Quản trị truyền thông chính sách nội bộ tại công ty tnhh phần mềm fpt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUN TRUYỀN NGUYỄN THANH NGA QUẢN TRỊ TRUYỀN THƠNG CHÍNH SÁCH NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG HÀ NỘI – 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN NGUYỄN THANH NGA QUẢN TRỊ TRUYỀN THƠNG CHÍNH SÁCH NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT Chuyên ngành: Quản trị truyền thông Mã số : 8320108 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Người hướng dẫn khoa học: PGS, TS Hà Huy Phượng HÀ NỘI – 2021 Luận văn chỉnh sửa theo khuyến nghị Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 20…… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG LỜI CẢM ƠN Xin trân trọng bày tỏ lòng cảm ơn tới PGS, TS Hà Huy Phượng dành thời gian tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu giúp tơi hồn thành luận văn Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy, Cô khoa Quan hệ công chúng Quảng cáo Học viện Báo chí Tuyên truyền tận tình giảng dạy tơi thời gian học tập Xin cảm ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp quan tâm, động viên khích lệ tơi suốt trình học tập, nghiên cứu làm việc Do kiến thức khả lý luận thân cịn nhiều hạn chế, thiếu sót, kính mong dẫn đóng góp Thầy, Cơ để luận văn tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Tác giả Nguyễn Thanh Nga LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng tơi, kết trình làm việc nghiêm túc, cẩn trọng trung thực Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Nga MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: QUẢN TRỊ TRUYỀN THƠNG CHÍNH SÁCH NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN 10 1.1 Một số khái niệm liên quan 10 1.2 Vai trị đặc điểm quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp 22 1.3 Chủ thể, đối tượng, nội dung, phương thức mơi trường quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp 26 1.4 Những yêu cầu việc quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp 30 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRUYỀN THƠNG CHÍNH SÁCH NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT 35 2.1 Tổng quan Tập đoàn FPT Công ty TNHH Phần mềm FPT 35 2.2 Khảo sát quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT 41 2.3 Đánh giá thực trạng Quản trị truyền thông sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT từ năm 2015 đến năm 2020 60 2.4 Nguyên nhân ảnh hưởng đến quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT 69 Chương 3: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA, GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ QUẢN TRỊ TRUYỀN THƠNG CHÍNH SÁCH NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT HIỆN NAY 73 3.1 Những vấn đề đặt quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT 73 3.2 Giải pháp quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT 76 3.3 Khuyến nghị nhằm cải thiện vấn đề quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT 86 KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC 97 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT FPT Software: Công ty TNHH Phần mềm FPT QTTTCS: Quản trị truyền thơng sách TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TTNB: Truyền thông nội bọ CBNV: Cán nhân viên BOD: Ban Tổng Giám đốc HRPR: Ban Chính sách đãi ngộ nhân BCM: Ban truyền thông quản trị thương hiệu Workplace: Mạng xã hội dành cho doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Thống kê chiến dịch truyền thơng sách số liệu liên quan 62 Bảng 3.1 Các kỹ cần có người truyền thơng sách cần có Nguồn: Lương Ngọc Vĩnh 78 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mơ hình AIDA cấp độ hiệu truyền thơng 13 Hình 1.2 Mơ hình truyền thơng Lasswell 13 Hình 1.3 Mơ hình truyền thơng Shannon Weaber Nguồn: Internet 14 Hình 1.4 Các chức quản trị 19 Hình 2.1 Tổ chức tập đoàn FPT 36 Hình 2.2 Quy trình xây dựng ban hành sách FPT Software 45 Hình 2.3 Sơ đồ cấu trúc truyền thơng sách (Nguồn: Lương Ngọc Vĩnh, Lý thuyết truyền thơng sách,) 48 Hình 2.4 Hệ sinh thái truyền thông nội FPT Software 50 Hình 2.5 Trang tin nội Cucumber 51 Hình 2.6 Mạng xã hội doanh nghiệp FPT Software 52 Hình 2.7 Từ trái qua: Bản tin email Cucumber gửi tuần, tin đặc biệt cho campaign, tin riêng cho sách 53 Hình 2.8 Từ trái sang: Bản tin hình giao diện ứng dụng myFPT FPT Software 54 Hình 2.9 Tạp chí Flat Eye FPT Software 55 Hình 2.10 Kết khảo sát nội Chính sách Thu nhập với câu hỏi “Chính sách có tạo động lực để tăng suất hay khơng?” 66 Hình 2.11 Kết đánh giá nội chất lượng dịch vụ 16 phòng ban chức FPT Software 67 Hình 3.1 Chính sách thu nhập FPT Software thể 80 hình thức infographic 80 Hình 3.2 Vẽ tranh việc thực sách thu nhập 80 Hình 3.3 FPT Software lấy ý kiến CBNV trước xây dựng sách An cư lạc nghiệp vào năm 2019 83 Hình 3.4 FPT Software lập nhiều nhóm theo nội dung, chủ đề để quản trị truyền thông 85 Hình 3.5 Quản trị kênh tiếp nhận ý kiến CBNV sách 86 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngành Công nghệ thông tin có vai trị quan trọng việc thúc đẩy phát triển tiến vượt trội kinh tế nhiều thành phần Việt Nam Những doanh nghiệp lớn ngành không mang nguồn thu ngoại tệ, đưa trí tuệ Việt vươn xa mà cịn khẳng định vị quốc gia so sánh tương quan lực mảng công nghệ Một doanh nghiệp tiên phong ngành Công nghệ thơng tin phải kể đến Tập đồn FPT, đời năm 1988 Ban đầu tập đoàn kinh doanh đa ngành, đến năm 2010, FPT xác định lĩnh vực cốt lõi công nghệ Với “mũi nhọn” này, Công ty TNHH Phần mềm FPT (công ty thành viên FPT) trở thành đơn vị dẫn đầu FPT việc cung cấp giải pháp, dịch vụ công nghệ, chuyển đổi số cho khách hàng lớn toàn cầu Trong 22 năm hoạt động phát triển với quy mô nhân lên đến 20.000 người, Công ty TNHH Phần mềm FPT áp dụng nhiều phương pháp quản trị tiên tiến để vận hành tổ chức BSC (Balance Score Card – Thẻ điểm cân bằng), OKR (Objective & Key Result – Mục tiêu & Kết then chốt)… Bên cạnh đó, Cơng ty ban hành nhiều sách dành cho cán nhân viên nhằm tăng cường gắn kết nội thúc đẩy tăng trưởng Trong bối cảnh khan nguồn lực Công nghệ thông tin chất lượng cao, với doanh nghiệp tồn cầu Cơng ty TNHH Phần mềm FPT, người yếu tố mang tính sống cịn Ngun Chủ tịch Cơng ty TNHH Phần mềm FPT Hồng Nam Tiến chia sẻ báo giới rằng: “Ngành công nghệ thông tin thiếu người 10, 15 năm Ở Công ty TNHH Phần mềm FPT, chúng tơi thiếu người, cịn mục tiêu kinh doanh khơng xa” Bởi thế, việc gắn kết nhân viên Công ty TNHH Phần mềm FPT đặt lên hàng đầu Ban lãnh đạo cơng ty xác định, tốn giữ chân người tài giải phương pháp ngắn hạn tốn Chị Bùi Phương A., (HRPR), Phó ban Chính sách đãi ngộ nhân FPT Software Anh/chị đánh giá hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT? - Vụ truyền thông sách nhân tơi thấy năm trở lại thay đổi nhiều Trước chiều từ công ty thông báo cho nhân viên làm xong xi, có hiệu lực thơng báo, chất thơng báo ln Sau q trình làm sác involve truyền thông để đưa tin, từ giai đoạn ý tưởng, đến phát triển để thành sách hồn thiện, điển hình vụ an cư lạc nghiệp, Khốn Nhân viên có tham gia góp ý kiến phần vào q trình xây dựng sách Trước thơng báo chung kênh, đọc đọc, truyền thơng qua nhiều kênh, từ kênh công ty, đến kênh nhân đơn vị, kênh cán quản lý Quan trọng gửi thông tin đến nhân viên Anh/chị thấy hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT có ưu điểm, nhược điểm gì? - Cá nhân tơi thấy cơng ty dân chủ, quan tâm đến cảm xúc nhân viên Đội ngũ lãnh đạo tham gia trực tiếp vấn để chia sẻ chiến lược, định hướng, lý lại xây dựng sách Nhìn chung mở lịng với nhân viên, chia sẻ nhau, khơng phải trước, kiểu anh phải theo Tuy nhiên, có khó khăn q trình triển khai mà dẫn tới xúc nội có việc HRPR biết, đội ngũ cán quản lý biết, lại không cho nhân viên biết Mà khơng nói khơng có cách đến mục đích Tức phụ thuộc vào đạo bên trên, nên người làm sách hay bị kẹt 105 Anh/chị có đề xuất hay gợi ý để cải thiện hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT? - Có điều khách quan giới chủ giới làm thêm đương nhiên mâu thuẫn lợi ích Làm để hóa giải mâu thuẫn cần phụ thuộc truyền thơng nhiều Chính sách cân đối lợi ích tất nhiên khơng thể thỏa 100% bên, đó, truyền thơng cần giúp nhân dân (tức CBNV) hiểu đường lối đảng nhà nước (cơng ty) Đồng thời, cần có thêm "niềm yêu thích" khác để khỏa lấp "gap" mong muốn thực Chỗ vai trò anh "chính ủy" phận, truyền đạt đường lối làm cho quân dân tin vào đường lối, để họ tin sau với cơng ty Truyền thông nội bộ, đội ngũ chân rết đến đơn vị phải đứng quan điểm công ty mà nói, nói cho tự nhiên Ngồi ra, với thành phần chống đối, tiêu cực phải có biện pháp xử lý kỷ luật Nhưng việc phải khéo phải đảm bảo thông tin rõ ràng, cơng ty có lý luận có chứng 106 Anh Nguyễn Văn N (Chungta HCM), Chuyên viên truyền thông tập đoàn FPT Anh/chị đánh giá hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)? - Tôi thấy hoạt động quản trị truyền thơng sách FPT Software thực tốt, đa dạng thể loại cách tiếp cận Anh/chị thấy hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT có ưu điểm, nhược điểm gì? - Ưu điểm thông tin nhanh gọn, dễ hiểu với cách làm mẻ, đại Đặc biệt, FPT Software tạo kênh truyền thông đa chiều giúp nhân viên bày tỏ quan điểm, góp ý, phản biện sách FPT Software sử dụng hiệu kênh để tiếp cận toàn đối tượng Nhược điểm nhiều kênh khiến nhân viên bị "bội thực" phải xem xem lại nhiều kênh Anh/chị có đề xuất hay gợi ý để cải thiện hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT? - Có thể nghiên cứu cách tiếp cận theo hướng cá nhân hóa, tức người qua kênh đủ 107 Chị Đỗ Thị Q (BCM.ICE), Chuyên viên truyền thông nội FPT Software Anh/chị đánh giá hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)? - Hoạt động truyền thơng sách FPT Software nhìn chung theo hướng chiều, từ xuống mà chưa có phản ảnh từ lên để kiện tồn sách; Thiếu hình thức truyền thơng sáng tạo giúp sách vào thực tiễn cách dễ hiểu.; Các kênh tiếp cận hạn chế nên không cover hết 23.000 người Anh/chị thấy hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT có ưu điểm, nhược điểm gì? - Hoạt động quản trị truyền thơng theo tơi hiểu hoạch định chuỗi hành động để cải thiện nhìn CBNV, triển khai thông tin tới truyền thông để tạo ý Ở FPT Software, ưu điểm lớn quản trị truyền thơng sách có ban bệ khổng lồ hoạch định, Truyền thông Nhân phối hợp để đưa phương án truyền thông tối ưu Tuy nhiên nhược điểm trình triển khai cịn truyền thống thiếu hình thức mẻ, chưa tận dụng hết nhánh truyền thơng để đưa sách sâu sát Anh/chị có đề xuất hay gợi ý để cải thiện hoạt động quản trị truyền thơng sách nội Cơng ty TNHH Phần mềm FPT? - Theo tơi thiếu bổ sung Một là: để "hai chiều", tìm hiểu từ thực tế, từ anh em nhiều lý mà lãnh đạo thường từ khối sản xuất ra, họ hiểu anh em cần Hai là, bên cạnh phương thức truyền thơng truyền thống cởi mở đón nhận phương thức truyền thơng mẻ Quan trọng làm cho trở nên dễ hiểu gần gũi 108 Tôi thấy vấn đề lớn 60% nhân viên, kể lạ lẫm với thuật ngữ sách Cái không đọc thông tin mà phần từ Nhân ban hành định khơng giải thích đầy đủ Thứ ba, tận dụng triệt để kênh truyền thơng nội bộ, báo chí ngồi, kiện để đưa sách đến gần anh em, kể truyền miệng qua KoLs 109 KHẢO SÁT MỨC ĐỘ HIỂU BIẾT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦ A FSOFTER VỀ CHÍ NH SÁCH THU NHẬP 2020 Mu ̣c đích khảo sát Có yế u tố cầ n khảo sát là "mức đô ̣ hiể u biế t" (kế t quả của quá trình phổ biế n, training chính sách nô ̣i bô ̣ FSOFT) và "đánh giá của FSOFTer" (mức đô ̣ ủng hô ̣/ hài lòng của CBNV đố i với chính sách này) Từ kế t quả khảo sát, thố ng kê đươ ̣c các số liê ̣u về : + Tỷ lê ̣ CBNV nắm thông tin chính sách này + Đánh giá trình triển khai, điểm cần khắc phục + Mức đô ̣ hài lòng/ủng hô ̣ của CBNV đố i với CSTN + Các ý kiế n đóng góp cải thiê ̣n của CBNV cho CSTN Đố i tươṇ g tham gia khảo sát: Nhân viên khố i sản xuấ t PM -Phương thức thu thâ ̣p khảo sát: survey (eform Cucumber website) Thống kê: Sau 07 ngày gửi yêu cầ u làm khảo sát qua kênh Cucumber & email của HR, thu đươ ̣c: - 304 người điề n form khảo sát cho PM - 1.695 người điề n form khảo sát cho Nhân viên Tổ ng cô ̣ng: 1.999 CBNV tham gia khảo sát 110 CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ CHÍNH SÁCH THU NHẬP MỚI DÀNH CHO CBNV LÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN (PM) Anh chị đến từ đơn vị nào? Anh/Chi ̣ có đồ ng ý với thay đổi* của Chính sách thu nhập (CSTN) đươ ̣c áp du ̣ng hay không?* (*Những thay đổi gồm: - Tăng mức trung bình dải lương -Tăng tỷ lệ thưởng tham gia dự án lên 25% -Đánh giá công việc tháng, minh bạch, chi trả 13 tháng lương -Giao quỹ khốn dự án) - Có - Khơng - Khơng quan tâm Anh chị có nắm rõ tiêu chí đánh giá kết cơng việc hàng tháng thân hay khơng? - Có - Không - Không quan tâm Anh chị đánh việc giao quỹ khoán từ FSU dự án theo tiêu chí đây? (Cho điểm không đảm bảo, cho điểm đảm bảo tiêu chí) - Đúng hạn - Minh bạch Đánh giá theo thang điểm từ đến cho mức độ hài lòng Anh chị yếu tố sau đây? - Tăng tỷ lệ thưởng tham gia dự án từ 20% lên 25% - Chi trả thưởng hàng tháng theo 13 kỳ lương - Phương pháp đánh giá hiệu công việc (MSC, Bộ tiêu chí) - Xem payslip People Soft - Quy định thu nhập thêm việc 111 - Tool đánh giá Lý khiến Anh/chị đánh giá mức độ cho yếu tố nói trên? Yếu tố khiến anh chị gặp khó khăn/Phiền phức trình áp dụng CSTN? - Các bước resouce allocation - Timeline thực resource alloation hàng tháng - Việc đánh giá CBNV hàng tháng - Khơng có phiền phức Dự án anh chị có thặng dư hay khơng? - Có - Khơng 9.Theo anh chị, phương pháp tối ưu để tạo thặng dự cho dự án? 10 Anh/chị nhận thơng tin Chính sách thu nhập qua kênh nào? - Các kênh truyền thông nội (Cucumber, workplace, newsletter) - HRPR - CBQL trực tiếp 11 Anh chị có bình luận/ ý kiến đóng góp khác cho q trình triển khai CSTN? 112 KHẢO SÁT VỀ CHÍNH SÁCH THU NHẬP MỚI DÀNH CHO CBNV KHỐI SẢN XUẤT Anh/Chi ̣ có đờ ng ý với thay đổi* của sách thu nhập (CSTN) đươ ̣c áp du ̣ng hay không?* (*Những thay đổi gồm: - Tăng mức trung bình dải lương -Tăng tỷ lệ thưởng tham gia dự án lên 25% -Đánh giá công việc tháng, minh bạch, chi trả 13 tháng lương -Giao quỹ khoán dự án) - Có - Khơng - Khơng quan tâm Anh/Chị có nắm rõ các tiêu chí đánh giá kế t quả công việc hàng tháng thân hay không?* - Có - Khơng - Khơng quan tâm PM có trao đổi đánh giá cơng việc hàng tháng với Anh/Chị hay không?* (Cho điểm không đảm bảo, cho điểm đảm bảo tiêu chí) - Đúng hạn - Minh bạch Đánh giá theo thang điể m từ đế n cho mức đô ̣ hài lòng của Anh/chi ̣đố i với các yế u tố sau đây.* *1: Hoàn toàn không hài lòng; 2: Không hài lòng; 3: Bình thường; 4: Hài lòng; 5: Vô cùng hài lòng - Tăng tỷ lệ thưởng tham gia dự án từ 20% lên 25% - Chi trả thưởng hàng tháng theo 13 kỳ lương - Phương pháp đánh giá hiệu công việc - Xem Payslip People Soft - Quy định thu nhập nhận thêm việc 113 - Tool đánh giá Lý nào khiế n Anh/Chi đa ̣ ́ nh giá mức đô ̣ và cho các yế u tố nói trên.* Các thay đổi sách có tạo động lực để Anh/Chị tăng suất khơng?* Dự án Anh/Chị có thặng dư hay khơng? * - Có - Khơng Anh/Chị nhận thơng tin Chính sách thu nhập qua kênh nào?* - Các kênh truyền thông nội (Cucumber, workplace, newsletter) - HRPR - CBQL trực tiếp Anh/Chi ̣ có bình luâ ̣n/ý kiế n đóng góp nào khác cho quá trình triể n khai CSTN? 114 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 115 116 117 118 TÓM TẮT LUẬN VĂN Hoạt động quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng việc giúp doanh nghiệp thực hóa mục tiêu đề với chi phí thấp ngăn chặn nguy khủng hoảng truyền thông nội Nhưng đa số doanh nghiệp Việt Nam nay, đội ngũ truyền thông nội thường phận kiêm nhiệm chưa đào tạo quản trị truyền thông Đây lý mà tác giả chọn “Quản trị truyền thơng sách nội Công ty TNHH Phần mềm FPT” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Trong chương 1, tác giả làm rõ khái niệm liên quan đến vấn đề quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp Đồng thời, tác giả luận văn đưa đặc điểm, vai trò, chủ thể, nội dung, đối tượng, phương thức môi trường cho hoạt động quản trị truyền thơng sách nội doanh nghiệp Trong chương 2, tác giả luận văn đề cập tới thực trạng quản trị truyền thơng sách nội công ty TNHH Phần mềm để làm rõ chủ thể, đối tượng, nội dung, phương thức môi trường hoạt động hạn chế tồn Trong chương 3, tác giả luận văn đưa giải pháp khuyến nghị cho hoạt động QTTTCS nội liên quan đến xây dựng thông điệp, tăng cường thu nhận ý kiến đa chiều nâng cao nhận thức vai trò quan trọng hoạt động tổ chức Phần Kết luận tổng hợp lại nội dung chương Qua khẳng định, dù phương thức trình QTTTCS nội doanh nghiệp, người yếu tố quan trọng Vì vậy, để quản trị truyền thơng sách nội tốt, với nhiều yếu tố chủ thể quản trị cần bồi dưỡng lực, phẩm chất trị, đào tạo chun mơn, kỹ quản trị, có hiểu biết vấn đề liên quan để định đắn 119