Sinh viên đã đưa ra các giải pháp như: cải thiện quá trình tổ chức sự kiện nội bộ, bổ sung nhân sự thực hiện thiết kế bản tin nội bộ, bổ sung tính năng giải trí trong website nội bộ - Fa
CƠ SỞ LÝ LUẬN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
Truyền thông nội bộ
1.1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là việc sử dụng có kế hoạch các hành động nhằm ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp Để tìm, giữ và duy trì các nhân viên giỏi, nhiệt tình, các nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và áp dụng những kỹ năng, sách lược quản lý phù hợp Việc nắm vững truyền thông nội bộ sẽ nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, giúp xây dựng mối quan hệ tích cực giữa lãnh đạo và công chúng nội bộ, từ đó góp phần vào thành công chung của tổ chức.
Công chúng nội bộ bao gồm cán bộ và nhân viên trong tổ chức, được liên kết qua các mối quan hệ chuyên môn Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ duy trì quan hệ và kiểm soát cộng đồng bên trong để đảm bảo quản lý hiệu quả Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc vào sự gắn kết, lòng tin và trách nhiệm giữa lãnh đạo và nhân viên Mỗi nhân viên cần quan tâm đến thành tựu của tổ chức, đồng nghĩa với việc chú trọng đến kết quả công việc của bản thân.
Truyền thông nội bộ là công tác quản trị quan trọng nhằm xây dựng và phát triển mối quan hệ bền vững giữa các thành viên trong doanh nghiệp Nó tập trung vào việc tạo dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban, các công ty con trong tập đoàn, cũng như giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp toàn bộ doanh nghiệp hướng tới một mục tiêu chung và phát triển đồng bộ.
Theo sách: Xây dựng niềm tin và gắn bó nhân viên bằng truyền thông nội bộ
Jane Johnston và Clara Zawawi định nghĩa truyền thông nội bộ một cách cô đọng: "Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với các thành viên trong tổ chức."
1.1.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ có những đặc điểm riêng biệt, khác với các hình thức truyền thông khác trong doanh nghiệp và tổ chức chính phủ.
Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ:
Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau
Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ:
Là bộ phận công chúng rất đặc trưng
Trong một tổ chức, công chúng nội bộ bao gồm tất cả những người làm việc, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, cán bộ chính thức, cộng tác viên bán thời gian, nhân viên hợp đồng tạm thời và tình nguyện viên Do đó, công chúng nội bộ chính là nhân viên mà người lãnh đạo phải quan tâm và chăm sóc.
Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau: o Tính lan tỏa:
Thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông đa dạng, tạo ra sự lan tỏa mạnh mẽ trong nội bộ tổ chức Nhân viên không chỉ tiếp nhận thông điệp mà còn hiểu và chia sẻ nó với những người khác, từ đó hình thành hiệu ứng lan tỏa tích cực trong doanh nghiệp.
Tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ có thể tạo ra dư luận, một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của các chiến dịch PR nội bộ Sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức cũng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp.
Hoạt động truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và gắn bó nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp Điều này tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và nâng cao hiệu quả công việc Hơn nữa, truyền thông nội bộ còn khuyến khích nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, góp phần xây dựng một đội ngũ vững mạnh và phát triển bền vững.
8 o Tính xuyên suốt, nhất quán:
Thông điệp từ ban lãnh đạo đến nhân viên cần phải xuyên suốt và nhất quán, tạo nên văn hóa doanh nghiệp ổn định Tính nhất quán trong truyền thông nội bộ giúp các hoạt động phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời là kim chỉ nam cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
Hoạt động truyền thông nội bộ cần được thực hiện liên tục và thường xuyên, gắn liền với các hoạt động của tổ chức để nhân viên hiểu rõ, tin tưởng và thực hiện theo Nếu truyền thông nội bộ bị gián đoạn, hiệu quả sẽ giảm sút và không khai thác được sức mạnh tập thể.
1.1.3 Vai trò truyền thông nội bộ
Xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp
Xây dựng thương hiệu nội bộ giúp nhân viên hiểu và chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của thương hiệu, đồng thời thiết lập các chuẩn mực văn hóa và hành vi phù hợp Điều này không chỉ giúp nhân viên nắm rõ chính sách và thủ tục làm việc mà còn tạo điều kiện để họ áp dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn Qua đó, nhân viên có thể đối thoại hiệu quả và phát triển hình ảnh thương hiệu, cùng nhau hợp tác vì mục đích chung và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ đơn thuần là thông báo thông điệp mà còn kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp chú trọng vào truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sự khác biệt, nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực.
Cải thiện giao tiếp nội bộ giúp nhân viên nâng cao hiểu biết và cam kết, từ đó xây dựng tinh thần hợp tác đồng đội Điều này thúc đẩy sự gắn bó chặt chẽ giữa các thành viên và khuyến khích họ nỗ lực đạt được tầm nhìn và sứ mệnh của công ty trong công việc hàng ngày.
Phương thức truyền thông nội bộ
Hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng nhưng nổi bật có những hoạt động chính như sau:
1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ
Sự kiện mang lại cơ hội quý báu cho nhân viên gặp gỡ, giao lưu và tăng cường sự gắn bó, thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt như ngày lễ hoặc tổng kết cuối năm.
Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp lại với nhau
Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:
Sự kiện chào đón nhân viên mới là cơ hội để họ gặp gỡ ban lãnh đạo, tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cũng như cam kết, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
Tiệc năm mới là sự kiện quan trọng cho CBCNV, đánh dấu việc tổng kết năm sản xuất kinh doanh cũ và chào đón năm mới Tại đây, ban lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công đạt được trong năm qua, đồng thời thảo luận về những thách thức và cơ hội trong năm tới.
Hội thao, hội diễn và hội thi là cơ hội tuyệt vời để CBCNV gặp gỡ, giao lưu giữa các bộ phận, từ đó thể hiện tài năng và tăng cường sự gắn bó, đoàn kết trong công việc.
Chuyến đi thực tế giữa các bộ phận và chi nhánh trong doanh nghiệp là cơ hội quý báu để cán bộ công nhân viên (CBCNV) học hỏi, giao lưu và hiểu rõ hơn về công việc của nhau Sự kiện này không chỉ giúp tăng cường sự hợp tác mà còn nâng cao khả năng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.
1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ
Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức xuất bản bản tin nội bộ khác nhau, tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của mình, nhưng hình thức tự xuất bản vẫn phổ biến hơn cả Ban truyền thông sẽ đảm nhận trách nhiệm về nội dung và vận hành bản tin này.
Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:
Bản tin nội bộ dưới dạng in:
Bản tin nội bộ có hai hình thức chính: in màu và in đen trắng, với số lượng trang viết thay đổi tùy thuộc vào thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến cán bộ công nhân viên.
Bản tin nội bộ điện tử (E-newsletter) đang trở thành xu hướng phổ biến trong các doanh nghiệp nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và vận chuyển Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức này có thể dẫn đến việc bỏ sót một số công chúng mục tiêu, do khảo sát cho thấy rào cản công nghệ thông tin khiến họ ngại tiếp cận và đọc bản tin.
1.2.3 Vận hành website nội bộ:
Website nội bộ của doanh nghiệp không chỉ phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh mà còn là nền tảng để lãnh đạo và nhân viên giao lưu, chia sẻ thông tin, học hỏi và tâm sự Thường được thiết kế dưới dạng diễn đàn, website này tạo cơ hội cho mọi người trong tổ chức kết nối và tương tác hiệu quả.
Website nội bộ với nội dung phong phú và đa dạng đã trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên tham gia Hệ thống hộp thông tin thú vị giúp truyền tải nhanh chóng và hiệu quả các thông điệp từ ban lãnh đạo đến nhân viên, tạo sự gần gũi và kết nối trong tổ chức.
Website nội bộ ngày càng phổ biến nhờ khả năng kết nối rộng rãi và hiệu quả Việc tận dụng tốt hình thức kết nối này trong hoạt động PR nội bộ sẽ nâng cao hiệu quả truyền thông trong tổ chức và doanh nghiệp.
1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác
Hoạt động truyền thông nội bộ có nhiều hình thức phong phú và sử dụng đa dạng các phương tiện giao tiếp Tùy thuộc vào đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp, việc lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp và hiệu quả sẽ khác nhau Quyết định này dựa trên loại hình tổ chức, đội ngũ nhân viên và địa điểm hoạt động.
Mặc dù công nghệ thông tin đã phát triển mạnh mẽ, mang đến nhiều hình thức giao tiếp đa dạng, giao tiếp trực tiếp truyền thống vẫn được coi là phương thức hiệu quả nhất Giao tiếp trực tiếp không chỉ cho phép bộc lộ ngôn ngữ cử chỉ và ngôn ngữ phi lời nói mà còn giúp người tham gia phản hồi nhanh chóng và chính xác hơn.
Gặp gỡ và trao đổi trực tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên là cơ hội tuyệt vời cho truyền thông nội bộ, nhưng thời gian hạn chế đôi khi cản trở việc này.
Tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ
1.3.1 Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ
Kết quả chương trình truyền thông nội bộ thường không trực tiếp và tức thời như các chương trình quảng cáo và khuyến mại
Đánh giá trong các chương trình quan hệ công chúng thường bị xem nhẹ, nhưng nếu thực hiện đúng cách, nó sẽ giúp doanh nghiệp rút ra bài học kinh nghiệm và nhận diện sớm các dấu hiệu nguy hiểm Việc đánh giá còn giúp doanh nghiệp tập trung nỗ lực, nâng cao hiệu quả, đảm bảo chi phí hợp lý, khuyến khích quản lý tốt và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm sau mỗi chương trình.
Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện thông qua việc xem xét các yếu tố đầu vào, đầu ra và kết quả đạt được Quá trình này dựa trên hai tiêu chí chính để đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ.
Đánh giá chất lượng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm việc xem xét mức độ chính xác của các mục tiêu tác động, phạm vi bao phủ của đối tượng mục tiêu, độ hoàn hảo của thông điệp và sự chính xác trong việc lựa chọn các phương tiện truyền tải.
Đánh giá tác động của truyền thông nội bộ đến công chúng là rất quan trọng, bao gồm việc tăng cường nhận thức của cán bộ công nhân viên (CBCNV) về công ty, giảm thiểu các phàn nàn từ CBCNV, và nâng cao mức độ hài lòng thông qua các phản hồi tích cực Điều này cũng phản ánh tinh thần làm việc của nhân viên trước và sau khi triển khai chương trình truyền thông.
1.3.2 Phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ Để đánh giá có hiệu quả cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chương trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lượng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lường đánh giá thành công của chương trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính mở
Những phương pháp đánh giá khách quan:
Những thay đổi trong hành vi của cán bộ công nhân viên có thể được theo dõi thông qua phản ứng như số lượng thư trả lời, phiếu góp ý và số lượng tham dự Thái độ, ý kiến và nhận thức của họ có thể được đo lường qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi và phỏng vấn cá nhân trực tiếp Đánh giá thành tích và phạm vi truyền tải thông điệp cũng rất quan trọng, cùng với nội dung truyền thông và lượng độc giả, được phân tích từ dữ liệu về độc giả Cuối cùng, việc kiểm soát ngân sách và giá trị thu được từ ngân sách cũng là yếu tố cần thiết trong quá trình này.
Những phương pháp đánh giá tính chủ quan:
Sự nồng nhiệt của công chúng, hiệu quả và tính chuyên nghiệp của chương trình, cùng với khả năng sáng tạo và bản năng cảm nhận đúng đắn trong các tình huống cụ thể, đều dựa trên phán đoán từ kinh nghiệm Những phẩm chất này không chỉ thể hiện sự kết nối với con người mà còn góp phần tạo nên thành công cho bất kỳ hoạt động nào.
Giám sát quá trình đánh giá là phần thiết yếu của hoạt động này, bao gồm việc xem xét hiệu quả triển khai đối với nhân viên và ngân sách Việc theo dõi thường xuyên và chặt chẽ cả hai yếu tố này là vô cùng quan trọng Nhân viên cần được phát triển liên tục để ứng phó và tận dụng các yếu tố trong môi trường truyền thông đang thay đổi nhanh chóng.
Cần khuyến khích và quản lý nhân viên một cách hiệu quả Quản lý ngân sách là trách nhiệm của cả nhà quản lý và nhân viên PR, đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều mang lại hiệu quả cao.
Kết luận chương 1
Chương này trình bày khái niệm truyền thông nội bộ, các đặc điểm và vai trò của nó, cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này Đồng thời, bài viết cũng đề cập đến một số tiêu chí và phương pháp để đánh giá hiệu quả của truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, tạo khuôn khổ cho việc trao đổi thông tin Nó là công cụ quản trị giúp xây dựng mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong doanh nghiệp Việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban, công ty con và lãnh đạo với nhân viên là cần thiết để toàn doanh nghiệp có chung một tầm nhìn và ý chí phát triển.
Để đạt hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần được thống nhất và đồng bộ Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp; nếu được thực hiện hiệu quả, nó sẽ thúc đẩy sự phát triển trong sản xuất kinh doanh Ngược lại, truyền thông kém có thể dẫn đến giảm hiệu suất và thậm chí là phá sản Do đó, việc hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ là điều cần thiết cho sự bền vững của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG
Tổng quan FSoft
Tổng quan công ty FSoft:
Chủ tịch hội đồng quản trị: Hoàng Nam Tiến
Tổng Giám Đốc: Hoàng Việt Anh
2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển
Vào tháng 6 năm 1999, trung tâm phần mềm chiến lược số 1 (FSU1) chính thức được khai trương với 13 cán bộ, do Nguyễn Thành Nam làm giám đốc và Nguyễn Khắc Thành cùng Nguyễn Lâm Phương giữ vị trí phó giám đốc Trụ sở của FSU1 được đặt tại 23 Láng Hạ, trong tòa nhà City Flower, và sau này trung tâm này đã được đổi tên thành FSoft.
Vào tháng 3 năm 2000, FSoft đã ký hợp đồng OSDC đầu tiên với khách hàng Harvey Nash, đánh dấu sự ra đời của G1, Trung tâm Sản xuất phần mềm số 1 Sau 6 tháng, dự án đầu tiên với OSDC cho khách hàng Proximus từ Bỉ đã được khởi động, với sự tham gia của 9 thành viên chính thức.
Năm 2001: FSoft chuyển hướng sang thị trường Nhật Sau chuyến Đông du cuối năm
Vào năm 2000, dưới sự cố vấn và sắp xếp của Giám đốc Sumitomo, anh Nam và anh Trương Gia Bình đã có cơ hội gặp gỡ các công ty hàng đầu Nhật Bản, từ đó FSoft đã ký hợp đồng đầu tiên với NTT-IT.
Vào tháng 3 năm 2002, FSoft đã thành công trong chiến dịch CMM-4 sau gần một năm triển khai, trở thành công ty đầu tiên tại Đông Nam Á đạt tiêu chuẩn CMM-4 Thành tựu này giúp FSoft lọt vào danh sách 100 công ty hàng đầu thế giới về quản lý chất lượng, đồng thời mở ra cơ hội cho FPT gia nhập thị trường phần mềm toàn cầu.
Năm 2003, FSoft đã thu hút nhiều khách hàng mới, đặc biệt là các đối tác lớn từ Nhật Bản như Hitachi, Sanyo, Nissen và IBM Japan Công ty cũng thành lập văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh để phục vụ thị trường Nhật Bản Để chuẩn bị cho thị trường này, FSoft triển khai một chương trình lớn, bao gồm việc thành lập trung tâm Đông Du nhằm đào tạo tiếng Nhật cho sinh viên CNTT, tuyển sinh viên từ các khoa tiếng Nhật và hỗ trợ học bổng cho họ học tại Aptech Đồng thời, công ty cũng tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường CNTT và tổ chức khóa đào tạo tiếng Nhật kéo dài 6 tháng Năm 2003 cũng đánh dấu sự khởi động của dự án CMM-5.
Năm 2004: Đầu năm 2004, FSoft trở thành công ty cổ phần phần mềm FPT Trụ sở tại
Vào tháng 3, FSoft đã đạt chứng nhận CMM mức 5, mức cao nhất trong ngành, và chuyển trụ sở về tòa nhà e-town tại TP Hồ Chí Minh Để phục vụ tốt hơn cho khách hàng Nhật Bản, công ty đã mở văn phòng đại diện tại Tokyo Năm 2004 đánh dấu một năm thành công rực rỡ cho FPT Software, với doanh số xuất khẩu tăng trưởng hơn 200% so với năm 2003.
Năm 2005 là năm quan trọng đánh dấu sự phát triển vượt bậc của FSoft, khẳng định vị thế công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam Trong năm này, FSoft đã thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng vào tháng 8, mở công ty FSoft JAPAN tại Tokyo vào tháng 11, và khai trương trung tâm tuyển dụng và đào tạo tại Hà Nội vào tháng 12 Kết thúc năm 2005, FSoft ghi nhận mức tăng trưởng 114% doanh số và trở thành công ty phần mềm đầu tiên của Việt Nam có 1000 nhân viên.
Vào tháng 5 năm 2006, FSoft đã đạt tiêu chuẩn CMMi mức 5, trở thành một trong 150 công ty và tổ chức toàn cầu được Viện Công nghệ Phần mềm Mỹ (SEI) công nhận Thành tựu này khẳng định FPT sở hữu hệ thống quy trình sản xuất phần mềm đạt mức cao nhất trong mô hình trưởng thành về năng lực sản xuất phần mềm.
Vào ngày 13 tháng 3 năm 2007, FSoft đã thành lập chi nhánh thứ hai tại nước ngoài mang tên FSoft châu Á - Thái Bình Dương (FAP), sở hữu 100% vốn Sự kiện này thu hút gần 100 quan chức chính phủ từ hai nước cùng với khách hàng của hai công ty.
Năm 2008: FSoft hoàn thành một bước của toàn cầu hoá, có mặt tại tất cả các thị trường dự kiến: Nhật, Singapore, Châu Âu, Mỹ, Australia, Malaysia
Năm 2009: FSoft thành lập 5 công ty con mới giải pháp doanh nghiệp cụ thể là FSoft,
FSoft trên thế giới, công nghệ phần mềm FPT, FSoft Direct Marketing Giải pháp và FSoft Nghiên cứu & Phát triển
Năm 2010, FSoft đã khánh thành tòa nhà FPT Đà Nẵng, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc đầu tư vào miền Trung Việt Nam Tòa nhà này không chỉ là một trong những công trình hiện đại nhất Việt Nam, mà còn là một trong những trung tâm công nghệ cao lớn nhất tại Đà Nẵng, với khả năng phục vụ cho 1.200 nhân viên của tập đoàn FPT.
Năm 2011: Trở thành công ty TNHH FSoft
FSoft khánh thành trung tâm R & D tòa nhà F-Town tại Saigon Hi-Tech Park, Quận 9
FSoft bắt đầu cung cấp dịch vụ điện toán đám mây như là một dịch vụ cốt lõi
Năm 2012, FSoft giới thiệu ban lãnh đạo mới và tái cấu trúc mô hình quản lý theo các FSU, giúp công ty đạt tốc độ tăng trưởng 30% - một kỳ tích trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp Đặc biệt, FSoft là công ty thành viên đầu tiên trong tập đoàn hoàn thành 100% kế hoạch doanh số năm 2012 trước nửa tháng.
Năm 2013, FSoft được vinh danh trong Top 500 công ty cung cấp dịch vụ phần mềm lớn nhất thế giới, theo đánh giá của tạp chí phần mềm uy tín của Mỹ với 31 năm kinh nghiệm.
Năm 2014, FSoft đã trở thành công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam đạt doanh thu vượt 2.870 tỷ đồng, với đội ngũ nhân viên lên tới 7.000 người, đồng thời tiếp tục giữ vững vị trí trong danh sách Top các công ty hàng đầu.
Theo khảo sát của Anphabe và Nilsen, có 100 nhà cung cấp dịch vụ outsourcing hàng đầu toàn cầu, và Việt Nam đã nổi bật với môi trường làm việc tốt nhất trong ngành IT.
Năm 2015: Doanh thu của FSoft đạt mốc 181 triệu USD, tăng trưởng 34% so với năm
Năm 2014, FPT tiếp tục duy trì vị trí trong Top 100 nhà cung cấp dịch vụ phần mềm toàn cầu, với doanh thu tăng trưởng 34% và nhân sự tăng 28% Nhật Bản vẫn là thị trường chủ đạo, chiếm gần 50% thị phần Sau một năm hoạt động từ thương vụ M&A lịch sử, FPT Slovakia đã hòa nhập hiệu quả với các chi nhánh khác của FSoft.
Năm 2016: FSoft lọt Top 10 giải Sao Khuê – giải thưởng cho phần mềm và dịch vụ
CNTT tiêu biểu Doanh thu FSoft cán mốc 200 triệu USD, với quy mô nhân sự đã đạt 10.000 người
Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft
2.2.1 Thực trạng hoạt động tổ chức các sự kiện nội bộ
Hàng năm, công ty tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết và cải thiện nghiệp vụ kinh doanh cho cán bộ công nhân viên Những sự kiện này được phân bổ theo từng đơn vị với quy mô và phạm vi khác nhau, tạo cơ hội giao lưu và phát triển kỹ năng cho nhân viên.
2.2.1.1 Sự kiện cấp toàn công ty
Là các sự kiện có sự tham gia của toàn thể CBCVN công ty trên phạm vi toàn cầu, không giới hạn đơn vị, chức danh
Tổ chức các sự kiện thường niên của công ty:
Sự kiện “Ngày phụ huynh”
Hình 2.16 FSoft tiếp đón phụ huynh chu đáo
Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber
Tại FSoft, cha mẹ có cơ hội thực sự hiểu về công việc và môi trường làm việc của con cái, điều mà thường không xảy ra ở các công ty khác Thay vì chỉ nghe qua lời kể, phụ huynh có thể tìm hiểu trực tiếp về những gì con mình đang trải nghiệm trong công việc.
Lãnh đạo FPT đã nảy ra ý tưởng tổ chức một ngày gặp mặt cho tất cả phụ huynh của nhân viên, nhằm tạo cơ hội cho họ tìm hiểu về công ty nơi con cái làm việc Đây cũng là dịp để các con ghi nhớ và tri ân công ơn sinh thành của cha mẹ.
Và từ năm 2006, ngày 19/11 hàng năm được chọn là Ngày Phụ huynh của người FPT
Công ty đã chọn ngày kỷ niệm trước Ngày Nhà giáo Việt Nam để tôn vinh đạo lý dân tộc, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ghi nhớ công lao của cha mẹ và ơn nghĩa của thầy cô.
Vào ngày này, phụ huynh của nhân viên FPT trên toàn quốc sẽ có cơ hội tham quan nơi làm việc tại ba miền Bắc, Trung và Nam Họ sẽ gặp gỡ lãnh đạo trực tiếp của con em mình, nghe giới thiệu về công ty và nhận được lời tri ân từ lãnh đạo cao nhất đối với gia đình vì những đóng góp của con cái cho sự phát triển của FPT.
Ngày Phụ huynh tại FSoft theo truyền thống bao gồm hai hoạt động chính: lễ khai mạc tại hội trường và tham quan nơi làm việc của con em.
Tại hội trường, phụ huynh được nghe báo cáo từ ban lãnh đạo công ty về hoạt động của FSoft, đồng thời tham gia chương trình văn nghệ do các phụ huynh và nhân viên FSoft biểu diễn.
Tại các trụ sở và văn phòng của FSoft, phụ huynh và gia đình cán bộ, nhân viên đã có cơ hội giao lưu với lãnh đạo cấp đơn vị, thưởng thức tiệc trà và nhận quà lưu niệm từ chương trình.
Không khí chào đón phụ huynh tại FSoft trên toàn quốc đang rất rộn ràng Các văn phòng được trang trí ngăn nắp và sạch đẹp, cùng với những tiết mục văn nghệ được tập luyện chu đáo Kịch bản đón tiếp cũng được chuẩn bị cẩn thận, thể hiện tinh thần nhiệt huyết và sự chuyên nghiệp.
Sự kiện “Chat với CxO”
Sự kiện được tổ chức nhằm giải đáp thắc mắc của nhân viên FSoft về các khía cạnh của công ty và ghi nhận những đóng góp, đề xuất của họ cho mục tiêu năm 2017.
Hình 2.17 Sự kiện "Chat with CXO"
Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber
CEO Hoàng Việt Anh và ban lãnh đạo FSoft sẽ tham dự buổi Open Talk với toàn thể nhân viên FSoft
Sự kiện này được tổ chức để báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và các chương trình lớn trong năm đến toàn thể nhân viên FSoft, đồng thời tạo cơ hội cho sự tương tác hai chiều giữa ban lãnh đạo công ty và nhân viên thông qua phần hỏi đáp trực tiếp trong sự kiện.
Kế hoạch là trong 1 giờ đầu tiên các CxO sẽ báo cáo về từng mảng công việc do mình phụ trách Lịch trình cụ thể như sau:
Thời gian Nội dung Người trình bày
Phần 1: 9:30-10:30 BOD báo cáo về tình hình hoạt động 2016
9:35 Kết quả kinh doanh CFO HoanNK
9:45 Tình hình sản xuất CDO CuongDD
9:55 Tình hình chất lượng dự án CQO KhacDV
10:05 Nguồn lực và nhân sự CHRO KhoiTX
Bảng 2.1 Bảng lịch trình báo cáo của CxO FSoft
Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber
Chủ tịch Hoàng Nam Tiến cùng các CxO sẽ dành 2 giờ để lắng nghe và trả lời các câu hỏi, chất vấn, cũng như đề xuất từ toàn thể nhân viên.
Sự kiện: “Lễ tôn vinh nhân viên thâm niên 10 - 15 năm”
Hình 2.18 Lễ tôn vinh nhân viên thâm niên 10 - 15 năm
Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber
Vào cuối năm 2016, CEO FSoft Hoàng Việt Anh đã ký quy định tôn vinh những nhân viên gắn bó với công ty, nhằm ghi nhận những cống hiến của họ qua các mốc thời gian 5, 10 và 15 năm.
Ban lãnh đạo công ty thực hiện chính sách tri ân đối với cán bộ công nhân viên có thâm niên, nhằm ghi nhận và cảm ơn những đóng góp quý báu của họ Chính sách này không chỉ thể hiện sự trân trọng mà còn khuyến khích mọi nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến cho sự phát triển của công ty.
Quy định này áp dụng cho toàn bộ nhân viên FSoft, yêu cầu gắn bó liên tục với công ty trong 5, 10 hoặc 15 năm mà không có sự gián đoạn trong công việc Nhân viên không được chuyển sang ký hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đào tạo, hoặc làm việc tạm thời tại các công ty thành viên khác trong FPT Đây là cơ hội hiếm hoi để mọi người giao lưu và chia sẻ, theo mong muốn của TGĐ FSoft, mọi người có thể kể về câu chuyện của mình.
Buổi lễ trao quà được thực hiện theo quyết định của CEO Hoàng Việt Anh
Theo đó, CBCNV có thâm niên làm việc từ 10 đến 15 năm được trao tặng bằng khen tại
Đánh giá chung
Truyền thông nội bộ tại FSoft đang phát triển mạnh mẽ, thu hút sự quan tâm và tham gia tích cực từ nhiều cán bộ công nhân viên (CBCNV) trên toàn công ty.
Thông qua các hình thức truyền thông nội bộ, thông điệp và chủ trương của Ban lãnh đạo đã được truyền tải đến toàn bộ CBCNV toàn cầu Điều này giúp các thành viên hiểu rõ hơn về giá trị, văn hóa và chiến lược kinh doanh của công ty, từ đó cùng nhau đóng góp sức lực cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Những thành công ban đầu được thể hiện qua kết quả từ các cuộc thi, lượng người truy cập và gửi bài trên website nội bộ, cùng với số lượng người đọc bản tin nội bộ qua email.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, sự kiện nội bộ vẫn còn một số bất cập
Trong thiết kế nội dung: nhiều sự kiện lên kịch bản chưa hấp dẫn, không có điểm nhấn, gây khó hiểu cho người tham dự
Nhiều sự kiện thiếu tính chuyên nghiệp đã khiến nhân viên phải chờ đợi lâu trong suốt chương trình Hệ thống âm thanh không đạt yêu cầu và đường truyền livestream cần được cải thiện Bên cạnh đó, cách bố trí xe đưa đón cũng chưa hợp lý, gây khó khăn cho người tham gia.
Nhiều hoạt động nội bộ như hội thi và hội nghị được tổ chức, nhưng không phải tất cả các thành viên đều có cơ hội tham gia do hạn chế về không gian và thời gian.
Bản tin nội bộ hiện tại còn nhiều thiếu sót, với thông tin chưa đủ hấp dẫn, và thời gian thực hiện cùng phát hành bản tin đôi khi làm chậm tiến độ các đợt phát hành.
Số lượng nhân viên FSoft thường xuyên theo dõi tin tức truyền thông nội bộ vẫn còn thấp, cho thấy sự quan tâm chưa đủ lớn từ phía họ Hiện tại, tin tức nội bộ chưa thu hút được nhiều sự chú ý, với lượt xem tối đa chỉ đạt khoảng 30% tổng số nhân viên.
Đội ngũ biên tập bản tin nội bộ còn hạn chế, dẫn đến sự phối hợp giữa các phòng ban và trung tâm chưa chủ động Điều này khiến thông tin không được cập nhật kịp thời và đầy đủ.
Bản tin nội bộ dành cho tất cả nhân viên, tạo không gian thoải mái để chia sẻ ý kiến; tuy nhiên, đôi khi nó lại trở nên quá dân chủ, dẫn đến một số vấn đề trong quản lý thông tin.
Bài viết có thể thiếu tính khách quan do tại FSoft, ba người đại diện cho ba chi nhánh ở Hà Nội, Đà Nẵng và TP HCM có quyền duyệt bài mà không cần sự kiểm duyệt từ ai khác.
Tạp chí Cuder World chưa sinh động, thiếu hấp dẫn
Facebook at Work vẫn giữ tính chất công việc, thiếu yếu tố giải trí, dẫn đến cảm giác nhàm chán Hơn nữa, sự trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp trong môi trường làm việc.
Thứ tư, Website Potato là còn thiếu tăng tính tương tác với độc giả
Thứ năm, Portal ở FSoft vẫn còn một số hạn chế:
Portal hiện tại chưa có hướng dẫn chính thức, gây khó khăn cho nhân viên mới khi tiếp cận Nhiều nhân viên lâu năm tại FSoft cũng chưa hiểu rõ hết các tính năng của portal.
Xử lí portal còn chậm, chưa đáp ứng được kịp thời nhu cầu của nhân viên
Thứ sáu, Screensaver chưa thực sự hiệu quả do hình ảnh thay đổi nhanh, liên tục khiến nhân viên FSoft không kịp theo dõi
Thứ bảy, Email còn hạn chế về hình thức trình bày, chưa hấp dẫn
Diễn đàn Intranet hiện nay chưa đạt hiệu quả tối ưu, với lượng truy cập thấp do giao diện lỗi thời và khó sử dụng, khiến nhân viên phải thực hiện nhiều thao tác phức tạp để đạt được mục đích.
Kết luận chương 2
Chương 2 của bài viết tập trung vào quá trình hình thành và phát triển của FSoft, bao gồm chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty Bên cạnh đó, nội dung cũng đề cập đến cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất kỹ thuật và kết quả kinh doanh nổi bật của FSoft.
Nghiên cứu thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft đã được thực hiện thông qua việc thu thập và phân tích số liệu cụ thể Sinh viên đã phân loại và sắp xếp thông tin để làm rõ hiện trạng của các hoạt động này, đáp ứng yêu cầu hiện tại và trong tương lai gần Bên cạnh đó, sinh viên cũng đã chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của truyền thông nội bộ tại FSoft, từ cái nhìn tổng thể đến từng lĩnh vực công tác quan trọng.
Sinh viên đã tổng hợp những đánh giá chung về kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra các hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế này Những đánh giá quan trọng này sẽ làm nền tảng cho nghiên cứu và từ đó đề xuất các giải pháp cơ bản trong chương 3.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI FSOFT
Mục tiêu tổng quát trong truyền thông nội bộ của FSoft 2017-2020
FSoft xác định lý tưởng, hướng đi lâu dài và các giá trị cơ bản mà FSoft cũng như mỗi thành viên luôn hướng tới
FSoft hướng tới việc xây dựng một tổ chức hiện đại và mạnh mẽ, tập trung vào nỗ lực lao động và sáng tạo trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ Chúng tôi cam kết mang lại sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời góp phần vào sự thịnh vượng của quốc gia FSoft cũng nỗ lực tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển tài năng của từng thành viên, đảm bảo một cuộc sống đầy đủ về vật chất và phong phú về tinh thần.
3.1.2 Tham vọng và mục tiêu của FSoft cho đến 2020
FSoft có tham vọng đạt được mục tiêu 1 tỷ USD doanh thu, 30.000 nhân viên vào năm
2020 và có cơ sở để đặt ra mục tiêu đó (tức là tăng gấp 5 lần doanh thu và 3 lần nhân sự hiện nay)
FSoft hiện đang hợp tác với 400 khách hàng, bao gồm nhiều công ty nổi tiếng trên toàn cầu từ Nhật Bản, Mỹ và châu Âu Trong số đó, Nhật Bản vẫn là thị trường lớn và quan trọng nhất của FSoft.
Ngoài các lĩnh vực kinh doanh truyền thống, FSoft còn mở rộng sang các lĩnh vực hạ tầng, ngân hàng, chế tạo và công nghiệp xe hơi, với quy mô thị trường lên tới hàng chục triệu USD, hứa hẹn sẽ hỗ trợ FSoft đạt được mục tiêu đề ra.
3.1.3 Chiến lược phát triển của FSoft đến 2020
Mục tiêu năm 2020 là đạt 30,000 nhân lực và doanh thu 1 tỷ USD, tương đương với doanh thu bình quân 33,333.33 USD/người Hiện tại, doanh thu trung bình mỗi người là 20,000 USD, do đó cần tăng năng suất lên khoảng 1.5 lần Nếu không đạt được số lượng nhân lực 30,000, yêu cầu về năng suất sẽ còn cao hơn.
Để đạt được mục tiêu 1B2020, FSoft nhận thức rõ rằng cần phải tăng năng suất hoặc tìm kiếm nhiều dự án lớn Tuy nhiên, trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, việc mong đợi những dự án lớn tự nhiên xuất hiện là điều không khả thi.
Về khía cạnh con người, để làm được điều này, FSoft cần giữ chặt nhân sự cũ, và mở rộng hiệu quả nhân sự mới
Nguồn nhân lực trong ngành IT đang thiếu hụt nghiêm trọng do số lượng người theo học không đủ đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Thêm vào đó, tình trạng chảy máu chất xám tại FSoft càng làm trầm trọng thêm vấn đề này.
Trong bối cảnh khan hiếm nhân lực, việc tuyển dụng thêm nhân viên là rất quan trọng Để đáp ứng nhu cầu phát triển, FSoft dự kiến sẽ tuyển thêm 20.000 nhân viên cho các vị trí như kiểm thử, lập trình viên, kỹ sư cầu nối, biên dịch (Comtor) và quản trị dự án trong giai đoạn 2017-2020.
Bên cạnh đó, tìm cách tận dụng nguồn nhân lực đang sẵn có cũng là biện pháp giải quyết bài toán thiếu nhân lực
FSoft đã trở thành một công ty lý tưởng cho người lao động, nơi mà họ cảm thấy công bằng và an tâm, với sự ổn định tinh thần và mức đãi ngộ xứng đáng cho nỗ lực lao động Kết quả là, nhân viên cũ gắn bó lâu dài, trong khi nhân viên mới đến với FSoft nhờ sự hấp dẫn và niềm tin vào công ty Đồng thời, FSoft coi văn hóa doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi; nếu thiếu văn hóa FPT và chất FSoft, sẽ rất khó để duy trì “Gene” của FSoft và giữ chân nhân viên.
Với mức tăng trưởng trung bình 40% mỗi năm, FSoft đối mặt với thách thức trong việc duy trì "Gene" văn hóa của mình Sự gia tăng số lượng nhân viên mới nhanh chóng dẫn đến tình trạng "pha loãng" văn hóa, khi mà số người mới vượt xa số nhân viên cũ chỉ sau vài năm.
Về khía cạnh sản phẩm, FSoft chủ yếu làm outsourcing cho các nước phát triển
Trong những năm qua, FSoft đã đạt được doanh số tăng trưởng ấn tượng nhờ vào việc khai thác khách hàng Tuy nhiên, một số khách hàng đã từ chối hợp tác do chất lượng dịch vụ không đảm bảo Vì vậy, FSoft đang nghiêm túc xem xét và giải quyết triệt để vấn đề chất lượng, đồng thời tập trung vào việc phát triển mối quan hệ sâu sắc với khách hàng.
FSoft không ngừng nghiên cứu và triển khai các dịch vụ mới, với đội ngũ nhân sự mới, không thuộc các bộ phận hiện tại, nhằm nâng cao tính năng động và hiệu quả cho chiến lược B12020 của công ty.
Tóm lại, về khía cạnh sản phẩm, FSoft chú trọng hai yếu tố: đào sâu khách hàng & chuyên môn hóa mở rộng
Chiến lược tài chính của FSoft tập trung vào việc tăng trưởng doanh số và nhân sự trên 40% liên tục trong 5 năm Để đạt được mục tiêu 1B2020, FSoft cần đầu tư mạnh mẽ, chi ít nhất 40% so với trước Điều này đòi hỏi FSoft phải có đội ngũ nhân viên trung thành, cung cấp sản phẩm vượt trội hơn cả kỳ vọng của khách hàng, và sẵn sàng chi tiêu vượt mức thông thường.
Song, dù tin vào sức tăng trưởng của mình, FSoft vẫn rất chủ động trong công tác phòng tránh rủi ro trong quá trình thực hiện chiến lược
FSoft chủ động theo dõi và thích ứng với những biến đổi toàn cầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, hệ sinh thái outsourcing, xu hướng cung cấp dịch vụ trọn gói từ các nhà sản xuất, cũng như sự phát triển và gia tăng của tự động hóa.
Hiện nay, FSoft nằm trong top 100 nhà cung cấp dịch vụ ủy thác toàn cầu
FSoft đang trải qua sự tăng trưởng mạnh mẽ và có nhiều cơ hội lớn, tạo niềm tin vững chắc vào khả năng đạt doanh thu một tỷ USD vào năm 2020 Nếu thành công, FSoft sẽ gia nhập vào danh sách những doanh nghiệp phần mềm hàng đầu thế giới.
Các giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft
Dựa trên những nguyên nhân và hạn chế trong hoạt động truyền thông nội bộ của FSoft đã được phân tích ở chương 2, phần này sẽ đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề đó Mục tiêu là hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của FSoft từ nay đến năm 2020.
3.2.1 Nhóm giải pháp về tổ chức các sự kiện nội bộ
3.2.1.1 Cải thiện quá trình tổ chức sự kiện nội bộ:
Mỗi ngày, nhân viên dành tám tiếng làm việc tại công ty, nơi trở thành ngôi nhà thứ hai của họ Chính vì vậy, không có gì lạ khi mọi người mong đợi những ngày hội sôi động và các hội thi tay nghề thú vị, nơi họ có thể xả stress cùng đồng nghiệp và tự hào về vai trò của mình trong doanh nghiệp.
Theo báo: Youthmedia
Sự kiện nội bộ không chỉ là cơ hội để thư giãn và tăng cường sự gắn kết trong công ty, mà còn là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng truyền thống doanh nghiệp Việc tổ chức các sự kiện này một cách bài bản và có kế hoạch sẽ giúp tạo dựng hình ảnh thống nhất cho doanh nghiệp, không chỉ trong mắt nhân viên mà còn đối với khách hàng.
Tổ chức sự kiện nội bộ tại FSoft là một nhiệm vụ không hề đơn giản Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, bộ phận tổ chức cần thực hiện đầy đủ các bước cơ bản như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí và khảo sát địa điểm Hơn nữa, sự thấu hiểu và chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức là điều cần thiết, không thể xem nhẹ chỉ vì đây là sự kiện nội bộ.
3.2.1.1.1 Chuẩn bị kịch bản chi tiết, hấp dẫn
Quá trình tổ chức sự kiện nội bộ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận như đơn vị tổ chức, người dẫn chương trình, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, và đội ngũ quay phim chụp ảnh Để xây dựng một kịch bản hấp dẫn, người tổ chức sự kiện tại FSoft cần chú trọng đến từng chi tiết và đảm bảo mọi yếu tố được kết hợp hài hòa.
Xác định rõ thông điệp truyền tải
Xây dựng kịch bản chi tiết cho bộ phận âm thanh ánh sáng là cần thiết để họ có thể điều chỉnh phù hợp với nội dung các tiết mục Đồng thời, cần tạo kịch bản cho người quay phim chụp hình để họ nắm bắt được thời điểm quan trọng và ghi lại những khoảnh khắc đẹp mắt.
Lên kịch bản chi tiết cho người dẫn chương trình là rất quan trọng để họ có thể dẫn dắt buổi lễ một cách hấp dẫn và hiệu quả Kịch bản cần truyền tải đầy đủ thông điệp của sự kiện tới khách mời mà không bị dài dòng, giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tốt.
Phần kết của sự kiện đóng vai trò quan trọng nhưng thường bị bỏ qua Một sự kiện có thể diễn ra thành công từ đầu đến cuối, nhưng nếu phần kết không được viết kỹ lưỡng trong kịch bản, nó có thể làm giảm giá trị tổng thể của sự kiện.
Viết kịch bản phải có đầu óc tổ chức và phải bao quát toàn bộ nội dung chương trình một cách chi tiết nhất
Để đảm bảo tính phù hợp với chương trình, việc biến đổi kịch bản là rất quan trọng Mỗi kịch bản cần được chia thành hai loại: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
3.2.1.1.2 Khâu tổ chức chuyên nghiệp
Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, việc tạo ra một checklist cụ thể là rất quan trọng Hãy đọc kỹ kịch bản và hình dung từng chi tiết của sự kiện, từ đó ghi chú lại thành các gạch đầu dòng Một checklist càng chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn, đảm bảo mọi khía cạnh của chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.
Điều phối nhân sự hợp lý là yếu tố quan trọng để sự kiện nội bộ FSoft diễn ra suôn sẻ Cần phân công công việc rõ ràng cho từng cá nhân để dễ dàng kiểm soát chương trình Mỗi người nên phụ trách một hạng mục riêng, tránh việc hai người cùng đảm nhận một nhiệm vụ để đảm bảo sự thống nhất trong ý kiến Giao đúng người đúng việc và tin tưởng vào khả năng của người được giao nhiệm vụ.
Trước khi chương trình bắt đầu, cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ hệ thống bao gồm micro, âm thanh, ánh sáng và chỗ ngồi Việc này nhằm đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng cho chương trình diễn ra suôn sẻ từ A-Z, tránh những trục trặc và lỗi kỹ thuật có thể khiến người tham dự phải chờ đợi.
3.2.1.2 Mở rộng phạm vi và mục đích tổ chức sự kiện nội bộ:
Ngoài việc phải chú ý đến kịch bản, đến khâu tổ chức, để hoạt động tổ chức sự kiện nội bộ ở FSoft trở thành kênh truyền thông hiệu quả, cần:
Tăng cường tổ chức các sự kiện nội bộ có quy mô toàn công ty
Mặc dù công ty nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của các sự kiện nội bộ quy mô toàn công ty, nhưng do đặc thù của mô hình tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh, việc tổ chức các hội thao và sự kiện toàn cầu gặp nhiều khó khăn.
Sự kiện nội bộ của công ty là hình thức truyền thông quan trọng, cần được chú trọng hàng đầu Để tất cả nhân viên có thể tham gia mà không bị giới hạn về không gian, địa lý và thời gian, FSoft cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức sự kiện Việc ứng dụng CNTT sẽ giúp công ty vượt qua các rào cản, tổ chức sự kiện nội bộ trên quy mô toàn cầu và phục vụ mọi đối tượng cán bộ công nhân viên tham gia.
Có thể ứng dụng một số công cụ để quản lý, truyền thông sự kiện nội bộ tại FSoft:
Quảng cáo banner trên các website, gửi email thông báo về sự kiện hay đăng bài
PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất
Có thể tạo một microsite riêng cho chương trình nhằm thông báo về sự kiện sắp diễn ra Trên microsite này, sẽ tổ chức các hoạt động tương tác như trò chơi và cuộc thi để người tham gia có cơ hội nhận vé tham dự, đồng thời dần dần cung cấp thông tin hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của nhân viên FSoft qua các kênh như group Facebook và fan page Phương pháp này không chỉ phổ biến mà còn mang lại hiệu quả cao với chi phí tổ chức thấp.
Điều kiện thực hiện giải pháp đẩy mạnh truyền thông nội bộ tại FSoft
Để nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft, cần triển khai các giải pháp cụ thể nhằm đẩy mạnh hoạt động này.
Để đảm bảo thành công, cần có sự nhất quán trong chiến lược, kế hoạch và thông điệp từ các lãnh đạo cấp cao đến các đơn vị và phòng ban chức năng Sự đoàn kết, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của toàn thể cán bộ nhân viên cũng là yếu tố quan trọng Ngoài ra, việc lãnh đạo công ty phân bổ ngân sách đầy đủ là điều cần thiết để thực hiện các kế hoạch này.
Thứ hai: Kế hoạch thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ cần được thực hiện theo quy trình như sau:
Bước 1: Công ty ban hành kế hoạch kinh doanh/chiến lược kinh doanh theo năm
Bước 2: Phòng truyền thông sẽ xây dựng chiến lược marketing cho toàn công ty, theo đó xác định thông điệp truyền thông trên toàn công ty
Bước 3: Bộ phận truyền thông nội bộ cần xây dựng kế hoạch truyền thông cho năm, bao gồm ngân sách và thông điệp thực hiện Nguyên tắc là lựa chọn hình thức truyền thông tối ưu, tận dụng các tài nguyên sẵn có của công ty và đơn vị.
Một số kiến nghị
Ngoài những giải pháp hoàn thiện và thúc đẩy công tác hoạt động truyền thông nội của FSoft, sinh viên đề xuất một số kiến nghị như sau:
Một thương hiệu mạnh phải được xây dựng từ bên trong, với các tiêu chí và kế hoạch hoàn hảo Để thương hiệu vươn xa đến mọi tầng lớp, cần có sự hỗ trợ từ công cụ truyền thông FSoft cần chuẩn bị các chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với quy mô, loại hình sản xuất và lĩnh vực kinh doanh của mình để phát triển bền vững.
Truyền thông nội bộ là một khái niệm còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, trong khi các doanh nghiệp nước ngoài lại coi trọng nó hơn cả truyền thông đối ngoại Do nhiều yếu tố khác nhau, truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện tại thường bị xem nhẹ và không được đánh giá đúng mức.
Hầu hết các doanh nghiệp trong nước hiện chưa chú trọng và đầu tư đúng mức để xây dựng hệ ̣thống truyền thông nội bộ
FSoft cần thiết lập một cơ chế và chính sách hợp lý, đồng thời đầu tư đủ nguồn lực cho các hoạt động truyền thông nội bộ, nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp và sự gắn kết trong công ty.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình hành vi của nhân viên và góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp Việc xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục đích giúp nhân viên hiểu và chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi của công ty Điều này không chỉ tạo ra những chuẩn mực văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với hình ảnh thương hiệu, mà còn giúp nhân viên nắm rõ các chính sách và quy trình làm việc Hơn nữa, việc thấu hiểu và vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn sẽ tạo điều kiện cho nhân viên giao tiếp hiệu quả và góp phần phát triển hình ảnh thương hiệu.
Cải thiện giao tiếp nội bộ giúp nhân viên hiểu biết và cam kết hơn, tạo sự gắn bó chặt chẽ trong tinh thần hợp tác Điều này thúc đẩy mọi người nỗ lực thực hiện tầm nhìn và sứ mệnh của công ty thông qua công việc hàng ngày.
Nâng cao hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft không chỉ nhằm thông báo thông điệp mà còn kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Điều này giúp công ty tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
3.4.2 Kiến nghị với Tập đoàn FPT
Sự thất bại gần đây của nhiều công ty và tập đoàn kinh tế cho thấy rằng mô hình tổ chức của họ chưa hợp lý, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhất là trong ngành phần mềm.
FSoft được xem là "con gà đẻ trứng vàng" cho FPT, với tiềm năng phát triển mạnh mẽ và đóng góp lớn cho nền kinh tế quốc gia FSoft không chỉ có khả năng vươn xa mà còn có thể tham gia xây dựng thương hiệu quốc gia trên trường quốc tế Do đó, tập đoàn FPT cần nhận thức đúng vai trò của FSoft để đưa ra các chiến lược phù hợp cho giai đoạn phát triển tiếp theo.