Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty tnhh phần mềm fpt,

Sinh viên đã đưa ra các giải pháp như: cải thiện quá trình tổ chức sự kiện nội bộ, bổ sung nhân sự thực hiện thiết kế bản tin nội bộ, bổ sung tính năng giải trí trong website nội bộ - Fa

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ từ

phía nhà trường, thầy cô và các anh chị trong công ty TNHH Phần mềm FPT Đầu tiên

em xin được cảm ơn trường Học viện Ngân hàng là ngôi trường em đã theo học suốt

bốn năm qua và là nơi truyền đạt cho em rất nhiều kiến thức bổ ích

Tiếp theo, em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh Các thầy cô

là những người đã trực tiếp giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt bốn

năm học

Em cũng xin cảm ơn các anh chị trong công ty TNHH Phần mềm FPT đã tạo cho em

một môi trường thực tập cực kỳ lý tưởng và truyền đạt cho em nhiều kinh nghiệm thực

tế trong công việc Trong quá trình thực tập, em đã được tìm hiểu quá trình hình thành

và phát triển của công ty, thực hành các công việc thực tế ở công ty, được tiếp xúc với

văn hóa của công ty – đây là nguồn cảm hứng cho em nghĩ đến việc làm đề tài khóa luận

về vấn đề hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ Và công ty cũng đã cung cấp các số

liệu và kiến thức để em có thể hoàn thành khóa luận

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô giáo TS Nguyễn Vân Hà đã hướng

dẫn và chỉ bảo em rất tận tâm trong suốt quá trình em hoàn thành khóa luận

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu, kết quả trong khóa luận là trung thực và được công ty cung cấp cũng như do em nghiên cứu

Nếu phát hiện có bất cứ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu tránh nhiệm trước Hội đồng nhà trường

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện Dương Thị Duyên

OSDC Trung tâm phát triển ở nước ngoài

DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức FSoft 25

Hình 2.2 Công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, hệ thống mạng cho 450 CBCNV 27

Hình 2.3 Dàn máy đồng bộ DELL này vận chuyển từ Mỹ và Malaysia 27

Hình 2.4 Đủ các thiết bị cần thiết được đặt hàng từ: máy Mac Mini và Macbook Pro28 Hình 2.5 Tòa nhà F-Town 28

Hình 2.6 Với kết cấu thiết kế tổng thể hiện đại và công năng 29

Hình 2.7 Khu vực phòng họp 30

Hình 2.8 Phòng họp nhỏ ở giữa các khoang làm việc được thiết kế sáng tạo 30

Hình 2.9 Khu nhà ăn 31

Hình 2.10 Phòng tập thể dục dụng cụ được trang bị nhiều loại dụng cụ hiện đại 32

Hình 2.11 Sân thể thao đa năng, bóng chuyền, cầu lông và bóng rổ 32

Hình 2.12 Phòng tập Yoga, tạo khoảng lặng, thư giãn cho CBCNV 33

Hình 2.13 Văn phòng làm việc với nhiều cây xanh 33

Hình 2.14 Không gian họp mở tại F-Ville, khu công nghệ cao Hòa Lạc, Hà Nội 34

Hình 2.15 Khu vực nghỉ ngơi bên ngoài phòng làm việc 34

Hình 2.16 FSoft tiếp đón phụ huynh chu đáo 39

Hình 2.17 Sự kiện "Chat with CXO" 40

Hình 2.18 Lễ tôn vinh nhân viên thâm niên 10 - 15 năm 42

Hình 2.19 Cuộc thi "Tỏa sáng theo phong cách của bạn" 44

Hình 2.20 Sum-up của FGA 45

Hình 2.21 CBCNV tham gia hoạt động thể thao 46

Hình 2.22 Cuộc thi làm video hấp dẫn 47

Hình 2.23 Báo nội bộ FSoft 48

Hình 2.24 Flat Eye 52

Hình 2.25 Flat Eye của FSoft 53

Hình 2.26 Báo Cuder World 54

Hình 2.27 Web công nghệ Potato 56

Hình 2.28 Facebook at Work của FSoft 57

Hình 2.29 Web Portal 60

Hình 2.30 Poster ở FSoft (1) 63

Hình 2.31 Poster ở FSoft (2) 64

Hình 2.32 Screensaver ở FSoft 65

Hình 2.33 Email nội bộ FSoft 66

Hình 2.34 Diễn đàn nội bộ FSoft 67

Hình 3.1 Website quản lí sự kiện nội bộ 77

Hình 3.2 Layout thông thường 80

Hình 3.3 Layout cổ điển 81

Hình 3.4 Layout hiện đại 81

Hình 3.5 Layout thiết kế kỹ thuật 82

Hình 3.6 Layout linh hoạt, táo bạo 83

Hình 3.7 Layout trẻ trung, hấp dẫn 83

Hình 3.8 Mẫu tạo bình chọn 85

Hình 3.9 Biểu tượng đánh giá 86

Hình 3.10 Mẫu Email nội bộ 90

Bảng 2.1 Bảng lịch trình báo cáo của CxO FSoft 41

Bảng 2.2 Bảng đánh giá mức độ quan tâm đến Cucumber 50

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

LỜI CAM ĐOAN 3

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU 5

TÓM TẮT KHÓA LUẬN 10

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 6

1.1 Truyền thông nội bộ 6

1.1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ 6

1.1.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ 7

1.1.3 Vai trò truyền thông nội bộ 8

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ 11

1.1.5 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức 12

1.2 Phương thức truyền thông nội bộ 12

1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ 12

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ 13

1.2.3 Vận hành website nội bộ: 14

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác 14

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 17

1.3.1 Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 17

1.3.2 Phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 18

1.4 Kết luận chương 1 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI

BỘ TẠI FSOFT 21

2.1 Tổng quan FSoft 21

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25

2.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật 26

2.1.5 Kết quả kinh doanh và thành tựu của FSoft trong 3 năm gần đây 35

2.2 Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft 38

2.2.1 Thực trạng hoạt động tổ chức các sự kiện nội bộ 38

2.2.2 Thực trạng bản tin nội bộ 48

2.2.3 Thực trạng vận hành website nội bộ 55

2.2.4 Các hoạt động truyền thông nội bộ khác 62

2.3 Đánh giá chung 68

2.3.1 Thành tựu 68

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 68

2.4 Kết luận chương 2 70

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI FSOFT 71

3.1 Mục tiêu tổng quát trong truyền thông nội bộ của FSoft 2017-2020 71

3.1.1 Tầm nhìn 2020 của FSoft 71

3.1.2 Tham vọng và mục tiêu của FSoft cho đến 2020 71

3.1.3 Chiến lược phát triển của FSoft đến 2020 71

3.2 Các giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft 73

3.2.1 Nhóm giải pháp về tổ chức các sự kiện nội bộ 74

3.2.2 Nhóm giải pháp về phát hành bản tin nội bộ 78

3.2.3 Nhóm giải pháp về vận hành website nội bộ 84

3.2.4 Một số giải pháp khác 87

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp đẩy mạnh truyền thông nội bộ tại FSoft 90

3.4 Một số kiến nghị 91

3.4.1 Kiến nghị với FSoft 91

3.4.2 Kiến nghị với Tập đoàn FPT 92

KẾT LUẬN 93

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

Những giải pháp được đưa ra dựa trên việc đánh giá những hạn chế đã phân tích từ thực trạng FSoft nhằm hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của FSoft đến 2020

Sinh viên đã đưa ra các giải pháp như: cải thiện quá trình tổ chức sự kiện nội bộ, bổ sung nhân sự thực hiện thiết kế bản tin nội bộ, bổ sung tính năng giải trí trong website nội bộ - Facebook at Work hay tùy chỉnh tốc độ chuyển ảnh của Screensaver ở mức chậm… FSoft cần phối hợp thực hiện đồng bộ các giải pháp để hoạt động truyền thông

nội bộ đạt được hiệu quả cao nhất

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Truyền thông nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn,

sứ mệnh, giá trị), những giá trị cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với hình ảnh thương hiệu; giúp nhân viên hiểu rõ các chính sách

và thủ tục làm việc; thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương thiệu thành công; giúp nhân viên cùng hợp tác với mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả

Theo số liệu nghiên cứu nhân sự của công ty tư vấn DG&A (USA) vào năm 2009, hiện chỉ có 37% nhân viên hiểu rõ mục đích mà tổ chức đang theo đuổi và lý do tại sao; 20% nhân viên hiểu được vai trò và công việc của bản thân có ý nghĩa như thế nào đối với mục đích của tổ chức; khoảng 1/3 nhân viên mong muốn đóng góp cho tổ chức Ngược lại, có 20% nhân viên không nhiệt tình tham gia và 50% nhân viên không có ý kiến hay

né tránh trách nhiệm Nghiên cứu còn cho thấy các tổ chức có giao tiếp và truyền thông nội bộ hiệu quả có khả năng duy trì nhân viên cao gấp 4 lần các tổ chức giao tiếp kém hiệu quả, đồng thời mang lại nhiều hơn giá trị thường tương ứng

Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền thông điệp

mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp hoạt động tốt trong công tác truyền thông nội bộ

sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực hơn

Hiện tại, FSoft cũng cần có các công trình khoa học nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ, vì

thế sinh viên đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại FSoft” làm

đề tài khóa luận tốt nghiệp cho chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp của mình và đưa

ra một số giải pháp khắc phục những tồn tại của FSoft

Thông qua các hệ thống văn bản pháp luật: Bộ Thông tin và Truyền thông, Quyết định Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành thông tin và truyền thông

Về các tài liệu và các công trình nghiên cứu sinh viên đã đọc và tham khảo một số công trình sau đây:

 Đề tài: “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty thông tin di động VMS” do Trịnh Thị Bích Hằng (2014) – Thạc sỹ trường Đại học Kinh tế Luận văn góp phần làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác hoạt động truyền thông nội bộ, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty thông tin di động VMS từ 2014 đến 2020

 Đề tài: “Hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của ngân hàng TMCP Á Châu đến 2020” do Mai Kiều Lâm - sinh viên trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh thực hiện đã đưa ra các giải pháp qua việc xem xét các tiêu chí đánh giá nhân viên, duy trì lòng trung thành của nhân viên, đãi ngộ theo thâm niên, v.v…

Để hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại ACB, tác giả đã dùng mô hình truyền thông nội bộ để đánh giá lại hoạt động truyền thông nội bộ trong 2 năm

2011 – 2013 tại ACB là mô hình của Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) Thực trạng của ACB, thành tựu chính mà truyền thông nội bộ đạt được chính là việc tổ chức các chương trình truyền thông nội bộ, môi trường làm việc được đánh giá tốt Tuy nhiên, những hạn chế còn lại cũng được đánh giá khá nhiều như

kế hoạch truyền thông chưa cụ thể, sự thỏa mãn cho công việc của nhân viên chưa cao, công cụ truyền thông còn đơn điệu,…

 Đề tài: “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến công tác truyền thông nội bộ của công ty CP Sợi Phú Bài” do Nguyễn Thanh Đức thực hiện với mục tiêu tìm hiểu, phân tích, đánh giá mức độ ảnh hưởng các nhân tố thuộc về truyền thông nội bộ

ở công ty qua những đánh giá của các nhân viên và những người quản lý làm việc

ở đây bằng phỏng vấn bảng hỏi và tác giả đã đạt được mục tiêu đề ra

 “Nguyên nhân và Bài học từ thất bại PR nổi tiếng thế giới”, Trần Thị Bích Nga – Nguyễn Thị Thu Hà biên dịch, NXB Trẻ, Việt Nam; trong công trình nhiên cứu này tác giả đã chỉ ra những thành công và thất bại trong PR Từ đó giúp cho các đơn vị tổ chức rút ra bài học, kinh nghiệm để có thể áp dụng vào thực tế

 Đinh Thị Thúy Hằng (chủ biên), 2007, PR – Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Việt Nam; tác phẩm này tác giả đã đưa ra khái niệm và tầm quan trọng của PR và khẳng định PR nội bộ là lĩnh vực không thể thiếu đối với mỗi tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên tác giả cũng không đưa

ra được mô hình truyền thông cụ thể của doanh nghiệp mà chỉ đưa ra những khái niệm và định hướng chung về PR

Đồng thời, sinh viên sử dụng các số liệu thống kê, các báo cáo các nghiên cứu được chắt lọc từ sách, báo, tạp chí liên quan đến công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan làm căn cứ xác định khung cho công tác hoạt động truyền thông nội bộ FSoft

3 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là hệ thống hóa và làm rõ thêm cơ sở lý luận và những ứng dụng thực tiễn về truyền thông nội bộ với doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực phần mềm

Mong muốn hiểu sâu hơn, đầy đủ hơn về truyền thông nội bộ nhằm vận dụng hiệu quả vào thực tiễn phát triển và sản xuất kinh doanh tại FSoft

Thông qua phân tích thực trạng công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft và những kinh nghiệm thực tế triển khai truyền thông nội bộ của các tập đoàn trong và ngoài nước, khóa luận rút ra những ưu điểm và hạn chế để đề xuất các giải pháp xây dựng mô hình và nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu nêu trên, khóa luận có nhiệm vụ:

 Hệ thống hóa và luận giải những vấn đề lý luận liên quan đến công tác hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

 Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft giai đoạn từ nay đến năm 2020

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Bằng lý luận và thực tiễn, đối tượng nghiên cứu được xác định đó là những hoạt động truyền thông nội bộ trong kinh doanh tại FSoft

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra, khóa luận dự kiến sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: thông qua các hệ thống văn bản pháp luật, các nghiên cứu có liên quan làm căn cứ xác định khung về công tác hoạt động truyền thông

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện qua 2 hình thức:

o Phỏng vấn sâu: Đối tượng phỏng vấn là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt cùng một số nhân viên giữ vai trò quan trọng trong hoạt động truyền thông nội

bộ tại FSoft và một số khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty

Căn cứ vào đó xây dựng mục tiêu cho công tác hoạt động truyền thông nội

bộ tại FSoft giai đoạn từ nay đến năm 2020 Nội dung phỏng vấn là các yêu cầu về công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

o Điều tra khảo sát: Thực hiện điều tra khảo sát toàn bộ các cán bộ nhân viên đang công tác hoạt động truyền thông nội bộ FSoft và một số khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty sau đó lấy ý kiến và đánh giá kết quả điều tra, nội dung điều tra đánh giá thực trạng, hiệu quả công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

6.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

Kết quả điều tra sẽ được phân tích trên phần mềm Excel để tổng hợp số liệu tính điểm trung bình cho các tiêu chí

Qua đó đánh giá được khoảng cách về hiệu quả công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft so với yêu cầu trong công tác hoạt động truyền thông nội bộ cần phải thực hiện, phương pháp so sánh kết quả điều tra với yêu cầu và công tác truyền thông nội bộ

7 Đóng góp mới về khoa học của khóa luận

 Luận giải và góp phần làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác hoạt động truyền thông nội bộ

 Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft, rút ra những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân

 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft từ nay đến 2020 Kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể áp dụng vào thực tiễn công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft và một số đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phần mềm của cả nước

8 Dự kiến kết cấu của khóa luận

Khóa luận dự kiến ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì nội dung chính được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận truyền thông nội bộ

Chương 2: Thực trạng công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ tại FSoft

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 1.1 Truyền thông nội bộ

1.1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lược, chiến lược quản lý Hiểu về truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả

Truyền thông nội bộ thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ

có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó

Công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là quan hệ nội bộ và kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản

lý hiệu quả nhất Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó cũng có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình

“Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển.”

Theo sách: Xây dựng niềm tin và gắn bó nhân viên bằng truyền thông nội bộ

Ngoài ra, Jane Johnston và Clara Zawawi còn đưa ra một khái niệm truyền thông nội bộ khác cô đọng hơn: “Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức”

1.1.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có những đặc điểm khác biệt so với những hình thức truyền thông khác của doanh nghiệp hoặc truyền thông trong các tổ chức chính phủ

 Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ:

Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau

 Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ:

Là bộ phận công chúng rất đặc trưng

Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tổ chức đó,

từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình

 Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:

o Tính lan tỏa:

Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp và sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa

Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận – yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ

o Tính xuyên suốt, nhất quán:

Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động Đặc tính này của truyền thông nội

bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn

o Tính liên tục:

Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo Nếu hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể

1.1.3 Vai trò truyền thông nội bộ

 Xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành

vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, giúp nhân viên hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, giúp nhân viên cùng hợp tác với mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả

 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp truyền thông nội bộ sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực hơn

Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày

Truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tương tác hai chiều Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại nhân viên cần nhiều hơn thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc

độ cảm xúc) Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân – điều

mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào để đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày

 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn

và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán chiến lược và hình ảnh thương hiệu

Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh

Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty

Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận được một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan Chưa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp

Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lương và thu nhập Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi và tự hào về tổ chức mà họ làm việc Văn hóa công ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tổ chức, mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc PR nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tổ chức

Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày Nói cách khác, ban lãnh đạo các doanh nghiệp nên tăng cường đối thoại, lôi cuốn và quan tâm chăm sóc nhân viên nhiều hơn Nhân viên vui vẻ và hài lòng sẽ dẫn đến việc thỏa mãn thành công

và kinh doanh sẽ có nhiều cơ hội thành công

 Xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa các tổ chức và nhân viên

Mục đích của truyền thông nội bộ là để xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa các tổ chức và nhân viên - người quyết định sự thất bại hay thành công của doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, truyền thông hai chiều với nhóm công chúng bên trong tăng cường tính ảnh hưởng của doanh nghiệp, đối phó với khủng hoảng Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp

Hoạt động truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác truyền thông doanh nghiệp, việc sử dụng hiệu quả truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp phát huy sức mạnh đoàn kết, thống nhất, không tạo điều kiện cho những thông tin sai lệch lan truyền trong nội bộ doanh nghiệp, đồng thời góp phần đẩy mạnh công tác truyền thông hình ảnh doanh nghiệp ra bên ngoài

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ

 Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hưởng có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu quả của nó

đó là:

o Quy mô của công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ người tài, thu hút người tài và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên

o Mức độ nhận thức của người lãnh đạo: Người lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng

mà bộ phận nhân sự có thể đảm nhận

o Chiến lược về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định hình về thương hiệu, truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện

 Đặc tính ngành hoạt động của doanh nghiệp là:

Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ Ngành kinh doanh thiên về chất lượng dịch vụ và khuyến khích sáng tạo

Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp càng cần phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng

 Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng:

Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn như thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trường

1.1.5 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức

Truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào vì nó xây dựng nền văn hóa cho tổ chức Văn hóa tổ chức là môi trường của tổ chức dựa trên các giá trị, nhiệm vụ và quy trình làm việc, hiểu được chính sách công việc và thủ tục theo cùng một cách và tập trung trên cùng một nhiệm vụ, văn hóa tổ chức thúc đẩy sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Có một số ý kiến cho rằng tại sao tổ chức phải quan tâm đến thông tin nội bộ Quan trọng hơn cần có một yêu cầu pháp lý cho tổ chức để giao tiếp với nhân viên của họ Tại các nước tiên tiến có những quy định rất cụ thể về quyền lợi của người lao động được thông báo và tham khảo ý kiến trước khi ban hành

Thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả là một trong những động lực chính thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và góp phần tăng thêm giá trị đáng kể cho tổ chức Nếu không có quy trình thông tin phản hồi nhân viên khó có thể tiếp cận cũng như đề xuất ý kiến của mình lên cấp trên

Khi chức năng truyền thông nội bộ phát triển lớn mạnh trong tổ chức nó có thể đóng một vai trò rộng lớn trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm thoại từ cấp dưới lên và ngược lại thông qua tổ chức

Tổ chức ngày càng nhìn nhận thấy được truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong quản lý các ý kiến bên trong và bên ngoài, đóng góp vào sự ổn định và phát triển lớn mạnh của tổ chức

1.2 Phương thức truyền thông nội bộ

Hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng nhưng nổi bật có những hoạt động chính như sau:

Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:

 Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: là sự kiện tổ chức để nhân viên mới của công ty được gặp mặt ban lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn về văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp

 Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tổng kết năm SXKD cũ và chào đón năm mới, nơi CBCNV được ban lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và cơ hội trong năm tới…

 Hội thao, hội diễn, hội thi: Nơi CBCNV được gặp gỡ, giao lưu giữa các bộ phận

để thể hiện tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công việc

 Chuyến đi thực tế, học tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị nội

bộ trong doanh nghiệp: Là dịp để CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi và giao lưu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác để hợp tác và hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ

Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ

Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình SXKD của mình mà có cơ cấu tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này

Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:

 Bản tin nội bộ dưới dạng in:

Bản tin nội bộ dạng in có hai hình thức: in màu và in đen trắng Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh nghiệp cần truyền tải tới CBCNV của mình mà bản tin đó có số lượng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau

 Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc truyền thông nội bộ, các doanh nghiệp hiện nay phần lớn sử dụng hình thức xuất bản bản tin nội bộ dưới dạng bản tin điện tử (E- newsletter) hoặc bản tin gửi qua thư điện tử dưới dạng HTML Việc xuất bản bản tin điện tử giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí trong khâu in ấn, vận chuyển Tuy nhiên, bản tin dưới dạng điện tử vẫn có thể bỏ sót công chúng mục tiêu, bởi vì qua khảo sát của một số doanh nghiệp, rào cản công nghệ thông tin có thể khiến một số công chúng mục tiêu ngại đọc, ngại tiếp cận

1.2.3 Vận hành website nội bộ:

Ngoài mục tiêu phục vụ công tác SXKD, website nội bộ của doanh nghiệp còn là nơi lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lưu, học hỏi… Website nội bộ thường tồn tại dưới hình thức phổ biến là diễn đàn hay còn gọi là forum của tổ chức, doanh nghiệp

Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn

Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác

Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ giao tiếp Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thể lựa chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả Việc lựa chọn này phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của

tổ chức

 Giao tiếp trực tiếp:

Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép con người giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhưng giao tiếp trực tiếp theo cách truyền thống vẫn được đánh giá là cách hiệu quả nhất Bởi vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi nhanh nhất

Gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng để truyền thông nội bộ Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau

 Bảng thông báo:

Những bảng thông báo phù hợp với tiêu chuẩn có thể được đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên có thể nhận được cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian Các mục tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR)

Bảng thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng Để thu hút sự chú ý của mọi người, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải được trình bày đẹp, gọn gàng và đặt bảng ở nơi đông người qua lại Thông báo cần ngắn gọn, ví dụ thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật

 Băng hình video hay truyền hình: Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ” đã trở thành một phần trong cuộc sống thường ngày của nhiều người Đó là một phương tiện để có thể truyền tải những thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trước hay phát sóng trực tiếp Phương tiện hiện đại này có thể đạt được

sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn

 Trạm phát thanh:

Có thể lấy trường hợp của công ty United Biscuits làm ví dụ Công ty này gặp phải những trở ngại trong việc duy trì sự hài lòng với công việc trong đội ngũ nhân viên mà hầu hết là những người di cư vì trong công ty quá ồn, mọi người rất khó hoặc hầu như không thể nói chuyện với nhau Giải pháp đưa ra là đặt loa phát thanh tại một số nơi mà mọi nhân viên đều có thể nghe được

Chương trình phát thanh do chính công ty thực hiện, bao gồm điểm tin, kết quả thể thao, chương trình theo yêu cầu và những thông điệp cá nhân Công ty có 9 nhà máy ở Luân Đôn, Manchester và Glasgow – và những chương trình này có thể phát lại ở từng nhà máy Ngày nay, các chương trình phát thanh khu vực đã thay thế các trạm phát thanh của công ty

 Hộp thư góp ý:

Những hộp thư góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét

 Nói chuyện với nhân viên:

Những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

 Công đoàn:

Châu Âu đã chứng minh được rằng hiếm khi có cuộc đình công nào xảy ra tại các công

ty có người đại diện công nhân nằm trong ban lãnh đạo

Khi có sự tham gia của công nhân trong việc quản lý công ty, nhân viên sẽ hiểu những

sự việc đang diễn ra Họ cũng có thể có ảnh hưởng đối với việc điều hành tổ chức

 Thuyết trình bằng hình ảnh:

Phương pháp này có thể được sử dụng với những mục đích như giới thiệu nhân viên mới, giải thích các biện pháp an toàn lao động, trình bày những tiến triển của công ty, giải thích báo cáo hằng năm, việc tuyển chọn nhân viên, giải thích quy trình vận hành một sản phẩm mới, hoặc mô tả thuận lợi của vị trí mới mà công ty sẽ chuyển đến Vì ngày nay có rất nhiều công ty – và đặc biệt là ở những ngành công nghiệp quốc doanh

đã tư nhân hóa – khuyến khích nhân viên trở thành những người nắm cổ phần nên việc trình bày bản báo cáo và kê khai hằng năm đã trở nên quan trọng trong tiến trình phát triển mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và nhân viên

 Những buổi hội họp nhân viên:

Nhiều buổi hội họp giúp các nhân viên có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với nhau, tăng tình đoàn kết và tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa ban lãnh đạo và nhân viên

 Những chuyến viếng thăm của ban lãnh đạo:

Đối với tổ chức có chi nhánh đặt ở các nơi, việc thăm viếng của ban lãnh đạo cấp cao nhất có thể tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên Những chuyến thăm viếng này có thể kết hợp với buổi lễ thăng chức hay khen thưởng

 Câu lạc bộ và hoạt động giải trí:

Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi như sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên

Ngoài ra các phương tiện truyền thông mới như mạng internet, email hay “chat” cũng

là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi người giao tiếp với nhau Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

1.3.1 Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Kết quả chương trình truyền thông nội bộ thường không trực tiếp và tức thời như các chương trình quảng cáo và khuyến mại

Thông thường, các chương trình quan hệ công chúng thường xem nhẹ việc đánh giá Tuy nhiên, nếu được thực hiện phù hợp việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm và chủ động xác định dấu hiệu nguy hiểm trước khi vấn đề thực sự xảy ra

Đánh giá còn giúp doanh nghiệp tập trung nỗ lực, thể hiện tính hiệu quả, đảm bảo hiệu suất chi phí, khuyến khích tổ chức quản lý tốt và tạo điều kiện phát huy tinh thần trách nhiệm sau mỗi chương trình

Việc đánh giá được thực hiện qua các yếu tố đầu vào, xem xét các yếu tố đầu ra và kết quả hoạt động truyền thông nội bộ, điều mà hoạt động truyền thông thực sự đạt được Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ thông qua 2 tiêu chí:

Thứ nhất là: Đánh giá chất lượng truyền thông nội bộ được doanh nghiệp xây dựng và CBCNV trong công ty thực hiện Cụ thể: Mức độ chính xác của mục tiêu tác động, mức

độ bao phủ của đối tượng mục tiêu, mức độ hoàn hảo của thông điệp và mức độ chính xác của việc lựa chọn các phương tiện truyền tải

Thứ hai là: Đánh giá kết quả tác động của truyền thông nội bộ đến công chúng: Sự gia tăng nhận thức của CBCNV về công ty, hạn chế những lời phàn nàn của CBCNV về doanh nghiệp, gia tăng sự hài lòng về công ty thông qua các lời khen, mức độ hài lòng, tinh thần làm việc của nhân viên trước và sau chương trình

1.3.2 Phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Để đánh giá có hiệu quả cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chương trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, áp dụng các mốc kiểm tra

và đánh giá chất lượng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lường đánh giá thành công của chương trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính mở

 Những phương pháp đánh giá khách quan:

Những thay đổi trong hành vi (có thể theo dõi hành vi của cán bộ công nhân viên), phản ứng (số lượng thư trả lời, phiếu góp ý, số lượng tham dự… ), những thay đổi trong thái

độ, ý kiến và nhận thức (đo lường thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp), thành tích, phạm vi truyền tải thông điệp, nội dung truyền thông, lượng độc giả qua phân tích dữ liệu về độc giả, kiểm soát ngân sách và giá trị thu được từ ngân sách

 Những phương pháp đánh giá tính chủ quan:

Sự nồng nhiệt của công chúng, hiệu năng và tính chuyên nghiệp của chương trình, tính sáng tạo, bản năng cảm nhận được những điều đúng đắn trong các tình huống cụ thể (dựa trên phán đoán thông qua kinh nghiệm), phẩm chất quan hệ với con người

 Đánh giá quá trình:

Phần thiết yếu của hoạt động đánh giá là giám sát quá trình, một phần của công việc đánh giá là xem xét sự triển khai hiệu quả đối với cả nhân viên và ngân sách Việc giám sát thường lệ và chặt chẽ cả hai yếu tố này là hết sức cần thiết Nhân viên cần được phát triển không ngừng nhằm đối phó và khai thác các yếu tố trong môi trường truyền thông thay đổi rất nhanh chóng

Cần luôn khích lệ và quản lý họ thật tốt Việc quản lý sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách

là trách nhiệm đặt lên vai mỗi nhà quản lý và nhân viên PR Mọi khoản chi tiêu đều phải

có hiệu quả

1.4 Kết luận chương 1

Chương này đã nêu được khái niệm thế nào truyền thông nội bộ, các đặc điểm, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ, một số tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, nó là khuân khổ để thực hiện việc trao đổi thông tin nội bộ Truyền thông nội bộ chính là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất Hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp Doanh nghiệp có các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, còn ngược lại thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém thậm chí sẽ dẫn đến doanh nghiệp phá sản Chính vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp thật sự là cần thiết

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI FSOFT 2.1 Tổng quan FSoft

Tổng quan công ty FSoft:

Chủ tịch hội đồng quản trị: Hoàng Nam Tiến

Tổng Giám Đốc: Hoàng Việt Anh

Nhân sự: 10 000 người

Doanh thu: 200 triệu USD

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển

Năm 1999: Tháng 6, khai trương trung tâm phần mềm chiến lược số 1 (FSU1) từ 13 cán

bộ Giám đốc trung tâm là Nguyễn Thành Nam, các Phó giám đốc là Nguyễn Khắc Thành và Nguyễn Lâm Phương Trụ sở tại 23 Láng Hạ (toà nhà City Flower) FSU1 sau này được đổi tên thành FSoft

Năm 2000: Tháng 3, FSoft ký hợp đồng OSDC (Trung tâm phát triển phần mềm cho

khách hàng) đầu tiên với khách hàng Harvey Nash, tiền thân của G1 (Trung tâm Sản xuất phần mềm số 1) Sau 6 tháng, dự án đầu tiên với OSDC cho khách hàng Proximus (Bỉ) được khởi động với danh sách 9 người chính thức

Năm 2001: FSoft chuyển hướng sang thị trường Nhật Sau chuyến Đông du cuối năm

2000 của anh Nam và anh Trương Gia Bình với sự cố vấn và thu xếp của vị Giám đốc Sumitomo cho gặp các công ty hàng đầu Nhật Bản, FSoft đã có hợp đồng đầu tiên với NTT-IT

Năm 2002: Tháng 3, chiến dịch CMM-4 thành công sau gần một năm triển khai, FSoft

trở thành công ty đầu tiên tại Đông Nam Á đạt CMM-4, lọt vào danh sách 100 công ty hàng đầu thế giới về quản lý chất lượng, đồng nghĩa với việc FPT giành tấm giấy thông hành hạng nhất để lọt vào thị trường lớn phần mềm thế giới

Năm 2003: Đem về cho FSoft nhiều khách hàng mới, đặc biệt là các khách hàng lớn

của Nhật như Hitachi, Sanyo, Nissen, IBM Japan FSoft thành lập văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh Để chuẩn bị cho thị trường Nhật, một chương trình lớn được triển khai bao gồm thành lập trung tâm Đông Du đào tạo tiếng Nhật CNTT, tuyển sinh viên các khoa tiếng Nhật và hỗ trợ học bổng cho họ học Aptech, tuyển sinh viên tốt nghiệp các trường CNTT và đào tạo tập trung tiếng Nhật 6 tháng Năm 2003 cũng là năm dự án CMM-5 khởi động

Năm 2004: Đầu năm 2004, FSoft trở thành công ty cổ phần phần mềm FPT Trụ sở tại

Tp Hồ Chí Minh được chuyển về toà nhà e-town FSoft đạt CMM mức 5 (mức cao nhất) vào tháng 3

Để phục vụ tốt hơn các khách hàng Nhật, văn phòng đại diện của FSoft được mở tại Tokyo Năm 2004 cũng là năm gặt hái nhiều thành công của công ty phần mềm FPT, với doanh số xuất khẩu năm 2004 tăng trưởng hơn 200% so với năm 2003

Năm 2005: Năm đánh dấu bước phát triển của công ty về mọi mặt, giúp FSoft khẳng

định vị trí công ty phần mềm hàng đầu Việt Nam Tháng 8/2005 thành lập chi nhánh Đà Nẵng, tháng 11 thành lập công ty FSoft JAPAN tại Tokyo, tháng 12 khai trương trung tâm tuyển dụng và đào tạo tại toà nhà Simco, Hà Nội Hết năm 2005, FSoft tăng trưởng 114% doanh số, trở thành công ty phần mềm đầu tiên của Việt Nam có 1000 nhân viên

Năm 2006: Tháng 5, FSoft đạt tiêu chuẩn CMMi mức 5, đưa FPT vào danh sách 150

công ty và tổ chức trên toàn thế giới được viện công nghệ phần mềm Mỹ (SEI) công nhận hệ thống quy trình sản xuất phần mềm đạt mức cao nhất trong mô hình trưởng thành về năng lực sản xuất phần mềm

Năm 2007: Ngày 13/3, chi nhánh thứ 2 của FSoft tại nước ngoài được thành lập - FSoft

châu Á - Thái Bình Dương (FAP) do FSoft sở hữu 100% vốn Sự kiện thu hút gần 100 quan chức chính phủ hai nước và khách hàng của hai công ty

Năm 2008: FSoft hoàn thành một bước của toàn cầu hoá, có mặt tại tất cả các thị trường

dự kiến: Nhật, Singapore, Châu Âu, Mỹ, Australia, Malaysia

Năm 2009: FSoft thành lập 5 công ty con mới giải pháp doanh nghiệp cụ thể là FSoft,

FSoft trên thế giới, công nghệ phần mềm FPT, FSoft Direct Marketing Giải pháp và FSoft Nghiên cứu & Phát triển

Năm 2010: FSoft khánh thành tòa nhà FPT Đà Nẵng, một trong những tòa nhà hiện đại

nhất Việt Nam và cũng là một trong những tòa nhà công nghệ cao lớn nhất ở thành phố

Đà Nẵng để chứa 1.200 nhân viên của tập đoàn FPT như là một cam kết và đầu tư dài hạn tại miền trung Việt Nam

Năm 2011: Trở thành công ty TNHH FSoft

FSoft khánh thành trung tâm R & D tòa nhà F-Town tại Saigon Hi-Tech Park, Quận 9

TP Hồ Chí Minh

FSoft bắt đầu cung cấp dịch vụ điện toán đám mây như là một dịch vụ cốt lõi

Năm 2012: Ra mắt ban lãnh đạo mới của FSoft Công ty tái cấu trúc mô hình quản lý

theo các FSU FSoft trở lại tốc độ tăng trưởng hơn 30% - được coi là kỳ tích của FSoft, nhất là trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng sâu sắc đến nhiều doanh nghiệp trong nước Đây cũng là công ty thành viên đầu tiên trong tập đoàn hoàn thành 100% kế hoạch doanh số năm 2012 trước nửa tháng

Năm 2013: FSoft đã lọt Top 500 công ty cung cấp dịch vụ phần mềm lớn nhất thế giới

do tạp chí phần mềm với 31 năm kinh nghiệm của Mỹ đánh giá

Năm 2014: FSoft là công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam đạt hơn 2.870 tỷ đồng

doanh thu với tổng số cán bộ nhân viên là 7.000 người, tiếp tục lọt vào danh sách Top

100 nhà cung cấp dịch vụ outsourcing toàn cầu và trở thành công ty Việt Nam có môi trường làm việc tốt nhất trong ngành IT (Theo khảo sát của Anphabe và Nilsen)

Năm 2015: Doanh thu của FSoft đạt mốc 181 triệu USD, tăng trưởng 34% so với năm

2014 Đồng thời tiếp tục nằm trong Top 100 nhà cung cấp dịch vụ phần mềm toàn cầu, đánh dấu sự phát triển mạnh của đơn vị với mức tăng trưởng doanh thu 34%, nhân sự tăng 28% Nhật Bản tiếp tục đóng vai trò chủ đạo với gần 50% thị phần Sau 1 năm chính thức hoạt động từ thương vụ M&A lịch sử, FPT Slovakia đã bắt nhịp được với các chi nhánh khác của FSoft

Năm 2016: FSoft lọt Top 10 giải Sao Khuê – giải thưởng cho phần mềm và dịch vụ

CNTT tiêu biểu Doanh thu FSoft cán mốc 200 triệu USD, với quy mô nhân sự đã đạt 10.000 người

Với cột mốc này, FSoft đang tiến gần hơn danh sách TOP các công ty có quy mô nhân lực lớn trong khu vực châu Á và FSoft đặt mục tiêu 30.000 người, 1 tỷ USD doanh thu vào năm 2020

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

*Chức năng:

Với các quy trình chuẩn của thế giới về sản xuất phần mềm, quản lý chất lượng và bảo mật thông tin như CMMI-5, ISO 9001:2000, ISO 27001:2005, FSoft là công ty phần

mềm hàng đầu tại Việt Nam - một thành viên thuộc Tập đoàn FPT

FSoft tiên phong trong công cuộc toàn cầu hoá của FPT, FSoft mong muốn lớn nhanh, mạnh để trong tương lai không xa trên bản đồ trí tuệ thế giới có tên Việt Nam và có cả tên FPT

*Nhiệm vụ, quyền hạn:

Là công ty chuyên xuất khẩu dịch vụ phần mềm, FSoft cung cấp các dịch vụ phát triển phần mềm và bảo trì, triển khai ERP, QA, chuyển đổi ứng dụng, hệ thống nhúng, điện toán di động, điện toán đám mây… trong nhiều lĩnh vực như: tài chính ngân hàng, viễn thông, y tế, chế tạo, công nghiệp xe hơi, dịch vụ công…

FSoft cung cấp dịch vụ cho hơn 400 khách hàng và đối tác từ hơn 20 quốc gia trên 4 châu lục, trong đó có những tên tuổi lớn như IBM, Oracle, Cisco, Microsoft, SAP, NTT, Hitachi, Canon, Panasonic, Toshiba, Sony, Neopost, Freescale…

Trong chiến lược gia nhập hàng ngũ những nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hàng đầu thế giới, công ty tập trung phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao đa quốc gia với 80% nhân viên FSoft thuần thục về tiếng Anh và hơn 200 người sử dụng tiếng Nhật, hơn 100 cán bộ R&D FSoft không ngừng tìm kiếm và tạo cơ hội cho những tài năng trẻ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của FSoft chia thành 6 đơn vị phần mềm chiến lược gồm FSU1, FSU3, FSU11, FSU13, FSU15, FSU17 tương ứng với các khối: sản xuất; quản lý chất lượng; quản lý và phát triển nguồn lực; tài chính; hệ thống thông tin; công nghệ

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức FSoft

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

Trong đó, đơn vị phần mềm chiến lược số 1 (FSU1) với “quân số” hơn 900 người, chuyên về thị trường các nước nói tiếng Anh, sẽ hoạt động dưới sự điều hành của Giám đốc Hoàng Việt Anh FSU1 tập trung vào việc tăng năng suất và chất lượng dự án, chịu trách nhiệm về tăng trưởng và quản lý nguồn lực và có nhiệm vụ đảm bảo tốc độ tăng trưởng 40%/năm theo định hướng chung của công ty, giúp FSoft xây dựng một số năng lực kỹ thuật theo hướng chuyên môn hóa như chuyển đổi ứng dụng (migration), điện toán đám mây (cloud)

Đơn vị phần mềm chiến lược số 3 (FSU3) được thành lập từ công ty TNHH Giải pháp Phần mềm Doanh nghiệp (FPTSS) do ông Hoàng Thanh Sơn làm Giám đốc sẽ tập trung phục vụ khách hàng doanh nghiệp

Đơn vị phần mềm chiến lược số 11 (FSU11) được thành lập từ Công ty TNHH Nghiên cứu và Phát triển Phần mềm FPT (FRD), Giám đốc là ông Trần Đăng Hòa

Đơn vị phần mềm chiến lược số 13 (FSU13) được thành lập từ Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm Kinh doanh Trực tuyến FPT (FDM) và Trung tâm FDN.DMC, Giám đốc là ông Nguyễn Hoài Nam

Đơn vị phần mềm chiến lược số 15 (FSU15) được thành lập từ Công ty FPT Medical Information System (FMIS) và Trung tâm phần mềm FSE.BU3 Nguyên Tổng Giám đốc FSoft Nguyễn Thành Lâm kiêm nhiệm chức Giám đốc FSU15, đưa FSU này gặt hái nhiều thành công trong lĩnh vực y tế

Đơn vị phần mềm chiến lược số 17 (FSU17) được thành lập từ Công ty TNHH Công nghệ Phần mềm FPT (FSE), các trung tâm sản xuất phần mềm của FSoft chi nhánh Đà Nẵng và 2 bộ phận thuộc FMIS Giám đốc của FSU17 là ông Lê Vĩnh Thành FSU 17

có nhiệm vụ tập trung phát triển khách hàng chiến lược của FSoft là tập đoàn Hitachi

Ngoài ra có 2 đơn vị hỗ trợ: đơn vị phát triển kinh doanh và đơn vị hỗ trợ cho Ban Tổng giám đốc

Đơn vị phát triển kinh doanh (OB) có đầy đủ chức năng từ bán hàng (sales), trước bán hàng (pre-sales) và quản lý sản xuất (delivery) tại chỗ Khách hàng sẽ được quản lý trực tiếp bởi các OB thay vì để một phần ở các đơn vị kinh doanh như trước đây OB sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm cuối cùng về quan hệ với các khách hàng dựa trên cơ sở hợp tác với offshore

Đơn vị hỗ trợ cho Ban Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm đảm bảo cho sự kết hợp giữa quản lí rủi ro với hội đồng quản trị, ban quản lí và các nguồn lực nhằm hỗ trợ thực hiện

và duy trì chính sách quản lí rủi ro, hướng đến mục tiêu chung của công ty

2.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật

Môi trường làm việc xanh, hiện đại là cảm nhận của CBCNV FSoft

Cận cảnh văn phòng FSoft tại Keangnam

Hình 2.2 Công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, hệ thống mạng cho 450 CBCNV

Nguồn: Báo nội bộ FSoft - Cucumber

Hình 2.3 Dàn máy đồng bộ DELL này vận chuyển từ Mỹ và Malaysia

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

Hình 2.4 Đủ các thiết bị cần thiết được đặt hàng từ: máy Mac Mini và Macbook Pro

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

Khu văn phòng làm việc F-Town

Đây là cột mốc đánh dấu việc FSoft trở thành công ty phần mềm đầu tiên xây dựng tại HCM góp phần vào con đường hình thành khu công nghệ tầm cỡ quốc gia và quốc tế

Hình 2.5 Tòa nhà F-Town

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

F-Town là nơi làm việc lý tưởng cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển phần mềm, được xây dựng theo mô hình "campus" với nhiều cây xanh, cảnh quan, thân thiện với môi trường, cung cấp nhiều tiện ích cho nhân viên

Hình 2.6 Với kết cấu thiết kế tổng thể hiện đại và công năng

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

Campus là mô hình làm việc với nhiều cảnh quan đẹp, cây xanh, tiện ích giải trí – thể thao, câu lạc bộ chăm sóc sức khỏe… đã được nhiều tập đoàn công nghệ hàng đầu trên thế giới như Google, Facebook, IBM, Nokia… áp dụng

Công trình F-Town gồm các khu chức năng như khu văn phòng, khu triển lãm - hội thảo, khu kĩ thuật chuyên ngành, khu giải trí thể thao, khu cây xanh, bãi đỗ xe… đảm bảo môi trường làm việc hiện đại theo phong cách riêng, phù hợp với xu hướng của các công ty

IT hàng đầu thế giới

Hình 2.7 Khu vực phòng họp

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber

Khu vực phòng họp được trang bị máy móc và thiết bị kỹ thuật hiện đại Những phòng họp lớn, hiện đại với nhiều phong cách khác nhau được đặt tại tầng trệt nhằm thuận tiện cho việc di chuyển của nhân viên cũng như việc đi lại của khách hàng

Hình 2.8 Phòng họp nhỏ ở giữa các khoang làm việc được thiết kế sáng tạo

Nguồn: Báo nội bộ FSoft – Cucumber