Đến thời điểm hiện tại kinh tế thế giới dần hồi phục, Vietravel cũng dần có những bước chuyển mình nhằm thích nghi và có những sự thay đổi phù hợp trong công tác quản lý các hoạt động củ
Tính cấp thiết của đề tài
Các doanh nghiệp trong nước hiện nay khi nhắc đến truyền thông thường tập trung vào truyền thông bên ngoài nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu trong tâm trí khách hàng và doanh thu lợi nhuận mà chưa quan tâm đến khái niệm truyền thông nội bộ “Truyền thông phải được phát triển từ bên trong thì bức tranh toàn cảnh về truyền thông của một doanh nghiệp sẽ có sự thống nhất từ trong ra ngoài” (Philip
Thời nay sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn, đội ngũ nhân sự đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Giữ chân nhân tài là cách để doanh nghiệp có được sự thành công và phát triển bền vững Chính vì vậy, có thể thấy, đối với lãnh đạo của doanh nghiệp, hoạt động truyền thông nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp tạo dựng bản sắc văn hóa mà đó còn là yếu tố tiên quyết dẫn đến sự thành bại của công ty Sự gắn kết nhân viên trong công ty tạo thành 1 thể thống nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp bền vững từ bên trong tạo ra sức mạnh để doanh nghiệp vững vàng phát triển Đặc biệt nền kinh tế thế giới đang trong thời kì nhạy cảm sâu sắc sau khi trải qua đại dịch Covid 19 kéo theo đó là 1 loạt các cơn khủng hoảng về kinh tế nặng nề thì tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp không phải là sản phẩm, quy trình hay công nghệ - mà chính là yếu tố con người – đội ngũ nhân sự Chính vì thế doanh nghiệp nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ để có thể tồn tại và phát triển bắt kịp xu thế của thời đại Đối với bối cảnh ngành du lịch nói chung, năm 2020 do việc đóng cửa biên giới để ngăn chặn Covid, lượng du khách quốc tế đến Việt Nam chỉ đạt khoảng 3.8 triệu lượt giảm 80% so với năm 2019, khách nội địa đạt 56 triệu lượt giảm 34%, tổng thu du lịch đạt 312 nghìn tỷ đồng giảm 58,7% - mức giảm tương đương 19 tỷ USD Khoảng 40-60% lao động ngành du lịch bị mất việc hoặc cắt giảm ngày công Khoảng 95% doanh nghiệp lữ hành quốc tế ngừng hoạt động và gần 340 doanh nghiệp phải xin thu hồi giấy phép kinh doanh năm 2020 (báo cáo tài chính Vietravel năm 2020)
Sự khủng hoảng về mọi mặt như kinh tế, nhân sự gần như đánh gục ngành du lịch - nhóm ngành dễ tổn thương Để có thể chống chọi, đương đầu và bảo toàn doanh nghiệp vượt qua đại dịch, sự đoàn kết đồng lòng tin tưởng của cán bộ nhân viên chính là sức mạnh để doanh nghiệp vượt qua được giai đoạn khó khăn Đó là mục đích của công tác truyền thông nội bộ, xử lý khủng hoảng tạo sự kết nối từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, giữa các chi nhánh nhằm giữ vững niềm tin và sự lạc quan bước qua khó khăn Thêm vào đó, giữa thời kỳ u ám các hoạt động tích cực và các phong trào được tổ chức mạnh mẽ là cách để doanh nghiệp tăng cao độ nhận diện thương hiệu nhằm thu hút nhân tài, củng cố vị trí trong lòng khách hàng Vietravel với cương vị người tiên phong trong ngành du lịch với tâm thế sẵn sàng tiếp tiếp thu cái mới vì thế rất chú trọng truyền thông thương hiệu và truyền thông nội bộ Tuy nhiên khi công tác truyền thông nội bộ trong quá trình hình thành và phát triển đã bộc lộ những hạn chế khi Vietravel chuyển mình thành hệ sinh thái với đa ngành nghề, phân tán lực lượng và cần thời gian để ổn định cả truyền thông bên ngoài và bên trong Cùng lúc đó dịch bệnh bùng phát, ngành du lịch thuộc nhóm ngành dễ tổn thương đã khiến Vietravel gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh khi 2 năm liên tiếp 2020 và 2021 tất cả các mảng kinh doanh đều không đạt kế hoạch kéo theo sự khó khăn về công tác quản lý nhân sự khi chỉ có 42-45% số nhân sự đi làm và còn lại nghỉ không lương (báo cáo tài chính Vietravel năm 2020) Đến thời điểm hiện tại kinh tế thế giới dần hồi phục, Vietravel cũng dần có những bước chuyển mình nhằm thích nghi và có những sự thay đổi phù hợp trong công tác quản lý các hoạt động của công ty bao gồm công tác truyền thông nội bộ để trở lại đường đua Tuy nhiên với hệ thống chi nhánh phân bố rộng khắp cả nước công tác truyền thông nội bộ của Vietravel còn thiếu sự kết nối và liên kết giữa các chi nhánh mạnh mẽ hơn nhằm nâng cao giá trị thương hiệu, phát triển bền vững và củng cố nội lực từ bên trong
Do đó mục tiêu của nghiên cứu đề tài hướng đến hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ của Vietravel Đặc biệt là hướng đến việc đề ra giải pháp với mục tiêu giúp truyền tải thông điệp một cách tối ưu hóa trong hệ thống giữa trụ sở chính và các chi nhánh trên cả nước.
Các nghiên cứu có liên quan
Qua khảo sát sơ bộ, có nhiều bài viết và các lớp học cũng như các sách báo đề cập tới phát triển truyền thông nội bộ, ví dụ như: “Kiến thức cơ bản và đạo đức chuyên nghiệp (Tác giả Đinh Thị Thúy Hằng chủ biên NXB Lao động Xã hội, 2007)”,
“Lợi ích của PR và tiếp thị (David Meerman Scott, 2008)”, “Quản trị Quan hệ công chúng (PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, NXB Kinh tế Quốc dân, 2011)”,…
Các đề tài nghiên cứu về truyền thông trong doanh nghiệp với nội dung phong phú được tác giả nước ngoài cũng có nhiều công trình nghiên cứu về đề tài này như:
- Michael Schudson, “Sức mạnh của tin tức truyền thông (bản dịch cuốn the Power of News, Harvarrd, Harvard Universidty Press, 1995, người dịch Thế Hùng, Trà My)
Hà Nội, NXB Chính trị Quốc gia, 2003”
- Robert L.Heath (2004), “Handbook of Public Relations, Sage Publications, Inc”
Ngoài các nghiên cứu của các học giả, tác giả nước ngoài thì xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp bằng các công cụ truyền thông dần được đề cập trong các đề tài nghiên cứu, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, công trình khoa học như:
- Bài nghiên cứu “Truyền thông nội bộ trong bối cảnh mới” của tác giả Hoàng Hồng Hà
-Nghiên cứu khoa học “Chuyển đổi số và giáo dục đại học: khi thách thức là cơ hội” nằm trong Chuỗi Hội thảo khoa học liên ngành 2021 của nhóm tác giả Đại học Quốc gia Hà Nội bàn luận về truyền thông nội bộ trong môi trường giáo dục trong thời đại số.
Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát: thông qua cơ sở lý thuyết, phân tích nghiên cứu tác giả đề xuất các giải pháp mang tính khả khi nhằm nâng cao chất lượng trong công tác truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp du lịch Việt Nam nói chung và Vietravel nói riêng
Mục tiêu cụ thể: Xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel trong những năm tiếp theo sau khi phục hồi sau đại dịch
- Nghiên cứu, làm rõ một số vấn đề lý luận về hoạt động và công tác truyền thông nội bộ;
- Nghiên cứu thực trạng về công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel (giai đoạn 2019-2022)
- Đề xuất giải pháp nhằm giúp hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel hoàn thiện và phát triển.
Quy trình và phương pháp nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu
Hình A - Sơ đồ quy trình nghiên cứu (Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu nghiên cứu: Tác giả tìm kiếm những tài liệu lý luận về khái niệm, vai trò, đặc điểm của truyền thông nội bộ, tìm hiểu những nghiên cứu nước ngoài và trong nước về truyền thông nội bộ để có cái nhìn tổng quan về tình hình nghiên cứu
Bước 2: Xác định nguồn dữ liệu: Thống kê các số liệu thực tế thông qua các tài liệu, báo cáo tài chính, văn phòng trụ sở và chi nhánh, những tài liệu công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và các tài liệu nội bộ được phép sử dụng
Bước 3: Phương pháp thu thập dữ liệu: Tiến hành bước phân tích dữ liệu nhằm đánh giá về tình hình thực tiễn của vấn đề đang nghiên cứu
Bước 4: Tiến hành thu thập dữ liệu: Tiến hành khảo sát thông qua bảng câu hỏi tự thiết kế bằng phiếu trực tiếp và bảng khảo sát trực tuyến nhằm tìm ra những thông số, yếu tố khách quan không được thể hiện trên các văn bản thứ cấp
Bước 5: Xử lý, phân tích dữ liệu: Sau bước 4, tác giả tiến hành xử lý và phân tích dữ liệu Phần mềm Excel được sử dụng để diễn giải dữ liệu theo dạng bảng, hình
Bước 6: Báo cáo, trình bày kết quả nghiên cứu: Kết hợp giữa số liệu sơ cấp và thứ cấp, tác giả phân tích thực trạng công tác truyền thông nội bộ và đưa ra những đánh giá, kết quả và các tồn đọng cần có giải pháp khắc phục.
Phương pháp nghiên cứu
Dữ liệu thứ cấp: là dữ liệu có sẵn, không phải do đơn vị nghiên cứu tạo ra, đã công bố nên dễ thu thập, ít tốn thời gian, chi phí nhưng là loại tài liệu cung cấp số liệu thực tế quan trọng trong suốt quá trình nghiên cứu Trong luận văn này, tác giả tiến hành thu thập các dữ liệu sẵn có bên trong và bên ngoài Vietravel: Website, các báo cáo tài chính, các kế hoạch, Địa điểm: Tại trụ sở chính, chi nhánh vùng Đông Nam Bộ (Vietravel Đồng Nai, Vietravel Vũng Tàu, Bình Dương)
Các tài liệu chính cần thu thập bao gồm: Báo cáo hoạt động truyền thông nội bộ theo năm và định hướng hoạt động cho năm tiếp theo, báo cáo tài chính thường niên (trong đó có nội dung hoạt động truyền thông nội bộ), báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Ngoài ra tìm hiểu thêm các mô hình truyền thông nội bộ từ các công ty nổi bật về mảng này như Generali, TH True milk…để làm bài học kinh nghiệm cho Vietravel
Dữ liệu sơ cấp: là những dữ liệu chưa có sẵn, được thu thập lần đầu, do chính tác giả thu thập được thông qua các bảng hỏi hoặc phiếu điều tra.Trong đề tài này, tác giả lựa chọn hình thức điều tra cơ bản được tác giả thu thập qua phiếu khảo sát tại ba chi nhánh được lựa chọn để nghiên cứu: đánh giá mức độ hiểu biết, hài lòng, phổ biến của các kênh truyền thông nội bộ Mục đích phiếu khảo sát nhằm đưa ra các đánh giá, phân tích khách quan các hoạt động truyền thông nội bộ giai đoạn 2019-
2022, những sự thay đổi trước và sau đại dịch Covid 19.
- Tác giả sử dụng các phương pháp sau trong luận văn
Phương pháp phân tích: Tác giả đưa ra những vấn đề và dựa trên cơ sở lý thuyết cũng như thực tế để phân tích vấn đề đó
Phương pháp tổng hợp: Tác giả thu thập những thông tin, từ đó rút ra những kết luận và đề xuất giải pháp
Phương pháp khảo sát điều tra: nhằm tổng hợp kiến thức một cách hệ thống thông qua quy trình điều tra khảo sát thực tế Làm rõ các luận điểm trong luận văn bằng nhận xét khách quan, cảm nhận và sự mong muốn của nhân viên công ty
Cách thức triển khai: thiết kế bảng hỏi, câu hỏi khảo sát về công tác truyền thông nội bộ tại Vietravel, đánh giá mức độ hài lòng, ưu điểm, khuyết điểm và những mong muốn về công tác truyền thông nội bộ của nhân viên tại 3 chi nhánh vùng Đông Nam Bộ Đối tượng khảo sát: 70 nhân viên (trừ lãnh đạo) tại 3 chi nhánh vùng Đông Nam
Sử dụng Excel để xử lý số liệu như sau:
B1: gửi phiếu khảo sát giấy và khảo sát trực tuyến đến 70 nhân viên tại 3 chi nhánh Vietravel (Đồng Nai, Bình Dương, Vũng Tàu)
B2: Thu thập phiếu và dùng excel để tổng hợp số liệu
B3: Phân tích số liệu, thực trạng và đề xuất giải pháp giúp Vietravel hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ.
Đóng góp mới của luận văn
Về lý luận: Luận văn đã tổng quan nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết truyền thông nội bộ, phân tích được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Về thực tiễn: Luận văn sẽ giúp làm rõ thực trạng về vấn đề công tác truyền thông nội bộ của Vietravel, đánh giá các kết quả đạt được và những vấn đề còn vướng mắc nhằm đề ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống.
Cấu trúc luận văn
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan nghiên cứu
1.1.1 Những nghiên cứu ở nước ngoài
Thuật ngữ “truyền thông nội bộ” thông dụng nhất hiện nay đều xuất phát từ các nhà nghiên cứu lý thuyết về truyền thông doanh nghiệp sử dụng (Van Riel, 1995; Forman và Argenti,2005) Ngoài ra các thuật ngữ với ý nghĩa tương tự cũng được sử dụng có thể kể để như: Thuật ngữ “internal relations” – “quan hệ nội bộ” (Grunig và Hunt, 1984), “employee communication” – “giao tiếp của nhân viên” (Argenti, 1996; Smidts et al., 2001)
Các quan niệm của doanh nghiệp kinh doanh theo triết lý kinh doanh cũ cho rằng
“nhân viên của tổ chức là tập thể bên trong tổ chức, có chung nhiều đặc điểm hoặc chỉ được quan tâm trên một số đặc điểm nổi bật của số đông, chỉ cần đến hệ thống truyền tải thông tin theo một chiều từ cấp trên xuống cấp dưới, với mục tiêu triển khai những nhiệm vụ đã được giao một cách tốt nhất” Tuy nhiên sự thay đổi và phát triển của xã hội quan niệm này dần được xem xét và đánh giá lại Trong thời đại công nghệ 4.0, nhân viên trong tổ chức là 1 tập thể gắn kết Sự phân bổ thông tin, tương tác, hoạt động giao tiếp, thông điệp, mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức… không còn đi theo chiều dọc từ trên xuống, mà chuyển mình theo hàng ngang và thậm chí là đa chiều Từ các công trình nghiên cứu đến các hội thảo khoa học kêu gọi giới nghiên cứu nhìn nhận sự thay đổi của xã hội trên nhiều khía cạnh tác động đến sự thay đổi của doanh nghiệp nhằm xem xét đánh giá khái niệm: “Truyền thông nội bộ được hiểu là quy trình quản lý chiến lược đối với các tương tác và mối quan hệ giữa các bên liên quan, ở tất cả các cấp trong tổ chức” (Mary Welch và Paul R Jackson, 2007)
Tựu chung lại thông qua các nghiên cứu đối với những công trình nghiên cứu nước ngoài đã cho thấy sự nhận thức sớm về sức mạnh của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp Truyền thông nội bộ gửi đi thông điệp, sứ mệnh và định hướng của doanh nghiệp đến với từng nhân viên Nếu truyền thông nội bộ không được thực hiện hiệu quả sẽ dẫn đến nhiều vấn đề hệ luỵ mà doanh nghiệp phải đối mặt như khó giữ chân nhân tài, nhân viên không có niềm tin và sự tự hào về nơi mình làm việc nên sẽ không có sự cố gắng và đóng góp vào việc xây dựng phát triển doanh nghiệp
1.1.2 Những nghiên cứu ở trong nước
Trong cuốn PR – Lý luận và ứng dụng, tác giả Đinh Thị Thuý Hằng có viết “
PR nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó Công chúng nội bộ ở đây là tập thể, cán bộ nhân viên của tổ chức, công ty và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó cũng có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình” [9, 216 – 217]
Bộ phận truyền thông nội bộ có liên quan mật thiết đến việc xác lập môi trường làm việc hiệu quả, xây dựng hệ thống luồng thông tin xuyên suốt đảm bảo thông điệp, triết lý được thông suốt từ cấp lãnh đạo đến nhân viên Bộ phận truyền thông nội bộ có vai trò duy trì, củng cố, phát triển công ty bằng các hoạt động truyền thông đa chiều nhằm nâng cao nhận diện thương hiệu, đối phó lại với các vấn đề về khủng hoảng, nắm bắt cơ hội để bật lên trên đối thủ
Theo tác giả Tạ Ngọc Tấn (2001), “Truyền thông đại chúng, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia”, viết: “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau” Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã dày công nghiên cứu và đưa ra các khái niệm về truyền thông đại chúng rất chi tiết và cụ thể gồm lịch sử hình thành, mô hình của truyền thông lên hành vi hoạt động của con người Ngoài ra để cụ thể hơn về các phương tiện được sử dụng trong truyền thông tác giả cũng khái quát các phương tiện truyền thông được sử dụng phổ biến và thông dụng hiện nay như sách, báo, tạp chí, truyền hình, điện ảnh, đài phát thanh, quảng cáo, bản in, internet
Tác giả Đào Thị Hương (2022), Nghiên cứu marketing nội bộ của các doanh nghiệp ngành may trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên khẳng định truyền thông nội bộ là giải pháp hữu ích đối với doanh nghiệp, khi doanh nghiệp coi trọng yếu tố con người như một yếu tố trọng tâm trong quá trình phát triển của doanh nghiệp Ngoài nhiệm vụ giữ chân nhân tài còn tạo mối liên kết khăng khít, gắn bó giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp, tạo động lực niềm tin khơi dậy hứng phấn làm việc và cống hiến của mỗi nhân viên Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng, kinh nghiệm vốn có của họ để từ đó tăng được hiệu suất công việc
Tác giả Vũ Thị Tuyết Nhung (2019), Quản lý hoạt động truyền thông nội bộ của tập đoàn xây dựng Hoà Bình đã đưa ra những kết luận “Truyền thông nội bộ tốt là cách thức giữ chân nhân tài tốt nhất Lương, thưởng không phải điều duy nhất giữ chân nhân sự giỏi Môi trường làm việc và sự gắn kết giữa các cá nhân mới là điểm cộng để nhân viên quyết định gắn bó với công ty thay vì đầu quân sang đơn vị khác” Chính vì vậy việc xây dựng môi trường làm đóng vai trò quan trọng không chỉ trong công tác truyền thông nội bộ mà còn là mục tiêu định hướng phát triển của doanh nghiệp Thêm vào đó tác giả cũng cho rằng “Việc triển khai tốt truyền thông nội bộ để đưa công ty đi lên cần sự nỗ lực từ 2 bên: bên người chủ, người quản lý và bên cán bộ nhân viên” Điều này cho thấy sự tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của công tác truyền thông nội bộ mà vị trí trung gian là bộ phận chuyên trách
Theo tác giả Nguyễn Hương Thảo (2014), “Truyền thông trong doanh nghiệp du lịch Việt Nam hiện nay”, khẳng định quy mô công ty dù lớn hay nhỏ tiềm lực tài chính đến đâu thì việc xây dựng bộ phận truyền thông (bên trong và bên ngoài) là nhiệm vụ quan trọng Đó là sự tương tác 2 chiều, doanh nghiệp chỉ có thể vươn tới thành công khi có sự đoàn kết, tin tưởng và cùng tiến tới mục tiêu chung, mục đích chung của doanh nghiệp
Thông qua các nghiên cứu công trình trong nước có thể đúc kết được rằng truyền thông nội bộ là các hoạt động xây dựng, củng cố và gắn kết mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau và nhân viên – lãnh đạo Quy mô doanh nghiệp, tính chất ngành nghề có thể khác nhau nhưng mục tiêu chung của truyền thông nội bộ là góp phần cùng nhau phát triển doanh nghiệp
1.1.3 Khoảng trống nghiên cứu Đề tài nghiên cứu truyền thông nội bộ đối với ngành du lịch có khá ít các tác giả lựa chọn và nghiên cứu chuyên sâu nên chưa có nhiều những giải pháp áp dụng cụ thể trong doanh nghiệp trong lĩnh vực lữ hành Đặc biệt vấn đề cấp thiết hiện tại là truyền thông nội bộ có sức mạnh to lớn có thế giúp các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp du lịch nói riêng đối mặt với các khủng hoảng nghiêm trọng và gây điêu đứng cho toàn thế giới về mọi mặt như dịch bệnh Covid 19
Do đó, đề tài “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Vietravel” có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn Các kết quả nghiên cứu rút ra được thông qua đề tài sẽ góp phần hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Vietravel trong tương lai.
Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm cơ bản về truyền thông
Truyền thông trong tiếng Anh: “Communication” mang nghĩa là sự truyền đạt thông tin, truyền thông báo, sự giao tiếp, sự trao đối, sự liên lạc … Thuật ngữ “truyền thông” có nguồn gốc từ tiếng Latinh “Commune” mang nghĩa là chung hoặc cộng đồng Khái quát là các nội dung hay cách thức giao tiếp, liên lạc giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với cộng đồng và xã hội Nhờ sự giao tiếp này mà mà con người tự nhiên trở thành con người xã hội
Ngoài các quan niệm cơ bản trên các nhà nghiên cứu còn đưa ra các quan niệm khác về truyền thông như:
- Truyền thông là quá trình truyền thông tin có nghĩa giữa các cá nhân với nhau
- Truyền thông là quá trình mà một cá nhân (người truyền tin) truyền đi những thông điệp đến những cá nhân khác (người nhận tin) và có sự tác động sửa đổi hành vi của cá nhân đó
- Truyền thông được xuất hiện khi thông tin được chuyển từ vị trí này đến vị trí khác Quá trình này bao gồm tất cả các thông điệp và sự tác động đến sự vật, hiện tượng và người khác
1.2.2 Mô hình truyền thông cơ bản của Harold Lasswell
Một trong các mô hình truyền thông được sử dụng nhiều ngày nay là mô hình truyền thông Harold Lasswell (Harold Lasswell là nhà chính trị học nổi tiếng người Mỹ)
Mô hình này bao gồm các thành phần chủ yếu của quá trình truyền thông bao gồm:
• “S – Ai? (Source, Sender)”: “Nguồn, người cung cấp, khởi xướng”
• “M – Nói, đọc, viết gì? (Message)”: “Thông điệp, nội dung thông báo”
• “C- Kênh (channel)”: “Bằng kênh nào, mạch truyền nào”
• “R – Cho ai? (receiver)”: “Người tiếp nhận, nơi nhận”
• “E – Hiệu quả (effect)”: “Hiệu quả, kết quả của quá trình truyền thông” Với mô hình này của Harold Lasswell, mọi vấn đề nghiên cứu có thể được tiến hành và tập trung vào những thành phần đó
1.2.3 Khái niệm về truyền thông nội bộ
Thực tế từ giới nghiên cứu đến các doanh nghiệp có những định nghĩa khác nhau về truyền thông nội bộ Theo Rachel Miller, nhà tư vấn truyền thông nội bộ, là chủ biên website AllThingsIC, quan niệm: “Truyền thông nội bộ là cách một công ty tương tác với người của mình, và ngược lại”
Kevin Ruck – sáng lập viên của PRAcademy định nghĩa truyền thông nội bộ là
“công cụ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp cho tất cả nhân viên, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên lên tiếng về các vấn đề quan trọng, được xem xét bởi các quản lý cấp trung và quản lý cấp cao”
Theo một nghiên cứu được công bố gần đây bởi Viện Gallup trong 1 cuộc khảo sát các công nhân Mỹ, chỉ có 27% số người được khảo sát có lòng tin mạnh vào giá trị của người lãnh đạo Điều đó cho thấy rằng nhiệm vụ quan trọng của truyền thông nội bộ là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về giá trị, văn hóa của doanh nghiệp nơi mình làm việc và truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò trung gian trong việc xây dựng sự kết nối nhân viên với lãnh đạo Những nhân viên có lòng tin vào công ty không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn cảm thấy hạnh phúc khi được làm công việc mà mình yêu thích
Việc các nhà nghiên cứu hay doanh nghiệp định nghĩa khái niệm truyền thông nội bộ khác nhau là do quan điểm khác nhau, cách tiếp cận khác nhau, không gian và thời gian khác nhau Tuy nhiên có thể đúc kết ngắn gọn lại thì truyền thông nội bộ là quá trình các hoạt động tương tác giữa con người với nhau trong cùng một doanh nghiệp, tổ chức đều hướng đến và thực hiện một mục tiêu chung
1.2.4 Đặc điểm của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ về cơ bản được triển khai với 3 đặc tính nổi trội nhất bằng khái niệm: H.O.T – Honest, Open, Two-way
- Trung thực (Honest): Truyền thông nội bộ cần sự minh bạch và rõ ràng trong mỗi thông điệp, mỗi chiến dịch, mỗi hoạt động được triển khai Nhân viên là những người nhìn nhận và đánh giá khách quan do đó nếu 1 thông điệp hoặc 1 chương trình có sự thiếu trung thực hoặc ko rõ ràng sẽ dẫn đến sự mất lòng tin và thậm chí là gây ra các khủng hoảng nội bộ Đây là đặc tính quan trọng nhất của truyền thông nội bộ
- Cởi mở (Open): Mục đích của việc truyền thông nội bộ là hướng về nhân viên do đó sự chia sẻ từ phía nhân viên là điều cần thiết và quan trọng để ban lãnh đạo có thể hiểu rõ và đánh giá được mức độ thành bại của các hoạt động Đôi khi chính tư duy khác biệt của 1 bộ phận nhân viên sẽ mang lại làn gió mới cho truyền thông nội bộ của doanh nghiệp
- Hai chiều (Two-way): Bên cạnh sự trung thực, cởi mở, truyền thông nội bộ còn cần được thực hiện theo nguyên tắc tương tác hai chiều Có thể hiểu khái niệm này là theo chiều dọc: từ trên xuống và từ dưới lên Mở rộng ra hai chiều cũng là theo chiều ngang, giữa các bộ phận đồng cấp
1.2.5 Truyền thông nội bộ trong bối cảnh mới
Trước kia doanh nghiệp như những “chiếc hộp đen” thì thời nay với sự thay đổi của xã hội doanh nghiệp đã trở thành những “chiếc hộp kính”
Trong thời kỳ doanh nghiệp như “hộp đen”, là tư duy kiểu cũ khi doanh nghiệp chỉ chú trọng vào các hoạt đông kinh doanh và lợi nhuận Lãnh đạo không quan tâm và cũng không có khái niệm về sự quan trọng của đội ngũ nhân sự do đó công tác truyền thông nội bộ là điều xa xỉ
Hiện nay khi thời thế thay đổi doanh nghiệp là “chiếc hộp kính trong suốt”, khách hàng nhìn vào bên trong doanh nghiệp và có những sự đánh giá riêng: thành viên doanh nghiệp, quy trình và cả những giá trị cốt lõi Văn hoá nội bộ trở thành 1 phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng, nhân sự sẽ cân nhắc dựa trên môi trường bên trong doanh nghiệp và khách hàng cũng sẽ có sự đánh giá riêng khi truyền thông nội bộ đóng vai trò trong việc xây dựng nhận thức thương hiệu
Lý tưởng và Sứ mệnh
Trong bối cảnh xã hội mới, truyền thông nội bộ hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng Một môi trường làm việc tốt sẽ tạo động lực và thúc đẩy nhân viên cống hiến và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
Nội dung hoạt động công tác truyền thông nội bộ
Nội dung của công tác truyền thông nội bộ phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và chiến lược phát triển chung của công ty Chiến lược truyền thông được sử dụng để tạo ra và củng cố văn hóa tổ chức
Do đó, việc xây dựng nội dung của công tác truyền thông nội bộ có thành công hay không nằm ở sự thấu hiểu và gắn bó của nhân viên truyền thông nội bộ với công ty, về định hướng phát triển cũng như văn hóa doanh nghiệp
Công tác truyền thông nội bộ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, trong lĩnh vực này so với những lĩnh vực khác rất khác nhau Vậy tóm gọn lại nội dung hoạt động truyền thông nội bộ bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp hiện tại Đánh giá thực trạng doanh nghiệp hiện tại là một bước cơ bản và quan trọng trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả Việc này giúp định hướng các hoạt động truyền thông phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, từ đó xác định được mục tiêu và phương hướng phát triển truyền thông nội bộ Nếu không đánh giá được thực trạng hiện tại, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp không phù hợp hoặc thiếu tính thực tế, gây lãng phí tài nguyên và thời gian Thông qua các báo cáo về bảng đánh giá doanh nghiệp sẽ xác định những khó khăn, thách thức và cơ hội, nhằm đưa ra các kế hoạch và giải pháp phù hợp để cải thiện công tác truyền thông nội bộ, đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông
Việc xác định đối tượng truyền thông giúp đưa ra các thông điệp phù hợp với từng đối tượng nhân viên, nâng cao hiệu quả việc truyền tải thông tin và giảm tối đa sự hiểu nhầm, nhận thức không đúng về văn hoá, giá trị doanh nghiệp
Việc xác định đối tượng truyền thông có thể dựa trên các yếu tố như chức vụ, bộ phận làm việc, trình độ, kinh nghiệm làm việc, độ tuổi và sở thích của từng đối tượng nhân viên Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những thông điệp phù hợp, phản ánh đúng nhu cầu và quan điểm của từng nhóm nhân viên
Thông thường, với nội dung của công tác hoạt động truyền thông nội bộ, có hai đối tượng chính cần quan tâm gồm có nhân viên công ty (từ cấp trên đến cấp dưới) và cổ đông (những nhà đầu tư) của công ty Điểm chung của cả hai đối tượng này nằm ở chỗ củng cố niềm tin của họ về sự phát triển của công ty là vô cùng quan trọng Nếu nhân viên là những người trực tiếp làm việc, những nhân tài chọn làm việc ở những môi trường thân thiện, có khả năng thăng tiến thì cổ đông là những người rót vốn, giúp công ty có nền tảng tài chính để phát triển mạnh mẽ Họ đều là những nhân tố quan trọng, liên quan trực tiếp đến yếu tố sống còn của một doanh nghiệp
Khi xác định công chúng mục tiêu trong công tác hoạt động truyền thông nội bộ, việc dự đoán những chiều hướng của họ trong việc tiếp nhận thông điệp truyền thông cũng rất quan trọng
Bước 3: Lập kế hoạch và xác định thông điệp
Lập kế hoạch là bước quan trọng để công tác truyền thông nội bộ được hiệu quả Kế hoạch giúp đảm bảo rằng các hoạt động truyền thông được diễn ra đúng thời gian, đúng mục đích và đạt được kết quả tốt Kế hoạch cũng giúp định hình chiến lược truyền thông dài hạn của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp cụ thể để đạt được các mục tiêu quan trọng trong tương lai
Ngoài ra cần xác định được rõ ràng thông điệp cần truyền tải Việc lựa chọn và xác định thông điệp phù hợp sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp Đồng thời, thông điệp còn giúp cải thiện sự hiểu biết, đồng thuận và trách nhiệm của nhân viên Bằng cách đưa ra thông điệp đúng trọng tâm và hiệu quả, truyền thông nội bộ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều hiểu và thực hiện đúng mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp
Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông và hành động
Việc xác định chiến lược truyền thông giúp doanh nghiệp đối phó và ứng biến với các thách thức và khủng hoảng trong quá trình truyền thông nội bộ Từ đó, doanh nghiệp có thể phát triển các kế hoạch và nhanh chóng có các hành động cụ thể để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu của mình
Xác định ngân sách: Ngân sách chính là một trong những yếu tố tối quan trọng vì nếu không có ngân sách rõ ràng thì việc quản lý hoạt động truyền thông sẽ không chính xác Không thể phủ định có một số hoạt động quản lý truyền thông nội bộ mà ngân sách thậm chí không cần, chỉ dùng những nguồn tài nguyên sẵn có Nhưng, để nội dung đầy đủ hơn, ngân sách cũng là một mục cần cân nhắc kĩ
Bước 5: Đo lường sự hiệu quả Đây là một yếu tố quan trọng để đánh giá và cải thiện các chiến lược truyền thông nội bộ tiếp theo của doanh nghiệp Bước đo lường giúp đánh giá sự hiệu quả của các hoạt động truyền thông, nhận định về sự đóng góp của truyền thông đối
Thông qua các hoạt động đo lường nhằm rút ra những sự điều chỉnh phù hợp để tăng sự hiệu quả cho các kế hoạch sau
Tùy thuộc vào thực trạng của từng doanh nghiệp và mục đích đề ra, không phải nội dung nào của công tác hoạt động truyền thông nội bộ cũng cần toàn bộ tất cả các yếu tố trên Những nội dung trên có thể thay đổi và điều chỉnh để phù hợp với chiến lược cũng như ý đồ của lãnh đạo công ty.
Kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ ở các doanh nghiệp và bài học
1.4.1 Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp
Năm 2021 Generali Việt Nam chiến thắng ở hai giải thưởng "Gắn kết Nhân viên" và "Ứng dụng công nghệ & Đột phá nhân sự" thuộc hạng mục "Nhân Sự Xuất Sắc" tại chương trình "Chứng Nhận Việt Nam Xuất Sắc - Vietnam Excellence 2021" Những giải thưởng uy tín này là thành quả của chiến lược quản trị nhân sự thành công, chú trọng vào phát triển con người và hình thành môi trường làm việc lành mạnh tại Generali
Trong thời gian giãn cách vì Covid 19, Generali lên kế hoạch tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ với nhiều chủ đề và hình thức đa dạng nhằm giữ kết nối giữa nhân viên cũng như tạo thêm động lực làm việc Generali còn triển khai hoạt động tiêm phòng cho đội ngũ nhân viên, tư vấn viên, đồng thời hỗ trợ tài chính cho những nhân viên nhiễm Covid-19, để thể hiện sự quan tâm đúng lúc và hỗ trợ thực tế nhằm cổ vũ tinh thần lạc quan, tích cực của đội ngũ nhân viên
Có thể thấy được tầm nhìn của ban lãnh đạo Generali đối với công tác truyền thông nội bộ là rất cao Việc chú trọng vào yếu tố môi trường làm việc đã đem đến thành công thông qua những giải thưởng và sự công nhận từ chuyên gia đến khách hàng rất lớn Ngoài ra sự nhanh nhạy của bộ phận truyền thông nội bộ rất đáng để các doanh nghiệp khác học hỏi, khi có các hoạt động ứng phó với dịch Covid, mang lại niềm tin và lan toả sự tích cực không chỉ cho nhân viên mà còn là đối với công chúng
Tại TH, khái niệm "hạnh phúc tại nơi làm việc" là “được cống hiến và trưởng thành, được làm công việc có ý nghĩa, là trạng thái khoẻ mạnh về cả thể chất lẫn tinh thần”
Nhân viên được chăm sóc cả thể chất đến tinh thần: tập thể dục giữa giờ, các bữa ăn đầy đủ dinh dưỡng, chương trình sống xanh, chương trình tư vấn bỏ và giảm hút thuốc lá, tham gia các hoạt động thể thao, tham gia các chuyến đi gắn kết đội ngũ, hoạt động thiện nguyện vì cộng đồng Đặc biệt năm 2018, TH ban hành chính sách "Cơ hội làm việc bình đẳng", với mục tiêu ngăn chặn tất cả các hành vi phân biệt đối xử và quấy rối tại nơi làm việc, ngăn chăn phân biệt chủng tộc, màu da, giới tính, tình trạng khuyết tật, dân tộc, nguồn gốc, tình trạng hôn nhân, định hướng giới tính và nhận dạng giới tính
Sự minh bạch ở TH tạo ra trong môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp
Hình 1.2: Truyền thông tại TH True Milk 1.4.2 Bài học kinh nghiệm cho Vietravel
3 nguồn vốn tối quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn hướng đến sự thành công đều phải có: Vật chất, con người và cộng đồng Vật chất là tiền đề để doanh nghiệp thành lập và phát triển Nhân lực là thành phần để doanh nghiệp tồn tại Cuối cùng là cộng đồng chính là mối quan hệ giữa người với người được xây dựng trong tổ chức nhằm duy trì và có những bước phát triển cao hơn
Một doanh nghiệp tổ chức tốt các hoạt động truyền thông nội bộ giúp giảm sự mâu thuẫn nội bộ, đoàn kết giữa các phòng ban, có khả năng ứng phó các khủng hoảng có thể xảy ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh Khi có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và hoạch định rõ ràng phương hướng cho các hoạt động sẽ truyền tải đầy đủ thông điệp, sứ mệnh, lý tưởng, chính sách, kế hoạch kinh doanh đến mỗi một nhân viên Đối với các ngành dịch vụ nói chung ngoài việc truyền thông thương hiệu truyền thông sản phẩm để tăng doanh thu, thị phần thì truyền thông nội bộ lại càng phải được chú trọng hơn nữa vì nó sẽ tác động tích cực vào thương hiệu như cách TH True milk và nhiều công ty khác nữa đang tạo dựng hình ảnh Đó là “môi trường làm việc tuyệt vời”, là nơi “dù là đi làm nhưng chúng ta vẫn hạnh phúc và vui vẻ”… Bởi vì cho dù công nghệ có phát triển đến đâu, máy móc rồi sẽ dần thay thế nhiều vị trí nhưng yếu tố con người vẫn luôn quan trọng nhất và phải luôn đoàn kết với nhau để tạo ra sức mạnh tập thể, sức mạnh doanh nghiệp
Trong bối cảnh Covid-19, hoạt động truyền thông nội bộ lại càng thể hiện rõ vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Những doanh nghiệp chú trọng truyền thông nội bộ như Generali Việt Nam đã có 1 đội ngũ truyền thông nội bộ giỏi và sự trang bị về công nghệ để luôn kết nối, tạo động lực và giữ vững niềm tin ở nhân viên
Họ tạo sự khác biệt bằng những cuộc thi online để nhân viên tạm gác lại nỗi sợ, sự lo lắng để lạc quan vượt qua đại dịch
Có thể rút ra bài học cho Vietravel nếu muốn công tác truyền thông nội bộ được hiệu quả:
- Có sự thông suốt từ lãnh đạo đến nhân viên;
- Có kế hoạch truyền thông nội bộ tốt;
- Quá trình thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ có sự phối kết hợp của nhiều phòng ban, chi nhánh;
- Hiệu quả truyền thông nội bộ gắn với hiệu quả kinh doanh…
- Luôn sẵn sàng ứng biến trước những khủng hoảng có thể xảy ra Đặc biệt 2 yếu tố môi trường làm việc và chuyển đổi số có vị trí quan trọng trong công tác truyền thông nội bộ Một doanh nghiệp thành công trong hoạt động truyền thông nội bộ là 1 quá trình từ nhiều yếu tố và nổi bật nhất và thể hiện sự thành công rõ ràng nhất là ở môi trường làm việc và hệ thống số hóa của doanh nghiệp
Trong chương 1, tác giả luận văn đã trình bày những khái niệm về truyền thông cũng như hoạt động truyền thông nội bộ, vai trò quan trọng của công tác hoạt động truyền thông nội bộ đến sự phát triển chung của doanh nghiệp
Với cơ sở lý luận của hoạt động truyền thông nội bộ, tác giả đã nêu ra nội dung của công tác hoạt động truyền thông nội bộ cũng như kênh quản lý của hoạt động truyền thông nội bộ Nội dung của công tác truyền thông nội bộ bao gồm xác định mục tiêu, chiến lược, phân tích các đối tượng liên quan đến hoạt động này và hướng đến của công tác quản lý, xây dựng thông điệp truyền thông, đề xuất những kênh quản lý phù hợp để lan tỏa thông tin nội bộ Ngoài ra còn khái quát về những hướng đi mới của truyền thông nội bộ trong tương lai, dịch Covid đã tác động đến sự thay đổi đó như thế nào
Tiền đề từ những lý luận trong Chương 1 nhằm để định hướng phân tích thực trạng và đánh giá đúng thực trạng truyền thông nội bộ tại Vietravel.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI
Tổng quan về công ty Vietravel
Công ty cổ phần Du lịch và Tiếp thị GTVT Việt Nam – Vietravel
Hình 2.1: Logo Vietravel (Nguồn: Ban Truyền thông) Ý nghĩa thương hiệu: V (Vanguard) – “Tập thể tiên phong”, I(Innovatie) – “Sáng tạo”, E (Experienced) – “Bề dày kinh nghiệm”, T (Team power) –“Sức mạnh tập thể”,
R (Responsible) – “Tinh thần trách nhiệm”, A (Accompanied) –“Đồng hành”, V (Valuable) – “Giá trị quý giá”, E (Exceptional) – “Sự vượt trội khác biệt”, L (Leading) – “Dẫn đầu”
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Giai đoạn 1992 – 1995: Tiền thân là Trung tâm Tracodi Tour thuộc Tổng Công ty Đầu tư phát triển GTVT (Tradico) Đến năm 1995 Trung tâm chính thức phát triển thành doanh nghiệp độc lập với tên gọi là Công ty Du lịch và Tiếp thị GTVT (Vietravel), trực thuộc Bộ giao thông Vận tải
- Trải qua một giai đoạn dài phát triển vượt qua nhiều nhiều khó khăn thách thức đến năm 2012, công ty bước đầu thực hiện theo mô hình hoạt động theo cơ cấu vùng: Vietravel Miền Tây Nam Bộ - Vietravel Đông Nam Bộ - Vietravel Miền Trung – Vietravel Miền Bắc – Vietravel Quốc tế với sự điều hành từ các đầu mối của vùng và chịu sự quản lý của trụ sở chính
TẦM NHÌN: “Hướng đến trở thành trở thành 1 trong 10 Tập đoàn lữ hành hàng đầu khu vực Châu Á “
SỨ MỆNH: “Mang lại cảm xúc thăng hoa cho du khách trong mỗi hành trình - Đây là mục tiêu và là sứ mệnh Vietravel cam kết và nỗ lực mang lại cho du khách.”
“Khách hàng là trung tâm - Chuyên nghiệp là thước đo- Chất lượng là danh dự”
Hình 2.2: Thành tựu Vietravel (Nguồn: Ban Truyền thông) ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
- “Giữ vững thương hiệu nhà điều hành tour hàng đầu thế giới
- Công ty điều hành du lịch hàng đầu Châu Á
- Tiếp tục giữ vững vị trí công ty hàng đầu về lữ hành tại Việt Nam
- Công nghệ hóa toàn bộ quy trình hoạt động tại công ty
- Một trong những nơi làm việc tốt nhất trong ngành du lịch”
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức Vietravel ((Nguồn: Website Vietravel)
Sơ đồ tổ chức tại 3 chi nhánh vùng Đông Nam Bộ được chọn để thực hiện khảo sát
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức tại chi nhánh (Tác giả tổng hợp)
Các chi nhánh với đặc thù là số lượng nhân viên ít thường từ 20 đến 30 nhân viên, nhân viên thường kiêm nhiệm các vị trí công tác: tiếp thị truyền thông (do các công tác truyền thông thường gắn liền với trụ sở chính)
Mô hình chung sẽ là: 1 vị trí giám đốc (GĐ), 1 phó giám đốc (PGĐ), phòng kế toán (KT), phòng kinh doanh khách đoàn (GIT), phòng kinh doanh khách lẻ (FIT), phòng điều hành-vé máy bay (ĐH)
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh
Từ năm 2020 đến cuối 2021 là quãng thời gian dịch Covid 19 bùng nổ khiến ngành du lịch trì trệ, doanh thu sụt giảm và rơi vào tình trạng khủng hoảng Đứng trước khủng hoảng, Vietravel đã đưa ra quyết định quan trọng thay đổi toàn bộ hướng đi của doanh nghiệp trong tương lai đó là “Tái cấu trúc lại toàn bộ hệ sinh thái kinh doanh của tập đoàn theo hướng Holdings, hướng tới vị thế dẫn đầu đổi mới - sáng tạo - phát triển bằng nhiều phương thức: Điều chỉnh bộ máy hoạt động, quảng bá truyền thông, xúc tiến tăng cường chuyển đổi số để giảm thiểu chi phí, và tiếp cận đến với khách hàng sâu hơn”
Triển khai theo định hướng đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua, “Vietravel Holdings triển khai cổ phần hoá Vietravel Airlines và kiện toàn lại hệ thống kinh doanh du lịch của Vietravel, cũng như sắp xếp lại các công ty thành viên khác của Vietravel Holdings Trong đó, Vietravel Holdings sẽ trở thành công ty mẹ, Vietravel và Vietravel Airlines vẫn thuộc hệ sinh thái chung của tập đoàn, cùng hỗ trợ cho sự phát triển của Vietravel theo mô hình hàng không lữ hành, đúng như định hướng đề ra ban đầu khi thành lập Vietravel Airlines” Lĩnh vực du lịch vẫn là ngành mũi nhọn của Vietravel, cùng với quá trình mở cửa và phục hồi sau đại dịch sẽ là cơ hội để Vietravel nhanh chóng tăng trưởng trở lại
Hình 2.5: Cơ cấu doanh thu (Nguồn: Stockbiz)
Năm 2019 lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 44 tỷ đồng đạt 76% so với năm
2018, lợi nhuận năm 2019 giảm bởi các lý do sau: công ty mở rộng đầu tư để triển khai chiến lược phát triển Vietravel trong giai đoạn 2020-2025 Thêm vào đó sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty đối thủ nên tỷ lệ lãi gộp giảm
Hình 2.6: Kết quả hoạt động kinh doanh kinh doanh giai đoạn 2015-2019
Theo nhận định từ các chuyên gia “Đại dịch Covid đã khiến đã tăng trưởng của ngành du lịch thế giới bị kéo lùi về mức độ của năm 1990” Đánh giá của tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO), “đại dịch Covid 19 gây thiệt hại cho nền kinh tế toàn cầu khoảng 2,4 nghìn tỷ USD trong năm 2021” Do đó doanh thu Vietravel từ sau 2019, 2 năm liên tiếp dù cố gắng và nỗ lực điểu chỉnh kế hoạch, thích nghi với dịch bệnh trong mọi hoàn cảnh nhưng kết quả tất cả các mảng kinh doanh đều không đạt kế hoạch
Hình 2.7: Kết quả hoạ động kinh doanh giai đoạn 2019-2021
Năm 2020 tổng doanh thu của Vietravel là 1.941 tỷ đồng, giảm 73% so với năm 2019 Cụ thể, doanh thu dịch vụ du lịch lữ hành chỉ bằng 1/5 năm trước, đạt 1.215 tỷ đồng Đến năm 2021 khi dịch Covid chuyển biến ngày càng phức tạp và khiến mọi hoạt động trở nên trì trệ thì tình hình kinh doanh của Vietravel lại tiếp tục gặp khủng hoảng khi chỉ sau 3 tháng đầu năm 2021 Vietravel đã phải gánh khoản lỗ sau thuế hơn 72,7 tỉ đồng, cao gấp 1,7 lần so với cùng kỳ năm trước và bằng 73,5% khoản lỗ sau thuế của cả năm 2020 (98,9 tỉ đồng)
Qua số liệu có thể thấy được tình hình tài chính khó khăn của Vietravel sau khi trải qua một năm 2020 đầy thử thách, doanh thu giảm đến 80% so với năm 2019 Bên cạnh đó là việc Vietravel Airlines đi vào hoạt động vào đầu năm 2021, đúng thời gian dịch bệnh bùng phát mạnh mẽ cũng ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu của công ty
Nhờ quyết định tái cấu trúc đúng đắn và kip thời đến năm 2022, tình hình khả quan hơn khi Vietravel đã thoát lỗ trong năm 2022 sau hai năm bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19 Theo báo cáo tài chính hợp nhất quý 4/2022 công ty đạt doanh thu hơn 1.133 tỉ đồng và lãi sau thuế 229,3 tỉ đồng So với quý 4/2021, doanh thu của Vietravel tăng vọt đến 600%
Tính chung năm 2022, Vietravel đạt tổng doanh thu 3.814 tỉ đồng, tăng gấp 6 lần so với kết quả đạt được trong năm 2021 và vượt kế hoạch năm 2022 đã đặt ra Kết quả công ty lãi sau thuế hơn 121,8 tỉ đồng, tăng mạnh so với số lỗ hơn 256,5 tỉ đồng của năm 2021 Điều này cũng giúp Vietravel thoát được bóng ma thua lỗ sau hai năm trước đó
Hình 2.8: Lợi nhuận sau thuế (2021-2022) (Nguồn: Stockbiz)
Vietravel đạt doanh thu 2.700 tỷ đồng ở mảng kinh doanh du lịch 9 tháng đầu năm 2022 Trong tháng 9, báo cáo doanh thu cho thấy hoạt động du lịch nước ngoài chiếm 50% trong tổng cơ cấu doanh thu của doanh nghiệp Năm 2019 trước khi xảy ra đại dịch con số này là 66% Mắc dù số sụt giảm nhưng đó là tín hiệu đáng mừng cho thấy Vietavel đang dần phục hồi và trở lại đường đua.
Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel
Để thấy rõ thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel, tác giả đã thực hiện khảo sát nhân viên (loại trừ lãnh đạo) tại 3 chi nhánh vùng Đông Nam Bộ về những hoạt động truyền thông nội bộ đang được triển khai hiện nay cũng như hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ tại Vietravel
Nhằm đánh giá được hiệu quả của công tác hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel một cách khách quan, tác giả luận văn đã phỏng vấn bằng bảng hỏi với 70 nhân viên (Số phiếu phát ra 70 thu vào 70)
Nội dung của khảo sát chủ yếu nhắm đến đánh giá của những đối tượng về công tác hoạt động truyền thông nội bộ hiện nay, về thành công và những hạn chế, thêm vào đó là thu thập một số kiến nghị của nhân viên cho công tác truyền thông nội bộ trong tương lai Đối tượng trong phạm vi nghiên cứu phần lớn là những nhân viên công tác tại
3 đơn vị với phân bổ với số lượng nhân viên gần như có sự đồng đều như sau: Chi nhánh Đồng Nai có 24 nhân viên (34,29%), chi nhánh Bình Dương và Vũng Tàu có
23 nhân viên mỗi chi nhánh (32,86%)
Hình 2.9: Mẫu khảo sát theo đơn vị công tác (Nguồn: Kết quả điều tra)
Theo giới tính, kết quả điều tra từ khảo sát như sau: có 34 nam (48,57%) và 36 nữ (51,43%)
Hình 2.10: Mẫu khảo sát theo giới tính (Nguồn: Kết quả điều tra)
Theo trình độ, có 3 người trên đại học (4.29%), có 58 người trình độ đại học (82,86%) và 9 người trình độ Cao đẳng/trung cấp (12,86%) như biểu đồ dưới đây
Hình 2.11: Mẫu khảo sát theo trình độ (Nguồn: Kết quả điều tra)
Theo độ tuổi, có 6 người từ 40-50 tuổi (15,71%), chiếm đa số là 58 người ở độ tuổi từ 30 đến 39 tuổi (58,86%) và 6 người dưới 30 tuổi (8,59%) như số liệu bên dưới thể hiện:
Hình 2.12: Mẫu khảo sát theo độ tuổi (Nguồn: Kết quả điều tra)
2.2.1 Sự chú trọng của công tác truyền thông nội bộ
Ngân sách là yếu tố quan trọng trong việc quyết định sự thành bại cho các hoạt động truyền thông Tuy nhiên ngân sách sẽ tuỳ thuộc vào kế hoạch kinh doanh và kế hoạch năm mà ban lãnh đạo duyệt Dưới đây là bảng số liệu ngân sách dành cho hoạt động truyền thông nội bộ:
Trên đại học, 4.29 Đại học, 82.86
Trên đại học Đại học Cao đẳng/Trung cấp
Từ 30-39 tuổi Dưới 30 tuổi Độ tuổi
Bảng 2.1: Ngân sách dành cho truyền thông nội bộ (Đơn vị: tỷ đồng)
STT Khoản mục chi Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
4 Triển khai hoạt động truyền thông nội bộ
5 Bồi dưỡng nghiệp vụ TTNB 1000 100 0
Là doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành du lịch, Vietravel nhận thức từ sớm vai trò của chuyển đổi số do đó đẩy mạnh đầu tư số hoá hệ thống
Bắt đầu thử nghiệm mạng truyền thông nội bộ là Facebook Workplace tuy nhiên sau một quá trình vận hành thấy rằng sự hiệu quả không cao nên chuyển hướng sang Bitrix 24 với tên gọi Vietravel Home và sử dụng đến nay Ngoài ra, các hoạt động về đào tạo Vietravel rất chú trọng vì tính chất ngành nghề thay đổi liên tục thêm vào đó nhân sự phải luôn được truyền lửa và giữ lửa nhằm giữ vững vị thế của Vietravel Hoạt động truyền thông nội bộ nổi bật và truyền thống đó là chuỗi hoạt động mừng sinh nhật Vietravel hàng năm
Sở dĩ có sự chênh lệch vì từ năm 2020 dịch bệnh Covid 19 khiến doanh nghiệp đình trệ và cần cắt giảm chi phí nhiều nhất có thể để chống chọi và đủ khả năng vượt qua đại dịch
2.2.2 Công cụ thực hiện truyền thông nội bộ
Hình 2.13: Các kênh thông tin nội bộ Vietravel (Nguồn: Số liệu bảng 2.2)
Qua câu hỏi khảo sát: Các kênh thông tin nào Anh(chị) đang sử dụng để tiếp cận với những tin tức nội bộ trong Vietravel? thu về kết quả khảo sát cho thấy hệ thống email nội bộ được sử dụng nhiều nhất (100%) Tiếp đến là kênh hội, nhóm nội bộ trên mạng xã hội (91,43%) cho thấy đây cũng là kênh giao tiếp và truyền tin rất hiệu quả Tập san Vietravel chiếm tỷ lệ 85,71% cho thấy tính hữu ích của công cụ này đối với hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel
Bảng 2.2: Các kênh truyền thông nội bộ Vietravel
STT Nội dung Kết quả
1 Bản tin nội bộ tại các bảng đặt ở trung tâm 60 85,71%
3 Diễn đàn, sự kiện nội bộ 50 71,43%
4 Hội, nhóm trên mạng xã hội nội bộ 64 91,43%
6 Các cuộc họp triển khai công việc 51 72,86%
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Bản tin nội bộ đặt tại vị trí trung tâm
Diễn đàn, sự kiện nội bộ
Hội, nhóm trên mạng xã hội nội bộ
Email nội bộ Các cuộc họp triển khai công việcKênh thông tin khác
(1) Tập san Vietravel: nhiệm vụ để thông báo các hoạt động đang và sắp diễn ra, thông tin du lịch trong và ngoài nước và các hoạt động khác của toàn công ty, Vietravel và phát hành bản tin nội bộ hàng tháng với tên gọi Vietraveler và có phiên bản đặc biệt là The Holiday (phiên bản quý)
(2) Tổ chức các sự kiện nội bộ
Hoạt động truyền thống hàng năm là chuỗi hoạt động mừng sinh nhật Vietravel Nhằm tôn vinh giá trị công ty và giá trị nhân viên, đây là hoạt động tâm huyết và được toàn bộ nhân viên hưởng ứng vì sự lan toả và tinh thần tập thể đồng đội của các hoạt động
- Hội thao sức trẻ Vietravel: bao gồm nhiều môn như đá bóng, bóng bàn, bơi lội, bida, tennis,… Hội thao đã góp phần đẩy mạnh phong trào thể dục thể thao, rèn luyện nâng cao thể chất của nhân viên các đơn vị
- Hội diễn văn nghệ: Đây là hoạt động thường niên được tổ chức định kì hàng năm song song với hội thao nhằm thắt chặt tinh đoàn kết tập thể “We are one” truyền thống của Vietravel, thể hiện nét văn hoá quan trọng của doanh nghiệp
Hình 2.16: Hội diễn văn nghệ Vietravel
- Tiệc cuối năm: đây là hoạt động tổng kết lại 1 năm của công ty, tôn vinh những tập thể cá nhân xuất sắc, tự hào về những giải thưởng trong nước quốc tế mà công ty đạt được, chương trình trúng thưởng những phần thưởng có giá trị
Hình 2.17: Tiệc cuối năm Vietravel
- Vietravel Challenge: nhằm tăng tính tương tác và đoàn kết của nhân viên từ Bắc vào Nam, cuộc thi là nơi các chi nhánh được tự do sáng tạo làm 1 bộ phim ngắn để thể hiện sự năng động, tinh thần trẻ trung về chi nhánh mình và thử thách các chi nhánh khác
Ngoài ra các hoạt động khác như;
Đánh giá chung về công tác truyền thông nội bộ của Vietravel
2.3.1 Những kết quả đạt được
Một trong những định hướng phát triển quan trọng mà Vietravel hướng đến là “Trở thành 1 trong những nơi làm việc tốt nhất trong ngành du lịch” do đó môi trường làm việc là yếu tố rất được chú trọng trong các mục tiêu định hướng của Vietravel Năm 2020 Vietravel vinh dự lần thứ 3 đạt Top 50 doanh nghiệp Việt tuyển dụng hấp dẫn Giải thưởng là những nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo công ty cùng với sự đóng góp của mỗi cán bộ nhân viên
Với quyết tâm thúc đẩy cho sự phát triển bền vững của Vietravel, ban lãnh đạo hướng đến việc mang tới 1 môi trường lý tưởng nhất để mọi nhân viên đều cảm thấy hạnh phúc và hài lòng khi cống hiến sức lao động tại Vietravel
Nhằm làm rõ hơn các yếu tố tác động đến quyết định gắn bó với doanh nghiệp, câu hỏi khảo sát “Theo anh/chị yếu tố nào tác động nhiều nhất đến quyết định gắn bó với công ty?” đã cho ra kết quả được nhiều người đồng tình nhất đó chính là Môi trường làm việc với 24 người (34,29%) tiếp đến là lương thưởng 21 người (30%)
Hội thao – hội diễn văn nghệ
Tiệc tổng kết cuối năm
Du lịch định kỳ Khóa đào tạo Blackbelt
Khác hoạt động thường niên nào truyền cảm hứng và được yêu thích nhất
Bảng 2.6: Yếu tố gắn bó với doanh nghiệp
STT Mức độ hiệu quả Kết quả Tỷ lệ (%)
(Nguồn: Tác giả khảo sát) Điều đó càng khẳng định xu hướng phát triển hiện nay yếu tố được coi trọng nhất khi cân nhắc đến việc gắn bó với doanh nghiệp là môi trường làm việc bởi vì một môi trường làm việc tốt sẽ là tiền đề đem lại những yếu tố khác như lương thưởng, cơ hội thăng tiến, chế độ phúc lợi
Hình 2.32: Khảo sát về yếu tố quyết định gắn bó (Nguồn: Bảng 2.6)
Qua số liệu khảo sát với câu hỏi về Thâm niên công tác, các chi nhánh vùng Đông Nam Bộ thành lập từ 2011 đến 2012 nên thâm niên công tác lâu nhất là trên 10 năm với 11 người (15,71%), 36 người từ 5 đến dưới 10 năm (51,43%), 19 người từ 2 đến dưới 5 năm (27,14%) và số lượng tuyển dụng nhân viên mới dưới 2 năm chỉ 4 người (5,71%) Điều đó cho thấy được nhờ nhận thức tầm quan trọng của yếu tố môi trường làm việc đã thể hiện rõ qua số lượng nhân viên gắn bó lâu dài tại Vietravel Số lượng tuyển mới không nhiều là do dịch Covid nên Vietravel không có nhu cầu tuyển dụng và chỉ duy trì đảm bảo số nhân viên hiện tại
Lương, thưởng Môi trường làm việc Chế độ phúc lợi
Yếu tố quyết định gắn bó
Hình 2.33: Khảo sát về thâm niên công tác (Nguồn: Tác giả khảo sát)
Nhìn chung, công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel có những tín hiệu khá tốt và khả quan
Cùng với việc cải tổ và thay đổi mô hình quản lý khác biệt so với năm 2019, từ năm 2020 có thể thấy cơ cấu tổ chức của công ty nhất quán với các phòng ban chức năng nhiệm vụ riêng biệt giúp bộ máy công ty hoạt động động thông suốt, phẩn bổ nguồn lực chính xác, đảm bảo đem lại hiệu quả cao nhất
Qua phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel, tác giả đánh giá được những thành công nhất định
- Đạt được nhiệm vụ công tác truyền thông đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về cơ cấu tổ chức, định hướng của Vietravel
- Truyền lửa, kết nối, thúc đẩy và tăng sự đoàn kết của nhân viên
- Các khóa đào tạo mang bản sắc riêng tạo sự khác biệt với các doanh nghiệp khác đồng thời có sự ủng hộ rất lớn từ ban lãnh đạo và nhân viên toàn hệ thống Tóm lại, qua thời gian hình thành, phát triển và duy trì công tác truyền thông nội bộ của Vietravel đã tác động đến nhân viên qua các hoạt động, giúp truyền tải thông điệp từ ban lãnh đạo tới mỗi nhân viên
2.3.2 Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động truyền thông nội bộ
2.3.2.1 Các nhân tố khách quan
Như đã đề cập ở trên, đại dịch Covid đã tác động tiêu cực rất lớn trong hầu hết
Thâm niên công tác lại càng chịu sự ảnh hưởng nặng nề hơn nữa Việc đóng băng thị trường gần 2 năm liên tiếp, cộng thêm việc định hướng lại tương lai đi lên tập đoàn của Vietravel cần phải đầu tư vốn các mảng rất nhiều khiến Vietravel rơi vào khủng hoảng, tuy nhiên với quyết định đúng đắn và kịp thời là tái cấu trúc lại hệ thống đã phần nào giúp doanh nghiệp chống chọi và vượt qua đại dịch
Trong mùa dịch Vietravel đã hoạt động tích cực trong việc chống dịch qua các hoạt động:
- Năm 2021 đăng kí tiêm vacxin cho toàn bộ khách hàng Vietravel và nhân viên Vietravel Holdings Nguồn kinh phí thực hiện sẽ do công ty chi trả Đây là nỗ lực rất lớn của ban lãnh đạo và là quyết tâm chung tay vì cộng đồng chiến thắng đại dịch
- “Chương trình trao tặng 5.000 khẩu trang y tế chuyên dụng N95 và 10.000 khẩu trang y tế thông dụng đến Cục Quản lý Khám, chữa bệnh - Bộ Y tế” với tổng kinh phí lên đến 600 triệu đồng
- Các video clip mang thông điệp vui tươi, tích cực, cổ vũ tinh thần lạc quan cùng chung tay chống dịch: “Happy Mask-khẩu trang hóa hy vọng” với sự lan tỏa và hưởng ứng rất nhiệt tình không chỉ trong Vietravel mà còn tạo xu hướng trên cộng đồng mạng
Qua câu hỏi khảo sát “Theo anh (chị) các hoạt động truyền thông nội bộ có nắm giữ vai trò quan trọng trong việc giữ chân người lao động trong đại dịch Covid không?” có 66 người trả lời Có (94,29%), 2 người trả lời Không (2,86%) và Không chắc (2,86%)
Bảng 2.7: Truyền thông nội bộ có nắm giữ vai trò trong việc giữ chân người lao động Kết quả
Có Không Không chắc chắn
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Với kết quả thu về chứng tỏ công tác truyền thông nội bộ của Vietravel trong giai đoạn dịch đã có hiệu quả tác động đến nhân viên rất nhiều Tuy nhiên còn một phần nhỏ nhân viên mơ hồ và không chắc có thể đến từ việc nhân viên mới tuyển dụng hoặc có những kỳ vọng cao hơn nữa đối với công tác truyền thông nội bộ tại Vietravel
Hình 2.34: Khảo sát về sự quan trọng của truyền thông nội bộ (Nguồn: bảng 2.7) 2.3.2.2 Nhân tố chủ quan
Dưới sự ảnh hưởng nặng nề của Covid-19 đã tác động mạnh mẽ đến lực lượng nhân sự cũng như công tác quản trị nhân sự tại Vietravel
Năm 2020, đối với mãng lữ hành, có những thời điểm, toàn công ty chỉ có 80 cán bộ nhân viên đi trực Cho đến nay, số lượng nhân sự làm đầy đủ thời gian của mảng lữ hành chỉ khoảng 42-45%, số nhân sự còn lại vẫn đang phải nghỉ không lương Đối với các công ty thành viên khác thì ít biến động hơn về nhan sự, số lượng nhân sự đi làm từ 82-100% Trong năm, Vietravel đã thực hiện 2 đợt đánh giá xếp loại nhân sự Đa số nhân sự đang nghỉ không lương đều tham gia làm cộng tác viên khách lẻ (Bán tour, vé máy bay…) nhằm gia tăng độ phủ thị trường, tăng doanh thu, đồng thời có sự liên kết giữa công ty và người lao động trong thời gian nghỉ không lương Đối với nhân sự bổ sung theo yêu cầu của các đơn vị trong năm 2020, công ty cũng đã có những bước thực hiện phù hợp Tuy nhiên việc tuyển dụng vẫn chưa nhiều, và chi phí của công ty không cho phép chi trả theo mức là người lao động đưa ra
Công tác nhân sự của của công ty (mảng lữ hành) bị ảnh hưởng khá lớn dưới sự tác động của dịch bệnh Covid 19 Vietravel đã thực hiện một số chính sách như bố trí lao động đi làm luân phiên Tuy nhiên, số nhân sự đi làm phải bố trí luân phiên và chỉ được hưởng lương cơ bản theo ngày công nên thu nhập của người lao động khá thấp
Có Không Không chắc chắn
Tuy vậy, công ty vẫn cô gắng đảm bảo cho người lao động được hưởng lương tháng
13 và 01 tháng lương thưởng Tết để động viên tinh thần cho người lao động
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI VIETRAVEL
Phương hướng phát triển của Vietravel trong giai đoạn 2021-2025
3.1.1 Phương hướng phát triển chung
Với việc Vietravel tái cấu trúc lại toàn bộ hệ sinh thái sẽ là cơ hội để công ty nhanh chóng phục hồi và bắt nhịp thị trường thời kỳ hậu Covid
Trong định hướng phát triển kinh doanh đến năm 2030, tập đoàn Vietravel với mục tiêu trở thành một tập đoàn hàng không - lữ hành hàng đầu khu vực Thiết lập hệ thống quản trị hiện đại, sáng tạo để các sản phẩm dịch vụ đẳng cấp mang tầm vóc quốc tế, đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng và nâng tầm vị thế của thương hiệu Vietravel trên thị trường trong và ngoài nước
3.1.2 Phương hướng trong hoạt động truyền thông nội bộ
Giai đoạn 2021 - 2025, Vietravel xác định công tác truyền thông nội bộ đóng vai quan trọng trong việc khẳng định giá trị doanh nghiệp và tăng cường hiệu quả kinh doanh
- Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban, chú trọng sự liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, tăng cường sự kết nối giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để cùng nhìn về một hướng phát triển chung của Vietravel
- Truyền thông nội bộ thực hiện nhiệm vụ truyền tải mục tiêu, thông điệp và kế hoạch của Vietravel tới các nhân viên đồng thời tạo sự kết nối mạnh mẽ hơn nữa giữa các bộ phận liên quan, chủ động điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất cập trong quá trình thực hiện
- Công tác truyền thông nội bộ kết hợp với các bộ phận khác trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Vietravel
- Truyền thông nội bộ góp phần quan trọng trong việc định vị hình ảnh của Vietravel, nhất là giai đoạn tái cấu trúc tập đoàn cần phải tăng cường sức mạnh từ bên trong nhằm ổn định và phát triển tập đoàn theo mục tiêu kế hoạch ban lãnh đạo đề ra.
Giải pháp hoàn thiện và đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ tại
Tác giả dựa trên cơ sở những tồn tại và nguyên nhân trong Chương 2 đặt câu hỏi mở "Theo anh (chị), giải pháp nào dưới đây cần được thực hiện để hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel có hiệu quả hơn? (Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 phương án)”
Bảng 3.1: Các phương án để hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả hơn
STT Nội dung Kết quả Tỷ lệ (%)
1 Thay đổi kế hoạch, chiến lược 59 84,29
2 Nâng cao chuyển đổi số, sử dụng công nghệ nhiều hơn
3 Thường xuyên khảo sát mức độ hài lòng và mong muốn của nhân viên định kì theo năm
6 Thuê agency hoặc chuyên gia tư vấn 48 68,57
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Kết quả cho thấy trong số 70 người thực hiện khảo sát, có 59 người (chiếm 84,29%) nhận định cần phải thay đổi kế hoạch, chiến lược Có 63 người (chiếm 90%) cho rằng cần phải nâng cao chuyển đổi số, sử dụng công nghệ nhiều hơn 70 người (chiếm 100%) muốn thường xuyên khảo sát mức độ hài lòng và mong muốn của nhân viên định kỳ
Bên cạnh đó, có 44 người (chiếm 62,86%) đồng ý cần phải tuyển nhân sự chất lượng cao, giàu kinh nghiệm, được đào tạo chuyên sâu Đến 67 người (95,71%) đồng ý cần tăng thêm nguồn ngân sách 48 người (chiếm 68,57%) cho rằng nên thuê các công ty tổ chức sự kiện hoặc chuyên gia tư vấn để cải thiện công tác truyền thông nội bộ cùa Vietravel
Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Vietravel gồm 6 bước như sau:
• Bước 1: Đánh giá thực trạng
Sau mỗi 1 hoạt động, chiến dịch thì ban truyền thông nội bộ cần một bản đánh giá thực trạng chi tiết để phân tích điểm mạnh, điểm yếu và là cơ sở để xây dựng các chiến dịch tiếp theo
• Bước 2: Xác định đối tượng
Trong mỗi chiến dịch, Vietravel cần xác định thông tin mình đang muốn truyền tải là tới những ai, bộ phận nào, mức độ tiếp cận thông tin ở mức độ nào Tuỳ tính chất của hoạt động, có những hoạt động sự tuyên truyền là công khai trong nội bộ, tuy nhiên có những hoạt động chỉ dành riêng cho lãnh đạo hoặc 1 phòng ban, bộ phận nào đó
• Bước 3: Xây dựng mục tiêu và thông điệp Đây chính là điểm mấu chốt của bản kế hoạch Cần ghi nhớ quy tắc SMART khi xác lập mục tiêu và thông điệp:
“S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể” Đây là chìa khoá của việc xác định đúng mục tiêu, trọng tâm kế hoạch, chiến lược, thông điệp, đối tượng, và cần phải hành động những gì để chiến dịch thành công
• Bước 4: Lập kế hoạch chiến lược
Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà Vietravel sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình
Trong mỗi bản kế hoạch truyền thông nội bộ, cần truyền tải đầy đủ và chính xác nội dung, thông điệp chính, mục đích, nhiệm vụ, mức độ quan trọng của hoạt động, sự lan toả và phủ sóng
• Bước 5: Xác định kế hoạch hành động
Tiếp theo bước lập kế hoạch là cần phải lên các công việc cụ thể: Kết hợp với phòng ban nào, thời gian triển khai công việc, người chịu trách nhiệm chính là ai, các hoạt động chính và phụ,…
• Bước 6: Đo lường hiệu quả Đây là bước cực kì quan trọng để đánh giá được hoạt động truyền thông nội bộ có thành công hay không, còn những hạn chế và các điểm cần khắc phục là gì
Cơ sở đánh giá hiệu quả gồm các tiêu chí: Mức độ tương tác của nhân viên đối với hoạt động, mức độ quan tâm trên các kênh truyền thông như: hội nhóm mạng nội bộ, bản tin,…khảo sát định kì sau mỗi hoạt động
3.2.1 Tổ chức tốt hoạt động truyền thông nội bộ
Trong phần phân tích thực trạng tại chương 2 đã đánh giá được công tác tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ của Vietravel còn mặt chưa hiệu quả đó là việc phối hợp giữa các phòng ban, các chi nhánh với nhau Nguyên nhân là do Vietravel có hệ thống chi nhánh trải dài và hoạt động từ Bắc vào Nam cũng gây cản trở việc triển khai các hoạt động
Do đó cần có sự điều chỉnh từ ban lãnh đạo trước tiên, đề ra các giải pháp mà các lãnh đạo tại các phòng ban, chi nhánh là người kết nối với nhau để tạo sự lan tỏa và các hoạt động truyền thông nội bộ có tính hiệu quả cao hơn
(1)Sự kiện: hiện tại tổ chức theo vùng nên việc giao lưu bị hạn chế khá nhiều, đối với các cuộc thi online thì trải dài các chi nhánh lại quá rộng khiến các chi nhánh nhỏ gặp khó khăn trong việc kết nối với các chi nhánh khác Ban truyền thông có thể kết hợp với lãnh đạo các chi nhánh đề xuất các phương án mở rộng quy mô tổ chức các sự kiện kết hợp các chi nhánh miền Đông Nam Bộ với miền Tây, Tây Nguyên và miền Trung Bước đầu thử nghiệm bằng các sự kiện nhỏ bằng hình thức online nhằm đánh giá mức độ thành công, ưu và khuyết, rút ra kinh nghiệm để có các kế hoạch tốt hơn trong tương lai
Ví dụ như thi tái chế nhựa kết hợp giữa miền Tây và Đông Nam Bộ tổ chức
Sẽ giúp cuộc thi được tập trung vào đối tượng nhất định, thu hút sự quan tâm và hưởng ứng từ các chi nhánh khác đồng thời tăng tương tác trên nền tảng online hơn