Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty CP tập đoàn phượng hoàng xanh aa

Qua quá trình thực tập tại Ban Truyền thông của Tập đoàn, tôi nhận thấy Ban lãnh đạo Tập đoàn nhận thức rất rõ về sự ảnh hưởng của công tác truyền thông nội bộ đến sự gắn kết trong công

ThS Dương Thanh Thùy

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Khóa: 2016-2020

Hệ : Chính quy

Hà Nội – 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHENIKAA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ThS Dương Thanh Thùy

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Khóa: 2016-2020

Hệ : Chính quy

Hà Nội – 2020

NHIỆM VỤ CỦA KHÓA LUẬN

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ

- Trình bày và đánh giá thực trạng của hoạt động truyền thông nội bộ như những kết quả đạt được và tồn tại, hạn chế đang còn trong các hoạt động truyền thông nội bộ trong tập đoàn

- Từ đó đê xuất giải pháp nâng cao hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty

Cổ phần Phượng Hoàng Xanh A&A

TÓM TẮT KHOÁ LUẬN

Theo quan điểm quản trị, nhân viên chính là khách hàng quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng cần làm làm hài lòng để bảo đảm những “đối tác nội bộ quan trọng” này tích cực tham gia đóng góp hết mình cho công ty, gắn bó và

phục vụ tốt nhất cho khách hàng

Qua quá trình thực tập tại Ban Truyền thông của Tập đoàn, tôi nhận thấy Ban lãnh đạo Tập đoàn nhận thức rất rõ về sự ảnh hưởng của công tác truyền thông nội bộ đến sự gắn kết trong công ty, cũng như đến hiệu quả làm việc của nhân viên, chính vì vậy các công việc truyền thông nội bộ rất được chú trọng và đang triển khai một cách sâu rộng Tuy nhiên hiện tại trong quá trình thực hiện còn bộc lộ một số bất cập

Với các lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh của

mình Khóa luận sẽ nghiên cứu một số cơ sở lý thuyết liên quan đến Truyền thông nội bộ, phân tích thực trạng thực hiện hoạt động Truyền thông nội bộ tại Tập đoạn, cũng như đưa ra một vài hạn chế và nguyên nhân của hạn chế; đồng thời nêu ra một số giải pháp, với hi vọng Ban Truyền thông của Tập Đoàn có thể

sử dụng làm tài liệu tham khảo

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan các thông tin số liệu, kết quả nêu trong khóa luận tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ những nghiên cứu, tìm hiểu của cá nhân tôi và tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả

Hà Thùy Linh

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của Quý thầy cô khoa Kinh tế và Kinh doanh, Đại học Phenikaa em đã hoàn thành kỳ thực tập tại Tập đoàn Phenikaa, đồng thời có tư liệu để thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại CTCP Tập Đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A”

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn cô Dương Thanh Thùy, người đã hướng dẫn cho em trong suốt thời gian thực tập Mặc dù công việc bận rộn nhưng cô đã luôn tận tình chỉ dẫn, định hướng đi để em hoàn thành tốt nhiệm vụ

Em xin cảm ơn Thầy Cô ở Khoa đã luôn động viên tinh thần và giúp đỡ

em trong suốt thời gian qua Đặc biệt, em muốn gửi lời cảm ơn đến các anh chị trên Tập đoàn đã kiên nhẫn, nhiệt tình hướng dẫn, dìu dắt em Mặc dù công việc tại Tập đoàn rất nhiều nhưng các anh chị vẫn không nề hà kèm cặp chúng em học việc và giải đáp các thắc mắc của chúng em về công việc

Tuy nhiên, vì kiến thức chuyên môn của em còn hạn chế, bản thân em cũng còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn, nên nội dung của Khóa luận này không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong sẽ nhận được những góp ý, chỉ bảo thêm của Quý thầy cô, cũng như của phía doanh nghiệp để bài viết này của

em được hoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

Hà Thùy Linh

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ ii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Câu hỏi nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3.1 Mục đích nghiên cứu 3

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Những hạn chế của khóa luận 4

7 Kết cấu của luận văn 4

-CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Tổng quan về truyền thông 6

1.1.1 Khái niệm truyền thông 6

1.1.2 Quá trình truyền thông 6

1.1.3 Vai trò của truyền thông 11

1.2 Tổng quan về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 12

1.2.1 Khái niệm truyền thông nội bộ 13

1.2.2 Đặc điểm của truyền thông nội bộ 13

1.2.3 Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 15

1.2.4 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 17

1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ 22

1.3 Nội dung hoạt động của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 24

1.3.1 Hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ 24

1.3.2 Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ 25

1.3.3 Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 26

-CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CTCP TẬP ĐOÀN PHƯỢNG HOÀNG XANH A&A 30

2.1 Giới thiệu về CTCP Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 33

-2.1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi 37

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh 38

2.2 Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại CTCP Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A 40

2.2.1 Giới thiệu về Ban Truyền thông của Tập đoàn 41

2.2.2 Thực trạng hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ 44

2.2.3 Thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ 47

2.2.4 Thực trạng công tác đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 64

2.3 Đánh giá chung về hoạt động truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Phenikaa 66 2.3.1 Những kết quả đạt được 66

2.3.2 Những tồn tại và hạn chế 67

2.3.3 Nguyên nhân của tồn tại và hạn chế 68

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CTCP TẬP ĐOÀN PHƯỢNG HOÀNG XANH A&A 71

3.1 Phương hướng phát triển của Tập Đoàn trong thời gian tới 71

3.1.1 Phương hướng chiến lược phát triển chung 71

3.1.2 Phương hướng trong hoạt động truyền thông nội bộ 74

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Phenikaa 75

3.2.1 Giải pháp về tổ chức sự kiện nội bộ 75

3.2.2 Giải pháp về vận hành các group, fanpage nội bộ 78

3.2.3 Lập một website “ mạng truyền thông nội bộ” 78

3.2.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực làm truyền thông nội bộ 79

3.2.5 Một số giải pháp khác 80

KẾT LUẬN 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 84

PHỤ LỤC 1 86

PHỤ LỤC 2 88

PHỤ LỤC 3 92

PHỤ LỤC 4 93

i

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 SXKD Sản xuất kinh doanh

2 CBCNV Cán bộ công nhân viên

5 CTCP Công ty cổ phần

6 BSC Hệ thống quản lý giúp xác định tầm nhìn, chiến lược

7 KPI Chỉ số đánh giá thực hiện công việc

8 R&D Nghiên cứu và phát triển

9 CNTT Công nghệ thông tin

ii

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ

1 Hình 1.1 Các yếu tố trong quá trình truyền thông 8

3 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức hành chính của tập đoàn Phenikaa 33

4 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự tập đoàn Phenikaa 34

2.5 Cơ cấu lao động theo trình độ năm 2019 35

7 Hình 2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của tập đoàn Phenikaa

9 Hình 2.7 Quy trình xây dựng đề cương tập san 49

- 1 -

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nếu một doanh nghiệp thiếu đi tinh thần gắn kết sẽ khó lòng trụ vững Hơn nữa, trong doanh nghiệp, nếu khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa nhân viên với nhân viên quá xa nhau sẽ dễ dẫn đến mâu thuẫn ngầm, khiến năng suất lao động của doanh nghiệp giảm và môi trường làm việc tại công ty không còn cởi mở nữa

Theo quan điểm quản trị, nhân viên chính là khách hàng quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng cần làm làm hài lòng để bảo đảm những “đối tác nội bộ quan trọng” này tích cực tham gia đóng góp hết mình cho công ty, gắn bó

và phục vụ tốt nhất cho khách hàng Nhất là trong giai đoạn xáo trộn, biến cố đặc biệt ở những doanh nghiệp đang phát triển, việc thiếu gắn kết giữa các nhân viên

sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường Vì vậy, việc công khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều cần thiết Doanh nghiệp của bạn có những sản phẩm nội bộ nào: tạp chí, bản tin, email, ? Hãy đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp được xuất hiện trên mọi công cụ này Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên Khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong Truyền thông nội

bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng

- 2 - Công ty Cổ phần Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A (từ sau đây gọi tắt

là Tập đoàn/Tập đoàn Phenikaa) đang hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ sản xuất, nằm trong top 4 nhà sản xuất đá thạch anh hàng đầu thế giới Quá trình thực tập tại Ban Truyền thông của Tập đoàn, tôi nhận thấy Ban lãnh đạo Tập đoàn nhận thức rất rõ về sự ảnh hưởng của công tác truyền thông nội bộ đến sự gắn kết trong công ty, cũng như đến hiệu quả làm việc của nhân viên, chính vì vậy các công việc truyền thông nội bộ rất được chú trọng và đang triển khai một cách sâu rộng Tuy nhiên hiện tại trong quá trình thực hiện còn bộc lộ một số bất cập

Với các lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh của

mình Khóa luận sẽ nghiên cứu một số cơ sở lý thuyết liên quan đến Truyền thông nội bộ, phân tích thực trạng thực hiện hoạt động Truyền thông nội bộ tại Tập đoạn, cũng như đưa ra một vài hạn chế và nguyên nhân của hạn chế; đồng thời nêu ra một số giải pháp, với hi vọng Ban Truyền thông của Tập Đoàn có thể

sử dụng làm tài liệu tham khảo

2 Câu hỏi nghiên cứu

Khóa luận được nghiên cứu nhằm để có câu trả lời cho một số câu hỏi chính như sau:

 Truyền thông nội bộ trong doanh ngiệp là gì?

 Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Phenikaa hiện nay đang có những thành tựu và hạn chế nào? Nguyên nhân của những hạn chế đó là gì?

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận của hoạt động truyền thông nói chung và truyền thông nội bộ nói riêng

- Nghiên cứu thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Phenikaa

- Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Phenikaa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn Phenikaa

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn Phenikaa dựa vào dữ liệu thu thập được từ ngày 1/1/2019 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- 4 -

- Phương pháp duy vật biện chứng được sử dụng nhằm chỉ ra mối liên hệ giữa hoạt động truyền thông nội bộ với sự phát triển của doanh nghiệp nói chung, và sự phát triển về mặt thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp nói riêng

- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp được áp dụng trong việc tập hợp, phân tích số liệu và thông tin nhằm thu được những dữ liệu cần thiết, phục

vụ cho luận văn; cùng với đó là sự tham khảo có chọn lọc từ những kết quả nghiên cứu trước đó nhằm đưa ra những phân tích xác thực cũng như kiến nghị các giải pháp hợp lý

6 Những hạn chế của khóa luận

- Đề tài được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn nên chưa thực sự

có một cái nhìn rõ ràng và sâu sắc về những chương trình, hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

- Hạn chế trong tài liệu tham khảo về truyền thông nội bộ, cũng như sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm của bản thân nên khó đi sâu vào phân tích

kĩ hơn về những chương trình, hoạt động thuộc công tác truyền thông nội bộ của Tập đoàn

- Do người thực hiện chưa có kiến thức thực tiễn và kinh nghiệm, nên các giải pháp đưa ra có thể chưa mang tính ứng dụng cao

Trong quá trình thực hiện đề tài mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi có nhiều sai sót Vì vậy, em rất mong muốn các Quý thầy

cô giáo, bạn bè góp ý và giúp đỡ cho đề tài tốt hơn, có tính thực tiễn cao hơn

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận vể truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

- 5 -

Chương 2 Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại CTCP Tập đoàn

Phượng Hoàng Xanh A&A

Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại CTCP

tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A

- 6 -

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về truyền thông

1.1.1 Khái niệm truyền thông

Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những giừ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ

Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi Các hành động này được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin

1.1.2 Quá trình truyền thông

Đây là một trong những nguyên nhân khách quan cơ bản của hoạt động xuất khẩu lao động Sự chênh lệch này đã phân chia thế giới thành nhóm nước đã phát triển và nhóm nước đang phát triển với sự chênh lệch ngày càng tăng về mức sống

- 7 - Quá trình truyền thông được mô hình hóa như hình 1.1 dưới đây, mô hình này giải thích các thành tố tạo thành quá trình truyền thông: ai, nói gì, trong kênh nào, cho ai, hiệu quả như thế nào

Cụ thể, truyền thông bao gồm chín yếu tố, các yếu tố này được định nghĩa như sau:

 Người gửi (sender): là bên gửi thông điệp cho bên còn lại (còn được gọi là nguồn truyền thông)

 Mã hóa (encoding): là tiến trình chuyển ý tưởng thành các biểu tượng

 Thông điệp (message): Tập hợp các biểu tượng mà bên gởi truyền đi

 Phương tiện truyền thông (media): gồm các kênh truyền thông qua đó thông điệp truyền đi từ người gửi đến người nhận

 Giải mã (decoding): là tiến trình người nhận quy ý nghĩa cho các biểu tượng do người gửi truyền đến

 Người nhận (receiver): là bên nhận thông điệp do bên kia gửi đến

 Đáp ứng (response): là tập hợp những phản ứng mà người nhận có được sau khi tiếp nhận thông điệp

 Phản hồi (feedback): là một phần sự đáp ứng của người nhận được thông tin trở lại cho người gửi

 Nhiễu tạp (noise): là những yếu tố làm sai lệch thông tin trong quá trình truyền thông, dẫn đến kết quả là người nhận nhận được một thông điệp không giống thông điệp được gửi đi

- 8 -

Hình 1.1: Các yếu tố trong quá trình truyền thông

Mô hình này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyền thông có hiệu quả Người gửi phải truyền đạt thông tin đến công chúng mục tiêu

và định rõ xem mình muốn có những phản ứng đáp lại nào từ phía công chúng

Họ phải mã hóa thông điệp của mình theo cách có tính đến quá trình giải mã thông điệp thông thường của công chúng mục tiêu Người gửi phải lựa chọn những phương tiện truyền thông thích hợp và phải thiết kế những kênh thông tin phản hồi để có thể biết phản ứng đáp lại của người nhận đối với thông điệp đó

Để đảm bảo việc truyền thông có hiệu quả, quá trình mã hóa của người gửi phải ăn khớp với quá trình giải mã của người nhận Thông điệp về cơ bản phải là những tín hiệu quen thuộc đối với người nhận thì thông điệp đó mới có hiệu quả Điều này đòi hỏi những người truyền đạt thông tin từ một nhóm xã hội (ví dụ những người qủang cáo) phải am hiểu những đặc điểm và thói quen của một nhóm xã hội khác (ví dụ những người nội trợ) trong cách tiếp nhận, tư duy

và đáp ứng trước những thông tin gửi đến cho họ

Công việc của người gửi là đưa được thông điệp của mình đến người nhận Nhưng trong bối cảnh bị tác động của hàng trăm thông điệp nhận được mỗi ngày, công chúng mục tiêu có thể không nhận được thông điệp gửi đến vì một trong ba lý do sau đây:

- 9 -

 Thứ nhất là sự chú ý có chọn lọc, nghĩa là họ chỉ nhớ được một phần nhỏ thông điệp truyền đến họ Người truyền thông phải thiết kế thông điệp làm sao để nó vẫn thu hút được sự chú ý mặc dù xung quanh có nhiều tác nhân làm phân tán

 Thứ hai là sự bóp méo có chọn lọc, người nhận có thái độ làm cho họ kỳ vọng về cái mà họ muốn nghe hay thấy Họ sẽ nghe thấy những cái phù hợp với hệ thống niềm tin của mình Kết quả là người nhận thường thêm vào thông điệp những điều không có (phóng đại) và không nhận thấy những điều khác thực có (lược bớt) Nhiệm vụ của người truyền đạt là cố gắng đảm bảo thông điệp đơn giản, rõ ràng, lý thú và lặp lại nhiều lần để truyền đạt được những điểm chính đến công chúng

 Thứ ba là sự ghi nhớ có chọn lọc, người truyền đạt phải cố làm cho thông điệp lưu lại lâu dài trong trí nhớ của người nhận, nơi lưu giữ tất cả những thông tin đã được xử lý Khi đi vào trí nhớ lâu dài của người nhận thông điệp có thể cải biến niềm tin và thái độ của người nhận Nhưng trước tiên thông điệp phải lọt vào được trí nhớ ngắn của người nhận, nơi xử lý những thông tin đến với dung lượng lưu trữ có hạn, và từ đó nó được chuyển sang trí nhớ lâu dài của họ tùy thuộc vào số lần người nhận nhớ lại thông điệp đó và chi tiết hóa ý nghĩa của thông tin Nếu thái độ lúc đầu của người nhận đối với sự vật là tích cực và người đó nhớ lại những luận cứ ủng hộ, thì thông điệp đó sẽ tiếp nhận và ghi nhớ kỹ Nếu thái độ lúc đầu của người nhận là tiêu cực và người đó nhớ lại những lý lẽ phản bác, thì thông điệp bị từ chối, nhưng vẫn lưu lại trong trí nhớ lâu dài Lập luận phản bác ức chế việc thuyết phục bằng cách đưa ra một thông điệp chống lại đã có sẵn Phần lớn việc thuyết phục đòi hỏi người nhận phải nhớ lại

- 10 - những suy nghĩ của mình Phần lớn những trường hợp gọi là thuyết phục thật ra là tự thuyết phục

Qua nghiên cứu người ta thấy những đặc điểm của công chúng có mối tương quan với khả năng bị thuyết phục của họ Những người có trình độ học vấn cao hay có tri thức được xem là khó bị thuyết phục, tuy nhiên điều này chưa

có bằng chứng xác đáng Phụ nữ được xem là dễ bị thuyết phục hơn đàn ông Những người phụ nữ coi trọng vai trò giới tính truyền thống dễ bị ảnh hưởng hơn những phụ nữ không muốn chấp nhận vai trò truyền thống Những người lấy chuẩn mực bên ngoài làm định hướng cho hành động và không có quan điểm riêng của mình thường có vẻ dễ bị thuyết phục hơn Những người thiếu tự tin cũng được xem là dễ bị thuyết phục Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu của Cox và Bauer đã chứng tỏ rằng giữa lòng tự tin và khả năng bị thuyết phục có mối liên

hệ phi tuyến và những người có lòng tự tin vừa phải lại là những người dễ bị thuyết phục nhất Người truyền đạt cần tìm kiếm những đặc điểm của công chúng có mối tương quan với khả năng bị thuyết phục và sử dụng chúng trong khi thiết kế thông điệp và sử dụng phương tiện truyền thông

Fiske và Hartley đã vạch ra những yếu tố làm giảm hiệu quả của thông tin:

 Nguồn thông tin có mức độ độc quyền càng lớn đối với người nhận, thì hiệu quả tác động của nó đối với người nhận càng lớn

 Hiệu quả của thông tin lớn nhất khi thông điệp phù hợp với ý kiến hiện tại, niềm tin và tính cách của người nhận

 Thông tin có thể tạo ra những chuyển biến hiệu quả nhất trong những vấn

đề mới lạ, ít cảm thấy, không nằm ở trung tâm của hệ thống giá trị của người nhận

- 11 -

 Thông tin chắc chắn sẽ có hiệu quả hơn nếu nguồn thông tin đó được coi

là có trình độ tinh thông, địa vị cao, khách quan hay được ưa thích, và đặc biệt là nguồn tin đó có quyền lực và có thể đồng cảm được

 Bối cảnh xã hội, nhóm xã hội hay nhóm sở thích sẽ làm môi trường trung gian cho thông tin và ảnh hưởng cho dù nó có được chấp nhận hay không

1.1.3 Vai trò của truyền thông

Truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến mọi vấn đề của xã hội Truyền thông tác động đến nhận thức của công chúng, từ nhận thức sẽ tác động đến hành động và ứng xử của công chúng Khi mà một ứng xử của công chúng được lặp đi lặp lại sẽ thành nề nếp, tập quán cuối cùng trở thành những chuẩn mực của xã hội Nhờ đến truyền thông mà những vấn đề này được xã hội chấp nhận và lan truyền nhanh trong công chúng

Truyền thông có tác động lớn đến các nhóm đối tượng lớn như sau:

1.1.3.1 Đối với chính quyền nhà nước

Giúp các cơ quan nhà nước đưa thông tin đến người dân về các chính sách kinh tế, văn hóa xã hội, luật pháp đến với dân chúng, thuyết phục công chúng thay đổi về nhận thức và hành xử đúng pháp luật Ngoài ra chính phủ cũng nhờ truyền thông để thăm dò lấy ý kiến của dư luận trước khi ban hành các văn bản pháp lý Nhờ truyền thông mà nhà nước điều chính các chính sách quản lý của mình và tạo ra sự đồng thuận cao trong dân chúng

Truyền thông làm cho chính phủ, những người thừa hành pháp luật được trong sạch và minh bạch hơn, thông qua thông tin phản biện của các đối tượng dân chúng trong xã hội

- 12 -

1.1.3.2 Đối với công chúng

Giúp cho người dân cập nhật thông tin kinh tế văn hóa xã hội, pháp luật trong và ngoài nước Giúp người dân giải trí và học tập về phong cách sống những người xung quanh Truyền thông ủng hộ cái đẹp và bài trừ cái xấu Truyền thông đóng vai trò trong việc tạo ra các xu hướng về lối sống, văn hóa, thời trang,…

Ngoài ra truyền thông còn giúp cho người dân phản hồi, nói lên tiếng nói của mình, bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng của mình

1.1.3.3 Đối với nền kinh tế

Nhờ có truyền thông mà doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm và dịch

vụ, giúp cho người mua nhận biết và sử dụng sản phẩm và dịch vụ Truyền thông cũng tạo ra nhu cầu tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ, giúp các công ty tạo ra công

ăn việc làm cho nhiều người, giúp kinh tế phát triển Hơn 90% ngân sách marketing của doanh nghiệp là sử dụng các phương tiện truyền thông để quảng cáo sản phẩm và dịch vụ để thu hút người tiêu dùng nhận biết và sử dụng sản phẩm và dịch vụ của họ

Bản thân truyền thông cũng là một ngành kinh tế quan trọng của một quốc gia, giải quyết công ăn việc làm và tạo ra giá trị cho nền kinh tế

Truyền thông cũng là công cụ giúp cho người tiêu dùng phản ánh về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các nhà sản xuất

1.2 Tổng quan về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong Truyền thông nội

bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng

- 13 -

1.2.1 Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ, hay còn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communication, là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề

ra

Ta cũng có thể hiểu: Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì

và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty

Công tác truyền thông nội bộ nếu đạt hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ bên trong

Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh các bên liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt là khách hàng Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên

Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

1.2.2 Đặc điểm của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có những đặc điểm cơ bản như sau:

 Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công

ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;

 Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng rất đặc trưng Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người

- 14 - làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập

sự, từ cán bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:

 Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận - yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động

PR nội bộ

 Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp

 Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động Đặc tính này của truyền thông nội

bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn

1.2.3 Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện qua những vấn đề sau:

 Góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Nhằm giúp nhân viên chia sẻ tôn chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi

và hình ảnh thương hiệu, mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả

 Góp phần thúc đẩy phát triển các quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp: Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ như giữa lãnh đạo với nhân viên hay lãnh đạo giữa lãnh đạo hoặc giữa những nhân viên với nhau sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tương tác hai chiều Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại mọi nhân viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến

- 16 - cho doanh nghiệp Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân

và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc) Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân – điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào để đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày

 Góp phần xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán tôn chỉ và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả của doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh Văn hóa

- 17 - doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận được một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan Chưa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt

ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp

Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lương và thu nhập Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi và tự hào về

tổ chức mà họ làm việc Văn hóa công ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tổ chức, mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc PR nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tổ chức Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty

có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày

1.2.4 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.4.1 Bản tin nội bộ

Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính

- 18 - sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình SXKD của mình mà có cơ cấu

tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này

Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:

 Bản tin nội bộ dưới dạng in: Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh nghiệp cần truyền tải tới CBCNV của mình mà bản tin đó có số lượng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau

 Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: Đây là một hình thức phổ biến và có khả năng tùy biến cao trong thời đại công nghệ số như hiện nay Bản tin điện

tử cho phép chèn hình ảnh, âm thanh, clip sống động hơn các bản in Thông điệp truyền đi tức thời, nhanh chóng, có khả năng phân loại người nhận theo các đặc điểm phòng ban, lứa tuổi, tính chất công việc Các công

cụ chủ yếu của hệ thống bản tin điện tử hiện nay đang dùng là hệ thống email nội bộ, các group, hội, nhóm thông qua các ứng dụng liên lạc của bên phát triển thứ 3, các trang mạng xã hội mà trên đó doanh nghiệp chủ động hình thành một kênh truyền thông riêng biệt cho cán bộ, nhân viên 1.2.4.2 Sự kiện nội bộ

Sự kiện là cơ hội để các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó với nhau, được tổ chức vào những dịp đặc biệt như: ngày lễ, tổng kết cuối năm… Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp lại với nhau

Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:

- 19 -

 Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: Là sự kiện tổ chức để nhân viên mới của Công ty được gặp mặt Ban Lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn về Văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp

 Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tổng kết năm SXKD cũ và chào đón năm mới, nơi CBCNV được Ban Lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và

cơ hội trong năm tới…

 Hội thao, Hội diễn, Hội thi: Nơi CBCNV được gặp gỡ, giao lưu giữa các

bộ phận để thể hiện tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công việc

 Chuyến đi thực tế, học tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn

vị nội bộ trong doanh nghiệp: Là dịp để CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi và giao lưu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác

để hợp tác và hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc

1.2.4.3 Website nội bộ

Ngoài mục tiêu phục vụ hoạt động kinh doanh, Website nội bộ của doanh nghiệp còn là nơi lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lưu, học hỏi,… Website nội bộ thường tồn tại dưới hình thức phổ biến là diễn đàn hay còn gọi là forum của tổ chức, doanh nghiệp Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn Website nội bộ đang ngày càng trở nên

- 20 - phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp

1.2.4.4 Các hoạt động khác

Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ giao tiếp Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thể lựa chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả với mình Việc lựa chọn này phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của tổ chức Bao gồm:

 Giao tiếp trực tiếp: Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép con người giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhưng giao tiếp trực tiếp theo cách truyền thống vẫn được đánh giá là cách hiệu quả nhất Bởi

vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi nhanh nhất Gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng để truyền thông nội bộ Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng

có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau

 Bảng thông báo (notice board, bulletin board): Những bảng thông báo phù hợp với tiêu chuẩn có thể được đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên có thể nhận được cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian Các mục tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR) Bảng thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng Để thu hút sự chú ý của mọi người, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải được trình bày đẹp , gọn gàng

và đặt bảng ở nơi đông người qua lại Thông báo cần ngắn gọn, ví dụ

- 21 - thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật

 Băng hình video hay truyền hình: Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ” đã trở thành một phần trong cuộc sống thường ngày của nhiều người

Đó là một phương tiện để có thể truyền tải những thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trước hay phát sóng trực tiếp Phương tiện hiện đại này có thể đạt được sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn

 Trạm phát thanh: Có thể lấy trường hợp của công ty United Biscuits làm

ví dụ Công ty này gặp phải những trở ngại trong việc duy trì sự hài lòng với công việc trong đội ngũ nhân viên mà hầu hết là những người di cư vì trong công ty quá ồn, mọi người rất khó hoặc hầu như không thể nói chuyện với nhau Giải pháp đưa ra là đặt loa phát thanh tại một số nơi mà mọi nhân viên đều có thể nghe được Chương trình phát thanh do chính công ty thực hiện, bao gồm điểm tin, kết quả thể thao, chương trình theo yêu cầu và những thông điệp cá nhân

 Hộp thư góp ý: Những hộp thư góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét

 Nói chuyện với nhân viên: Những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đ

p với nhân viên

 Hoạt động Công đoàn: Ở châu Âu người ta đã chứng minh được rằng hiếm khi có cuộc đình công nào xảy ra tại các công ty có người đại diện

- 22 - công nhân nằm trong ban lãnh đạo Khi có sự tham gia của công nhân trong việc quản lý công ty, nhân viên sẽ hiểu những sự việc đang diễn ra

Họ cũng có thể có ảnh hưởng đối với việc điều hành tổ chức

 Những chuyến viếng thăm của Ban lãnh đạo: Đối với tổ chức có chi nhánh đặt ở các nơi, việc thăm viếng của ban lãnh đạo cấp cao nhất có thể tạo mối quan hệ tốt với nhân viên Những chuyến thăm viếng này có thể kết hợp với buổi lễ thăng chức hay khen thưởng

 Triển lãm nội bộ: Những buổi triển lãm hay trưng bày cố định hay di động

có thể được sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của công ty Trong những buổi trưng bày, công ty có thể mô tả quá trình chế tạo sản phẩm, mức độ hoạt động của công ty trên phạm vi toàn cầu hay

mô tả một chiến dịch quảng cáo

 Câu lạc bộ và hoạt động giải trí: Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi như sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên Ngoài ra các phương tiện truyền thông mới như mạng internet, email hay

“chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi người giao tiếp với nhau Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác

1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ

1.2.5.1 Các nhân tố bên ngoài

Đặc tính ngành hoạt động của Doanh nghiệp:

 Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng: Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn như thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trường 1.2.5.2 Các nhân tố bên trong

Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu quả của nó đó là:

 Quy mô của công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ người tài, thu hút người tài và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên

 Mức độ nhận thức của Người lãnh đạo : Người lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu với truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng mà Bộ phận nhân sự có thể đảm nhận

 Về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định hình

về thương hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện

- 24 -

1.3 Nội dung hoạt động của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1.3.1 Hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ được coi là “kim chỉ nam” cho hoạt động truyền thông trong tổ chức, được xác định trong khoảng thời gian nhất định (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng) Kế hoạch truyền thông nội bộ thường bao gồm những vấn đề sau:

1.3.1.1 Xác định đúng mục đích truyền thông

Trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một điều gì, bạn cũng phải hiểu rõ tại làm sao mình làm việc này? Một kế hoạch truyền thông nội bộ được lập ra cũng sẽ gắn liền với từng mục đích khác nhau tùy vào chiến lược của công ty đó

Có thể việc truyền thông nội bộ sẽ giúp BGĐ đạt được niềm tin, sự ủng hộ của các cổ đông/nhà đầu tư, hay sẽ giúp công ty đạt được sự tin tưởng cũng như cổ

vũ tinh thần làm việc của CBNV Nhưng tựu chung lại, tất cả mục đích đều giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh của họ trong mắt công chúng

1.3.1.2 Xác định đúng công chúng mục tiêu

Luôn tìm hiểu và nghiên cứu thật kỹ về công chúng mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ Liệt kê và lập biểu đồ các bên liên quan (cổ đông, nhân viên, khách hàng…) để chắc chắn bạn không bỏ sót một nhân vật nào

1.3.1.3 Xây dựng thông điệp chính

Mỗi một kế hoạch truyền thông đều cần phải có thông điệp, dù nó có là truyền thông nội bộ đi chăng nữa Đây chính là yếu tố quyết định khiến người tiếp nhận có nhớ đến chiến dịch của bạn hay không Dù cho đối tượng là tất cả nhân viên trong công ty hay chỉ cho một nhóm người, hãy tối ưu hóa nó bằng cách đưa ra thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ

- 25 - 1.3.1.4 Xác định kênh truyền thông

Kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu nhất giúp duy trì thông tin cũng như kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với nhân viên Cần đảm bảo việc giao tiếp diễn ra theo cả hai chiều, phản hồi nhanh chóng với những thắc mắc được đưa ra

và luôn đảm bảo thông tin đưa đến người đọc một cách nhanh chóng và chính xác nhất

1.3.1.5 Hoạt động truyền thông

Cần chắc chắn rằng mọi chuyện được diễn ra theo đúng như kế hoạch đã vạch ra từ trước Luôn nhắc nhở trước những sự kiện hay những ngày quan trọng chuẩn bị đến Trong trường hợp xảy ra việc ngoài mong muốn cần nhanh chóng

xử lý và thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình hiện tại

1.3.1.6 Đánh giá

Sau mỗi chiến dịch truyền thông nội bộ cần phải đánh giá lại hiệu quả truyền thông mà nó đạt được, từ đó đưa ra được những kinh nghiệm quý báu áp dụng cho những chiến dịch tiếp theo Điều quan trọng nhất là bạn cần nghiêm túc và thẳng thắn khi đánh giá lại những điều mình đã làm, cho dù công chúng là

“người nhà” của bạn

1.3.2 Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ

Sau khi kế hoạch truyền thông nội bộ đã rõ ràng và việc chuẩn bị đã hoàn tất, các hoạt động tổ chức thực hiện sẽ bắt đầu:

 Bộ phận chuyên trách sẽ đưa kế hoạch truyền thông nội bộ vào thực thi, với sự đồng ý của Lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận chức năng

 Đảm bảo các hoạt động truyền thông nội bộ được tiến hành Tức là phải đảm bảo về tài chính, thời gian, về mặt nhân lực theo kế hoạch đề ra, cụ thể:

1.3.3 Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Đây là việc làm quan trọng giúp cho doanh nghiệp xác định được hiệu quả

kế hoạch truyền thông nội bộ, cần phát huy những kết quả tốt nào và cần hạn chế, thậm chí đẩy lùi những hạn chế nào Việc đánh giá đúng về chất lượng và hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp Công ty sử dụng và quản lý có hiệu quả nguồn tài nguyên chi cho hoạt động truyền thông nội bộ, có 02 tiêu chí đánh giá

cơ bản thường được lựa chọn xem xét bao gồm:

Thứ nhất, đánh giá chất lượng truyền thông nội bộ được doanh nghiệp xây dựng và đưa ra cán bộ công nhân viên công ty Cụ thể:

 Mức độ chính xác của mục tiêu tác động;

- 27 -

 Mức độ bao phủ của đối tượng mục tiêu;

 Mức độ hoàn hảo của thông điệp;

 Mức độ chính xác của việc lựa chọn các phương tiện truyền tải

Thứ hai, đánh giá sự tác động của hoạt động truyền thông nội bộ lên các

bộ phận phòng, ban và nhân viên công ty trước và sau những chiến dịch truyền thông bao gồm:

 Mức độ cải thiện môi trường làm việc;

 Những thay đổi tích cực do truyền thông nội bộ mang đến trong việc giải quyết các vấn đề tồn đọng phát sinh trong nội bộ Công ty;

 Kết quả kinh doanh trước và sau khi có các chiến dịch truyền thông nội bộ quy mô lớn…

Để đánh giá có hiệu quả là cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chương trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lượng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lường đánh giá thành công của chương trình, thiết lập các thủ tục giám sát

có tính mở Cụ thể:

 Với những phương pháp đánh giá khách quan: Những thay đổi trong hành

vi (có thể theo dõi hành vi của cán bộ công nhân viên), phản ứng (số lượng thư trả lời, phiếu góp ý, số lượng tham dự… ), những thay đổi trong thái độ, ý kiến và nhận thức (đo lường thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp)…

 Những phương pháp đánh giá chủ quan: Mức độ cải thiện không khí làm việc, những thay đổi trong hành vi của các cá nhân, tổ chức chịu tác động trực tiếp và gián tiếp từ các chiến dịch truyền thông nội bộ

- 28 -

 Đánh giá quá trình: Tập trung vào việc theo dõi khối lượng ngân sách, các nguồn lực chi ra cho các chiến dịch truyền thông gắn với các kết quả đạt được theo các giai đoạn truyền thông khác nhau, từ đó tìm ra những điểm hạn chế phát sinh trong quá trình tổ chức truyền thông nhằm kịp thời điều chỉnh lại các hoạt động truyền thông đúng hướng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

- 29 -

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Chương 1 đã đưa ra các vấn đề cơ bản nhằm làm rõ các khái niệm xung quanh chủ đề truyền thông nội bộ trong đó nhấn mạnh, truyền thông nội bộ trong thời điểm hiện nay có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, đến sự bền vững của đội ngũ nhân sự Truyền thông nội bộ tác động trực tiếp lên tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty, từ đó gián tiếp giúp doanh nghiệp tăng tính gắn kết nội bộ, quyết tâm cùng nhau thực hiện tốt nhất các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra Chương này cũng làm rõ tính cấp thiết của đề tài truyền thông nội bộ và sự cần thiết cần có một nghiên cứu về truyền thông nội bộ cho CTCP tập đoàn Phượng Hoàng xanh A&A Những vấn đề lý luận đưa ra trong Chương 1 là tiền đề định hướng cách thức phân tích thực trạng và phương hướng đưa ra các giải pháp nhằm đánh giá đúng thực trạng truyền thông nội bộ tại CTCP Phượng Hoàng Xanh A&A và là

cơ sở lý luận đưa ra các giải pháp truyền thông nội bộ trong thời gian tới