoạt động là những chi phí đơn giản, phát sinh từ hoạt động bán hàng hay chi phí phục vụ ban quản lý Từ đó chi phí hoạt động được ghi nhận dựa vào các chính sách, quy định của Nhà nước hay đơn vị Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quy mô lớn, đa ngành nghề, đa sản phẩm; các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; doanh nghiệp thương mại; doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ nhà hàng, dịch vụ hàng không; dịch vụ bưu điện thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí chủ đạo trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Có thể kể ra một số vai trò quan trọng của chi phí hoạt động như :
- Các khoản mục chi phí trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là những chỉ tiêu quan trọng phản ánh tổng quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ Mọi sai sót liên quan đến việc phản ánh chi phí đều có ảnh hưởng trực tiếp tới việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Chi phí hoạt động cũng ảnh hưởng tới các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán Mọi sự thay đổi lớn về chi phí hoạt động sẽ làm thay đổi số dư của tài khoản lợi nhuận, thuế phải nộp
Mục tiêu kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH KSi Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội thực hiện
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200: “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét rằng BCTC có được lập trên chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân theo pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp trên các khía cạnh trọng yếu hay không?” Đối với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể, mục tiêu này được phân loại thành mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.
Mục tiêu kiểm toán chung là việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm trình bày trung thực và hợp lý thông tin trên BCTC và với tất cả các thông tin thu được qua khảo sát thực tế ở khách thể Đảm bảo rằng các khoản chi phí bán hàng là có thực; được ghi nhận chính xác, đầy đủ, đúng kỳ và được trình bày phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng Với kiểm toán CPBH và CPQLDN mục tiêu chung là tất cả các khoản CPBH trong BCTC có được phản ánh trung thực và hợp lý trên mọi khía cạnh trọng yếu
Mục tiêu kiểm toán đặc thù:
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm toán đặc thù
Sự tồn tại, phát sinh Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào CPBH và CPQLDN đảm bảo có căn cứ hợp lý, đầy đủ, khách quan trung thực hay không.
Sự ghi chép đầy đủ Kiểm tra xem các CPBH và CPQLDN trong kỳ được hạch toán vào ghi sổ kế toán kịp thời, đúng kỳ kế toán hay không.
Sự đánh giá - Kiểm tra việc tính và phân bổ CPBH và CPQLDN cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không.
Sự ghi chép chính xác - Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào CPBH và CPQLDN đảm bảo được tính toán đánh giá đúng và được ghi sổ đúng khoản mục
- Kiểm tra việc tổng hợp, cộng dồn của các khoản mục CPBH và CPQLDN có chính xác và đúng đắn không.
Trình bày và công bố Kiểm tra việc trình bày và công bố
CPBH và CPQLDN trên BCTC có phù hợp, đúng đắn hay không.
Ngoài ra trong quá trình kiểm toán CPBH và CPQLDN kiểm toán viên cũng rất quan tâm đến tính tuân thủ trong việc hạch toán các khoản mục chi phí này Với mục tiêu này kiểm toán viên phải thu thập đủ bằng chứng để chứng minh việc hạch toán chi phí hoạt động tại doanh nghiệp đúng hoặc chưa đúng quy định của Nhà nước cũng như các quy định do doanh nghiệp đề ra.
Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH KSi Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội thực hiện
Kiểm toán Chi phí hoạt động là một phần hành trong quy trình kiểm toán BCTC do đó tuân theo quy trình BCTC, cũng bao gồm 3 bước: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán sẽ đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành hiệu quả, KTV và công ty kiểm toán chủ động về công việc trong suốt quá trình kiểm toán, giúp các KTV thu thập các bằng chứng kiểm toán một cách đầy đủ và chất lượng Việc lập kế hoạch kiểm toán được quy định trong chuẩn mực kiểm toán số
300 đòi hỏi “công tác kiểm toán phải được lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý nếu có phải được giám sát đúng đắn” Như vậy thì giai đoạn chuẩn bị kiểm toán rất quan trọng bởi nó chi phối tới chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Trước khi tiến hành lập kế hoạch cho một cuộc kiểm toán KTV tiến hành xử lý thư mời kiểm toán và bước đầu thu thập những thông tin ban đầu về doanh nghiệp được kiểm toán:
❖ Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
❖ Đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng
Kiểm toán viên phải đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho một khách hàng cũ có làm tăng rủi ro cho hoạt động của kiểm toán viên hay làm hại đến uy tín của công ty kiểm toán hay không? Đây là lý do mà công ty kiểm toán cần lựa chọn những nhân viên có kinh nghiệm và trình độ để tiếp cận và tìm hiểu khách hàng. Đối với khách hàng mới, kiểm toán viên cần: Tìm hiểu lý do mời kiểm toán của khách hàng Thu thập thông tin về các khía cạnh như lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính,… Phải nắm bắt được thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng qua các nguồn khác nhau Đặc biệt là đối với các công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán; những công ty có nhiều công nợ… Trong trường hợp đơn vị đã có kiểm toán viên tiền nhiệm, kiểm toán viên cần tìm cách thu thập các thông tin hữu ích từ phía các kiểm toán viên tiền nhiệm Ví dụ như những thông tin về Những thông tin về tính liêm chính của Ban Giám đốc, các bất đồng giữa hai bên (nếu có), lý do khiến họ không tiếp tục cộng tác với nhau,…
Phải rất thận trọng trong các trường hợp như: Khách hàng không đồng ý cho tiếp xúc với kiểm toán viên tiền nhiệm; Trước đây giữa đôi bên đã xảy ra những bất đồng nghiêm trọng, nên các câu trả lời của kiểm toán viên tiền nhiệm bị giới hạn và họ không thể cung cấp những thông tin cần thiết; Qua ý kiến của người tiền nhiệm, phát hiện được một số vấn đề bất thường và trọng yếu Với các thông tin thu thập được, đưa ra được đánh giá sơ bộ về mức trọng yếu và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kinh doanh của khách hàng Để quyết định xem có nhận lời kiểm toán hay không. Đối với khách hàng cũ, kiểm toán viên cần: Cập nhật thông tin nhằm đánh giá lại về các khách hàng hiện hữu Để xem có nên tiếp tục kiểm toán cho họ hay không Nghiên cứu xem có cần phải thay đổi nội dung của hợp đồng kiểm toán hay không,… Có những trường hợp, kiểm toán viên cần phải ngưng kiểm toán cho khách hàng Ví dụ khi đang xảy ra tranh chấp giữa khách hàng và kiểm toán viên Hay giữa đôi bên đã có sự mâu thuẫn về phạm vi kiểm toán, …
❖ Phân công kiểm toán viên
Sau khi đã đánh khả năng chấp nhận khách hàng, công ty kiểm toán cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán Từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện cuộc kiểm toán.
Việc lựa chọn này được tiến hành trên yêu cầu về số người, trình độ khả năng Đồng thời yêu cầu chuyên môn kỹ thuật Thường sẽ là do Ban Giám đốc công ty kiểm toán trực tiếp chỉ đạo.
❖ Thu thập thông tin liên quan đến khách hàng
- Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp; những đặt thù về bộ máy quản lý (cơ cấu, việc phân quyền, phân cấp trong quản lý), tìm hiểu về hoạt động tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp trên thị trường (cách thức bán hàng, các hoạt động về quảng cáo, khuyến mại… phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm); những hoạt động này sẽ làm phát sinh chi phí bán hàng.
- Những văn bản, quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp đang áp dụng.
- Tìm hiểu kết quả kiểm toán lần trước.
- KTV có thể có nhận định xem các loại chi phí nói chung và CPBH nói riêng sẽ phát sinh ở những khâu nào và mức độ hợp lý của số tiền chi phí phát sinh so với hiệu quả của hoạt động bán hàng.
- Tìm hiểu về các hệ thống kế toán và chính sách mà doanh nghiệp đang áp dụng
Những hiểu biết về các tài liệu này sẽ giúp KTV giải thích bằng chứng kiểm toán về CPBH có liên quan trong suốt cuộc kiểm toán và đảm bảo có những công khai đúng đắn trong các BCTC.
❖ Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý nhằm mục đích giúp kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính chất pháp lý có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với ban giám đốc của khách thể kiểm toán, các báo cáo kiểm toán của các năm trước Ngoài ra còn có các biên bản họp cổ đông, hội đồng quản trị, các hợp đồng và các cam kết quan trọng.
❖ Thực hiện thủ tục phân tích
KTV thực hiện thủ tục phân tích đối với CPBH và CPQLDN nhằm:
- Giúp KTV đánh giá khái quát về CPBH và CPQLDN của đơn vị trong mối quan hệ với các khoản mục khác trên BCTC.
- Hiểu biết chi tiết hơn về việc hạch toán và sự biến động của CPBH và CPQLDN
- Tìm ra nguyên nhân của những dấu hiệu bất thường phát sinh trong kỳ đối với CPBH và CPQLDN
- Qua phân tích KTV xác định trọng yếu trong kiểm toán CPBH và
CPQLDN từ đó định hướng nội dung và cách thức tiến hành thủ tục kiểm tra tiếp theo sau phân tích.
- Cần xem xét mức độ tin cậy, nguồn gốc các thông tin, mức độ chi tiết và khả năng so sánh của công ty
Tuỳ đặc điểm từng doanh nghiệp, mức chi phí kiểm toán và thời gian kiểm toán mà KTV có thể lựa chọn thực hiện một hoặc một số nội kỹ thuật phân tích sau:
- So sánh CPBH, CPQLDN kì này với kỳ trước hoặc số kế hoạch, số dự toán đã điều chỉnh theo sản lượng tiêu thụ, doanh thu… mọi sự biến động cần được tìm hiểu nguyên nhân cụ thể để xem xét tính hợp lý hay những nghi ngờ về khả năng sai phạm.
- So sánh tỷ trọng CPBH trên doanh thu, CPQLDN trên doanh thu và thu nhập khác giữa kì này với kì trước hoặc với số kế hoạch, số dự toán (có thể là số bình quân ngành) để xem xét có khả năng biến động bất thường hay không
- Xem xét sự biến động của từng khoản mục chi phí trong CPBH,
THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI BÁN HÀNG TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÔNG TY TNHH X DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KSI VIỆT NAM –
Chuẩn bị kiểm toán
CMKT Việt Nam cũng như CMKT Quốc tế đã hướng dẫn cụ thể cho KTV trong việc thu thập BCKT đầy đủ và thích hợp Việc áp dụng các phương pháp thu thập BCKT một cách đồng bộ, linh hoạt là kim chỉ nam trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào giúp KTV thu thập BCKT đưa ra ý kiến kiểm toán thích hợp Tại Công ty TNHH Kiểm toán KSi Việt Nam – một trong số những công ty kiểm toán uy tín lớn trên thế giới có quy trình kiểm toán quy củ với hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ đã đặt ra yêu cầu KTV cần áp dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng trong cả 3 giai đoạn của cuộc kiểm toán
Trong toàn bộ quy trình kiểm toán thì kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên và hết sức quan trọng bởi vì nó sẽ quyết định đến việc có thực hiện cuộc kiểm toán hay không cũng như giúp kiểm toán viên có được cơ sở tốt để lập kế hoạch và chương trình kiểm toán thích hợp với tình hình của khách hàng (nếu cuộc kiểm toán được thực hiện) Các bước trong giai đoạn lập kế hoạch :
- Tìm hiểu thông tin khách hàng
- Phân tích sơ bộ BCTC
- Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
- Đánh giá tính trọng yếu
2.1.1 Tìm hiểu thông tin khách hàng
Công ty TNHH X (“Công ty”) là một công ty cổ phần được thành lập theo Luật Doanh Nghiệp của Việt Nam theo Giấy Chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp số 0700641xxx Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nam cấp.
Hoạt động chính trong năm hiện tại của Công ty là sản xuất đồ kim hoàn và chi tiết liên quan.
Công ty có trụ sở chính tại Khu D, Đường N2, KCN Hòa Mạc, Phường Hòa Mạc, Thị xã Duy Tiên, Tỉnh Hà Nam, Việt Nam
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN GIÁM ĐỐC VÀ BAN KIỂM SOAT
Các thành viên của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và Ban kiểm soát Công ty đã điều hành hoạt động của Công ty trong suốt năm tài chính và đến ngày lập báo cáo tài chính này bao gồm các vị như sau:
Hội đồng quản trị Ông PCH Chủ tịch Ông SHJ Thành viên Ông NTT Thành viên Ông TVA Thành viên Ông NVD Thành viên
Ban giám đốc Ông SHJ Giám đốc Ông TVA Phó giám đốc Ông VMT Phó giám đốc Ông NVD Phó giám đốc Ông HQ Phó giám đốc Ông PTH Phó giám đốc
Bà TTVA Trưởng ban Ông PTA Thành viên
❖ Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
Công ty áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch
❖ Đơn vị tiền tệ trong kế toán
Báo cáo tài chính cho mục đích đặc biệt được lập bằng đơn vị tiền tệ trong kế toán của Công ty là VND. Đối với khách hàng thường niên, mọi thông tin như thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý từ các năm trước đã được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán Công việc của KTV là cập nhật và xem xét sổ sách của khách hàng Tuy nhiên, ngay trong giai đoạn chấp nhận kiểm toán khách hàng thường niên, KTV đã có thể nắm bắt được những thay đổi về thông tin cơ sở, thông tin nghĩa vụ pháp lý
Do đó, trong bước này, KTV có thể yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết hơn bằng chứng cho những thay đổi đó Đồng thời, KTV cũng xem xét kỹ hơn các Biên bản cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng quản trị, các cam kết để xác định những dữ kiện quan trọng ảnh hưởng đến việc lập và trình bày BCTC. Để KTV đưa ra quyết định có nên chấp nhận khách hàng là XYZ hay không, KTV sẽ tìm hiểu những thông tin sơ bộ về khách hàng và đánh giá, phân tích tổng quan trên các khía cạnh như đã trình bày trong chương 1, cụ thể:
+ Xác minh tài liệu: KTV thu thập BCTC của doanh nghiệp và hồ sơ kiểm toán những năm trước và các bài báo về công ty để đánh giá tổng quan tình hình tài chính hoặc xem xét những biến động lớn trong hoạt động kinh doanh từ khi bắt đầu hoạt động tới thời điểm năm tài chính hiện tại.
+ Phỏng vấn kết hợp quan sát: KTV tiến hành phỏng vấn nhà quản lý đơn vị khách hàng (phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng, giám đốc tài chính) về các vấn đề mà KTV quan tâm KTV sử dụng mẫu bảng hỏi phỏng vấn Đồng thời, KTV quan sát thái độ làm việc của nhân viên trong Công ty, quan sát phong cách điều hành của BGĐ để có đánh giá ban đầu về tính liêm chính của BGĐ Công ty CP XYZ
+ Phân tích số liệu: KTV đánh giá rủi ro kinh doanh công ty thông qua việc phân tích số liệu thu thập được X là một công ty hoạt động trong ngành than.
Trong bước chấp nhận kiểm toán này, trưởng nhóm kiểm toán, Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc sẽ tham gia vào việc đánh giá, thu thập BCKT Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm đánh giá bằng cách là “có”, hay “không”, hoặc “N/A” Tất cả những BCKT thu thập được sẽ được thể hiện trên giấy tờ làm việc của KTV để lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.
Với Công ty X, đơn vị này là đã là khách hàng của KSi trong kỳ trước, nên KSi sẽ dùng bảng câu hỏi kiểm tra duy trì khách hàng cũ để lưu vào hồ sơ kiểm toán.
Bảng 2.1 Giấy tờ làm việc đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng
Nguồn: Giấy tờ làm việc kiểm toán báo cáo tài chính Công ty X
Nội dung: Bảng câu hỏi duy trì KH cũ Soát xét 1 NTT 022
Năm tài chính: 31/12/2021 Soát xét 2
BẢNG CÂU HỎI KIỂM TRA DUY TRÌ KHÁCH HÀNG CŨ
Mục tiêu và các thủ tục kiểm tra chi tiết Tham chiếu/ Ghi chú
Mục tiêu - Để đảm bảo rằng các công việc thực hiện cho khách hàng không chứa đựng các rủi ro quá mức có thể chấp nhận được
1 Quyêt định xem liệu công ty có thể dựa vào sự chính trực của Ban điều hành khách hàng và liệu việc phục vụ khách hàng có gây hại tới uy tín, danh tiếng của Công ty không Cần xem xét:
Thực hiện kiểm toán
2.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện khi KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán là có hiệu lực Kết quả của quá trình này là đánh giá các rủi ro kiểm soát và đánh giá quy mô mẫu cho các thủ tục kiểm toán sau Các công việc mà KTV thực hiện và trình bày trên giấy tờ làm việc của mình bao gồm:
- Phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng các quy định, chính sách đối với chi phí hoạt động, sau đó so sánh nó với quy định, chế độ hiện hành xem đơn vị có thực hiện đúng như quy định không?
- Xem xét quy chế phê duyệt và ủy quyền phê chuẩn chi phí hoạt động, sau đó kiểm tra từ sổ xuống chứng từ xem đơn vị có thực hiện đúng quy chế hay không?
- Xem xét dấu hiệu kiểm soát nội bộ, có thể kiểm tra qua cách hạch toán, phân loại vào các tiểu khoản của chi phí hoạt động.
- Những thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết, KTV có thể phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp để thu thập thông tin, xem xét tính liên tục của các chứng từ để đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục CPBH là việc kiểm toán viên kiểm tra các quy định và sự tuân thủ của khách hàng kiểm toán Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nếu KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động có hiệu lực thì có thể sử dụng các thông tin mà khách hàng cung cấp, giảm thiểu các thủ tục kiểm tra chi tiết và rút ngắn thời gian kiểm toán.
Theo đánh giá ban đầu, hệ thống KSNB của Công ty X hoạt động ở mức khá Do vậy, kiểm toán viên tăng cường tiến hành các thử nghiệm kiểm soát để giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản KTV tiến hành thu thập các tài liệu về hoạt động kiểm soát, quan sát, phỏng vấn… Trình tự thực hiện được thể hiện rõ theo mẫu sau
Bảng 2.10 Thực hiện các thủ tục kiểm soát CPHĐ
KSi VIỆT NAM Tên Ngày Mã số
Tên KH CÔNG TY TNHH X Thực hiện PDH 21/01/2022
Nội dung Các khoản mục khác trên BCKQKD Soát xét 1 NTT 24/01/2022
Năm TC 31/12/2021 Soát xét 2 ĐÁNH GIÁ
Tư liệu về hoạt động kiểm soát
Quy chế tài chính, thẩm quyền phê duyệt các khoản thu chi.
Bất kỳ các khoản chi phí của Công ty chi ra đều có sự phê duyệt của trưởng bộ phận, Giám đốc Các khoản chi ra đều hợp lệ, sử dụng đúng mục đích.
Hoạt động kiểm soát này nhắm đến loại rủi ro kiểm toán nào?
Tính đầy đủ, tính chính xác và tính đúng kỳ của các loại chi phí
Mục đích kiểm soát
Mục đích của kiểm soát là gì, nó được vận hành ra sao? Nhằm đảm bảo các nghiệp vụ chi phí phát sinh trong kỳ được ghi chép đầy đủ, đúng kỳ.
Hoạt động kiểm soát có được thiết kế phù hợp?
Hoạt động kiểm soát hiện hữu có được thiết kế phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra hay không?
Ai tham gia quá trình kiểm soát?
Nhân sự có được bố trí hợp lý, ví dụ phân công nhiệ cụ hợp lý
Ban giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các bộ phận, nhân sự bố trí hợp lý
Hoạt động kiểm soát có được thực hiện hay không?
Có bằng chứng cho thấy trên thực tế hoạt động kiểm soát được thực thi đầy đủ hay không
Kiểm tra các khoản CPBH và CPQLDN phát sinh trong tháng 1,6 và tháng cuối năm Kết quả các phiếu thu, phiếu chi đều đầy đủ chữ ký phê duyệt, hóa đơn chứng từ hợp lệ
THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT
Lưu ý thử nghiệm này bao gồm các thủ tục khác kết hợp với phỏng vấn
Phạm vi hoạt động kiểm soát đáp ứng được để hỗ trợ kiểm toán?
Hoạt động kiểm soát có liên quan đến mục tiêu kiểm toán?
KTV có cảm thấy hài lòng rằng phạm vi của hoạt động kiểm soát đáng tin tưởng và có thể cho KTV đạt được mục tiêu kiểm toán hay không?
- Hoạt động kiểm soát liên quan đến mục tiêu về tính chính xác và tính hợp lệ của các khoản chi phí.
- KTV hài lòng về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
KTV sẽ thiết kế thủ tục như thế nào khi KTV có thể tin tưởng được (hay không) vào hoạt động kiểm soát?
- Mô tả việc thực hiện thử nghiệm
Tổng thể mẫu chọn: chi phí tháng 1,6 và 12 năm 2021 và tháng 1 năm 2022 Đối tượng chọn mẫu: Chọn 20 mẫu chọn của các tháng trên để kiểm tra thử nghiệm kiểm soát CPBH và CPQLDN
- Nêu rõ: - Cách thức kiểm tra:
+ Tổng thể của mẫu chọn
+ Phương pháp chọn mẫu đó và kích thước mẫu
+ Cách tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát trên thực tế ra sao
+ Khi thu thập bằng chứng về kiểm soát, thực hiện kiểm toán giữa kỳ, cần cân nhắc sẽ thực hiện thủ tục bổ sung những gì để thu thập bằng chứng ở kỳ tiếp theo
+ Xem xét bản kế hoạch, phê duyệt kế hoạch, dự toán, phê duyệt dự toán, chọn nhà chung cấp, quyết định phê duyệt nhà cung cấp, hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán, xem xét các giấy tờ này đã đủ chữ ký của các trưởng bộ phận, Giám đốc, kế toán trưởng hay chưa + Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn chứng từ thu thập về cho mỗi nghiệp vụ chi phí được ghi nhận
+ Phỏng vấn kế toán trưởng về quy định mức chi tiêu nội bộ của đơn vị (ví dụ như định mức chi phí điện thoại cho cán bộ quản lý, định mức quần áo đồng phục cho mỗi cán bộ )
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị phù hợp với qui định của Nhà nước + Bản quyết toán và bản kế hoạch đầy đủ chữ ký
+ Hóa đơn chứng từ thu thập cho nghiệp vụ đầy đủ, hợp lý
Xem xét những điểm mà kiểm toán viên coi là sai phạm trong kiểm soát và bao nhiêu trong số đó kiểm toán viên chấp nhận trong quan hệ với mẫu chọn
Không phát hiện ra sai phạm Không chấp nhận sai phạm nếu tồn tại sai phạm phát hiện
Ghi kết quả và các dẫn giải khác Kiểm toán viên tin tưởng vào hoạt động của hệ thống KSNB của đơn vị là hiệu quả
Kết thúc kiểm toán
Giai đoạn kết thúc là giai đoạn cuối cùng của mỗi cuộc kiểm toán Đối với kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động, các bước công việc cần thực hiện trong giai đoạn này là:
Thứ nhất: Soát xét giấy tờ làm việc
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra lại tính hợp lý và đầy đủ của các giấy tờ làm việc đối với chi phí, bổ sung những giấy tờ cần thiết nếu còn thiếu đồng thời hủy bỏ những giấy tờ không có tác dụng chứng minh cho kết luận kiểm toán Công việc soát xét giấy tờ làm việc là một công việc không thể thiếu và quan trọng do vậy công việc này luôn được kiểm soát bởi chính KTV thực hiện và KTV cấp cao hơn KTV thực hiện.
Thứ hai: Đánh giá tổng thể về những sai sót trên BCTC
Trên cơ sở giấy tờ làm việc và các bằng chứng thu thập được KTV tiến hành tổng hợp chênh lệch kiểm toán phát hiện được kèm theo các bằng chứng giải thích Đồng thời xem xét các sự kiện phát sinh sau niên độ, xem xét mức độ ảnh hưởng đến kết luận kiểm toán.
Sau khi tổng hợp các chênh lệch, kiểm toán viên đánh giá lại các chênh lệch đó và để có thể đưa ra kết luận kiểm toán Trong trường hợp có các bút toán điều chỉnh, kiểm toán viên cần phải thảo luận với khách hàng về các bút toán điều chỉnh đó Mỗi sự khác biệt cần thảo luận với cấp quản lý thích hợp nhằm bảo đảm rằng chúng là đúng sự thật Khi những chênh lệch đã được thảo luận và khách hàng đã chấp nhận những chênh lệch đó, kiểm toán viên yêu cầu khách hàng thực hiện các bút toán điều chỉnh thích hợp Nếu khách hàng không đồng ý với ý kiến kiểm toán hoặc không chấp nhận thực hiện bút toán điều chỉnh thì KTV đưa ra ý kiến ngoại trừ hoặc ý kiến chấp nhận từng phần.
Thứ ba: Hoàn tất cuộc kiểm toán
Sau khi thảo luận và đi đến thống nhất giữa hai bên, PKF Việt Nam tiến hành họp trao đổi các vấn đề về quản lý, tổng kết các phát hiện Kiểm toán viên hoàn tất hồ sơ kiểm toán, hoàn tất tổng thể công việc kiểm toán, Báo cáo tài chính và phát hành Báo cáo kiểm toán.
Cụ thể, các bước sẽ được mô tả ở giấy tờ làm việc dưới đây
Bảng 2.14: tổng hợp các bút toán điều chỉnh phần hành chi phí hoạt động
Tiếp theo, đánh giá tổng thể những sai sót trên BCTC.
Sau khi xem xét các sự kiện phát sinh sau niên độ và kết luận không có sự kiện nào phát sinh sau niên độ làm ảnh hưởng đến chi phí hoạt động của Công ty Cổ phần XYZ Sử dụng biểu tổng hợp hợp sai sót chi phí hoạt động cùng những bằng chứng thu thập được KTV đưa ra biểu chỉ đạo và
Kết luận: “Xét trên khía cạnh trọng yếu, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty X được phản ánh một cách trung thực hợp lý”
Biểu chỉ đạo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
KSi VIỆT NAM Tên Ngày Mã số
Tên KH CÔNG TY X Thực hiện PDH 21/01/2022
Nội dung Các bút toán điều chỉnh Soát xét 1 NTT 24/01/2022
TT T/c TK Diễn giải BCKQKD BCĐKT
Không có sai sót trọng yếu nào được phát hiện
Tên KH CÔNG TY X Thực hiện PDH
Nội dung Các khoản mục khác trên BCKQKD Soát xét 1 NTT
TK Diễn giải Tham 31/12/2021 Điều chỉnh 31/12/2021 chiếu Trước KT Sau KT
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 8.340.761.045 8.340.761.045
Công việc đã thực hiện:
Khớp với số liệu trên bảng CĐPS và Sổ Cái
Khớp với BCKT năm trước
Kiểm tra việc cộng tổng và đồng ý
Tham chiếu đến bảng tổng hợp điều chỉnh kiểm toán
Tham chiếu đến số liệu trên BCTC đã được kiểm toán
Cuối cuộc kiểm toán, cuộc họp giữa chủ nhiệm kiểm toán của KSi Việt Nam- CN Hà Nội và Công ty X (Giám đốc, Ban kiểm soát, kế toán trưởng) được tiến hành KSi Việt Nam- CN Hà Nội đề xuất một số ý kiến về công tác quản lý chi phí như cần lưu ý trong việc hoàn thiện hệ thống sổ sách.
KSi Việt Nam đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần, khách hàng đồng ý, KSi Việt Nam- CN Hà Nội sẽ hoàn thiện hồ sơ kiểm toán, và đảm bảo phát hành Báo cáo kiểm toán đúng hạn cho khách hàng.
Nhận xét về thực trạng kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng trong
- Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
Công ty TNHH kiểm toán KSi Việt Nam – CN Hà Nội tiến hành đánh giá chấp nhận khách hàng, tìm hiểu khách hàng không chỉ khách hàng mới mà còn cả những khách hàng cũ.
Các thông tin về khách hàng như đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức, các TK sử dụng… được chú trọng từ đó giúp kiểm toán viên nắm bắt được cách thức ghi nhận chi phí trong kỳ, nhận biết những khoản chi phí dễ xảy ra sai phạm Thông qua đó, kiểm toán viên có cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro, căn cứ hợp lý cho việc thiết kế chương trình kiểm toán có hiệu quả.
Mức trọng yếu tổng thể ước lượng ban đầu được xác định một cách rõ ràng theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu Việc phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục được thực hiện một cách phù hợp, mức trọng yếu này trở thành cơ sở cho KTV thực hiện chọn mẫu kiểm toán và thử nghiệm kiểm toán một cách hiệu quả nhất, đảm bảo không bỏ sót các sai phạm trọng yếu Đánh giá rủi ro tại KSi Việt Nam đối với khoản mục chi phí hoạt động đã chú trọng tập trung đánh giá khoản mục chi phí trọng yếu Ngoài ra, chương trình kiểm toán chung đối với khoản mục chi phí hoạt động được thiết kế khá rõ ràng và chi tiết.
- Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
KSi Việt Nam thực hiện phân công công việc một cách rõ ràng và khoa học, các phần hành có mối liên hệ với nhau sẽ tạo điều kiện liên hệ nhau từ đó việc thực hiện kiểm toán khá rõ ràng và hiệu quả Kiểm toán viên đã thực hiện một cách chính xác theo chương trình kiểm toán đã lập ra trong giai đoạn đầu Các phát hiện của kiểm toán viên đều phải báo cáo và xin ý kiến của trưởng nhóm kiểm toán, công việc của KTV được thể hiện trên giấy tờ làm việc một cách rõ ràng và khoa học Hơn nữa, các bước trong quá trình kiểm toán được thực hiện hợp lý, bước ban đầu sẽ làm cơ sở, bổ sung, bổ trợ cho bước sau Cụ thể như: Thông qua thử nghiệm kiểm soát kiểm toán viên xem xét việc có giảm thiểu được khối lượng công việc của thử nghiệm cơ bản hay không Nếu có bất kỳ một sự thay đổi nào trong chương trình kiểm toán thì sẽ được toàn bộ nhóm kiểm toán thảo luận và đi đến thống nhất.
- Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn này trên thực tế KSi Việt Nam thực hiện hết sức chặt chẽ Trước khi đưa ra kết luận kiểm toán về khoản mục chi phí hoạt động, KTV tiến hành soát xét giấy tờ làm việc, việc soát xét đó được thực hiện từ chính kiểm toán viên thực hiện phần đó và trưởng nhóm kiểm toán, sau đó tổng hợp những phát hiện Đồng thời, các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC cũng được kiểm toán viên xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo về sự ảnh hưởng của nó đến khoản mục chi phí bán hoạt động nói chung và đến BCTC của khách hàng nói riêng.
3.1.2 Đánh giá những hạn chế Để có thể đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế này, trước hết cần phải phân tích, đánh giá từng hạn chế.
- Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
KSi Việt Nam chưa thực hiện thu thập hiểu biết sâu về khách hàng như chỉ dừng lại ở các thông tin về đặc điểm kinh doanh hay cơ cấu tổ chức… mà chưa tìm hiểu về những mối quan hệ của khách hàng đối với những biến động của thị trường hay những yếu tố xã hội ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng Việc tìm hiểu về nghĩa vụ pháp lý được KSi Việt Nam tiến hành nhưng chỉ ở mức độ sơ lược
Tìm hiểu về hệ thống KSNB được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn, điều tra và quan sát tại đơn vị nhưng còn chưa thật sự đầy đủ và chủ yếu lấy từ tài liệu nội bộ của đơn vị Quan sát trực tiếp hoạt động kinh doanh của đơn vị như tham quan nhà xưởng, dây chuyền sản xuất… đã được chú trọng nhưng chưa đầy đủ ở tất cả các khách hàng Kết quả đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB chỉ dựa trên kinh nghiệm của những kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm chứ không có một thước đo chuẩn Chương trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động được xây dựng cho tất cả các khách hàng, cho mọi loại hình doanh nghiệp kể cả sản xuất kinh doanh, xây dựng, thương mại hay ngân hàng Do vậy, ít nhiều ảnh hưởng đến sự linh hoạt trong quá trình thực hiện kiểm toán từ đó có thể dẫn đến chất lượng kiểm toán không cao
- Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thủ tục phân tích được sử dụng là phân tích ngang mà chưa chú trọng nhiều đến phân tích dọc, phân tích tính hợp lý và thủ tục phân tích dựa vào thông tin tài chính mà chưa sử dụng đến thông tin phi tài chính.
Việc tiến hành kiểm toán thực hiện chủ yếu là chọn mẫu kiểm toán Tại Công ty TNHH Kiểm toán KSi Việt Nam- CN Hà Nội đã xây dựng được một công thức bằng phần mềm trên hệ thống Excel tuy nhiên vẫn chưa sử dụng một phần mềm công nghệ nào chuyên nghiệp, việc chọn mẫu được thực hiện trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên Và các mẫu được chọn chủ yếu là những nghiệp vụ phát sinh lớn hoặc nghiệp vụ bất thường chưa thể hiện được tính chất của toàn bộ tổng thể cần đánh giá, vì vậy có thể bỏ qua những sai phạm mang tính chất hệ thống của những khoản phát sinh có giá trị nhỏ
3.1.3 Nguyên nhân của thực trạng
- Do muốn rút ngắn thời gian kiểm toán: Vào mùa kiểm toán, số lượng khách hàng cần kiểm toán tăng lên, các hợp đồng kiểm toán cũng nhiều lên Khách hàng của công ty kiểm toán luôn muốn có báo cáo kiểm toán trước 31/3 để nộp cho cấp trên, các cơ quan nhà nước… Trong khi khối lượng công việc tăng lên nhiều, các KTV thì không đủ Do đó công ty đã rút ngắn thời gian kiểm toán để thực hiện được nhiều hợp đồng hơn nên trong qua trình kiểm toán, KTV đã bỏ qua một số thủ tục không cần thiết để đảm bảo cuộc kiểm toán kết thúc đúng kế hoạch Vì vậy có thể bỏ qua một số sai sót làm ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán
- Nhận định chủ quan, trình độ chuyên môn của KTV: Với sự phát triển của thị trường tài chính, các nghiệp vụ kinh tế diễn ra ngày càng nhiều và phức tạp Nhiều nghiệp vụ mới, bất thường chưa có quy định hướng dẫn cụ thể dẫn đến việc các KTV phải dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của mình để đánh giá Một số KTV kinh nghiệm và kiến thức còn chưa chắc có thể nhận định không đúng tình hình của khách hàng Các sai sót có thể xảy ra cũng do trong mùa kiểm toán, các KTV chưa có thời gian để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nên ứng xử với các sự kiện bất thường còn chưa chính xác.
- Quy trình kiểm toán của công ty còn chưa chặt chẽ bao quát hết được các rủi ro, sai sót: Việc bỏ qua một số thủ tục không cần thiết để giảm khối lượng công việc, rút ngắn thời gian kiểm toán đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng dẫn đến việc lập chương trình kiểm toán không tránh khỏi các sai sót, chương trình kiểm toán chưa bao hết đuọc cá rủi ro, sai sót
- Trong quá trình phân tích, đánh giá rủi ro, KTV chưa chú trọng đến các thông tin phi tài chính Vì vậy việc bỏ qua các thông tin này dẫn đến đánh giá, phân tích chưa chính xác về những biến động của CPHĐ.
Kiến nghị giải pháp hoàn thiện kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH KSi Việt Nam- CN Hà Nội thực hiện
Với những hạn chế trong kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động được nêu ra ở trên em xin được đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chi phí hoạt động do công ty TNHH Kiểm toán KSi Việt Nam- CN Hà Nội thực hiện.
❖ Giải pháp trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán, có vai trò rất quan trọng chi phối tới chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán giúp KTV thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ, có giá trị để đưa ra các ý kiến xác đáng về BCTC được kiểm toán Từ đó giúp các KTV phối hợp hiệu quả với nhau, căn cứ vào các kế hoạch được lập thì KTV có thể soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán, góp phần nâng cao hiệu quả, gắn chặt mối quan hệ giữa công ty và khách hàng kiểm toán Như vậy lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn rất quan trọng , đòi hỏi tất cả các công ty kiểm toán đều phải cố gắng hoàn thiện để nâng cao chất lượng kiểm toán:
Về tìm hiểu khách hàng kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 về “Lập kế hoạch kiểm toán”, trong giai đoạn này kiểm toán viên tiến hành thu thập những hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống KSNB, xem xét nghiệp vụ và thực tế hoạt động của khách hàng, xem xét hồ sơ kiểm toán năm trước, tham quan nhà xưởng và dây chuyền sản xuất, nhận diện các bên liên quan và thu thập thông tin về cơ sở pháp lý của khách hàng
KSi Việt Nam- CN Hà Nội trong giai đoạn này cần tăng cường sự hiểu biết về môi trường bên ngoài khách hàng, thông tin pháp lý như thông tin về đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ với các yếu tố xã hội Việc tìm hiểu và thu thập thông tin về khách hàng cần tiến hành từ nhiều kênh, từ nội bộ doanh nghiệp và từ các nguồn độc lập bên ngoài như báo đài, internet… Tìm hiểu thông tin về ngành nghề và môi trường kinh doanh từ đó đánh giá được rủi ro Các thông tin này mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp nhưng nó tác động đến phong cách và quan điểm quản lý của nhà quản lý, do vậy nó giản tiếp ảnh hưởng đến hạch toán khoản mục CPBH và CPQLDN Thêm vào đó, kiểm toán viên cần chú trọng hơn nữa việc xem xét thực trạng hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đối với khách hàng lâu lăm, KSi đã thực hiện đầy đủ công tác tiếp cận và thu thập các thông tin khách nhưng do quỹ thời gian hạn hẹp phân bổ cho một khối lượng công việc đồ sộ của mỗi cuộc kiểm toán, nên việc tiếp cận và thu thập thông tin với các khách hàng cũ, khách hàng thường niên lại chưa được chú trọng Nên cần có một cuộc họp ngắn giữa nhóm kiểm toán năm trước và kiểm toán năm nay (khoảng 30phút) để trao đổi về các vấn đề đặc thù, đáng lưu tâm nhất của khách hàng, việc này tuy mất không nhiều thời gian nhưng sẽ tiết kiệm được lượng thời gian đáng kể trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, giúp kiểm toán viên có cái nhìn đầy đủ về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, những thay đổi năm nay so với năm trước của đơn vị Điều này cũng quan trọng trong phần hành kiểm toán chi phí hoạt động.
Tìm hiểu thông tin về khách hàng đòi hỏi yêu cầu về thời gian và chi phí kiểm toán Các giải pháp trên được đưa ra sẽ thực hiện tốt trên thực tế nếu kiểm toán viên không bị giới hạn nhiều về mặt thời gian, để từ đó kiểm toán viên có thể sắp xếp thời gian phù hợp cho việc hiểu biết về khách hàng Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần có kiến thức về ngành nghề, tính chất hoạt động của đơn vị và tạo lập được quan hệ tốt với khách hàng từ đó thuận lợi cho việc thực hiện của mình.
Hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc đánh giá HTKSNB được thực hiện theo một trình tự nhất định và được khái quát qua bốn bước cơ bản: Thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết HTKSNB trên giấy tờ làm việc; Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho khoản mục trên BCTC; Thực hiện thử nghiệm kiểm soát; Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ.
Thứ nhất, giai đoạn thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết
HTKSNB trên giấy tờ làm việc được tiến hành trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế bộ máy kiểm soát, hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ Trong quá trình này, các KTV áp dụng các phương pháp: Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng, thẩm vấn nhân viên, xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của Công ty khách hàng, kiểm tra chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, quan sát quá trình hoạt động của khách hàng Sau đó, bằng những thông tin thu thập được, KTV mô tả lại HTKSNB của khách hàng bằng các lưu đồ (lưu đồ dọc và lưu đồ ngang), Bảng câu hỏi về HTKSNB hoặc Bảng tường thuật.
KTV nên lập các lưu đồ và bản tường thuật về HTKSNB và sử dụng thêm câu hỏi mở để đánh giá chính xác hơn về HTKSNB đối với từng khoản mục, cụ thể là khoản mục CPBH từ đó có thể hạn chế được các thủ tục kiểm tra chi tiết với khoản mục đó.
Việc bổ sung các câu hỏi mở, bước đầu KTV có thể chủ động thực hiện trong quá trình phỏng vấn các đối tượng có liên quan đến việc hạch toán chi phí
Về lâu dài, cùng với những kinh nghiệm tích lũy về những vấn đề dễ phát sinh sai phạm, Công ty cần phải đầu tư thiết kế một hệ thống các câu hỏi mở bổ sung vào Bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB có sẵn để tránh việc các KTV bỏ sót các câu hỏi khi tiến hành Tuy là công việc được khuyến khích của KTV mỗi khi đánh giá HTKSNB và việc vẽ lưu đồ và viết bảng tường thuật không mất quá nhiều thời gian cũng như chi phí thực hiện nhưng do không cân nhắc về tầm quan trọng và để đảm bảo tiến độ công việc KTV thường bỏ qua Chính vì vậy, Công ty cần phải có những chính sách quy định rõ về yêu cầu thực hiện việc vẽ lưu đồ mô tả HTKSNB của khách hàng và viết bảng tường thuật và kiểm soát việc thực hiện được diễn ra trên thực tế Hơn nữa, Công ty chú trọng phát triển phần nội dung này trong các buổi đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các KTV.
Thứ hai: Giai đoạn thực hiện các thủ tục kiểm soát cũng là một vấn đề cần được quan tâm trong bước này Một số thủ tục kiểm soát thường được áp dụng khi tiến hành kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN: Xem xét các chính sách, quy định của doanh nghiệp đối với việc hạch toán chi phí kết hợp với việc kiểm tra những quy định và chính sách này có được tuân thủ đúng trên thực tế hoạt động không; Xem xét hệ thống chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ doanh nghiệp đang áp dụng trong kỳ; Phỏng vấn những người trực tiếp tham gia hoặc có liên quan đến HTKSNB của doanh nghiệp, đặc biệt là liên quan đến quy trình hạch toán chi phí; Quan sát trực tiếp việc vận hành của HTKSNB trên thực tế tại doanh nghiệp; Kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ liên quan đến khoản mục CPBH và CPQLDN, đặc biệt là sự xét duyệt, phê chuẩn của Ban lãnh đạo và định mức quy định cho từng loại chi phí phát sinh; Xem xét hệ thống TK, sổ sách kế toán sử dụng và trình tự ghi chép nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí trong kỳ tại doanh nghiệp Mục đích của việc tiến hành thủ tục kiểm soát đối với khoản mục chi phí nhằm kiểm tra HTKSNB và hệ thống kế toán của khách hàng về chi phí có được thiết kế phù hợp và vận hành có hiệu lực không, từ đó có thể khoanh vùng quy mô mẫu chọn để kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí
KSi nên thiết kế các câu hỏi kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát bám sát với tình hình hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp Thiết kế hệ thống câu hỏi mở và điều quan trọng là thực hiện thủ tục kiểm soát tốt để thay thế cho thủ tục kiểm tra chi tiết mà không làm tăng rủi ro kiểm toán.
❖ Hoàn thiện việc áp dụng thủ tục phân tích trong kiểm toán khoản mục chi phí
Thực hiện thủ tục phân tích trong quá trình kiểm toán giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng phù hợp và đầy đủ nhanh hơn và không mất nhiều thời gian. Để nâng cao hiệu quả của thủ tục phân tích, góp phần tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán, KSi Việt Nam cần tăng cường hơn nữa thủ tục phân tích để từ đó có thể giảm bớt các công việc kiểm tra chi tiết một cách hiệu quả Thủ tục phân tích trong giai đoạn này của kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động không nên chỉ dừng lại ở phân tích ngang (phân tích xu hướng) mà có thể tiến hành tăng cường phân tích dọc như tỷ lệ chi phí trên doanh thu của từng tháng, sau đó so sánh tỷ lệ này giữa các tháng sẽ thấy được sự tăng lên hay giảm xuống của chi phí so với doanh thu, từ đó có cơ sở tốt hơn để tiến hành kiểm tra chi tiết hiệu quả Ngoài ra, nếu như tại đơn vị có kế hoạch, dự toán hoặc định mức về chi phí bán hàng trong kỳ, KTV tiến hành xem xét kế hoạch đó có thiết lập khả thi không, sau đó có tiến hành phân tích giữa số kế hoạch và số thực tế.
Việc phân tích cũng nên được thực hiện thông qua việc so sánh các thông tin tài chính với các thông tin phi tài chính như số lượng nhân viên quản lý doanh nghiệp (bán hàng)/ Chi phí tiền lương để thấy được sự tương thích phù hợp.
Việc phân tích cần được mở rộng trong nhiều năm tài chính để thấy được xu hướng phát triển của doanh nghiệp, có thể phân tích ngang chi phí bán hàng của năm nay so với năm trước vào cùng một tháng để thấy được xu hướng biến động của nó.